CICLOS OPERATIVOS DE NEGOCIOS - Joel Manso

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UNIDAD 6: CICLOS OPERATIVOS DE NEGOCIOS
6.1 COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR, PAGOS
CIRCUITO DE COMPRAS
El circuito de compras nace con la detección de la necesidad de compra y termina con la recepción y registro de la factura del proveedor.
Sectores Intervinientes
AUDITORÍA INTERNA Y OPERATIVA	1
UNIDAD 6: CICLOS OPERATIVOS DE NEGOCIOS
· 
· Sector solicitante
· Sector compras
· Proveedor
· Recepción, depósito o almacenes
· Cuentas a pagar
· Finanzas
Formularios Utilizados
· Pedido de materiales Sector solicitante
· Pedido de cotización Sector compras
· Cuadro comparativo de ofertas Sector compras
· Orden de compra Sector compras
· Remito Proveedor
· Informe de Recepción Recepción, depósito o almacenes
· Factura Proveedor.
El procedimiento a seguir en un cursograma de compras tradicional implica que los sectores básicos involucrados son: un sector solicitante que efectúa un pedido o solicitud de materiales; una oficina, un sector, un área o una gerencia que se ocupa de comprar (sector compras); un proveedor, quien nos va a entregar lo que estamos solicitando; un sector recepción, o depósito, o almacenes donde se recibirá la mercadería solicitada; y un sector de cuentas por pagar donde se validará la totalidad del proceso de modo tal de proceder a documentar lo que será una futura liquidación (para su posterior pago).
Cursograma ver Vázquez y Caniggia Cáp. III pág. 94 – 102
Objetivos:
El trabajo de auditoría del circuito de compras persigue los siguientes objetivos:
1. Relevar y evaluar el sistema de control interno vigente.
2. Evaluar el adecuado cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades del sector.
3. Evaluar los posibles riesgos que presenta el sector.
4. Asegurar que las compras están de acuerdo a los precios del mercado,
5. Determinar que el sistema administrativo contable, refleje la realidad operativa del sector.
6. Controlar las políticas de compras emanadas de la Dirección Superior.
7. Dar fundamento técnico al informe final.
8. Poder hacer sugerencias y recomendaciones constructivas que tiendan al mejoramiento de los sistemas operativos.
9. Determinar que exista documentación que refleje todas las transacciones realizadas.
10. Controlar que no se efectúen compras superfluas o innecesarias.
11. Evaluar si hay proveedores favorecidos.
Puntos de Control Interno para el Circuito de Compras
· Prenumeración de formularios
· Pedido de Compra
· Quien realice el pedido de compra debe ser una persona autorizada y de ser posible no ser quien tiene a su cargo la custodia o el manejo de los bienes, quien paga y quien registra.
· El sector encargado de realizar la compra debe verificar que quien realizó el pedido se encuentre debidamente autorizado para hacerlo, así como también verificar la existencia de mercaderías en stock para evitar compras innecesarias.
· El sector solicitante deberá retener una copia de su solicitud firmada por “sector compras” como forma de control interno y para deslindar responsabilidades ante crisis de producción por la eventual falta de stock just in time y por omisión o demora en el trámite de su pedido.
· Debe evaluarse cuidadosamente las cantidades a comprar. Una compra escasa puede generar nuevas compras rápidamente y mayores costos de transporte y pérdidas de beneficios por cantidad. Una compra excesiva pude generar capital inmovilizado o pérdida y deterioro de materiales.
· Elección de Proveedores
· La empresa debe tener un registro de proveedores detallando en que categorías esta habilitado para cotizar o que servicios puede ofrecer. El mencionado registro debe ser actualizado periódicamente y en la medida de lo posible se deben renovar, actualizar y de ser necesario cambiar los proveedores.
· Es necesario, toda vez que sea posible, requerir cotización a más de un proveedor. Se sugiere que la elección del proveedor se realice luego de consultar a menos tres distintos.
		Podría eliminarse el pedido de cotización a proveedores cuando:
· Tengo un contrato de suministro,
· Se trata de compras menores que se pagan con fondo fijo,
· Se hace una licitación,
· Se trata de una urgencia extrema y no hay tiempo de hacer un pedido de cotización,
· Análisis de precio muy reciente.
· Se debe intentar asegurar la inexistencia de vínculos comerciales y/o relaciones familiares o laborales entre funcionarios de la empresa y el proveedor elegido.
