La-importancia-del-control-presupuestal-detro-de-una-empresa-dedicada-a-la-produccion-y-comercializacion-de-sal

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES
CUAUTITLAN
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL DENTRO
DE UNA EMPRESA DEDICADA A LA PRODUCCIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN DE SAL.
T E S I S
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN
P R E S E N T A :
REBECA TORRES MURRIETA
ASESOR: M.A. JORGE LÒPEZ MARÍN
CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MEX. 2008
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Dedicatorias y Agradecimientos
A Dios
Por la oportunidad de existir y conocer a gente tan maravillosa por
darme más de lo que le he pedido sin esperar nada a cambio
A la UNAM
Por permitirme pertenecer a la máxima casa de Estudios y formarme
dentro de esta maravillosa Institución y poder llevar el orgullo de ser de
sangre azul y de piel dorada.
A la FES- Cuautitlan
Por ser mi segunda casa, ya que dentro de sus aulas, pude formar mi
futuro, adquirir los conocimientos que hoy constituyen la base para
sobresalir día a día.
A mi Asesor M.A. Jorge López Marín
Por compartir conmigo su experiencia, su tiempo para poder realizar
esta tesis, por formarme dentro de las aulas y compartir sus
conocimientos conmigo porque con nada podaría pagarle su apoyo
para culminar este trabajo, por todo ello muchas gracias.
A mi Mamá
A la persona que me dio lo más valioso que tengo la vida, por su
ternura, amor, por ser para mi, fuente de inspiración para lograr lo
inimaginable, a quien le de dedico cada uno de mis triunfos en especial
esta tesis y aunque partiste antes de poder compartir conmigo este
momento se que siempre has estado para mi, donde quiera que estés
para ti mama nunca te olvidare.
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A mi papá
No hay palabras que puedan describir mi agradecimiento hacia mi
Padre, quien durante todos estos años confió en mí, por darme ánimos
para continuar, por estar siempre para mí, y por hacerme sentir que mis
logros también son tuyos te quiero.
A mis hermanos
A cada uno de ellos por ser parte de mi vida, por su confianza en mí por
formar una parte muy importante en mi vida, este logro lo comparto con
ustedes. En especial a Soledad por ser como una mamá para mí ya que
sin su apoyo moral y económico esto no hubiera sido posible, por ser la
gran persona que eres mil gracias; a Horte porque has sido mi ejemplo
para luchar por lo que se quiere, por ser para mí una gran mujer, y por
todo tu apoyo gracias, los quiero.
A mis sobrinas, sobrinos y sobrinitos
Quisiera nombrarlos a todos, pero eso no quiere decir que no me
acuerde de cada uno, los quiero mucho y más que como mis sobrinos
como mis amiguitos, este paso es para mí el primero y espero sea el
primero de muchos para ustedes.
A Oscar
Por ser parte de mi vida, por todo este tiempo a mi lado, por tu apoyo e
impulso a alcanzar la meta que hoy logro, por tus sacrificios junto a mi,
por ser mi soporte para no darme por vencida, por formar parte de mi
inspiración y sentimientos para lograr las cosas, por ser mi compañero y
amigo tanto en las buenas como en las malas y compartir conmigo
cosas maravillosas de mi vida a ti mil gracias.
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A mis Amigas
Por todos los grandes momentos que me han regalado, por existir y por
estar allí por todos estos años, por creer en mí por compartir los
momentos, tristes y felices de mi vida, gracias Jhoana por esa chispa
para sonreírle al mundo, Sandra por tu apoyo incondicional y tu
amistad, Paulina por tu fuerza y ánimo para lograr la culminación de
esto, Cris por ese ejemplo de verdadera amistad que trato de aplicar día
a día, Alma por formar parte de este gran círculo de amistad las quiero.
A mis compañeros de la FES
Porque sin ustedes no serian los mismos recuerdos de mi paso por la
Universidad ya que de cada uno aprendí, por llegar a mi vida y
compartir momentos agradables, los cuales nos hacen crecer y valorar
a las personas que nos rodean, porque entre ustedes conocí personas
maravillosas las cuales nunca olvidaré.
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Índice
Planteamiento del problema
Objetivos
Hipótesis
Introducción
CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÒN
1.1 Antecedentes de la Administración 1
1.2 Concepto de Administración 4
1.3 Principios de Administración 8
1.4 Importancia 15
1.5 Proceso Administrativo 16
1.6 Elementos del proceso Administrativo 20
1.6.1 Planeación 20
1.6.2 Organización 24
1.6.3 Dirección 26
1.6.4 Control 27
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CAPÍTULO 2 FINANZAS
2.1 Concepto 31
2.2 Estados Financieros 34
2.2.1 Tipos 41
2.2.2 Limitaciones 47
2.2.3 Necesidad de información 49
2.2.4 Usuarios 56
CAPÍTULO 3 CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
3.1 Concepto 61
3.2 Características 62
3.3 Diferencias con la Contabilidad Financiera 64
3.3.1 Contabilidad por Áreas de Responsabilidad 69
3.3.2 Contabilidad por Áreas Funcionales 71
CAPÍTULO 4 SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTAL
4.1 Concepto 75
4.2 Importancia 77
4.3 Características 79
4.4 Principios de Control Presupuestal 82
4.5 Comité de Presupuesto 85
4.5.1. Dirección de Presupuestos 87
4.5.2. Informes de áreas de Responsabilidad 91
4.6 Motivos de fracaso del presupuesto 96
4.7 Calendario presupuestal 99
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CASO PRÁCTICO
La importancia del Control Presupuestal Dentro de una
Comercializadora de Sal
Comercial Salinera de Yucatán, S.A. de C.V.
Antecedentes 100
Organización 115
Estado de Resultados
Establecimiento de Plan Financiero para Comercial Salinera
117
121
Presupuestos 124
Análisis de Rubros 130
Punto de Equilibrio 136
Conclusiones 141
Bibliografía 143
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INTRODUCCIÓN
Dado que la administración es imprescindible para la existencia,
supervivencia y éxito de las organizaciones se debe llevar acabo de la mejor
manera posible.
