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Comunicacion-y-eficacia-organizacional-Diagnostico-Comunicativo-y-Organizacional-del-Departamento-de-Prensa-de-la-Empresa-Especialistas-en-Medios
Ciencias Sociales
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LJNAIVI
ACAlLAN
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA
DE MÉxICO
F ACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES
ACATLÁN
COMUNICACiÓN y EFICACIA DRGANIZACIDNAL. DIAGNÓSTICO
COMUNICATIVO Y ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE
PRENSA DE LA EMPRESA E SPECIALISTAS EN MEDIOS.
SEMINARIO TALLER E XTRACURR ICU L AR
"ORGANIZAC iÓN. COMUNICACiÓN y CULTURA"
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE :
LICENCIADA EN PERIODISMO y
COMUNICACiÓN COLECTIVA
P R E s E N T A
BLANCA ROSA
ASESOR: Lic . JA" ljÍR I C;~~L'IL
UNAM – Dirección General de Bibliotecas
Tesis Digitales
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D.DICATORIA
A Papá y Mamá
Con todo mi &mOf , adl"l'lifaci6n Y respeto. Mi
padre con su efempIo me fomentO el amor al trabajo y
el cumplimiento de los retos, mi madre, una gran
mujer, me enseM a lIef la vida con entereza y me dio
el ejeqIIo de la perseverancia. Los dlas que me
restan de vida no son suftcientes para agrade<:eries lo
que soy. ¡ los adoro !
AGRADI!CIMII!NTOS
A .........
Por su nqoeorantable pacieoc:ia Y arTlOf hacia mi persona, ya Que en los momentos difldles de mi vida
ha hecho suyos mis oo;etivos y cargando conmigo los sinsabores y las presiones. me hizo menos
dificil la realización de este lrabajo de investigad6n. a 11. Iodo mi arTlOf. para seguir adelante.
A. mts "-"'-_
Con lodo carH'lo y admiración son lo máximo. Gracias por ser los mejores hemlanos.
A. .......... nos
Espero sea una motivación y l,Wl aliento para seguir en el animo de la superac::i60.
A. ....... m ........ V_..,.....ta.
A la maestra OIga MiteIes le estoy agradedda incondicionalmente para siefr4;Ke. Con todo mi caril'lo.
A la seI'\ofa Cannen Maria Acevedo mi recoooc:imiento Y caril'lo por ensen&nne que la vida es una.
A Irma Arzale. Luz del Cannen Puebla y Evelia S . de Franco. son parte esencial en mi formación
profesional. nuoca olvidaré Que me dieron la primera oportooidad.
A. mi_ amigo_
EnriQUE! Ramlrez y Aurorita Mosso. gracias por su apoyo, por ese don QUE! tienen para esoibir y por
compartirlo conmigo.
A. mts COfII~ del grupo ..... lft8rio
Gracias, fue !XI valioso enwentro.
A. los ".."..... que Impartferon el SemI_rIo
A través de las letras. también agradezco infinitamente a los profesores Irma Silva, Verónica Michel.
Jorge Péfez. Xavier Avila y Urso Martln Camacho. este senWléIrio me volvió a acercar a mi alma
matM. la Facultad de Estudios Profesionales Acatlán, siempre viviré agradedda por lodo to que
aprendl de ustedes, con orgullo les puedo decir que son de los mejores profesores que habitan la
Universidad. gracias por motivarme a realizar este esfuefzo.
Al maestro Xavier Avlla. mi asesor. gracias por tu pacieoc:ia Y por el cúmulo de cooocimienlos que me
aportaste. es un orgullo ser tu allJTlO8.
IN DICE
Introducción
Capitulo 1. Conociendo el entorno, estructura y funcionamiento de EM.
1.1 Caracteñsticas de la empresa
1.1.1 Especialistas en Medios, ¿Quién es?
1.1.2 El origen de la organización
1.1.3 EIMéxicode1994
1.2 La importancia del entorno en la organización
1.2.1 Contexto económico
1.2.2 Contexto social
1.2.3 Los clientes: Sector Público e Iniciativa Privada
1.2.4 Desarrollo tecnológico
1.2.5 la relación con los proveedores
1.2.6 La competencia
1.3 Una mirada a la estructura
1.3.1 El ideario Of'ganizaciooal
1.3.2 Objetivos de la organización
1.3.3 El organigrama
1.3.4 Reclutamiento de nuevos integrantes
1.3.5 Miembros y sus funciones
1." Funcionamkmto del trabajo
1.4.1 Eldlaadla
1.4.2 Acercándose a la problemática
1.4.3 Medición de la problemática
VIII
1
2
2
3
9
13
13 ,.
,.
17
17
18
19
21
22
23
26
28
34
34
39
42
V -
1.4.4 Medición de la productividad
1.4.5 Medición de horarios de periódicos
1.4.6 las causas del problema
1.4.7 Diagrama de Pareto
1.4.8 Diagrama causa·efecto
1.5 Diagnóstico. El problema ¿aué lo genera?
Conclusiones al capitulo uno
CatRtulo 2. Cómo influye la comunicación en la Problemática de
estructura y funcionamiento.
2.1 Rasgos del departamento de prensa
2.1.1 EM ante la globalización
2.2 Cuánto cuesta. los costos
2.2.1 El precio en el sentido tradicional (económico)
2.2.2 El tiempo consagrado a la acctón (tennporal)
2.2.3 la energla disipada por el individuo (energético)
2.2.4 Energla pslquica y emocional (psicológico)
2.3 Los miembros del departamento
2.3.1 las caracterlsticas de los actores
2.3.2 la personalidad de los actores
2.3.3 los grupos y sus caracterlsticas
2.3.4 El Iklerazgo en el grupo
2.4 Diagnóstico comunicativo en el departamento de Prensa
2.4.1 Técnica de auditarla comunicativa. Clima comunicacional
2.4.2 Resultados de la auditoria comunicativa
Conclusiones al capitulo dos
C-.Ntulo 3. El departamento de prensa y su comunicación, un fenómeno
complejo
3.1 la comunicación en la. organizaciones
3.1.1 Modelos Clásicos de la comunicaci6rl
3.1.2 Modelos actuales de la comunicación
43
44
46
47
48
48
50
52
53
57
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61
63
64
65
68
68
70
77
79
80
81
87
93
96
99
lOO
103
VI -
3.2 Comunicar e Infonnar 108
3.3 El departamento de prensa y su complejidad (actores y grupos) 110
3.3.1 Las representaciones 114
3.4 La Investigación cualitativa 116
3.4.1 Aplicación de la técnica cualitativa 122
3.4 .2 Análisis de resultados 129
3.4.3 Acercamiento a una propuesta comunicativa 131
Condusiones al capitulo tres 132
C.ptulo .... Propuesta comunicativa. Comunicarse para acercarse e 134
integrarse
4.1 Las empresas hoy ... manana
4.1.1 La comunicación organizadonal
4.1.2 El comunicador de este tiempo
4.1.3 ¿Y la comunicación?
4.1.4 El comunicador en la organización
4.1.5 La habitabilidad del departamento de prensa
4.2 Importancia de la cultura organizacional
4.2.1 Subculturas. Mapa cultural
4.2.2 Factores de la cultura organizacional
4.2.3 Análisis del FODA
" .3 Propuesta de intervención comunicativa
4.3. 1 Plataforma Estratégica
4.3.2 Estrategia Comunicativa
4.3.3 Programa y productos
Conclusiones al capitulo cuatro
Conclusión general
Blbliografia
Anexos
VII
135
136
140
141
145
146
147
149
157
161
163
164
167
169
173
175
177
161
•
INTRODUCCION
Toda organización emerge y vive en un enlomo con el que se relaciona y la
atraviesa . El entorno de una organización se debe entender como aquello externo a
ella que la influye y es influido por ella.(luhmann, 1991). Ciertamente. el enlomo en
la era de la globalidad es complejo, incierto e impredecible. Es decir, exige de toda
organización una continua selección como forma de reducir y tratar el exceso de
relaciones que significa su entomo.1
En este orden, desde el punto de vista epistemológico, descubrimos que el grado de
habitabilidad o no, depende entre otros factores del nivel de autoritarismo o de
horizontalidad y flexibilidad que tengan en su estructura las organizaciones.
El presente parte de considerar que "las organizaciones son un fenómeno paradójico,
contradictorio, confuso, difuso y borroso, en el que emerge y se asienta la diversidad
humana, en el que la lógica suprema de funcionamiento está dictada por el poder y
por quien lo ejerce, en el que no sirven soluciones simples ante su complejidad".2
En esta investigación loque se busca es aproximarse a la realidad organizacional del
departamento de Prensa de EM. En el primer capitulo, desde una posición testigo-
actor, (observador) se mirara a la empresa a fin de descubrir sus antecedentes,
VIII -
describir la estructura fonnal e informal, explicar cómo funciona y entender su
naturaleza, sus rasgos y por supuesto el tipo de problemas que estuvieran
obstaculizando su adecuado funcionamiento. Asl también senalar cómo los actores
ven a la organización desde el rol que desempenan.
A través de diversas metodologias y técnicas cuantitativas y cualitativas utilizadas se
buscó conocer mejor el departamento.
Asimismo, en Jo referente a la medición de datos, se realizaron cuestionarios, lluvia
de ideas que es vital en la técnica Pescado de Ishikawa.
Finalmente, con un Diagrama de Pareto se procedió a priorizar los problemas
detectados para realizar un diagnóstico que pennita la búsqueda de soluciones que
logren mejorar su funcionamiento, su crecimiento para que permanezca EM y Jos
miembros que en ella interactúan.
En el capitulo dos se estudió la caracterización, el entorno, la estructura formal y el
funcionamiento de EM. Posteriormente, una vez detectados los problemas que se
midieron con herramientas como la hoja de inspección y el diagrama de causa
efecto, el cual se elaboró para representar gráficamente los principales problemas
tecnológicos y de productividad que se dan en el área de Prensa, siendo este un
departamento altamente contingente.
De acuerdo a las diversas escuelas de administración y comunicación se consideró
el tipo de organización que representa EM, se conocieron sus rasgos. Se analizó
cuánto le cuesta a la empresa uno de los principales problemas que enfrenta este
departamento, que es la entrega tarde de los servicios de información que realiza . Se
analizaron a los actores que integran y participan en el área de referencia , para
conocer en cierta medida su personalidad, su conducta, ya que se considera que el
ser humano es impredecible y no siempre se comportará del mismo modo, pero que
dla a dla cumplen entregando los servicios.
