Actualizacion_Tablas_Retencion_Documental

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PROPUESTA ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD 
DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SULMA YULIED MORALES RIAÑO 
WILSON DAVID GONZÁLEZ MACEA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN 
ESCUELA DE POSGRADOS 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA BOYACÁ 
2021 
 
PROPUESTA ACTUALIZACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -
TRD DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SULMA YULIED MORALES RIAÑO 
WILSON DAVID GONZÁLEZ MACEA 
 
 
 
 
 
 
 
Trabajo para optar el título de 
ESPECIALISTA EN ARCHIVÍSTICA 
 
 
 
 
 
 
Asesor 
GERMAN AMAYA 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN 
ESCUELA DE POSGRADOS 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA BOYACÁ 
2021 
TABLA DE CONTENIDO 
 
PRESENTACIÓN 8 
1. HISTORIA INSTITUCIONAL CONTRALORÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
 11 
1.1 CREACIÓN Y EVOLUCIÓN DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL DE 
BARRANQUILLA 11 
1.2 ÚLTIMA REFORMA ADMINISTRATIVA 12 
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL 15 
1.4 MAPA DE PROCESOS 16 
2. DIAGNÓSTICO ARCHIVOS CONTRALORÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
 18 
2.1. DIAGNÓSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN 19 
2.1.1. Identificación 19 
2.1.2. Infraestructura Física 19 
2.1.3. Características de la Documentación 22 
2.2. DIAGNÓSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL 26 
2.2.1 Instrumentos Archivísticos Aprobados 27 
2.3. ESTADO ACTUAL ARCHIVO CENTRAL 28 
3. DESARROLLO PRÁCTICO DE INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 30 
3.1. COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 32 
3.2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
 33 
3.2.1 Modificación y/o Creación de Series y Subseries Documentales 35 
3.2.2 Identificación y codificación de las unidades administrativas 38 
3.2.3 Elaboración de los cuadros de clasificación 39 
3.2.4 Conformación y codificación de series, subseries 40 
3.3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN 
DOCUMENTAL 55 
3.3.1 Valoración Documental 55 
3.3.2 Disposición Final 61 
3.4. ELABORACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD 73 
3.4.1 Metodología de Asignación de Códigos 73 
3.4.2 Formato de Tablas de Retención Documental 74 
3.4.3 Tablas de Retención documental – TRD de las Áreas Misionales de la 
Contraloría Distrital de Barranquilla 76 
4. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN 
DOCUMENTAL – TRD 122 
4.1. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN 
DOCUMENTAL 122 
4.2. PROPUESTA DE RESOLUCIÓN ADOPCIÓN - TRD 124 
5. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 127 
6. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES 128 
BIBLIOGRAFÍA 130 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE IMÁGENES 
 
Imagen 1. Estructura Orgánica Contraloría Distrital de Barranquilla 2003 15 
Imagen 2. Mapa de Procesos Contraloría Distrital de Barranquilla 17 
Imagen 3. Iluminación en los Archivos de Gestión 21 
Imagen 4. Archivadores de Escritorio Archivos de Gestión 23 
Imagen 5. Estanterías Rodantes Archivos de Gestión 23 
Imagen 6. Estanterías Estáticas Archivos de Gestión 24 
Imagen 7. Organización Archivos de Gestión 25 
Imagen 8. Organización Archivos de Gestión 25 
Imagen 9. Plano piso 5 Contraloría Distrital de Barranquilla 29 
Imagen 10. Propuesta Formato de Cuadro de Clasificación Documental 
Contraloría Distrital de Barranquilla. 39 
Imagen 11. Disposición final 62 
Imagen 12. Formato Tablas de Retención Documental – TRD 74 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE TABLAS 
 
Tabla 1. Ubicación Archivo de Gestión Contraloría Distrital de Barranquilla 20 
Tabla 2. Justificación de Modificación y/o Creación de Series y Subseries 
Documentales 36 
Tabla 3. Codificación Unidades Administrativas Contraloría Distrital de Barranquilla
 38 
Tabla 4. Codificación Series y Subsidies Documentales Contraloría Distrital de 
Barranquilla 40 
Tabla 5. Propuesta Cuadro de Clasificación Documental Contraloría Distrital de 
Barranquilla. 45 
Tabla 6. Series Documentales con Disposición Final Conservación Total 63 
Tabla 7. Series Documentales con Disposición Final Eliminación 68 
Tabla 8. Series Documentales con Disposición Final Selección 71 
Tabla 9. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Despacho del 
Contralor 77 
Tabla 10. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Asesora Delegada 
de Participación Ciudadana 81 
Tabla 11. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Oficina Delegada 
Jurisdicción Coactiva 85 
Tabla 12. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Oficina Asesora 
Delegada Sanciones 87 
Tabla 13. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Departamento de 
Planeación 90 
Tabla 14. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Contraloría 
Auxiliar Sector Salud 96 
Tabla 15. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Contraloría 
Delegada Sector Educación 100 
Tabla 16. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Contraloría 
Delegada Sector Concesiones 104 
Tabla 17. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Contraloría 
Delegada Sector Central 108 
Tabla 18. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Contraloría 
Auxiliar Sector Desarrollo Urbano 112 
Tabla 19. Propuesta de Tabla de Retención Documental – TRD Contraloría 
Auxiliar de Responsabilidad Fiscal 116 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8 
 
PRESENTACIÓN 
 
La Contraloría Distrital de Barranquilla es una entidad pública de orden territorial, 
que busca garantizar a la comunidad Barranquillera el manejo adecuado de los 
bienes y recursos públicos distritales, fortaleciendo los resultados de las auditorías 
en pro del cumplimiento de los fines esenciales del Estado; el 21 de agosto del año 
2003 se efectuó la última restructuración mediante resolución 0454, en donde se 
establecieron funciones por cada una de las dependencias que conforman la 
entidad. 
 
De acuerdo con la Ley General de Archivos No. 594 de 2000, donde entre otras 
cosas, se establece la obligatoriedad de elaborar y adoptar las tablas de retención 
documental – TRD, definidas como “Listado de series con sus correspondientes 
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa 
del ciclo vital de los documentos”1. Para las diversas entidades, las TRD son un 
instrumento archivístico que permite la clasificación e identificación de los 
documentos que produce la entidad, para llevar a cabo la trazabilidad en cada una 
de las etapas del ciclo de vida de los documentos (archivo de gestión, central e 
histórico), desde su producción hasta su disposición final. 
 
La Contraloría Distrital de Barranquilla cuenta con Tablas de Retención 
Documental- TRD aprobadas, las cuales fueron convalidadas mediante el Acuerdo 
001 expedido el 21 de abril de 2017 por el Consejo Distrital de Archivos de 
Barranquilla – CDABAQ. No obstante, debido a la implementación de nuevos 
procesos administrativos acordes con la normatividad vigente, y a los ajustes 
funcionales presentados en la entidad en las últimas dos décadas, se han generado 
cambios en la producción documental, afectando así la correcta aplicación de las 
TRD aprobadas, ya que se produce información que no se encuentra contemplada 
en las Tablas de Retención Documental vigentes, situación que ocasiona pérdida 
de documentación importante para la toma de decisiones, duplicidad de información 
en los expedientes, uso irracional del papel, acumulación documental en los 
archivos de gestión, dificultades en la ordenación, clasificación y descripción 
documental, falta de criterios para garantizar una adecuada organización, selección 
y conservación de documentos que son de carácter permanente y de aquellos con 
valores primarios susceptibles de eliminación. 
Para el desarrollo de este trabajo, se realizó el diagnóstico integral de archivos en 
la Contraloría Distrital de Barranquilla (gestión y archivo central),
para identificar el 
estado actual en que se encuentran, y para evidenciar las falencias en la aplicación 
de las TRD y organización de archivos, esto conlleva, a evidenciar la necesidad de 
actualizar las TRD, con el fin de crear o suprimir series, subseries y tipos 
 
1 COLOMBIA, El Congreso de Colombia LEY 594 (14 DE JULIO DEL 200) Por medio de la cual se 
dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones 
9 
 
documentales que contemplen los cambios presentados y reflejen la producción 
documental actual de la entidad, y la opción de registrar el soporte de los 
documentos (físicos o electrónicos), establecer nuevos criterios de valoración, 
tiempos de retención y disposición final de los documentos. 
En consecuencia, se elaboró la propuesta de actualización de las Tablas de 
Retención Documental - TRD de la Contraloría Distrital de Barranquilla, en 
cumplimiento de la normatividad archivística vigente y teniendo en cuenta las 
actuales funciones y procedimientos institucionales. 
 
Para iniciar con el proceso de actualización del instrumento archivístico, en primer 
lugar, se recolectó información para reconstruir la historia institucional; así mismo, 
se realizó una investigación preliminar sobre la entidad, para conocer su estructura 
orgánico funcional, actos administrativos, manual de funciones, procesos y 
procedimientos vigentes y se hizo un análisis para identificar el fondo, subfondo, 
secciones, subsecciones, series, y subseries documentales. 
 
Después de tener la información completa, se registró en el cuadro de clasificación 
documental – CCD el cual se define como el “Esquema que refleja la jerarquización 
dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las 
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales”2, seguido de ello 
se identificaron los valores primarios y secundarios que contienen los documentos 
producidos por las unidades administrativas, finalmente se elaboraron las TRD para 
cada dependencia, con sus correspondientes series, subseries y tipos 
documentales, tiempos de retención en el archivo de gestión, central e histórico y la 
disposición final (conservación total, eliminación, microfilmación o digitalización y 
selección), así como el procedimiento a seguir en el momento que se cumplan los 
tiempos de retención. 
 
