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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION Seminario: “EL CONTADOR PUBLICO Y LA DEFENSA DE LOS CONTRIBUYENTES” TEMA: MEDIOS DE DEFENSA PARA EMPRESAS NACIONALES E INTERNACIONALES INFORME FINAL QUE PARA OBTENER TITULO DE CONTADOR PÚBLICO: PRESENTAN: BONIFACIO ALVARADO OSCAR PEÑA MARTINEZ JOSE CARLOS SANTIAGO PEREA MARIO ALBERTO TORRES VAZQUEZ ELVIA SARAI ZAPATA RAMOS ADRIAN ALEJANDRO CONDUCTOR DE SEMINARIO: C.P.C. ALFONSO CANO GARCIA MEXICO, DF. FEBRERO DE 2010 2 AGRADECIMIENTOS INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL Por habernos brindado la oportunidad de formarnos como profesionales, permitiéndonos así cumplir nuestros anhelos y expectativas individuales y grupales; creando egresados con un compromiso de honestidad, servicio, calidad y mejora a nuestra nación día con día, es por tal motivo que pondremos muy en alto en cualquier lugar el nombre del INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL. Para nosotros, por ello y más gracias por darnos la oportunidad. De ser POLITECNICOS., ¡Huelum, huelum, pin pon porra, politécnico, gloria!. A LA ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION Por formar parte de la historia de la honorable ESCA TEPEPAN, agradecemos la preparación, enseñanzas y desarrollo de las aptitudes de cada uno de nosotros, además de poder disfrutar de sus aulas, de sus áreas verdes y demás lugares en los cuales nos sentíamos acogidos como en casa. Con respeto y admiración por hacer realidad una de las muchas metas mas importantes en nuestra vida, ser contador publico y gracias a ti ahora lo hemos logrado, te extrañaremos tanto como se puede extrañar el hogar estando lejos de el, pero siempre te llevaremos en nuestras mentes y corazones. A NUESTROS PROFESORES Por aportarnos sus valiosas enseñanzas, experiencias, orientaciones y tiempo a lo largo de toda nuestra carrera, además de su calidad como seres humanos, nos mostraron la importancia de la profesión y la responsabilidad que esto conlleva. Les estaremos infinitamente agradecidos y con el tiempo ofreceremos el fruto que sembraron en cada uno de nosotros ante la sociedad, siendo así merecedores de nuestra admiración y respeto. 3 INDICE INTRUDUCCION 5 CAPITULO UNO 1. DETERMINAR LA SITUACIÓN REAL DE LA EMPRESA RESPECTO DEL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES FISCALES 7 1.1.REVISION GENERAL DE LAS OBLIGACIONES A CARGO DE LA EMPRESA 7 1.2.REVISION DEL CONTROL INTERNO 14 1.2.1. MODIFICACIONES AL CONTROL INTERNO 15 1.2.2. REVISION DE LAS POLITICAS DE LA EMPRESA 21 1.3. INVENTARIO DE LAS DECLARACIONES Y PAGOS PRESENTADOS 22 1.3.1. SOLICITUD DEL ESTADO DEL CUMPLIMIENTO DE DECLARACIONES Y PAGOS ANTES LAS AUTORIDADES FISCALES 25 CAPÍTULO DOS 2. FACULTADES DE COMPROBACIÓN DE LAS AUTORIDADES FISCALES 33 2.1. EL ACTO Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 33 2.1.1 LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS 38 2.1.2 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO 41 2.1.3 VISITAS DOMICILIARIAS 48 2.2 EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EJECUCIÓN COMO DE LAS CONSECUENCIAS FACULTADES DE COMPROBACIÓN DE LAS AUTORIDADES 66 2.2.1 CONTROL DE LEGALIDAD 71 2.3 ANALISIS DE LAS MULTAS FISCALES 72 2.3.1 ANÁLISIS DE LAS INFRACCIONES COMO ORIGEN DE LAS MULTAS FISCALES 74 2.3.2 SU LEGALIDAD 79 2.3.3 SU INCONSTITUCIONALIDAD 79 CAPÍTULO TRES 3. CAUSALES DE ILEGALIDAD DE LOS ACTOS REALIZADOS POR LAS AUTORIDADES FISCALES 83 3.1. AMBITO DE COMPETENCIA DE LOS FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES 83 3.1.1 OMISION DE REQUISITOS FORMALES 128 3.1.2 VIOLACIONES DE FONDO Y DE PROCEDIMIENTO 128 3.1.3 FACULTADES DISCRECIONALES DE LOS FUNCIONARIOS PUBLICOS 129 3.2 EL ESTADO DE DERECHO 135 3.2.1 ORDENAMIENTOS FISCALES 136 3.2.2 LA OBLIGACION FISCAL 138 3.2.3 EXTINCION DE LA OBLIGACION FISCAL 142 3.3 EL DERECHO PENAL FISCAL 144 3.4 EL DERECHO Y EL PROCEDIMIENTO FISCAL 145 4 CAPÍTULO CUATRO 4. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS SIN SU IMPUGNACIÓN 148 4.1 ACLARACIÓN ANTE LAS AUTORIDADES FISCALES 148 4.1.1 JUSTICIA DE VENTANILLA 149 4.1.2 ESCRITO PARA DESVIRTUAR OBSERVACIONES 153 4.2. REVISIÓN DISCRECIONAL DE LAS RESOLUCIONES NO FAVORABLES 162 4.2.1 SUJETOS CON DERECHO 163 4.2.2. AUTORIDAD COMPETENTE 164 4.2.3 REQUISITOS DE LA ACLARACIÓN 164 4.2.4. EJEMPLOS 165 4.3. SOLICITUD DE EXTINCIÓN O CADUCIDAD DE LOS CRÉDITOS FISCALES 165 4.4. SOLICITUD DE PRESCRIPCIÓN DE LOS CRÉDITOS FISCALES 179 CAPÍTULO CINCO. 5. MEDIOS DE IMPUGNACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER GENERAL 189 5.1. RECURSO DE RECONSIDERACIÓN 189 5.1.1. FUNDAMENTO LEGAL 189 5.1.2. PARTICULARIDADES DEL PROCEDIMIENTO 189 5.1.4. CASOS PRÁCTICOS 190 5.2. RECURSO DE REVOCACIÓN 192 5.2.1. FUNDAMENTO LEGAL 192 5.2.2. AUTORIDADES ANTE LAS QUE SE PRESENTA194 5.2.3. PARTICULARIDADES 195 5.2.4. CASOS PRACTICOS 201 5.3. JUICIO DE NULIDAD 203 5.3.1. ANTECEDENTES 203 5.3.2. GARANTÍA DE AUDIENCIA 203 5.3.3. FORMALIDAD EN SU PRESENTACIÓN 205 5.3.4. TRAMITE PROCESAL 206 5.3.5. CASOS PRÁCTICO 209 5.4. JUICIO DE AMPARO EN MATERIA FISCAL 210 5.4.1 FUNDAMENTO LEGAL 214 5.4.2 CASOS EN QUE PROCEDE 215 5.4.3 AUTORIDADES ANTE QUIEN SE INTERPONE 215 5.4.4 DIAGRAMAS DEL PROCEDIMIENTO 215 5.4.5 LINEAMIENTOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO 222 CONCLUSIONES 223 GLOSARIO 232 BIBLIOGRAFIA 231 5 INTRODUCCION A lo largo de la historia las empresas o entes económicos han tenido que ir renovando y modificando sus productos o servicios para que sus clientes estén mas satisfechos y así cubran sus necesidades, sabemos que desde nuestros antepasados la actividad llamada trueque cubría con esa primera necesidad, todo empezaba con un simple intercambio de mercancía, bien u otro utensilio de uso común, para que esta persona cubriera su necesidad, ahí empezaba todo un mundo de transacciones sin saber que hoy en día esa actividad aun sigue viva, pero con otro tipo de estrategia. Conforme pasaba y pasa el tiempo no nos percatamos de esos pequeños grandes cambios que sufre la humanidad con todos esos cambios, es una metamorfosis industrial que día a día busca cambiar esa activad para una mejor calidad de vida tanto para el demandante como el demandado. La siguiente investigación hace un enfoque a todas aquellas empresas que llegaron a esa metamorfosis y están consolidadas, posesionadas e instaladas en ese ente llamado “económico”, a su vez este trabajo de investigación nos ayudará a resolver y atender las revisiones por parte de las dependencias gubernamentales para poder interpretar, evaluar y aplicar medios de defensa y así asesorar a las empresas personas físicas ante las revisiones de las autoridades correspondientes. Con lo anterior tomaremos como ejemplo la empresa MMI, S.A. de C.V. En 1978 comenzó como una pequeña red de importación y venta directa con mochilas escolares, tras 12 años de mejora continua, alcanza el liderazgo en México. Para que el siguiente año comience la exportación a Panamá, Argentina, Brasil y Uruguay. En 1991, comienza la incursión en el comercio internacional exportando a Panamá, Argentina, etc. En 1992, MMI ya contaba con su departamento creativo, desde entonces se diseñan todas las colecciones año tras año. MMI, abre sus oficinas en el lejano oriente con el objetivo de cerrar el lazo de calidad garantizada de nuestros productos, además de obtener así, retroalimentación directa de nuestros proveedores. Para ampliar la gama, MMI crea líneas de equipajes con una extensa variedad de modelos, colores y formas en una empresa líder en su ramo. La línea camping es para aquellos que gustan de comodidad en áreas naturales. Para 1995 trata la exclusividad con Warner Bros México para manejar los personajes de Looney Tunes, Baby Looney Tunes, Tazmania, entre otros buscar satisfacer las necesidades del consumidor y tener mayor atractivo para niños y jóvenes. MMI importa decenas de contenedores a México y exporta a Latinoamérica. Tratando de adaptarse a cada mercado y de esta manera continuar con su crecimiento y desarrollo. 6 Se cuenta con una oficina central de 1,500 mts. los cuales 400 mts. de ellos son utilizados para exhibir nuestras líneas de equipajes, mochilas escolares, loncheras, cangureras, portafolios, carteras, bolsas de dama, etc. Constantemente estamos presentes en diversas ferias regionales para aumentar nuestro posicionamiento y el contacto con nuestros consumidores, para conocer los que ellos quieren y buscan. Logrando estar a la vanguardia para cumplir con las expectativas mas exigentes. Gracias a su continua diversificación y búsqueda de mejora continua logramos penetrar en el mercado latinoamericano y ahora también con licencia Warner y Wilson, para toda la región de nuestro rubro en forma exclusiva. 