· Orden de Compra
· Antes de realizar una compra se debe obtener autorización de Finanzas o del sector encargado de gestionar los fondos de la empresa.
· Quien autoriza la erogación o la afectación financiera debe conservar una copia del pedido de materiales y/o del cuadro comparativo de ofertas recibidas de los proveedores consultados y/o de la orden de compra emitida.
· La emisión de la orden de compra es importante para el adecuado control interno de las transacciones de compra:
· Para formalizar por escrito las condiciones de compra con el proveedor.
· Para que el sector de compras tenga un control y no haga dos veces el mismo pedido.
· Recepción de Mercadería
· Controlar la mercadería recibida; quien la recibe debe conocer la cantidad y características de los productos a recibir para poder efectuar un correcto control de los mismos (cotejar lo recibido con una copia del pedio o de la orden de compra emitida).
· Quien recibe la mercadería no debe firmar el remito al proveedor sin haber controlado la mercadería, y en caso de no tener los recursos necesarios para hacerlo deberá firmar el remito colocando la leyenda “Mercaderías a revisar, sujeto a aprobación de calidad, cantidad y condiciones”, y/o un sello similar que indique que la recepción no implica conformidad. En caso de requerirse un detallado control de calidad de la mercadería, quien firme el remito deberá hacerlo con la aclaración “sujeto a su posterior análisis”.
· El sector solicitante deberá controlar que la mercadería recibida coincida con su pedido y con el informe de recepción. Luego del control lo firmará como constancia que acredite su recepción de la mercadería.
· Una vez recibida y aceptada la mercadería debe realizarse el correcto registro (aumento y actualización del stock y saldo de la cuenta corriente del proveedor).
· El importe de crédito de inventario y de pasivo debe ser idéntico, y será igual al importe imputado de la orden de compra y de la factura recibida por el proveedor.
· Cuando sean mercaderías adquiridas en origen y a riesgo propio se aconseja contratar un seguro.
· Deuda con el Proveedor
· Al recibir la factura, cuentas a pagar debe controlar la misma con la documentación que avale la recepción de la mercadería, controlando:
		+ Que se estén facturando los productos requeridos por la empresa,
		+ Que los productos facturados hayan sido recibidos sin objeción o restricción,
		+ Que los productos facturados correspondan a los cotizados en la solicitud de 				cotización y coincidan con los de la orden de compra emitida.
· Una vez recibida la factura se debe aumentar el saldo de la cuenta corriente del proveedor y actualizar el libro IVA Compras.
· El proveedor podría emitir una nota de débito por flete, intereses, por diferencias en menos de la cantidad o precio facturados, por gastos bancarios por cheques rechazados.
· El proveedor podría emitir una nota de crédito por errores de facturación (de más), por bonificaciones, por devolución de mercaderías.
· Control de Contaduría
· Control por oposición de intereses
· Verificar que el importe en el que aumentó el saldo de las cuentas a pagar corresponde con el aumento monetario del stock (inventario valorizado) 
· Verificar que las facturas recibidas coincidan con la descripción de artículos y cantidades que figuran en el informe de recepción, que el mismo coincida con el remito firmado por recepción, con el pedido realizado por el sector solicitante debidamente autorizado por Compras, Finanzas, y con la orden de compra.
Stock Mínimo: corresponde al consumo estimado de un producto durante su pedido de reaprovisionamiento (el tiempo que tarda en reponerse un producto desde que se detentala necesidad hasta que efectivamente ingresa la compra a los depósitos de la empresa). Si la empresa comenzará la reposición de un artículo determinado cuando su stock alcanza su stock mínimo, la entrega del proveedor arribaría justo al llegar su stock a cero, es por ello que el reaprovisionamiento debe comenzar antes, en un punto de mayor existencias que su stock mínimo. Ese punto es el punto de pedido (en este punto se debe pedir la mercadería y no cuando tengo el stock mínimo. Almacenes es el encargado de detectar la necesidad de comprar ya que tiene la custodia del mismo).
Lote óptimo de compra: fórmula que determina la cantidad de artículos de compra que optimiza los costos de stockear el bien versus el costo de realizar una operación de compra.
CIRCUITO DE CUENTAS POR PAGAR
El circuito de pagos comienza con la determinación de la deuda hasta la entrega del medio de pago y que el proveedor me entrega el recibo.
