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ELABORACIÓN DE UN PLAN DE NEGOCIO PARA LA CREACIÓN DE UNA PAPELERÍA Y CENTRO DE COPIADO EN UNA ZONA UNIVERSIT ARIA UBICADA EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ ANDREA CATHERINE ARENAS ACOSTA 20131377028 DIEGO ANDRÉS ALTURO TIQUE 20121377031 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C. OCTUBRE DE 2015 ELABORACIÓN DE UN PLAN DE NEGOCIO PARA LA CREACIÓN DE UNA PAPELERÍA Y CENTRO DE COPIADO EN UNA ZONA UNIVERSIT ARIA UBICADA EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ ANDREA CATHERINE ARENAS ACOSTA 20131377028 DIEGO ANDRÉS ALTURO TIQUE 20121377031 Director ING. MANUEL ALFONSO MAYORGA MORATO UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Facultad Tecnológica PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN Bogotá D.C. OCTUBRE DE 2015 3 Nota de aceptación _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ MANUEL MAYORGA (Director) _______________________________ (Jurado 1) _______________________________ (Jurado 2) 4 DEDICATORIA A nuestras familias que siempre han sido nuestro apoyo y a todos nuestros profesores, quienes nos dieron sus conocimientos. Andrea y Diego De mi parte quiero dedicarlo muy especialmente a mi hermanita linda Geraldine Arenas, un ejemplo de vida, muestra de fortaleza y amor, para ella un ángel en el cielo y una luchadora incansable en vida, te amo. Andrea De mi parte quiero dedicar este trabajo a mis padres que incansablemente y con gran tesón me apoyaron al momento de entrar a la Universidad, a ellos por ese tan generoso acto quiero retribuirles con este trabajo y con el futuro grado de Ingeniero. Diego 5 AGRADECIMIENTO A Dios por ser luz y fuerza en nuestro camino. A nuestras familias, quienes han sido un apoyo incondicional todo este tiempo, han contribuido en la realización de nuestros proyectos y han sido fuente inspiradora de éxito. A quienes fueron nuestros profesores en la Universidad Distrital, especialmente a nuestro Director el Ing. Manuel Mayorga; por transmitirnos el conocimiento que permitió llegar hasta este punto y ayudó a la realización de este proyecto, gracias profesor. 6 CONTENIDO LISTA DE TABLAS ................................... .............................................................................. 8 LISTA DE CUADROS .................................. ............................................................................ 8 LISTA DE GRÁFICOS ................................. ............................................................................ 9 RESUMEN ............................................................................................................................. 10 GLOSARIO .......................................... ................................................................................. 11 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 12 JUSTIFICACIÓN ..................................... .............................................................................. 13 1. GENERALIDADES................................... ...................................................................... 15 1.1. PROBLEMA ........................................................................................................... 15 1.1.1. Descripción ...................................................................................................... 15 1.1.2. Formulación ..................................................................................................... 15 1.2. OBJETIVOS ........................................................................................................... 16 1.2.1. Objetivo general ............................................................................................... 16 1.2.2. Objetivos específicos ....................................................................................... 16 1.3. DELIMITACIÓN ...................................................................................................... 16 1.4. METODOLOGÍA .................................................................................................... 16 1.4.1. Tipo de investigación ....................................................................................... 17 1.4.2. Métodos de investigación ................................................................................. 18 1.4.3. Técnicas para la recopilación de información ................................................... 18 1.4.4. Presentación de la información ........................................................................ 18 2. MARCO REFERENCIAL .............................. .................................................................. 19 2.1. MARCO TEÓRICO................................................................................................. 19 2.1.1. Las microempresas y PYMES en Colombia ..................................................... 19 2.1.2. Factores económicos ....................................................................................... 20 2.1.3. Identificación de sectores productivos .............................................................. 21 2.1.4. Descripción y registro de creación de empresas .............................................. 22 2.2. MARCO LEGAL ..................................................................................................... 23 2.2.1. Ley 1429 de 2010 - Ley de Formalización y Generación de Empleo ................ 23 2.2.2. Ley 1116 de 2006 - Régimen de Insolvencia .................................................... 23 2.2.3. Decreto 525 (Ley 590 de 2000 – Mipyme) ........................................................ 24 2.2.4. Ley 789 de 2002 .............................................................................................. 24 2.2.5. Decreto 934 de 2003 ....................................................................................... 24 2.2.6. Ley 905 de 2004 .............................................................................................. 24 2.2.7. Ley 1014 de 2006 ............................................................................................ 24 2.2.8. Decreto 4466 de 2006...................................................................................... 24 2.2.9. Sentencia C–392 de 2007 de la corte constitucional. ....................................... 25 2.2.10. Decreto 1192 de 2009...................................................................................... 25 3. ESTUDIO DE MERCADO .............................................................................................. 26 3.1. ESTRUCTURA DEL MERCADO ............................................................................ 26 3.2. DETERMINACIÓN DEL MERCADO RELEVANTE ................................................. 26 3.3. MEDICIÓN DEL MERCADO .................................................................................. 26 3.4. SEGMENTO .......................................................................................................... 26 3.4.1. Segmentación geográfica ................................................................................ 27 3.4.2. Segmentación demográfica.............................................................................. 29 3.4.3. Hábitos de costumbre ...................................................................................... 30 3.5. DETERMINACIÓN DE LA POBLACION Y MUESTRA ...........................................30 3.5.1. Población ......................................................................................................... 30 3.5.2. Cálculo de la muestra ...................................................................................... 30 7 3.6. DEMANDA ............................................................................................................. 31 3.7. ENCUESTAS ......................................................................................................... 31 3.7.1. Situación actual - captación de necesidades (primera parte) ............................ 33 3.7.2. Grado de aceptación (segunda parte) .............................................................. 37 3.8. CÁLCULO DE LA DEMANDA ................................................................................ 38 3.9. ANALISIS PROVEEDORES ................................................................................... 40 4. ESTUDIO TÉCNICO ....................................................................................................... 42 4.1. POLÍTICAS DE SERVICIO ..................................................................................... 42 4.2. CADENA DE ABASTECIMIENTO ......................................................................... 43 4.2.1. Distribución ...................................................................................................... 43 4.2.2. Compras .......................................................................................................... 43 4.3. DESCRIPCIÓN DEL PUNTO DE VENTA ............................................................... 43 4.4. TECNOLOGÍA Y EQUIPOS ................................................................................... 45 4.5. DESCRIPCIÓN DE PROCESO .............................................................................. 46 4.5.1. Diagrama de flujo ............................................................................................. 