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1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN La implementación de un sistema de seguridad en una agencia aduanal. TESIS Que para obtener el título de: Licenciada en administración PRESENTA: Virginia Margarita Espinoza Lizcano ASESOR: Dr. Juan Carlos Barrón Pastor Ciudad Universitaria, CD. MX., 2017 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. 2 INDICE DEDICATORIAS .............................................................................................................................................. 5 AGRADECIMIENTOS...................................................................................................................................... 6 RESUMEN ......................................................................................................................................................... 7 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 8 Problema de investigación.............................................................................................................................. 8 Justificación del tema ................................................................................................................................... 10 Objetivos del trabajo .................................................................................................................................... 11 Hipótesis o preguntas de investigación ........................................................................................................ 11 Alcances y limitaciones ................................................................................................................................ 11 Aportaciones ................................................................................................................................................. 12 Estructura capitular....................................................................................................................................... 12 ANTECEDENTES ........................................................................................................................................... 14 MARCO CONTEXTUAL ............................................................................................................................... 26 DIAGNÓSTICO DE AUDITORÍA ................................................................................................................. 28 DOCUMENTACIÓN ....................................................................................................................................... 29 CAPITULOS .................................................................................................................................................... 32 A. APLICACIÓN DEL PERFIL ............................................................................................................... 32 PLANEACIÓN DE LA SEGURIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTROS .................................... 32 1.1 ANALISIS DE RIESGO .............................................................................................................. 32 1.2 POLÍTICA DE SEGURIDAD ........................................................................................................... 43 1.3 AUDITORÍAS INTERNAS EN LA CADENA DE SUMINISTROS ............................................... 45 1.4 PLANES DE CONTINGENCIA Y EMERGENCIA RELACIONADOS CON LA SEGURIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTROS. .................................................................................................. 49 2. SEGURIDAD FÍSICA ..................................................................................................................... 52 2.1 INSTALACIONES ............................................................................................................................ 52 2.2 ACCESOS EN PUERTAS Y CASETAS .......................................................................................... 53 2.3 BARDAS PERIMETRALES ............................................................................................................. 55 2.4 ESTACIONAMIENTOS .................................................................................................................... 55 2.5 CONTROL DE LLAVES Y DISPOSITIVOS DE CERRADURAS ................................................. 56 2.6 ALUMBRADO .................................................................................................................................. 57 3 2.7 SISTEMAS DE ALARMA Y CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN Y VIDEO VIGILANCIA .................................................................................................................................................................. 58 3. CONTROLES DE ACCESO FISICO .............................................................................................. 60 3.1 PERSONAL DE SEGURIDAD ......................................................................................................... 60 3.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS EMPLEADOS VISITANTES Y PROVEEDORES ........................... 61 3.3 PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y RETIRO DE PERSONAS O VEHÍCULOS NO AUTORIZADOS...................................................................................................................................... 62 3.4 ENTREGAS DE MENSAJERÍA Y PAQUETERÍA ......................................................................... 63 4. SOCIOS COMERCIALES ............................................................................................................... 65 4.1 CRITERIOS DE SELECCIÓN .......................................................................................................... 67 4.2 REQUERIMIENTOS EN SEGURIDAD ........................................................................................... 69 4.3 REVISIONES DEL SOCIO COMERCIAL ...................................................................................... 70 5. SEGURIDAD DE LOS PROCESOS ............................................................................................... 72 5.1 MAPEO DE PROCESOS .................................................................................................................. 72 5.2 ENTREGA-RECEPCIÓN Y DISCREPANCIAS EN LA CARGA .................................................. 76 5.3 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LA CARGA ............. 76 5.4 GESTIÓN DE INVENTARIOS CONTROL DE MATERIAL DE EMPAQUE ENVASE Y EMBALAJE ............................................................................................................................................. 78 5.5 COMUNICACIÓN INTERNA .......................................................................................................... 79 6. GESTIÓN ADUANERA ................................................................................................................. 80 6.1 GESTIÓN DEL DESPACHO ADUANERO ..................................................................................... 806.2 CONTROL DE RECINTOS .............................................................................................................. 81 7. SEGURIDAD DE LOS VEHÍCULOS DE CARGA CONTENEDORES REMOLQUES Y SEMIRREMOLQUES ............................................................................................................................. 82 7.1 USO DE SELLOS Y CANDADOS EN CONTENEDORES Y REMOLQUES ............................... 82 7.2 INSPECCIÓN DE LOS MEDIOS DE TRANSPORTE, CONTENEDORES, REMOLQUES Y SEMIRREMOLQUES ............................................................................................................................. 84 8. SEGURIDAD DEL PERSONAL .................................................................................................... 86 8.1 VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES LABORALES ................................................................. 86 8.2 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE PERSONAL................................................................... 91 8.3 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL ............................................................................................. 92 9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ................................................. 93 9.1 CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE DOCUMENTOS ...................................................................... 93 9.2 SEGURIDAD DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN .................................................... 95 4 10. CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIÓN. ............................................... 98 10.1 CAPACITACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN SOBRE AMENAZAS. ......................................... 98 11. MANEJO E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES .................................................................. 100 11.1 REPORTE DE ANOMALÍAS Y/O ACTIVIDADES SOSPECHOSAS. ...................................... 100 11.2 INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS. ................................................................................................. 