Sectores Intervinientes
· 
· Cuentas por Pagar
· Tesorería
· Contabilidad
· Proveedor
· Cuentas Corrientes de Proveedores
· Finanzas
Formularios Utilizados
· Orden de Pago Cuentas a Pagar
· Cheque Tesorería
· Recibo Proveedor
· Legajo Cuentas a Pagar
· Listado de Cheques Emitidos Tesorería
· Listado de Órdenes de Pago Cuentas a Pagar
· Libro Bancos Tesorería
Modalidades de Pago:
· Pago en la sede del acreedor, nos entregan un recibo definitivo.
· El proveedor viene a cobrar a través de un cobrador o corredor, se recibe un recibo provisorio en ese momento y posteriormente casa central me envía el definitivo.
· Por correspondencia.
· Transferencias bancarias.
· En efectivo.
Los sectores básicos sobre los que se soporta este cursograma son: Cuentas a Pagar, como sector que posee o recibe la documentación con los cuales se genera la orden de pago destinada a cancelar la deuda existente en cuenta corriente con los proveedores. El sector de Tesorería que es el encargado de confeccionar los cheques con los que se efectiviza el pago, cancelando la deuda, por lo general contra recibo original emitido por el proveedor. Contabilidad que suele “cerrar” el circuito de control interno. Proveedor, acreedor a quien se le abona total o parcialmente su deuda; Finanzas, como sector incluido para analizar la necesidad de contar con un presupuesto financiero, necesario para la toma de decisiones; y, Cuentas Corrientes de Proveedores, como sector en el que se archivan los legajos de proveedores.
Cursograma ver Vázquez y Caniggia Cáp. IV pág. 120 – 127
Objetivos:
Los objetivos que persigue la revisión de las Cuentas a Pagar:
1. Verificar y establecer que la deuda es la correcta.
2. Asegurar que todas las operaciones fueron aprobadas y autorizadas.
3. Establecer que no hay omisión de pasivos.
4. Determinar que los descuentos fueron realmente computados y contabilizadas.
5. Establecer que los anticipos dados fueron, luego, descontados.
6. Establecer que luego de los pagos anticipados se recibió la mercadería o el servicio.
7. Estudiar el método de contabilización y registración de los compromisos por la adquisición de bienes y servicios.
8. Analizar los formularios, pantallas y registros que se utilizan.
9. Establecer concordancia entre lo pedido, lo recibido y lo facturado, en cuanto a cantidad y calidad. Y la devolución y su contabilización.
10. Estudiar el método de trabajo con respecto a las entregas parciales.
11. Determinar el control de las compras efectuadas y el cumplimiento de las mismas.
12. Comprobar la eficiencia del sistema de control interno.
13. Comprobar la exactitud de las erogaciones.
14. Evaluar el aprovechamiento de las condiciones financieras otorgadas por los proveedores.
15. Controlar si existe un trato igualitario con todos los proveedores.
16. Comprobar la correcta aplicación de las dispocisiones fiscales y legales vigentes.
17. Evaluar el grado de acatamiento del presupuesto de pagos.
18. Evaluar el estado de la deuda contraída en vencida y a vencer.
19. Conocer los reclamos de los acreedores.
Puntos de Control Interno para el Circuito de Pagos
· Segregación de funciones: uno autoriza el pago, otro paga, otro realiza la compra, otro recibe la mercadería, y otro registra contablemente.
· Cuentas a Pagar
· Verificar el vencimiento de las facturas pendientes de pago con el fin de evitar el incremento de las deudas por intereses generados por falta de pago en término, o pérdidas de descuentos por pronto pago o similares y cuya tasa de retorno sea conveniente.
· Autorización del Pago
· Existencia de un área, sector o responsable que debe autorizar el pago.
· Medios de Pago
· Los pagos deben realizarse con cheques, excepto aquellos que se realizan con fondo fijo.
· No utilizar valores provenientes de cobranzas para realizar pagos, para reducir riesgos financieros y mejorar el control interno, toda vez que la empresa pueda hacerlo y no le sea más gravoso o perjudicial.
· No efectuar la compensación de operaciones de cobranza con pagos a realizar (No autorizada por las dispocisiones legales vigentes)
· Emisión de Cheques
· Antes de emitir un cheque debe contarse con la autorización respectiva.
· Emitir cheques propios. Los pagos deberían ser nominativos, no a la orden y cruzados para que sea cobrado sólo por la persona a cuya orden se emitió y mediante su depósito en cuenta bancaria.
· Implementar sistemas de fondo fijo para el pago de gastos y otras erogaciones de pequeño monto.