47 4.5.2. Plano – distribución. ......................................................................................... 48 5. ESTUDIO ADMINISTRATIVO ......................... ............................................................... 50 5.1. MISIÓN .................................................................................................................. 50 5.2. VISIÓN ................................................................................................................... 50 5.3. OBJETIVOS ........................................................................................................... 50 5.4. VALORES .............................................................................................................. 50 5.5. ANÁLISIS DOFA .................................................................................................... 50 5.6. ORGANIGRAMA .................................................................................................... 52 5.7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................... 52 5.8. TIPO DE SOCIEDAD ............................................................................................. 53 5.9. FUNCIONES Y REQUISITOS SEGÚN EL CARGO................................................ 55 5.9.1. Gerente general ............................................................................................... 55 5.9.2. Asistente de gerencia ...................................................................................... 55 5.9.3. Administrador ................................................................................................... 56 5.9.4. Cajero .............................................................................................................. 57 5.9.5. Asesor de ventas. ............................................................................................ 57 6. ESTUDIO FINANCIERO................................................................................................. 59 6.1. INVERSIÓN INICIAL .............................................................................................. 59 6.1.1. Inversión activos fijos ....................................................................................... 59 6.1.2. Inversión de capital de trabajo ......................................................................... 60 6.1.3. Gastos de constitución. .................................................................................... 61 6.2. FUENTES DE FINANCIACIÓN .............................................................................. 62 6.3. PROYECCIÓN DE COSTO DE VENTAS ............................................................... 63 6.4. PROYECCIÓN DE INGRESOS .............................................................................. 64 6.5. ESTADO DE RESULTADOS .................................................................................. 64 6.6. FLUJO DE CAJA .................................................................................................... 66 6.7. BALANCE GENERAL ............................................................................................ 67 6.8. VALOR PRESENTE NETO Y TASA INTERNA DE RETORNO .............................. 68 6.9. PUNTO DE EQUILIBRIO ....................................................................................... 70 CONCLUSIONES .................................................................................................................. 71 RECOMENDACIONES .......................................................................................................... 72 BIBLIOGRAFÍA ...................................... ............................................................................... 73 LISTA DE ANEXOS ................................... ........................................................................... 75 8 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Determinación de la muestra. ................................................................................... 30 Tabla 2. Demanda zona occidente ......................................................................................... 39 Tabla 3. Demanda Zona Chapinero ....................................................................................... 39 Tabla 4. Demanda Zona Galerías .......................................................................................... 40 Tabla 5. Demanda Zona Oriente ............................................................................................ 40 Tabla 6. Equipos .................................................................................................................... 45 Tabla 7. Maquinaria ............................................................................................................... 45 Tabla 8. Muebles ................................................................................................................... 46 Tabla 9. Equipos Administrativos ........................................................................................... 46 Tabla 10. Descripción de la inversión. .................................................................................... 59 Tabla 11. Activos fijos. ........................................................................................................... 60 Tabla 12. Capital de trabajo. .................................................................................................. 61 Tabla 13. Gastos de constitución. .......................................................................................... 62 Tabla 14.Financiamiento ........................................................................................................ 62 Tabla 15.Costos de Venta ...................................................................................................... 63 Tabla 16. Ingresos. ................................................................................................................64 Tabla 17. Estado de resultados. ............................................................................................. 65 Tabla 18. Flujo de Caja. ......................................................................................................... 67 Tabla 19. Balance general. .................................................................................................... 68 Tabla 20. Punto de equilibrio .................................................................................................. 70 LISTA DE CUADROS Cuadro 1. Sectores Estratégicos - Bogotá D.C. ...................................................................... 21 Cuadro 2. Cantidad de Personal por cargo ............................................................................ 53 Cuadro 3. VAN y TIR ............................................................................................................. 69 9 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1. Cuentas Departamentales, Bogotá D.C. ................................................................ 20 Gráfico 2. Dinámica Empresarial de Bogotá D.C. 2009 - 2012 ............................................... 22 Gráfico 3. Estructura empresarial de Bogotá D.C. 2012 ......................................................... 23 Gráfico 4. Estructura empresarial por actividades económicas de Bogotá D.C. 2012 ............. 23 Gráfico 5. Zonas ubicadas en la ciudad de Bogotá D.C. ......................................................... 27 Gráfico 6. Zona Occidente o Zona Cuatro .............................................................................. 27 Gráfico 7. Zona Oriente o Zona Uno ...................................................................................... 28 Gráfico 8. Zona Chapinero o Zona Dos .................................................................................. 28 Gráfico 9. Zona Galerías o Zona Tres .................................................................................... 29 Gráfico 10. Diagrama de Barras (Frecuencia de visita a una PCC) ........................................ 33 Gráfico 11. Diagrama de Barras (lugares para la compra de productos de PCC) .................. 33 Gráfico 12. Diagrama de Barras (aspectos importantes de los productos de PCC) ................ 34 Gráfico 13.Diagrama de Barras (aspectos que disgustan de los productos de una PCC) ....... 34 Gráfico 14. Diagrama de Barras (Consideración de los actuales establecimientos de PC ...... 35 Gráfico 15. Diagrama de Barras (Criterios importantes de una PCC) ..................................... 35 Gráfico 16. Diagrama de Barras (Servicios utilizados con mayor frecuencia en una PCC) ..... 36 Gráfico 17. Diagrama de Barras (Profesión del encuestado) .................................................. 37 Gráfico 18. Diagrama de Barras (aceptación de una PCC, en un solo establecimiento) ......... 37 Gráfico 19. Diagrama de Barras (Factibilidad de compras vía Internet) .................................. 38 Gráfico 20. Servicios .............................................................................................................. 42 Gráfico 21. Diagrama de flujo ................................................................................................. 47 Gráfico 22. Plano planta piso 1 Zona A .................................................................................. 