AI-auditoria-interna-sistema-efectivo-para-distribucion-efectiva

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FACULTAD DE CONTADURÍA 
Y ADMINISTRACION 
AI: AUDITORÍA INTERNA SISTEMA EFECTIVO PARA 
DISTRIBUCIÓN EFECTIVA 
 
 
DISEÑO DE UN SISTEMA O PROYECTO PARA UNA 
ORGANIZACIÒN 
 
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: 
 
LICENCIADO EN CONTADURÍA 
PRESENTA 
 
PRESENTA: MARTHA ISABEL ROJO GUADARRAMA 
 
ASESOR: 
 
C.P. GUILLERMO CESAR JIMENEZ 
HERNANDEZ 
 
 
MÉXICO, D.F. DICIEMBRE DE 2008. 
 
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE 
MEXICO 
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respectivo titular de los Derechos de Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
DEDICADO 
 
 
 
Al Eterno 
 
A mi madre, a su temple y sus guerras ganadas día con 
día. 
 
A mi padre, por su vida llena de convicciones, mi 
propio modelo a seguir. 
 
A mi esposo entero e infinito, por compartir conmigo 
mis triunfos y mis fracasos 
 
 
A todas aquellas fuentes inagotables de conocimientos 
que decidieron compartirlos conmigo. 
 
Al C.P. Guillermo Jiménez por regalarme sus 
conocimientos, su tiempo y su dedicación. 
 
A todos aquellos que colaboraron muy de cerca con 
este Proyecto tan importante en mi crecimiento y cuyo 
nombre no se encuentre en las líneas escritas arriba. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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CONTENIDO 
 
 ANTECEDENTES 
 
1.- Sistemas modernos de control, para el manejo de 
inventarios 
Qué son los sistemas Efectivos Modernos…………1 
Beneficios de la Entidad por contar con sistemas 
adecuados y modernos………………………………………. 2 
Riesgos por carecer de ellos……………………….. 4 
El manejo de las Empresas Familiares en relación 
con los controles modernos y efectivos…………….4 
 
2.- Descripción de la Compañía 
 Historia de Decodi del Centro, S.A. de C.V……….9 
 Descripción de la Actividad Principal: 
Farmacéutica……………………………….11 
 Descripción de la Problemática 
 Sistema de Inventarios: Menut……………16 
 Funcionamiento Actual………………...……………19 
 
3.- Introducción a los Inventarios 
 ¿Qué son los Inventarios y 
quiénes lo necesitan?...............................24 
Propósitos de los Inventarios………………………26 
El Inventario como Dinero………………………….27 
 
4.- Teoría del Manejo de los Inventarios: Base de Desarrollo 
del Proyecto 
 Introducción…………………………………………30 
 Control Interno de los Inventarios…………………30 
 Manejo de Inventarios Obsoletos…………………32 
 
 
DESARROLLO DEL PROYECTO PROPUESTO 
 
1.- El Control Interno de los Inventarios como Solución 
 Introducción…………………………………………34 
 Sistemas de Localización física…………………..35 
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Control Interno como herramienta………………………..36 
 Flujogramas y Mapas de Ubicación…………….37 
 Toma Física………………………………38 
 Metodología para el conteo físico 
 ¿Quién, Cuándo y Cómo? 
 Métodos Diversos 
 
Planeación y reabastecimiento de Almacenes………….39 
 
2.- Errores frecuentes de los Sistemas de Inventario y forma 
de corrección 
 Introducción…………………………………………41 
 Fallas comunes en los sistemas de la Compañía 
Métodos de corrección…………………………….41 
 
3.- Selección de Mejorías, Aplicación y Protección de 
Inventarios 
 Introducción…………………………………………62 
 Marco Legal…………………………………………62 
 Planeación de Implementación 
 Preparación………………………………..66 
 Consideraciones Naturales y 
Contingencias…………………………………………………66 
 Evaluación del Proyecto…………………..69 
 Susceptibilidad de Robo 
 Amenaza de Robo 
 Contrarrestar la amenaza 
 Verificación 
 Presentación del Plan de Acción al Consejo 
de Accionistas…………………………………………………74 
 
4.- Conclusiones …………………………………………….77 
 
Anexos 
 Manuales de Operación……………………………79 
 
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………….87 
 
 
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INTRODUCCIÓN 
 
El trabajo realizado en este Proyecto está relacionado 
directamente al mejoramiento del sistema de 
aseguramiento de la calidad de la Información Financiera y 
procedimientos administrativos de Decodi del Centro, S.A. 
de C.V. (Distribución Efectiva, en adelante también Decodi, 
o la Compañía), con el fin de obtener la satisfacción y 
confianza de los clientes en los productos que distribuye. 
 
Por esta razón es que elaboro la siguiente propuesta de 
trabajo que pretende asegurarse de la calidad de los 
Informes y los datos en los mismos desde la base de 
Auditoría Interna, y soportada en cimientos de Control 
Interno. 
Hacer ver que estos dos elementos son imprescindibles 
como generadores de Valor en una Organización, ya que 
una debilidad o error en cualquier parte del sistema puede 
traer como consecuencia la introducción de problemas que 
derivan en el incumplimiento de los objetivos establecido 
por la Compañía al momento de su fundación. 
Consecuencias potencialmente graves o hasta fatales para 
la Alta Administración. 
Por esta razón, propongo a la Auditoría Interna y al Control 
Interno como aseguradores de la Calidad en la Distribución 
Farmacéutica. 
 
La propuesta consiste en generar y lograr la 
implementación de un Sistema de Control Interno eficiente 
en cada una de las áreas que componen la compañía con 
el fin de reducir los riesgos inherentes de las operaciones 
de la empresa, así como reducir los costos excesivos que 
genera el déficit de Controles. 
 
El inicio del Año 2008, ha sido motivo de encuentro de 
diversas situaciones por cuestiones de uso inadecuado de 
recursos financieros y materiales, abuso de confianza y 
autoridad, así como incontables faltantes de inventarios 
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que, debido a una ausencia de Controles Internos no 
habían sido evidenciados. 
 
Es por eso que, en tal sentido en este trabajo se propone a 
la Auditoría Interna como la Respuesta efectiva de lucha 
contra los fraudes, y corrupción de actividades de operación 
en la Compañía, en donde los procedimientos, las técnicas 
y las prácticas de la Auditoría Interna facilitarán el 
desarrollo de una gestión óptima de la Administración 
General. 
 
El Desarrollo de este Proyecto comprende en esencia todas 
las áreas en general de la Empresa, sin embargo, cabe 
mencionar que he de poner mayor énfasis en el área de 
Almacén y Bodega Central, debido en gran parte a la 
trascendencia que han mostrado con respecto a la 
ocurrencia de situaciones que en este campo ha frenado el 
correcto funcionamiento de las operaciones cotidianas. 
 
Se trata de realizar un análisis crítico, sistemático y 
detallado del Sistema de Información de Decodi del Centro, 
usando las técnicas determinadas y con el objeto de emitir 
informes y formular sugerencias para la mejora de la 
misma. 
 
Quiero demostrar por este medio un enfoque y visión en 
torno a las medidas de Control Interno, mostrando las 
ventajas de la visión sistémica de los controles. 
 
En primera instancia subrayo la falta de cumplimiento de 
ciertas normas básicas y fundamentales en el Control 
Interno, aunque por otra parte sin desligarse de lo anterior 
se encuentra la ausencia de amplitud de conceptos en 
cuanto al patrimonio a proteger y de los métodos e 
instrumentos de análisis a ser utilizados por la gente de la 
Entidad económica. 
Es una de las misiones de este proyecto de implementación 
de un Sistema conformar una nueva visión desde un punto 
en el que el Departamento de Auditoría Interna se encargue 
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de proteger el buen funcionamiento del Sistema y 
salvaguardar la empresa de los efectos de la supervivencia 
y lograr las metas propuestas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 1 
ANTECEDENTES 
 
CAPÍTULO 1 
 
SISTEMAS MODERNOS DE CONTROL PARA EL 
MANEJO DE INVENTARIOS 
 
¿Que son los Sistemas Efectivos Modernos? 
 
En el estudio de la Administración moderna se considera a 
los almacenes como un medio de lograr economías 
potenciales con el fin de aumentar las utilidades de la 
empresa. 
 
A lo largo de la Historia el inventario derrotaba a la 
información por que no alcanzaba a ser suficientemente 
preciso para la toma de desiciones. 
Por lo anterior muchas compañías optaban por ocultar 
aquellos faltantes o desviación de la Información 
manteniendo inventario adicional, así que como en muchas 
otras ocasiones los japoneses comenzaron la innovación y 
eficacia en el proceso, que denominaron Kankan. 
 
Este sistema no es sino una tarjeta con un índice de 
artículos, así que cuando la línea de registros nota una falta 
de inventario se anexa un papel realizando la solicitud de 
más partes. Este sistema es con las novedades más 
amplias en la tecnología el más usado en la actualidad, tal 
información por ejemplo se maneja con el sistema de 
código de barras. 
 
El proceso de sustituir los conteos diarios por información 
es un fenómeno que va continuar en las empresas, sin 
embargo para el giro de la empresa que se menciona en 
este documento (farmacéutica) los inventarios son 
indispensables, y es necesario desarrollar las técnicas 
adecuadas para lograr un mejor manejo del stock. 
 
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 2 
Una gran cantidad de empresas usan el software de código 
de barras para llevar un control de sus existencias. 
Además, el software de código de barras puede realizar un 
seguimiento de todos los artículos que se venden. 
Las empresas frecuentemente usan el inventario de las 
aplicaciones de software con código de barras debido a que 
estas aplicaciones también pueden reducir al mínimo el 
error humano, ya que el precio del producto se añadirá a la 
solicitud, cuando un producto corre a través del registro, 
este nunca colocara un precio incorrecto. También, 
programas de reconocimiento de código de barras que 
permite a los propietarios de negocios tener un fácil sistema 
de gestión de descuentos especiales y las ventas de los 
productos que manejan. 
 
