Clase 4 excel 2010

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Capitulo VI.
Gráficos
6.1 Asistente para Gráficos
6.2 Edición y Formato de los componentes de un 
gráfico
6.3 Agregar o Eliminar Series en un gráfico
6.4 Tipos de Gráfico
6.1 Asistente para Gráficos
•Crear gráficos
Se puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de 
cálculo. 
• Debemos comenzar primero definiendo los 
datos que darán origen al gráfico
• Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja
de cálculo a partir de la que se genera y se
actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
• Elementos principales: 
1.Marcador de datos 
2.Línea de división principal 
3.Nombres de categoría
4.Nombres de series de datos del gráfico
6.1 Asistente para Gráficos
• Creación de Gráficos.
-Pestaña Insertar � Gráfico
-Clic con el botón derecho sobre 
pestañas de hojas de cálculo �
Insertar � Gráfico.
• Primero: Seleccionamos el 
tipo de gráfico que queremos 
insertar.
6.1 Asistente para Gráficos
• A continuación: Seleccionamos los datos de origen.
1. Rango de Datos: Rango con los valores 
que irán en el gráfico.
2. Entradas de Leyenda ó Serie: Nombre, valores de cada serie, 
valores en eje, etc.
3. Etiquetas del eje horizontal
6.1 Asistente para Gráficos
•Opciones de Diseño y visualización. 
•Títulos: Para el gráfico y para los ejes ‘x’ e ‘y’
•Rótulos del Eje: Si deseamos visualizar valores de los ejes de categorías ‘x’ e ‘y’
6.1 Asistente para Gráficos
•Leyenda: Muestra la leyenda y la posición en que queremos que esta aparezca con 
respecto al gráfico.
•Etiquetas de Datos: Para asignar un rótulo a cada valor graficado, puede ser el 
nombre de la serie, de la categoría, el valor graficado, etc.
•Tabla de Datos: Si deseamos agregar en la parte inferior del gráfico la tabla de datos 
correspondiente.
•Posición y Diseño de los ejes, además de opciones para mostrar cuadrícula del gráfico
•También podemos mover el grafico para 
insertarlo en una nueva ubicación 
6.1 Asistente para Gráficos
•Gráficos Incrustados: Se considera un objeto gráfico y se guarda como parte de la 
hoja de cálculo en la que se ha creado.
•Hojas de Gráficos: Hoja independiente del libro que tiene su propio nombre de hoja.
Ambos quedan vinculados a los datos de origen y, por tanto, se actualiza al actualizar 
los datos de la hoja de cálculo
6.2 Edición y Formato de los componentes 
de un gráfico
Podemos editar cada una de las componentes de un gráfico después de haberlo creado.
Basta con seleccionar el componente con el botón derecho del mouse.
Nota: Al posicionar el cursor del mouse sobre un elemento del gráfico aparece una 
sugerencia con el nombre del elemento. 
6.2 Edición y Formato de los componentes de un gráfico
•Titulo del Gráfico : Editar Tramas, Fuente y Alineación del Texto.
•Titulo del eje (‘x’ ó ‘y’): Editar Tramas, Fuente y Alineación del Texto.
•Leyenda: Editar Tramas, Fuente y Posición del texto con respecto al gráfico.
•Ejes: Editar Tramas (líneas divisoras 
entre diferentes valores del eje), 
Escala (opciones dependen del tipo 
de eje, ‘x’ ó ‘y’), Fuente, Número y 
alineación del texto.
6.2 Edición y Formato de los componentes de un gráfico
•Área de Gráfico: Editar Tramas, Fuente y otras propiedades (ubicación y opciones de 
impresión)
•Área de Trazado: Editar las Tramas
•Líneas de División: Editar Tramas y Escala (opciones dependen del tipo de eje, ‘x’ ó 
‘y’).
•Series de Datos: Editar Tramas, Ejes 
(principal, secundario), agregar Barras 
de Error, modificar Rótulos de Datos, 
Orden de las series, y Opciones 
adicionales (dependen del tipo de 
gráfico) 
•Línea de Tendencia: Podemos añadir una 
línea de tendencia a los datos.
6.3 Agregar o Eliminar Series en un Gráfico
•Opciones del menú Gráfico (aparece al seleccionar el gráfico), o haciendo clic con el 
botón derecho del mouse
•Opciones: 
-Tipo de Gráfico: Permite modificar 
el tipo de gráfico 
6.3 Agregar o Eliminar Series en un Gráfico
-Datos de Origen: Cambiar el rango 
de datos, agregar o eliminar series y 
cambiar nombres a estas. 
