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Página 1 de 163 REESTRUCTURACIÓN INTEGRAL DE UNA EMPRESA RESTAURANTERA DISEÑO DE UN SISTEMA O PROYECTO PARA UNA ORGANIZACIÓN MARIEL HAYDE URIBE HERNÁNDEZ MÉXICO, D.F. 2013 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. Página 2 de 163 REESTRUCTURACIÓN INTEGRAL DE UNA EMPRESA RESTAURANTERA DISEÑO DE UN SISTEMA O PROYECTO PARA UNA ORGANIZACIÓN QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA PRESENTA: MARIEL HAYDE URIBE HERNÁNDEZ ASESOR: DR. JORGE CARDIEL HURTADO MÉXICO D.F. 2013 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Página 3 de 163 A Dios: Por darme una vida plena, llena de dicha y satisfacción. De manera especial y con gran cariño dedico este proyecto a mis padres, quienes con esfuerzo y amor me han brindado las herramientas necesarias para formarme como estudiante, profesional y ser humano, dejando trascendencia en mí. Con agradecimiento y cariño a: Mi hermana Christian Javier González Julia Cesar Omar Hernández Sánchez Porque sin su apoyo no hubiese sido posible el desarrollo del presente proyecto. Con especial agradecimiento y afecto a: Lic. Jesús Emmanuel Sánchez Rivas C.P.C Omar Miranda Escamilla Porque gracias a su apoyo y enseñanzas fue posible concluir una etapa académica. “Mira que te mando que te esfuerces y seas valiente; no temas ni desmayes, porque Jehová tu Dios estará contigo en donde quiera que vayas.” Josué 1:9 A la UNAM Página 4 de 163 INDICE 1. INTRUCCIÓN………………………………………………………………………………………….....2 2. GENERALIDADES…………………………………………………………………………………….....5 3. DIAGNOSTICO…………………………………………………………………………………………...7 A. PREDIAGNOSTICO………………………………………………………………………….....8 B. EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO……………………………………………………….....16 C. INFORME DIAGNOSTICO…………………………………………………………………...28 D. PROPUESTA SOLUCIÓN……………………………………………………………………..36 4. DESARROLLO DE LA PROPUESTA SOLUCION…………………………………………………..40 A. BASES DE LA ESTRUCTURA RESTAURANTERA………………………………...……..41 B. ESTRUCTURA CONTROL INTERNO………………………………………………………45 C. MANUALES DE ORGANIZACIÓN……………………………………………………….....48 I. MANUAL GENERAL DEL RESTAURANTE…………………………………......49 II. MANUALES ESPECIFICOS………………………………………………………...55 D. POLÍTICAS ORGANIZACIONALES………………………………………………………..71 E. ESTRUCTURA FISCAL……………………………………………………………………….92 F. ESTRUCTURA FINANCIERA………………………………………………………………..96 I. RECURSOS FINANCIEROS PARA LA OPERACIÓN…………………………...97 II. INVERSIÓN INICIAL……………………………………………………………....101 III. ASIGNACIÓN DE PRECIO OPTIMO…………………………………………….105 IV. FUNCIÓN COSTOS………………………………………………………………....110 V. FUNCIÓN PRESUPUESTOS……………………………………………………….115 VI. ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS………………………………….....119 VII. ANÁLISIS FINANCIERO……………………………………………………...…....123 VIII. MODELO DUPONT………………………………………………………………....128 IX. PUNTO DE EQUILIBRIO……………………………………………………….….131 X. PUNTO DE EQUILIBRIO PROFORMA……………………………………….…134 XI. FORMULA DE LA LINEA RECTA…………………………………………….…136 5. CONCLUSIONES………………………………………………………………………………….…...138 6. ANEXOS…………………………………………………………………………………………….…...143 Página 5 de 163 INTRODUCCION Comenzaremos con la definición de Reingeniería, Empresa Familiar y la situación actual de la industria restaurantera en nuestro país para comprender con mayor profundidad el desarrollo de este proyecto. Reingeniería Reingeniería, es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Está, inicialmente determina qué es lo que debe hacer la empresa y, posteriormente, cómo debe hacerlo. Un error muy frecuente se da cuando los responsables de implantar la reingeniería se centran exclusivamente en el cómo hacer las cosas, sin considerar en ningún momento la posibilidad de dejar lo que se está haciendo y empezar a realizar actividades completamente nuevas. La reingeniería se concentra en lo que una empresa ―debe ser‖ y no en lo que ―es‖. El rediseño planteado debe ser radical en el más literal sentido de la palabra, puesto que debe llegar a la raíz de las cosas. No se trata de hacer cambios superficiales o tratar de arreglar lo que ya está instalado, sino que se debe abandonar lo viejo. Esto implica el descarte de todas las estructuras y procedimientos existentes para llegar a maneras absolutamente distintas de realizar el trabajo. Estamos ante un proceso de reinvención completa del negocio y no ante un intento de mejorarlo o modificarlo ligeramente. 1 Principios de la reingeniería 1. El objetivo último es crear valor para el cliente. 2. Hay que concentrarse en los procesos y en las funciones, identificando aquellos que necesitan cambios. 3. Son necesarios equipos de trabajo, responsables y capacitados, a los que hay que incentivar y recompensar con puestos de responsabilidad en la nueva organización que se obtendrá tras el proceso de reingeniería. 4. La observación de las necesidades de los clientes y su nivel de satisfacción son un sistema básico de retroalimentación que permite identificar hasta qué punto se están cumpliendo los objetivos. 5. Es necesaria la flexibilidad a la hora de llevar a cabo el plan. Si bien son necesarios planes de actuación, dichos planes no deben ser rígidos, sino que deben ser flexibles a medida que se desarrolla el programa de reingeniería y se obtienen las primeras evaluaciones de los resultados obtenidos. 6. Cada programa de reingeniería debe adaptarse a la situación de cada unidad de negocio. 7. Se requiere el establecimiento de correctos sistemas de medición del grado de cumplimiento de los objetivos. En muchos casos, el tiempo es un buen indicador. Sin embargo, no es el único posible y en determinadas ocasiones no es el más adecuado. 8. Se debe tener en cuenta el factor humano a la hora de evitar o reducir la resistencia al cambio, lo cual puede provocar un fracaso, o al menos retrasos en el programa. 9. La reingeniería no debe ser visto como un proceso único, que se deba realizar una única vez dentro de la organización sino que se debe contemplar como un proceso continuo, en el que se plantean nuevos retos. 10. La comunicación se constituye como un aspecto esencial, no sólo a todos los niveles de la organización, sino traspasando sus fronteras. 1 Business Process Reengenieering, Hammer y Campy, chapter 5. Página 6 de 163 Empresa Familiar Es un negocio donde los miembros de una determinada familia se unen entre sí para trabajar, tomar decisiones, cumplir ciertas tareas y distribuirse los beneficios de forma justa. La empresa familiar,por su naturaleza, presenta ciertos retos que le son únicos, y que no presentan empresas de otra naturaleza. Entre ellos: 1) cómo separar la relación familiar de la de negocios 2) cómo mantener las relaciones sanas en la segunda y subsiguientes generaciones 3) cómo planificar la sucesión y la repartición accionaria. En este tipo de unión debe existir un alto nivel de comunicación, para que los efectos del enlace empresa-familia no sean negativos y pueda existir la continuidad y el desarrollo de la misma. 2 Las empresas familiares son el tipo de empresas predominantes en el mundo, aunque no se sabe con exactitud que porcenta de ellas existen, debido a que no existe un registro de las empresas familiaries o no familiares. Sin embargo, las cifras más conservadoras muestran que entre el 65% y el 80% de las empresas en el mundo son familiares y además generan aproximadamente el 50% del producto interno bruto a nivel mundial. Estos porcentajes nos muestran la gran importancia que tienen estas empresas en el entorno económico y social del mundo. Al igual que en muchos otros países en México también predominan las empresas familiares sobre otras formas de organización. Se estima que el 90% de las empresas mexicanas establecidas están bajo el control y propiedad de una familia, lo que revela su importante contribución al desarrollo económico, social y cultural de nuestro país. 3 Industria restaurantera en México La gastronomía mexicana es reconocida por su riqueza de sabores e ingredientes y ha sido declarada Patrimonio Cultural Inmaterial de la Humanidad por la Organización de Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), lo cual favorece nuestra economía al ser uno de los atractivos para turistas nacionales y extranjeros. Mientras más alta sea la demanda de restaurantes, los negocios y comercios deben ofrecer más y mejores servicios, así generan fuentes de empleo pues necesitan más personal como cocineros, meseros y personal administrativo. Durante las vacaciones de Semana Santa, las ventas de la industria restaurantera nacional resultaron favorables con un incremento promedio en la facturación de 35%. La Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados (CANIRAC) informó que la afluencia más significativa se registró en restaurantes de destinos turísticos y de playa debido a un mayor desplazamiento de turistas nacionales y extranjeros (más de 7 millones en este período). Respecto a la generación de empleo, la CANIRAC indicó que la contratación eventual de personal, en la semana mayor fue aproximadamente de 20% del millón y medio (350,000 empleos) que trabajan en el