EAA162C_Clase4_2018-1

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Pontificia Universidad Católica de Chile 
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas 
Taller de Computación I – EAA162C 
Profesor: Jorge Pissani (© Felipe Antequera) 
 
 
Material Clase 4 
 
Capítulo VI: Gráficos. 
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de 
comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar 
varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas 
están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están 
comportando las ventas con respecto a las previsiones. 
 
 
Asistente para Gráficos 
Crear gráficos 
Se puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de 
cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe 
especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos 
y utilice las barras de Herramientas para gráficos, que le ayudarán en el proceso de 
elegir el tipo de gráfico, sus distintas opciones, y también le servirá para crear un gráfico 
básico al que podrá aplicar formato más adelante. 
 
 
Datos de la hoja de cálculo 
 
Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo 
 
 
 
Representar los datos de hojas de cálculo mediante gráficos 
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan 
y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. 
 
1. Marcador de datos 
2. Línea de división principal 
3. Nombres de categoría 
4. Nombres de series de datos del gráfico 
Marcador de datos: Cada marcador de datos (marcador de datos: barra, área, punto, 
sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que 
procede de una celda de una hoja de cálculo, los marcadores de datos relacionados en 
un gráfico constituyen una serie de datos) representa un número de la hoja de cálculo. 
Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una serie de 
datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico, cada 
serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la 
leyenda del gráfico, se puede trazar una o más series de datos en un gráfico, los 
gráficos circulares sólo tienen una serie de datos). En el ejemplo anterior, el marcador 
de datos situado en el extremo derecho representa el valor real del segundo trimestre 
de 99. 
Línea de cuadrícula principal: Microsoft Excel crea los valores de los ejes a partir de 
los datos de la hoja de cálculo. Observe que los valores de los ejes en el ejemplo 
anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 120, que abarca todos los 
valores de la hoja de cálculo. Las líneas de división principales marcan los intervalos 
principales del eje. También es posible ver las líneas de división secundarias del gráfico, 
que marcan los intervalos existentes entre los intervalos principales. 
Nombres de categoría: Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos 
de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo 
anterior, los títulos de las filas TRIM1 y TRIM2 aparecen como nombres de ejes de 
categorías. 
Nombres de series de datos del gráfico: Excel también utiliza los títulos de las 
columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series. 
Estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico (leyenda: cuadro que identifica los 
diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico). En el 
ejemplo anterior, los títulos de las filas Proyectado y Real aparecen como nombres de 
series. 
Sugerencias para gráficos: Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un 
gráfico, aparece una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por ejemplo, al 
colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para gráfico que 
contiene la palabra Leyenda. 
Cuando insertamos un gráfico, aparecen nuevas barras de herramientas: Pestaña 
Diseño, Presentación y Formato, para ingresar de manera más eficiente los datos y 
características deseadas en el gráfico. 
Para crear un gráfico tenemos dos opciones: Desde la pestaña Insertar  Gráfico, 
seleccionando directamente el tipo de grafico que deseamos, o abriendo el menú 
desplegable con el botón en la parte inferior derecha del panel de gráficos . 
 
O desde el menú Insertar que se abre al seleccionar con el botón derecho las etiquetas 
con los nombres de las hojas de cálculo, escogiendo la opción hoja de gráfico. 
 
En este paso simplemente seleccionamos el tipo de gráfico que queremos insertar. 
 
Los diferentes tipos de gráficos los veremos más adelante) 
Luego, en la pestaña Diseño debemos seleccionar el rango de datos a ocupar, 
indicando si las series serán consideradas en filas o columnas. 
 
 
Y en la pestaña Presentación podemos encontrar las opciones relativas al aspecto del 
gráfico, como asignar nombres, cambiar leyendas, agregar títulos, asignar rótulos a los 
valores del eje correspondiente. 
En esta pestaña podemos definir las siguientes opciones: 
 
• Título del Grafico y Rótulos de ejes: Título para el gráfico y para los ejes ‘x’ e 
‘y’ 
• Leyenda: Muestra la leyenda (cuadro con los nombres de las series, símbolos 
y/o colores asignados a cada una) y la posición en que queremos que esta 
aparezca con respecto al gráfico. 
• Etiquetas de Datos: Para asignar un rótulo a cada valor graficado, puede ser el 
nombre de la serie, de la categoría, el valor graficado, etc. 
• Tabla de Datos: Si deseamos agregar en la parte inferior del gráfico la tabla de 
datos correspondiente. 
• Eje: Si deseamos visualizar valores de los ejes de categorías ‘x’ e ‘y’ 
• Líneas de Cuadrícula: Muestra las líneas de división principales y secundarias 
en los ejes ‘x’ e ‘y’ 
• Opciones de Fondo: Como área de trazado, cuadro del gráfico o plano inferior. 
Finalmente, desde la Pestaña Diseño, opción Mover Gráfico, podemos seleccionar si 
deseamos insertar el gráfico en una hoja nueva (exclusiva para el gráfico) o como un 
objeto en una de las hojas de trabajo. 
 
