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1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ACATLÁN DIAGNÓSTICO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL; LOS PROBLEMAS DE INTEGRACIÓN, COMUNICACIÓN Y FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO DE SIISA EN LA COYUNTURA 2012 TESIS PARA OBTENER EL TITULO DE LICENCIADO EN COMUNICACIÓN PRESENTA LUCIO ADRIÁN FLORES PALACIOS Asesor: Lic. Xavier I. Ávila Guzmán ACATLÁN, ESTADO DE MÉXICO NOVIEMBRE 2013 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. 2 INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………………………………………………..5 Capítulo 1 1. Orígenes, entorno, estructura y administración de SIISA …………………………………………………..7 1.1. El entorno …………………………………………………………………………………………………………………..7 1.2. Origen de SIISA…………………………………………………………………………………………………………….11 1.3. Cómo se idealizó SIISA………………………………………………………………………………………………….13 1.4. Cómo se estructura SIISA……………………………………………………………………………………………..15 1.5. Los integrantes…………………………………………………………………………………………………………….17 1.5.1. Selección de personal………………………………………………………………………………………19 1.6. Administración y comunicación en SIISA………………………………………………………………………21 1.7. Diagnóstico 1……………………………………………………………………………………………………………….24 Capítulo 2 2. Los procesos y los problemas en SIISA…………………………………………….………………………………..26 2.1. Los procesos en SIISA………………………………………………………………………………………………………..26 2.1.1. Proceso de diseño y desarrollo de productos……………………………………………………….27 2.1.1.1. Proceso ideal de diseño y desarrollo de productos………………………………….29 2.1.1.2. Proceso real de trabajo para el diseño y desarrollo de productos……………30 2.1.2. Proceso de trabajo administrativo……………………………………………………………………….31 2.1.2.1. Proceso ideal de trabajo administrativo…………………………………………………..32 2.1.2.2. Proceso real de trabajo administrativo…………………………………………………….33 2.2. Problemas de funcionamiento………………………………………………………………………………………….35 2.3. Los problemas y sus costos……………………………………………………………………………………………….37 2.4. Diagnóstico 2……………………………………………………………………………………………………………………42 Capítulo 3 3. Los actores y su comunicación………………..……………………………………………………………………...43 3.1. Identificación de los actores…………………………………………………………………………………………….43 3.2. Identificación de las relaciones de los actores………………………………………………………………….45 3.3. Comunicación formal en SIISA……………………………………………………………………………………….…49 3.4. Auditoría comunicativa…………………………………………………………………………………………..……...50 3.5. Diagnóstico 3…………………………………………………………………………………………………………………..51 Capítulo 4 4. La complejidad y la subjetividad de la comunicación en SIISA……………………………..…………….53 4.1. SIISA y su complejidad……………………………………………………………………………………………………….53 4.2. La subjetividad, las percepciones y la comunicación…………………………………………………………..54 4.3. Representaciones en SIISA…………………………………………………………………………………………………58 4.4. El grupo de discusión……………………………….…………………………………………………………………………59 4.5. Resultados del grupo de discusión…………………….………………………..……………………………………..60 4.5.1. Interpretación de resultados………………………………………………………………………………...61 4.6. Mediación comunicativa…………………………………………………………………………………………………….72 4.7. Diagnóstico 4…………………………………………………………………………………………………………….……….74 Capítulo 5 5. Cultura y subcultura de SIISA la comunicación como una estrategia organizacional……….....76 5.1. La cultura en SIISA……………………………………………………………………………………………………………..76 3 5.2. Liderazgo y subculturas……………………………………………………………………………………………………..78 5.3. Las subculturas en SIISA…………………………………………………………………………………………………….80 5.4. Las relaciones de las subculturas……………………………………………………………………………………….82 5.5. Propuesta de intervención………………………………………………………………………………………………..84 5.6. Estrategia comunicativa…………………………………………………………………………………………………….86 5.6.1. Estrategia…………………………………………………………………………………………………………….89 Conclusiones………..………………………………………………………………………………………………………………..95 Referencias…………………………………………………………………………………………………………………………….98 Anexos…………………………………………………………………………………………………………………………………..101 4 AGRADECIMIENTOS El agradecimiento es un sentimiento con el cual se estima el beneficio o favor que se nos ha hecho o querido hacer y corresponderlo de alguna manera. Sin embargo, en ocasiones, por más que se quiera, no se podrá corresponder todo lo que las personas te han dado en la vida. Y lo que me han facilitado mis padres está más allá de lo que yo pueda corresponder en algún momento, pues comienza desde mi vida misma hasta la educación, formación y enseñanzas que día a día me han proporcionado. No sólo eso, me dieron cuatro hermanos con los cuales pelear, discutir y disfrutar, que han marcado mi vida y a los cuales también les agradezco, pues de alguna forma ellos han contribuido a este trabajo. Pero también me dieron a mis abuelitas, quienes con consejos, cariños y consentirme me dejaron lecciones importantes de vida. Y es en este momento de la vida en que me doy cuenta de la gran cantidad de personas a las que de alguna manera les tengo un sentimiento y el deseo de corresponderles de alguna manera. Pues también está mi novia quien siempre me apoyó, presionó, e incentivo, para que continuara adelante con este trabajo. Mis amigos con quienes disfrute e hicieron agradable mi transito por esta casa de estudios. No puedo dejar de lado a mis maestros pues todos y cada uno de ellos me han dejado ya sea un conocimiento, un consejo, una nueva forma de ver el mundo o un recuerdo. Entre estos se encuentra la UNAM, principalmente a la FES ACATLÁN, que me proporcionó una educación de calidad que me mostró y le dio otro sentido a mi vida. Terminar este trabajo, no me involucra solamente a mí, sino a aquellos que me han rodeado durante su proceso. A todos y a cada uno de ellos les dedico este trabajo, cómo forma de agradecer todo su apoyo. 5 INTRODUCCIÓN Esta investigación es un diagnóstico comunicativo-organizacional que se realizó al interior de la empresa llamada Soldadoras Industriales INFRA S.A. de CV (SIISA) y que consta de cinco apartados en los que se define, describe y aplican distintos instrumentos que servirán para analizar la comunicación que existe en Soldadoras Industriales INFRA S.A. de C.V. esto con el fin de generar una serie de propuestas de intervención que busquen generar un cambio en el comportamiento y por ende en el funcionamiento de SIISA. Para lograr esto se analizará la comunicación en la organización en sus dos vertientes más significativas la comunicación formal y la informal; para ello será necesario dividir esta investigación en distintos apartados que exploren y profundicen en las distintas facetas de la comunicación, es por ello que cada capítulo abordará temas distintos como la estructura de la organización, sus problemas de funcionamiento, el comportamiento de los miembros, con lo que se podrá profundizar en los aspectos más subjetivos, a través de los cuales se construirá una propuesta de intervención que busque un cambio en el comportamiento y funcionamiento de SIISA. Este trabajo estará estructurado de la siguiente manera: en cada capítulo y de acuerdo al tema que se abordará se utilizará un enfoque teórico que explique lo que pasa desde un enfoque crítico, posteriormentese aplicarán técnicas y se describirá y analizará lo que se observó en la organización. Para finalizar se confrontarán las posturas y se sacarán conclusiones mediante las cuales se realizará el diagnóstico de cada capítulo, de esta forma cada tema tendrá su propio objetivo, siendo éstos los siguientes. En el primer capítulo se identificará la estructura de la empresa, para ello se hará un recorrido por su historia que permita entender su situación actual, conocer su orden y jerarquía y con ello comprender la influencia que él entorno ejerce sobre la misma; también se buscará profundizar en la manera en que la organización se administra y comunica y con ello elaborar una serie de posibles escenarios a los que la organización se enfrentará a futuro. El segundo objetivo de esta investigación será conocer el impacto que tiene la comunicación y administración de la organización en sus procesos productivos para ello se analizarán los costos que la organización paga debido a un modelo administrativo poco flexible, ineficiente y con una reducida capacidad de adaptación, los costos serán diferenciados entre costos psicológicos, económicos, temporales y energéticos. Para el tercer capítulo se abordará a los personajes que dan vida a la organización a través de la identificación de sus actores y también de sus relaciones comunicativas, se realizará una auditoría comunicativa que visualice cómo las discrepancias en la comunicación afectan en la resolución de problemas, perdiendo capacidad adaptativa y por ende condicionando la permanencia de la organización a futuro, para ello se analizarán los problemas informativo-comunicativos. De esta forma se estará lo suficientemente preparado para que en el capítulo 4 se hablé de la complejidad, la subjetividad y sobre todo de la comunicación por medio de la cual se revelará el conflicto que permea todas en la organización, el cual da vida, diversidad y riqueza a ésta, sin embargo habrá que considerar que éste mismo puede llevar a la empresa a la catástrofe. 6 Para finalizar la investigación, el objetivo del quinto capítulo será el de realizar una propuesta de intervención comunicativa que permita generar un cambio en el comportamiento y por ende en el funcionamiento de la organización, para ello será necesario realizar un mapa cultural que retome aspectos claves de los anteriores capítulos y caracterice las distintas subculturas de la organización para que con ello se establezcan una serie de tácticas que ganen el compromiso de los miembros que permitan la innovación, mejoren las relaciones personales y construyan un futuro mejor y diferente para SIISA. Para poder realizar esta propuesta de intervención comunicativa es necesario analizar la comunicación en sus distintas facetas, con la intención de generar un cambio en la organización que la mejore y posibilite la realización personal y profesional de todos sus afiliados, explotando su potencial. Es de ésta forma que se comenzará con el análisis y descripción de la comunicación que SIISA establece con su entorno, en su estructura y en la forma de administrarse. 