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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITlÁN "LA AUDITORíA COMO HERRAMIENTA PARA PROPONER MEJORAS A lOS PROGRAMAS DE SEDESOl, JÓVENES POR MÉXICO". T E S I S QUE PARA OBTENER El TíTULO DE: LICENCIADA EN CONTADURíA PRESENTA: ERIKA VILLAlOBOS RUIZ ASESOR: l. A. FÉLIX JOSÉ PÉREZ RIVERA CUAUTITLÁN IZCALLI, EDO. DE MEX. 2006 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN UNIDAD DE LA ADMINISTRACION ESCOLAR DEPARTAMENTO DE EXAMENES PROFESIONALES \l]l{IVEl1f'tDAD NAqoMl. AVJb.NoMA DIE MIEXIC,O DRA. SUEMI RODRIGUEZ ROMO DIRECTOR DE LA FES CUAUTITLAN PRESENTE ATN: L. A. ARACB.UffEARERA'HERNANDEZ Jefe del Departamento de Exámenes Profesionales de la FES Cuautitlán Con base en el art. 28 del Reglamento General de Exámenes, nos permitirnos comunicar a usted que revisamos la Tesis: "La Auditoría como herramienta para proponer mejoras a los Programas de SEDESOL. Jóvenes por MéXico." que presenta ~pasante: _E...,r""i...,k .... a..."V""i""l""'lal""""'o""b""'os......,R""u .... iz"-__________ _ con número de cuenta: 09739295-8 para obtener el título de : ¡,; cene; ada en Coptadurí a Considerando que dicho trabajo reúne los requisitos necesarios para ser discutido en el EXAMEN PROFESIONAL correspondiente, otorgamos nuestro VOTO APROBATORIO. ATENTAMENTE "POR MI RAZA HABLARA EL ESPIRITU" Cuautitlán Izcalli, Méx. a ~ de .J.OcA.i.l.tJww.u;r;l;le'--_____ de _~~ ___ ' PRESIDENTE VOCAL SECRETARIO L.e. Luis Yescas Ramirez L.A. Félix,José Pérez Rivera L.Ao José Saptana Rivera PRIMER SUPLENTE L.e o Juan Carlos Correa Uribe SEGUNDO SUPLENTE LoC. Verenice Trujillo Albarrán A DIOS: QUE EN TODO MOMENTO HA ESTADO CERCA DE MI. ALAUNAM POR DEJARME SER PARTE DE ELLA Y POR LA FORMACIÓN COMO PROFESIONAL Y SER HUMANO. ALAFESC POR LOS CONOCIMIENTOS, PRINCIPIOS Y VALORES INCULCADOS, POR LAS EXPERIENCIAS QUE COMPARTI DENTRO DE LA FACULTAD CON LOS COMPAÑEROS, PROFESORES Y AMIGOS. A MI ASESOR EL PROFESOR FÉLIX PRINCIPALMENTE POR SU PACIENCIA SUS CONSEJOS, PLATICAS, IDEAS y COMENTARIOS DURANTE EL DESARROLLO DE LA TESIS. AL JURADO POR SUS COMENTARIOS Y SUGERENCIAS, Así COMO EL TIEMPO QUE SE DIERON PARA CONCLUIR ESTE TRABAJO. ALASéDéSOL POR LA CONFIANZA PARA FACILITARME LA INFORMACIÓN NECESARIA. A MIS JéFéS SYLVIA, C.P. GUSTAVO Y LIC. FUENTES, POR LA PRESIÓN DEL ÚLTIMO Y POR LA PACIENCIA, CONFIANZA Y TIEMPO QUE ME DIERON PARA PODER CONCLUIR CON ESTE TRABAJO. A MIS PAPÁS POR TODO, QUE SIN ELLOS NO HABRíA PODIDO REALIZAR MIS OBJETIVOS A MI FAMILIA POR EL APOYO INCONDICIONAL A MI FLAQUITO POR LA PRESIÓN, PACIENCIA, Y TIEMPO QUE LE QUITE (QUE NO FUE MUCHO). A MIS AMIGOS DIANA, NORMA, JESSICA M., JA VIER, SANTIAGO, HIDILBERTO, SIL VIA, CHIRIS, VANESSA, YADIRA, CHEN, JOSÉ, BERE, REBE, JESS/CA B. POR SU AMISTAD Y APOYO QUE RECIBí DURANTE ESTA ETAPA Y POR TODAS LAS EXPERIENCIAS BUENAS Y MALAS QUE CON ELLOS HE VIVIDO. "LA AUDITORíA COMO HERRAMIENTA PARA PROPONER MEJORAS A LOS PROGRAMAS DE SEDESOL, JÓVENES POR MÉXICO". OBJETIVOS PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA JUSTIFICACiÓN HIPÓTESIS PRÓLOGO INTRODUCCIÓN CAPíTULO 1 CAPíTULO 2 íNDICE ASPECTOS GENERALES DE AUDITORíA PAG. ii iv v 2 4 1.1 Antecedentes 4 1.2 Definición 7 1.3 Conceptos 7 1.4 Fundamento legal Básico de la Auditoría 8 Gubernamental 1.5 Proceso de Revisión 1.6 Normatividad Aplicable SECRETARíA DE DESARROLLO SOCIAL 10 29 34 2.1 Antecedentes 34 2.2 Funciones 37 2.3 Atribuciones a nivel Titular 39 2.4 Visión 40 2.5 Misión 40 2.6 Objetivos 41 2.7 Programas de la Secretaría de Desarrollo 42 Social CAPíTULO 3 PROGRAMA JÓVENES POR MÉXICO 74 3.1 Descripción 74 3.2 Objetivos 74 3.3 Población Objetivo 76 3.4 Requisitos 76 3.5 Tipos de Apoyo 77 3.6 Cobertura 78 . 3.7 Instancias 78 3.8 Suspensión de Recursos 79 3.9 Proceso 79 CAPíTULO 4 REVISiÓN AL PROGRAMA JÓVENES POR 85 MÉXICO 4.1 Planeación General 85 4.2 Inicio de Auditoría 85 4.3 Ejecución del Trabajo 85 4.4 Informe de Auditoría 95 . CAPíTULO 5 PROPUESTA DE MEJORAS Al PROGRAMA 96 JÓVENES POR MÉXICO DE SEDESOL. ANEXOS 105 CONCLUSIONES 141 BIBLIOGRAFíA 143 o B JET I V O G E N E R A L: A través de la Auditoría al Programa Jóvenes por México y de los resultados que de este se obtengan; se pretende sugerir cambios de mejora, para el logro de objetivos tanto para el programa Jóvenes por México, como para los programas que intervengan en este, las becas y experiencia que reciban los estudiantes prestadores y el conocimiento que tengan de las necesidades de los beneficiarios; así como el beneficio que aporten a otros programas, para el cumplimiento de metas y objetivos de la Secretaría, conforme a la normatividad aplicable. o B JET I V O S E S P E e í F I e O S: - Que con el apoyo de los prestadores de servicios social a los proyectos de beneficio social, cumplan con su objetivo (beneficio a grupos de personas en condiciones de pobreza extrema) - Que los estudiantes de servicio social realicen actividades que les permita además de una remuneración económica, experiencia en el área enfocada a sus estudios y que apoyen en el cumplimiento de metas y objetivos de los Programas de SEDESOL. Que el conocimiento de los jóvenes prestadores de servIcIo social sea canalizado y capitalizado en distintos proyectos de programas a cargo de las Delegaciones. - Que los estudiantes tengan el conocimiento de las condiciones de vida que tienen las personas de bajos recursos que se encuentran en las comunidades de bajos recursos. P L A N T E A IVI I E N T O O E L PRO B L E M A: En el sector educación se observa en cuanto a su presupuesto asignado anualmente por el gobierno, que es de los menos beneficiados, proyectando la importancia que el gobierno le da a este. Sin embargo, la Secretaría de Desarrollo Social (SEDESOL), a través del Programa Jóvenes por México beneficia directamente a los estudiantes en la labor de prestación de servicio social; este beneficio se muestra en las becas que la misma otorga a los estudiantes al ser prestadores de servicio social, así como la experiencia adquirida de los estudiantes en las actividades desarrolladas en el servicio social, que teóricamente va encaminado a la aplicación de conocimientos adquiridos durante el periodo de estudios relacionado con el área cursada. Así mismo, se conoce la aplicación del Programa Jóvenes por México en las diversas modalidades de los programas a los que son asignados los prestadores de servicio social, observándose la importancia y el beneficio que otorga el Programa, tanto a los jóvenes prestadores de servicio social como a las comunidades beneficiadas y que al mismo tiempo son apoyadas con recursos de otros programas de la SEDESOL, viendo la necesidad de orientación a las comunidades por parte de los jóvenes prestadores de servicio social, por lo que se propone mejorar el proceso del Programa para el adecuado logro de objetivos de los Programas que esta enfocado principalmente al bienestar común, tratando de disminuir la pobreza extrema, buscándose un efectivo desarrollo social. Logrando así que se cumpla el objetivo de cada programa y el desarrollo mismo delos beneficiarios, para generarles oportunidades a quienes más lo necesitan. Así podría esperarse que cada comunidad por grande o pequeña que sea pueda vivir de manera digna, -e incluso llegar a crear micro, pequeñas, medianas o grandes empresas, generando fuentes de trabajo, ingresos, productos, y el desarrollo mismo de la comunidad, colonias o hasta poblados. De las propuestas para modificar el proceso del Programa Jóvenes por México para reducir o evitar el incumplimiento de objetivos y metas de los Programas involucrados, se encuentran la efectiva distribución de los prestadores de servicio social a las comunidades con más necesidad de apoyo de acuerdo a las condiciones económicas que posee, así como, lograr la correcta aplicación de estudios o conocimientos de los jóvenes a proyectos con beneficio económico a las comunidades con pocos recursos, participando en el logro de objetivos de los Programas. Iü J U S T I F I e A CiÓ N: El principal objetivo de los Programas de Desarrollo Social de la SEDESOL, es el de mejorar las condiciones de vida de la gente con bajos recursos que habita en poblados y colonias con marginación mediante el desarrollo de proyectos de los programas. El Programa Jóvenes por México apoya a estudiantes prestadores de servicio social mediante el otorgamiento de becas y estos a su vez apoyan al desarrollo de proyectos dependiendo del área que se relaciona con sus estudios para el logro de objetivos de los programas. Este último se hace con el fin de que los conocimientos de los jóvenes prestadores de servicio social sean aprovechados en beneficio a los distintos programas a cargo de la SEDESOL. La participación de los jóvenes en los proyectos de desarrollo social benefician tanto a los prestadores de servicio social como a la comunidad en pobreza involucrada ya que los conocimientos de los jóvenes son aprovechados, ellos adquieren experiencia o conocimiento del trabajo que hace el gobierno para ayudar a las personas con pocos recursos, así mismo ellos hacen conciencia de la situación socioeconómica del país, provocando así que involucren y aporten apoyo para el eficiente desarrollo de los proyectos logrando así el cumplimiento de objetivos generales y específicos tanto del programa como del trabajo a realizar. En conclusión el motivo del porque del tema es la experiencia personal al realizar el servicio social en la SEDESOL, dentro del Órgano Interno de Control y del punto de vista personal al conocer los objetivos