Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y SOCIALES “PROPUESTA DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN EN EL ÁREA DE RADIO Y TELEVISIÓN. (CASO ESPECIALISTAS EN MEDIOS)” T E S I N A QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN P R E S E N T A ALUMNO: CORTÉS IBÁÑEZ JENNY MARIEL ASESORA: ADELA MABARAK CELIS AÑO: 2009 Neevia docConverter 5.1 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. AGRADECIMIENTOS A la Universidad Nacional Autónoma de México, institución mexicana que hoy por hoy continúa siendo una de las mejores opciones para forjar profesionistas. A la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales, por brindarme las herramientas para prepararme. A Educación Continua por la oportunidad de cerrar un ciclo en mi vida. A la profesora Adela Mabarak Celis, gracias por esa libertad de expresión. Mi agradecimiento por la confianza depositada en mí, y por ser mi guía para concluir este proyecto. El grupo de amigos y compañeros formado en Educación Continua. Gracias por sus comentarios. Neevia docConverter 5.1 DEDICATORIAS A mi madre, quien me dio la enseñanza más importante de mi vida: aprender a vivir con su recuerdo. A mi padre, gracias por tu confianza, tu apoyo y por estar siempre que te necesité. Agradezco la libertad que me diste para dirigir mis pasos y expresarme libremente. A Alejandra, Francisco Omar y Sebastián, mis adorables hermanos, quienes me han motivado a superarme diariamente. Los quiero mucho. A ti, Susano, por apoyarnos siempre en todo lo que hemos emprendido. A mis abuelos, les agradezco el cobijo que me brindaron, su respaldo para que mi familia se mantuviera firme y unida en momentos difíciles. Y por forjarme un criterio y educarme con sus tradiciones. Una forma de corresponder cada una de las palabras de mis tíos, entre todos me ayudaron a crecer día a día. A mis primos, los que crecieron conmigo (Vanessa, Mónica, Erika y Jonathan), también a la nueva generación, éxito para todos. César mi admiración, cariño y respeto, le agradezco a la vida reunirnos nuevamente. Mi otra familia, al paso del tiempo se ha formado poco a poco y que gracias a la comunicación y convivencia está hoy por hoy junto a mí compartiendo experiencias. Gracias Marcela, Maribel, Yazmín, Clara, Martha, Silvia, Enrique. A todos ustedes mi respeto y cariño. A la memoria de quienes están conmigo hoy y siempre en mi corazón, mis abuelos y Berenice, ejemplos de superación y fortaleza humana. Neevia docConverter 5.1 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 1 1. ESPECIALISTAS EN MEDIOS 5 1.1 Organigrama de la empresa 12 1.2 Departamento de Radio y Televisión 17 1.3 Análisis y Monitoreo Informativo 21 2. MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN 36 2.1 Qué es monitoreo de medios 37 2.2 El Sistema de Análisis de Información 39 2.3 Recursos Humanos 48 2.4 Recursos Materiales 54 2.5 La importancia de una organización interna para agilizar el trabajo 56 3. PROPUESTA DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN EN EL ÁREA DE RADIO Y TELEVISIÓN 59 3.1 Organigrama 60 3.2 Recursos Humanos 63 3.3 Recursos Materiales 67 3.4 Estrategias en el área de Radio y Televisión 68 3.5 Formato para monitorear las diferentes áreas 71 3.6 El análisis de la información en otras agencias 71 3.7 Propuesta de Análisis de Información 73 CONCLUSIONES 76 BIBLIOGRAFÍA 78 ANEXOS 80 Neevia docConverter 5.1 1 INTRODUCCIÓN La presente investigación aborda un problema de carácter organizacional, donde la comunicación es la herramienta idónea para abatir el descontrol interno que existe en el proceso de monitoreo del Área de Radio y Televisión, Departamento que forma parte del organigrama de Especialistas en Medios. En esta tesina se pretende plantear una solución práctica y aplicable a esta área, de manera que el Departamento se adecue a las nuevas necesidades laborales mediante el uso de una estrategia de comunicación interna que le permita continuar ofreciendo a sus diferentes usuarios un servicio ágil, en el que el tiempo no sea el factor que retrase la entrega de los productos, por el contrario se acorte el período en que se realiza el monitoreo y análisis de la información. Para ello, el presente trabajo está dividido en tres capítulos, el primero se titula Especialistas en Medios , en él se dan a conocer los orígenes de la empresa, bajo qué lineamientos se estructuró para competir hasta llegar al alcance y reconocimiento que tiene en la actualidad. De igual forma, se habla de esos “pininos” en la actividad del monitoreo de medios de comunicación, se describe el proceso y cuáles fueron las herramientas que emplearon en su momento para trabajar. Para desglosar adecuadamente y de manera detallada, este capítulo se subdividió en tres apartados: Organigrama de la empresa , es el primero de ellos, aquí se da a conocer cuál fue en principio la estructura de Especialistas en Medios, el personal y los recursos materiales con los que comenzó la peripecia del monitoreo de medios, y cómo es que poco a poco fue tomando forma interna, hasta integrar los Departamentos de Radio y Televisión, Prensa, Análisis, Sistemas, Ventas y Área Administrativa. En el apartado dos, que lleva por nombre Departamento de Radio y Televisión , una vez que se desglosó el organigrama de la empresa, se presenta el de esta área, cuánto personal interviene en el área y qué recursos materiales usan para trabajar. Cabe destacar que el estudio se enfocará básicamente en lo que sucede en el turno matutino. Neevia docConverter 5.1 2 Este capítulo concluye con el apartado Análisis y Monitoreo Informativo , en el que se da un esbozo general del monitoreo de medios electrónicos, ya que éste se abordará de manera puntualizada en nuestro segundo capítulo. Este será sólo una introducción para saber en qué consiste, cómo se realiza y cuánto tiempo conlleva el procedimiento hasta que los usuarios tienen el material en sus manos o bien de manera electrónica. En el segundo capítulo, titulado Monitoreo de Medios de Comunicación , se desglosa el proceso de análisis y monitoreo, se explica más detalladamente el mecanismo, cuánto personal interviene, y se comienza a plasmar la problemática y pormenores en los que ha caído el Departamento de Radio y Televisión. Para ello, el capítulo contempla cuatro apartados, el primero Organigrama del área consiste en mostrar cómo está dividido el Departamento de Radio y Televisión, cómo está distribuida el área, se describe todo el espacio físico con el que cuenta y se precisan los factores que hacen faltan para trabajar. En este apartado se da a conocer los errores frecuentes con los que ha tropezado el área, lo que ha entorpecido el trabajo diario, provocando un retraso en el envío de información a los usuarios del servicio, y causando serios problemas de organización en el grupo que conforman el Departamento. En RecursosHumanos , nuestro segundo subcapítulo, se habla del personal con el que se trabaja día a día, si éste es suficiente o también es indispensable una reorganización de los mismos para conseguir agilizar y sacar el trabajo a tiempo. También se describen los puestos del personal y en qué consiste su participación en el procedimiento. En el apartado tres, que se titula Recursos Materiales , se muestran las principales herramientas con las que cuenta el Departamento, si éstas son suficientes o es necesario una petición de material para solventar las necesidades del área. Este capítulo concluye con el apartado La importancia de una organización interna para agilizar el trabajo , donde se plantea la necesidad de un orden al interior para conseguir un procedimiento de la información más fluido y que evite conflictos en el personal. Neevia docConverter 5.1 3 Finalmente, el tercer capítulo contiene la Propuesta de Análisis de Información en el Área de Radio y Televisión . Después de haber conocido los inconvenientes y presentar los problemas a los que se ha enfrentado el Área de Monitoreo de Radio y Televisión de Especialistas en Medios, se expone el planteamiento con el que se visualiza una solución a la organización interna de la empresa. Para presentar la propuesta se ha dividido en siete subcapítulos donde se considera englobar el problema, al tiempo que se propone una solución. Primeramente en el apartado Organigrama se plantea una reestructuración del Departamento de Radio y Televisión, éste será de gran utilidad debido a que se apega a las necesidades que tiene en la actualidad la empresa, y con la que tendrá controlado el proceso de monitoreo. En los apartados tres y cuatro, Recursos Humanos y los Recursos Materiales , se enfatiza en los elementos fundamentales con los que debe contar el área para desarrollar el trabajo, según los tiempos acordados por la empresa y los usuarios. En los subcapítulos 4, 5 y 6 se dan a conocer las estrategias para monitorear en los distintos departamentos (radio, televisión e impresos). En el apartado 7, Formato para monitorear las diferentes áreas , se muestran el material genérico con el que el personal trabajará y aplicará para disminuir tiempos en la transcripción o redacción de la información extraída de los distintos noticieros. En El análisis por medio de la información de otras ag encias se presentan otras formas de tratamiento de la información. El caso de dos agencias dedicadas a este trabajo. Se expone su metodología y se rescatan los elementos que pueden aplicarse en Especialistas en Medios. Finalmente, en el último subcapítulo se presenta la