La implementación del presupuesto obliga al administradora convertirse
en una persona más analítica en el manejo y aplicación de recursos, así
como el control de los mismos.
El tener un pronóstico de las operaciones financieras de la empresa,
nos servirá como una importante herramienta para el correcto control de la
misma. Por tal motivo nos dará como resultado el llegar con mayor seguridad
a lograr los objetivos planteados, de modo que no se deslinde de nuestros
parámetros presupuestados.
Es importante anticiparse a los hechos de tal forma que se puedan
prever los posibles efectos o repercusiones que éstos pudieran tener sobre la
organización, con la finalidad de diseñar un plan de acción y hacer frente a
las situaciones adversas que se presenten, logrando así las metas deseadas.
El presente trabajo se ha dividido en cuatro capítulos. En capítulo
primero se tocaran los antecedentes de la administración, sus escuelas, sus
principios, la importancia y se analizara detenidamente el proceso
administrativo parte fundamental de la investigación realizada.
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La relación que tiene esta investigación con la carrera de Administración
es que con esta se pone en practica, los principios, reglas y
fundamentalmente cada parte del proceso administrativo que son la esencia
de la carrera en cuestión.
El capítulo dos destacará la importancia de la información financiera,
estableciendo su concepto, analizando la diferente información financiera y
destacando los usuarios de la misma, sin dejar de considerar sus
limitaciones.
La contabilidad administrativa es abordada en el capítulo tres de
manera amplia ya que en este se concentra el tema principal de esta
investigación, analizándolo desde la perspectiva de sus características,
clasificación, importancia y los puntos necesarios para su correcta
implementación, esto con el fin de que se conozca de un modo general
El capítulo cuatro es el sistema del control presupuestal en este se
destaca la importancia de tener y mantener magníficos resultados para la
organización al contar con un control correcto, y cumplir con las metas
generales por lo cual se desglosa en varios puntos de análisis para su mejor
comprensión.
Por último se presenta el caso práctico de una empresa dedicada a la
producción y comercialización de sal en el cual se aplican los aspectos
teóricos de las técnicas del control antes mencionado.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa Comercial Salinera de Yucatán S.A de C.V Ha venido trabajando
sin una planeación presupuestal que le permita plantear sus objetivos,
efectuar un seguimiento y practicar un adecuado control de operaciones.
En otras palabras no Se ha establecido un sistema de Control Presupuestal
pues presenta una inadecuada asignación de responsabilidades, no tienen
definidos los objetivos, proyecta expectativas difíciles de alcanzar
información e información incompleta y/o inoportuna.
 El Control Presupuestal estimula la productividad individual, ejerce un
 control positivo sobre el personal Facilita el control, y establece
 Comparaciones entre lo ocurrido y lo que debió ocurrir.
La falta de control presupuestal impide entre otros visualizar sus objetivos
tácticos y estratégicos ( a corto y largo plazo) hacer frente a sus egresos,
organizar la empresa, estimular la participación individual etc.
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OBJETIVO GENERAL
Establecer un sistema de control presupuestal en una empresa dedicada a la
Producción y Comercialización de sal en Yucatán
HIPOTESIS
El establecimiento de un sistema de Control Presupuestal en la Compañía
Comercial Salinera de Yucatán S.A. de C.V que permitirá obtener un mejor
control y visualizar el resultado de sus operaciones tanto a corto como a
largo plazo, estimulará la participación individual del personal, coordinando
sus operaciones en general, mejorando su administración.
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CAPÍTULO
1
ADMINISTRACIÓN
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1
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1.1 ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACIÓN
Cuando se habla de administración se vincula al hombre y al trabajo. Ya
que este hace posible su vida sobre la tierra además de ser considerado
como la mayor fuente de riqueza.
A través de los años desde épocas muy antiguas cuando el ser humano
estructuró su primer idea y la realizó tuvo que llevar consigo un sin número
de actividades para lograr su objetivo, desde entonces se ha aplicado la
administración, a lo largo de nuestra vida.
“Desde épocas remotas cuando el hombre estaba organizado en tribus
sus tareas principales eran la caza, la pesca y la recolección de frutos, lo cual
hizo que desde entonces fuese necesaria una división de trabajo, que se
daba por edad y sexo, estas decisiones eran tomadas por el jefe de la familia
o tribu. Por lo cual ya era utilizada la administración de forma rudimentaria al
trabajar en grupo un ejemplo” ejemplo de esto es la caza del mamut.
Con la división de actividades de manera empírica se aplico la
administración, puesto que al surgir una idea se pensaba como lograrlo,
talvez, no se median los tiempos ni se tenía una supervisión como tal en el
trabajo pero se aplicaba la administración de manera empírica satisfaciendo
ciertas necesidades.
En el momento que en el hombre se volvió sedentario, se descubre la
agricultura y da por resultado la aparición del Estado, desarrollando grandes
civilizaciones, y con ello la necesidad de coordinar a los hombres y los
recursos de producción, apoyándose de la administración empírica.
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2
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Aparece el esclavismo la administración es orientada a una supervisión
del trabajo y sanciones de forma corporal, este periodo es conocido como la
civilización o periodo grecolatino, el esclavismo evoluciona como régimen
de servidumbre originando un sistema social cerrado o de castas lo cual da
el paso al régimen feudal o feudalismo.
El feudalismo se caracterizo por el control de la producción, que estaba
a cargo del señor feudo, originando la creación de un sistema de protección
de los siervos. El empobrecimiento de los feudos, la aparición de mercaderes
como dominadores del escenario social, el descubrimiento de nuevas rutas a
la India y América así como la evolución de los asentamientos de los
mercaderes en poblaciones importantes, modificaron las relaciones de
trabajo. Los siervos que fueron protegidos de las persecuciones de los
señores feudos, se convierten en trabajadores independientes surgiendo los
talleres artesanales y con ello nuevas formas de administración donde surge
la delegación de autoridad, y la supervisión.
Con el desarrollo del comercio, la familia fue dejando de ser una unidad
de producción y el trabajo por encargo, dejo de ser el sistema predominante
ya que el mercader dominaba y controlabala producción de las familias.