100 B. IMPLEMENTACIÓN: ....................................................................................................................... 102 I. DIAGNÓSTICO AUDITORIA INTERNA ................................................................................... 105 II. ENVÍO EL PERFIL ....................................................................................................................... 108 III. CERTIFICACIÓN ...................................................................................................................... 109 IV. REGLAS .................................................................................................................................... 109 C. RENOVACIÓN.................................................................................................................................. 112 CONCLUSIONES ......................................................................................................................................... 114 ANEXOS ........................................................................................................................................................ 117 TERMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................................................... 118 BIBLIOGRAFÍA/REFERENCIAS/FUENTES DE INFORMACIÓN .......................................................... 119 5 DEDICATORIAS A mis padres, Quienes me han heredado el tesoro más valioso que pudiera dársele a un hijo, sabiendo que jamás existirá una forma de agradecer en esta vida de lucha y superación constante. Deseo expresarles que mis ideales, esfuerzos y logros han sido también suyos, inspirados en ustedes y constituye el legado más grande que pudiera recibir, A mis hermanas, Por quienes me he esforzado en darles el mejor ejemplo a seguir, A mis sobrinos, Quienes son la motivación más bonita, A quienes por su presencia considero parte de mi familia, Con mucho amor y orgullo, les dedico este gran logro. Gracias. 6 AGRADECIMIENTOS En testimonio de gratitud ilimitada, por su apoyo, estímulos y privilegios, que posibilitaron la conquista de esta meta: mi formación profesional. Que me dio la oportunidad de convertirme en una persona de provecho, de tener una profesión con que defenderme en esta vida, Por proporcionarme una de las mejores etapas de mi vida, una segunda casa, una forma distinta de vivir, conocer y percibir la vida, No la defraudaré y agradeceré eternamente a la institución que me vio crecer, la Universidad Nacional Autónoma de México y la facultad que me recibió con los brazos abiertos, la Facultad de Contaduría y Administración y a los profesores que sin duda cambiaron mi vida. Gracias. 7 RESUMEN La inseguridad en el despacho de mercancías tanto de importación como de exportación ha incrementado; aunque siempre ha existido. La participación de especialistas aptos con conocimientos teóricos y prácticos del sistema aduanero y de comercio exterior es importante, para desarrollar ordenamientos legales, normas reglamentarias, regulaciones y restricciones que apoyen al comercio con la finalidad de llevar a cabo mejores prácticas de despacho de mercancías. Es claro que la creciente celeridad y complejidad del comercio internacional ha exigido la implementación de un sistema de seguridad en materia aduanera. Sin embargo, en ocasiones es tedioso o complicado darle cumplimiento a una norma cuando no se tiene el conocimiento global de ésta, provocando que las personas no se involucren a los temas de certificación, o que, en su caso lo hagan, pero no logren los resultados deseados. Es por ello que, en la presente Tesis se propone una forma documental de implementar el Operador Económico Autorizado “Perfil del Agente Aduanal” para apoyar a las empresas en el desarrollo de la implementación e interpretación del perfil, con la finalidad de que más de ellas se unan a este programa y a su vez apoyen a los importadores y exportadores a la agilización de su proceso de despacho de mercancías y al desarrollo económico del país. Es importante aclarar que los documentos aquí presentados solo son ejemplos y no es necesaria su réplica exacta para cumplir con el perfil, ya que es bien sabido que éste no exige la elaboración de documentos estándar, si no que crea una serie de requisitos con los cuales se debe cumplir. De igual forma se presenta una tabla de los puntos que requisita el perfil del Agente Aduanal comparados con los demás perfiles para que también sirva como apoyo al desarrollar la etapa documental de otros perfiles que ofrece el Operador Económico Autorizado. Con la documentación propuesta en la presente tesis se puede desarrollar un sistema de gestión de seguridad fácil, sencillo y digerible para los miembros de una organización, basado en un perfil propuesto por el SAT, y que a su vez tiene reconocimiento mutuo con distintos países en el mundo. Desarrollar todas y cada una de las actividades de los procedimientos propuestos en el dispositivo anexo de la presente tesis los cuales son requisitos del perfil, incluyendo las recomendaciones, facilitará a la agencia aduanal la obtención de la certificación como Operador Económico Autorizado. 8 INTRODUCCIÓN Las aportaciones fundamentales sobre la Administración han sido la base para el estudio de esta gran disciplina, sin embargo, se ha visto limitada por las principales áreas (finanzas, recursos humanos, mercadotecnia, operaciones e investigación y desarrollo) ya que por su amplitud es complicado abarcarlas en su totalidad durante la carrera. Cada una de estas áreas tiene sus propias ramas, sin embargo, la facultad ha decidido orientarse más a la creación de empresas y emprendimiento, dejando un poco de lado el cumplimientocon estándares regulatorios que permitirían mejores prácticas dentro de las empresas y por ende, mayor y mejor enfoque a la atención de clientes, mejor resolución de problemas y el desarrollo de empresas más coherentes, competentes e imparciales, lo cual facilitaría el reconocimiento de estas organizaciones en un plano nacional e internacional. A pesar de que existen muchas regulaciones a nivel nacional para su aplicación en las empresas, en la presente tesis, únicamente se hablará de la implementación de un perfil propuesto por el SAT para agencias aduanales, las cuales que, por ser temas de comercio exterior, nos deslindamos fácilmente de ellas durante la carrera de administración, creyendo que es solo tarea de aquellos que estudian aduanas, comercio internacional, relaciones internacionales, etc., sin embargo, es como cualquier otra empresa con sus respectivas operaciones que le dan la característica de ser una agencia aduanal. Problema de investigación El problema es que la regulación para la importación y exportación de mercancía es confusa y la inseguridad en México ha crecido, por lo que la implementación de un sistema de seguridad en las agencias aduanales se ha hecho más necesaria en los últimos años. A lo largo del tiempo se ha desarrollado una cantidad inmensa de normas, leyes y perfiles que han ayudado a estandarizar la forma y comportamiento de la sociedad con base a las necesidades que ésta presenta. Es por ello que las Aduanas no se han visto exentas y ha surgido la necesidad de desarrollar nuevos estándares con el fin de asegurar y facilitar el comercio global. Legislaciones tales como la Ley Aduanera cuyo objetivo fundamental es regular la entrada y salida de mercancía de y hacia territorio nacional en los tramites fiscales y administrativos; Ley de Comercio Exterior, la cual regula y promueve el comercio exterior, la economía del país y la estabilidad de la producción nacional; Leyes del impuesto general de importación e impuesto general 9 de exportación, que determinan las fracciones arancelarias de cada una de las mercancías que se pretenden importar o exportar, ésta involucra a distintas secretarías de estado según la mercancía de que se trate y que competa a alguna de su control por medio de autorizaciones, permisos, avisos, etc., además de clasificar toda la mercancía con base en un código cifrado internacional; Ley Federal sobre Metrología y Normalización que tiene como objetivo garantizar la seguridad del consumidor en términos generales, exigiendo el cumplimiento mínimo de calidad para los diferentes artículos que adquiere, a través del establecimiento de un procedimiento claro, uniforme, y confiable para la expedición de una Norma Oficial Mexicana; Ley del Impuesto al Valor Agregado señala la obligación de pago del impuesto por la importación de mercancías y servicios, así como las exceptuadas; y la Ley de Puertos, que tiene por objeto regular los puertos, terminales marinas e instalaciones portuarias, su construcción, uso, aprovechamiento, exportación, operación, formas de administración, así como la prestación de los servicios portuarios. Dichas legislaciones tienen un amplio panorama de aplicación sin embargo ciertos grupos de personas se han encargado de eludir de manera ilegal ciertos procedimientos requeridos para el correcto ingreso y egreso de las mercancías, cobrando así la existencia de organizaciones o patentes de agentes aduanales impidiendo la continuidad de sus negocios, y a su vez repercutiendo en ciertos aspectos sociales como el desempleo. Otros aspectos importantes que detienen o afectan la continuidad del despacho de mercancías, es la mala captura de datos, falta de experiencia de los colaboradores, el desconocimiento de los tramitadores al clasificar las