propuesta de Análisis de Información para mejorar el trabajo que se realiza en el Departamento de Radio y Televisión. Una vez que hemos conocido los principales inconvenientes por los que ha atravesado el área, esta propuesta se muestra como una posible solución para eficientar el trabajo. Neevia docConverter 5.1 4 Es así como esta tesina se realiza en torno a la problemática que se percibe en el área de Radio y Televisión, y debido a que existen pocos trabajos escritos enfocados a esta área de comunicación, sirve como un principio para iniciar estudios más amplios y darle una mayor cobertura al tema. Neevia docConverter 5.1 5 CAPÍTULO 1. Especialistas en Medios. Este capítulo es el soporte histórico que servirá para contextualizar el problema que se plantea en el siguiente apartado. Primeramente se da una visión retrospectiva de la empresa para conocer los principios con los cuales se rigió en los primeros años. Además se describe el ambiente laboral que se forjó en Especialistas en Medios, se da una visión general del proceso que en ese entonces se desarrollaba para solventar las necesidades de la empresa, y cómo es que poco a poco se hizo de personal, elementos para trabajar, hasta formar una estructura interna y con ello consolidarse. De ahí, se describirá el organigrama con el que Especialistas en Medios cuenta actualmente y con el que sigue compitiendo en el mercado. A pesar del corto tiempo su evolución empresarial se vio plasmada de manera rápida hasta conseguir una estructura con la que alcanzó un nivel considerable para competir. Después de conocer el organigrama, este primer capítulo se enfoca a describir la importancia que tiene dentro de la estructura el Departamento de Radio y Televisión. Se describe los elementos que lo conforman. También se da un esbozo general del Análisis y Monitoreo Informativo que se realiza en el mismo, y se plasma la importancia que tiene para los contenidos que se crean y desarrollan en las diferentes áreas de Especialistas en Medios. De esta manera queda contextualizado el tema al cual nos abocaremos en los siguientes capítulos, hasta completar el presente trabajo. El inicio. Hablar de Especialistas en Medios nos evoca a la década de los noventa, en ese tiempo la licenciada Olga Mireles, directora general de la empresa, después de colaborar con el Lic. Manuel Camacho Solís en el entonces Departamento del Distrito Federal (DDF), justamente en el Departamento de Monitoreo de Radio y Televisión, y adquirir la experiencia y conocimiento del proceso que implicaba esta actividad en los medios de comunicación, tuvo la visión de fundar una empresa que brindara este servicio, en donde se ofreciera información fidedigna a los usuarios, teniendo como fuente principal los medios de comunicación electrónicos e impresos. Neevia docConverter 5.1 6 De esta manera, la Lic. Olga Mireles funda el 1 de agosto de 1994 Especialistas en Medios. La dirección física de la empresa se ubicaba en la calle de Florida, en la colonia Nochebuena, en la Ciudad de México. Especialistas en Medios se fundó bajo un objetivo central: ofrecer el servicio de monitoreo de información en noticiarios de radio y televisión y en periódicos nacionales a su entonces cartera de clientes (que constaba de aproximadamente 20). Las áreas operativas eran básicamente dos: Radio y Televisión y Prensa. La empresa comenzó a trabajar con la participación de diez personas que formaban parte del equipo de la Lic. Mireles en el Departamento del Distrito Federal, otras diez fueron contratadas a través de una convocatoria. Así se formó el equipo que comenzó las actividades de Especialistas en Medios. Es conveniente mencionar que parte de este personal, después fue considerado para ocupar un cargo u otra función dentro del organigrama de la empresa. Como cualquier proyecto ambicioso, en principio tuvo obstáculos para consolidarse, uno de ellos: el reducido número de elementos humanos, por lo que los pocos que colaboraban, tenían que involucrarse en todos los procedimientos habidos y por haber, además de solucionar los inconvenientes que salieran al paso. Como ya se ha mencionado, el monitoreo se centraba en dos áreas operativas: Radio y Televisión, y Prensa. En cuestiones administrativas, las áreas que lo conformaban eran: secretariado o recepción, contabilidad y dirección general. En el personal no había un ordenamiento jerárquico, existían cargos relevantes, como la dirección a cargo de la Lic. Mireles. En la parte administrativa estaba al frente Mónica Ríos, una de las personas que decidió emprender esta travesía al lado de la directora general. En Radio y Televisión se integró Blanca Puebla, quien después de trabajar en el Departamento del Distrito Federal y dominar el proceso que esta actividad implicaba, aceptó el reto y se integró a la empresa dirigiendo el procedimiento del monitoreo de medios. El área de Radio y Televisión estaba dividida en tres turnos, cada uno conformado por cinco o seis empleados, denominados monitoristas. Con excepción de esta distinción de cargos, los monitoristas tenían y realizaban las mismas funciones.Neevia docConverter 5.1 7 Al frente de todo el procedimiento del Área de Prensa (revisión, cortar y pegar las notas de los periódicos) en principio lo dirigía también Blanca Puebla. Un inconveniente más al que se enfrentó la nueva empresa fue la falta de equipo, el personal necesitaba compartirlo para responder al trabajo. Las herramientas con que se contaba para desarrollar el proceso eran dictáfonos electrónicos, casetes, radiograbadoras, videograbadoras, televisiones y tres computadoras -dos en radio y una en televisión-. Y aunque era el único material para desempeñar las funciones, era motivo de problemas por no cumplir con las características para realizar una grabación adecuada. Especialistas en Medios, sin ningún reconocimiento empresarial, comenzaba a experimentar las exigencias que la actividad implicaba, aunado a la nula infraestructura. En cuanto a la actividad, el monitoreo de medios, la información se registraba en formatos especiales llamados Bitácoras, que los monitoristas llenaban a mano. Cada una de las hojas llevaba los siguientes datos: Nombre del noticiario, conductor, duración, frecuencia, fecha y turno. El vaciado de esta información se hacía mientras el noticiero estaba al aire, por lo que se trabajaba bajo presión, además los monitoristas tenían que verificar que el programa se grabara con nitidez para que el material estuviera disponible para posteriores peticiones que hiciera la cartera de clientes. Las notas se escribían de la misma manera: en formatos creados para escribir los siguientes datos: duración de la nota, nombre del reportero o declarante, nombre del noticiario y del conductor, además de la fecha y el turno. Este registro de información, la captura, corrección de los textos y, en algunas ocasiones hasta el envío, lo hacía la misma persona. En el método de trabajo no existían criterios para redactar o transcribir la información. Lo único que se necesitaba era capturar rápidamente y reconocer las notas que sirvieran para cumplir con los requerimientos de los usuarios, esto mediante los lineamientos con los que trabajaba la empresa - establecidos por el contrato entre la Neevia docConverter 5.1 8 cartera de clientes y Especialistas en Medios, y que básicamente contemplaban ubicar el nombre de la persona que querían se le diera seguimiento en los noticiarios y los temas de interés. Con lo anterior se expone que no existían manuales en donde se siguiera un método de procedimientos para realizar adecuadamente el proceso de monitoreo de medios, era aplicar lo aprendido empíricamente reforzado con teoría (principios básicos de géneros periodísticos y características de cada uno de ellos). Todo se hacía sin ningún control de la información, bastaba tener el nombre del titular y el sector de interés para seleccionar las notas, que bajo el criterio del monitorista reunían estas características, se seleccionaba la información para transcribirla o redactarla. Respecto al Área de Prensa, todos los días al recibir los principales periódicos de circulación, los monitoristas se daban a la tarea de revisar cada uno para detectar la información que sirviera a los clientes. Después de identificarlas las cortaban y sacaban copias para recopilarlas anexando los siguientes datos: fecha, nombre del periódico, sección y número de página. Esta información se anexaba a la de Radio y Televisión. Con la intervención de la computadora en el proceso de monitoreo electrónico, de pluma y papel se dio el paso al uso de la transcripción en el procesador de textos, se utilizaban las funciones que este programa contiene como revisión de ortografía para descartar errores y con ello darle continuidad al proceso hasta ser entregado al cliente. La captura de la información tuvo esta transición, después de adquirir poco a poco más equipo de cómputo y personal, el nuevo mecanismo incitaba a que los empleados se familiarizaran con la paquetería de Office. Hasta hacer del programa Word la herramienta idónea para transcribir. El mecanismo era el siguiente: Todos el personal tenía un archivo personal en donde respaldaba la información que escribía. En él, una vez que se había elegido cierta información para un cliente, el monitorista o capturista la redactaba o transcribía. Este mecanismo fue el boom en su momento debido a que ya no se tenía que escribir a mano, además si existían errores las bondades del programa permitían corregirlos