ramo gastronómico. En México, la industria restaurantera es la segunda mayor empleadora a nivel nacional y la primera en autoempleo, además la mayoría de los comercios y restaurantes están integrados por Pequeñas y Medianas Empresas. Sin lugar a dudas, existen empresas familiares que comenzaron siendo pyme y llegaron a convertirse en grandes negocios y sin dejar de ser familiares y aunque la mayoría de las empresas familiares son pequeñas y medianas empresas, eso no quiere decir que estén imposibilitadas para crecer 4 2 http://www.degerencia.com/tema/empresas_familiares 3 http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lcp/rueda_d_g/capitulo3.pdf 4 http://www.economia.gob.mx/economia-para-todos-rss/30-tema-de-la-semana/7810-industria-restaurantera-en-mexico Página 7 de 163 Con más de 428 mil establecimientos, el sector restaurantero se ha convertido en uno de los principales generadores de empleo y motor de la economía nacional, afirmó Bruno Ferrari, Secretario de Economía, durante la toma de protesta de la nueva Comisión Ejecutiva de la Canirac. Destacando que la industria se integra en su mayoría por micro, pequeñas y medianas empresas –el 96% del sector-, dijo que ésta representa una vía para que muchos mexicanos desarrollen su espíritu empresarial e inicien un negocio. Asimismo, subrayó que el desempeño de este sector ha contribuido a que la economía presente indicadores alentadores, pese a la incertidumbre que se registra en el panorama financiero internacional. Con base en ello, Ferrari señaló que ―en el Gobierno Federal apoyamos el desarrollo de esta industria para que juntos sigamos trabajando para hacer de México un país capaz de brindar más y mejores oportunidades para todos los mexicanos‖. Durante 2011 la PROFECO realizó más de 27 mil visitas en materia de control sanitario y comercial de productos y servicios de alimentos, a fin de garantizar calidad e higiene. Según el INEGI, este sector genera ventas anuales por 182 mil 992 millones de pesos y emplea a 4.5 millones de personas, teniendo así el año pasado un crecimiento de 3.5% y se prevé que en este año se registre un incremento mayor. 5 The world’s 50 best restaurants ―World's 50 Best Restaurants list‖ es un ranking anual de opiniones y experiencias de alrededor de 800 restaurantes internacionales de la industria. El mejor es nombrado por el jurado y los resultados son dados por un simple conteo de votos, aunque los lugares son asignados con base a experiencias personales de expertos, este no puede ser definitivo pero se considera que es una honorable revista en el medio y presenta indicadores de los mejores lugares para comer alrededor del mundo. La revista ha posicionado en el 2012, como el restaurante #1 a nivel mundial a ―Noma‖ del chef René Redzepi el cual se encuentra situado en Dinamarca, por segundo año consecutivo. México se encuentra posicionado en el lugar #36 con ―Pujol‖ de Enrique Olvera y en el #38 con ―Biko‖ de Bruno Oteiza y Mikel Alonso. 6 5 http://www.pymempresario.com/2012/01/sector-restaurantero-motor-de-la-economia-nacional/ 6 http://www.theworlds50best.com/ http://www.theworlds50best.com/ Página 8 de 163 GENERALIDADES Página 9 de 163 Objetivo General. Definir y establecer una ―estructura contable-financiera‖ basada en el uso de herramientas contables, financieras y económicas que coadyuven a una estabilidad y crecimiento económico a la organización, así como un ―modelo de control interno‖ que permita establecer las bases de un ambiente de control propicio para el cumplimento de objetivos. Objetivo Especifico. Definir las bases de una ―estructura empresarial‖ adecuadas que permitan proporcionar a la entidad la personalidad que requiere; un correcto ―ambiente de control de control‖ que contribuya a conocer y marcar los lineamientos y directrices a operar de la empresa; una ―estructura fiscal‖ correspondiente al tamaño de la organización y a la cantidad de ingresos anuales obtenidos con el fin de proporcionar tranquilidad legal a los interesados y finalmente implementar una ―reingeniería financiera‖ apta para cubrir las necesidades y carencias económicas presentes en la empresa. Esquematización del Objetivo y Beneficios Esperados Página 10 de 163 DIAGNOSTICO Página 11 de 163 PREDIAGNOSTICO Página 12 de 163 CUESTIONARIO DE ENTREVISTA INICIAL 1. ¿Cuál es el horario en que da su servicio? R= De 1:30 pm a 4:00 pm. 2. ¿Cuántos días a la semana abre? R= 5 días. Lunes a Viernes 3. ¿Cuántos empleados tienen? R= 6 Empleados 4. ¿Cuánto les paga a dichos empleados? R= De 2 mil a 4 mil 5. En promedio ¿Cuántos comensales reciben diariamente? R= Se espera recibir entre 50-60 comensales por día 6. ¿Cuántos menús ofrece por día? R= uno 7. ¿Cuánto cuesta el platillo? R= 40 pesos 8. ¿Qué incluye el menú? R= Sopa,arroz, guisado, postre, agua, tortillas. 9. ¿Normalmente a base de que son sus platillos es decir, carne de res, pollo o vegetales? R= de todo un poco. 10. ¿Cada cuando compra la materia prima? R= todos los días voy con un trabajador por las mañanas a comprar lo que escribe en una lista el primer cocinero. 11. ¿Dónde realiza las compras? R= Depende, a veces en el mercado, la central de abastos, Chedraui, la tiendita de la esquina. 12. ¿Cuál es el nombre del restaurante? R= No tiene nombre. 13. ¿Cuál es el horario d entrada de sus colaboradores? R= a las 7 de la mañana veo al que me ayuda a comprar lo de la cocina y van llegando los demás en el transcurso de la mañana Página 13 de 163 14. ¿Cuenta con algún organigrama o diagrama de puestos? R= No 15. ¿Cuenta con manuales de funciones o políticas de compra y almacenamiento por ejemplo? R= No 16. ¿Cómo almacena sus productos? R= Tengo a lado del área de cocina el almacén ahí pongo todo lo que se compra para el restaurante, y en el refrigerador y congelador se coloca los vegetales, la carne y todos los productos que requieren congelación. 17. ¿Ofrece algún tipo de promociones? R= No. 18. ¿Ofrece servicios extras como internet, estacionamiento, página de internet del restaurante? R= No 19. ¿En qué horarios está usted? R= Desde que salimos a comprar la mercancía hasta que cerramos 20. ¿Los 6 empleados tienen actividades especificas, horarios de comida concretos y no existen espacios sin actividades en su horario laboral? R= No tienen actividades específicas, comen en los espacios que puedan y si tienen muchos tiempos vacíos. 21. ¿Cree usted que podría realizar las mismas actividades que ellos desempeñan con menos personas? R= si, quizá 5 o 4 22. ¿Cuánto paga de luz? R= Es bimestral, como 300. 23. ¿Ha recibido alguna queja de sus clientes? SI/NO ¿Cuál? R= Si, por inconformidad en el servicio que pidió. Principalmente es referente al servicio que proporcionan los meseros. 24. ¿Cuenta con algún recetario de cocina? R=El primer cocinero cuenta con uno. 25. ¿Quién decide el menú a ofrecer o ya se tiene distribuido los menús de la semana? R=Yo le comento al primer cocinero el platillo que me gustaría ofrecer y el me confirma si cuenta con el tiempo para poder elaborarlo, me proporciona una lista y después vamos a comprar la materia prima. 26. ¿El primer cocinero sugiere que platillos proporcionar? R=A veces pero prefiero encargarme yo de eso. Página 14 de 163 27. ¿Cuenta el primer cocinero con papeles que respalden sus estudios? R=Si, es estudiante aun. 28. ¿Conforme a la información que me proporciono en las respuestas anteriores, se puede inferir que no se realiza un costeo de platillo y la asignación del platillo es diaria y depende del platillo que usted sugiera para ese día, es correcto? R=Si. 29. ¿La mayor afluencia de comensales de donde es y quiénes son? R=Oficinistas de las pequeñas empresas que están cerca del restaurante y de las bodegas que están también cerca, algunos obreros también nos visitan, pero no son muchos. 30. ¿Sabe usted si los comensales están conformes con la calidad de los alimentos y el precio? R= Hay otros 2 restaurantes cerca que tiene el precio cerca del mío la diferencia entre el precio del platillo es de algunos pesos, los comentarios que realizan los comensales es que les agrada el sazón de los alimentos y el precio les agrada, algunos me han comentado que si llegara a subir el precio del platillo continuarían viniendo siempre y cuando el precio no fuese muy alto. 31.- ¿Realizo un estudio de Rentabilidad? R= No 32.- ¿Sabe cuándo va a recuperar su inversión? R= No 33.- ¿Realiza Estados Financieros? R= No 34.- ¿Realiza Razones financieras? R= No 35.- ¿Cuenta con un control de ingresos y egresos? R= No 36.- ¿Realiza inversiones? R= No 37.- ¿Tiene seguros para su empresa? R=No 38.- ¿Tiene un control sobre sus finanzas? R=No Página 15 de 163 39.- ¿Realiza Estados Financieros Proyectados? R= No 40.-¿Cuenta con una política de compra? R= No 41.- ¿Cuenta con algunos sustitutos de los productos? R= No 42.- ¿La vida útil del producto es alta ( fecha de caducidad)? R=De algunos 43.