mercancías, la poca o nula capacitación que se les brinda en las Agencias, el desconocimiento de sus actividades, falta de revisión de embarques, la falta de aplicación de controles de seguridad tanto dentro de las agencias como durante el proceso del despacho, la contaminación de embarques, el desconocimiento de información básica de los clientes o proveedores, la falta de comunicación entre los colaboradores o entre áreas, desconocimiento o falta de aplicación de los planes de contingencia, escasas medidas de seguridad en las tecnologías de información, desconocimiento de la aplicación y control de los sellos y candados durante el proceso, y la falta de seguimiento para una correcta trazabilidad. Así como éstas, existen otras causas que impactan directa o indirectamente en el despacho de las mercancías poniendo en riesgo la patente; pero, no solo son errores humanos, si no también implican 10 los desastres naturales, los cuales han sido puntos críticos que hacen vulnerable las operaciones de las Agencias aduanales. Justificación del tema La relevancia del tema es alta porque la complejidad del marco regulatorio y la inseguridad han creado una necesidad para desarrollar herramientas administrativas encaminadas a la implementación de este tipo de sistemas en los despachos aduaneros. Como resultado de las causas anteriormente planteadas surge la necesidad de complementar las normas y leyes que son requeridas y aplicadas durante el despacho aduanero, aterrizando en la necesidad de la creación de un nuevo perfil que permita agilizar y asegurar el correcto despacho de las mercancías. Este perfil fue llamado Nuevo Esquema de Empresas Certificadas (NEEC) sin embargo con el paso del tiempo se le nombró Operador Económico Autorizado (OEA), el cual se creó como parte de un programa ya existente, con la finalidad de fortalecer la seguridad en la cadena logística del comercio exterior a través de la implementación de estándares mínimos en materia de seguridad reconocidos internacionalmente en coordinación con el sector privado y que a su vez, otorga beneficios a las empresas participantes. Las Agencias aduanales ejercen la función de despacho de mercancías de comercio exterior, ya sea de importación o exportación. Sin embargo, este proceso se ha visto afectado por la delincuencia y ha impactado directamente en el desarrollo óptimo de esta actividad. El hecho de que exista un nuevo perfil con puntos a cumplir, con la finalidad de convertir a la agencia en un lugar menos vulnerable al riesgo, no asegura al país que todas las agencias aduanales operaran con este estándar de certificación, ya que influye mucho en el conocimiento de las personas y la cultura organizacional con la que la agencia cuente. Además, en la mayoría de las ocasiones las personas no le dan la importancia necesaria por falta de conocimiento para implementar sistemas de gestión, provocando que no se interesen por cumplir los requisitos, pues al ser información legal se crean la idea de que es un proceso tedioso y complicado de atender por el vocabulario, términos o infraestructura que se necesita. 11 Es por ello que en esta investigación se pretende proponer los medios documentales para la aplicación del Perfil del Operador Económico Autorizado con la finalidad facilitar a las agencias aduanales la obtención la certificación con éstos, además de dar a conocer los beneficios que ésta ofrece. Objetivos del trabajo Llegados a éste punto, es necesario aclarar que el objetivo principal de esta tesis es contribuir al avance de la investigación de la facultad y las agencias aduanales con la aplicación técnica de un sistema de seguridad con base al Operador Económico Autorizado, perfil del agente aduanal, en el cual se pretende proponer una forma de aplicar los once puntos de seguridad que requiere el perfil, involucrando a distintas áreas de desenvolvimiento de las agencias, tales como Administración, Operaciones, Capital Humano, Calidad, Sistemas, entre otros que impactan directamente a la empresa a nivel organizacionaly, que a su vez, ofrece un valor agregado a la misma. Es importante mencionar que la presente tesis será presentada en formato físico y digital, para facilitar su orden, manejo y entendimiento. Ofreciendo a su vez una nueva forma de presentar una tesis ante lo que ya se acostumbra. A lo largo del documento se redirigirá al lector a consultar los diversos archivos que se anexan, dando por entendido que mientras el usuario lee la presente tesis, consulte al mismo tiempo los archivos digitales para asegurar el entendimiento del lector. Hipótesis o preguntas de investigación La presente propuesta documental sirve de apoyo en las agencias aduanales para desarrollar la documentación que cumpla los requisitos que solicita el Operador Económico Autorizado para la obtención de la certificación. Alcances y limitaciones A pesar de que el Operador Económico Autorizado tiene distintos perfiles aplicables como el de Transportista terrestre, Mensajería y paquetería, Recinto fiscalizado, entre otros, que se detallarán más adelante, el alcance de esta investigación únicamente abarcará el Perfil del Agente Aduanal. 12 Aportaciones Desafortunadamente el tema de la documentación de procesos, procedimientos, políticas, la creación de formatos, la aplicación de leyes, reglamentos, normas o perfiles es muy escaso en la Facultad de Contaduría y Administración, es decir, casi no se direcciona a los alumnos a la investigación de temas relacionados con el comercio exterior o a las certificaciones que optimizan el desarrollo organizacional. Es por ello que la presente investigación pretende aportar una visión más amplia sobre el tema, e involucrar un poco más a la comunidad estudiantil de dicha facultad a entender temas distintos a los comúnmente utilizados durante la licenciatura, además, no solo se trata de introducirse a asuntos en materia de comercio exterior, sino también, a destinar los conocimientos a la aplicación, y el logro de certificaciones en la empresa. Estructura capitular 1. Planeación de la seguridad en la cadena de suministros. (1.1 Análisis de riesgo, 1.2 Políticas de seguridad, 1.3 Auditorías internas en la cadena de suministros, 1.4 Planes de contingencia y/o emergencia relacionados con la seguridad de la cadena de suministros). 2. Seguridad física. (2.1 Instalaciones, 2.2 Accesos en puertas y casetas, 2.3 Bardas perimetrales, 2.4 Estacionamientos, 2.5 Control de llaves y dispositivos de cerraduras, 2.6 Alumbrado, 2.7 Sistemas de alarma y circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV)). 3. Controles de acceso físico. (3.1 Personal de seguridad, 3.2 Identificación de los empleados, visitantes y proveedores, 3.3 Procedimiento de identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados, 3.4 Entregas de mensajería y paquetería). 4. Socios comerciales. (4.1 Criterios de selección, 4.2 Requerimientos en seguridad, 4.3 Revisiones del socio comercial). 5. Seguridad de procesos. (5.1 Mapeo de procesos, 5.2 Entrega, recepción y discrepancias en la carga, 5.3 Procesamiento de la información y documentación de la carga, 5.4 Gestión de Inventarios, control de material de empaque, envase y embalaje, 5.5 Comunicación interna). 13 6. Gestión aduanera. (6.1 Gestión del despacho aduanero, 6.2 Control en recintos). 7. Seguridad de los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o semirremolques (7.1 Uso de sellos y/o candados en contenedores y remolques, 7.2 Inspección de los medios de transporte, contenedores, remolques y semirremolques, (solo aplica para las agencias aduanales que tengan patio para almacenaje de medios de transporte en la misma agencia aduanal). 8. Seguridad del personal. (8.1 Verificación de antecedentes laborales, 8.2 Procedimiento para baja del personal, 8.3 Administración de personal). 9. Seguridad de la información y documentación. (9.1 Clasificación y manejo de documentos, 9.2 Seguridad de la tecnología de la información). 10. Capacitación en seguridad y concientización. (10.1 Capacitación y concientización sobre amenazas). 11. Manejo e investigación de incidentes. (11.1 Reporte de anomalías y/o actividades sospechosas, 11.2 Investigación y análisis). 14 ANTECEDENTES Para comprender el contexto del comercio exterior a continuación, se presenta un breve resumen del desde su comienzo hasta la introducción de los inicios del OEA: Época prehispánica Trueque como intercambio de mercancías, existían los tianguis y plazas de mercadeo. El pochteca intercambiaba productos con otras regiones. En 1551 Se inicia la edificación de las Casas de Contratación para controlar y fiscalizar el comercio y la navegación En 1593 Felipe II restringe el volumen de la carga comercial para limitar los "Productos de la China" y evitar daños al comercio español 1532 a 1817 En el Virreinato de la Nueva España se establece el derecho de almojarifazgo (impuesto a la importación) el cual regulaba la entrada y salida de mercancías. Incluso ya se habla de franquicias diplomáticas. 1597 Debido a los constantes ataques de los barcos piratas ingleses y franceses a los puertos de Veracruz, Acapulco y Campeche, Felipe II ordena la instalación de una aduana en tierra firme 1702 Se elabora el primer reglamento para el tráfico comercial entre Filipinas y la Nueva España 1821 Se publica el Arancel General Interno para los Gobiernos de las Aduanas Marítimas en el Comercio Libre del Imperio, el cual designaba puertos para el comercio, se especificó el trabajo de administradores, resguardos, visitas, y las bases para la operación del arancel. 