7 Capítulo 1 1. ORIGENES, ENTORNO, ESTRUCTURA Y ADMINISTRACIÓN DE SIISA Este capítulo estará dividido por siete apartados que tienen como fin, desde un enfoque crítico identificar los aspectos teóricos que sirvan para explicar y comprender a la organización, con ello describir lo que sucede en SIISA y posteriormente sacar conclusiones que permitan ir construyendo poco a poco la propuesta comunicativa que posibilite un cambio al interior de la empresa. El primer apartado de este capítulo pretende hablar sobre el entorno con el que está organización en particular tiene contacto y el cual influye en la estructura de la misma, para ello se utilizará la prospectiva como una forma de visualizar los escenarios a los cuales se enfrentará la empresa en el futuro, que le permita a la empresa tomar las riendas de su propio destino. Además de esto se hablará acerca de los orígenes de la empresa, de sus vicisitudes y crisis a las que se ha enfrentado en el tiempo y que le han permitido sobrevivir en el paso del mismo. Esta historia permitirá mejorar la comprensión que se tiene de SIISA y no juzgarla solo por lo que se ha convertido. En el transcurso de esta historia la organización se ha fijado ciertos ideales a seguir, se ha forjado una filosofía que ha guiado su camino y una aspiración de lo que a la empresa le gustaría llegar a ser. De esta forma se podrá saber sí SIISA está materializando está aspiración o si se ha perdido en el camino para lograrlo. Con esto se tendrá una mejor posición para ahondar sobre la estructura que SIISA utiliza para cumplir con sus fines y responder a la influencia que su entorno ejerce sobre ella, si se adapta o sus cambios son lentos y la ponen en riesgo en un mundo que avanza rápidamente. Para ello será necesario conocer ciertas particularidades de los integrantes que conforman la estructura, como nivel de estudio, edad o antigüedad en la organización. También se hará un análisis de la selección de personal para conocer la forma en que sus integrantes han sido seleccionados y si esto corresponde a nombramientos ganados con base en meritos o simplemente por amistad o compañerismo, además se analizará la forma en que esta estructura administra a la organización. De esta forma se podrá sacar las conclusiones y un primer diagnóstico que vaya clarificando la comprensión de la organización y para ello es necesario entender a la organización como un sistema. 1.1. EL ENTORNO Todas las organizaciones se pueden visualizar como sistemas, que conviven con otros similares, en un entorno al que están orientadas, al respecto Luhman (1998:40) menciona: Los sistemas están estructuralmente orientados al entorno, y sin él no podrían existir: por lo tanto, no se trata de un contacto ocasional ni tampoco de una mera adaptación. Los sistemas se constituyen y se mantiene mediante la creación y la conservación de la diferencia con el entorno y utilizan sus límites para regular dicha referencia. 8 Hay que tener en cuenta que aunque el sistema está orientado al entorno, pero éste no puede modificar la estructura del sistema pues por sí solo cuenta con la autonomía necesaria para modificar su estructura y adaptarse mejor a su entorno, donde la estructura bien se puede considerar para mejorar la comprensión como un esquema, de esta forma Salaman y Thompson (1984:70) señalan: El concepto de estructura organizacional se usa para referirse a la observada continuidad esquemática en el comportamiento y las actividades de los miembros organizacionales a lo largo del tiempo (…) es el resultado de las maneras en que se estructuran y se controlan oficialmente dentro y mediante la organización los acontecimientos, las actividades, las responsabilidades, las autoridades y así sucesivamente. El origen y trayectoria de una organización se ha ido definiendo con el paso del tiempo acorde con las necesidades, y deseos de la organización y con ello la forma en que reparte sus actividades y responsabilidades, así como la forma de administrarse y comunicarse, de manera formal e informal en él sistema, a esto es a lo que se le llama estructura. Para poder comprender mejor a las organizaciones es necesario conocer el entorno en el que éstas surgen y se desarrollan “Toda organización emerge y vive en un entorno con el que se relaciona y la atraviesa” (Serrano, Pérez, Mendoza, Ávila y Revilla. 2001:39); es por ello que resulta necesario conocer las relaciones que una organización especifica va a tener con su entorno, puesto que éstas y su intensidad variarán de organización en organización. De esta forma “El entorno de una organización se debe entender solamente como aquello externo a ella que la influye y es influido por ella” (Serrano, et al. 2001:39)las organizaciones son abiertas informacionalmente y es a través de esa información que él entorno ejerce su influencia, sin embargo la estructura es cerrada por lo cual la organización es la que decide si acepta esta influencia o no; además de esto hay que considerar que la información no solo proviene del entorno sino que la misma empresa genera su propia información. Se puede decir que lo que se encuentra en el entorno de una organización son los medios de comunicación, la competencia, los proveedores, clientes, órganos reguladores entre otros, con los cuales SIISA mantiene relaciones que le permiten aprender y adaptarse para poder sobrevivir. Soldadoras Industriales Infra S.A. de C.V. (SIISA) es una organización que es regulada por la Ley General de Sociedades Mercantiles que habla en su capítulo V de las sociedades anónimas y en su capítulo VIII de las sociedades que se constituyen en la figura de C.V. La empresa está considerada por el INEGI dentro del sector económico secundario pues este “se caracteriza por el uso predominante de maquinaria y de procesos cada vez más automatizados para transformar las materias primas que se obtienen del sector primario. Incluye las fabricas, talleres y laboratorios de todos los tipos de industrias.” (Instituto Nacional de Estadística Geografía e Información [INEGI], 2012), SIISA transforma su materia prima en máquinas de soldar, generadores eléctricos o productos para seguridad industrial. El tamaño de una empresa se define en función del ramo al que pertenece la empresa (véase, por ejemplo, Morales Paola 2006, Agosto 25) para la industria manufacturera o construcción se 9 consideran micro empresa si éstas cuentan con de cero a 10 empleados; pequeñas de 11 a 50 trabajadores; medianas de 51 a 250; y grande si tiene más de 250 empleados. SIISA al fluctuar entre 262 y 341 trabajadores de planta, más 79 empleados de confianza entra en esta última categoría. Uno de los elementos relevantes en el entorno de SIISA, dado que es una empresa grande tiene que ver con los medios de comunicación, en los cuales SIISA no cuenta con la presencia que ameritaría su tamaño, solamente llega a aparecer cuando se inserta publicidad en periódicos como Reforma o El Universal los cuales podrían no tener el perfil del cliente al que ellos se dirigen. En la relación de SIISA con los medios de comunicación es escasa, son pocas las veces en donde la empresa aparezca en notas periodísticas o reportajes. Únicamente figura él corporativo INFRA del cual se hablará más adelante; sin embargo en un monitoreo realizado entre el 12 y el 19 de noviembre de 2012 a medios como El Financiero, El Economista y CNN en expansión SIISA no aparece en una sola nota, con lo cual no se puede establecer que tenga una buena o mala reputación, por lo tanto es inexistente. Otro elemento a analizar del entorno de SIISA tiene que ver con la competencia de la empresa, la relación con esta variable se le puede considerar agresiva y a la vez de dependencia; la empresa pugna con MILLER y LINCOLN ELECTRIC por los mercados internos y externos, sin embargo es dependiente al no poder generar sus propios modelos y tener que copiar los que producen estas empresas. En el aspecto económico la empresa depende en gran medida del tipo de cambio de monedas al cual se tiene que ajustar si existen variaciones, ya que los precios se tienen que modificar de acuerdo a las fluctuaciones que se den con respecto al país y la moneda del lugar donde se pretenda vender el producto. Un elemento fundamental que forman parte del entorno de SIISA son sus proveedores, los cuales se pudo constatar, mantienen una relación estable con la empresa, pues SIISA se ha surtido alrededor de 15 años con los mismos, abasteciéndose de forma continua con materia prima, necesaria para su producción. Los clientes de SIISA son muchos y muy variados sin embargo destacan empresas de relevancia como CFE, PEMEX, FIESTA INN, GRUPO INDI y HOMEX, elementos del entorno que destacan por demandar productos y servicios de calidad que satisfagan los requerimientos de sus empresas y para lo cual se necesita estar actualizado con respecto a sus necesidades. Uno de los aspectos a resaltar es la relación con su suprasistema el Grupo INFRA, quien se dedica a comercializar los productos de SIISA y de al menos nueve empresas más, con esta empresa se mantiene una relación de dependencia-conflicto, dependencia porque con grupo INFRA se comercializa cerca del 90% de los productos de la empresa, además de ser la encargada de generar los estudios de mercado necesarios para la innovación de sus productos. SIISA mantiene un convenio con Grupo INFRA para tener el mejor precio en los productos que compra de SIISA; sin embargo con el objeto de sortear la crisis SIISA ha optado por vender de manera directa sus productos, otorgando descuentos a sus clientes directos con lo cual el precio se iguala al de Grupo INFRA ocasionando un conflicto entre SIISA y dicho Grupo. 