Los códigos de barras se pueden leer con varitas o 
máquinas especiales y hacen el proceso de inventario 
sencillo: los artículos que se venden pueden ser 
automáticamente borrados de la cuenta existente. Algunas 
aplicaciones de software automáticamente crean e 
imprimen un reordenamiento en documento. Otros 
programas permiten un código de barras para la 
presentación electrónica de pedidos. 
 
En contraste, el titular de una empresa puede querer invertir 
en una aplicación de software que permite seguir 
únicamente el documento operativo de la empresa, de 
registro y de cálculo de los inventarios. Algunos programas 
también harán proyecciones de la empresa a fin de que 
puedan conocer con exactitud la cantidad de producto a la 
orden cuando se trata de tiempo para cargar el inventario. 
 
Beneficios de Contar con Sistemas Adecuados y 
Modernos 
 
El tener un buen control de Inventarios habla de una 
empresa eficiente, y sabemos que el mantenimiento de 
Inventarios significa dinero y se busca su optimización por 
lo que los Sistemas de Captura Automática son siempre de 
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 3 
los más económicos y eficientes. En estos renglones señalo 
la importancia de los beneficios que nos da el contar con un 
Sistema Automatizado (Moderno) de Control de Inventarios, 
aun cuando en capítulos posteriores he de mencionar 
aquellos errores en los que se ha incurrido en la 
Administración en la Compañía con el fin de enfatizar que, 
con este sistema puede llevarse un adecuado manejo 
siempre que se tenga vigilado de cerca el Control Interno 
de los Almacenes. 
 
Algunos de los Beneficios quiero listarlos a continuación: 
 
 El Incremento de la velocidad y exactitud en la 
Captura de los datos se traduce en una reducción 
de errores, lo que nos lleva a un ahorro de tiempo 
y dinero. 
 Se cuenta al mismo tiempo que se identifica el 
producto con una base de datos que almacena los 
movimientos efectuados por concepto de entradas, 
salidas y ajustes a las unidades de mercancía, lo 
que finalmente nos permite tener acceso a 
información que puede llevarnos a identificar los 
posibles problemas en torno a la captura manual 
de los datos así de los propios productos como de 
movimientos irregulares. 
 Control y rastreo de documentos y de personal 
relacionado con el manejo de los mismos: captura, 
registro, claves de acceso, emisión de 
documentación etc., 
 Rastreo preciso de actividades 
 Información exacta y precisa en cualquier 
momento y lugar en tiempo real. 
 Mejora y ahorro de tiempo en las actividades de los 
empleados con el ofrecimiento de herramientas 
que permitan funcionalidad y manejo fácil al 
momento de la puesta en marcha. 
 
 
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 4 
Riesgos de Carecer de Manejo Moderno y Efectivo al 
Controlar Inventarios 
 
Es necesario aclarar el significado de Riesgo puesto que 
nos encontramos en un momento en el que la Compañía se 
encuentra precisamente marcada por este término: 
 
Riesgo: Incertidumbre de que ocurra uno o más eventos no 
deseados que pudieran obstaculizar o impedir el logro de 
las metas y objetivos de la institución. Generalmente se 
componen de causas, efectos o factores dependientes o 
independientes entre si y con base en estos se podrá 
valorar la relevancia o el grado de atención de los mismos. 
 
En Decodi, se encuentran varios elementos insalubres 
administrativamente hablando pues al no contar con los 
controles necesarios, aun los más básicos, la Compañía 
podría: 
 
 Incurrir en errores que no solo falsean la 
Información Financiera, sino que la ocultan o la 
disfrazan y finalmente estos errores derivan en 
fraudes, robos, abusos de confianza, etc., 
 Con los errores cometidos se provocan gastos 
innecesarios de investigación, mano de obra, 
mantenimiento, retrasos en la compra y venta de 
productos y pérdida de tiempo laboral. 
 Perdida de competitividad para concretar el 
crecimiento y buen desarrollo de la Compañía 
 
La Empresa Familiar. 
 
Una empresa familiar se define como aquella organización 
cuyo capital accionario pertenece, en su mayoría, a una 
familia. Generalmente son pequeñas o medianas entidades 
económicas, con tecnología obsoleta, recursos financieros 
escasos y sistemas administrativos incipientes. 
 
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 5 
El arte de combinar empresa y familia conlleva A enfrentar 
día a día dos conceptos que, en apariencia, son 
antagónicos: el Amor y el Dinero. Pero no hay nada más 
lejos de la realidad. El manejo de dos mundos tan disímiles 
y complejos al mismo tiempo, la empresa y la familia, 
convierten las estrategias de gestión en un verdadero arte 
que mezcla creatividad, experiencia y visión para responder 
al compromiso que implica el compartir el trabajo con los 
seres amados. 
 
El principal problema con este tipo de compañías es que 
suelen dar por sentado que las relaciones familiares son las 
que deben dominar en la empresa. Es decir, trasladan a la 
formalidad de una organización profesional la informalidad 
del trato familiar. Con el tiempo, el crecimiento del sistema 
familia-empresa-propiedad exigirá un tratamiento más 
profesional, donde será necesaria la correcta aplicación de 
las reglas de un juego tan complicado. Una Empresa 
Familiar ideal sería aquella que le garantiza a cada uno de 
sus miembros el escenario óptimo para su desarrollo 
integral, tanto en el aspecto económico como en el ético y 
afectivo. 
 
 
En el fondo, toda empresa que desee preservar su carácter 
familiar, debe tener la capacidad de profesionalizarse (esto 
incluye atraer y retener a directivos no familiares), y 
planificar la sucesión de su dirección (incluyendo el saber 
ceder la batuta en su momento y garantizar la competencia 
del sucesor).Veamos a través de este cuadro cuáles son las ventajas de 
la empresa familiar: 
 
 
 
 
 
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 6 
Sin embargo como en el caso de Decodi, no todo fueron 
ventajas, a continuación listo las desventajas de trabajar en 
una empresa familiar 
 
A través de este gráfico cuáles son las desventajas y 
debilidades: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
El principal problema con las Empresas Familiares es que 
trasladan la informalidad del trato familiar a la formalidad de 
una organización profesional. Con el tiempo, el crecimiento 
del sistema familia-empresa-propiedad exigirá un 
tratamiento más profesionalizado, donde será necesaria la 
correcta aplicación de las reglas de un juego tan 
complicado. Toda empresa que desee preservar su 
carácter familiar, debe tener la capacidad de 
profesionalizarse (esto incluye atraer y retener a directivos 
no familiares), y planificar la sucesión de su dirección 
(incluyendo el saber ceder la batuta en su momento y 
garantizar la competencia del sucesor). 
 
La buena práctica de las políticas de gestión de una 
Empresa Familiar garantiza en buena medida la unidad 
familiar, una empresa sana, la continuidad de la dirección y 
la preservación del patrimonio. Sin embargo, un enfoque 
sistémico de las relaciones familiares siempre 
proporcionará una alternativa práctica a través de la ayuda 
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 7 
de un consultor especializado en Empresas Familiares, un 
experto que conoce y comprende las dinámicas propias de 
este tipo de organizaciones y que puede brindar a la familia 
empresaria las opciones para producir el cambio que su 
situación necesita. 
 
Este tipo de prácticas exige la participación de todos los 
involucrados en el tema de la sucesión en Empresa 
Familiar. Y debe entenderse siempre como un proceso, no 
como un evento puntual. Una sucesión planificada puede 
llevar años, dedicando gran parte del trabajo al mutuo 
conocimiento de los individuos con respecto a sí mismos y 
al sueño compartido y las relaciones de familia, empresa y 
propiedad. Un protocolo familiar, como producto final, es 
siempre una buena excusa (y no la única) para iniciar este 
proceso, pues nunca debe entenderse la redacción de las 
reglas del juego como la solución de fondo a los problemas 
de la familia. Lo realmente importante es la vivencia del 
grupo del proceso de exploración del sueño compartido. 
 
Una Empresa Familiar ideal sería aquella que le garantiza a 
cada uno de sus miembros el escenario óptimo para su 
desarrollo integral, tanto en el aspecto económico como en 
el ético y afectivo. 
 
El caso particular de Decodi, es un claro ejemplo de cómo 
afecta el manejo de una empresa familiar al funcionamiento 
como Organización, pues nos damos cuenta de que debido 
al crecimiento que ha demostrado tener en los últimos dos 
años, la Compañía no debe seguir siendo administrada 
como un Negocio de Familia, sino implementar los 
beneficios de las modernidades en cuestiones no solo 
tecnológicas sino también administrativas en sentido de la 
implantación de medidas de Control Interno que se vaya 
adecuando según se den las nuevas necesidades de la 
Firma. 
 
Es precisamente la parte final de éste Capítulo lo que me 
sirve ahora como preámbulo de las siguientes páginas en 
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 8 
las que presento a Ustedes los antecedentes de la 
Compañía, para comenzar a adentrarnos en el desarrollo 
de la idea principal de este documento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 9 
ANTECEDENTES 
 
CAPÍTULO 2 
 
DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA 
 
Historia de Decodi del Centro, S.A. de C.V. 
 
En el mundo de los negocios es muy común oír hablar de 
las empresas familiares, de hecho se considera que esta es 
la principal fuente de creación de empresas, 
Como generalmente sucede en el caso de las empresas 
pequeñas, Decodi del Centro, S.A. de C.V. se inició como 
una empresa familiar, que se dedica a la distribución de 
medicamentos genéricos de Patente, Genéricos, materiales 
de curación, Herbolarios, y de Rebotica. 
 