 
Gráficos incrustados y hojas de gráficos 
Puede crear un gráfico en su propia hoja de gráfico o como 
gráfico incrustado en una hoja de cálculo (gráfico incrustado: 
gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una 
hoja de gráfico separada). De ambas formas, el gráfico queda 
vinculado a los datos de origen y, por tanto, se actualiza al 
actualizar los datos de la hoja de cálculo. 
Gráficos incrustados: Un gráfico incrustado se considera un 
objeto gráfico y se guarda como parte de la hoja de cálculo en 
la que se ha creado. Utilice este tipo de gráficos cuando desee 
mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la 
hoja de cálculo. 
Hojas de gráficos: Una hoja de gráficos es una hoja 
independiente del libro que tiene su propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos 
cuando desee ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia 
de la hoja de cálculo, o bien cuando necesite dejar espacio libre en la pantalla mientras 
trabaja en la hoja de cálculo. 
 
Editar los componentes de un gráfico. 
Una vez creado el gráfico podemos editar cada una de sus componentes, a 
continuación revisaremos las opciones a modificar (editar) en cada componente. Para 
desplegar cada uno de los menús de edición basta con seleccionar el componente con 
el botón derecho del mouse, o bien seleccionando la opción correspondiente de una de 
las pestañas de la barra de herramientas. 
 
• Titulo del Gráfico: Podemos editar Tramas, Fuente y Alineación del Texto. 
• Titulo del eje (‘x’ ó ‘y’): Podemos editar Tramas, Fuente y Alineación del Texto. 
• Leyenda: Podemos editar Tramas, Fuente y Posición del texto con respecto al 
gráfico. 
• Ejes: Podemos editar Tramas (líneas divisoras entre diferentes valores deleje), 
Escala (opciones dependen del tipo de eje, ‘x’ ó ‘y’), Fuente, Número y alineación 
del texto. 
Resumen de Flujos
0
1
2
3
4
5
6
7
8
año 1 año 2 año 3 año 4 año 5
Años
V
a
lo
r 
e
n
 U
F
$
Inversión
Ganancia
• Área de Gráfico: Podemos editar Tramas, 
Fuente y otras propiedades (ubicación y 
opciones de impresión) 
• Área de Trazado: Podemos editar las Tramas 
• Líneas de División: Podemos editar Tramas 
y Escala (opciones dependen del tipo de eje, 
‘x’ ó ‘y’). 
• Series de Datos: Podemos editar Tramas, 
Ejes (principal, secundario), agregar Barras 
de Error, modificar Rótulos de Datos, Orden 
de las series, y Opciones adicionales 
(dependen del tipo de gráfico) 
Agregar o eliminar Series en un gráfico. 
Además de las opciones de edición anteriores, que tienen que ver principalmente con 
el diseño y formato del gráfico, podemos editar los valores ingresados (series de datos). 
Al seleccionar el gráfico aparecerán nuevas pestañas en la barra de menús, con las 
opciones del Gráfico, desde estos menús podremos acceder a las opciones que ya 
definimos (o desplegar menú haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre el 
área del gráfico). 
 
• Tipo de Gráfico: Permite modificar el tipo de gráfico, barras, dispersión, circular, 
etc. (debe ser compatible con los datos ingresados). 
 
• Datos de Origen: Permite cambiar el rango de datos, agregar o eliminar series y 
cambiar nombres a estas. 
 
• Otras opciones de Gráfico: Permite modificar Títulos, Ejes, Líneas de división, 
Leyendas, Rótulos de Datos y Tabla de Datos. 
 
Tipos de gráficos 
A continuación revisaremos los diferentes tipos de gráficos que podemos crear. Al 
seleccionar un determinado tipo de gráfico asegúrese de que los datos de la hoja de 
cálculo están organizados correctamente para el tipo de gráfico que desea utilizar. 
• Para un gráfico de columnas, barras, líneas, de área, de superficie o radial 
Organice los datos en columnas de la siguiente manera: 
Lorem Ipsum 
1 2 
3 4 
o en filas de la siguiente manera: 
Lorem 1 3 
Ipsum 2 4 
 
Cada una de las columnas (o filas) representa una serie de datos. 
 
 
• Para un gráfico circular o de anillos 
 
Los gráficos circulares normales (como el que aparece a la derecha en el ejemplo) sólo 
tienen una serie de datos; por tanto, debe utilizar sólo una columna de datos. También 
puede utilizar una columna de rótulos para los datos de la siguiente manera: 
A 1 
B 2 
C 3 
o utilizar una fila de datos y, si lo desea, una fila de rótulos: 
A B C 
1 2 3 
Los gráficos circulares y de anillos apilados pueden tener más de una serie de datos; 
por tanto, puede utilizar más de una columna de datos de la siguiente manera: 
A 1 2 
B 3 4 
C 5 6 
o más de una fila de datos de la siguiente manera: 
A B C 
1 2 3 
4 5 6 
• Para un gráfico XY (Dispersión) o de burbujas 
 
Organice los datos en columnas, con los valores X en la primera columna y los valores 
Y correspondientes o los valores de tamaño de burbuja en las columnas adyacentes, 
de la siguiente manera: 
X Y Burbujas 
1 2 3 
4 5 6 
En el caso de los gráficos de burbujas, la tercera columna indica el tamaño de las 
burbujas. 
• Para un gráfico de cotizaciones 
 
Organice los datos en este orden: valores máximos, valores mínimos y valores de 
cierre. Utilice nombres y fechas como rótulos, de la siguiente manera: 
Fecha Máximo Mínimo Cierre 
1/1/2002 46,125 42 44,063 
Sugerencia 
Si las celdas que desea seleccionar para el gráfico no están en un rango continuo, siga 
este procedimiento: 
Seleccione el primer grupo de celdas que contienen los datos que desea incluir. 
Mientras mantiene presionada la tecla CTRL, seleccione otros grupos de celda que 
desee incluir. Las selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo. 
 