10 Los 49 años de trayectoria de la empresa sumados ha la experiencia obtenida por parte del corporativo Grupo INFRA la han hecho una empresa experimentada en el ámbito de los negocios, la empresa ha tenido capacidad de adaptación hacía su entorno aunque está se ha visto limitada por que está más ocupada en solucionar sus conflictos internos que en responder a las necesidades de su entorno. En resumen se puede definir la relación entre SIISA y su entorno en términos generales como turbulenta y a la vez dependiente, al tener en su mayoría situaciones que se puede definir como conflictivas e inestables, mantener un único cliente hace a SIISA dependiente de éste, no obstante que esto le ahorra el desgaste del proceso de venta. Es de esta forma que el entorno ejerce su influencia hacia la organización, la presiona hasta que la organización se adapta o sucumbe. Por ello es necesario que la empresa se anticipe a los movimientos de su entorno o al menos los prevea con el fin de intervenir hacía su interior, adaptarse y sobrevivir a los cambios. Para esto se realizará un ejercicio prospectivo que según Merello, (1973 citado en Uruanga 2008:9) consiste en: Un acto de imaginación selectiva y creadora de un polo deseado, luego una reflexión sobre la problemática presente (para confrontarla con la deseada) y por último una articulación ensambladora de las pulsiones individuales para lograr el futurable (futuro deseable) Una vez conocidos los futuros posibles del entorno la organización tendrá la información necesaria para adaptarse a los movimientos tanto del mercado como las coyunturas que se enfrenten, para ello se recurrirá a distintos escenarios bien podrían ser: el catastrófico, el tendencial, futurable (el deseable) y el posible (futurible); sin embargo para este caso el escenario catastrófico y el tendencial se tomarán en cuenta como uno solo haciendo una proyección a 2023. El catastrófico El mercado se vuelve cada vez más agresivo y las trasnacionales empiezan a expandirse en el mercado nacional, la empresa se enfrenta a la incapacidad para innovar en su ramo a la vez que enfrenta la corrupción y la falta de regulación por parte del estado, sumado a ello la crisis se agrava ejerciendo mayor presión a la empresa lo que la pone en una situación de desventaja frente a las trasnacionales LINCOLN y MILLER, por lo que se ve obligada a dividirse y a vender la firma de productos de seguridad a alguna transnacional. El futurable (deseable) Se crean más y mejores normas de regulación que incentivan la inversión pero sin perder la regulación por parte del estado, la crisis mundial es superada con lo que se generan diferentes incentivos a través de los cuales la empresa logra proyectar su futuro comenzando a expandirse y a exportar a más países, la innovación se vuelve una herramienta que le permite a SIISA abrir nuevos mercados, innovar y crecer de manera continua. 11 Elfuturible (posible) Las normas de regulación no cambian, y el estado no tiene la capacidad para regular a la competencia, la crisis mundial se supera poco a poco y los mercados se estabilizan, las empresas enfrentan la voracidad de las trasnacionales sin embargo la confianza en los mercados mejora las ventas de la organización y su crecimiento se potencializa a través de la innovación de sus productos. Con el desarrollo de los nuevos medios de comunicación, que han facilitado la conexión de una persona con muchas otras, han aumentado de manera considerable la cantidad de oportunidades que tiene la empresa de expandirse, sin embargo con ello ha aumentado la variable procedente del entorno que ha producido una situación inestable (Véase Beer 1977). Debido a una tradición teórica-epistemológica la organización ha tendido a mirar hacía su exterior, “…que con facilidad critica, conoce y cuestiona a lo otro, pero que difícilmente se critica, se conoce y cuestiona a sí misma” (Ávila 2013:2) la organización no ha buscado aumentar su variable interna que le sirva para atenuar la variable que procede del entorno. 1.2. ORIGEN DE SIISA Una vez que se ha clarificado como es el entorno que rodea a la organización, es necesario adentrarse en ésta con el fin de comprender mejor su coyuntura, para esto habrá que entender su origen y su desarrollo que llevan a la empresa a su situación actual, es necesario conocer y entender su pasado para comprender su presente y proyectar su futuro. En el proceso de comprender a esta empresa es necesario comenzar a verla como organización, ésta es definida como una “unidad social (o agrupación humana) deliberadamente construida o reconstruida para alcanzar fines específicos” (Etzioni 1986:4), fines, que con el paso del tiempo van cambiando ya sea por dificultades o incertidumbre pero también por la necesidad de mejorar. Como se mencionó anteriormente SIISA forma parte del corporativo Grupo INFRA, dicho grupo se inició en el año de 1915 por los Sres. Alfonso Macías Franco y Fernando Macías Franco quienes instalaron su propio taller de soldadura autógena, que al pasar los años creció y diversifico sus mercados abarcando la producción de gases, manómetros y máquinas para soldar entre otros productos. Cuatro años después, en 1919, se marca el inicio formal de Grupo INFRA cuando instalan la Compañía Mexicana de Soldadura Autógena S.A. y deciden fabricar oxígeno, con lo cual desarrollarían uno de los más importantes grupos industriales del país, teniendo para 1940 al menos 25 centro de distribución de oxígeno y fabricas de acetileno ubicados en la ciudad de México y en las principales plazas de la República Mexicana. La década de los 60 se vuelve una época importante para el Grupo INFRA y es precisamente cuando comienza la historia de SIISA, pues en el año de 1963 se comienza la fabricación de la primera máquina para soldar llamada COMSA 180-I-CA cuyas siglas significaban Compañía Mexicana de Soldadura Autógena. 12 De esta manera es como se vislumbra la posibilidad de fabricar en México máquinas para soldar con representación extranjera, con lo cual se iniciaron pláticas con compañías extranjeras dedicadas al mismo giro, llegando a un acuerdo con la empresa Miller Electric MFG Co. En 1964 se inició la fabricación de las primeras máquinas para soldar bajo la marca MILLER con los modelos M180P y M225P de los cuales se fabricaron 100 máquinas cada uno. Para el año de 1965 es cuando Miller de México S.A. ahora SIISA nace como una empresa dedicada a la fabricación de equipo para soldar, con una nómina de 17 personas, en donde se le daba una gran importancia a la innovación de productos, por lo que se creó un centro de capacitación para enseñar las prácticas de operación y mantenimiento de los equipos. En este mismo año se funda la empresa Welsh de México S.A. la cual, con tecnología norteamericana comenzaba a operar la producción de artículos para protección Cabe destacar que en el año de 1965 asumía la presidencia Gustavo Díaz Ordaz en cuyo sexenio se inicio la construcción de las primeras tres líneas del metro, además de albergar los Juegos Olímpicos de 1968 y el Mundial de 1970 sin embargo este régimen se caracterizó por su autoritarismo destacando la matanza del 2 de octubre de 1968, en Tlatelolco. En el año de 1979 Miller de México comenzó las exportaciones hacia el mercado latinoamericano, y para 1982 mientras sus competidores eran simples ensambladores de partes de importación, Miller se consolidaba como el único fabricante en México de máquinas de soldar. En Mayo de 1998 se decide dejar de utilizar la marca Miller y Welsh debido a la terminación de los convenios con dichas empresa y justo cuando la producción de máquinas de soldar y corte por plasma tenía una fuerte posición en el mercado mexicano, en ese mismo año se experimenta la fusión de la empresa productora de soldadoras y la empresa fabricadora de equipo de seguridad industrial, bajo el nombre de la nueva razón social: Soldadoras Industriales Infra S.A de C.V. De acuerdo a los miembros de la organización, SIISA es una empresa que tiene una gran calidad en los productos que diseña, en donde aún a pesar de perder posición frente a otros productos existentes en el mercado, la empresa es vista con respeto por la calidad y liderazgo que representa. A pesar de tener cerca de 50 años en la producción de soldadoras y de equipo industrial SIISA enfrenta una coyuntura que le ha resultado difícil de superar y que se proyecta cada vez más drástica para algunos de los miembros, los cuales piensan que SIISA puede volver a ser un pequeño taller como antes si no existen los cambios pertinentes dentro de la empresa. Todo esto refleja que el modelo organizacional asumido por SIISA y sustentado en el paradigma de control (como se verá más adelante) ha dado lo que tenía que dar y ya no se adapta a las necesidades del mundo de hoy es un intento de trivialización que supone el primado de una heteroregulación externa que ignora, obvia o niega que la organización se autogenera y regula desde su propia autonomía (Ávila 2013) 13 1.3. COMO SE IDEALIZÓ SIISA La organización ha generado formas de conducirse, ser y pensar de los individuos esto ha llevado a reglamentar las conductas entre sus actores para