de manera inmediata. Neevia docConverter 5.1 9 Todos los clientes tenían un archivo, al contratar el servicio inmediatamente se generaba un documento electrónico donde se colocaba toda la información que arrojaba el turno. A estos archivos se les conoció como Seguimiento, por ejemplo, si el banco Banamex solicitaba el servicio, se agregaba un archivo Word con el nombre “Banamex”, para que el personal pegara ahí toda la información relacionada con esta institución bancaria. Cabe puntualizar en lo siguiente: si las notas periodísticas contenían información de interés para uno o más clientes éstas se incluían en todos los archivos convenientes, esto de acuerdo al criterio del monitorista. Y aunque la implementación del programa Word fue un gran paso en el mecanismo empleado para monitorear, en la práctica se complicaba porque al aumentar el número de clientes, los archivos eran pocos para los usuarios, debido a que los monitoristas o capturistas querían ingresar al mismo tiempo en ellos, provocando lentitud en el vaciado de información, o en ocasiones, alguien olvidaba concluir el pegado de la información y lo mantenía abierto sin darse cuenta. Esto impedía que el personal que estaba en espera para ingresar su información la pegara a destiempo y desencadenara en disgustos en el área, y en cuanto al trabajo retraso en la revisión de las notas. Además aunque la información se borraba de los Seguimientos diariamente, existían días en que había más de un archivo para un cliente, y esto provocaba que la información se pegara en un documento incorrecto, lo que retrasaba su revisión. Había que rastrear las notas. Esto sucedía cuando había mesas o entrevistas extensas, y al momento de hacer el armado de toda la información se retrasaba porque una o más partes se encontraban extraviadas. En esta parte del desarrollo de la empresa comenzaba a distinguirse otro puesto: el de correctores. Cada archivo era abierto por el personal de Corrección, y una vez revisado, estaba listo para que las secretarias imprimieran el material y formaran las carpetas de entrega, donde se unía toda la información. Y de acuerdo a los horarios establecidos en el contrato, el personal de mensajería se encargaba de entregarlas en el domicilio acordado. Neevia docConverter 5.1 10 Los documentos que se ofrecían a los clientes eran básicamente tres: - Seguimientos tematizados –en texto-, que no es otra cosa que un seguimiento exhaustivo de la información que sobre el cliente apareciera en la plantilla de noticiarios. - Síntesis informativa –vía fax o mensajería-, que se conformaba por las notas, entrevistas, comentarios y colaboraciones más importantes durante el turno y contenía los apartados: Relevantes del día, Nacional Política, Economía, Finanzas, Internacional y Otros. - Material de audio y video, a solicitud de cada cliente, en su mayoría concentrados de información diaria, semanal o mensual o por temas de interés, se enviaba video o transcripción, esto dependía del interés del cliente. - Información de algún evento sobresaliente que repercutiera en todas las esferas a nivel nacional, (nota informativa, reportaje, programa especial, entrevista, etc.). En estos casos primero se informaba a toda la cartera de clientes y después se atendían de manera personal cada solicitud de los clientes. Unejemplo de este tipo de sucesos fue la transmisión del video de René Bejarano en el noticiario El Mañanero, con Brozo y su equipo. A esta información se le anexaba la recopilada por Prensa. Esta documentación incluía las fotocopias de todas las notas sectoriales impresas en los diarios. También se daba a conocer una perspectiva general de los espacios noticiosos. Aunque no existía la cobertura amplia de los noticieros, sólo se monitoreaban algunos medios, si había alguna petición especial se hacía el seguimiento pertinente. Posteriormente se incluyó el servicio que consistía en notificar al cliente de manera inmediata la declaración que repercutía en él para bien o para mal y requería presentar una réplica. A este servicio se le dio el nombre de Oportunos, el proceso consistía en anotar la frase en una hoja, quién había declarado y la hora de aparición en el noticiero. Esta información se entregaba a las secretarias para que se comunicaran a la brevedad vía telefónica con el cliente y notificaran la mención. Neevia docConverter 5.1 11 Básicamente este fue el principio de Especialistas en Medios y el monitoreo de medios de comunicación en Radio, Televisión y Prensa. Y aunque se contemplaba crear áreas de trabajo enfocadas a tratar de manera diferente la información, como Análisis de la información, Síntesis o bien tener al usuario enterado de lo que se decía de él en los medios de comunicación, partiendo del material extraído de los noticieros para atrapar a los usuarios que preguntaban por los servicios, en principio sólo quedaron en proyectos internos. Así fue como la empresa vio pasar sus primeros años, trabajando con lo más elemental para conseguir una cartera de clientes más sustentable que le permitiera contratar más personal y adquirir más herramientas de trabajo (televisiones, grabadoras, dictáfonos, casetes, videocaseteras, contratación de televisión de paga, computadoras, hardware y software). Especialistas en Medios poco a poco se consolidaba en el mercado. Hacia el siglo XXI amplió sus instalaciones, compró un inmueble en la calle González de Cossío en la Col. Del Valle. A él se trasladaron el personal que laboraba en las Áreas de Radio y Televisión, Prensa, Recursos Humanos, Ventas, Mensajería. El área administrativa se quedaría a ocupar el edificio de la Col. Nochebuena. Esta adquisición fue entre los años 1996-1999. A pesar de ampliar sus recursos humanos, faltaba organización interna. Fue precisamente en este periodo cuando el cuerpo directivo se percató de esto, por ello decidió redistribuir la empresa, y dio paso a la creación de Departamentos. Así fueron los inicios de Especialistas en Medios, una empresa que creció inesperadamente y a pesar de las adversidades consiguió un lugar en el mercado del monitoreo y análisis de medios informativos. Neevia docConverter 5.1 12 1.1. Organigrama de la empresa Después de conocer la estructura de la empresa en sus primeros años, concretamente en dos áreas: Radio y Televisión, y Prensa, y el área administrativa integrada por Recepción, Contabilidad y Dirección General, y de describir cómo fue el método de trabajo durante ese tiempo, la Dirección General observó la necesidad de realizar un mejor manejo de su personal por la responsabilidad que como compañía comenzaba a tener en el mercado en que se desenvolvía. Y aunque atravesó por múltiples necesidades laborales y económicas, hacia el año 2000 la empresa por los compromisos profesionales que adquiría requirió de una reestructuración interna. Al percibir la falta de estrategias internas y al involucrar a más personal en los procesos de trabajo, la licenciada Mireles decidió reestructurar el personal para otorgar funciones y obligaciones a sus subordinados. Especialistas en Medios en tan sólo siete años (de 1994 a 2000) obtuvo una infraestructura sólida, lo que también favoreció una mejor distribución laboral. El personal que ingresaba, de acuerdo a sus habilidades y capacidades, se canalizaba al área donde - mediante sus conocimientos - enriqueciera el trabajo. Sin embargo, continuar bajo el mismo sistema propiciaba que las funciones no sufrieran modificación, por lo que se integraba al mismo procedimiento que se manejó desde el principio. De esta manera, trabajar con alrededor de 300 elementos dispersos en la empresa fue la causa principal para agilizar el cambio. Antes de iniciar el año 2000 se concentraron en ello. Las juntas comenzaron a surgir de manera cotidiana. Se hablaba de organizar internamente, mejorar la distribución del trabajo, ampliar las áreas establecidas y en cada una definir y asignar funciones específicas. También se consideró la ampliación de los inmuebles, acondicionamiento de las instalaciones. En este período de cambio se anunciaba la creación de Departamentos, estos sustituirían las Áreas de trabajo. El propósito final era perfeccionar el proceso de monitoreo que derivara en productos rentables que pudiesen ofrecerse a los usuarios. El nuevo organigrama de la empresa se dio a conocer en el año 2000 – aunque no hubo demasiadas sorpresas- sólo se formalizó y adjudicaron nombres a los cargos. A Neevia docConverter 5.1 13 algunas de las personas que iniciaron el proyecto se les consideró para ocupar un puesto, en parte, como muestra de gratitud por su labor, empeño, compromiso con la empresa y conocimiento de la forma de trabajo. De esta manera se creó el siguiente organigrama, y aunque tuvo algunos ajustes posteriormente, fue el comienzo de una nueva era hacia el interior de la compañía. En la Dirección General continuaba la Lic. Olga Mireles, en el Área Administrativa los cobros, gastos de la empresa, entradas y salidas de dinero estarían coordinados por la señora Carmen Acevedo, quien se integraba como directora administrativa. De la Contabilidad se encargaría la Lic. Mónica Ríos respaldada por un equipo de tres personas. El Departamento de Recursos Humanos lo dirigía el Lic. Alfredo Ortega quien coordinaba a cuatro personas. Se pensaba también en globalizar la información y criterios del cliente, para ello se creó el Área de Capacitación, donde semanalmente se acudía para unificar la información de los clientes. En esta área además de proporcionar