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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN “DESARROLLO ORGANIZACIONAL BASADO EN MODELOS DE CALIDAD Y EXCELENCIA MUNDIAL” T E S I S QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: INGENIERA MECÁNICA ELECTRICISTA P R E S E N T A N: KATHLEEN QUESADA RAMIREZ BLANCA IRENE ROJAS PÉREZ ASESOR: ING. EMILIO JUÁREZ MARTÍNEZ CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MEX. 2006 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS A mi papá: Te agradezco todo el apoyo, esfuerzo y sacrificios por darme una digna educación, valores y brindarme su ejemplo que fue y será una guía para mí. A mi mamá: Te agradezco el esfuerzo, cariño, dedicación y desvelos, pero sobre todos tus atinados consejos que me acompañarán por siempre. A mi hermana Ivett: Te agradezco el apoyo que me das cuando lo necesito, el ejemplo y los consejos así como todos los momentos que hemos compartido. A mi hermano Pepe: Gracias por tu compañía y apoyo en momentos difíciles. A mi Abuelita Trini : Gracias por tus valiosos consejos, tu cariño y oraciones para mi y mi familia en todo momento. A mi Abuelita Chelo : Gracias por tus consejos y el cariño tan especial que me tuviste, porque siempre serás un ejemplo para mí. A Yunuén : Gracias por ser mi amiga y considerarme una de las mejores para ti, por enseñarme que lo más sencillo es lo que más vale la pena y que la amistad es para siempre. A: Oscar, Fernando, Blanca, Alejandro, Evelyn, Les agradezco su amistad incondicional, por su compañía desde el inicio de mi carrera, por sus consejos y por compartir conmigo una de las mejores etapas de mi vida. Gracias, ustedes son como mis hermanos. A: Caro, Erika, Ricardo, Lalo, Alejo, Toños, Edgar, Gilrose, Adán, Norberto, Noé, Israel, Aidé, Ana María, Etna, Paty, Kika, Maru, Ricardo , y a todos los que no mencioné y que también fueron responsables de que mi estancia en la FESC fuera tan agradable. Gracias por incluirme en su círculo de amistades. A la Universidad Nacional Autónoma de México y a mi Facultad por brindarme la oportunidad de estudiar una carrera que sin duda me brindará grandes satisfacciones y la posibilidad de compartir mis conocimientos y ser de provecho para la sociedad. Es un orgullo ser universitario A mis profesores de asignatura y a los que no lo fueron, a mi asesor de tesis Ing. Emilio Juárez Martínez, así como al M. en A.I. Pedro Guzmán Tinajero quien fue mi Coordinador de Carrera y primer Jefe. Ya que contribuyeron a este logro. Gracias por sus enseñanzas y sus consejos. A INLAC que tuvo la confianza en mí y me ha permitido superarme profesionalmente. Gracias A mis compañeros de trabajo. Gracias por su apoyo y buenos deseos. Son mi segunda familia A todos aquellos que directa e indirectamente contribuyeron a este logro y que no mencioné Gracias porque también los momentos difíciles fueron elementales en mi formación para valorar más lo que tengo y lo que no. Gracias a todos KATY DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS A DIOS, por guiarme siempre en mi camino, confortarme en los momentos difíciles y sobre todo por darme la vida. A MI PADRE, a Dios doy gracias por ser mi padre, porque eres una de las personas más importantes dentro de mi vida por ser noble, bondadoso, cariñoso, me enseñaste a luchar aspirando siempre a lo más alto y a mis sueños no renunciar, por darme todo lo necesario para seguir mi camino y sobre todo porque siempre has estado al pendiente de mi. Te quiero mucho. A MI MADRE, eres un ser extraordinario y le doy gracias a Dios por convertirte en mi madre te agradezco tus desvelos, tus regaños y tus jalones de oreja, porque ahora entiendo que eran por mi bien, por cumplir con tus deberes, porque nunca me fallaste y se que puedo contar contigo porque siempre me has cuidado, protegido y amado, por eso hoy y siempre te entrego mi amor. A MIS HERMANOS, Elizabeth, Diana, Javier, Gabriela y Martha, a cada uno de ustedes les agradezco todo el amor, la confianza, el cariño, la paciencia y sobre todo el simple hecho de ser mis hermanos los quiero mucho y que Dios los bendiga siempre. A ALEJANDRO, por darme la oportunidad de conocerte, por tu amor, tus consejos y sobre todo porque nunca me has permito caer cuando mi corazón esta lleno de desesperanza, llegas para darme tu abrigo pero sobre todo me das esa seguridad para seguir mi vuelo, te amo. A MI ALMA MATER, que me abrió sus puertas para alcanzar mis sueños, pondré en alto tu nombre y no te defraudare. A MIS PROFESORES, que me dieron los cimientos para formarme como profesionista, que sembraron en mi el amor a mi carrera y a mi escuela, que me enseñaron a dar lo mejor de mi y nunca conformarme, a seguir adelante y nunca dejarme vencer. A MIS AMIGOS KATY, por compartir juntas esta aventura, por los buenos y malos momentos que nos han llenado de anécdotas para toda nuestra vida, por ser como eres, una gran mujer. FERNANDO, por ser un gran amigo casi mi hermano, por todos tus consejos, por tus palmadas de ánimo para confortarme cuando las necesite, eres una gran persona. YUNUÉN, por haber compartido tu alegría y tus ganas de superarte, por haberme contagiado tu espíritu de vivir, te quiero mucho y siempre estarás en mi corazón. ANGELICA, ANA LUISA, OSIRIS, ARACELI, EVELYN, CARO, OSCAR, MAURICIO, ANTONIO, EDNA, TOÑO, NORBERTO, GUILROS, ADAN, EDGAR, LALO, NOE, AMAURY, FERNANDO, ANA MARÍA, RICARDO, MARISCAL, ROBERTO, PATY, MARU, PEDRO, LUIS, HECTOR, ARA, CARLOS, GERARDO, OSWALDO, ISRAEL, gracias por compartir conmigo esta aventura que se llama vida, les deseo, paz, amor, salud, suerte y prosperidad, simplemente porque cada persona que pasa en nuestra vida es única, siempre deja un poco de sí y se lleva un poco de nosotros. Esta es la mayor responsabilidad de nuestra vida y la prueba evidente de que dos almas no se encuentran por casualidad. BLANCA ÍNDICE ÍNDICE INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CAPÍTULO 1 DESARROLLO ORGANIZACIONAL - TÉCNICAS Y MODELOS Antecedentes Históricos de la Administración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La Organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Teoría de los Sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Antecedentes y orígenes del Desarrollo Organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intervenciones del Desarrollo Organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modelos y técnicas más utilizados de Desarrollo Organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comportamiento y Cultura Organizacional . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cultura Organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CAPÍTULO 2 MODELOS DE CALIDAD Y EXCELENCIA MUNDIAL 1 Antecedentes Históricos de la Calidad Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Administración Tradicional y Administración por Calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modelos de Calidad Total y Excelencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La responsabilidad social corporativa en los modelos de excelencia . . . . . . . . . . . . . . . Responsabilidad Social Corporativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La Gerencia a través de la Calidad Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Normatividad ISO y Sistemas de Gestión de Calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relación entre ISO 9000 y el Desarrollo Organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Integración de modelos de calidad y excelencia con modelos de D.O. . . . . . . . . . . . . . . 1 7 13 17 18 27 55 68 74 82 98 100 125 126 126 127 131 136 ÍNDICE La Necesidad de un Modelo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El proceso de Integración de Sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Estrategias de implantación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CAPÍTULO 3 IMPLANTACIÓN DE UN MODELO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Organizaciones Vivientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Casos de éxito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caso Kodak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El Desarrollo Organizacional en México . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Desarrollo del D.O en México . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Empresas mexicanas que han aplicado Desarrollo Organizacional en México . . . . . . . . Otro caso de éxito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caso Cebadas y Maltas, S.A. de C.V. – GRUPO Modelo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CONCLUSIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 136 136 142 143 143 166 167 169 170 170 182 185 INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN El mundo de los negocios se desenvuelve cada vez más rápido, el cambio mismo se enfrenta a novedades y presiones. El fin de milenio ha puesto sobre las organizaciones, las instituciones en general retos constantes en los cuales el punto central es el hombre, el ser humano. El camino que han recorrido las organizaciones ha sido largo, en la actualidad las grandes empresas de negocios permiten un mejor ambiente, una abierta comunicación, más calidad y sobre todo decisiones adecuadas y convenientes. Encontramos así que las organizaciones aplican ya en la década de los años 90 un sistema en el cual se promueven las filosofías de calidad, se enfocan a la educación, se produce también material de apoyo, se llevan a cabo Foros, Simposiums, Congresos, Grupos de Pláticas, Seminarios que fomentan calidad, educación y comunicación más abierta, sobre todo se tienen técnicas y mecanismos de soporte en comunicación para que los contenidos sean más efectivos y comprensibles y se ha encontrado que se maneja el fortalecimiento Personal o Empowerment, se hace uso de diferentes teorías, así como el Desarrollo Organizacional para el mejoramiento de la comunicación en las empresas. El Desarrollo Organizacional se ha constituido en el instrumento por excelencia para el cambio en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional, condición indispensable en el mundo actual, caracterizado por la intensa competencia a nivel nacional e internacional. Su área de acción fundamental es, por lo tanto, aquella que tiene relación con los recursos humanos de la institución. La importancia que se le da al Desarrollo Organizacional deriva de que el recurso humano es decisivo para el éxito o fracaso de cualquier organización. En consecuencia su manejo es clave para el éxito empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios de su eclosión. Implica la integración además de varias disciplinas del estudio del comportamiento humano ya que las agrupaciones con un fin llamado común dependen cien por cien de la manera en la que sus integrantes interactúan entre si y a su vez con los sistemas en los que se desempeñan. - 1 - INTRODUCCIÓN El Desarrollo Organizacional surge como una respuesta a las necesidades específicas, pues se sabe que los gerentes y administradores en su labor diaria se enfrentan a cambios, a técnicas que llevan al perfeccionamiento del organismo. Así que por medio de este conjunto de conceptos, de medios de ayuda y procedimientos técnicos el Desarrollo Organizacional contiene dentro de sí una serie de disciplinas. El Desarrollo Organizacional contiene datos tomados de las ciencias de la conducta y su objeto es facilitar el proceso de cambio proyectado o formulado de acuerdo con planes. El Desarrollo Organizacional sirve para que los administradores, tomadores de decisiones y personal en general lleguen a un estado de colaboración donde se aprovechan las fortalezas y se combinan los talentos para el logro de los objetivos de la organización. El cambio acelerado originado por un ambiente de globalización y las nuevas tendencias económicas llaman a que el ser humano y su entorno se ajusten a un proceso de evolución que nunca antes se había requerido. Otro gran reto que enfrentan las empresas e instituciones de la globalización es el cambio cultural para encarar un entorno de competencia mundial. No es lo mismo competir en mercados domésticos que en los globales. Las organizaciones deben desarrollar su receptividad a las alianzas y a los procesos de reconversión y de institucionalización, así como volcar a cada uno de sus integrantes en un esfuerzo permanente para la detección y satisfacción de las necesidades de los clientes, como condición indispensable para preservar la competitividad de las mismas. Estos cambios deben darse en toda la organización, no sólo en los niveles directivos. Para ello es indispensable la labor permanente del comunicador organizacional. Pero el cambio cultural que requieren las empresas e instituciones de la globalización va más allá. Es un imperativo desarrollar una nueva óptica de las relaciones laborales. Tanto accionistas como directivos y colaboradores de todos los niveles deben ver a la organización como una unidad productiva en la cual todos juegan un papel para preservar su existenciaen un entorno cada vez más competido. Es necesario dejar atrás los enfrentamientos entre patrones y colaboradores para, en un contexto de equidad, poner como prioridad la competitividad de la empresa o institución como condición indispensable para la subsistencia de la misma y obviamente para la preservación de las fuentes de empleo de quienes en ella participan. - 2 - INTRODUCCIÓN El responsable del Desarrollo Organizacional tiene frente a sí el gran reto de promover el cambio a la nueva cultura laboral y hacer conciencia en todos los colaboradores sobre la importancia del uso racional de los recursos de la empresa como condición indispensable para conservar la competitividad. La reputación corporativa se construye a partir de elementos filosóficos y de identidad institucional que transmitan eficientemente la personalidad de una organización. Sin embargo, estos mecanismos de comunicación sólo son parte de los elementos perceptibles de una entidad. La reputación corporativa se construye permanentemente mediante la interacción cotidiana entre los integrantes del organismo y sus interlocutores: clientes, proveedores, autoridades gubernamentales, sociedad, etcétera. La reputación corporativa es producto de las acciones de los miembros de una organización y de los mensajes que difunde a través de sistema de su comunicación institucional. Un aspecto fundamental para construir la reputación corporativa es hacer que la empresa o institución cumpla con su responsabilidad ante la sociedad; esto es: corresponda con acciones de contribución social a los beneficios que recibe de la comunidad, para que ésta la perciba como un corporativo responsable, dispuesto a participar en programas de desarrollo comunitario y por lo tanto comprometido con el desarrollo de los integrantes de esa comunidad. La función de desarrollo organizacional debe aportar un profundo conocimiento retrospectivo, presente y prospectivo del entorno en el cual se desempeña la organización, con el propósito de identificar amenazas y oportunidades que potencialmente han obstaculizado u obstaculizarán su desarrollo, o bien condiciones para crear ventajas competitivas a partir de las cuales la empresa o institución pueda preservar o incrementar su participación en el mercado. A) Planteamiento del Problema Se ha detectado una problemática muy generalizada en la comunicación organizacional pues es frecuente que se de por hecho el que los sistemas de la empresa deban ser comprendidos por el personal. Se tiende a no entregar la información adecuada a la persona adecuada y no se da el valor agregado a quien la recibe. - 3 - INTRODUCCIÓN Por lo general las organizaciones, sobre todo las grandes organizaciones dan por sentado que al conocer el ejecutivo lo que ocurre en la empresa, por ese simple hecho se podrá encontrar una fácil solución. A la luz de las deficiencias comunicacionales existentes en las organizaciones de fin de milenio, se ha considerado un punto interesante de estudio, investigar la forma en que se hace participar al personal en la toma de decisiones, cómo se enfrentan a los problemas y soluciones y también cómo se le da claridad a los propósitos y la finalidad de las expectativas de trabajo. Un punto relevante también en el estudio del problema es el hecho de que la comunicación al acomodarse dentro de un programa de Desarrollo Organizacional se puede manejar de diferentes maneras, es decir, puede ser informativa, necesaria, para formación, para convencer o reaccionar. B) Objetivos A través de una investigación bibliográfica señalar las razones por las cuáles no se realizan adecuadamente los procesos de comunicación en los programas de desarrollo organizacional. * Se busca en forma general dar respuesta a una serie de cuestionamientos relacionados con la forma en que se maneja la comunicación dentro de los programas de Desarrollo Organizacional. - ¿A qué da respuesta el Desarrollo Organizacional? - ¿Se detiene en algún momento el proceso de cambio evocado por el Desarrollo Organizacional? - ¿Se maneja únicamente un tipo de comunicación en el Desarrollo Organizacional o permite la flexibilidad en