mantener el control y llegar a la obtención de sus metas. Normalmente estas reglas suelen estar inscritas en manuales, reglamentos u otros documentos que establezcan los derechos y obligaciones que los trabajadores tienen que cumplir mientras se encuentran en la organización. Según Salaman y Thompson (1984) la estructura puede considerarse como una característica repentina de negociaciones e interacciones o como resultado de la imposición y la restricción; la fusión que dio como resultado ha SIISA generó un serio problema de identidad adentro de la organización, la visión y los valores que deberían de reflejar la forma de conducirse de SIISA fueron tomados del corporativo INFRA por lo que éstos no reflejan la situación particular de la empresa. Esta imposición de visión y valores en SIISA refleja un intento de imponer un orden ajeno a ella; estos elementos de la teoría clásica buscan emitir un único mensaje para todos, que como lo menciona Ávila (2013:6): Pretende la homogeneidad en decodificaciones y respuestas y que interpela y sanciona a quien o quienes se alejan o discrepan de ese modelo paradigmático de audiencia llamado perfil ideal del receptor. Así estos modelos pretenden alcanzar un estado de orden representado idealmente por organizaciones y sociedades de autómatas. Por otro lado SIISA se estableció como misión en el (Manual de Gestión de la Calidad [MGC] 2010:18): Producir equipo eléctrico para soldar y cortar por plasma, generadores eléctricos, así como equipo de seguridad industrial con la calidad, tecnología y precio competitivo en los tiempos de entrega acordadoscon nuestros clientes tanto nacionales e internacionales, y a la vez generar un valor económico agregado que dé como resultado el crecimiento y prosperidad de la empresa, de nuestros empleados, de nuestros clientes, de la sociedad, y que proporcione una rentabilidad adecuada a la inversión de los accionistas. La misión, de la cual se conoce muy poco entre los miembros de la organización, se realiza en algunos aspectos ya que no todos los productos se producen, por otro lado los paros técnicos no reflejan una posición muy favorable para la empresa Los valores que SIISA obtiene de su suprasistema el grupo INFRA son: Servicio al cliente, Honestidad, Lealtad, Trabajo en Equipo y Logro de Resultados, sin embargo se puede decir que al no comunicarse de manera constante estos valores al interior de la empresa se han transgredido en muchas ocasiones según los mismos miembros. Los valores de la organización son los que guían el actuar de los miembros de la empresa, en el desarrollo de sus actividades cotidianas, con ellos se busca generar una reputación para los clientes y regular las acciones de sus integrantes, para Habermas lo social, y lo cultural producen y reproducen lo ya existente vía acción comunicativa, mediante la difusión y su reiteración por los respectivos canales comunicativos. La organización podrá reforzar estos para que los miembros se sientan identificados con ellos. 14 La visión también retomada del corporativo y establecida en el (MGC 2010:18) es la de: Ser la empresa líder a nivel nacional debido a nuestro excepcional servicio y atención al cliente, en la producción y venta de equipos y productos para soldar y cortar y los productos de seguridad industrial, distinguiéndonos por nuestra rentabilidad, productividad y proactividad, manteniendo nuestro compromiso con la calidad total, la seguridad y el éxito de nuestros empleados y accionistas. Así como ser ejemplo en el cuidado del medio ambiente. La visión representa una aspiración de la agrupación, esta aspiración representa una guía que complementa los valores de la empresa mediante los cuales ésta podrá afianzarse y lograrse, sin embargo al conocerse poco, los miembros tienen la sensación de que la empresa no tiene un rumbo definido. Por último también se fijó una política de calidad: Ser líder proveedor de equipo eléctrico para soldar y cortar por plasma, generadores eléctricos y de equipo de seguridad industrial, así como proporcionar el servicio relacionado con los mismos, reconociendo la calidad como un requisito primordial y buscando dar a nuestros clientes un producto cuyo valor logre su satisfacción, apoyados en la mejora continua. (MGC 2010:19) La política de ser líder es la más conocida en la empresa, no obstante este liderazgo se ha perdido con el pasar de los años, sobre todo en la producción de equipo para seguridad, esto debido al aumento en los tiempos de entrega fijados por la empresa y el menor precio de los productos chinos que se han ido introduciendo poco a poco. Con el fin de crecer, desarrollarse y sobrevivir la organización se ha fijado distintos objetivos que han quedado establecidos en el Manual de Gestión de Calidad (MGC) el cual busca la mejora continua de los procesos de la empresa, mediante la estandarización de sus procesos y la revisión continua de ellos, no obstante mediante el diálogo con los participantes quedó claro que dichos proceso únicamente se cumplen en las fechas de auditorías o cuando el dueño de la empresa visita a la misma. Los objetivos de calidad establecidos en el MGC son: Objetivos específicos de calidad (mensuales) *Satisfacción del cliente al 95% (únicamente en el servicio técnico) *La calidad se evaluará de acuerdo al 2% de partes defectuosas, en proceso y producto terminado *Satisfacción del cliente al 95% (en comentarios quejas y sugerencias) Objetivo general de calidad (mensual) *95% cumplimiento en tiempo y forma de los pedidos acordados con nuestros clientes 15 Objetivo especifico de calidad (anual) *Ser líder proveedor con ventas anuales arriba de nuestro competidor más cercano, por lo menos 5% en máquinas y 2% en seguridad (al menos en tres familias). De esta forma la propuesta teórica de que “La conexión entre el objetivo y la estructura de una organización no es, pues, inmovible; no esta dada de una vez para siempre, sino que esta influida y considerada de una manera invariable por numerosos factores” (Mayntz 1990:102) no se ve cumplida. Los objetivos de una organización van a tener una estrecha relación con la forma en cómo se va a estructurar una organización, si los objetivos cambian la estructura tendrá modificaciones. Sobre esto, lo que se puede observar es que dichos objetivos son fijados unilateralmente y rígidos que no toman en cuenta a los miembros o grupos que tendrán que llevarlos a cabo, es necesarios pues regresar a los mismos ejecutores la posibilidad de fijar sus objetivos y metas que vayan de acorde a sus capacidades y posibilidades y no que sean fiados por alguien que desconoce la situación real del subsistema o departamento. Los objetivos deben de ir acorde a las capacidades, habilidades y posibilidades de la organización, por ello resulta imprescindible el tener canales de comunicación permanentes entre planeadores y ejecutores para definir de manera consensuada los objetivos a cumplir pues de nada sirve tener objetivos que a la larga no se cumplen por no conocer la capacidad de la organización, por otro lado el acordar con todos los miembros los objetivos, les da una mayor responsabilidad en su cumplimiento. En SIISA los objetivos especificados arriba no los conoce todo el personal, es más, algunos de ellos únicamente los conocen los gerentes, la mayoría habla únicamente del cumplimiento del 95% de los pedidos acordados por los clientes, en tiempo y forma. Los demás objetivos pasan desapercibidos, como se ha mencionado anteriormente, esto ocasiona la incertidumbre en la organización que en otras palabras puede conducir a la catástrofe. Hay que tener en cuenta que la comunicación organizacional coadyuva a la organización en sus diferentes ámbitos de competencia, en este apartado se puede visualizar que la comunicación puede auxiliar en la producción y reproducción de la misión, visión y valores, además contribuye a generar planes de trabajo consensuados y con ello acarrear una mayor responsabilidad en el cumplimiento de éstos. 1.4. CÓMO SE ESTRUCTURA SIISA Una vez esclarecido, el entorno, la historia y los ideales de la organización es momento de acercarse a la forma en la que SIISA se ha estructurado para cumplir con sus fines y objetivos, El “Organizar una empresa implica dos niveles de reflexión y acción: el modelo de distribuir las tareas y la estructuración global de la empresa” (Bartolí 1983:53). De esta forma se localizaran los componentes de la organización, como se integran y la forma en la que consiguen su producto. La forma en la que SIISA ha distribuido sus tareas, ha ido aumentando en complejidad con el paso del tiempo y también con respecto a la forma en la que la organización ha ido creciendo. 16 La estructura es señalada por Mayntz, (1990:105) como: El ensamblaje de una construcción, una ordenación relativamente duradera de las parte de un todo. La estructura de la organización es, por tanto el modelo relativamente estable de la organización; es tan solo un aspecto del todo y nunca es idéntica al sistema social. En su evolución y adaptación la empresa adopto la norma NMX-CC-9001-IMNC-2008, que tiene como propósito “demostrar nuestra capacidad para proporcionar consistentemente productos que cumplan con los requisitos de nuestros clientes y con los objetivos establecidos.”