1831 México firma un tratado de amistad con los Estados Unidos, uno de los primeros convenios en materia de comercio internacional. 1884 Por disposición presidencial se crea la Aduana de México 1900 Se constituye por decreto presidencial la Dirección General de Aduanas. 1913 Se crean ocho secretarías de Estado para el despacho de los negocios administrativos 15 1916 Se publica nueva tarifa de aranceles, donde el único producto prohibido era el opio; se reducen los gravámenes a los artículos de primera necesidad y se aumentan a los de lujo 1931 Se expide el Reglamento Interior de la Dirección General de Aduanas y el Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda 1935 Se publica la Ley Aduanera donde se establece un régimen jurídico para las actividades de los agentes aduanales. 1951 Se publica el Código Aduanero, vigente hasta 1982 el cual señalaba los lugares para realizar la introducción o extracción de mercancías; los casos de excepción para comerciar con los países, los requisitos especiales, las prohibiciones y la documentación para la operación; así como los productos sujetos a contribuciones aduaneras. 1981 Se publica la Ley Aduanera que contenía la terminología; la estructura de los recursos administrativos, y confianza al contribuyente 1990 Se distribuyen a unidades administrativas adscritas a la Subsecretaría de Ingresos gran parte de las funciones de la Dirección General de Aduanas con funciones meramente fiscales. 1993 Se modifica el nombre de la Dirección General de Aduanas por el de Administración General de Aduanas y se estableció la jurisdicción de 45 aduanas en el país. 1997 Se crea el Servicio de Administración Tributaria (SAT), al cual quedó adscrita la Administración General de Aduanas. 1998 Se reforma nuevamente la Ley Aduanera para fortalecer los mecanismos de control que permitieran combatir la evasión en el pago de contribuciones, el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias y en general el fraude aduanero. 2000 Se instrumentó el Sistema Automatizado Aduanero Integral (SAAI) o semáforo fiscal. El 11 de septiembre del 2001, Estados Unidos sufrió cuatro atentados terroristas suicidas en los cualesfallecieron miles de personas. Estos atentados fueron cometidos mediante el secuestro de cuatro aviones comerciales, para ser impactados contra diversos objetivos. Vale la pena mencionar que este 16 tipo de aviones son utilizados principalmente para transportar múltiples pasajeros, su equipaje y carga en servicio comercial. Fue un día negro para Estados Unidos, era algo inesperado que había sido advertido a la Casa Blanca y a la CIA (Agencia Central de Inteligencia) desde 1990, pero que de alguna manera alertaba con incertidumbre al país de un aviso sin precisión. Fue un día en el que todo se volvió gris, todos estaban llenos de incertidumbre y pánico, fue un día inolvidable. El ataque fue planeado por Osama Bin Laden, quien fue terrorista y fundador del grupo al Qaeda; un movimiento de resistencia islámica dedicado a adiestrar gente y mantenerla en continuo aprendizaje, con una ideología primitiva del islam pero que a su vez es muy parecida al modus operandi de los carteles de narcotraficantes. Para aquel entonces Osama Bin Laden con la ideología de restaurar la libertad de su nación planeó un ataque contra Estados Unidos, ya que afirmaba que era el país responsable de la guerra del Líbano de 1982, eligiendo hombres jóvenes adiestrados con la idea de que morirían como sacrificio por Alá (dios del islam) en un ataque en donde el objetivo principal no era precisamente otra guerra o atacar a todo el país, si no, poner en movimiento una serie de acontecimientos que en última instancia tendrían que conducir a los resultados deseados. Estas 4 personas adiestradas junto con otros 17 más que eran secuestradores por la fuerza, subieron a los aviones desde distintas sedes con rutas planeadas, pasando todos los filtros de seguridad, llevaban boletos de primera clase e iban vestidos como hombres de negocios según los videos que fueron tomados en los distintos aeropuertos. Tres de ellos sabían pilotar aviones y eran quienes tomarían el control mientras los otros se encargarían de reducir a los pasajeros. Los ataques comenzaron por la mañana, el Vuelo 11 de American Airlines, el Vuelo 175 de United Airlines, el Vuelo 77 de American Airlines y el Vuelo 93 de United Airlines fueron utilizados como misiles durante el atentado. Los dos primeros impactos se dieron en las llamadas Torres Gemelas del World Trade Center, el tercer avión fue impactado en el Pentágono en Virginia y el último se sospecha que sería en el Capitolio de los Estados Unidos, pero afortunadamente no alcanzó ningún objetivo y se impactó en un campo abierto de Pensilvania. Todos los objetivos de impacto eran símbolos del dominio de Estados Unidos en el mundo, a partir de este acontecimiento y otros que habían sucedido con anterioridad, la preocupación por controlar 17 todo aquello que entraba y salía de su país creció, obligándolos a tomar las medidas necesarias para cambiar los parámetros de seguridad que se tenían. Para el mes de noviembre del 2001, a solo tres meses de lo acontecido, fue creado el Customs-Trade Partnership Against Terrorism, o C-TPAT por sus siglas en inglés, como iniciativa de la Aduana de Estados Unidos de América del Norte para evitar que la carga comercial fuese contaminada con sustancias ilegales o no manifestadas, abordando así, una amplia gama de temas y perfiles que comenzaron a controlar mucho mejor la seguridad en la cadena de suministro. La OMA se convierte en la organización apropiada para crear la iniciativa. Ésta organización actualmente cuenta con la participación de 166 Administraciones Miembros, que representan el 99 por ciento del comercio global, el cual no se han conferido a ningún otro organismo gubernamental, y mantiene la autoridad de facilitar e impedir la entrada de mercancías a sus respectivos países, así como también, maneja la información adecuada para facilitar el reconocimiento aduanal, desempeñándose como uno de los actores fundamentales de la cadena de suministro internacional. La Organización Mundial de Aduanas fue creada en 1952 bajo el nombre de Consejo de Cooperación Aduanera, desde entonces sus colaboradores, han logrado cambios importantes para su desarrollo, no solo en cuestiones de importación o exportación, si no también, en la eficacia de las administraciones, la creación de sistemas eficaces para potenciar oportunidades y el bienestar económico de los países. La OMA enfrenta grandes desafíos desde su creación pero ha sabido sobresalir implementando, aplicando y promoviendo instrumentos internacionales que han servido para maximizar la seguridad y legalidad dentro de los procesos de la cadena logística, reúne esfuerzos para obtener grandes resultados con los cuales se ven beneficiados los países miembros, ya que la misión principal de la OMA es combatir delitos y fraudes que se cometen día a día con la fluidez de la mercancía y el tratamiento de temas legales que afectan el progreso del comercio exterior. En junio de 2005 durante las Sesiones anuales del Consejo en Bruselas, los países miembros de la Organización Mundial de Aduanas (OMA), de la cual México es parte, aprobaron por unanimidad el Marco de Estándares para Asegurar y Facilitar el Comercio global, mejor conocido como Marco SAFE por sus siglas en inglés, a través del cual se establecieron lineamientos y principios fundamentales para implementar un régimen de comercio más seguro que incluía requisitos y obligaciones para las Aduanas y los Operadores Económicos Autorizados. 18 El Marco SAFE reconocía la complejidad de las cadenas logísticas internacionales y aprobaba la aplicación de medidas de seguridad basadas en un análisis de riesgo y el cumplimiento de los requisitos aduaneros. Además de basarse en cuatro elementos básicos. El primero hace referencia a la información electrónica previa de los envíos destinados al interior y exterior del país o que están en tránsito; el segundo es el compromiso por fortalecer las cadenas de suministro y mejorar la seguridad de las fronteras de cada país al implementar el Marco SAFE, incluyendo un análisis de riesgo coherente; el tercero referente a los medios de inspección de los contenedores y de la carga de alto riesgo y el cuarto marco, define las ventajas que tienen las Aduanas al implementar las normas de seguridad mínimas para resguardar la cadena de suministro. De la misma manera, el Marco Normativo SAFE consta de dos pilares de colaboración, los cuales contienen normas de apoyo para dar cumplimiento a lo que estipulan. El primero es el pilar Aduana- Aduanas y el segundo, Aduanas- Empresas, los cuales son elementos de gran importancia que aseguran y facilitan el comercio global. 