AE Gobierno - Gobernación Valle del Cauca

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SIN SIGLA

Jose Campos

29/4/2024

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Gobierno TI

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Gobierno de TI

Cali – Valle Del Cauca

Historial De Versiones

2
Versión Fecha Descripción Autor Cargo

1.0

20/04/2018

Versión inicial.
Lucia
Parra

3
Tabla de contenido

Historial De Versiones .............................................................................................................................. 1
Tabla de contenido .................................................................................................................................... 3
Objetivo ..................................................................................................................................................... 6
1. Alineación del Gobierno TI - LI.GO.01 ....................................................................................... 8
1. 1 Esquema de alineación sectorial .................................................................................................... 8
1.2 Conformación Del Gobierno de TI .............................................................................................. 14
1.2.1 La estructura de Gobierno de TI .............................................................................................. 16
1.2.2 Procesos de Gobierno de TI .................................................................................................... 17
1.2.3 Estructura Organizacional de TI.............................................................................................. 20
1.2.4 Estructura de Decisiones de TI ................................................................................................ 27
1.3 Principios de la Norma ISO/IEC 38500:2015............................................................................... 28
1.4 Aplicación Del Decreto 415 De 2016 ........................................................................................... 35
2. Apoyo de TI a los Procesos - LI.GO.02 ....................................................................................... 40
2.1 Criterios ......................................................................................................................................... 40
2.2 Recolección de Necesidades ......................................................................................................... 42
2.2 Cumplimiento................................................................................................................................ 42
3. Conformidad - LI.GO.03 ............................................................................................................. 46
4. Cadena de Valor de TI - LI.GO.04 ............................................................................................. 49
4.1 Macro-proceso de Gestión de TI ................................................................................................... 50
4.2 Procesos de Gestión de TI ............................................................................................................. 50
4.2.1 M11P1 Gestionar los Servicios tecnológicos TI ..................................................................... 50
4.2.2 M11P2 Gestionar los Sistemas de Información ...................................................................... 53
4.2.3 M2P6 Gestionar la Economía Digital ..................................................................................... 56
5. Capacidades y Recursos de TI - LI.GO.05 .................................................................................. 65
5.1 Capacidades de Procesos y Recursos ............................................................................................ 65
5.2 Niveles de Capacidad de Procesos ................................................................................................ 66
6. Optimización de Compras de TI - LI.GO.06 ............................................................................... 68
7. Criterios de Adopción de las Compras de TI - LI.GO.07 ............................................................ 70
7.1 Criterios de Selección ................................................................................................................... 71
7.2 Procesos de Adquisición de TI...................................................................................................... 72
8. Retorno de la Inversión - LI.GO.08 ............................................................................................ 76
8.1 Definición de Casos de Negocio ................................................................................................... 76
9. Liderazgo de Proyectos de TI - LI.GO.09 ................................................................................... 78

4
9.1 Especificación Componentes de TI ............................................................................................... 80
9.2 Alcance de los Componentes de TI ............................................................................................... 80
10. Gestión de Proyectos de TI - LI.GO.10 ....................................................................................... 82
10.1 Antecedentes Metodología de Gestión de Proyectos .................................................................. 82
10.1.1 Análisis de los actores involucrados o de participantes. ....................................................... 85
10.1.2 Análisis de problemas. .......................................................................................................... 88
10.1.3 Análisis de Objetivos............................................................................................................. 92
10.1.4 Análisis de Alternativas......................................................................................................... 93
10.1.5 La jerarquía de objetivos en el Marco lógico desde el análisis de Objetivos. ....................... 94
10.1.6 Resultados ............................................................................................................................. 95
10.1.7 Indicadores ............................................................................................................................ 95
10.1.8 Medios de Verificación ......................................................................................................... 98
10.1.9 Hipótesis ................................................................................................................................ 99
10.1.10Actividades ........................................................................................................................... 99
10.2 Metodología de Gestión de Proyectos ...................................................................................... 103
10.3 Oficina de Proyectos ................................................................................................................. 105
11. Indicadores de Gestión Proyectos de TI - LI.GO.11.................................................................. 106
12. Evaluación de desempeño de la Gestión de TI - LI.GO.12 ....................................................... 108
13. Mejoramiento de Procesos - LI.GO.13 ...................................................................................... 110
13.1 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................... 110
13.2 INDICE DE EFICACIA ........................................................................................................... 110
13.3 ADMINISTRACION DEL RIESGO........................................................................................ 111
13.4 ACTIVIDADES DE CONTROL .............................................................................................. 11713.5 PLAN DE MEJORAMIENTO ................................................................................................. 119
14. Gestión de Proveedores - LI.GO.14 ........................................................................................... 120
14.1 Procedimiento M9P2-01 ........................................................................................................... 120
14.2 Manual de Seguimiento y Control a la Contratación ................................................................ 121
15. Transferencia de Información y Conocimiento - LI.GO.15 ....................................................... 125
15. 1 Matriz de Comunicaciones....................................................................................................... 125
16. Anexos ....................................................................................................................................... 127
Anexo 1 - Formato concepto técnico para adquisición de bienes y servicios tecnológicos ............. 127
............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

5
Anexo 2 - Detalle de Funciones dentro del Plan de Fortalecimiento Institucional en gobierno de TI
........................................................................................................................................................... 130

Objetivo

Consolidar la documentación que permite definir el esquema de Gobierno adecuado Para gestionar
de forma adecuada las tecnologías de la información y el apoyo de estas a la estrategia y operación
de la institución. El presente documento corresponde al compendio de artefactos mediante los
cuales La Gobernación del Valle del Cauca, cumple el objetivo de documentar las evidencias que
determinan su nivel de cumplimiento con respecto a los lineamientos del Marco de Referencia de
Arquitectura Empresarial para la gestión de TI del Estado colombiano.

Incluye el nivel de cumplimiento de los lineamientos:

• LI.GO.01 - Alineación del Gobierno de TI
• LI.GO.02 - Apoyo de TI a los Procesos
• LI.GO.03 - Conformidad
• LI.GO.04 - Cadena de valor de TI
• LI.GO.05 - Capacidades y recursos de TI
• LI.GO.06 - Optimización de las compras de TI
• LI.GO.07 - Criterios de adopción y de compra de TI
• LI.GO.08 - Retorno de la inversión de TI
• LI.GO.09 - Liderazgo de proyectos de TI
• LI.GO.10 - Gestión de proyectos de TI
• LI.GO.11 - Indicadores de gestión de los proyectos de TI
• LI.GO.12 - Evaluación del desempeño de la gestión de TI
• LI.GO.13 - Mejoramiento de los procesos
• LI.GO.14 - Gestión de proveedores de TI
• LI.GO.15 - Transferencia de información y conocimiento

El Gobierno de TI tiene como Pilar esencial que rige el Gobierno de TI la Ordenanza No. 430 de
2016 “Por medio del cual se formula el marco orientador de la política pública y de la estrategia
para el Desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones, para un Valle del
Cauca Inteligente e Innovador”

La Gobernación del valle asume como directrices en los 4 ámbitos de dominio de Gobierno de TI,
dentro de la estrategia de Gobierno Digital, con el fin de garantizar la adecuada orientación de sus
esfuerzos en la implementación de sus ejercicios de arquitectura empresarial y asegurar que estos se
encuentran alineados con el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial las siguientes:

 Es prioritario que el Gobierno de TI entregue de valor de los proyectos de TI que han sido
previamente definidos por la Estrategia TI.

 Toda actividad relacionada con proyectos de TI debe garantizar que se están cumpliendo la
regulación y políticas de TI.

7
 El Gobierno de TI debe estar en todo momento alineado con el Sistema Integral de Gestión
de la Entidad.

 Cada actividad asociada con Gobierno de TI debe tener asociada una valoración de su riesgo
inherente.

 Las actividades de Gobierno de TI tienen como premisa cumplir el marco regulatorio que le
rige y las recomendaciones de implementación dadas por La Estrategia Nacional de
Gobierno Digital.

 En caso de que, en el desarrollo de los Ejercicios de Arquitectura Empresarial adelantados
por la entidad, relacionados con el Dominio de Gobierno de TI en cada uno de sus ámbitos,
se detecte la necesidad de dictar una nueva política de TI, esta se considerara valida y se
documentara como parte de un portafolio interno de buenas prácticas. Paralelo a esto y de
manera inmediata, se inicia un proceso para formalizar su inclusión como Política de TI.

 El gobierno de TI se alinea con el cumplimiento del MIPG, modelo de gestión de la calidad
basado en procesos para la administración central de la Gobernación.