Las Tablas de Retención Documental de la Contraloría Distrital de Barranquilla, se 
actualizaron siguiendo la metodología del Archivo General de la Nación, el Decreto 
1080 de 2015 Capitulo II Evaluación de Documentos de Archivo Artículos 2.8.2.2.1. 
y 2.8.2.2.2. Elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las 
tablas de valoración documental; la Circular AGN N° 003 de 2015 del AGN y el 
Acuerdo reglamentario 004 de 2019. 
 
Con la actualización de las tablas de retención documental la Contraloría Distrital 
de Barranquilla, busca la estructuración normalizada de los registros de información 
y la organización de los archivos de gestión, permitiendo una adecuada producción 
 
2 COLOMBIA, EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE 
COLOMBIA, Acuerdo No. 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 
29 de junio de 1994. 
 
10 
 
y administración documental; así como facilitar y agilizar el acceso a la información, 
asegurar la conformación del patrimonio documental y evidenciar el transcurrir 
histórico institucional, lo cual se hace posible con las alternativas definidas en la 
disposición final, como son la conservación total y la selección de muestras 
documentales, que aseguran, evidencian y dan testimonio del funcionamiento, 
quehacer y memoria misional de la entidad. También se adopta la eliminación 
documental como alternativa de disposición final, la cual permite una eficiente 
conservación, almacenamiento y custodia documental, y una efectiva 
administración de depósitos de archivo, siempre y cuando se adelante en el marco 
normativo y técnico, que asegure y proteja a la entidad ante cualquier situación 
jurídica, administrativa o fiscal. 
 
Es importante destacar que, con la actualización de las tablas de retención 
documental, además de contribuir en la organización de los documentos de archivo 
e información dispuesta en los diferentes soportes físicos en que se encuentre, 
también se ayuda a garantizar la conformación de un patrimonio documental libre 
de documentos innecesarios que no tienen valor para la historia, la cultura o la 
investigación. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 
 
1. HISTORIA INSTITUCIONAL CONTRALORÍA DISTRITAL DE 
BARRANQUILLA 
 
 
El Distrito de Barranquilla se encuentra ubicado en el Departamento del Atlántico al 
norte de Colombia y de Suramérica, a la orilla occidental del Río Magdalena y a 15 
kilómetros de la desembocadura de éste en el Mar Caribe, es cuna de importantes 
connotaciones de la cultura y la tradición folclórica del país, es sede de una de las 
festividades folclóricas y culturales más importantes de Colombia, el carnaval de 
Barranquilla, declarado patrimonio cultural de la nación por el congreso de Colombia 
en 2001 y patrimonio oral e inmaterial de la humanidad por la Unesco en 2003, la 
ciudad fue designada capital americana de la cultura en 2013. 
 
Barranquilla ha tenido una significativa participación en las exportaciones e 
importaciones de Colombia y como consecuencia ha jugado un papel decisivo en la 
economía regional y nacional, durante los primeros años del siglo XIX tuvo el primer 
puerto marítimo y fluvial siendo este un gran exportador de café hacia los Estados 
Unidos, más exactamente a Nueva York; cabe mencionar que gracias a este hecho 
histórico se marcó un hito importante ya que por este puerto se empezaron a realizar 
las primeras exportaciones e importaciones de productos en el país, además fue 
importante para la exportación de minerales y pieles hacia Europa. Durante este 
mismo siglo se creó el ferrocarril de Barranquilla que tuvo conexión con el muelle 
del municipio de puerto Colombia en el atlántico. 
 
Barranquilla es cuna del nacimiento de la compañía de aviación AVIANCA, fundada 
por veteranos de la primera guerra mundial, a su vez es conocida por ser un 
territorio por donde ingresaron al país deportes como el futbol y el beisbol, en otras 
consideraciones “Barranquilla es la puerta de oro de Colombia, ya que a través de 
este puerto entraron importantes avances tecnológicos como la radio, el cine, la 
televisión, el ferrocarril”3 es una parte transcendental en la economía Colombiana 
ya que por ser una ciudad costera, se trató de imitar algunas ciudades capitales 
Europeas. 
 
1.1 CREACIÓN Y EVOLUCIÓN DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL DE 
BARRANQUILLA 
 
Las oficinas administrativas de la Contraloría Distrital de Barranquilla se encuentran 
ubicadas en la calle 38 # 45 - 53 Pisos 5, 6 y 7, entidad pública de orden territorial 
que funciona para dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 272 de la 
Constitución Política de Colombia, modificado por el Decreto 403 del 16 de marzo 
 
3 PUERTO DE BARRANQUILLA – SOCIEDAD PORTUARIA, Historia del puerto de Barranquilla en línea. 
Citado en: Página web https://www.puertodebarranquilla.com/index.php/historia/ consultado el día 
16/04/2021. 
 
https://www.puertodebarranquilla.com/index.php/historia/
12 
 
de 2020, y a la Ley 136 de 1994 en su artículo 165, que busca garantizar a la 
comunidad Barranquillera el manejo adecuado de los bienes y recursos públicos 
distritales, fortaleciendo los resultados de las auditorías en pro del cumplimiento de 
los fines esenciales del Estado. 
 
En el año 1937 mediante acuerdo 021, fue creada por el “Concejo Municipal de 
Barranquilla, la Auditoría Fiscal del Municipio de Barranquilla” 4, la cual estaría a 
cargo de un auditor fiscal, que
era su jefe y representaba al Municipio en todo lo 
relacionado con la fiscalización de sus operaciones. 
 
Después para el año 1943, el día 10 de diciembre mediante el Acuerdo No. 022 
expedido por el Concejo Municipal de Barranquilla, inicia la vida institucional de la 
Contraloría Distrital de Barranquilla, estando como presidente del Concejo el doctor 
Alonso Hernández Barreto y como alcalde de la ciudad de Barranquilla el doctor 
Rafael Roncallo. La Contraloría inició su funcionamiento el 01 de enero de 1944 
como oficina de contabilidad y control fiscal, para cumplir funciones de doble 
naturaleza, de un lado para llevar el control de la gestión fiscal y de otro actuando 
como oficina de contabilidad del Municipio. 
 
Así mismo con la Constitución Política de 1991 en su artículo 356, se dio inicio a la 
creación de los Distritos de las tres principales ciudades del norte del país: 
Barranquilla, Cartagena de Indias y Santa Marta; es por esto que el 18 de agosto 
de 1993, el Congreso de la República de Colombia, por medio del acto legislativo 
número 01 “Por medio del cual se erige a la ciudad de Barranquilla, Capital del 
Departamento del Atlántico, en Distrito Especial, Industrial y Portuario”5. Sancionado 
por el presidente César Gaviria Trujillo, se creó el Distrito Especial Industrial y 
Portuario de Barranquilla; entonces por ser este un legislativo presidencial 
proveniente del constituyente, la entidad asume el nombre de Contraloría Distrital 
de Barranquilla en el año 1993. 
 
Finalmente, la Contraloría Distrital de Barranquilla funciona como un órgano de 
control del Distrito Especial, con autonomía administrativa, contractual y 
presupuestal para administrar sus asuntos en los términos, y en las condiciones 
establecidas en la constitución y la ley. 
 
 
 
 
4 COLOMBIA, CONCEJO MUNICIPAL DE BARRANQUILLA. Acuerdo 021. (1937). Por el cual se la 
Auditoria Fiscal del Municipio de Barranquilla y se le asignan funciones. 
 
5 EL CONGRESO DE COLOMBIA. Acto legislativo 01 de 17 de agosto de 1993. Por medio del cual 
se erige a la ciudad de Barranquilla, Capital del Departamento del Atlántico, en Distrito Especial, 
Industrial y Portuario. 
13 
 
1.2 ÚLTIMA REFORMA ADMINISTRATIVA 
 
En el año 2003 mediante resolución 0454 del 21 de agosto “Por la cual se establece 
la nueva estructura administrativa de la Contraloría Distrital de Barranquilla con las 
funciones de las respectivas dependencias” se dio la última restructuración 
administrativa de la Contraloría Distrital de Barranquilla, en esta se establecieron 
las funciones por dependencia, bajo las atribuciones derivadas del acuerdo 012 de 
2003, emitido por el Concejo Distrital de Barranquilla. La nueva estructura se creó 
para que estuviera acorde con los requerimientos del control fiscal y en 
cumplimiento del ajuste fiscal y financiero. 
 
A continuación, encontramos la función esencial de cada una de las dependencias 
que hacen parte de la estructura administrativa de la Contraloría Distrital de 
Barranquilla: 
 
⮚ DESPACHO DEL CONTRALOR: Ejercer la representación legal de la 
contraloría, precisar la definición de políticas y estrategias de control y de 
responsabilidad fiscal hacia la administración distrital, y hacerlas cumplir 
conforme a la constitución y la Ley. 
 
⮚ DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN: Diseñar planes 
generales, procesos y procedimientos, construir escenarios prospectivos 
relacionados con el control fiscal y con el funcionamiento interno, y planear 
las auditorias. 
 
⮚ DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO: Coordinar el sistema de control 
interno de la institución, previniendo incongruencias en la vigilancia, análisis 
y evaluación de la actividad administrativa de la contraloría, proyección de 
planes internos para el mejoramiento y elaboración de las respectivas 
recomendaciones. 
 
⮚ DEPARTAMENTO JURÍDICO: Apoyar la institución en aspectos legales y 
jurídicos, análisis y evaluación de actos administrativos en términos de 
interpretación y aplicación de las normas vigentes, y velar por el correcto 
funcionamiento técnico y administrativo de la contraloría. 
 
⮚ DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA: Le corresponde la atención a necesidades 
de las dependencias de la contraloría, suministrando los recursos de 
información, atender el mantenimiento y los servicios generales que requiera 
la institución, y participar en el ejercicio del control interno disciplinario. 
 