y resultados de la Aplicación de estos y que no cumplen en su mayoría. Iv H I P Ó T E S I S: Se planea mejorar el Programa Jóvenes por México realizando cambios y agregando alguna o algunas áreas dentro del mismo programa o actividades administrativas dentro del mismo, siendo parte de las sugerencias al programa, para la mejora de este en cuanto a cumplimiento de metas y objetivos. . Con las modificaciones se espera que tanto los estudiantes prestadores de servicio social como las personas beneficiadas por el programa Jóvenes por México y de los demás programas de desarrollo social cumplan con su objetivo; los estudiantes que reciban su beca y obtengan experiencia y apliquen sus conocimientos en la planeación, desarrollo y ejecución de los proyectos y que las personas que serán beneficiadas con los programas dependiendo de cual sea la modalidad de este les de oportunidad de desarrollarse y obtener un nivel de vida digno, así se estará cumpliendo con el objetivo de disminución de pobreza, oportunidad de desarrollo para las personas que más lo necesitan en comunidades con marginación en los programas que intervengan. Se espera lograr el eficiente manejo de recursos que se otorga a los programas de desarrollo social, y que las personas que participen en los proyectos puedan satisfacer sus necesidades básicas, no solo logrando el desarrollo social, sino también humano y económico, además que dentro de las comunidades se fomente la participación y el desarrollo comunitario. v PRÓLOGO La elección del tema del presente trabajo se debe a mi participación en la Contraloría Interna de la Secretaría de Desarrollo Social, en la cual mis actividades se iniciaron al realizar el servicio social dentro de la misma, donde participe y fui beneficiaria de una beca que me fue otorgada por parte del Programa Jóvenes por México. Posteriormente inicie actividades dentro de la misma área pero como prestadora de servicios, al tener la oportunidad de trabajar en las auditorías realizadas, lo que me oriento y me dio más visión a la responsabilidad que tienen los que operan y ejecutan los programas de la Secretaría, así como a los que les dan seguimiento para el cumplimiento de objetivos y metas propuestas. Durante el periodo de servicio social, el desarrollo de mis actividades fueron en el entorno al área de Auditoría Interna, donde se llevan a cabo auditorías a las Delegaciones Estatales y a las Oficinas Centrales en la operación y ejecución de los Programas de la Secretaría. Por experiencia personal, y con la poca información y conocimiento que tenía del Programa me pude dar cuenta que como participante del Programa y por las actividades que estaba desarrollando no estaba cumpliendo con el objetivo del mismo, por lo que me indujo a realizar el estudio de la normatividad del Programa y proponer mejoras para las deficiencias que pudiera detectar en el desarrollo de este trabajo . • 1 • - INTRODUCCiÓN La Auditoría como asignatura dentro del Plan de Estudios de la Licenciatura en Contaduría, nos prepara para realizar auditorías dentro del sector privado pero no en el sector público. Sin embargo, la revisión o evaluación en la administración de un gobierno, ya sea federal, estatal o municipal es muy importante vigilar la aplicación correcta y transparente de los recursos que se le asignan, a efecto de prevenir o evitar desviación de los recursos para fines no autorizados y con ello contribuir a la transparencia y rendición de cuentas, además hacer que los recursos con los que cuenta lleguen realmente a la población que más lo necesita y coadyuvar de esta manera al crecimiento y desarrollo de un país. La Secretaría de Desarrollo Social, tiene como objetivos fundamentales: reducir la pobreza extrema; generar igualdad de oportunidades para los grupos más pobres y vulnerables; apoyar el desarrollo de las capacidades de las personas en condiciones de pobreza y; fortalecer el tejido social, fomentando la participación y el desarrollo comunitario. Para alcanzar estos objetivos dispone de varios instrumentos y estrategias, de entre los cuales están los programas sociales del Ramo 20, con los cuales se pretende atacar las causas que originan la pobreza, las familias reciben algún tipo de apoyo como, educación, salud, alimentación, capacitación, infraestructura social básica, proyectos productivos, etc. Dentro de los programas sociales de la Secretaría esta el Programa Jóvenes por México el cual tiene como objetivo impulsar proyectos que promuevan y fomenten el desarrollo social y humano en las microrregiones a través de servicio social comunitario creando lazos de identidad nacional entre los universitarios y las comunidades de mayor marginación y de igual manera que los universitarios apliquen sus conocimientos y hagan de un trámite un compromiso social con México. El seguimiento y la evaluación de los programas sociales de la Secretaría y en particular del Programa Jóvenes por México es de suma importancia ya que el primero nos prevé de las alertas necesarias para saber si la implementación del programa va en la dirección correcta y detectar a tiempo potenciales problemas y, el segundo nos permite conocer el cumplimiento de los objetivos institucionales del Programa, así como identificar las coincidencias y diferencias entre lo programado -2- y lo alcanzado y finalmente nos permite hacer las recomendaciones para retroalimentar, fortalecero reorientar la implementación del programa. - 3- CAPíTULO 1. ASPECTOS GENERALES DE AUDITORíA 1 .1 Antecedentes 1 La auditoría gubernamental es tan antigua como han sido las culturas y civilizaciones donde los soberanos y jefes de estado contaban con personal de confianza que les informaban cual era el comportamiento de sus subordinados, en especial en materia de recaudación de tributos y en el manejo y administración de los caudales públicos. Se considera como antecedente la creación en 1453 del Tribunal Mayor de Cuentas, organismo que tenía como función específica fiscalizar las Cuentas de la Hacienda Real, años más adelante sirvió para que los conquistadores cubrieran el tributo del quinto real, o sea, 20% de las ganancias que obtenían en oro, piedras preciosas y objetos valiosos obtenidos en las empresas de conquista que eran financiadas por la Corte quien, a su vez, nombraba a un contador para cuantificar ese tributo y un observador (auditor gubernamental) que supervisaba todo el proceso. En 1524, se crea en México el Tribunal Mayor de Cuentas de la Nueva España que tuvo como objetivo inicial la revisión de tributos que debía pagar Hernán Cortés bajo el procedimiento referido; dicho tribunal subsiste hasta 1824 en el que se expide la primera Constitución Federativa de los Estados Unidos Mexicanos que establece como facultad del Congreso General revisar anualmente las cuentas al Gobierno Federal El 16 de noviembre de 1824 se expide el decreto Arreglo de la Administración de la Hacienda Pública, documento por el cual se suprime el mencionado tribunal, y se establece la Contaduría Mayor de Hacienda como órgano técnico dependiente de la Cámara de Diputados, con atribuciones para examinar y glosar las cuentas de la hacienda y del crédito públiCO federales. Las entidades federativas, o sea, los estados que conforman la República Mexicana¡, por su parte, crean órganos técnicos dependientes , 1 Juan Ramón Sanlillana González.'OONTABIUDAD Y AUDITORIA GUBERNAMENTAl. México. Editorial Thomson, Segunda edición, 2002. -4- de sus legislaturas, similares al existente en el ámbito federal, y con igual tipo de funciones y atribuciones, los que se extienden hacia los municipios, además de la propia hacienda estatal. Tal es el caso del Estado de México donde el 6 de agosto de 1824, tres meses antes que el Gobierno Federal, se expide la Ley Orgánica para el Arreglo del Gobierno Interior del Estado en el que con base en su artículo 69 se crea " ... una Contaduría para el examen y glosa de las cuentas del Estado". Este acto significó el nacimiento de la actual Contaduría General de Glosa del Poder Legislativo del Estado de México como el órgano técnico de un congreso, con más antigüedad en la República Mexicana y muy probablemente de muchos países del continente americano. La consolidación de la Contaduría Mayor de Hacienda en esa primera etapa, se logró con la Constitución Federal de los Estados Unidos de 1857. Diez años más tarde, el Poder Ejecutivo expide la primera reglamentación en relación con la Administración y Contabilidad en los Caudales del Gobierno, la cuál sentó las bases para la realización de una función de mayor envergadura. Esta función, que subsiste durante la vigencia de la Constitución del 57, se caracteriza por ser ajena al Ejecutivo Federal, o ser, externa, y porque la Contaduría Mayor de Hacienda c9mienza a participar, mediante sugerencias al Ministerio de Hacienda, en el proceso de corrección . de deficiencias e irregularidades en el manejo de los recursos públicos. Posteriormente, la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de 1917 ratificó la existencia de la Contaduría Mayor de Hacienda como órgano técnico del Poder Legislativo y estableció el Departamento de Contraloría, cuyo objetivo era controlar los egresos públicos, glosar las cuentas del manejo de fondos, bienes y valores, e imputar responsabilidades, todo ello con fase previa a la rendición de cuentas al Poder' Legislativo. Más adelante, en 1932, se suprime este Departamento por lo cual sus funciones en materia de fiscalización pasan al ámbito de la Tesorería de la Federación, para después