Administração de Projetos

Vista previa del material en texto

Administración de proyectos
Norma de la Contraloría general del estado (CGE)
Ciclo de Proyecto 
Preinversión (Estudios)
Factibilidad de ejecutar el proyecto
Identificación
Necesidad
Que hacer para Satisfacer
Continuar con la Siguiente etapa ?
Diagnostico de perfil
Prefactibilidad
Factibilidad
Cálculos de 
Costos y Beneficios
Factible?
Evaluación Finaciera
Inversión (Ejecución)
Estudios de pre inversión de los Proyectos
Proyectos de obra pública
Determinar Viabilidad 
Buscar Financiamiento
Jerarquizar los proyectos 
En orden a los mayores beneficios financieros o sociales
Instituciones Apoyadas en la experiencia adquirida
Manuales de metodologías
Grado de profundidad
Alcance en cada fase
Profesionales
Definir las variables mas significativas en un proyecto.
Definen
Diagnóstico e idea de un proyecto
Institución
Problema por Solucionar
Necesidad por Satisfacer
Bienes o servicios a ofrecer
Alternativas de Solución
La idea de invertir en un proyecto surge de la necesidad colectiva de ser satisfecha.
Ligada a los objetivos de institución.
Soluciones serán analizadas desde un punto de vista técnico.
Puede continuar, postergarse o abandonarse.
Estudio de prefactibilidad
Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los aspectos críticos y así obtener, con mayor precisión los beneficios identificados en el perfil. 
Marco legal
Tecnología
Estudio técnico
Normas técnicas
Impacto sicio-económico
Impacto medio ambiente
Estudio de prefactibilidad
Aspectos críticos
Estimación de ingresos o beneficios (estudio de mercado)
Costos
Técnicos (Aspectos técnicos: Equipos, insumos, materia prima, servicios, otros).
Administrativo – legales (Estructura organizacional)
Evaluación ex-ante
Rentabilidad social y económica 
Viabilidad financiera y técnica 
2 oferta y demanda presente y futura
7
Estudio de prefactibilidad
Análisis de sensibilidad
Se ejecuta
Se abandona
Medioambiente
Preservar las condiciones ambientales
Se pospone
Se mejora la calidad del estudio
Estudio de factibilidad
Se lleva a cabo un diseño preliminar 
Flujo financiero 
Programación de las actividades
Mide y valora costos y beneficios en mayor profundidad
Análisis de las variables más criticas
Optimizar el diseño
Evaluación financiera y socio - económica
Rentabilidad TIR, VAN, razón B/C, periodo de retorno de la inversión
Toma de decisiones.
Costos y beneficios (Tangibles, intangibles)
Determinar beneficios generados para la sociedad (contribución a la economía y desarrollo del país)
Empresa privada, interesada en obtener los mayores beneficios y menor costo
Acorde a las políticas gubernamentales
10
Socio – económica
Prioridad de los proyectos
Financiera
Diseño definitivo
Elaboración de documentos y planos, en base al análisis técnico.
Revisión de los documentos por parte de la entidad ejecutora.
Identificación de requerimientos.
Consignar los diseños en una memoria de calculo, y en una memoria descriptiva, para facilitar el seguimiento de los criterios de diseño.
Perfil de proyecto
Preparan un perfil indicado.
Incluir un análisis preliminar de aspectos técnicos.
Prever lo que sucedería si el proyecto considerado para la evaluación no se ejecutara.
Beneficios y Costos
Aspectos Legales.
Otro índole que perjudique a la institución.
Análisis del posible mercado actual y futuro del proyecto.
Beneficios y costos asociados.
9-12
Planos Constructivos
Deben contener la información grafica y escrita para la ejecución de una obra
Los planos deben cumplir con las disposiciones reglamentarias y normativas dependiendo la obra
Se encuentra la base para la planificación de la obra y determinar su costo
No debe contener descripciones insuficientes o confusas
Los planos deben ser detallados donde se identifica las características físicas, las propiedades mecánicas y los parámetros de diseño.
Condiciones generales y especificaciones técnicas
Son complemento de los planos constructivos
Nos permite realizar un calculo del costo, determinar la calidad y plazo del proyecto a ejecutar
Se definen las responsabilidades, los procedimientos y conceptos.
Se pueden tomar o plantear especificaciones generales de obras similares y realizar especificaciones especiales.