-¿Pago al contado los productos? R= Si Firma Srita. Paola González Uribe Directora General Página 16 de 163 RESUMEN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO EMPRESARIAL Restaurante Se encuentra localizado en la delegación Miguel Hidalgo, cerca de la estación del metro 4 caminos, es un punto clave para la concurrencia de muchos oficinistas y algunos obreros los cuales laboran en Pyme´s cercanas al restaurante. La zona geográfica se considera como una ventaja por el número de comensales factible a asistir a las instalaciones, existe una fuerte competencia ya que dos restaurantes más cercanos proporcionan los mismos servicios sin embargo está posicionado como el número 1. Tiene como objetivo principal vender platillos de comida a gran cantidad, con un excelente sabor. El origen de capital de este negocio es privado, se apertura con una inversión de $72,455.00 pesos, es una empresa de servicio, su cobertura es local, no cuenta con sucursales, lleva un año dedicándose al giro restaurantero. Su principal sector de mercado son oficinistas y obreros de todas las edades, mantiene la demanda constante debido a que el cliente gusta de sus platillos y se realizan recomendaciones de boca en boca, sin embargo los clientes refieren no estar 100% satisfechos con el servicio proporcionado por los meseros. La fundadora no tiene socios, la única propietaria es la señorita Paola Gonzalez; los ingresos mensuales netos fluctúan entre los 4 mil y 5 mil pesos. Esta pequeña empresa no cuenta con promociones en sus ventas ni con un servicio que proporcione la satisfacción total del cliente. Se ofrece un platillo diario para los comensales, no realizando la toma de decisión sobre este con base a costos, el restaurante no maneja presupuestos, estados financieros, análisis financieros, manuales de operación o funciones, horarios de entrada y salida, organigrama, misión, visión, objetivos, tampoco cuenta con nombre el restaurante. La decoración del local proporciona una estancia agradable al cliente, creando un ambiente cómodo y confortable, lo cual conlleva a una ventaja competitiva. A pesar de que mantiene precio cómodo de sus platillos en sondeos realizados a los comensales, estos refieren poder pagar un poco más por los mismos, ya que el sazón es grato al paladar. Página 17 de 163 PROPUESTA DIAGNOSTICO Objetivo El objetivo de este diagnóstico es analizar cuál es la situación que guardan las diferentes áreas de la empresa. La información obtenida de la aplicación del diagnóstico es muy valiosa tanto para la planeación estratégica como para la organización, dirección y control de la empresa en su conjunto. Con los datos obtenidos y analizados en el diagnóstico es fácil detectar donde se debe trabajar para mejorar y cuáles son las áreas de la empresa en la que se están haciendo mejor las cosas; esta información permite tomar decisiones y diseñar los planes y programas para balancear los recursos y obtener un desempeño adecuado, con lo que se puede alcanzar con mayor eficiencia los objetivos a plantear para la organización. Alcance Finanzas. Control Interno (Modelo COSO ―Ambiente de Control‖). Comercialización. Metodología de diagnóstico Página 18 de 163 Aplicación de Metodología TIPO DE ESTUDIO INSTRUMENTO PROPÓSITOS Análisis a Comercialización Instrumento de medición Diagramas Cuestionarios Identificar las rutas de mejora a partir de la observación y análisis del tipo de mercado, servicio, calidad delproducto, satisfacción del comensal, área geográfica del establecimiento, nombre, etc. Análisis a Finanzas Instrumento de medición Diagramas Cuestionarios Identificar las rutas de mejora a partir de la observación y análisis del tipo de Modelo Contable- Financiero. Estudio de Control Interno Instrumento de medición Modelos Cuestionarios Identificar las rutas de mejora a partir de la observación y análisis del tipo de Modelo de Control Interno implementado, siguiendo la estructura del Modelo COSO. Página 19 de 163 EJECUCION DEL DIAGNOSTICO Página 20 de 163 Instrumento de medición “Componente-Comercialización” EVALUACION COMERCIALIZACION COM""N~"T~ .ACTO"~ V ..... , ..... ~ EVLUAC10N COM~ RCI"'UZAaON ~ - --, M., M~_ '" • • • • co.n.n.-tio_ ..... 1_ s .... Kio 'c._" ,~ _nn ..... ~ (0_ .... , , 01>< . .... ) ' T_ ---.f-.ctúon -.-...KiDs ."' ........... . ,.-.... ,~ • -- .......... -P."o ,-- o ' '''DI ' __ ;' ' _ ,-~ • -- · T .......... ' M __ o nu".,.-.. M'" " "···' _e_ ."""'-' ........ 4_ """"'""" ..... . _ .. o · s ...... • -- ..... _ ..... · T ................ , ".,. ..... 'coo"""" e _ """-, ........ .... - , · s .... Kio ,-- 7_ "' ........... ' _'o"'nto --- - , · s .............. _ ... -......... -._.M'" , · ."-tio --_ . • • ....... ""ciolon 0_. f jd ... _. _ , p"onuncio • • ........... -., '"-p" .......... ciolon • ". .. ciolon --l itO .... Mb_ o ' ,ncentiY • .. ~ ....... _ 0 ........ , ,~ . • • _0"''''''''' . ",_ 00UI';c..;cs" .. ---, COMPON~NT~ .ACTO"~ V ..... ,_~ ~U"""ON <X>M~RCI"'UZAaON ,- - -: , M.O M~_ '" - • • co.n..-tio .... _ '-- s-.. ..... ' CO_d .- _nn .... • ... K __ (0...-..... , . 0"'_",) · T -. ..... ---.-.w.n -...."KiDS ."' ....-....;" .. ~ .~ 2 _ .... _ .. "" ..... -P'Ko .~- . . "'''', .. " ..... . ~~ ~- ... ,. --r ..... "" ' M __ . n.""", .. -'" "K" "-.:_ .~- ... ~- ._ .. . · s . ..... ~_ ... - • "'..-.m<iOn ·T ..... "" ..... - ..... - ' co'-''' 6. """' ... _ ' ", ..... . · s .... "'" ._- , .. rtuo<iOn '- --- _ O · s ...... ..-.tio ... ... -• • 0< ....... ._ ....... . · ~tio --- L ..... ""dón ._- fid ... -- - ,"'.......-. • .......... ntey '.-".o.-...<iOn . ...... <iOn --pO_ .n •••• _ .... . .,~ . .. ~ . . .... ¡'O.cio ... nto " ~' • ,_o '''''_.0.6_'' --_O Página 21 de 163 El área de comercialización se encuentra en un punto bueno del 100% cumple el 70.70%, obteniendo calificaciones muy bajas en el área de servicio y actuación de los meseros muy probablemente se alcanzaría un nivel óptimo. Instrumento de medición “Componente-Finanzas” EVALUACIÓN FINANZAS El área de finanzas se encuentra en un punto de extrema deficiencia del 100% cumple el 20%, bajo medidas empíricas que requieren de Restructuración inmediata. Página 22 de 163 Instrumento de medición “Componente-Control Interno” EVALUACIÓN A CONTROL INTERNO 00 ....., PO N ElN TES OO NTRO L I NTERNO (OOS .o . EV"a 'lu a CJiÓn de R:ie:sgcs 1~ci6n y co.r.rwuD ic.aCión ~il .. moi .. VAR IAB l..lES • 1 ~g¡rk1ad Y v a !lores oétioos ·~ura O -'"'g ..a n iz.a c.io.na l o ng:.a .llWQ:;Jr a r.n.a $ .. etc... . • Asi~c!iÓ:rn de a utorida d y lr@:5l,pc.o.r.ts;a 'biltda des · <;.onfi'"li!I l1I?;a ern pe:r.soB a 'l • Estudio 'LII b 'ic.a CJiÓrn goeog¡r:ii1'iic.il de!! rreS"ta 'ura n'be · Cc::u ;1tr o :1 de tiOl\o<"enta f1ios • S is."'te:r.n.a $ p a r a p Oi r.a el lr'e;gJi s t .J"o de i nforlrnaciÓon conta 'b'te. y 1'iirn.a~ra .oQo_~_1e:s: p a r a da r :s>e-gUif1nlie.'.nto a Iinconfo.rlrnjda des de:'t die:Ton;e . :S.'is.~ de fl u jo de lin1'oT1n1oilción e<rntre di~n y su·bor d i ..... dcks: · p.r~~ [y.a e,sta 't:>~ • .no e!I IP rc:::ooe:s:o de la o,pe'r a Clt6.n ~ .~ {¡pa r a ~.r y cor reg¡ir Io;s; e.nrc::..f"'eS q ue p Uoeden ocunnir- .~ cor.vtin -u.a:s [ .act:N-:id .. ~ Lr-e-.I:'u ..... r _$ .dft ~pe:~n o .pera 1:liv-a por póiI r~ de l a dir-e.oc.ión~ • A.ccico.r:M!:S ~pa r-ada :s: [eva !h sa Gión ¡pe:ri6cIic.a 1nI!>iIO!lr.:-a d a d.i r-ecta.rn.e-.r.me ¡por el cornador ~ IEVLJUA<CI O N r..1 a I " OC)'rvt PO N ENTES OO NTRO L I NTERNO (005-0 . COntro 'l i~no FACTO R ES E V.a l u,a ci6n de R iesgos I ll'lI'fo.nrna ción y co.l'!I'l<Unric.ació.n VARI A B LES · I~g;nidad )' V .a'lores ~ioos. · ~l.!I.r.a Or>g ..a niz;a cicor..a J (orn.a nua 'Jes". O.rga .n:ig"ra moa S .. e=. I • As\,.~Ci6n de a utorida d y ,re:s¡pon:sa 'bit¡d a des · E.S~dio ubicación g~gráf";ac.a de!1 resta u.r.¡¡¡~ ·:S~as p a r .a pa r a e1I re-g;is:1:-r'O de linfonrnación conta b'le y 1flRil~r.a . CO;r.rtT-oJes p a r a dar ~uirn.ien'tlo a linoofllfonn.idade:s ~~ ... :sis.~ de flujo de~aci6n oe:r.rtTe dirección y :S ... bQrd i ...... cIoos ... pr>e'V~-Cd: [".