Debido a ello surgen los gremios que anteceden a los sindicatos
regulando los honorarios, salarios y condiciones de trabajo. Todo este
movimiento creado a lo largo del tiempo, el crecimiento del comercio mundial
y sus exigencias era controlado por Gran Bretaña, así como la explosiva
demanda de productos que se elaboraban con materias primas traídas del
mar todo esto genera como consecuencia la revolución industrial.
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3
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
La revolución industrial consistió en la transformación del taller artesanal
en un sistema de fábrica, centralizando en ella la producción organizada por
el empresario, aplicando medios mecánicos y la total división de trabajo, con
expectativas en la fabricación en grandes cantidades de artículos en serie, el
propietario fue dueño de los medios de producción y el trabajador vendió su
fuerza de trabajo, surgen especialistas dedicados a manejar problemas de
administración, esta etapa es recordada por la inhumana explotación del
hombre, se caracterizo por la administración autoritaria y las grandes
injusticias sociales.
El mismo avance tecnológico como el del sistema industrial obligó a
iniciar el desarrollo de la administración tal como la conocemos actualmente.
La administración moderna surge a través de las transformaciones
feudales de producción en relaciones capitalistas, debido a que la producción
se vuelva más compleja, sin embargo el acto administrativo se encuentra en
cualquier actividad del hombre.
La administración en México no es el resultado directo de los cambios
producidos en las relaciones de producción, sino que se produce a través de
la influencia cultural, científica y tecnológica de los Estados Unidos de
América ,analizando la estructura económica del país y la participación de las
empresas que podemos denominar como nacionales en relación con la
participación de las empresas extranjeras se puede decir que la
administración moderna se aplica y es introducida al país por empresas
extranjeras o de capital extranjero.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
El desarrollo de la administración en México es un fenómeno cultural
como muchos otros, ajenos realmente a la estructura y a las necesidades
mismas del nuestro país; se introduce artificialmente para cumplir con los
objetivos y con las necesidades de las grandes empresas multinacionales
que actúan en países como el nuestro.
Pero sin duda alguna ha servido y ayudado a que las empresas
nacionales cumplan con sus objetivos y muchas de ellas sean reconocidas
más allá del territorio nacional.
El estudio de la administración ha experimentado un crecimiento notable
en los últimos años. Con lo anterior se puede decir, que aun falta mucho por
entender sobre esta disciplina y que talvez nos toca a nosotros quienes
estamos en las aulas dar un nuevo giro a esta disciplina, que la conformen
más sólida y menos cuestionada con mayores alcances y sobretodo
cubriendo todas aquellas funciones que se consideran administrativas.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1.2 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
La definición de administración puede ser muy compleja ya que no hay
un concepto universalmente aceptado puesto que varía en la aplicación de
cada país debido a los problemas o situaciones que se tengan en un marco
tecnológico y social, por lo cual citare algunos autores. Con la finalidad de
establecer las similitudes entre ellos y demostrar que la administración es tan
universal que puede ser tomada como una ciencia, técnica, y/o proceso sin
que ninguno de estos términos le reste elementos o importancia.
Ya que cada autor ve la esencia de la administración de acuerdo a la
forma de aplicarla, demostrando que esta es universal.
La administración:
Es el proceso de planificar, organizar, dirigir, y controlar los esfuerzos
de los miembros de una organización y de utilizar todos los demás recursos
para alcanzar metas declaradas.
(JAMES A.F STONER).
Es el proceso por el cual se pueden lograr ciertos fines y objetivos. Se
bebe utilizar y coordinar el esfuerzo de un grupo social, utilizando
eficientemente los recursos que se tengan a disposición en función de
resultados esperados.
(HECTOR F. ALVAREZ)
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las
formas de estructurar y manejar un organismo social, así como la técnica de
coordinar las cosas y personas que integran una empresa.
(AGUSTIN REYES PONCE)
Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de
planeación, dirección y control a fin de lograr los objetivos establecidos.
(HENRY SISK Y MARIO SVERDLIK)
Es el proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr
los objetivos de una organización formal.
 (ROBERT F. BECHELE)
Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus
objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
(HAROLD KOONTZ Y CYRIL O DONNELL)
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano
coordinado. (JÓSE A. FERNANDEZ ARENA)
Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos
de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
(MUNCH GALINDO GARCIA)
Como se puede determinar en las definiciones anteriores todas en
común mencionan como particularidad que se enfoca a lograr fines o
resultados. Esto en si es la verdadera alma de la administración que a través
de ella se puedan obtener los resultados deseados.
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7
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Cada autor menciona sus propios elementos ya la administración es
susceptible de aplicarse en cualquier parte no importa el rubro que ocupe la
entidad en que se adopte. Aunque la administración se auxilié de otras
ciencias tiene sus propios principios que se adaptan a las necesidades
propias de cada entidad o grupo donde se aplican.
Hay muchas formas de definir a la administración esto difiere de
acuerdo a cada uno de los autores, y a la aplicación e interpretación que se
le da por lo cual se encuentran un sin número de definiciones de la misma,
sin embargo de acuerdo a lo leído para recabar esta información daré lo que
a mi parecer es la administración:
La administración es una disciplina universal que entrelaza la
planeación, dirección y control con la finalidad de coordinar los esfuerzos que
conllevan a lograr los objetivos deseados, ya sea de una entidad o grupo
social.
Me parece universal puesto que es aplicada de manera empírica desde
que se concibe un pensamiento que conlleva realizar alguna actividad. Le
argumento que es una disciplina, ya requiere de diversa reglas y
procedimientos para llevarse acabo por lo cual siempre existe una
planeación para determinar las actividades, una dirección que vigileque se
haga y un control que evalué lo realizado.
Cualquier definición que se analicé lleva un contexto de la anterior por lo
cual la definición de administración, no es que sea diferente o que existan
varias lo que si es cierto es que cada autor le da un significado de acuerdo a
las características que lo rodean.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1.3 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
Dada la importancia del punto anterior es necesario enfatizar que la
administración independientemente de que se le considere ciencia, técnica o
arte lleva consigo un sin número de procedimientos los cuales toman en
cuenta la sensibilidad administrativa, estableciendo principios que no
pretenden ser aplicados en circunstancias idénticas pero si tener en cuenta
elementos variables que establezcan parámetros para su aplicación. Cabe
mencionar que los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a
todas las necesidades. La importancia de los principios de la administración
radica en la utilización de ellos.