la información detallada de éstos, se aplicaban exámenes al personal para tener un control del conocimiento que se tenía de los Seguimientos. Se calificaba ortografía, la escritura correcta del nombre de los clientes y la redacción. Del Departamento de Ventas, donde se recibían todas las peticiones y se daba seguimiento a los usuarios para responder a las inquietudes de los clientes, se nombró a Marichú Montes como encargada del área. En cuanto al proceso de monitoreo de medios informativos se instituían el Departamento de Radio y Televisión, y el Departamento de Prensa, ambos estarían a cargo de la Lic. Blanca Puebla, quien a partir de ese momento se designó como Gerente de Radio y Televisión, y Prensa. El Departamento de Radio y Televisión aunque estaban juntos, a partir de este momento cada medio electrónico contaba con su propia área de trabajo. Es así como se hablaba ya de un Área de Radio y una para Televisión. La novedad fue la creación de Coordinadores de Turno, lo que desahogó la carga de trabajo que tenía la Lic. Puebla. A partir de ese momento se contó con seis personas para desempeñar esta función, tres de ellos se repartieron el trabajo en los turnos: matutino, vespertino y nocturno de lunes a viernes. Las tres personas restantes Neevia docConverter 5.1 14 supervisaron las funciones los fines de semana en los mismos horarios. Continuaron Monitoristas, Personal de Captura, Área de Corrección y Área de Edición. Y se definieron cargos y funciones del personal. Los horarios en los que se trabaja, porque continúanorganizados de esta manera, son los siguientes: primer turno 6:00 -13:00 horas, segundo turno de 13:00 a 17:00 horas, y el tercer turno corresponde el de las 17:00 a las 23:00 horas. Para los fines de semana se cubren los mismos horarios con personal que trabaja exclusivamente dos días por semana. Con esta nueva estructuración del Departamento se agilizó – en parte - el proceso de captura y el llenado de Bitácoras, al área de Corrección se le asignó parte del proceso de envío de información mediante el uso del correo electrónico o bien, mediante la impresión de las notas para mandarlas por fax, con apoyo de las secretarias. Un área que trabajó desde entonces conjuntamente con el Departamento de Radio y Televisión fue Edición, donde se realizaron copias en formatos Beta y VHS, se hacían búsquedas informativas (en material físico tres meses hacia atrás). Esta sección quedó a cargo de tan sólo tres personas, quienes trabajan en tres horarios rolando el tiempo de trabajo. Al hacer un examen minucioso con base a las exigencias de su cartera de clientes, y con el afán de ampliar sus servicios, se crearon dos áreas, Análisis y Síntesis, la primera bajo la batuta de María Eugenia Barrios y Claudia García al frente de Síntesis. En Análisis el personal se enfocó a percibir y analizar las tendencias y comportamiento de un tema o persona, por ejemplo, cuántas notas positivas o negativas, en determinado período, aparecían en medios electrónicos e impresos. En Síntesis se trabajó con la información más importante de los clientes. Se extraían las notas y sintetizaban de acuerdo a los requerimientos del usuario para elaborar carpetas que se enviaban por correo electrónico. Sin ser menos importante, el Área de Mensajería a cargo de Virginia Montes, se enfocó a realizar los reportes de las entregas diarias del material y de controlar las entradas y salidas de los mensajeros para entregar todo tipo de material a la cartera de clientes. Neevia docConverter 5.1 15 Finalmente, a partir de esta fecha, el Departamento de Desarrollo de Nuevas Tecnologías y Soporte Técnico adquirió relevancia gracias a la era tecnológica y digital. De tal manera que esta área tuvo a su cargo dos objetivos primordiales: por un lado apoyar al personal en cualquier desperfecto técnico y dar mantenimiento cotidiano al equipo de cómputo; y por el otro, crear nuevas herramientas funcionales para agilizar el proceso y reforzar el trabajo humano. Enfocándose a las áreas operativas, con este organigrama se replantearon las actividades para agilizar el procedimiento, se pensó que con ello se resolvería la carga de trabajo, se tendría mejor control de los espacios noticiosos y se respondería prontamente a las peticiones de su cartera de clientes. Sin embargo, a partir de este año y al consolidarse el organigrama, con el paso del tiempo comenzó una nueva travesía: reforzar el procedimiento del monitoreo y análisis de la información, esto por la ampliación de su cartera de clientes y de los seguimientos temáticos que se ofrecían a los usuarios. La tecnología fue el mejor aliado, gracias a las nuevas herramientas el Departamento de Desarrollo de Nuevas Tecnologías y Soporte Técnico se concentró en los requerimientos de los usuarios, tanto del personal como de los clientes. Los empleados a pregunta expresa del encargado de este departamento respondió a las inquietudes. Se observó el proceso, cómo se procesaba la información. Con base en los datos proporcionados por monitoristas, capturistas, correctores, se trabajó en la creación de una herramienta que agilizara el monitoreo de medios de comunicación. Neevia docConverter 5.1 16 Actualmente la empresa mantiene esta estructura. Se mantiene en competencia laboral, refuerza su reconocimiento empresarial y ha actualizado su tecnología para seguir cumpliendo con las peticiones de su cartera de clientes. Sin embargo, su organización interna nuevamente comienza a presentar inadecuaciones retrasando el periodo de entrega del material a los usuarios de sus servicios. Neevia docConverter 5.1 17 1.2. Departamento de Radio y Televisión El Departamento de Radio y Televisión siempre ha sido el eje conductor de la empresa, a partir de la reestructuración que se hizo, cobró mayor presencia, porque es justamente el área dónde comienza a fluir todo el cúmulo de información que al interior de la compañía se necesita para realizar diversas investigaciones, análisis y síntesis. Es decir, proporciona la materia prima con la que otros departamentos trabajan, por ejemplo Análisis extrae las notas para elaborar otros documentos. Otro ejemplo es Edición, el personal acude con los monitoristas para solicitar el video o casete - según sea el caso - para elaborar las copias necesarias y cumplir con la petición del o los clientes. Los antecedentes de este Departamento se han descrito en otro apartado, Especialistas en Medios comenzó con un área pequeña de Radio y Televisión dividida en tres turnos, cada uno conformado por aproximadamente cinco o seis empleados, llamados monitoristas, personal que si el trabajo lo requería hacían lo mismo de capturistas, correctores, secretarias o enviadores. A partir del año 2000 su estructura se modificó, despuntó el Departamento de Radio y Televisión. El personal que integra el Departamento actualmente contempla los siguientes perfiles: Gerente: La Lic. Blanca Puebla coordina todo el Departamento, en los tres turnos comprendidos de lunes a domingo. Y a quien se le entregan reportes diarios de lo relevante y se le informa de los inconvenientes que tuvieron los coordinadores para responder o, en su caso, solucionar las solicitudes de los clientes. Coordinador de Área: Este cargo lo desempeña una persona por turno, y se enfoca a recibir las órdenes de trabajo de los clientes. Él a su vez notifica cualquier modificación en cartera de clientes a los monitoristas para que estén atentos en sus noticiarios y distingan la información solicitada. Lee cada uno de los Oportunos que envía el personal a cargo de los noticieros. Clasifica la información que requiere apoyo de captura. Y le da prioridad a las notas relevantes del turno. Neevia docConverter 5.1 18 También verifica que todo el material del área funcione y se encuentre debidamente distribuido. Atiende las llamadas de los clientes y anota en un formato las peticiones que éstos realicen dentro de su horario. Monitorista: Es el personal que tiene asignado el monitoreo de uno o más noticieros de radio y televisión. Su función principal y primordial consiste en llenar las Bitácoras de acuerdo a la estructura del o los programas. Registra la estructura y reporta las notas que según su criterio considere conveniente debe conocer el cliente a la brevedad. Al concluir el noticiero, y si no tiene asignado otro programa, se concentra en capturar la información que arrojó el noticiero. También está al pendiente de la grabación del espacio noticioso, y en bajar el audio correctamente para que el personal de captura, en caso de solicitar apoyo, pueda transcribir la información. Capturista: Este personal es de apoyo para los monitoristas, debido a las exigencias de los noticieros, y de la información que se extraen de cada uno. Por ello es indispensable contar con su participación. Se enfoca únicamente a transcribir o sintetizar la información. Corrector: La participación de este personal en el proceso consiste en revisar y detectar los errores ortotipográficos que existen en la información capturada, corregirla y asignar seguimientos para que lleguen a los usuarios. De igual forma intervienen en el envío de las notas vía correo electrónico. Enviadores: Personal de apoyo para enviar las notas capturadas y corregidas a los clientes vía correoelectrónico. En general con esta estructura del Departamento, propició que en el proceso de monitoreo de medios, se apoyara al monitorista en la transcripción de información, esta función recaería casi en su totalidad, en el personal de