ésta? · Conocer cuál es el papel que juega el ejecutivo en la aplicación del Desarrollo Organizacional. C) Justificación de la investigación A medida que nos adentramos en un mundo cambiante, con nuevos sistemas, con una tecnología en constante cambio, sale a relucir el problema del conocimiento del hombre y su papel dentro de las organizaciones, así como también la necesidad de hacer un uso adecuado - 4 - INTRODUCCIÓN de la comunicación, ayudándose a través de diferentes teorías de las ciencias de la conducta, herramientas administrativas, modelos de calidad y excelencia mundial. D) Viabilidad de la investigación Al contar con la oportunidad de hacer una investigación sobre el Desarrollo Organizacional y su aplicación, así como hacer uso de medios electrónicos el proyecto se vuelve viable ya que existe material actual y creíble el cual se puede analizar y revisar para conocer los cambios que se han dado y las oportunidades que se tienen en el cambiante mundo. La comunicación, ha medida que surgen los adelantos tecnológicos, se ve afectada, se vuelve más dinámica, continua y más independiente pudiendo en la actualidad comunicarse los empleados de las organizaciones, con casi cualquier empresa alrededor del mundo en cuestión de segundos. E) Consecuencias de la investigación La investigación tendrá como consecuencias el conocimiento de la forma en que se está aplicando el Desarrollo Organizacional en la actualidad en organizaciones de excelencia mundial extranjeras, mexicanas, así como en las PYMES. Esto indudablemente amplia los horizontes y los conocimientos sobre la forma en que las organizaciones se están manejando en los diferentes niveles con los clientes, proveedores, público, gobierno, otras empresas y en el ambiente internacional. Evolución del Desarrollo Organizacional A medida que el campo del desarrollo organizacional creció y maduró se le dio atención a la estrategia organizacional, la tecnología y el diseño. Fue tanto su impacto que "la American Psychological Association, conocida anteriormente como la División de Psicología Industrial en los Estados Unidos, cambió su título a American Society of Training and Development". Para finales de 1970 eran ya muchas las organizaciones que habían establecido su departamento de Desarrollo Organizacional y las universidades iniciaron su programa de Desarrollo Organizacional en la Western University. Empresas como las siguientes realizaron su Desarrollo Organizacional: Union Carbide, Exxon., Corning Glass Works, Texas Instruments, American Airlines, Du Pont, Procter & Gamble, IBM, Bank of America. Pero de igual forma se empezó a realizar el Desarrollo Organizacional en las escuelas locales, estatales y federales y en el ámbito universitario también. - 5 - INTRODUCCIÓN El punto clave dentro del desarrollo de la organización está en el cambio, el cual se encauza para lograr el perfeccionamiento de la eficiencia en las organizaciones. Además se puede lograr considerar los cambios como un proceso natural y no como algo especial. El proceso de cambio puede entonces conjuntarse y fusionarse con los innumerables procesos restantes de la vida de los organismos. El Desarrollo Organizacional viene a ser "un enfoque de sistemas, conjuntando las relaciones funcionales e interpersonales en los organismos." Una forma de imaginar los organismos en el enfoque de sistemas es considerar que el sistema se compone de tres elementos principales: el sistema técnico, el sistema administrativo y el sistema humano. La organización ideal Para darnos una idea de la naturalezay objetivos del Desarrollo Organizacional es necesario tener una definición de como sería una organización ideal. Desde luego sólo se pueden señalar algunas de las características de la organización sana: * Las personas realizan su trabajo de acuerdo a los objetivos y planes establecidos. * Las decisiones se toman de las fuentes de información. * Los miembros de la organización se recompensan o sancionan dependiendo del grado en que hayan alcanzado las metas organizacionales. * La comunicación no se distorsiona. * Hay poca energía gastada en conflictos por dificultades personales. * La organización es un sistema abierto. El desarrollo organizacional logra sus objetivos por medio de intervenciones planeadas, que aplican los conocimientos de las ciencias del comportamiento. Es indispensable elaborar una estrategia de intervención dentro de la organización existente, examinar las formas actuales de trabajo, las normas y los valores y estudiar formas alternativas de trabajo, relaciones o recompensas. Las mediaciones utilizadas producen el conocimiento y tecnología de las ciencias del comportamiento acerca de procesos tales como la motivación del individuo, poder, comunicación, solución de problemas, fijación de objetivos y conflictos de gerencia. - 6 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 CAPÍTULO 1 DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS Antecedentes Históricos de la Administración Para poder entender lo que es el Desarrollo Organizacional dentro de una empresa, primero se deben conocer las bases de la administración y conocer su perspectiva histórica. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una institución básicamente nueva, o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La administración que es el órgano específico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico, refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después con el descubrimiento de la agricultura da paso a la creación de las pequeñas comunidades. Si pudiéramos repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos que, los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales (ejemplo los ejércitos griegos y romanos, la iglesia católica romana, la compañía de las indias orientales, etc.). También las personas han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el termino "administración" hubiera aparecido y se hubiera definido. Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes. Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales. - 7 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la administración se inicia en plena Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que requerían de nuevas formas de organización y practicas administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo. Concepto de Administración De las definiciones dadas por los principales autores en Administración, podremos deducir sus elementos básicos: V. Clushkov: Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente. Guzmán Valdivia : Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados. E. F. L. Brech: Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado. J. D. Mooney: Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado. Peterson and Plowman: Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular. Koontz and O'Donnell: consideran la Administración como: la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. G. P. Terry: Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. F. Tannenbaum: El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa. - 8 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna Administración), dice que administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. F. Morstein Marx la concibe como : Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito. F.M. Fernández Escalante: Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes. A. Reyes Ponce: Es un conjunto de sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social. Definición de Administración Cada una de las anteriores definiciones, si las analizamos con detalle, nos llevará a la verdadera naturaleza de la administración y a sus propiedades distintivas. Como tales, las definiciones son validas para toda clase de administración (Privada, Publica, Mixta, etc.), y para todo tipo de organización (industrial, comercial o de servicios). Importancia de La Administración Una de las formas más sencillas de la administración, en nuestra sociedad, es la administración del hogar y una de las más complejas la administración pública. Pero el fenómeno administrativo no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado. La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante. - 9 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como: La administración se da donde quieraque existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste. El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de su elementos: maquinaria, marcado, calificación de mano de obra, etc. La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económico-social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo. En especial para los países que están desarrollándose; quizá uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo. Podemos concluir la importancia de la administración, con los hechos que la demuestran objetivamente: La administración se aplica a todo tipo de Empresa. El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena administración. Una adecuada administración eleva la productividad. La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo. En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial. - 10 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando adecuadamente la administración. Las funciones de la administración y el proceso administrativo La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a menudo se les denomina colectivamente como las funciones de la administración. Si bien varían sus designaciones, estas funciones son ampliamente reconocidas tanto por los eruditos académicos como por los gerentes profesionales. En nuestra exposición de la planificación y control de utilidades, empleamos la terminología y definiciones de las funciones administrativas descritas por un prominente autor, (Arthur G. Bedeian) esencialmente en los siguientes términos: 1. Planificación.