48 Gráfico 23. Plano planta piso 2 Zona B .................................................................................. 49 Gráfico 24. Análisis DOFA ..................................................................................................... 51 Gráfico 25. Estrategias Análisis DOFA ................................................................................... 52 Gráfico 26. Organigrama ........................................................................................................ 54 10 RESUMEN El plan de negocio para la creación de una papelería y centro de copiado en una zona universitaria ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., inició con un estudio completo, donde se analizó la factibilidad en cuatro puntos de la ciudad. El análisis se desarrolló en las zonas universitarias más reconocidas de Bogotá D.C., ya que estás representan un mercado potencial importante. Luego de realizar el análisis del entorno y del estudio de mercado se realizó una investigación y se observó el comportamiento de los datos recolectados, los resultados mostraron la zona más factible en comparación con las otras, esta es la Zona Chapinero porque representa mayor promedio de cantidad de visitas de clientes a un establecimiento de papelería y centro de copiado al año, que los otros puntos donde se realizó el estudio. Al conocer la factibilidad de la zona universitaria, se determinó el tamaño del establecimiento de venta, también se establecieron los servicios que se prestarán, el personal necesario y horarios en que se proporcionará el servicio; además se establecieron otros elementos administrativos para tener una idea más cercana de los costos del negocio y el monto de la inversión requerido para su ejecución. 11 GLOSARIO Plan de negocios: Es un documento en donde se describe y explica un negocio que se va a realizar, así como diferentes aspectos relacionados con éste, tales como sus objetivos, las estrategias que se van a utilizar para alcanzar dichos objetivos, el proceso productivo, la inversión requerida y la rentabilidad esperada.1 Mercado: El mercado es el lugar donde se reúnen oferentes y demandantes y es donde se determinan los precios de los bienes y servicios a través del comportamiento de la oferta y la demanda.2 Clientes potenciales: Son aquellos (personas, empresas u organizaciones) que no le realizan compras a la empresa en la actualidad pero que son visualizados como posibles clientes en el futuro porque tienen la disposición necesaria, el poder de compra y la autoridad para comprar. Este tipo de clientes es el que podría dar lugar a un determinado volumen de ventas en el futuro (a corto, mediano o largo plazo) y por tanto, se los puede considerar como la fuente de ingresos futuros.3 Inversión: Una inversión supone la renuncia a la satisfacción inmediata y cierta fuente que producen los recursos financieros invertidos, a cambio de la esperanza de obtener en el futuro un beneficio incierto derivado de los bienes en los que se invierte. Rentabilidad: La rentabilidad es la relación que existe entre la utilidad y la inversión necesaria para lograrla, ya que mide tanto la efectividad de la gerencia de una empresa, demostrada por las utilidades obtenidas de las ventas realizadas y utilización de inversiones.4 Centro de copiado: Estos centros han cambiado la estrategia tradicional, pasa de ser un proveedor de copias a un centro de soluciones integrales, donde hay servicios desde una copia hasta la impresión digital y plotter. PCC: Siglas que significan “Papelería y Centro de Copiado” 1 Qué es un plan de negocios y su utilidad, Extraído del World Wide Web, http://www.crecenegocios.com/ 2 Mercadotecnia, Tercera Edición, de Laura Fisher y Jorge Espejo, Mc Graw Hill - Interamericana, Pág. 84. 3 Tipos de clientes, Extraído del World Wide Web, http://www .promonegocios.net 4Rentabilidad y ventaja comparativa: Un análisis de los sistemas de producción de guayaba en el estado de Michoacán, Primera Edición, América Ivonne Zamora Torres, 2011. 12 INTRODUCCIÓN En este trabajo se da a conocer el plan de negocio para crear una papelería y centro de copiado en la ciudad de Bogotá D.C., inicialmente se definió cuatro puntos de estudio en la ciudad, ubicados cerca de zonas universitarias donde se encuentra el mayor número de personas que conforman el mercado potencial.Con el fin de conocer el mercado, las necesidades del mismo y cuáles son sus quejas o inquietudes frente a los servicios actuales ofrecidos por otros establecimientos, se realizaron encuestas en los puntos donde se proyecta ubicar el negocio, con esto, se pretendió conocer las debilidades y oportunidades del mercado, para determinar cuál podría ser la herramienta estratégica con la que se podría impactar e ingresar en el mercado y ganar reconocimiento dentro del mismo de forma rápida. Finalmente esto ayudó a reconocer los puntos que debían mejorarse para fortalecerlos o cambiarlos y determinar cuales estaban bien enfocados. El estudio y análisis del mercado, proporcionó el camino para continuar la construcción del plan, brindó una luz para poder estructurar técnica y operativamente el negocio y a su vez organizar la parte administrativa. Con la ayuda del estudio de mercado, fue posible conocer cuál sería la zona con mayor número de clientes, los requerimientos del lugar, cuales son los servicios más apropiados para ofrecer en el negocio y con qué frecuencia visitará el cliente el punto de venta. Con esta información se definió a través de un estudio técnico la estructura física de cada punto y los equipos necesarios para iniciar actividades. Con respecto a la parte administrativa se definió el organigrama del punto de venta, para establecer la cantidad de personal requerido; se definió los posibles horarios en los que debe estar en funcionamiento el punto de venta y los horarios del personal, luego se continuó definiendo los perfiles de cada cargo y cuáles son los requisitos que debe cumplir para poder ocupar cierto puesto o poder realizar determinada función. Derivado de todo esto y tomando la información de los estudios de: mercado, técnicos y administrativos, se estableció el estudio financiero, conociendo ya la información del mercado, la cantidad de equipos necesarios, el tamaño del punto de venta, el arrendamiento, los procesos y servicios que involucrara el establecimiento, los procedimientos legales y sus costos, impuestos y otros, y por último el recurso humano que se requiere para poder cumplir con los objetivos organizacionales y brindar un muy buen servicio. Al conocer con claridad todos estos factores, se pudo definir y realizar el análisis financiero, para conocer el valor de la inversión que será requerido y el capital necesario para poder mantener el negocio a flote. 13 JUSTIFICACIÓN Las empresas siempre deben buscar la mejora en sus procesos, para ello deben identificar los problemas que se presentan y cuáles son las causas que lo generan para solucionarlos, para de esta manera garantizar un buen desempeño de las actividades y crear confianza por parte del cliente. Los actuales establecimientos de comercio, dedicados a la comercialización de productos de papelería y que prestan servicios de fotocopiado, se encuentran en cercanía a las universidades por la gran afluencia y la gran demanda de estudiantes que transitan en estos lugares en busca de adquirir los productos ofrecidos. Se ha evidenciado que la mayoría de estudiantes no están conformes con los productos que adquieren, pues se presentan diversas situaciones como una mala atención, demora en el servicio, poca variedad en los productos, mala calidad en los productos, entre otros. Lo anterior conlleva a que el cliente se sienta insatisfecho y que no satisfaga sus necesidades, lo que genera una oportunidad de negocio, la idea es crear una organización que logre atraer todas estas personas a través de un mejor servicio, para convertirlos en eventuales clientes potenciales y fieles al establecimiento. Se puede destacar como fortaleza de este proyecto, la ubicación en una zona universitaria en la ciudad de Bogotá D.C., con la que se prevé un crecimiento económico constante y en ascenso, por otro lado se conoce el problema de forma directa y las necesidades del usuario ya que es un proyecto de estudiantes para estudiantes; también se prevé amenazas, como la fuerte competencia ya que debido a la cantidad de negocios similares puede traer inconvenientes y por otro lado inexperiencia para este tipo de negocios, además el proyecto se plantea en zonas universitarias donde es probable que se presenten eventos de desorden público que afectarían el curso normal del negocio. El propósito de este proyecto es proporcionar la información necesaria para un mejor método de trabajo utilizando las herramientas de ingeniería de métodos y medición del trabajo para obtener un nivel óptimo que conlleve a un punto alto de utilidades. Utilizar un método de optimización es beneficioso porque se evita el cuello botella para optimizar la distribución y mejorar las actividades realizadas por el trabajador. Así mismo, para obtener un mejor servicio con alta calidad. Teniendo en cuenta el impacto ambiental que genera una cadena de papelerías; como lo es el papel, residuos de tintas, baterías de los computadores entre otros, surge la idea de crear este negocio con el cual se pretende ofrecer productos y servicios amigables con el medio ambiente, para el desarrollo de un crecimiento sostenible. Incentivar a la comunidad al uso de nuevas tecnologías, la reutilización del papel y disminución de residuos. 