captura, propiciando que el monitorista transcribiera menos y se concentrara totalmente en escuchar y/o ver los noticiarios asignados y tener una mayor percepción de la información que se presentaba diariamente. Su atención se enfocó básicamente dos funciones primordiales: una, hacer correctamente el llenado de la Bitácora, desglosar y verificar Neevia docConverter 5.1 19 que todo el material extraído del noticiero estuviera bien trabajado y asignado a los diferentes clientes. Y dos, grabar correctamente el programa y hacer adecuadamente el “corte” de los casetes de audio y no existiera falta de información, esto, porque en ocasiones hay reportajes o entrevistas que duraban más de 10, 15 ó 20 minutos, lo que provoca la partición de la misma en segmentos pequeños para agilizar su captura (en los casos en que se solicitaba la transcripción total de la información) y si surge algún imprevisto, al corrector se le complica unir las partes que completan la información. Cuando se pide sólo un resumen se le entrega a un capturista y éste se encarga de escuchar toda la información y hacer una síntesis del material. Respecto al personal que asiste de lunes a viernes, el primer turno está a cargo del Lic. Enrique Ramírez Cisneros, él supervisa el trabajo de alrededor de 30 personas: 16 monitoristas, 8 capturistas 6 correctores y dos enviadores. También, aunque pertenecen al Área de Recepción, las secretarias participan en el proceso de Monitoreo. En este caso son tres personas. Sin menospreciar el trabajo que se realiza en los demás horarios, este turno es el que requiere de más personal, debido a la duración de los noticieros - más de dos, hasta cuatro o cinco horas – y de los que más se extrae información para transcribir y redactar. A partir de las 13:00 horas la coordinación del personal lo encabeza la Lic. Silvia Arvea. Ella supervisa el trabajo de alrededor de 25 personas que pertenecen al turno, 15 monitoristas, cuatro capturistas, tres correctores y tres personas del turno matutino que cubren un horario de 6:00 de la mañana hasta las 16:00 horas. En Recepción se cuenta con dos secretarias. El Lic. Jorge Sánchez es el coordinador del tercer turno, aquí disminuye el personal debido a los pocos noticieros que se transmiten en el horario nocturno, además los que salen al aire su duración es menor a dos horas. Son alrededor de 10 monitoristas, 3 capturistas, 3 correctores y un enviador. Como sucede en los anteriores horarios, en éste colabora una secretaria que asiste al coordinador y apoya el envío de información vía fax. Neevia docConverter 5.1 20 El Departamento cuenta con el siguiente material: en el Área de Televisión todos los monitoristas tienen un televisor, una video casetera, una grabadora para bajar audio, alrededor de 20 casetes y audífonos. También un dictáfono y computadora personal. Los monitoristas del área de Radio en lugar de televisor cuentan con tres grabadoras para grabar un casete máster y dos copias, los cuales ocupa para transcribir su material, pero por lo menos debe tener por programa dos grabadoras, 10 casetes, dictáfono, computadora personal y audífonos. Los capturistas sólo cuentan con computadora, dictáfono y audífonos. En el Área de Corrección, las personas encargadas de revisar la redacción, ortografía y realizar el envío vía email, sólo tienen computadora personal y comparten una impresora. Todos los coordinadores comparten la misma computadora personal, y tienen tres líneas telefónicas para recibir y atender las peticiones de los clientes. Esta es la estructura del Departamento con la que cumple los objetivos diarios de la empresa. Al percibir la importancia del Departamento fue necesario pulir los criterios con los que el personal trabajaba. Utilizar correctamente la ortografía, sintaxis y redacción y con ello llegar a un consenso para unificar los relativos a captura y corrección. Se propuso la necesidad de elaborar un documento que tuviera estos lineamientos. De esta manera, en coordinación con Capacitación, el personal de Corrección elaboró el Manuel Básico de Corrección, en el que se unificaba los elementos y reglas básicas que deberían aplicarse para entregar textos uniformes en su estilo. Con ello, se enviarían a los clientes documentos más claros y se ahorraría tiempo en la revisión de la información. El manual se entregó a todo el personal de Radio y Televisión, y a todo el personal que participara en el envío de información. Para este tiempo, se aplicaba la misma metodología: llenado de Bitácoras, hacer cortes de audio y video, solicitar apoyo de captura siendo el mediador el coordinador en turno y éste a su vez lo asignara al personal de captura. De ahí pasaba al Área de Corrección para revisar errores en la ortografía, algún dato, nombre, cifra que no estuviera debidamente entendible. Y finalmente se le enviaba al cliente por tres medios: Neevia docConverter 5.1 21 1) Correo electrónico 2) Fax 3) Carpeta Se han descrito los perfiles de los cargos que intervienen en el Departamento de Radio y Televisión. También se especificó el momento en que intervienen en el procedimiento del monitoreo de medios de comunicación. Y se expone como es que el mismo mecanismo imperaba al interior del Departamento. A continuación se detallará el Análisis Informativo, qué se hace en este procedimiento. 1.3. Análisis y Monitoreo Informativo Ya se ha hablado de la forma de trabajo en la primera etapa de Especialistas en Medios, se describió esencialmente el llenado de unas hojas que contenían un formato donde se registraba toda la estructura de los noticieros. Se hizo hincapié en la anotación manual de los datos generales de la transmisión, nombre del conductor, reportero, título de la nota, y a qué clientes se enviaría. Posteriormente este procedimiento se apoyó de la introducción de la tecnología, que comenzaba a revolucionar el trabajo en prácticamente todos los sectores a nivel mundial. En la empresa, primeramente permitió que todo el personal estuviera en red y pudiesen compartir archivos y carpetas. Fue entonces que la transcripción de las notas se hizo basándose en la paquetería de Microsoft Office, esencialmente el programa de Word. Cada uno de los monitoristas creaba un archivo personal donde respaldaba las notas de su noticiero. El archivo personal además de respaldo de notas servía a la empresa para medir la productividad de los empleados. Consistía en verificar cuanta información capturaban los monitoristas y capturistas para detectar al personal de bajo rendimiento. Sin embargo, aunque estaban identificados, poco se hacia al respecto. Se ha explicado que este mecanismo se basaba en cortar y pegar la información en archivos compartidos que se creaban con el nombre de los Seguimientos, por ejemplo: Política, PAN, PRD, Banamex, Televisa, Delegación Cuauhtémoc, por mencionar sólo algunos ejemplos, en donde al concluir la redacción de la nota los monitoristas buscaban el archivo compartido respectivo, se “pegaba” la o las notas, al final anotaba Neevia docConverter 5.1 22 a los clientes que pudiera interesarles, se guardaba, cerraban el archivo y notificaban al Área de Corrección para su revisión. Este personal podía ampliar la asignación de sectores, mientras tanto, el monitorista continuaba trabajando en su noticiero. Los correctores concluían el proceso con la asignación de los Seguimientos (Temas de interés). Este personal semanalmente se rolaba la revisión de los archivos, eran los encargados de que en ningún documento en Wordquedaran notas pendientes de procesar. Depuraban el archivo para evitar saturación o bien se dañara por tanto cúmulo de notas. Una vez realizado este proceso, imprimían la información y de acuerdo a las especificaciones de cada cliente verificaban sí tenía que enviarse vía fax, o bien, al final del turno se recopilaba el material y se archivaban en un folder para enviarse vía mensajería. Esta forma de trabajo continuó hasta los primeros meses del año 2000, hacia finales de este año una “revolución” tecnológica llegó a la compañía. El Departamento de Desarrollo de Nuevas Tecnologías y Soporte Técnico, después de concluir el estudio minucioso de las necesidades por las que atravesaba la empresa, en parte por el gran volumen de información que arrojaba diariamente Radio y Televisión, presentaron un proyecto para economizar tiempo de vaciado en la Bitácora, pero sobre todo implementar una nueva forma de trabajo en los diferentes Departamentos que componen la empresa. Un apartado de este plan se enfocaba a Radio y Televisión, tenía que ver con la sistematización de la información. La principal exigencia fue cambiar o mejorar la metodología que hasta ese momento se implementaba, para ello se argumento lo siguiente: “los procesos de captura de datos en esta área son totalmente independientes a las bondades que una Base de Datos proporciona, los productos finales así como la Bitácora de registro son armados a partir de documentos realizados y almacenados mediante el procesador de palabras Word, lo cual dificulta la explotación eficiente de los datos ahí capturados, además de hacer endeble la seguridad e integridad de los mismos” 1. 