- Opciones de Gráfico: Permite modificar 
Títulos, Ejes, Líneas de división, Leyendas, 
Rótulos de Datos y Tabla de Datos. 
6.4 Tipos de Gráfico
•Al seleccionar un determinado tipo de gráfico es importante que los datos de la hoja de 
cálculo están organizados correctamente según el tipo de gráfico. 
- Gráfico de columnas, barras, líneas, de área, de superficie o radial: 
Organizar datos en filas o columnas de la siguiente manera.
6.4 Tipos de Gráfico
-Gráfico circular o de anillos: sólo tienen una serie de datos; utilizar sólo una 
columna de datos. También puede utilizar una columna de rótulos
-Gráfico XY (Dispersión) o de burbujas: Organice los datos en columnas, con 
los valores X en la primera columna y los valores Y correspondientes o los valores 
de tamaño de burbuja en las columnas adyacentes
6.4 Tipos de Gráfico
-Gráfico de Cotizaciones: Organice los datos en este orden: valores máximos, 
valores mínimos y valores de cierre. Utilice nombres y fechas como rótulos
-Si las celdas que desea seleccionar para el gráfico no están en un rango continuo, 
seleccionar manteniendo presionada la tecla CTRL.
6.4 Tipos de Gráfico
-Gráficos Combinados:Se pueden utilizar dos tipos de gráficos en uno para 
destacar diferentes clases de información.
-Para crear este tipo de efecto superpuesto, seleccionamos una de las series y 
cambiamos el tipo de gráfico. En este ejemplo se utiliza el tipo de gráfico de líneas 
y columnas.
-También se puede trazar un eje de valores (Y) secundario, cuando las escalas de 
valores sean diferentes, simplemente seleccionando esta opción con el menú 
derecho del mouse sobre una de las series.
Capitulo VII. Tablas Dinámicas, Filtros, 
Subtotales, Ordenar Datos
7.1 Tablas Dinámicas, opciones
7.2 Filtros: Autofiltros y Filtros Avanzados
7.3 Subtotales y Ordenar Datos
7.1 Tablas Dinámicas
•Tabla Dinámica: conjunto de datos agrupados en forma de resumen que reflejan de 
alguna manera determinados enfoques de la información, generalmente extraída de una 
lista de gran tamaño.
•Permite resumir y analizar rápidamente valores contenidos en una tabla o base de datos.
•Es importante que los datos estén ordenados con rótulos en cada columna y que no 
hayan celdas en blanco.
• Para crear una tabla dinámica:
•Pestaña Insertar � Tabla Dinámica.
7.1 Tablas Dinámicas
-Se despliega una ventana que pide que seleccione el rango que contiene los datos 
que se quieren utilizar. El rango podría aparecer seleccionado.
-También seleccionamos donde queremos insertar la tabla dinámica.
7.1 Tablas Dinámicas
-Se insertara una tabla 
en blanco, en este paso 
podemos añadir los 
campos en las zonas 
determinadas para crear 
la tabla dinámica, 
Basta con arrastrarlos con el 
mouse a la zona de la tabla 
deseada
7.1 Tablas Dinámicas
•Operaciones con tablas
dinámicas. 
Barras de 
herramientas
•Cambiar la función:
•Seleccionar una celda de la tabla
•Botón ‘campo activo’: 
•Podemos cambiar el nombre y la función.
7.1 Tablas Dinámicas
-Mostrar los detalles de un elemento (que elementos conforman un resumen o 
grupo).
-Se debe seleccionar el elemento donde cruza un campo de una fila con uno de una 
columna (cualquier elemento de la tabla) y hacer doble clic, se creará y activará 
una nueva hoja donde verá los elementos que conforman este subtotal. Ej: doble 
clic sobre gerentes de la región de Antofagasta (86)
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
•Filtros: Forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar 
con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se 
especifique para una columna.
•Autofiltro: filtro por selección, para criterios simples
•Filtro avanzado: para criterios más complejos 
•Al filtrar filas, podemos modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el 
subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo
•Estas opciones están disponibles en la PestañaInicio � Ordenar y Filtro.
•O desde la Pestaña Datos � Ordenar y Filtrar
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
• Auto filtro
Cuando se utiliza el comando Autofiltro, aparecen las flechas de Autofiltro a la derecha 
de los rótulos de columna del rango filtrado.
1. Rango sin filtrar 
2. Rango filtrado
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
• Opciones de Auto filtro
Filtrar por el número menor o mayor
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez 
mejores). 
En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores. 
En el cuadro del medio, escriba un número. 
