Ajustes para TRD - Meta

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Ajustes y correcciones para aprobación 
de las TRD
Concepto Técnico
Contraloría Departamental del Meta
El AGN ha sustentado la normatividad que ha expedido y la bibliografía que ha publicado en el respeto al principio de procedencia. Por lo tanto, la propuesta metodológica de elaboración de las Tablas de Retención Documental siempre ha partido de la identificación de la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Así se manifiesta en el Acuerdo No.004 de 2013 que en su artículo 4º determinó:
Artículo 4º. Cuadros de clasificación documental. La elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.
Parágrafo 1º. Podrán tenerse en cuenta en la elaboración de las tablas de retención documental los procesos de la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgánico funcional y el principio de orden original, en la organización del archivo institucional y el desarrollo del programa de gestión documental.
PROPUESTA METODÓLOGICA 
POR EL AGN
Lineamientos establecidos por el 
Archivo General de la Nación
1. Verificación: 
INTRODUCCIÓN
Corregir 6 ïtems
Compilación de la información 
institucional
2. Verificación:
ANEXOS
Ajustar 7 ïtems
3. Verificación: 
ESTRUCTURA ORGANICA
Hallazgo
Número de Unidades Administrativas en el organigrama y en las TRD	 (8)
Número de Unidades Administrativas SEGÚN los actos administrativos (7) 
4. Verificación: 
CONFORMACIÓN SERIES Y SUBSERIES
los procesos administrativos; la denominación (asignación del nombre) de la serie/ subserie se hará previo análisis de la función productora y el proceso administrativo, estableciendo una denominación que corresponda con dicha función o proceso, dando cumplimiento a la normatividad vigente.
Hallazgo
Existe incorrecta denominación y no corresponden con lo establecido en las normas legales vigentes de Colombia.
5. Verificación: 
CODIFICACIÓN
Hallazgo
En las TRD, está errada la codificación, están asignando códigos de igual jerarquía a todas las dependencias.
6. Verificación: 
TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Hallazgo
Se requiere considerar y explicar los tiempos términos de reserva legal, caducidad y prescripción de las acciones legales, en las tipologías documentales de las series respectivas.
7. Verificación: 
DISPOSICIÓN FINAL
Hallazgo
Se debe tener en cuenta los criterios de valoración documental señalados en la circular 003 de 2015 del Archivo General de la Nación.
Cuadro inconsistencias
8. Verificación: 
OBSERVACIONES
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