Condiciones generales y especificaciones técnicas
Las especificaciones deben ser completas, claras e inequívocas, y presentan lo siguiente:
- Descripción del rubro
- Materiales necesarios
- Equipo mínimo
- Procedimientos de trabajo
- Ensayo de laboratorio y las tolerancias
- Medición del rubro
- La forma de pago
Presupuesto de la obra
La administración es la encargada de calcular el presupuesto detallado de la obra.
El costo del proyecto depende de los componentes del precio de cada uno de los rubros o unidades de obra.
El precio de cada unidad de la obra se subdividirá en:
- Costos directos:
- Costos indirectos
- Utilidad
- Imprevisto
Costos Directos
Son los gastos efectuados para realizar la obra y solo existe si la unidad se ejecuta.
Como:
Materiales
Mano de obra
Maquinaria
Costos Indirectos
Gastos generales por parte del contratista.
Son necesarios para efectuar el trabajo.
Como:
Salarios
Mantenimiento
Alquiler
Seguros
Entre otros
Utilidad
Es la ganancia que el contratista obtiene por realizar el proyecto.
Imprevistos
Es un monto considerado en caso de surgir algún contra tiempo o error en la estimación del costo de la obra
Pueden ser:
Accidentes
Robos
Atrasos en el suministro de materiales
Mano de obra
Programación de la obra
Se realiza por parte de administración el cual contiene el avance físico de la obra de cada una de las actividades.
Se realizara un método de programación por redes de actividades para definir el plazo. Utilizando herramientas como: diagramas de bloque, CPM, PERT.
Un método de programación en base en la red establecida. Utilizando diagrama de Gantt, indicando la duración de cada actividad, tiempos de inicio y fin, y requerimientos de insumos.
Se tomará en cuenta la ruta critica para conocer las holguras que pueden tener cada actividad.
408-17 Administrador del contrato
El administrador del contrato velará por: 
Administrador del Contrato
La obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecución rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento.
Delegación y supervisión de esas tareas
La comunicación constante con el personal encargado de llevarlas a cabo
La aplicación de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal
408-18 Jefe de fiscalización : 
Dichos controles conllevan una evaluación mensual, de los aspectos mencionados y la comunicación de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relación al plazo, presupuesto y calidad de la obra. 
El jefe de fiscalización establecerá un sistema para asegurar la correcta ejecución de la obra, mediante: 
El control de la calidad
El avance físico y el avance financiero de la obra
408-19 Fiscalizadores 
En los casos en que la ubicación, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el jefe de fiscalización podrá́ designar a uno o más fiscalizadores con la formación profesional necesaria, para que se encarguen de inspeccionar la obra o un área especifica de ésta. 
408-20 Documentos que deben permanecer en obra 
En todos los proyectos u obras que se efectúen con fondos públicos, deben permanecer en el sitio de la construcción los siguientes documentos: 
-Copia del contrato de construcción.
-Los planos constructivos. 
-Las especificaciones técnicas, generales y especificas.
-El programa de ejecución autorizado, con indicación de los recursos requeridos por actividad. 
-El libro de obra.
-Correspondencia cruzada entre fiscalización y contratista-Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes, obras extraordinarias, etc
-Estadística del resultado de las pruebas del laboratorio. 
408-21 Libro de la Obra
Memoria de la construcción
Reseña cronológica de la marcha progresiva de los trabajos de la obra con sus pormenores
Sirve para el control de la ejecución de la obra
Facilita la supervisión de la obra
408-22 Control del Avance Físico
Encargado: Jefe de fiscalización
Se tomaran correctivos en el caso de presentarse retrasos para que las actividades continúen realizándose de acuerdo con lo programado
Si los retrasos comprometen a la ruta critica del proyecto se informara al administrador del proyecto
408-23 Control de Calidad
Encargado: Jefe de fiscalización, fiscalizadores y personal comprometido
Se velera por el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas respectivas
Se corregirán de manera inmediata aquellas desviaciones que sobrepasen los limites de variación establecidos
408-24 Control Financiero de la Obra
Encargado: Jefe de fiscalización
Evalúa el avance financiero de la obra en relación a lo programado
Si existen discrepancias se tomaran las acciones correctivas necesarias
Periodicidad: Mensual
Se lleva el control del presupuesto asignado a la obra
Control en cualquier momento del saldo de la asignación presupuestaria disponible
408-25 Incidencia de la lluvia
Cuando las características climáticas de la zona, durante el cual se efectúe la construcción y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora de la obra deberá tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos.