La empresa comenzó intentando conducirse a manera de 
farmacia, sin embargo debido al tipo de clientes al que se 
encuentra dirigida (clientes de nivel socio-económico bajo, 
principalmente en el Oriente del Distrito Federal y Zona 
Metropolitana) comenzó con un crecimiento desmesurado 
que finalmente derivó en el descontrol de la Compañía 
puesto que al ser llevada a manera de “micro empresa” sin 
ningún tipo de controles dio inicio el periodo de decadencia 
de la empresa, ya que se presentaron toda clase de abusos 
de confianza y autoridad, amén de los temidos robos 
hormiga, pues con ellos dio inicio la etapa de saqueos a los 
almacenes de la Compañía, dejando claramente en una 
situación precaria a la Empresa. 
 
Sin embargo alrededor del mes de Agosto del Año 2007 se 
inicia la etapa de saneamiento de la compañía, donde se 
cambia la Administración General de la Empresa, y se crea 
el Departamento de Auditoría Interna. 
 
La primera etapa de la reconstrucción de la empresa inicia 
con el despido del personal que mayormente afectó el 
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 10 
desarrollo de las actividades, toma de dinero sin 
autorización así como robo y malos manejos. 
 
Ahora nos encontramos en una etapa en la que es 
necesaria la reconstrucción global, aun en los más mínimos 
procedimientos pues la desorganización que predominó en 
su momento ha dejado hasta el día de hoy, secuelas que 
han sido difíciles de corregir pues la empresa y su personal 
se había acostumbrado ya a las desiciones y desempeño 
de sus funciones por medio de los usos y costumbres. 
 
Ha sido necesaria la evaluación de diversos aspectos en 
relación sobre todo de aquellos mecanismos de 
preparación, manejo y control de Inventarios y cuentas por 
cobrar puesto que se han tenido los siguientes problemas: 
 
 Falta de sistemas de control 
 Ausencia de Manuales de organización, y políticas 
y procedimientos 
 Falta de cooperación en los empleados para 
aceptar las propuestas de la nueva 
administración. 
 Desorganización en aspectos como cobranza, y 
vigilancia especial sobre las bodegas. 
 
Cabe hacer mención de que del mismo dueño son las 
empresas, Dia TLC, S.A. de C.V., Globalmed, S.A. de C.V. 
y la sucursal de la calle de Fiscales en Iztapalapa de la 
Matriz Decodi en Av. De los 100 metros., y cabe señalarlo 
puesto que el Departamento de Auditoría Interna se 
encarga a partir de su creación de la vigilancia del manejo 
de las empresas. 
 
En ellas se ha presentado también el fenómeno del robo a 
los Almacenes y de los abusos de confianza y autoridad y 
el robo de dinero y documentos para el cobro, por lo que el 
departamento ha debido encargarse además de su función 
habitual, de integrar las pruebas suficientes para proceder a 
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 11 
la demanda contra aquellos que han sido participes de los 
malos manejos de la Compañía. 
 
Con el propósito de sanear principalmente el área relativa a 
los Inventarios y su manejo, en este documento se 
proponen diversas maneras de controles internos que 
sirvan de base para la mejora de la Compañía. 
 
Antes que nada es necesario conocer plenamente la 
Actividad Principal de la Compañía. 
 
Descripción de la Actividad Principal: Distribución 
Farmacéutica 
 
Es necesario para que los productos de la Industria 
farmacéutica lleguen a los pacientes, es preciso que existan 
canales adecuados de distribución que son aquellos que 
denotarán un crecimiento sano de las empresas o no. 
 
Según un articulo de KPMG Cárdenas Dosal, S.C. se 
espera que la venta de medicamentos genéricos crezca en 
forma más rápida que los medicamentos patentados debido 
a que los costos de los productos son mucho más 
accesibles para la economía mexicana, aunque en nuestro 
país aun este tipo de medicamentos se encuentra detenido 
por que no todos los laboratorios están interesados en 
desarrollar los productos genéricosy la cultura de los 
médicos les sigue dictando que receten medicamentos de 
patente debido en gran parte a la influencia de los grandes 
laboratorios. 
 
Por otra parte en México, los laboratorios farmacéuticos no 
cuentan con la capacidad de mantener una flotilla de 
distribuidores, por lo que se apoyan en grandes 
distribuidores para desplazar sus productos, tales como 
Casa Saba, Casa Marzam, Nacional de Drogas (NADRO), 
etc., quienes a su vez resultan grandes proveedores de 
casas como Decodi, para distribuir diversos medicamentos. 
 
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 12 
La demanda de los medicamentos radica principalmente en 
la influencia que las farmacéuticas ejercen sobre los 
médicos para realizar actividades que permitan conocer el 
medicamento, como visitas, campañas y congresos y 
seminarios para promoción. 
 
Sin embargo, la Compañía Decodi, está enfocada a un 
mercado que dadas las condiciones políticas y económicas 
del país, crece día con día. 
Como cité en párrafos anteriores, el mercado al que va 
dirigido es el del Oriente de la Ciudad de México. 
 
Las tendencias demográficas siguen siendo el factor más 
fuerte que soporta el actual y futuro crecimiento de la 
industria farmacéutica. Debido a una mortalidad infantil 
cada vez más baja y a una mejor salud de la población en 
el mundo, la población mundial tiende a aumentar cada vez 
más sus expectativas de vida. Esta esperanza de vivir más 
años, generará una gran demanda de productos 
medicinales para los próximos años. 
 
En el caso especifico de México, las enfermedades 
crónicas son las enfermedades que van a prevalecer en el 
futuro en nuestro país, tales como la diabetes, artritis, 
hipertensión, depresión, impotencia, osteoporosis, la 
enfermedad de Alzheimer, etc., pero a diferencia de otros 
países desarrollados, en donde el nivel económico de la 
población es alto, como en Estados Unidos, en Japón o en 
la misma Unión Europea, México no se encuentra en las 
mismas circunstancias económicas y las medicinas podrían 
ser un problema de economía familiar para cierto nivel 
social de la población. 
 
Existen productos que han tenido éxito en Estados Unidos 
o en la Unión Europea, pero en México pueden fracasar por 
ser demasiado costosos, por no coincidir con la ideología o 
costumbres del consumidor mexicano o simplemente 
porque la presentación del producto no puede captar la 
atención de los consumidores del país. 
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 13 
 
Por otra parte sin desligarse de lo anterior, el mercado 
farmacéutico mexicano actualmente es el más grande de 
toda Latinoamérica ya que representa el 2.7% del PIB de 
manufactura y posee el noveno lugar a nivel mundial. 
El valor de su mercado se encuentra en continuo 
crecimiento, mientras que países como Brasil y Argentina 
han tenido que contraer sus mercados por las condiciones 
económicas en que se encuentran. 
 
La industria farmacéutica es un sector delicado, en esta los 
impactos sociales, económicos y políticos tienen cierta 
incidencia. Por mencionar algunos están los niveles 
generales de salud de la población, la investigación y 
desarrollo de productos de alto valor agregado, la 
generación de empleos, la productividad de la masa laboral, 
las finanzas públicas, la opinión pública y los niveles de 
satisfacción de los usuarios. A su vez, es importante 
mencionar las diversas instituciones y dependencias que 
giran alrededor de la industria y que dependen de la misma 
con respecto a su comportamiento, tendencias y actos 
dentro del mercado. Este grupo de entidades o bien 
llamados «partes interesadas» se listan a continuación: 
 
 Centros de Salud 
 Distribuidores 
 Entidades financieras: Aseguradoras, Bancos, etc. 
 Gobierno: Internacional, Federal y Local, Sector 
Salud, 
 Reguladores y el Congreso 
 Hospitales 
 Industria: Proveedores, Accionistas, Empleados 
 Organismos Internacionales 
 Universidades 
 Usuarios 
 
La competencia por atender al sector público, 
específicamente en el tema de los genéricos, está siendo 
más feroz entre las 179 empresas que actualmente 
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 14 
producen medicinas en el país contra proveedores 
extranjeros. El sector público continuamente enfrenta 
escasez de medicinas, mientras que en el sector privado se 
venden medicinas bajo prescripción, sin necesidad de 
presentar la receta médica. 
 
El crecimiento del mercado de los genéricos dependerá en 
gran medida de que los médicos, quienes además de 
recetar medicinas de patente, también ofrezcan la opción 
de los genéricos. Por otra parte, el papel del consumidor va 
a jugar un importante rol en la decisión de compra de estos 
productos. 
 
La producción nacional se concentra en la Ciudad de 
México y en los estados de Jalisco, México, Puebla y 
Morelos. El 85 por ciento de la oferta la cubren las 
subsidiarias de las empresas multinacionales. Las 
empresas locales, a pesar de que han realizado esfuerzos 
en lo que respecta a investigación y desarrollo, aún no 
cuentan con la capacidad para producir sus propias 
medicinas y por ello se apoyan de la experiencia en 
Investigación y Desarrollo de las grandes multinacionales. 
 
Los productores se deben regir por los factores de consumo 
de productos farmacéuticos y dentro de estos se pueden 
mencionar: 
 
 Comportamiento de la población 
 
La población crece a un ritmo de 1.4 por ciento anual, sin 
embargo en el segmento de personas mayores a 60 años, 
el ritmo de crecimiento es superior al 5 por ciento, esto es 
aproximadamente 350,000 personas más cada año. Esto 
denota que en los próximos años, el consumo de 
medicamentos irá en aumento. 
 
 Perfil epidemiológico 
 
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 15 
En el sur del país el perfil se caracteriza por enfermedades 
contagiosas e infecciosas, mientras que en el norte y en 
grandes centros urbanos por enfermedades degenerativas 
y crónicas. 
 
 Limitaciones del sector público 
 
Dificultad de atender adecuadamente los requerimientos de 
salud de la población. Para ello, el gobierno anunció la 
inclusión de capital privado en la construcción y 
mantenimiento de hospitales y clínicas del sector público. 
 