14 La educación en Colombia es fundamental para el desarrollo de una persona como individuo productivo para la sociedad, este proyecto se crea con el fin de ayudar a la población académica de Bogotá D.C., que requiere elementos básicos y específicos para el desarrollo de sus actividades escolares en cuanto a servicios de copiado y productos de papelería. Además el proyecto tiene como finalidad, mejorar el desarrollo de las actividades académicas de los estudiantes brindando productos asequibles, con variedad y calidad, para que dichos estudiantes puedan cumplir sus deberes y logren culminar sus estudios, ya sean de educación básica, media o superior. 15 1. GENERALIDADES 1.1. PROBLEMA 1.1.1. Descripción De acuerdo a las estadísticas del sector educativo de la página del Ministerio de Educación Nacional (MEN), donde se evidencia el crecimiento de estudiantes de carreras profesionales ya sea técnica, tecnológica o profesional e incluso el crecimiento de los estudiantes de niveles básicos como lo son la primaria y secundaria en la ciudad de Bogotá D.C., que requieren los servicios de papelería y centro de copiado, abren la brecha para crear un negocio que logre satisfacer las necesidades de dichos estudiantes en cuanto a: un centro de impresión, de copiado, de plotter, servicio de computadores con software específicos, telecomunicaciones, papelería en general, entre otros. En la actualidad existen cerca de las universidades, algunos establecimientos de papelería y fotocopiado que presentan inconvenientes con el desarrollo de su actividad económica, algunos factores que influyen para que esta situación se presente son: procesos no estandarizados, falta de capacitación, mala atención, falta de equipos especializados, no hay tiempos definidos para el descanso del personal, la poca productividad de algunos de los empleados, falta de motivación por parte del empleador, poca variedad en los productos ofertados, mala calidad de los insumos, falta de pausas activas, estos antecedentes conducen a prestar un servicio que no logra satisfacer los requerimientos de la totalidad de los clientes. Lo anterior se evidencia con los comentarios que reciben algunas papelerías y centros de copiado a través de la internet y a través de un trabajo de campo que se ha hecho en este tipo de negocios. Con base en los anteriores argumentos, se decidió proponer este proyecto que va encaminado a establecer una cadena papelerías y centros de copiado que tengan como mercado una zona universitaria del área metropolitana de Bogotá D.C., el establecimiento se diferenciará de la competencia por costo, variedad del servicio, agilidaden la atención y la idea es posicionar la marca del negocio para que atraiga clientela voz a voz. 1.1.2. Formulación Se requiere de un plan basado en herramientas administrativas que aporten para la creación de una papelería y centro de copiado que satisfaga la demanda de las personas que requieren los servicios de este tipo de establecimientos; con base en lo anterior, surge la siguiente pregunta ¿Cómo debe estructurarse el 16 procedimiento para que la creación de una papelería y centro de copiado alrededor de una zona universitaria ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., sea factible? 1.2. OBJETIVOS 1.2.1. Objetivo general Elaborar un plan de negocio para una papelería y centro de copiado en una zona universitaria en la ciudad de Bogotá D.C., con alta la calidad en el servicio. 1.2.2. Objetivos específicos • Establecer un estudio de mercado para conocer los requerimientos y necesidades de las partes interesadas. • Elaborar un estudio técnico para conocer los requerimientos tangibles e intangibles del negocio. • Elaborar un estudio administrativo para establecer el aspecto legal y el organigrama de la empresa. • Realizar un análisis financiero para establecer la inversión. 1.3. DELIMITACIÓN La presente investigación abarca la aplicación de un plan de negocio para la creación de una papelería y centro de copiado, el proyecto se realizó en la ciudad de Bogotá D.C., y mediante el estudio de mercado se pretendió determinar dentro de cuatro zonas universitarias la más factible para la creación del establecimiento de comercio. El Proyecto está encaminado en satisfacer los requerimientos de estudiantes de todos los niveles, principalmente de carreras profesionales sin desestimar clientes esporádicos como los transeúntes. 1.4. METODOLOGÍA Dado que el objeto del proyecto es elaborar un plan de negocio que permita la creación de una papelería y centro de copiado, se utilizó la siguiente metodología: Primera fase, se elaboró un resumen que permitió sintetizar de forma breve todos aquellos aspectos claves para la elaboración del plan de negocio, en este resumen se definió el problema, las necesidades que se desean satisfacer, la propuesta para atender la oportunidad identificada, se definió el mercado potencial y el modelo de operación. Segunda fase, se elaboró un estudio de mercado con el fin de conocer el perfil de los consumidores, los productos y servicios que ofrecería el negocio, se analizó 17 los sectores, el mercado, costumbres y se determinó el grado de factibilidad de un centro de copiado y papelería en zonas universitaria en la ciudad de Bogotá, lo anterior para determinar el punto estratégico y viable para el asentamiento del negocio. Tercera fase, se elaboró un estudio técnico para detallar cómo se van a gestionar los recursos involucrados en la generación del establecimiento, para este estudio se tuvo en cuenta la descripción de la tecnología necesaria para la operación, los procesos, capacidad de producción, inventarios, localización y distribución de áreas de operación. Cuarta fase, se definió la organización y el marco legal de la papelería y centro de copiado con el fin de determinar la conformación legal, el personal, el organigrama, entre otros aspectos. Quinta fase, se elaboró un análisis financiero que determinó la factibilidad económica del proyecto, cómo se va a sostener, su funcionamiento y finalmente la utilidad que va a generar la inversión realizada. Lo anterior se determinó a través de: proyecciones financieras, flujo de inversiones, amortizaciones y depreciaciones, punto de equilibrio, proyección del estado de resultados, balance general, flujo de caja e indicadores financieros. En esta parte se analizó los ítems: Tipo y métodos de investigación, técnicas para recopilar información, presentación de la información, actividades y cronograma de actividades, así como el presupuesto del futuro negocio. 1.4.1. Tipo de investigación Este trabajo se caracteriza por ser una investigación realizada en campo, con base en encuestas y entrevistas, cuya información recolectada se analizó con un enfoque mixto, que comprende el enfoque cuantitativo (Usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías)5, porque se parte de una idea que va delimitándose y, una vez demarcada, se derivan objetivos y preguntas de investigación para determinar al final conclusiones en pro del proyecto, también la investigación tuvo un enfoque cualitativo (Utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación)6, con el fin de desarrollar preguntas e hipótesis antes, durante o después de la recolección y el 5 Metodología de la investigación: Definiciones de los enfoques cuantitativo y cualitativo, sus similitudes y diferencias, Quinta Edición, Mc Graw Hill, 2010 6 Metodología de la investigación: Definiciones de los enfoques cuantitativo y cualitativo, sus similitudes y diferencias, Quinta Edición, Mc Graw Hill, 2010 18 análisis de los datos, para determinar preguntas de investigación importantes, que ayudó a dar claridad en la investigación. El enfoque mixto, describió una serie de hechos, para lograr cada uno de los objetivos específicos y así mismo, los hechos u observaciones, fueron analizados para encontrar las razones o causas que fundamenten la argumentación de cada capítulo. Finalmente, se propuso una alternativa de sistema de diagnosticar las condiciones en las que se encuentra cada una de las actividades relacionadas con los centros de copiado y papelería, punto de referencia que permitirá el planteamiento del negocio. 1.4.2. Métodos de investigación De acuerdo con los objetivos planteados, se utilizaron métodos básicos como los inductivos, deductivos, analíticos y sintéticos, indistintamente, ajustándose a la necesidad que cada capítulo requirió, de este modo la información se obtuvo con el método más conveniente. El método inductivo en esta investigación permitió, desde las entrevistas y encuestas personales, lograr generalizar comportamientos o aptitudes entre los actores de la actividad turística 1.4.3. Técnicas para la recopilación de información Inicialmente se acudió a las técnicas que permitieron formar una idea sólida del estudio de la investigación que se planteó, de allí la necesidad de utilizar la técnica de: Revisión bibliográfica, análisis de documentos históricos y análisis de archivos; luego se recurrió a técnicas directas como: entrevistas que proporcionaron experiencias e ideas para el proyecto; a través de un cuestionario previamente estructurado que se utilizó para todas las encuestas, también se analizaron los datos recopilados y en ambos casos se utilizó la técnica de muestreo estratificado. 