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Administración Básica Dirección UNIDAD 3.3 1 Silvia A. Durand Bautista Etapa del proceso administrativo que tiene como finalidad coordinar los elementos humanos de las organizaciones. Dirección 2 La dirección como función se define como: El elemento del proceso administrativo que vigila el rumbo de la organización por medio de la autoridad, el liderazgo efectivo, la comunicación, la motivación adecuada, así como el cambio organizacional e individual que exijan las circunstancias con el fin de lograr la competitividad de la empresa. Dirección Es poner en marcha a la organización. Su objetivo es dirigir los esfuerzos hacía un fin común y alcanzar el máximo rendimiento de los sus integrantes. Es la actividad continua de: Comunicar, Motivar y Liderar, así como la toma decisiones y traducirlas en órdenes e instrucciones específicas y generales. Dirección Principios Clásicos de la administración que se explican en la dirección: Autoridad y responsabilidad. Responsabilidad compartida. Unidad de mando. Unidad de dirección. Delegación vs. Centralización. Cadena de mando. Estabilidad personal. Equidad. Espíritu de grupo. 5 Objetivos: Conocer y aprovechar los factores humanos para lograr consolidar un equipo de trabajo. Crear y mantener las condiciones adecuadas para que los individuos trabajen en conjunto y a favor del cumplimiento de objetivos comunes. Conducir las acciones del equipo de trabajo para el logro de los objetivos de organizacionales. Dirección Elementos de la etapa de dirección Autoridad Liderazgo Comunicación Motivación Equipos de trabajo Toma de Decisiones 7 Autoridad y Poder La autoridad y el poder constituyen medios de influencia, esta se traduce en el comportamiento de una persona, que altera la conducta, las actitudes o sentimientos de otra. Se puede ejercerse mediante varias acciones: a) La persuasión b) La coacción c) La sanción d) La recompensa 8 Autoridad La autoridad es el carácter o representación que tiene una persona con potestad o facultad formal, para dirigir a los subordinados y de hacerse obedecer (Jerarquías). 9 Poder Es el potencial para influir; una persona puede tener poder para influir en otras personas y no ejercerlo. 10 Axiomas de la autoridad La mejor autoridad es la que no se siente Cuando una autoridad enferma, potencializa el autoengaño Si deseas conocer a una persona, obsérvalo en cuanto tiene poder Hay personas a las que se les da un puesto de autoridad pequeño, tan alto como un ladrillo y sufren vértigo de altura Las empresas no funcionan por las jerarquías, sino por los equipos de trabajo Motivación Es el estado interno de un individuo que lo hace comportarse en una forma determinada, es la energía interna para el logro de sus propósitos. Motivación Según Daniel Goleman señala que las emociones son lo que nos mueve, por que ellas impulsan nuestras motivaciones, y a su vez, dirigen las percepciones, dando forma a nuestros actos. MOTIVACIÓN = EMOCIÓN = MOTOR, MOVIMIENTO Motivación La motivación es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. 14 Motivación Los administradores motivan a sus subordinados para que realizan acciones con las que esperan satisfacer esos impulsos y deseos, e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera. En su acepció ás se cilla, otiva sig ifica ove , co duci , i pulsa a la acció . 15 Motivación Los administradores tienen la responsabilidad de crear condiciones favorables al desempeño, pero cada individuo es responsable de su auto motivación, para ello se tiene que: Fijar una meta personal y no perderla de vista. Complementar sus objetivos a largo plazo con metas a corto plazo y acciones especificas. Hacer diferente su trabajo. Darse retroalimentación y premiarse. 16 Té i o ge e al ue se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas si ila es . Harold Koontz & Heinz Weihrich MOTIVACIÓN Es el estado i te o de u i dividuo que lo hace comportarse en una forma determinada y es la energía i te a pa a el log o de sus p opósitos . Sergio Hernández y Rodríguez 17 Motivadores.