-.a e$'Uo bktcidos. e<n e!t Ipr'c:::ooeso de lIa o,per:a C'iÓn ~ ... oe,1leCtiv'O:S [pa :r.a de~e:cta r y conre-g;ir iIc>;s. <eT>rore:s que pL»E!de<n c::>cU.r1nr ... ~ co~inUils [.ac::tiu id:a<hre:'ll: ''--r uJa r _s o." su,pe:rvis:i6n ope:r ,a ~jva por lpa.r-ta de, Ita d i.rección • ... .A.ccio.r.M!:s: s.e;par.adas (ev.a1uaci6n periÓdic.a Jroea 'l iz;a d a d i recta.rn.er.me por el ccutt.ador ~ EVL UACI ON Regula r ., r..1 .a11 " rvt L2Y. r.n.a I 2 Página 23 de 163 El área de control interno se encuentra en un punto de extrema deficiencia del 100% cumple el 20%, bajo medidas empíricas que requieren de estructuración inmediata. Análisis “Componente- Comercialización” Cantidad de comensales que frecuentan el restaurante En esta grafica podemos observar que las variaciones de comensales entre cada día de la semana es mínima, Di Paola espera recibir entre 50 – 60 comensales diarios. Abre sus puertas de lunes a viernes en un horario de 1:30 pm a 5:00 pm, sus ventas están enfocadas a la comida fuerte del día. Porcentaje de comensales La población a quien está enfocada mayormente la venta de alimentos es a oficinistas y en un porcentaje menor a obreros. Este mercado se encuentra a los alrededores de la zona geográfica del restaurante siendo principalmente la concurrencia de las oficinas y bodegas que se encuentran por la zona. Calidad de los platillos El menú está compuesto en mayor proporción de arroz y sopa, se ofrece un guisado, agua, tortillas y postre. Los comensales refieren que el sabor de los alimentos es agradable al paladar y que las porciones de los platillos son de buena proporción. Página 24 de 163 La materia prima se abastece a través de varios proveedores, los cuales no proporcionan descuentos, pago a plazo y tampoco llevan el producto al punto de venta. Competencia En relación a los competidores directos de la zona de afluencia Di Paola mantiene mejor calidad en platillos, porciones más grandes y precio menor que la competencia. Satisfacción del cliente En este gráfico podemos observar que los comensales refieren estar 100% conformes con respecto al precio del platillo, el sabor y decoración del restaurante, se identifica menor satisfacción en el servicio y el trato de los meseros hacia los comensales. Asignación del nombre del establecimiento Página 25 de 163 El nombre cuando está bien elegido, puede ser un gran aliado nuestro, actuando como pieza clave en las actividades de difusión y promoción que realicemos. Este debe comunicar claramente a qué se dedica nuestra empresa, Debe ser corto y fácil de recordar. Un buen nombre proyecta la personalidad de nuestra empresa y permite destacarnos, además de generar recordación. Hacer una correcta elección es partir con el pie derecho, ya que la forma en que denominemos nuestro negocio determinará en mucho casos la primera impresiónque transmitiremos a nuestros clientes. La grafica anterior representa la percepción de los comensales ante el nombre del establecimiento, en donde más del 50% prefiere que el restaurante tenga un nombre, un 30% refiere que no es necesario para ellos asistir a un restaurante con nombre y solo para un 10% es un dato sin relevancia. Publicidad Como se puede ver la empresa solamente se da a conocer por medio de recomendaciones de sus clientes, que se puede decir que es una buena manera de que la conozcan pero se podría dar a conocer más si se crea una página de internet o se repartan folletos. No hay promociones ni servicio extras de internet. Conclusiones Conforme al análisis realizado respecto al ―componente-comercialización‖, se identifica que el restaurante no cuenta con un nombre propio, lo cual crea una desventaja comercial frente a la competencia. El mercado al que va dirigido son 2 sectores que corresponden a la clase baja-alta y media-baja, siendo estos oficinistas en su mayoría y pocos obreros, ambos de empresas circundantes a la ubicación del establecimiento. La ubicación proporciona que exista alta afluencia de comensales, permitiendo esto que se reciban de 50-60 comensales diarios de lunes a viernes. Carece de oferta de promociones y en especial de un servicio de excelencia proporcionado por los meseros, el segundo ha coadyuvado a que alto porcentaje de la clientela se queje del servicio, sin embargo solo se ha perdido un porcentaje pequeño de clientela, derivado a esto, el servicio se cataloga como un factor de riesgo para el restaurante. Los puntos de valor identificados se sitúan en la calidad y sabor de los alimentos, competencia y publicidad, los primeros 3 representan una satisfacción total del cliente y el ultimo se realiza por medio del ―boca a boca‖, lo cual representa un medio publicitario sin consto para el restaurante. 0 00 100% Publicidad Recomendaciones Página 26 de 163 Análisis “Componente- Finanzas” Cuestionario básico del ―Componente-Finanzas‖. 1.- ¿Realizo un estudio de Rentabilidad? R: SI No 2.- ¿Sabe cuándo va a recuperar su inversión? R: Si ¿Cuándo? No 3.- ¿Realiza estados Financieros? R: SI ¿Cuáles? No 4.- ¿Realiza Razones financieras? R: si ¿Cuáles? No 5.- ¿Cuenta con un control de ingresos y egresos? R: Si ¿Cuál es? No 6.- ¿Realiza inversiones? R: Si ¿Cuál es? No 7.- ¿Tiene seguros para su empresa? R: Si ¿Cuál es? No 8.- ¿Tiene un control sobre sus finanzas? R: Si ¿Cómo? No 9.- ¿Realiza Estados Financieros Proyectados? R: SI No 10.- Realiza proyecciones Financiera para que su empresa crezca? R: Si ¿Cuál es? No Página 27 de 163 Evaluación Finanzas La grafica anterior muestra las deficiencias encontradas en el ―Componente-Finanzas‖, se identifica que solo cumple con un 20% de un 100% de eficiencia. El restaurante carece de bases financieras para su operación y registro de la misma, lo cual evita la existencia de una estabilidad financiera, también se identifica que existen carencias en el control del activo fijo y la asignación del precio del producto único de venta no es asignada conforme a métodos de estudios económicos. Situación Financiera La situación financiera del establecimiento representa un riesgo inminente a la empresa, ya que carece de cualquier método contable-financiero que proporcione solidez a su evolución económica del mismo. Conclusiones Conforme al análisis realizado se identifica que el ―Componente-Finanzas‖ representa situación de riesgo a la empresa ya que carece de la siguiente estructura eje. Bases Financieras Estabilidad Financiera Proyecciones Financieras Control de Activo fijo Asignación del precio del producto mediante método económico. Página 28 de 163 Análisis “Componente - Control Interno” Modelo COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS) Un sistema de Control Interno consta de 5 elementos interrelacionados entre si. Dichos elementos, provienen de la manera en la cual la Administración de una empresa lleva acabo sus responsabilidades y están integrados en su proceso de administración. Evaluación de Control Interno En esta grafica podemos observar que 3 aspectos fundamentales del modelo COSO obtienen 2 puntos de un total de 10, lo que representa un porcentaje del 20%. Página 29 de 163 Elementos que integran la estructura organizacional de una empresa Los elementos anteriores son claves en el Ambiente de Control (elemento base del modelo COSO), el restaurante carece de presencia de los mismos, conforme a los estudios realizados el restaurante refiere no contar con nombre, organigrama, manuales de operación políticas de áreas, descripción de puestos, entre otros. Segregación de funciones Los controles deben asegurar que exista una adecuada división de funciones, con la finalidad de que ningún empleado o grupo de empleados estén en una posición que les permita incurrir en errores o irregularidades, o bien, ocultarlos, en el curso normal de sus labores. Respecto a lo anterior se identifica que el restaurante realiza una segregación de funciones empírica, debido a lo anterior no existes funciones específicas y definidas para cada puesto que forma parte del organigrama. Conclusiones Conforme al análisis realizado se identifica que el ―Componente-Control Interno‖ representa un área de oportunidad para la empresa. Se evaluó el componente conforme al Modelo COSO realizando un énfasis en el elemento base ―Ambiente de Control‖, en donde se detecta la necesidad de la empresa de implementar controles que permitan la segregación de las principales funciones. Página 30 de 163 Resultados preliminares – Conclusiones preliminares de cada estudio El área de comercialización se encuentra posicionado en un nivel bueno ya que del 100% cumple el 70.7%, lo cual proporciona valor a la empresa. Cabe destacar que dentro del ―Componente-Comercialización‖ se encuentran 2 factores que demeritan el área de comercialización El servicio y la atención proporcionada por parte de los meseros a los comensales, factor que ha dado como resultado la disminución no significativa de comensales. El área financiera no cuenta con un sistema adecuado de análisis financiero ya que todas las preguntas antes mencionadas son negativas por tanto se puede decir que no cuenta con un sistema financiero-contabilidad adecuada, actualmente es importante que todas las empresas cuenten con un área cimentada de finanzas ya que nos ayuda a conocer si la empresa se encuentra saludable o en riesgo, también nos ayuda a identificar el retorno de inversión, cantidad monetaria en activos, pasivos y patrimonio, por mencionar algunos. Se encuentra posicionado en un nivel crucial ya que del 100% de calificación posible a asignar en cumplimiento de este componente, el restaurante solo obtiene un 20% En el área de Control Interno se puede observar que la empresa no cuenta con elementos de control, carece de un ambiente de control el cual es represento mediante, organigramas, manuales, políticas, descripción de puestos, etc. Conforme a la evaluación realizada mediante el Modelo COSO se identifica la necesidad de establecer un modelo de control propicio que coadyuve a mantener un ambiente de control idóneo, así también minimizar los riesgos inherentes ala operación. El área se encuentra posicionada en un valor del 20% de un 100%, razón por la que se identifica la necesidad de realizar una implementación pronta y oportuna. Página 31 de 163 INFORME DIAGNOSTICO Página 32 de 163 Datos del restaurante