· Al momento de firmarse un cheque deben presentarse a su firmante la documentación que respalde el mismo.
· Los cheques confeccionados deben registrarse en el registro de cheques, aún los anulados.
· Al confeccionar un cheque debe disminuirse el saldo de la cuenta corriente bancaria.
· Al emitir un cheque, automáticamente se debe cancelar la acreencia sin esperar la eventual recepción del recibo extendido por el proveedor.
· Emitir cheques en forma correlativa (nunca firmar cheques en blanco), doble firma a la orden conjunta.
· Documentación
· Controlar la correcta confección del recibo por parte del proveedor y verificarse la firma del mismo, cuando este documento es el único comprobante que acredita, al menos temporariamente, el pago efectuado.
· Inutilización de los comprobantes que conforman un pago con el sello de “Pagado” debe realizarse en forma simultánea con la firma del cheque emitido para la cancelación de la deuda.
· Disminución de la Deuda
· Emitida la orden de pago correspondiente, se debe realizar la disminución de la cuenta corriente del proveedor para evitar duplicaciones de pagos.
· Efectuado el pago debe disminuirse la deuda existente.
· Control de Contaduría
· Controlar que los importes que disminuyen los saldos de las cuentas a pagar por la emisión de órdenes de pago representan una cifra exactamente igual a la baja que se produce en el saldo de libro bancos, e idéntica a la suma de los cheques emitidos, comparando los movimientos de baja de las cuentas a pagar con los cheques emitidos y, cuando se reciban, con los extractos bancarios.
6.2 VENTAS, CUENTAS POR COBRAR Y COBROS
CIRCUITO DE VENTAS
Sectores Intervinientes
· 
· Vendedor
· Administración de Ventas
· Créditos y Cobranzas
· Expedición
· Facturación
· Finanzas
· Cuentas Corrientes de Clientes
· Cuentas a Pagar
· Contabilidad
· Cliente
· Fletero
Formularios Utilizados
· Nota de Pedido Vendedor
· Factura Facturación
· Remito de Entrega Facturación
· Mercadería Expedición
· Hoja de Ruta Expedición (Cuando entrego con flete propio, sello de “Entregado”)
· Listado de Facturación Facturación
Modalidades de Venta:
· Según las Características del Cliente
· Venta Minorista
· Venta Mayorista
· Ventas Nacionales
· Ventas Internacionales
· Según la Forma de Pedido
· Venta telefónica
· Venta en el salón
· Viajantes y corredores
· Concesionarias
· Según condiciones de pago
· Contado
· A crédito
Los sectores en los que se basa el procedimiento de ventas:
· Depósito o Almacenes, lugar físico donde se almacena la mercadería. 
· Expedición, sector que almacena mercaderías y las envía al cliente.
· Facturación, responsablede emitir las facturas y de imprimir los remitos.
· lCuentas Corrientes, donde se registra y se mantienen actualizadas las situaciones crediticias de los clientes.
· Vendedor, persona física que se ocupa de tomar los pedidos, vender o documentar la venta.
· Administración de Ventas, función de agilizar y hacer más eficientes y veloces los procesos de concreción y de terminación de la venta, solucionar eventuales problemas o conflictos que se creen durante el proceso, mejorar la calidad del servicio, coordinar la actividad de los vendedores y ser nexo con el área de Créditos para agilizar el curso dado a los pedidos.
· Créditos, verificar la existencia de crédito.
· Contabilidad, encargado de las registraciones y de las tareas de control interno y auditoría.
· Cliente, origen de la operatoria y destinatario de la mercadería.
· Fletero, entrega física de la mercadería.
Cursograma ver Vázquez y Caniggia Cáp. I pág. 48 – 56
Objetivos:
1. Verificar la autenticidad de los derechos adquiridos por la empresa.
2. Verificar la correcta clasificación y exposición dentro de los estados contables.
3. Examinar la correcta valuación del crédito.
4. Determinar las probabilidades de cobro.
5. Verificar la existencia real de las cifras mostradas.
6. Verificar el sistema de autorización de ventas.
7. Establecer la división de tareas en cuanto a: operaciones de ventas, concesión de crédito, sistema de registración, sistema de cobranza.
8. Determinar si las políticas de venta con sus correspondientes condiciones de entrega, pago y garantía han sido cumplidas.
9. Evaluar si, operativamente, las áreas bajo revisión han actuado dentro de los márgenes de eficiencia que pueden ser considerados razonables.
