Los costes deben presentar trazabilidad hasta el origen, y deben tener siempre en cuenta el entorno económico desde el punto de vista de inflación, impuestos,... Si existen incertidumbres respecto a la estimación de costes, los riesgos se deben evaluar y tratar de disminuir. La estimación de costes debe hacerse de forma que la realización de los presupuestos se pueda llevar a cabo de acuerdo con las prácticas contables y las necesidades de la Dirección. Elaboración del presupuesto. El presupuesto hay que elaborarlo teniendo en cuenta los costes estimados y a los programas. Debe incluir todos los costes autorizados y estar preparado de forma que sea fácilmente controlable. Cualquier supuesto, tolerancia o contingencia hay que identificarla y documentarla. Control de costes. El sistema de control de costes debe estar establecido, documentado y comunicado a los responsables de autorizar los trabajos y los gastos antes de efectuar éstos últimos. La periodicidad de las revisiones de costes y de la captación de datos relacionados con los mismos hay que fijarla, comprobando siempre si los trabajos restantes pueden llevarse a cabo con el presupuesto remanente. Cualquier desviación del presupuesto, tanto favorable como desfavorable, hay que identificarla y actuar sobre la misma. Las tendencias de coste del proyecto se deben analizar siguiendo las técnicas del valor añadido y el Plan para los trabajos pendientes de ejecución. Los cambios en el coste del proyecto deben ser autorizados antes de hacer ningún gasto. PROCESOS RELACIONADOS CON LA COMUNICACIÓN. Estos procesos pretenden facilitar el intercambio de información necesario, de forma que se produzca a tiempo y de manera adecuada la generación, recogida, distribución, almacenamiento y última disposición de la misma. Los procesos que la norma considera relacionados con el personal son los siguientes: Planificación de la comunicación. Dice que debe establecerse un plan de comunicación en el que se defina la información que será distribuida, el medio a utilizar para ello y la frecuencia del reparto. Dicho plan debe definir: o El formato, lenguaje y estructura de los documentos para asegurar la compatibilidad. o El sistema de información. o Quién enviará y recibirá información. o Los controles de documentos importantes. o Los procedimientos de seguridad. Gestión de la información. El sistema para la gestión de la información debe incluir procedimientos para preparar, recoger, identificar, clasificar, distribuir, actualizar, archivar y recuperar información. La información tiene que ser de suficiente importancia para los receptores, presentada de forma muy clara y distribuida a tiempo para que tenga una efectividad real. Hay que establecer unas reglas adecuadas para las reuniones, cuya agenda se debe distribuir con la antelación suficiente y con la indicación del personal que debe estar presente en cada tema. El resumen de la reunión recogerá las decisiones tomadas, los asuntos destacados, las acciones acordadas y el personal encargado de llevarlas a cabo. Control de la comunicación. El sistema de comunicaciones hay que implementarlo, supervisarlo y revisarlo. PROCESOS RELACIONADOS CON EL RIESGO. La gestión de los riesgos del proyecto se refiere a las incidencias que ocurren a lo largo del proyecto. Los procesos relacionados con los riesgos pretenden minimizar los impactos de los eventos negativos potenciales y aprovechar las oportunidades de mejora. Los procesos que la norma considera relacionados con el riesgo son los siguientes: Identificación de riesgos del proyecto. La norma identifica los límites aceptables a los que se puede llegar en el caso de los riesgos del proceso y producto del proyecto, para lo cual son de gran utilidad las experiencias y datos históricos de proyectos anteriores. La identificación de riesgos debe realizarse al empezar el proyecto, en las revisiones de progreso y, de forma general, siempre que se tomen decisiones importantes. Para evaluar los riesgos hay que considerar las áreas de coste, tiempo, producto, seguridad, responsabilidad profesional, tecnologías de la información, salud y medio ambiente. Caso de existir un riesgo con un impacto significativo, se debe nombrar a una persona responsable de gestionarlo. Evaluación de riesgos. Se debe evaluar la probabilidad de que ocurran los riesgos