dispersarse en diferentes secretarías de estado. El 30 de abril de 1981, la entonces Secretaría de Programación y Presupuesto, emitió un documento denominado "Manual de Auditoría -5- Gubernamental" que constituye un notable avance en la materia, aplicable por esa Secretaría en las auditorías internas gubernamentales que practicaba en las diversas instancias que conformaban la administración del Poder Ejecutivo Federal En 1981, al asumir la Presidencia de la República, el Lic. Miguel de la Madrid Hurtado, una de sus primeras acciones fue concentrar toda la dispersión fiscalizadora y de auditoría hacia el interior de la administración pública federal, en una sola instancia de revisión y control, con lo cual nació la Secretaría de la Contraloría General de la Federación. las entidades federativas, por su parte, comenzaron a aplicar esquemas similares a los instaurados por el gobierno federal. A fines de 1995, el presidente de la República, Dr. Ernesto Zedilla Ponce de león, propuso, yel Congreso de la Unión de México aprobó, reformas a la ley Orgánica de la Administración Pública Federal, mediante los cuales se creó la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo (SECODAM) en sustitución de la otra Secretaría de la Contraloría General de la Federación. Esta nueva Secretaría concentró las mismas funciones y atribuciones de su antecesora así como la administración y control del patrimonio inmobiliario propiedad de la federación. En ese mismo año, el 28 de noviembre, el presidente Zedilla Ponce de león presentó al Congreso de la Unión una iniciativa para crear la "Auditoría Superior de la Federación" en sustitución de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Cámara de Diputados del Congreso de la Unión. En esa iniciativa resalta de manera preponderante la intención de dotar de mayor autonomía a ese órgano técnico para eliminar las posturas o influencias de orden político, y mayores facultades para el manejo y acción sobre conductas ilícitas o irregularidades detectadas en sus procesos de revisión y fiscalización. Es hasta el 29 de diciembre del 2000 que prospera la iniciativa referida y se publica en el Diario Oficial de la Federación la ley de Fiscalización de la Federación que da lugar al nacimiento de la Auditoría Superior de la Federación con el espíritu y filosofía contemplados en la propia iniciativa. Este modelo paulatinamente está siendo adaptado y adoptado por las entidades federativas que conforman la República Mexicana. - 6- Siendo el objetivo fundamental de la auditoría gubernamental, el revisar los aspectos financieros, operacionales y administrativos de las dependencias y entidades públicas, así como el resultado de programas bajo su encargo y el cumplimiento de disposiciones legales que enmarcan sus responsabilidades, funciones y actividades. 1.2 Definición2 En términos generales, el concepto de Auditoría se entiende como la revisión y examen de una actividad, cifra, proceso o reporte, efectuados por el personal independiente a la operación, para apoyar a la función ejecutiva. La Auditoría Pública es una actividad independiente de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y de evaluación de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación; y de los objetivos, planes, programas y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la calidad y calidez con que prestan sus serviciosa la ciudadanía. La Auditoría Interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización. 1.3 Conceptos2 El artículo 135 del Reglamento de la Ley de Presupuesto. Contabilidad y Gasto Público Federal establece que las auditorías tendrán por objeto examinar las operaciones con el propósito de verificar si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, si la utilización de los recursos se ha realizado en forma eficiente, si los objetivos y metas se lograron de manera eficaz y l Secrelarra de la Función Pública. GUíA GENERAL DE AUDITORíA PÚBLICA. 2000 -7- congruente y si en el desarrollo de las actividades se ha cumplido con las disposiciones legales vigentes. 1.4 Fundamento Legal Básico de la Auditoría Gubernamental 1.4.1 Ámbito Federal l. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos El pronunciamiento básico y punto inicial del proceso de auditoría gubernamental se encuentra consignado en el artículo 74, inciso IV, cuarto y quinto párrafo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en el que señala: "Son facultades exclusivas de la Cámara de Diputados ... La revisión de la Cuenta Pública que tendrá por objeto conocer los resultados de la gestión financiera, comprobar si se ha ajustado a los criterios señalados por el presupuesto y el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas". "Para la revisión de la Cuenta Pública, la Cánián:l de Diputados se apoyará en la entidad de fiscalización superior de la Federación. Si del examen que ésta realice aparecieran discrepancias entre las cantidades correspondientes a los ingresos o a los egresos, con relación a los conceptos y las partidas respectivas o no existiera exactitud o justificación en los ingresos obtenidos o en los gastos realizados, se determinarán responsabilidades de acuerdo con la Ley' . 11. Ley de Fiscalización Superior de la Federación Del ordenamiento constitucional referido, se desprende que es atribución de la Cámara de Diputados la revisión de la Cuenta Pública que rinde anualmente el titular del Poder Ejecutivo Federal, el Presidente de la República, a la referida Cámara, la cuál se lleva a cabo a través de su órgano técnico denominado Auditoría Superior de la Federación. - 8- 111. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Correspondencia de despacho de asuntos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico y de la Secretaría de la Función Pública; artículo 31 y 37. 1.4.2 Ámbito Estatal. Caso Estado de México 1. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Facultades y Obligaciones de la Legislatura, artículo 61. 11. Ley Orgánica para la Contaduría General de Glosa del Poder Legislativo del Estado de México. Artículo 1 al 46; objeto de la presente Ley de regular la organización y atribuciones de la Contaduría General de Glosa del Poder Legislativo del Estado de México. 111. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. Artículo 38 BIS; La Secretaría de la Función Pública es la dependencia encargada de la vigilancia, fiscalización y control de los ingresos, gastos recursos y obligaciones de la administración pública estatal y su sector auxiliar, así como lo relativo a la manifestación patrimonial y responsabilidades de los servidores públicos. IV. Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Artículo 104, 110, 111 Y 112; Competencia de inspección de la hacienda pública municipal, funciones de la contraloría interna, titular de la contraloría municipal y sus funciones. 1.4.3 Órganos que ejercen la auditoría gubernamental La característica de la auditoría gubernamental es que se ejerce al amparo de disposiciones jurídicas establecidas, por medio de las cuales se faculta a órganos creados por ley para su aplicación; legislación en la que se precisan sus objetivos, alcance y rendimiento de resultados o ·9- informes. A esos mismos órganos, mediante disposiciones reglamentarias o secundarias, se les establece, o bien ellos mismos crean y desarrollan, procedimientos, sistemas y normatividad a aplicar así como cuestiones complementarias. De lo anterior, cada órgano de fiscalización, de revisión o de control diseña los planes, programas y guías de auditoría que requiera acorde a sus objetivos, alcance y rendimiento de resultados de su trabajo relacionados con el tipo de auditoría a practicar, según disposiciones aplicables. Siendo así su nacimiento y desarrollo para satisfacer la necesidad de fiscalizar y vigilar el ejercicio de la actividad pública por medio de órganos expresa y formalmente establecidos por ley; las dos vertientes que se ejercen fundamentalmente: .:. Órganos técnicos o de apoyo a las legislaturas: ASF y las auditorías superiores, contadurías mayores o contadurías de glosa de los poderes legislativos estatales. Externa . • :. Grupos de auditoría o de control integrados al gobierno, dependencia o entidad a vigilar o controlar: SFP del poder ejecutivo del Gobierno Federal Mexicano, a las secretarías de la contraloría de los gobiernos estatales y a las contra lo rías municipales. Interna. 1.5 Proceso de Revisión2 1.5.1 Planeación de la Auditoría Previo a la ejecución de la revisión, el auditor encargado del grupo llevará a cabo una investigación preliminar que le permita conocer los antecedentes del área, programa o rubro por revisar, determinar los objetivos y actividades generales por practicar y delimitar la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditoría, aspectos que se precisarán en la "Carta Planeación" y en el "Cronograma de Actividades a Desarrollar". La base de la Carta Planeación es el Programa Anual de Trabajo (PAT) y la investigación que se realiza sobre el área, programa o rubro, 10· a fin de conocer estructura orgánica, control interno, marco jurídico y posible problemática, información que servirá de soporte para la planeación de las actividades. Anexo 1. Esta carta estará respaldada con el "Cronograma de Actividades a desarrollar", en el cual se detallan las acciones que el grupo de auditoría efectuará, desde el inicio de auditoría hasta su conclusión con el informe respectivo. Anexo 2. 