Atas e Documentos Administrativos

Vista previa del material en texto

Pág. 1 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
A02 ACTAS
A02.20 Actas de Comité de Matriculas 2 6 X X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Acta valores secundarios
Anexos (Si aplica)
A02.24 Actas de Comité de Trabajos de Grado 3 7 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Acta valores secundarios
Anexos (Si aplica)
A02.44 Actas de Eliminación 3 7 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Actas valores secundarios
Anexos (Si aplica)
A02.45 Actas de Comité Primario 5 5 X X X
Acta
Anexos (Si es pertinente)
A02.49 Actas de Consejo de Sede 3 7 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Acta valores secundarios
Anexos (Si es pertinente)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
Actas que reflejan las decisiones y los parámetros del 
Sistema de Gestión de Calidad y otros temas de impacto 
para el proceso que contribuyen a la toma de decisiones.
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
Pág. 2 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
A02.71 Actas de Reuniones Administrativas 3 7 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Acta valores secundarios
Anexos (Si es pertinente)
A02.110 Actas Comité de Bioseguridad 3 7 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Acta valores secundarios
Anexos (Si es pertinente)
A06 AUXILIATURAS
A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Cronograma
 Convocatoria
Solicitud de auxiliatura (si aplica)
Documentos soporte de la solicitud
Copia de la resolución de nombramiento (si aplica)
Tablas de selección (si aplica)
Constancias de auxiliares (si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
Pág. 3 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
A06.03 Auxiliaturas Sostenimiento 3 0 X X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Cronograma
Convocatoria
Solicitud de Auxilio (si aplica)
Documentos soporte de la solicitud
Copia del Acta de Consejo de sede
Tablas de selección (si aplica)
FBE.96 Registro de horas de contraprestación
FBE.97 Evaluación de la Contraprestación
B02 BOLETINES 
B02.02 Boletines de Prensa 1 2 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Boletín valores secundarios
B02.06 Boletín Informativo 1 2 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Boletín valores secundarios
C03 CERTIFICADOS
C03.04 Certificados y Constancias 3 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Certificado (Si aplica)
Constancia (Si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
Pág. 4 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
C04 CIRCULARES
C04.01 Circulares Informativas 1 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Circular
C05 CONCEPTOS 
C05.08 Concepto Evaluación de Suficiencia y Evaluación 2 0 X X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Concepto
C05.09 Concepto Asuntos Profesorales y Estudiantiles 2 3 X X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Concepto
C08 CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES 
C08.01 Consecutivo Comunicaciones Oficiales Enviadas 5 8 X X X X Consecutivo de Comunicaciones Oficiadas Radicadas en 
Comunicaciones Oficiales Radicadas la Sede Socorro
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
DISPOSICIÓN FINAL
Pág. 5 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
C09 CONTRATOS
C09.07 Contratos de Suministros 5 15 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran 
Documentos Precontractuales por el Estatuto de Contratación de la Universidad.