10. Determinar su el sistema de facturación brinda seguridades de que todo lo despachado fue facturado.
11. Determinar si todo lo facturado, fue al precio correcto y en las condiciones generales de venta.
12. Determinar si todo lo facturado fue cobrado en tiempo y forma.
13. Determinar si se cumplen los requisitos formales y legales de las normas sobre facturación vigentes.
Puntos de Control Interno para el Circuito de Ventas:
· Créditos a Clientes
· Quien concede los créditos no debe ser quien autoriza las ventas.
· Controlar el límite de crédito del cliente antes de aceptar nuevos pedidos de mercaderías.
· Imputar preventivamente el crédito al cliente una vez realizado y autorizado todo nuevo pedido.
· Registrar el débito definitivo de la deuda del cliente en el momento de la facturación del pedido o confección del remito.
· Inventarios
· Controlar el stock de mercadería existente antes de concretar el pedido para evitar desatender al cliente o para poder programar su disponibilidad en tiempo y forma convenida.
· Disminuir preventivamente el stock de mercaderías cuando se acepta un pedido.
· Disminuir definitivamente el stock cuando se retiran las mercaderías y se remiten al cliente.
· Documentación Respaldatoria
· En caso de que el vendedor cobre comisiones según las ventas realizadas, tiene derecho a retener una copia documental que acredite la venta realizada, la cual deberá ser conformada o firmada por el sector que autorice la misma para tener validez.
· Cuentas corrientes debe verificar que todas las facturas estén acompañadas por los remitos correspondientes con la firma y conformidad del cliente antes de ser archivadas.
· El importe de las facturas deberá coincidir con el importe debitado en la cuenta corriente del deudor.
· Los sectores Almacenes o de Expedición, cuando despachen mercaderías para ser entregadas por intermedio de fleteros, deben emitir y retener algún tipo de constancia para avalar el retiro de mercadería de la empresa, e incluso como probable resguardo para casos de pérdida, robo o extravío.
· El detalle físico de las mercaderías enviadas según remito debe ser igual a la disminución evidenciada e los registros de stock o inventarios.
· El sector que factura de retener el comprobante que avale la emisión de la misma.
· Circularización de Mercadería
· Toda circularización de mercadería debe realizarse con remito o documento equivalente, y su entrega se hará con la firma de dicho comprobante.
· El transportista o fletero debe controlar la mercadería que recibe para su entrega y firmar de conformidad el remito para asegurar que no le sea reclamada mercadería que no le fue entregada y la empresa asegurarse que no le falte mercadería que ya entregó.
· Control de Contaduría
· Diariamente Contaduría verifica que el listado de facturación coincida con el total en que aumentó el saldo de las cuentas corrientes de clientes, que la disminución del stock en cantidades coincida con la disminución que se generó con los remitos emitidos y verificar que toda la mercadería en dicho remito coincida con la totalidad de la mercadería facturada.
CIRCUITO DE COBROS
Empieza cuando detecto la existencia de una factura susceptible de ser cobrada. Y termina cuando cobro y emito el recibo. Circuito critico por la existencia de movimientos de fondos, que muchas veces esta disperso en diferentes manos.
Sectores Intervinientes:
· 
· Cobranzas
· Cobrador
· Cuentas Corrientes
· Tesorería
· Contaduría
· Banco
· Cliente
Formularios Utilizados:
· Listado de Cuentas a Cobrar Cuentas Corrientes
· Cheques Clientes
· Recibo Cobrador
· Listado de Cobranzas Cobrador
· Boleta de Depósito Bancario Tesorería
· Extracto Bancario Banco
Modalidades de Cobro:
· A través de la caja, en el domicilio de la empresa
· A través de los cobradores
· A través de repartidores
· Por correspondencia
· A través de transferencia bancaria.
· A través de documentos.
El cursograma de cobranzas tiene dos sectores operativos sobre los que pivotea todo su desarrollo: Cobranzas y Tesorería.
· Cobranzas: sector que controla a los cobradores, que son quienes realizan la cobranza propiamente dicha.
· Tesorería: sector encargado de recibir los fondos efectivamente cobrados.
Los restantes sectores internos sirven como soporte al sistema como un todo, y son:
· Cuentas Corrientes: es el área o sector donde se radica la fuente de información que revela cuáles son las cuentas por cobrar.
· Contaduría: es el sector encargado del control interno.
· Cliente:
· Banco: destinatario final de la cobranza y emisor de extractos de cuenta que se utilizan para conciliar cuentas y movimientos.