⮚ SECRETARÍA GENERAL: Es la encargada de la atención a las necesidades 
de personal de la contraloría, y atención de recursos de petición relacionada 
con las funciones de la dependencia. 
 
14 
 
⮚ DIRECCIÓN FINANCIERA: Le corresponde la administración financiera el 
presupuesto y la contabilidad de la contraloría, vigilando que los registros se 
realicen en los tiempos y condiciones que señale la ley, y la elaboración del 
informe de control interno contable. 
 
⮚ DIRECCIÓN DE SISTEMAS: Modernizar la tecnología y la planeación 
operativa de la infraestructura informática del área misional y administrativa, 
logrando un mayor cubrimiento y ampliación de capacidad de respuesta en 
el ejercicio del control fiscal, fortaleciendo la cultura y uso intensivo de las 
herramientas tecnológicas. 
 
⮚ CONTRALORÍAS AUXILIARES (SECTOR EDUCACIÓN, CULTURA Y 
DEPORTES, SECTOR SALUD, SECTOR CENTRAL, SECTOR 
DESARROLLO URBANO, TRÁNSITO Y DEL TRANSPORTE Y SECTOR DE 
LAS CONCESIONES Y DE EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS): Las 5 
contralorías auxiliares tienen por misión, hacer el examen, la medición y 
evaluación acorde con las normas de auditoría reglamentarias por la 
contraloría, gestionar actividades de los sujetos de control del sector 
mediante la aplicación articulada y simultánea, con el fin de determinar el 
nivel de eficiencia en la administración de los recursos distritales, la eficiencia 
con la que logra los resultados propuestos, ejecutar y consolidar informes 
sectoriales del control fiscal micro sectorial en tiempo real, fomentando la 
utilización de las herramientas e involucrar equipos interdisciplinarios de 
auditorías, y consolidar informes sectoriales. 
 
⮚ CONTRALORÌA AUXILIAR DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Hacer la 
investigación, evaluación de los daños ocasionados al patrimonio público, por 
conductas dolorosas de quienes manejan recursos del distrito, también hace 
efectivos los créditos fiscales siguiendo el proceso de jurisdicción coactiva 
que trata el código civil. 
 
Es importante mencionar que en el año 2012 se dio la última actualización del 
manual de funciones de la entidad, por medio de la Resolución No. 001 del 04 de 
enero “Por medio del cual se adopta el manual específico de funciones, requisitos y 
de competencias laborales de la Contraloría Distrital de Barranquilla”; y que el 19 
de octubre de 2015 mediante acta No. 001 del Comité Interno de Archivo de la 
Contraloría Distrital de Barranquilla fueron aprobadas las primeras Tablas de 
Retención Documental, que a su vez fueron convalidadas de forma definitiva por el 
Consejo Distrital de Archivos de Barranquilla CDABAQ, mediante Acuerdo 001 
expedido el 21 de abril de 2017. 
 
 
 
 
15 
 
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL 
 
Como resultado de la reforma administrativa presentada en el año 2003 se 
presenta la siguiente estructura administrativa: 
 
Imagen 1. Estructura Orgánica Contraloría Distrital de Barranquilla 2003 
Fuente: Fondo Documental Contraloría Distrital de Barranquilla. Archivo Central. Sección Despacho 
del Contralor. Serie Resoluciones, Caja No.25, Tomo Jun-Agos. 2003, Resolución 454. 
En el plan Estratégico 2020 - 2021 denominado “GESTIÓN Y CONTROL AL 
ALCANCE DE TODOS”6, que se formula con el fin de ejercer un control y vigilancia 
fiscal y ambiental de calidad, realizando un trabajo de la mano con la comunidad, 
evidenciamos la siguiente información: 
 
● MISIÓN: 
 
Garantizar el ejercicio de control y vigilancia fiscal sobre los recursos 
y bienes públicos del Distrito
de Barranquilla, fortaleciendo los 
resultados de auditorías con enfoque medio ambiental, con 
fundamento en los principios de eficacia, eficiencia, economía, 
equidad ya valoración de costos ambientales, de la mano de la 
ciudadanía, en aras del cumplimiento de los fines del Estado 
 
 
6 PLAN ESTRATEGICO DE LA CONTRALORIA DISTRITAL DE BARRANQUILLA PARA LA 
VIGENCIA 2020-2021. Disponible en: https://www.contraloriabarranquilla.gov.co/planes/plan-
estrategico-de-la-contraloria-distrital-de-barranquilla 
16 
 
● VISIÓN: 
 
En el 2021, la Contraloría Distrital de Barranquilla, será reconocida 
como una entidad que genera confianza y credibilidad ante la 
comunidad por el impacto en el resultado del ejercicio del control y 
vigilancia fiscal, con especial enfoque en la valoración de costos 
ambientales. 
 
● POLÍTICA DE CALIDAD: 
 
La Contraloría Distrital de Barranquilla garantiza el ejercicio de control 
y vigilancia fiscal efectivo y participativo sobre los recursos y bienes 
públicos del Distrito de Barranquilla, con la colaboración activa de 
nuestras partes interesadas, a fin de lograr el cumplimiento de los 
fines institucionales y legales, basados en el principio la mejora 
continua. 
 
● OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: 
 
1. Optimizar el ejercicio del control fiscal para generar valor público y 
la satisfacción de nuestras partes interesadas. 
2. Promover la transparencia de la gestión institucional y fomentar la 
lucha contra la corrupción. 
3. Promover el desarrollo institucional, mediante el mejoramiento 
continuo de los procesos. 
4. Optimizar el talento humano, promoviendo la integridad en el 
ejercicio de las funciones y competencias del servidor público. 
 
1.4 MAPA DE PROCESOS 
 
El modelo de operación por procesos establecido por la Contraloría Distrital de 
Barranquilla permite administrar la entidad como un todo, y definir así su mapa de 
procesos, entendido este como una “representación gráfica (visual) de la forma 
como la organización opera para conocer y para satisfacer las necesidades de sus 
clientes, mostrar la secuencia de los procesos, es decir la(s) cadena(s) de valor de 
la organización y permite comprender cómo el trabajo de unos afecta el de otros y 
la satisfacción del cliente”7. Partiendo de este concepto, la entidad define la 
secuencia en la ejecución de sus procesos para cumplir con los objetivos 
propuestos. A continuación, se presenta el mapa de procesos establecido: 
 
7 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA 
FUNCIÓN PÚBLICA. FECHA: JULIO DE 2016 en línea. Citado en: Página web: 
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506921/Modelo+de+Operacion+por+proceso
s.pdf/997e3a02-acac-42ab-ac4e-61b8d68ac466 consultado el día 16/04/2021. 
 
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506921/Modelo+de+Operacion+por+procesos.pdf/997e3a02-acac-42ab-ac4e-61b8d68ac466
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506921/Modelo+de+Operacion+por+procesos.pdf/997e3a02-acac-42ab-ac4e-61b8d68ac466
17 
 
Imagen 2. Mapa de Procesos Contraloría Distrital de Barranquilla 
 
 
Fuente: Fondo Documental Contraloría Distrital de Barranquilla 
A partir de la identificación de los procesos y sus interacciones, que permite la 
ejecución de un conjunto de acciones coordinadas, con el fin de cumplir a cabalidad 
cada una de las funciones asignadas legalmente, se busca el cumplimiento de los 
objetivos establecidos en el plan estratégico institucional. 
 
En la adopción de una gestión por procesos, se identifican los de nivel estratégico, 
nivel misional, nivel de apoyo, y nivel de evaluación, que se agrupan según un 
número identificado de procesos o actividades, que se ejecutan para alcanzar un 
mismo fin, o para la generación de un producto o servicio específico. Gracias a estos 
procesos, la Contraloría Distrital de Barranquilla puede definir su cadena de valor 
en busca de dar cumplimiento de su misión. 
 
 
 
 
 
 
18 
 
2. DIAGNÓSTICO ARCHIVOS CONTRALORÍA DISTRITAL DE 
BARRANQUILLA 
 
 
El diagnóstico de archivo está definido en el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 
2.8.7.1.3 como el “procedimiento de observación, levantamiento de información y 
análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la 
aplicación de los procesos archivísticos necesarios8.” La elaboración del diagnóstico 
permite a las entidades conocer de primera mano las características físicas y 
técnicas de la documentación, la forma como están organizados sus archivos, la 
estructura física que tiene para su almacenamiento y el nivel de preservación de los 
documentos, a partir de este se determinan los aspectos por cambiar y mejorar 
archivísticamente en cumpliendo con la normatividad legal vigente. 
 
El diagnóstico de archivo se elaboró al interior de la Contraloría Distrital de 
Barranquilla, teniendo en cuenta las metodologías establecidas en las Pautas para 
diagnóstico integral de archivos, del Archivo General de la Nación - AGN; con el fin 
de hacer la recolección y análisis de la información obtenida durante el recorrido 
realizado al interior de entidad. 
 
El propósito de realizar el diagnóstico en los archivos de la Contraloría Distrital de 
Barranquilla, es observar y registrar la información de su estado actual, así mismo 
tener una visión general de cómo se encuentra la infraestructura física para su 
almacenamiento, la aplicación de los procesos de organización documental 
(clasificación, ordenación y descripción), el proceso de transferencias primarias y 
secundarias, el estado de las unidades de conservación y el mobiliario donde se 
custodia la información. 
 
Por lo anterior, los resultados del diagnóstico practicado a los archivos y los 
procesos de la gestión documental de la Contraloría distrital de Barranquilla, 
permitirá caracterizar los aspectos por los cuales se hace necesario la actualización 
de las Tablas de Retención Documental – TRD de la entidad. 
 