7 CAPITULO I DETERMINAR LA SITUACIÓN REAL DE LAS EMPRESAS RESPECTO DEL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES FISCALES. 1.1 Revisión general de las obligaciones a cargo de la empresa Para determinar la situación real en materia fiscal de un contribuyente, el contador público debe conocer su información contable, fiscal, legal, estratégica, su control interno, políticas y algo muy importante es el criterio del contribuyente. Conociendo esta información sabremos qué cifras utilizar, dónde encontrarlas y cómo juzgar sus resultados. Es necesaria la recopilación de información, porque como sabemos la legislación fiscal mexicana contempla, en muchos aspectos, formas de aminorar la carga impositiva de los contribuyentes. Por la complejidad de las mismas, éstas no son aprovechadas correctamente, por lo que es necesaria la intervención de especialistas. Para poder determinar la situación real de la empresa, es importante solicitar una serie de documentos que nos permitan confirmar y evaluar tal situación, como son los siguientes: • Solicitud de inscripción y el RFC • Avisos de cambio de situación fiscal, altas o bajas de obligaciones fiscales. • Alta del patrón al IMSS e INFONAVIT. • Alta del 2% sobre nómina. • Declaraciones anuales de ISR e IVA presentadas hasta la fecha. • Declaraciones informativas (acuse). • Copias de resoluciones, actas y demás notificaciones recibidas por parte de las autoridades fiscales, (en su caso). • Resumen de activos fijos. • Estados financieros y balanza de comprobación de años anteriores. • Papeles de trabajo y/o expedientes de activo fijo. Así como el cálculo de la depreciación de ejercicio y actualización de dicha depreciación. • Cédula de trabajo de bienes asegurados. • Pagos provisionales correspondientes hasta la fecha. • Facilitar papel de trabajo del capital contable, así como el auxiliar de las cuentas que lo integran. • Libro de actas de asamblea de los accionistas, (en su caso). • Cédula de determinación del costo de ventas. • Cédula de integración de sueldos y salarios acumulada en forma mensual desglosando cada concepto de percepción y deducción. • Papel de trabajo del cálculo del coeficiente de utilidad utilizado en el ejercicio. • Comprobante de los pagos correspondientes al IMSS, SAR e INFONAVIT. • Altas, bajas y modificaciones de salarios de los trabajadores ante el IMSS. • Comprobantes de los pagos del 2% de nominas. • Contrato de trabajo de los empeladospor honorarios. (En su caso). • Copia de contrato por arrendamiento de oficinas (en su caso). • Copia de acta constitutiva. 8 • Papel de trabajo de la conciliación contable fiscal de ejercicios anteriores. • Papeles de trabajo de la elaboración de los pagos provisionales. • Libros de diario y mayor por los ejercicios correspondientes. • Libros sociales; de actas, accionistas y de modificaciones al capital, (en su caso). • Papeles de trabajo para formular declaraciones anuales de los ejercicios correspondientes. • Clave CIEC (Reforzada). • FIEL (Firma Electrónica). La contabilidad produce información indispensable para la administración y el desarrollo del sistema económico. El fenómeno económico es sumamente complejo y todavía distamos de haber llegado a establecer un método de medición que lo cuantifique a entera satisfacción. Pero, no es solamente la complejidad del fenómeno económico, también su constante evolución y multiplicidad agravan los problemas de su adecuada presentación cuantitativa. La historia de la contabilidad nos muestra un incesante progreso en este intento. Los participantes en la vida económica tienen intereses que en ocasiones parecen opuestos y la contabilidad les debe permitir basar sus decisiones en información fehaciente y veraz. Al producir información contable que sea útil para los diferentes intereses representados, la contabilidad adopta el criterio de equidad para dichos intereses. Dicho criterio está sustentado en una base de objetividad y veracidad razonables. Dada la importancia de la información contable para la administración de las empresas, accionistas, inversionistas potenciales, gobierno, trabajadores, instituciones de crédito, proveedores, etc. Es importante destacar que si es correctamente determinada, cumplirá con la función principal de ser imparcial y, por ende, equitativa para todos los usuarios de la misma. Podemos definir a la contabilidad, como técnica utilizada para producir información cuantitativa que sirve de base para tomar decisiones económicas a los usuarios de la misma, esto implica que la información y el proceso de cuantificación deben cumplir con una serie de requisitos que satisfagan adecuadamente las necesidades que mantienen vigente su utilidad. Las características fundamentales que debe tener la información contable son utilidad y confiabilidad. Además, la información contable tiene, impuesta por su función en la toma de decisiones, la característica de la provisionalidad. La utilidad de la información esta en función de su contenido informativo y de su oportunidad. Para implantar un sistema de contabilidad se deberán tener en cuenta las características propias de la entidad en que se va aplicar, así como los factores externos que influyen en manera directa e indirecta en su operación. El sistema deberá ser flexible como para satisfacer necesidades actuales de información y control, y prever estos requerimientos a un futuro mediano y a largo plazo. En particular, se recomienda tomar en consideración los siguientes factores: • Importancia o magnitud de la entidad. • Actividad o giro. • Volumen de operaciones y variedad de las mismas. • Perspectivas de crecimiento a mediano y largo plazo. Vamos a mencionar los puntos esenciales que debemos conocer de una empresa y comenzaremos, si Fiscalmente es persona moral desde el proceso de constitución y puesta en marcha de una empresa ya que es una tarea ardua, no por su complejidad, sino por la 9 laboriosidad de la tramitación para formalizar dicha constitución. En el momento de decidir crear una empresa, hay que tener en cuenta su planificación global a corto y a largo plazo, definir la actividad a desarrollar, valorar riesgos, capacidad financiera, viabilidad del negocio, estudio de mercado, etc. Todos estos aspectos conviene recogerlos en lo que se denomina Plan de Empresa. Una vez tomada la determinación y analizados todos los puntos, el siguiente paso a seguir es tener en cuenta una serie de factores claves y concretos para la constitución de la empresa como son: • Número de socios. • Cuantía del capital social. • Obligaciones Fiscales. • Régimen de la Seguridad Social. • Responsabilidad frente a terceros. • Tramitación administrativa. • Domicilio Fiscal. Acta Constitutiva. • De los puntos anteriores cabe mencionar que las obligaciones Fiscales, el régimen de la Seguridad Social al que va a estar sujeto, la Constitución de la Sociedad y el Domicilio Fiscal. • En el Acta Constitutiva se revisaran los puntos más relevantes como son: • Nombre, razón o denominación social. • Si es de capital variable o fijo. • Nombre de los socios o accionistas (si hay algún cambio debe manifestarse ante la Notaria Pública). • Actividad preponderante. • Domicilio Fiscal (cabe destacar que en ocasiones se desconoce el uso de suelo permitido del domicilio Fiscal que se manifiesta y que de acuerdo a necesidades de Personas Físicas o Morales SEDUVI no los proporciona con facilidad) y se requiere de cumplir con una serie de información y requisitos para obtenerlo). • Nombre del Representante legal. • Ejercicio social. 10 Acta Constitutiva de la empresa M.M.I. S.A. de C.V. 11 Registro Federal de Contribuyentes La inscripción al R.F.C. (Art. 27 CFF) es otra de las obligaciones Fiscales a las que están sujetos los Contribuyentes Personas Físicas y Morales y tiene un mes a partir de la firma del Acta Constitutiva en el caso de personas morales, tratándose de Personas Físicas antes de su inicio de operaciones. Deberá tramitarlo en la oficina de recaudación Fiscal que corresponda a su domicilio Fiscal presentando los siguientes documentos: • Original de identificación oficial del representante legal (IFE, Cedula profesional, pasaporte vigente o cartilla militar). • Original o copia certificada del documento constitutivo debidamente protocolizado o contrato de A en P o contrato de fideicomiso con firmas autógrafas. • Original de Comprobante del domicilio Fiscal (recibo de agua, luz o teléfono no mayor a 4 meses de antigüedad). • Correo electrónico. • En caso de representación legal, copia certificada del poder notarial. • En su caso de fusión o escisión, formato RX por duplicado. R-1 Formato de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes con el cual se obtendrá la cedula de identificación Fiscal que a continuación se ilustra. 