Solicitud de Cotizaciones del bien a adquirir
Cotizaciones del bien a adquirir 
Evaluación de Cotizaciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Informe de Oportunidad y Conveniencia
Análisis, valoración y mitigación de riesgo
* Persona Natural
Fotocopia del documento de identificación
Fotocopia tarjeta profesional (si aplica)
Certificado de definición de situación militar (si aplica)
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría General de la Nación
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la
Contraloría General de la República
Verificación de antecedentes judiciales policia nacional
Constancia de la consulta del Sistema del Registro Nacional 
de Medidas Correctivas de la Policia Nacional
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
Pág.6 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara
de Comercio(Si aplica)
Registro Único Tributario - RUT
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago
Formato de Retención en la Fuente
*Persona Jurídica
Fotocopia del documento de identificación del Representante
Legal
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría, tanto de la empresa como del representante 
Legal
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Con-
traloría,tanto de la empresa como del Representante legal
Verificación de antecedentes judiciales expedido por la 
Policia Nacional - Representante Legal
Certificado de existencia y representación legal - Cámara 
de Comercio
Fotocopia del Registro Único Tributario RUT
Certificación de encontrarse a paz y salvo con pago de 
obligaciones del Sistema General de Seguridad Social y 
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
Pág. 7 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Parafiscales, suscrita por el representante legal o revisor
fiscal según el caso, este último debe anexar certificado 
vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Junta Central de Contadores y fotocopia de la Tarjeta 
Profesional 
Documentos Contractuales
Registro del contrato emitido por el Sistema Financiero 
de la Univesidad
Designación del Supervisor
Pólizas visadas por el ordenador del gasto u otros mecanis-
mos de cobertura de riesgo (si aplica)
Acta de Inicio (Si aplica)
Factura o Cuenta de Cobro
Registro para pago OPA (Si aplica)
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago (si aplica)
Parafiscales (planilla, certificado por Representante Legal o 
certificado por Revisor Fiscal con el certificado de la Junta
de Contadores actualizado para cada pago) (si aplica)
Informe de Supervisión (único pago o parcial)
Formato de Retención en la Fuente (persona natural)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
Pág. 8 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Acta de Adición o Prorroga (Si aplica)
Acta de Suspensión (Si aplica)
Acta de Reinicio (Si aplica)
Documentos pos contractuales 
Entrada de almacén
Salida de Almacén
Acta de Finalización o Recibo de Satisfacción
Evaluación de Proveedores
Acta de Liquidación
C09.08 Orden de Compra 5 15 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran 
Documentos Precontractuales por el Estatuto de Contratación de la Universidad.
Solicitud de Cotizaciones del bien a adquirir
Cotizaciones del bien a adquirir 
Evaluación de Cotizaciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Informe de Oportunidad y Conveniencia
Análisis, valoración y mitigación de riesgo
* Persona Natural
Fotocopia del documento de identificación
Fotocopia tarjeta profesional (si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
Pág. 9 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Certificado de definición de situación militar (si aplica)
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría General de la Nación
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la
Contraloría General de la República
Verificación de antecedentes judiciales policia nacional
Constancia de la consulta del Sistema del Registro
Nacional
de Medidas Correctivas de la Policia Nacional
Certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara
de Comercio(Si aplica)
Registro Único Tributario - RUT
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago
Formato de Retención en la Fuente
*Persona Jurídica
Fotocopia del documento de identificación del Representante
Legal
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría, tanto de la empresa como del representante 
Legal
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
Pág. 10 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Con-
traloría,tanto de la empresa como del Representante legal
Verificación de antecedentes judiciales expedido por la 
Policia Nacional - Representante Legal
Certificado de existencia y representación legal - Cámara 
de Comercio
Fotocopia del Registro Único Tributario RUT
Certificación de encontrarse a paz y salvo con pago de 
obligaciones del Sistema General de Seguridad Social y 
Parafiscales, suscrita por el representante legal o revisor
fiscal según el caso, este último debe anexar certificado 
vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Junta Central de Contadores y fotocopia de la Tarjeta 
Profesional 
Documentos Contractuales
Registro del contrato emitido por el Sistema Financiero 
de la Univesidad
Designación del Supervisor
Pólizas visadas por el ordenador del gasto u otros mecanis-
mos de cobertura de riesgo (si aplica)
Acta de Inicio (Si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = ConservaciónTotal
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS
Pág. 11 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Factura o Cuenta de Cobro
Registro para pago OPA (Si aplica)
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago (si aplica)
Parafiscales (planilla, certificado por Representante Legal o 
certificado por Revisor Fiscal con el certificado de la Junta
de Contadores actualizado para cada pago) (si aplica)
Informe de Supervisión (único pago o parcial)
Formato de Retención en la Fuente (persona natural)
Acta de Adición o Prorroga (Si aplica)
Acta de Suspensión (Si aplica)
Acta de Reinicio (Si aplica)
Documentos pos contractuales 
Entrada de almacén
Salida de Almacén
Acta de Finalización o Recibo de Satisfacción
Evaluación de Proveedores
Acta de Liquidación
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
Pág. 12 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
C09.10 Orden de Pago 5 15 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran 
Orden de pago manual por el Estatuto de Contratación de la Universidad.