Cursograma ver Vázquez y Caniggia Cáp. II pág. 75 – 82
Objetivos:
1. Verificar la verdadera recuperación de los derechos adquiridos por la empresa en la venta.
2. Verificar la correcta clasificación y exposición dentro de los estados contables.
3. Determinar las probabilidades de cobro.
4. Verificar si han sido negociadas: garantías, descuentos, cesiones.
5. Verificar la existencia real de las cifras cobradas.
6. Verificar el sistema de autorización de la cobranza.
7. Establecer como es la división de tareas en cuanto a: operaciones de ventas, concesión de crédito, sistema de registración, sistema de cobranza.
8. Controlar el sistema de envío de los resúmenes de cuenta y determinar, el procedimiento vigente, la frecuencia de los envíos, el tratamiento de las discrepancias.
9. Evaluar el sistema de deudores incobrables en función de la cancelación de cuentas y control posterior.
10. Evaluar el sistema de documentos a cobrar en cuanto a: forma de registrar las cobranzas; funcionamiento de la aceptación, la cobranza y el protesto; funcionamiento de la forma de control vigente; control periódico; política de arqueos.
11. Verificar que el otorgamiento de créditos a los clientes se efectuó sobre la base de las políticas establecidas por la empresa, y que se hayan considerado los principales elementos que puedan influir en las mismas.
12. Establecer que el registro de las cuentas corrientes de los clientes se haga en forma adecuada y oportuna.
13. Controlar que la cobranza se realice en los términos que fue pactada al otorgar el crédito y lo establecido en la factura de venta.
14. Determinar si las políticas de ventas con sus correspondientes condiciones de entrega, pago y garantíahan sido cumplidas.
15. Evaluar, si las áreas bajo revisión han actuado dentro de los márgenes de eficiencia que puedan ser considerados razonables.
16. Determinar si los descuentos realizados durante la cobranza son correctos.
Puntos de Control Interno para el Circuito de Cobranzas:
· Separación de funciones de la persona que vende, cobra y registra.
· Formularios prenumerados correlativamente
· Cobranzas depositadas íntegramente.
· Verificar que todos los documentos hayan tributado el impuesto a los sellos.
· Conservar la documentación anulada.
· Cuidar el talonario de recibos en blanco.
· Ingresos de Valores
· Los ingresos de dinero por atención directa de público debe realizarse utilizando máquinas habilitadas especialmente para ello.
· Si la cobranza se realiza fuera de la empresa, se recomienda que la misma sea rápidamente depositada en el banco más cercano o entregada en Tesorería. Se tiende cada vez más a realizar cobranzas y pagos electrónicos para evitar el traslado físico de valores.
· Cuando la cobranza la realizan cobradores de la empresa, es responsabilidad de los mismos verificar la correcta emisión y validez aparente de los cheque que reciben por parte de los clientes. Hacer firmar un documento de entrega de recibos provisorios al cobrador.
· No recibir cheque de terceros.
· Valores producto de cobranzas por correspondencia, su recepción debe efectuarse en un sector ajeno a Contaduría o Tesorería.
· Cheques
· Los cheques de pago diferido que quedan en poder de la empresa deben ser cruzados con un sello “Únicamente para ser depositado en la Cuenta Corriente …” y guardados en lugar seguro y controlado al que no tenga acceso personal no autorizado. 
· Los cheques recibidos deben registrarse, detallando emisor, número, fechas, entidad bancaria pagadora e importe.
· Verificar la correcta emisión del cheque, que tenga fecha cierta de emisión y de pago.
· Documentación Respaldatoria
· El duplicado de las facturas no debe salir del área donde se archivan. Éste es el documento que certifica el crédito y por tanto es incorrecto entregarlo a la persona encargada de gestionar su cobro.
· Para emitir el recibo deberá haber verificado que el cheque está correctamente confeccionado.
· Autorizaciones
· Las notas de crédito y los descuentos deben ser correctamente autorizados por el sector determinado o autoridad prefijada en las normas de procedimiento e la empresa y de acuerdo con las mismas.
· No deben tener autorización ni acceso a las cuentas corrientes de los clientes aquellas personas que manejan los fondos.
· Controles de Contaduría
· Contaduría debe verificar que el importe total cobrado es igual a la disminución del crédito en las cuentas corrientes de los clientes e igual al importe depositado en el banco más los cheques diferidos que quedaron en custodia en la empresa. La suma de los cheques en cartera más la cantidad de depósitos bancarios debe coincidir con el total de las cobranzas efectuadas y ser igual al monto total en que disminuyó la deuda de nuestros clientes.