1. El pilar Aduana-Aduana Agiliza los procesos aduaneros y la seguridad en la cadena logística obteniendo información previa por medios electrónicos para identificar contenedores o carga de alto riesgo en el puerto ya sea de partida o incluso antes, ofreciendo un enfoque coherente de gestión de riesgos. En el pasado el riesgo en los embarques de entrada, salida y en tránsito se identificaba hasta el momento en que llegaban a sus puertos, sin embargo, en la actualidad se utilizan sistemas tecnológicos modernos con los cuales se agiliza el proceso de revisión; tales como: los rayos equis o dispositivos detectores de radiación, además de evitar retrasos durante la revisión de aduanas. Este Pilar pretende principalmente proteger a la cadena logística contra los efectos del terrorismo o medios de delincuencia operables que afectan directamente en el comercio global Norma 1 – Gestión integrada de la cadena logística Las administraciones de aduanas deben seguir los procedimientos de control aduanero siendo indispensable contar con las competencias legales pertinentes establecidas por la OMA, así como las medidas de control generales, como: 19 Ilustración 1Medidas de gestión de la cadenalogística Norma 2 Las Administraciones de Aduanas deben estar autorizadas para inspeccionar la carga que entra y sale, que está en tránsito (incluida la que permanece a bordo) o que esté en proceso de ser reexpedida desde un país. Norma 3 El cual habla sobre el uso de tecnologías modernas en equipos de inspección sin interrumpir el flujo del comercio y a su vez evitando retrasos, aunado con los resultados del análisis de riesgos. Norma 4 Aplicar un sistema de análisis de riesgos con el fin de identificar los contenedores que podrían resultar riesgosos el cual puede incluir un mecanismo para validar los análisis de riesgos. Norma 5 Aquellos envíos de los que no se tiene información necesaria para conocer si son confiables o de alto riesgo, por la poca información de seguridad con la que se cuenta. Control aduanero Evaluación de riesgos Controles en lugar de partida Presentación de la información Número de referencia único para las expediciones Precintado Declaración de exportación de mercancías Declaración de la carga Declaración de importación de las mercancías Intercambio de información sobre envíos de alto riesgo Notificación de “imposibilidad de carga o de descarga" Plazo Modelo de datos aduaneros de la OMA Ventanilla única Gestión integrada de la frontera Cadena logística autorizada Operadores económicos autorizados 20 Norma 6 La solicitud de información previa sobre los envíos de carga y de contenedores para la elaboración de un análisis de riesgos previo y adecuado, tomando en cuenta: La necesidad de información Directrices TIC del Convenio de Kioto Uso de sistemas de los operadores económicos Normas sobre intercambio electrónico de datos Modelo de datos de la OMA Seguridad de las TIC Firmas digitales Capacitación Confidencialidad y protección de datos Norma 7 Especificar el tipo o medio de comunicación para el óptimo desarrollo de sistemas de reconocimiento de los controles para el intercambio de información. Norma 8 Criterios de evaluación de rendimiento, por ejemplo: número de envíos revisados, exámenes realizados, duración de los despachos en aduana, y resultados positivos y negativos. Norma 9 Realizar evaluaciones de seguridad con respecto a la velocidad de reacción de fallo. Norma 10 Programas de prevención e identificación de actos deshonestos. Norma 11 Realizar exámenes en países extranjeros para el análisis de riesgos y preferentemente antes de cargar los contenedores. 21 Es importante destacar que para el envío seguro de los contenedores se debe tomar en cuenta la responsabilidad y las relaciones entre las partes, el lugar de la carga, terminal intermedia, terminal oceánica de cargo, de transbordo, de descarga intermedia y el lugar de descarga. 2. El pilar Aduanas- Empresas Este pilar implica dos actores importantes, como lo es la asociación de aduanas y el sector privado, los cuales interactúan entre sí para asegurar la cadena logística por medio de garantías de seguridad enfocadas a medidas de prevención, planeación y análisis de riesgos, documentación, seguridad física de instalaciones, mercancía, cargas y contenedores, medios de transporte, control del personal y protección de los sistemas de información. El pilar aduana- empresas cuenta también con normas para el cumplimiento de apoyo Norma 1 Asociación Asegurar buenas practicas basadas en las normas de seguridad desde el punto de origen hasta su destino. Flexibilidad y adaptación a los planes de seguridad. Documentación de procesos y procedimientos que sean verificables y coherentes con la seguridad. Norma 2 Seguridad Documentación que asegure procedimientos con mejores prácticas enfocadas a la seguridad de las instalaciones, el personal, el tratamiento de información sensible, documentación y formación en general. Norma 3 Autorización El establecimiento y validación de procesos o procedimientos que conlleven a la calidad optimizando recursos y pronta liberación de mercancías. Norma 4 Tecnología Se deberá tener procedimientos documentados que muestren su política interna respecto a la fijación y al tratamiento de la carga y de los contenedores que emplean precintos de alta seguridad y el uso de tecnologías modernas para asegurar la integridad de la carga. 22 Norma 5 Comunicación La Administración de Aduanas actualizará periódicamente los programas de asociación Aduanas- Empresas para promover normas mínimas de seguridad y mejores prácticas en la cadena logística segura. Norma 6 Facilitación La Administración de Aduanas trabajará en cooperación con los OEA con el fin de implementar los procedimientos que consoliden y agilicen la presentación de la información requerida para el despacho de Aduanas, para facilitar el comercio y maximizar la seguridad. En consecuencia, al anterior se esclarece la situación que se presentaba en las aduanas creando mejores marcos de referencia para la mejora y eficacia de los procesos en contra de la delincuencia. Pero como ya es bien sabido, en México siempre se ha lidiado con esto, por consiguiente, el Servicio de Administración Tributaria se vio en la necesidad de establecer un nuevo programa de seguridad equivalente a los dos perfiles anteriores. El 15 de diciembre de 2011 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación la Cuarta Resolución de modificaciones a las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior para 2011 (Cuarta Resolución y RCGMCE). Mediante ese instrumento, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) estableció, por medio de la adición del apartado L a la regla 3.8.1. De las RCGMCE, las bases del Operador Económico Autorizado (OEA) entrando en vigor, el 2 de enero de 2012 y el 9 de diciembre de 2013 aparece por primera vez dentro de la reforma a la Ley Aduanera la definición de Operador Económico Autorizado, antes NEEC (Nuevo Esquema de Empresas Certificadas): El OEA “es un programa que busca fortalecer la seguridad de la cadena logística del comercio exterior a través de la implementación de estándares mínimos en materia de seguridad internacionalmente reconocidos en coordinación con el sector privado y que otorga beneficios a las empresas participantes… el operador busca lograr cadenas logísticas internacionales seguras en su totalidad y por tal razón se ha empezado a certificar a los socios comerciales, como al auto transportista terrestre y al agente aduanal”.1 1 http://www.sat.gob.mx/comext/neec/Paginas/apartado_L.aspx 23 A continuación, se presentan dos breves líneas del tiempo con referencia al OEA: Ilustración 2 Línea del tiempo OEA A continuación, se presenta el surgimiento de los distintos perfiles (actores) durante los años: Ilustración 3 Integración de Perfiles (actores) Comunidad de Práctica de Operador Económico Autorizado. Programa de Fortalecimiento de Capacidades en Integración y Comercio. Banco Interamericano de Desarrollo. Presentación. 16/08/2017 OEA busca la seguridad en la cadena logistica internacional e incrementar la competitivida de las empresas Nace la figura del OEA, en RGCE 2012 2014 Inclusión en la Ley Aduanera como parte de la reforma hacendaria 2015 Inicia el poryecto "Esquema Integral de Certificación. 2016 Se incluyen nuevos actores en las RGCE. 2012 Importadores / Exportadores 2013 Auto- transportistas terrestres 2014 Agentes aduanales 2016 Transportista ferroviario Recinto fizcalizado Recinto fizcalizado estratégico Empresas de mensajeria y paqueteria Parques industriales 24 Éste perfil toma tanta importancia en México que entre 2013 y 2016 se desarrolla la figura de “Socio Comercial Certificado” el cual incorpora los siguientes sectores de la cadenalogística y plantea 11 puntos a cumplir, cada uno con sus respectivas notas explicativas que a pesar de ser recomendaciones son completamente auditables. Para consultar la tabla de los distintos perfiles que ofrece el OEA comparados con el perfil del Agente Aduanal es necesario consultar el archivo digital llamado: COMPARACIÓN DE PERFILES, el cual presenta una comparación de los perfiles que existen a partir de la Segunda Resolución de Modificaciones publicada en el DOF el 1° de septiembre de 2017. Este archivo cuenta con acotaciones en su primera hoja como formato en Excel para una mejor comprensión del documento. Y en las siguientes 11 hojas, se presentan cada uno de los once puntos que contemplan los perfiles. Se pretende que esta tabla comparativa sirva de apoyo para quienes pretenden usar esta tesis para desarrollar su Sistema de Gestión de Seguridad con base a los otros perfiles que ofrece el OEA. El perfil OEA no es solamente un conjunto de estándares a seguir, si no, que consigo tiene beneficios que se le ofrecen a la empresa de acuerdo al perfil que presenten, en este caso, para el perfil del Agente Aduanal los beneficios son: Atención del personal, Carriles preferenciales para el despacho de mercancías el cual mejorará la circulación y el despacho de mercancía, disminuyendo los tiempos de espera y costos de operación de las empresas; Reducción de costos en general y horario extendido, Menor porcentaje de confrontación en los reconocimientos aduaneros, Despacho de operaciones con clave V5 Priorización en el despacho aduanero, Simplificación y facilidades administrativas, Facilidad de importación o retorno de mercancía, No suspensión del padrón de importadores Reconocimiento mutuo con otros países como lo son: Estados Unidos con el Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT), China con Classified Management of Enterprises, Costa Rica con Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica (PROFAC), Canadá con Partners in Protection (PIP) Argentina con Sistema Aduanero de 25 Operador Confiable, Jordania con Golden list, Malasia con Customs Golden Client, Nueva Zelanda con Secure Exports Scheme y Singapur con Secure. Sin embargo, en México únicamente se cuenta con arreglos de reconocimiento mutuo con tres países y cuatro planes de acción en proceso para el 2017. Ilustración 4 Comunidad de Práctica de Operador Económico Autorizado. Programa de Fortalecimiento de Capacidades en Integración y Comercio. Banco Interamericano de Desarrollo. Presentación. 