12 La cédula de identificación fiscal contiene los siguientes datos: • Autoridad que lo emite. • Nombre, razón o denominación social. • Domicilio Fiscal. • Clave R.F.C. • Fecha de inscripción. • Obligaciones. • Firma del administrador general de recaudación. • Está cédula es escencial ya que con la misma partiremos para saber cuales son las obligaciones Fiscales a que esta sujeto el Contribuyente según su giro y actividad . • Las Personas Físicas o morales pueden estar sujetas a las siguientes cargas impositivas Obligaciones Fiscales. • Presentar Declaraciones del Impuesto Sobre la Renta. • Presentar Declaraciones del Impuesto al Activo (Ley derogada en 2008). • IVA por los actos o actividades que realicen. • Retención (salarios y demás prestaciones que deriven de alguna relación laboral). • Impuesto sobre la renta anual. • Declaraciones Informativas de Operaciones con Terceros. • Impuesto Empresarial a Tasa Única. • Listado que sirvió de base para el cálculo del IETU. • Declaraciones Informativas Múltiples. • Declaraciones de Clientes y Proveedores. De acuerdo al Artículo 8 de la LISR, sobre el concepto de persona moral, nos dice que se entienden comprendidas, entre otras, las sociedades mercantiles, los organismos descentralizados que realicen preponderantementeactividades empresariales, las instituciones de crédito, las sociedades y las asociaciones civiles y la asociación en participación cuando a través de ella se realicen actividades empresariales en México, “MMI , S.A. DE C.V.”, entra dentro de este concepto y por lo tanto, tiene las obligaciones antes mencionadas, así como también es importante mencionar, que de acuerdo al Artículo 86 de la LISR, también tiene la obligación de llevar contabilidad, expedir comprobantes, formular Balance, y determinar sus ingresos que se reciban. • El costo de lo vendido. • Los gastos netos de descuentos, bonificaciones o devoluciones. • Las inversiones. • Créditos Incobrables y las pérdidas por casos fortuitos. • Las aportaciones efectuadas para la creación o incremento de reservas para fondos de pensiones o jubilaciones del personal. • Las cuotas pagadas por el patrón al IMSS. • Los intereses devengados, sin ajuste alguno. • El Ajuste Anual por Inflación Deducible y anticipos 13 Los requisitos que deben reunir estas deducciones, según el Artículo 31 de la LISR, deben ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente y que la documentación comprobatoria cumplan con los requisitos y formas de pago, como por ejemplo, cuando el monto de pago exceda de $2,000.00, se efectúe con cheque nominativo, tarjeta de crédito, de débito o de servicios, o a través de monederos electrónicos , excepto cuando dichos pagos se realicen por la prestación de un servicio personal subordinado, también podrán efectuarse pagos por medio de traspasos bancarios. Los pagos con cheques nominativos, deberán ser de la cuenta del contribuyente y contener su clave del Registro Federal de Contribuyentes, así como, en el anverso del mismo la expresión “para abono en cuenta del beneficiario”, la deducción también se efectuará cuando dicho cheque sea efectivamente cobrado y cuando no, el cobro de este no hayan transcurrido más de cuatro meses. También cuando los pagos cuya deducción se pretenda realizar, se haga a contribuyentes que causen el Impuesto al Valor Agregado, dicho impuesto se traslade en forma expresa y por separado en los comprobantes correspondientes. Obligaciones en materia de seguridad social: Realizar pagos ante el IMSS (Aportaciones S.S., RCV e INFONAVIT). De acuerdo con el Artículo 15 de la LSS, en el cual nos dice que los Patrones están Obligados a: I. Registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles; II. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha; III. Determinar las cuotas obrero-patronales a su cargo y enterar su importe al Instituto; IV. Proporcionar al Instituto los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo establecidas por esta Ley y los reglamentos que correspondan; V. Permitir las inspecciones y visitas domiciliarias que practique el Instituto, las que se sujetarán a lo establecido por esta Ley, el Código y los reglamentos respectivos; VI. Tratándose de patrones que se dediquen en forma permanente o esporádica a la actividad de la construcción, deberán expedir y entregar a cada trabajador constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido, semanal o quincenalmente, conforme a los períodos de pago establecidos, las cuales, en su caso, podrán ser exhibidas por los trabajadores para acreditar sus derechos. Asimismo, deberán cubrir las cuotas obrero patronales, aún en el caso de que no sea posible determinar él o los trabajadores a quienes se deban aplicar, por incumplimiento del patrón a las obligaciones previstas en las fracciones anteriores, en este último caso, su monto se destinará a la Reserva General Financiera y Actuarial a que se refiere el artículo 280, fracción 14 IV de esta Ley, sin perjuicio de que a aquellos trabajadores que acreditaren sus derechos, se les otorguen las prestaciones diferidas que les correspondan; VII. Cumplir con las obligaciones que les impone el capítulo sexto del Título II de esta Ley, en relación con el seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez; VII. Cumplir con las demás disposiciones de esta Ley y sus reglamentos, y IX. Expedir y entregar, tratándose de trabajadores eventuales de la ciudad o del campo, constancia de los días laborados de acuerdo a lo que establezcan los reglamentos respectivos. Las disposiciones contenidas en las fracciones I, II, III y VI no son aplicables en los casos de construcción, ampliación o reparación de inmuebles, cuando los trabajos se realicen en forma personal por el propietario, o bien, obras realizadas por cooperación comunitaria, debiéndose comprobar el hecho, en los términos del reglamento respectivo. La información a que se refieren las fracciones I, II, III y IV, deberá proporcionarse al Instituto en documento impreso, o en medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza, conforme a las disposiciones de esta Ley y sus reglamentos. 1.2 Revisión del control interno. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Una segunda definición al control interno, como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización. Entre los objetivos del control interno tenemos: • Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias. • Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones. • Promover la eficiencia de la explotación. • Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia. • Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. • Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: • Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. • Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. • Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. • Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades. 15 • Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación del control interno son las de: • Memorándum de procedimientos. • Flujo gramas. • Cuestionarios de Control Interno. • Técnicas estadísticas. A éstas deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada también “Espina de Pescado”), diagrama de Pareto, diagrama de dispersión, histograma y flujogramas, estratificación, y la matriz de control interno entre otras. La matriz del control interno. Esta es, una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver la organización en su totalidad. Es una forma de pensar, porque analizando la interrelaciónde los diversos productos, servicios y áreas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, como así también con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas áreas a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se relacionen con las mismas. Cabría preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de sanciones pecuniarias por incumplimiento de deberes formales sólo por el hecho de no haber realizado las indagaciones o bien de no tener planificados los controles y las respectivas acciones. Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organización establecen cantidad de controles a ejecutar por período de tiempo, con que elementos o recursos se van a contar, que cuestionarios se han de utilizar y quienes los elaborarán. Por medio de la delegación se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los controles. Limitaciones al control interno. • Costo beneficio • El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. • La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias. • El factor de error humano • Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. • Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias. 1.2.1 Modificaciones al control interno. Tomando en cuenta que ya conocemos lo mencionado o que esta informacion nos la proporciono el contribuyente es necesario conocer la organización. Realizaremos un estudio general consiste en la apreciación general de las características de una empresa y de los elementos importantes, de manera que sirva de orientación para aplicar los conocimientos. El conocimiento del negocio del cliente que debemos tener comprende: 16 • Estructura de la organización. • Operaciones y estructura legal. • Condiciones económicas y de la industria. En una asociación de cualquier magnitud, es esencial un diagrama de organización para especificar las responsabilidades y tareas de los diversos miembros de la misma. La estructura de una organización distribuye las tareas entre los empleados, los grupos o departamentos y las posiciones. Para controlar el trabajo de una organización, se adoptan métodos y medidas de procedimientos que se proporcionan. 17 Estructura de organización Revisión del control interno. El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente en los planes de la dirección sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas. Rosy Calzada Exportación e importación Juan Gracida Gerente de Recursos Humanos Mónica Calderas Distribución Roxana Chávez Diseño Grafico Enrique Rodríguez Gerente de Ventas Demetrio Espinoza Contador General Mario Peri Director General 18 Se recomienda que este proceso se efectúe por ciclos de transacciones, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinámica de las empresas. Los ciclos básicos de transacciones a considerar son: ingresos, compras, producción, nóminas y tesorería. Objetivos principales del control interno. • Proveer información adecuada para el uso de los directivos en la toma de decisiones. • Proteger a las entidades en contra de los errores y fraudes. • Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias. • Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones. • Promover la eficiencia. • Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia. • Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Limitaciones del control interno. Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos ampliamente. La mayoría de los controles se enfocan en transacciones o tareas ordinarias ya que debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder. El factor de error humano. Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles pues puede existir acuerdo entre dos o mas personas y cometer fraudes. No hay sistema de control que no sea vulnerable a estas circunstancias. Método descriptivo o de memorándum. Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. Método gráfico. Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Método de cuestionarios. Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido. 19 Método de transacciones. Se identifican los ciclos de transacciones y se determinan las funciones aplicables a cada ciclo. En la realidad pocas empresas cuentan con control interno y políticas plasmadas en papel sin que eso signifique que no cuenta con ellas, la mayoría de las empresas de mexicanas esta formada en núcleos familiares y los controles que tiene se basan en su propia experiencia y nacen a través de la necesidad que tienen de mejorar su actividad, por ello es necesario que el Contador Público analice las existentes o proponga un proyecto para que las empresas cuenten con ellas. El contador público se enfocara en lo siguientes puntos. • Verificar que el sistema de control interno implantado es acorde con las características de la entidad. • Revisar y actualizar los procedimientos contables así como el de control interno adoptado por la entidad relacionada con la salvaguarda de los activos y la fiabilidad de los registros contables. • Resumir los puntos fuertes y débiles con el fin de planificar adecuadamente la naturaleza, alcance y momento de realización de las pruebas de auditoría aplicables. • Elaborar las sugerencias y recomendaciones para mejorar el control interno que se consideren oportunas y, después de su revisión por parte del encargado del trabajo, comentarlas con la Dirección de la entidad. Nosotros como asesores, sugerimos algunos puntos importantes para que “MMI, S.A. DE C.V.” lleve a cabo un buen Control Interno: Fondo fijo. • Establecer un mínimo para pagos individuales. • Los comprobantes se deberán cancelar con un sello fechador de pagado, al momento de efectuarlo. • Prohibir usar los fondos de caja para cambiar cheques. • Codificar los comprobantes e identificar mediante nombre y firma al responsable que efectúo el gasto. • El procedimiento para reposición del fondo, deberá ser lo suficientemente ágil para evitar exceso de fondos ociosos o falta de efectivo para cubrir una emergencia. • Efectuar arqueos periódicos y sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezcle o se disponga de efectivo de otros fondos o de los ingresos entrantes, para evitar que se cubran faltantes. • Antes de pagar cualquier comprobante, debe hacerse una revisión sobre el cumplimiento de requisitos Fiscales y Administrativoscorrespondientes. • La suma de todos los fondos fijos asignados será siempre igual al saldo de la cuenta mayor. 20 Bancos. • Las cuentas de cheques que se manejen deberán registrarse a nombre de la entidad. • Que la firma para la expedición de cheques se haga en forma mancomunada. • Deberá responsabilizarse a una persona para el manejo de las cuentas de cheques. • Establecer la política de que todos los cheques que se expidan sea nominativos. • Por ningún motivo se deberá netear ingresos, es decir, deberán depositar los ingresos entrantes intactos. • Cada cheque que se expida deberá estar soportado con la documentación correspondiente, debidamente requisitada (previa revisión y autorización), y la póliza de egresos. • Preparar un reporte diario de saldos en cuentas de cheques. • Conciliar mensualmente los estados de cuenta bancarios y los registros contables. • Prohibir la práctica de firma de cheques en blanco. • Efectuar arqueos periódicos y sorpresivos. • Debe procurarse siempre mantener los niveles mínimos posibles de dinero en operación. Cuentas por cobrar. • Deberán diseñarse políticas adecuadas para el otorgamiento de líneas de crédito. • Cualquier cancelación de venta deberá estar soportada con la factura original. • Las notas de crédito deberán estar siempre soportadas con al documentación correspondiente, y ser autorizadas por el funcionario responsable. • Las rebajas, descuentos y devoluciones deberán concederse al amparo de sólidas políticas por escrito. Inventario de mercancías. • Deberán estar bajo la custodia de un responsable perfectamente delegado. • Se deberá optar por llevar un sistema de Inventarios. • La salida de mercancías del almacén, deberá estar siempre amparada por una requisición autorizada. • Contemplar medidas de seguridad contra robos, incendio, etc. • Deberá practicarse un inventario físico por lo menos una vez al año. • Identificar los artículos que deben ser dados de baja por obsolescencia o mal estado. Cuentas por pagar. • Se deberán hacer conciliaciones mensuales entre la cuenta de proveedores y los estados de cuenta recibidos de los mismos. 21 • Verificar el pago oportuno a proveedores con objeto de evitar el pago de intereses moratorios. • Vigilar las condiciones de pago establecidas por los proveedores con objeto de beneficiarse con los descuentos por pronto pago o por compras en volumen. • Se deberá contar con una buena programación de pagos a efecto de obtener ventajas como la óptima utilización de los recursos de la entidad y buena imagen entre sus proveedores. Impuestos por pagar. • Establecer archivos adecuados para las declaraciones presentadas y clasificadas. • Es indispensable tener un adecuado conocimiento, sobre el pago correcto y oportuno, para evitar sanciones. • Contar permanentemente con un calendario de obligaciones Fiscales. Se puede concluir en que las empresas del territorio nacional son formadas en su mayoría por grupos o sectores familiares, mismas que no permiten un adecuado control, ya que el parentesco hace difícil que se ejerza autoridad, para ello es muy importante que el Contador Público se enfoque también a esta área de trabajo, ya que tiene los conocimientos para implantar buenos controles que le permitan a los Empresarios hacer eficientes sus operaciones. 