Nombre del restaurante: no tiene nombre Estructura organizacional empírica, no cuenta con organigramas, manuales, políticas. Estructura Contable-Financiera nula, no cuenta con estructura de costos, presupuestos, estados financieras, desconoce el retorno de su inversión, entre otras. Estructura de Control Interno deficiente, no cuenta con la implementación de algún modelo de control interno que le permita tener un ambiente de control y minimizar los riesgos inherentes de la operación. No empleados: 6 Nivel de ventas: Muy alto Principales servicios: venta de comida Ventas realizadas de Lunes a Viernes Horario de ventas: 1:30 pm a 4:00pm Horario Laboral: 7:00 am a 5:30pm Componentes del platillo: Sopa, arroz, guisado, postre, agua, tortillas Precio del platillo: 40 pesos Número de proveedores: No existen proveedores definidos Método empleado para darse a conocer: boca a boca Satisfacción total del cliente en el sabor, presentación y cantidad de los platillos, carencia de satisfacción respecto a la forma de servicio y trato proporcionado por los meseros. Antecedentes Se encuentra localizado en la delegación Miguel Hidalgo, cerca de la estación del metro 4 caminos, es un punto clave para la concurrencia de muchos oficinistas los cuales laboran en Pyme´s cercanas al restaurante. La zona geográfica se considera como una ventaja por el número de comensales factible a asistir a las instalaciones, existe una fuerte competencia ya que dos restaurantes más cercanos proporcionan los mismos servicios sin embargo está posicionado como la numero 1. Tiene como objetivo principal vender platillos de comida a gran cantidad, con un excelente sabor. Su principal sector de mercado son oficinistas de todas las edades, Di Paola mantiene la demanda constante debido a que el cliente gusta de sus platillos y se realizan recomendaciones de boca en boca, sin embargo los clientes refieren no estar 100% satisfechos con el servicio proporcionado por los meseros Di Paola no tiene socios, la única propietaria es la Señorita Paola González; los ingresos mensuales netos fluctúan entre los 4 mil y 5 mil pesos Esta pequeña empresa cuenta con deficiencias de tipo organizacional y contable-financieras. Página 33 de 163 Se presenta esta propuesta de solución derivada de la necesidad de la Srta. Paola por consolidar la empresa, aumentar calidad en el servicio, aumentar ventas, obtener mayores utilidades para obtener una consolidación de la empresa y formar sucursales. Estudios Realizados Componente Comercialización Conforme al análisis realizado respecto al ―componente-comercialización‖, se identifica que el restaurante no cuenta con un nombre propio, lo cual crea una desventaja comercial frente a la competencia. El mercado al que va dirigido son 2 sectores que corresponden a la clase baja-alta y media-baja, siendo estos oficinistas en su mayoría y pocos obreros, ambos de empresas circundantes a la ubicación del establecimiento. La ubicación proporciona que exista alta afluencia de comensales, permitiendo esto que se reciban de 50-60 comensales diarios de lunes a viernes. Carece de oferta de promociones y en especial de un servicio de excelencia proporcionado por los meseros, el segundo ha coadyuvado a que alto porcentaje de la clientela se queje del servicio, sin embargo solo se ha perdido un porcentaje pequeño de clientela, derivado a esto, el servicio se cataloga como un factor de riesgo para el restaurante. Los puntos de valor identificados se sitúan en la calidad y sabor de los alimentos, competencia y publicidad, los primeros 3 representan una satisfacción total del cliente y el ultimo se realiza por medio del ―boca a boca‖, lo cual representa un medio publicitario sin consto para el restaurante. Componente Finanzas Conforme al análisis realizado se identifica que el ―Componente-Finanzas‖ representa situación de riesgo a la empresa ya que carece de la siguiente estructura eje. Bases Financieras Estabilidad Financiera Proyecciones Financieras Control de Activo fijo Asignación del precio del producto mediante método económico Componente Control Interno Conforme al análisis realizado se identifica que el ―Componente-Control Interno‖ representa un área de oportunidad para la empresa. Se evaluó el componente conforme al Modelo COSO realizando un énfasis en el elemento base ―Ambiente de Control‖, en donde se detecta la necesidad de la empresa de implementar controles que permitan la segregación de las principales funciones. Página 34 de 163 Hallazgos encontrados en el Diagnostico No cuenta con nombre, objetivo, misión y visión establecidos Carece de un Modelo Organizacional No cuenta con un Modelo de Control Interno y Contable-Financiero No se obtiene la satisfacción total del cliente, derivado a la ausencia de calidad en el servicio Análisis FODA El análisis FODA es una herramienta que ayuda a los administradores a realizar el diagnóstico del restaurante en un momento determinado, se establecen por escrito todas las actividades o variables que muestran por qué el establecimiento se encuentra en determinada posición en el mercado, y sobre todo las situaciones que pueden estar sobreentendidas. FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) busca principalmente: Identificar y analizar fortalezas y debilidades internas del restaurante Identificar y analizar amenazas y oportunidades que se presentan en el entorno Hacer una relación de los factores citados y obtener una propuesta estratégica Grafica FODA Página 35 de 163 La fortaleza de mayor valor es la calidad de los productos y la zona de ubicación del restaurante, como debilidades se identifica la falta de compromiso por parte de los trabajadores, la falta de un modelo organización y contable-financiero, una oportunidad de trascendencia se observa al externar los comensales que pagarían más por los platillos y como amenaza inminente se detecta la perdida de comensales si se continua con un servicio deficiente. La competencia actual no logran hacer un impacto como amenaza, sin embargo hay que estar alertas, por otro lado las debilidades son latentes y de suma importancia, debido a que son base del soporte de la estructura de la organización Grafica Radar El área que está más cerca del ideal es el de comercialización del 100% cumple con un 70.7% El área de Control Interno se encuentra con extrema deficiencia ya que no existe algún modelo implementado Las finanzas son llevadas de un forma empírica derivada a esto cumple con un 20% de un 100% Recomendación: Se debe de implementar un modelo organización que contemple un modelo de control interno y una reingeniería contable-financiera Diagrama de Ishikawa (Dr. Kaoru Ishikawa) El Diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, es una de las diversas herramientas surgidas a lo largo del siglo XX en ámbitos de la industria y posteriormente en el de los servicios, para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones. Este diagrama causal es la representación gráfica de las relaciones múltiples de causa - efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. http://es.wikipedia.org/wiki/Kaoru_Ishikawa http://es.wikipedia.org/wiki/Siglo_XX Página 36 de 163 Conforme al análisis realizado respecto al “componente-comercialización”, se identifica que el restaurante no cuenta con un nombre propio, locual crea una desventaja comercial frente a la competencia. Conforme al análisis realizado se identifica que el ―Componente-Finanzas‖ representa situación de riesgo a la empresa ya que carece de la siguiente estructura eje. Bases Financieras Estabilidad Financiera Proyecciones Financieras Control de Activo fijo Asignación del precio del producto mediante método económico Conforme al análisis realizado se identifica que el ―Componente-Control Interno‖ representa un área de oportunidad para la empresa. Se evaluó el componente conforme al Modelo COSO realizando un énfasis en el elemento base ―Ambiente de Control‖, en donde se detecta la necesidad de la empresa de implementar controles que permitan la segregación de las principales funciones. Página 37 de 163 Conclusión Recomendaciones Los principales elementos en los que deberá trabajar el restaurante son: I. IMPLEMENTAR NOMBRE Y LOGOTIPO, para generar personalidad de la empresa contribuyendo a ser un factor de recordancia del lugar en los clientes y formar parte de los instrumentos clave de promoción y difusión del establecimiento. II. IMPLEMENTAR BASES ORGANIZACIONALES, que permita brindar objetivos, visión, misión y valores. III. IMPLEMENTAR UN MODELO DE CONTROL INTERNO, el cual proporcione ambiente de control reflejado en una estructura organizacional, manuales y políticas, que permitan la definición de puestos, funciones, reglas y formas de realizar las actividades derivadas de la operación con eficiencia y eficacia. IV. IMPLEMENTAR UNA ESTRUCTURA CONTABLE-FINANCIERA, adecuada al tamaño de la organización que proporcione una evaluación de costos y realice presupuestos de operación para la creación y emisión de estados financieros que mostraran la situación monetaria