Curso de Control y manejo de inventarios - Jorge Peña

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CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOS
Un inventario es el conjunto de bienes que pertenecen a una organización, se considera un recurso valioso. Se debe tener cuidado de no caer en desabasto ya que a pesar de requerir una inversión es el medio principal por el cual gana una empresa. 
Las razones negativas de tener un control y manejo de inventario son:
1. Requiere inversión
2. Requiere administración
3. Necesita control
4. Demanda espacio para su almacenamiento
5. En ocasiones puede causar impuestos
6. Puede dañarse
7. Se deprecia
8. Se vuelven obsoletos
9. A veces se pierden
Ahora las partes positivas de tener un control y manejo de inventario:
1. Economía en escala
2. Cambios en la demanda
3. Mejora el flujo de efectivo
4. Reduce costos
5. Aumentos de precio
6. Incertidumbre de entrega
7. Alto nivel de servicio al cliente
8. Reconocer y prevenir robos y mermas
Un inventario es el segundo costo más importante para una organización. Los costos de inventario son sólo conceptuales pero a la vez son reales. Existen tres tipos de costos de inventario:
· El costo de tener: Representa el valor del inventario, pero nos ayuda a satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Es la suma total de la mercancía que tenemos ya que representa la posible venta que podemos realizar.
· El costo de no tener: Una venta perdida representa una utilidad que no estamos generando; este costo se puede decir que es un costo mayor al anterior.
· El costo de ordenar: Este costo está asociado a la solicitud de una orden, como el transporte, el envío de la mercancía, su almacenamiento, la administración del inventario, entre otros que pueden surgir. Tiene su origen en la necesidad de reabastecer nuestro inventario.
El control de inventario es un proceso por el cual una empresa administra la mercancía de su almacén y se subdivide en dos tareas principales:
· Gestión de inventarios: Mantener la productividad en el manejo de las existencias llevando a cabo todas las tareas en el menor plazo y con el menor esfuerzo posible. 
· Optimización de inventarios: Utilizar de la manera más eficiente los recursos.
Dentro del control de inventario se incluye la gestión de existencias, que consiste en registrar la adquisición y comercialización de los productos. El control de inventario abarca el registro de todos aquellos movimientos de almacenamiento de materia prima, herramientas y productos.
El control de inventarios incluye tareas como las siguientes:
· Clasificación de inventarios: Se pueden identificar distintas categorías, el más usual es de acuerdo a la frecuencia de ventas mediante el método de Análisis ABC.
· Definir máximos y mínimos de stock: En base a la información histórica se podría determinar la cantidad mínima y máxima de mercancía que debería tener disponible para la venta y evitar un exceso en gastos de almacenamiento previendo aumentos inesperados en la demanda de los diferentes productos.
· Stock máximo. Es el número límite de unidades por artículo que se desea mantener en almacén.
· Stock mínimo. También conocido como “stock de seguridad”. Son las existencias mínimas por artículo que se deben tener en el almacén, tomando en cuenta los tiempos de reabastecimiento por parte de los proveedores.
· Punto de Re-Orden. De acuerdo con la cantidad de stock máximo y mínimo, el tiempo de respuesta del proveedor y el impacto económico que tendrá su inexistencia, se determinará el momento para realizar las órdenes de reabastecimiento.
· Definir la frecuencia de revisión del inventario: Existen dos métodos para esta tarea:
· Inventario perpetuo: Se hace un registro diario y permanente de las existencias de cada producto.
· Inventario periódico: Se determina una frecuencia en la que se efectúa el conteo de la mercancía y se destina un tiempo de la jornada laboral a esta labor.
SISTEMAS DE INVENTARIO
“INVENTARIO FÍSICO VS INVENTARIO CONTABLE”
En base a estos métodos podemos llevar un excelente control de la mercancía y materias primas que entran a nuestro almacén. El método a utilizar depende mucho de la actividad que estamos realizando.
Pasos para una eficiente implementación de un sistema de inventario
1. Organizar y complementar la información de tus inventarios
2. Clasificar tus productos en al menos 3 categorías
2.1. Productos de Alta Rotación
2.2. Productos de Temporada
2.3. Productos especiales o sobre pedido
3. Establecer dia de inventario, tiempo de disponibilidad
3.1. Tiempo de entrega del proveedor
3.2. Frecuencia de compra
4. Calcular máximos, mínimos y puntos de re-orden
4.1. Calcular Stock Máximo
4.2. Calcular Stock Mínimo
4.3. Definir Punto de Re-Orden
5. Comparar información con inventario actual
6. Monitoreo de inventario en tiempo real
7. Actualización constante de la información
Tipos de sistemas de control de inventarios
Se pueden utilizar diferentes tipos de sistemas de control de inventarios según la naturaleza de la mercancía.
Los sistemas de control de inventarios también se clasifican según el proceso logístico. El inventario en existencia son los productos que se encuentran en almacén, mientras que el inventario en tránsito contabiliza los productos que se están moviendo en la red logística.
SISTEMAS DE INVENTARIO
P.E.P.S.
Este método se ajusta principalmente a negocios como supermercados, verdulerías y todos aquellos que manejen productos perecederos. Su nombre proviene de las siglas PEPS que significa primeras entradas primeras salidas.
En este método la mercancía sale conforme va entrando, la mercancía que entra primero es la mercancía que sale primero al mismo costo con el cual entró.
La información se registra en un Kardex, entradas y salidas, así como la existencia actual. Se refleja cada producto, precio de compra, fecha de adquisición o salida y cantidad.
(Fig. 1)
ABC
Este método es conocido como método 80/20 y consiste en dividir los productos en tres categorías según su importancia, cantidad y valor, así es más fácil identificar los productos más valiosos que merecen más atención y esfuerzos de gestión y control.
· Clase A. Son productos que no se venden mucho, por lo que representan aproximadamente un 20% del total de inventario, pero su valor puede ser de hasta el 80%.
· Clase B. Son productos de venta media que representan el 40% del total de los artículos y rondan el 15% del valor total del inventario.
· Clase C. Son productos muy vendidos que representan el 40% del inventario, pero apenas suman un 5% de su valor.
Método EOQ (Cantidad Económica de Pedido)
Es una técnica que busca determinar el monto de pedido que reduzca en mayor medida los costos de inventario y se caracteriza por estar basado en 3 puntos clave:
· Que la demanda es constante y conocida.
· Que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
· Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que las existencias se agotan.
Consiste en realizar el pedido justo cuando se llega a un nivel de inventario determinado.
Conteo cíclico
Este método de conteo de inventarios consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario con el fin de que todo se haya contado al menos una vez en un periodo de tiempo determinado. Se complementa con el método ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de recuento diferente. Es una tarea de auditoría constante que resulta de gran utilidad para llevar el control de tu inventario de manera regular.
Beneficios: 
· Mejora la exactitud y fiabilidad del control de inventario
· Permite encontrar y corregir en tiempo discrepancias de nuestro inventario
(Fig. 2)
Fig. 1
Fig. 2
	CONTEO CÍCLICO
	FRECUENCIA
	 
	PERIODO
	 
	PRODUCTO
	 
	CÓDIGO
	 
	ALMACÉN
	 
	FECHA
	CANT EN BODEGA
	CANT EN PISO
	CANT EN SISTEMA
	DIFERENCIA
	TOTAL REAL
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