1.2.2 Revisión de las políticas de la empresa. Como cumplir las políticas. El primer requisito es definir políticas cumplibles. Para ello, al definir las políticas es necesario identificar y analizar los factores internos y externos que inciden en el cumplimiento de las mismas. Es necesario que en una empresa contemple la preparación de un manual que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa. Ventajas del este manual: • Logra y mantiene un sólido plan de organización. • Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. • Facilita el estudio de los problemas de organización. • Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. • Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. • Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. • Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. • Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. 22 • La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. • Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. Las políticas y los sistemas de gestión. Las estadísticas que emite ISO anualmente muestran un constante incremento en el numero de empresas que certifican Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambientales. Por otro lado, con el objeto de cumplir con la legislación vigente, las empresas desarrollan e implementan Sistemas de Seguridad e Higiene y Sistemas Administrativo-Contables. Estos sistemas, así como otros que las empresas incorporan de acuerdo a sus necesidades, requieren compromisos específicos. Comunicación. • De nada sirven las políticas si no son comunicadas y comprendidas por todos los integrantes de la empresa. • Comprendidas significa que cada empleado es capaz de describir con sus propias palabras de que manera su trabajo contribuye al cumplimiento de las políticas de la empresa. • No es una exageración empapelar la empresa con políticas, solo se alcanzarán los objetivos si el personal incorpora las políticas a su manera de pensar y lo refleja en sus actitudes. • La dirección deber ser plenamente consciente de su papel en este proceso, no hay posibilidades de éxito si ella no predica con el ejemplo • El personal sigue atentamente las actitudes de la dirección y solo incorpora las políticas a su manera de pensar y actuar cuando verifica que la dirección ya lo ha hecho. • La dirección es la guardiana de las políticas y lo demuestra día tras día y siempre en cada una de sus palabras, actitudes y decisiones. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diferentes, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Por su alcance. • Generales o de aplicación universal. • Departamentales o de aplicación específica. • De puestos o de aplicación individual. Por su contenido. • De historia de la empresa o institución. • De organización. • De políticas. • De procedimientos. • De contenido múltiple (manual de técnicas). 23 Por su función específica o área de actividad. • De personal. • De ventas. • De producción o ingeniería. • De finanzas. • Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas. • Otras funciones. 1.3. Inventario de las declaraciones y pagos presentados. Para soportar nuestra investigación, es necesario elaborar un papel de trabajo donde asentemos lo siguiente en base a documentos proporcionados por el Contribuyente: • Elaborar un papel de trabajo con declaraciones efectuadas durante el ejercicio, con las bases finales resultantes de la declaración-resumen anual. • Verificar si la presentación de las declaraciones fueron presentadas en tiempo y forma. • Tipos de retención aplicados de acuerdo con la naturaleza del contrato y la fecha de incorporación a la empresa del empleado. 24 25 1.3.1. Solicitud del estado del cumplimiento de declaraciones y pagos antes las autoridades fiscales. Para determinar el inventario de pagos presentados,así como informativas a las que se esta obligado es necesario saber a ¿Qué? Se esta obligado esta información, en cuanto al SAT se encuentran en la cédula de identificación fiscal mencionada en el punto 1.1 en las diferentes Autoridades o bien ante el SAT en la pagina www.sat.gob.mx , utilizando la firma electrónica avanzada, personas físicas o morales, ya sea en estadísticas de pagos o en expediente integral del contribuyente donde se obtendrá un status fiscal de todas y cada una de las obligaciones presentadas o realizando papeles de trabajo con los documentos físicos o acudiendo a las oficinas correspondiente al domicilio fiscal para que nos emitan una constancia de adeudos en su caso. 26 Bienvenida. 27 Selección de trámite o servicio. 28 Acceso con firma avanzada. 29 MMI900910UD4 30 En materia de seguridad social ya sea que se realice un inventario físico de los documentos pagados o ingresando a la pagina de www.imss.gob.mx PATRONES -IDSE- Ingresando su certificado digital emisión o en confronta o bien solicitando una constancia de NO adeudos a esta autoridad, en el caso del INFONAVIT en la siguiente pagina. 31 Ante la secretaría de finanzas del distrito federal http://www.finanzas.df.gob.mx/servicios/. Diferentes servicios que la Secretaría de Finanzas ofrece a los Contribuyentes. • Formato Universal de la Tesorería- Líneas de Captura. • Consulta de Adeudos "Predial". • Consulta de Adeudos "Suministro de Agua". • Consulta de Pagos realizados en Bancos o Centros Comerciales mediante Línea de Captura. • REPECOS e intermedios. • Declaración para el pago de Impuesto especial sobre producción y servicios por venta final de Gasolinas y Diesel . • Autodeterminación de Valor Catastral y pago del Impuesto Predial. Registro de Contratos de Arrendamiento por Internet. O acudiendo a las oficinas a solicitar una Constancia de NO adeudos. 32 La siguiente imagen ilustra el estado de no adeudo del 2.5% del Estado de México 33 CAPITULO II 2. FACULTADES DE COMPROBACIÓN DE LAS AUTORIDADES FISCALES. Las autoridades no pueden hacer más de lo que la ley les permita. La autoridad fiscal requiere de facultades para cerciorarse del debido cumplimiento de todas las obligaciones de los contribuyentes en los términos que señala la legislación tributaria en vigor. Las facultades de comprobación que ejerza la autoridad fiscal no pueden considerarse como un procedimiento administrativo llevado en forma de juicio, que afecte las defensas del particular, ya que se trata del desarrollo de facultades discrecionales de la autoridad administrativa. De acuerdo a lo anterior, en el caso de que la autoridad no se hubiese ajustado a las disposiciones aplicables de las facultades de revisión, debe declarse la nulidad lisa y llana de la resolución. 2.1. El acto y procedimiento administrativo. Definiciones de acto administrativo. Es la concepción intelectual del hecho administrativo (Ej. Ordenar la construcción de una oficina). Jurídicamente tiene presunción de legitimidad, por lo que determina la obligación del particular de cumplirlo y el nacimiento de los términos de impugnación y caducidad. Puede ser objeto de nulidad. Son impugnados mediante los recursos administrativos. La administración pública se desenvuelve con la realización de numerosos actos de muy diversa naturaleza. El conocimiento del acto administrativo es la base para el ejercicio de las garantías administrativas. 1 La función administrativa se manifiesta en actos jurídicos, hechos jurídicos y actos materiales. Un campo muy importante de los actos administrativos corresponde a los actos materiales, que son los que no producen ningún efecto de derecho, ni se ligan como antecedente jurídico de los actos administrativos. Los actos materiales pueden además, implicar las operaciones técnicas para el desarrollo de la administración. Estos no conciernen al derecho, pero pueden ser hechos jurídicos y dar lugar a una responsabilidad. Sólo de una manera indirecta puede el acto material un efecto jurídico. El sector más importante de los actos administrativos son los actos jurídicos administrativos, que es una especie de acto jurídico: ellos se realizan para alcanzar ciertos efectos de derecho, como el nombramiento de un empleado, el otorgamiento de una concesión, un contrato de obras públicas o un contrato de suministro. 