16/08/2017 26 MARCO CONTEXTUAL En la actualidad las agencias aduanales prestan sus servicios para facilitar la importación y exportación de mercancías al país, por medio de un agente aduanal (respaldado por un número de patente que es publicado en el Diario Oficial de la Federación), quien funge como un representante legal de las empresas que ejercen este tipo de actividades ante la aduana. Una Agencia aduanal otorga muchos beneficios, no solo a sus clientes, si no al país; ya que crea una ventaja competitiva y productiva de las empresas ante el mundo, pues éstas al importar adquieren insumos o productos que no se consiguen con facilidad en México, o, por el contrario, al exportar la empresa se compromete a enviar su mercancía y si logra tener éxito, lo obliga a incrementar su nivel de producción, elevando la inversión en productos mexicanos, convirtiéndose en un factor clave para el desarrollo económico nacional. Según el Índice de Complejidad Económica (ECI) el intercambio comercial entre países le permite a México el acceso a nuevos mercados, además, es bien sabido que México es un país mega diverso y por ello ocupa el lugar número 13º como la mayor economía de exportación en el mundo. “En 2016, México exportó $ 373 Miles de millones e importó $ 380 Miles de millones, dando como resultado un saldo comercial negativo de $ 6,62 Miles de millones. Las principales exportaciones de México son Coches ($31,4 Miles de millones), Piezas-Repuestos ($26,2 Miles de millones), Camiones de reparto ($23,4 Miles de millones), Computadoras ($21,2 Miles de millones) y Teléfonos ($15,7 Miles de millones), de acuerdo a la clasificación del Sistema Harmonizado (HS). Sus principales importaciones son Piezas-Repuestos ($22,6 Miles de millones), Refinado de Petróleo ($18 Miles de millones), Circuitos integrados ($13,7 Miles de millones), ($12,5 Miles de millones) y Computadoras ($10,7 Miles de millones)”.2 Estas actividades fomentan competitividad en el país y por ende mayores empleos para los productores mexicanos. Sin embargo, al realizar estas actividades de importación y exportación las Agencias aduanales se exponen a riesgos con los cuales ponen en peligro su patente y por ende la continuidad de la empresa 2 OEC: http://atlas.media.mit.edu/es/profile/country/mex/ . 11/10/17 http://atlas.media.mit.edu/es/profile/country/mex/ 27 por casos tales como la suspensión de patente (artículo 164 de la Ley aduanera vigente 2015), cancelación de patente (artículo 165), impidiendo el óptimo despacho de sus mercancías. Para el día 7 de agosto 2017 las cifras existentes mencionan que ya son aproximadamente 719 Operadores Económico Autorizados, los cuales representan el 47% del comercio exterior en México; estos 719 OEA’s se componen de la siguiente manera: Ilustración 5 Cifras OEA, Programa de Fortalecimiento de Capacidades en Integración y Comercio. Banco Interamericano de Desarrollo. Presentación. 16/08/2017 La implementación del perfil de OEA plantea que se permitirá y agilizará el movimiento de mercancías, se asegurará en mayor medida los embarques y se mejorará los tiempos en la exportación e importación, incrementando así el nivel de competitividad de las empresas participantes. Importador / Exportador 532 Agentes aduanales 105 Transportistas terrestres 79 Recintos fiscalizados 2 Recintos fiscalizados estratégico 1 28 DIAGNÓSTICO DE AUDITORÍA Todo esto comienza con la iniciativa de un agente aduanal de implementar en su Agencia Aduanal el Sistema de Seguridad que ofrece el Operador Económico Autorizado, buscando la obtención de los beneficios que dicha certificación ofrece. Para empezar, antes de realizar la aplicación de procesos, procedimientos, instructivos y formatos en la agencia aduanal se realizó una auditoria de diagnóstico, la cual tenía como objetivo principal destacar las deficiencias documentales y estructurales de la misma, su elaboración fue de suma importancia, ya que se consideró como la base para el previo conocimiento de la organización. Esta auditoría de diagnóstico se llevó a cabo con base a entrevistas a los colaboradores previamente informados con la finalidad de saber si éstos tenían la noción de lo que estaban a punto de implementar o no; saber si tenían una estructura documental previa o, si definitivamente no se contaba con nada. La auditoría de diagnóstico sirvió para conocer puntos relevantes que se analizaron posteriormente, para comprender cuál era la situación actual de la empresa. Realizado esto, se identificó cuáles eran los procesos de mayor relevancia, así como las células que los realizaban para que de esta forma se supiera por donde y con base a qué se tenía que comenzar la reestructuración documental. En el dispositivo anexo se presenta el informe de auditoría de diagnóstico “ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE ACUERDO A LOS REQUISITOS DEL PERFIL DEL AGENTE ADUANAL” que se realizó previamente en la Agencia Aduanal mismo que incluye cada uno de los puntos del perfil con las observaciones pertinentes. 29 DOCUMENTACIÓN Realizado el diagnostico anterior, se informó al Director General, Jefes y Gerentes de area para que estos comenzaran atomar acción y con apoyo del area de Calidad se comprometieran a dar cumplimiento a los requisitos que el perfil solicita. Se estableció un plan en el cual se programarón fechas de comienzo del proyecto, cursos que solicita el perfil incluyendo el de induccion al perfil del AA para que todo el personal estuviera conciente de el proceso por el que atrvezaría la agencia, el proceso de documentación, de finalizacion de documentación, de difusión, de auditorias, toma de acciones, levantamiento de perfil ante las autoridades pertinentes, etc., Ademas se agendó reunión para llevar a cabo el analisis de riesgos como punto clave para el inicio de la documentación y una sesion de asignacion de tareas en las cuales se repartieron entre las distnintas areas las actividades que debian llevar a cabo para el cumplimiento del perfil. Posterior a ésto, se creó el Manual de Información Documentada, con la finalidad de estandarizar los documentos que serian realizados, ademas, éste daria uniformidad a todos los manuales. En este manual se establecio el tipo de letra que se usaria en los documentos, la forma en la que se controlarian e identificarian, los encabezados, pies de pagina, y logo según el caso; ademas, el orden según la importancia de los documentos, los manuales que integrarian el Sistema de Seguridad, los encargados de su revision y autorizacion, control de cambios ya sea creación, actualización o eliminación y el cotrol de documentos de origen externo. Al finalizar el Manual de Informacion Documetada (MID) se agendaron reuniones con los responsables de cada area. En estas reuniones se establecio una lista de procesos3 que se realizan en la agencia aduanal y de los que solicta el perfil, en los cuales interactuan las diversas areas que integran la organización. Se establecieron lineamientos para dar a conocer las reglas o políticas que expresan los límites dentro de los cuales debe conducirse quien aplique los procedimientos, es decir, se establecieron las reglas del juego para los procedimientos de cada manual. 3 La organización tiene procesos que pueden definirse, medirse y mejorarse. Estos procesos interactúan para proporcionar resultados coherentes con los objetivos de la organización y cruzan límites funcionales. Algunos procesos pueden ser críticos mientras que otros pueden no serlo. Los procesos tienen actividades interrelacionadas con entradas que generan salidas. 