En la Secretaria de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Valle del Cauca,
además de considerar los lineamientos sectoriales, la estructura organizacional se alinean con los 6
principios de la Norma ISO/IEC 38500:2015 así:

 Responsabilidad: Procesos orientados a establecer las responsabilidades de cada individuo
o grupo de personas dentro de la organización en relación a las TI.

 Estrategias: Se tiene en cuenta el potencial de las TI a la hora de diseñar la estrategia actual
y futura de la organización.

 Adquisición: Además de los lineamientos operativos relacionados con Acuerdos Marco de
Precio, las adquisiciones de TI se realizan después de un adecuado análisis y tomando la
decisión en base a criterios claros y transparentes. Existe un equilibrio apropiado entre
beneficios, oportunidades, costo y riesgos, tanto a corto como a largo plazo.

 Desempeño: Las TI dan soporte a la organización, ofreciendo servicios con el nivel de
calidad requerido por La Gobernación.

 Cumplimiento: Las TIC cumplen con todas las leyes y normativas y las políticas y los
procedimientos internos, los cuales están claramente definidos, implementados y apoyados
por el SIG de la entidad.

 Comportamiento Humano: Las políticas y procedimientos establecidos incluyen el máximo
respeto hacia la componente humana, incorporando todas las necesidades propias de las
personas que forman parte de los procesos de TI.

8
1. Alineación del Gobierno TI - LI.GO.01

El esquema de Gobierno de TI se encuentra alineado con la estrategia misional de La Gobernación
del Valle del Cauca, y esto se evidencia en soportar cada una de las actividades establecidas en el "
Plan El Valle esta en Vos”.

El esquema de Gobierno de TI se encuentra alineado con el Modelo Integrado de Planeación y
Gestión de La Gobernación del Valle del Cauca. La Gobernación en cumplimiento de su misión,
visión y la política integrada de gestión cuenta con un modelo de operación por procesos el cual se
encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas,
garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales.

También se ha considerado que la Gobernación, en su Mapa de Procesos, cuenta con el
procedimiento PR-M1-P1-O2 “Formular Planes”. Se utilizaron diferentes insumos, entre ellos el
documento “Visión Valle 2032”, el Diagnóstico del Plan de Ordenamiento Departamental y el
análisis de variables para el cierre de brechas del Departamento Nacional de Planeación.

El mapa de procesos y la ubicación del proceso de gestión de TI en el mapa, se presenta en el
lineamiento de cadena de valor de TI.

1. 1 Esquema de alineación sectorial

El siguiente diagrama define el esquema de alineación del Gobierno de TI con las políticas
nacionales y sectoriales, alineando los planes:

 Plan nacional de desarrollo - Todos Por Un Nuevo País

 Plan departamental de desarrollo - El Valle Esta en Vos

 Elmarco orientador de la política pública y de la estrategia para el Desarrollo de las
tecnologías de la información y las comunicaciones, para un Valle del Cauca Inteligente e
Innovador

Para su gobierno de TI se consideran el Plan nacional de desarrollo 2014-2018 todos por un nuevo
país, y el plan de desarrollo departamental del Valle del Cauca para el periodo 2016-2019 "El
Valle esta en Vos".

Para formular su Plan de Desarrollo Departamental la Gobernación del Valle del Cauca partió de
los árboles de problemas planteados en la Visión Valle 2032 para construir en compañía de los
representantes de las diferentes dependencias, centralizadas y descentralizadas, de la Gobernación
la propuesta programática para el Departamento en el cuatrienio en coordinación con los
funcionarios del Departamento Administrativo de Planeación.

La construcción del Plan de Desarrollo se afronto desde el punto de vista de las cuatro dimensiones
del Desarrollo planteados por el Departamento Nacional de Planeación: Económico y
Competitividad, Ambiental Territorial, Desarrollo Institucional y Gobernabilidad.

Con respecto a la alineación con políticas nacionales y regionales :

Para el pilar COLOMBIA EN PAZ - PAZ TERRITORIAL se consideraron 3 objetivos:

Objetivo 1. Fortalecer el proceso de construcción de paz y garantizar su sostenibilidad para permitir
al país y a sus ciudadanos alcanzar su pleno potencial como nación.

Objetivo 2. Integrar el territorio y sus comunidades, para contribuir al cierre de brechas
poblacionales y sociales, potenciando la conectividad para la inclusión productiva y el acceso a
bienes públicos, servicios sociales e información.

Objetivo 3. Reducir las desigualdades sociales y territoriales entre los ámbitos urbano y rural,
mediante el desarrollo integral del campo como garantía para la igualdad de oportunidades.

Si bien el aporte del Gobierno de TI es transversal a los tres objetivos principales del plan Nacional
de Desarrollo, tiene especial prevalencia el aporte al objetivo Numero 2. Específicamente a la
prioridad dada en cuanto a potenciar la conectividad para la inclusión productiva y contribuir con el
acceso a la información.

Para COLOMBIA EQUITATIVA Y SIN POBREZA EXTREMA - EQUIDAD Y LUCHA
CONTRA LA POBREZA se consideraron cuatro objetivos.

Objetivo 1. Erradicar la pobreza extrema en 2024 y reducir la pobreza moderada

Objetivo 2: Reducir las brechas poblacionales en materia de ingresos

Objetivo 3: Reducir las brechas poblacionales y territoriales en la provisión de servicios de calidad
en salud, educación, servicios públicos, infraestructura y conectividad

Objetivo 4. Promover el desarrollo económico incluyente del país y sus regiones

Desde su estrategia de Economía digital el gobierno de TI aporta significativamente a estos
objetivos.

Para el pilar COMPETITIVIDAD DEPARTAMENTAL y los pilares nacionales:

COLOMBIA LA MAS EDUCADA se considero el objetivo

Cerrar las brechas en acceso y calidad a la educación, entre individuos, grupos poblacionales y
entre regiones, acercando al país a altos estándares internacionales y logrando la igualdad de
oportunidades para todos los ciudadanos.

El apoyo a este objetivo se integra con la participación de la Secretaria de Educación.

COMPETITIVIDAD E INFRAESTRUCTURA ESTRATEGICA se consideraron los 6 objetivos:

Objetivo 1. Incrementar la productividad de las empresas colombianas a partir de la sofisticación y
diversificación del aparato productivo.

Objetivo 2. Contribuir al desarrollo productivo y la solución de los desafíos sociales del país a
través de la ciencia, tecnología e innovación.

Objetivo 3. Promover las TIC como plataforma para la equidad, la educación y la competitividad.

Objetivo 4. Proveer la infraestructura y servicios de logística y transporte para la integración
territorial.

Objetivo 5. Consolidar el desarrollo minero-energético para la equidad regional.

Objetivo 6. Desarrollo de infraestructura vial y de transporte e inclusión coherente en las
tecnologías de la información y las comunicaciones, así como el acceso a energías sostenibles, en la
perspectiva cerrar de brechas productivas.

La alineación es total y se refleja en que la Secretaria de las TIC tiene una división dedicada a la
economía digital.

MOVILIDAD SOCIAL se consideraron siete objetivos

Objetivo 1. Garantizar los mínimos vitales y avanzar en el fortalecimiento de las capacidades de la
población en pobreza extrema para su efectiva inclusión social y productiva (Sistema de Promoción
Social).

Objetivo 2. Mejorar las condiciones de salud de la población colombiana y propiciar el goce
efectivo del derecho a la salud, en condiciones de calidad, eficiencia, equidad y sostenibilidad.

Objetivo 3. Generar alternativas para crear empleos de calidad y acceder al aseguramiento ante la
falta de ingresos y los riesgos laborales

Objetivo 4. Cerrar la brecha en el acceso y la calidad de la educación, para mejorar la formación de
capital humano, incrementar la movilidad social y fomentar la construcción de ciudadanía.

Objetivo 5. Impulsar la planificación, actuación coherente y articulada de los sectores de vivienda,
agua potable y saneamiento básico, bajo el concepto de “Ciudades Amables y Sostenibles para la
Equidad” en complemento con las acciones estratégicas de movilidad urbana.

Objetivo 6. Establecer un apoyo oportuno frente a los riesgos que afectan el bienestar de la
población y los mecanismos para la protección de las condiciones de vida de las personas.

Objetivo 7. Desarrollo y fortalecimiento de la cultura y comunicaciones propias y apropiadas, la
educación, la salud, la autonomía y seguridad alimentaria que incluyan a familias, mujeres, niñas,
niños, jóvenes y mayores de los pueblos indígenas y del pueblo Rrom.

en TRANSFORMACIÓN DEL CAMPO se definen 6 objetivos

Objetivo 1. Ordenar el territorio rural buscando un mayor acceso a la tierra por parte de los
productores agropecuarios sin tierras o con tierra insuficiente, el uso eficiente del suelo y la

12
seguridad jurídica sobre los derechos de propiedad bajo un enfoque de crecimiento verde.

