les municipales deben planificar correctamente las actividades, considerando, entre otros, tiempo, recursos y personal que las realizará. Para ello...

les municipales deben planificar correctamente las actividades, considerando, entre otros, tiempo, recursos y personal que las realizará. Para ello, se ha de tener en cuenta que el objetivo principal es que los clientes se desenvuelvan con facilidad en el centro archivístico, desde el primer momento en que requieran información. 1.6 LA DIFUSIÓN Los archivos centrales municipales carecen de una adecuada proyección interna y externa, lo que obedece a la inexistencia de programas de difusión, a pesar de que tienen la capacidad para ofrecer ese servicio. Esto ha llevado a la desinformación de los usuarios en cuanto a los servicios que proporcionan esas dependencias. Además, desconocen su importancia y tienen una concepción equivocada del papel que desempeñan, como unidades logísticas, para la gestión administrativa en las instituciones y para la sociedad en general. Algunas de las razones que han propiciado el poco desarrollo de la difusión de los archivos radica en la falta de formación y creatividad por parte de los archivistas. También, que los profesionales en esta área han concentrado su atención en las labores operativas como la clasificación, ordenación, descripción y conservación, entre otras. Así la difusión, para algunos, podría representar una amenaza a la adecuada conservación de los documentos. Por otro lado, es evidente la escasez de recursos presupuestarios con que trabajan estos archivos, de ahí que en múltiples ocasiones se limita la creatividad. Pese a ello, es importante recordar que el archivista no debe quedarse esperando a que la administración le pida innovaciones en el archivo, sino que debe tener iniciativa para aprovechar los recursos disponibles y desarrollar estrategias de difusión cultural y social para atraer usuarios que deseen formarse e informarse. Este tipo de situaciones, unidas a la falta de “reciclaje profesional” y a la resistencia al cambio, han provocado un lento desarrollo de la proyección del quehacer archivístico en las instituciones y en la sociedad en general. Esto ha provocado que se cierren las puertas a los usuarios con propuestas atractivas y, sobre todo, no dar a conocer lo que realizan los archivos como entes inmersos en una institución, olvidando que fueron creados por una necesidad administrativa, social y cultural. Ante esta situación, el archivista debe luchar por dar reconocimiento, mayor valía y hacer visible la labor del archivo. Al respecto, es importante dar a conocer el centro archivístico en todas sus dimensiones (series documentales, instalaciones, recursos y servicios, entre otros) para que adquiera un valor real. En la medida que esto suceda se notará una situación ventajosa, ya que el usuario tomará conciencia del valor del archivo y, por ende, difundirá y propiciará elementos de cambio para el mejoramiento de los servicios. Los archivos, aparte de su función administrativa, son el tesoro que resguarda el patrimonio documental de una institución, comunidad o nación; son la memoria cultural de un pueblo. En consecuencia, deben implementarse programas de difusión que mejoren y actualicen su imagen y labor ante la sociedad. Cruz Mundet define la difusión como: “[…] la utilización amplia y generosa de los recursos del archivo, para contribuir al esfuerzo común de elevar el nivel cultural de la sociedad en todos sus estadios.” Se puede deducir de lo anterior que los archivos deben difundir el patrimonio documental que custodian para acercarse a los ciudadanos y a la sociedad. En la implementación de todo programa de difusión el archivista debe tener una participación activa, ya que es el −a partir de los estudios de usuarios− que conoce al público y sus necesidades de información, expectativas y demandas. Según Merlos Romero, todo proyecto de gestión cultural debe considerar los siguientes puntos: “[…] el primero es definir el perfil de destinatario. Y esa definición arranca de un deseo deliberado por romper los estereotipos y ampliar la diversidad de los usuarios […] en segundo lugar se ha de definir el tipo de actividad adecuado[…] en tercer lugar se contempla la especificación de los recursos materiales y humanos que requiere toda actividad […].” De lo citado se destacan tres aspectos muy importantes: 1- conocer a los usuarios y atraer a los clientes potenciales; 2- difundir los servicios y productos del archivo a