ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA - Joel Manso

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AUDITORÍA INTERNA Y OPERATIVA	1
UNIDAD 5: ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA
UNIDAD 5: ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA
El Departamento de Auditoría Interna debe contar con un programa adecuado de sus tareas específicas a realizar durante un período definido de tiempo. La responsabilidad de realizar la programación le corresponde al Gerente o Jefe del Departamento.
La programación de una auditoría interna, consiste en una definición anticipada de los procedimientos aplicables, que logran coordinar las diferentes tareas a ejecutar, guiar su desarrollo o ejecución y, finalmente, controlar su cumplimiento. El propósito es que se ejecute el trabajo de la mejor manera posible y con la mayor eficiencia y, a su vez, que se obtenga el máximo rendimiento de la gestión del auditor en el marco de las limitaciones de tiempo y personal asignado.
EFECTIVIDAD DE LA AUDITORÍA: el auditor debe evaluar los controles internos en los que deberá confiar, los cuales son en su mayor parte, aquellos referidos a la primera registración de las operaciones, transacciones o eventos.
EFICIENCIA DE LA AUDITORÍA: el auditor debe conocer cuáles son los controles que debe usar que le permitan realizar su tarea como la hubieran realizado los directivos en caso de conocer las técnicas a aplicar. El auditor debe investigar si puede usar la información en “etapas intermedias” más eficientemente que a la finalización de los procesos.
CRONOLOGÍA DEL TRABAJO DEL AUDITOR:
1. Comienza el trabajo con un examen y evaluación de la organización operativa, administrativa y contable y del control interno.
2. El auditor realiza o le suministran descripciones o cursogramas y luego completa cuestionarios de control interno.
3. Realiza controles en profundidad para confirmar la verosimilitud de la información recibida de la empresa.
5.1 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
Es un conjunto de programas seleccionados para el cumplimiento del objetivo asignado a la auditoría, a desarrollarse en un plazo determinado de tiempo. Se representa gráficamente en una planilla de doble entrada donde en el eje de las “y” expresa las tareas previstas y en el eje de las “x” denota el lapso de su ejecución.
5.2 PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA
Implica la selección de una serie ordenada de procedimientos de auditoría, adecuados o idóneos al fin u objetivo que se pretende lograr. Es una descripción analítica de los pasos a seguir, indica en forma precisa cómo se llevará a cabo una auditoría y el auditor recurre a él como guía de acción en la tarea a realizar. Debemos realizar un presupuesto de tiempos, que sirva de base en las presupuestaciones futuras. La planilla indica por tipo de programa, la comparación entre el presupuesto y la realidad y a distribución por categorías de personas.
OBJETIVOS:
Al responsable de la conducción jerárquica y técnica de la auditoría interna, le corresponde la importante función de programar anticipada y adecuadamente las funciones a cumplir por su personal, para lograr los objetivos que persiguen. Un programa de auditoría, es una clara definición a priori, de los procedimientos de auditoría aplicables para cumplir con:
1. Coordinar en el tiempo real operativo, las distintas tareas o funciones a realizar por el personal.
2. Conducir o guiar el buen desarrollo del departamento.
3. Permitir lograr que se pueda controlar el cumplimiento de los objetivos buscados.
4. Lograr una adecuada eficiencia del trabajo.
5. Obtener una eficiencia ideal en cuanto a los factores tiempo, personal y costo operativo.
Los programas de auditoría constituyen una clara descripción de las funciones que deben realizarse o ejecutarse por los miembros del departamento, dando la secuencia lógica en que se realizará el trabajo. también indican la intensidad o extensión de la tarea a realizar, como así también el momento u oportunidad en que se va a ejecutar el trabajo.
CARACTERÍSTICAS:
Se pueden obtener como contestación a una serie de preguntas que el auditor debe formularse en el momento de la realización de la programación.