Se pretende identificar y evaluar la incidencia de actores y grupos organizacionales
en el problema detectado para entonces realizar un diagnóstico comunicativo.
IX -
En el capitulo tres se detectó la forma en que los miembros se relacionan y como
debido a la complejidad surgen problemas comunicativos informativos dentro de la
organización, se partió de analizar la complejidad del ser humano y lo importante
que es que la organización lo entienda.
De esta forma, la parte central básica del ana lisis sera tomar en cuenta al individuo,
saber que para que la comunicación se realice es necesario de su disposición ya que
aun cuando esta se tiene aún asl no es efectiva. Considerando el problema
productivo que fue detectado en el capitulo uno las causas
comunicativaslinformativas encontradas en el capitulo dos, se analizó al actor y sus
relaciones en la organización aplicando para ello la técnica cualitativa Grupo de
Discusión y asl se pudO escuchar al "otro"
En el capitulo cuatro se analizó la cultura organizacional del departamento de Prensa
de EM, para posteriormente presentar una propuesta comunicativa.
Se presentó un diagnóstico de la cultura organizacional para conocer en primer
término cuales son los grupos y subculturas que existen en la empresa, cómo es que
se conforman y cual es el papel de cada una en la organización. Asl que se realizó
una cartografla o mapa cultural que permitió identificar a los grupos y su función en el
departamento.
Con base en el mapa se construyó una matriz que permitió evaluar los instrumentos
de mediación de la cultural organizacional en EM, como son misión, valores, visión,
liderazgo, rituales, ideologla, tótem comunicativo, comunicación y negociaaones
como puntos necesarios para la conformación de una cultura en el departamento.
Terminado este analisis dio pie para conocer las fortalezas, debilidades, amenazas y
oportunidades de la organización y con ello se soluciones a través de una propuesta
de que hicieron coincidir a los miembros del departamento de Prensa. Se llevó un
primer analf~ en el que los valores permitieron determinar la cultura que hay en el
departamento de Prensa.
x ..
CAPITULO 1
Coroodendo .. ...tomo,
... eftructu ... Y au funclon.mIento
En este primer capitulo. desde una posición testigo-actor. (observador) se trata de
aproximarse a la empresa Especialistas en Medios, S. A. de C.v., a fin de descubrir sus
antecedentes, describir la estructura formal e informal, explicar cómo funciona y
entender su naturaleza. sus rasgos y por supuesto identificar el tipo de problemas Que
estuvieran obstaculizando su adecuado funcionamiento. También senalar cómo los
actores ven a la organización desde el rol Que desempenan.
A través de metodologlas utilizadas, revisión de documentos, ideario organizacional,
encuestas y en algunos casos entrevistas, se obtuvo información Que conforma este
capitulo.
Asimismo, en lo referente a la medición de datos, se realizaron cuestionarios, lluvia de
ideas que es vital en la técnica Pescado de Ishikawa. Además de que en la
comparación del flujograma formal e informal se detectaron problemas, los cuales se
midieron con las hojas de inspección para determinar las causas del problema.
Finalmente, con un Diagrama de Pareto se procedió a priorizar los problemas
detectados para realizar un diagnOstico que permitiera la búsqueda de soluciones que
mejoraran su funcionamiento , su crecimiento para que permanezca la empresa EM y
los miembros que en ella interactúan.
..
1.1 CaNct:erfatlcaa ele .............
El definir la identidad de una organización es hacer una operación de distinción, lo que
signifICa distinguir una figura de un fondo. Como en toda operaci6rl de distinción la
figura-identidad adquiere existencia en el momento en que se la distingue. la identidad
de una organización adquiere existencia a través de la definición de un observador que
la constituye en objeto de su análisis. '
1.1.1 •• ped .................. ,QuWn_?
A partir de la consideración arriba citada, se senala que Especialistas en Medios, S. A.
de C.v. es una organización que ofrece servicios de infonnación, está dedicada a la
recopitaciÓn, organización, y análisis de la infonnación que se obtiene de la que se
difunde a través de los medios masivos de InfonnaciÓn.
la actividad central de esta organización es el monitoreo de la infonnación, es decir se
busca a partir de una cobertura de más de 190 fuentes de infonnación tanto nacionales
como internacionales en la prensa, revistas asl como en la radio y televisión o portales
de Internet, aquello que le interesa a un cliente, sobre él mismo o de la infonnaciÓn
general, tanto a nivel nacional como internacional. Según consta en la escritura pública
número 21 ,606, es una mediana empresa, con base en la clasificaciÓn de sectores que
hace la Secretaria de Economla, es una organización con actividades terciarias, ya que
está ubicada en el sector servicios. Funcionalmente, opera con una estructura formal, la
cual alberga 240 personas miembros, en diferentes horarios y tumos, en 7
departamentos, los cuales se presentarán en en el organigrama, en este mismo
capitulo.
los diversos productos que se encuentran en su página web www.especialistas.com.mx
han sido disenados para satisfacer diversas necesidades de infonnación, con
oportunidad, eficacia y credibilidad ya sea desde un enfoque global o especializado. EM
'Etk;"" J. Y L. Sd> • ..-; ... "/d{rtId>d.Iq~~y~-. _AJ"",1'aKIót, 1919."" .
2 -
presta servicios a pequetlos y grandes empresarios, personajes de la polftica nacional e
intemacional, dependencias gubernamentales y a la iniciativa privada.
1.1.2 ..... _ de .. _6ft.
Un connotado periodista la definió como una "Historia de ~ito· ;para algunos analistas
financieros comenzó como una aventura que por su alto volumen de clientes alcanzó la
categorla de negocio; sus fundadores la describen como una empresa donde se
concibe a la información romo una fuente de poder que permite tomar decisiones y que
exige a su personal un alto grado de concentración . Desde cualquier punto de vista,
Especialistas en Medios es una compatlla "der en el mercado de monitoreo de medios
de comunicación con una amplia cartera de clientes.
Empresas multinacionales, bancos, dependencias federales, incluyendo la Presidencia
de la República, organismos no gubemamentales, poderes legislativos, judiciales,
gobiemos estatales, cúpulas empresariales, parques de diversiones y despachos
particulares, bueno, hasta Amold Schwarzenegger en su etapa de actor, entre muchos
otros, conforman una clientela que hoyo en algún momento de su historia certifica la
calidad de un servicio que comenzó a prestarse hace mas de 12 atlos, como producto
del esfuerzo de un pequet\o grupo de inversionistas privados y profesionales llegados
del sector público.
Especialistas en Medios nace en un at'to que se constituyó en un parteaguas en la
historia moderna del pais. Se crea en agosto de 1994, el ano del surgimiento del EZLN
en Chiapas, el ano del asesinato de Luis Donaldo Colosio, el atlo de "el error de
diciembre", el atlo en que esta empresa inicia sus operaciones con una plantilla de 30
personas ... y ningún cliente.
Asi es, con recursos económicos provenientes de préstamos personales obtenidos por
sus promotores, encabezados por Oiga Mireles Aguirre y Carmen Maria Acevedo,
Especialistas comenzó a monitorear medios impresos y electrónicos sin ningún diente
fijo a quien vender su producto. Surgida del entusiasmo y de lo que una publicación
3 -
financiera calificó como "mercadotecnia Ifrica", la empresa se dio a la tarea de ofrecer
gratuitamente sus servicios a clientes potenciales, en lo que hoy en dla se ha instituido
como una práctica común de la companra, las "promociones' , es decir, el proporcionar
el producto de manera gratuita durante un lapso, a manera de prueba para el posible
consumidor.
Oiga Mireles, fundadora y actual presidenta del Consejo de Administración de EM,
recuerda como fueron esos inicios: "es tocar puertas, ver edificios ahl, en Refonna, con
vidrios muy negros, y decla: pues me meto y como que les daba pena que yo fuera un
dla si y otro no, y entonces me preguntaban qué quiere, y yo: pues como que le quiero
mandar cosas de lo que dicen de aqul en los medios, y entonces: pues mándelo por
fax".
Pero el concepto, la estrategia se originan mucho antes, cuando Oiga Mireles concluye
una carrera de 16 anos en el sector público y en 1994 sale del área de monitoreo del
entonces Departamento del Distrito Federal. "Uega el momento en donde uno se queda
sin chamba", senala y se recuerda con "hambre, con angustia, tenia que salir adelante
¿y ahora de qué la hacemosr . Es entonces que se asocia con varios amigos, entre los
que destaca la senora Cannen Maria Acevedo, cabeza administrativa de la empresa y
responsable de una nómina que en 12 anos ha crecido casi en mil por ciento.
Hace memoria Mireles: "Jamás imaginé que iba a tener una empresa en donde iba a
cobrar por lo que antes me pagaban". Y recrea la solidaridad de sus amistades: "una
amiga, incluso, vendió su piano y me prestó el dinero, de puro corazón; empecé luego,
luego, con una nómina grandecita de 30 personas".
y es que en esta aventura la hablan seguido varios de sus colaboradores del monitoreo
del gobiemo capitalino: Blanca Puebla, Juan José Diaz, Gustavo Sirio, Silvia Arvea,
Ignacio Zamudio, Rogelio Carrasco, Rosalba Cortés, David Romero, Miguel Blanquet,
entre otros, que hoy ya cumplen más de 12 anos en la empresa.
Eran los dlas en que la turbulencia polltico electoral copaba los medios. En agosto de
1994 EM comienza a operar, sin clientes, insistimos, pero capacitando a sus
4 -
monitoristas de medios electrónicos, a sus "recortaclores" y "calificadores" de diarios.
Induso se quedan con la noticia del asesinato de José Francisco Ruiz Massieu, no
tienen todavla a quién reportarla , a quién venderla.
Eran una treintena de especialistas, con apenas cuatro computadoras adquiridas a
crédito, cuando se presenta el "error de diciembre", y con él la muniplicación de la
deuda adosada por la compra del equipo. ·Ya no hallaba ni la puerta ; pero lo que
importa es ir todos los dlas a buscar clientes", recordaba apenas un ano después
Mireles, una vez superada esa dificil etapa.
Especialistas nacla en la coyuntura, a la mitad de la crisis más severa de fin de siglo,
pero como se sabe, "nunca está más oscuro como cuando se aproxima el amanecer". Y
si, la empresa coincide en su creación con recortes presupuestales en oficinas de
gobierno, que por lo regular se inician por las áreas de Comunicación Social y en ese
entonces por los departamentos de monitoreo.