identificados. Siempre se hará un análisis cualitativo y si es posible también se hará cuantitativo. Desarrollo de respuestas al riesgo. Las soluciones que se empleen para gestionar los riesgos se recomienda que estén basadas en tecnologías conocidas o datos de experiencias anteriores, para no introducir nuevas posibilidades de riesgos. Si se identifica un riesgo hay que elaborar un plan de contingencia. Hay que documentar los riesgos aceptados y las razones que se han esgrimido para ello. Control de riesgos. Los proyectos hay que dirigirlos siempre teniendo presente que existen riesgos que se deben controlar a lo largo de la vida del proyecto de forma iterativa. Los planes de contingencia deben mantenerse en condiciones de uso inmediato y la situación de los riesgos debe estar supervisada. PROCESOS RELACIONADOS CON LAS COMPRAS. Los procesos relacionados con las compras se refieren a la compra y adquisición de productos, entendiendo este término en sentido amplio. Los procesos que la norma dice están relacionados con las compras son los siguientes: Control y planificación de compras. Se debe identificar y programar la adquisición de productos. Las compras se deben planificar de manera que las conexiones con los subcontratistas puedan ser manejadas por la organización del proyecto. El proceso de compras necesita un tiempo determinado que hay que tener en cuenta. Implica la evaluación, estudio de los requerimientos y revisión de los contratos de los subcontratistas. Requerimientos de documentación. Las compras deben estar documentadas de manera que en dicha documentación se identifique el alcance, las características del producto, los requerimientos de gestión de calidad y la documentación asociada. Incluirá también las fechas de entrega. Evaluación de subcontratistas. Cualquier aspecto del proveedor que pueda tener efecto en el proyecto, debe ser evaluado, en particular, la experiencia técnica, capacidad técnica, plazos de entrega, sistema de calidad y estabilidad financiera. Subcontratación. Debe existir un mecanismo para la subcontratación. Si existen desviaciones en las ofertas respecto de los requerimientos iniciales, la aceptación o no de las desviaciones debe realizarlas el mismo equipo, organismo, etc. Que definió los requerimientos iniciales. La evaluación de las ofertas tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos: o Precio o Coste de la operación o Mantenimiento o Tarifas por licencias o Transporte o Seguros o Inspección o Auditoria de calidad o Desviación de la solución. Control de contratos. Debe implementarse un mecanismo que asegure que los requerimientos del contrato se cumplen. Periódicamente y de una forma regular, hay que verificar que los subcontratistas cumplen los requisitos exigidos, informándoles de los resultados de las mismas y de las acciones acordadas. Antes del cierre del contrato se debe verificar que todas las condiciones se han cumplido. PROCESOS RELACIONADOS CON LA MEJORA La norma establece que la mejora continua debe ser tanto por parte de la organización originaria como por parte de la organización encargada del proyecto. La organización originaria debería definir la información que necesita para aprender de los proyectos y debería establecer un sistema para la identificación, la recopilación, el almacenamiento, la actualización y la recuperación de información de los proyectos. La organización encargada del proyecto debería diseñar un sistema de gestión de la información del proyecto con el objeto de implementar los requisitos especificados para que la organización originaria pueda aprender del proyecto. La norma, para permitir una mejora continua de los proyectos presentes y futuros, considera los siguientes procesos relacionados con la mejora: Mediación y análisis. La norma dice que la organización originaria necesita asegurarse de que la medición, recopilación y validación de datos es eficaz y eficiente para mejorar el desempeño de la organización e incrementar la satisfacción del cliente. Acciones correctivas, acciones preventivas y prevención de pérdidas. La dirección de la organización, así mismo, debe asegurarse de que se analizan los registros de las no conformidades y debería decidir junto con el cliente, qué no conformidades deberían registrarse y qué acciones correctivas deberían controlarse. APRENDER DE CADA PROYECTO