9 La Gestión del tiempo Para asistentes, departamentos de administración y secretaría (Presentación) autor Sodexo

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La Gestión
del tiempo 
Para asistentes, departamentos
de administración y secretaría
2 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
ÍNDICE
PARTE 1
¿Qué es la gestión del tiempo?
Recurre a los principales métodos de gestión del tiempo
PARTE 2
¿Cómo puedes mejorar la gestión de tu tiempo?
Identifica las principales distracciones y ladrones de tiempo
PARTE 3
Descubre las últimas técnicas para la gestión de proyectos
Fíjate prioridades y metas
A
B
C
3 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO
¿Sabías que cerca del 60 % del trabajo administrativo de la empresa 
acaba pasando por la supervisión de asistentes y administrativos?
Esto crea la necesidad de que estos profesionales tengan un perfil 
multitarea y sepan cómo gestionar las actividades que les corresponden 
para facilitar el trabajo tanto a sus superiores como a sí mismos.
Saber cómo gestionar, organizar y optimizar al máximo el tiempo se 
convierte en un elemento imprescindible en su puesto de trabajo. 
Introducción
PARTE 3
4 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
La gestión del tiempo consiste en el reparto del tiempo de una forma 
adecuada que nos permita realizar las distintas tareas diarias y así 
obtener una mayor productividad y eficiencia en el trabajo.
Esto es de vital importancia para administrativos, asistentes y secretarias, 
que llevan a cabo muchas tareas a lo largo del día. 
¿Qué es la gestión del tiempo?
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
5 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Se hace más en las mismas horas
Organizando el trabajo, se puede aprovechar al máximo el tiempo, lo que aumenta el rendimiento y los 
resultados con las mismas horas o incluso con menos.
Se completan las tareas en su plazo
Esto es posible gracias a que se priorizan tareas y se dejan de lado otras menos importantes, eliminando 
al máximo las distracciones.
Se establecen prioridades
Identificando qué tipos de tareas hay y cuáles son importantes y urgentes, se pueden priorizar para 
determinar cuáles hacer antes y cuáles después.
Ventajas de una correcta gestión del tiempo
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6 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Se evitan tareas improductivas
Las tareas improductivas pueden eliminarse definitivamente, delegarse en otras personas o dejarse 
para otro momento.
Se logran objetivos
Es la mejor manera de lograr metas y objetivos con eficacia. Solo hay que determinar cuáles son y 
planificarse para alcanzarlos.
Mejora la satisfacción laboral
Los trabajadores se encuentran más a gusto en su puesto de trabajo cuando saben que están rindiendo 
al máximo y se sienten valorados. 
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
Ventajas de una correcta gestión del tiempo
7 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Fíjate prioridades y metas
Recurre a los principales métodos de gestión del tiempo
Identifica las principales distracciones y los ladrones de tiempo
 
Cómo puedes mejorar la gestión 
de tu tiempo
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
A
B
C
A
El primer paso es establecer prioridades y metas en el trabajo. Por ello, es 
necesario que aprendas a marcar tus objetivos laborales o metas y priorizar 
las tareas diarias en función de las metas.
Fíjate prioridades y metas 
8 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Una vez establecidos los objetivos y metas, es igualmente 
importante que diferencies y priorices los distintos tipos de 
tareas:
Tareas urgentes: Son las que requieren acción inmediata; 
si no, podrían conllevar consecuencias negativas.
Tareas importantes: Conviene finalizarlas lo antes 
posible, porque son vitales, pero hacerlas no siempre es 
urgente.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
Priorizar las tareas es clave y para ello, el análisis ABC o el método POSEC 
o Eisenhower pueden ser tus grandes aliados.
9 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Análisis ABC para priorizar tareas
Tareas importantes
y urgentes
Son críticas y deben llevarse a cabo 
de inmediato.
Tareas importantes 
y no urgentes
 Son igual de importantes que las 
anteriores, pero no tan urgentes. Son 
las siguientes para realizar, ya que si 
las pospones mucho se pueden 
convertir en urgentes.
Tareas ni importantes 
ni urgentes
Se pueden posponer sin grandes 
consecuencias. 
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10 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Priorizar el tiempo y definir las tareas por objetivos.
Organizar las tareas pendientes de manera regular para tener éxito.
Streamline o racionalizar las tareas que hay que hacer pero no gustan.
Economizar lo que se tiene que hacer o se quiere hacer, pero no es urgente.
Contribuir en las pequeñas cosas que pueden marcar la diferencia. 
Método POSEC
PRIORIZAR
ORGANIZAR
STREAMLINE
ECONOMIZAR
CONTRIBUIR
Basado en la pirámide de Maslow sobre la jerarquía de las necesidades, es un 
método mediante el cual puedes priorizar las tareas organizando, 
racionalizando, economizando y contribuyendo.
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11 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
● Importante/urgente. Se hace de forma inmediata y personal.
Fechas límite, problemas, crisis y demás. ¡Hazlo ya!
● Importante/no urgente. Se hace marcando una fecha de
finalización. Planificación, relaciones, etc.
● No importante/urgente delegado. Reuniones, actividades,
interrupciones. Delega en otras personas.
