1 PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES En este proceso se deben determinar cuáles puntos se deben tener en cuenta a la hora de informar y a quienes ...

1 PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES En este proceso se deben determinar cuáles puntos se deben tener en cuenta a la hora de informar y a quienes se les debe comunicar, es decir, quién la necesita qué tipo de información, cuándo se necesitan, cómo se debe suministrar y por quién. Se deben identificar cuáles son las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada para satisfacer las necesidades ya que es un factor importante para el éxito del proyecto. Este tipo de información que se requiere normalmente sirve para determinarlos requisitos de comunicaciones del proyecto y se basa en los siguientes puntos: • Organigramas. • Tabla de responsabilidades • Labores, departamentos y especialidades • Cantidad de personas involucradas en el proyecto y su departamento • Comunicaciones entre las organizaciones. • Comunicaciones externas con proveedores. • Información sobre los interesados. Figura 5.1. Organigrama del Desarrollo Estructural en Kamilion S.A Fuente: Organización compañía Kamilion S.A grama de ejecución y alineado a los plazos previstos, en esta fase el gerente del proyecto y administrador de la red de la compañía verificaran el cumplimiento y presentaran los adelantos necesarios con la gerencia general, por otro lado el gerente de proyecto, conformará los grupos necesarios con los coordinadores de la empresa proceso de capacitación (técnicos de la compañía) y estos a su vez participar en la implementación y posterior en la capacitación interna. Los informes de avance serán cada vez que se cumplan los hitos definidos en el alcance y cada vez que el director lo requiera. Se plantea que la comunicación debe ser vertical y horizontal a fin de tomar las decisiones oportunas y adecuadas para garantizar el éxito del proyecto. 5.3.3 MÉTODOS YMEDIOS PARA TRANSMITIR LA INFORMACIÓN • Correo electrónico corporativo • Documentos o comunicados realizados por el grupo técnico o los administradores de la red • Telefonía interna cuando se requieran actividades a realizar de manera inmediata. Tabla 5.1 Frecuencia de la Comunicación en el Proyecto ACTIVIDAD FRECUENCIA DESTINO Avance del proyecto Quincenal Gerente/coordinador Cumplimiento de Fases Semanal Gerente/coordinador Planificación de la ejecución semanal Administrador de la red Seguimiento de la actividad Semanal Administrador de la red Revisión avance de la actividad semanal Administrador de la red Capacitaciones Quincenales Administrador de la red/supervisores y coordinadores Concientización del uso de la red Quincenal Personal laboral ncia que corresponda, a través del gerente del Proyecto, y administrador de la red con el fin de brindar solución al problema y garantizar el éxito del proyecto. 5.3.4 REGISTROS E INFORMES DEL PROYECTO Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que lo describen. Esta información debería, en la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada. Los miembros del equipo del proyecto también pueden mantener los registros en un diario del proyecto. Toda la documentación que se genera en el proyecto, sea formal o informal, generalmente pasa por el gerente de proyecto, y deberá realizar una copia de todas las comunicaciones para que se mantenga en un archivo lógico y secuencial de comunicaciones enviadas y recibidas de todo el proyecto. Adicional, a este registro, cada vez que se realicen reuniones para analizar el avance del proyecto y/o novedades de planteamiento de problemas o novedades que afectan el normal desarrollo del proyecto y del contrato, se deberá dejar constancia en un acta, en la que se priorice la descripción del problema, las causas - efectos y las estrategias de solución.