Aunado a esto, el consumo de medicamentos está 
relacionado con las condiciones climáticas. En épocas de 
invierno, el consumo de medicamentos para el tratamiento 
de infecciones en las vías respiratorias se acrecenta y en 
épocas de verano lo es para enfermedades 
gastrointestinales. 
 
Los grandes distribuidores así como mayoristas distribuyen 
a minoristas. El mercado minorista está fragmentado en 
más de 23,000 farmacias independientes. El sector público, 
seguridad social y grandes cadenas de detallistas se 
abastecen directamente de los grandes distribuidores. 
 
Se da esta situación ya que ningún laboratorio cuenta con 
una red de distribución propia hacia farmacias, hospitales, 
clínicas y demás detallistas y consumidores. A su vez, es 
debido a que existen más de 23,000 farmacias en toda la 
República, situación que hace que el laboratorio se auxilie 
de un distribuidor para poder hacer llegar sus productos a 
detallistas y consumidores. 
 
La industria requiere un compromiso más intenso con el fin 
de incrementar la investigación en México y por otra parte 
se requiere mayor compromiso, soporte e incentivos por 
parte de las autoridades y legisladores. 
 
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 16 
Las oportunidades de investigación en nuestro país podrían 
darse en los siguientes rubros: 
 
 Aplicaciones farmacológicas de compuestos 
naturales 
 Biotecnología y Genómica 
 Perfeccionamiento de Moléculas Conocidas 
 Soporte a Investigación Global 
 Investigación Tecnológica 
 Desarrollo de Canales eficientes de distribución. 
 
Y es precisamente en este último apartado en el que 
precisamente se encuentra el potencial de la Decodi, 
puesto que ha crecido de manera favorable, no obstante el 
déficit organizacional y de controles internos. 
 
Descripción de la Problemática 
 
Debido al propio origen de la Compañía sehan presentado 
desde su nacimiento diversos problemas enfrentando 
incluso la imposibilidad patrimonial. 
 
Cuando la empresa se alejó de la eficacia y la ética, 
provocó la debilidad en la confianza de los propietarios, 
clientes, acreedores y demás personal involucrado en las 
operaciones cotidianas. 
 
La cuestión verdaderamente importante de los fracasos 
empresariales está en saber qué los causa, para el caso 
particular de Decodi, puedo después de hacer un análisis 
de la situación que estas causas principales son las que 
siguen: 
 
 Poca o Ninguna especialización para los cargos 
administrativos 
 
Cuando hablo de poca especialización me refiero a que 
principalmente en la dirección de la empresa (de origen 
familiar) se encontraba a cargo de una sola persona que no 
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 17 
contó con suficientes auxiliares y la gente a su cargo no 
contaba con los conocimientos básicos para poder llevar a 
cabo sus funciones. 
 
 Falta de Acceso a Capital 
 
Este es un problema que se presenta muy frecuentemente 
en las empresas incluida la de referente a este material 
escrito principalmente por la ignorancia inicial de la 
existencia de diversas fuentes de financiamiento y la 
manera en que estas operan. 
 
 Contacto personal estrecho con el personal 
 
En muchas empresas, sobre todo en los grandes 
corporativos la facilidad de que el Director de la empresa 
esté en contacto directo con los subordinados, constituye 
un aspecto positivo que facilita la comunicación, sin 
embargo en la situación de Decodi, este comportamiento 
del director originó nada más que contratiempos debido a 
que los empleados malinterpretaron las atenciones 
derivando en abusos de confianza y mal uso de la 
información priviliegiada, así como robos y fraudes en 
cuanto al manejo de los medicamentos. 
 
 Posición limitada en el Mercado de Consumo 
 
Como mencioné en páginas anteriores, el mercado al que 
la Compañía distribuye es un mercado diminuto que 
además de estar limitado por la dimensión, pertenece a un 
nivel socio-económico bajo, principalmente del Oriente de la 
Ciudad de México y zona metropolitana, por lo cual las 
operaciones efectuadas no han sido suficientes para 
repercutir de manera importante en el Mercado. 
Además, debido a los escasos recursos en todos los 
aspectos, esta ligada a la comunidad local de la que tiene 
que obtener bienes, personal administrativo, mano de obra 
calificada, materias primas, equipo, etc., 
 
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 18 
Para Decodi, la causa principal de los problemas ocurrió en 
la Alta Dirección, debido a una mala administración 
fundamentalmente por la falta de conocimiento del 
funcionamiento de las diversas áreas, inexperiencia en el 
manejo de la Administración de una Empresa, y puedo 
decir que uno de los principales factores de riesgo es la 
completa ausencia inicial de políticas internas (manejo 
adecuado de Control Interno). 
 
Decodi del centro, es una compañía pequeña con recursos 
en este momento limitados, sin embargo bajo mi punto de 
vista, no es su tamaño el impedimento para un buen 
desarrollo sino la ausencia total de directrices que marque 
la ruta para una mejor administración, es importante que 
señale en este momento que con este documento pretendo 
dar a conocer las pautas a seguir para lograr una mejor 
administración en base al establecimiento del Control 
Interno por parte del Departamento de Auditoría Interna. 
 
Debido a las limitantes económicas de la compañía no 
puedo hacer uso de la propuesta de grandes avances 
tecnológicos como lo es la automatización de la mayoría de 
los procedimientos, sin embargo con medios de control 
interno suficientes y bien planteados puede lograrse un 
avance significativo que conlleve al efectivo desarrollo de 
las diversas áreas que potencialmente lograrán un 
crecimiento de la empresa en conjunto, y con esto me 
refiero principalmente al desarrollo de control interno en los 
procesos de administración de los Almacenes de 
Medicamentos, además de perfeccionar el uso de la 
aplicación del Código de Barras, para automatizar cuanto 
sea posible. 
 
La compañía cuenta con un sistema de controles que bien 
administrados pueden ser el inicio de un desempeño 
exitoso de las actividades cotidianas. 
 
 
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 19 
Sistema de Inventarios: Menut y su funcionamiento 
actual 
 
Este Sistema, denominado Menut, es un software 
desarrollado por el Ing. Javier Vargas Caamaño. Él es el 
Gerente General de la Compañía, y se ha encargado no 
solo del desarrollo del programa sino del mantenimiento del 
mismo así como de la vigilancia de la administración del 
mismo. 
 
En el Sistema podemos encontrar diversos apartados en 
los que se muestran las opciones con que cuenta el 
Software para administrar no solo las entradas y salidas de 
medicamentos sino también las cuentas por cobrar, la 
facturación diaria y los movimientos efectuados por 
almacenes, toda vez que desde este sistema se controlan 
la Casa Matríz y la Sucursal Fiscales. 
 
En la siguiente página muestro la pantalla principal que da 
acceso al sistema una vez me hube identificado mediante 
palabra de acceso como usuario y contraseña asignada por 
el Departamento de Sistemas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mantenimiento del 
Sistema 
Administración de 
Inventario 
Control de Cuentas por 
Cobrar y Agentes de Ventas 
Manejo de Cuentas por 
Pagar detallada por 
unidades 
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 20 
El funcionamiento del sistema se da en base a códigos de 
barras en el aspecto de manejo de Inventarios (En capítulos 
posteriores se verá de qué manera funcionan los códigos 
de barras), cada usuario accesa con su nombre y 
contraseña, y ahí da inicio el manejo de la información en el 
programa, sin embargo muchos de los apartados aun son 
alimentados de manera manual, lo que origina que se 
produzcan potencialmente errores de captura que en 
ocasiones derivan en conflictos internos y externos por los 
números de folio, o incluso los importes de las facturas para 
cobro o pago posterior. 
 
Me interesa particularmente el manejo de los Inventarios ya 
que de este depende gran parte de la actividad de la 
Compañía. 
Existen los apartados siguientes en el Menú que compone 
la administración de los Inventarios: 
 
Catálogo de Productos: En el cual se manejan los más de 
tres mil distintos medicamentos que componen las 
existencias del almacén. Este debe encontrarse siempre 
actualizado pues de ahí se conecta con los apartados de 
captura, así una vez escaneando los códigos de barras, 
inmediatamente el programa reconoce la existencia del 
producto para no tener que efectuar el alta del mismo, en 
automático si no existe en el catálogo solicita que se integre 
el Alta del nuevo medicamento. 
 
Mantenimiento a Costos: Este apartado se refiere al 
manejo de la alimentación de los Costos de Venta. La 
empresa maneja Precio Promedio, sin embargo es 
necesario que la persona que administra esta opción 
cuente con los conocimientos necesarios sobre el tema, 
pues en base a pruebas realizadas aleatoriamente en 
Excel, tomando en consideración los precios de entradas y 
salidas, el Costo se encuentra alterado en menos del .05% 
sin embargo a medida que las operaciones de la compañía 
incrementan, tiende a variar el Costo por lo que la 
información no siempre es real. El principal causal, es que 
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 21 
el cálculo del Costo promedio es manual, por lo que toda 
vez que el programa así lo permite, puede modificarse para 
que el Menut en este apartado haga las veces de una 
Tarjeta de Almacén en la que finalmente arroja el valor del 
medicamento seleccionado. 
 