Objetivo 2. Cerrar las brechas urbano-rurales y sentar las bases para la movilidad social mediante la
dotación de bienes públicos y servicios que apoyen el desarrollo humano de los pobladores rurales.

Objetivo 3. Acelerar la salida de la pobreza y la ampliación de la clase media rural mediante una
apuesta de inclusión productiva de los pobladores rurales.

Objetivo 4. Impulsar la competitividad rural a través de la provisión de bienes y servicios
sectoriales que permitan hacer de las actividades agropecuarias una fuente de riqueza para los
productores del campo.

Objetivo 5. Contar con un arreglo institucional integral y multisectorial que tenga presencia
territorial de acuerdo con las necesidades de los pobladores rurales y los atributos del territorio, que
permita corregir las brechas de bienestar y de oportunidades de desarrollo entre regiones rurales.

Objetivo 6. Consolidación del territorio, mejoramiento del hábitat (vivienda, agua y saneamiento
básico) y desarrollo de la economía propia de pueblos indígenas y del pueblo Rom.

En el tema de la SEGURIDAD, JUSTICIA Y DEMOCRACIA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE
PAZ se consideraron los 9 objetivos

Objetivo 1. Proveer seguridad y defensa en el territorio nacional.

Objetivo 2. Promover la prestación, administración y acceso a los servicios de justicia con un
enfoque sistémico y territorial.
Objetivo 3. Fortalecer las instituciones democráticas para la promoción, respeto y protección de
derechos humanos, la construcción de acuerdos sociales incluyentes y la gestiónpacífica de
conflictos.

Objetivo 4. Fortalecer la articulación del Estado en un marco de política criminal coherente, eficaz
y con enfoque restaurativo.

Objetivo 5. Enfrentar el problema de las drogas desde una perspectiva integral y equilibrada.

Objetivo 6. Avanzar hacia la garantía del goce efectivo de derechos de las víctimas del conflicto
armado en Colombia.

Objetivo 7. Fortalecer y articular los mecanismos de transición hacia la paz.

Objetivo 8. Consolidación de la Acción Integral contra Minas Antipersona.

Objetivo 9: Desarrollo armónico de la justicia propia en articulación con los planes de vida de los
pueblos indígenas y del pueblo Rrom según sus procesos.

13
Para BUEN GOBIERNO se consideraron los 6 objetivos

Objetivo 1. Fortalecer la articulación Nación-territorio

Objetivo 2. Afianzar la lucha contra la corrupción, transparencia y rendición de cuentas.

Objetivo 3. Promover la eficiencia y eficacia administrativa.

Objetivo 4. Optimizar la gestión de la información.

Objetivo 5. Optimizar la gestión de la inversión de los recursos públicos.

Objetivo 6. Promover y asegurar los intereses nacionales a través de la política exterior y
cooperación internacional.

Objetivo 7. Desarrollo y consolidación de las formas de gobierno propio, que contribuyan al
fortalecimiento de la institucionalidad indígena así como a mejorar las relaciones entre los pueblos
indígenas, el pueblo Rrom, sus respectivas organizaciones y la institucionalidad del Gobierno
nacional.

en CRECIMIENTO VERDE se consideraron los 4 objetivos

Objetivo 1: Avanzar hacia un crecimiento sostenible y bajo en carbono.

Objetivo 2: Proteger y asegurar el uso sostenible del capital natural y mejorar la calidad y la
gobernanza ambiental.

Objetivo 3: lograr un crecimiento resiliente y reducir la vulnerabilidad frente a los riesgos de
desastres y al cambio climático.

Objetivo 4. Protección y conservación de territorios y ecosistemas, mitigación y adaptación del
cambio climático, ordenamiento ambiental, mecanismos REDD+ en territorios de los pueblos
indígenas y del pueblo Rrom.

Con respecto a las ESTRATEGIAS REGIONALES se contemplaron los EJES ARTICULADORES
DEL DESARROLLO Y PRIORIDADES PARA LA GESTIÓN TERRITORIAL Pacífico:
desarrollo socioeconómico con equidad, integración y sostenibilidad ambiental.

Efectivamente, es la ubicación geográfica y el fortalecimiento del ambiente para hacer negocios, los
elementos que hacen parte de los ejes que tiene el Valle del Cauca para mejorar en materia de
competitividad.

En este sentido el Departamento ha priorizado el poder implementar medidas para incentivar la
llegada y la permanencia de multinacionales a la región.

El Valle tiene una red empresarial de 8.847 empresas en diversos segmentos de la economía

14
creativa, dentro de los cuales se destaca el de tecnología, ya que en Cali se ubican cuatro de las diez
empresas más importantes de desarrollo de software de Colombia.

Pero la Gobernación del Valle del Cauca y su Secretaria de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, han determinado que se requiere trabajar más en la innovación, tanto dentro de las
empresas como de nuevos emprendimientos. Así mismo, es necesario vincular la academia con las
necesidades reales de innovación del mercado, de manera que se aproveche aún más el contar con
numerosas instituciones educativas de buena calidad.

Dentro del Gobierno de TI de la Gobernación del Valle del Cauca se considera vital el promover de
la economía digital, a partir del fortalecimiento del Ecosistema de Economía Digital y de esta
manera contribuir a que el Valle del Cauca sea un territorio inteligente e innovador.

1.2 Conformación Del Gobierno de TI

El Gobierno de TI se fundamenta en lo estipulado en el Decreto Departamental 1138 de 2016, por
el cual se adopta la estructura de la administración central del Departamento del Valle del Cauca, y
se definen las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones.

La Administración Central del Departamento del Valle Del Cauca es el conjunto de dependencias
bajo el mando y orientación directa del Gobernador(a), cuyas tareas y funciones públicas se radican
en la persona jurídica de la Gobernación del Valle del Cauca.

El orden central está conformado por:

 El despacho del Gobernador(a)

 Las Secretarias del Despacho

 Los Departamentos Administrativos

 Las Oficinas

 Las Unidades Administrativas Especiales Sin Personería Jurídica

 Los Fondos Asociados a las Diferentes Dependencias

La Secretaria de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones es una secretaria del
Despacho. Como tal es una dependencia del orden central de la administración departamental, que
bajo la dirección del Titular del despacho (Secretario(a) de las Tecnologías las Información y las
comunicaciones), tiene como objetivo primordial la formulación, adopción y ejecución de las
políticas, planes generales, programas, proyectos y procesos misionales de las TIC, así como la
coordinación, y supervisión de los organismos del sector.

15
la Gobernación del Valle del Cauca ha definido tres sectores de la administración departamental,
bajo los cuales se agrupan las Secretarias que componen la administración central. Estos sectores
son instancias administrativas de articulación interna. Estos tres subsectores son:

 Sector Social

 Sector de Competitividad y Desarrollo Sustentable

 Sector de Seguridad y Convivencia Territorial

La Secretaria de Las Tecnologías de Información y las comunicaciones integra el Sector de la
competitividad y desarrollo sustentable.

En la Gobernación del Valle del Cauca, el CIO es el Secretario de las Tecnologías de Información y
Las Comunicaciones, quien depende directamente del Gobernador(a), y quien tiene participación
en:

 El consejo General de Gobierno.

 El consejo de Gobierno del Sector de Competitividad y desarrollo sustentable

Igualmente Preside por delegación del gobernador(a)

 El comité TIC Departamental

 El comité TIC Central

 El comité Departamental de Arquitectura Empresarial

De acuerdo con el decreto 1597 de 2016, el propósito principal que debe cumplir el Secretario de
las Tecnologías de Información y las Comunicaciones es:

"Liderar la gestión estratégica con tecnologías de la información y las comunicaciones mediante la
orientación, definición, diseño adopción, implementación, ejecución, coordinación, seguimiento y
divulgación de las políticas, planes, programas y proyectos que estén alineados a las estrategias y
modelo integrado de gestión de la entidad, con un enfoque de generación de valor público que
contribuyen al logro de los objetivos misionales del Departamento, habilitando las capacidades y
servicios de tecnología necesarios para impulsar las transformaciones en el desarrollo integral, la
eficiencia y la transparencia de la Gobernación del Departamento del Valle del Cauca."

Para la conformación del esquema de gobierno de TI, se considero como referente de la estructura
de Gobierno de TI del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en su
condición de Cabeza del sector.