Finalmente, la identificación y recolección de información se realizó específicamente 
en los archivos de gestión de la entidad, evidenciado a través de la observación 
directa y del análisis de registros fotográficos. Se toma como referencia solo los 
archivos de gestión puesto que su organización deberá realizarse de conformidad 
con las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que es objeto de 
actualización del presente trabajo. 
 
 
8 COLOMBIA, MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080. (2015). "Por medio del cual se expide el 
Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura". artículo 2.8.7.1.3 
 
19 
 
2.1. DIAGNÓSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN 
 
El archivo de gestión está definido en el Acuerdo 027 de 2006, como “archivo de la 
oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua 
utilización y consulta administrativa9”. Es importante verificar el estado en que se 
encuentran estos archivos, con el fin de velar por su conformación, organización, 
preservación y control de forma adecuada, teniendo siempre presente los principios 
de procedencia y orden original, y el ciclo vital de los documentos; para lograr esto 
las tablas de retención documental juegan un papel importante puesto que son el 
instrumento que permite dar orden a los documentos que se producen en el ejercicio 
de las actividades diarias en los archivos de gestión. 
 
2.1.1. Identificación: 
 
En el organigrama establecido por la entidad no se encuentra registrada el área de 
archivo como una de las áreas administrativas, sin embargo, en el mapa de 
procesos establecido, se define el proceso de gestión documental como uno de los 
macroprocesos de apoyo dentro de la entidad. La coordinación del proceso de 
gestión documental se ejecuta bajo la coordinación del área de secretaría general, 
función delegada mediante resolución 0487 de septiembre 09
de 2014. 
 
Los jefes de las unidades administrativas de la entidad son responsables de la 
organización, manejo, disposición y transferencias de los archivos de gestión al 
archivo central; por cada unidad administrativa existe por lo menos un servidor 
encargado de la ejecución de los procesos de archivo y de la aplicación de los 
procedimientos de la gestión documental, actividad que es contemplada dentro de 
los compromisos funcionales a ser evaluados a cada servidor. Para cumplir de 
manera eficiente con las funciones de archivo, se contempla anualmente dentro del 
plan institucional de capacitaciones actividades de formación a servidores 
relacionadas con la conformación, organización, preservación y control de los 
archivos de gestión. 
 
2.1.2. Infraestructura Física: 
 
En la inspección realizada a la infraestructura física con que cuentan los archivos 
de gestión de la entidad pudimos definir los siguientes aspectos: 
 
a) Ubicación Archivos de Gestión: Se realizó recorrido por cada una de las 
18 dependencias con el fin de identificar los archivos de gestión con los que 
cuenta la entidad, se pudo observar que estos se encuentran separados por 
 
9 COLOMBIA, CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027. (31 
de octubre de 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. 
 
20 
 
áreas de trabajo a excepción de los archivos de las áreas misionales 
(Contralorías auxiliares) que se encuentran en un mismo depósito, también 
se observó que ninguno de los depósitos da a la calle y que además cuentan 
con una puerta de acceso con su respectiva llave lo que brinda seguridad, sin 
embargo en horario laboral se evidenció que no existen controles de acceso 
a los documentos de los archivos de gestión . Los archivos identificados se 
encuentran ubicados y distribuidos en tres (3) pisos del edificio donde 
funciona la entidad de la siguiente manera: 
 
Tabla 1. Ubicación Archivo de Gestión Contraloría Distrital de Barranquilla 
UBICACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN DE LAS DEPENDENCIAS 
PISO 5 
Secretaria General 
Dirección Administrativa 
Asesora Delegada de Participación Ciudadana 
PISO 6 
Despacho del Contralor 
Oficina Delegada Jurisdicción Coactiva 
Oficina Asesora Delegada Sanciones 
Oficina Asesora de Información y Comunicaciones 
Departamento de Planeación 
Departamento de Control Interno 
Departamento Jurídico 
Dirección Operativa de Sistemas 
Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal 
Dirección Financiera 
PISO 7 
Contraloría Auxiliar Sector Salud 
Contraloría Auxiliar Sector Educación 
Contraloría Auxiliar Sector Concesiones 
Contraloría Auxiliar Sector Central 
Contraloría Auxiliar Sector Desarrollo Urbano 
Fuente: Elaborada por los autores del proyecto 
 
b) Condiciones de Depósitos de Archivo: En la inspección de los aspectos 
ambientales presentes en los depósitos de archivos de gestión encontramos 
que estos cuentan con una iluminación artificial generada por lámparas leds, 
y que solo 9 de los 18 archivos de gestión cuentan con iluminación natural 
que ingresa a través de 7 ventanas de vidrio. En todos los archivos se 
presenta ventilación artificial generada por aires acondicionados que están 
encendidos solo durante las jornadas laborales, la ventilación natural se da a 
través de las puertas de entrada a las oficinas donde reposan los archivos de 
gestión ya que las ventanas permanecen cerradas debido a la presencia de 
animales al exterior de las instalaciones tales como roedores, insectos y 
palomas. 
 
Los depósitos de archivo no cuentan con sistemas de regulación de 
temperatura, ventilación, iluminación o filtrado de aire; la entidad tampoco 
21 
 
posee equipos especializados que permitan medir las condiciones 
ambientales de humedad relativa, temperatura ambiente e iluminación. 
 
Imagen 3. Iluminación en los Archivos de Gestión 
 
 
 
Fuente: Toma propia en abril /2021 
 
Se evidencia que en los archivos de gestión ingresa luz natural por medio de ventanas, al 
igual se presenta luz artificial. 
 
 
c) Condiciones de Prevención de Desastres y Mantenimiento: La entidad 
cuenta con 07 extintores distribuidos en los tres pisos de los cuales 5 son 
multipropósitos y 2 son de alta calidad con Solkaflam, estos son recargados 
periódicamente según los estándares establecidos; no posee detectores de 
incendio en ninguna de sus áreas. Existe un comité Paritario de Salud 
Ocupacional, una brigada de emergencia debidamente organizada y 
capacitada para atender las diferentes situaciones de riesgos que se 
presenten, también se cuenta con planes de evacuación y señalización que 
orientan a los servidores en caso de presentarse situaciones de emergencia 
que amerite la evacuación de las edificaciones. 
 
Actualmente no se cuenta con un plan de prevención para los archivos de la 
entidad, tampoco existe un programa de documentos vitales o esenciales. En 
cuanto al mantenimiento y limpieza de los archivos de gestión, además de la 
limpieza diaria que se hace por parte del personal de servicios generales de 
la entidad, existe un plan de mantenimiento que contempla brigadas de 
22 
 
limpieza a las oficinas y puestos de trabajo (trimestral), Limpieza de 
ventanales (Mensual), limpieza del acervo Documental (anual), brigadas de 
limpieza en escaleras y pasillos (trimestral), fumigación en las instalaciones 
de la entidad para evitar la propagación de roedores e insectos, y 
mantenimiento preventivo y/o correctivo de los aires acondicionados. 
 
Por último, encontramos en los archivos de gestión pisos, paredes, techos y 
divisiones en buen estado, sin grietas, humedad o ataques de insectos. 
 
2.1.3. Características de la Documentación: 
 
El análisis realizado en este aparte está encaminado a conocer las características 
físicas y técnicas de la documentación sea cual fuere el tipo de soporte, así como 
aspectos sobre organización archivística y las medidas de preservación documental 
adoptadas para la producción, trámite y disposición final de los documentos.10 A 
continuación presentamos los aspectos encontrados: 
 
a) Almacenamiento: Los documentos que produce la Contraloría se 
encuentran en soporte papel, no hay información en soporte análogo y digital, 
tampoco hay planos y documentos en grandes formatos, se conservan en 
carpetas de cartón color café tamaño carta y oficio grapados con ganchos 
legajadores plásticos, embalados en cajas referencia X200. 
 
Actualmente la entidad cuenta con aproximadamente 33 metros lineales de 
los archivos de gestión, que se encuentran ubicados en la siguiente 
estantería: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 JAIMES SÁNCHEZ, Luis Alfonso, CLEMENCIA GARCÍA, María. Pautas para diagnóstico integral 
de archivos. Archivo General de la Nación Laboratorio de restauración. República de Colombia: 
2003. p.32. 
 
23 
 
Imagen 4. Archivadores de Escritorio Archivos de Gestión 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fuente: Toma propia en abril /2021 
Existen aproximadamente 102 escritorios con archivadores destinados para la custodia de los 
archivos de gestión que producen las oficinas 
 
Imagen 5. Estanterías Rodantes Archivos de Gestión 
 
 
 
Fuente: Toma propia en abril /2021 
 
La entidad cuenta con 5 archivadores rodantes donde se almacenan los archivos de gestión de 
las áreas misionales. 
24 
 
Imagen 6. Estanterías Estáticas Archivos de Gestión 
 
Fuente: Toma propia en abril /2021 
La contraloría cuenta con 12 archivadores estáticos, el cual están ubicados en los archivos de 
gestión se utilizan para el almacenamiento de las cajas referencia X300, se encuentran rotuladas 
y organizadas para una fácil consulta y recuperación de la información 
 
b) Aspectos archivísticos: Los archivos de gestión se organizan cumpliendo 
con la clasificación de acuerdo a las TRD, se lleva a cabo la ordenación
(cronológica, alfabética y numérica), sin embargo, se observa en los 
escritorios documentos sueltos sin ningún tipo de unidad de conservación 
(carpeta), y documentación en carpetas sin rotular, tampoco se evidencia 
inventario - FUID actualizado de los archivos de gestión. Cabe resaltar que 
los documentos que no tienen serie documental asignada en las TRD, se 
encuentran identificados de acuerdo a los asuntos tratados sin codificar; 
dentro de estos podemos encontrar información del 2015 relacionados con 
el sistema de seguridad y salud en el trabajo - SST, documentos desde el 
año 2011 de convocatorias para concurso de empleo público, convenios 
desde el año 2015, también informes del área de control interno. 
 