1.5.2 Inicio de Auditoria 1.5.2.1 Orden de Auditoría La práctica de auditoría se llevará a cabo mediante mandato escrito que se denomina orden de auditoría, con las siguientes características: .:. Dirigida al servidor público de mayor jerarquía responsable del área o programa por revisar . • :. Estar debidamente fundamentada en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en el Reglamento de la Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público Federal y en el Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública y, de ser el caso, en las disposiciones normativas internas de la Dependencia . • :. Citar a los auditores que practicarán la revisión, incluyendo al responsable del área de auditoría . • :. Describir de manera General los alcances de los aspectos y el periodo por revisar . • :. Estar firmada por el titular el Órgano Interno de Controlo de Control Interno, o por quién estos hayan designado para tal fin. La Orden de Auditoría se entregará a quién va dirigida, obteniendo de su puño y letra de éste, el acuse de recibo en una copia de la misma (o en su caso se entregará al servidor público designado para tal efecto). Además se turnará copia a las instancias que lo requieran. - 11 - Es frecuente que durante el desahogo de los trabajos de auditoría se requiera ampliar el grupo de auditores o sustituir a alguno de sus elementos; en cualquiera qe los casos la modificación se hará del conocimiento mediante oficio al servidor público al que se envió la orden de auditoría y se levantará el acta respectiva, de acuerdo con las especificaciones señaladas en el punto 1.5.2.3. Anexo 3. 1.5.2.2 Oficiode Requerimiento Cuando derivado de la revisión a un área, programa o rubro específico sea necesario obtener información y documentación de otra área, a la cual no se le está practicando la auditoría, se procederá a elaborar un requerimiento de información fundamentado en el artículo 66, fracción VI, del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública. 1.5.2.3 Acta de Inicio de Auditoría En todas las revisiones que practiquen los Órganos Internos de Controlo de Control Interno, invariablemente se levantará Acta de Inicio de Auditoría (pues cabe la posibilidad de determinar irregularidades con presunta responsabilidad), en la que se harán constar los siguientes aspectos: .:. Lugar, hora y fecha del acto . • :. Nombre de los auditores comisionados, su número de identificación institucional y unidad administrativa de adscripción . • :. Orden de auditoría que promovió el levantamiento del acta, su numero, fecha, a quién fue dirigida y quién la emitió . • :. El apartado de hechos del acta, describirá la forma en que se presentaron los auditores actuantes, con quien se presentaron y el documento con el que se identificaron los que intervienen en el acta. Asimismo, se hará constar la entrega de la orden de auditoría a quien va dirigida o a la persona designada para atenderla, de la que se obtendrá el acuse de recibo de su puño y letra y estampará el sello oficial del área auditada en una copia de la orden de auditoría. - 12- .:. En el levantamiento del acta se requerirá a la persona con quien se entiende la diligencia, el nombramiento de dos testigos de asistencia; en caso de negativa, los auditores actuantes nombrarán a dichos testigos, hecho que quedará asentado en el acta. También serán plasmados los siguientes datos de los testigos: +:+. Nombre completo +:+ Domicilio oficial o particular. +:. Número de identificación con que acreditan su personalidad . • :. Registro Federal de Contribuyentes con homoclave .:. Nacionalidad. +:. Señalamiento de que dichos testigos aceptaron el nombramiento. Posteriormente, los auditores actuantes solicitarán a la persona con quien se entiende la diligencia, si desea agregar algún otro hecho. En caso positivo se el otorgará la palabra y, en caso negativo, se procederá al cierre y término del acta. Anexo 4. 1.5.2.4 Planeación Detallada Es una actividad que ejecuta el auditor y la realiza sobre el programa, área o partida asignada para su análisis. Esta planeación se plasma en el documento denominado Marco Conceptual, que contiene los siguientes datos: identificación de la auditoría; programa, rubro o aspecto por revisar; objetivo que se persigue; universo, muestra por revisar y procedimientos que se desahogarán durante el desarrollo del trabajo, así como las conclusiones a las que llegó el auditor una vez concluida la revisión. Anexo 5. La información anterior se obtiene del exámen del sistema de control interno, que le permite comprender al ambiente de control y el grado de confianza que debe tener sobre las operaciones por analizar. ·13· Con esta planeación detallada se logra identificar el trabajo que ejecutará el auditor, permite el seguimiento de los avances que éste va obteniendo; delimita las responsabilidades, evitando duplicación de funciones en la auditoría y establece los procedimientos específicos por desahogar. Su integración dentro de los papeles se incerta en los procedimientos ejecutados en cada rubro revisado. 1.5.2.5 Ejecución del Trabajo Una vez concluida la planeación detallada, el auditor esta en posibilidad de compilar toda la información y documentación que requiera. El objetivo de la etapa de ejecución es obtener evidencia suficiente del programa, área o rubro que se analiza, para contar con los elementos suficientes de juicio que permitan al auditor determinar el grado de razonabilidad de las situaciones observadas, la variedad de la documentación revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, para que con ello emita una opinión sólida, sustentada y válida, motivo por el que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad. 1.5.2.6 Técnicas y Procedimientos de Auditoría La ejecución del trabajo de auditoría es una serie de actividades que se aplica de manera lógica y sistemática para que el auditor se allegue de los elementos informativos, necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas. Las cuatro fases de la ejecución se describen a continuación: a) Recopilación de Datos Mediante esta actividad el auditor se allega de la información y documentación necesarias para su revisión. La compilación de documentos debe estar relacionada con el programa, área o rubro que se analiza, a fin de alcanzar el objetivo planteado, por ello el auditor debe ser muy cuidadoso en su solicitud y explícito en sus requerimientos. ·14 - b) Registro de Datos Se lleva a cabo en documentos denominados cédulas y papeles de trabajo, en los que se asientan los datos referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre las operaciones examinadas. Las especificaciones que deben cumplir los papeles de trabajo se detallan en el punto 1.5.2.7, y los lineamientos para su preparación en las Normas Generales de Auditoría Pública. c) Análisis de la Información El análisis consiste en la desagregación de los elementos de un todo para ser examinados en su detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. La profundidad del análisis estará en función del objetivo planteado y en relación directa con la problemática determinada; es decir, si el programa, área o rubro muestran irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades, el análisis será más extenso; inclusive abarcará la totalidad de las operaciones que estén relacionadas con la irregularidad. d) Evaluación de los Resultados La evaluación de los resultados solo es posible si se tomaron como base todos los elementos de juicio suficientes para emitir una opinión. Esta opinión estará plasmada en cédulas de observaciones donde se describen las irregularidades apreciadas, sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido y las recomendaciones que el auditor propone para resolver la problemática, de acuerdo con las especificaciones descritas en el punto 1.5.2.8. Cuando a juicio del titular del área de auditoría alguna (s) observación (nes) determinada (s) conlleve (n) presunta responsabilidad administrativa, civil o penal, lo comunicará con oficio al titular del Órgano Interno de Control o de Control Interno, anexando el soporte documental respectivo. -15 - Para efectuar las actividades mencionadas en los cuatro puntos anteriores deben aplicarse las técnicas y procedimientos de auditoría pública. Estos procedimientos son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a un área, programa, partida, rubro u operación, mediante las que el auditor obtiene bases para fundamentar su opinión. A continuación se mencionan las técnicas y procedimientos más comunes utilizados en el trabajo de auditoría: 1. Estudio General. Apreciación sobre las características generales del área, programa, proyectos, objetivos, metas, conceptos o rubros a revisar, de los presupuestos y/o estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias que los constituyen. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del auditor público que, basado en su preparación y experiencia, podrá apreciar en los datos e información originales del programa, área o rubro por examinar las situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Esta técnica sirve de orientación, por lo que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra. Una de las técnicas de investigación que se utilizan en correlación con el estudio general es la entrevista, misma que se desarrolla para conocer y evaluar el control interno, cuyo proceso seestablece para otorgar una seguridad razonable al logro de los objetivos; sin embargo, el hecho de que existan políticas y procedimientos de control, no necesariamente implica una operación efectiva, motivo por el que el auditor debe confirmarla a través del examen y evaluación de control . interno. 2. Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta, partida, rubro o concepto de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. La utilización más comün de esta técnica se da en el análisis de saldos y en el de movimientos donde éstos son desagregados en los elementos que los constituyen para tener la visión particular de cada uno de ellos. ·16· 3. Inspección. Examen físico de bienes materiales o documentos, con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operación registrada en el presupuesto, en la contabilidad o presentada en los estados financieros, según sea el caso. 4. Confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente a la Dependencia órgano Desconcentrado, Procuraduría General de la República o Entidad auditada, que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar de una manera válida sobre ella. Esta técnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmación que conteste por escrito al auditor y proporcione la información que se solicita. Puede ser aplicada de diferentes formas: .:. Positiva. Se envían datos a la persona y se le solicita que confirme la información y que emita sus comentarios en su caso . • :. Negativa. Se envían datos al confirmante y se le solicita de respuesta • sólo si está en desacuerdo con la información presentadq . • :. Nula. No se envía información y se solicitan datos sobre saldos, movimientqs e información necesaria para la auditoría. 5. Investigación. ¡Obtención de información, datos y comentarios de los servidores públicps de la propia Dependencia, Órgano Desconcentrado, Procuraduría Ge~eral de la República o Entidad. Con esta téqnica el auditor puede obtener información y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por el área auditada. Por ejemplo: el auditor puede formarse su opinión sobre la cobrabilidad de. los saldos de deudores mediante información y comentarios que obtenga de los encargados de los departamentos de crédito y cobranzas. 6. Declaración. Manifestación por escrito, con la firma de servidores públicos que emiten la declaratoria de información o datos solicitados por el auditor. ~sta técnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situación que se analiza, puede realizarse 17· mediante una solicitud de información o una comparecencia donde la declaratoria del servidor público queda plasmada en un acta. 7. Certificación. Obtención de un documento en el que se asegura la verdad de un hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribución. 8. Observación. Presencia física de cómo se realiza una operación o hecho. Mediante esta técnica el auditor se cerciora de la ejecución de procesos, mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos. 9. Cálculo. Verificación matemática de alguna operación. Existen partidas en la contabilidad que son resultado de procesos computarizados realizados sobre bases predeterminadas; en este caso, el auditor puede cerciorarse de la correcta operación matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas. El auditor podrá realizar visitas domiciliarias para solicitar documentación a terceros y compararla con la presentada por el área auditada. En este caso, el auditor asiste directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la visita. 1.5.2.7 Papeles de Trabajo La aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría se plasma en cédulas y documentos denominados papeles de trabajo y son base de las observaciones, conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado. Las reglas generales para la elaboración de los papeles de trabajo son: a) Identificar el programa, área o rubro revisado, la fecha de elaboración de la cédula, nombre y firma del auditor que la elaboró y firma del responsable del grupo de auditoría como evidencia de la supervisión que realizó. b) Deben ser completos, exactos y permitir su inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad. ·18· c) Contener fuentes de información, cruces, marcas y referencias. d) Ser pulcros, ordenados y legibles. e) Deben elaborarse en todos los casos con bolígrafo de tinta negra o generar impresiones claras de computadora, con el fin de asegurar la información plasmada en ellos. f) La información contenida en los papeles de trabajo es de carácter confidencial y exclusiva de la instancia fiscalizadora; no obstante el auditor podrá proporcionarlos cuando reciba un requerimiento judicial para brindar la información contenida en ellos. g) La custodia de los papeles de trabajo, deberá cumplir con las disposiciones normativas del archivo gubernamental. Al concluir la revisión, los papeles de trabajo formarán parte del expediente de la auditoría, por lo que deben de integrarse en legajos ordenados de manera lógica y, ser resguardados en un archivo ex profeso. Anexo 6. Las cédulas se clasifican de la siguiente manera: .:. Cédulas sumarias: son un resumen de los procedimientos aplicados a un grupo homogéneo de conceptos o datos que están analizados en otras cédulas . • :. Cédulas analíticas: son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operación o una parte de ellos, contenido en las cédulas sumarias. El número de cédulas a utilizar dependerá de la amplitud de las operaciones revisadas y de la profundidad con que sean analizadas. Lo importante es el ordenamiento lógico que se les dé dentro de los expedientes de la auditoría y la anotación de la conclusión a la que se llegó. Debe evitarse fotocopia de todos los documentos analizados, basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes como evidencia del 19· procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquellos que sustentan una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendrá toda la documentación que soporte la irregularidad y no deberán contener ninguna anotación, pues serán integrados al expediente que se envíe al área de responsabilidades o a la autoridad competente. Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices, referencias y marcas de auditoría. a) índices: Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o los legajos de papeles de trabajo. Se sugiere que éstos se anoten con lápiz color rojo en la esquina superior derecha de cada foja. b) Referencias: son el enlace entre las cifras o información que aparece en las diferentes cédulas, que se anotan para cruzar los datos. c) Marcas: Son señales que se anotan junto a la información plasmada por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas. Por lo anterior, los Órganos Internos de Controlo de Control Interno deberán contar con los sistemas de índices numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que consideren más adecuados, siendo de uso obligatorio y homogéneo para los auditores. Lo importante es que el auditor señale al calce de su cédula o en una cédula de marcas, el significado de la clave utilizada. 1.5.2.8 Cédulas de Observaciones Las irregularidades derivadas del análisis realizado se plasmarán en las denominadas cédulas de observaciones las cuales contendrán, además de las desviaciones detectadas, las causas, efectos, disposiciones legales y normativas transgredidas y las recomendaciones sugeridas por el auditor para promover la solución a la problemática detectada.-20 - La cédula de observaciones contendrá un apartado en donde el auditor asentará la fecha compromiso dada por el auditado para dar solución a la problemática y, en su caso, las acciones que ejecutará para lograrlo. En este mismo apartado se anotará el nombre y cargo del servidor público responsable del área u operación donde surgieron las observaciones, debiendo plasmar su firma y la fecha del comentario de las mismas con los auditores actuantes. El auditor comentará las cédulas de observaciones con los responsables de la operación revisada y del área auditada, antes de su presentación formal en el informe de auditoría. De esa reunión podrán obtenerse elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen la irregularidad, así como las causas que las provocan. En cualquiera de los casos, la discusión permite al auditor tener plena confianza y solidez en los planteamientos plasmados en la cédula de observaciones. Asimismo, concertará con los servidores públicos las recomendaciones que incluyan aquellas acciones que permitan dar solución, no sólo a la desviación plasmada sino a la problemática esencial que esta ocasionando las irregularidades. Es importante destacar que si derivado de la investigación se determinan irregularidades que conlleven responsabilidades o daño patrimonial, el titular del área de auditoría comunicará con oficio la observación al titular del Órgano Interno de Controlo de Control Interno anexando la documentación que la sustenta y elaborando el informe correspondiente, de acuerdo con lo señalado en al Guía par ala Elaboración de Informes e Integración de Expedientes de los Casos con Presunta Responsabilidad de Servidores Públicos. La importancia en las cédula de observaCiones radica en el planteamiento claro y preciso de la problemática detectada, del origen de la misma y de las recomendaciones para su solución. La dificultad para ubicar el origen de una desviación va en proporción directa con la profundidad del aspecto revisado; es decir, la revisión superficial únicamente permite identificar causas inmediatas y, por ende, las recomendaciones propuestas por el auditor, podrán mitigar parte de la problemática en la que posteriormente se volverá a incurrir, por su parte, una profundidad adecuada en la revisión permite -21- llegar al origen de la desviación y posibilita al auditor para plantear recomendaciones que dan una solución a la problemática. Para que las recomendaciones incidan favorablemente en la mejora de las actividades y operaciones y elimine la recurrencia en las desviaciones, en la elaboración de las cédulas de observaciones deban considerarse los siguientes aspectos: +!