Captura de Entradas y salidas: la gran mayoría de los 
medicamentos se capturan ya sea para entradas y salidas 
por medio del escáner que inmediatamente de forma 
automática genera la identificación del medicamento y sus 
características. Sin embargo parte de la problemática es 
precisamente que existen medicamentos porlos que se 
hace la captura de manera manual lo que potencia el error 
humano. 
Entradas con orden de compra, sin orden de compra, 
por recuperación: Las entradas principalmente se refieren 
a las compras, aunque también se cuenta con entrada de 
medicamentos por concepto de devoluciones y traspasos 
de los distintos almacenes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 22 
Consultas: En esta parte se pueden efectuar la consulta de 
existencias, así como los movimientos que se han realizado 
a los inventarios, y cuenta con una memoria que muestra 
las existencias presentes y pasadas únicamente con elegir 
el rango de fechas que se desea conocer. También en esta 
opción se controla el Punto de Reorden que dicho sea de 
paso, no se determina conforme a métodos contables o 
financieros sino por medio de la experiencia, y en base a 
las unidades existentes. 
Dicho de otro modo, el punto de reorden se crea: el 
Gerente del Departamento de Compras, (Médico 
Veterinario Zoologista) en base a su experiencia sobre la 
venta de los medicamentos de mayor demanda en ciertas 
épocas del año y según las estadísticas de consumo de los 
clientes que ya forman parte de la cartera existente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Es en este software que la Compañía maneja todo cuanto 
se relaciona con su giro principal, sin embargo aunque se 
trata de un programa creado en beneficio de la Empresa, se 
han suscitado problemas en cuanto al adecuado manejo se 
refiere puesto que hay ciertas “lagunas” de las que algunos 
empleados se han percatado y por esa vía se ha hecho mal 
uso de las funciones del Menú de consultas y generación 
de archivos. 
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 23 
 
El problema con respecto al Uso del Sistema, ha sido que 
los empleados encargados de su manejo han encontrado 
distintas maneras de manejar el Sistema y darle un mal 
uso. 
No han sido propiamente en el manejo de la base de datos 
de la Compañía. 
Los abusos han ocurrido empleando el Sistema para burlar 
los Sistemas de Control de la Compañía. Por ejemplo: se 
han emitido facturas y remisiones con las cuales se ha 
logrado sustraer medicamento de las Instalaciones, una vez 
elaborado el documento que le da salida al producto y se 
ha retirado del Almacén, se cancelan las Notas de Venta o 
Facturas en el propio sistema por lo que únicamente se 
utiliza como medio de “falsificación” de pedidos y cargos a 
clientes para robar el medicamento. Esto ha ocurrido en 
gran medida debido a que no existen empleados 
designados para cada actividad sino que se emplea a 
“quien esté desocupado” entregándoles sin precaución 
claves de acceso a Opciones en las que las medidas de 
control y seguridad son indispensables. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 24 
ANTECEDENTES 
 
CAPÍTULO 3 
 
INTRODUCCIÓN A LOS INVENTARIOS 
 
¿Qué son los inventarios y quién los necesita? 
 
El objetivo de éste Capítulo es procurar en la Compañía 
una comprensión básica de la naturaleza de los Inventarios 
en lo que representa como elemento tangible, y físico que 
se encuentra en una instalación y, así mismo como un 
objeto intangible que existe únicamente en los registros 
contables de Decodi del Centro, ya que con frecuencia se 
toman desiciones que afectan otras áreas como la de 
Compras, Ventas o servicios a los clientes diversos en base 
a las existencias de la mercancía pero de acuerdo a los 
registros, lo que quiere decir que la Vida de un Producto en 
el Papel, es tan o más importante que la Vida Real del 
mismo. 
 
Todas las empresas comerciales manejan algún tipo de 
Inventarios, en este caso los de la Compañía se constituyen 
de Medicamentos, que se clasifican: 
 
Medicamentos de Patente 
 Medicamentos Genéricos 
 Medicamentos Naturistas 
 
Todos los anteriores son los suministros que Decodi 
emplea para llevar a cabo sus operaciones. 
Los inventarios, traen consigo una serie de costos que se 
refieren al espacio, la mano de obra con la que se reciben 
los medicamentos, se controla la calidad, se empaca y se 
envía, sin embargo existen costos también por deterioro, 
daño, robos y obsolescencia, aunque por lo general 
podemos hablar de Costos de Pedir y Costo de Almacenar. 
 
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 25 
Los Costos de Pedir se producen con independencia del 
Valor real que tienen las mercancías como los sueldos de 
quienes se encargan de la compra de la mercancía, 
hablamos también del Costo de Oportunidad del Dinero, 
mientras que los costos de almacenar se tratan del costo de 
equipo y personal de las bodegas, de las pérdidas, robos, 
desperdicios de existencias, impuestos etc., 
 
Pero, ¿para qué se necesitan los Inventarios? 
Nos encontramos en una organización que tiene 
dificultades en su flujo de caja y carece de controles firmes 
en la transferencia de la Información por medios escritos y 
electrónicos entre los diversos departamentos y los 
proveedores importantes, los plazos de entrega de 
medicamentos, por lo que se hace indispensable así la 
calidad de los medicamentos como llevar un inventario 
adecuado y controlado: 
 
 Con el fin de planear la capacidad de compra y 
venta de los medicamentos que maneja la 
Compañía, ya que debe existir un equilibrio sano 
entre los medicamentos que es capaz de vender 
con los que debe comprar para llevar a cabo sus 
objetivos como empresa comercial. 
 Para contar con bases sólidas con un inventario de 
seguridad que hasta ahora no existe, puesto que es 
necesario tener un colchón que permita a la 
empresa en dado caso satisfacer a tiempo la 
demanda de los clientes que puede dar sorpresas 
en el flujo de la demanda. 
 Además en determinado momento, los inventarios 
mantienen la seguridad de que ningún retraso de 
los proveedores o desabasto por falta de pago 
aseguren la provisión constante a los clientes 
 En caso de contar con un Inventario de seguridad, 
la compra efectuada en cierto momento podrían 
ayudar a Decodi del Centro a evitar el impacto de la 
Inflación de precios sobre los medicamentos 
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 26 
 Ofrecen la posibilidad de ampliar la cartera de 
clientes a través de la generación de ofertas y 
promociones en los precios debido a que se 
compra en cantidades mayores aun cuando el 
costo de mantenimiento tiende a elevarse, 
podemos decir que se mantiene solo, por medio de 
la venta y recuperación de cartera por bajos costos 
que disminuyen por medio de las compras por 
volumen. 
 
Por lo anterior podemos decir, que los Inventarios los 
necesitamos como Organización para poder seguir con las 
operaciones normales de la Compañía, con el propósito de 
no mermar la cartera de clientes por ausencia de 
abastecimiento de los pedidos que nos solicita, y al mismo 
tiempo reducir los costos de mantenimiento mediante la 
compra de volúmenes de medicamentos cuidando siempre 
los precios y la fecha de caducidad de los mismos. 
 
El Propósito de los Inventarios 
 
Una vez que se cuenta con el conocimiento básico del 
concepto de Inventarios, es necesario saber cuál es el 
propósito de la existencia de los mismos en los Almacenes 
de la Compañía. 
 
Y deduzco entonces que los principales dadas las 
circunstancias de la empresa son: 
 
 Satisfacer la demanda anticipada 
 Protegernos de la falta de medicamentos 
 Aprovechar los descuentos por cantidad y 
disminuir el alza en los precios 
 
Es por ello que es de vital importancia conseguir una 
adecuada determinación del objetivo de acopio y de 
manutención de niveles de Inventario (máximo, mínimo y de 
seguridad) en función del periodo operativo de consumo y 
demora en el momento de la recepción de los pedidos 
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 27 
teniendo en cuenta los factores de seguridad y garantía en 
caso de interrupción del abastecimiento por parte de 
nuestros proveedores. 
 
Debemos tener en cuenta que uno de los principales 
objetivos de la Compañía es la eficiencia, en la inteligencia 
de que se incluye en este término la mejora en la cadenade abasto, administración de costos, manejo de inventarios, 
transporte de medicamentos y manejo de bodegas, además 
de conocer al cliente, cuánto y qué se requiere en las 
bodegas. 
 
Por lo anterior, nos encamina a la planeación del cómo y 
cuándo, el servicio al cliente, así como la disposición del 
producto, y la seguridad física, pues es esta última 
característica la que ha llevado a Decodi del Centro a 
perder el control de las unidades pues los sistemas 
implantados no han sido suficientes al día de hoy para 
disminuir, y mejor aún erradicar las mermas por robo. 
 
Sobre la prevención por concepto de pérdidas y mermas es 
de vital importancia hacer énfasis a los robos internos y 
robos externos de documentos para el cobro, errores en los 
papeles de trabajo o la falta de cumplimiento en los 
procesos definidos aun cuando no existe propiamente un 
Manual de Operaciones para estandarizar los medios de 
elaboración del pedido al reparto. 
 
El Inventario como Dinero 
 
En la mayoría de los casos la velocidad de la Rotación de 
los Inventarios es de donde proviene la mayor cantidad de 
margen de utilidad, por que entre más rápido llegue al 
Mercado el producto, más pronto regresará el Dinero a la 
Empresa, y es aquí donde puede observarse con claridad la 
conversión de los medicamentos de Decodi en Dinero. 
Hoy en día y con la situación actual del Mercado el dinero 
no procede del incremento en los precios ya que muchos 
competidores hacen lo mismo, sin embargo y aunque he 
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 28 
hecho referencia de que a que el dinero se realiza por el 
desplazamiento más veloz de los medicamentos, hay que 
considerar también que el flujo de dinero depende no solo 
de las unidades físicas sino también del sistema informático 
(Menut), de la Automatización (Códigos de Barras) y del 
Servicio que se provee al cliente. 
 
Dice Mario Borghino que el secreto de la conversión del 
inventario en dinero se encuentra en tres simples palabras: 
 
 Márgenes 
 Velocidad 
 Gente Capaz 
 
Y menciona en su revista “Bussines Strategy” Edición de 
cortesía No.1, que al día de Hoy, “Las empresas rápidas 
acaban con las Lentas”. 
 
En este aspecto es importante mencionar que nos 
encontramos ante un mercado difícil por el grado en que se 
encuentra saturado como mencioné ya en el capitulo 2: 
Descripción de la Actividad Principal: Farmacéutica. 
Ya que no es fácil enfrentarse a la Globalización. 
En los Mercados se ha realizado una guerra frontal de 
precios para defender cada milímetro del mercado en que 
se desarrolla cada competidor. 
 