1. Los objetivos fundamentales del trabajo a realizar ¿POR QUÉ?
2. Los factores componentes que determinan los procedimientos de auditoría a realizar y su respectiva naturaleza ¿CUÁLES SON LOS PUNTOS FURTES Y DÉBILES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO?
3. La profundidad o alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar ¿CUÁNTO?
4. El momento de su aplicación, o sea su oportunidad de hacerlo ¿CUÁNDO?
5. Los elementos de juicio que se requieren para cumplir con el procedimiento ¿CON QUÉ?
6. El detalle o descripción analítica de las funciones a cumplir ¿CÓMO?
7. La determinación del personal para llevar a cabo la tarea, o sea el grupo humano operativo ¿CON QUIÉN?
8. La determinación del tiempo estándar en el que se efectuará el trabajo ¿HASTA CUÁNDO? ¿ENTRE CUÁNDO Y CUÁNDO?
9. Establecer la estructura de revisión y autocontrol de la tarea ¿CON QUÉ CONTROL?
PREPARACIÓN:
Durante la confección de los programas de auditoría, deben tenerse en cuenta muchos elementos, para que la tarea se pueda cumplir en forma eficiente. Se debe:
1. Eliminar todo aquel trabajo que sea excesivo o irrelevante para la opinión final.
2. buscar la colaboración del personal ajeno al Departamento de Auditoría Interna que esté afectado o conectado al sector a auditar.
3. Determinar con precisión las fechas en las que deben obtenerse los elementos de juicio correspondientes, para practicar la evaluación y la posterior conclusión.
4. Establecer claramente qué procedimientos de auditoría se van a utilizar y la coordinación sistemática entre ellos.
5. Determinar cuáles serán los procedimientos alternativos en caso de no poder efectuarse o realizarse los que estaban programados.
6. En caso de existir problemas especiales que puedan ser previstos en el momento de la programación, determinar de qué forma serán tratados, para salvar esa dificultad.
7. Establecer, según el tipo de sector a auditar, cuáles son los temas fundamentales o esenciales en los que el auditor debe poner mayor énfasis, o nutrirse de mayor información.
8. En caso de tener que realizarse futuras auditorías en otros sectores de la organización, con datos del sector a auditar, hay que determinar qué información se debe preparar, en el momento que se efectúa el trabajo para luego compararla con la de otros sectores.
9. Preparar o detallar los datos que se deben buscar que son interesantes de mostrar en el informe final o en un informe especial sobre temas particulares.
10. Tener muy en claro las fechas de iniciación y finalización del trabajo y del mecanismo de información sobre la variación del tiempo a utilizar.
11. Tener en cuenta si se va realizando el trabajo combinadamente con otros sectores de la organización o con los auditores externos o la sindicatura.
El programa debe ser cuidadosamente revisado, para ver si está cumpliendo como se previó en el momento de su redacción o confección.
Programas Anuales Tentativos: deben distribuir en el tiempo las revisiones a realizar, indicando la fecha estimada de inicio y la fecha probable de finalización. Deben contener también:
· Tipos de procedimientos de auditoría a ser aplicados,
· Su oportunidad,
· La asignación de personal,
· El tiempo estimado de ejecución.
Programas Mensuales: detalla y explica en forma más profunda las tareas específicas que se realizarán en el período por los miembros de la auditoría, determinando el contenido o profundidad con que se aplicarán los procedimientos y técnicas de auditoría.
Los programas se pueden representar gráficamente por el método de GANTT. Los programas deben ser aprobados por el funcionario a quien reporta el responsable del Departamento de Auditoria Interna. Es importante que la Dirección Superior tenga conocimiento de esta planificación para que pueda poseer una idea concreta de las funciones que van a desempeñar los auditores en el transcurso del año.
Existe una interrelación entre las operaciones o transacciones y los resultados. El auditor usa su conocimiento de estas interrelaciones paraestablecer la coherencia entre las registraciones que representan las operaciones, suceso y acontecimientos.