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Comprende: a) establecer los objetivos de la empresa b) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse c) elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos d) iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones e) replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes. 2. Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva. 3. Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración de los recursos humanos implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos. - 11 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 4. Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa (designado también como dirigir o actuar) 5. Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica: a) establecer metas y normas b) comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidas c) reforzar los aciertos y corregir las fallas Las cinco funciones de la administración constituyen, el proceso administrativo pues son ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentación. Por ejemplo, la planificación debe preceder a la actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las demás funciones. Dicho proceso administrativo se representa por el diagrama mostrado a continuación: El proceso administrativo 1 ______________________________ 1 Principios de Administración Álvarez, Héctor Felipe. - 12 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 a) los enlaces secuenciales que van desde la planificación al control y b) la continua retroalimentación desde las funciones 2,3,4 y 5 hacia la planificación. Es esencial la continua retroalimentación para mejorar el desempeño y para la planificación. La Organización Para los autores especialistas del desarrollo organizacional es: "La coordinación de diferentes actividades de participantes individuales con la finalidad de efectuar transacciones planeadas con el ambiente". Toda organización actúa en determinado ambiente y su existencia y supervivencia dependen de como se relacione con ese medio. Por tanto debe ser estructurada y dinamizada en función de las condiciones y circunstancias en que opera. La organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, es diseñada artificialmente para que cumpla la meta. Lo primero y fundamental de una organización debe ser el grupo de personas que la conforman en un conjunto de roles que sé interactúan y que se entrelazan. Desarrollo El desarrollo es un proceso lento y gradual que conduce al exacto conocimiento de sí misma y a la plena realización de cada una de sus potencialidades. Así, el desarrollo de una organización le permite: 1. Un conocimiento profundo y real de si misma y de sus posibilidades; 2. Un conocimiento profundo del medio ambiente en que opera; 3. Una planeación adecuada y una ejecución exitosa. Para que una organización pueda alcanzar un cierto nivel de desarrollo deben utilizar diferentes estrategias de cambio. Existen tres clases de estrategias de cambio: 1. Cambio evolutivo: cuando el cambio es mínimo y está dentro de las expectativas y las conveniencias. Es lento, moderado. Hay una tendencia a repetir y reforzar las soluciones sólidas y eficientes, y abandonar las soluciones débiles y deficientes; - 13 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 2. Cambio revolucionario: generalmente este cambio es rápido, intenso, brutal, sobrepasa y rechaza las antiguas expectativas e introduce algunas nuevas. 3. Desarrollo sistemático: en este, los responsables del cambio diseñan modelos explícitos de lo que la organización debería ser en comparación con lo que es, mientras aquellos cuyas acciones serán afectadas por el desarrollo sistemático, estudian, evalúan y critican el modelo de cambio para recomendar modificaciones, basadas en su propio discernimiento y comprensión. Fases de la Organización Las organizaciones asumendiversas formas organizacionales en diferentes ambientes y épocas, aún más, las organizaciones, durante su existencia, recorren cinco fases bastante diferenciadas. Fase Características Fase pionera - Fase inicial de la organización, llevada a cabo por sus fundadores. - Es pequeña, sus procesos son fácilmente supervisables y controlables. - Hay pocas tareas rutinarias y un gran volumen de improvisaciones - La capacidad de la empresa para realizar innovaciones es muy elevada. Fase de expansión - La organización crece - Intensifica sus operaciones y aumenta el número de sus participantes. - La preocupación básica es el aprovechamiento de la producción de la organización Fase de reglamentación - Con el crecimiento de las actividades se ve obligada a establecer normas de coordinación entre los diversos departamentos o sectores - Define rutinas y procesos de trabajo - 14 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Fase de burocratización - Se desarrolla una cadena de mando bien definida - Se desarrolla una detallada visión del trabajo basada en la especialización y unas relaciones impersonales entre los participantes. - Su organización piramidal y monocrática presenta muy poca flexibilidad para los cambios y para la innovación Fase de reflexibilización Readaptación a la flexibilidad Reencuentro con la capacidad de innovación perdida. Inconvenientes de las estructuras convencionales en una organización Los especialistas en DO. destacan que las estructuras no tienen condiciones para estimular la actividad innovadora ni para adaptarse a circunstancias cambiantes. Las principales críticas que hacen a las estructuras convencionales de la organización son: 1. El poder de la administración frustra al empleado. El poder es inherente e indispensable a toda la organización. Es a través del poder como la organización retiene al empleado, y no lo contrario. El poder diferencia los intereses de la organización de los intereses de los empleados. Esto conduce a que muchas veces, éstos no se identifiquen con ella, desmejorando el desempeño de sus funciones, mediante actitudes negativas. 2. La división del trabajo y la fragmentación de funciones impiden el compromiso emocional del empleado. Cuando la organización está dividida en departamentos, éstos en divisiones, éstas en secciones, y así sucesivamente, se presenta una fragmentación en la que el esfuerzo humano se limita a rutinas predeterminadas y rígidas. El compromiso personal es una emoción. Si ésta se ignora, no existe el compromiso personal y al ser ejecutada de modo mecánico, automático y sin motivación. La motivación es un estado del espíritu relacionado directamente con la emoción. Si ésta no se encuentra presente en una organización, no habrá compromiso personal de los individuos; - 15 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 3. La autoridad única o unidad de mando restringe la comunicación del empleado y afecta negativamente el compromiso de éste con la organización. La autoridad lineal limita y establece sólo un canal de comunicación de arriba hacia abajo. Cada empleado tiene un solo supervisor, que es la terminal de su único contacto con la organización. 