- Son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeño; mientras que las motivaciones son reflejo de deseos, los motivadores son las recompensas o incentivos ya identificados que intensifican el impulso a satisfacer esos deseos. Satisfacción.- Se refiere al gusto que se experimenta una vez que se ha cumplido un deseo. 18 Motivación Resultados Satisfacción Son contagiosas Se potencializan en grupo Son mensajes potentes Transmiten rápidamente un sentimiento EMOCIÓN Son transferibles, aunque no sean visibles 19 Un motivo es una fuerza interna, un deseo o una necesidad que excita al organismo y dirige la conducta hacia una meta. La emoción se refiere a sentimientos como el temor, la alegría, la sorpresa o el enojo. 20 Motivación Motivación Administrador Motiva a los subordinados para satisfacer impulsos y deseos Subordinado Fijar una meta personal y no perderla de vista. Complementar sus objetivos a largo plazo con metas a corto plazo y acciones especificas. Darse retroalimentación y premiarse Hacer diferente su trabajo. Motivación E m o ci ó n Estado de ánimo que afecta los sentidos, ideas o recuerdos que se refleja en los gestos, actitudes y otras formas de expresión que contagia la animosidad a otros. F ac to re s d is yu n ti vo s Son motivacione s que satisfacen a un individuo pero afectan la motivación de otros. F ac to re s co n ju n ti vo s Son asociativas y sirven para cohesionar, no se pueden satisfacer sin los demás al mismo tiempo. F ru st ra ci ó n Reacción mental que se experiment a cuando no se alcanzan los objetivos personales. Motivación La dirección y el liderazgo son el arte de la creación colectiva al integrar las motivaciones del individuo con las metas y actividades de la organización. Cuando un individuo desea lograr un propósito, genera una expectativa que le determina su nivel de competencia para volverlo a hacer. Teoría de la Jerarquía de las Necesidades de Maslow Necesidad de Autorrealizaci ón Necesidades de Autoestima Necesidades de Afiliación Necesidades de Seguridad Necesidades Fisiológicas Teoría X, Y Douglas McGregor Teoría X Es pesimista, estética y rígida, el control es fundamentalmente externo, es decir, el superior lo impone al subordinado. Los seres humanos poseen un disgusto inherente al trabajo, lo evitan tanto como sea posible. Las personas son obligadas, controladas, dirigidas y amenazadas con castigos para que se empeñen sus esfuerzos a los objetivos organizacionales. Prefieren que se les dirija, evaden toda responsabilidad. Teoría Y Es optimista, dinámica y flexible, la auto dirección y la integración son fundamentales para determinar las demandas organizacionales. La inversión del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso. Las personas ejercen auto dirección y autocontrol a favor de los objetivos con los que se comprometen. En condiciones adecuadas los seres humanos aprenden no sólo responsabilidades, sino también a buscarlas. La capacidad de ejercer un cierto grado de imaginación, ingenio y creatividad en la solución de problemas. Teoría de las expectativas de Víctor Vroom La energía generada por la expectativa se puede medir a través de un valor numérico llamado valencia. La motivación de las personas está determinada por el valor que otorguen a su esfuerzo. El esfuerzo (fuerza), se determina a su vez por la certeza (expectativa) de que se alcanzará o no la meta. • Fuerza = valencia X expectativa Teoría de las Expectativas de Porter y Lawler Agregarony dieron a la Teoría de Vroom, un peso específico a las capacidades en término de competencias laborales. Reconocieron que las percepciones sobre la tarea juegan un papel importante en la expectativa, y éstos, afectan positiva o negativamente el resultado o performance. Agregaron el valor que le dan los individuos a la recompensa, tanto en lo material como en lo subjetivo. Modelo de Porter y Lawler Valores de las recompensas Probabilidad percibida esfuerzo- recompensa Esfuerzo Capacidad de realizar algo Percepción de la tarea Desempeño Recompensas Percibidas Equitativas