Para Henrry Fayol quien despoja a la administración de cualquier rigidez
establece los siguientes principios fundamentales de los cuales muchos
autores tomarían la esencia para sus investigaciones y proponer modelos
administrativos.
Principio de la División del Trabajo
“Se basa en la especialización de funciones y separación de poderes
producir más y mejor con el mismo esfuerzo” 1
Principios de la Autoridad- Responsabilidad
“Señala que la autoridad debe ir siempre acompañada de la respectiva
responsabilidad. El derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer”
1 Munch Glindo,Garcia Martinez. Fundamentos de Administración .Ed. Trillas (2002)
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Principio de la Disciplina
Señala que la disciplina basada en la unilateralidad y autocrática del patrón
se va a ir deteriorando, dando paso a convenciones entre patrón o grupo. “El
respeto a las convenciones tienen por objeto la obedecía”.
Principio de Unidad de Mando
Elimina los problemas inherentes a la dualidad como la confusión, las fugas
de autoridad, responsabilidad y extinción del caos. “Un agente no debe
recibir ordenes más quede un solo jefe”.
Principio de la Unidad de Dirección
Pregona la importancia de tener un solo jefe y un solo programa de acción
para la solución del problema. “Un solo jefe y solo programa para un conjunto
de operaciones que tiendan al mismo objeto”
Principio de la Subordinación del Interés Particular al Interés General
“El interés de un agente o de un grupo de agentes no debe prevalecer contra
el interés de la empresa”.
Principio de Renumeración del Personal
Establece los distintos modos de retribución para el obrero (destajo, por
tarea, por jornada) y adiciona elementos como el pago de primas, premios,
etc. “la renumeración al personal es el precio del servicio prestado ,debe ser
equitativo, en medida de lo posible, satisfaciendo a la vez al personal de la
empresa, al patrono y al empleado”.
Principio de la Centralización
“Del carácter del jefe, de su valor, y del valor de sus subordinados y también
de las condiciones de la empresa depende de la parte de iniciativa que
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
conviene dejarlos intermediarios. El grado de centralización debe variar
según los medios.”
Principio de la Jerarquía
Refiere a los niveles de autoridad suprema hasta los de menor importancia y
el camino que siguen las comunicaciones pasando por todos los niveles.
Principio del Orden
“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
Principio de la Equidad
“La equidad resulta de la combinación de la benevolencia con la justicia”.
Principio de la Estabilidad de Personal
“Un jefe de mediana capacidad que se mantiene largo tiempo en un puesto
es infinitamente preferible a otros jefes de elevada capacidad que no hacen
más que pensar por él “.
Principio de la Iniciativa
Las buenas iniciativas son las actividades más importantes en una
organización. “La libertad de proponer y la de ejecutar 2
Indudablemente los principios expuestos anteriormente repercutieron en los
diversos trabajos realizados acerca de administración. Siendo tomados por
diversos autores que a continuación mencionare.
2 Munch Glindo,Garcia Martinez. Fundamentos de Administración .Ed. Trillas (2002)
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
AUTOR PRINCIPIOS
Autoridad – responsabilidad
División del trabajo
Especialización
Estandarización
Centralización y descentralización
Coordinación
Autoridad – responsabilidad
Especialización
Centralización
Coordinación
Autoridad
Delegación
Supervisión
Francisco Laris Casillas
Agustín Reyes Ponce
José Antonio Fernández Arena
Uno de los autores que más revolucionó la aportación de Henry Fayol
fue Agustín Reyes Ponce quien envase a los principios determinados
estableció lo que el consideraba principios básicos para el funcionamiento de
cada etapa del proceso administrativo que a continuación se muestran.
Agustín Reyes Ponce:
1) PREVISION
a) Previsibilidad
Debe de realizarse tomando en cuenta que no hay certeza completa por la
cantidad de factores y la intervención de decisiones humanas, por lo que
siempre existirá en la empresa un riesgo.3
b) Objetividad:
Las previsiones deben de descansar en hechos más que en opiniones
objetivas. El éxito de la empresa es en base a la información de que la cual
disponga.
3 Reyes Ponce, Agustin(2000) administración de Empresas, Mexico . Ed. Limusa
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
c) Medición:
Las previsiones serán tanto más seguras cuando más podamos
apreciarlas o medirlas.
2) PLANEACIÒN
a) Previsión:
Los planes deben de hacerse lo más precisos posibles y no con
afirmaciones vagas y genéricas.
b) Flexibilidad:
Todos los planes deben de dar margen para los cambios que surgen en
este.
c) Unidad:
Los planes deben de ser de tal naturaleza que exista una para cada
función y todos los aplicables para una empresa puedan estar coordinados e
integrados que pueda decirse que existe un sólo plan general.
ORGANIZACIÒN
a) Especialización:
La división del trabajo influye en el aumento de la producción ya que de
acostumbrarse a un trabajo, se llega a la especialización y de esta a la
productividad.
b) Unidad de mando:
Sólo se debe de obedecer a un sólo jefe para una sola función.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
c) Equilibrio autoridad-responsabilidad:
Debe de establecerse el grado de autoridad y de responsabilidad que
debe de tener cada jefe en cada nivel jerárquico.
d) Equilibrio dirección-control:
A cada grado de delegación debe de corresponder el establecimiento de
los controles adecuados.
PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN:
1) Integraciónde personas:
Adecuar funciones a los hombres
Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen
desempeño de su función.
Darle importancia a una buena introducción adecuada.
2) Interpretación de las cosas:
Coordinación de elementos y técnicas entre sí y con las personas.
3) Instalación y mantenimiento
Se debe planear como reponer los gastos y en momentos de
improductividad en mantenimiento.