4. Las funciones permanentes, una vez designadas, se hacen fijas e invariables. El movimiento del personal dentro de las organizaciones depende de las posibilidades creadas por los retiros, jubilaciones, fallecimientos y algunos nuevos cargos creados eventualmente, muchas veces, la organización tiene que perder personal para crear posibilidades de ascenso para sus empleados. Las tareas se ejecutan dentro de la misma rutina durante largos periodos de tiempo, lo cual conduce a la reducción de la participación espontánea y a la monotonía. Presupuestos de la administración tradicional Presupuestos del desarrollo organizacional • Concepción del hombre como esencialmente malo • Evaluación negativa de los individuos o simplemente falta de evaluación • Visión del hombre como un ser rígido, acabado • Visión del hombre como un ser en proceso de crecimiento • Utilización de los individuos básicamente en relación con la descripción del cargo • Supresión de la posibilidad de expresar sentimientos • Adopción de actitudes y comportamientos fingidos • Uso del estatus para mantener el poder y prestigio social • Desconfianza en las personas • Rechazo a la aceptación de riesgos • Concepción de que el proceso de elaboración de un plan de trabajo es Improductivo • Énfasis en la competencia de las personas • Cambio del hombre como esencialmente bueno • Consideración de los individuos, sobre todo como seres humanos • Resistencia y temor a aceptar las diferencias individuales • Aceptación plena y utilización de las diferencias individuales • Visión del individuo como una persona integral • Posibilidad amplia de expresión adecuada y uso eficaz de los sentimientos • Adopción de un comportamiento auténtico • Uso del estatus para alcanzar los objetivos relevantes de la organización • Confianza en las personas • Deseo y aceptación de riesgos • Concepción de que la elaboración de un plan de trabajo es esencial para el cumplimiento efectivo de una tarea • Énfasis en la colaboración entre las personas - 16 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Teoría de los Sistemas La teoría de los sistemas ha venido evolucionando a través del tiempo y ha sido un aporte fundamental en el establecimiento de las bases teóricas del DO. Se entiende por sistema el conjunto de diferentes partes que interactúan entre sí y están a su vez delimitadas de lo externo. Al adaptar el concepto básico de sistema en una organización podemos representarlo así: ENTORNO ENTRADA SALIDA TRANSFORMACION PRODUCCION SISTEMA Al trasladar este modelo a las organizaciones, encontramos factores y características específicas. Las organizaciones son sistemas abiertos que interactúan con el entorno, es decir, son permeables, pero al mismo tiempo, están claramente delimitados del mismo. Resulta interesante el funcionamiento de la organización como sistema, ya que una empresa puede llegar a fracasar tanto por falta de adaptación a factores internos como a factores externos. De aquí surge lo que se conoce como retroalimentación positiva y retroalimentación negativa. Es necesario plantearse objetivos dentro de la organización, pero también debemos saber si estos objetivos concuerdan con la realidad del entorno. Como empresa me puedo fijar una meta de vender 100.000 unidades de cierto producto, pero si el mercado no responde la empresa fracasa. La Organización como Sistema Toda organización es un sistema ya que esta hace posible la interrelación de un conjunto de elementos que permiten que estos sistemas se den. Estos pueden ser abiertos y cerrados. (Organizaciones). La organización como ente autónomo e independiente esta basada en principios corporativos que la definen e identifican entre los cuales encontramos: Deber ser: Esto nos responde al interrogante, ¿porque existe la organización? Deber tener: Misión, nos dice para que existe la organización. - 17 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Deber tener: Visión, nos orienta para saber hacia donde vamos, con que y como llegamos. Todo deber está fundamentado en una ventaja nuclear la cual crea la organización, esto nos da el principio de la realidad que corresponde al principio de la organización. Elementos permanentes que permiten las organizaciones (Sistemas) Toda organización funciona sobre 4 causas: Causa material: se entiende como el radio de operación de la organización y sobre que y con que trabaja la organización. Causaeficiente: Se aborda el interrogante ¿Quien trabaja sobre eso? Se pregunta y se da respuesta al perfil de las personas adecuadas para trabajar sobre la causa material. Causa formal: Resultado que se prevén con estos, se responde al interrogante ¿Qué sucederá con los radios operacionales organizacionales?. Causa final: Se plantea y se responde al interrogante ¿para qué se hizo eso? Es necesario saber que lo que se hizo se va a aplicar en algún momento. En las organizaciones él para qué es el uso que se les va a dar a los resultados, y que ese uso sea el mejor. Es aquí donde aparece el concepto de ventaja competitiva. Antecedentes y orígenes del Desarrollo Organizacional Orígenes del Desarrollo Organizacional (D.O.) El movimiento del desarrollo organizacional surgió en sí, a partir de 1962, con un complejo conjunto de ideas al respecto del hombre, de la organización y del ambiente, en el sentido de propiciar el crecimiento y desarrollo según sus potencialidades. El Desarrollo Organizacional es un desdoblamiento práctico y operacional de la Teoría del comportamiento en camino al enfoque sistemático. - 18 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Los orígenes del Desarrollo Organizacional pueden ser atribuidos a una serie de factores entre los que se encuentran: a) La relativa dificultad encontrada en sistematizar los conceptos de las diversas teorías sobre la organización, las que traían un enfoque diferente, y muchas veces en conflicto con los demás. b) La profundización de los estudios sobre la motivación humana y su interferencia dentro de la dinámica de las organizaciones. Las teorías sobre la motivación demostraron la necesidad de un nuevo enfoque de la administración, capaz de interpretar una nueva concepción del hombre moderno y de la organización actual, con base en la dinámica motivacional. Se verificó que los objetivos de los individuos no siempre se conjugan explícitamente con los objetivos organizacionales, y llevan a los participantes de la organización a un comportamiento alienado e ineficiente que retarda y muchas veces impide el alcance de los objetivos de la organización. c) La creación del national Training Laboratory (N.T.L.) de Bethel en 1947 y las primeras investigaciones de laboratorio sobre comportamiento de grupo. Estas buscaban mejorar el comportamiento de grupo. A través de una serie de reuniones, los participantes diagnostican y experimentan su comportamiento en grupo, actuando como sujetos y experimentadores al mismo tiempo y recibiendo la asesoría de un psicólogo. Este tipo de entrenamiento recibía el nombre de Training Group. d) La publicación de un libro en 1964 por un grupo de psicólogos del National Training Laboratory, en el que se exponen sus investigaciones sobre el Training Group, los resultados y las posibilidades de su aplicación dentro de las organizaciones. La pluralidad de cambios en el mundo que dieron origen al desarrollo organizacional como el aumento del tamaño de las organizaciones y una creciente diversificación y gradual complejidad de la tecnología moderna. e) La fusión de dos tendencias en el estudio de las organizaciones: el estudio de la estructura y el estudio del comportamiento humano en las organizaciones, integrados a través de un tratamiento sistemático. - 19 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 f) Inicialmente el Desarrollo Organizacional se limitó al nivel de los conflictos interpersonales de pequeños grupos, pasó luego a la administración pública y posteriormente a todos los tipos de organizaciones humanas recibiendo modelos y procedimientos para los diversos niveles organizacionales. g) Los diversos modelos de Desarrollo Organizacional consideran básicamente cuatro variables: el medio ambiente, la organización, el grupo social y el individuo. Así los autores analizan estas variables para poder explorar su interdependencia, diagnosticar la situación e intervenir ya sea en variables estructurales o de comportamiento para que un cambio permita el alcance de los objetivos organizacionales como los individuales. Definiciones, objetivos y características del Desarrollo Organizacional. El D.O. tiene diferentes significados para diferentes personas. No existe una definición que complazca a todos. Diversos autores y profesionistas han presentado diferentes definiciones, algunas idénticas otras muy distintas. Gran parte de esas diferencias se debe al hecho de que se incluye, en la definición, conceptos operacionales