Factura o Cuenta de Cobro
Parafiscales - Persona Jurídica (Si aplica)
C09.11 Orden de Prestación de Servicios 5 15 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran 
Documentos Precontractuales por el Estatuto de Contratación de la Universidad.
Solicitud de Cotizaciones del servicio
Cotizaciones presentadas por los contratistas
Evaluación de Cotizaciones
Propuesta presentada por el proveedor o Valoración de la 
Hoja de Vida(Si aplica)
Formato FTH.146 Solicitud de autorización de contratos 
con personas naturales (si aplica)
Documento de inexistencia de un profesional idóneo 
dentro del personal de planta de la Universidad (si aplica)
Solicitud de concepto a la unidad asesora junto con la 
respuesta(Si aplica)
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Informe de Oportunidad y Conveniencia
Análisis, valoración y mitigación de riesgo
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
Pág. 13 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
* Persona Natural
Fotocopia del documento de identificación
Fotocopia tarjeta profesional (si aplica)
Certificado de definición de situación militar (si aplica)
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría General de la Nación
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la
Contraloría General de la República
Verificación de antecedentes judiciales policia nacional
Constancia de la consulta del Sistema del Registro
Nacional
de Medidas Correctivas de la Policia Nacional
Certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara
de Comercio(Si aplica)
Registro Único Tributario - RUT
Examen pre-ocupacional (Si aplica)
Certificado vigente de formación en curso de trabajo seguro 
en alturas, según el bien o servicio a contratar (Si aplica)
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago
Formato de Retención en la Fuente
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
Pág. 14 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
*Persona Jurídica
Fotocopia del documento de identificación del Representante
Legal
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría, tanto de la empresa como del representante 
Legal
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Con-
traloría,tanto de la empresa como del Representante legal
Verificación de antecedentes judiciales expedido por la 
Policia Nacional - Representante Legal
Certificado de existencia y representación legal - Cámara 
de Comercio
Fotocopia del Registro Único Tributario RUT
Certificación de encontrarse a paz y salvo con pago de 
obligaciones del Sistema General de Seguridad Social y 
Parafiscales, suscrita por el representante legal o revisor
fiscal según el caso, este último debe anexar certificado 
vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Junta Central de Contadores y fotocopia de la Tarjeta 
Profesional 
Documentos Contractuales
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
Pág. 15 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Registro del contrato emitido por el Sistema Financiero 
de la Univesidad
Designación del Supervisor
Pólizas visadas por el ordenador del gasto u otros 
mecanismos de cobertura de riesgo (si aplica)
Acta de Inicio (Si aplica)
Factura o Cuenta de Cobro
Registro para pago OPA (Si aplica)
Informe de Actividades
Informe de Supervisión (Único pago o parcial)
Constancia de afiliaciónal Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago (si aplica)
Parafiscales(planilla,certificado por Representante Legal 
o certificado por Revisor Fiscal con el certificado de la Junta
de Contadores actualizado para cada pago) (si aplica)
Formato de Retención en la Fuente (Persona Natural)
Acta de Adición o Prorroga (Si aplica)
Acta de Suspensión (Si aplica)
Acta de Reinicio (Si aplica)
Documentos pos contractuales
Acta de Finalización o Recibo de Satisfacción
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
SOPORTE
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
Pág. 16 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Evaluación de Proveedores
Acta de Liquidación
C09.12 Orden de Trabajo 5 15 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran 
Documentos Precontractuales por el Estatuto de Contratación de la Universidad.