Modelos de Stocks y Flujos
· Los stocks son representativos de la situación en que está la empresa.
· Los flujos representan las transacciones, operaciones y otros acontecimientos.
(Rusenas pág. 125)
Sobre la base de su modelo, el auditor determina los lineamientos fundamentales de su Programa de Trabajo. Este tiene tres aspectos principales:
1. El auditor determina para los stocks y los flujos la dirección de sus test, esto es: la naturaleza de la conclusión a ser trazada desde el trabajo.
Exposición exagerada: el auditor desea saber si todos los ítems registrados con respecto a un stock o un flujo particular han sido justificados.
Exposición incompleta: el auditor quiere saber si un stock o flujo particular ha sido registrado e forma completa.
2. El auditor determina la naturaleza de su test. Es como controlar la registración de un stock o flujo particular con la documentación respaldatoria, con los registros y con observaciones físicas o estableciendo relaciones con otra información ya auditada.
3. El auditor determina la extensión de su test en cada etapa de la auditoría.
5.3 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA INTERNA – MUESTREOS ESTADÍSTICOS
El procedimiento de auditoría interna señala una conducta adecuada, una acción directa o un modo de accionar u obrar, con respecto al objetivo buscado por el programa de auditoría; y, a su vez, genera la búsqueda de técnicas necesarias para poner en práctica el trabajo. El procedimiento debe contener o indicar claramente:
· La naturaleza o selección de la técnica de auditoría adecuada al trabajo a realizar.
· La oportunidad adecuada de aplicar dicha técnica, momento ideal para efectuar el trabajo.
· La intensidad o extensión de la prueba de auditoría a realizar, porcentaje total de la prueba que se controlará.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA:
De las técnicas de auditoría el auditor se vale para realizar su labor; mediante ellas trata de obtener elementos de juicio, que le permitan sustentar su opinión final, la que expresará en su “Informe del Auditor”. Las técnicas de auditoría le permitirán al auditor, recoger información que volcará a sus papeles de trabajo y su análisis le posibilitará evaluar la situación real de la auditoría objeto. Las principales técnicas de auditoría son:
· Examen físico,
· Confirmación,
· Análisis,
· Investigación,
· Observación de operaciones,
· Cálculos.
LIMITACIONES 
1. Pericia: limita la naturaleza de las pruebas de auditoría.
2. Presencia: limita la naturaleza de las pruebas de auditoría.
3. Costo-beneficio: limita la extensión de los procedimientos de auditoría.
RELEVAMIENTOS DE CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS:
1. Prediagnóstico: etapa de aproximación para poder determinar claramente los problemas. Apreciar la situación.
2. Relevamiento: levantar la operatoria de la organización y volcarla en el papel de trabaja. Recopilar información.
3. Análisis: revisión de la documentación obtenida. Confirmar la exactitud de los datos.
4. Sugerencia, Propuesta o Diagnóstico: mejora operativa, agrega valor.
5. Conformidad o Acuerdo: implementación o seguimiento.
MUESTREOS ESTADÍSTICOS
Muestreo de atributos
Se utiliza cuando se prueban actividades de control examinando la documentación. Es un muestreo estadístico de distribución de frecuencias que se emplea para comprobar la evidencia documental de una muestra seleccionada como elemento probatorio de una actividad de control. Tiene por objeto determinar la presencia o ausencia de un control puesta en un documento.
El muestreo sirve para estimar la proporción máxima de desviaciones en una población.
Pasos:
1. Diseño de la Muestra
· Identificación de los atributos por comprobar: aquellos controles que prevendrán o detectarán los errores potenciales.
· Identificación y definición de la población por analizar:
· Identificar el número total de transacciones a las que el control se refiere.
· Asegurarse que cada documento tiene oportunidad de ser seleccionado.
· Determinar el período durante el cual se probará el control.