1.4.4. Presentación de la información Se analizó la información utilizando técnicas estadísticas a través de tablas y gráficos que mostraron los resultados cuantitativos de la investigación, para proceder a interpretar y analizar dicha información desde la óptica cualitativa, con base a la filosofía del marco teórico, las disposiciones legales vigentes y la necesidad vivida por el universo de la población encuestada, dando lugar finalmente a una identificación formal de las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades que tiene el sector comercial. 19 2. MARCO REFERENCIAL 2.1. MARCO TEÓRICO 2.1.1. Las microempresas y PYMES en Colombia Las microempresas, las empresas medianas y pequeñas, conocidas de manera genérica con la sigla Pymes, han venido cobrando cada vez más importancia, tanto en su contribución a la economía de Colombia como al bienestar de sus habitantes, al ir ganando participacióna las grandes empresas en el volumen de producción y las plazas de empleo generadas en el país.7 La principal debilidad que tienen las Pymes colombianas es la planeación, encontrándose esta área en un 49%. La tendencia actual en el mundo es hacia una gradual disminución de la dependencia total que los individuos tenían en el pasado de su empleo. En los países desarrollados se observa cómo, cada vez más, las personas buscan generar sus propias fuentes de trabajo. De igual manera, las empresas pequeñas y medianas pueden convertirse en un poderoso motor de la economía si logran desarrollarse y llegar a ser competitivas en el entorno globalizado en el que se deben mover. Según un estudio realizado por el Ministerio de Desarrollo, se encontraron los siguientes resultados de un promedio nacional en las ocho áreas evaluadas, acerca de las debilidades de las PYMES8 • Planeamiento Estratégico 49% min. • Producción y Operaciones 66% máx. • Aseguramiento de la Calidad 59% • Comercialización 56% • Contabilidad y Finanzas 68% • Recursos Humanos 59% • Gestión Ambiental 56% • Sistemas de Información 60% Según el documento “Promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana, Ley Mipyme, una nueva política de Estado para el sector”, publicado por el Ministerio de Desarrollo Económico en 2000 “de nada vale una política pública eficiente para las Pyme, una sofisticada tecnología o una eficiente 7 Modelo para la elaboración de un plan de negocios para las empresas pequeñas y medianas, Extraído del World Wide Web, http://www. scielo.org.co 8 Estudios Gerenciales, Universidad ECESI 20 asistencia técnica...” y “en el momento que se adquiera una mentalidad y una conciencia moderna... se podrán tener soluciones más rápidas y eficientes”. 2.1.2. Factores económicos Bogotá D.C. es considerada una región de gran importancia en el contexto nacional, por ser la zona en donde converge una gran parte la actividad económica, empresarial e industrial del país. Durante los últimos cuatro años, ha demostrado el fortalecimiento en intercambio de materias primas y en la relación económica, cultural, política y social con otras ciudades. Todo esto gracias a sus óptimas condiciones para la atracción de inversión, los avances en materia de infraestructura, calidad de la formación universitaria, mejora en los índices de seguridad y reputación internacional. Las cifras correspondientes al Producto Interno Bruto- PIB de Bogotá D.C., mostraron que en el primer trimestre de 2015 la economía capitalina creció 3,2 % respecto al mismo trimestre del año anterior, representados en $33.9 billones de pesos a precios constantes del 2005 por encadenamiento. Durante este periodo, los mayores crecimientos del valor agregado por grandes ramas de actividad se presentaron en: Construcción con 6,3 %; Establecimientos financieros, seguros, inmuebles y servicios a las empresas con 4,6 % y Comercio, reparación, restaurantes y hoteles con 4,3 %. Por el contrario, la única actividad que registró variación negativa fue Industrias manufactureras con 4,5 %. Respecto al trimestre inmediatamente anterior, el PIB de Bogotá registró una variación de 0,7 %, siendo Construcción con 6,4 %, Establecimientos financieros, seguros, inmuebles y servicios a las empresas con 1,3 % y Suministro de electricidad, gas y agua con 0,8 %; las actividades que presentaron mayor crecimiento. Finalmente, Industrias manufactureras con -0,8 % y Comercio, reparación, restaurantes y hoteles con - 0,3 % registraron variaciones negativas.9 Gráfico 1. Cuentas Departamentales, Bogotá D.C. Fuente: DANE – Departamento Nacional de Planeación 9 PIB de Bogotá creció 3,2 % en el primer trimestre de 2015, Extraído del World Wide Web, http://www.dane.gov.co/ 21 De acuerdo con el Gráfico 1 se puede la variación anual en porcentaje del producto interno bruto, para los años 2013, 2014 y primer trimestre del año 2015. 2.1.3. Identificación de sectores productivos En el Cuadro 1 se presentan las Apuestas Productivas de Bogotá D.C., (sectores productivos Identificados) para lograr la competitividad y productividad a través de la articulación de las políticas, planes y programas nacionales con los territoriales, tanto a corto, como a mediano y largo plazo. Es importante precisar que no son claros los resultados alcanzados hasta la fecha por cada sector en la ciudad de Bogotá D.C., si bien es cierto se priorizaron sectores, una de las mayores debilidades es la carencia de cifras con respecto a estas agendas y planes regionales, teniendo en cuenta que fueron diseñadas sin indicadores claros que puedan medir el impacto de las políticas de competitividad Cuadro 1. Sectores Estratégicos - Bogotá D.C. Fuente: DANE – Departamento Nacional de Planeación 22 2.1.4. Descripción y registro de creación de empres as10 Bogotá D.C., se caracteriza por tener una dinámica empresarial positiva, cada año se crean en promedio 68 mil empresas y se renuevan cerca de 255 mil. En el 2012, el número de empresas localizadas en Bogotá-Cundinamarca llegó a 337.432 mil empresas como lo muestra el Grafico 2, también se muestra que en 2012 se incrementó en 0.3% el número de empresas creadas con respecto a 2011 y se alcanzó la mayor tasa de creación de empresas de los últimos 4 años. El crecimiento en la creación de empresas fue promovido por las políticas gubernamentales de fomento del emprendimiento y fortalecimiento de las Mipymes. Gráfico 2. Dinámica Empresarial de Bogotá D.C. 2009 - 2012 Fuente: Registro Mercantil, Cámara de Comercio de Bogotá. La base empresarial es cada vez mayor y se consolida como el centro empresarial del país (29% de las empresas nacionales). En los últimos años, no obstante las dificultades de la crisis mundial, se mantuvo la tendencia al crecimiento en el número de empresas que se localizan en la Región: de 301 mil en 2010 se pasó a 365 mil en el 2011 y en 2012 el número de empresas llegó a 337 mil, para el 2013, es de esperar que se mantenga esta tendencia y que al terminar el año las empresas creadas y las renovadas localizadas en la Región sobrepasen las 340 mil. En el Gráfico 3. se representa la participación de las distintas empresas clasificadas por su tamaño que conforman la estructura empresarial del Bogotá D.C. y el Grafico 4. se representa la participación por actividad empresarial. 10 Regional Bogotá Informe 2013, Extraído del World Wide Web, http://www.supersociedades.gov.co/ 23 Gráfico 3. Estructura empresarial de Bogotá D.C. 2012 Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá D.C. Gráfico 4. Estructura empresarial por actividades económicas de Bogotá D.C. 2012 Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá D.C. 2.2. MARCO LEGAL 2.2.1. Ley 1429 de 2010 - Ley de Formalización y Ge neración de Empleo Tiene por objeto la formalización y la generación de empleo, con el fin de generar incentivos a la formalización en las etapas iniciales de la creación de empresa; de tal manera que aumenten los beneficios y disminuyan los costos de formalizarse. En su compromiso de seguir disminuyendo los niveles de desempleo y mejorar las condiciones laborales de los colombianos, el Ministerio del Trabajo considera fundamental que un mayor número de empresas conozca los detalles de la Ley 1429 de 2010. 2.2.2. Ley 1116 de 2006 - Régimen de Insolvencia El régimen judicial de insolvencia regulado en la presente ley, tiene por objeto la protección del crédito y la recuperación y conservación de la empresa como 24 unidad de explotación económica y fuente generadora de empleo, a través de los procesos de reorganización y de liquidación judicial, siempre bajo el criterio de agregación de valor.2.2.3. Decreto 525 (Ley 590 de 2000 – Mipyme) Reglamenta la forma de hacer efectiva la reducción en el pago de parafiscales para las micro, pequeñas y medianas empresas, en sus tres primeros años de vida, contemplada en el artículo 43 de la Ley 590 de 2000 (Ley Mipyme). 2.2.4. Ley 789 de 2002 Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del CÓDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO. Norma por la cual se crea el FONDO EMPRENDER (Art.40). 2.2.5. Decreto 934 de 2003 Por el cual se reglamenta el funcionamiento del FONDO EMPRENDER (FE). El artículo 40 de la Ley 789 de 2002 creó el Fondo Emprender FE como una cuenta independiente y especial adscrita al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) el cual será administrado por esa entidad y cuyo objeto exclusivo será financiar iniciativas empresariales en los términos allí dispuestos. 