del negocio y permitirán realizar una correcta toma de decisiones sobre el mismo. V. SENSIBILIZAR AL PERSONAL, para adecuar las expectativas de la organización y las capacidades del trabajador a una nueva dinámica de optimización de recursos y de cultura de calidad. VI. IMPLANTAR LOS SISTEMA DE TRABAJO, para mejorar y asegurar la productividad de los procesos y la calidad de los productos, apoyado en un seguimiento continuo de la operación y en la toma de decisiones. VII. INICIAR EL DESARROLLO DE LIDERAZGO en los niveles de mando, para mejorar la comunicación interna, la coordinación entre áreas y maximizar el aprovechamiento de los recursos. Página 38 de 163 VIII. DEFINICIÓN DE RESPOSABILIDADES Y FUNCIONES, involucrando a cada responsable en su función primordial para obtener mejores resultados. Todo esto se puede lograr dirigiendo al personal a trabajar con el enfoque de un Modelo de empresa Familiar, realizando una Reingeniería en el área de finanzas e implementando un Ambiente de Control, conforme a lo estipulado en el Modelo COSO. Página 39 de 163 PROPUESTA DE SOLUCION Página 40 de 163 Modelo de la Propuesta Debido al tamaño y conformación del restaurante se toma como base el modelo de empresa familiar. Las empresas familiares se distinguen por su flexibilidad, capacidad de adaptación al cambio, personal comprometido y entregado, asi como fuente de bienestar familiar. Una vez establecido el modelo de empresa se continua a asignar un modelo de control interno que permita mantener un adecuado ambiente de control ya que este comprende la asignación de manuales y políticas organizacionales las cuales proporcionaran las directrices de las funciones que corresponden a cada uno de los integrantes del organigrama, las políticas laborales acordadas y la conformación de la función compras y almacenamiento de los productos que se utilizaran para elaborar los platillos susceptibles a venta y generación de ingresos del restaurante. El organigrama junto con los manuales contribuyen al entendimiento de líneas de mando, liderazgo adecuado y compromiso para con la organización por parte de los empleados y dueños. Una vez que se establece un ambiente organizacional idóneo, se integra una estructura contable-financiera propicia para el desarrollo saludable de la empresa, en donde se conocerá e implementara el uso de costos y presupuestos, los cuales permitirán realizar la planeación eficiente de compras y gastos que se realizan a lo largo del mes, bimestre, semestre y/o año; con base en ello y los datos de ventas podemos proceder a la elaboración de estados financieros, los cuales mediante un análisis financiero propicio al tamaño de la organización permitirán conocer su situación monetaria y asi realizar toma de decisiones exitosas. Dentro de esta estructura financiera también tenemos como herramienta las proyecciones, que nos permiten tener un acercamiento al futuro, siendo esto muy útil al momento de tomar decisiones ya que no solo se contara con la información del pasado y presente si no que gracias a las proyecciones podemos contar con un posible futuro; teniendo asi la oportunidad de decidir si ese futuro cumple los objetivos de la organización o de re direccionarlo, posteriormente se podrá tener la opción de la expansión de la organización. Dentro del área contable se tiene que considerar el cumplimiento de obligaciones fiscales situándolas dentro del régimen de pequeño contribuyente debido al tamaño y nivel de ingresos de la empresa. Página 41 de 163 Cabe destacar la necesidad de compromiso de los miembros de la empresa ya que coadyuva a la calidad comercial, de esta forma el modelo de la propuesta solución cubre todas las áreas de oportunidad detectadas durante la ejecución del diagnóstico realizado. Esquema General del Proyecto El esquema general del proyecto se basa en: 1) Bases de una estructura empresarial En esta primera parte se le proporcionara la personalidad que requiere la organización a través de un nombre y un logotipo fresco considerando el tipo de mercado al que esta enfocad y la imagen que quiere proyectar la fundadora. También se desarrollara el objetivo de la organización, el cual es fundamental para evaluar los resultados obtenidos en un corto, mediano y largo plazo y así no perder e vista las metas a cumplir ya establecidas; de igual forma la misión y la visión contribuyen al logro y enfoque de las actividades. Los valores institucionales ocupan una extensión importante de la personalidad que quiere conformar la organización con sus empleados y la imagen que quiere proyectar a sus clientes, es por ello que se elaboraran los valores institucionales, considerando que nuestra empresa es de servicios y es una pyme. 2) Modelo COSO (Ambiente de Control) Debido a la importancia de un apropiado modelo de control interno implementado en una organización, sin importar su giro o su tamaño, se decido implementar el modelo COSO, mediante el cual se estructurara el ambiente de control que requiere el restaurante. De esta forma se diseñaran manuales y políticas organizacionales que marcan limites, responsabilidades, obligaciones, parámetros y todo un ambiente de control necesario que contribuirá al logro de objetivos y metas establecidas de una forma eficaz y eficiente contando una calidad óptima en cada etapa de los procesos involucrados en la venta de alimentos. Página 42 de 163 3) Estructura Fiscal mediante el régimen de pequeño contribuyente Derivado de la cantidad de ingreso que recibe anualmente el restaurante, se considera como pequeño contribuyente. Se identifica la necesidad de cubrir las obligaciones fiscales propias del giro de la empresa, las cuales están establecidas en ley, razón por la cual se dará de alta ante este régimen y se cumplirá con la obligación de pago de impuestos inherente a la obtención de ingresos por la actividad empresarial que se lleva acabo. Para así proporcionarun bienestar económico a la empresa y una tranquilidad legal al fundador. Es importante mencionar que la persona que renta el local a la fundadora realizo todos los trámites legales para establecer el local como restaurante. La dueña refiere no haber tenido la necesidad de hacer los trámites legales para operar un restaurante. 4) Reingeniería Financiera El restaurante cuenta ya con una estructura contable financiera con la cual ha venido operando desde su apertura, el cual carece de técnicas contables-financieras que permitan la obtención de mayores utilidades y la expansión organizacional en un futuro próximo; es por ello que requiere implementar una nueva estructura que permita el uso de herramientas propicias que procesen información y generen resultados aptos para una toma de decisiones óptima. Esto se puede lograr mediante una reingeniería financiera ya que el concepto practico de la reingeniería es ―quitar lo viejo y adecuar un sistema nuevo‖ que contemple el tamaño de la organización, los objetivos establecidos, el giro y la correcta comunicación y adaptación entre cada una de las áreas de la pyme. A través de esta reingeniería se implementara el uso de los costos, presupuestos, emisión y correcto uso de los estados financieros mediante un análisis financiero practico y fácil de entender por parte de los interesados en el crecimiento de la empresa. Metodología y Productos Esperados Página 43 de 163 DESARROLLO DE LA PROPUESTA SOLUCION Página 44 de 163 BASES DE LA ESTRUCTURA RESTAURANTERA Página 45 de 163 Nombre y logotipo del restaurante Objetivo Proporcionar platillos de comida a nuestros comensales de gran sabor y excelente servicio. Misión El propósito del restaurante Di Paola tiene el objetivo prioritario de proporcionar platillos de comida a nuestros comensales de gran sabor y excelente servicio, se suma a este propósito, la satisfacción total del consumidor. Visión Ser una cadena de restaurantes a nivel Distrito Federal, posicionándose entre los mejores lugares de su nicho de negocio, con actuación de calidad y compromiso con el consumidor. Valores Institucionales I.- Compromiso con el Servicio al cliente. Es necesario estar comprometidos con el servicio al cliente. El servicio es uno de los elementos que proporcionan un ambiente idóneo a nuestros consumidores y da calidad en lo que hacemos, es la base de la permanencia de los comensales. II.- Excelencia. Para ser una institución de excelencia, es necesario ser íntegros, es decir responsables y profesionales. III.- Innovación. El que procura la excelencia diaria en sus actos, sabe que siempre hay nuevos modos de hacer las cosas y de que todo es posible mejorar, incluso lo que ya es bueno. La iniciativa es la base de la creatividad. IV.- Trabajo en Equipo. El que está abierto a mejorar, está dispuesto a aceptar y el que acepta, respeta e incorpora la diversidad, puede comprender y tolerar. V.