La pregunta más importante para Decodi es ¿Hasta cuando 
podremos resistir la reducción de espacios en el mercado? 
El nombre del juego es “Distribuir” como es el caso de 
Decodi, que sin embargo, y a pesar del éxito repentino con 
el que logró dejar de ser un negocio familiar para 
convertirse en una empresa formal, es necesario contar con 
los cimientos adecuados para poder continuar creciendo y 
no encontrarse como lo está actualmente en un periodo de 
estancamiento mientras que el personal administrativo 
lucha por convertirla realmente en una empresa expandida 
que comience de nuevo el segundo capitulo de su 
crecimiento. 
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 29 
 
Para finalizar este capitulo me parece importante señalar 
algunas de las disciplinas que sirven de base para 
identificar señales de crecimiento y por lo tanto realizar la 
conversión a dinero: 
 
“No intentar dominar a toda costa mercados que ya no 
tienen crecimiento o que llegaron al tope, Decodi debe dejar 
que la competencia lo haga, no debe desangrarse 
queriendo mantener la posición, es mejor ser el segundo y 
no dejar el dinero que captemos en marketing. 
Si hemos sido invadidos en nuestro propio mercado es 
mejor identificar nuevos mercados de crecimiento rápido 
aunque el Mercado sea más pequeño. 
Es mejor ir perdiendo pocos puntos en un mercado 
tradicional y ganar en el mercado emergente de rápido 
crecimiento, donde otros no ponen su mirada. 
 
No debemos perder el paso en diagnosticar signos que 
indiquen hacia donde migran los intereses de los clientes, 
pues las tendencias de los clientes cambian 
constantemente, poniendo especial atención en si son de 
corto o largo plazo para no caer en el espejismo de una 
nueva tendencia. 
 
Es aconsejable tener conciencia de que la perdida de una 
oportunidad de un segmento emergente lamentablemente 
nunca se recupera, es un merado de Fast Track, y de poco 
espacio. 
 
Si se entra en un mercado demasiado tarde, es mejor 
buscar uno nuevo” 
 
 
 
 
 
 
 
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 30 
ANTECEDENTES 
 
CAPÍTULO 4 
 
TEORIA DEL MANEJO DE LOS INVENTARIOS: BASE 
DEL PROYECTO 
 
Introducción 
 
En la aceptación más amplia de la palabra, los inventarios 
son recursos utilizables que se encuentran almacenados 
para uso posterior en un momento determinado: Activos 
ociosos esperando ser utilizados. 
 
Por lo tanto al ser necesarios para que conviertan su 
existencia en valor es importante llevar un buen control 
interno que en resumen nos proporcionará tres aspectos de 
los más importantes de una Compañía: 
 
 Información 
 Protección 
 Eficiencia 
 
Control Interno de Inventarios 
 
La parte central de este apartado es la conceptualización 
del Control Interno de Inventarios, y es tan importante 
debido a que los inventarios son el aparato circulatorio de 
una empresa de distribución. El éxito de una empresa 
radica en el cuidado que tenga con sus inventarios. Los 
elementos de un buen control incluyen: 
 
 Conteo físico regular de los inventarios al menos 
una vez al año 
 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y 
embarque 
 Protección contra robo, daño o descomposición 
 Compra mediante punto de reorden 
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 31 
 Mantener inventario de reserva 
 No tener inventario detenido 
 
En la compañía a que me refiero en este caso, muy pocas 
veces se efectúan inventarios totales, generalmente se 
realizan los denominados “Rotativos”, que consiste en 
efectuar pruebas selectivas de algunos medicamentos, 
hacer el conteo físico y se procede a ajustar las unidades 
en caso de diferencias, cabe señalar que casi siempre 
existen diferencias en las unidades teóricas y físicas. 
 
De acuerdo a un artículo publicado en el Diario “El siglo de 
Torreón”, una administración obsoleta de inventarios pone 
en riesgo el margen de utilidad del comercio minorista. 
 
La Navidad es la temporada de ventas del año en la que la 
falta de existencias afecta a la Compañía más que 
cualquier otra, pero "el fantasma de esos estantes vacíos 
representa el mayor riesgo que se haya tenido". 
La razón es una combinación de una demanda del 
consumidor cada vez mayor por segmentos de regalos de 
nicho y productos sumamente individualizados, junto con el 
uso de sistemas de proyección o pronóstico de inventarios 
no actualizados. 
 
Sucede que hay falta de existencias de productos cotizados 
mientras que productos con menos demanda permanecen 
en grandes cantidades, ocupando valiosos espacios en los 
anaqueles. Desde la perspectiva del minorista, esto 
significa demasiado efectivo inmovilizado en inventarios de 
lento movimiento, pérdida de ventas debidas a falta de 
existencias de líneas populares y potencial daño a la marca 
por no haber podido satisfacer las demandas de los 
compradores leales. 
 
 
 
 
 
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 32 
 
Manejo de Inventarios Obsoletos 
 
Casi siempre la persona encargada del Almacén es quien 
se percata mejor de lo incómodos que pueden resultar los 
Inventarios Obsoletos. 
Normalmente, la gerencia se encarga de la toma de 
desiciones y se basa sobre todo en las cifras que se 
muestran en los Estados Financieros, sin embargo es muy 
probable que únicamente mediante la observación física de 
las condiciones del Inventario se realice un manejo 
adecuado del mismo. 
 
Cuando hablamos de Inventarios obsoletos, no hablamos 
únicamente de aquellos bienes tangibles (llámese para 
Decodimedicamentos) cuyo estado de deterioro es notable, 
sino también de medicamentos de lento movimiento (de 
difícil colocación) que finalmente se encuentran ocupando 
un lugar en nuestras bodegas y que por el mismo hecho 
están generando un gasto (de mantenimiento). 
 
¿Por qué se generan los Inventarios Obsoletos? Con mayor 
frecuencia por que: ya se han pagado los medicamentos, 
por que algún día pueden utilizarse o por que se piensa que 
podrían venderse algún día. 
 
El problema ahora no solo se trata de saber por qué existen 
y que realmente no están produciendo beneficios para la 
Compañía, se trata de proponer soluciones y de asegurarse 
de que la elegida sea en verdad la mejor opción para 
“deshacerse” de ellos. 
 
La siguiente es una lista en la que se numeran las posibles 
alternativas de solución para evitar los Inventarios 
Obsoletos: 
 
1.- Rematar, ofertar o realizar una Venta rápida. 
2.- Destrucción de los Inventarios. 
3.- Donación a diversas instituciones. 
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 33 
4.- Vender a precio de costo. 
5.- Darlas de baja. 
6.- Subastarlas. 
 
Es importante recordar un principio general con respecto a 
persuadir a nos niveles gerenciales acerca de algo. Por lo 
general cada nivel necesita de información más y mejor 
resumida para tomar una decisión, dejando que los detalles 
hablen por sí mismos. 
 
En las líneas que siguen definiré las ventajas de salida de 
las existencias muertas: 
 
1.- Recuperación de Espacio 
2.- Utilización eficiente de los recursos de mano de obra y 
maquinaria 
3.- Reducción de Gastos por mantenimiento de Inventario 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 34 
 
DESARROLLO DEL PROYECTO PROPUESTO 
 
CAPÍTULO 1 
 
El Control de los Inventarios como solución 
 
Introducción 
 
A partir de este capítulo me dedicaré a mostrar las 
bondades y beneficios del Control Interno y principalmente 
de la Auditoría Interna en el contexto de la Compañía a la 
que me refiero en este documento: Decodi del Centro. 
 
La auditoría interna nace por la necesidad de mantener un 
control permanente y eficaz dentro de la empresa y para 
hacer más rápida y eficaz la labor del Auditor Externo. La 
Auditoría Interna se ha venido ocupando de las medidas de 
Control Interno, políticas y procedimientos, así como de la 
protección de Activos, minimiza la posibilidad de fraude y 
optimiza la calidad de la Información financiera. 
 
Por eso es que nace el Departamento de Auditoría Interna 
en Decodi, pues como describo en capítulos anteriores, se 
habían desarrollado una serie de eventos que perjudicaron 
de manera grave a la empresa. 
 
La necesidad de la Auditoría Interna se dio toda vez que la 
Compañía ha aumentado sus operaciones, en volumen, 
extensión geográfica. Anteriormente el control lo ejercía 
directamente la administración de la empresa mediante 
contacto permanente con los intermediarios de la 
información, incluso con los empleados. 
 
Los objetivos de la Auditoria Interna se cumplen a través de 
objetivos específicos como los siguientes: 
 Verificar la razonabilidad de la Información 
Financiera 
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 35 
 Vigilar el buen funcionamiento del sistema de 
control interno, sistema contable y operativo. 
 
El control interno es una función que tiene por objeto 
salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar 
desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de 
que no se contraerán obligaciones sin autorización. 
 
Sistemas de Localización Física 
 
Un almacén en el que se observa que los productos no 
pueden localizarse de manera rápida y eficiente, no permite 
la precisión de los inventarios. 
Es muy importante que para el mantenimiento de un control 
adecuado se formalice un sistema de localización en toda la 
instalación, y debe mantenerse a la vista y alcance del 
usuario un mapa de localización para hacer más fácil la 
tarea de la ubicación, en donde además se deberá colocar 
en cada uno de los pasillos y/o anaqueles del Almacén la 
clave de acceso que aparezca en el mapa y que nos 
indique la clase de medicamentos que se encuentran en el 
lugar. 
 
El proceso de localización física tiene inicio en la recepción 
del medicamento en las instalaciones de la Compañía, y 
aunque existen diversos métodos de localización de 
productos, para el caso de Decodi debe seguirse una 
Norma Oficial Mexicana, que entre otras recomienda el 
mantenimiento adecuado según el tipo de contenido del 
medicamento, tomando en cuenta el tipo de fármacos que 
contiene la fórmula, además del tipo de envase, pues debe 
adecuarse tanto la temperatura como el tipo e intensidad de 
luz que entre en el almacén para preservar la calidad de las 
sustancias. 
 