1 Bitácora. Sistema de Análisis de Información. Especialistas en Medios. Pág.1. Año 2000 Neevia docConverter 5.1 23 De esta manera Desarrollo de Nuevas Tecnologías y Soporte Técnico planteó una herramienta cuya finalidad principal era acortar tiempos en el proceso de registro, captura, corrección y envío del material. Así, a mediados de año presentó una interface que permitiría reducir el mecanismo, pero sobre todo propiciaría que los usuarios conocieran la imagen que los medios de comunicación proyectaban de un tema, un acontecimiento, o bien las actividades de una organización o una persona con prontitud. Su nombre “Sistema de Análisis de Información (SAI)”, un software avanzado y completo que revolucionó el trabajo realizado en la empresa hasta esos días. “El Sistema de Análisis de Información (SAI) inició su desarrollo a partir de la necesidad del manejo y administración de nuestra información a través del uso de Bases de Datos, un sistema de cómputo con interfaces eficientes y amigables con el usuario”2 . Una herramienta de análisis cualitativo y cuantitativo de información noticiosa de prensa, radio y televisión. Este sistema permitió desde su introducción explotar las notas, y fue diseñado para responder a las necesidades de análisis de información. En Especialistas en Medios se comenzó a intercalar el uso del programa con la forma cotidiana de trabajar, en parte para ir familiarizando al personal con esta nueva herramienta, y por otra porque el SAI presentaba errores que lejos de ayudar al personal, entorpecía el trabajo, perdiendo la información, asignando mal los seguimientos, cerrándose sin guardar cambios en la Bitácora. En fin, aun necesitaba afinarse algunos puntos en el sistema antes de sustituir el antiguo sistema de trabajo. Aunado a esto, se llevó a cabo un proceso de desarrollo e implementación de la nueva Página de Internet de Especialistas en Medios, “con el fin de otorgar un servicio extra a nuestros clientes y atraer nuevos, donde podrán consultar en línea sus productos contratados y contar con servicios especiales. Y para esto es indispensable el uso de una Base de Datos (SQL) para poder explotar nuestra información en la red de redes (Internet)”3. 2 Idem. 3 Idem. Neevia docConverter 5.1 24 Hacia finales del año 2000 se completó la sustitución, también se presentó la nueva Página de Internet de la empresa. En ella se mostraban todos los productos que ofrecía a los usuarios interesados en contratar los servicios. La pluma y el papel comenzaban a quedarse en el pasado, Word solo seria un programa de apoyo para imprimir los documentos, la nueva interfaz permitía esto. Office y su procesador de textos ya no era el principal mecanismo de captura. La nueva tecnología llegaban a plantear una metodología diferente, fortalecía el monitoreo de medios – tanto electrónicos como impresos- y le daba una imagen novedosa a Especialistas en Medios. Todo procedimiento requería de nombre de usuario y password, se implementaba esto como lo ideal para hacerles llegar el material a los clientes. Los productos que comenzó a difundir la empresa, a continuación se enlistan: En Radio y Televisión Seguimiento Tematizado en Medios Electrónicos Minuto a minuto y capturada en forma de texto, la información que interesa específicamente sobre un tema, una institución, una compañía, un grupo, una persona, un evento o relacionada con la competencia, generada en cualquier momento en espacios noticiosos de la radio y la televisión, con beneficios adicionales como el programa, el conductor, la hora de transmisión y la duración de la nota de interés. Se monitorean más de 90 noticieros y programas informativos. Para cada caso se monitorea bajo la siguiente pauta: • Actividades de la Empresa y/o Institución y de su titular • Notas relevantes sobre sus principales competidores y su sector de interés. La información tematizada se envía sintetizada por correo electrónico y/o se puede acceder a ella todo el día a través de Internet, con un password para ingresar a la Página. Toda la información relevante el cliente la recibe sintetizada. Los comentarios negativos y positivos se envían en versión estenográfica. Si se requieren versiones Neevia docConverter 5.1 25 textuales distintas al tema del seguimiento, tendrá una tarifa especial de precios a clientes. Cuentan con el servicio de Oportunos, a través del cual el usuario recibe la información sintetizada en su radiolocalizador, o en el teléfono que indique, minutos después de que la noticia se difunda en los medios electrónicos, a fin de facilitar la toma de decisiones con la prontitud requerida, para los casos en que se detecta información crítica para la empresa, institución o titular. Además, durante un mes, contabilizado a partir del día en que se genere la información de interés, la empresa cuenta con los respaldos correspondientes en audio y video. El servicio que ofrece incluye el envío mensual de 5 audio o videocasetes de apoyo (no acumulables). Por otra parte, si el cliente lo requiere, se dispone del servicio de Seguimiento Tematizado por nota o evento específico. Información General de Radio y Televisión Lo más relevante de los programas de carácter informativo en los medios electrónicos, tanto matutinos, vespertinos y nocturnos, en documentos de fácil lectura, organizados por temas, para mantener al usuario al tanto de los hechos y comentarios destacados en medios electrónicos. Este producto también incluye el servicio de Oportunos. Este servicio incluye resúmenes de entrevistas, reportajes, comentarios y mesas de opinión, en tres entregas diarias de lunes a viernes, y una sábados y domingos, con envíos por correo electrónico, y/o acceso directo a la página en Internet. En Prensa Seguimiento Tematizado en Medios Impresos (Clipping ) Recopilación de la información publicada en periódicos y revistas de circulación nacional, sobre el tema en particular de interés del cliente. Para cada caso se monitorea bajo lasiguiente pauta: - Actividades de la Empresa y/o Institución y de su titular - Notas relevantes sobre sus principales competidores y su sector de interés. Neevia docConverter 5.1 26 Este servicio se envía de lunes a viernes al domicilio que se especifique. La información de fin de semana se entrega el lunes. Si se requiere el servicio sábados y domingos, hay que solicitarlo al Departamento de Ventas. Seguimiento Tematizado de Medios Impresos (Escaneo) La información que interesa se escanea y envía al correo electrónico del cliente en formato PDF, lo que permitirá almacenarla digitalizada en la computadora. Para este servicio es necesario adquirir el seguimiento tematizado de prensa (clipping). Seguimiento Tematizado de Medios Impresos (Índice/E scaneo) Índice con los encabezados de las notas de los periódicos, con ligas que con un "click" conducen directamente a la nota escaneada, tal y como se publicó en el periódico correspondiente. El servicio está disponible también en la Página de Internet, por lo que se puede consultar desde cualquier computadora. Para este servicio se requiere adquirir el seguimiento tematizado de prensa (clipping). Seguimiento Tematizado de Medios Impresos (Síntesis ) Este servicio consiste en una Síntesis de las notas relevantes recopiladas (recorte) sobre el tema que determine el usuario. La información capturada ofrece la ventaja de construir una base de datos, que permite encontrar la nota requerida con mayor facilidad. Para agilizar su búsqueda, en la Página de Internet se cuenta con la herramienta adecuada que permite realizar consultas por "palabra". Para este servicio se requiere de la compra del seguimiento tematizado de prensa (clipping). Carpeta Periodística ( Información General ) Contiene una amplia selección de notas, entrevistas, reportajes, editoriales, columnas, artículos y cartones. Por su organización presenta una lectura fácil y eficaz: - Primeras planas - Información clasificada por temas y géneros periodísticos Se entrega por mensajería a primera hora de lunes a domingo. Neevia docConverter 5.1 27 Panorama Informativo (Información General) Un documento que muestra rápida y objetivamente lo más relevante de la economía, las finanzas, la política y el ámbito internacional. Se entrega por mensajería, de lunes a viernes. Resumen Periodístico (Información General) Síntesis ejecutiva de la información económica, política e internacional, diseñada para ofrecer un panorama completo de la actualidad en tan solo unos minutos. Es un producto que se envía por correo electrónico a las 7:15 de la mañana - Lo sobresaliente del día Especialistas en Medios ofrece en tan sólo dos cuartillas lo más importante de la política, la economía y el mundo. - Ocho Columnas Contiene los titulares, "las cabezas" de las notas más importantes de los principales diarios de la Ciudad de México. - Síntesis Informativa Lo sobresaliente, las 8 columnas, con información política, económica, resumen de columnas y artículos relevantes. Se entrega de lunes a domingo vía correo electrónico. En Internet Página de Especialistas en Medios en Internet (Info rmación General) Herramienta especialmente diseñada para optimizar el acceso a los productos de la empresa y servicios de monitoreo y análisis, con las siguientes características y ventajas: Neevia docConverter 5.1 28 • Facilidad en la operación de búsqueda, despliegue e impresión de documentos. • Un software y pantalla de aplicaciones desarrollados especialmente para el usuario, con un diseño amigable, sencillo. • Mayor confiabilidad en las entregas con la utilización de un servidor propio, que evita saturaciones en correos electrónicos o fax. • Cuenta personalizada (password propio) y acceso restringido a los productos especialmente contratados por la cartera de clientes. Prensa (carpeta periodística electrónica) Lo sobresaliente del día Especialistas en Medios ofrece en tan sólo