+ Defina la problemática observada. +!. Identifique las causas reales que provocaron las desviaciones originales . • :. Visualice las repercusiones a corto y mediano plazo que ocasionan las desviaciones en procesos, actividades o unidades responsables que se interrelacionan con el aspecto auditado. +:. Plantee re(1(omendaciones concertadas con el área auditada, que solucionen· en un tiempo razonable las causas reales de las irregularidak!es y eviten la incidencia en otras unidades relacionadas con el área, proceso o aspecto auditado. Anexo 7. 1.5.2.9 Cédulas de Seguimiento De la misma manera que las cédulas de observaciones hacen referencia a los: hallazgos determinados durante la auditoría, las de seguimiento manifiestan el avance en la atención de irregularidades. Estas cédulap son el resultado de una auditoría de seguimiento, en la cual se consta~a que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el área revisada, hayan sido aplicadas y permitieron la sol!ución de la problemática o, en su caso, el avance en su solución. Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría, los siguientes datos: +!+ La observación a la cual se da seguimiento. ·22· .:. Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada . • :. El juicio u opinión del auditor para considerar solventada o no la irregularidad . • :. En caso de no estar solventada la observación, el replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarla . • :. La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades . • :. Nombre del titular del área auditada y su firma. Al igual que las cédulas de observaciones, las de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del área auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditoría. Cuando a juicio del titular del área de auditoría alguna (s) observación (es) que no se ha (n) solventado conlleva (n) la aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, lo comunicará con oficio al titular del Órgano Interno de Controlo de Control Interno. Anexo 8. 1.5.2.10 Supervisión del Trabajo de Auditoría Considerando que el término de supervlslon se utiliza tradicionalmente para identificar el acto de vigilancia que una persona ejerce sobre el trabajo que realiza otra, se define a la supervisión del trabajo de auditoría como: . La coordinación de los recursos durante la planeación, ejecución y comunicación de resultados de la auditoría, a fin de vigilar, revisar y verificar el correcto cumplimiento de metas y objetivos planteados al inicio de la auditoría, así como la debida aplicación de las normas y procedimientos establecidos. El éxito de cada auditoría depende en gran medida de la efectividad de la supervisión en todos los niveles jerárquicos, pues permite - 23- controlar las actividades que realizan en ella. Por esta razón se ha elevado a la categoría de norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las funciones de auditoría pública. El Boletín B Normas Generales de Auditoría Pública, en el apartado relativo a las normas sobre la Ejecución del Trabajo, menciona la supervisión del trabajo de auditoría y establece que el personal debe ser cuidadosamente supervisado, desde la planeación hasta la formulación del informe. La supervisión persigue los siguientes objetivos: a) Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del trabajo del auditor, en función de los objetivos planteados. b) Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la máxima eficiencia, eficacia y economía y con apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad aplicable. c) Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría pública. d) Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva, además de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. e} Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría. f) Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos específicos de auditoría. La intensidad de la supervisión que se ejerce sobre los auditores es inversamente proporcional al nivel de experiencia, conocimientos y capacidad profesional del auditor, entre menores sean estos atributos mayor será la supervisión. También influye en el grado de supervisión la dificultad y especialidad del aspecto que se audita, más no se debe -24 coartar la libertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisión. En cualquier caso debe aplicar la verificación de: .:. La adecuada planeación de los trabajos . • :. La ejecución del trabajo conforme a la Carta de Planeación, el Marco Conceptual y las modificaciones autorizadas a los mismos, observando que el resultado de la aplicación de técnicas y procedimientos sea congruente con los alcances previstos . • :. La correcta formulación de los papeles de trabajo . • :. El debido respaldo de las observaciones y conclusiones . • :. El adecuado cumplimiento de los objetivos de auditoría. • :. Los requisitos de calidad de los informes de auditoría en cuanto a precisión, claridad y objetividad y que se formulen en términos constructivos y convincentes . • :. El cumplimiento de las Normas Generales de Auditoría Pública y de los procedimientos de auditoría de aplicación general. Por lo anterior, la función de supervisión de los trabajos de auditoría debe ser aplicada en las etapas de inicio, de ejecución del trabajo y conclusión de la auditoría. 1.5.2.11 Informe de Auditoría Concluida la etapa de ejecución de la auditoría, la Contraloría Interna debe comuniCar al titular de la Dependencia, al responsable del área revisada y a otras instancias que así lo requieran. los resultados determinados durante su intervención a través del documento denominado Informe de Auditoría. La obligación de presentar el informe se encuentra establecida en el artículo 150, fracción IV, del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, así como en el Boletín B Normas Generales de Auditoría Pública que establecen: al término de cada ·25· 2. Carátula del Informe La carátula presenta un resumen de los datos más importantes de la auditoría para su fácil e inmediata identificación, contiene entre otros datos: el área evaluada, número de control de la revisión, fechas de inicio y término y responsables de la auditoría. 3. índice En este punto se enumeran los capítulos que integran el informe, señalando el número de la página donde se localiza cada apartado. 4. Cuerpo del Informe Este apartado da a conocer los resultados de los trabajos realizados de manera sucinta; su estructura se encuentra conformada de la siguiente manera: .:. Antecedentes: En el caso de auditorías integrales, específicas, de evaluación de programas y de desempeño se anotarán las causas que originaron la revisión, las principales funciones u operaciones del área o programa por evaluar y cualquier otro elemento que merezca ser mencionado. +:. Período, Objetivo y Alcance de la Revisión: Período: Se indica el lapso en que se localizaron los trabajos de auditoría y el periodo evaluado (ejercicio, trimestre, bimestre). Objetivo: Los logros que se propusieron alcanzar con la revisión. Alcance: Señala las áreas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y proporción porcentual respecto a sus universos particulares y, en general, el trabajo realizado y la metodología utilizada . • :. Resultados del Trabajo Desarrollado: en este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoría, pero no como una trascripción o síntesis de las observaciones determinadas ni la mención de desviaciones específicas o particulares. Los resultados asentados deben corresponder a problemas definidos con precisión y que son el origen de las desviaciones, como quedó plasmado en las cédulas -27· de observaciones, haciendo hincapié en las repercusiones dentro de procesos, actividades o áreas auditadas. Además, los resultados deben proporcionar información valiosa para la toma de decisiones por parte de los servidores públicos responsables de atenderlas; por ello, el auditor vinculará las diferentes desviaciones para mostrar cómo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeación, programación y ejecución de los programas y consecuentemente el logro de los objetivos. El objetivo del informe va más allá de evidenciar los errores o deficiencias, también destaca aquellos aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de éxito que permitieron la consecución de los objetivos . • :. Conclusión y Recomendación General: Es importante señalar las deficiencias más significativas, también lo es promover acciones que conlleven su solución; por ello, dentro del informe de auditoría se incluirá la conclusión y recomendación general. Debido a que dentro de las cédulas de observaciones quedaron plasmadas recomendaciones específicas concertadas con los servidores públicos responsables de atenderlas, la recomendación general debe estar planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la planeación, programación, organización, ejecución, control y evaluación de los programas asignadas al área auditada. Como área externa a las operaciones de la Dependencia, el Órgano Intemo de Control deberá emitir una opinión, desde un punto de vista diferente, sobre los aspectos auditados, revelando las acciones que están incidiendo en el buen desempeño del programa o área auditada. Por lo anterior, la recomendación general debe encaminarse a dar a conocer esos elementos y la manera de minimizar su impacto en el desarrollo de las actividades de la Dependencia. 