(MGC 2010:4) Esta norma es un documento relativamente estable de la organización. En el manual de gestión de calidad se establece la estructura de la empresa, sin embargo elmismo manual contempla su revisión anual “La determinación estructural no significa, sin embargo, que las estructuras de los sistemas sean estáticas. Por el contrario, la estructura de un sistema es cambiante” Rodríguez, (1999 citado en Jiménez 2007:43) con lo cual busca modificar sus procesos y a la larga su estructura. La forma en las que se ha distribuido la organización se ha establecido en el organigrama de la empresa, el cual es de tipo funcional y se fundamenta en el principio de especialización de las divisiones a su vez requiere una determinada centralización en las decisiones tomadas en el nivel de la dirección general. La ventaja es que favorece la auditoria, pero la desventaja es que es lenta y poco eficaz (Bartolí, 1983: 64) El organigrama está constituido únicamente con la estructura general de la empresa y está se caracteriza por su anchura más que por su altitud, en éste organigrama se muestran los gerentes y jefes de los empleados de confianza pero se excluyen a los empleados sindicalizados y/o de planta los cuales no fueron considerados para esta investigación pues se enfoca únicamente a todo el área administrativa, donde se encuentran los empleados de confianza. La población que se encuentra dentro del personal de confianza es de 79 personas distribuidas entre las 6 principales gerencias: el área de administración está conformada por 18 personas, el área de Producción e Ingeniería y Diseño División Máquinas por 16 miembros, el área de Planeación y Abastecimiento y el área Comercial compuestas por 14 miembros cada una, mientras que la gerencia de Producción y la de Ingeniería y diseño División Seguridad están conformadas por tres y cuatro personas, de estos 79 personas 10 forman parte del corporativo grupo INFRA. El organigrama (véase Anexo 1) está integrado en un primer nivel por una dirección general que se encarga de tomar las decisiones en la empresa, la responsabilidad de la dirección general es grande, sin embargo el director que también es el dueño, solamente asiste los días martes a la división máquinas y los días miércoles a la división seguridad. La comunicación de parte de la dirección general es jerárquica y descendente, es decir de arriba para abajo además de ser exclusiva con el segundo nivel del organigrama, lo que le dificulta conocer a profundidad la situación de la empresa; el director general delega su autoridad de manera no formal a la encargada de la gerencia de administración. El segundo nivel de la empresa, está conformado por seis gerencias a las que se les llamará de área para distinguirlas de las que están debajo: 1) Gerencia Comercial; 2) Gerencia Administrativa; 3) 17 Gerencia de Producción, Ingeniería y Diseño División máquinas; 4) Gerencia de Planeación y abastecimiento; 5) Gerencia de Ingeniería y Diseño División seguridad; 6) Gerencia de Producción división seguridad. Según la ley de Ashby si en un sistema las variables están desequilibradas el sistema no puede conseguir la estabilidad, en SIISA la fusión de la gerencia de producción con la de ingeniería y diseño división máquinas ha contribuido a una considerable acumulación de variable que mantiene al sistema inestable y al borde de la catástrofe. El hecho de que el director general delegue autoridad a la gerente de administración ha ocasionado que la c.p. Inés supervise de manera directa la gerencia de ventas división seguridad donde trabaja su sobrina ocasionando un conflicto con la encargada de está gerencia la Srita. Maricela Arellano; la gerente de administración por otro lado también lleva un seguimiento de la gerencia de ingeniería y diseño división seguridad produciendo un desajuste en el organigrama que no figura en éste. Con respecto a esto Beer S. (1977:62) señala Cuando los datos que han sido generados por estos modelos de baja variable, (cubriendo en los departamentos largos y estáticos períodos) no se ajustan a la realidad por más tiempo, se acumulan... Un ministro por ejemplo no puede controlar toda la información que ha sido generada, aun cuando su variable haya sido atenuada por dos veces. Es necesario que entre los miembros de la organización acuerden mediante el diálogo las competencias y los límites que ejerce cada una de las gerencias, esto con el fin de mantener un orden y para que no haya intromisiones de una gerencia en otra y poder disminuir los conflictos al interior de la empresa, al restablecer este canal de comunicación es posible que el flujo de información mejore y no se tenga que recurrir a amenazas y chantajes hacía los demás empleados. 1.5. LOS INTEGRANTES En este análisis de la organización es necesario hacer referencia a un factor fundamental el cual todavía no se ha abordad y que tiene que ver con la definición sobre lo que es una organización, esta agrupación humana está compuesta precisamente de personas que le dan vida a la organización y que tienen un nombre y una historia pero también objetivos y deseos. Para Mayntz (1990:143) lograr que una organización exista y funcione tiene que cumplir el triple cometido de “ganar miembros, lograr su permanencia en ella y hacer que desempeñe sus cometidos”. SIISA ha conseguido los tres cometidos en la medida en que ha proporcionado un balance y juego entre los tres, ya que no ha logrado que algunos de sus miembros permanezcan pero a su vez ha ganado miembros, lo que le ha permitido generar una estabilidad en cuanto a la cantidad de colaboradores. Como se muestra en la siguiente tabla, el puesto de mayor jerarquía corresponde al dueño de la empresa quien también forma parte del consejo directivo de Grupo INFRA, el segundo nivel establecido en el organigrama es el de los gerentes de área a los cuales se les debería de nombrar directores y por último en el tercer nivel se encuentran los gerentes y jefes de departamento. Las oportunidades de desarrollo dentro de la empresa son bastantes y muy variadas, los miembros de planta tienen la oportunidad de estudiar mientras trabajan al igual que los empleados de 18 confianza, sin embargo la forma de ascender de puesto varía, los sindicalizados puede obtener un puesto de confianza con base en su desempeño del cual se lleva un registro. Para los empleados de confianza subir de puesto muchas veces no es resultado de sus capacidades y habilidades, la mayoría de las veces esto ocurre sí el empleado que es ascendido le cae bien al gerente o sí no ha tenido conflictos con él, también se han creado jefaturas con el único fin de favorecer a personas con las que se tiene alguna relación ya sea familiar o de cualquier otra índole. Esto según Fromm (1960:152) bien puede ser identificado como un elemento clave de la estructura sociopolítica de la organización que va de arriba hacia abajo. La seguridad y el progreso no se ganan originalmente sobre la base de los logros y la competencia, como en una sociedad moderna, sino más bien sobre la base de una lealtad absoluta al superior a cambio de la esperanza de que el superior le hará favores al individuo y lo protegerá. Cabe destacar que esta forma de organización se relaciona con la orientación de carácter improductivo-receptivo, donde: “La esperanza siempre es que los de arriba pueden beneficiarnos, y la energía se dedica no tanto a los propios proyectos como a tratar de manipular al superior”. Fromm (1960:151) El mismo Fromm (1960:152) abunda sobre esta situación, y compara: En una sociedad industrial el éxito depende básicamente de los logros y la competencia, la simpatía sólo es un factor secundario. En la sociedad semifeudal, el ser simpático o complacer a la autoridad es un factor importante para tener éxito y hasta para continuar en el mismo status, mientras que los logros y la competencia son secundarios. Estos aspectos que el autor aborda son los que constituyen la estructura sociopolítica de la organización y que poco a poco permite comprender su manejo. De esta manera elser empleado de confianza era atractivo por un bono que se otorgaba cada seis meses, sin embargo en la actual administración éste se retiró, sin embargo hay quienes comentan que no a todos les fue retirado. Con el fin de conocer un poco más a los integrantes que forman parte de este estudio y de esta organización en el anexo 2 se presenta una lista con los empleados de confianza de la empresa agrupados de acuerdo a su nivel formal y donde se presentan datos sobre su nivel de estudio, edad y antigüedad en la empresa: En el nivel de las gerencias de área que debería de nombrárseles directivos y no se les llama así a decir de la gerente de administración por cuestiones estratégicas, está formado en su mayoría por gente de experiencia que va de los 40 hasta los 60 años de edad a excepción del gerente de producción que tiene 26 años de edad. Quitando a los miembros de las gerencias de Producción y de Ingeniería y Diseño División Seguridad, los demás gerentes han estudiado mientras trabajaban en esta empresa lo que les ha permitido desarrollarse y crecer hasta llegar a los niveles más altos posibles en la empresa. No obstante que los directivos tienen una preparación que va acorde a las funciones que desempeñan en la empresa éstos carecen en su mayoría de las habilidades necesarias para el 19 manejo de personal; las capacidades y habilidades por no decir los egos de los dirigentes llegan a chocar en ciertas situaciones, este es el motivo por el cual las reuniones que antes se daban en este nivel ya no se llevan a cabo lo que puede indicar que los canales de comunicación están rotos y el sistema está desarticulado. Los miembro más recientes en este nivel fueron colocados por el director general, sin embargo las personas que ocupaban los puestos de estas gerencias fueron despedidos por lo que algunos llaman una lucha de poder entre los gerentes, lo que en ocasiones los distrae de sus obligaciones de cumplir con los objetivos del manual de gestión de calidad de la empresa, lo cual sólo se realiza cuando hay