- Competitividad El fortalecimiento de los elementos externos e internos de la entidad pueden contribuir al logro de un mejor posicionamiento competitivo. Página 46 de 163 Estructura Orgánica La estructura organizacional del restaurante se expresa por medio de un conjunto de puestos y actividades tanto administrativas como operativas, que se representan gráficamente en un organigrama, donde se detalla la división del trabajo y los mecanismos coordinadores entre los diferentes niveles de autoridad y comunicación formal, las características de cada estructura organizacional estarán de acuerdo con el tamaño del restaurante. Modelo de Restaurante “Familiar” Debido al tamaño del restaurante y las características del mismo, Di Paola se clasifica como ―Restaurante tipo familiar‖. La dinámica de operación de un restaurante familiar está íntimamente relacionada con el grado de unión, apoyo y comunicación de sus miembros. 7 El restaurante de tipo familiar difiere en varios aspectos del restaurante de tipo franquicia. Además de la forma de tomar decisiones con respecto a los problemas comerciales que afectan a cada uno, funcionan de manera muy distinta. El restaurante de tipo familiar tiene que ser capaz de evaluar la dinámica que rige la conducta de su fundador, la familia y la firma. Como entidad la familia puede controlar efectivamente las operaciones del restaurante porque posee más de 50% de las acciones, o porque miembros de la familia ocupan puestos importantes en la gerencia. Pero, además de estas situaciones, no debe pasarse por alto aquellos casos menos evidentes, donde las operaciones de la firma son afectadas por el vinculo familiar, como las relaciones padre-hijo, hermano-hermana, parientes políticos y demás familiares, las cuales tienen una incidencia significativa sobre el futuro de la empresa. 7 Administración de la empresa restaurantera, Armado Franco López, edit. Trillas, primera edición, 16pp. GERENTE GENERAL CHEF AUXILIAR DE COCINA CONTADOR MESERO 1 MESERO 2 Página 47 de 163 Etapas de la empresa del Restaurante tipo Familiar Primero y segunda etapas. En el transcurso de estas etapas, el restaurante de tipo familiar suele volverse más complejo, especialmente con la transición de una generación a otra. Y con el paso del tiempo, la intensidad de los factores emocionales aumenta entorno del compromiso familiar con la empresa. Segunda y tercera etapas. En éstas la transición de una a otra etapa a menudo es más fácil de manejar para la familia. Ya han soportado con éxito la travesía de la primera a la segunda etapa y seguramente, han aprendido mucho de esta experiencia. Además, los miembros de la segunda etapa tienen una serie de circunstancias a su favor, han heredado un restaurante estable; probablemente también están más preparados que los de la etapa del fundador. Tercera etapa y sucesivas. Cuando entra la tercera etapa, el restaurante de tipo familiar ya se encuentra mejor consolidado y pueden existir varias decenas de miembros de la familia que tengan algún tipo de interés o participación en el mismo. Una característica importante de la tercera etapa es su diversidad. Es probable que en esta se hayan incorporado una cierta cantidad de parientes políticos, a medida que los hermanos y hermanas se han ido casando con individuos que mantienen los más diversos puntos de vista y valores y estos a su vez tiene hijos. Mientras algunos crecerán conservando un sentimiento de afecto por el restaurante, como se lo han inculcado sus padres, otros sentirán desprecio por el mismo, porque se sienten atrapados en eso. Modelo Evolutivo de la Empresa Familiar Página 48 de 163 ESTRUCTURA CONTROL INTERNO Página 49 de 163 Introducción Todas las entidades, independientemente de su tamaño o actividad, requieren de controles que le ayuden a lograr sus objetivos. Una entidad es una unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por una combinación de recursos humanos y financieros, coordinados por una autoridad que toma decisiones. Las operaciones que realiza la entidad son registradas contablemente y reportadas como información a través de los estados financieros (EF). El control interno ayuda a las organizaciones a detectar con oportunidad, cualquier desviación significativa en el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos que pudieran afectar sus operaciones y por lo tanto las declaraciones contenidas en sus EF. Modelo COSO El control interno promueve la eficienciade las operaciones, ayuda a reducir los riesgos a que pudieran estar expuestos los recursos, aporta mayor confiabilidad a la información financiera y operacional, proporciona mayor seguridad respecto al cumplimiento efectivo de las leyes, normas y políticas aplicables. El control interno fue definido por primera vez en 1936, por el Instituto Americano de Contadores. De acuerdo con el modelo COSO, el control interno es un proceso realizado por la dirección, la gerencia y demás personal, diseñado para aportar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos específicos de la entidad, a través de la implementación y ejecución de métodos, políticas y procedimientos coordinados e interrelacionados para lograr: a. Seguridad en la información financiera b. Efectividad y eficiencia de las operaciones c. El cumplimiento de las leyes aplicables a la entidad De acuerdo con el modelo COSO, un sistema de control interno consta de 5 elementos interrelacionados entre sí. Dichos elementos, provienen de la manera en la cual la Administración de una empresa lleva acabo sus responsabilidades y están integrados en su proceso de administración. Los elementos que integran un sistema de control interno son: Página 50 de 163 Aunque estos elementos se aplican en todas las entidades, las empresas pequeñas y medianas los implementan de manera diferente a las grandes empresas. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, aunque una pequeña empresa puede, sin embargo, tener un efectivo control interno. Ambiente de Control El ambiente de control es el componente básico de la organización, es el cimiento en que se apoyan los demás componentes del control interno. Aporta disciplina y estructura, refleja la actitud general en la entidad, la conciencia y acciones de la administración y sus propietarios respecto a la importancia de los controles y el peso que ejercen en la determinación de las políticas, sus procesos y estructura organizacional. El ambiente de control establece el tono de la organización al influir sobre la conciencia de control de su personal, por lo tanto afecta a las probabilidades de información financiera fraudulenta y la sustracción de activos. Uno de los elementos que conforman el ambiente de control es la asignación de responsabilidades y de autoridad, eso se refiere a manuales y políticas que aseguren que todo el personal comprenda su función e identifiquen la fuente de autorización de las operaciones de la entidad. Lo anterior incluye los siguientes aspectos: Página 51 de 163 MANUALES ORGANIZACIONALES Página 52 de 163 MANUAL GENERAL DEL RESTAURANTE Abril, 2013. Página 53 de 163 Contenido Introducción…………………………………….……………………………………………………….…...XXX Nombre y Logotipo del Restaurante…….……………...…………...……………………………………….XXX Objetivo……………………………………………………………………………….…..............................XXX Misión……………………………………………………………………………………..............................XXX Valores Institucionales………………………………………………………………….................................XXX Estructura Orgánica………………………………………………………………………………….……….XXX Representación Gráfica del Restaurante…………………………………………….…………...…..…….....XXX Calidad del Servicio al Cliente……………………………………………………….………..……..………XXX Diagrama General de Procesos de la Operación…………………………………….………..………..….…XXX Página 54 de 163 Introducción El presente Manual general tiene como objetivo dar a conocer en forma breve acerca del Restaurante Di Paola a cada uno de los colaboradores de la organización. Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, en todas las áreas que conforman el restaurante. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Institución, su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran, así como conocer las líneas de mando. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cuando exista algún cambio organizacional y funcional al interior del restaurante Nombre y logotipo del restaurante Objetivo Proporcionar platillos de comida a nuestros comensales de gran sabor y excelente servicio. Misión El propósito del restaurante Di Paola tiene el objetivo prioritario de proporcionar platillos de comida a nuestros comensales de gran sabor y excelente servicio, se suma a este propósito, la satisfacción total del consumidor. Visión Ser una cadena de restaurantes a nivel Distrito Federal, posicionándose entre los mejores lugares de su nicho de negocio, con actuación de calidad y compromiso con el consumidor. Valores Institucionales I.- Compromiso con el Servicio al cliente. Es necesario estar comprometidos con el servicio al cliente. El servicio es uno de los elementos que proporcionan un ambiente idóneo a nuestros consumidores y da calidad en lo que hacemos, es la base de la permanencia de los comensales. II.- Excelencia. Para ser una institución de excelencia, es necesario ser íntegros, es decir responsables y profesionales. III.