● Sin importancia. Actividades de poco interés, trivialidades,
pérdidas de tiempo. Elimina o pospón estas tareas.
Método Eisenhower 
Se basa en una cita de Dwight D. Eisenhower: “Tengo dos tipos de problemas, el urgente y el 
importante. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente”. En el día a día puedes 
organizar las tareas según este método distribuyéndolas en una matriz que dice así:
PARTE 1INICIO PARTE 3CBPARTE 2 A
12 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
20 %
ESFUERZO
80 %
ESFUERZO
20 %
RESULTADOS
80 %
RESULTADOS
Una vez establecidos los objetivos e identificados los tipos de tareas, puedes recurrir 
a diferentes métodos interesantes que permiten una mejor gestión del tiempo basándose 
en unos principios determinados.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
B Principales métodos de gestión del tiempo
Se basa en concentrar el 80 % de tu tiempo y energía en el 20 % 
del trabajo verdaderamente importante. 
Haz una lista de tareas, y de cada diez deberás escoger dos para 
invertir en ellas tus energías y tiempo.
Pareto
13 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Método Pomodoro
Este método de gestión de tiempo recurre al reloj para 
dividir el tiempo que se destina a un trabajo en intervalos 
de 25 minutos, separados por pausas. 
Permite calcular los tiempos, concentrarse mejor, cumplir 
los horarios y rendir más basándose en los pomodoros.
Escoja 
la tarea
Marque con una x cada vez que termine un ciclo y al 
finalizar todos, tome un descanso de 15 a 30 minutos.
Descanse 
5 minutos
Marque
25 minutos
y ejecute la tarea
4X
ciclos
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
14 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Lean Thinking
Esta metodología busca crear valor con procesos más eficientes, 
reduciendo aquello que no es fundamental ni necesario. 
Hay que tener en cuenta que en algunos casos el tiempo que se dedica a 
actividades que no se necesitan puede consumir el 90  % del trabajo que 
se ha realizado. 
Un ejemplo de empresa que aplicó eficazmente este método fue Toyota, que 
en 2009 logró ser la mayor compañía de automóviles en volumen de ventas,gracias a que descubrió cuál era el valor para los clientes mapeando el flujo 
de producción, eliminando procesos que no generan valor e 
implementando el flujo continuo. 
IDEAS
PRODUCTODATOS
APRENDER CREAR
MEDIR
Reduce
el tiempo total a 
través del bucle
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15 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Método Dominó 
Este método afirma que hay acciones en las que se invierte una 
vez y que producen beneficio a lo largo del tiempo en diferentes 
canales. 
Por ejemplo, elaborar una plantilla de estilo, presentaciones 
corporativas o una agenda de tareas es algo en lo que se requiere 
un esfuerzo una vez, pero una vez terminado sigue aportando 
utilidad en nuestro día a día y ayuda a ahorrar mucho tiempo.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
16 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Método GTD
Fundamentada en principios sencillos que consisten en recopilar, 
procesar, organizar, revisar y hacer. 
Se basa en recopilar las tareas y los objetivos para gestionarlos de 
manera que se puedan llevar a cabo en el momento exacto sin 
tensiones, de una forma sencilla y positiva. 
HACER
RECOPILAR
PROCESAR
Getting
Things
Done
ORGANIZAR
REVISAR
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
17 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Tablero Kanban
Es una forma muy fácil de estructurar cómo progresan tus tareas.
Tienes que crear columnas que representen las diversas etapas del 
proyecto, y poner en ellas las diversas tareas que vas a llevar a cabo. 
Mueve las actividades en las columnas para ver su avance. 
Hay herramientas que pueden hacerte esto más sencillo, como Trello 
o tableros físicos.
POR HACER EN CURSO TERMINADAS
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
18 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Saber detectar y evitar los llamados ladrones de tiempo juega un papel vital en el 
éxito de nuestra gestión del tiempo y consecución de objetivos y metas. 
Los ladrones de tiempo
Los ladrones de tiempo son factores que hacen que perdamos tiempo en nuestro 
trabajo que podría ser utilizado para cosas más importantes. Es necesario saber 
identificarlos para poder actuar contra ellos.
Identifica los ladrones de tiempo
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
C
19 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Principales ladrones de tiempo
La propia actitud o forma de comportarse. No saber qué hacer en cada 
momento, ser impuntuales, distraerse fácilmente, no respetar lo marcado en 
el horario, etc.
Los correos y los emails diarios. Destina una parte del día a estas 
funciones para evitar distraerte en ellas. En caso de que estas sean tus 
funciones principales, prioriza las llamadas telefónicas y destina momentos 
frecuentes al día a consultar el email.
Mala comunicación. Garantizar una buena redacción y comunicación 
desde el primer momento es vital, ya que puedes cometer errores y tener 
que repetir la redacción de documentos o presentaciones. Por ahorrar 
tiempo, acabarás consumiendo más tiempo y recursos.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
20 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Falta de concentración. A veces, el principal enemigo en el trabajo es 
la propia concentración. Si no alcanzas el máximo de concentración, 
acabarás perdiendo el tiempo en tareas que no son relevantes o sin 
terminar algo importante. Aprovecha estos momentos de baja 
concentración para realizar tareas que no la requieran.