Combinar gráficos 
Gráficos de combinación 
Un gráfico de combinación utiliza dos o más tipos de gráficos para destacar que 
contiene diferentes clases de información. El gráfico del ejemplo muestra una serie de 
datos (Previstas) como tipo de gráfico de columnas y la otra serie (Reales) como una 
línea. Para crear este tipo de efecto superpuesto, seleccione uno de los dos tipos de 
gráfico que desee combinar cuando cree un gráfico. En este ejemplo se utiliza el tipo 
de gráfico de líneas y columnas. Puede cambiar un gráfico existente a un gráfico de 
combinación seleccionando la serie de datos que desee cambiar y, a continuación, 
cambiando el tipo de gráfico de la serie. 
 
 
Eje secundario 
Cuando la variación del rango de valores para series de datos diferentes sea 
significativa o cuando se hayan combinado varios tipos de datos, puede trazar una o 
más series de datos en un eje de valores (Y) secundario. La escala del eje secundario 
refleja los valores de las series asociadas. El gráfico del ejemplo muestra el número de 
casas vendidas en el eje Y izquierdo y el precio medio en el eje Y derecho. Basta con 
seleccionar la serie a la cual se le quiere asignar un eje secundario y seleccionar la 
opción Formato de Serie de Datos del menú que se despliega al hacer clic con el botón 
derecho del mouse, y luego seleccionar en la primera opción eje secundario. 
 
Capítulo VII: Tablas dinámicas, filtros avanzados, subtotales, 
ordenar datos. 
Tablas dinámicas. 
Una tabla dinámica es un conjunto de datos agrupados en forma de resumen que 
reflejan de alguna manera determinados enfoques de la información, generalmente 
extraída de una lista de gran tamaño. 
Esta opción permite resumir y analizar rápidamente valores contenidos en una tabla o 
base de datos, ofreciendo gran potencia a la hora de consultar y analizar grandes 
conjuntos de información. 
Excel ofrece diferentes opciones de distinto grado de complejidad a la hora de 
implementar tablas dinámicas. 
A continuación se enunciarán los pasos principales para la implementación de una tabla 
dinámica, pero más adelante se verá en detalle con un ejemplo para comprenderlo 
mejor. 
Crear una tabla dinámica 
1. Ir a la pestaña Insertar  Tabla dinámica. 
 
2. Se abre la ventana a continuación. En este primer paso, se ha de indicar donde 
están los datos que se desea analizar y donde se insertará la tabla. 
 
3. En la nueva hoja de cálculo creada, (o en la hoja actual) encontramos la tabla 
dinámica, inicialmente está vacía y debería haber una ventana flotante, a la 
derecha, con la lista de campos o elementos que es posible añadirle. 
Seleccionando los campos uno a uno, y arrastrándolos con el mouse a las 
diferentes zonas podemos diseñar la tabla y modificarla. También puede 
hacerse dentro de la ventana de Lista de campos de tabla dinámica pulsando el 
menú desplegable de la parte inferior donde aparecerán las áreas. Una vez 
seleccionado donde queremos poner el campo, pulsar el botón Agregar. 
 
Los campos incluidos en la tabla dinámica pueden ser eliminados fácilmente, basta con 
arrastrarlos fuera de la tabla. Igualmente, pueden ir de un área a otra de la tabla. Esto 
nos permite reordenar la tabla tantas veces como necesitemos. Podemos realizar 
operaciones y refrescar la información original para obtener nuevos datos. 
Configuración de un campo de la tabla dinámica. 
Al generar la tabla dinámica, Excel utiliza unos títulos y formatos por defecto, además 
de generar unos totales que él cree apropiados según el contenido de la tabla. Estos 
son parámetros que se pueden modificar a posteriori gracias a la opción Campo Activo 
que se encuentra en la pestaña de opciones de la tabla dinámica (aparece al insertar 
una tabla dinámica) o haciendo doble clic sobre el campo que conforma el área de 
datos. 
Con ello podremos modificar el título en Nombre y además, seleccionar el tipo de 
resumen que deseamos: suma, cuenta, promedio… 
 
Si en vez de situarnos en un campo, nos situamos en un título de área, se abrirá la 
siguiente ventana que permite modificar también el nombre, así comolos subtotales 
que se desean: 
 
 
Configuración de la Tabla Dinámica: 
Para ello seleccionamos la opción, Opciones de tabla Dinámica, del menú desplegable 
que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse. 
 