Recompensas Intrínsecas Recompensas Extrínsecas Satisfacción Teoría de la Equidad “Se refiere a los juicios subjetivos de una persona sobre lo justo de la recompensa que obtiene, en relación con los insumos (que incluyen algunos factores, tales como el esfuerzo, la experiencia y la educación), en comparación con las recompensas de otros”. J. Stacy Adams Teoría del Establecimiento de Metas (Edwin Locke) Establecer una norma que se alcanzará Evaluar si se puede alcanzar la norma Evaluar si la norma se ciñe a las metas personales La norma es aceptada, estableciéndose así la meta, y la conducta se dirige hacia la meta. Personas motivadas Comportan de manera que las impulsa hacia ciertas metas claras, las cuales aceptan y pueden tener la esperanza razonable de alcanzar Técnicas especiales de Motivación MOTIVAC ION Dinero Participaci ón incentivo premio Viajes Calidad de vida Comunicación Es el medio de unión entre pueblos y personas; se refiere tanto a la participación como a la familiaridad para alcanzar objetivos organizacionales. Propósitos de la comunicación Cohesionar y generar el espíritu de equipo, Fundamentar la solución de problemas mediante el diálogo y la discusión. Coordinar la ejecución y seguimiento de las decisiones. Consolidar la misión la visión y los valores como una cultura laboral. Facilitar la retroalimentación y el aprendizaje. Los directivos de equipos deben integrar varios puntos de vista para incrementar la comunicación e información, con el fin de mejorar la toma de decisiones en todas sus fases. La comunicación y la información incrementan el éxito de la toma de decisiones. La información es pode , Francis Bacon. Comunicación Componentes de Comunicación Emisor • Persona que emite el mensaje. Receptor • Persona que recibe el mensaje. Medio o Canal • Instrumento por el cual se transmite el mensaje. Mensaje • Objetivo o finalidad de la información. Retroalimentación • Respuesta del receptor al emisor sobre la comprensión y entendimiento del mensaje. Barreras de la Comunicación Paradigmáticas: • La forma de trabajo no permite aceptar ninguna sugerencia y genera “ceguera de taller”. Semántica: • Por causas de lenguaje cuando otra persona no entiende lo que estamos diciendo y viceversa. Físicas: • Cuando el medio ambiente físico impide la comunicación (distancia, ruido, etc.). Fisiológicas: • Alguna de las partes está impedida físicamente para poder comunicarse. Psicológicas: • Una parte no desea comunicarse con la otra estableciendo una barrera que bloquea la información. Administrativa: • Por causas de tipo organizativo, se bloquea la comunicación o se vuelve burocrática. Clasificación de la Comunicación • Aquella que se lleva a cabo entre personas de la misma jerarquía.Comunicación horizontal • Fluye entre jefe-subordinado y va realizándose a través de la cadena de mando.Comunicación vertical • Información transmitida de manera ascendente o descendente con el fin de atender un asunto de trabajo en una organización entre dos o más personas. Comunicación formal • Se llevan a cabo en la organización para comentar algunos asuntos externos a la organización; abarca asuntos de la empresa no relacionados con el trabajo.Comunicación informal • Comprende todas las partes de la comunicación, con excepción de las palabras escritas o dichas oralmente.Comunicación no verbal Habilidades de comunicación de una autoridad formal Transmitir información • Capacidad de síntesis. Recibir información • Depurar información para tomar decisiones e informar a los superiores. Representación • Hablar en público con aplomo, en forma concisa y precisa. Administración del tiempo • Debe organizar su tiempo y fijar prioridades para atender todos los asuntos propios de su nivel. Imagen corporativa • Se forma con las experiencias que las diversas personas van teniendo con la empresa. ¿Convencer o vencer? • El supervisor tiene que utilizar su capacidad de persuasión, sobre todo cuando debe cambiar una forma de trabajo. Liderazgo Es la capacidad de materializar el potencial de los demás y orientar sus