Solicitud de Cotizaciones del bien o servicio
Cotizaciones del bien o servicio a adquirir
Evaluación de Cotizaciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Solicitud de concepto a la unidad asesora junto con la 
con la respuesta (si aplica)
Informe de Oportunidad y Conveniencia
Análisis, valoración y mitigación de riesgo
* Persona Natural
Fotocopia del documento de identificación
Fotocopia tarjeta profesional (si aplica)
Certificado de definición de situación militar (si aplica)
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría General de la Nación
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la
Contraloría General de la República
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS PROCEDIMIENTO(AÑOS)SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
Pág. 17 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Verificación de antecedentes judiciales policia nacional
Constancia de la consulta del Sistema del Registro
Nacional de Medidas Correctivas de la Policia Nacional
Certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara
de Comercio(Si aplica)
Registro Único Tributario - RUT
Examen pre-ocupacional (Si aplica)
Certificado vigente de formación en curso de trabajo seguro 
en alturas, según el bien o servicio a contratar (Si aplica)
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago
Formato de Retención en la Fuente
*Persona Jurídica
Fotocopia del documento de identificación del Represen-
tante Legal
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría, tanto de la empresa como del representante 
Legal
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Con-
traloría,tanto de la empresa como del Representante legal
Verificación de antecedentes judiciales expedido por la 
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
Pág. 18 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Policia Nacional - Representante Legal
Certificado de existencia y representación legal - Cámara 
de Comercio
Fotocopia del Registro Único Tributario RUT
Certificación de encontrarse a paz y salvo con pago de 
obligaciones del Sistema General de Seguridad Social y 
Parafiscales, suscrita por el representante legal o revisor
fiscal según el caso, este último debe anexar certificado 
vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Junta Central de Contadores y fotocopia de la Tarjeta 
Profesional 
Documentos Contractuales
Registro del contrato emitido por el Sistema Financiero 
de la Univesidad
Designación del Supervisor
Pólizas visadas por el ordenador del gasto u otros 
mecanismos de cobertura de riesgo (si aplica)
Acta de Inicio (Si aplica)
Factura o Cuenta de Cobro
Registro para pago OPA (Si aplica)
Factura o Cuenta de Cobro
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
Pág. 19 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Informe de Supervisión (Único pago o parcial)
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago (si aplica)
Parafiscales(planilla,certificado por Representante Legal 
o certificado por Revisor Fiscal con el certificado de la Junta
de Contadores actualizado para cada pago) (si aplica)
Formato de Retención en la Fuente (Persona Natural)
Informe de Actividades(Si aplica)
Acta de Adición o Prorroga (Si aplica)
Acta de Suspensión (Si aplica)
Acta de Reinicio (Si aplica)
Documentos pos contractuales 
Acta de Finalización o Recibo de Satisfacción
Evaluación de Proveedores
Acta de Liquidación
C09.17 Orden de Consultoría 5 15 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran 
Documentos Precontractuales por el Estatuto de Contratación de la Universidad.