- Innovación. Página 55 de 163 El que procura la excelencia diaria en sus actos, sabe que siempre hay nuevos modos de hacer las cosas y de que todo es posible mejorar, incluso lo que ya es bueno. La iniciativa es la base de la creatividad. IV.- Trabajo en Equipo. El que está abierto a mejorar, está dispuesto a aceptar y el que acepta, respeta e incorpora la diversidad, puede comprender y tolerar. V.- Competitividad El fortalecimiento de los elementos externos e internos de la entidad pueden contribuir al logro de un mejor posicionamiento competitivo. Estructura Orgánica Representación gráfica del restaurante Página 56 de 163 Calidad del servicio al cliente La calidad del servicio se define como el grado en que el cliente percibe que ésta satisface sus necesidades y expectativas. En términos generales, un comprador decidirá que un servicio ―es de calidad‖ cuando su apreciación sobre lo que ha decidido en su interacción con la empresa iguales o supere sus expectativas. Entre las categorías reforzadas en el Di Paola se encuentran las siguientes: Cortesía. Referida principalmente al comportamiento atento y respetuoso que el personal debe asumir con los clientes. Comunicación. Relativo a la información a proporcionar a los clientes sobre productos y servicios que se ofrecen. Seguridad. Comprende aspectos vinculados a procedimientos de trabajo y medios para evitar los posibles riesgos o daños que vulneren la privacidad, salud, integridad física y bienes del cliente durante su estancia en el negocio. Accesibilidad. Alude a las formas de facilitar el acceso y contacto del cliente con el establecimiento y los productos que se exponen, incluyendo los horarios del negocio que pueden ser un factor esencial de diferenciación. Confiablidad. Incluye cuestiones relacionadas con la integridad y comportamiento ético del restaurante. Infraestructura. Se constituye por elementos que involucran a recursos físicos y humanos que contribuyen a sustentar la calidad del servicio. Diagrama General de Procesos de la Operación Página 57 de 163 ―El Gerente deberá vigilar que todos los puestos que integran el organigrama cuenten con una descripción de puesto vigente. La autorización de la descripción de cada puesto será responsabilidad del Gerente o de quien éste designe. " Para efectos de consulta y de asesoría respecto a este manual, podrán comunicarse a la Gerencia. - Ámbito deCompetencia: El uso y aplicación de este documento es de carácter estrictamente obligatorio para el personal. -Última Actualización: 01-04-2013. -Responsable del Contenido: Gerente General. -Vigencia: Este documento entra en vigor a partir del mes de abril del 2013. -Responsable de su difusión control y vigilancia: Gerente General. Elaboró: Contador C. Mariel Hayde Uribe Hernández Autorizó: Gerente General C. Paola González Uribe Página 58 de 163 MANUALES ESPECIFICOS Página 59 de 163 MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES (CHEF Y AUXILIAR DE COCINA) Abril, 2013. Página 60 de 163 Contenido Introducción………………………………………………………………………………….….…..…..….....XXX Chef…………………………….…………………………….…………….……..……………….….…...…..XXX Funciones y Responsabilidades del Chef………………………………………………………….….……….XXX Auxiliar de Cocina……...…………………………………….……………...…..…………………..………..XXX Funciones y Responsabilidades del Auxiliar de Cocina……………………………………………..……….XXX Página 61 de 163 Introducción El presente Manual de Funciones y Responsabilidades del restaurante Di Paola tiene como propósito dar a conocer las principales funciones y responsabilidades del Chef y del Auxiliar de Cocina. Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, en todas las áreas que conforman el restaurante. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Institución, su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran, así como conocer las líneas de mando. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cuando exista algún cambio organizacional y funcional al interior del restaurante. Funciones y Responsabilidades del Chef Es el encargado de elaborar productos para la venta, transformando su forma, composición o combinación de materiales. Realizar las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado. Establecer los estándares necesarios de calidad, producción y stocks. Realizar la Requisición de Abastecimiento. Transformar la materia prima en los platillos establecidos en la carta. Trasformar la materia prima con eficiencia y eficacia. Mantener estándares de limpieza y calidad en el área. Mantener los estándares de calidad fijados en los productos. Establecer Métodos de control: Determinar formas de prevenir o limitar desperfectos (defectos) no aceptables en los productos. Partes o sub ensambles. Inspección y pruebas: Conducir el análisis y las medidas de control; rechazar productos con defectos, recomendar la detención de producción de procesos defectuosos. Página 62 de 163 Recuperaciones: Determinar métodos económicos para utilizar artículos defectuosos, u obsoletos para recuperar al menos parcialmente su costo. Decorar la presentación de alimentos en el buffet Verificar que su ayudante le tenga listo el material necesario. Funciones y Responsabilidades del Auxiliar de Cocina Adquirir para la empresa todo tipo de insumos, materiales y accesorios que se necesiten para la realización de sus objetivos, con base en la clase y cantidad fijadas por las políticas de compra y por las requisiciones realizadas por el chef. Recibir del proveedor los productos solicitados y verificar que cumplan con las especificaciones requeridas por el chef. Llevar acabo el control de almacén, conforme a lo establecido en las políticas de almacenamiento. Apoyar al chef en todas las tareas que le indique. Revisa diariamente el stock de almacén. Controla y sirve a los meseros los alimentos Requisita materia prima al almacén previa autorización del chef. Conoce y aplica técnicas para el almacenamiento de alimentos. Mantener la continuidad del abastecimiento. Procurar que los artículos salgan solo mediante solicitud y los más antiguos del almacén sean los que se utilicen en primer lugar. Página 63 de 163 ―El Gerente deberá vigilar que todos los puestos que integran el organigrama cuenten con una descripción de puesto vigente. La autorización de la descripción de cada puesto será responsabilidad del Gerente o de quien éste designe. " Para efectos de consulta y de asesoría respecto a este manual, podrán comunicarse a la Gerencia. - Ámbito de Competencia: El uso y aplicación de este documento es de carácter estrictamente obligatorio para el personal. -Última Actualización: 01-04-2013. -Responsable del Contenido: Gerente General. -Vigencia: Este documento entra en vigor a partir del mes de abril del 2013. -Responsable de su difusión control y vigilancia: Gerente General. Elaboró: Contador C. Mariel Hayde Uribe Hernández Autorizó: Gerente General C. Paola González Uribe Página 64 de 163 MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES (GERENTE GENERAL Y MESEROS) Abril, 2013. Página 65 de 163 Contenido Introducción……………………………………………………………….……..........................................XXX Gerente General………………………………….……………………………….………………………...XXX Funciones y Responsabilidades del Gerente General………………………………………………….…...XXX Mesero…………………………………………………..….…..……………………………………….….XXX Funciones y Responsabilidades del Mesero………………………………………………………….…….XXX Página 66 de 163 Introducción El presente Manual de Funciones y Responsabilidades del restaurante Di Paola tiene como propósito dar a conocer las principales funciones y finalidades del Gerente y Meseros.. Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, en todas las áreas que conforman el restaurante. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Institución, su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran, así como conocer las líneas de mando. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cuando exista algún cambio organizacional y funcional al interior del restaurante. Funciones y Responsabilidades del Gerente Recibe al comensal, lo acompaña a la mesa. Supervisa el área de cocina. Supervisa el área del salón comedor. Recibe y despide amablemente al comensal. Comenta con el cliente los detalles de calidad en alimentos, servicio y bebidas; en caso de quejas las soluciona de inmediato y las reporta en la bitácora de operación. Capacita a los meseros. Auxilia a los meseros cuando se requiere. Es responsable del control en cambio de blancos. Página 67 de 163 Funciones y Responsabilidades del Mesero Es responsable del montaje de las mesas. Ayuda al acomodo de los clientes en las mesas. Conoce el manejo correcto de la cristalería. Conoce los ingredientes y la preparación de bebidas y botanas. Sugiere al cliente platillos. Sirve las bebidas a la mesa. Debe portar encendedor para auxiliar al cliente. Solicita las cuentas al cajero, y las presenta al cliente. Paga al cajero la cuenta y despide al cliente. . Página 68 de 163 ―El Gerente deberá vigilar que todos los puestos que integran el
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