1.2.1 La estructura de Gobierno de TI

La estructura de Gobierno de TI está conformada por una dirección que recae en el Secretario de las
Tecnologías de la información y las comunicaciones.

Cuenta con una subdirección técnica de apoyo a la gestión que tiene relación con la logística,
presupuestos, compras, calidad (MIPG, SIG, MRAE, indicadores y riegos), reportes a entes
internos y externos.

Y dos programas, uno orientado a la gestión de la economía digital, y otro a la gestión desoluciones de TI en su ámbito interno, que cuenta con dos grupos, uno orientado a servicios
tecnológicos y otro a Sistemas de Información.

17
DESPACHO SECRETARIO TIC
PROGRAMA: GESTIÓN DE
SOLUCIONES TI
(AMBITO INTERNO)
PROGRAMA: GESTION DE LA
ECONOMIA DIGITAL
(AMBITO EXTERNO)
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA
DE APOYO A LA
GESTION
GRUPO: SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
GRUPO: ECONOMIA
DIGITAL:
Estrategia Gobierno Digital
Uso y Apropiación
Proyectos TIC
GRUPO: SERVICIOS
TECNOLÓGICOS
GRUPO:
APOYO A LA GESTION:
Contratación, Logística
Presupuesto, Compras, Calidad
(MIPG, SIG, MAE, Indicadores,
Riesgos)
Reportes entes interno y externos.
2. ESTRUCTURA DE LA SECRETARIA SEGÚN D.1138 AGOSTO 2016.

1.2.2 Procesos de Gobierno de TI
Los procesos de gobierno de TI en la Gobernación del Valle del Cauca tienen su génesis desde la
perspectiva de la norma ISO/IEC 38500:2015, gobierno corporativo de tecnologías de la
información, y COBIT 5.0 la cual define como gobierno TI como un “Sistema mediante el cual se
dirige y controla el uso actual y futuro de las TI, implica la evaluación y dirección del uso de dichas
tecnologías para dar soporte a la organización y el monitoreo de este uso para alcanzar los planes.
Este incluye la estrategia y las políticas para utilizar la tecnología de la información dentro de una
organización."

El Macroproceso M11 Gestionar las soluciones de TI incluye dos procesos, M11-P1 Gestionar los
Sistemas de información, y M11-P2 gestionar los Servicios tecnológicos.

El proceso de gestionar la economía digital se enmarca como parte de macro proceso M2 -
Propiciar el desarrollo económico y competitivo.

Código y Nombre del Proceso: M2P6 Gestionar la Economía Digital

Tipo de proceso: Misional y estratégico

M2P6-01 Fortalecer la estrategia de Gobierno en línea territorial

M2P6-02 Gestionar la promoción y apropiación TIC

M2P6-03 Gestionar proyectos, innovación y desarrollo TIC

las funciones esenciales que se desarrollan en este proceso incluyen:

 Gestionar el proceso de formulación y ejecución de planes, programas, proyectos o
estrategias especiales de Economía Digital, de conformidad con los propósitos misionales
establecidos en el plan de desarrollo departamental.

MACRO PROCESO M11 - Gestionar las soluciones TI
M2 - Propiciar el desarrollo
económico y competitivo
Macro procesos
transversales
PROCESO
Gestionar los Sistemas de
información
Gestionar los servicios
tecnológicos
Gestión de la economía
digital
Procesos relacionados
con apoyo a la gestión
P
R
O
C
ED
IM
IE
N
TO
S
Y
D
O
C
U
M
EN
TO
S
ADMINISTRAR LA MESA DE
AYUDA DEL SISTEMA DE
INFORMACION DE GESTION
FINANCIERA TERRITORIAL SAP
ADMINISTRAR LA
INFRAESTRUCTURA Y
SEGURIDAD TI
FORTALECER LA
ESTRATEGIA DE GOBIERNO
EN LINEA TERRITORIAL
PROCEDIMIENTOS
RELACIONADOS CON
APOYO A LA GESTIÓN
APLICADOS A LAS TIC
GESTIONAR LA PROMOCIÓN Y
APROPIACIÓN TIC
ADMINISTRAR LOS OTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
LOS SERVICIOS DIGITALES
GESTIONAR EL SOPORTE Y
MESA DE AYUDA TI
GESTIONAR PROYECTOS,
INNOVACION Y DESARROLLO
TIC.

19
 Liderar el proceso para de toma de decisiones para propender y facilitar el uso y apropiación
de las tecnologías, los sistemas de información y los servicios digitales por parte de los
servidores públicos, los ciudadanos y los grupos de interés a quienes están dirigidos.

 Promover el uso efectivo del derecho de acceso de todas las personas a las tecnologías de la
información y las comunicaciones, dentro de los límites establecidos por la Constitución y
la Ley, levantando y manteniendo actualizado el registro de todas las iniciativas de TIC a
nivel Departamental.

 Liderar la definición, implementación y mantenimiento de la arquitectura empresarial de la
entidad y/o sector en virtud de las definiciones y lineamientos establecidos en el marco de
referencia de arquitectura empresarial para la gestión de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC) del Estado, la estrategia GEL y según la visión estratégica, las
necesidades de transformación y marco legal específicos de su entidad o sector.

 Realizar la interventoria, supervisión y vigilancia técnica, administrativa y financiera de los
contratos o proyectos que le sean asignados y que guarden relación con los propósitos
misionales de Economía Digital, de conformidad con las normas legales vigentes.

 Promover, en coordinación con las dependencias competentes, la regulación del trabajo
virtual remunerado, como alternativa de empleo para las empresas y oportunidad de
generación de ingresos de los ciudadanos, de todos los estratos sociales.

 Propender por la utilización de las TIC para mejorar la competitividad de la región y
promover el establecimiento de una cultura de las Tecnologías de la información y las
Comunicaciones en el Departamento, a través de programas y proyectos que favorezcan la
apropiación y masificación de las tecnologías, como instrumentos que facilitan el bienestar
y el desarrollo personal y social.

 Absolver consultas, prestar asistencia técnica, emitir concepto y aportar elementos de juicio
para la toma de decisiones relacionadas con la adopción, la ejecución y el control de los
programas propios de la Economía Digital según el Plan de Desarrollo vigente.

Las funciones de este proceso que se derivan de las estrategia nacional de Gobierno digital, las
leyes y decretos reglamentarias que le rigen incluye además:

 Formular, coordinar y hacer seguimiento a la implementación de políticas públicas
Departamentales para el uso, acceso y administración de la infraestructura tecnológica, así
como la seguridad, privacidad y la interoperabilidad de los sistemas, en concordancia con la
política pública Valle Inteligente e Innovador.

 Promover programas para el desarrollo de la industria de Tecnologías de la Información,
incluyendo la industria de contenidos digitales en el marco de la economía creativa.

 Liderar la adopción de políticas, planes y proyectos para promover y masificar el Gobierno
Digital coordinando acciones con las instancias pertinentes.

 Adoptar políticas y programas de ciudades inteligentes, que permitan la solución de
problemáticas urbanas mediante la adopción de tecnologías de la información y las
comunicaciones.

 Apoyar las políticas y programas que promuevan el emprendimiento digital, y la
consolidación de los modelos de negocio involucrados.

 Impulsar los nuevos modelos de negocio que se apoyan en las plataformas tecnológicas de
economía colaborativa.

 Promover la utilización intensiva de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
en los procesos productivos de micro, pequeñas y medianas empresas y su cadena de valor.

1.2.3 Estructura Organizacional de TI

ESTRUCTURA SECRETARIA DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS
COMUNICACIONES CON LIDERES DE PROGRAMAS

DIAGRAMA

21
Programa Gestión TI

La misión del programa Gestión TI, está orientada a la articulación de tres grandes procesos que
permitirán que toda la gestión de tecnología al interior de la Gobernación tenga todo el respaldo,
soporto, desarrollo y la seguridad de la información para contribuir con la trasversalidad del apoyo
en los diferentes procesos que se ejecutan en las dependencias de la administración, mediante los
siguientes procedimientos:

 Gestión sistemas de información
 Gestión de Servicios Tecnológicos y seguridad de la información.
 Gestión para Desarrollo de aplicaciones

Sistemas de información

El objetivo fundamental del procedimiento de sistemas de información es planear la
implementación, construcción, instalación, configuración, parametrización, manutencióny puesta
en marcha de las soluciones TIC, cumpliendo con los estándares tecnológicos de calidad para
satisfacer las necesidades de los usuarios de cada uno de los aplicativos utilizados en la
Gobernación del Valle del Cauca, mediante el soporte técnico de la mesa de ayuda y a futuro que
correspondan a las necesidades de de la comunidad en general.