sobre la forma de construir el D.O. y por tanto, tales definiciones reflejan mas la filosofía del trabajo, o la concepción operacional del especialista de lo que es en esencia una definición. Autor Definición de Desarrollo Organizacional W. G. Bennis uno de los principales iniciadores de esta actividad (1969) Desarrollo Organizacional (DO) es una respuesta al cambio, una compleja estrategia educativa cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructura de las organizaciones, en tal forma que éstas puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologías, mercados y retos, así como al ritmo vertiginoso del cambio mismo. Bennis (1969) Es una respuesta al cambio, una compleja estrategia educacional con la finalidad de cambiar las creencias, actitudes, valores y estructura de las organizaciones, de modo que éstas puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologías, nuevos mercados y nuevos desafíos, y al aturdidor ritmo de los propios cambios - 20 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Blake y Mouton (1969) Es un plan con conceptos y estrategias, tácticas y técnicas para sacar a una corporación de una situación que constituye una excelencia. Para ellos, su D.O. – GRID (1968) es “un modo sistemático de alcanzar un ideal de excelencia corporativa. Gordon Lippitt (1969) Es el fortalecimiento de aquellos procesos humanos dentro de las organizaciones que mejoran el funcionamiento del sistema orgánico para alcanzar sus objetivos. Hornstein, Burke (1971) Es un proceso de creación de una cultura que institucionalice el uso de diversas tecnologías sociales para regular el diagnóstico y cambio de comportamiento, entre personas, entre grupos, especialmente los comportamientos relacionados con la toma de decisiones, la comunicación y la planeación en la organización. Friedlander y Brown (1974) Es una metodología para facilitar cambios y desarrollo: en las personas, en tecnologías y en procesos y estructuras organizacionales. Schumuck y Miles (1971) Es un esfuerzo planeado y sustentado para aplicar la ciencia del comportamiento al perfeccionamiento de un sistema, utilizando métodos auto analíticos y de reflexión. De Faria Es un proceso de cambios planeados en sistemas socio-técnicos abiertos, tendientes a aumentar la eficacia y la salud de la organización para asegurar el crecimiento mutuo de la empresa y los empleados. El Desarrollo Organizacional es todo cambio planeado. El concepto tiene sus raíces justamente en la idea de una organización y un sistema social. El desarrollo de la organización es un proceso planeado de modificaciones culturales y estructurales, permanentemente aplicado a una organización visualizando la institucionalización de una serie de tecnologías sociales, de tal forma que la organización quede habilitada para diagnosticar, planear e implementar esas modificaciones con o sin asistencia externa. - 21 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 El desarrollo organizacional se basa en las ciencias del comportamiento. Busca aplicar la dinámica de grupo en los procesos de cambio planeado de la organización, y por lo tanto, el uso de técnicas de laboratorio para el desarrollode la organización como un todo, en dirección a determinadas metas. La mayoría de los autores especialistas en desarrollo organizacional, a pesar de que tengan ideas y enfoques bastantes diversificados, presentan puntos comunes, los cuales se muestran en la siguiente figura: Características del Desarrollo Organizacional 2 Conceptuación del D.O. Los conceptos operacionales o la filosofía laboral mas adecuados para la explicación de la definición anterior (o características) se expresan en la siguiente conceptuación que contiene inclusive ciertas premisas y valores: ______________________________ 2 Desarrollo Organizacional: Investigación, Teoría y Práctica, Burke, W. y Robertson. - 22 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 a) el D.O. debe ser… un proceso dinámico, dialéctico y continuo, de cambios planeados a partir de diagnósticos realistas de situación, utilizando estrategias, métodos e instrumentos que miren a optimizar la interacción entre personas y grupos para el constante perfeccionamiento y renovación de sistemas abiertos técnico-económico-administrativos de comportamiento de manera que aumente la eficacia y la salud de la organización y asegurar así la supervivencia y el desarrollo mutuo de la empresa y de sus empleados. b) el D.O. requiere… visión global de la empresa, enfoque de sistemas abiertos, compatibilización con las condiciones de medio externo, contrato consciente y responsable de los directivos, desarrollo de potencialidades de personas, grupos, subsistemas y sus relaciones (internas y externas) e institucionalización del proceso y autosustentación de los cambios. c) el D.O. implica… valores realísticamente humanísticos, adaptación, evolución y/o renovación- esto es; cambios que, aunque fueran tecnológicos, económicos, administrativos o estructurales, implicarán en el último análisis modificaciones de hábitos o comportamientos. d) el D.O. no es (no debe ser)… - un curso o capacitación - una solución de emergencia para un momento de crisis - un sondeo o investigación de opiniones, solamente para información - una intervención aislada o desligada de los procesos gerenciales normales - sin iniciativa y sin continuidad en el tiempo - un esfuerzo de especialistas y otras personas bien intencionadas, pero sin compromiso de los ejecutivos responsables - una serie de reuniones de diagnóstico, sin generar soluciones y acciones - una maniobra de algún ejecutivo para obtener o preservar poder, prestigio o ventajas a costa de otras personas - proceso para explorar, manipular, perjudicar o castigar a individuos o grupos - un medio de hacer que todos queden contentos - algo que termine siempre en un final feliz. - 23 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Importancia y Necesidad del D.O. La importancia que se le da al Desarrollo Organizacional se deriva de que el recurso humano es decisivo para el éxito o fracaso de cualquier organización. En consecuencia su manejo es clave para el éxito empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios de su aparición. Esta estrategia educativa busca utilizar los efectos de la acción a través de la retroalimentación la que se constituirá en la base para la acción planificada. Sin embargo, es necesario tener presente que la única forma de cambiar las organizaciones es a través del cambio de "cultura", es decir, cambiar los sistemas de vida, de creencias de valores y de formas aceptadas de relaciones entre las personas. Además de lograr que las personas tengan una conciencia de pertenencia, de ser efectivamente miembros de la institución. El desarrollo organizacional exige cambios estructurales en la organización formal y cambios del comportamiento conjuntamente. El hombre por naturaleza es un ser inminentemente social y el cual tiende a relacionarse con otras personas estableciendo grupos en la escuela, en la zona donde vive y por supuesto en su trabajo los grupos son espacios donde interactúan dos o más personas que trazan objetivos particulares. Se denominan grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen trabajos específicos a realizar y grupos informales al grupo de amigos por ejemplo con que cada quien prefiere juntarse aquí en la escuela que solo nos liga el hecho de tener cosas afines. El comportamiento de los grupos es un problema que los gerentes han buscado estudiar se ha establecido una serie de pasos donde se explica el desarrollo del grupo. Así es que primero tenemos la formación, la tormenta (situación de conflicto debido a las restricciones de cada grupo), la normatividad (cuando se establecen correctamente las formas de actuar dentro de este conjunto), el desempeño (es cuando ya te pones a realizar el objetivo de haberse juntado con esa persona), y en algunos casos esta el movimiento (que se refiere a que hay que estar concientes de que el grupo puede deshacerse ya que el objetivo principal ha sido resuelto y resulta poco llamativo para los demás). - 24 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Fases y Condiciones del D.O. Fases del Desarrollo Organizacional Para Chris Argyris la aplicación de un modelo de DO en forma simultánea puede variar según lo que amerite la organización y la situación que impere para el momento, sin embargo él deja claro que el desarrollo organizacional tiene las siguientes fases: Fases del D.O 3 Como se observa en el gráfico, se expresa un modelo general de intervención de