· Contaduría debe realizar arqueos sorpresivos para verificar la existencia y el monto total de los cheques en cartera y valores o disponibilidades.
6.3 ACTIVOS FIJOS
 Bienes del Activo Fijo: Bienes de Uso y Activos Intangibles.
Abarca:
· Adquisiciones de activos fijos,
· Bajas de activos fijos.
· Archivo maestro de activos fijos
· Mantenimiento y reparaciones de activos fijos.
Objetivos:
Los objetivos que persigue la auditoría de los bienes del activo fijo son:
1. Establecer la existencia de los bines mediante un examen físico e investigar las diferencias que surjan de estos recuentos.
2. Examinar las facturas, remitos y/o contratos de adquisición u órdenes de compra.
2.1 Determinar la autorización necesaria para invertir.
2.2 Procedimiento seguido para efectuar la inversión.
2.3 Existencia de Presupuestos de Inversión.
2.4 Evaluar la inversión presupuestaria versus la real, y las explicaciones sobre estas diferencias.
3. Examinar las órdenes de trabajo y los registros contables de los bienes fabricados dentro de la empresa.
4. Obtener un detalle individual o por bien de las inversiones realizadas.
5. Obtener la confirmación, por escrito, del abogado de la empresa respecto de la existencia de los títulos de propiedad de los bienes más importantes y de los gravámenes que pesan sobre ellos.
6. Obtener un adecuado control sobre las obras y construcciones en curso.
7. Controlar si lo determinado en las actas de directorio fue cumplido.
8. Observar la política de mantenimiento y reparaciones.
9. Determinar si es adecuado el control documental sobre el equipo movible en uso.
10. Evaluar y revisar las tasas de amortización.
11. Observar el procesamiento de descarte del equipo retirado de servicio y su control en función de su almacenamiento y venta.
12. Determinar la existencia de una apropiada cobertura de seguros.
Puntos de Control Interno del Circuito de Activos Fijos:
· Existencia de normas y procedimientos, que sean claras y precisas, expresadas por escrito y actualizadas.
· Separación de funciones de registro, custodia, inventario de los bienes.
· Incorporaciones al Patrimonio
· Requerir de la necesaria autorización de funcionarios jerarquizados para las operaciones relacionadas con inversiones, mantenimiento y reparaciones, ventas, bajas o retiros, inutilizaciones.
· Control sobre los desembolsos capitalizables mediante un sistema regular de autorizaciones.
· Constatación por parte de la empresa que el activo es recibido y que el servicio comprometido es realizado.
· Que las adquisiciones formen parte del Presupuesto de Inversiones.
· Existencia de límites monetarios que determinan el funcionario que está autorizado para altas, bajas o reparaciones.
· Verificar que las adquisiciones, construcciones y reparaciones son realizadas en las condiciones y precios más favorables.
· Reparaciones
· Existencia de un Programa de Mantenimiento Preventivo.
· Existencia de controles sobre las reparaciones realizadas.
· Existencia de seguridad de que todas las reparaciones fueron imputadas correctamente.
· Herramientas
· Deben ser resguardadas físicamente.
· Debe estar correctamente definida la responsabilidad sobre las herramientas.
· Deben ser entregadas a los usuarios mediante formularios.
· Transferencias
· Autorizada por el nivel jerárquico correspondiente, respaldado por Acta de Directorio.
· Constancia en la documentación respaldatoria: Escritura, Boleto de Compraventa, Factura.
· Bajas
· Existencia de la autorización adecuada de un nivel jerárquico.
· Control sobre los bienes retirados, fuera de uso o abandonados, para asegurarse de que se informen las ventas de los mismos.
· Propiedad
· Custodia de los títulos de propiedad a cargo de un funcionario responsable, separado de aquél que autoriza las bajas, adquisiciones, etc., de quien registra.
· No entregar los títulos a terceros, excepto al abogado, que debe firmar un recibo detallado.
· Contabilidad
· Adecuado control de la cuentas por ubicación y clase.
· Las cuentas y amortizaciones deben ser respaldadas por registros subsidiarios.
· Comparar los registros subsidiarios con las cuentas de control del Mayor General.
· Existencia de una póliza de seguro para los bienes.
· Inventario
· Existencia de identificación de los bienes bajo un número o código de control.