Realizar el análisis para la incorporación de nuevos sistemas de información de gestión, control y
seguimiento de resultados, Sistemas de información de inteligencia de mercados, procesamiento de
transacciones, Sistemas de información general a nivel estratégico y expertos para cada sector
especifico como salud, educación, agricultura entre otros.

Servicios Tecnológicos y seguridad de la información.

El objetivo del procedimiento de servicios tecnológicos y seguridad de la información, está
orientado a garantizar el funcionamiento óptimo de la plataforma de infraestructura tecnológica, las
aplicaciones, módulos y componentes que permiten el uso apropiado de las TIC, realizándolo a
través de la verificación y aplicación de los controles definidos en la Secretaria, con el fin de dar
continuidad a los procesos de soporte técnico, mesa de ayuda que brindan apoyo a la gestión interna
de la Gobernación del Valle y servicio al ciudadano, municipios y entidades descentralizadas.

Apoyar en las decisiones respecto a la adquisición, contratación y configuración de la
infraestructura de telecomunicaciones, cableado especializado, redes de datos, redes de
comunicaciones de voz, reguladores y UPS, enlaces dedicados y de mas servicios conexos y
convexos.

Desarrollo de aplicaciones

El objetivo del procedimiento para el Desarrollo de aplicaciones, está relacionado directamente con
la creación de programas, módulos y herramientas necesarias para cada uno de los software
adquiridos por la Gobernación del Valle para el mejoramiento y automatización de los servicios
brindados a la ciudadanía, por otra parte brinda solución a los requerimientos de los usuarios finales
de los aplicativos en especial para aquellos donde su garantía, soporte y mantenimiento se ha
terminado o los códigos fuente han sido entregados para nuestro control.

ESTRUCTURA PROGRAMA GESTIÓN TI

Funciones de la secretaria relacionadas con el programa Gestión TI

Articular la gestión de TI para el ámbito interno de la gobernación y la gestión TIC para el ámbito
externo que impacte todo el Departamento del Valle del Cauca.

Coordinar con las demás dependencias de la administración departamental el diseño y la puesta en
marcha de los sistemas de información.

Establecer los estándares de equipos, software, hardware e infraestructura en todas las dependencias
de la administración departamental, para garantizar la seguridad informática y la confiabilidad de la

23
información y las comunicaciones.

Atender los requerimientos de los usuarios finales de los sistemas de información y garantizar el
correcto funcionamiento mediante los procesos de soporte y servicio técnico.

Perfil del Líder de programa, sugerido según las investigaciones con el Ministerio de las TIC:

Educación: Ingeniero en Sistemas, Telemática y afines con la TIC con especialización en Gestión
o Gerencia de Tecnología Informática o de Sistemas de Información.

Formación: con conocimientos obtenidos en cursos, diplomados, seminarios en Implementación
ERP, Desarrollo, Proyectos, Redes.

Experiencia: Con base en lo que determina el Decreto 785 del 2005 en su artículo 11, se
requieren 5 años de experiencia profesional relacionada directamente con gestión de tecnología
informática o infraestructura tecnológica en cargos de dirección o jefatura.

Gestión TIC

El propósito fundamental o la misión del programa de Gestión TIC es recoge algunos aspectos del
ámbito de Gestión externa como lo es todo lo referente a la Innovación y Apropiación, Promoción,
Desarrollo, Proyectos y la articulación de los servicios digitales y de Gobierno en línea y hacerlos
realidad, para ello se contara con los subprocesos o procedimientos que a continuación se
describen:

 Gestión de Proyectos TIC

 Innovación y Desarrollo TIC

 Promoción y Apropiación TIC

 Servicios Digitales y Gobierno en Línea.

Proyectos TIC

El objetivo del procedimiento de Proyectos TIC es garantizar la correcta estructuración y gestión de
los planes, programas y proyectos que deba atender la Secretaria TIC, de cara a las necesidades
tecnológicas de la Gobernación y el Departamento del Valle del Cauca para: Apoyar la gestión del
Programa de Innovación y Apropiación TIC de la Secretaria TIC de la Gobernación del Valle del
Cauca; Realizar permanentemente actividades de inteligencia de mercados para la consecución de
nuevos proyectos, tanto en la oferta nacional como internacional; Apoyar la gestión de los
proyectos en todos sus aspectos desde la ideación, estructuración, gestión administrativa interna y
gestión de seguimiento a la ejecución de los proyectos. Determinando las acciones que permitan el
cumplimiento de los cronogramas de actividades a realizar por los contratistas de los proyectos,

24
asegurando los tiempos, el uso de los recursos previstos contractualmente, así como velar por el
cumplimiento de los plazos y los presupuestos acordados en los contratos; Mantener las relaciones
con agentes externos de los proyectos en coordinación permanente con el Coordinador de
Innovación y Apropiación TIC y el Secretario de TIC de la Gobernación del Valle del Cauca.

Innovación y Desarrollo

El objetivo del procedimiento de Innovación y Desarrollo es el de ser el tanque de pensamiento,
diseño e implementación de políticas TIC departamentales que promuevan la integración de los
actores públicos y privados del Sistema de Ciencia, Tecnología e Innovación, empresarios,
emprendedores y la comunidad en general, con el propósito de implementar planes, programas y
proyectos que fortalezcan la competitividad de los sectores estratégicos del Valle del Cauca para:
Apoyar la gestión del Programa de Innovación y Apropiación TIC de la Secretaria TIC de la
Gobernación del Valle del Cauca; Promover la integración de los actores públicos y privados del
Sistema de Ciencia, Tecnología e Innovación, empresarios, emprendedores y la comunidad en
general; Diseñar e implementar proyectos en nuevas tendencias del sector TIC; Diseñar e
implementar estudios de prospectiva y análisis de la información TIC del departamento; Facilitar la
investigación y la producción de productos científicos y de tecnología.

Promoción y Apropiación

El objetivo del procedimiento de Promoción y apropiación es articular y fomentar el desarrollo
integral de las TIC y promover el uso efectivo y apropiación masiva de las TIC en el departamento
para: Apoyar la gestión del Programa de Innovación y Apropiación TIC de la Secretaria TIC de la
Gobernación del Valle del Cauca; Diseñar e implementar proyectos de “Apropiación de TIC y
Cultura Digital” entre otros que promocionen y cierren la brecha digital en el departamento; Hacer
seguimiento a los indicadores de penetración y uso de internet; Diseñar e implementar estrategias
de sensibilización y socialización sobre el uso de las TIC.

Servicios Digitales y Gobierno en Línea

El objetivo del procedimiento de Servicios Digitales y Gobierno en Línea es conducir todos los
procesos de servicios digitales a la comunidad así como el desarrollo de la estrategia GEL en la
Gobernación y de esta hacia la comunidad para: Apoyar la gestión del Programa de Innovación y
Apropiación TIC de la Secretaria TIC de la Gobernación del Valle del Cauca; Mantener y
promover los sistemas de información a la comunidad; Apoyar los procesos de racionalización de
tramitesasí como la ideación y diseño de nuevos procesos; Hacer seguimiento al índice IGA;
Promover los procesos de trasparencia publica y promover la estrategia de datos abiertos.

ESTRUCTURA PROGRAMA GESTIÓN TIC

Funciones de la secretaria relacionadas con el programa Gestión TIC

Articular la gestión de TI para el ámbito interno de la gobernación y la gestión TIC para el ámbito
externo que impacte todo el departamento del valle del cauca

Diseñar, adoptar y promover las políticas, planes, programas y proyectos del sector de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Definir, adoptar y promover las políticas, planes y programas tendientes a incrementar y facilitar el

26
acceso de todos los habitantes del Valle del Cauca, a las tecnologías de la información y las
comunicaciones, garantizando el acceso y la implantación de las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, con el fin de fomentar su uso como soporte del crecimiento y aumento de la
competitividad de la región en los distintos sectores mejoramiento de la calidad de vida de la
comunidad, acceso a mercados para el sector productivo, el acceso equitativo a oportunidades de
educación, trabajo, salud, justicia, cultura y recreación, entre otras.

Participar en las diferentes instancias y organismos de cualquier orden que estén relacionados con
la innovación, la competitividad y el desarrollo tecnológico del departamento, así como, liderar los
comités que hubiese lugar en el sector TIC

Apoyar al Estado en el acceso y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
para facilitar y optimizar la gestión de los organismos gubernamentales y la gestión administrativa
transparente y eficiente, y prestar mejores servicios a los ciudadanos;

Promover el establecimiento de una cultura de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones en el país, a través de programas y proyectos que favorezcan la apropiación y
masificación de las tecnologías, como instrumentos que facilitan el bienestar y el desarrollo
personal y social.