PRINCIPIOS DE DIRECCIÒN
1) COORDINACIÒN DE INTERESES:
Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan de los
objetivos.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
2) IMPERSONALIDAD DEL MANDO:
La autoridad debe de ser producto de la necesidad de todo organismo
social y no el resultado de intereses personales del administrador.
3) VÍA JERARQUICA:
Dice que no deben de faltar sin razón los productos de una orden.
4) RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS:
Si se llegan a presentar estos conflictos deben de resolverse lo más
pronto posible con el menor disgusto de las partes.
5) APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO:
Aprovechar los conflictos para encontrar soluciones.
6) ESTANDARES:
El control es imposible si no se han fijado antes los estándares.
(Medidores de objetivos).
7) MEDIR EL CONTROL:
El control deberá de usarse sólo si el trabajo que se impone tiene
justificación ante los beneficios que se espera.
8) EL PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN:
 Dice que el control es más eficaz cuando se concentra en cosas que no
salieron como se planeó en un inicio.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1.4 IMPORTANCIA
Su universalidad la hace presente en cualquier ente o organización
social para asegurar su buen funcionamiento, no tomando en cuenta el
tamaño, es obvio que en los grupos grandes se requiere de esta, para un
exitoso funcionamiento ya que simplifica el trabajo al establecer principios
que ayudan a lograr el éxito deseado, además de marcar los lineamientos
para optimizar los recursos y el aprovechamiento de los mismos, la
administración marca los lineamientos de sus actividades, los medios de
comunicación, niveles de autoridad, esto con la finalidad de asegurar el buen
funcionamiento de la empresa.
Es importantísimo destacar que la administración tiene una gran
relevancia en la vida del ser humano. Cualquier organismo necesita de
lineamientos, reglas y procedimientos para asegurar el éxito de la misma, es
decir necesita tener una estructura sólida que le permita planear pero
también saber que tiene una estructura firme que le permita desarrollar sus
funciones principales de la manera más adecuada.
Toda organización consta de dos partes, hasta el ser humano tiene dos
partes fundamentales una parte es la estructural y la otra operativa, dentro
del ser humano la estructural la concibo como el cerebro que emana las
ideas y pensamientos y la operativa es el cuerpo que conjunto con el cerebro
realizan las actividades planeadas, así pasa dentro de la entidad social o
organización la administración es la parte estructural y todos los recursos que
utilizan son la parte operativa.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1.5 PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a
cabo una actividad o lograr un objetivo.
Al conceptualizar la administración se debe describir la serie de partes
que constituyen un todo. Cabe mencionar que el primer modelo del proceso
administrativo fue de Henry Fayol el cual lo define como:
El proceso administrativo constituye el método Básico para la
tecnificación administrativa cuya aplicación pretende la erradicación de
prácticas improvisadas y empíricas.
(Henry Fayol)
Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa
la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso
integral (Lourdes Munich)
Administración en marcha
Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral. (Laris Casillas)
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Este proceso esta formado por dos fases, en una de estructuración en
la que establecen objetivos o fines y la manera de conseguirlos (mecánica
administrativa, según Urwick) y otra operativa, en la que se llevan a cabo
las actividades para lograr lo que se determino en la Fase de Estructuración
(Dinámica Administrativa, según Urwick).
Los autores Urwick y Reyes Ponce, determinan que el proceso
administrativo esta dividido en 2 fases la Mecánica Administrativa que es una
fase teórica de construcción y estructuración, Y que dice lo que debe ser y
como se deben de hacer las cosas y la dinámica administrativa que es la
fase practica y de operación, dice como son las cosas en realidad “maneja,
hace actuar y funcionar lo que ya existe”.
Está compuesto por la fase mecánica y la dinámica en donde la:
MECÁNICA comprende a la planeación (trata más o menos de que
cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes,
programas, presupuestos, etc.) y la organización (de como se va a
realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones).
DINÁMICA aquí está la dirección, que se encarga de ver que se
realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo,
comunicación, motivación y por último, encontramos al control que
es el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como
se hizo, y compara los estudios.
La mecánica y la dinámica administrativa están divididas en diferentes
elementos de acuerdo a opiniones de diversos autores, hay quienes piensan
que deben ser considerados desde 3 hasta 6 elementos.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
En el siguiente cuadro se enlistan:
AUTOR ELEMENTOS ETAPAS
Definición del Problema
Análisis
Cosulta
Solución
Decisión
Motivación
Comunicación
Medición de las Metas
Motivación
Comunicación
Propósitos
Investigaciones
Premisas
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Presupuestos
Procedimientos
División de Trabajo
(jerarquización, descripción de
funciones, actividades)
Coordinación
Toma de desiciones
Integración
Motivación
Comunicación
Autoridad y mando
Liderazgo y Supervisión
Establecimiento de estándar
Medición de Resultados
Corrección
Planeación
Implementación
Control
Fernández Arena
Lourdes Munch
Planeación
Organización
Dirección
Control
AUTOR ELEMENTOS ETAPAS
Propósito o misiones
Objetivos
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Departamentalización
Jerarquización
Selección
Evaluación
Desarrollo
Orientación
Motivación
Liderazgo
Comunicación
Establecimiento de estándares
Medidas de desempeño
Corrección de desviaciones
Objetivos
Investigaciones
Cursos Alternativos
Políticas
Procedimientos
Programas
Pronósticos
Presupuestos
Funciones
Jerarquías
Obligaciones
Selección
Introducción
Desarrollo
Integración de cosas
Autoridad
Comunicación
Supervisión
Su establecimiento
Su operación
Su interpretación
Control
Koontzy O'donnell
Previsión
Planeación
Reyes Ponce
Planeación
Organización
Integración
Dirección y Liderazgo
Organización
Integración
Dirección
Control
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Como se puede observar, la diferencia de los conceptos expuestos con
anterioridad son esencialmente lo mismo, solo que cada autor conceptualiza
el termino integración con una palabra distinta, lo cual pudiera hacernos
pensar que se refieren a cosas totalmente diferentes, cabe mencionar que no
es el proceso administrativo, el que difiere de autor en autor, si no el criterio
de cada una de ellos al conceptualizar este punto.