34 Dice a este respecto Álvarez Gendin: hay, sin embargo, determinados hechos de la administración que sin preceder una orden de autoridad superior o antecediéndola producen afectos jurídicos y dan lugar a una responsabilidad como en las faltas del servicio o en el caso de que las tropas estén de practica de tiro y que resulte una persona muerta o herida. No hay aquí un acto administrativo que quiera la muerte de una persona, pero surge a la responsabilidad por la mala prestación de servicios por el hecho de matar a un ciudadano pacífico. Los simples hechos administrativos pueden originar, aunque no siempre, efectos jurídicos. Ordenar se ensanche una calle es un acto administrativo, elaborar los planos y demás datos técnicos que preparen la determinación de los hechos jurídicos y encomendar a los a los trabajadores el abrir las cepas, derruir instalaciones y otros actos más, son actos materiales. Zanobini nos da una definición de carácter general, diciendo el acto administrativo es cualquier manifestación de la actividad de la administración. Las definiciones de acto administrativo varían según dónde se ponga el énfasis, ya sea en el órgano que lo dicta, en el contenido del mismo, o en su forma. Se puede entender al acto Administrativo como "toda declaración unilateral de voluntad realizada en el ejercicio de la función Administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma inmediata". Este concepto de acto Administrativo es sostenido, entre otros, por el jurista argentino Agustín Gordillo. También se puede entender como “Acto jurídico de voluntad, de juicio, de conocimiento o deseo dictado por la Administración Pública en el ejercicio de una potestad Administrativa distinta de la potestad reglamentaria. Según ciertos juristas, el acto Administrativo se distingue de otras actuaciones Administrativas no solo por su carácter unilateral sino además por el hecho de generar efectos jurídicos específicos o particulares, sobre los administrados, lo cual lo diferencia claramente de otras actuaciones Administrativas, como por ejemplo los reglamentos. Se señala que el acto Administrativo es una "declaración de voluntad" para descartar posibles actividades de la administración que no sean específicamente emanaciones de la voluntad estatal. Al decir que es "unilateral" se la diferencia de otras figuras que sí expresan la voluntad de la administración como son, por ejemplo, los contratos Administrativos. Al ser en ejercicio de la "función Administrativa", se descarta a las funciones judiciales y legislativas cabría entrar en el análisis, llegado el caso, de las diferentes concepciones de función Administrativa. Y por último, si se dice que "produce efectos jurídicos individuales" para diferenciar el acto Administrativo de otras actuaciones Administrativas creadoras de situaciones jurídicas para el administrado, como los reglamentos. Acto Administrativo, se entiende por acto Administrativo toda declaración de carácter general o particular emitida de acuerdo con las formalidades y requisitos establecidos en la ley, por los órganos de la administración pública. 35 Características del acto administrativo. Se trata de una declaración, por lo que quedanexcluidos los actos de la Administración puramente materiales (redacción de un oficio, una demolición, el asfaltado de una calle). La declaración puede implicar una decisión de la Administración; una constancia o certificación de algo o incluso una mera declaración de un hecho o derecho preexistente. • Ha de proceder de un sujeto de la Administración con competencia para realizar el acto. • Deben constituir ejercicio de la potestad Administrativa y estar sujetos al derecho Administrativo. Los actos administrativos pueden ser objeto de recurso judicial. • Los actos administrativos son unilaterales. Esto excluye a aquellos en cuya formación concurren dos o más voluntades. • Es una declaración de voluntad, pero no todas las manifestaciones con origen en la administración son actos administrativos, sino solo las que imponen consecuencias jurídicas al administrado (favorables o desfavorables). Las manifestaciones de la administración que no producen consecuencias jurídicas son actuaciones administrativas y no actos administrativos • Son directamente ejecutivos, por lo que si el particular se opone al cumplimiento la administración puede imponer el cumplimiento forzoso sin necesidad de acudir previamente al juez. Procedimiento administrativo. El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo. A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que esta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos. El procedimiento administrativo se configura como una garantía que tiene el ciudadano de que la Administración no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado puede conocer y que por tanto no va a generar indefensión. En la doctrina jurídica administrativa extranjera se afirma que el procedimiento administrativo es el conjunto de actuaciones que se producen en el seno de la administración, articulados conforme 36 a un plan, que tienen por objeto la obtención y el procesamiento de información y que constituye un sistema de acción de carácter interactivo entre la administración y el ciudadano, o entre diversas administraciones públicas; también se ha dicho que es la serie, secuencia o sucesión de actos que, dirigida a la satisfacción directa e inmediata del bien común o interés público, constituye el elemento ordenador, regulador y sistematizado del desenvolvimiento de la función administrativa del Estado; o bien, que es la serie de trámites y formalidades a que deben someterse los actos de la administración, con el efecto de que se produzcan con la debida legalidad y eficacia, tanto en beneficio de la administración como de los particulares, o en otras palabras, la forma por la cual se desarrolla la actividad de una autoridad administrativa. En México, los estudiosos del derecho administrativo han dicho que el procedimiento administrativo es el conjunto de formalidades y actos que preceden y preparan el acto administrativo, actos que dan al autor del acto administrativo la ilustración e información necesaria para guiar su decisión; o bien, que son las formalidades legales o técnicas necesarias para formar la voluntad de la administración pública; y en el campo del derecho fiscal, en lo concerniente al procedimiento administrativo, se ha dicho que es el conjunto de diligencias que practica la autoridad encargada de aplicar las leyes fiscales y que le sirven de antecedentes para la resolución que dicte, en el sentido de que existe un crédito fiscal a cargo de un particular, así como de los actos que ejecuta para hacer efectiva su determinación. De los conceptos anteriores puedo resumir que el procedimiento administrativo fiscal es la serie de actos jurídicos que realiza el fisco, solo o con la colaboración del particular, y que determinan su voluntad al decidir sobre la aplicación de la ley tributaria a un caso concreto, estableciendo, en consecuencia, una situación jurídica concreta. Características del procedimiento administrativo. En la doctrina jurídica administrativa moderna se reconoce sin reserva alguna que el procedimiento administrativo no proviene de un Estado gendarme, ciego y prepotente; sino que es consecuencia del Estado intervencionista que concurre a ayudar al administrado y no para declararlo su enemigo; se opina que el poder administrador no fue instituido para perseguir a vagos y delincuentes, puesto que la noción de que la administración tiene esta única función, además de defender la propiedad privada, ha sido superada, de modo que la administración pública moderna ha cambiado sus motivos y con ello, su estilo de tratamiento a los particulares. Con base en esta concepción moderna de la función administrativa del Estado se dice que el derecho administrativo, ante ciertas circunstancias, debe inclinar su balanza a favor del administrado, con el fin de contrarrestar el autoritarismo y la arbitrariedad de la burocracia, por un elemental respeto hacia el particular en sus tribulaciones ante las prerrogativas del poder administrador. En otras palabras, la desigualdad en que está colocado el particular frente a la administración, en razón del poder de que ésta se encuentra investida, obliga jurídicamente a la propia administración al buen tratamiento del particular, y esta es la conducta que ahora se considera justa frente al rigor formalista que pudiera adoptarse en la gestión administrativa. 