través de una planificación adecuada; 3- considerar los requerimientos generales para la ejecución de la actividad. Por tal motivo, se exhorta a los archivos municipales a que planifiquen un programa de difusión, cuyos objetivos respondan a las siguientes preguntas: ¿qué se hace?, ¿cómo?, ¿por qué?, ¿para quién? y ¿con quién se hace? Aquí hay que considerar las necesidades de los ciudadanos, la metodología por emplear, su importancia para el archivo y los clientes, el público meta y las personas involucradas en el proceso. Evidentemente, en todas estas interrogantes debe imperar el carácter de servicio público de los archivos y su referente principal ha de ser el usuario. Los archivos municipales pueden implementar diversos programas de difusión para lograr proyectarse, de acuerdo con los objetivos propuestos. Según Pereira Oliveira se pueden utilizar los siguientes: “3.1 Exposiciones […] se llevan a cabo con diversas intenciones, entre las que destacan, la divulgación del centro, el conocimiento del valor del patrimonio documental y de la necesidad de salvaguardarlo. Habrá que tener en cuenta la existencia de una programación de las exposiciones del archivo[…] La continuidad en la programación permitirá que el archivo se convierta en una sala más de las que integran el circuito cultural de la ciudad creando un hábito de visita[…] 3.2 Publicaciones […] es innegable el interés de publicar una guía del archivo, que da a conocer de forma global datos acerca del edificio, el personal, los fondos, los servicios que se ofrecen, el horario, etc […] tampoco debemos olvidar las publicaciones puramente divulgativas, dirigidas al público en general, que recojan aquellos aspectos o documentos más destacables de un centro, con el fin de acercarlo a su entorno[…] 3.3 Cursos, coloquios, congresos, debates […] Otra manera directa de difundir el centro es la que se sitúa en la línea de formación y debate profesional. Es el caso de la convocatoria de cursos para personal de la administración o para otros colectivos, de congresos, jornadas o debates sobre asuntos de relevancia para la profesión […].” De acuerdo con lo anterior, la difusión es una actividad que se realiza de diferentes formas. Busca transmitir todos los aspectos relacionados con el archivo, su valor, su fondo documental, sus servicios, instalaciones y horarios, entre otros. Todo esto en aras de proyectarse y dejar evidencia de su papel como entes depositarios de información para la gestión administrativa y la cultura del país. En este sentido, los archivos municipales pueden implementar programas de difusión como exposiciones, que según Cruz Mundet existen las siguientes: “Permanentes: […] son aquellas que utiliza el archivo como carta de presentación y su carácter permanente no significa de imperecederas […] Temporales: están dedicadas a temas monográficos que revistan interés para la sociedad […] Itinerantes: son una modalidad de las anteriores, caracterizadas por el desplazamiento a otros puntos geográficos para acercarse a un público que de una u otra forma se habría trasladado al archivo […].” Dichas actividades pueden acoplarse a las necesidades de cada archivo para interactuar con los usuarios de forma directa, práctica y creativa, ante un mundo rico en información que debe divulgarse para su conocimiento y uso. En cuanto a las publicaciones, se deben tomar en cuenta los instrumentos descriptivos que facilitan el acceso a la información, tales como inventarios, guías, catálogos y análisis de contenido de documentos, para que el cliente pueda aprovechar los recursos y la información disponible. Otras actividades de difusión que se recomiendan, y que están al alcance de los centros municipales, son las de tipo pedagógico, como cursos, charlas, conferencias y visitas guiadas. Con ello se propicia el acercamiento de los usuarios a las fuentes de información que custodia el archivo. Además, los centros archivísticos deben aprovechar las ventajas que proporcionan las TIC para su proyección, ya que estas no representan mayor costo, permiten el acceso rápido a los archivos, de forma eficaz y descentralizada, con lo cual se consigue satisfacer las necesidades de información de los clientes. Al respecto, Ramón Alberch y otros mencionan que: “No debemos llevar a cabo solamente técnicas de difusión y marketing en sentido puro. Utilizar la informática (la inteligencia artificial) en el archivo nos ayuda a llegar a un público mayoritario. Es evidente, pues, la importancia de la utiliz