Se debe tomar también en cuenta la condición de humedad 
que prevalece en el lugar de almacenaje para salvaguardar 
la calidad de los químicos que forman parte del 
medicamento. 
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 36 
Deben existir normas de higiene y generalmente la 
localización se hace en base a los conocimientos de un 
Químico Fármaco Biólogo quien conoce las propiedades de 
las sustancias y ayuda a elegir las mejores condiciones del 
Inventario pues al menos para el caso de los fármacos es 
de vital importancia el acomodo y manejo del orden, para 
evitar la obsolescencia del Inventario. 
 
El Control Interno como herramienta 
 
Ya he hablado de las bondades del control interno, sin 
embargo en esta parte del capítulo haré referencia a 
herramientas específicas en las que principalmente es 
posible apoyarse la dirección de Decodi del Centro para 
mejorar el funcionamiento del Manejo de Inventarios. 
Las herramientas a las que me refiero son El Flujograma y 
los Mapas de Ubicación. 
 
Ambos procedimientos son herramientas que nos 
permitirán administrar los medicamentos que forman parte 
del Almacén de manera eficaz puesto que en ellos no solo 
se especifica la ubicación de medicamentos por Proveedor 
y tipo de contenido, sino que con la ilustración del diagrama 
se puede observar detalladamente la cadena de procesos y 
la manera en que cada uno de ellos debe llevarse a cabo. 
 
Flujogramas 
 
Un diagrama de flujo se emplea cuando se necesita 
conocer de manera gráfica un proceso, a manera de una 
guía que permita analizar visualmente un tipo de actividad, 
y se elaboran concatenando las necesidades de un grupo 
de personas para llevar a cabo un trabajo que requiere de 
cierto grado de exactitud. 
 
La información se presenta en forma clara, ordenada y 
precisa, mediante símbolos que representan un tipo de 
actividad y estos se unen por flechas que representan el 
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 37 
orden en el que se deben realizar las acciones para hacer 
más fácil la elaboración del trabajo. 
 
A medida que se realiza el flujograma quien lo elabora debe 
ir preguntándose: ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, y 
¿qué registros elabora el área que sirve para el siguiente 
proceso? 
 
Existen distintos tipos de flujogramas, pero para el caso de 
Decodi, el más útil resulta ser el Diagrama de Ejecución 
en el que se representa de manera gráfica el proceso en 
términos de la entidad que se ocupa de realizar los pasos, 
tiene forma de matriz e ilustra a los diversos participantes y 
los pasos a seguir por estos. 
 
En el Capítulo dos del Desarrollo del Proyecto Propuesto, 
se presentará el diseño elaborado como propuesta para 
aplicar en Decodi del Centro, S.A. de C.V. 
Mientras tanto es necesario explorar también la Función de 
los Mapas de Ubicación. 
 
Mapas de Ubicación 
 
Los mapas de Ubicación son aquellos que nos permiten 
encontrar en un determinado espacio, ciertos objetos que 
se encuentran en él distribuidos, y es muy necesario 
conocer ese mapa para lograr un control eficiente de la 
localización de artículos. Para el caso de Decodi, la 
localización está a cargo de un Químico Farmacéutico 
Biólogo que para efectos de este trabajo permanece en el 
anonimato. 
 
La Ubicación consiste en el acomodo de objetos de tal 
maneraque éstos sean fáciles de localizar pero para el 
caso específico de la Compañía se trata además de tener 
en cuenta el reglamento de localización que como 
mencioné en páginas que anteceden a ésta, que considera 
las condiciones ambientales y de higiene propias para 
Neevia docConverter 5.1
 
 38 
mantener la conservación de las sustancias activas de los 
productos. 
 
El Mapa es un dibujo plano que muestra desde una 
perspectiva de arriba hacia abajo cómo están distribuidos 
los anaqueles en el Almacén y qué tipo de materiales por 
proveedor o por contenido se encuentran en cada uno de 
ellos. Estos se especifican mediante una clave que se 
anota en cada uno de los dibujos de los anaqueles y cuya 
descripción se anexa en un apartado adicional al plano. 
 
Así como el Flujograma, el Mapa diseñado se presentará 
en el capítulo siguiente. 
 
Toma Física del Inventario 
 
Para un manejo Eficiente del Inventario es necesario llevar 
a cabo los procedimientos adecuados de protección entre 
los que principalmente se encuentra la práctica de 
Inventarios Periódicos en los que se mantiene bajo estricta 
vigilancia el manejo unitario de los medicamentos. 
 
Procedo a describir la manera en que de acuerdo al tipo de 
inventarios que manejamos en Decodi, es más conveniente 
realizar el conteo físico. 
 
Metodología para el conteo físico 
 
Es muy importante controlar por medio del sistema los 
movimientos al medicamento que se hacen de manera 
teórica, por lo que días antes de realizarse el inventario 
total, es posible hacer los denominados inventarios 
rotativos con la finalidad de disminuir la posibilidad de que 
al realizar la toma física existan diferencias significativas. 
 
Una vez hecho lo anterior se recomienda imprimir la 
relación de existencias teórica para realizar el conteo físico. 
En el próximo capítulo se muestra la guía diseñada para el 
inventario físico, sin embargo la pregunta es: ¿Quién lo 
Neevia docConverter 5.1
 
 39 
hace?, ¿Cuándo lo hace? y ¿Cómo lo hace? Por eso 
además de detallarlo en el diseño específico en este 
apartado describiré las actividades a groso modo. 
 
El jefe de Almacén deberá coordinarse con los 
responsables de anaquel para proceder a la impresión del 
inventario teórico y realizar la comparación entre estas 
unidades y las existencias reales, a éste proceso lo 
denominaremos Inventario Rotativo. 
 
Posteriormente se procede a la preparación del Inventario 
Total en el que se realizará un recuento general de 
unidades en el Almacén, y en este deberá estar presente el 
Departamento de Auditoría Interna, así como el Contador 
General de la Compañía. 
 
Es necesario determinar diferencias entre las unidades 
teóricas y físicas para determinar nuevamente las unidades 
de diferencia que existen, teniendo en cuenta sobre todo 
aquellos medicamentos en los que se haya presentado un 
margen de error más amplio en el conteo “rotativo”. 
 
Se procede a la Investigación de Unidades marcadas como 
diferencias, para percatarnos del tipo de inventario de que 
se trata, por ejemplo si está entre el material próximo a 
caducar o el material dañado para cambio con el proveedor. 
Es necesario repartir entre los participantes en el Inventario, 
la metodología a seguir para evitar retrasos innecesarios. 
 
Planeación y reabastecimiento de Almacenes 
 
Es importante tomar en cuenta el mantenimiento completo 
de los almacenes, puesto que repercute en los gastos y 
costos que maneja la Compañía, y así como contar con 
inventario obsoleto es perjudicial, también contar con 
exceso de inventario de reserva es contraproducente. Por 
eso es que en este mismo documento en el Capítulo dos 
del Desarrollo del Proyecto incluyo un mecanismo de 
cálculo en el que se determinan no solo las fórmulas 
Neevia docConverter 5.1
 
 40 
matemáticas, sino también los plazos en los que se 
determinará el reabastecimiento y la manera en que es 
posible integrarlas en el Sistema Menut. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 41 
DESARROLLO DEL PROYECTO PROPUESTO 
 
CAPÍTULO 2 
 
Errores Frecuentes en los Sistemas de Inventario y su 
forma de corrección 
 
Introducción 
 
El objetivo de este capítulo es comprender la naturaleza de 
la precisión de los inventarios así como de las herramientas 
de trabajo con que se pretende corregir el sistema. 
Si todos los medicamentos para el caso particular de 
Decodi, se mueven dentro de un sistema armonioso que 
siga al pie de la letra las indicaciones propuestas para este 
diseño de sistema, no importa que tanto se desplacen 
dentro o fuera de las instalaciones del Almacén, el conteo 
físico y el que se encuentra en registros siempre deberá 
coincidir. 
 
Errores frecuentes en el Sistema de la Compañía 
 
Los errores y el tiempo que se gasta en identificarlos y 
corregirlos aumentan de manera notable con la frecuencia 
con la que un ser humano tenga que identificar objetos, 
registrar esa información en una base de datos (para 
Decodi el Menut) y luego hacer las modificaciones 
necesarias para seguir la ruta de movimientos en la 
localización, las cantidades y el tamaño de los empaques. 
 
El principal problema al que se enfrenta Decodi, en 
cuestión de manejo del Control de sus Inventarios en 
bodegas, es la Mano del Hombre. La gran mayoría de las 
operaciones se dan por medio de la captura manual, ya sea 
de entradas, salidas, captura de pedidos, etc., 
Sin embargo, la solución también se encuentra al alcance 
de la mano de los administrativos de la Compañía: La 
Solución es la Automatización de las Operaciones. 
 
Neevia docConverter 5.1
 
 42 
Mientras menos se dependa de la intervención humana 
para identificar los artículos y procesar los distintos tipos de 
operación, más oportunos y exactos serán los registros y su 
interpretación. 
 
Al respecto, la compañía enfrenta diversos problemas entre 
los que principalmente se encuentra la toma de pedidos, el 
registro de entrada y salida de medicamentos. 
 
La solución en Decodi se llama Codificación de barras. 
 
La codificación de barras es una herramienta valiosa para 
la captura de datos con precisión y rapidez. El tiempo y el 
dinero que se ahorraría la Empresa si se implementara la 
Codificación de Barras, bien podría pagar por si misma la 
Compra e Instalación de éste sistema. 
 
Aun si hablamos de costos, los resultados que arrojaría la 
Codificación de Barras es una razón suficiente para 
justificar la aplicación de la Automatización mediante esta 
herramienta. 
 