5. Observaciones En este apartado se incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores públicos responsables de las áreas donde surgieron, también deben estar firmadas por el responsable del área auditada como evidencia de la supervisión que realizó y de la formalización de su envío al área auditada. Anexo 9. ·28 - 1.5.2.12 Seguimiento de Recomendaciones La auditoría no concluye con la emisión del informe; en éste el auditor plasma una serie de recomendaciones para que se corrija la problemática detectada. A través de las auditorías de seguimiento se verifica que con las acciones adoptadas se subsanen anomalías y se evite su recurrencia. Con el fin de que la instancia de control pueda orientar sus seguimientos se recomienda: a) Comprometer al titular del área auditada con la atención de las recomendaciones. • b) Promover que el área auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones .. c) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las recomendaciones. d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias. De acuerdo con los Lineamientos para la Planeación, Elaboración y Presentación del Programa Anual de Trabajo, se llevará a cabo las auditorías de seguimiento. Sin embargo, este es un proceso continuo, por lo que los Órganos Internos de Control llevarán los registros y controles que sean necesarios para instrumentar programas de abatimiento de observaciones. 1.6 Normatividad Aplicable Por normatividad de la auditoría gubernamental se debe entender, en términos generales, el conjunto de normas, reglas y procedimientos que complementan a la observancia de disposiciones legales y profesionales, cuya aplicación permite a los órganos facultades por ley a ejercerla el contar con una certeza razonable sobre los requisitos de calidad relativos a la personalidad y capacidad técnica de los auditores - 29- gubernamentales, al trabajo que desempeñan y la forma en que deben llevarlo a cabo y al rendimiento de informes resultado de sus intervenciones. La observancia y aplicación de la normatividad en el ejercicio de la auditoría gubernamental tiene los siguientes objetivos: +:. Precisar los propósitos, alcance y complemento de la base jurídica que soporta el ejercicio de la auditoría gubernamental. .:. Establecer criterios básicos para guiar y orientar y con los cuales evaluar la práctica de la auditoría gubernamental dentro del ámbito de competencia del órgano facultado para ejercerla . • :. Establecer los requisitos personales y técnicos de quienes ejercen la función de auditoría en la administración pública. +!+ Propiciar el adecuado entendimiento entre auditor y auditado, así como la aceptación del papel y responsabilidades de la auditoría gubernamental en la administración pública. La importancia de la normatividad de la auditoría gubernamental radica en el hecho de que mediante ella se busca garantizar el correcto y adecuado ejercicio de esta función para vigilar y fiscalizar el quehacer y gestión dela administración pública consagrada, en lo que compete, en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en las constituciones locales y en las leyes secundarias y reglamentarias que de ellas emanan. Con base en un trabajo conjunto con los Secretarios de Desarrollo Social de los estados, con los delegados de SEDESOL y las Unidades Administrativas responsables de los programas, se ha desarrollado un esfuerzo de revisión y simplificación de los diversos instrumentos normativos que regulan la operación de los Programas de Desarrollo Social y Humano, entre los que se encuentran: Las Reglas de Operación, el Convenio de Coordinación y los lineamientos Específicos. Aspiramos a lograr un marco normativo sencillo de ejecutarse, que garantice la transparencia en la rendición de cuentas, a fin de lograr un ejercicio más expedito de los recursos y mayores impactos en sus beneficios. ·30· 1.6.1 Guía General de Auditoría Pública La Guía General de Auditoría Pública se conforma de cuatro capítulos: definición de la Auditoría Pública, donde se retoma el concepto de auditoría pública concebido por esta secretaría; guía general de auditoría pública, en el que se desglosan las actividades por ejecutar durante la práctica de auditorías; actuación del auditor público, que refuerza los aspectos personales y profesionales que debe cumplir el auditor público; y control de la auditoría, que incluye formatos que permiten resumir los aspectos relevantes del desarrollo de las auditoría. La preparación y estructura de este documento se basa en la normatividad que regula la función de auditoría y debe ser aplicado de manera obligatoria y homogénea por las contralorías internas en dependencias y entidades de la administración pública federal y en la procuraduría general de la república; así mismo, la metodología general se cita de manera enunciativa más no limitativa. Sirve de instrumento que norma y estandariza el trabajo de auditoría que ejecuta el personal asignado a los órganos internos de control en las dependencias, respecto del desarrollo de una revisión, desde la planeación de la auditoría hasta la presentación del informe. 1 .6.2 Lineamientos Específicos Los Lineamientos Específicos tienen como finalidad dar a conocer el marco estratégico y normativo al que tendrán que sujetarse las dependencias e instancias relacionadas con la operación y ejecución de recursos de los Programas para el Desarrollo Social y Humano del Ramo 20, éstos complementan lo establecido en las leyes, normas y disposiciones que regulan la aplicación del gasto público federal. El documento normativo se publicó y difundió al interior de SEDESOL y en él se establecen los ámbitos de responsabilidad de las instancias partiCipantes en la aplicación de los programas y el esquema operativo del proceso, desde la programación presupuestal y la presentación y validación de propuestas hasta el cierre de ejercicio e integración de la Cuenta Pública Federal, enfatiza también sobre los mecanismos de medición, seguimiento y difusión de resultados de los programas. 1.6.3 Reglas de Operación Las Reglas de Operación de los Programas de Desarrollo Social y Humano, establecen los objetivos general y específiCOS de los programas, esquema y/o modalidades de operación, tipo y características de apoyo, cobertura, población objetivo, criterios de selección de los proyectos y/o beneficiarios, coordinación institucional entre las tres órdenes de gobierno y promoción, así como los mecanismos de participación comunitaria, de difusión y promoción, de evaluación, medición, seguimiento y control. 1.6.4 Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social Definición Reglamento: conjunto de normas generales, abstractas y obligatorias, expedidas por el Presidente de la República, los Gobernadores de los Estados o el Jefe de Gobierno del Distrito Federal, dentro de su ámbito de competencia, para facilitar el cumplimiento de la ley expedida por el Legislativo. 1.6.5 Normas Generales de Auditoría Pública La auditoría pública es una herramienta fundamental del Sistema Integral de Control y Evaluación de la Gestión Pública, ya que permite conocer la forma en que las dependencias y entidades de la administración publica federal realizan su gestión. A través de las auditorías que efectúan las diversas instancias de fiscalización, se obtienen los hechos que conllevan a medir el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se han administrado los recursos humanos, materiales y presupuestarios, así como el cumplimiento de sus metas, sus objetivos y su marco legal aplicable, emitiendo las recomendaciones correctivas y preventivas pertinentes a cada desviación encontrada, lo que incluye el fincamiento de responsabilidades que procedan. Para que tenga credibilidad, la auditoría debe cubrir una serie de requisitos que enmarcan la actualización del auditor y que se conocen bajo el nombre de normas de auditoría. 32· Las Normas Generales de Auditoría Pública establecen los requisitos mínimos que deberá observar el auditor público en el desahogo de sus programas de auditoría, con el propósito de contribuir al proceso de cambios estructurales que vive y demanda el país vigilando el uso eficiente de los recursos públicos y el cumplimiento oportuno, transparente y veraz del rendimiento de cuentas a la ciudadanía. 