auditorias o está el director general. En el nivel de gerentes y jefes de la organización la antigüedad va desde los 4 hasta los 32 años teniendo un promedio de 16 años y medio de permanecer en la empresa, el grupo se caracteriza por ser un grupo maduro pues la edad oscila entre los 30 y 50 años de edad; el grado de estudio es de preparatoria hasta maestría, el problema en este nivel es que hay una centralización de las decisiones, por lo cual los directivos o gerentes de área no los dejan tomar la iniciativa y retardan su trabajo. En cuanto al manejo de personal se puede calificar como regular pues algunos gerentes no saben delegar funciones, en cuanto a la toma de decisiones pocas veces puede darse pues los directivos asumen ésta responsabilidad haciendo más lenta a la organización. La comunicación con los niveles directivos es deficiente, mientras que la comunicación con los miembros del siguiente nivel es buena sin embargo la deficiencia con el nivel anterior ocasiona problemas para coordinarse. El siguiente nivel, pero que no está representado en la estructura formal de la organización comprende una serie de sub-jefes en la empresa que desempeñan labores más especializadas que él nivel anterior, la edad de éstos va de los 27 hasta los 55 años de edad, y la antigüedad desde los 3 hasta los 11 años, los grados de estudio van desde preparatoria hasta licenciatura siendo este nivel el encargado de lidiar con los problemas ocasionados por la falta de comunicación de los niveles gerenciales. Por último se encuentra el que se puede decir es el nivel operativo para el área administrativa, en este nivel se combina experiencia y también juventud al haber miembros desde 22 hasta los 55 años y con antigüedades desde los 2 meses hasta los 30 años, la preparación de este grupo es buena al tener la mayoría de los miembros un nivel técnico o de licenciatura, además de tener becarios que están a prueba con el fin de tener el personal más apto para desarrollar su trabajo sumando un total de 69 empleados de confianza que conforman la estructura de la organización. 1.5.1. SELECCIÓN DE PERSONAL En el proceso de crecimiento de la empresa, ha ido ganando miembros, los cuales deben cubrir ciertas características, no obstante estos miembros se van desarrollando y creciendo junto con la empresa es por eso que resulta muy importante el proceso de selección y promoción del personal el cual está a cargo de relaciones industriales y se da de manera diferente de acuerdo a cada departamento. En el proceso de reclutamiento Mayntz (1990:144) señala que: 20 La manera como las organizaciones reclutan a sus miembros depende estrechamente de la actitud del miembro potencial frente al objetivo de la organización y de los motivos para su ingreso. Cuales sean las personas en las que hay que pensar para su ingreso en una organización depende de los puestos a ocupar, que a su vez se deduce del objetivo de la organización. Para seleccionar al personal interviene la gerencia de Relaciones Industriales en la mayoría de los casos, sin embargo no en todas las áreas se da de la misma manera, además hay que exentar a los gerentes, a los cuales los designa el director general por promoción o reclutamiento, en el caso de los gerentes que suben de puesto por promoción hay gente preparada pero en muchos casos carecen de habilidades en el manejo del personal. La manera en que se selecciona al personal se da de distintas maneras dependiendo del área necesitada, sin embargo el proceso de reclutamiento comienza con la publicación de vacantes en distintas bolsas de trabajo, destacando la página de internet OCC en donde se han encontrado la mayoría de los últimos miembros de SIISA. Con los miembros de planta el proceso es simple, se descartan aspirantes con base al perfil del puesto requerido, los aspirantes restantes se presentan en recursos humanos donde se les realiza una entrevista con el gerente de Relaciones Industriales y posteriormente se seleccionan a los mejores candidatos. Para el área de Ingeniería y Diseño División Máquinas se realizó un examen de oposición con los candidatos al puesto solicitado, con base en los resultados obtenidos en la prueba se observó no cual era la mejor calificación, si no quién tenía la capacidad para resolver problemas, los que tenían mejor resolución de problemas son los que fueron reclutados. El área de Ingeniería y Diseño División Seguridad tomó a los mejores candidatos al puesto, los cuales puso a prueba como becarios durante tres meses en los que se dio un seguimiento de sus resultados y habilidades en el puesto requerido al encargado de la gerencia fue quien seleccionó al mejor candidato. El área comercial para la selección de personal únicamente se basó en entrevistas entre el gerente de Relaciones Industriales así como el Gerente del área solicitada, ambos gerentes platicaron acerca de los candidatos y escogieron a la persona más indicada para ocupar el puesto. Para el área de Administración el proceso fue similar la diferencia fue que la entrevista sólo la realizó la gerente de Administración. Como se puede observar cada área tiene la posibilidad de seleccionar a su personal de acuerdo al método que ha ellos les parezca más adecuado para cubrir las necesidades y objetivos de cada área, sin embargo se puede decir que en algunos casos se privilegian las relaciones ya sea sanguíneas o de amistad en la selección de personal. 21 1.6. ADMINISTRACIÓN Y COMUNICACIÓN EN SIISA La administración se puede definir como un proceso que consiste en suministrar, proporcionar o distribuir algo con el fin de cumplir un objetivo, ésto a través de la planeación, de la organización, la ejecución y el control del proceso. De acuerdo al tipo de modelo administrativo que se use la comunicación operará de distinta forma. Los tipos o escuelas de administraciónhan sido distintas y muy variadas, las cuales se pueden sintetizar en cuatro de las más importantes o más relevantes. Estas cuatro son la teoría clásica, la humanista, la de sistemas y la contingente, las cuales han buscado proponer mejoras en la administración de las organizaciones. Para Pérez D. J. (2000:16) las organizaciones mexicanas agrupan 13 rasgos organizacionales de algunas empresas e instituciones mexicanas, estos rasgos concuerdan con el modelo de administración clásico que es caracterizado por “una marcada centralización en la toma de decisiones incluidas en los comunicados, así como una supervisión constante y control que alerte en caso de desviaciones” (Martínez de Velasco, 2003:23) las desviaciones no solo involucran el trabajo, sino las formas de comportarse dentro de la organización. La planeación, la organización y el control de las actividades son acciones que son llevadas a cabo por el director general junto con los directivos de área con los que se encarga de fijar modelos y objetivos para la organización de manera unilateral y comunicarse a los subordinados de la misma manera quienes tiene que acatar lo impuesto sin que se les consulte. Para la etapa de control el director general delega de manera no formal su autoridad a la gerente de administración quien tiene la premisa de mantener el control del proceso administrativo el cual se lleva de manera rígida, y poco flexible propio de las organizaciones con este modelo de administración. La comunicación es jerárquica descendente y permite poca retroalimentación de los cuadros bajos, Max Weber planteo una forma de administración parecida a ésta es decir jerárquica y de control en sus procesos (Martínez de Velasco, 2003:21-22), esta teoría y forma de administrar está más orientada a la revisión y al control que a la flexibilidad y a la innovación. Esta forma de administración en SIISA ha dado paso a la modificación de lugares de trabajo con el fin de instalar cámaras de video que permitan vigilar que los miembros de SIISA estén en su lugar, ésta forma de administrar a la organización limita el intercambio de ideas y con ello las posibilidades de innovar. En una organización con una comunicación jerarquizada y descendente las ideas no fluyen, se estancan, la imaginación se coarta no se incentiva, se impone no se negocia, se buscan culpables no soluciones; en SIISA un ejemplo muy particular de ésto, lo pone la gerente de administración donde se grita no se habla, se busca sumisión más no cooperación. Las consecuencias de las estructuras rígidas aunado a su centralización en la toma de decisiones es que tienen gran dificultad de adaptación a los cambios de circunstancias, ya que fueron diseñados para conseguir determinados objetivos y no para las innovaciones, cosa que no debe sorprender. 