Es ah! donde se inscribió EM, como la instancia estratégicamente creada para absorber
en cierta forma los compromisos que la propia estructura gubernamental no podla ya
soporlar, pero de los que tampoco pocHa prescindir.
Aun no se pon fa de moda el vocablo ·outsourcing" cuando la empresa ya provela sus
servicios tanto a dependencias del sector publico como a empresas del sector privado.
Ubicada en la colonia Noche Buena. en un sólo piso de un edificio. y con el esfuerzo y
la perseverallCia como su divisa , su ONA, Especialistas en Medios inicia 1995 con sus
primeros dientes: Bancomer, el gobierno de Oaxaca, Tribasa y Coca Cola. una cartera
reducida , pero respetable. luego se correrla la voz. "Nuestros mejores vendedores han
sido nuestros clientes", ha dicho Mireles.
Gustavo Sirio recuerda como "la empresa empezó a crecer a grandes pasos, éramos
como una empresa familiar, donde todos nos apoyábamos y caminábamos por el
mismo rumbo". Tecnológicamente se vivla la época del fax, comenzaba el envio por
5 -
Modem y para la companra incorporarse a la 'supercarretera de la información~ aún
constitula un sueno.
A un ano de fundada, ya con más de medio centenar de empleados, en agosto de 1995
el crecimiento de EM le mereció un reportaje en la revista "Expansión". "Información que
reditúa", cabeceó en ese entonces la publicación. La faduración crecla, EM ya no era
una empresa menor y fisicamente ocupaba ya 4 pisos del edifICio.
Desde entonces la empresa presumla de hacer "trajes a la medida" de las necesidades
informativas de sus dientes. No se limitaba a vender un documento con lo más
relevante de la información de interés general, sino que se ocupO de elaborar los
llamados "seguimientos tematizados", es decir, el monitoreo especifico de aquellas
notas del ámbito de influencia de cada diente.
Especialistas en Medios innovó al crear el servicio de ·oportunos· o alertas·, mediante
el cual se informa de manera inmediata al diente respedO a información relevante
transmitida en radio o televisión en tomo a su persona, organización o dependencia.
¿Por qué un funcionario responde con tanta prontitud a una nota negativa transmitida
en la radio? Esta modalidad es la clave.
y asl también la companla puso en prádica diferentes modalidades para la entrega de
sus produdos, ya sea de medios impresos o electrónicos. Desde el inicio contó con su
equipo de mensajerla, motociclistas que · lIueva, truene o relampaguee", literalmente,
con rigor cumplen con su cometido,
Vicky Montes, coordinadora de Mensajerla, recuerda una anécdota de uno de sus
colaboradores, Isidro Garfias, quien en época de lluvias se accidentó cuando acudla a
la Presidencia de la República para entregar una carpeta destinada a Eduardo Soja.
"Licenciado, me derrapé y me cal. se ensució su carpeta, espero que no se moleste.
Con carino, su mensajero", escribió Isidro en un papelito, a manera de disculpa dirigida
al entoncesresponsable de la Oficina de Polfticas Públicas en el sexenio taxista.
6 ..
Para 1996 EM habla incorporado ya el servicio de correo electrónico, aunque la captura
y almacenamiento de la información de medios electrónicos aún estaba en una etapa
precaria y se recurria a los archivos en "word".
En agosto de 1997 el crecimiento de la plantilla de personal -más de 70 empleados- y
la logistica de la operación obligaron a buscar nuevos espacios. EM se trasladó al que
es su domicilio actual. una amplia residencia en la colonia Del Valle.
En esa época surgió un nuevo departamento. Análisis, creado para entregar al cliente
las herramientas necesarias, los criterios, las tendencias que se observan en los medios
respecto a determinado temas coyunturales. lV Azteca fue nuevamente uno de los
primeros contratantes, con la solicitud para seguir en ese entonces el caso de la
demanda a la conductora paty Chapoy, recuerda Carolina Campos, una de las
analistas fundadoras del área. Pronto se sumarian otros clientes, como el gobierno
capitalino de Cuauhtémoc Cárdenas.
la clasificación de la información captada, el creciente banco de datos, las cada vez
más apremiantes exigencias de los clientes haclan ya necesaria la modernización
tecnológica de los procesos de producción. A finales de milenio los ingenieros de la
propia empresa comienzan a disenar un software a la medida de las necesidades de
EM.
ASi, en el ano 2000 EM entra al nuevo milenio con su propio Sistema de Análisis de
Información (SAl) , instrumento que permite a las diferentes áreas de la empresa
sistematizar, almacenar, explotar y clasificar toda la información monitoreada en los
más de 100 noticiarios de radio y televisión que se siguen y el medio centenar de
diarios y revistas que se revisan cotidianamente.
Ya con el SAl en la operación. Especialistas enfrentó en el ano 2000 el enorme
volumen de información que representó la elección presidencial y al ar.o siguiente. un
11 de septiembre. estuvo en condiciones de responder a la enorme demanda de dalos,
de pormenores que presentaron todos sus clientes de cara a los atentados contra las
Torres Gemelas de Nueva York.
7 -
Para ese entonces la cantidad de empleados rebasaba por mucho lo que podrfa
considerarse como una pequena empresa; era necesario que Especialistas adquiriera
una estructura institucional, que su operación estuviese garantizada más allá de sus
individualidades. Para colaborar en este proceso es que llega en 2002 el licenciado
Carlos Velasco Oliva, hoy Director de EM.
Siempre en constante renovación tealOlógica, en noviembre de 2005 la empresa
incorpora el servicio de digitalización de audios y videos en su área de monitoreo de
medios electrónicos. Desde ese entonces, en su correo electrónico o a través de la
pagina de EM, los dientes de Especialistas pueden escuchar o ver la información de su
interés tal y como se transmitió en la radio o la televisión.
y en esa dinámica que busea el desarrollo equilibrado de todas sus áreas, para este
al'\o EM pondrá en marcha nueva tecnologla en materia de prensa digital.
Es la etapa de las inversiones fuertes, la empresas cuenta ya con 240 empleados,
personal joven egresado de las escuelas de comunicación, gente experimentada
proveniente de diarios, de estaciones de radio, expertos en mercadotealia y ventas,
administradores y un muy importante, estratégico equipo de 30 mensajeros.
Es la consolidación de Especialistas en Medios. La empresa que ha ganado en los
últimos tres al'\os las licitaciones para prestar el servicio a la Presidencia de la
República; la compal'\la que cuenta con la confianza de dientes del tamano de Telmex,
Televisa , Banamex, Coca Cola y el Tecnológico de Monterrey, y que informa a
informadores como José Gutiérrez Vivo, Osear Mario Beteta, Carmen Aristegui.
Es Especialistas en Medios, cuyo éxito se fincó en la elaboración de una Carpeta
Periodlstica que llega a alcanzar las 300 páginas, pero con un disel'\o que permite al
lector conocer lo que más le interesa en 15 minutos; es la unión y la coordinación del
esfuerzo cotidiano que permite entregar carpetas informativas a las 5 de la manana en
los domicilios de los dientes.
• ..
Es una empresa que puede presumir, sin que sea slogan, de "no bajar nunca la
cortina", de trabajar las 24 horas de los 365 dfas del ano: el coordinador noctumo de
Radio y Televisión concluye su labor cerca de las 3 de la manana, cuando el primer
calificador de prensa ya tiene una hora de haber iniciado su labor.
Especialistas en Medios, donde diariamente se procesan más de 2 mil notas de medios
impresos y mil piezas de radio y televisión. Especialistas en Medios, que con estas
cifras, trayectoria y capacidad se mantiene como la empresa Ifder del mercado de
monitoreo.
1.1.3 m MéJdco de 1_
Es importante senalar qué sucedla en México en el ano en que se funda la
organización.
Sin duda, 1994 fue un ano que quedó en la memoria de muchos, no sólo por la crisis
económica y el tan estudiado "Error de diciembre", la crisis bancaria que afectaba toda
Latinoamérica provocando el denominado efecto Tequila, sino por la entrada en vigor
del TLCAN; la aparición del EZLN; las elecciones de agosto, la turbulenta relación entre
los miembros del gabinete, desde la renuncia de Patrocinio González Garrido a la
Secretarfa de Gobemación y su sustitución por el, hasta entonces, titular de la PGR,
Jorge Carpizo McGregor; pasando por el asesinato de Luis Oonaldo Colosia Murrieta
(23 de marzo), el destape de Emesto Zedillo Ponce de León, el homicidio de Francisco
Ruiz Massieu (28 de septiembre), secretario general del PRI, y la exigencia de la
sociedad tapatfa por la solución del crimen del Cardenal Juan José Posadas Ocampo,
ocurrido el 23 de mayo de 1993.2
Pero, quizá, a la distancia de estos 13 anos, lo peor fue la forma de despertar del sueno
de que nos prometieron: México seria un pafs de primer mundo, .. Y fue sólo eso, un
lhttp:// www.juridicas.unam.m.x/publicalanuariolamw94/coIe.html
9 -
despertar amargo, el 20 de diciembre, cuando el precio de dólar aumentó casi al doble
(pasó de 3.50 a 6.30 pesos por billete verde).
De •• SoIkI ............... t. p-. MI .........
Las elecciones generales se desarrollaron el domingo 21 de agosto. Aunque no
llegaron a los niveles de tensión de 1988, la mayorla de los analistas pollticos coinciden
en Que la gente votó por la continuidad, como una forma de contrarrestar su miedo a la
desestabilización del pais, después de cinco atlos Que fueron percibidos como de
progreso en el gobierno de Carlos Salinas de Gortari.
Los resultados de la elección fueron los siguientes: Ernesto Zedillo (PRI), 48.69 por
ciento; Diego Fernández de Cevallos (PAN), 25.92 por ciento; Cuauhtémoc Cárdenas
(PRO), 16.59 por ciento; Cecilia Soto (PT), 2.75 por ciento; Jorge González Torres
(PVEM), 0.93 por ciento; Rafael Aguilar Talamantes (PFCRN), 0.84 por ciento; Alvaro
Pérez Trevil'\o (PARM), 0.55 por ciento; Marcela Lombardo Otero (PPS), 0.47 por
ciento; Pablo Emilio Madero (POM-UNO), 0.28 por ciento. También fueron electos 96
senadores y 500 diputados federales. El lotal de votantes fue de 35 millones 258 mil
291 ciudadanos?