1.6.6 Convenio de Coordinación El Convenio de Coordinación para el Desarrollo Social y Humano representa el instrumento legal para la vinculación de la planeación nacional con la estatal de desarrollo y otorga continuidad a los programas de combate a la pobreza y desarrollo social, a través de la suma de esfuerzos y recursos en un marco de federalismo entre el Gobierno Federal y los estados de la República. En el Convenio de Coordinación se establecen de manera concertada los programas y acciones a ejecutar en cada entidad federativa en materia de desarrollo social y humano, así como los recursos comprometidos por los tres órdenes de gobierno, los mecanismo de participación social y los instrumentos de coordinación para la supervisión, seguimiento, evaluación y control de los programas orientados a la superación de la pobreza. - 33- CAPíTULO 2. SECRETARíA DE DESARROllO SOCIAl3 2.1 Antecedentes4 El 4 de junio de 1992 se consolido la estructura central y desconcentrada de la Secretaría con la publicación del Reglamento Interior, la SEDESOL funciono con una estructura básica que contemplaba: un Secretario, tres Subsecretarías, una Oficialía Mayor, tres Unidades Coordinadoras, diecinueve Direcciones Generales y seis órganos desconcentrados: Instituto Nacional de Ecología, Procuraduría Federal de Protección al Ambiente, la Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo a las Empresas de Solidaridad, el Instituto Nacional de Solidaridad, la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales y las 31 Delegaciones Estatales SEDESOL. Como resultado del Decreto que Reforma, adiciona y deroga diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal publicado en el Diario Oficial de la Federación del 28 de diciembre de 1994, la Secretaría de Desarrollo Social se transformó en sus objetivos y atribuciones y, con ello, las funciones de la misma permitieron el ejercicio de acciones dirigidas al combate a la pobreza en el campo y en la ciudad, a la promoción del desarrollo urbano y el fomento a la vivienda. El 28 de diciembre de 1995 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Reglamento Interior de la Secretaría, consolidando así la estructura central y desconcentrada de la SEDESOL, conformada por un Secretario, dos Subsecretarías, una Oficialía Mayor, tres Unidades, dieciséis Direcciones Generales y los Órganos Desconcentrados. Para 1996 las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de Contraloría y Desarrollo Administrativo, procedieron al análisis de la propuesta de modificación a la estructuraorgánica básica de la Secretaría de Desarrollo Social, dictaminándose favorablemente con base en las atribuciones que la Ley Orgánica de la Administración 3 Secretaría de Desarrollo Social. MANUAL CIUDADANO. SEDESOL A LOS OJOS DE TODOS. México, Impreso en Talleres Gráficos de México, 2005. Secretaría de Desarrollo Social. GUíA RÁPIDA, PROGRAMAS DE LA SECRETARíA DE DESARROLLO SOCIAL 2005. 4 Secretaría de la Función Pública. Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social. 2005. México. Diano Oficial del 19 de Julio de 2004. ·34· Pública Federal les confería. La estructura autorizada consideraba las siguientes modificaciones: de los órganos adscritos al área del Secretario, cambian de nomenclatura la Unidad de Coordinación de Delegaciones a Unidad de Coordinación General de Delegaciones, así como la Unidad de Análisis Sectorial por Unidad de Coordinación Sectorial, incorporándose la Contraloría Interna en la estructura básica, misma que se encontraba registrada como puesto homólogo de autorización específica. Asimismo, se fusionaron las Subsecretarias de Vivienda y Bienes Inmuebles y la de Desarrollo Urbano e Infraestructura, para crear la Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda, a la cual estaban adscritas cuatro Direcciones Generales. En su ámbito desconcentrado, la dependencia quedo conformada por la Coordinación General de Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad, el Instituto Nacional de Solidaridad y las 31 Delegaciones Estatales. Fue transferida la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales, a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, así como el Instituto Nacional de Ecología y la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente a la Secretaría de Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca. Se incorporaron al Sector Desarrollo Social, los Organismos Descentralizados, LlCONSA, DICONSA, FIDELlST y FONART, entidades que estaban sectorizadas a las secretarías de Comercio y Fomento Industrial y de Educación Pública. Posteriormente, el 8 de agosto de 1997, fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el Acuerdo por el que se creaba como órgano desconcentrado de la SEDESOL, la Coordinación Nacional del Programa de Educación, Salud y Alimentación (PROGRESA), con el objetivo de promover acciones instersecretariales que impulsarán y fortalecieran las capacidades y potencialidades de las familias en situación de pobreza extrema. En abril del año 2000, se somete a consideración de las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de Contraloría y Desarrollo Administrativo, la propuesta de Reestructuración Orgánica Integral, aceptando que se requiere un movimiento adecuado orgánico funcional, - 35- con el propósito de contar con un soporte que promoviera un eficaz y eficiente desarrollo de los programas sustantivos de la Secretaría de Desarrollo Social. El 13 de septiembre y 4 de octubre de 2001 se publica en el Diario Oficial de la Federación el nuevo Reglamento Interior de la Secretaría y fe de erratas, respectivamente. en el que se incluye a la Secretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación en sustitución de la Unidad de Análisis Económico y Social, a la cual quedan adscritas las Coordinaciones Generales de Padrones de Beneficiarios y de Prospectiva y Planeación, así como· las Direcciones Generales de Evaluación de los Programas Sociales y de Relaciones Internacionales; asimismo se cambia la denominación a la Subsecretaría de Desarrollo Urbano y de Vivienda por la de Subsecretaría de Desarrollo Urbano, Ordenación del Territorio con cuatro Direcciones Generales, y se crea un nuevo órgano desconcentrado, la Comisión Nacional de Fomento a la Vivienda. Se conforma la Subsecretaría de Desarrollo Social y Humano a la que se adscriben la Coordinación General de Microrregiones, así como las Direcciones Generales de Desarrollo Social y Humano, de Políticas Sociales, de Eficiencia de Programas de Desarrollo Social y de Medición y Seguimiento de Programas de Desarrollo Social, asimismo, dentro de la Oficialía Mayor la Coordinación General de Administración, de nueva creación, fusiona a las Direcciones Generales de Recursos Humanos y a la de Recursos Materiales y Servicios. Finalmente, la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, cambia de denominación, por la Dirección General de Programación y Presupuesto y surge la Dirección General de Organización, Calidad e Innovación. Por su parte, el Instituto Nacional de Solidaridad modifica su nombre por el de Instituto Nacional de Desarrollo Social. El 6 de marzo de 2002 se reforma el Decreto por el que se crea la Coordinación Nacional del Programa de Educación, Salud y Alimentación como órgano desconcentrado de la Secretaría de Desarrollo Social, dando origen a la Coordinación Nacional del Programa de Desarrollo Humano Oportunidades. -36 - El 10 de octubre de 2004 se disgrego del Sector Desarrollo Social la entidad sectorizada CONAZA. El 19 de julio de 2004 se publica en el Diario Oficial de la Federación el nuevo Reglamento Interior de la Secretaría, consolidando así la estructura central y desconcentrada de la SEDESOL, conformándose por un Secretario, tres Subsecretarías, una Oficialía Mayor, seis Unidades, diecisiete Direcciones Generales, tres Órganos Administrativos Desconcentrados y. sus Delegaciones SEDESOL correspondientes en cada entidad federativa (31) Y su respectivo Órgano Interno de Control. En este nuevo instrumento desaparecen las coordinaciones administrativas, se agregan unidades administrativas a la estructura básica, como es el caso de la Dirección General de Vinculación Interinstitucional y la Unidad del Abogado General y Comisionado para la Transparencia. Asimismo se desagrega la Coordinación General de Administración en dos Direcciones Generales: Recursos Humanos y Recursos Materiales. 2.2 Funciones .:. Fijar, conducir, controlar y evaluar las políticas de la Secretaría y de las entidades del sector, de conformidad con las que determine el Ejecutivo Federal y con los objetivos y metas del Plan Nacional de Desarrollo . • :. Desempeñar las comisiones y funciones que le encomiende específicamente el Presidente de la República y someter a su acuerdo los asuntos relacionados con las entidades del sector. .:. Proponer iniciativas de leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y demás disposiciones que considere conveniente para el buen funcionamiento del sector y, en su caso, refrendar para su validez y observancia constitucionales aquellos que emita el Presidente de la República sobre los asuntos de competencia de la propia Secretaría . • :. Dar cuenta al H. Congreso de la Unión del estado que guarda su Ramo e informar, siempre que se le requiera para ello por ·37· cualquiera de las Cámaras que lo integran, cuando se discuta un proyecto de Ley o se estudie un asunto del ámbito de competencia de la Secretaría o del sector . • :. Decidir sobre la creación, modificación, fusión o extinción de unidades administrativas de nivel jerárquico equivalente o superior a dirección de área, a efecto de procurar una mejor organización y funcionamiento de la Secretaría y decidir sobre la integración de comités para el mejor desempeño de las atribuciones otorgadas a la Secretaría, o para cumplir con las disposiciones legales o reglamentarias . • :. Aprobar el anteproyecto del programa-presupuesto anual de egresos de la Secretaría y las entidades del Sector, así como, en su caso, los relativos a sus modificaciones y vigilar que se presenten ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en los términos de legislación aplicable . • :. Intervenir en la celebración de convenios entre la Federación y los estados que incluyan materias de la competencia de la Secretaría a su cargo. +:. Analizar la conveniencia de celebrar tratados y acuerdos internacionales relacionados con la competencia de la Secretaría y coordinar la participación
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