naturaleza cíclica estructurado en cinco fases: Diagnostico inicial, Eliminación de Barreras, Planificación, Implementación y Evaluación. Su aspecto fundamental se enfoca en determinar un plan de intervención apropiado (de aprendizaje) en función de obtener niveles de funcionamiento deseados por la organización. ______________________________ 3 Desarrollo Organizacional: Investigación, Teoría y Práctica, Burke, W. y Robertson. - 25 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Condiciones que demanda el D.O. La condición esencial para cualquier programa efectivo de cambio es que los que deban cambiar quieran cambiar. Otras condiciones que hacen necesaria la aplicación de las técnicas del D.O. son: • Cambiar la estrategia gerencial. • Adecuar el clima organizacional a las necesidades individuales y a los cambios en el medio ambiente. • Cambio de las normas culturales de la organización (valores, normas, reglas del juego, estructuras de poder, etc. • Cambiar la estructura y las funciones. • Mejorar la colaboración entre los grupos de la organización. • Abrir el sistema de las comunicaciones (cuantitativa y cualitativamente). • Mejorar la planeación y la fijación de objetivos. • Afrontar los problemas de las fusiones. • Cambios en la motivación de la fuerza de trabajo. • Adaptación a un nuevo ambiente. Desarrollo Organizacional y Cambio Un tema con el que tiene que vérselas la organización es con el cambio, es algo que se da a diario ¿cómo conservar el equilibrio? ¿Cómo adaptarse mientras todo va cambiando? El cambio es cualquier modificación observada que permanece con carácter relativamente estable. Es un proceso proactivo de transformación que opera sobre la cultura organizacional. El cambio organizacional tiene unas premisas que podemos enunciar en lo siguiente: 1. Todo cambio que se da en alguna parte de la empresa la afecta en su totalidad, se perciba o no por sus integrantes.2. El cambio es un reto tanto humano como técnico. 3. La actitud de los directivos ante el cambio debe estar orientada a establecer y mantener el equilibrio en sus grupos, y favorecer el ajuste de cada uno de sus integrantes, a las nuevas circunstancias. - 26 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 4. Es de esperar que se presenten reacciones grupales ante el cambio, dado la adherencia que presentan algunos individuos a posturas predominantes en su grupo de trabajo, este aspecto debe ser entendido y manejado por la gerencia del desarrollo organizacional. 5. Cuando ocurre un cambio, el grupo busca el equilibrio intentando regresar al estado o situación anterior, percibido como una mejor formar de ser y/o hacer las cosas. Cada presión a favor del cambio, por lo tanto alienta una contrapresión del grupo. 6. La comunicación es vital en el momento de consolidar un cambio. Ya que este puede llegar a parecer injustificado cuando la gente no cuenta con elementos para ver claramente que sus beneficios compensan sus costos económicos, psicológicos y sociales. Por lo tanto cada cambio deberá basarse en un análisis costo / beneficio que tome en consideración todas sus implicaciones, y deberá estar precedido por suficiente información para el personal. 7. Entre los implicados en el cambio hay distintos niveles de tolerancia al estrés que el mismo produce. En todo caso, rebasar el umbral de tolerancia puede dañar la salud física y psicológica de los individuos. 8. La existencia de personas muy bien preparadas o muy inteligentes no necesariamente significa que el grupo comprenderá y aceptará mejor el cambio. A veces sucede lo contrario, porque el grupo utiliza su capacidad para racionalizar o justificar los motivos de su resistencia al cambio. 9. Si el gerente como promotor del cambio hace que sus colaboradores participen activamente del proceso, logrará niveles de apertura y colaboración muy superiores a los que obtendría si únicamente se limitara a informarles acerca de los antecedentes, naturaleza y forma de implantación del cambio. 10. Aunque sea el gerente de desarrollo organizacional el que inicie los cambios, los resultados finales siempre dependen en gran medida de los colaboradores y su actitud hacia dicho cambio. Intervenciones del Desarrollo Organizacional Al recapitular la terminología básica del D.O., intervenciones son los medios o herramientas de las que se vale esta disciplina para impulsar su programa de cambio planeado. Son acciones que ayudan a las organizaciones a incrementar su eficiencia, la calidad de vida en él trabajo y la productividad. Las intervenciones deben basarse en un cuidadoso diagnóstico, ya que están encaminadas a resolver problemas específicos y a mejorar áreas particulares de la organización en las cuales se detectaron diversos tipos de problemas. - 27 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Las primeras intervenciones utilizadas fueron los grupos T y las encuestas o ensayos de retroalimentación. Con el paso del tiempo, las intervenciones han proliferado, por lo cual es necesario clasificarlas en diferentes categorías. A continuación se presenta un cuadro ilustrativo de los diferentes tipos de intervenciones de D.O., las cuales se conocen como intervenciones clásicas. Intervenciones en procesos humanos Grupos “T” Consultoría de procesos Intervención de la tercera parte Formación de equipos Ensayos o encuestas de retroalimentación Reuniones de confrontación Relaciones intergrupo Enfoques normativos Intervenciones tecnoestructurales Diferenciación e integración Diseño estructural Organización colateral Intervenciones en Administración de Recursos Humanos Instalación de Objetivos o Metas Sistemas de recompensas Planeación y desarrollo de carrera Intervenciones estratégicas Planeación de sistemas abiertos Cultura corporativa Administración del campo estratégico - 28 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Intervenciones en Procesos Humanos Estas intervenciones están dirigidas fundamentalmente al personal de las organizaciones, así como hacia sus procesos de interacción, tales como comunicación, solución de problemas, liderazgo y dinámicas de grupo. Como su nombre lo indica, se enfocan en los aspectos humanos de las organizaciones. Grupos T Su nombre proviene del inglés training, que significa entrenamiento. Fue una de las primeras intervenciones utilizadas en organizaciones pioneras como ESSO y Unión Carbide. Es una herramienta útil para detectar por que el comportamiento de un individuo afecta a los demás miembros de la organización, ya sea positiva o negativamente. Esta intervención, también conocida como entrenamiento en laboratorio, grupos de encuentro, etc., es un método para cambiar la conducta por medio de interacciones grupales no estructuradas. Así, los miembros se reúnen en un ambiente libre y abierto, donde analizan su personalidad y procesos interactivos, dirigidos sin demasiado control, por un especialista en ciencias de conducta. El grupo debe orientarse hacia el proceso, lo cual significa que los miembros aprenden observando y participando, en lugar de limitarse a recibir órdenes o instrucciones. Para que ello sea posible, el profesional debe generar las condiciones para que expresen con libertad sus ideas, creencias y actitudes, y no aceptar el rol de líder, al cual por el contrario, debe rechazar abiertamente. Los objetivos de los grupos T son proporcionar a los empleados una mayor conciencia de su conducta y de la forma en que otros los perciben, mayor sensibilidad ante el comportamiento ajeno y un mejor conocimiento de los procesos de grupo. Los resultados específicos que se logran incluyen una mayor capacidad de empatía, el perfeccionamiento de las técnicas para escuchar, mayor apertura y tolerancia ante las diferencias individuales y el mejoramiento de las habilidades para la solución de conflictos. Para lograr el éxito de estos grupos, se deben cubrir tres importantes requisitos, a saber: - 29 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 a. Deben ser estructurados de tal manera que el aprendizaje pueda ser transferido a la organización y estar atento a los resultados que esta obtiene. b. El grupo T debe vigilar el desarrollo del programa de D.O. c. El grupo T es más eficaz en organizaciones donde se comparte la información, están orientadas hacia el cambio y encaminando a resolver conflictos. Consultoría de Procesos La finalidad de la consultoría de procesos consiste en que un asesor externo (consultor) ayude a su cliente, generalmente un administrador, a percibir, entender y tomar medidas con respecto a ciertos hechos de un proceso que debe afrontar. La consultoría en procesos