30 En relación con los procesos, se realizaron los procedimientos4; mismos que debian reflejar las actividades que se realizan paso por paso en la agencia aduanal, en dichos procedimientos se estableció los responsables de cada actividad y los formatos que son usados durante su elaboración. A la par de la elaboracion de los procedimientos, unicamente cuando se creia necesario se realizaron instructivos para detallar las funciones especificas a desarrollar, estos instructivos generalmente se utilizan para funciones repetitivas o aquellas que son realizadas por solo una persona. La elaboracion de los procedimientos fue un paso tardado ya que muchos de los colaboradore no le daban la importancia suficiente; muchos se comprometian agendando reuniones para elaborar sus procedimientos pero cuando llegaba el dia de documentar, cancelaban ya fuera por carga laboral o porque simplemente no querian, aplazando asi las reuniones. Muchos lo hicieron costumbre o algunos otros se comprometian a hacerlos pero a final de cuentas no hacian nada o sacaban copias de internet unicamente para darle cumplimiento a lo que su jefe directo le pedia, sin si quiera consultar lo que el perfil solicitaba. Esta etapa fue una de las más complicadas, e incluso se puede considerar como un desafío ya que involucra no solo el interés de los colaboradores, sino también el de la alta dirección pues exige liderazgo, ejemplo, disciplina, compromiso por el cumplimiento de fechas o entregas de documentación requerida por el perfil y seguimiento a lo documentado. Fue una tarea larga, sin embargo, cuando todo esto se logra, el desarrollo de la aplicación es más ágil y sencillo. No se debe pensar que es un caso utópico en el que solo se debe de cumplir con el perfil y aparentar un valor agregado ante los clientes como estrategia comercial, si no, saber adaptar los procesos de una organización a un perfil que al mismo tiempo otorgará las herramientas necesarias para conocer los principios de la seguridad en el proceso del despacho de mercancías, y todo lo que esta actividad involucra. Además, la documentación de los procesos puede ser una parte fundamental para la aplicación y certificación de otras normas. No está de mas decir que al llevar a cabo la documentacion de una agencia aduanal no se trata simplemente de copiar y pegar la documentacion digital que aquí se anexa, si no, unicamente tomarlo como base o recomendación para llevar a cabo sus propios procedimientos sin dejar de contemplar los requerimientos del perfil. Probablemente sea mas suceptible que los formatos sean utilizados para el cumplimiento del OEA, pero es mas importante que con respecto a los demas documentos (procesos, lineamientos, procedimientos, e instructivos) si 4 Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso (Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A.C. (2015). Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario. Ed 4 (2015 septiembre), de IMNC Sitio web: http://www.imnc.org.mx) 31 se tome en cuenta lo que realmente hace la agencia aduanal para que asi, no les cueste trabajo la creacion de la nueva cultura dentro de la agencia aduanal. Dicho y elaborado lo anterior, a continualción se presenta la informacion y explicacion de cada punto del perfil y los documentos con los cuales se da cumplimiento, y que a su vez, se deben consutar con el dispositivo de almacenamiento anexo. 32 CAPITULOS A. APLICACIÓN DEL PERFIL Para la lectura de la aplicación del perfil, como se comentó al principio se realiza de forma física y digital con apoyo del dispositivo anexo, con la finalidad de facilitar su orden, manejo y entendimiento. Ofreciendo a su vez una nueva forma de presentar una tesis ante lo que ya se acostumbra. A lo largo del documento se redirigirá al lector a consultar los diversos archivos que se anexan dando por entendido que mientras el usuario lee la presente tesis, consulte al mismo tiempo los archivos digitales para asegurar el entendimiento del lector. Antes de comenzar a leer los 11 puntos del perfil del Agente Aduanal con sus respectivos subtemas, es necesario leer en el Manual de Información Documentada el lineamiento (política) con el nombre: LI-MID-01 PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS y procedimiento PR-MID-01 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS en los cuales se describe la forma en la que fueron elaborados los documentos, como leerlos y entender las referencias (p.ej.: LI-MID-01 que es un Lineamiento del Manual de Información Documentada y su consecutivo es el 01). PLANEACIÓN DE LA SEGURIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTROS Este punto es uno de los más importantes para poder aplicar el perfil, ya que en él se establece que en la agencia aduanal se debe aplicar un análisis de riesgo de forma sistemática mediante la identificación, evaluación y tratamiento del mismo. Este análisis se utiliza para determinar y resolver gran parte de los siguientes 10 puntos, además de tener la obligación de elaborar políticas y procedimientos documentados con la finalidad de que la dirección pueda implementar estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en sus operaciones. 1.1 ANALISIS DE RIESGO Con el paso del tiempo se han desarrollado diversos sucesos que involucran la seguridad en la cadena de suministros por contaminación de embarques, o mercancías. Es por elloque resulta importante elaborar un análisis de riesgos, en el cual se detecte el grado de vulnerabilidad que representa la agencia o los riesgos a los que está expuesta. Sin embargo, para llevar a cabo un análisis de riesgos 33 es necesario comprender el significado de riesgo, el cual, de acuerdo al perfil OEA es preciso darle un enfoque a las organizaciones, pero principalmente al despacho de mercancías. Para poder definir “Riesgo”, es necesario comprender dos factores muy importantes que van de la mano para su contextualización, estos son la amenaza y la vulnerabilidad, entendiendo la primera como un peligro latente o factor de riesgo externo de un sistema o sujeto expuesto; es decir, la posibilidad de ocurrencia de cualquier tipo de evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial) sobre los elementos de un sistema. Por otro lado, la Vulnerabilidad es un factor de riesgo interno que convierte a la organización y su continuidad en un factor susceptible a amenazas, caracterizada por la insuficiente capacidad de anticiparse, hacer frente y resistir a los efectos de un peligro o daño natural causado por la actividad humana al que está expuesto y, por ende, ser afectado; por consiguiente, la vulnerabilidad puede ser interpretada como debilidad que representa la organización ante una situación por la amenaza. Es así que un riesgo es el grado de exposición de un activo ante una amenaza existente que tiende a suceder si no se protege adecuadamente en la organización. Es por ello que la probabilidad de ocurrencia del evento o resultado no deseado sea derivada de la combinación de la amenaza y la vulnerabilidad, es decir, no se puede ver vulnerable si no existe una amenaza. Dicho lo anterior para la elaboración de un Análisis de riesgos es preciso realizar procedimientos políticas o mecanismos que conlleven a buenas prácticas, con el objetivo de identificar, mitigar, reducir y gestionar el riesgo, disminuyendo el impacto (consecuencia de la materialización de una amenaza sobre un activo) o la probabilidad de ocurrencia del mismo e identificar las áreas más vulnerables. Cuándo se habla del procedimiento del despacho de mercancías, el análisis de riesgos tiene su real enfoque en el punto 5 del perfil ya que la Agencia Aduanal debe estimar las consecuencias que provocaría un embarque contaminado ante sus clientes o prospectos como principal actividad dentro de la agencia aduanal, desprestigiaría su imagen, restaría valor y crecimiento a la empresa, además esos clientes pueden persuadir a otros de que la agencia no es lo suficientemente buena como para contratarla, perdiendo usuarios y a su vez incrementando la lista de clientes a la competencia. Con base a lo anterior el análisis de riesgos debe realizarse contemplando el tipo de organización a la que esté aplicando, y tomando en cuenta factores, tales como: la mercancía, características que la integran, clientes, información, y amenazas, las cuales son un factor clave para este punto. 34 Gracias al análisis de riesgo se logra disminuir el impacto económico que surge en una organización cuando el riesgo ocurre disminuyendo, o en el mejor de los casos, evitando lo mencionado anteriormente. Se trata principalmente de prevenir sucesos inesperados pero posibles, por medio de acciones preventivas analizadas para dar control a las vulnerabilidades y amenazas. Al realizar un análisis de riesgos debe tomarse en cuenta 5 factores dependiendo su grado de exposición al que se encuentran, contemplando desde un riesgo insignificante hasta un riesgo catastrófico. Las acciones correctivas llevan a cabo 3 puntos: • Que se hace para prevenir • Como se controla • Acción correctiva Se deberá identificar el riesgo por medio de un análisis FODA, lluvia de ideas, entrevistas con expertos, análisis causal, check list, etc., posteriormente evaluarlo, medir riesgos de forma cuantitativa y cualitativa, clasificarlos por magnitud o probabilidad, con análisis de escenarios, análisis probabilísticos, Ocurrencia, Severidad o impacto, la forma de detectarlo y las estrategias para dar respuesta a los riesgos evitarlo, minimizarlo, absorberlo y transferirlo con base a planes de contingencia que serán usados en caso de que un riesgo se vuelva realidad; además se tomara en cuenta el impacto económico que tendrá para afrontar la incertidumbre del suceso, identificando las áreas vulnerables y no las que se consideren de bajo riesgo por cuestiones económicas, es decir: proteger a los activos más críticos. Sin embargo, por muy bien que protejamos nuestros activos es imposible eliminar el riesgo al 100% por lo que siempre quedará un riesgo residual en el sistema y la organización deberá asumir. Existen multitud de metodologías que facilitan la realización del análisis de riesgos, éstas indican los pasos a seguir para su correcta ejecución. Es recomendable el uso de herramientas para facilitar su elaboración. Sin embargo, para el presente trabajo se Hizo uso de la plataforma GRM, giro, la cual está basada en la norma 31000 para análisis de riesgos. 