Coordinar con los actores involucrados, el avance de los ejes verticales y transversales de las TIC, y
el plan nacional correspondiente, brindando apoyo y asesoría a nivel territorial.

Promover la penetración, uso y comportamiento de las tecnologías de la información y las
comunicaciones en el entorno socioeconómico departamental, así como su incidencia en los planes
y programas que implementa o se apoye

Propender por la utilización de las TIC para mejorar la competitividad de la región.

Promover, en coordinación con las dependencias competentes, la regulación del trabajo virtual
remunerado, como alternativa de empleo para las empresas y oportunidad de generación de
ingresos de los ciudadanos, de todos los estratos sociales.

Procurar ofrecer una moderna infraestructura de conectividad y comunicaciones, en apoyo para los
centros de producción de pensamiento así como acompañamientos de expertos, en la utilización de
las TIC, capaces de dirigir y orientar su aplicación de manera estratégica.

Levantar y mantener actualizado el registro de todas las iniciativas de TIC a nivel Departamental.

Formular y ejecutar políticas de divulgación y promoción permanente de los servicios y programas
del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, promoviendo el uso y
beneficio social de las comunicaciones y el acceso al conocimiento, para todos los habitantes del
territorio nacional.

Perfil del Líder de programa, sugerido según las investigaciones con el Ministerio de las TIC:

Educación: Ingeniero en Sistemas, Telemática, Industriales, o Economista, con especialización en
proyectos y/o alta gerencia.
Formación: con conocimientos obtenidos en cursos, diplomados, seminarios en Proyectos,
Desarrollo Económico, Innovación, Tecnología, Contratación Estatal.

Experiencia: Con base en lo que determina el Decreto 785 del 2005 en su artículo 11, se
requieren 10 años de experiencia General, 4 años en Gestión de proyectos, con énfasis en
innovación y nuevas tecnologías; 1 año en proyectos para el desarrollo y la competitividad
territorial, e investigación aplicada.

De acuerdo con la resolución 046 del 31 de mayo de 2017, se designaron los respectivos líderes de
los procesos de nivel directivo, para el proceso y los procedimientos del modelo de operación por
procesos de la entidad y se le asignaron funciones.

1.2.4 Estructura de Decisiones de TI

En la Gobernación del Valle del Cauca la gobernabilidad de la Tecnología de Información y las
Comunicaciones (TIC) es responsabilidad del Secretario de las TIC y sus líderes de procesos.

Las habilidades con respecto a la decisión de TI se fundamentan en la habilidades así:

Las Dependencias de la Gobernación que participan del proceso M2P6, y que hacen parte de la
estructura de Decisiones de Economía Digital:

28
 Secretaria de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
 Departamento Administrativo de Planeación Departamental
 Secretaria de competitividad y desarrollo sostenible
 Secretaría de desarrollo económico y competitividad
 Subsecretaria de competitividad e innovación.

En la Secretaria se tiene un líder de proceso M2P6 que tiene entre su ámbito de decisión las
siguientes:

El desarrollar mantener y colocar en marcha las estrategias y acciones que impulsen la
competitividad en el sector la productividad, mediante la elaboración de los proyectos orientados a
la innovación y desarrollo, promoción y apropiación de las tecnologías de la información y las
comunicaciones, fomentando los servicios de gobierno en línea territorial, el uso del comercio
electrónico, la masificación y utilización de servicios en línea, pagos electrónicos, firmas digitales,
teletrabajo, marketing digital, uso de las redes sociales, educación virtual @learning, desarrollo
de aplicaciones, entre otras relacionadas con la Economía Digital.

Dependencias de la Gobernación que participan del proceso M11P1, y que hacen parte de la
estructura de Decisiones de la Gestión de los Servicios de TI:

 Secretaria de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

 Departamento Administrativo de Planeación Departamental
 Secretaria de competitividad y desarrollo sostenible
 Secretaría de desarrollo económico y competitividad
 Subsecretaria de competitividad e innovación.

1.3 Principios de la Norma ISO/IEC 38500:2015

La secretaria de las TIC de la Gobernación del Valle del Cauca adopta como marco para gobernar
las TI a su interior el estándar internacional ISO/IEC 38500:2015.

Esta norma fija los estándares para un buen gobierno de los procesos y decisiones empresariales
relacionados con los servicios de información y comunicación que, suelen estar gestionados tanto
por especialistas en TIC internos o ubicados en otras unidades de negocio de la organización, como
por proveedores de servicios externos.

El estándar internacional ISO/IEC 38500:2015 orienta a las organizaciones para hablar sobre el uso
de la tecnología, no de la tecnología en sí misma y este enfoque es precisamente el que desea
promover las Secretaria de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

ISO 38500 observa hacia abajo desde la parte superior de la organización, Cobit (el qué) y marcos
de procesos tales como ITIL la base. En este sentido se puede adoptar una analogía común con la

29
construcción de una casa, donde ITIL son los cimientos, Cobit las paredes e ISO 38500 el techo.

Requisito Estado de
Cumplimiento
Evidencia
Se tienen establecidas las funciones
y responsabilidades con relación al
uso actual y futuro dela tecnología
de la información en la
Gobernación del Valle del Cauca
Si Ordenanza departamental 430 de
2106.

Frente al cumplimiento del
principio de responsabilidad de la
Norma ISO
38500, En la Gobernación del
Valle del Cauca por medio de la
ordenanza departamental 430 de
2016, se formula la política
pública y la estrategia para el
desarrollo de las tecnologías de la
información, ya las
comunicaciones, de acuerdo con
los lineamientos del Ministerio de
las Tecnologías de la Información
y de la
Comunicación.

En el Manual especifico de
funciones y competencias se han
definido y asignado las
responsabilidades para el
personal administrativo
encargado de operar y administrar
las Tecnología de la Información,
de igual manera se especifican las
competencias necesarias y
funciones asignadas.

Se evalúan los desarrollos de
tecnología de la información y los
procesos en La Gobernación para
proponer políticas y planes de TIC
coherentes con la planeación y
objetivos institucionales.
Si Comités TIC departamental, TIC
Gobernación y de Arquitectura
empresarial.

La evaluación de la oportunidad o
necesidad para presentar una
propuesta de política y/o plan de

30
TIC en la Gobernación requiere un
concepto previo de la Secretaria
de las Tecnologías de información
y las comunicaciones.

La Secretaria de las TIC se
encuentra adelantando
diagnósticos y mejora continua de
sus procesos ITIL, de Seguridad de
la Información, de Inteligencia de
Negocios y de cumplimiento de
Gobierno Digital.

Se presentan propuestas
innovadoras de uso eficaz, eficiente
y aceptable de la tecnología de la
información en la Gobernación del
Valle del Cauca.
Si La entidad cuenta con:

PETIC - Plan estratégico de las
tecnologías de información y las
comunicaciones.

Planes de mejoramiento de su
estrategia de Gobierno Digital.

Plan de fortalecimiento de
tecnología y de la Economía
Digital Departamental.

Planes de mejoramiento de su SIG
- MIPG.

Tiene un plan de comunicaciones
para las disposiciones normativas
los lineamientos para el uso de
recursos informáticos.
Se monitorea el progreso de las
propuestas innovadoras aprobadas
para asegurar el cumplimiento
razonable de los objetivos en los
marcos temporales exigidos,
utilizando los recursos asignados,
observando y analizando los
beneficios otorgados.
Parcial Se han definido, valorado y
aprobado dentro del Sistema
Integrado de gestión los
indicadores apropiados.

Se encuentra en proceso de
adquisición e implementación el
sistema balanced score card para
el reporte, consolidación y análisis

31
de indicadores de TI, que se están
manejando en diversos
aplicativos.
Se evalúan las opciones para el
suministro de la tecnología de la
información, con el fin de realizar
las propuestas aprobadas,
equilibrando los riesgos y los
presupuestos financieros.
Si Se realizan estudios previos,
contratos por acuerdos marcos de
precios y procesos a través de la
plataforma SECOP II.
Se gestiona que los activos de
tecnología de la información y la
comunicación (sistemas e
infraestructura) se adquieran de la
manera correcta, en ajuste a las
disposiciones y reglamentaciones,
Conformando documentación
adecuada para tales actividades,
asegurando razonablemente el
suministro de las capacidades
requeridas y cumpliendo que los
planes de adquisición ejecuten
alineación con las necesidades
estratégicas, tácticas y operativas
de la institución.
Si Se realizan estudios previos,
contratos por acuerdos marcos de
precios y procesos a través de la
plataforma SECOP II.