T ..... co_un ........
Las elecciones de Tabasco se llevaron a cabo el domingo 16 de octubre y fueron muy
controvertidas pues, aunque se declaró ofICialmente ganador a Roberto Madrazo
Pintado, Andrés Manuel López Obrador no aceptó los resultados, denunció un fraude
electoral y, sobre tocio, el uso de recursos millonarios Que superaban los topes de
gastos en la campana de Madraza Pintado. López Obrador encabezó protestas y una
marcha a la Ciudad de México, sin poder cambiar los resultados electorales.
Azul, plnt.do de au.
Las elecciones en Jalisco fueron las primeras Que le dieron el triunfo a un candidato
diferente del PRI en el estado, al resultar ganador Alberto Cárdenas Jiménezdel PAN.
En estos comicios también se renovaron 124 alcaldlas y 40 diputados al congreso local.
' Idem. , . ...
.... 1. b ... ac .... pe6n
Fue hace 13 anos, cuando en la XV Copa Mundial de Futbol , desarrollada en Estados
Unidos, la selección de Brasil, capitaneada por Dunga, ganó por cuarta ocasión el
tomeo, al derrotar en la final a Italia 3-2, en penalties. Por la parte italiana fallaron
Baresi, Massaro y Roberto Baggio: por los brasilenos, Marcia Santos. En el tomeo
participaron 24 paises, se llevó a cabo en 10 sedes, cuyos estadios, en promedio,
albergaban 70 mil espectadores. La mascota del tomeo fue el perro Stricker.
""-'1 d _ cl ..
En el ámbito cultural, el Palacio Nacional de las Bellas Artes celebró su 60 aniversario el
29 de septiembre. Dentro de las exposiciones destacadas de ese ano en el Recinto de
Avenida Hidalgo y Eje Central, encontramos: Arquitectura de México. Fotograffas de
Juan Rulfo: Paseo de la Reforma. 1864-1994 y Recuperación del Patrimonio
Arquitectónico del siglo XX.
El Festival Intemacional Cervantino realizó su XXII edición, dirigido por Sergio Vela
Martlnez, destacando en su programa: Concierto para guitarra y orquesta, de Eugenio
Toussaint: La Camerana, de Jaime Márquez; Corazón Sur, de Eduardo Soto Millán:
Tambuco, cuarteto de percusiones de México; y Derive, Pierre 0vu1es.4
los Premios Nobel de este ano los obtuvieron: Bertram N Bockhuose y Clifford G. Shull,
en Flsica: en Qulmica: George A. Olah: en Medicina, Alfred G. Gilman y Martln Rodbell;
en literatura, Kenzaburo De; de la Paz: Yasser Arafat, Simón Peres e Isaac Rabin : y de
Econornla: Reinhard Selten, Jann Forbes Nash y Jann Harsanyi.
Es de destacar que el Premio Prlncipe de Asturias en letras fue para el mexicano Carlos
Fuentes. Y el Premio Cervantes fue para Mario Vargas Llosa .
• http://www.mexicomaxico.org.mx
11 ..
CI_
Este ano la industria cinematográfICa dejó pellculas como El Cuervo, con erandon Lee;
El rey león, de Rob Minkoff y Roger AJlers; Forrest Gump, con Tom Hanks; Pulp Fiction,
con John Travolta , Samuel L Jacksoo, Bruce Wil1is y Urna Thurman.
Los ganadores del Osear fueron : Mejor pellcula: Forrest Gump; Mejor Actor: Tom
Hanks: Mejor Actriz: Jessica Lange, por Blue Sky; y la mejor pellcula de habla no
inglesa: Belle ~poque (Espal'la), de Fernando Trueba.
Loa ..... tueron
Charles Bukowski. escritor y poeta estadounidense (9 de marzo) : Eugene lonesco,
dramaturgo francés, de origen rumano (28 de marzo); Kurt CObain, músico y cantante
de Nirvana (5 de abril); Richard Nixon, polltico estadounidense (22 de abril) ; Ayrton
Senna da Silva, piloto de F1 brasilet'lo, durante el Gran Premio de San Marino (1 de
mayo); Kim 11 Sung, IIder, politico y presidente de Corea del Norte (9 de julio); Ellas
Canetti, escritor y Premio Nobel de Literatura en 1981 (13 de agosto); linus Pauling,
fisicoqufmico, Premio Nobel de Qufmica y de la Paz (19 de agosto); y Julio Ramón
Ribeyro, esaitor peruano (4 de diciembre).
Mundo
Fue 1994 un ano en el Que 84 paises firman un acuerdo sobre seguridad nuclear y
Beriln Queda completamente desmilitarizado, cuando, primero se despiden las tropas
aliadas, encargadas del sector occidental de la ciudad y, el 25 de junio, los rusos salen
definitivamente de Beriin. El muro cayó. La 11 Guerra Mundial terminó verdaderamente.
En julio 18 la República Argentina se vio sacudida: En Buenos Aires, la AMIA
(Asociación Mutualista IsraeU Argentina) sufre un atentado Que dejó 85 muertos y
cientos de heridos. Ruanda vive una guerra civil Que es controlada ese mismo ano, el
16 de julio.
En fin, después de ectlar un vistazo a su historia, ésto nos permitirá analizar
objetivamente el contexto en el cual tuvo su origen, asf como las principales situaciones
Que han llevado a configurarse de una u otra forma.
" -
Cabe sel'\alar que especifica mente este trabajo de investigación se centrará en un sólo
departamento , en el área de Prensa, la cual está ligada con Slntesis ya que si un
diente no quiere leer tantos texto, Srntesis se encarga de hacer resúmenes de la
información, es decir, hace reportes más ejecutivos. En el inició de esta investigación se
hablará de la empresa en general, posteriormente a partir del organigrama se centrará
como ya se dijo en el área de Prensa.
1.2 La ImpDOUnd ..... ..tono .... 1. ~
Las Ofganizaciones son ·unidades sociales humanas (o agrupaciones humanas)
deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines especlficos. la
estructura de la organización es un modelo relativamente estable de la organización; es
tan sólo un aspecto del todo y nunca es igual al sistema social. Entre los elementos
estructurales figuran la división de los cometidos, la distribución de los puestos y la
ordenación de las instancias. Son las actividades, derechos y obligaciones que es
preciso fijar mediante reglas y ordenanzas".5
Para definir lo que es una Ofganizaci6n es necesario considerar que emerge y vive en
un entorno con el que se relaciona y la atraviesa. El entorno de una organización se
debe entender solamente como aquello externo a ella, que la influye y es influido por
ella (luhmann, 1991). Ciertamente, el entorno en la era de la globalidad es complejo,
incierto e impredecible. Es decir exige de toda organización una continua selección
como forma de reducir y tratar el exceso de relaciones que significa su entorno.
En seguida, se realizará un análisis de las relaciones del entorno que SOfl importantes
para la organización, pero hay entornos relevantes para cada Ofganizaci6n, de acuerdo
a su ramo y giro.
Cuando se habla de ambiente general se refiere a aspectos sociales, pollticos y
económicos que se encuentran en el entorno, pero no interactúan de manera directa
con la organización, pero hay entornos relevantes para cada organización de acuerdo a
su ramo y giro.
13 ...
1.2.1 Contexto econ6mlco
El entorno de EM es principalmente económico puesto que es muy dependiente de la
situación económica del pars, asl como del presupuesto que el gobierno asigna a cada
dependencia, considerando que el 60 por ciento de dientes en la empresa es del sector
gobierno, afecta que esos presupuestos no se liberen, se recorten o se modifIQuen,
inclusive, en las dependencias que licitan los servicios de monitOfeo de información en
rnuchas ocasiones asignan al ganador por el monto más bajo y no por el tipo de
servicio. En el caso del sedor privado no siempre se tiene presupuesto disponible para
este servicio.
1.2.2 __ "
Segun Fernández Collado, la empresa se encuentra en un complejo entorno social
donde forman una red de relaciones con proveedores, clientes, competidores. Este
conjunto que enmarca las actividades de cualquier organización constituye su
ambiente.
Todo sistema se debe encontrar permanentemente adaptado a su entomo y sus
cambios determinados estruduralmente son gatillados por perturbaciones provenientes
del entorno. ( ... ) El sistema organizacional, por consiguiente, se halla en un proceso de
modificación permanente, en adaptación constante con su entomo.s
A continuación se hablará de algunas variables del análisis contextual.
1.2.3 Loa diente.: Sector Público. InIcI8ttni prtv8d8
Cabe destacar que dentro de los clientes que están en cartera de EM, el 60 por ciento
pertenece a gobierno el 40 por ciento aproximadamente es iniciativa privada. La meta
de este ano es elevar la venta de produdos a la iniciativa privada.
' Rodri_ M. Dwlo, "f};ggrrl<dw0rp0i:0c!r!r0C MbioG. Alr.o.n.g., U"¡-.idoodColl6l"", cltCbik. 1999. p. 4)
" -
Para conocer el grado de satisfacción del cliente sobre el servicio que ofrece EM, se
hicieron dos preguntas vla telefónica a una muestra de 20 clientes, las preguntas fueron
muy concretas qué es lo que más le gusta y qué es lo que menos le gusta del servicio.
El 90 por ciento contestó que lo que más les gusta es que recibe un muy buentrato y la
buena atención cuando llaman o hacen alguna petición. El 50 por ciento manifestó
disgusto cuando se omiten las notas que a ellos se refieren y no cumplir a tiempo con
los servicios contratados.
Se debe considerar lo anterior para que ese cincuenta por ciento disminuya, y no se
tenga motivo de disgusto por parte del cliente, cabe destacar que en el capitulo dos se
abordará ampliamente este tema.
Considerando el entorno actual, que es fin de sexenio, es necesario y urgente visitar a
todos los clientes de gobierno ya que al haber cambios en la estructura, quienes llegan
a ocupar los nuevos puestos, desconocen el servicio y los alcances de éste.
A continuación se hace una relación de algunos clientes que se encuentran en la
cartera de EM.
15
•
Sector Público
• PreaidencNI 0.11 RepjbIk:I
• SeerWriI o. EconomiI
• SeerWriI o. HIdIncII
• ~ delTI'IIbIfO
• FlscIIII &peclll1uda 1** 101 Delb -• IRItiluto Federal a.c:tor.I , .....