Si las labores se suspenden , se hará constar en el libro de obra y será ratificado por el fiscalizador encargado y el profesional representante del contratista.
Cuales trabajos se suspendieron, a que hora y por cuanto tiempo.
32
408-26 Medición de la Obra Ejecutada
La administración cancelará las planillas por avance de obra, solo si cuenta con los respectivos documentos de respaldo.
Los documentos de respaldo deberán incluir un listado de capítulos, rubros o actividades y sub actividades del programa de ejecución, que especifique la cantidad de obra ejecutada y por ejecutar.
Tanto el contratista como el fiscalizador realizarán sus propias mediciones, cuyos resultados se cotejarán al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada.
408-27 Prórrogas de plazo
Orden escrita de parar o disminuir el rítmo de avance de la obra
34
Se concederán prórrogas cuando por razones no imputables al contratista se produzcan atrasos en actividades críticas.
Situaciones como: robos del equipo utilizado, cierres de carreteras, inundaciones, terremotos, etc.
Incumplimiento de la administración en suministrar los planes de diseño indispensables para iniciar o continuar la construcción
408-28 Planos de registro
Facilitará tareas de mantenimiento y reparaciones.
35
Todas las modificaciones que se realicen deben incorporarse en los planos finales de construcción, con el fin de reflejar fielmente cómo se construyó y su localización exacta.
La fiscalización o el contratista deben elaborar los planos de registro, según lo señale el contrato.
408-29 Recepción de las obras
Existen 2 tipos:
Provisional
Se efectuará 15 días después de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalización.
Definitiva
No podrá realizarse en un plazo menor a seis meses después de la fecha de la recepción provisional
408-29 Recepción de las obras
En el acta de recepción se indicará si ésta se recibe a satisfacción o con observaciones.
Antecedentes
Condiciones Generales
Calidad y cantidad
Liquidación económica
Liquidación de plazos
Si la obra se recibe con satisfacción u observaciones, y los motivos para esta última
408-29 Recepción de las obras
Si la obra se realiza por administración directa las recepciones serán realizadas por una comisión de representantes de los futuros usuarios.
Si es por contrato la recepción será realizada por el contratista y una comisión
408-29 Recepción de las obras
Durante la revisión de las obras
Deben estar presentes las partes interesadas en el proceso
Al finalizar se debe realizar un acta, con las salvedades que consideren pertinentes
408-29 Recepción de las obras
La recepción provisional se efectuará para probar la obra en condiciones de servicio para verificar su operación y funcionamiento, y en caso de existir errores dar el tiempo necesario al constructor para corregir durante un plazo máximo de 6 meses.
La recepción definitiva constituye el cierre de la etapa de construcción y terminación del contrato, todo lo redactado en el acta de recepción provisional debe estar terminado.
408-30 Documentos para operación y mantenimiento
El diseño definitivo será remitido a las unidades de operación y mantenimiento
Cuando finalice la construcción, se enviaran a las unidades que operaran los planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseño original.
408-30 Documentos para operación y mantenimiento
El departamento de operación y mantenimiento elaborarán los manuales.
Se deben elaborar planes, programas y presupuestos de trabajo, los encargados de esto serán las unidades de operación y mantenimiento.
408-31 Operación
Deben elaborarse planes y programas de operación.
La administración debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado y aceptable.
Para efectuar la programación se debe considerar:
El tipo y calidad del bien o servicio que se desea brindar.
El comportamiento del mercado.
Las características de las obras.
La experiencia de la institución o de otras instituciones en obras similares.
Los recursos necesarios.
Factores externos que inciden en la operación de la obra.
408-32 Mantenimiento
Las entidades prestarán el servicio de mantenimiento a los bienes y obras publicas a sus cargo.
Cuando existan restricciones presupuestarias se efectuarán ajustes en la obra para que opere en un nivel aceptable.
Existirán dos tipos de mantenimiento, que son complementarios y deben existir juntos:
Preventivo
Correctivo
408-33 Evaluación Ex-Post
Evaluaciones periódicas del funcionamiento de la obra.
Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la información necesaria para nuevos proyectos.
La evaluación ex-post permite conocer si las variables empleadas en los estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos.
Se evaluará el mantenimiento.
image1.png
image2.jpg
image3.jpeg
image4.jpg
image5.png