Las dependencias realizan las transferencias primarias de acuerdo con el 
cronograma anual estipulado por el área de gestión documental, cumpliendo 
con el correcto diligenciamiento del formato único de inventario documental 
– FUID, es de aclarar que algunas dependencias no transfieren todos los 
documentos que producen debido que en la TRD vigente no hay registro de 
la serie o subserie a la que corresponden. Dichos documentos se han 
acumulado desde el año 2011, situación que se evidencia en los archivos de 
gestión, específicamente en áreas como: Secretaría General, Dirección 
Financiera, Dirección Administrativa y Control Interno. 
 
25 
 
Imagen 8. Organización Archivos de Gestión 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fuente: Toma propia en abril /2021 
Los documentos se encuentran sueltos sin ningún tipo de unidad de conservación (carpeta), ni 
gancho legajador para evitar su pérdida, tampoco se identifican por medio de rótulos. 
 
Además, hay una oficina administrativa (Información y Comunicaciones) que 
fue creada recientemente, por tanto, no está contemplada en la estructura 
administrativa de la última restructuración y en consecuencia tampoco fue 
tenida en cuenta en la creación de las TRD vigentes; situación a tener 
presente en el momento de actualización de las TRD. Se presentan registros 
fotográficos de los archivos de gestión: 
 
Imagen 7. Organización Archivos de Gestión 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fuente: Toma propia en abril /2021 
Se evidencia que los expedientes no se encuentran ubicados en la estantería correspondiente lo 
que puede ocasionar pérdida de la información, se observa que están rotulados y descritos para 
una fácil identificación y consulta. 
26 
 
c) Preservación documental: Los archivos de gestión se encuentran en buen 
estado de conservación, debido a que las oficinas cuentan con una estructura 
física que no presenta humedad, grietas o presencia de insectos, podemos 
encontrar documentos que no presentan aspecto de hongos, roedores o 
insectos, por tanto, no se ve la necesidad de implementar tratamientos de 
conservación documental correctivos a los documentos. 
 
Cabe anotar que se prepara físicamente la documentación para las 
transferencias documentales primarias, retirando todo el material metálico, 
hojas en blanco, papel fax y se aplican los procesos de ordenación 
documental correspondientes teniendo en cuenta las TRD. 
 
2.2. DIAGNÓSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL 
 
Dentro del diagnóstico a la gestión documental se analiza el grado de 
implementación de las diferentes actividades administrativas y técnicas, tendientes 
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida 
por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su 
utilización y conservación. 
 
La Contraloría Distrital de Barranquilla cuenta con una política de gestión 
documental acorde con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, y aprobada por 
el Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante acta No. 009 del 20 de 
agosto de 2020, adoptada mediante resolución 0433 del 04 de septiembre de 2020 
y publicada en la página web de la entidad el día 07 de septiembre de 2020; el 
objetivo principal de la política es brindar los lineamientos relacionados con los 
procesos archivísticos, con el fin de garantizar la conservación, preservación, 
disposición y consulta de los documentos de archivos, en concordancia con lo 
dispuesto por la Ley 594 de 2000, así como, proporcionar las condiciones que 
permitan la modernización institucional, garantizando la transparencia acceso y 
consulta de información por parte de los usuarios. La descripción general de la 
política de Gestión de la Contraloría Distrital de Barranquilla contempla: 
 
La Contraloría Distrital de Barranquilla adopta como Política de Gestión 
Documental la correcta y oportuna gestión de los documentos e 
información generada en el ejercicio de sus funciones y actividades, que 
sirve de apoyo en la toma de decisiones de la Alta Dirección, así mismo, 
fomentar una cultura archivística a través de la socialización e 
implementación de los planes, instrumentos y programas relacionados 
con la Gestión Documental.11 
 
 
11 CONTRALORÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA, Política de Gestión Documental Vigencia 2020-
2021 en línea. Citado en: Página web https://www.contraloriabarranquilla.gov.co/gestion-
documental/politica-de-gestion-documental-2020 Consultado el 15/04/2021 
https://www.contraloriabarranquilla.gov.co/gestion-documental/politica-de-gestion-documental-2020
https://www.contraloriabarranquilla.gov.co/gestion-documental/politica-de-gestion-documental-2020
27 
 
2.2.1 Instrumentos Archivísticos Aprobados: 
 
Es importante conocer el estado de los instrumentos archivísticos puesto que estos 
permiten la adecuada creación, mantenimiento, difusión y administración de los 
documentos dentro de la entidad. 
 
La contraloría cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos: 
 
⮚ Cuadros de clasificación documental – CCD: Los CCD vigentes fueron 
aprobados en 2015, mediante acta de comité interno de archivo N°001 del 
19 de octubre de 2015 y convalidados a partir de la expedición del Acuerdo 
001 expedido el 21 de abril de 2017 por el Consejo Distrital de Archivos de 
Barranquilla CDABAQ. 
 
⮚ Tablas de retención documental – TRD: Las TRD vigentes fueron 
aprobados en 2015, mediante acta de comité interno de archivo N°001 del 
19 de octubre de 2015 y convalidadas a partir de la expedición del Acuerdo 
001 expedido el 21 de abril de 2017 por el Consejo Distrital de Archivos de 
Barranquilla CDABAQ. 
 
⮚ Plan Institucional de Archivos – PINAR: El Plan Institucional de Archivos – 
PINAR se encuentra alineado con el actual Plan Estratégico Institucional, fue 
aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante acta 
de reunión 009 del 20 de agosto de 2020, adoptada mediante resolución 
0433 del 04 de septiembre de 2020 y publicada en la página web de la 
entidad el día 07 de septiembre de 2020. El PINAR fue formulado atendiendo 
los lineamientos impartidos por el AGN a través del “Manual Formulación del 
Plan Institucional de Archivos- PINAR” 
 
⮚ Programa de gestión documental – PGD: El programa de Gestión 
documental fue aprobado por el Comité Institucional de Gestión y 
Desempeño mediante acta de reunión 009 del 20 de agosto de 2020, 
adoptada mediante resolución 0433 del 04 de septiembre de 2020 y 
publicada en la página web de la entidad el día 07 de septiembre de 2020. El 
PGD se encuentra alineado con el actual Plan Estratégico Institucional 2020-
2021 “GESTIÓN Y CONTROL AL ALCANCE DE TODOS”. El PGD fue 
formulado teniendo en cuenta cada uno de los elementos establecidos por el 
AGN en el “Manual implementación de un programa de gestión documental 
- PGD año 2014” y formula actividades que se ejecutan en cada uno del 
proceso de la gestión documental (Planeación, Producción, Gestión y 
Trámite, Organización, Transferencias, disposición de documentos, 
preservación a largo plazo y Valoración) 
 
⮚ Formato único de inventario documental – FUID: La entidad adoptó el 
Formulario Único de Inventario Documental con su respectivo instructivo 
28
propuesto por el AGN mediante acuerdo 042 de 2002. Este formato es 
utilizado para describir los inventarios de gestión, hacer las transferencias 
documentales y registrar la documentación del archivo central. 
 
⮚ Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las 
funciones de las unidades administrativas de la entidad: La entidad 
cuenta con un mapa de procesos que describe los diferentes subprocesos 
que ejecutan en conjunto y de forma coordinada todas actividades 
propuestas en el plan de acción institucional. La descripción de las funciones 
de las unidades administrativas de la entidad se puede evidenciar en el acto 
administrativo de la última restructuración administrativa. 
 
Se encontró que la entidad no ha formulado los siguientes instrumentos 
archivísticos: 
 
⮚ Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. 
⮚ Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales. 
⮚ Tablas de control de acceso 
 
2.3. ESTADO ACTUAL ARCHIVO CENTRAL 
 
El Archivo General de la Nación en su Acuerdo 027 de 2006 define archivo central 
como la “Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los 
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez 
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante”12. Es importante para la 
organización del archivo central que las transferencias primarias que se realicen 
desde los Archivos de Gestión estén soportadas en unas Tablas de Retención 
Documental bien diseñadas, con el fin de contar con información clasificada, 
organizada y descrita de acuerdo a su procedencia y orden original, permitiendo así 
una rápida recuperación de la información. 
 
El archivo central de la Contraloría Distrital se encuentra ubicado en el piso 5 de su 
sede en la calle 38 # 45 – 53 de la ciudad de Barranquilla, cuenta con una solo 
puerta de acceso que mantiene bajo llave. En este podemos encontrar información 
producida desde el año 1958 debidamente organizada, clasificada y descrita en el 
Formato único de inventario documental - FUID, situación que permite recuperar la 
información de forma rápida cuando se requiera ser consultada por las diferentes 
partes interesadas. El depósito se encuentra custodiado por el secretario general y 
dos funcionarios encargados de la gestión documental en la entidad, quienes 
 
12 COLOMBIA, CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027. 
(31 de octubre de 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. 
 
29 
 
prestan el servicio de préstamo y consulta de la información que reposa en el 
archivo central siguiendo los procedimientos establecidos. 
 
Imagen 9. Plano piso 5 Contraloría Distrital de Barranquilla 
Fuente: Archivo de gestión secretaría General – Contraloría Distrital de Barranquilla 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
30 
 
3. DESARROLLO PRÁCTICO DE INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 
 
 
Las tablas de retención documental – TRD, son un instrumento archivístico que se 
definen como “Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a 
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los 
documentos”13. Es de gran importancia que las entidades las tengan y las apliquen 
correctamente, ya que sirven para la organización de la información que producen, 
facilitando los trámites durante el ciclo vital desde su producción hasta su 
disposición final, controlan el acceso y seguridad de los documentos. 
 