• InItIIuto ~ del SIguro SociII
• lMtIIuto NIcIonII o. .. rnujIrM
, """"'"
• c.mw. o. 0/puQd0I
• CcMI6n FednI o. EIectriddId
• BInco dllMdco
• MunIcIpIo dI"nq.AICIII
• lIkIIIIcipio di NIat ullc4oJol
• lIkIIIIcipio di C-..tiII6n ,---,--
• DeIep::I6n V.........., c.mnza, .... oIroI
Iniciativa Privada
, MVS
• Tv AzlIIcI
, CIwyolo<
, ""' ...
, o..-, .... ,
'6 ...
1.2.4 _ ...... 10 Tec:noI6tIlco
La organización moderna es generalmente más eficiente Que la antigua o medieval7
Existe una infraestructura importante en la empresa, equipos de cómputo, copiadoras
digitales, que permiten salir adelante con la operadón diaria, pero debido a que la
innovación tecnológica está a la vanguardia y cada dfa ésta se va perteccionando es
necesario contar con tecnologla de punta que ayude a la eficiencia en el proceso de
producción. El próximo ano se pasará de la forma manual a la forma digital, esto es
implementar una tecnologia europea que ya está en el mercado con la cual se busca
dar mejor calidad y eficiencia al servicio contratado por los dientes. se abundará este
punto el capitulo cuarto de esta investigación, en el apartado de cultura, ya que dicho
cambio puede ser objeto de otro análisis.
Otra de las variables de importancia para EM es la relación que mantiene con sus
proveedores.
La relación con los proveedores es meramente comercial, se tienen acuerdos en cuanto
a los pagos ya que estos proveedores dan crédito desde 15 a 30 dlas. Con todos se
tiene una buena relación, aunque con el Despacho Teesa , quien es uno de los
principales proveedores de periódicos, es contradictorio que él venda los periódicos
antes que, la miSma empresa que los hace, es decir, revende los periódicos y compra
grandes cantidades, siempre le dan el privilegio. Aunque cabe destacar que siempre su
trato hacia la empresa ha sido bueno.
EM adquiere dos o tres periódicos para su proceso, de cada uno de los de circulación
nacional. Y como la prioridad es que lleguen lo más temprano los periódicos se deben
comprar más caros y bajo las condiciones Que el proveedor decida.
17 ..
Para conocer el grado de satisfacción de los proveedores de EM se hizo vla telefónica
dos preguntas, a una muestra de 5 proveedores, las preguntas fueron ¿Cómo
considera que es el trato que le dan? ¿Sus facturas son pagadas en tiempo y forma?
En la segunda pregunta el 100 por ciento de los proveedores manifestó que se les paga
puntualmente. A la primera pregunta el 90 por ciento de los proveedores senaló que
reciben un buen tralo, aunque un 10 por ciento sel\aló que en ocasiones lo hacen
esperar más tiempo de lo debido.
Los principales proveedores de EM son:
en
1.2.. La cotnpetend.
Hoy dla se ha incrementado la competencia de EM, aún cuando es Ifder en el mercado,
sin embargo, casi a diario tiene que crear estrategias para poder cumplir al cliente y
mejorar lo que se ofrece afuera , también enfrentar el abaratamiento de los servicios por
parte de la competencia, ya que en el afán de vender, se encuentran servicios que
están hasta en una cuarta parte comparado con los costos de EM, cabe destacar que
18 ..
este abaratamiento finalmente le afecta a esta competencia, ya que abaratan tanto el
producto que lo ofrecen mal. Y por tanto el diente vuelve a contratar a EM. Pero el
tiempo en que el diente se aleja es un costo que no deja de afectar a la organización.
Es necesario, por tanto, contar con tecnologra de punta para dar mejor presentación
calidad a los productos que genera. Aunque se debe considerar que aún cuando se
tenga la mejor tecnologla, si no se encuentran configuradas ciertas metas funcionales
no se logrará la misión encomendada.
Se debe recordar que los emergentes del entamo es un punto importantlsimo, ya que
siendo EM una organización altamente contingente, doblemente contingente cada dla
se tiene que considerar que pueden no llegar los periódicos a tiempo, se puede
accidentar un mensajero y no cumplir con la misión de entregar los productos, aún
cuando se cuenta con una planta de luz. puede en alguna ocasión no contar con
energia eléctrica. estos emergentes también se deben prevenir, aunque ello le genere
un costo alto a la organización. Pero un emergente mayor que enfrenta EM es que la
información tiene una vigencia y si no se distribuye a tiempo esa vigencia se pierde.
Otro emergente son las peticiones de infonnación de los dientes, ya que cualquier
intonnación le es de interés y en cualquier momento hace peticiones que no se pueden
prevenir, sin embargo, siempre hay que estar preparado para estas peticiones las
cuales también tienen un costo para la organización. en el capitulo dos, se abordará y
se hablará del costo que tienen estos emergentes.
1.3 Una mi,.... ... eetnactun
Al ser las organizaciones sistemas detenninados estructuralmente, nada puede
ocurrir1es que no esté posibilitado por su estructura. Podrlamos también considerar una
ejemplificación en el ámbito organizacionat una misma crisis económica conducirá a
muchas empresas a la bancarrota, en tanto otras podrán mantenerse y otras
finalmente. lograrán incluso superar la crisis obteniendo grandes ventajas de ella. No es
la situación económica externa, por lo tanto, la que detennina la quiebra o el éxito de
las empresas es la propia estructura de éstas.
19 -
la determinación estructural no significa, sin embargo, que las estructuras de los
sistemas sean estáticas. Por el contrario, la estructura de un sistema es cambiante.
Todo sistema organizacional se encuentra en un cambio estructural constante.8
Una organización es un sistema social y, como tal, es un sistema autopoiético de
decisiones. Esto quiere decir, que se trata de un sistema que produce en su operar los
elementos que Jo forman. Una organización está constituida como una red de
decisiones que produce las decisiones que la constituyen.
( ... )Todo sistema social tiene como momento de su autopoiesis, de su autogeneración,
la reflexión acerca de si mismo. Sólo a partir de los elementos propios de la
organización podra la organización cambiar, evolucionar, transformarse o permanecer
idéntica a si misma. En otras palabras, un sistema autopoiético determinado
estructuralmente, como las organizaciones, sólo puede considerar como elemento
aquello que es producido como elemento por el propio sistema.
( ... )EI postular que las organizaciones son sistema autopoiéticos estructuralmente
determinados a los que no se puede cambiar en el sentido intentado desde el exterior,
no quiere decir que sean sistemas estáticos no afectados por su relación con el
entomo. Por el contrario, las organizaciones están constantemente sufriendo
perturbaciones en su relación con el ambiente. de tal modo que cualquier modificación
en el entorno gatillará cambios determinados en la estructura de la organizaciones9 .
Por tanto, la estructura de una organización debe estar creada en función de una
correcta organizaciónpara lograr la eficacia y cumplimiento de los objetivos para lo que
fue establecida. Asimismo, se debe hacer hincapié en los miembros que integran esta
organización, quienes deberán desempetlar sus cometidos. Para complementar lo
arriba citado, se revisará a continuación el ideario organizacional que aplica en EM .
• Rodripu M. Dorio, -[};agn6HIrrI/!W!!!;q;jortqI'. Mé:<ioo. Alfia.()mcp, UniYC<Sidod c..\Ia de Chik. 1999.1"& .• 3
t IbIokm. P. .5.
20 -
El ideario que consiste en el conjunto de ideas valores, normas y slmbolos que animan
la vida de una organización. 10 A continuaciÓn detallaremos el ideario de la empresa,
Mlal6ft
La misiÓn de la empresa es "EM se ha dado a la tarea de ser IIder en la compilación ,
Ofganizaci6rl y análisis de información. Nuestra misiórl está basada en mejorar
continuamente los servicios Que ofrecemos, buscando satisfacer las necesidades de
nuestros dientes. Esa constancia nos permitirá generar mayores rendimientos
razonables para el personal y los accionistas". 11
Para lograr la misión EM, es imprescindible conducirse de acuerdo a los siguientes
valores.
Los .... _
los valores de EM reflejan la necesidad de establecer acciones preventivas. más Que
correctivas entre el personal , son un modo de pensar y de actuar en la búsqueda de la
mejora continua. los valores en sI mismos representan el modo de pensar de la alta
Dirección, y buscan permear en toda la empresa hasta los más bajos niveles de la
pirámide organizacional. 12
""'Id'"
La calidad de EM "es nuestra prioridad, pues desarrollamos y distribuimos la mejor
información en el ámbito nacional, porque nuestros productos tienen un valor
agregado".13 _o
IU MonuaI el< inducción <lo EM. AIIo 2006. J'O¡¡. 8 .
11 lbidan. Po 8
Il lbidem. Po 9
IJ Idcm.
21 ..
El servicio para EM "es importante satisfacer las necesidades '1 preferencias de los
clientes",I"
Otro de los valores de EM es el bienestar "nos esforzamos porque el personal integre
un buen equipo de trabajo, Asimismo buscamos que tenga un buen desarrollo
individual. profesional '1 económico, basado en su propia dedicación, esfuerzo '1
talento", Deseamos que nuestro equipo de trabajo tenga la seguridad de alcanzar una
oportunidad para su desarrollo profesional, económico '1 humano, mediante su
dedicación, esfuerzo '1 talento, 15
1"12 Objettvo. de l. orpnIz8CIón
Los objetivos de las organizaciones no siempre se hallan tan claramente definidos
como suelen estarlo, sobre todo, en las empresas, Con frecuencia la definición del
objetivo se limita a dar una dirección general tiene que ser concreado caso por caso,
"La precisión con que se defina el objetivo de una organización influye no sólo sobre la
capacidad de adaptación de la organización, sino también sobre la libertad de
movimiento que haya de tener la personalidad singular que dirige la organización", 16
"El objetivo de la organización se ofrece como el mejor punto de partida para el análisis
de la misma, 'la que es un detenninante del acontecer en la propia organización, Como
objetivo de la organización solamente debe considerarse lo que realmente gula las
decisiones, lo que en la organización orienta el acontecer, las actividades '1 los
procesos hacia un fin especifico·, 17
EM es una empresa de producción 'la que elabora productos '1 proporciona '1 crear
servicios que serán consumidos por la sociedad, Según Renate Ma'lntz, quien clasifica
.. """'"
I! Ibidem. P. 10
16 Moynlz. 1'1 ....... · Sorio/"" "/[!q .......... Y!"!rIo! . Ma4-id. Ali_ Uni,cnQd, MIo 1990, p, 15,
" """
22 -
a las empresas por sus objetivos, EM es una empresa que tiene como objetivo el logro
de cierto resultado o determinada acción por fuera.