Es así que se garantiza el estar
acorde con la modernización del
sistema de compras y
contratación pública del país.

Se hace énfasis en el uso de las
herramientas de SECOP II para el
análisis de precios y la evaluación
de las ofertas. Generación de los
contratos, reportes completos
para toma de decisiones y el
análisis de información sobre
contratación.

De esta manera se soporta la
trazabilidad e incrementa el
control del proceso.
Se monitorean las inversiones en
tecnología de la información y la
comunicación para asegurar bajo
principios de eficiencia y economía
las proporciones requeridas.
Parcial Se tienen definidos los procesos y
se realiza el seguimiento
administrativo. Se encuentra en
proceso de adquisición e
implementación el sistema
balanced score card.
Se evalúan las metodologías y
medios propuestos, para asegurar
razonablemente que la tecnología
de la información apoye los
procesos misionales de la
institución de manera ajustada a
Parcial La Gobernación del Valle del
Cauca realiza el tratamiento de
riesgos según lo establecido en las
Normas ISO 27001 e ISO 31000. El
proceso se encuentra en proceso
de construcción en su SGSI.

32
los requisitos y condiciones
requeridas, midiendo y controlando
los riesgos hacia la continuidad de
la operación en términos de
normalidad.
Se asegura la protección de la
información y de los activos de
tecnología de la información y la
comunicación, incluyendo la
propiedad intelectual y la memoria
institucional, así como la revisión
de las decisiones tomadas en los
marcos temporales determinados.
Parcial La Gobernación se encuentra en
proceso de implementación de los
controles la seguridad de su
información según lo establecido
en la Norma ISO 27001 y el
proceso se encuentra en proceso
de ser documentado en su SGSI,
de igual manera se está
adelantando la construcción de su
MSPI.
Se asegura la asignación de
recursos suficientes para que la
tecnología de la información y la
comunicación satisfaga las
necesidades de la institución, de
acuerdo con las prioridades
acordadas y las restricciones del
presupuesto.
Si El plan de inversiones para
fortalecimiento de las TIC se
encuentra estipulado en el plan
institucional y hay compromisos
presupuestales.
Se realiza monitoreo a la extensión
del alcance y soporte de la
tecnología de la información y la
comunicación a los procesos
misionales de la institución.
Si La Mesa de Ayuda de la entidad
tiene definidos ANS (Acuerdos de
Nivel de Servicios) y sobre el
cumplimiento de estos se realiza
un monitoreo permanente.
Se evalúa con regularidad el grado
de satisfacción externo e interno de
las obligaciones (reglamentarias,
legislativas, de ley, contractuales),
las políticas internas, las normas y
las directrices
Si La Gobernación realiza encuestas
de satisfacción, Planes de
auditoría positivas internas,
Revisión de calificaciones Furag e
Índice GEL y planes de
mejoramiento continuo.
Se garantiza el cumplimiento de las
obligaciones pertinentes, las
normas y las directrices que
conlleven al uso razonable de la
tecnología de la información y la
comunicación
Si La Gobernación adopta y evalúa
permanente su nivel de
apropiación de las normas y
directrices de Gobierno Digital del
Ministerio de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones y
la adopción del Marco de
Referencia de Arquitectura
empresarial. específicamente

33
adopta la estrategia "Del oro
olímpico al oro Empresarial".
Se han establecido lineamientos
para que todas las acciones
relacionadas con la tecnología de la
información sean éticas.
Si Se aplica estrictamente el código
de ética de la Gobernación.
específicamente hay compromiso
total con los valores integrantes
del código así: Respeto, Servicio,
Honestidad, Compromiso
,Cumplimiento, Responsabilidad,
Justicia con equidad, Solidaridad,
Lealtad y Transparencia.
Se ejecutan regularmente procesos
de auditoría enmarcados a la
evaluación de la conformidad y
cumplimiento para las Tecnologías
de la Información y comunicación
en la institución.
Si La entidad realiza auditorías
positivas y de seguimiento donde
los hallazgos se comunican al
auditado para generar consensos
y facilitar losprocesos de
mejoramiento.

Los Informes de auditoría se
elaboran y presentan para
retroalimentar y adoptar planes
de mejoramiento.
Se cuenta con mecanismos que
permitan identificar las necesidades
y expectativas del personal de la
institución frente a la tecnología de
la información.
Parcial Se han realizado capacitaciones
virtuales y evaluado el
cumplimiento de expectativas.

Se encuentra en proceso de
mejoramiento los esquemas de
uso y apropiación de TIC,
mediante el programa
denominado del Oro Olímpico al
Oro empresarial.
Se tienen los mecanismos para la
identificación y reportar riesgos,
problemas y preocupaciones
referentes los asuntos de las
tecnologías de la información y
comunicación
.
Si En la Mesa de ayuda se realiza un
análisis de los incidentes y
preocupaciones. Basados en estos
análisis se detectan riegos.
Adicionalmente se plantea para
cada proceso del MIPG una
caracterización de riegos.
Se monitorean las actividades de
tecnología de la información y la
comunicación para asegurar
razonablemente que los
Si Esta información se monitorea en
las mesas de ayuda, y se analiza
basada en los indicadores de
gestión.

34
comportamientos humanos
identificados siguen siendo
pertinentes y que se les brinda la
atención adecuada.

35
1.4 Aplicación Del Decreto 415 De 2016

En consideración a que mediante el decreto 415 del 7 de marzo de 2016

"Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto
Numero 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el
fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones."

Ha definido que las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deben generar el valor
suficiente al desarrollo misional y estratégico de los diferentes sectores del Estado, y la
desarticulación en su gestión reduce la efectividad en la atención al ciudadano, ya que se utilizan
prioritariamente como soporte y no como habilitador para el desarrollo de las estrategias
institucionales y sectoriales.

La secretaria de las TIC de la Gobernación del Valle del Cauca ha adelantado las tareas requeridas
para garantizar que se encuentra 100% alineada con respecto a su estructura y sus funciones así:

2. ESTRUCTURA DE LA SECRETARIA SEGÚN D.1138 AGOSTO 2016
CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC
DECRETO 1138 DE 2016
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, estructuro la nueva Secretaria de las TIC
adoptando sus funciones e incluso su misión. A saber:

36
2. ESTRUCTURA DE LA SECRETARIA SEGÚN D.1138 AGOSTO 2016
CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, estructuro la nueva Secretaria de las TIC
adoptando sus funciones. A saber:
DECRETO 1138 DE 2016
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA
2. ESTRUCTURA DE LA SECRETARIA SEGÚN D.1138 AGOSTO 2016
CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, estructuro la nueva Secretaria de las TIC
adoptando sus funciones. A saber:
DECRETO 1138 DE 2016
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA

37
2. ESTRUCTURA DE LA SECRETARIA SEGÚN D.1138 AGOSTO 2016
CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, estructuro la nueva Secretaria de las TIC
adoptando sus funciones. A saber:
DECRETO 1138 DE 2016
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA
3. APLICACION DE LA ORDENANZA DEPARTAMENTAL 430 DE
2016 CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, encontró el marco normativo para darle fuerza a
la Política TIC del departamento haciéndola aprobar esta por la Honorable asamblea departamental.
DECRETO 1138 DE 2016
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA

38
3. APLICACION DE LA ORDENANZA DEPARTAMENTAL 430 DE
2016 CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, encontró el marco normativo para darle fuerza a
la Política TIC del departamento haciéndola aprobar esta por la Honorable asamblea departamental.
DECRETO 1138 DE 2016
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA
2. APLICACION DE LA ORDENANZA DEPARTAMENTAL 430 DE
2016 CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC
ORDENANZA 430 de 2016
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, encontró el marco normativo para darle fuerza a
la Política TIC del departamento haciéndola aprobar esta por la Honorable asamblea departamental.

39
3. APLICACION DE LA ORDENANZA DEPARTAMENTAL 430 DE
2016 CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC
ORDENANZA 430 de 2016
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, encontró el marco normativo para darle fuerza a
la Política TIC del departamento haciéndola aprobar esta por la Honorable asamblea departamental.
ECOSISTEMA DE INNOVACIÓN DIGITAL

2. Apoyo de TI a los Procesos - LI.GO.02

La secretaria de las TIC con el propósito de identificar, definir y especificar las necesidades de
sistematización y apoyo tecnológico a los procesos de la institución a partir del mapa de procesos
del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Gobernación ha definido.