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General 
de Archivos y se dictan otras disposiciones, en su artículo 24 obligatoriedad de las 
tablas de retención, será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar 
las respectivas tablas de retención documental”14, la Contraloría Distrital de 
Barranquilla desde año 2017 tiene aprobadas y convalidadas catorce (14) tablas de 
retención documental que corresponden a las dependencias establecidas en el 
organigrama de la entidad, mediante acta de comité interno de archivo N° 001 del 
19 de octubre de 2017, y convalidadas a partir de la expedición del Acuerdo 001 del 
21 de abril de 2017 por el Consejo Distrital de Archivos de Barranquilla CDABAQ. 
 
En la elaboración de las TRD aprobadas no se tuvo en cuenta el manual de 
funciones de las dependencias que conforman la entidad, por esta razón existen 
series y subseries en las TRD de las dependencias que no corresponden a los 
documentos que se producen al ejecutar diariamente sus actividades, también se 
puede observar que faltan criterios y soporte legal a la hora de definir los tiempos 
de retención y disposición final, lo que no garantiza una adecuada eliminación, 
selección y conservación de los documentos que tienen valores primarios y valores 
secundarios. Dado que después de la elaboración de las TRD vigentes se han 
creado grupos internos de trabajo producto de la delegación de funciones, se han 
expedido normas, actualizado procedimientos que impactan la producción 
documental de la entidad y se han generado nuevas series, subseries y tipos 
documentales se pueden presentar las siguientes situaciones: 
 
⮚ Pérdida de información vital para la toma de decisiones 
⮚ Acumulación de documentos en los archivos de gestión sin ningún proceso 
archivístico 
⮚ Duplicidad de información al interior de los expedientes 
 
13 COLOMBIA, CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027. 
(31 de octubre de 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. 
 
14 COLOMBIA, EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14 de Julio de 2000). Por medio del 
a cuál se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 
31 
 
⮚ Demoras en el acceso, búsqueda y recuperación de la información 
generando posibles sanciones por los entes de control 
⮚ Reprocesos técnicos, operativos y administrativos en las oficinas 
⮚ Producción de documentos innecesarios 
⮚ Errores en la conformación de los expedientes. 
 
Teniendo en cuenta las deficiencias que presentan las TRD vigentes en la 
Contraloría Distrital de Barranquilla y que el objetivo esencial de los archivos es el 
de “disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información 
institucional sea recuperable para su uso, de la Administración en el servicio al 
ciudadano y como fuente de la Historia”15; se hace necesario su actualización, bajo 
el procedimiento y demás lineamientos establecidos por el Archivo General de la 
Nación, a partir de lo estipulado en le Ley 594 del 2000, la circular 003 de 2015 y el 
Acuerdo 004 del 30 de abril de 2019, “Por el cual se reglamenta el procedimiento 
para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, 
publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de 
las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – 
TVD”16. 
 
En consecuencia, para el desarrollo de la propuesta de actualización de Tablas de 
Retención Documental de Contraloría Distrital de Barranquilla se utilizó metodología 
planteada en el Acuerdo 004 del 30 de abril de 2019: 
 
❖ Compilación de Información Institucional. 
 
• Fuentes que permitan identificar la estructura orgánico-funcional vigente de 
la entidad. 
 
• Recolección de datos tendientes a determinar cuáles documentos producen 
las unidades administrativas en razón del cumplimiento de sus funciones. 
 
❖ Análisis e interpretación de la información institucional 
 
 
15 EL CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594. (14 de julio de 2000). Por medio de la cual se dicta la 
Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Art. 04. 
16 COLOMBIA, CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 004 del 
30 de abril de 2019. Por el cual se reglamenta el procedimiento
para la elaboración, aprobación, 
evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series 
Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración 
Documental – TVD. 
 
32 
 
• Analizar la información recopilada durante la primera etapa, con el fin de 
determinar a cuáles unidades administrativas de la entidad se les debe 
elaborar Tabla de Retención Documental — TRD. 
 
• Análisis de las funciones que cumple cada unidad administrativa con el 
objetivo de determinar los documentos que producen y, por lo tanto, las series 
y subseries documentales que se generan y deben ir registradas en las 
Tablas de Retención Documental – TRD. 
 
❖ Elaboración y Valoración de la Tabla de Retención Documental – TRD 
 
• Determinar sus tiempos de retención documental y disposición final, en 
razón de los valores primarios y valores secundarios que pueden poseer. 
 
• Consiste en registrar la información producto del desarrollo de la segunda 
y la tercera etapa en el formato de Tablas de Retención Documental. 
 
3.1. COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 
 
En primer lugar la compilación de la información institucional se hizo a través de la 
consulta de los actos administrativos emitidos por la Contraloría Distrital y su 
contexto, que dan fe de la última estructura administrativa diseñada para la entidad 
y las funciones a ejecutar por cada una de sus áreas administrativas; igualmente, 
con la consulta de herramientas de apoyo como el mapa de procesos de la entidad, 
procesos y procedimientos para observar la producción documental de las unidades 
administrativas, fuentes normativas internas y externas, lineamientos emitidos para 
tener en cuenta al momento de la organización y conformación de los expedientes, 
así mismo para determinar la valoración y disposición final de los documentos. 
 
En el proceso de recopilación se consultaron datos tales como, la última 
restructuración orgánico - funcional de la Contraloría Distrital de Barranquilla que se 
ejecutó mediante resolución No 0454 del 21 de agosto del año 2003, esto bajo 
atribuciones derivadas del acuerdo 012 de 2003, emitido por el Concejo Distrital de 
Barranquilla, la última actualización del manual de funciones de la entidad, en el 
año 2012, mediante resolución No. 001 del 04 de enero “Por medio del cual se 
adopta el manual específico de funciones, requisitos y de competencias laborales 
de la Contraloría Distrital de Barranquilla”; esto con el fin de determinar a qué 
unidades administrativas de la entidad se les debe actualizar la Tabla de Retención 
Documental — TRD. 
 
También se hizo recolección de la información por medio de entrevistas a los 
productores de la información con el apoyo de los líderes de proceso, y del análisis 
de los documentos almacenados en los archivos de gestión producto de la ejecución 
de los procedimientos establecidos; datos que fueron consignados en una matriz de 
caracterización documental con el fin de tener una información detallada de los 
33 
 
documentos que se producen a partir de las funciones asignadas, igualmente para 
definir series, subseries, tipos documentales y tiempos de retención. 
 
3.2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 
 
Se analizan las funciones que cumple cada unidad administrativa, con el fin de 
definir los documentos que producen y, por lo tanto, las series y subseries 
documentales que se generan y se deben registrar en las Tablas de Retención 
Documental – TRD. De igual forma, se estudió la producción y trámite documental 
a fin de establecer los tipos documentales que conforman las series y subseries 
documentales. 
 
La información recopilada permitió determinar que en la Contraloría Distrital de 
Barranquilla se deben actualizar y elaborar Tabla de Retención Documental — TRD 
a todas las unidades administrativas, que como resultado de la ejecución de sus 
funciones producen la totalidad de los documentos de archivo en la entidad, que 
deben ser objeto de valoración para asignarles un tiempo de retención en cada 
etapa del ciclo vital y una disposición final. 
 
El análisis de la información recolectada se hizo a partir de los conceptos utilizados 
en el sistema integrado de gestión de la Contraloría Distrital de Barranquilla, a través 
de los macroprocesos, procesos, procedimientos y los registros de información allí 
definidos, que en el contexto documental constituyen y dan origen a las series, 
subseries y tipologías. Para esto se utilizó una matriz de caracterización documental 
(véase anexo 2)17 que consolida y organiza la información institucional que da origen 
a la producción documental, se fundamenta en un análisis de lo general a lo 
particular, para que los productores o interesados comprendan los argumentos 
técnicos de la generación de documentos. Se registran las oficinas productoras, las 
funciones designadas, los procesos y procedimientos de su competencia, las series, 
subseries y los tipos documentales respetando el principio archivístico de orden 
original en que se producen, estos últimos son equivalentes a los registros de 
información (Formatos) establecidos en el sistema integrado de gestión; de forma 
complementaria se incluyen campos correspondientes a la valoración y disposición 
final de los documentos. Los campos diligenciados en la matriz de caracterización 
se mencionan a continuación: 
 
❖ Información Orgánico Funcional: 
 
• Código Oficina Productora: Identificador Numérico de la unidad 
productora de documentos. 
 
 
17 MANRIQUE MIKÁN, Miguel Ángel. Matriz de caracterización documental (Documento sin publicar) 
Prestado por el autor para este trabajo de investigación. 
 
34 
 
• Nombre Oficina Productora: Denominación de la unidad productora de 
documentos. 
 
• Normograma: Hace referencia a las fuentes de información institucional 
(Actos Administrativos) en donde se le atribuyen funciones a la oficina 
productora. 
 
• Descripción de Funciones: Funciones asignadas o atribuidas a la unidad 
productora de documentos las mismas son asignadas en nivel primario o 
secundario. 
 
❖ Mapa de procesos sistema integrado de gestión: 
 
• Nombre del Macroproceso: Denominación otorgada al primer nivel del 
conjunto de acciones encadenadas que la institución debe realizar, a fin de 
cumplir con su función constitucional y legal, la Misión fijada y la Visión 
proyectada; para el presente esquema resultan ser los sensibles a la 
producción documental de la unidad productora. 
 
• Nombre del Proceso: Denominación otorgada al conjunto de actividades 
planificadas que implican la participación de un número de personas y de 
recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente 
identificado; para el presente esquema resultan ser los sensibles a la 
producción documental de la unidad productora y con articulación directa al 
macro proceso. 
 
• Código de Procedimientos: Identificador alfa numérica definido para los 
procedimientos del sistema integrado de gestión. 
 