Es importante senalar que EM no tiene sustentados sus objetivos y cuanto menos
interesado esté un grupo de miembros en el objetivo de la organización, menos se
identificará con él y menos luchará por él. Esto quiere decir que sólo los miembros que
se identifican con el objetivo de la organización conservarán su actitud cuando, a
consecuencia de distintas circunstancias, ya no pueda ser alcanzado con los medios
que tenia hasta ahora ni de la manera como se consegula hasta ahora.
No obstante que no tiene los objetivos formales, en términos generales, se cuenta con
una estructura orgánica que a continuación se presenta. Seria importante que se
formalizaran dichos objetivos.
103.3 I!I ..............
El organigrama que se presenta, °es de configuración funcional, este tipo de
organigrama corresponde generalmente a pequenas y medianas empresas. La
distribución formal de papeles y misiooes puede traducirse en el organigrama". 18
°Esta configuración funcional se fundamenta en el principio de especialización de las
divisiones y requiere una determinada centralización en las decisiones tomadas en el
nivel de la dirección general. De este modo, presenta la ventaja de favorecer la
auditarla de los responsables de división, pero tiene el inconveniente de ser lenta y
poco eficaz en caso de muHiplicidad de productos. El organigrama funcional está muy
extendido en las empresas medianas. En su estudio sobre setenta y nueve empresas
en su mayorla pequenas y medianas), M. Kalika 19 muestra que, efectivamente, el 80
por ciento de ellas adoptó ese tipo de organización".20
l. s.toIi Annic.(~ y~ ÚlI1m!!iz«!érrf!.!!!!!!k!!!!! !q~PrU!!ip.l:r MhK:o. Paiob. 1'IC. P. 65.
19 M. lúli"-. "Srne.1!qu d·t!!!Im!ÍlQ. W:ra dármwn!.! « !lbr!pgs" Jl.oo<>órrá<.a. 1988.
~ Bono/i Annie. -Ü!'Rti9K"'tt y ~-. La ........... ioIn ~ 10 ..,.".., ..... ioIn o.¡on; ..... Méx ..... Poidot, 1983. pp. 64. M .
23 -
O
Organigrama
~------------~I ~~~~I---------
- I -=-IE~ - 1'1----,1 I,=,
= 11 --1 -- 11-0 -1
--0-
-----. _0 ---
•. ~
--- II - II - II -=-
~.;::~- 1=11 = 1 _ ..
- -._. -
= 11 -=- 11- 1
~I I - II- I
-- II -~ I
- 11 - 1
= 11 = 1
"En la práctica los organigramas dicen cada vez menos, si es Que alguna vez dijeron
algo. En la relación cotidiana. cualquiera en la organización puede iniciar una
interacción comunicativa con el que sea de los actores de su entorno inmediato los
supuestos de control prescribirlan que no cualquiera en cualquier dirección, lo que
impide reconocer la importancia de estos sucesos. Lo que el organigrama si hace
evidente es el carácter subordinado de las relaciones. Predomina la comunicación de
24 -
orden; prevalece la institución de la obediencia. ·Porque soy el jefe" es la última
respuesta cuando se agotan la imaginación o los argumentos".21
Como se acotó al inicio de este trabajo de investigación, a partir de este punto se
centrará en el área de Prensa. Por tanto, a continuación en la figura 3. se presenta el
organigrama del área. objeto de estudio, con el fin de acercarse más a ésta.
~e-____ o_ .. __ ._n_ •• _", __ m_' __ d_. _'._",::':d:.::p:,.:n: .. :::::::: ______________________ _
COORDINADOR
DE PRENSA
COORDINADOR
DE CAUFICADORES
COORDINADOR
D E D IS TRIBUC iÓN
'-
e CORTADORES )
En este organigrama que se presenta, también es de configuración funcional, y se basa
en la división de tareas.
Como se puede observar en este organigrama, hay una cabeza, un jefe, que en el
funcionamiento del área aunque en la actividad diaria no se percibe. cuando se observa
el lugar donde se ejecutan estas acciones se puede notar como el jefe se pierde en
loda la operación , el jefe se abslrae y trabaja en un extremo del lugar fisico donde se
ejecutan las tareas.
11 s..-o Rafod. <1 al. ~/,g 0M.lIIizqgd!I1tabjtJbk " EdiIOrl.! Syt. Mé>.ioo. A.IIo 2001. p. 60.
25 ...
Por consiguiente casi todas las decisiones importantes se deben consultar con la
dirección general, en algunos casos hay flexibilidad, pero aun cuando se le pennite, el
jefe no toma las decisiones.
De los 230 empleados que hay en la organización, 40 están ubicados en esta área.
Los tumos en los que se labora aqul son de 2:00 de la manana a 8:30.Trabajan 6 dlas
a la semana, con un dla de descanso, que asigna Recursos Humanos.
Enseguida, se explicará cómo se incorporan los nuevos integrantes a la organización.
Hay un área de Recursos Humanos que se encarga de la selección de personal , a
través de un proceso de reclutamiento. A continuación se describirá en que consiste.
"Mientras una organización exista y funcione tiene que cumplir el triple cometido de
ganar miembros, lograr su pennanencia en ella y hacer que desempenen sus
cometidos. Si se consideran estos procesos desde el punto de vista de la organización
cabe preguntarse cómo y por quién son reclutados los miembros, qué incentivos tes
ofrece la organización y que medidas utiliza ésta para tograr su pennanencia y su
colaboración".u
El siguiente flujograma muestra claramente la ruta que se lleva a cabo para el
reclutamiento o contratación de personal
26 -
O---~-~~~·~-~·~-~·~-~~'~'~"~~' :""~'~-~:-~~~·~<:'''''''::'·::'!!~'C-::'·~~:-::-~~~-'::~·:-::::_--
Al.urgir
uno
v.cante
~-,-~---_._ .. _ ... _ .. -
... _-_ .. - "---_ ... -.--..... _ .... _. ---_ .. _ .. __ .. -._ .. _._ .. -.. .. __ .. _" -_._ .. --
._------ .... __ .. _ .. _------_ .. _ .. --------_ .. _.-,--_ .. -,--
.. --_ .. --_ .. _ .. -
' .. _-. _ .. _. _ .. __ .. _ .. _ .... _._,-
",-.- ... _ ... _ .. _ .. -"-._.-
j
. ---
• - - ' I.~-",,::!:.;;-., ---_ ___ o 0_" - -__ o ---
Antes de darse a la búsqueda de los posibles candidatos para cubrir la vacante, es
necesario contar oon la Requisición de Personal, ésta debe estar firmada por el
Coordinador del área. En caso de ser un puesto de nueva creación, debe estar
autorizada por el Director General.
También se consideran los curriculums que envian a través del correo electrónico a
Recursos humanos.
Con base en lo anterior, se identificarán los candidatos más viables que cubren por lo
menos con el 80% de los conocimientos, habilidades y experiencia , que se indica en la
Requisición de Personal. Sólo estos candidatos son los que continuarán el proceso, es
decir, pasarán a evaluaciones técnicas. Los que muestren calificaciones aprobatorias
son quienes se pasan a evaluaciones especificas del área .
Aprobando estas ültimas evaluaciones especificas del área, se pasa a entrevista con el
jefe del área .
27 -
Cada puesto tiene su descripci6n de actividades y su perfil, sin embargo, al realizarse la
contratación como arriba se senala, en muchas ocasiones el personal coolratado no
cubre las caraderlsticas requeridas, o viven extremadamente lejos del área de trabajo,
lo que implica rotaci6n constante del personal y mucho desgaste a la empresa ya que
se debe estar en constante inducción con el nuevo personal, quienes finalmente se van
a las dos o tres semanas de conlratarios.
La modalidad de contratación es por n6mina, el personal cuenta con las prestaciones
básicas que marca la ley. La rotaci6n del personal es una variable frecuente. ya que
siempre buscan ganar más sueldo. A cootinuaci6n se hablará de la importancia de los
miembros de la organizaci6n.
"Mientras una organización exista y funcione tiene que cumplir el triple cometido de
ganar miembros, lograr su pennanencia en ella y hacer que desempenen sus
cometidos".23
Prensa desempena su trabajo 365 dlas al ano a continuaci6n se presentan los
miembros que integran el área, puestos y antigOedad de los mismos.
-~ ~-- ~~- ,-- ~~- .-- -- .-- -- .-- -- .-- -- .-- -- .-- -- ,,-- -- ,,-- -- .-- -- ,-• - -- ,-" - -- ,-" - -- ,-
1:1 lbidotn. p. 14)
2. -
" - ~~ --.. - ~~ --- ~ot ClltSIC.ODORU .-- ~ot~ ,-- ~DI!_ .-- lM:.OJ!QADo Dfi ' .... DOIM --- ,- .-- ~- ,,-- '0_ --- ~ .-- - --- - --- ~- .-- ~- .-- ~- .-- ~ .-- - .-- - .-- - --• - H_ --• - ~- --• - ~- --" - - --" - ~- --" - - --.. - - --.. - H_ --- -- .-• - ~-- .-
Después de observar el cuadro arriba citado, se deduce que el 30 por ciento del
personal es de nuevo ingreso, a continuación se procederá a presentar los perfiles de
puestos.
PUESTO DE TRABAJO
COORDINADOR: _ . ... ....
DESCRIPCIÓN GENERICA
~ C~ ~ rnedóos de c:orn.mieación en general: en ~I de Prema.
~ 8u&M AdapCaciOn Y gusto po( el trabajo en equipo.
6uen carácter y CQllIpIOIliso con $lIS traba¡adores Y con la lIfT1lIlISII en general.
Facilidad de palabra Y Liderazgo con su penonal o lIrea.
EJr~ en el "",nejo de grupos Y el trabafO bejo presII)n.
Disponibilidad Y buen cankter ante el personal en general.
&>en Il'8IO Y capeácllld de ensel\anu.
Abierto • nuevas metodoIogIas que P'M~,,_~,. '6~' el desa!ToIlo del "'89.