Es importante destacar como la administración es meramente
manejable puesto que cada ser humano puede interpretarla de tal manera
para lograr sus objetivos.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1.6 ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
FASE DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA
PREVISIÓN
Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se
desea lograr por medio de un organismo social, la investigación y valoración
de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de
encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.
1.6.1 PLANEACIÓN
Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá
de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir, orientar, la
secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijación de
criterios, tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización.
La determinación de los objetivos y la elección de los cursos de acción
para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema
detallado que habrá de realizarse en un futuro. (Lourdes Munich).
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de
cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias
que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para
afrontarlas. Por otra Parte, el reconocer a donde se dirige la acción, permite
encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Comprende las siguientes etapas:
1) Políticas. Principios par orientar la acción.
2) Procedimientos. Secuencia de operaciones o métodos.
3) Programas: Fijación de tiempos requeridos para cada acción.
4) Presupuestos. Que no son sino programas en que se precisan
unidades, costos, etc. y los diversos tipos de “pronósticos” en los
que aquéllos descansan.
5) Estrategia y táctica. Son el ordenamiento de esfuerzos y recursos
para alcanzar los objetivos amplios, en el primer caso, y concretos,
en el segundo.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona
información a las etapas de la misma para que se lleve acabo racionalmente.
La no aplicación del método científico al proceso administrativo y
específicamente en la planeación es ir en contra de los principios básicos y
solo puede generar resultados mediocres.
La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación
de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de
los medios óptimos para conseguirlos.
Utilizando los siguientes pasos;
 Definición del problema
 Obtención de información
 Determinación de la hipótesis
 Comprobación o desaprobación de la hipótesis
 Presentación del informe
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Presupuestos.
Los presupuestos en esencia son programas en los que se les asignan
cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo del dinero dentro de
la organización; implica una estimación del capital, de los costos, de los
ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr objetivos.
El presupuesto es un plan de todas o algunas fases de actividades de la
empresa expresando en términos económicos (monetarios), junto con la
comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear ya que a
través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que
necesita la empresa para cumplir con sus objetivos; sus principales
finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación
de los recursos a la vez que controlar las actividades de las organizaciones
términos financieros.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico,
que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no
monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un
periodo específico.
El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeación en que;
Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal,
ordenado sistemáticamente.
Es un plan expresado en términos cuantitativos.
Es general porque se establece para toda empresa.
Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en
que está dividida la organización.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
La elaboración de los presupuestos rehace a partir de los objetivos
generales establecidos por la dirección; se calculan aquellos de acuerdo con
los pronósticos y datos numéricos de ejercicios anteriores. En su
determinación participan los responsables de los departamentos y/o
secciones involucradas.
La importancia de este es que mide el desempeño de las unidades
organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los
departamentos, sirve como estándar o patrón de ejecución en obras
monetarias, coordina las actividades de los departamentos y acciones en
forma conjunta. Es un medio recontrol que permite controlar operaciones,
reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarraros en
materiales, el tiempo, etc.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1.6.2 ORGANIZACIÓN
Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones que deben darse
entre las funciones, jerarquías y obligaciones individuales necesarias en un
organismo social para su mayor eficiencia.
La organización establece la disposición y la correlación de tareas que
el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, dando la
estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.
La importancia de la organización es que esta, suministra los métodos
para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzos, evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
reduciendo los costos incrementando la productividad
Etapas:
1) Funciones. La determinación de cómo deben dividirse y asignarse
las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el
fin general.
2) Jerarquías. Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a
cada nivel existente dentrode una organización.
Puestos. Las obligaciones y requisitos que tiene en concreto cada unidad de
trabajo susceptible de ser desempeñada por una persona.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
FASE DE LA DINÀMICA ADMINISTRATIVA
INTEGRACIÓN
Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos
aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que la mecánica
administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento,
escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscándolo su mejor
desarrollo.
Aunque la integración comprende cosas y personas, lógicamente es
más importante la de las personas y sobre todo, la de los elementos
administrativos o de mando, única que contempla Koontz y O´Donnell bajo el
titulo “Staffing”.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1.6.3 DIRECCIÓN
En esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución,
comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia que algunos
autores consideran que la administración y la dirección son la misma cosa.
Esto es en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen mas
representaciones de las funciones administrativas, de tal manera que todos
los dirigentes pueden considerarse administradores.
La dirección pone en marcha todos los lineamientos establecidos
durante la planeación y la organización su calidad se refleja en el logro de los
objetivos.
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo
de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice
del modo más eficaz los planes señalados. Por lo tanto, comprende las
siguientes etapas:
1. Autoridad y mando. Es el principio del que deriva toda la Administración y,
por lo mismo, su elemento principal, que es la Dirección. Dentro de este
elemento tiene importancia especial el problema de las decisiones.
2. Comunicación. Es como el sistema nervioso de un organismo social, pues
lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de
éste las órdenes de acción necesarias hacia cada órgano y célula,
debidamente coordinadas.
3. Delegación. Es la forma técnica para comunicar a los subordinados la
facultad de decidir sin perder el control de lo que se ejecuta.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
4. Supervisión. La función última de la Administración es revisar si las cosas
se están haciendo tal y como se habían planeado y ordenado.
1.6.4 CONTROL
Este es la ultima etapa del proceso administrativo esto significa que la
practica suceda de la misma manera; la planeación y el control están
relacionadas a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador
difícilmente puede delimitar así esta planeado y controlado.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, a un que
la empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente. El control siempre existe para verificar el
logro de los objetivos que se establecen en la planeación, es impredecible
medir y cuantificar los resultados, las diferencias se presentan en la
ejecución y planeación.
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los
resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con el fin de
saber si se ha obtenido lo que se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de
corregir y mejorar, y además para formular nuevos planes.
Comprende, por lo mismo, tres etapas:
1. Establecimiento de estándares y controles. Porque sin éstos es
imposible hacer la comparación, base de todo control. Este paso es
propio del Administrador.
2. Operación de los controles. Esta suele ser una función propia de los
técnicos especialistas en cada uno de ellos.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
3. Evaluación de resultados. Esta es una función administrativa, que
vuelve a constituir un medio de planeación.