2.2.6. Ley 905 de 2004 Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo del micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones. 2.2.7. Ley 1014 de 2006 Por la cual se dictan normas para el fomento a la cultura de emprendimiento empresarial en Colombia. El Ministerio del Comercio, Industria y Turismo, cuenta con el Viceministerio de Desarrollo Empresarial, el cual tiene la misión de consolidar una cultura del emprendimiento en el país y crear redes de institucionales en torno a esta prioridad del Gobierno Nacional. 2.2.8. Decreto 4466 de 2006 Por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, sobre constitución de nuevas empresas. 25 2.2.9. Sentencia C–392 de 2007 de la corte constitu cional. La Sala Plena de la Corte Constitucional, en cumplimiento de sus atribuciones, respaldó la creación de microempresas bajo el régimen de Empresas Unipersonales, en esa medida la remisión normativa contenida en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006 hace referencia a que las nuevas sociedades, cualquiera que fuere su especie o tipo que tengan una planta no superior a diez trabajadores o activos inferiores a quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes se constituirán mediante documento privado. 2.2.10. Decreto 1192 de 2009 Por el cual se reglamenta la Ley 1014 de 2006 sobre el fomento a la cultura del emprendimiento y se dictan otras disposiciones. 26 3. ESTUDIO DE MERCADO 3.1. ESTRUCTURA DEL MERCADO La papelería y centro de copiado va a estar enmarcada en la actividad económica 524400 (Comercio al por menor de libros, periódicos, materiales y artículos de papelería y escritorio, en establecimientos especializados) y 8219 Fotocopiado, preparación de documentos y otras actividades especializadas de apoyo a oficina, descritos por la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU). 3.2. DETERMINACIÓN DEL MERCADO RELEVANTE Estudiantes, docentes y trabajadores que se encuentran en cercanía a las zonas universitarias, estas personas de una u otra manera interactúan con el uso de papelerías y centros de copiado. 3.3. MEDICIÓN DEL MERCADO Para el cálculo de este parámetro estadístico se involucró la población de estudiantes, docentes y administrativos de la ciudad de Bogotá D.C., con el fin de implementarlo en la fórmula para el cálculo de la muestra. 3.4. SEGMENTO La segmentación de mercado es un proceso que consiste en dividir el mercado total de un bien o servicio en varios grupos más pequeños e internamente homogéneos. La esencia de la segmentación es conocer realmente a sus posibles clientes para luego mejorar las condiciones de la oferta de los productos y servicios. Por ello, el segmento de un mercado es un grupo relativamente homogéneo de consumidores que se identifican por tener deseos similares (poder de compra, ubicación geográfica, actitudes de compra, hábitos de compra, etc.) que supuestamente reaccionan de un modo parecido ante una oferta determinada.11 Para segmentar el proyecto propuesto y determinar el mercado meta, se tuvo en cuenta los siguientes parámetros: nivel educativo, ubicación geográfica, ingresos, persona económicamente activa, persona que frecuente un establecimiento educativo ya sea como trabajador o estudiante. 11 Estrategias empresariales una visión holística: Segmentación del mercado. Primera edición electrónica. Bogotá: Bilineata publishing, 2013. 27 3.4.1. Segmentación geográfica Se dividió la ciudad de Bogotá D.C., en cuatro zonas que están ubicadas en sectores universitarios para determinar la zona más factible para el desarrollo del proyecto. En el Gráfico 5 se puede observar la ubicación estratégica de cada zona, representada en el mapa político de la ciudad. Gráfico 5. Zonas ubicadas en la ciudad de Bogotá D.C. Fuente: Autores La zona cuatro, se le denominó también Zona Occidente en el presente proyecto, y se encuentra ubicada dentro de la Av Boyacá con Av 68 entre las Calles 63 y Calle 26, en la ciudad de Bogotá D.C., de acuerdo al Gráfico 6. En el anillo rojo se encuentra la ubicación deseada para esta zona (calle 53 con carrera 70D) Gráfico 6. Zona Occidente o Zona Cuatro Fuente: Datos del mapa ©2015 Google 28 La zona uno, se le denominó también Zona Oriente en el presente proyecto y se encuentra ubicada dentro de Carrera 10 con Av Circunvalar entre las Calles 6 y Calle 22, en la ciudad de Bogotá D.C., conforme al Gráfico 7. En el anillo rojo se encuentra la ubicación deseada para esta zona (Carrera 4 con calle 14) Gráfico 7. Zona Oriente o Zona Uno Fuente: Datos del mapa ©2015 Google La zona dos, se le denominó también Zona Chapinero en el presente proyecto y se encuentra ubicada dentro de Carrera 16 con Av Circunvalar entre las Calles 34 y Calle 63, en la ciudad de Bogotá D.C., conforme al Gráfico 8. En el anillo rojo se encuentra la ubicación deseada para esta zona (Carrera 13 con calle 52) Gráfico 8. Zona Chapinero o Zona Dos Fuente: Datos del mapa ©2015 Google 29 La zona tres, se le denominó también Zona Galerías en el presente proyecto y se encuentra ubicada dentro de Carrera 50 con Carrera 20 entre las Calles 26 y Calle 63, en la ciudad de Bogotá D.C., de acuerdo al Gráfico 9. En el anillo rojo se encuentra la ubicación deseada para esta zona (Calle 45 con carrera 27) Gráfico 9. Zona Galerías o Zona Tres Fuente: Datos del mapa ©2015 Google 3.4.2. Segmentación demográfica Entre las características demográficas a tomar en cuenta se tiene: estudiantes, docentes y administrativos con un nivel educativo básico Técnico, Tecnológico, Pregrado, Postgrado. EDAD: 15 a 62 años EDUCACION: Técnico, Tecnológico, Pregrado, Postgrado GRUPO OCUPACIONAL: Profesionales, técnicos, empleados de oficina, Estudiantes. SEXO: Masculino y Femenino 30 3.4.3. Hábitos de costumbre Se pretende que sean personas que acudan a establecimientos de comercio relacionado a los centros de copiado y papelería de manera constante. 3.5. DETERMINACIÓN DE LA POBLACION Y MUESTRA Para determinar la población y su respectiva muestra se tomó como datos de entrada la siguiente información. 3.5.1. Población El universo de personas que se tomó en cuenta para el cálculo de la muestra fue la población universitaria de la ciudad de Bogotá D.C., que se encuentra cerca de las zonas universitarias definidas anteriormente. Para la ejecución del estudio de mercado se utilizó el método de la encuesta, la cual fue realizada al grupo de personas previamente seleccionadas, en la segmentación de mercado y conforme a los parámetros allí definidos. Se estableció que la población que compone el mercado meta es de 493.444 personas conforme a la Tabla 1, dado que, esta es la cantidad de personas que son estudiantes, docentes yadministrativos de educación superior en la ciudad de Bogotá, esta cantidad se fundamenta en las bases de datos12 del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior13 (SNIES) Tabla 1. Determinación de la muestra. Fuente Autores 3.5.2. Cálculo de la muestra Con el dato de la población económicamente activa se utilizó la siguiente fórmula para el cálculo de la muestra: 12 Bases de datos disponibles en: http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-article-212400.html 13 SNIES, es un sistema de información que ha sido creado para responder a las necesidades de información de la educación superior en Colombia. En este sistema se recopila y organiza la información relevante sobre la educación superior que permite hacer planeación, monitoreo, evaluación, asesoría, inspección y vigilancia del sector. N° Personas 7.878.783 493.444 POBLACIÓN PARA DETERMINAR LA MUESTRA Bogotá D.C. (Censo 2005) Población universitaria en Bogotá D.C. 31 � � �� ∗ � ∗ � ∗ � � � � 1 � �� ∗ � ∗ � Z= Nivel de confianza N= Universo p= Probabilidad a favor q= Probabilidad en contra n= tamaño de la muestra. e= Error de estimación Z= 93% = 1,81 p= 0,50 q= 0,50 e= 0,07 � � 1,81� ∗ 493.444 ∗ 0,5 ∗ 0,5 0,07� 493.444 � 1 � 1,81� ∗ 0,5 ∗ 0,5 � � 404.142,97 2418,68 � 167,09 ≅ 168 � � 168 La muestra se calculó con la fórmula para muestras finitas14 para la ciudad de Bogotá D.C., la población está constituida por la PEA de la ciudad. Se consideró una probabilidad de Éxito y fracaso del 50%, en la formula se utilizó un 90% de confianza y un error del 5%. Según el resultado obtenido en el cálculo de la muestra, se deben realizar 168 encuestas. 3.6. DEMANDA La encuesta se llevó a cabo en cuatro zonas universitarias de la ciudad de Bogotá D.C., dado que, en estos lugares existe una potencial demanda para los productos de bienes y servicios del establecimiento de comercio planteado para este proyecto. 3.7. ENCUESTAS Para determinar el nivel de aceptación del negocio planteado, se hizo una encuesta (Ver Anexo 1. Modelo de Encuesta) alrededor de zonas universitarias a estudiantes, docentes y trabajadores, esta encuesta fue presencial y se realizó 14 El muestreo en poblaciones finitas o encuesta por muestreo consiste en la selección de una parte de los elementos de una población estadística (U), con el objetivo de sacar conclusiones de dicha población. 