29 -
ACTIVIDADES
, Deberá diariamente hablar CXlf1 cada coordinadof para dar ijneamientos, modificBciones, e lnstrua:iones; 'f
del mismo modo recibir 0Dm!II otaIios, dudas 'f edarac;:ione$ del área en general.
• UI'liforTnanI ~s y jerarquiZ8r6 elg'-"'O$ de &los, CXlf1 el oIljetiYo de una féciI detecci6n de dientes Y un
eficaz Irabejo de equipo.
• Revisar Y comentar diariamente el p&rlOI'8fTIII general del éree.
HABIUDADES y CONOCIMIENTOS
• Sabrá dele¡Jar y contJoIej" al per$OO8I que tenga • su cargo.
• Deberé ~r periódicamente a su pefSOf"IIIl 'f ...., actividades oorrespondiente.
t T endrt que valorar la situaci6n prvsentII 'f origina'" ideas Y ~ de cómo podrlan ma;om los
servicios que aetJalmente realiza. II1forrn8Q¡ de cuaklUÍllf cambio al érea Adrrinistrativa.
• Motivar a sus 8fI'1lIeedos en loa hc:lraIios prMSta/:lIeI::icto$.
• Mantener una buena relación CXlf1 lo mordinadores de las otras áreas. CoordiIlBl$B paIlIla buena e;ec:uci6n
del tr8bajo en equipo a nivel orgarUadonal.
PUESTO DE TRABAJO
c:ocMIDINADOIt _ CALlPlCADQM.
DESCRIPCiÓN GENéRICA:
Conodmienbs de los diferentes ~ pefiodlsticos 'f área en geMflIl .
Conocimientos del formato 'f secdones de los distintos peOOdioos que cifculan en la dudad.
BueNo ed8pI8c:i()n 'f guslO del trabajo eo grupo y en equipo.
Compromiso 'f atanci6n para oon sus compar.eros 'f la empresa en general.
Experiencia en el manejo de grupos.
Adaptabilidad 'f buena ~ del trabll;o bajo pre$iOI1 .
ACTIVIDADES Y OPERACIONES
Reunirse por lo menos media hora CXlf1 el mordinador ganenl para recibir lineamientos Y dar comentarios.
AsI como di$pOSlCiOneS de la 0ife0ci6n GeneclII.
Elaborar metTIOIBlidum de trabajo a corto 'f rrediano plazo.
Elaborar el p&r"IOI'8ITIB general del depafUlrnenIO de Prensa (Acti-.\dade$. Responsabilióades 'f
Responsables)
Revisar 'f supervisar el trabIIio de _ coIaboradore$.
ActuaIÍlJIr,," es\rUdLIras mnfonne 58 vayan lldewando los criterios del diente.
Informar de posibles anornailas taoto del penonal como de las henlornientas de uso de su equipo de
trabajo.
0ebenIi supervisar el lnlbajo diariamente de los calificadores 'f debanI mantener ~ constante
con el coordinador de los recortacklnIs · pegadores.
HABIUDADES y CONOCIMIENTOS
0ebef6 tener IedUI'8 Rápida.
C~ de Memoria
Estaré a su cargo del buen uso del material que mantiene un uso constante en esa área.
Coordinará el desempefIo de los califie8oGores 'f el apoyo que esbS llegasen. necesitar.
Apoyaré a DXI el resto de calificador_. tanto en sus tareas como en la capedleción de eslO$.
PUESTO DE TRABAJO
CAUPlCADOIt. DI! .........
DESCRIPCiÓN GENéRICA:
COIiOCÍIllieI"11OS de los diferentes oéf¡etot pefiodlsticos 'f área eo general.
COI KICÍmiIIIIIOS del fonralO 'f secdones de loe distintos periOdioos que circulan en la dudad.
Deberá contar con una eapecid8d de Iedure rtlpida.
Capacidad de an(¡¡liais pBl'8 ordenaf la infomlac:iOn.
30 -
AdaptaCiOn ante lllllrabajo bajo presión.
Compromiso '1 atenci6n para con """ oompalleros Y la lIImpI"f!IS8 en IrIIIMfIII.
Gusto por la lectura periodlatica Y facilidad pa'lI esta.
ACTIVIDADES Y OPERACIONES
Reunirse por lo lTlIIIOOIII quR:e rm.c.rto. con l1li ~ QIIII"IIIII'8I para l'IIICibir ~l1III8mi111ntos '1 dar
COITIIIInllrios.
Senil responsable de la locaIiuIdOI'I de 11 infoo'lTlIIdOn releYiII"1te del dia y de la in10mlllCÍÓll de cada uoo de
los dientes.
0ebarlI a;onooer a los dientes de Ia~, parapoder asl, brinda!" un mejoI" aervicio.
Jerarquizar la infonnaci6n de los dientes asIgnaOOt Y ayudar a jerarquizar seguimienlolll oonfomIe a los
requerimierllos del llres.
Logrando as! un mejoI" entendi ...... to y CXlfI"II)feOIi6n de las nIIOHidades de nuestros dientes.
HABIUDADES y CONOCIMIENTOS
, Es su responsabilidad si 00 se delecta alguno de los temaa asignadoa.
• Si es f)IIIC8SIIÍC) tendré que recx:ortar '1 !Qb::opIar de 8OJe!do a las roecesidaóea del dla.
• 5en!o respconaabIIII de los materiales as! como del equipo que 58 la otorgue pa'lIlIII deaempefio de sus
actividades.
PUESTO DE TRABAJO
NCIADOR .,. PMN8A
DESCRlPCION GENéRICA
Habilidad en el pegado de noraa periodlS1ic8s.
Habilidad en la detecci6r1 de dientes Y neceaidades de eatos.
Habilidad ante l1li trabajo bajo presión.
Aper\ufa allr8tejo en grupo.
ACTIVIDADES Y OPERACIONES
Detlefi pegar con velocidad, OJidado '1 calidad.
0ebenI0 a;onooer laa distintas Mmicaa de pegado.
0ebenI0 capacitarse para lograr UIl8 mayot productividad.
No deI)erl¡¡ perder de vista el nombre de su periódico y detMri ooinc:idir este, con la /Iojtl en donde se pega.
Deben10 poner la fecha Y la seo:x:iOn del peri6dic:o en .. que fue encontreda la nota. ooIulTlllll o articulo.
Oebefj entregaf ~1l1'iIi e&da nota .
HABIUDADES y CONOCIMIENTOS
• Deberá tener cuidado en el manejo de sus herramientas de trabajo.
• Será responsable de los materiales aSI como del equipo que se le otorgue para el desempet\o de
sus actividades.
• Si el calificador le solicita tri carOOio o una nota adicional , esté tendrá la obIigad6ro de hacel1a
PUESTO DE TRABAJO
COOItDfNADOlt .,. DISTItIMJCION
DESCRlPCION GENf:RlCA
) ConodmienlOS de los óiferentes géneros periodistioos Y &r&II en general.
• Conoc:imiIntoa dellomIato y aec:donn de los dislinlolll periOdicos que cirrulan en la ciudad.
, ExperienQa en el manejo y CooróinaciOt1 de gf\JPOS.
• Adaptabilidad '1 buena consea.oc:i6n dellr8bajo bajo presión.
ACTIVIDADES Y OPERACIONES
31 ...
Reuni'se por ID tnef'IOa q.¡ÍflOe ~ (Xlfl el Coon:tinacklt paIlI fflCibr ~ y dar COI'I'let'1I8Oos. Asi
como disposic:iones de le. DifeoeiOn GenenlI.
Comunicar1es a ~ loIIx:opiedores y al duplicaOOt del nUmero de productos que se realWrin dll'1lnte le.
jornada diaria.
Compag;nar los peób:IIcos.
Coordinarla ~ da produdos Y el engrapado da los di"vefws produeloa.
Entregar al éIM de Mensajerfa ~ eervicioa (Xlfl!orme a las rulas que MlÍln astablaódas.
HABIUDADES y CONOCIMIENTOS
Capacjdad da Memoria
Estar.!i • BU C8fgO verificar el buen uso del malariaI que mantiene un UIlO (Xlflstanle en esa are..
Coordinatj el desempe/\o de Iot c:a1i1lcltcklres y el apoyo que ~ 1Ie(¡asen. neonitar.
Es su responsabilidad el datadar lodo lama asignado • esa Area.
PUESTO DE T1lABA.IO
DCMeADO MI. PALOM'R
DESCRlPCtON GENIf!RlCA
• Habilidad en adiviclades manuales.
• Habilidad ante el trabajo bajo presión
• /l4)ertura al lrabajo en grupo.
ACTIVIDADES Y OPERACIONES
• Deberá recoger a C8c:1a lJlO de los pegadores las notas realizadas.
• Verificar Que la notas lleve n(mero de página, sección y !"Umero del pegador.
• Deberá poner la fecha en C8c:1a lX1a de las hojas con velocidad. cuidado y calidad.
• Deberá pasar las notas al fotlXOPiado.
• Deberá repartir con rapidez y precisión cada ooa de las notas en los distintos casilleros del
palomar, de acuerdo con las clasilicadones que estén indicadas.
HAIIIUDADI!S y CONOCIMIENTOS
» Cuando feche . Deberá tener el cuidado necesario de 00 usar demasiado tinta con el fin de no
manchar las hojas.
PUESTO DE TllABoUO --
DESCRlPCtoN GENERlCA
• Conocimientos del maneio de walquier tipo de fotocopiadora
• Conocimientos de computación a niIIeI MsIco.
• Disponibilidad Y buen carácter.
• Disponibilidad de horario.
ACTIVIDADES Y OPERACIONES
• Fotocopiar con calidad cada una de las ocias que le sean entregadas.
• Fotocopiar los Seguimientos que tenga asignados, cuidando Que la calidad de cada ooa de las
copias sea excelente.
• Deberá asistir a la capadtaci6n y al c:onocirriento de los dientes periódicamente.
CONOCIMIENTOS Y HABIUDADES
32 ..
• Dominio de la operación de las fotocopiadoras.
• Estara pendiente de la solicitud del material, para que este no falte (este tipo de requisición
se hara por escrito, dirigida al area de contabilidad).
• Tendra como objetivo pIirnoI"Oial la orgarUaciOfl de un trabajo oportuno Y eficaz en todo
momento.
Viendo lo anterior, se puede senalar que cada uno de los puestos tiene sus funciones
establecidas, pese a ello, la problemática que se vive cada dla es la falta de trabajo
organizado. La falta de infoonación ya que manifiesta el personal que no conocen sus
perfiles de puestos, y la gente al no conocer a fondo la función que desempena, no
hace un trabajo satisfactorio.