En este menú podremos determinar opciones de formato y opciones de datos de la 
tabla. 
Para comprender mejor la implementación de Tablas dinámicas, comenzaremos con 
un ejemplo sencillo y de esta forma iremos familiarizándonos con el Informe de tablas 
y gráficos dinámicos. El ejemplo será desarrollado tomando como base la tabla a 
continuación. 
Nombre Ciudad Región Edad Ocupación Fecha Ingreso 
Pedro Santiago Metropolitana 32 Abogado 05-01-2007 55000 
Javier Buin Metropolitana 44 Administrativo 06-04-2006 50000 
Ana Calama Antofagasta 32 Abogado 07-04-2007 60000 
Nuria Buin Metropolitana 55 Administrativo 08-06-2007 45000 
Teresa Viña del Mar Valparaíso 54 Administrativo 09-08-2007 40000 
Agustín Valparaíso Valparaíso 35 Gerente 02-02-2007 55000 
Ramiro Santiago Metropolitana 37 Administrativo 12-10-2007 40000 
Luís Antofagasta Antofagasta 43 Abogado 09-09-2007 40000 
María Antofagasta Antofagasta 47 Administrativo 04-03-2007 45000 
José Calama Antofagasta 38 Gerente 08-01-2007 50000 
Antonia Valparaíso Valparaíso 48 Gerente 09-05-2007 60000 
Mercedes Antofagasta Antofagasta 39 Administrativo 03-06-2007 55000 
Juan Calama Antofagasta 41 Abogado 08-07-2007 50000 
Esther Buin Metropolitana 40 Abogado 02-12-2007 40000 
Pilar Santiago Metropolitana 53 Administrativo 03-10-2006 40000 
Ramón Santiago Metropolitana 57 Gerente 02-04-2007 55000 
David Calama Antofagasta 48 Gerente 12-11-2007 50000 
Olga Antofagasta Antofagasta 35 Administrativo 04-08-2007 60000 
Manuel Viña del Mar Valparaíso 40 Administrativo 02-10-2007 55000 
Dolores Santiago Metropolitana 50 Gerente 05-03-2007 45000 
Ejemplo 1. 
Construiremos una Tabla que muestra la edad media por ocupación y Región. 
1. Sitúe el cursor en cualquier parte de la tabla. 
2. Desde la pestaña Insertar seleccione la opción tabla dinámica. Se despliega una 
ventana donde se pregunta sobre el rango de datos, seleccionar la base de datos para 
generar la tabla dinámica, e indicar si se insertará en la misma hoja en una nueva. 
Seleccione en una nueva hoja de cálculo. 
3. Aparecerá la tabla en blanco y la barra con las opciones para insertar los campos 
que deseamos. 
4. Seleccione el campo Ocupación y arrástrelo hasta posición Fila de la tabla. 
5. Seleccione campo Región y arrástrelo hasta posición Columna de la tabla. 
6. Seleccione campo Edad y arrástrelo hasta posición Datos de la tabla. 
7. Seguramente en Datos aparecerá Suma de Edad, para cambiar por Promedio de 
Edad, haga doble clic sobre Suma de Edad, se desplegará un cuadro con una lista de 
funciones, seleccione Promedio y pulse Aceptar. 
El asistente habrá generado una tabla como la que se muestra a continuación. 
Promedio de 
Edad Región 
Ocupación Antofagasta Metropolitana Valparaíso Total general 
Abogado 38,66666667 36 37,6 
Administrativo 40,33333333 47,25 47 44,88888889 
Gerente 43 53,5 41,5 46 
Total general 40,375 46 44,25 43,4 
 
Operaciones con una tabla dinámica. 
Ya vimos que cuando se genera una tabla dinámica, Excel muestra una barra de 
herramientas para poder realizar diferentes operaciones con los datos obtenidos de la 
tabla. 
Realice los ejercicios siguientes para ver como funcionan las diferentes opciones. Si no 
aparece la barra de herramientas active esta opción haciendo clic sobre cualquier área 
de la tabla. 
 Cambiar la función. Cambiaremos la función Promedio por la función Contar. 
1. Seleccione la primera casilla de la tabla dinámica. 
2. Pulse sobre el botón campo Activo . 
3. Se abre un cuadro de diálogo (el que se 
muestra a la derecha). De la lista Resumir 
por, escoja elemento Contar y pulse sobre 
Aceptar. Observe que además de contar 
puede Sumar, Multiplicar, obtener valores 
máximos y mínimos, etc. 
 
** Ahora la tabla dinámica muestra cuantos 
elementos hay por Ocupación y Región. 
Cuenta de 
Edad Región 
Ocupación Antofagasta Metropolitana Valparaíso 
Total 
general 
Abogado 3 2 5 
Administrativo 3 4 2 9 
Gerente 2 2 2 6 
Total general 8 8 4 20 
A continuación veremos que % representa cada uno de ellos respecto a los elementos 
de la fila, esto es, que % hay de Abogados, Administrativos y Gerentes. Repita los pasos 
anteriores pero seleccione la pestaña Mostrar datos como y seleccione elemento % 
de Fila, pulse sobre Aceptar. El Total general de las filas (40%, 20% y 40%) representa 
el % de elementos por Región. 
 
Pruebe con % de Columna para ver que % de elementos hay por Región. 
Pruebe con % del total para ver el % de elementos por Región y Ocupación, (que % de 
Abogados hay en Antofagasta, Metropolitana,...., que % de Administrativos hay en 
Antofagasta, Valparaíso,...) 
 