32 directamente en los puntos de interés para el proyecto, en diferentes universidades. La encuesta estuvo dirigida a personas que de una u otra manera interactúan con el uso de papelerías y centros de copiado, la encuesta realizada fue necesaria para hacer apreciaciones con base en hechos y datos reales, ya que esta es la forma más adecuada de disminuir la posibilidad de hacer juicios equivocados que lleven a tomar decisiones perjudiciales en el desarrollo del plan de negocio. Esta encuesta, contó con una serie de preguntas cómodas, cortas y de fácil lectura para que la personas contestaran con la mayor sinceridad, sobre qué productos y servicio debería ofrecer una Papelería y Centro de copiado. La población de la cual se obtiene la muestra, es la población universitaria, como se mencionó anteriormente y por lo tanto se ven afectadas por los tiempos largos y demora en el servicio, poca variedad de productos, mala atención, productos y servicios de mala calidad, entre otros. Estas personas son los que diariamente se ven afectados, positiva o negativamente al momento de adquirir un producto o servicio en una papelería y centro de copiado, y a la vez porque ellos son los que conocen cómo es el movimiento dentro del sector. Las preguntas que se exponen a continuación son de tipo cerradas, porque se establecieron con anterioridad las posibles respuestas a la consulta, en este caso se utilizaron interrogaciones de dos tipos: respuestas de alternativa simple (dicotómicas), cuando sólo es posible una respuesta (sí o no, hombre o mujer) y respuestas de alternativa múltiple, cuando se presentan varias alternativas de posible respuesta. Esto con el fin de lograr una mejor tabulación de los datos obtenidos que conlleve a un mejor análisis de la información. La siguiente encuesta se divide en dos segmentos; el primero (1) con el fin de capturar necesidades y estudiar la situación actual del sector, esta información es tomada como base para determinar la viabilidad del proyectos y la segunda (2) parte con el fin de determinar el grado de aceptación que tendría el plan de negocio planteado. La encuesta está compuesta por; una pregunta que se sitúa en la parte superior a modo de título, debajo de esta se encuentra las posibles opciones de respuesta encabezada por un título llamado (Opciones), al lado se encuentra una columna denominada (No.), esta representa la sumatoria de los resultados de las 4 zonas para cada pregunta, es decir, el número de personas que coincidieron en contestar la misma interrogación de los 168 encuestados, a la derecha se encuentra ubicada la columna denominada (Porcentaje), como su nombre lo indica esta representa los porcentajes para cada opción de respuesta y por último se puede divisar el diagrama de barras que representa de manera la Gráfica los datos obtenidos en la encuesta y a la vez sirve como instrumento para hacer un análisis visual. 33 3.7.1. Situación actual - captación de necesidades (primera parte) Gráfico 10. Diagrama de Barras (Frecuencia de visita a una PCC) 2. Con qué frecuencia visita usted una papelería y centro de copiado Opciones No. Porcentaje Todos los días 41 24% Tres días a la semana 70 42% Una vez por semana 31 18% Esporádicamente 26 15% TOTAL 168 100% Fuente: Autores Según el análisis del Gráfico 10 de la pregunta 2 (¿Con qué frecuencia visita usted una papelería y centro de copiado?), el 42% de los encuestados visitan o visitarían 3 días en la semana el centro de copiado, la cuál es la más común con respecto a las otras opciones, lo que muestra un buen horizonte para el negocio. Gráfico 11. Diagrama de Barras (lugares para la compra de productos de PCC) 3. Generalmente, ¿en dónde Adquiere sus productos de papelería y centro de copiado? Opciones No. Porcentaje Miscelánea 132 79% Panamericana 12 7% Comercial Papelera 21 13% Office Depot 3 2% TOTAL 168 100% Fuente: Autores En el Gráfico 11 se evidencia que las personas en la universidad las personas usualmente se dirigen a las misceláneas en los alrededores, por ser la más cercanas y para servicios especializados a los lugares que los ofrecen, es por esto que un centro de copiado en la zona universitaria es una gran oportunidad de negocio. 34 Gráfico 12. Diagrama de Barras (aspectos importantes de los productos de PCC) 4. ¿Qué aspecto es más importante para usted al momento de elegir una Papelería y centro de copiado? Opciones No. Porcentaje Precios bajos 50 30% Variedad en los productos 41 24% Servicio al cliente 49 29% El aspecto del establecimiento 6 4% Uso de tecnologías 2 1% Ubicación 20 12% TOTAL 168 100% Fuente: Autores Con respecto a la pregunta 4 y observando el Gráfico 12, esta pregunta da un acercamiento general acerca de lo que el cliente necesita y lo que el cliente desea encontrar, cuál es su tendencia en el momento de decisión y compra; teniendo mayor importancia los precios bajos (de acuerdo a los aspectos presentados) a nivel general, en el análisis sectorial, se tiene que en la zona Chapinero y Galerías tiene mayor importancia precios bajos, en la zona Occidente y Centro prioriza el servicio al cliente. Gráfico 13.Diagrama de Barras (aspectos que disgustan de los productos de una PCC) 5. ¿Qué aspectos le disgustan de unaPapelería y centro de copiado? Opciones No. Porcentaje Mala atención 67 40% No encontrar lo que necesita 52 31% Precios elevados 18 11% Mala calidad de los productos 31 18% TOTAL 168 100% Fuente: Autores 35 De forma general se observa en el Gráfico 13 que el aspecto que más disgusta a los clientes es la mala atención con una ponderación del 40%, con respecto a las zonas, en tres de estas –Galerías, Centro y Chapinero- sobresale el mismo aspecto “mala atención” y en la zona Occidente sobresale el aspecto “no encontrar lo necesario”, con esto se puede analizar cuáles son los aspectos en los que se debe fortalecer para entrar a competir con estos. Gráfico 14. Diagrama de Barras (Consideración de los actuales establecimientos de PC 7. ¿Cómo considera el servicio de los actuales establecimientos de Papelería y centro de copiado cercanos a su universidad? Opciones No. Porcentaje Excelente 10 6% Sobresaliente 90 54% Aceptable 55 33% Insuficiente 12 7% Deficiente 1 1% TOTAL 168 100% Fuente: Autores En la pregunta 7 y observando el Gráfico 14, es notable una tendencia muy similar en las cuatro zonas en cada una de estas consideran que el 54% del servicio prestado es sobresaliente, seguido por aceptable, siendo estas las de mayor ponderación y relevancia. Gráfico 15. Diagrama de Barras (Criterios importantes de una PCC) 8. ¿Cuál de los siguientes criterios es más importante para usted al adquirir un producto? Califique de 1 a 5, siendo 5 el más importante. Opciones No. Porcentaje Costo 607 24% Calidad 753 30% Diseño 382 15% Funcionalidad 504 20% Marca 274 11% TOTAL 2520 100% Fuente: Autores 36 Observando de forma global el gráfico 15, de acuerdo al número de personas que le dieron mayor importancia a cada uno de los puntos de la pregunta 8, el factor con mayor relevancia dentro de la población encuestada fue la calidad, seguida del costos, la funcionalidad, el diseño y la marca, los cuales al analizarlos por zonas muestran un comportamiento equilibrado, con la misma tendencia con respecto a la importancia de los aspectos. Gráfico 16. Diagrama de Barras (Servicios utilizados con mayor frecuencia en una PCC) 10. ¿Cuál de los siguientes servicios utiliza con mayor frecuencia? Marque máximo 3 opciones Opciones No. Porcentaje Fotocopias e impresión 130 39% Estampado 3 1% Plotter 18 5% Escaneo 29 9% Programas específicos, Internet 40 12% Argollado 9 3% Papelería 101 30% Personalización de objetos 4 1% TOTAL 334 100% Fuente: Autores 37 El Gráfico 16, se presentan los posibles servicios que se prestarán en el centro de copiado, con esta pregunta se analizó cuáles son los servicios más demandados por el mercado potencial y si estos se ajustan a los objetivos del negocio. Como se evidencia en la gráfica los servicios más utilizados, son los de fotocopias e impresión y papelería, estos son los que se utilizan con mayor frecuencia, esto no quiere decir que el resto no sean utilizados, son servicios especializados que generan una mayor utilidad; esto da una visión de los equipos que se necesitarán y la cantidad. 3.7.2. Grado de aceptación (segunda parte) Gráfico 17. Diagrama de Barras (Profesión del encuestado) 1. Por favor indique su profesión. Opciones No. Porcentaje Estudiante 158 94% Empleado 5 3% Docente 5 3% TOTAL 168 100% Fuente: Autores El mercado más importante en el cual se debe concentrar para en impactar, son los estudiantes ya que representan el 94% del mercado potencial, ya que los puntos de venta se ubicarán cerca de las zonas universitarias y para su servicio, como se representa en el Gráfico 17. Gráfico 18. Diagrama de Barras (aceptación de una PCC, en un solo establecimiento) 6. ¿Le gustaría disponer de un Centro de copiado y papelería, en un solo establecimiento? Opciones No. Porcentaje Si 166 99% No 2 1% TOTAL 168 100% Fuente: Autores 38 Con la pregunta 6, Gráfico 18, se evidencia en la población gran interés en tener un lugar cercano al lugar de estudios que ofrezca servicios variados y completos, como los que se pueden ofrecer en el centro de copiado y papelería, como se muestra en la gráfica 18 hay un 99% de interés, ya que muchas veces en un solo lugar se encuentra todo lo que los estudiantes pueden necesitar o al ser servicios especializados solo se encuentran en ciertas tiendas y no son cercanas a su lugar de estudio. Gráfico 19. Diagrama de Barras (Factibilidad de compras vía Internet) 9. Si la papelería le ofreciera el servicio de compras a domicilio vía internet, haría uso de este? Opciones No. Porcentaje Si 67 40% No 101 60% TOTAL 168 100% Fuente: Autores Pensado en ofrecer servicios innovadores, de acuerdo a las tendencias tecnológicas, se planteó la pregunta 9, pretendiendo conocer si el mercado objetivo estaría interesado en usar los servicios de compras a domicilio, del total de los encuestados solo el 40% (Gráfico 19) respondió de forma positiva, lo que no representa un servicio necesario para este tipo de mercado, posiblemente para otro nicho como lo son empresas y oficinas sería viable. 