35 Para la elaboración de este análisis se deberá programar una reunión anual integrando al grupo que conformará su comité de calidad, equipo líder, jefes, directores o gerentes de área. En esta reunión se establecerá, con apoyo de la plataforma, los riesgos que se han tenido durante el año anterior al levantamiento del análisis y posibles riesgos aplicables de acuerdo al sitio o probabilidad, tales como: RIESGO Descripción del recurso: Descripción del escenario: Causas posibles significativas: Facilitadore s del evento Factores que inciden sobre las consecuenci as Principales medidas de prevención Principales medidas de control 1. (Narcot ráfico) Relació n Person al / Relació n Autori dad Acción vinculada a las personas que violan las leyes y al conjunto de los delitos Delincuencia organizada que se relacione con el personal. Trafico de drogas ilícitas, armas, personas. Corrupción Inseguridad Afectación de operaciones Afectación relación con autoridades Afectación imagen Contratació n y selección del personal Solicitar requisitos más estrictos para la contratación y permanencia del personal 2. (Narcot ráfico) Conta minaci ón / Mercan cía La contaminación es la introducción de sustancias ilegales o prohibidas en la mercancía de comercio exterior que provocan que este sea alterado insegura e ilegal para su uso. La contaminación es la introducción de sustancias ilegales o prohibidas en la mercancía de comercio exterior que provocan que este sea alterado insegura e ilegal para su uso. Trafico de drogas ilícitas, armas y personas Corrupción Falta de supervisión al arribo de mercancía Controles inoperantes para la inspección de mercancía Representa una amenaza para el orden económico de la organizació n Supervisión por parte de la autoridad al arribo de las mercancías Comunicaci ón interna Concientizaci ón del personal respecto a seguridad Plan de contingencia 3. (Client es) Relació n con delincu encia / Relació n Autori dad Acción vinculada a las personas que violan las leyes y al conjunto de los delitos Delincuencia organizada se relacione con los clientes. Trafico de drogas ilícitas, armas, personas. Corrupción Inseguridad Afectación de operaciones Afectación relación con autoridades Afectación imagen Selección de clientes Investigación de clientes Lista Clinton 4. (Provee dores) Robo / Cliente s Es un delito contra el patrimonio, consistente en el apoderamient o de bienes ajenos, con la intención de lucrarse. Robo/Pérdidade clientes Proveedores cuentan con información clave del cliente Proveedores ofrecen un plus en servicio Pérdidas económicas Selección de proveedores Evaluación de proveedores 5. (Provee dores) Acción vinculada a las Delincuencia organizada se Trafico de drogas ilícitas, Corrupción Inseguridad Afectación de Selección y contratación Reforzar el proceso de 36 RIESGO Descripción del recurso: Descripción del escenario: Causas posibles significativas: Facilitadore s del evento Factores que inciden sobre las consecuenci as Principales medidas de prevención Principales medidas de control Relació n con delincu encia / Relació n Autori dad personas que violan las leyes y al conjunto de los delitos relacione con proveedores armas, personas operaciones Afectación relación con autoridades Afectación imagen de proveedores investigación para selección y evaluación de proveedores 6. (Comu nidad) Asonad a / Operac iones Inhabilitación del acceso a aduna por parte de la autoridad Tumulto, motín o disturbio que se distingue de la manifestación por su carácter violento y la perturbación del orden público Descontento sociales Libertad de expresión Dificultad acceso a las instalacione s Afectación a los procesos y operaciones para brindar el servicio Seguridad local Definición formal de procedimiento en caso de disturbio social cerca de las instalaciones 7. (Entor no) Cierre de Aduan as / Operac iones Inhabilitación del acceso a aduna por parte de la autoridad Cierre de Aduana Determinació n de autoridad Punto de conflicto social Paro de operaciones Perdidas económicas Desvió de mercancía a Aduana Alterna Plan de contingencia 8. (Entor no) Cancel ación o suspens ión de patente / Operac iones Inhabilitación del acceso a aduna por parte de la autoridad Cancelación o Suspensión del ejercicio de patente del agente aduanal Determinació n de la Autoridad Incumplimient o de ley Falla en mecanismos de control de operaciones de acuerdo a normas, leyes y reglamentos . Relaciones de personal y/o socios comerciales con narcotráfico Suspensión de actividades Perdidas económicas Afectación de imagen Patente de respaldo Plan de contingencia 9. (Organ izacion ales) Omisió n / Proceso s Es una conducta que consiste en la abstención de una actuación que constituye un deber el cual puede constituir un delito o una falta. Omisión en el cumplimiento de los procesos y procedimiento s de la agencia aduanal Error humano Impericia Desconocimie nto Falta de supervisión Falta de capacitación Negligencia Rutina Falta de comunicaci ón Afectación de operaciones Queja del Cliente Pérdida económica Accidente Perdida de información Capacitació n Procedimien tos de operación Sensibilizació n, cumplimiento y auditorias evaluación de desempeño Sanciones 10. (Otros) Operac ional / Daño Es el detrimento, prejuicio o menoscabo Daño de mercancía producto Maniobra Error humano Falta de capacitación Instalacione Queja de clientes Programa de Capacitació n Procedimien Consignas operativa Fortalecer el 37 RIESGO Descripción del recurso: Descripción del escenario: Causas posibles significativas: Facilitadore s del evento Factores que inciden sobre las consecuenci as Principales medidas de prevención Principales medidas de control mercan cía causado por culpa de otro en la mercancía. s inadecuadas tos operativos reglamento interno 11. (Biológi co) Plagas / Docum entos Cualquier especie, raza o biotipo vegetal o animal o agente patógeno dañino para las plantas, productos vegetales o materiales Propagación de plagas (cucaracha, hormigas, ratas, polillas, chinches) Causas naturales Higiene en las áreas Por embarque Propagación de plaga por otros almacenes Higiene en las áreas Por embarque Propagación de plaga por otros almacenes Enfermedad es Propagación Deterioro de las condiciones de expedientes Fumigación Personal de limpieza Servicio de fumigación Servicio de limpieza 12. (Incend ios) Incendi o Estruct ural / Oficina s Fuego de grandes proporciones que arde de forma fortuita o provocada y destruye cosas que no están destinadas a quemarse. Incendio en Oficinas Falla eléctrica (corto circuito) Falta de mantenimient o a los sistemas de energía Calentamiento en iluminación Temperatur as altas Materiales altamente inflamables Almacenam iento inadecuado Incendio Perdida de información Daños materiales Pérdida de vidas Crisis Extintores Ruta de Evacuación Señalamient os Capacitación personal (simulacros) 13. (Fallas/ Colaps o) Falla / Control es de acceso Defecto o error de un material y/o equipo que desencadena un resultado indeseado Deficiencia en control de acceso de la Agencia Aduanal Incorrecta determinación del funcionamient o del control de acceso Falta de especificaci ones completas de necesidades, con el proveedor Impacto negativo en la seguridad de la Agencia Aduanal Mantenimie nto correctivo Mantenimient o preventivo 14. (Fallas/ Colaps o) Falla / CCTV Defecto o error de un material y/o equipo que desencadena un resultado indeseado Deficiencia Servicio CCTV Causas directas del proveedor Falta de especificaci ones completas de necesidades, con el proveedor Impacto negativo en la seguridad de la Agencia Aduanal Apoyo del proveedor Plan de emergencia 15. (Fallas/ Colaps o) Falla/D año Softwa re / Equipo s de Respal do Es un error o fallo en un programa de computador o sistema de software que desencadena un resultado indeseado. Daño en sistema de respaldo Virus Fallas en el equipo Accidentes Falta de mantenimie nto Perdida de información Respaldo de información Apoyo del proveedor 16. (Fallas/ Colaps o) Es un error o fallo en un programa de Desabasto Servicios por parte del Hidrometeorol ógicas Causas Temporal Falta de pago Falta de suministros servicios de Apoyo del proveedor Plan de emergencia 38 RIESGO Descripción del recurso: Descripción del escenario: Causas posibles significativas: Facilitadore s del evento Factores que inciden sobre las consecuenci as Principales medidas de prevención Principales medidas de control Falla/D año Softwa re / Site de voz y datos computador o sistema de software que desencadena un resultado indeseado. proveedor (Internet, correo, telefonía digital) directas del proveedor internet Calidad de proporciona r servicio al cliente 17. (Delinc uencia) Hackeo / Site de voz y datos Es un error o fallo en un programa de computador o sistema de software que desencadena un resultado indeseado. Intrusión a los servidores / red / hackeo Delincuencia informática No tener antivirus Acceso a puertos remotos Introducció n de dispositivos de almacenami ento Daño / Perdida de la información (total o parcial) Disminució n de capacidad para la toma de decisiones Incumplimi ento de obligaciones Fuga de información Seguridad de la información Permisos por usuarios Establecer políticas
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