· Determinación del tamaño de la muestra: depende de
· El nivel de confianza necesario: del 90% al 95%
· La precisión planeada: 2% al 9%
· La tasa esperada de desviaciones en la muestra.
Al diseñar la muestra debemos tener en cuenta que: 
· · Si el propósito de la aplicación de muestreo es probar la evidencia documental de controles, la guía típica para la evaluación es que la tasa máxima de desviación al 90% de confianza, por lo general no debe exceder del 9%.
· · Si se utiliza el muestreo de atributo con propósitos diferentes a las pruebas de la eficacia operativa de controles (es decir, no como parte de una auditoría externa de estados contables), las evaluaciones de muestras con una o más desviaciones a un 90% ó 95% de confianza puede requerirse.
Cuando la muestra ha sido diseñada no esperando ninguna desviación y aparece una o está diseñada para esperar una desviación y aparecen al menos dos es probable que el control probado no resulte confiable.
Cuando un auditor de estados contables evalúa la eficacia operativa de controles, usualmente lo hace examinando una muestra de 25 ítems (si no espera encontrar desvíos) o de 40 ítems (si espera encontrar como máximo un error). El tamaño de la muestra no depende de la existencia o no de riesgos específicos identificados. De resultar satisfactoria, la prueba aportará una seguridad máxima de control del 73% dentro del Modelo de Seguridad de Auditoría (R=1,3). Si la prueba no resultara satisfactoria, el auditor no podrá tomar seguridad de control.
Fórmula para determinar tamaños aproximados de muestras para propósitos diferentes de controles:
T= F X 100/p
F= factor de la tabla para desviaciones esperadas. (Tabla 10-1 Compendio de Auditoría pág. 347)
p= proporción máxima aceptable de desviación de la población (%)
2. Selección de la Muestra
	2.1 Utilización de una tabla de números aleatorios: uso común en poblaciones prenumeradas en orden. 	El método consiste en:
· Elegir un número de partida en la tabla y una dirección. (Tabla 3 Compendio de Auditoría pág. 356)
· Establecer la correspondencia entre los dígitos de la tabla y los números que identifican cada elemento de la población.
· Seleccionar en orden los documentos de la población.
	2.2 Selección sistemática o a intervalos: requisito de conocer la cantidad de documentos que componen 	la población. El método consiste en:
· Determinar el intervalo de selección (n) dividiendo la población sobre el tamaño de la muestra.
· Partir seleccionando aleatoriamente un documento del primer intervalo.
· Continuar con la selección de cada enésimo documento, hasta completar la muestra.
3. Examen de la Muestra: Se requiere que el auditor analice las causas del error, considerando las posibilidades de fraude, e informe a quienes corresponda sus hallazgos. Deberá comunicar a la gerencia las deficiencias de control; las deficiencias significativas y las debilidades significativas. A su vez, es preciso que comunique a los responsables del gobierno del ente (directorio, consejo de administración o equivalente) las debilidades significativas y, en su caso, las deficiencias significativas. 
4. Evaluación de la Muestra: debe hacerse en el plano cualitativo y en el cuantitativo.
Proporción Aproximada de Desviaciones en la Población:
PMED= F X 100/n
F= factor de la tabla para desviaciones esperadas. (Tabla 10-1 Compendio de Auditoría pág. 347)
n= tamaño de la muestra.
Documentación: el trabajo realizado debe resumirse en un papel de trabajo el resultado de sus pruebas de documentación para las que haya usado muestreo.
Muestreo de Montos Monetarios Acumulados (MMA)
El MMA es una técnica estadística de muestreo representativo de descubrimiento. Bajo esta técnica, la población que va a muestrearse se define en términos de unidades monetarias individuales. La probabilidad de que se seleccione de la población una transacción o saldo particular para su examen, es proporcional a sus dimensiones.Permite cuantificar con un grado específico de seguridad, la precisión monetaria que se obtiene en una prueba estadística sustantiva de detalle. Se usa más comúnmente para probar directamente por sobrevaluación una población de interés de auditoría. Puede aplicarse manualmente con una calculadora o usando técnicas de auditoría asistidas por computadoras.