2.1 Criterios

Los criterios que determinan el apoyo de TI a los procesos incluyen:

Con respecto a las políticas:

 El plan estratégico de tecnologías de la información y las comunicaciones se formula
teniendo en cuenta el marco orientador de la política pública y la estrategia para el
desarrollo de las TIC, Para un Valle Inteligente e innovador.

 La propiedad intelectual se protege a través de lineamientos y directrices para lograr
plataformas compatibles y uso legal de las tecnologías.

 Los proyectos tecnológicos se analizan y evalúan de acuerdo con las metodologías definidas
para establecer su uso común, beneficio institucional y fomento para el desarrollo
tecnológico.

Con respecto a la administración de hardware y redes informáticas

 Las plataformas tecnológicas se administran de acuerdo con las normas técnicas, para su
funcionalidad, confiabilidad, disponibilidad y seguridad.

 Las redes se utilizan y mantiene para su funcionamiento, de acuerdo a los estándares
establecidos.

 Las nuevas tecnologías en hardware y redes se analizan, presentan e implementan para el
mejoramiento y actualización de los servicios informáticos.

Con respecto a la administración de software y aplicaciones informáticas

 Los sistemas de información y los componentes de información se administra para brindar
soporte a los diferentes procesos y servicios de la Gobernación.

 Los desarrollos en software y aplicaciones informáticas se analizan e implementan para el
mejoramiento y actualización de los servicios.

 La capacitación en el manejo de software y aplicaciones informáticas se realiza de acuerdo
con las necesidades institucionales.

Con respecto a la administración de la seguridad informática

 Las políticas, metodologías y normas en seguridad informática se implementan y verifican
para asegurar la protección de la plataforma tecnológica.

 Las situaciones críticas en seguridad informática se analizan para diagnosticar e
implementar su posible solución.

 Los proyectos de seguridad informática se proyectan y desarrollan para cumplir con las
políticas y estándares establecidos por la estrategia deGobierno digital.

 Los informes de seguridad informática se elaboran y presentan de acuerdo con los criterios
y procedimientos establecidos.

Con respecto a la supervisión, mantenimiento y adquisición de sistemas informáticos

 Las necesidades de desarrollo informático se identifican y evalúan para determinar la
viabilidad de modernización y establecer alternativas de continuidad o cambios
tecnológicos.

 Las propuestas técnicas para la adquisición de bienes y servicios informáticos se elaboran
de acuerdo con las necesidades institucionales.

 Los informes de seguimiento y ejecución de los contratos en materia informática se efectúan
de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas.

Con respecto a la atención al usuario informático

 Las solicitudes en materia informática se resuelven para el manejo de los equipos y software
utilizadas por el usuario final.

 La asesoría de carácter profesional se brinda a los usuarios conforme a las especificaciones
técnicas y procedimientos establecidos.

 El lenguaje técnico utilizado para la asesoría se adecúa a las características del usuario.

42
2.2 Recolección de Necesidades

Para el proceso M2P6: Inicia con la identificación de las necesidades de tecnologías de información
y comunicaciones TIC, en el Departamento del Valle del Cauca, garantizando los recursos mínimos
para mantener la operación existente, en el ámbito interno y externo y termina con el tratamiento a
las acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultante de las evaluaciones y seguimiento.

El M2P6-01 Inicia con analizar la evaluación del estado de la implementación de Gobierno en línea
en la Gobernación del Valle del Cauca, conforme al cumplimiento de las actividades en los
componentes según la normatividad y termina supervisar y realizar seguimiento y control a los
planes, programas y proyectos de GEL (nuevos y vigentes), con base en los cronogramas de
ejecución.

El M2P6-02 Inicia con orientar el programa de economía digital para la promoción, apropiación,
innovación y desarrollo integral de las TIC y termina con supervisar y realizar seguimiento y
control cada Programa, plan o proyecto de promoción y apropiación TIC (nuevos y vigentes), con
base en los cronogramas de ejecución.

El M2P6-03 Inicia analizando con base en el plan de desarrollo, las metas de producto y de
resultado, asignadas a la secretaria TIC y las relacionadas con TIC y termina al supervisar y realizar
seguimiento y control cada plan, programa o proyecto (nuevos y vigentes), con base en los
cronogramas de ejecución.

Para el Proceso M11P1: Inicia con la identificación de las necesidades de tecnologías de
información y comunicaciones TIC, en el Departamento del Valle del Cauca, garantizando los
recursos mínimos para mantener la operación existente, en el ámbito interno y externo y termina
con el tratamiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultante de las evaluaciones
y seguimiento.

2.2 Cumplimiento

La estructura organizacional se encuentra alineada con los roles definidos para los procesos
definidos en el MIPG.

Para el proceso M2P6

Se define como Líder Nivel Directivo al Secretario de las tecnologías de la información y las
comunicaciones.

Como Líder técnico del Macro proceso se designa a un Profesional especializado.

43
Dentro del proceso M2P6, que trabajo por promover la Economía digital en el departamento, se h
establecido que cada dependencia, secretaría, departamentos administrativos y entidad
descentralizada, adelantara las siguientes tareas con el propósito de establecer una estructura
organizacional que permita generar un camino de éxito de la estrategia de Gobierno Digital
Territorial para el Valle del Cauca:

1. Designar un líder o responsable para que administre el mini-sitio web o página web y garantice
que la información en éste, permanezca actualizada.

2. Esta persona servirá de enlace con el responsable dentro de la Secretaria TIC que asesorara
referente a la gestión de contenidos y permisos web.

3. Esta misma persona será la encargada de asistir a los comités TIC de Gobernación y/o el
Departamental cuando sea el caso, según Ordenanza 430 de 2016. Para el caso de las entidades
descentralizadas y municipios la persona responsable o líder es el denominado CIO.

Para el Macro proceso M11 Gestionar de soluciones de TI s han definido dos líderes de proceso así:

 Líder del proceso encargado de gestionar los Servicios de TI, asociado con los lineamientos
establecidos en el dominio servicios de información. Tiene dos divisiones, la encargada de
administrar la infraestructura de procesamiento, comunicaciones y seguridad de la
información. Y la encargada de gestionar el soporte técnico y su mesa de ayuda asociada.

 Líder del proceso encargado de gestionar los servicios de gestionar los Sistemas de
Información, asociado con los lineamientos establecidos en los dominios información y
Sistemas de Información. En esta área se plantean dos divisiones, la que maneja el sistema
de gestión financiera territorial SAP y su mesa de ayuda, y la que maneja los otros sistemas
de información y los servicios digitales.

A continuación se enuncia el cumplimiento de procesos con respecto a lo estipulado en el decreto
415 de 2106:

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4. ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROCEOS DE LA
SECRETARIA DE LAS TIC CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC CARACTERIZACION PROCESOS
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, Se ajustaron los procesos y procedimientos de la
Secretaria de las TIC.
Políticas de Operación:
Tota actividad relacionada con la adquisición, alquiler, renovación,
actualización, integración, mantenimiento, operación, promoción,
apropiación, desarrollo o innovación de hardware, software y todo lo
relacionado con las tecnologías de la información y las
comunicaciones debe de tener un acompañamiento técnico y
profesional con avales y conceptos técnicos de la secretaria con el
propósito de garantizar la integridad, de los datos, el soporte y
seguridad de la información, como también de la coherencia y
compatibilidad de los aplicativos, software, hardware y contenidos
que hoy operan en el Departamento del Valle del Cauca.
4. ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROCEOS DE LA
SECRETARIA DE LAS TIC CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
Decreto 415 de 2016 DAFP y MINTIC CARACTERIZACION PROCESOS
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, Se ajustaron los procesos y procedimientos de la
Secretaria de las TIC.

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4. ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROCEOS DE LA
SECRETARIA DE LAS TIC CON BASE EN EL DECRETO 415 DE 2016.
CARACTERIZACION PROCESOS
Con base en el Decreto 415 de 2016 el secretario de las TIC, Se ajustaron los procesos y procedimientos de la
Secretaria de las TIC.

3. Conformidad - LI.GO.03

En la Administración Central del Departamento se han evidenciado deficiencias administrativas en
la implementación de los procesos y procedimientos de la Administración Departamental, lo
anterior se evidencia en lo reportado periódicamente en los informes pormenorizados de control
interno, en el informe ejecutivo anual de la evaluación del Sistema de Control Interno presentado al
Departamento Administrativo de la Función Pública, informes de control fiscal micro y macro
reportados por los órganos de control, los informes de auditoría de la oficina de Control Interno,
informes de evaluación del Plan de Desarrollo, estructuración de Rendición de Cuentas, Plan de
Acción de Anticorrupción y Atención al Ciudadano y demás informes requeridos por órganos de
control.

También se presentan debilidades en el