22 Por ejemplo rechazan cualquier estrategia de comunicación, prefieren estructuras rígidas (Morgan, 1999) Las teorías no son únicas y exclusivas son una forma de explicar el mundo y es por ello que se complementan mutuamente, a simple vista en SIISA se puede observar que el modelo administrativo que impera es el clásico sin embargo observando a los distintos subsistemas que integran a SIISA los otros modelos se expresaran. Cada gerencia (gerencia Comercial, gerencia de Producción etc.) que existe en SIISA representa un subsistema, estos subsistemas relativamente autónomos, usan el modelo administrativo imperante pero lo adaptan a sus necesidades, lugar donde se expresan las diferentes características de los modelos de administración. Si se toma en cuenta que el modelo de administración de todo el sistema influye de manera directa en la manera en que los subsistemas se administran también se tendrá que el modelo de comunicación no variará mucho con respecto a la forma en la que el sistema en su conjunto se comunica. Como ya se mencionó hay otros modelos administrativos, entre ellos destaca el modelo humanista, cuyo elemento común y determinante en esta escuela es la valoración adecuada del elemento humano en las organizaciones mediante una mayor participación y comunicación como señala Martínez de Velasco (2005). En éste modelo administrativo se toma en cuenta al personal pero con el único fin de mantenerlo motivado para hacerlo producir más y mejor para obtener más dinero, lo que se inserta en la misma lógica de poner la producción por encima de las necesidades, deseos y objetivos de los individuos en este sentido la comunicación funciona como una forma de mantener el sistema imperante de utilizarse únicamente en la lógica de maximizar la producción y ganancias a toda costa. El modelo administrativo humanista tiene “la necesidad de conocer y comprender a las organizaciones como entes sociales, sus relaciones grupales importantes, tanto formales como informales y el impacto de elementos no solo estructurales o económicos, sino psicológicos”. (Martínez de Velasco 2005:24).El modelo humanista se expresa en SIISA de la siguiente manera: en lugar de recortar personal la empresa opta por realizar paros técnicos con lo que muestra una preocupación por sus trabajadores aun cuando en otras actividades relevantes para la subsistencia de la organización los miembros no sean tomados en cuenta como por ejemplo la realización de planes, programas o capacitaciones. Un punto mediante el que la empresa busca conocer y comprender a las organizaciones como entes sociales, es el de la realización de reuniones, fiestas concursos, etc. sin embargo estos eventos al no tomar en cuenta las principales necesidades de los distintos grupos de la organización y realizarse con el único fin de mantener a los empleados motivados para que produzcan más han sido detonantes de disgustos y conflictos internos. La comunicación en este tipo de eventos en vez de fortalecer la identidad de la organización en la empresa, contribuye a disiparla al exaltar las diferencias entre División seguridad, División 23 máquinas y División Cuautitlán, lo cual se observa en el uso del lenguaje pues los directivos nunca hablan de SIISA sino de las Divisiones, en conclusión estos eventos han sido contraproducentes. Por otro lado se encuentra la teoría de sistemas que visualiza a la empresa como “un conjunto de elementos interrelacionados entre si que constituyen un todo organizado, donde el resultado es mayor que la suma de las partes” (Martínez De Velasco 2005:28), es decir cada departamento interrelacionado constituye algo más que la suma de sus miembros. La interrelación entre departamento se da de una u otra manera en ocasiones más improvisada que bien estructurada, pues entre los miembros se desconocen las actividades mediante las cuales se interrelacionan con los otros departamentos y áreas, en otras situaciones no se permite el acceso a la información de la que dispone un departamento por otro generando incertidumbre y falta de información necesaria para desempeñar el trabajo. Sin embargo la concepción que los directivos tienen de la organización está más orientada a concebir a la organización como una “suma de esfuerzos, (objetivo común) como la suma de diversas operaciones simples, no contradictorias, y complementarias” (Ávila 2013) es decir pretenden ignorar los conflictos, y las particularidades de cada quien, lo cual puede enriquecer a la organización sobremanera. Para ésta escuela de administración y aunque los autores no lo señalan directamente una empresa comunica al medio no sólo a través de escritos o declaraciones si no a través de resultados, logros, calidad del producto, etcétera (Martínez de Velasco 2005) al tener paros técnicos y aceptar que los números no mejoran en la organización SIISA está comunicando hacía su entorno una situación de crisis, crisis que después de tres años no ha podido superar. El modelo de administración contingente habla de una serie de investigaciones que tenían como fin conocer cuales son los modelos de estructurasorganizacionales más eficientes de determinados tipos de industrias, la investigación concluyó que no había una única y mejor forma de organizar. Es por esto que la teoría contingente es denominada por Martínez de Velasco (2005:33) como un: Estilo administrativo orgánico ya que se caracteriza por permitir una flexibilidad organizacional, en ella existe una mayor interrelación y colaboración hacia todos sus niveles, a su vez beneficia la comunicación a la par que consigue que ésta se logre de manera más frecuente y de forma horizontal ascendente e informal, en esta disciplina las limitaciones de los derechos entre sus miembros y las responsabilidades de los mismos son más flexibles. En el mundo la globalización comienza a materializarse, y SIISA mediante sus procesos de comercialización ha comenzado a integrarse a ésta, abriendo mercado en países latinoamericanos y de medio oriente, es por ello que “la administración de la globalización y su tensiones requieren de un consenso global respecto a propósitos y dirección”. Lodge (1996, citado por Jiménez 2007:52) Ya que SIISA se ha comenzado a integrarse a la globalización, es necesario que considere su forma predominante de administración de la organización optando por un modelo más flexible y 24 eficiente en su actuar, es decir es necesario un cambio organizacional que privilegie “el desarrollo del consenso, la comunicación de las prioridades y la visión organizacional, serán la clave del éxito en un mundo industrial que inevitablemente será más confuso que el actual. D´aprix (1998 citado por Jiménez 2007:52) Es importante para la empresa reconocer y mantener la paradoja que como dicen Serrano et. al. para permanecer hay que cambiar y para cambiar hay que permanecer, es por ello que resulta de vital importancia para la organización fortalecer la administración de la comunicación y comunicar la administración orientada a la ejecución con éxito de las acciones. 1.7. DIAGNÓSTICO 1 La relación que la organización ha establecido con su entorno es una relación principalmente de dependencia, pues su entorno demanda ajustes constantes a la organización esto implica ajustarse a las distintas reglas que ponen tanto las leyes que hay que respetar como las necesidades de las empresas a las que surte ya sean nacionales o internacionales. Para estas exigencias del entorno SIISA se ha adecuado en algunos aspectos pero está adaptación ha sido limitada por que la organización ha tenido que lidiar con problemas internos que muchas veces resultan ajenos a los fines de la organización, la empresa se ha preocupado más en solucionar conflictos a su interior que en adaptarse a las demandas que le exige su entorno por ello resulta necesario que la organización medie en su interior para solucionar estos conflictos. De esta manera es que se visualizan distintas opciones de futuro para la empresa en un lapso de 10 años; entre ellas se visualiza que la innovación es la opción más viable con la cual reposicionar a la empresa y enfrentar las distintas turbulencias que se esperan durante este plazo. Para utilizar la innovación la empresa tendrá que reconsiderar sus formas de administración además de sus objetivos, misión y visión para construirse un mejor futuro. La filosofía de la organización que fue retomada del corporativo INFRA es representativa de una especie de imposición cultural e ideológica completamente distinta a la que SIISA por sí misma reflejaría, esta imposición genera reacciones adversas que no ayudan a los fines de la misma organización. Por otro lado esta imposición ve el producir (entendido como fabricar y elaborar cosas), como un fin en lugar de un medio para satisfacer necesidades, lo cual se refleja en su misión donde el producir es esencialmente a lo que se dedica la organización al colocarlo en ese apartado. Esta imposición genera un conflicto de identidad que toma forma en el discurso de los participantes de las distintas fabricas en la forma que usan para diferenciarse unas de otras, en donde se habla de: división seguridad, división máquinas y división Cuautitlán, lo que da idea de pequeñas islas dividas entre sí y alejadas unas de otras, cuidándose unas de otras y no como una única empresa sólida que enfrente sus adversidades unida. Por otro lado el proceso de selección de personal ha resultado en la mayoría de los casos un proceso exitoso que ha dado resultados, sin embargo es necesario que la organización vaya más allá en la administración de sus recursos humanos, sobre todo si se considera la innovación como una herramienta para superar su crisis por lo que resulta necesario poner atención en los distintos 25 niveles de capacitación como lo es la inducción, la actualización, la promoción, la especialización la rehabilitación y el desarrollo. La organización enfrenta diferentes retos entre la influencia y demandas de su entorno como en su organización y el establecimiento de sus fines además de retomar la esencia de su identidad que no ha sido plasmada para que lo guíe y coadyuve al enfrentamiento de los diferentes retos que tiene la empresa por delante para transformarse y expandirse tanto a nivel nacional como a nivel internacional, para ello es necesario hacer uso de la comunicación en sus distintas modalidades, ya sea desde la construcción del acuerdo o la difusión de su filosofía y de sus políticas organizacionales. Como se vio anteriormente las organizaciones para existir y funcionar tienen que ganar miembros, lograr su permanencia y hacer que desempeñen sus cometidos sin embargo ante la alta rotación de personal y la incapacidad de la organización de ganar más miembros la hacen una empresa frágil que lucha por existir y por funcionar en suma la organización va en contra de su naturaleza organizacional, va en contra de sí misma, SIISA es su peor enemiga, Estas conclusiones que a primera vista parecen aisladas impactan directamente en un aspecto primordial dé la organización como son los procesos productivos y que se conjugan con problemas informativo-comunicativos ocasionados por la misma forma de administración de la empresa con lo cual se va construyendo, poco a poco este diagnóstico, por ello resulta necesario analizar los procesos productivos bajo este enfoque, el enfoque de la comunicación. 