Solicitud de Cotizaciones del servicio a contratar
Cotizaciones del servicio
Evaluación de Cotizaciones 
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALVERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
RETENCIÓN
Pág. 20 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
FTH.71 Valoración Hoja de Vida por Recursos Humanos 
(Si aplica)
FTH.146 Solicitud de autorización de Contratos con 
personas naturales (Si aplica)
Propuesta del servicio (si aplica)
Documento de inexistencia de un profesional idóneo dentro 
del personal de planta de la Universidad (si aplica)
Solicitud de concepto a la unidad asesora junto con la
respuesta (Si aplica)
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Informe de Oportunidad y Conveniencia
Análisis, valoración y mitigación de riesgo
* Persona Natural
Fotocopia del documento de identificación
Fotocopia tarjeta profesional (si aplica)
Certificado de definición de situación militar (si aplica)
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría General de la Nación
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la
Contraloría General de la República
Verificación de antecedentes judiciales policia nacional
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
Pág. 21 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Constancia de la consulta del Sistema del Registro
Nacional de Medidas Correctivas de la Policia Nacional
Certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara
de Comercio(Si aplica)
Registro Único Tributario - RUT
Certificado vigente de formación en curso de trabajo seguro 
en alturas, según el bien o servicio a contratar (Si aplica)
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
y/o planilla de pago
Formato de Retención en la Fuente
*Persona Jurídica
Fotocopia del documento de identificación del 
Representante Legal
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Procuraduría, tanto de la empresa como del 
Representante Legal
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Con-
traloría,tanto de la empresa como del Representante legal
Verificación de antecedentes judiciales expedido por la 
Policia Nacional - Representante Legal
Certificado de existencia y representación legal - Cámara 
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
Pág. 22 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
de Comercio
Fotocopia del Registro Único Tributario RUT
Certificación de encontrarse a paz y salvo con pago de 
obligaciones del Sistema General de Seguridad Social y 
Parafiscales, suscrita por el representante legal o revisor
fiscal según el caso, este último debe anexar certificado 
vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la 
Junta Central de Contadores y fotocopia de la Tarjeta 
Profesional 
Documentos Contractuales
Registro del contrato emitido por el Sistema Financiero 
de la Univesidad
Designación del Supervisor
Pólizas visadas por el ordenador del gasto u otros 
mecanismos de cobertura de riesgo (si aplica)
Acta de Inicio (Si aplica)
Factura o Cuenta de Cobro
Registro para pago OPA (Si aplica)
Factura o Cuenta de Cobro
Informe de Supervisión (Único pago o parcial)
Constancia de afiliación al Sistema de seguridad social 
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
RETENCIÓN
SOPORTE
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
Pág. 23 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
y/o planilla de pago (si aplica)
Parafiscales(planilla,certificado por Representante Legal 
o certificado por Revisor Fiscal con el certificado de la Junta
de Contadores actualizado para cada pago) (si aplica)
Formato de Retención en la Fuente (Persona Natural)
Informe de Actividades(Si aplica)
Acta de Adición o Prorroga (Si aplica)
Acta de Suspensión (Si aplica)
Acta de Reinicio (Si aplica)
Documentos pos contractuales 
Acta de Finalización o Recibo de Satisfacción
Evaluación de Proveedores
Acta de Liquidación
E05 EVENTOS
E05.02 Eventos Culturales 3 2 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Planeación del evento valores secundarios
Divulgación 
Informe financiero del evento 
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
Pág. 24 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
H01 HISTORIAS ACADÉMICAS
H01.02 Historias Académicas de Estudiantes de Nivel 3 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Introductorio
Formulario de Inscripción
Fotocopia del diploma de bachiller y el acta de grado
Fotocopia del documento de identidad
Certificado de las pruebas ICFES
Fotocopia del carné de salud
H02 HISTORIAS CLINICAS 5 15 X X De acuerdo a la Resolución 839 de 2017 del Ministerio 
Certificado Médico de Ingreso de Salud y Protección Social, se eliminara teniendo en 
Exámenes de ingreso cuenta las condiciones expuestas en el artículo 4 de la
Exámenes de Laboratorio Clínico (si aplica) Resolución vigente. La investigación archivística referida
Ficha odontológica a tipos de valoración documental ha mostrado que estas
Hoja de Evolución series documentales deben conservarse porque represen-
Historiaclínica de Psicología, Psicopedagogía, Trabajo ta un patrimonio documental para el estudio cientifico
Social (si aplica) del devenir de la ciencia, de la salud y la enfermedad.
Interconsultas Programas Preventivos Apartir del 2015 las Historias Clínicas de los Estudiantes
Historia de Planificación Familiar se encuentran en el Sistema de Información SIMSIS.