La codificación de barras es un medio óptico para que los 
objetos se identifiquen de manera más eficaz, depende de 
una luz visible o invisible que se refleja en un dibujo 
impreso, en el que las barras absorben la luz y los espacios 
sin líneas la reflejan, por estas señales es que el escáner 
identifica la información. 
 
No es el único método automático que existe, pero si es 
uno de los más comunes y por sus características es de los 
más económicos. Principalmente se compone de el código 
en sí (el dibujo a leer e interpretar), el aparato de lectura y 
el impresor. 
 
Algo tiene que leer los códigos de barras y eso es el 
escáner que proyectará un punto de luz que cruza el código 
y mide las distancias y tipos de líneas, el software del 
propio escáner o un aparato conectado a través de una 
Neevia docConverter 5.1
 
 43 
computadora los convierte de tal manera que sean 
comprensibles por el ojo humano. 
 
Lo importante por ahora es comprender lo que se desea 
hacer con el código de barras, por ejemplo, que cada que 
se escanee un producto se muestre: 
 El nombre completo del producto (Incluida la unidad 
de medida correspondiente, el gramaje del 
medicamento escaneado etc.,) 
 El proveedor que nos surte el medicamento y el tipo 
de sustancia de que se trata para facilitar el 
acomodo en los anaqueles y posteriormente su 
localización física. 
 
En los siguientes párrafos describiré el uso propuesto para 
los fines de progresoen los Sistemas de Decodi, en donde 
se encuentran comprendidas las siguientes actividades: 
 
1.- La toma de pedidos de la Compañía a los proveedores. 
2.- La recepción de los medicamentos solicitados. 
3.- La recepción de la orden de compra de los clientes. 
4.- La automatización del envío a los clientes mediante la 
asignación de rutas preestablecidas e ingresadas en el 
sistema. 
 
 
 
 
 
 
 
Problema: Los pedidos se hacen únicamente basándose 
en la experiencia, o en promedios que se determinan sobre 
los consumos de meses anteriores. 
Solución: Implementar un método adecuado a la 
Compañía en el que por medio del Sistema Menut, se 
autodetermine el momento en el que se requiera realizar 
una nueva orden al Proveedor, de tal manera que el propio 
Decodi, S.A. de C.V. 
Automatización de Compras y Recepción de Medicamentos 
Neevia docConverter 5.1
 
 44 
sistema arroje la necesidad de reabastecer las unidades 
independientes entre sí. 
 
Inicia Procedimiento de Solución a Cantidad por 
Comprar 
 
De acuerdo a la manera en que se ha venido trabajando 
con nuestros proveedores, hoy conocemos exactamente los 
tiempos de envío con que nos surten, así como las 
cantidades a las que es posible realizar un pedido (cuánto 
hay que pedir para que nuestra orden se surta) por lo que 
un método sencillo que propongo como solución a la falta 
de procesos seguros para el resurtido de los medicamentos 
es El Sistema de Máximos y Mínimos en el que se parte 
del supuesto de que en cuanto la última unidad abandone 
los anaqueles, llegan las unidades nuevas pedidas con 
anterioridad y así jamás quedarán desprovistos nuestros 
estantes. 
 
Para este método debemos suponer además la existencia 
de un Inventario de seguridad que nos permite en el caso 
de existir un retraso en los pedidos efectuados la 
posibilidad de surtir las solicitudes de los clientes. 
 
Bajo los supuestos anteriores es que describo el siguiente 
ejemplo relativo a un medicamento de la Compañía para 
ilustrar mejor el funcionamiento del Sistema: 
 
 Artículos Usados al Mes: 1,200 Unidades 
 Plazo de Entrega Proveedor: 1 Semana 
 
Suponiendo un mes de cuatro semanas se tiene: 
 
1200 Artículos / 4 Semanas = 300 Artículos usados por 
semana 
 
Por lo que en un anaquel por lo menos debe contener 300 
unidades del medicamento, aunque se requiere como 
mencioné de una reserva de trabajo, que dada la semana 
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 45 
de plazo en que el proveedor entrega el medicamento 
deberá ser de alrededor del 50% de la reserva de trabajo: 
 
 1200 Artículos X 25% (cuatro semanas) = 300 artículos 
300 Artículos X 50% = 150 Unidades de Medicamento. 
 
Entonces tenemos que la nueva orden deberá realizarse al 
tener las siguientes unidades de medicamento: 
 
300 Artículos Como reserva de trabajo 
(+) 150 Unidades de Inventario de Seguridad 
__________________________________________ 
(=) 450 Unidades como Punto de Reorden 
 
 
El punto de reorden se da en el momento en que se 
encuentra en el anaquel el punto mínimo de medicamentos. 
Sin embargo es necesario determinar un punto máximo de 
existencias puesto que tampoco es conveniente que existan 
unidades de medicamentos de más en el Almacén pues los 
Costos de Mantenimiento podrían elevarse. 
 
Es necesario crear un ciclo de revisión determinado: 
 
 Compras Totales al Proveedor Anual 
Ciclo de Revisión= ------------------------------------------------------ 
 Cantidad de Descuento 
 
Por ejemplo, conociendo los movimientos de los pedidos 
que tenemos con el proveedor en estos años en los que no 
hemos contado con sistemas de control, tomamos en 
cuenta los siguientes datos: 
 
Compras totales al vendedor: 62,400 Unidades 
Cantidad de Descuento (o unidades necesarias para que se 
nos descuente alguna cantidad) 
 
 
 
Neevia docConverter 5.1
 
 46 
Entonces: 
 
 
 
 
 
 
 
La operación anterior nos quiere decir que esas 41.6 
revisiones se deben llevar a cabo en el transcurso de las 
aproximadamente 52 semanas del año, para verificar el 
máximo de unidades. Así tenemos que 52 / 41.6 = 1.25 
 
Cada semana se deberá revisar el anaquel del 
medicamento seleccionado. 
 
Ahora bien, con los datos anteriores debemos calcular el 
Punto máximo que debe existir en el anaquel: 
 
En base a los datos usados el máximo se determina: 
 
 Medicamentos usados en el Mes: 1,200 Unidades 
 Ciclo de Revisión: 1.25 semanas 
 Punto de Reorden: A las 450 Unidades existentes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si tenemos 300 artículos X 1.25 semanas = 375 Unidades 
utilizadas durante el ciclo de revisión. 
 
Por lo tanto: 
 
450 Artículos (+) 375 Artículos (=) 825 Artículos Máximo 
 
Ciclo de 
Revisión= 
 
Compras Totales al 
Proveedor Anual 
--------------------------- = 
Cantidad de Descuento 
 
 
62,400 Uds. 
-------------------- = 41.6 
1,500 Uds. 
 
 
Artículos 
usados por 
semana =
 
1200 Uds. de 
Medicamento 
_________________ 
4 Semanas del Mes 
 
 
 
 
= 300 Artículos 
uso semanal 
Neevia docConverter 5.1
 
 47 
 
Resultado: 
 
La finalidad de la solución a este problema es que por 
medio de una aplicación en el sistema Menut, se 
determinen automáticamente las Unidades que necesitan 
ser reemplazadas mediante un pedido al Proveedor. Es 
necesario generar en el Sistema, esta opción de captura, es 
decir, en el Menú en que se identifica el empleado 
encargado de llevar a cabo la operación deberá existir la 
opción de Cálculo del Punto de Reorden. 
 
La opción consistiría entonces en los siguientes pasos. 
 
1.- Primero, el Ingeniero encargado del desarrollo del 
sistema, deberá incluir la base de datos en la que se 
autodeterminará el promedio de compras hechas a los 
proveedores, pues es un dato que se tomará de la 
experiencia de ejercicios anteriores. 
Precargados los datos se deben elaborar los mecanismos 
correspondientes en los que se registrará el comando con 
que mediante el escaneo del código de barras del 
medicamento se calculen con las formulas anteriores los 
puntos máximos y mínimos que serán exportados para su 
consulta a una hoja de cálculo en el programa Excel al 
seleccionar las operaciones de “Generar y exportar P.RO. 
(Punto de Reorden) 
 
2.- El empleado encargado de la operación entrará 
mediante su Nombre de Usuario y su contraseña en el 
Menut, posteriormente se situará en el Recién creado Menú 
“Compras” en el cual se desplegará la Opción de 
Consultas, posteriormente se seleccionará Punto de 
Reorden, y en este se deberá acreditar la identidad del 
empleado mediante el escaneo de su credencial con código 
de barras, posteriormente escanear el código de barras del 
medicamento pues de esta manera el propio sistema 
encontrará en sus registros los datos que necesita para 
calcular el máximo y el mínimo, tomando un promedio de la 
Neevia docConverter 5.1
 
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base de datos de los medicamentos que se utilizaron en 
meses anteriores. 
 
3.- El empleado seleccionará la opción aceptar o cancelar. 
Si selecciona el botón Aceptar, en automático se mostrará 
en pantalla el Resultado del Cálculo: Máximo-Mínimo y si se 
requiere podrá emplearse la opción Generar y Exportar 
P.RO. 
 
4.- El empleado deberá cerrar la sesión. 
 
5.-Los resultados deberán se comunicados inmediatamente 
al Jefe del Departamento de Compras para realizar 
mediante el formato autorizado la Orden de Compra. 
 
6.-El encargado de Almacén que se encuentre 
encomendado a las revisiones deberá disponer de un 
“Calendario” en el que se estipulen los periodos de tiempo 
en los que se deberán revisar cada uno de los 
medicamentos para mantener siempre el lote óptimo de 
existencias en el Almacén. 
 
Inicia Procedimiento de Recepción de Medicamentos 
 
Problema: Entre los principales problemas del área de 
compras, se encuentra que los pedidos llegan de manera 
incompleta, las órdenes de compra se tratan de manera 
poco adecuada e impersonal vía correos electrónicos o 
telefónicamente, lo que da origen a posibles confusiones