La procrastinación. Esta tendencia a retrasar las tareas se produce 
más a menudo de lo que parece, y nos hace posponer las que nos 
resultan aburridas o rutinarias. No dejes tareas para más tarde si 
puedes hacerlas ya; combate tu procrastinación.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
Principales ladrones de tiempo
21 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
No saber decir que no. Si no sabes decir que no, acabarás asumiendo 
más tareas de las que puedes llevar a cabo. Esto hará que no cumplas el 
plazo o no las hagas como corresponde y des mala imagen. Tienes que 
aprender a ser más asertivo y a decir que no.
No saber delegar. Aprender a delegar ciertas funciones que no te 
corresponden, o no son tan prioritarias, para poder dedicarte a lo que 
realmente importa es crucial. Has de contar con una persona de confianza 
y atreverte a delegar; al principio puedes probar a hacerlo poco a poco.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
Principales ladrones de tiempo
22 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Día a día, se va innovando y mejorando las técnicas para conseguir una 
eficiencia total en el puesto de trabajo. 
De todas estas, el proceso Agile está a la cabeza en la mejora de la gestión 
del tiempo, gracias a la aplicación de sus cuatro pilares y a sus ventajas, como 
son la adaptabilidad, la eficacia o la minimización de errores.
Descubre las últimas técnicas 
para la gestión de proyectos
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
23 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
El futuro de la gestión Agile
La metodología Agile es una de las más innovadoras para desarrollar proyectos 
más efectivos.
Su objetivo es corregir malas prácticas en la gestión de proyectos; por 
este motivo, ahora es un modelo estándar en las organizaciones internacionales.
Para ello, se trocea cada proyecto en pequeñas partes que se han de completar y 
entregar en poco tiempo: una o dos semanas. De este modo, si hay que hacer 
cualquier modificación se introducen los cambios rápidamente y se continúa.
STANDUPS 
SPRINTS
BACKLOG
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
24 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Los 4 pilares de la gestión Agile son:
Colaborar con los clientes/compañeros y mantener una relación 
cercana con ellos.
Valorar a los individuos y las relaciones sociales. Son más importantes 
que las herramientas y los procesos.
Es mejor que veas una muestra del producto funcionando, una 
demostración, que mucha información que pueda ser relevante pero sin 
ver en qué consiste en realidad el producto. Si puedes hacer un 
prototipo, es mejor que un dosier de mil páginas. 
Responder rápidamente ante imprevistos o posibles cambios; el plan 
establecido es solo una orientación.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
25 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Algunos de los métodos Agile son:
Kanban. Ya mencionado anteriormente como aquel en que se crea un 
cuadro o diagrama donde se colocan diferentes columnas de tareas.
Scrum. En él se asegura que todos los procesos son caóticos y hay que 
gestionar este caos antes que eliminarlo. El proceso está dividido en fases y 
busca cumplir los objetivos marcados en cada momento.
Extreme Programming XP. Lo principal son las relaciones entre los 
miembros del equipo de trabajo, y entre ellos y los clientes. El cliente decide 
objetivos, el equipo divide en pequeñas acciones el trabajo y les asigna un 
tiempo, el cliente decide qué hacer antes y el equipo trabaja en ello.
Agile Inception. Definir y redefinir los objetivos generales de la empresa. 
Se prepara a las personas implicadas antes de cada proyecto. 
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
26 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Las principales ventajas de la metodología Agile son:
Adaptabilidad a cada momento, circunstancias y cambios, con la posibilidad de hacer reajustes en el 
tiempo establecido.
Minimización de los errores, al poder detectarlos más rápidamente.
Mayor eficacia, al poder dar respuestas adaptadas a las necesidades reales en menores plazos.
Coordinación, ya que se requiere una comunicación directa y constante entre todos los implicados.
Mayor satisfacciónlaboral, ya que el personal cuenta y se siente más valorado y comprometido.
Mejora la creatividad, al estar constantemente realizando nuevas funciones y buscando ideas y 
soluciones funcionales.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
27 La gestión del tiempo para asistentes, departamentos de administración y secretaría
Conclusión
Si sabemos gestionar correctamente nuestro tiempo, podemos ahorrar una 
gran cantidad de horas. Esto podría permitirnos trabajar menos horas cada día 
obteniendo un máximo rendimiento.
La clave es saber cuál es el método de gestión de tiempo más adecuado a tus 
necesidades y circunstancias, ya que una vez que lo logres aprovecharás al 
máximo cada una de tus horas de trabajo. 
Esto es especialmente importante en tus funciones, ya que si consigues 
aprovechar mejor tu tiempo con una correcta gestión, ahorrarás tiempo al resto 
del equipo, tanto a aquellos que están por encima como por debajo en la 
jerarquía laboral.
CBPARTE 2 APARTE 1INICIO PARTE 3
Esperamos que estos consejos te ayuden a obtener una 
mayor productividad y eficacia en el trabajo
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en marcha un plan de 
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