• Nombre de Procedimiento: Denominación otorgada al conjunto de 
acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para 
obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias, para el 
presente esquema resultan ser los sensibles a la producción documental de 
la unidad productora y con articulación directa al proceso. 
 
❖ Producción Documental 
 
• Códigos de Series: Identificador numérico de las agrupaciones 
documentales a nivel de series. 
 
• Nombres de Series: Denominación de las agrupaciones documentales 
generales. 
 
• Códigos de Subseries: Identificador numérico de las agrupaciones 
documentales a nivel de series. 
35 
 
• Nombres de Subseries: Denominación de las agrupaciones documentales 
específicas. 
 
• Tipologías: Corresponden a los tipos documentales o registros de 
información a nivel de piezas documentales constitutivas de un expediente.
• Formatos SIG: Formatos normalizados establecidos por el Sistema 
Integrado de Gestión, los cuales pueden hacer parte constitutiva de una 
agrupación documental en calidad de tipologías; los mismos se codifican en 
el listado maestro de registros. 
 
• Soporte: corresponde al soporte documental de las tipologías pudiendo 
ser estas físicas o electrónicas. 
 
❖ Valoración y Disposición Final: 
 
• Criterios de disposición final, con alternativas de conservación total, 
Selección, Eliminación y digitalización o microfilmación: Se basa 
naturalmente en los valores primarios (administrativo, legal, fiscal, contable o 
técnico) y secundarios (históricos, científicos y culturales) de los documentos. 
 
❖ Retención: 
 
• Retención: Tiempos o edades documentales de acuerdo al ciclo de vida de 
los documentos en la fase de archivo de gestión y archivo central 
 
Los términos anteriormente descritos definen de manera clara la información que se 
utilizó para diligenciar los campos registrados en la matriz de caracterización 
documental, con esto se logra una mayor compresión de las actividades y la 
información que se recolectó para llevar a cabo la actualización de las tablas de 
retención documental. 
 
Finalizado el análisis de la información recolectada en la Contraloría Distrital de 
Barranquilla, se determina que unidades administrativas son objeto de actualización 
de TRD, de igual manera se identificaron las series, subseries y tipos documentales 
que se deben modificar, a continuación, se presenta la justificación de la creación 
de nuevas series documentales en comparación con las TRD aprobadas. 
 
3.2.1 Modificación y/o Creación de Series y Subseries Documentales: 
 
Dentro del proceso de actualización de las TRD, se modificaron y crearon series y 
subseries documentales, a continuación, se presenta la justificación de por qué se 
hicieron esos cambios: 
 
 
36 
 
Tabla 2. Justificación de Modificación y/o Creación de Series y Subseries 
Documentales 
SERIE SUBSERIE JUSTIFICACIÓN DE CREACIÓN 
ACCIONES 
CONSTITUCIONALES 
Acciones de Tutela 
En las TRD 1, las acciones de tutela estaban 
relacionadas como subseries en la serie 
Procesos; en la nueva versión se crea la 
serie Acciones Constitucionales con el fin de 
dar una mejor clasificación a la información y 
Acciones de tutela para a ser una subserie 
de las Acciones Constitucionales. 
CONVOCATORIAS 
PARA CONCURSO DE 
EMPLEO 
 
Con el fin de conservar la información 
relacionada con las convocatorias de empleo 
público que se llevan a cabo en la entidad. 
Especialmente las desarrolladas dentro del 
régimen de carrera administrativa 
CONTENIDO DIGITAL 
Piezas Comunicativas Se crea con el fin de conservar el conjunto 
de documentos que soportan la trazabilidad 
de las actividades que hacen parte del 
Proceso de Información y Comunicación. 
Revista Digital 
CERTIFICADOS 
Certificados de 
Disponibilidad 
Presupuestal 
El certificado es un tipo de texto 
administrativo empleado para constatar o 
garantizar la verdad de un determinado 
hecho, acontecimiento o de un evento. 
Existe la necesidad de crear la serie 
Certificados para dejar testimonio de las 
constancias emitidas por la entidad. 
Certificados Laborales 
CONCEPTOS Conceptos Jurídicos 
Opiniones, apreciaciones o juicios emitidos 
por una entidad, con el fin de informar u 
orientar sobre cuestiones en materia jurídica, 
planteadas y solicitadas por un ciudadano, 
entidad o funcionario (Consejo de Estado. 
Sentencia abril 22 de 2010). Con el fin de 
tener el control, orden y trazabilidad de las 
orientaciones dadas por el departamento 
jurídico 
CONVENIOS 
Convenios 
Interadministrativos 
Vinculaciones jurídicas que se realizan entre 
personas jurídicas públicas o privadas 
mediante los cuales las partes establecen 
compromisos e intenciones generales o 
específicas de cooperación mutua, para 
desarrollar en forma planificada actividades 
de interés y beneficio común (Guía para el 
Trámite de Convenios. UNAL. 2012) Se ve la 
necesidad de crear la sub serie Convenios 
Interadministrativos para conservar los 
documentos mediante los cuales se 
suscriben convenios entre la CDB y otras 
entidades públicas gubernamentales en 
virtud al principio de coordinación, y la sub 
serie Convenios de asociación para 
conservar los documentos productos de los 
Convenios de Asociación 
37 
 
convenios con entidades sin ánimo de lucro 
según Decreto 092 de 2017 
INDAGACIÓN 
PRELIMINAR 
 
Además de las series correspondientes a los 
procesos de responsabilidad fiscal y 
sanciones, se ve la necesidad de crear esta 
serie con el fin de registrar y conservar 
información correspondiente a las 
actividades ejecutadas previa a la apertura 
de los procesos ya mencionados. 
INSTRUMENTOS 
ARCHIVÍSTICOS 
Bancos Terminológicos 
de Series y Subseries 
Documentales 
“Los instrumentos archivísticos son 
herramientas con propósitos específicos, 
que tienen por objeto apoyar el adecuado 
desarrollo e implementación de la 
archivística y la gestión documental” AGN. 
En razón de lo anterior se crean las series y 
subseries documentales expuestas con el fin 
de conservar los documentos relacionados 
con gestión archivística de la entidad. 
Cuadros de Clasificación 
Documental 
Inventarios Documentales 
de Archivo Central 
Planes institucionales de 
Archivos – PINAR 
Programas de Gestión 
Documental - PGD 
Tablas de Control de 
Acceso 
Tablas de Retención 
Documental -TRD 
Tablas de Valoración 
Documental - TVD 
MANTENIMIENTO 
Mantenimiento de 
Equipos De Sistemas 
Conjunto de documentos con información 
relacionada con el cuidado, conservación, 
las fallas y sus soluciones, modificaciones al 
equipo, tipo de trabajo correctivo o 
preventivo y registros específicos sobre 
datos de los equipos (como marca, 
especificaciones entre otros) 
PUBLICACIÓN DE 
INFORMACIÓN 
Publicación de 
Información 
Evidencia el registro de publicación de 
información en la página web. 
REGISTRO 
Registros de Operaciones 
De Caja Menor 
Se crea para registrar la información 
relacionada con los gastos menores de un 
fondo en efectivo, fijo y renovable que se 
utiliza para cubrir necesidades inmediatas, 
los movimientos en los documentos de 
tesorería y el control y conservación de los 
registros presupuestales. 
Registros de Operaciones 
De Tesorería 
Registros Presupuestales 
SISTEMAS DE 
INFORMACIÓN 
Perfiles de Usuario 
Estos registros contienen la trazabilidad de 
las autenticaciones que tienen cada uno de 
los funcionarios al ingresar a los equipos y 
sistemas de información que tiene la CDB, 
así mismo se conserva la identificación e 
historial de la información institucional 
contenida en cada uno de los equipos de la 
CDB con el objetivo de resguardar esta 
38 
 
Copias de Seguridad información a través del tiempo 
TRANSFERENCIAS 
DOCUMENTALES 
Transferencias 
Documentales Primarias 
La Transferencia documental primaria, 
consiste en la remisión de los documentos 
de los archivos de gestión o de oficina, al 
archivo central, de conformidad con las 
Tablas de Retención Documental (TRD). En 
consecuencia, se crea la serie y sub serie 
documental para conservar y tener 
trazabilidad de la información que fue 
transferida al archivo central. 
Transferencias 
Documentales 
Secundarias 
SOLICITUDES DE 
ELABORACIÓN, 
MODIFICACIÓN O 
ELIMINACIÓN DE LA 
DOCUMENTACIÓN 
DEL SISTEMA DE 
GESTIÓN DE CALIDAD 
 
Se crea la serie con el fin tener la trazabilidad 
de producción y cambios en la 
documentación del sistema de gestión de la 
calidad. 
Fuente: elaborado por los autores del proyecto 
 
3.2.2 Identificación y Codificación de las Unidades Administrativas: 
 
Las unidades administrativas se codificaron de acuerdo con la última estructura 
orgánico-funcional creada mediante acto administrativo No 0454; cabe resaltar que 
la estructura orgánica establecida no asigna un código para las áreas, por lo tanto, 
con el fin de proteger la integridad de las agrupaciones
documentales y el principio 
de procedencia, en la versión 1 de las Tablas de Retención documental aprobada 
se codificaron las unidades administrativas teniendo en cuenta los niveles 
jerárquicos así: 
 
Tabla 3. Codificación Unidades Administrativas Contraloría Distrital de 
Barranquilla 
No. CÓDIGO UNIDADES ADMINISTRATIVAS 
1 100 DESPACHO DEL CONTRALOR 
2 101 ASESORA DELEGADA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 
3 102 OFICINA DELEGADA JURISDICCIÓN COACTIVA 
4 103 OFICINA ASESORA DELEGADA SANCIONES 
5 104 
OFICINA ASESORA DELEGADA DE INFORMACIÓN Y 
COMUNICACIONES 
6 110 DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN 
7 120 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO 
8 130 DEPARTAMENTO JURÍDICO 
9 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 
10 150 SECRETARIA GENERAL 
11 160 DIRECCIÓN OPERATIVA DE SISTEMAS 
12 170 DIRECCIÓN FINANCIERA 
13 180 CONTRALORÍA AUXILIAR SECTOR SALUD 
39 
 