Ejemplo. 
Cree una tabla dinámica como la anterior, pero en lugar de Promedio de Edad, 
seleccione Suma de Ingreso. La tabla debe quedar como se muestra a continuación. 
 Suma de 
Ingreso 
Región 
Ocupación Antofagasta Valparaíso Metropolitana Total 
general 
Abogado 150000 95000 245000 
Administrativo 160000 95000 175000 430000 
Gerente 100000 115000 100000 315000 
Total general 410000 210000 370000 990000 
A continuación veremos la misma tabla pero en acumulados por Ocupación, por 
ejemplo, en Abogado Antofagasta veremos 150000, en Administrativo Antofagasta 
(150000+160000 = 310000) y en Gerente Antofagasta (310000+100000 = 410000). 
Seleccione la primera casilla de la tabla dinámica. 
2. Pulse sobre el botón . 
3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, deje el elemento Sumar y 
pulse sobre Opciones. 
4. En pestaña Mostrar datos como, seleccione Total en. 
5. En lista Campo base, seleccione elemento Ocupación. 
**Pruebe mostrar los datos acumulados por Región. 
Ejemplo. 
Vuelva a dejar la tabla de modo que muestre la suma de los ingresos por Ocupación y 
Región. Observe que en la Región que se recauda más dinero es la de Antofagasta. A 
continuación vamos a mostrar la diferencia con respecto a Antofagasta de las otras dos 
Regiones, es decir, veremos cuanto se recauda menos (o más) de los Abogados, 
Administrativos y Gerentes de la región Metropolitana y Valparaíso con respecto a los 
de Antofagasta. 
1. Seleccione la primera casilla de la tabla dinámica. 
2. Pulse sobre el botón Campo Activo . 
3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, deje el elemento Sumar y 
pulse sobre Opciones. 
4. En lista Mostrar datos como, seleccione Diferencia de. 
5. En lista Campo base, seleccione elemento Región, en Elemento base seleccione 
Antofagasta. 
El resultado es el siguiente: 
 
 
Ejemplo de Subtotales. 
Construya una tabla dinámica como la anterior, pero intercambie filas y columnas, es 
decir, en fila ponga Región y en columna ponga Ocupación. 
Incluir un nuevo elemento para las filas. Haremos que aparezcan las Ciudades al 
lado de cada Región. 
1. Seleccione toda la columna de Región. Haga clic sobre el rótulo que pone Región. 
2. Pulse sobre el botón de la barra de tabla dinámica o haga clic con el botón 
secundario sobre el rótulo Región y seleccione Expandir. 
3. Seleccione elemento, en este caso Ciudad. Pulse sobre Aceptar. La tabla que 
aparecerá será como la que se muestra a continuación. 
 
Suma de Ingreso Ocupación 
Región Ciudad Abogado Administrativo Gerente 
Total 
general 
Antofagasta Antofagasta 40000 160000 200000 
 Calama 110000 100000 210000 
Total Antofagasta 150000 160000 100000 410000 
Valparaíso Valparaíso 115000 115000 
 Viña del Mar 95000 95000 
Total Valparaíso 95000 115000 210000 
Metropolitana Buin 40000 95000 135000 
 Santiago 55000 80000 100000 235000 
Total Metropolitana 95000 175000 100000 370000 
Total general 245000 430000 315000 990000 
 
** Si desea incluir más de una fila o columna de datos tambiénpuede hacerlo cuando 
se está construyendo la tabla a través del asistente. Solo debe incluir los campos que 
desee teniendo en cuenta poner el campo de mayor nivel de agrupación antes que el 
de menor nivel. Por ejemplo, si construye la presente tabla dinámica incluyendo los 
campos Región y Ciudad en filas, debe hacerlo en este orden para que se muestren los 
resultados convenientemente agrupados (las ciudades por Región), si incluye ciudad y 
luego Región es posible que los datos aparezcan mal agrupados. 
Ocultar los totales por Región. 
1. Haga doble clic sobre el botón de campo correspondiente. Región en este caso. Se 
despliega el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica. 
2. En apartado Subtotales, seleccione el botón de radio Ninguno. 
3. Pulse sobre Aceptar. 
** Si desea volver a mostrarlos repita los pasos anteriores y seleccione Automático. 
 
 
Mostrar la Suma y el promedio por Regiones. 
1. Haga doble clic sobre el botón de campo correspondiente. Región en este caso. Se 
despliega el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica. 
2. En apartado Subtotales, seleccione los elementos Suma y Promedio. 
3. Pulse sobre Aceptar. 
** Cuando aparecen tantos valores resulta conveniente dar formatos de colores a los 
diferentes resúmenes que aparecen en la tabla. 
 
Ocultar un campo de una tabla dinámica. Ocultaremos el campo Ciudad. 
1. Seleccione el campo a ocultar. En nuestro caso Ciudad. 
2. Pulse sobre el botón de la barra de tabla dinámica o bien pulse el botón 
secundario y seleccione Expandir/Ocultar  Ocultar. 
** Para volver a mostrar el detalle, debe seleccionar el campo Región y pulsar sobre el 
botón . Tenga en cuenta que si no está seleccionada la Región y utiliza esta opción, 
se le preguntará de nuevo por que campo desea agrupar. 
 Ordenar los elementos de una fila o columna. 
Ordenaremos los elementos del campo Ocupación en orden descendente. 
1. Seleccione con el botón derecho del mouse el botón con la categoría que desea 
ordenar. Ocupación en nuestro caso. 
2. Seleccione la opción ordenar 
3. Seleccione Descendente. 
 
Mostrar el valor más alto de un campo (o los dos valores más altos, o los tres...) 
Esta opción sirve para ver los N elementos mayores de una tabla. En este caso 
mostraremos cual es la ocupación que da más ingresos. 
1. Haga clic con el botón derecho sobre el botón del campo que desea filtrar. Ocupación 
en nuestro caso. 
2. Pulse sobre la opción Filtro 
3. Seleccione la opción de los 10 más. En la lista desplegable Mostrar seleccione 
Superiores y en el cuadro de texto de al lado, ponga 1. 
Mostrar los detalles de un elemento (esto es mostrar qué elementos conforman 
un resumen o grupo). 
Como ejemplo, mostraremos los elementos que conforman los Administrativos de 
Antofagasta. 
Solo debe seleccionar el elemento donde cruza el elemento Administrativo con la 
Ciudad Antofagasta y hacer doble clic, se creará y activará una nueva hoja donde verá 
los elementos que conforman este subtotal. 
 