Ventajas:
· Para su aplicación no es necesario conocer, como en otros planes de muestreo, mucho de las características de la población por probar; sólo su monto y los montos de las partidas que lo integran.
· Obliga al auditor a determinar el monto del error máximo aceptable (PM), común a todas las poblaciones a las que se decida aplicar el muestreo; mientras que otros métodos de muestreo exigen al auditor que determine el error tolerable para cada cuenta.
· La sencillez del método para calcular el tamaño de la muestra.
· Es un método de base científica que demuestra que el esfuerzo mayor de auditoría se dirige a las partidas proporcionalmente más altas de la población, aspecto éste que siempre ha sido valorado por los auditores.
· Permite probar la sumatoria de las partidas de una cuenta que representan su saldo en forma simultánea con la selección de partidas.
Limitación: funciona bien para errores que se encuentran por debajo de una cantidad determinada
Conceptos Básicos
· Seguridad: es la probabilidad de que un rango estimado contenga el monto total del error en una población basado en los resultados del examen de los ítems de la muestra.
· Precisión: es el rango de una estimación y las extremidades del rango se llaman límites de la precisión.
· Factor R: representa niveles de confianza usados en procedimientos de muestreo estadístico, correspondientes a niveles de seguridad sustantiva.
· Importancia Relativa Planeada (IRP): Monto máximo que está dispuesto a tolerar en la población a analizar.
· Precisión Monetaria: importe menor que la IRP, apropiado para pruebas sustantivas estadísticas, que permite obtener una seguridad razonable de que se detectarán cifras erróneas si existen. Usualmente es entre un 70% y un 90% de la IRP.
Tamaño de la Muestra (n)
n=M/J, siendo J=PM/R
Selección de la Muestra
1. Primer Método
· Determinar el punto de partida aleatorio que es un monto no superior a J.
· Comenzar sumando los montos monetarios de cada elemento de la población.
· Seleccionar el primer elemento, que es aquél que hace que el monto monetario acumulado hasta esa partida sea igual o superior al punto de partida aleatorio.
· Seleccionar el segundo elemento, que es aquél que hace que el MMA hasta allí sea igual al punto de partida aleatorio más una vez J.
· Seleccionar el tercer elemento, que es aquél que hace que el MMA hasta allí sea igual al punto de partida aleatorio más dos veces J.
· Seguir así sucesivamente hasta agotar la población (M), lo cual daría como resultado, haber seleccionado los “n” elementos que componen el tamaño de la muestra.
2. Método Alternativo
· Elegir un monto de partida al azar no superior a J e introducirlo en la calculadora como número negativo.
· Sumar los ítems de la población y seleccionar el ítem que haga que la sumatoria sea 0 o positiva.
· Insertar J en negativo, uno o más veces, hasta que la suma acumulada sea negativa.
· Repetir el proceso sumando los ítems de la población y restando J, como sea necesario. El resultado será haber seleccionado la cantidad de ítems que conforman el tamaño de la muestra.
Submuestreo: se puede utilizar cuando el ítem seleccionado incluya varias partidas.
Comprobación del Muestreo
Una de las ventajas del MMA es que se puede verificar la población total como parte de la rutina de aplicación del proceso de muestreo. Cuando se extraen muestras utilizando el método alternativo de selección, el total puede verificarse:
RESTO 				( - )		Valor acumulativo al fin de la muestra
+ n X J				 +		Puntos de selección X Intervalo de selección
+ Nro. Aleatorio Inicial		 + 
		M				Total de la Población
Examen de la Muestra: consiste en la aplicación de los procedimientos de auditoría a los elementos seleccionados. Características de los hallazgos:
· Error: es la diferencia entre el monto registrado y el que correspondería según surge del examen del auditor.