conocimientos, habilidades y capacidades hacia unos resultados predeterminados. ¿Qué es un líder? Persona capaz de influir en los demás. Valora al seguidor y a la situación como un preliminar a la acción. Genera el espíritu grupal e induce a todos los integrantes a contribuir a las metas de la organización Esta consciente de la posibilidad de la manipulación y renunciar a ella. Va formándose y transformándose. Liderazgo es el arte o proceso de influir en las personas que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de los objetivos organizacionales AL MENOS 4 COMPONENTES O CAPACIDADES 1 CAPACIDAD PARA HACER USO EFICAZ Y RESPONSABLE DEL PODER 2 CAPACIDAD PARA COMPRENDER QUE LOS SERES HUMANOS TIENEN DIFERENTES MOTIVACIONES EN DIFERENTES MOMENTOS Y SITUACIONES 3 CAPACIDAD PARA INSPIRAR A LOS DEMÁS 4 CAPACIDAD PARA ACTUAR EN FAVOR DEL DESARROLLO DE UNA ATMÓSFERA CONDUCENTE A LA RESPUESTA DE LAS MOTIVACIONES Y AL SURGIMIENTO DE ÉSTAS. COMPONENTES DEL LIDERAZGO El patrón de conducta de un líder, según como lo perciben los demás. Se desarrolla a partir de experiencias, educación y capacitación Autocrático: Impone y espera cumplimiento, es dogmático y seguro, conduce por medio de la capacidad de retener u otorgar premios y castigos. Democrático o participativo: Consulta a sus subordinados respecto de acciones, decisiones probables y alienta su participación. Liberal: Hace uso muy reducido de su poder, en caso de usarlo, ya que les concede a sus subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones ESTILOS DE LIDERAZGO 42 LÍDER AUTOCRÁTICO SEGUIDORSEGUIDORSEGUIDOR LÍDER LIDER DEMOCRÁTICO SEGUIDOR SEGUIDOR SEGUIDOR LÍDER LIDER LIBERAL SEGUIDORSEGUIDORSEGUIDOR LÍDER ESTILOS DE LIDERAZGO 43 Toma la decisión y la anuncia Vende la decisión Presenta ideas e invita al cuestiona miento Define limites, el grupo toma la decisión Presenta ideas tentativas sujetas a cambios USO DE LA AUTORIDAD LIBERTAD DE LOS SUBORDINADOS Los subordinados tienen facultades de decisión dentro de límites definidos LIDERAZGO 44 Liderazgo centrado en el administrador Liderazgo centrado en el subordinado Continuum de patrones de Liderazgo Roberto Tannenbaum VISIONARIO MOTIVADOR DINAMICO BRILLANTE EFICIENTE CONGRUENTE LÍDER CARACTERÍSTICAS NEGOCIADOR ENTUSIASTA COMUNICADOR CONVINCENTE CAPACIDAD DE MANDO HONESTO CARISMATICO Enfoques Situacionales o de Contingencia de Liderazgo (Fred E. Fiedler) Los individuos se convierten en líderes no solo por sus atributos de personalidad, sino también por varios factores situacionales y por las interacciones entre los líderes y miembros de los grupos. Enfoques Situacionales o de Contingencia de Liderazgo (Fred E. Fiedler) Afirma que no existe un estilo único y mejor de liderazgo válido en cualquier situación, sino que por el contrario, los estilos eficaces de liderazgo son situacionales: cada situación requiere un estilo diferente de liderazgo. Este modelo contingencial se basa en tres dimensiones críticaspara un liderazgo más eficaz: Poder otorgado por el puesto.- Es el grado en que el poder otorgado por un puesto le permite a un líder conseguir que los miembros del grupo sigan sus instrucciones; Estructura de tarea.- El grado en que es posible formular claramente las tareas y responsabilizar de ellas a los individuos. Relaciones líder – miembros.- Es la influencia más importante para el poder y la efectividad del gerente. Es la relación que existe entre el líder y los miembros del grupo. 48 Enfoques Situacionales o de Contingencia de Liderazgo (Fred E. Fiedler) La conclusión general de Fiedler es que cuando las variables situacionales son muy desfavorables o muy favorables, el estilo del liderazgo más eficaz y, en consecuencia, más indicado es el orientado hacia la tarea. El estilo de liderazgo orientado hacia las personas es más eficaz y el más indicado cuando la oportunidad situacional es relativamente media. 