** Si desea que esto no ocurra, es decir que al hacer doble clic no se muestren detalles, 
haga lo siguiente: Haga clic con el botón secundario sobre cualquier elemento de la 
tabla, del menú contextual que se despliega, seleccione Opciones de tabla dinámica... 
se activa el cuadro de diálogo Opciones de la tabla dinámica, en la pestaña Datos 
desactive la casilla Habilitar Mostrar Detalles. 
 
Ocultar un elemento de la tabla. 
Como ejemplo, ocultaremos los totales para la Región de Antofagasta. 
1. Clic con el botón derecho sobre la celda Antofagasta. 
2. Elija la opción filtro y seleccione Ocultar Ítem seleccionado. 
**Ahora al desplegar la lista, observe que no aparece el elemento Antofagasta. 
** Para volver a mostrar un campo solo debe repetir los mismos pasos que al ocultarlo 
pero ahora quitando la selección. 
Opciones de Autofiltro y Filtros Avanzados: 
Filtros 
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango 
y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio 
que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para 
aplicar filtros a los rangos: 
Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples 
Filtro avanzado, para criterios más complejos 
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta 
temporalmente las filas que no se desea mostrar. 
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e 
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. 
 Auto filtro 
Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha 
de los rótulos de columna del rango filtrado. 
 
 
1. Rango sin filtrar 
2. Rango filtrado 
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. 
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. 
También puede utilizar Filtro personalizado para mostrar las filas que cumplan más 
de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores 
comprendidos en un rango específico. 
 Filtrar un rango 
Sólo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de cálculo cada vez. 
Seleccione el rango que desea filtrar. Es importante que la primera fila contenga los 
rótulos para cada columna de datos. 
En la pestaña Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. 
 
Filtrar por el número menor o mayor 
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez 
mejores). 
En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores. 
En el cuadro del medio, escriba un número. 
En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos. 
 
 
Filtrar un rango para buscar filas que contengan texto específico 
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos a filtrar y haga clic en 
(Personalizar). 
En el cuadro de la izquierda, haga clic en igual o en no igual, contiene o no contiene 
Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha. 
 
Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, 
utilice un carácter comodín. 
¿Cómo? 
Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios de comparación para 
filtros, así como para buscar y reemplazar contenido. 
 Utilice Para buscar 
? (signo de interrogación) Un único carácter 
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia" 
* (asterisco) Un número de caracteres 
Por ejemplo, *este buscará "Noreste" y 
"Sudeste" 
~ (tilde) seguida de 
?, *, o ~ 
Un signo de interrogación, un asterisco o una 
tilde. 
Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?". 
 
Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior. 
 
Filtrar por celdas vacías o celdas no vacías 
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y, a 
continuación, elija (Vacías) o (No vacías). 
Nota Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la 
columna que desea filtrar contiene una celda vacía. 
 
Filtrar por números mayores o menores que otro número 
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en 
(Personalizar). 
En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es menor que, es mayor o 
igual que o es menor o igual que. 
En el cuadro de la derecha, escriba un número. 
Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior. 
 
Filtrar por un número igual a o no igual a otro número 
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en 
(Personalizar). 
En el cuadro de la izquierda, haga clic en es igual a o no es igual a. 
En el cuadro de la derecha, escriba un número. 
Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior. 
 Filtrar por el comienzo o el final de una cadena de texto 
Haga clic en la flecha de la columna que contienelos números y haga clic en 
(Personalizar). 
En el cuadro de la izquierda, haga clic en comienza por o no comienza por, o en 
termina con o no termina con. 
Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha. 
 
Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, 
utilice un carácter comodín. 
 
Filtrar por los números superior o inferior, por porcentaje 
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez 
mejores). 
En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores. 
En el cuadro del medio, escriba un número. 
En el cuadro de la derecha, haga clic en Por ciento. 
Notas 
Cuando aplique un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles para las demás 
columnas serán los valores visibles del rango filtrado actualmente. 
Sólo aparecen las 1000 primeras entradas únicas de una lista al hacer clic en la flecha. 
Quitar filtros 
Para quitar un filtro aplicado a una columna de un rango o una lista, haga clic en la 
flecha que aparece junto a la columna y, a continuación, haga clic en Seleccionar 
Todas. 
Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de un rango o una lista, seleccione 
desde el área Filtro en la pestaña Datos y haga clic en Quitar Filtro. 
Para quitar las flechas de filtro de un rango o una lista, seleccione el botón Filtro en la 
pestaña Datos. 
 