dos cuartillas lo más importante de la política, la economía y el mundo, a través de encabezados con ligas a notas escaneadas que pueden ser consultadas desde cualquier parte. El material se actualiza diariamente. Ocho Columnas/Primeras planas Contiene los titulares, "las cabezas" escaneadas de las notas más importantes de los principales diarios de la Ciudad de México, con ligas a las páginas en internet de los propios periódicos. Síntesis de notas informativas por tema La información más importante del día, clasificada bajo los siguientes rubros: Nacional/Política, Economía, Finanzas e Internacional. Opinión Contiene lo más sobresaliente del día en columnas, artículos, editoriales y cartones. Indicadores Financieros Las cifras, los datos más recientes de la economía y todas aquellas variables que permiten tomar decisiones. Neevia docConverter 5.1 29 Radio y Televisión Este servicio contempla los teasers o resúmenes iniciales de los principales noticieros radiofónicos. Incluye transcripción y/o resúmenes de entrevistas, reportajes y editoriales. Sectores Amplio menú con información sectorizada y coyuntural, para que el usuario haga decisiones estratégicas. La información que se maneja en los medios de comunicación sobre temas económicos y sociales, clasificada por sectores para una consulta ágil que coadyuvará en la toma de decisiones del cliente y en la definición de estrategias. Los sectores agropecuario, salud, educativo, laboral, automotriz, de la construcción, negocios e inversiones, finanzas, transporte, telefonía, informática y electrónica, en un segmento diseñado con un formato amigable para consultarla por internet. Agenda Prospectiva/Agenda Hoy Con información pública proveniente de las más diversas fuentes, se ofrece un calendario de actividades y hechos programados para el corto y mediano plazos, así como comentarios sobre posibles acontecimientos, difundidos por especialistas en varios temas (finanzas, negocios, política). Contiene información de carácter nacional e internacional, política; economía y negocios; cultura, educación, ciencia y tecnología; espectáculos y sociedad; deportes, efemérides y fechas importantes. Es un instrumento indispensable para la planeación tanto individual como empresarial o institucional. Las agendas se actualizan de la siguiente manera: a "Prospectiva". Se entrega todos los lunes con una visión general de los próximos 15 días. b "Agenda Hoy". Se enriquece día a día, y proporciona una visión más específica de las actividades a realizarse en el transcurso de la jornada. Neevia docConverter 5.1 30 En Base de Datos Lo más trascendente de la Historia de México publicado en diarios y revistas y transmitido por medios electrónicos, agrupado cualitativamente. Información de los Estados Este servicio consiste en la recopilación de las notas de interés bajo 3 opciones: 1) Estados búsqueda en Internet Se busca a través de Internet la información de interés en 100 periódicos del país, con la ventaja que ofrece la actualización de las páginas web. 1) Representaciones de EM en los estados. El personal especializado en las entidades busca en publicaciones de los estados la información que le interesa al cliente y que corresponde a los periódicos del día. Se envía escaneada de lunes a viernes a las 13:00 hrs., por correo electrónico a la dirección electrónica indicada. 1) Diarios de los estados que se consiguen en la Ci udad de México. (Torre de Papel) Se cubre la información publicada en cualquier plaza del país y se entrega en 4 días el testigo de la misma. Para la prestación de este servicio, se debe especificar si se requiere de un panorama semanal, tematizado o por evento. En ciertoscasos se monitorean los siguientes temas: • Actividades de la Empresa y/o Institución y de su titular • Notas relevantes sobre sus principales competidores y su sector de interés. En Prensa Extranjera Frente al inevitable fenómeno de la globalización, en el que el conocimiento de lo que ocurre más allá de nuestras fronteras cobra cada día mayor relevancia, Especialistas en Medios pone a su disposición su servicio de Prensa Extranjera. Neevia docConverter 5.1 31 Una recopilación con la información de los ámbitos de la política y los negocios que se publica en los diarios más influyentes de Estados Unidos y otras partes del mundo, entre los que se encuentran: • The New York Times • Washington Post • The Wall Street Journal • Los Angeles Times • The Houston Chronicle • Chicago Tribune • Miami Herald • Financial Times • International Herald Tribune • Le Monde • El País • Japan Times Esta modalidad permite contar con una visión completa, general, de los diarios citados, agrupada de la siguiente manera: • Lo sobresaliente de las Primeras Planas • Noticias sobre México Este servicio se envía de lunes a viernes a las 11 hrs, por correo electrónico. Al mismo tiempo, se está en la posibilidad de ofrecer el Seguimiento Tematizado en Prensa Extranjera que consiste en: • Recopilación de la información publicada en los periódicos extranjeros, sobre un asunto en particular. Este servicio se envía de lunes a viernes vía correo electrónico. La información de fin de semana se entrega el lunes. * Incluye el resumen de Información General En Análisis Los servicios de consultoría se especializan en el análisis de las formas en que los medios de comunicación difunden y abordan un tema, un acontecimiento, las actividades de una organización o una persona, para permitir conocer la imagen proyectada en prensa escrita, radio y televisión por el sujeto de análisis que se determine. Neevia docConverter 5.1 32 Sistema de Análisis de Información Especialistas en Medios ha creado una herramienta con el fin de que los clientes no se extravíen en los laberintos de la información y conozca fielmente la imagen que los medios de comunicación proyectan en la actualidad de un tema, un acontecimiento, las actividades de una organización o una persona. El SAI es hoy en día un software que sirve para el análisis cualitativo y cuantitativo de información noticiosa de prensa, radio y televisión. Este Sistema permite explotar la información de interés, clasificada y calificada para la toma de decisiones, y ha sido diseñado para responder a las necesidades de análisis de información bajo 3 diferentes esquemas: 1 Especialistas en Medios recopila y categoriza los insumos informativos de los medios impresos y electrónicos, los captura en la base de datos del Sistema, diseña y emite los reportes correspondientes. 2 El cliente provee los insumos informativos de medios impresos y/o electrónicos. Especialistas en Medios los captura en la base de datos del Sistema, diseña y emite los reportes. 3 Especialistas en Medios renta el SAI y capacita para su debida explotación. -El sistema se instala en 2 computadoras -Se proporciona soporte técnico (telefónico/visita) Otros Servicios Seguimiento Tematizado en Medios Impresos ( Clipping de Publicidad) Búsqueda de la publicidad registrada en los periódicos de circulación nacional y revistas, sobre un tema en particular. Para los efectos, se realiza esta labor bajo la siguiente pauta: • Publicidad propia. • Publicidad de la competencia. Neevia docConverter 5.1 33 Forma de Entrega: De lunes a viernes a las 17 horas, Especialistas en Medios coloca en la Página de Internet del cliente, en la sección "Publicidad", los anuncios escaneados en formato JPG detectados en los periódicos de circulación nacional. En el caso de las revistas se efectúa la misma tarea, con la periodicidad de cada una de las publicaciones revisadas (semanal, quincenal, mensual, etc.). Las consultas en Internet permiten buscar sobre las diferentes secciones en que se clasifica cada anuncio, página, sección, monto de la inversión y si es publicada a color o en blanco y negro. Lo Sobresaliente de la Semana Este producto fue creado para ofrecer una visión global y sintetizada de los acontecimientos que destacan día a día en el espectro informativo, y está diseñado tanto para mantenerlo bien informado, sin emplear mucho tiempo o para evitar que el cúmulo de información generada oculte lo más relevante de los últimos 7 días. Para ello, se elabora un recuento sistematizado de los principales acontecimientos, y de los comentarios de columnistas y articulistas en torno a éstos. Se integra con la información difundida en diarios, revistas, radio y televisión y las distintas posiciones sobre un tema. Se entrega todos los viernes del año, por mensajería o vía correo electrónico. Si se desea reproducirlo internamente para colaboradores, se cuenta con una tarifa mensual. Síntesis Informativa del Sector Laboral. La Síntesis Informativa del Sector Laboral mantiene al día en torno al mundo de las relaciones obrero-patronales, con la información más completa y oportuna en torno a este ámbito de vital importancia para la marcha de la economía y las empresas del país. Neevia docConverter 5.1 34 SERVINNET (Servicios de Información a Internet) ("SERVicio", "Información", "Noticias" e "interNET") Especialistas en Medios ofrece este servicio para resolver los problemas de contenido que enfrentan muchos de los sitios en Internet: de dónde obtener información noticiosa y cómo mantenerla al día: • Noticias relevantes, segmentadas para todo tipo de público. • Colocadas automáticamente en su sitio, respetando su diseño y formato. • Redactadas para una lectura fácil y dinámica, de acuerdo al nuevo estilo que exige Internet. Encuestas A través de una compañía afiliada, de sólido prestigio y