3.8. CÁLCULO DE LA DEMANDA Para el cálculo de la demanda se tomó como base las cuatro zonas universitarias, cabe resaltar que el mercado meta (Target) del proyecto son las personas que permanecen cerca de la zona universitaria de interés, como los estudiantes, docentes y administrativos. Por lo anterior, para determinar la población correspondiente a cada zona, se utilizó las bases de datos del SNIES en donde la cantidad de personas está organizada por universidad o instituto de educación superior, con este dato, la universidad se ubicó en una zona universitaria de acuerdo a su ubicación y conforme a la delimitación de la segmentación geográfica del proyecto junto con la cantidad de entidades educativas que 39 corresponden a la zona universitaria se hizo la sumatoria de personas y se estableció la población de interés por zona. Para determinar la demanda se tomó el total de la población por zona y se multiplicó por el porcentaje de visita a un establecimiento de PCC conforme a la pregunta “Con qué frecuencia visita usted una papelería y centro de copiado” de el numeral 3.7. ENCUESTA del presente documento, los resultados se muestran en las tablas 2, 3, 4 y 5 como sigue: Tabla 2. Demanda zona occidente Fuente: Autores Tabla 3. Demanda Zona Chapinero Fuente: Autores Opciones Porcentaje Población Población por porcentaje de visita Días al mes Días al año Visita al año Todos los días 21% 11.229 2.389 24 288 688.075 Tres días a la semana 45% 11.229 5.017 12 144 722.479 Una vez por semana 19% 11.229 2.150 4 48 103.211 Esporádicamente 15% 11.229 1.672 2 24 40.138 TOTAL 100% 11.229 1.553.902 TOTAL VISITAS EN PROMEDIO AL AÑO POR PERSONA A UNA PCC EN LA ZONA OCCIDENTE 138 ZONA OCCIDENTE Opciones Porcentaje Población Población por Frecuencia Días al mes Días al año Visita al año Todos los días 15% 279.177 41.580 24 288 11.974.911 Tres días a la semana 49% 279.177 136.619 12 144 19.673.069 Una vez por semana 15% 279.177 41.580 4 48 1.995.819 Esporádicamente 21% 279.177 59.399 224 1.425.585 TOTAL 100% 279.177 35.069.383 TOTAL VISITAS EN PROMEDIO AL AÑO POR PERSONA A UNA PCC EN LA ZONA CHAPINERO 126 ZONA CHAPINERO 40 Tabla 4. Demanda Zona Galerías Fuente: Autores Tabla 5. Demanda Zona Oriente Fuente: Autores Conforme a los resultados obtenidos en la tablas anteriores, se puede concluir que la zona con mayor frecuencia de visita a un establecimiento de PCC es la Zona Chapinero, además esta ubicación cuenta con mayor poblacion que los otros sectores lo que significa un mayor mercado para captar, por estas caracteristicas la zona factible para llevar a cabo el proyecto es la Zona Chapinero. 3.9. ANALISIS PROVEEDORES Como se evidenció en las encuestas la calidad y el precio son los aspectos más importantes para la PCC, por lo cual se realizará un estudio minucioso de los mejores proveedores, relacionados en el Anexo 3. Listado de Proveedores, para que la compañía cuente con insumos de calidad y, por tanto, pueda ofrecer productos de calidad y la vez la posibilidad de tener bajos costos, asimismo tener la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran. Los proveedores serán directos e intermediarios cuidadosamente seleccionados con el fin de agilizar las compras. Por otra parte, cabe resaltar que la PCC Opciones Porcentaje Población Población por Frecuencia Días al mes Días al año Visita al año Todos los días 26% 56.847 14.514 24 288 4.180.069 Tres días a la semana 40% 56.847 22.981 12 144 3.309.221 Una vez por semana 19% 56.847 10.886 4 48 522.509 Esporádicamente 15% 56.847 8.467 2 24 203.198 TOTAL 100% 56.847 8.214.996 TOTAL VISITAS EN PROMEDIO AL AÑO POR PERSONA A UNA PCC EN LA ZONA GALERIAS 145 ZONA GALERIAS Opciones Porcentaje Población Población por Frecuencia Días al mes Días al año Visita al año Todos los días 38% 146.191 55.988 24 288 16.124.556 Tres días a la semana 34% 146.191 49.767 12 144 7.166.469 Una vez por semana 19% 146.191 27.994 4 48 1.343.713 Esporádicamente 9% 146.191 12.442 2 24 298.603 TOTAL 100% 146.191 24.933.342 TOTAL VISITAS EN PROMEDIO AL AÑO POR PERSONA A UNA PCC EN LA ZONA ORIENTE 171 ZONA ORIENTE 41 estará ubicada estratégicamente en la Zona Chapinero en un lugar donde los proveedores tendrán fácil acceso para llegar al negocio para que logren cumplir con sus obligaciones. Inmediatamente la compañía entre en ejecución e inicie con el proceso de compra, los proveedores serán evaluados con el fin de tener registro de proveedores idóneos para una próxima contratación, los criterios que se utilizarán para evaluar al proveedor, son los siguientes: Cumplimiento de especificaciones técnicas: El proveedor deberá cumplir a cabalidad con los requisitos técnicos solicitados por la compañía y deberá tener la menor cantidad de no conformidades para que no afecte su evaluación de desempeño. Se asignará un máximo de 100 puntos por este criterio. Cumplimiento de Plazos de entrega: El proveedor deberá cumplir con los tiempos de entrega solicitados en la orden de compra para que no afecte su calificación, dado que, los retrasos afectarán su calificación final y perjudicaría una posible asignación de una nueva orden de compra. Se asignará un máximo de 100 puntos por este criterio. Cumplimiento de Aspectos Administrativos: El proveedor deberá entregar oportunamente los documentos administrativos de una orden de compra cuando la compañía los solicite en desarrollo de sus funciones como parte contratante. Se asignará un máximo de 50 puntos cuando el proveedor entregue la documentación a tiempo, se le dará 0 puntos si el proveedor no entrega oportunamente la información. 42 4. ESTUDIO TÉCNICO 4.1. POLÍTICAS DE SERVICIO Los asesores comerciales son los responsables de brindar apoyo y asesoría a los clientes, además de ser el canal encargado de retroalimentar la satisfacción del cliente, como también de las necesidades que se van generando día a día en un entorno cambiante y que solicita ser flexibles para adaptarse rápidamente al cambio. Los asesores comerciales son recurso humano capacitado, con un nivel de estudios técnico/universitario, que les permite orientar correctamente a los clientes de acuerdo a las necesidades que presenten, creando productos finales de calidad y a un precio cómodo, apoyados con la tecnología, ya que se trabaja con equipos avanzados que permiten trabajar varios tipo de materiales, tamaños y software especializado. Por último y como una fuente segura, se hará un sondeo periódico para conocer los clientes frecuentes, clientes con un volumen de compra alto y nuevos clientes; esto con el fin de crear fidelización, dando ciertos incentivos como descuentos y/u obsequios. Se realizará una encuesta mensual para conocer la percepción del cliente, saber si se cumple con sus expectativas, en que se puede mejorar, nuevos productos y/o servicios que se podrían ofrecer. En el Gráfico 20 se muestra de manera sintetizada la recolección de la información y el modelo de prestación del servicio. Gráfico 20. Servicios Fuente. Autores 43 4.2. CADENA DE ABASTECIMIENTO La cadena de abastecimiento del proyecto está compuesta por el hito de distribución y compras. 4.2.1. Distribución La papelería prestará el servicio de domicilio para pedidos pequeños, dentro del perímetro fijado, de acuerdo a la capacidad de respuesta que permita la zona; está función la desempeñará uno de los asesores de turnos, solamente en horarios de la mañana. Para la entrega de pedidos de gran volumen que realicen empresas u otras papelerías de menor tamaño, se contratará el servicio de transporte de carga 1 o 2 días a la semana dependiendo del volumen de pedidos. 4.2.2. Compras Para el proceso de compra los proveedores serán los responsable de entregar las órdenes de compra en cada uno de los puntos de venta, las necesidades de compra las reportará el administrador al gerente quien será la persona que autoriza si la orden de compra supera los $3.000.000. El proceso para generar una orden de compra debe ser el siguiente, solicitar tres cotizaciones y de estas seleccionar la mejor opción no solo en cuanto a precio sino en cuanto a calidad del servicio y tiempo de entrega; para insumos y productos de flujo constante siempre se deben tener tres proveedores a los cuales se les solicite producto constantemente. Para productos e insumos que se fabriquen a nivel nacional, se trabajará directamente con el fabricante, para los productos e insumos que deban exportarse las compras se hará con compañías exportadoras. 4.3. DESCRIPCIÓN DEL PUNTO DE VENTA Los puntos de venta contarán con dos secciones principales, la zona A que se divide en diferentes áreas de servicio enfocados en el centro de copiado. La distribución en planta se encuentra representada en el Grafico 22. Plano planta piso 1 Zona A, y en dicha zona se dispondrá de: � Área de copiado y encuadernación, copias a tamaño original, ampliaciones y reducciones, copiadoras de gran formato, especiales para la impresión de diseños arquitectónicos y de ingeniería.
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