37 Eficacia del procedimiento administrativo. La eficacia del procedimiento administrativo se concreta en el acto decisorio y conclusivo, la llamada resolución administrativa, considerada como el acto administrativo por antonomasia, por cuanto a través de ella se realiza propiamente la función administrativa que trasciende a la esfera jurídica de los particulares y consecuencia directa de la eficacia del procedimiento administrativo es la obligatoriedad de la resolución administrativa. En el campo tributario la resolución administrativa va a establecer una situación jurídica particular, pues determinará la situación fiscal del contribuyente respecto de un periodo o respecto de un acto o actividad perfectamente precisos y determinados. Además, si el contenido de la resolución es el fincamiento a cargo del particular de un crédito fiscal, la eficacia del procedimiento que se concreta en la resolución se traduce en lo que en la doctrina administrativa se conoce como carácter ejecutorio de la resolución, que significa que en caso de incumplimiento voluntario del contribuyente, la administración está en posibilidad de actuar en forma directa para hacer efectivo, por sí misma, el crédito fiscal determinado y exigible, esto es, está en posibilidad de hacer uso de su facultad económico coactiva. Este carácter ejecutorio de la resolución no cambia porque el procedimiento administrativo se haya promovido en forma oficiosa por la administración, o porque se realice a instancia del particular. Independientemente de quienes sean las personas directamente afectadas por el procedimiento administrativo, éste despliega su eficacia frente a todos, tanto la administración como los particulares; tanto los funcionarios como los administrados; de modo que deben respetarse las actuaciones del procedimiento, así en su contenido como en su alcance o efectos, sobre todo si del procedimiento derivan situaciones jurídicas para los particulares, es decir, surge un interés jurídicamente protegido que se caracteriza, desde el punto de vista activo, por la titularidad de un derechoo interés predominante, y desde el punto de vista pasivo, por la subordinación a ese interés mediante una medida jurídica, así, pues, se observa que la eficacia del procedimiento administrativo está condicionada a su juridicidad. En líneas anteriores he dejado dicho que el interés público es el valor esencial rector de la gestión administrativa y que gran parte de la actividad de la autoridad administrativa en su gestión se realiza a través de actos que constituyen procedimientos administrativos, de modo que esos actos se dirigen a la satisfacción directa e inmediata del bien común o interés público. Sobre el sentido y alcance del concepto "bien común" se ha dicho que es el conjunto de condiciones de la vida social que hace posible a asociaciones e individuos el logro más fácil y más pleno de su propia perfección. En este orden de ideas, me parece indudable que una de esas condiciones es y debe ser la vigencia irrestricta del orden jurídico. Ahora bien, si como también he señalado la administración del Estado tiene a su cargo la gestión directa del bien común, me parece igualmente indudable que ella debe actuar incondicionalmente sujeta al orden jurídico, o sea, que ineludiblemente debe ajustar su actuación a las normas legalmente establecidas. En síntesis, debe observar plenamente el principio de legalidad que es el principio rector del Estado de derecho. Es, pues, inherente al ejercicio de la actividad administrativa que ésta sea desempeñada conforme con la ley, pues el deber de someterse a ella constituye una de las expresiones del poder público estatal, ya que en esta sujeción al orden jurídico radica una de las bases del Estado de derecho sin la cual no es factible el logro de sus objetivos. Dicho en otras palabras, el sometimiento del Estado moderno, y por ende de la administración, al principio de legalidad, lo 38 condiciona a actuar dentro del marco normativo previamente formulado por el propio Estado en ejercicio del poder público, que, de ese modo, se autolimita. Consecuentemente, en la medida en que la administración se sujete a las normas legales previamente establecidas en el desempeño de su actividad y el procedimiento administrativo, es decir, se ajuste al derecho, el procedimiento en sí mismo y la resolución que se dicte como consecuencia del mismo serán eficaces y plenamente valederos. 2.1.1 Los actos administrativos. Clasificación del acto administrativo. Por su origen. Actos simples que provienen de un solo órgano. Actos complejos que provienen de dos o más órganos. Por su contenido. Actos constitutivos que crean, modifican o extinguen relaciones jurídicas, bien reconociendo un derecho o suprimiendo un impedimento (Actos favorables), bien estableciendo un deber o carga (Actos de gravamen). Actos declarativos que solo constatan o acreditan una situación jurídica. Por su forma. Actos expresos que se manifiestan formalmente, casi siempre por escrito. Actos presuntos que se manifiestan en virtud del silencio administrativo que consiste en el transcurso de un periodo de tiempo establecido sin que la Administración haya emitido respuesta alguna. Por su vinculación a una norma previa. Es muy común encontrar esta clasificación, pero corresponde hacer una aclaración, lo que es reglado o no es la facultad de decidir del órgano Administrativo, no el acto. El acto se realiza en ejercicio de facultades regladas o discrecionales. De todas formas, por ser común de encontrar, esta es la explicación: • Actos reglados en los que la Administración se limita a aplicar una norma que determina el contenido del acto. • Actos no reglados o discrecionales en los que la administración puede optar por una entre varias soluciones posibles igualmente válidas. Cabe aclarar que una determinada potestad sólo tiene ciertos elementos discrecionales, pues existen algunos que siempre son reglados: la existencia misma de la potestad, su extensión, la competencia para ejercerla y el fin. La discrecionalidad no debe ser entendida como actividad en silencio de la ley. Será justamente la ley la que establecerá la existencia de una potestad discrecional, y ella será su fundamento y límite natural. 39 Elementos del acto administrativo. Subjetivos. Sujeto - activo. El acto administrativo solo puede ser dictado por la administración pública, pero además debe ser el órgano competente. Esta competencia puede ser: • Por razón del territorio, en virtud de la cual cada órgano Administrativo tiene competencia frente a sus iguales en el territorio que se le asigne. El acto Administrativo dictado por órgano incompetente territorialmente es nulo de pleno derecho. • Por razón de la materia, en virtud de la cual a cada órgano de la Administración se le atribuyen competencias en una o más materias. El acto Administrativo dictado por órgano incompetente por razón de la materia es nulo de pleno derecho. • Por razón de la jerarquía, en virtud del cual se atribuye la competencia a unos órganos preferentemente respecto de sus superiores o inferiores. El acto Administrativo dictado por órgano incompetente por razón de la jerarquía es anulable. Si actúa un órgano incompetente, existiría un vicio en este elemento y se produciría lo que se conoce como "exceso de poder". También se requiere que los titulares del órgano no estén incursos en las causas de abstención y recusación previstas en la Ley para garantizar la objetividad de su actuación. Sujeto-pasivo. El destinatario del acto, los hay de carácter general, que el destinarlo es una colectividad y los individuales. Contenido. El contenido es la declaración en que el acto consiste, que debe ser determinado, determinable, licito y posible. Se suele distinguir entre: • Contenido esencial que es el que forma pare necesariamente del mismo y los distingue de los demás actos Administrativos. • Contenido implícito que son aquellas cláusulas no incluidas en el acto Administrativo pero que se consideran incluidas en todos aquellos que son de la misma especie. • Contenido eventual que son aquellas que pueden o no ser incluidas por el órgano que dicta el acto. Aquí se incluyen las de condición, término. Es la declaración jurídica, unilateral y ejecutiva que importa la manifestación de voluntad de la autoridad en el ejercicio de su función. Causa y Fin. La causa es la razón que justifica el acto, es decir, las circunstancias de hecho que justifican que se produzca. Por ejemplo, la causa de una sanción disciplinaria está en la acción del funcionario constitutiva de una falta. El fin es lo que se persigue, aquella cuestión que se pretende resolver. El fin tiene que ser público, caso contrario se incurre en la que se denomina desviación de poder (artículo 63 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común: “son anulables los actos de la Administración que incurran en cualquier infracción