Aunado a esto, no hay una retroalimentación del coordinador hacia sus subordinados,
pese a que en los perfiles dice que deberá reunirse con los diversos miembros, esto no
se lleva a cabo, constantemente la gente desconoce que tiene que hacer ciertas
actividades. Sin embargo, gran parte puede ser consecuencia de la falta de objetivos.
Aunado al estilo de liderazgo controlador que existe bajo una división del trabajo en
donde los altos directivos tienen la última palabra.
Se le debe, por tanto revisar continuamente estos perfiles, para que el personal haga su
trabajo de la mejor forma evitando la duplicidad de funciones.
1 .. Punclonamlento del ......
En una empresa de servicio dedicada a la recopilación, organización y análisis de la
información que publican y difunden los medios de comunicación, el área de Prensa
tiene la responsabilidad de recibir los periódicos y marcar todas aquellas menciones de
los dientes, con que cuenta en cartera, para que muy temprano lleguen las carpetas
infonnativas a sus casas, las cuales pennitirán a muchos funcionarios o jefes de área,
estar intonnados oportunamente y esto les pennita tomar decisiones para el mejor
desarrollo de sus empresas o de las oficinas de gobierno.
33 -
1.4.1 .. dÚl • di.
En su operación, la empresa se apega estrictamente a lo expresado por los periódicos
sin alterar ni editorializar ninguno de los contenidos. La organización respeta las
expresiones y opiniones que emiten los medios ante la opinión pública. Son principios
que han permitido penetrar en los sedares productivos, politicos y gubernamentales de
la sociedad mexicana, con los más altos grados de credibilidad, basados en tres
conceptos fundamentales: objetividad, oportunidad y calidad. Para EM las demandas de
sus clientes, siempre serán primero.
Para poder comprender el funcionamiento de este departamento más adelante se
mostrará el flujograma que actualmente se lleva a cabo. Se entiende por "personal
operativo que son aquellos miembros que están sujetos a instrucciones de
supervisores, es decir, están sujetos a las facultades de obediencia". 2~
Con el fin de facilitar la visualización del proceso de trabajo para la elaboración de
carpetas informativas en seguida se presentarán los diagramas de flujo que describen
puntualmente la labor del personal.
Considerando el grado de imprevisibilidad de la empresa por su respuesta entre la
contingencia y las peticiones de clientes, genera que los procesos no se cumplan
cabalmente.
"El Flujograma es una representación gráfica que muestra todos los pasos de un
proceso. Este diagrama es una herramienta útil para examinar cómo se relacionan unos
con otros los pasos del proceso, por lo general estudiando estos diagramas se
descubren, vaclos que son fuentes potenciales de problemas·.ff
l' ¡bIdetn. P 14)
1.1 1004"';-, Emilio, "1/tarprIgIHM fyq1lrtieu&"9M " MOdoIIo l1l GráffQO ..... Pr-. p. 9
Flujograma formal del departamento de Pren ..
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Flujogl1lma de prenu formel
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•
35 -
Flujograma Funcional (Real) del proceso penII elabolw:i6n da produdos (C8lpela periodi$1ÍC8 y ternrizadot)
Proceso de prensa real
[j§i} ~. . ~. . <G> .
d:::;l
~
•
( ..xl )
36 ...
o Flujograma de prensa real
O ~ ~~~
~ (3) ~ " ~~ ~so
O
•
[§:J • ~ ~ EHTlIEG.O.DIE • ~, - ~.
•
~
• §:]
~ ~} -~
g
8
31 -
1A.2 ~ ... probIemMIca.
Para poder comprender el funcionamiento real de la organización, es necesario detectar
las diferencias entre ésta y la estructura que originalmente se ideó, para llevar a cabo
un proceso de producción, comparando ambos flujogramas tanto formal vs. funcional .
El flujograma formal lo realizó la gerencia de Prensa en su momento, a través de
entrevistas que se hicieron a los integrantes que colaboran en cada punto del proceso.
Hoy dla el área está catalogada como una coordinación. También se muestran algunos
procesos que comparados con el flujograma funcional ya no se ejecutan como el envio
por fax de información.
Para la elaboración del flujograma funcional se procedió a indicar los pasos que este
sigue actualmente, y se encontró que hay una gran diferencia entre lo que se dice que
se hace y entre lo que se hace, Esto trae como consecuencia que no se cumpla en
tiempo y forma con lo solicitado, y en ocasiones se dupliquen las funciones.
En el proceso funcional se inicia el trabajo con la llegada de los periódicos. Aqul en el
paso 1 (circulo rojo) inicia el problema ya que no se tiene una hora fija de llegada de
estos. Se reciben los ejemplares y se compaginan, esto es intercalar dos periódicos
iguales, para que cuando se corte no se pierda la nota de la hoja par con la hoja non,
para el calificado. A estos periódicos se les extraen las páginas donde se publican las
columnas, artlculos y editoriales para que los pegadores comiencen su trabajo. El
ejemplar de archivo se utiliza para obtener las primeras planas de los periódicos, asl
como las primeras páginas de las secciones de ciudad, finanzas y cunura.
Los calificadores tienen la obligación de leer las solicitudes y peticiones de dientes,
aqul entre el paso 2 y 3, es una incidencia donde se detecta un problema, ya que no
todo el personal lee estas instrucciones. Esto trae como consecuencia que no se haga
lo que el diente solicita y se vuelve una queja.
Cabe set'ialar que en el flujograma formal no se marca en que momento el coordinador
se reune con los calificadores para intercambiar o preguntar sobre las dudas o si la
38 -
información quedÓ dara, cabe destacar que quiza esto es debido a que el coordinador
concentra la información y no la libera para su envio. Entonces se empiezan a quedar
los dippings o carpetas generando un cuello de botella, en la entrega a mensajeria.
Las primeras secdones de los 10 periódicos mas importantes se entregan al
Coordinador para que éste determine cuales notas conformarán la Carpeta Periodlstica.
Las demas secciOlles de los periódicos y los periódicos de menor importancia se pasan
directamente al area de calificado. Los periódicos ya calificados se pasan a los
cortadores y ellos se encargan de recortar la nota y pasarla al area de pegado. Una vez
que se cortaron las notas, el periódico que no se cortó se le pasa a los calificadores y
ellos comienzan a calificar el periódico.
En el area de pegado los pegadores comienzan con las notas relevantes y columnas y
posteriormente con las notas que tiene asignación a un cliente. El fotocopiador se
encarga de obtener el número de copias cooforme a los clientes. En cuanto a las notas
relevantes, obtiene dos juegos. El original y una copia son para la Carpeta Periodlstica,
la otra copia es para el calificado.
Una vez que se tiene los diferentes juegos, una persona se encarga de ir ingresando
las notas en los casilleros. En el punto 18 llega el momento en que se tiene una gran
cantidad de información y una sola persona no se da abasia para meterla, se requiere
que del proceso de calificado se levanten personas a ayudar. generando que el pegado
sea lento, aqul se presenta otro cuello de botella.
Una vez que las columnas y articulas se encuentran completos se pasan al fotocopiado.
Ah! se encargan de obtener el número necesario de copias para los diferentes
productos. La Carpeta Periodlstica se tiene que terminar de conformar a las 6:30 a.m.
Para los peticiones especiales de dientes personas encargadas de jerarquizar la
información desde las 6:00 a.m.
39 -
Conforme los calificadores van terminando de revisar los periódicos se van
incorporando a diferentes áreas del proceso. Unos al jerarquizado, otros al pegado y
uno más a apoyar el clasificado donde se va colocando la información de cada cliente.
Al finalizar el pegado, el personal se va integrando al armado de Carpetas, Panoramas
y Seguimientos, asl como al fotocopiado.
Una vez terminados de jerarquizar los seguimientos se van entregando conforme a las
necesidades de los clientes. En el punto 24 (ver circulo rojo) se crea otro cuello de
botella ya que no se tiene por escrito los horarios reales de salida, es decir, el horario
aproximado de entrega de información. Finalmente, se va entregando cada producto a
mensajeria para su distribución. Cabe destacar que el atraso del proceso, repercute en
la distribución ya que se requiere más personal para cumplir con esta tarea.
También en la comparación realizada de los procesos se detectaron fallas de
comunicación, esto trae como consecuencia que en el mismo proceso se dupliquen las
funciones.
Considerando que en esta área el trabajo es prácticamente todo manual, es importante
mencionar que ya se tiene considerado el proyecto para obtener una tecnologia
europea, que consiste en un sistema digital, no cortar con tijera el periódico, dar el salto
al proceso digital , o sea , cortar ahora con el Mouse (ratón), un software que permite
hacer los cortes exactos, con excelente calidad y le da un acabado muy profesional a
cada nota, además de que permite tener una base de datos en imágenes y textos muy
robusta . Este es un paso que se contempla en un futuro próximo.
Después de describir el procedimiento es necesario hacer algunas mediciones que nos
permitan saber ¿Por qué no entregamos a tiempo los productos?
<lO -
1.A.S ..... cI6n ele _. ~
No se puede hacer un diagnóstico sin datos, sin realizar las mediciones recurriendo a
técnicas cuantitativas como por ejemplo: la Hoja de Inspección, Pescado de Ishikawa y
Diagrama de Pareto.
"Una de las herramientas que se aplicará para verificar las causas que provocan
retrasos en la producción de EM. será la hoja de Inspección. la cual se utiliza cuando se
necesita reunir datos basados en la observaci6rl de muestras con el fin de empezar a
detectar desviaciones y tendencias".26
También se hará uso del Diagrama de Pareto para resaltar cada uno de los problemas
y sus porcentajes. para atender los problemas más importantes.
Finalmente, la técnica que recurre al llamado Diagrama de causa-efecto conocido como
el Pescado de Ishikawa. permitirá presentar la relación entre algún efecto y todas las
posibles causas que lo influyen. Se debe contestar a la pregunta ¿Qué tan
frecuentemente ocurren ciertos eventos?
Se consideró el periodo de una semana del 1 al 6 de Octubre, para medir los tiempos
de entrega de los servicios informativos. Y el criterio fue el siguiente:
./ El número de veces que llegaron tarde los servidos .
./ El número de veces que llegaron tarde los peliódicos a la empresa .
./ Aunado a esto el número de quejas que se tuvieron de los clientes .
./ La medición de la productividad. en
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