Filtro avanzado 
El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando 
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, 
tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de 
criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar 
criterios más complejos. 
 Varias condiciones en una sola columna 
Lógica booleana: (Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan") 
Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas 
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios 
presenta las filas que contienen "Davolio" o "Buchanan" en la columna Vendedor. 
 A B C 
1 Tipo Vendedor Ventas 
2 =Davolio 
3 =Buchanan 
4 
5 
6 Tipo Vendedor Ventas 
7 Bebidas Suyama 5122 $ 
8 Carne Davolio 450 $ 
9 Frutas Buchanan 6328 $ 
10 Frutas Davolio 6544 $ 
Importante. 
Puesto que el signo igual se utiliza para indicar que se utiliza una fórmula cuando se 
escribe texto o un valor en una celda, Microsoft Excel evalúa lo escrito; sin embargo, 
esto puede producir resultados de filtro inesperados. Para indicar que se trata de un 
operador de comparación de igualdad para texto o para un valor, escriba los criterios 
como una expresión de cadena en la celda apropiada en el rango de criterios: 
=''=entrada'' 
En este caso, entrada es el texto o valor que desea buscar. Por ejemplo: 
Lo escrito en la celda Lo que evalúa y muestra Excel 
="=Davolio" =Davolio 
="=3000" =3000 
Cuando filtra los datos de texto, Excel no distingue entre caracteres en mayúsculas y 
minúsculas. Sin embargo, puede utilizar una fórmula para realizar una búsqueda con 
distinción entre mayúsculas y minúsculas. 
Una condición en dos o más columnas 
Lógica booleana: (Tipo = "Frutas" Y Ventas > 1000) 
Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos 
los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de 
criterios muestra todas las filas que contienen "Frutas" en la columna Tipo, y valores de 
ventas superiores a 1.000 $. 
 A B C 
1 Tipo Vendedor Ventas 
2 =Frutas >1000 
3 
4 
5 
6 Tipo Vendedor Ventas 
7 Bebidas Suyama 5122 $ 
8 Carne Davolio 450 $ 
9 Frutas Buchanan 6328 $ 
10 Frutas Davolio 6544 $ 
 
Una condición en una columna u otra 
Lógica booleana: (Tipo = "Frutas" O Vendedor = "Davolio") 
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, 
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de 
criterios muestra todas las filas que contienen "Frutas" en la columna Tipo o "Davolio" 
en la columna Vendedor. 
 A B C 
1 Tipo Vendedor Ventas 
2 =Frutas 
3 =Davolio 
4 
5 
6 Tipo Vendedor Ventas 
7 Bebidas Suyama 5122 $ 
8 Carne Davolio 450 $ 
9 Frutas Buchanan 6328 $ 
10 Frutas Davolio 6544 $ 
 
Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas 
Lógica booleana: ((Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = 
"Buchanan" Y Ventas > 1500) ) 
Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada 
conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas 
independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que 
contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ 
y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 
1.500 $. 
 A B C 
1 Tipo Vendedor Ventas 
2 =Davolio >3000 
3 =Buchanan >1500 
4 
5 
6 Tipo Vendedor Ventas 
7 Bebidas Suyama 5122 $ 
8 Carne Davolio 450 $ 
9 Frutas Buchanan 6328 $ 
10 Frutas Davolio 6544 $ 
 
Más de dos conjuntos de condiciones para una columna 
Lógica booleana: ( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) ) 
Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas 
múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las 
ventas comprendidas entre 6.000 y 6.500 $ junto con aquellas inferiores a 500 $. 
 A B C D 
1 Tipo Vendedor Ventas Ventas 
2 >6000 <6500 
3 <500 
4 
5 
6 Tipo Vendedor Ventas 
7 Bebidas Suyama 5122 $ 
8 Carne Davolio 450 $ 
9 Frutas Buchanan 6328 $ 
10 Frutas Davolio 6544 $ 
 
Condiciones creadas como resultado de una fórmula 
Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Si 
emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo 
de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna del 
rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en 
la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10. 
 
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10) 
 Notas 
La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una referencia 
relativa para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo 
correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la fórmula deben 
ser referencias absolutas y el resultado de la fórmula debe ser VERDADERO o FALSO. 
En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del 
rango. 
En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a 
celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la 
celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma 
en que se filtra el rango. 
Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y 
minúscula. 
 
 
 
Subtotales 
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales 
generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados). Cuando 
se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan 
mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. 
 
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos 
subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier 
columna que contenga números. 
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar 
Autosuma , desde el menú inicio, en lugar de subtotales automáticos. 
Cómose calculan los subtotales 
Subtotales Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma 
o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la 
vez. 
Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de 
detalle (datos de detalle: para subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, 
filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle 
suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen y 
corresponden a las celdas con los datos individuales) y no de los valores de las filas de 
subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total 
general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio 
de los valores de las filas de subtotales. 
Actualización automática Excel actualizará automáticamente los subtotales y el 
total general cuando se modifiquen los datos de detalle. 
Subtotales anidados Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los 
grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada 
deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región. 
 
 Subtotales exteriores 
 Subtotales anidados 
Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas 
las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos 
subtotales desea estén agrupadas. 
Informes y gráficos de resumen 
Crear informes de resumen Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá 
esquematizada para que pueda ver su estructura. Puede crear un informe de resumen 
haciendo clic en los símbolos de esquema , y para ocultar los detalles y mostrar 
solamente los totales. 
 
Presentar los datos del resumen en un gráfico Puede crear un gráfico que utilice 
sólo los datos visibles de una lista que contenga subtotales. Si muestra u oculta los 
detalles de la lista esquematizada, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar 
los datos. 
 