del ordenamiento jurídico, incluso la desviación de poder”). Por ejemplo, en el presente supuesto, el 40 fin de la sanción disciplinaria es la restitución del orden violado, la corrección del sancionado y la ejemplaridad para los demás. Formales. Procedimiento. Es la vía a través de la cual se va a crear el acto Administrativo. El procedimiento para el dictado de un acto Administrativo varía mucho según cada ordenamiento jurídico. Pero generalmente podemos ver dos etapas sucesivas básicas. Primero la creación de la voluntad Administrativa y luego la notificación a los particulares afectados por el acto. Recién a partir de éste último momento tendrá eficacia el acto. Justificación o Motivación. Los actos Administrativos deben estar justificados, expresar las razones por las cuales se adopta. Los fundamentos de hecho y derecho que motivan la decisión. A ello se le denomina también motivación. La falta de motivación genera la nulidad del acto Administrativo.Forma de la declaración. Todo acto Administrativo debe ser conocido, para que los interesados sepan de la existencia del mismo y puedan ejercer sus derechos. Los actos administrativos se producirán por escrito a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia. Término. Es el momento a partir del cual debe comenzar o cesar la eficacia del acto. Condición. Es la cláusula por la que se subordina el comienzo o la cesación de los efectos de un acto al cumplimiento de un suceso futuro o incierto. Modo. Es una carga específica impuesta a la persona en cuyo interés se ha dictado el acto, por el cual se exige un determinado comportamiento del que depende la posibilidad de disfrutar de los beneficios del acto. No debe confundirse con los deberes que directamente impone la ley como contenido implícito de aquel. Requisitos del acto. Para que un acto Administrativo tenga validez y efectos jurídicos debe contener algunos requisitos que son regulados por el Capítulo 2 del Titulo V de la L 30/92. Los actos de la administración deben dictarse por el órgano competente, ajustándose al procedimiento y al ordenamiento jurídico. Motivación. Deben ser motivados con referencia de hechos y fundamentos de derecho los actos que limiten los derechos, los que resuelvan procedimientos, los que separen de criterios seguidos anteriormente y todos los que indiquen las distintas normas. Forma. Es la realización del acto Administrativo dándole validez y existencia. Los actos administrativos se producirán por escrito a menos que su naturaleza exija una forma más adecua de expresión y constancia. Efectos del acto Administrativo. Los actos de las administraciones públicas sujetos a derecho administrativo se presuponen validos y producen efectos desde la fecha que se dicten. Los efectos de un acto pueden estar supeditados a la aprobación de un superior, o a su publicación en un boletín oficial. O pueden tener efectos retroactivos ya que se dicten en sustitución de un acto anulado y no lesiones derechos legítimos de otra persona. 41 La invalidez es el género en que pueden distinguirse dos especies de afectación de la validez, a saber, la nulidad y la anulabilidad. Nulidad. Se suele reconocer que la nulidad en materia de actos Administrativos recae en actos con defectos en sus elementos esenciales. Enfocados en vicios manifestados de estos elementos. Estos actos, a los que se suele llamar irregulares, no son susceptibles de ser confirmados por la administración. Cuando la nulidad de un acto se pone de manifiesto, no se está constituyendo en ese momento, sino que desde el momento en ser dictado ha sido nulo, no debiendo haber desplegado sus efectos. Anulabilidad. Como norma general, podríamos decir que los actos en los que encontremos un vicio no manifiesto, en los que se requiera algún tipo de indagación más profunda, serán anulables. En estos casos hay que decir que la Administración podrá convalidar el acto si hace enmienda de los vicios que lo afectan. A diferencia de la nulidad, la anulabilidad se constituye cuando es declarada por el órgano que la dictó. Caracteres del acto administrativo. Presunción de Legitimidad. Los actos Administrativos se presumen válidos y legítimos, según el artículo 57.1 de la Ley 30/1992. Esto supone, para el administrado, cumplir lo dispuesto en el acto, a la par de tener la carga de prueba en caso de sostener la existencia de algún vicio que le cause perjuicio. Esta presunción no se sostiene para los actos irregulares (los que poseen un vicio manifiesto). A pesar de la presunción de legitimidad de la que gozan los actos Administrativos, ésta es una presunción juris tantum, es decir, que admite prueba en contrario. La legitimidad de los actos se puede ver afectada por las causas de nulidad de pleno derecho y de anulabilidad. Ejecutividad. Una vez dictado el acto Administrativo, éste puede ser ejecutado por la propia administración, sin necesidad de recurrir a autorización judicial alguna. De este modo, inspecciones, registros, sanciones, etc. son ejecutadas por la Administración tan pronto como se encuentra afinado el procedimiento Administrativo respectivo. Revocabilidad. El acto Administrativo puede siempre ser revocado por la administración, siguiendo los procedimientos legales, a menos que la ley lo impida expresamente. Sin embargo, el ejercicio de esta potestad revocatoria no puede perjudicar los derechos adquiridos legítimamente. 2.1.2 Procedimiento administrativo tributario. Las autoridades fiscales realizan gran parte de sus funciones administrativas tributarias, a través de una serie de formalidades y actos que constituyen procedimientos administrativos que proceden y preparan al acto definitivo, lo cual afectará la esfera jurídica del contribuyente, es una vía legal de realización sucesiva de actos que concurren con la producción definitiva del acto 42 administrativo que crea, modifica o extingue derechos y obligaciones entre los sujetos de la relación tributaria dichos actos deben cumplir con los siguientes requisitos: • Que exista una pluralidad de actos. • Que conserven integra su individualidad. • Que cada acto suponga los actos anteriores y los posteriores. • Orden en la forma de proceder. • Que el crédito fiscal a cargo del contribuyente deudor sea determinado en cantidad líquida. • Que se realice la debida notificación de la liquidación del crédito. • Que el crédito fiscal sea exigible, por haber transcurrido el plazo que la ley señala para su pago o en su caso, que no hubiese sido garantizado el interés fiscal. Dentro de los procedimientos administrativos tributarios, podemos destacar aquellos encaminados a verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, así como los que reconocen la existencia de un derecho y resuelven problemas y conflictos que se presentan entre los contribuyentes y las autoridades fiscales. De hecho, el objetivo de este trabajo, es analizar precisamente esta clase de procedimientos administrativos tributarios, que constituyen los de mayor injerencia en la esfera jurídica de los contribuyentes. El Procedimiento Administrativo de ejecución se compone de las siguientes etapas: • Requerimiento. • Embargo. • Remate. Requerimiento, es la etapa que da inicio al procedimiento. Mandamiento de la autoridad mediante el cual requiere para que se exija el pago de créditos fiscales no cubiertos espontáneamente. Un requerimiento es un documento que envía la autoridad fiscal a un contribuyente por un posible error u omisión en el cumplimiento de obligaciones fiscales. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) te podrá requerir por alguno de los motivos siguientes, entre otros: • Por no haber presentado declaraciones. • Por presentar alguna declaración con error u omisión de datos. • Por no haberte dado de alta en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) • Por no presentar aviso de cambio de domicilio o de algún otro cambio en tu situación fiscal, o hacerlo con errores u omisiones. 43 Embargo de bienes o negociaciones, es el acto mediante el cual la autoridad procede a retener o secuestrar bienes del deudor, suficientes para asegurar el pago del crédito fiscal a través de su enajenación en remate, enajenación fuera de subasta, su adjudicación a favor del fisco o su intervención en administración o cargo a caja. Remate de bienes embargados, es el acto mediante el cual la autoridad procede a enajenar los bienes embargados para con su producto cubrir los créditos fiscales adeudada por el embargo. Etapa de requerimiento del pago. Identificación de ejecutor. El ejecutor deberá de requerir
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