CONTROL INTERNO - Joel Manso

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UNIDAD 2: CONTROL INTERNO
2.1 CONCEPTO Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
CONCEPTO: conjunto de normas y disposiciones cuyo objetivo principal es prevenir errores y fraudes y salvaguardar el patrimonio de la empresa u organización logrando que toda persona o sector que realice operaciones tenga el respaldo o la autorización pertinente que justifique su accionar. Se basa principalmente en la división de tareas de cada operación que se deba realizar en las diferentes organizaciones.
OBJETIVOS:
· Separar funciones de registro, operación y custodia en sectores y personal diferente.
· Procurar que toda actividad esté dividida en fases de modo que no quede su totalidad a cargo de una misma persona.
	 La documentación Comercial
AUDITORIA INTERNA Y OPERATIVA	1
UNIDAD 2: CONTROL INTERNO	
· 
· Prenumerar y preimprimir correlativamente la documentación comercial.
· Clasificar la documentación anulada.
· Denunciar la pérdida de documentación.
· Nombrar autorizados encargados de utilizar la documentación.
· Controlar la documentación ingresante.
· Custodiar la documentación importante o crítica.
· Proteger información confidencial.
· Custodiar documentos comerciales.
	 El Personal
· 
· Determinar expresamente las facultades del personal.
· Comunicar desvinculaciones de personal.
· Rotar personal
	 Los Activos Monetarios
· 
· Limitar la circularización de dinero.
· Custodiar los fondos.
· Controlar a los responsables de la tenencia de valores.
· Separar manejos dinerarios de la registración.
· Separar los fondos de diferentes procedencias.
· Disponer doble firma en los cheques.
· Autorizar firmas.
· No dejar cheques firmados o endosados.
· Custodiar documentos a cobrar y valores.
· Cruzar cheques recibidos.
· Documentar la entrega de bienes.
· Separar la confección de cheques de su entrega.
· Realizar conciliaciones bancarias y arqueos.
· Verificar valores en cartera.
· Respaldar y documentar la cancelación de deuda o declaración de incobrabilidad.
· Contratar seguros.
	 Los Activos Físicos
· 
· Controlar la mercadería ingresante.
· Controlar los bienes físicos.
2.2 INFORME CO.S.O.
	2.2.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
El control interno es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto al logro de objetivos dentro de las siguientes categorías:
· Eficacia y eficiencia de las operaciones
· Confiabilidad de la información financiera
· Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
	2.2.2 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
· Operacionales: referentes a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la entidad.
· Información Financiera: referente a la preparación y publicación de estados financieros confiables.
· Cumplimiento: referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas que le sean aplicables.
	2.2.3 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL: marca las pautas de comportamiento en una organización, y tiene una influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto del control. Constituye la base de todos los demás elementos del control interno, aportando disciplina y estructura. Factores del ambiente de control:
· La integridad, los valores éticos y la capacidad del personal.
· La filosofía de la dirección y su forma de actuar.
· El estilo de gestión. La empresa es como son sus directores.
· La asignación de la autoridad y las responsabilidades. Delegación de funciones.
· La organización y el desarrollo de los empleados.
· La atención y orientación de la Dirección.
EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS: una condición previa a la evaluación de los riesgos es el establecimiento de objetivos para cada nivel de la organización que sean coherentes entre sí. La evaluación del riesgo consiste en la identificación y el análisis de los factores que podrían afectar el logro de los objetivos y, sobre la base de dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser administrados. Los objetivos deben ser:
· Definidos de modo de identificar los criterios para medir el rendimiento y establecer factores críticos de éxito.
· Coherentes
· Compatibles
· Claros
La identificación y el análisis de riesgos es un proceso interactivo continuo que involucra al personal responsable de cumplir con los objetivos fijados. Una vez identificados debe estimarse su importancia, evaluar la probabilidad de que impacte a la organización y que medidas deben tomarse para atenuar sus efectos. Los riesgos pueden ser el resultado de factores externos e internos.
Factores externos inmanejables por la empresa pero tiene que conocerlos.
· Avances tecnológicos
· Necesidades y expectativas de los clientes
· Competencia: fijar precios en función de la competencia
· Nuevas normas y reglamentos
· Desastres naturales: no sólo aquellos que afectan directamente a la organización, sino también los que afectan al cliente
· Cambios económicos
Factores internos:
· Problemas de los sistemas informáticos
· Calidad de los empleados y métodos de formación y motivación
· Cambios de responsabilidad de los directivos
· Naturaleza de las actividades de la entidad
· Dirección débil o ineficaz