se parece a los programas de capacitación de sensibilidad grupos T, pues supone que la eficiencia organizacional puede mejorar si se resuelven los problemas interpersonales. Otro punto común entre ambas técnicas es la importancia que conceden a la participación personal. Sin embargo, la consultoría esta más orientada hacia la producción que hacia la capacitación de la sensibilidad. Durante la consultoría de procesos, los asesores tienen la obligación de lograr que el cliente se percate de lo que sucede a su alrededor, dentro de él y en su interacción con otros. Como se puede apreciar, no resuelven los problemas de la empresa, si no que asesoran u orientan, y por último recomiendan un proceso para que el cliente resuelva sus problemas. El asesor trabaja con el cliente para diagnosticar en forma conjunta, ya que esta adquiere pericia para analizar los procesos que se desarrollan en el seno de su unidad de trabajo, a la cual puederecurrir cuando el asesor se haya marchado. Además, cuando se logra que el cliente participe activamente en él diagnostico y detención de otras alternativas, se conoce mejor el proceso y las medidas correctivas, con lo cual la resistencia es menor cuando se aplica el plan escogido. También es importante señalar que la consultoría en procesos no exige que el consultor sea experto en la solución del problema particular que se descubre. La importancia del consultor radica en saber diagnosticar y establecer una relación de ayuda. - 30 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Si el problema especifico requiere conocimientos técnicos que superan la capacidad del cliente y del consultor, este debe ayudar a encontrar un experto y luego indicar como aprovechar al máximo ese recurso. Áreas de Actividad en la que incursiona la Consultoría de procesos: a) Comunicación b) Autoridad y liderazgo a) Comunicación La comunicación se manifiesta en diferentes niveles de su estructura. La inexistencia de este proceso genera problemas cada vez mas graves que debilitan irremediablemente a la organización. Como se afirma en todo los textos de administración, la comunicación, es de vital importancia para lograr un mejor funcionamiento de la empresa, ya que constituye, si se compara a la organización con el cuerpo humano, el aparato circulatorio que permite que la sangre (información) fluya por todas sus venas (áreas). ¿Alguna vez se ha preguntado que sucedería si ese flujo de información fuera selectivo y solo irrigara con el vital líquido a ciertos miembros del organismo?, es indudable que en fracciones de segundos sobrevendrían daños irreparables. Algo similar puede ocurrir en una empresa cualquiera que sea su giro. Sin embargo, los administradores y personal de la empresa piensan que dichos flujos de comunicación se presentan por dogma de fe, lo cual rara vez sucede. La Ventana de Johari Los estudiantes del área han descubierto una herramienta valiosa que el consultor puede utilizar para detectar mas claramente los procesos de comunicación entre el personal de la empresa. - 31 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 La ventana de Johari, la cual se representa en la figura siguiente. La Ventana de Johari 4 Esta herramienta ayuda a establecer una mejor comunicación y permite apreciar opiniones de otras personas sobre uno mismo, por lo cual se constituye en un importante medio de retroalimentación. Por lo tanto, la ventana de Johari sirve para identificar: . Sentimientos, . Actitudes, . Motivaciones, . Opiniones, . Percepciones, . Apariencias, Todo ello, tanto a nivel personal, grupal u organizacional. A continuación se explica las cuatro grandes áreas de análisis de la Ventana de Johari. ______________________________ 4 La Ventana de Johari, Silvino José Fritzen, - 32 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Área Abierta Es lo que uno y lo demás conocen y están dispuestos a compartir sin titubear. Dentro de esta área se encuentra uniformemente distribuido el control de la información que se necesita para relacionarse o comunicarse eficazmente. Por ejemplo le gusta jugar tenis. Todos los días va a clase con su raqueta y le han visto jugar en torneos internos además de ser parte fundamental de su tema de conversación. Área Oculta Es lo que una persona conoce sobre si misma y que los demás ignoran. Además, dicha persona no desea compartir esa información. Por ejemplo cuando cursaba sus estudios primarios, en un concurso de declamación olvido frente a su grupo la poesía, lo cual le ocasionó un gran malestar. Área Ciega Es lo que los demás conocen sobre una persona, pero ella lo ignora. Es sorprendente la información que se puede obtener de otras personas, por lo cual es necesario asumir una postura total para aceptar esa información que proporcionan los demás. Por ejemplo un individuo se enoja con facilidad cuando no le cumplen puntualmente una cita, tal vez se proponga no perder su control emocional, pero su actitud involuntaria ante ello es de malestar o de molestia. Área Desconocida Constituye lo que ni uno ni nadie conoce sobre sí mismo, que puede ser fobias, traumas, etcétera. Por ejemplo claustrofobia. Si una persona queda atrapada en un elevador, en ese momento pudiese aflorar una inesperada reacción de histeria. Es importante destacar que durante un análisis interpersonal de la ventana de Johari, la mayor parte de la interacción inicial puede caer en el ámbito del área abierta, por su facilidad para crear comunicación. b) Autoridad y Liderazgo Indudablemente una de las tareas más complejas en una organización es introducir los cambios que le permiten enfrentar con éxito los requerimientos de su entorno, esto implica - 33 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 revisar periódicamente y a profundidad, la manera de enfocar el negocio y de hacer las cosas. Como es sabido, el cambio genera de manera automática su propia resistencia, sin embargo, las organizaciones actuales están obligadas a evolucionar cada vez con mayor rapidez y profundidad si quieren subsistir y desarrollarse en un entorno caracterizado por una competencia agresiva e implacable. Ante tal reto las organizaciones en general, tengan o no fines de lucro, están obligadas no sólo a cambiar, sino a convivir de manera permanente con el cambio, en un ambiente incierto y ambiguo. Es de tal magnitud el desafío, que en las organizaciones actuales instalar “un cambio en la cultura organizacional” no basta, por tanto se deben emprender sin demora las acciones necesarias para implantar una “cultura organizacional de cambio”, este concepto que aparentemente pareciera ser un simple juego de palabras, encierra profundas diferencias, mismas que determinarán con toda seguridad el futuro de muchas de nuestras organizaciones presentes. No sin razón se dice que en el futuro habrá dos clases de empresas: las rápidas y las muertas. Cuando se decide emprender un proceso de cambio en la organización, suelen presentarse situaciones desfavorables, como: competencia interna y protagonismo, confusión entre medios y fines, dispersión de la energía entre la operación diaria y el proceso de cambio, etc., que deben resolverse oportuna y adecuadamente. Para ello se requiere un liderazgo fuerte, actuante y comprometido con la organización y con el proceso de cambio. Sus tareas esenciales son: Coordinar el equilibrio y las relaciones armónicas entre los subsistemas implicados; lograr la convergencia entre los objetivos de la organización y los del proceso de cambio; ejercer la autoridad para decidir las prioridades y resolver los conflictos propios de este tipo de procesos; recompensar y reconocer el esfuerzo de todos los participantes en el proceso de cambio y finalmente difundir sus beneficios y consolidar los resultados. • El liderazgo es el proceso mediante el cual una persona influye sobre los demás para alcanzar una meta en común. • Un líder es alguien que hace las cosas indicadas para provocar o influir en los demás, para que colaboren con él, para llevar a cabo su visión en común. • Un líder recibe autoridad de los subordinados porque éstos los aceptan como tales - 34 - DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉCNICAS Y MODELOS CAPÍTULO 1 Elementos que constituyen un fuerte liderazgo: Visión Habilidad para conceptualizar y ejecutar a través de comunicaciones efectivas. Experiencia Habilidad para crecer con la experiencia y aprender de los errores interiores. Lograr que las cosas sucedan Habilidad para extraer lo mejor de los demás y hacer que sus estándares mejoren siempre. Intuición
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