49 Bueno Deficiente favorable moderado desfavorable Variables Situacionales D es em pe ño Enfoques Situacionales o de Contingencia de Liderazgo (Fred E. Fiedler) Enfoque del Camino-Meta para la Eficiencia del Liderazgo (Robert House) Establece que la principal función del líder es aclarar y establecer metas con sus subordinados, y ayudarles a encontrar la mejor ruta para el cumplimiento de esas metas y eliminar obstáculos. 50 En este enfoque el comportamiento de un líder es aceptable para los subordinados a tal grado que es visto por ellos como una fuente inmediata de satisfacció e i spi ació o como un medio de satisfacción futura. 51 Enfoque del Camino-Meta para la Eficiencia del Liderazgo (Robert House) El comportamiento de un líder es motivacional en la medida en que: Haga que la satisfacción de las necesidades del subordinado sea contingente del desempeño eficaz de este último y Proporcione la instrucción, la guía, el apoyo y las recompensas que son necesarios para el desempeño eficaz. 52 Enfoque del Camino-Meta para la Eficiencia del Liderazgo (Robert House) 53 El líder define lo que deberá realizar el subordinado para obtener las recompensas de trabajo El trabajo organizacional se Cumple de manera adecuada El subordinado presente mayor esfuerzo y motivación El líder aclara el papel del trabajo del subordinado El subordinado recibe reconoci - miento y confianza en cuanto al alcance de las recompensas El líder aprende de las necesidades del subordinado El líder ajusta la recompensa del trabajo a las necesidades del subordinado El líder aumenta el valor de las recompensas para el subordinado Papel Del Líder En El Modelo Camino - Meta El líder define lo que deberá realizar el subordinado para obtener las recompensas de trabajo El trabajo organizacional se Cumple de manera adecuada El subordinado presente mayor esfuerzo y motivación El líder aclara el papel del trabajo del subordinado El subordinado recibe reconoci - miento y confianza en cuanto al alcance de las recompensas El líder aprende de las necesidades del subordinado El líder ajusta la recompensa del trabajo a las necesidades del subordinado El líder aumenta el valor de las recompensas para el subordinado Establece que la principal función del líder es aclarar y establecer metas con sus subordinados, y ayudarles a encontrar la mejor ruta para el cumplimiento de esas metas y eliminar obstáculos En este enfoque el comportamiento de un líder es aceptable para los subordinados a tal grado que es visto por ellos como una fuente inmediata de satisfacción o como un medio de satisfacción futura. Enfoque del Camino-Meta para la Eficiencia del Liderazgo (Robert House) Teoría Situacional (Hersey y Blanchard Paul Hersey y Ken Blanchard desarrollaron este modelo de liderazgo en el que señalan que los líderes deben actuar de acuerdo con el grado de madurez del subordinado. Las conductas básicas del líder son: Orientación a las tareas y Orientación a las relaciones Señalan que la capacidad del líder para ajustar su estilo al grado de madurez del subordinado lo convierten en un dirigente efectivo. El comportamiento orientado a la tarea es el grado en el que el líder tiene la capacidad de organizar y definir papeles de los miembros de su grupo; explicar las actividades que cada uno debe realizar, cuando, cómo y dónde deben realizarse las tareas; se empeña en establecer patrones de organización bien definidos, canales de comunicación y formas para conseguir la realización del trabajo Teoría Situacional (Hersey y Blanchard El comportamiento orientado a la relación es el grado en el que el líder esta capacitado para mantener relaciones personales entre él y los miembros de su grupo, abriendo canales de comunicación, proporcionando apoyos socioemocional y comportamientos que faciliten el trabajo Teoría Situacional (Hersey y Blanchard Disponibilidad, la medida en la cual la gente tiene la capacidad y la voluntad de llevar a cabo tareas específicas y asumir la responsabilidad de guiar su conducta. Consta de dos elementos: La madurez laboral La madurez psicológica Teoría Situacional (Hersey y Blanchard El liderazgo situacional considera cada variable ya sea como alta o baja, y combinarlas en cuatro comportamientos específicos de líder