Insertar subtotales. 
Insertar subtotales individuales 
 
 Columna cuyos subtotales se desea calcular 
 Subtotales 
Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente 
formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no 
hay filas ni columnas en blanco en el rango. 
Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo 
anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B. 
Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente , para ordenar los 
datos. 
En el menú Datos, haga clic en Subtotales. 
En el cuadro Para cada cambio en, haga clic 
en la columna cuyos subtotales desee 
calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la 
columna Deporte. 
En el cuadro Usar función, haga clic en la 
función de resumen que desee utilizar para 
calcular los subtotales (suma, promedio, etc). 
En el cuadro Agregar subtotal a, active la 
casilla de verificación de cada columna que 
contenga valores cuyos subtotales desee 
calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría 
la columna Ventas. 
Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de 
verificación Salto de página entre grupos. 
Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han 
calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación 
Resumen debajo de los datos. 
Haga clic en Aceptar. 
Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con 
diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales 
existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. 
Sugerencia 
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga 
clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice 
los símbolos y para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales 
individuales. 
Insertar subtotales anidados 
 
 Subtotales exteriores 
 Subtotales anidados 
Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente 
formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no 
hay filas ni columnas en blanco en el rango. 
Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales 
exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. 
En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por 
la columna Deporte. 
¿Cómo? 
Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de 
columna. 
Haga clic en el rango que desee ordenar. 
En la pestaña Datos, haga clic en Ordenar. 
Si desea ordenar según varios criterios, puede añadir un nivel, seleccionando el botón 
añadir nivel 
En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee 
ordenar. 
 
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en 
Aceptar. 
Inserte los subtotales exteriores. 
En el menú Datos, haga clic en Subtotales. 
En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales 
exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región. 
En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee utilizar para 
calcular los subtotales. 
En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a 
cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo 
anterior, esa columna sería Ventas. 
Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de 
verificación Salto de página entre grupos. 
Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han 
calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación 
Resumen debajo de los datos. 
Inserte los subtotales anidados. 
En la pestaña Datos, haga clic en Subtotales. 
En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. 
En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte. 
Seleccione la función de resumen y otras opciones. 
Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. 
Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más 
exteriores. 
Quitar subtotales 
Si quita los subtotales de una lista, Microsoft Excel eliminará también el esquema y 
todos los saltos de página que se hayan insertado en la lista. 
Haga clic en una celda de la lista que contenga los subtotales. 
En la pestaña Datos, haga clic en Subtotales. 
Haga clic en Quitar todos. 
 
 
 
 
Otras características de los Subtotales 
 
Al trabajar con subtotales, aparecerán otras funciones en la parte izquierda de la hoja 
de cálculo. En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles: 
Botones Ocultar detalles Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un 
botón para ocultar detalles junto a dicho grupo. 
Botones Mostrar detalles Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece 
junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic 
en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja 
de cálculo. 
Botones Nivel Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel 
de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se 
ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic. 
La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior. 
Nivel Descripción 
1 Total general 
2 Subtotales de cada grupo 
3 Filas de la hoja de cálculo 
En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botónde nivel 
2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, 
pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las 
filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2). 
 
Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, 
lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que 
desee ocultar las ventas de determinados productos (que sabe vender bien) para ver el 
nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí. 
Capitulo VIII: Impresión 
Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como 
puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el 
documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los 
datos. 
Vista preliminar 
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja 
antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y 
pies de página, el formato completo de la hoja. 
Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos: 
Selecciona el botón de Office la opción Imprimir 
Luego elige la opción vista preliminar. 
 
Aparecerá la vista previa con las siguientes opciones: 
 
En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa 
como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 
1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1). 
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando 
los botones: 
Página Anterior: para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE 
PAG del teclado. 
Página Siguiente: para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV 
PAG del teclado. 
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página estos botones estarán desactivados. 
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en 
una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. 
Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte 
de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a 
visualizar la página entera. 
Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón Zoom. 
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón 
Imprimir, para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado más adelante. 
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón 
Configurar Página, para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página 
explicado más adelante. 
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón Cerrar la Vista preliminar. 
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que 
nos indicarán donde hará Excel los saltos de página, estas líneas no se imprimirán. 
Configurar página 
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar factores que afectan 
a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies 
de página, tamaño del papel,... 
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos: 
Seleccionar la pestaña Diseño de página... 
 
Si seleccionamos el botón con una pequeña flecha en la parte inferior derecha, 
aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho 
cuadro consta de 4 fichas. 
 
La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la 
orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros. 
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará 
el papel siempre de la misma forma). 
En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora 
venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando 
automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 
1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...). 
Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones: 
Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has 
entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá. 
Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente. 
Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir. 
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a 
imprimir, utilizar la ficha Márgenes. 
 
En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e 
izquierdo: de las hojas a imprimir. 
Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos 
centímetros del borde del papel queremos que se sitúen. 
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, 
Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o 
Verticalmente respectivamente. 
Para definir los encabezados y pies de página se utiliza la ficha Encabezado y pie de 
página. 
 
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay 
ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. En 
estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno 
definido. 
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso 
no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a 
utilizar. 
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado... 
En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso 
no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página 
a utilizar. 
Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de 
página... 
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos permite 
definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja. 
 
En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir. 
En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: 
Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca 
como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro. 
Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca 
como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro. 
En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: 
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. 
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar 
una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. 
Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra 
hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. 
Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de 
filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) 
de la hoja. 
Imprimir 
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y 
después, seguir los siguientes pasos: 
Hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Con ello se inicia 
directamente la impresión. 
Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora 
donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer 
desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir... del menú 
Archivo. 
 
En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresoraque tenemos instalada 
en nuestra computadora. 
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para 
elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá. 
Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora. 
En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir 
Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y 
hasta 
En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las 
Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir 
sólo los objetos seleccionados de la hoja. 
Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las 
quieres Intercalar