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes
principios continuación los más relevantes:
Equilibrio
A cada grupo conferido debe de proporcionarse un grado recontrol
correspondiente y de igual manera que la autoridad se delega la autoridad se
comparte.
De los objetivos
Se refiere que el control existe en función de los objetivos, es decir el
control no es un fin sino un medio para alcanzarlos objetivos.
De las desviaciones
Todas las variaciones y desviaciones que se presenten en relación a los
planes deben de ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea
posible conocer las causas que lo originaron.
De excepción
El control debe aplicarse perfectamente a las actividades excepcionales
o representativas a fin de reducir costos y tiempo, delimitado cuales
funciones estratégicas requieren control.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
De la función controlada
La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función
controladora ya que pierde efectividad el control.
El establecimiento de estándares representa el estado de ejecución
deseado, de Hecho no son más que los objetivos definidos de la
organización.
Rendimiento de beneficios
Posición en el mercado
Productividad
Calidad del producto
Desarrollo del personal
Evaluación de la actuación
Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación
de las unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los
estándares.
Corrección
La acción correlativa para integrar las desviaciones en relación con los
estándares el tomar las dicciones es carácter netamente ejecutivo.
Retroalimentación
Es básica en el proceso de control ya que es a través de la
retroalimentación, la información obtenida reajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Control por áreas funcionales
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten
en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa a evaluar las
ejecuciones, tanto a nivel genérico y especifico.
Control de la producción; la función del control en esta área busca el
incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora
de la calidad del producto.
Control presupuestal
Como ya se menciono los presupuestos se elaboran durante el proceso
planeación, sin embargo son también un control financiero al permitir
comparar resultados.
Un control presupuestal debe:
 Incluir las principales áreas de la empresa
 Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los puestos.
 Detectar causas que hayan originado variaciones y tomar medias para
evitar que se repitan.
 Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras
 Ser un medio que ayude al dirigentea detectar las áreas de dificultad.
 Por medio de estos datos reales y concretos facilitar la toma de
decisiones.
 Estar acorde con el tiempo establecido en el plan.
 Contribuir a lograr las metas de la organización
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CAPÍTULO
2
FINANZAS
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
CAPÍTULO 2
FINANZAS
2.1 CONCEPTO
Se puede decir que las finanzas, surgen desde el momento en que el
hombre deja de ser nómada e inicia la convivencia en grupos afín de
sobrevivir mediante la división del trabajo; es aquí cuando el individuo
comienza a dar un valor estimativo a sus bienes y aparece el trueque como
medio incipiente del comercio.
El hombre aplica las finanzas de una manera inconsistente cuando
descubre que puede sacar ventaja al cambiar un objeto por otro, es decir que
puede obtener una utilidad de dicho cambio.
Sin embargo se puede decir que las finanzas nacen con los griegos y
romanos, quienes aportan una organización de tipo social y militar para el
logro del poderío en ciertas regiones como consecuencia del control, que
llevaban del cobro de impuestos motivo de la indemnización de los gastos de
guerra.
En la edad media aparecen los feudos, que eran reconocidos por
poseer una porción de tierra entregada por el rey determinada a cambio de
ciertos servicios, este se ocupaba del cobro impuestos, acuñación de la
moneda y la impartición de justicia.
En la época medieval se dan gran auge a los aspectos comerciales y en
forma paralela, se desarrollan los aspectos financieros surgiendo las
actividades bancarias y el registro de operaciones llamado contabilidad.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Después de la revolución industrial nace la administración científica
gracias a Frederic Taylor y Henry Fayol, Es en esta etapa que reestablece la
necesidad del máximo aprovechamiento de los recursos con los que cuenta
la entidad económica, para el logro de sus fines, surgiendo con ello el área
de finanzas.
El campo de las finanzas ha evolucionado en respuesta a las principales
necesidades sociales y económicas de la época, actualmente la información
financiera es útil en la toma de decisiones.
Para algunos estudiosos, las finanzas son la esencia del ente generador
de bienes y servicios, situación que se presenta en forma negativa o positiva
punto de partida para corregir, modificar, implantar políticas de
funcionamiento.
Según Lawrence J. Gitiam “finanzas es la disciplina que se ocupa de
“determinar el valor” y tomar decisiones; la función primordial de las finanzas,
es asignar recursos lo que incluye adquirirlos, invertirlos y administrarlos”.
Roberto Macias Pineda en su obra “análisis de estados financieros y
deficiencias de las empresas” explica el origen de la palabra finanzas.
La palabra viene del Francés “finances” y esta de la palabra latina
“finatio” y de la raíz “finis” que significa acabar oponer término mediante el
pago, financiar es pagar y su sentido se ha extendido a la manera de obtener
dinero de su empleo.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Douglas R. Emery menciona que las finanzas son: “una disciplina que
se ocupa de “determinar el valor “y tomar decisiones. La función principal
de las finanzas es asignar recursos, lo que incluye adquirirlos y
administrarlos.
Jorge Jara las define como “una disciplina social económica que tiene
por objeto maximizar el patrimonio de una empresa mediante la obtención de
recursos financieros, aportaciones de capital o por obtención de créditos, su
correcto manejo y su aplicación, así como la coordinación eficiente del capital
de trabajo, mediante la presentación de información para la toma de
decisiones”.
Se pudieran seguir citando definiciones de autores pero todas
concluirán en un aspecto monetario por lo que a mi parecer envase a lo
anteriormente citado:
Las finanzas son un conjunto coordinado de actividades que se ocupan,
de la obtención y utilización adecuada de recursos y fondos de la empresa,
para lograr los objetivos deseados.
Así mismo son vitales dentro de la empresa ya que por naturaleza
existe un aspecto económico que tiene por lo general objetivos estrictos en
su actividad para la consecución de tales objetivos que son económicos.