Dirigir (tarea alta-relación baja). Instruye (tarea alta-relación alta). Participar (tarea baja-relación alta). Delegar (tarea baja-relación baja). Teoría Situacional (Hersey y Blanchard Dirigir (tarea alta-relación baja). El colaborador se encuentra en un nivel de madurez muy bajo, no puede o no quiere responsabilidades, ya sea por inseguridad, por estar en proceso de iniciación o por falta de capacitación Instruye (tarea alta-relación alta). El líder persuade al colaborador a realizar las tareas con supervisión y asesoría en relación al ejercicio, dándole importancia a las relacione líder – colaborador (El colaborador es inmaduro, pero tiene deseos de superación Teoría Situacional (Hersey y Blanchard Participar (tarea baja-relación alta).El subordinado tiene madurez aún y cuando todavía requiere de guía. Su participación genera motivación y enriquece el trabajo en equipo Delegar (tarea baja-relación baja). La madurez del miembro es alta en capacidad técnica como en el involucramiento y lealtad con la organización Teoría Situacional (Hersey y Blanchard - Competencia + interés - Competencia - interés + competencia - interés - competencia - interés Dirige Instruye Participa Delega Nivel de madurez Estilo de liderazgo El liderazgo situacional considera cada variable ya sea como alta o baja, y combinarlas en cuatro comportamientos específicos de líder Partici par Deleg ar T baja R alta T baja R baja Dirigir Instruir T alta R baja T alta R alta El líder debe poseer la flexibilidad para aplicar distintos estilos, de acuerdo a la situación, estos se combinan a su vez con el grado de madurez de los seguidores: M1. Poca competencia, mucho interés. M2. Escasa competencia, poco interés. M3. Mucha competencia, interés variable. M4. Mucha competencia, poco interés. Teoría Situacional (Hersey y Blanchard 65 NIVEL DE MADUREZ ESTILOS DE LIDERAZGO M1 Poca competencia Mucho interés E1 Dirige M2 Escasa Competencia Poco interés E2 Instruye M3 Mucha competencia Poco interés E3 Participa M4 Mucha competencia Poco interés E4 Delega Teoría Situacional (Hersey y Blanchard Modelo de formación de un Equipo A. OBJETIVOS E. INTERRELACIONES B. ESTRUCTURA D. MECANISMOS DE COORDINACIÓN C. RECONOCIMIENTO F. LIDERAZGO MEDIO AMBIENTE O ENTORNO ORGANIZACIONAL Equipos de Trabajo 66 Visionario. Mantiene la perspectiva. Comunicador. Motivador. Valorador del talento. Fomenta el aprendizaje. Perspicaz tomador de decisiones. Modesto representante de diversos roles. Juiciossabios ante la incertidumbre y el cambio. Características del Dirigente del Equipo 67 Aclara el propósito y las metas. Crea el compromiso y la autoconfianza. Fortalece las habilidades y la propuesta colectivas. Elimina los obstáculos impuestos desde el exterior. Crea oportunidades para otros. Impulsa la cooperación. Brinda retroalimentación. Trabaja realmente. Rol del Dirigente del Equipo 68 Compromiso Solución de Problemas Técnicas funcionales Interpersonales Individual Mutua Número pequeño de personas Metas específicas Enfoque común Propósito significativo Resultados de Desempeño Crecimiento Personal Productos de Trabajo Colectivo Elementos Básicos del Equipo 69 Tipos de Equipo Curva de Desempeño del Equipo Desempeño Efectividad Seudoequipo Equipo Potencial Gpo. de Trabajo Equipo Verdadero Equipo de Alto Desempeño 70 Modelo de desarrollo del Equipo 1. Afirmación 2. Visualización 3. Asociación Identidad Individual Conocimiento y Habilidades Comportamiento Resultado Ser Saber Hacer Lograr 5. Modelación del Comportamiento 4. Entrenamiento y Práctica 6. Establecimiento de Objetivos y metas. 71 Identidad. Nivel de entusiasmo y energía. Eventos que impulsan. Compromiso personal. Resultados del desempeño. Factores Determinantes en el Desempeño Individuos. Ambiente. Equipo 72 Desempeño Del Equipo Identidad Entusiasmo / energía EventosCompromiso Resultado desempeño Toma de Decisiones Repetitivos y rutinarios Nuevos y complejos Herramientas para la toma de Decisiones BRAINSTORMING ESPINA DE PESCADO ARBOL DE DECISIONES
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