Informe de citología cervicouterina (si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGOS (AÑOS)
Pág. 25 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Remisión de estudiantes (si aplica)
Hoja de remisión (si aplica)
Entrevista multifactorial confirmatoria de factores de riesgo
Historia clínica del programa para la promoción de la salud 
mental (si aplica)
H10 HISTORIAS SOCIOECONÓMICAS DE ESTUDIANTES 2 6 X X X
Formulario de Información SocioEconómica
Carta de Admisión
Constancia de Pensión Pagada en el Grado 11
Certificado de Estratificación (si aplica)
Rut de los Padres de Familia (si aplica)
Certificado de Ingresos Y Retenciones
Declaración de Renta (si aplica)
Certificado de No Declarante (si aplica)
Comprobante de Pago de Mesada Pensional (si aplica)
Fallo del Juez de Familia con fijación de Cuota Alimenta-
ria (si aplica)
Demanda de Alimentos o Auto Admisorio de la misma 
(Si aplica)
Demanda por Inasistencia Alimentaria (si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE
(AÑOS)
DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
PROCEDIMIENTO
Pág. 26 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Acuerdos de Alimentos (si aplica)
Afiliación a Seguridad Social (Salud, Pensión, ARP)
Fotocopia Certificado Electoral (si aplica)
Copia del documento de Identidad de los Padres y del 
Estudiante
Puntaje Sisbén
Comprobante Pruebas Saber (si aplica)
Constancia de Matrícula de Hermanos en las Sedes 
(Si aplica)
Certificado de Defunción (si aplica)
Registro Civil de Matrimonio (si aplica)
Prueba Sustituta de Registro Civil de Matrimonio en 
Uniones de Hecho (si aplica)
Formulario de Solicitud de Reliquidación de Matrícula 
(Si aplica)
Carta de Solicitud de Reliquidación de Matrícula (si aplica)
Contrato de Arrendamiento (si aplica)
Certificaciones Laborales (si aplica)
Carta de Desvinculación Laboral (si aplica)
Liquidaciones de Prestaciones Sociales (si aplica)
Resolución para acceder a la Pensión (si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
Pág. 27 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Jubilación o Sustitución (si aplica)
Copia de la Sucesión Ilíquida (si aplica)
Certificado de Libertad y Tradición (si aplica)
Certificado de Agustín Codazzi (si aplica)
Copia de Procesos Judiciales (si aplica)
Copia de Títulos Valores (si aplica)
Copia de la Historia Clínica (si aplica)
Incapacidad Médica (si aplica)
Certificado Incapacidad Permanente (si aplica)
Registro Civil de Nacimiento (si aplica)
Denuncio por extravío de documentos (si aplica)
Certificado Médico del Instituto de Medicina Legal (si aplica)
Declaración Judicial de Presunción de Muerte por Desapa-
rición (si aplica)
Certificado del Fiscal sobre eventos del secuestro (si aplica)
Certificado del Fiscal de Conocimiento sobre la desaparición 
forzada o dezplazamiento forzado (si aplica)
Certificado del Director del Das sobre desaparición forzada 
o dezplazamiento forzado (si aplica)
Certificado del Juez Penal sobre desaparición forzada 
o desplazamiento forzado (si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
Pág. 28 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
Recurso de Reposición (si aplica)
Derechos de Petición (si aplica)
Memorandos Internos (si aplica)
I01 INFORMES
I01.05 Informes de Actividades de Extensión 2 2 X X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Informe valores secundarios
Anexos(Si aplica)
I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado
Informe de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
Anexos(Si aplica)
I01.32 Informes de las UAA 3 5 X X
Solicitud 
Respuesta 
Anexos(Si aplica)
I01.59 Informes de Auditoria Interna de Calidad 4 0 X X X Se elimina porque los originales se encuentran en la
Informe Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
Anexos(Si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Pág. 29 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
I01.67 Informe de Gestión 3 7 X X X Esta subseriees de conservación total ya que posee 
Informe valores secundarios
Anexos(Si aplica)
I02 INVENTARIOS 
I02.01 Inventario Documental
Formato FGD.15 Inventarios Documentales de la Sede CP 0 X X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
valores secundarios