En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
Filtrar un rango para buscar filas que contengan texto (o número) específico
En el cuadro de opciones, haga clic en igual o en no igual, contiene o no contiene 
Introduzca el texto (o número) que desee en el cuadro de la derecha.
Dependiendo de los datos a filtrar se desplegaran las opciones para filtros numéricos o 
filtros de texto.
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
Filtrar por celdas vacías o celdas no vacías 
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los 
números y, a continuación, elija (Vacías) o (No vacías). 
Nota Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles 
si la columna que desea filtrar contiene al menos una celda 
vacía.
Filtrar por números mayores o menores que otro número
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y 
haga clic en filtros numéricos.
En el cuadro de la izquierda, haga clic en es 
mayor que, es menor que, es mayor o igual que 
o es menor o igual que. 
En el cuadro de la derecha, escriba un número. 
Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, 
y repita el paso anterior. 
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
Filtrar por el comienzo o el final de una cadena de texto
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos y haga clic en Filtros de 
Texto.
En el cuadro de la izquierda, haga clic en comienza por o no comienza por, o en 
termina con o no termina con. 
Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.
Nota
Cuando aplique un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles para las demás 
columnas serán los valores visibles del rango filtrado actualmente.
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
Quitar Filtros
Para quitar un filtro aplicado a una columna de un rango o una lista, haga clic en la 
flecha que aparece junto a la columna y, a continuación, haga clic en Seleccionar 
Todos. 
Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de un rango o una lista, seleccione la 
Pestaña Datos, del menú de Filtrar la opción Quitar. 
Para quitar las flechas de filtro de un rango o una lista, seleccione en la Pestaña Datos 
la opción de filtro.
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
•Filtro avanzado
Permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra 
listas desplegables para las columnas. 
Se deben escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de 
criterios independiente situado sobre el rango de datos.
Importante: Si se ocupa un operador de comparación de igualdad para texto o para un 
valor, debe escribir los criterios como una expresión de cadena en la celda apropiada en 
el rango de criterios: 
=''=entrada''
En este caso, entrada es el texto o valor que desea buscar. 
Por ejemplo:
Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
•Copiar la siguiente tabla para aplicar los filtros avanzados
- Varias condiciones en una sola columna
Escribir los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por 
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen “Carlos 
Acosta" o “Jaime Urbina" en la columna Responsable.
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
•Pestaña Datos ���� Filtro avanzado
Se selecciona el rango de la lista 
(incluidos los rótulos de columnas)
Y el rango de criterios 
- Una condición en dos o más columnas
Introducir todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, 
el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen 
“Supermercado" en la columna Concepto, y monto superior a $6.000
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
- Una condición en una columna u otra
Introducir los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente 
rango de criterios muestra todas las filas que contienen “Supermercado" en la 
columna Concepto o “Jaime Urbina" en la columna Responsable.
- Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas
Cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los 
criterios en filas independientes.
Siempre Ingresar condiciones entre “ ” 
7.2 Autofiltros y Filtros avanzados
- Más de dos conjuntos de condiciones para una columna
Incluir columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de 
criterios muestra las montos comprendidos entre $6.000 y $8.000 junto con 
aquellos inferiores a $3.000
- Condiciones creadas como resultado de una fórmula
Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilizar un rótulo de columna 
como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilizar uno distinto a un 
rótulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra 
filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas 
C7:C10.
7.3 Subtotales y ordenar datos
•Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales 
generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la 
lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
•Para insertar subtotales, primero se debe ordenar la lista para agrupar las filas cuyos 
subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier 
columna que contenga números.
•Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar 
Autosuma en lugar de subtotales automáticos.
7.3 Subtotales y ordenar datos
•Cómo se calculan los subtotales
•Subtotales Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o 
Promedio.
•Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de 
detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función 
de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de 
detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
•Actualización automática Excel actualizará automáticamente los subtotales y el 
total general cuando se modifiquen los datos de detalle.
•Subtotales anidados Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos 
de subtotales existentes. 
7.3 Subtotales y ordenar datos
1.- Subtotales exteriores
2.- Subtotales anidados
Antes de insertar los subtotales anidados, 
compruebe que ha ordenado la lista por todas 
las columnas para las que desea los valores 
subtotales de manera que las filas cuyos 
subtotales desea estén agrupadas.
Informes y gráficos de resumen
Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá esquematizada para que pueda ver su 
estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos de 
esquema , y para ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.
7.3 Subtotales y ordenar datos
Insertar subtotales individuales
1.- Columna cuyos subtotales se desea calcular
Subtotales.
1.- Subtotales.
Asegúrese de que los datos cuyos subtotales 
desea calcular están en el siguiente formato: 
-cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos 
similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. 
Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales desea calcular. 
Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente , para ordenar los datos. La 
opciones para ordenar se encuentran en la Pestaña Inicio, o Datos.7.3 Subtotales y ordenar datos
En la Pestaña Datos ���� Subtotales. 
En el cuadro Para cada cambio en, haga clic 
en la columna cuyos subtotales desee calcular. 
En el cuadro Usar función, seleccionar la 
función de resumen a utilizar para 
calcular los subtotales (suma, promedio, etc). 
En el cuadro Agregar subtotal a, active la 
casilla de verificación de cada columna que 
contenga los valorescuyos subtotales desee 
calcular. 
Nota Se pueden agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para no 
sobrescribir los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar 
subtotales actuales. 
7.3 Subtotales y ordenar datos
•Insertar subtotales anidados
Ordenar el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales 
exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. 
¿Cómo?
Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de 
columna.
Haga clic en el rango que desee ordenar. En la Pestaña Datos, haga clic en Ordenar. 
En los cuadros Ordenar por y 
Luego por, haga clic en las 
columnas que desee ordenar. 
Seleccionando el criterio de 
ordenamiento en cada caso.
7.3 Subtotales y ordenar datos
•Inserte los subtotales exteriores. 
Pestaña Datos �Subtotales. 
En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los 
subtotales exteriores. 
En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee 
utilizar para calcular los subtotales. 
En el cuadro Agregar subtotal a, active la 
casilla de verificación correspondiente a cada 
columna que contenga valores cuyos 
subtotales desee calcular.
7.3 Subtotales y ordenar datos
•Inserte los subtotales anidados. 
Pestaña Datos � Subtotales. 
En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. 
Seleccione la función de resumen y otras opciones. 
Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. 
Repita el paso anterior para más subtotales 
anidados, empezando desde los más exteriores 
7.3 Subtotales y ordenar datos
•Otras características de los Subtotales
Al trabajar con subtotales, aparecerán tres tipos de controles:
Botones Ocultar detalles Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón 
para ocultar detalles junto a dicho grupo. 
Botones Mostrar detalles Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece 
junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles. Al hacer clic 
en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de 
cálculo.
Botones Nivel Cada uno representa un nivel 
de organización dentro de una hoja de cálculo;
al hacer clic en un botón de nivel se ocultan 
todos los niveles de detalle situados debajo 
del botón en el que se hace clic. 
7.3 Subtotales y ordenar datos
Quitar Subtotales
Haga clic en una celda de la lista que contenga los subtotales. 
En la Pestaña Datos, haga clic en Subtotales. 
Haga clic en el botón Quitar todos.
Capitulo VIII. 
Impresión
8.1 Vista Preliminar
8.2 Configurar Página
8.3 Imprimir
8.1 Vista Preliminar
Permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Ver los saltos de página, márgenes, 
encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.
•Para visualizar la vista preliminar: 
•Selecciona el Botón de Office �
Imprimir � Vista Preliminar
8.1 Vista Preliminar
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
Podremos visualizar la página anterior, siguiente, hacer un zoom, ir al menú de 
imprimir, ir al menú de configurar página, ajustar márgenes y saltos de página 
8.2 Configurar Página
Permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como 
orientación, tamaño del papel, seleccionar un área de impresión...
Seleccionar la Pestaña Diseño de Pagina
También podemos definir encabezados y pies de páginas.
Pestaña Insertar � Encabezado y Pie de Página. 
Para volver al documento normal, Pestaña Vista � Normal
8.2 Configurar Página
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a 
imprimir, utilizar la ficha Márgenes. 
8.2 Configurar Página
Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de 
página. 
8.2 Configurar Página
La ficha Hoja que permite definir cómo queremos que se impriman los datos.
Área de impresión: indicar qué 
rango de celdas quieres imprimir.
Imprimir títulos: para activar 
cualquiera de las siguientes 
opciones: 
Repetir filas en extremo superior 
para que en cada página que se 
imprima aparezca como título de 
columnas aquella fila que está 
Indicada.
Repetir columnas a la izquierda 
para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna 
indicada en el recuadro. 
8.3 Imprimir
Antes de imprimir el archivo guardarlo y luego:
Hacer clic sobre la opción Imprimir desde el botón de Office. Y luego la opción 
impresión rápida. Con ello se inicia directamente la impresión. 
Si queremos cambiar alguna 
opción de impresión como puede 
ser la impresora donde queremos 
que imprima o el número de copias 
deseadas, lo podremos hacer 
desde el cuadro de diálogo Imprimir 
que se abre desde la opción 
Imprimir (botón de Office).