26 Capítulo 2 2. LOS PROCESOS Y LOS PROBLEMAS EN SIISA Para este segundo capítulo se analizarán desde la comunicación pero con un enfoque productivo los problemas de funcionamiento de SIISA, para ello se hará un análisis de los procesos que hacen que SIISA funcione y los problemas que estos mismos tienen, para aumentar la comprensión de estos procesos se realizarán diagramas de flujo que representen de la manera más acertada estos procesos de la forma tal y como se describen en el Manual de Gestión de la Calidad, posteriormente se graficará tal y como se llevan a cabo en la vida cotidiana. Los procesos también pueden entenderse como flujos de información y comunicación entre los actores que los realizan, es por ello que es importante considerar como fluye la información en éstos y poco a poco ir conociendo los problemas a los que se enfrenta la empresa en este aspecto, posterior a ésto se podrán cuantificar los costos ocasionados de esos problemas A lo largo de este capítulo se permitirá conocer los principales procesos que desarrolla la empresa sin embargo, dadas las limitantes impuestas por la organización a esta investigación no se podrá profundizar en los procesos de producción tanto de máquinas de soldar como de productos de seguridad, esto por el temor a que estos procesos se difundan y sean copiados por competidores. 2.1. LOS PROCESO EN SIISA Anteriormente se ha hablado de algunos elementos los cuales constituyen y además influyen a la organización estos elementos como los ideales y objetivos de una organización se conjugan conlas capacidades y habilidades de los actores para producir mediante procesos específicos de trabajo con los cuales se busca cumplir con los objetivos de la organización. Como ya se vio el entorno de la organización influye a la empresa y la provee de información necesaria para que opere, por ende la organización, como sistema complejo se ve en la necesidad de adaptarse a su entorno pero también a su propia complejidad (Luhman 1998:54), es decir la organización además de lidiar con su entorno tiene que lidiar con sus procesos internos para adaptarse y sobrevivir. La relación del entorno con la organización como lo dice Luhman (1998) es regulada por órganos fronterizos los cuales establecen una relacionalidad selectiva estos órganos regulan la información y la discriminan teniendo en cuenta el aspecto útil/inútil, en este caso se puede definir que las gerencia comercial, la gerencia de planeación y abastecimiento y en menor medida la gerencia de administración son los subsistemas que tienen estos órganos que regulan la información. Por otro lado la organización también tiene sus subsistemas que son los encargados de generar la información del sistema que debe de fluir y en ocasiones exponerse a su entorno tomando en cuenta los aspectos útil/inútil y a veces también favorable/desfavorable. Las gerencias que producen más información son las de producción y diseño de ambas divisiones. Toda la información (la que se produce y la que entra) se encuentra en bruto y necesita ser procesada por el sistema para poder operar y a la vez regresar información al entorno; por su parte la información que se queda en el sistema debe de ser repartida a los diferentes subsistemas. 27 La información que es discriminada bajo los aspectos de útil/inútil es usada por la organización para operar y cumplir con sus objetivos, sin embargo está información tiene que ser procesada y repartida entre los diferentes subsistemas de la organización. Si la organización trabaja de manera adecuada su información logrará disminuir los costos que implica realizar determinada acción. Pero si la organización no sabe procesar y repartir su información los costos se verán aumentados de manera considerable y los objetivos de la organización estarán en entredicho de cumplirse, es por ello que resulta imprescindible considerar los problemas informativo-comunicativos en el proceso de productividad de la organización pues como dice Bateson (1990) la información es la diferencia que hace la diferencia. La información que entra en el sistema y que se genera adentro del mismo es trabajada por SIISA mediante 5 diferentes procesos y los cuales utiliza para producir máquinas de soldar y equipo de seguridad principalmente. Mediante el análisis de estos procesos se busca encontrar las desviaciones, las omisiones y el mal reparto de la información que es vital para cumplir los objetivos de SIISA. Lo que se pretende mediante esta descripción y comparación de los procesos es realizar una autobservación de la organización “La autobservación es la introducción de la diferencia entre sistema y entorno en el sistema que se constituye con esta diferencia. Dicha diferencia es un momento operativo de la autopoíesis” (Luhman 1998:58) Esto con el fin de que la organización se reconozca a si misma identifique sus problemáticas y cree soluciones para atender sus problemas. En SIISA los procedimientos se han considerado estáticos y no dinámicos como realmente son, es por ello que la comunicación ha jugado un papel determinante en esta situación, ya que se ha caracterizado por utilizar estrategias comunicativas de reproducción orientadas a la conservación del sistema que percibe la realidad como algo estático y no dinámico Martín (1978 citado por Serrano et. Al. 2012) SIISA en sus adentros opera 5 procesos distintos que son: el de planificación de la realización del producto, el proceso relacionado con el cliente (comercialización y servicio técnico), el de diseño y desarrollo, el de compras y por último el de producción y prestación del servicio; al menos tres de estos procesos tiene que ver directamente con la producción, los otros se desarrollan de manera paralela pero están relacionados con el proceso de producción el cual resulta de vital importancia para la sobrevivencia de la organización. 2.1.1. PROCESO DE DISEÑO Y DESARROLLO DE PRODUCTOS Los procesos de planificación y de producción del producto son procesos a los cuales no se permitió su evaluación, sin embargo utilizando los procesos relacionados con el cliente así como el de compras se unificaron para obtener un proceso al que se llamará de administración y mediante la realización de diagramas de flujo que pueden ser considerados como una representación gráfica que muestra todos los pasos de un proceso se podrá graficar el proceso formal y después compararlo con el proceso real de trabajo. Por otro lado y de manera paralela se representará el proceso de diseño y desarrollo del producto el cual sirve para generar nuevos modelos y actualizar los anteriores según refiere el Manual de 28 Gestión de la Calidad; el diagrama de flujo será una herramienta útil pues se “utiliza cuando se necesita identificar la trayectoria actual e ideal que sigue un producto o servicio con el fin de identificar desviaciones” (Emilio Martínez graficas la prensa 1996. Inédito en compilación de Jorge Pérez 2008) A continuación se presentan los flujogramas ideales y reales de los procesos a analizar, comenzando con el proceso que representa el diseño y desarrollo de productos en su forma ideal, es decir cómo se menciona en el manual de gestión de la calidad y posteriormente el proceso tal y como se observó se lleva a cabo. (Para una mejor lectura se recomienda revisar los anexos 3 y 4 que explican mejor los procesos graficados) 29 2.1.1.1. PROCESO IDEAL DE TRABAJO PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO DE PRODUCTOS ESTABLECIDO EN EL MGC NO SI SI NO SI Definición de características del nuevo modelo Determinación de las actividades Determinación del personal técnicamente capacitado y responsable de realizar dichas actividades Proyección del tiempo de cada fase del plan Control y revisión continúa del estado en que se encuentren Investigación de equipos similares Análisis de componentes del nuevo modelo Memoria de cálculo Lista de materiales Diseño del equipo Fabricación del prototipo Costeo definitivo Entrega de información a las áreas involucradas Liberación del diseño Estudio de mercado Análisis de factibilidad Evaluación de costo y funcionalidad Costeo preliminar Revisión del diseño Pruebas de laboratorio Pruebas de aplicación Fin de proceso Fin de proceso Fabricación de lote pilote Pruebas de funcionamiento 30 2.1.1.2. PROCESO REAL DE TRABAJO PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO DE PRODUCTOS SI NO Se consiguen las características del modelo que se necesita Determinación de las actividades Determinación del personal técnicamente capacitado y responsable de realizar dichas actividades Proyección del tiempo de cada fase del plan Control y revisión continúa del estado en que se encuentren Análisis de componentes del nuevo modelo Lista de materiales Diseño del equipo Fabricación del prototipo Costeo definitivo Entrega de información a las áreas involucradas Liberación del diseño Revisión del diseño Pruebas de laboratorio Fabricación de lote pilote Fabricación del equipo Liberación del diseño Solucionar los
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