· Un error detectado y corregido por el cliente, no se considera.
· Un documento faltante, no localizado pese a su búsqueda, es un error por el monto que le corresponde.
Evaluación de la muestra: los resultados del examen de los elementos de la muestra deben evaluarse para establecer una conclusión acerca de todos los elementos de la población. Debe incluir:
· Los errores proyectados a la población total con base en las operaciones de la muestra. El error probable proyectado a toda la población tiene dos componentes:
· los errores conocidos o realmente detectados,
· los probables, que son la mejor estimación de los errores que contiene la población.
· Una evaluación de la suficiencia del trabajo de auditoría comparando el error estimado máximo con la IRP.
El error probable proyectado que surge de la prueba debe acumularse a los demás errores observados y probables que surgen de otras pruebas de auditoría y evaluar el efecto que puedan tener.
Evaluación sin detección de errores: cuando la muestra seleccionada no incluye ningún error, el error estimado máximo en la población es la PM y el error probable proyectado es cero.
Evaluación con detección de errores: cuando se detectan uno o más errores, la proporción de cada error del elemento respecto de su monto registrado se utiliza para calcular el error estimado máximo en la población, el cual en ningún caso es menor a la PM, y el Error probable proyectado.
Error Estimado Máximo
EEM = PM + J x (Suma (OPi x Ai) – Suma UPi) + Suma de errores en los elementos del estrato superior – 		- Ajustes del cliente
Error Probable Proyectado
EPP = J x (Suma OPi – Suma UPi) + Suma de errores en los elementos de estrato superior – Ajustes del cliente
El facor (Suma (OPi x Ai) – Suma UPi) no puede ser menor a cero.
Los factores de ajuste para la evaluación (Ai) pueden asignarse a sobrevaluaciones, de mayor a menor, sobre:
1. Las proporciones de sobrevaluación, o
2. Los valores absolutos de las sobrevaluaciones.
La opción entre (1) y (2) es un criterio de auditoría. En general, el método (2) dará como resultado un error estimado máximo más bajo, alcanzado aun así el nivel requerido de seguridad. El método (1) puede resultar contrario a nuestro criterio de establecer cuales serían los errores importantes.
Cuando los errores detectados en la muestra incluyan una subvaluación neta o si únicamente se descubren subvaluaciones, el error estimado máximo no será estadísticamente preciso y el grado de inexactitud no puede determinarse de manera estadística. En general, el auditor debe utilizar su criterio para extrapolar una subvaluación neta ya que pueden existir subvaluaciones importantes en pequeños importes, que tienen baja probabilidad de selección por el método MMA.
Simbología:
· PM precisión monetaria
· M población monetaria
· R nivel de seguridad
· J intervalo de selección
· n tamaño de la muestra, los “n” puntos de selección que puedo tomar.
· OP overstatement, sobrevaluaciones
· UP understatement, subvaluaciones
· Ai factor de ajuste
Conclusión:
· Cuando el error estimado máximo no es superior a la IRP, y siempre que otra evidencia de auditoría no contradiga el muestreo, se puede concluir que la prueba alcanzó sus objetivos y que las cifras están dentro de los límites de la IRP.
· Cuando el error estimado máximo es superior a la IRP, el auditor concluye que es posible que exista un error significativo. Por ello, debe realizar procedimientos adicionales para verificarlo. Lo común es solicitar al cliente que investigue las causas del error, determine su monto y haga los asientos de ajuste correspondientes. Luego, el auditor ejecuta los procedimientos de auditoría para probar el trabajo del cliente.
· Si la suma de los errores conocidos y probables es superior a la IRP y el cliente no corrigetales errores, la conclusión es que las cifras son significativamente inexactas y, consecuentemente, definirán la opinión del auditor en su informe.