I06 INSTRUMENTOS DE CONTROL
I06.01 Planilla Control de Correos Recibidos 3 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Formato FGD.05
I06.04 Envío de Correspondencia 2 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Formato FGD.08
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
Pág. 30 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
P03 PLANES
P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección
Plan de Control Interno y Evaluación de Gestión
Anexos(Si aplica)
P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección
Plan
Anexos(Si aplica)
P23 PROTOCOLOS
P23.02 Protocolo de Bioseguridad 5 5 X X Esta subserie es de conservación total ya que posee 
Protocolo valores secundarios
R01 REGISTROS
R01.20 Registro de Préstamo de Libros 1 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Recibo de multas
Soportes
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
Pág. 31 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
S02 SOLICITUDES DE LAS UAA 3 5 X X X
Solicitud
Respuesta
Anexos (Si aplica)
S03 SOLICITUDES DE LOS ESTUDIANTES 3 0 X X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Solicitud
FBE.67 Solicitud de trámite académico administrativo
(Si aplica)
Conceptos emitidos por los profesionales de Bienestar
Universitario(Si aplica)
Respuesta (Si aplica)
Anexos (Si aplica)
S08 SOLICITUDES DE DOCENTES 3 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Solicitud 
Respuesta 
Anexos (Si aplica)
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
Pág. 32 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
S07 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
S07.03 Procesos y Procedimientos CP 0 X X X El tiempo en el Archivo de Gestión es conservación
Caracterización del proceso permanente(CP), son documentos generados en medio
Procedimientos del proceso digital y contienen la memoria documental de la UIS
Formatos que refleja el quehacer Académico y Administrativo.
Otros documentos (Instructivos, guías, manuales, 
protocolos, programas, entre otros)
S07.07 Medición y Análisis de Indicadores CP 0 X X X El tiempo en el Archivo de Gestión es conservación
Informe de desempeño permanente(CP) ya que este subserie permite conocer 
Hoja de vida de Indicadores el seguimiento de los resultados que mide el desempeño
Formato Encuesta de satisfacción de los proceso en coherencia con los objetivos y la 
Tabulación de datos política de Calidad de la Universidad.
Anexos (soportes de indicadores)
S07.08 Control de Salidas No Conformes 3 7 X X X Esta subserie muestra el tratamiento de las Salidas No
Formato Producto o Servicio no conforme Conformes identificadas en el proceso para asegurar la
Anexos (si es pertinente) prestación del servicio y contribuir con la mejora 
continua.
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
Pág. 33 de: 33
A.G. A.C. P EL CT E D S
S07.09 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 3 7 X X X El tiempo de retención en el Archivo de Gestión comien-
Formato Acción Correctiva/Preventiva za a contar a partir de la finalización o cierre de la 
Formato Acción de Mejora acción.
Anexos (si es pertinente)
S07.10 Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias,Sugerencias 2 18 X X X X Esta subserie es de valor histórico porque permite 
y Reconocimientos investigar las relaciones que los ciudadanos establecie-
Formato ron con la Universidad.(Se incluye Derechos de Petición)
Comunicación de quejas, reclamo o información
Respuesta
S07.11 Gestión del Cambio 3 7 X X El tiempo de retención en el Archivo de Gestión comien-
Formato za a contar a partir de la finalización del Plan de Acción.
Evidencias
AG = Archivo de Gestión _______________________________________________________
AC = Archivo Central SOFÍA PINZÓN DURÁN
P= Papel SECRETARÍA GENERAL
EL= Electrónico
CT = Conservación Total
E = Eliminación _______________________________________________________
D = Digitalización SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER
S = Selección DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 04
Bucaramanga, 08 de noviembre de 2021
PROCEDIMIENTO(AÑOS)
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 2220
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SEDE SOCORRO