14 190 CONTRALORÍA AUXILIAR SECTOR EDUCACIÓN 
15 200 CONTRALORÍA AUXILIAR SECTOR CONCESIONES 
16 210 CONTRALORÍA AUXILIAR SECTOR CENTRAL 
17 220 CONTRALORÍA AUXILIAR SECTOR DESARROLLO URBANO 
18 230 CONTRALORÍA AUXILIAR DE RESPONSABILIDAD FISCAL 
Fuente: elaborado por los autores del proyecto 
 
3.2.3 Elaboración de los cuadros de clasificación 
 
El Cuadro de Clasificación Documental “es un esquema que refleja la jerarquización 
dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las 
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales”18. Este 
instrumento archivístico se elabora previo a la consolidación de las tablas de 
retención documental, para esquematizar la información registrada en la matriz de 
caracterización documental y recolectada a través de entrevistas a las oficinas 
productoras, en series y subseries documentales organizadas jerárquicamente de 
acuerdo a la secciones y subsecciones que la producen, es decir, que su 
diligenciamiento es el reflejo organizado, controlado y jerarquizado de las funciones, 
procesos, procedimientos e información producida y recibida por la entidad. A 
continuación, se presenta propuesta del formato de cuadro de clasificación 
documental para la Contraloría Distrital de Barranquilla. 
 
Imagen 10. Propuesta Formato de Cuadro de Clasificación Documental 
Contraloría Distrital de Barranquilla. 
 
Fuente: elaborado por los autores del proyecto. 
 
18 COLOMBIA, EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE 
COLOMBIA, Acuerdo número 027 DE 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio 
de 1994. 
40 
 
3.2.4 Conformación y Codificación de Series y Subseries: 
 
A partir del análisis de la información recolectada, y de las agrupaciones 
documentales producidas por cada unidad administrativa luego de la ejecución de 
las funciones asignadas, se identificaron las series y subseries documentales que 
conformarán los correspondientes cuadros de clasificación documental. 
 
Las series y subseries documentales, fueron codificadas a partir de la instauración 
de un sistema numérico, jerárquico subordinado. Tanto las series, como las 
subseries documentales se ordenaron de forma alfabética, permitiendo establecer 
una posición sistemática y consolidada, que posteriormente permitiera asignar el 
código identificador así: 
 
Tabla 4. Codificación Series y Subseries Documentales Contraloría Distrital 
de Barranquilla 
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO SUBSERIE DOCUMENTAL 
001 ACCIONES CONSTITUCIONALES 001 ACCIONES DE TUTELA 
002 ACTAS 001 ACTAS DE BAJA DE BIENES 
002 ACTAS 002 ACTAS DE COMISIÓN DE PERSONAL 
002 ACTAS 003 
ACTAS DE COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y 
DEFENSA JURÍDICA 
002 ACTAS 004 
ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA 
LABORAL 
002 ACTAS 005 
ACTAS DE COMITÉ DE 
SOSTENIBILIDAD CONTABLE 
002 ACTAS 006 
ACTAS DE COMITÉ INSTITUCIONAL DE 
COORDINACIÓN DE CONTROL 
INTERNO. 
002 ACTAS 007 
ACTAS DE COMITÉ INSTITUCIONAL DE 
GESTIÓN Y DESEMPEÑO 
002 ACTAS 008 
ACTAS DE COMITÉ OPERATIVO DE 
EMERGENCIAS COE Y BRIGADA DE 
EMERGENCIA. 
002 ACTAS 009 
ACTAS DE COMITÉ PARITARIO DE 
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 
COPASST 
002 ACTAS 010 ACTAS DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 
002 ACTAS 011 ACTAS DE NEGOCIACIÓN SINDICAL 
002 ACTAS 012 
ACTAS DE REUNIONES 
ADMINISTRATIVAS 
003 ACTOS ADMINISTRATIVOS 001 RESOLUCIONES 
004 AUTORIZACIONES 001 
AUTORIZACIONES DE ENTRADA Y/O 
SALIDAS DE ELEMENTOS A LA 
ENTIDAD 
004 AUTORIZACIONES 002 
AUTORIZACIONES USO SALAS DE 
JUNTAS Y AUDITORIO 
005 CERTIFICADOS 001 
CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD 
PRESUPUESTAL 
005 CERTIFICADOS 002 CERTIFICADOS LABORALES 
41 
 
006 CIRCULARES 001 CIRCULARES EXTERNAS 
006 CIRCULARES 002 CIRCULARES INTERNAS 
007 COMPROBANTES CONTABLES 001 COMPROBANTE DE DIARIO 
008 CONCEPTOS JURIDICOS 
009 CONCILIACIONES BANCARIAS 
010 
CONSECUTIVOS DE 
COMUNICACIONES OFICIALES 001 
CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES 
OFICIALES ENVIADAS 
010 
CONSECUTIVOS DE 
COMUNICACIONES OFICIALES 002 
CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES 
OFICIALES RECIBIDAS 
011 CONTENIDO DIGITAL 001 PIEZAS COMUNICATIVAS 
011 CONTENIDO DIGITAL 002 REVISTA DIGITAL 
012 CONTRATOS 001 CONTRATOS CONCURSO DE MÉRITOS 
012 CONTRATOS 002 CONTRATOS CONTRATACIÓN DIRECTA 
012 CONTRATOS 003 CONTRATOS LICITACIÓN PÚBLICA 
012 CONTRATOS 004 CONTRATOS MÍNIMA CUANTÍA 
012 CONTRATOS 005 CONTRATOS SELECCIÓN ABREVIADA 
013 CONVENIOS 001 CONVENIOS DE ASOCIACIÓN 
013 CONVENIOS 002 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 
014 
CONVOCATORIAS PARA 
CONCURSO DE EMPLEO 
015 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 001 
DECLARACIONES DE RETENCIONES 
EN LA FUENTE 
016 ESTADOS FINANCIEROS 001 
ESTADOS FINANCIEROS DE 
PROPÓSITO GENERAL 
017 HISTORIAS LABORALES 001 HISTORIAS LABORALES 
017 HISTORIAS LABORALES 002 
HISTORIAS LABORALES 
PRACTICANTES 
017 HISTORIAS LABORALES 003 HISTORIAS LABORALES TELETRABAJO 
018 INDAGACIONES PRELIMINARES 
019 INFORMES 001 INFORMES A ENTES DE CONTROL 
019 INFORMES 002 
INFORMES A OTRAS ENTIDADES DEL 
ESTADO 
019 INFORMES 003 
INFORMES ANUALES SOBRE EL 
ESTADO DE LOS RECURSOS 
NATURALES Y DEL AMBIENTE DEL 
DISTRITO DE BARRANQUILLA 
019 INFORMES 004 
INFORMES DE AUDITORÍA DE 
CUMPLIMIENTO - AC 
019 INFORMES 005 
INFORMES DE AUDITORÍA DE 
DESEMPEÑO A-D 
019 
INFORMES 
006 
INFORMES DE AUDITORÍA FINANCIERA 
Y DE GESTIÓN A-F 
019 INFORMES 007 INFORMES DE AUDITORIA INTERNA 
019 INFORMES 008 
INFORMES DE EVALUACIÓN DEL 
DESEMPEÑO DE EMPLEADOS DE 
CARRERA ADMINISTRATIVA 
019 INFORMES 009 
INFORMES DE GESTIÓN 
INSTITUCIONAL 
019 INFORMES 010 INFORMES DE GESTIÓN POR ÁREA 
42 
 
019 INFORMES 011 
INFORMES DE SEGUIMIENTO Y 
MONITOREO 
019 INFORMES 012 INFORMES DIRECTIVOS 
019 INFORMES 013 INFORMES FINANCIEROS 
019 INFORMES 014 
INFORMES FINANCIEROS, 
PRESUPUESTALES Y DEL ESTADO DE 
LA DEUDA PÚBLICA TERRITORIAL 
019 INFORMES 015 
INFORMES INSTITUCIONALES Y DE 
ACOMPAÑAMIENTO 
020 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 001 
BANCOS TERMINOLÓGICOS DE SERIES 
Y SUBSERIES DOCUMENTALES 
020 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 002 
CUADROS DE CLASIFICACIÓN 
DOCUMENTAL 
020 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 003 
INVENTARIOS DOCUMENTALES DE 
ARCHIVO CENTRAL 
020 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 004 
PLANES INSTITUCIONALES DE 
ARCHIVOS – PINAR 
020 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 005 
PLANILLAS DE PRÉSTAMO Y 
DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES 
020 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 006 
PROGRAMAS DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL - PGD 
020 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 007 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO 
020 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS 008 
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
-TRD 
021 INSTRUMENTOS DE CONTROL 001 
TABLAS DE VALORACIÓN 
DOCUMENTAL - TVD 
022 INVENTARIOS 001 
INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES Y 
EQUIPOS TECNOLÓGICOS 
022 INVENTARIOS 002 
INVENTARIOS DE INSUMOS DE 
OFICINA 
023 
LIBROS CONTABLES 
PRINCIPALES 001 LIBROS DIARIO 
023 
LIBROS CONTABLES 
PRINCIPALES 002 LIBROS MAYOR Y BALANCE 
024 LIBROS RADICADORES 001 
LIBROS RADIADORES DE ACTAS DE 
POSESIÓN 
024 LIBROS RADICADORES 002 
LIBROS RADIADORES DE 
COMUNICACIONES OFICIALES 
ENVIADAS