documentada experiencia, se ofrece el servicio de encuestas ad-hoc en las principales ciudades del país, con entrega oportuna de resultados, así como sondeos en grupos de enfoque. Estos son los servicios que actualmente la empresa ofrece a su cartera de clientes, y a los usuarios que buscan establecer un contacto con alguna empresa de monitoreo de medios informativos. En la actualidad prácticamente todo el proceso de monitoreo y ofrecimiento de servicios se realiza con la tecnología, atrás quedaron la utilización de herramientas dispersas y ajenas entre sí, ahora el avance y desarrollo de nuevas tecnologías facilitan y agilizan los mecanismos de información. Toda la información que arrojan estos materiales se concentran en el sistema para que la cartera de clientes, de acuerdo a sus exigencias, pueda acceder a ella mediante el portal que tiene la empresa en Internet. Para ello se les proporciona una clave y password, a través de hipervínculos los usuarios podrán revisar el material que se ha seleccionado y se ha trabajado para cubrir su demanda. Éste se puede revisar por Orden Cronológico, por Titular, Sector de Interés, por Géneros (entrevista, comentario, mesa de opinión, nota informativa, reportaje, etc.). También, si lo desean se encuentran recopilados en un documento las entrevistas (que a consideración de los monitoristas y correctores) son de su interés. Lo mismo sucede con los comentarios vertidos en los diferentes espacios noticiosos. Neevia docConverter 5.1 35 La tecnología que se emplea es compatible con Office, para imprimir cualquier información sólo hay que hacer uso de los hipervínculos para que despliegue una ventana donde los documentos se abren en Word. Portal de Especialistas en Medios En la actualidad, ésta es la forma en cómo el personaldel Departamento de Radio y Televisión cumple con los requerimientos de la cartera de clientes de Especialistas en Medios, y el mecanismo en que se hace llegar a los usuarios que contratan el servicio de monitoreo de medios. Neevia docConverter 5.1 CAPÍTULO 2. Monitoreo de medios de comunicación. En este capítulo se describe el proceso que se emplea para monitorear actualmente los espacios noticiosos - en diferentes horarios - en Especialistas en Medios, concretamente en el Departamento de Radio y Televisión. Primeramente es conveniente establecer una definición de esta actividad, misma que se ha incrementado a través de los años, esto gracias a que diversos sectores quieren tener un conocimiento general de cómo los medios tratan o dedican tiempo determinado en sus distintos espacios sobre un tema, persona o noticia. Después de definir en qué consiste el monitoreo de medios, se describe el método desarrollado en Especialistas en Medios para llevar a cabo la actividad. Para ello es indispensable hablar del SAI (Sistema de Análisis de Información), una herramienta tecnológica creada gracias a la inquietud de implementar otro tipo de trabajo para satisfacer las exigencias de los usuarios que rentan el servicio. Al conocer la forma de trabajar en la empresa, en otro subcapítulo se muestran las partes críticas que desencadenan la organización que actualmente tiene el Departamento de Radio y Televisión; se conocen las principales inconformidades del personal, se describen los principales inconvenientes relacionados con los recursos humanos, el trato que estos tienen que sobrellevar para mantener el trabajo poco redituable económicamente hablando. Además se detalla el papel que juega la falta de recursos materiales y los problemas producidos por esta insuficiencia. Se da una descripción del material con el que se trabaja diariamente. Se enfatiza en cómo el personal rebasa la existencia de los elementos mínimos para realizar adecuadamente el trabajo y cumplir con las exigencias del medio. Finalmente, este capítulo concluye con la importancia de una organización interna en el Departamento de Radio y Televisión para que el resultado se refleje en un mejor servicio y en disposición y buen desempeño del personal. Se considera necesario resaltar la importancia de la implementación del enfoque “comunicación organizacional” para resolver esta complicación laboral, a fin de mejorar las condiciones de trabajo del personal que se encuentra en este Departamento. 36 Neevia docConverter 5.1 2.1. Qué es Monitoreo de Medios Especialistas en Medios surge en la década de los noventa como una empresa creada a partir de la necesidad de la gente para conocer la forma y el tiempo que emplean los medios al hablar de ellos. La diversidad de medios y distintos programas que hoy en día se manejan en todos las cadenas de radio y televisión desencadenan la formación de compañías que se dedican a plasmar, analizar y recopilar el material de alguna asociación, persona, servicio, noticia, etc. La importancia de estas empresas que están dedicadas a rescatar de todo el cúmulo de información que se ve, escucha o lee todos los días, radica en que las personas o asociaciones (gubernamentales o de la iniciativa privada) que contratan el servicio no poseen la capacidad física (en el caso de las personas) para dar seguimiento a lo que se dice de algo o alguien en todos los espacios noticiosos. Se necesitarían más de dos oídos y dos ojos para estar al mismo tiempo escuchando y viendo varios noticieros. En el caso de las agrupaciones posiblemente sea para reforzar lo que al interior de ellos se trabaja o bien, carecen de la infraestructura necesaria para estar conectados y percibir lo que se dice en los noticieros o espacios de su interés. Esto tiene que ver con el desarrollo que existen en los medios de comunicación, hay infinidad de noticieros en la radio y televisión, sin dejar a un lado la labor de los medios impresos, que sería imposible escuchar, ver y leer en un solo momento más de dos programas. La concentración para captar y distinguir las notas sería complicada. Otro punto es el costo que este procedimiento exige, los recursos humanos y materiales que intervienen para cubrir toda la gama de espacios noticiosos difícilmente se cuenta con ello. Además del almacenamiento de la información recopilada. Pero, ¿qué es el proceso de monitoreo de medios electrónicos?, ¿cómo se hace? Al recurrir a los libros o estudios que hablaran de esta actividad, se deduce que existen pocas publicaciones. Sin embargo, el monitoreo de medios es una actividad que cobra importancia debido al papel que juegan los medios de comunicación en la vida nacional. 37 Neevia docConverter 5.1 A partir de este rol resultaría complicado estar al pendiente de lo que se dice y el tiempo que se dedica en cada espacio noticioso (sea en radio, televisión e impresos), por ello se demanda esta actividad, misma que Laura Elena Monserrat Jarque Alonso describe en su trabajo de tesis como “la técnica de obtención de información referente a la continuidad, calidad de transmisión y contenido general que emite un canal de televisión. El monitoreo es un ejercicio de análisis general de la programación televisiva (…). Proporciona datos generales de la programación global. A través de esta técnica se puede perfilar la política del contenido e imagen general de un canal de televisión, dado que aporta elementos para la planeación y evaluación de los contenidos y la estructura general de la programación”4. Y aunque la primera definición se adecua a una parte de la actividad que se desarrolla en Especialistas en Medios, a continuación se enuncia un concepto que describe perfectamente el ejercicio de la empresa. Joel Alberto Phillips Carbajal en su escrito distingue dos tipos de monitoreo, el Monitoreo Informativo, “que busca dar seguimiento a espacios noticiosos y de opinión, tanto nacionales como internacionales a fin de hacer resúmenes y/o la transcripción textual de notas, sólo para su conocimiento o su análisis coyuntural…”5. Y el Monitoreo Normativo “que se refiere a la supervisión y al reporte del cumplimiento de la Ley de Radio y Televisión y su Reglamento durante las transmisiones de las emisoras de radio y televisión que se ubican en la República Mexicana”6. De estas definiciones de Monitoreo, la primera de Joel Alberto Phillips precisa con exactitud el trabajo que se hace en el Departamento de Radio y Televisión. Los monitoristas segmentan el noticiero, para que después sean ellos o los capturistas quienes transcriban de manera textual o en resumen las notas que al criterio del monitorista cumplirá con las peticiones del o los clientes. 4 Laura Monserrat Jarque Alonso. “El monitoreo y análisis de la programación televisiva”. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales, Ciudad Universitaria. 1995, pág. 76. 5 Phillips Carbajal, Joel Alberto. “Propuesta para consolidar el monitoreo normativo de Radio y Televisión a partir del conocimiento de su origen y práctica en la Dirección General de Radio, Televisión y Cinematografía. Acatlán, Estado de México. 2004, pág. 34. 6 Ibidem, pág. 76 38 Neevia docConverter 5.1 Por lo anterior, han surgido las empresas de monitoreo de información que cuentan con la metodología para el tratamiento de la información en medios electrónicos e impresos y con el personal para desempeñar esta labor. Una vez que se tiene el concepto de esta actividad y se ha explicado la importancia de las empresas de monitoreo de medios, a continuación se describe la forma en cómo en la práctica en Especialistas en Medios se realiza, concretamente en el Departamento de Radio y Televisión. 2.2. El Sistema de Análisis de Información.
Compartir