ACTIVIDADES DE CONTROL: políticas y procedimientos que tienden a asegurar que se cumplen las directrices de la Dirección. Tienden a asegurar que se toman las medidas necesarias para afrontar los riesgos que pone en peligro el logro de los objetivos de la entidad. Se llevan a cabo en cualquier parte de la organización, en todos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una serie de actividades tan diferentes como ser:
· Análisis efectuados por la Dirección,
· Gestión directa de funciones por actividades,
· Proceso de información,
· Controles físicos,
· Indicadores de rendimiento,
· Segregación de funciones
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: se debe identificar, recoger y comunicar en forma oportuna la información necesaria para que los empleados puedan cumplir con sus obligaciones. Deben existir adecuados canales de comunicación. El personal debe ser informado de la importancia de que participe en el esfuerzo de aplicar control interno, para lograr un nivel adecuado de control. Debe asegurarse que se obtenga información de calidad, la cual debe ser protegida.
SUPERVISIÓN: asegura que el control interno continúa funcionando adecuadamente. Existencia de un proceso que compruebe que el sistema de control interno se mantiene en funcionamiento a través del tiempo (debe controlarse el control). Involucra tareas permanentes y revisiones periódicas. El alcance y frecuencia de las evaluaciones dependerán de la importancia de los riesgos en juego. Las deficiencias detectadas deben ser comunicadas oportunamente.
La confianza en el sistema de control interno no debe dejar de considerar que:
· Pueden existir fallas resultantes de errores de juicio.
· La connivencia de dos o más personas o la acción de la Dirección peden burlar al sistema.
· El sistema a diseñar debe explicitar las limitaciones de recursos.
La Alta Gerencia es la responsable última del sistema de control. La integridad y la ética deben ser elementos que aporten ejemplo a los demás empleados. Debe dirigir a los gerentes que a su vez son los responsables en sus respectivas áreas.
El Consejo de Administración fija las pautas y la visión global del negocio. El Consejo debe tener un papel activo en el conocimiento de las acciones que se ejecutan. Debe asegurarse de contar con vías de comunicación efectivas con la Alta Dirección y las áreas financieras, legales de auditoría interna.
La Auditoría Interna debe desempeñar un papel de supervisión sobre la eficiencia y permanencia de los sistemas de control para ello debe contar con una ubicación jerárquica adecuada.
Los empleados en general tienen la responsabilidad de participar en el esfuerzo de aplicar el control interno, cuyos detalles deben ser incorporados a la descripción de los puestos de trabajo. ellos deben comunicar al nivel superior las desviaciones que detecten a los códigosde conducta, a las políticas establecidas o a la legalidad de las acciones realizadas. 
	2.2.4 DIFERENCIAS CON EL INFORME C.O.C.O
Hay muy pocas diferencias entre el Informe C.O.C.O y el CO.S.O. lo que existe entre ellos es un ordenamiento diferente de sus componentes.
La filosofía central del Informe C.O.C.O, reside que en cualquier organización en que participa gente, la esencia del control la constituye el ciclo compuesto por el propósito perseguido, el compromiso asumido, la capacidad necesaria para ejercer la función y el monitoreo y aprendizaje continuos.
El control comprende aquellos elementos de una organización que, tomados en conjunto, respaldan al personal en el logro de los objetivos de la organización. Esos objetivos pueden estar comprendidos en:
· La eficacia y eficiencia de las operaciones,
· La confiabilidad de los informes internos y externos,
· El cumplimiento de las leyes y reglamentaciones y las políticas internas.
El control es eficaz en la medida en que brinda seguridad razonable de que la organización logrará sus objetivos.
2.3 MÉTODOS PARA EL RELEVAMIENTO Y ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS
La gestión integral de los procesos conlleva a procedimientos correctos y el fin último es lograr la satisfacción de las necesidades de los clientes externos de la organización. Un procedimiento correcto es aquel que:
· Asegura que las tareas que involucra se realicen en el momento preciso para que su producto pueda ser utilizado por quien lo necesite.
· Se desarrolla en un marco de no utilización innecesaria de recursos.
· Permite la evaluación continua y la corrección de desvíos detectados, respecto de los resultados esperados.
· Brinda información confiable y segura al sistema contable.
Los procedimientos administrativos básicos además de contemplar las normas legales impositivas y contables, deben estar orientados a mejorar la efectividad y eficiencia organizacional, con ese objetivo, recomendamos el relevamiento y análisis de los mismos en su búsqueda de la detección y resolución de posibles errores en su diseño y/o ejecución.
El análisis de los procedimientos administrativos y la resolución de errores requieren un relevamiento previo de tareas, responsables y controles. El ideal es lograr que el relevamiento sea una actitud continua para corregir en el menor tiempo posible los desvíos que se detecten, bajando al mínimo la tasa de error.
· Debe realizar el relevamiento con la máxima objetividad e independencia posible.
· Debe considerar que en un relevamiento no todos los datos serán útiles, es necesaria una correcta selección de los mismos.
· Debe elegir cuidadosamente la herramienta o método de relevamiento.
· Lograr un clima agradable.
· El encargado de realizar el relevamiento tendrá que transmitir a los empleados que:
· su trabajo beneficiará al de ellos,
· mediante su investigación se busca perfeccionar las tareas que ellos realizan para ahorrarles tiempo y complicaciones,
· no se buscan culpables de deficiencias o errores,
· las mejoras sólo serán posibles con su colaboración,
· se persiguen las mejoras de sus condiciones de trabajo tanto psicofísicas como ambientales.
	2.3.1 MÉTODOS DESCRIPTIVOS
Se producen narraciones detalladas de los pasos a seguir en cada proceso, o se confeccionan cuestionarios básicos especialmente destinados a tal fin.
	2.3.2 MÉTODOS GRÁFICOS. CURSOGRAMAS
· Diagramas de GANTT: permiten programar las tareas de un procedimiento y controlar su ejecución en el tiempo.
· Diagramas PERT: permiten graficar la interconexión y dependencia entre actividades de un procedimiento.
· Diagramas de bloque: brindan información sintética de un procedimiento, describe sus partes básicas.
· Interdependencia sectorial: permiten una percepción general del procedimiento pero no detallan especificaciones de la ejecución de tares.
· Cursogramas o diagramas de flujo o flujogramas: permiten analizar procesos o procedimientos mediante el gráfico de las distintas operaciones que los componen.
CURSOGRAMAS
Utilizados para representar, mediante una simbología preestablecida que representa operaciones, registraciones y controles, una secuencia de actividades y describir sus características, particularidades y componentes. El objetivo de normalizar la simbología que se utiliza persigue el fin de que sea comprendida por todo aquel que vea el gráfico, permitiendo de esta manera su correcta difusión y revisión.
La metodología de cursogramas consiste en graficar las operaciones que componen un mismo procedimiento, estableciendo su secuencia cronológica y determinando los responsables de las mismas y el traslado de documentación, activos dinerarios o mercaderías e información. 
Para poder realizar un cursograma es necesario determinar:
· Sectores que participan en el proceso,
· Tareas en las que es posible descomponer el procedimiento,
· Responsables de cada tarea,
· Controles establecidos para cada tarea,
· Responsables de cada control.
Ventajas:
· Constituye un instrumento importante para la visualización rápida, global y esquemática de los procesos o procedimientos.
· Es recomendable para registrar secuencias de tareas y sus relaciones funcionales con los sectores.
· Permite describir sistemas en forma clara, lógica y concisa.
· Facilita la impresión visual del movimiento o flujo de la información desde su origen hasta su destino.
· Permite mostrar objetivamente cómo funcionan en realidad todos los componentes de un sistema, facilitando el análisis de su eficacia.
· Reduce el espacio necesario para la presentación mediante la utilización de símbolos convencionales.
· La normalización de la metodología evita las anotaciones excesivas o repetitivas que pueden originar confusiones.
· Permite localizar con mayor rapidez pasos innecesarios, falta de controles, exceso de formularios y/o registros, etc.
· Permite una comparación más fácil entre dos o más sistemas.
Limitaciones:
· No permiten detectar problemas estructurales.
· Poseen una “limitada” capacidad de representación de las diferentes situaciones en la realidad empresaria.
Técnicas para la Diagramación:
1. Dirección del Diseño: el desplazamiento de las operaciones se deberá realizar en forma descendente y en forma horizontal.
2. Ubicación de Símbolos: dentro de las columnas que representan, graficados en el centro de cada columna donde se desarrollen las actividades que representan.
3. Líneas de Traslado o de Toma de Información: líneas rectas continuas o de trazos según corresponda, indicando el sentido con una flecha.
4. Cruce de Líneas: evitarlo. Se utilizarán fuentes en forma de media circunferencia, se dibujará sobre la línea que cruza a otra ya dibujada de manera que la concavidad tenga el mismo sentido de la línea que corta.
5. Uniones de líneas secuenciales: efectuadas en ángulo recto.
6. Entrada y salida de las líneas a los símbolos. La entrada se efectúa por la parte superior o lateral izquierda y la salida por la parte inferior o lateral derecha. El símbolo alternativa, la entrada se realiza por el vértice superior y sus salidas por los restantes tres vértices. Sólo puede entrar una línea de traslado y salir una de cada símbolo, excepto con el símbolo de alternativa.
7. Tabla de posibilidades de ubicación de los símbolos: (VER VÁZQUZ Y CANNIGIA – INTRODUCCIÓN)
	SÍMBOLO
	INICIAL
	MEDIO
	FINAL
	Operación
	X
	X
	X
	Control
	X
	X
	
	Demora
	
	X
	
	Archivo Transitorio
	X
	X
	X
	Archivo Definitivo
	X
	X
	X
	Destrucción
	
	
	X
	Alternativa
	
	X
	
	Soporte de Información
	
	X
	
	Proceso No Representado
	X
	X
	X
	Traslado
	
	X
	
	Toma de Información
	
	X
	
	Conector
	X
	
	X
8. Emisión de Formularios: signo de la operación y a continuación la designación del formulario. Varios ejemplares, superpuestos, desplazados hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la acción, numerándolos.
9. Distribución de ejemplares: líneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una línea diagonal los vértices delos ejemplares, de cuyo centro partirá la línea de traslado.
10. Descripción de símbolos: (a) dentro del mismo diagrama cerca de los símbolos; (b) en una columna marginal donde se detallen las aclaraciones.
11. Identificación del símbolo conector.