· Inventarios y controles periódicos.
6.4 BIENES DE CAMBIO
RECEPCIÓN
Objetivos:
1. Examina y evaluar los controles sobre el flujo de bienes e insumos a través de la operación de recepción.
2. Examinar y evaluar los controles que existen para la verificación e información de las cantidades y calidades recibidas.
3. Comprobar que el sistema de control interno instalado, es bueno o aceptable y no requiere modificaciones y, en el caso de no ser el ideal o aconsejable, tratar de proponer o sugerir mejoras.
4. Determinar los factores de riesgo.
5. Evaluar el sistema operativo físico de recepción.
Puntos de Control Interno:
· Existencia de normas y procedimientos claros y precisas, por escrito y actualizadas.
· Existenciade un punto central de recepción.
· Todas las mercaderías, materiales y suministros que se reciben deben pasar por recepción.
· Separación de funciones con el sector de almacenes, contaduría y expedición.
· Control de peso, cantidad y volumen de los artículos recibidos así como la calidad.
· Utilización de medidas para revisar, inspeccionar, controlar o hacer pruebas en cuanto a las especificaciones y calidad de los productos recibidos.
· Informar de inmediato al sector contaduría sobre faltantes y diferencias de calidad.
· Recibir por parte de compras una recepción de compras una copia de la orden de compra.
· Informes de Recepción
· Preparación informes de recepción de las mercaderías, materiales, repuestos y servicios contratados cumplidos. 
· Formularios prenumerados correlativamente, su correlatividad numérica debe ser controlada por contaduría, almacenes y compras.
· Llevar un registro de los materiales ingresados.
· Devoluciones
· Las devoluciones a proveedores deben ser autorizadas por el nivel jerárquico adecuado.
· Existir un remito de devoluciones.
ADMINSITRACIÓN DEL STOCK:
Objetivos:
1. Controlar y establecer el resultado de los movimientos físicos de un período o lapso de tiempo.
2. Evaluar la eficiencia operativa y la calidad del personal que maneja existencias físicas y registros contables.
3. Determinar si los controles físicos y administrativos son correctos y adecuados.
4. Controlar la correcta imputación contable y sus saldos.
5. Determinar si la valuación contable es correcta.
6. Determinar si la existencia física se encuentra deteriorada o en mal estado.
7. Determinar si hay productos que están cerca del final de su vida útil.
Puntos de Control Interno
· Adecuado ordenamiento físico de las existencias.
· Clara y precisa identificación de los productos.
· Buen estado de conservación y preservación de los bienes.
· Evitar la sustracción de bienes, solo salen para la venta o para su destrucción.
· La valuación del inventario físico debe corresponderse con la generación de ingresos, y si es necesario, hacer los ajustes contables necesarios.
EXPEDICIÓN
Objetivos:
1. Que la entrega de los bienes se realiza con la autorización respectiva.
2. Que la documentación respaldatoria de la transacción es la adecuada y correcta y cumple con las normas y procedimientos vigentes.
3. Que los bienes despachados son los que el cliente solicitó en cuanto a calidad y precio.
4. Que la distribución no supere ni disminuya la cantidad pedida o solicitada.
5. Existencia de un sistema de control interno adecuado.
6. Que exista concordancia entre los bienes facturados, los almacenados y los planes de producción.
7. Que no se despachen mercaderías de calidades superiores a las expresadas en los remitos.
8. Que no existan combinaciones con los transportistas o clientes para perjudicar a la empresa.
9. Que la unidad de medida que expresa la documentación es la que realmente se despacha.
Puntos de Control Interno:
· Existencia de normas y procedimientos que sean claras y precisas, estén expresadas por escrito y actualizadas.
· Separación de función de: recepción, facturación, contaduría, créditos, cobranzas, depósito.
· Despacho o Expedición
· Deben ser realizados con la respectiva autorización del nivel jerárquico adecuado.
· Deben efectuarse en base a órdenes de expedición o remitos prenumerados correlativamente.
· La correlatividad numérica debe ser controlada por expedición, facturación, contaduría.
· Obtención de la constancia de recepción de las mercaderías mediante firma y sello del remito.
· Existencia de pólizas de seguro si la mercadería viaja por cuenta de la empresa.
· Devoluciones
· Existencia de un informe de recepción para devoluciones de clientes.
· Las mercaderías reingresadas deben ser controladas en cantidad y calidad, detallando tipo de producto.
· Realización de informes sobre las devoluciones.