Estas tienen como finalidad maximizar la riqueza de la organización
planeando actividades a corto y largo plazo, asegurando que las inversiones
fijas y corrientes estén acordes con el capital y la situación del mercado.4
4 L. C Zavala Amador Alejandro, Apuntes Introducción a las Finanzas (2005)
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
2.2 ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros interesan tanto desde un punto de vista interno
o administrativo de la empresa, como desde un punto de vista externo o del
público en general.
El estado de situación financiera, el de ingresos y gastos, el de
utilidades retenidas y el de cambio de situación financiera con base en
efectivo son los estados principales o de uso general.
Desde el punto de vista interno, los estados financieros principales
interesan a la administración, a los empleados y a los dueños o accionistas,
tanto como fuente de información para fijar políticas administrativas.
Cesar Calvo Langarica define los estados financieros como el
“documento primordialmente numérico que proporciona informes periódicos o
a fechas determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administración de
la empresa”
Abraham Perdomo Moreno como “aquellos documentos que muestra
la situación económica de una empresa, la capacidad de pago de la misma a
una fecha determinada, pasada, presente o futura o bien es el resultado de
operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado, presente o futuro en
situaciones normales o especiales.
Arturo Elizondo López “Estado financiero es el documento subscripto
por una entidad económica y en el cual reconsignan datos valuados en
unidades monetarias, referentes a la obtención y aplicación de recursos
materiales”.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
El instituto Mexicano de Contadores Públicos “las transacciones que
realiza una entidad económica y ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan, son medidos, registrados, clasificados,
analizados, sumariados y finalmente reportados como información”
Los estados financieros principales tienen como objetivo informar sobre
la situación financiera de la empresa a una fecha determinada y sobre los
resultados de las operaciones y flujo de fondos por un periodo determinado.
Estos estados principales sirven para;
 La Toma de decisiones de inversión y créditos, lo que requiere conocer
la estructura financiera.
 Evaluar la solvencia y liquidez de la empresa , asícomo su capacidad
para generar fondos
Conocer el origen y las características de los recursos para estimar la
capacidad financiera.5
La elaboración de los estados financieros y sus propias características
pueden clasificarse en una primera instancia, de la siguiente manera:
5 L. C Zavala Amador Alejandro, Apuntes Introducción a las Finanzas (2005)
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
a) Básicos y principales
b) Secundarios o complementarios
a) Normal
b) Especiales
a) Estáticos
b) Dinámicos
c) Estáticos – Dinámicos
d) Dinámicos – Estáticos
a) Sintéticos
b) Detallados
a) Simples
b) Comparativos
a) Elementos descriptivos
b) Elementos numéricos
a) Encabezado
b) Cuerpo
c) Pie
a) Históricos
b) Actuales
c) Proyectados
5) Por su forma de presentación
6) Por el aspecto de los mismos
7) Por el aspecto de los mismos
8) Por la naturaleza de las cifras
1) Por su importancia
2) Por la información que presentan
3) Por la fecha o periodo al que se
refieren
4) Por el grado de información que
presentan
Esta clasificación, nos muestra las distintas particularidades que tienen
los estados financieros; por lo que se puede concluir que el mismo estado
puede caer en más de uno de los ordenamientos citados.
Los estados financieros principales o básicos, son aquellos que
presentan en su conjunto la capacidad económica de una empresa así como
el resultado de sus operaciones por un periodo determinados y como
ejemplo de ellos son:
a) Balance general o estados de situación financiera.
b) Estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias.
c) Estado recambios en la situación financiera.
d) Estado de variación en el capital contable.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Los estados financieros secundarios o complementarios, son aquellos
que de alguna forma describen o analizan algún renglón específico de los
estados financieros básicos.
1) Del balance general serán secundarios
a) Estado del movimiento de cuentas del superávit.
b) Estado del movimiento de cuentas del déficit.
c) Estado detallado de cuentas por cobrar, etc.
2) Del estado de resultados serán secundarios
a) Estado de costo de ventas netas
b) Estado del costo de producción
c) Estado analítico de cargos indirectos de fabricación
d) Estado analítico de costos de administración
3) Del estado de cambios de la situación financiera serán secundarios:
a) Estado analítico del origen y aplicación de recursos
b) Estado de cambios en el capital neto de trabajo
c) Estado de flujo de efectivo
Un estado financiero debe presentarse encabezado por el nombre de la
empresa a que se refiere, una breve descripción de lo que muestra o
contiene, la fecha o el periodo que cubre y la información que se presenta.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Normas de Información Financiera (NIF)
Las Normas de información Financiera (NIF) son un conjunto de
normatividades emitidas en México por el Consejo Mexicano para la
Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A .C.
(CINF) o transferidos a él regulan la información contenida en los
Estados Financieros y en las notas que los componen, tales normas son
aceptadas de manera amplia y generalizada por los usuarios de la
Información Financiera.
La Filosofía NIF, es lograr por una parte, la armonización de las normas
locales utilizadas por los diversos sectores de nuestra economía; y por otro
lado convergir en el mayor grado posible con las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIF) emitidas por el consejo de Normas
Internacionales de Contabilidad.
Las NIF se han clasificado de la siguiente forma:
a) Normas Conceptuales, que conforman el Marco Conceptual (MC)
el cual abarca las NIF serie A;
b) Normas Particulares que corresponden a las demás series (B, C,
D, Y C)
c) Interpretación a Normas Particulares
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Las Normas que modifican a los boletines actualmente son:
A-1 Estructura de las Normas de Información Financiera
A-2 Postulados Básicos
A-3 Necesidades de los Usuarios y Objetivos de los Estados Financieros
A-4 Características Cualitativas de los Estados Financieros
A-5 Elementos básicos de los Estados Financieros
A-6 Reconocimiento y Valuación
A-7 Presentación y Revelación
A-8 Supletoriedad
B-1 Cambios Contables y corrección de errores
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
APÉNDICE A- Conciliación entre los postulados básicos de la NIF – A-2 y los
principios de contabilidad
Postulados básicos
NIF- A-2
Boletín A-1
Equivalencia en el Marco
Conceptual de la NIF A-2
Sustancia económica
Sustancia sobre forma
(característica de la
Información contable)
 Postulado básico
Entidad económica Entidad Postulado básico
Negocio en marcha Negocio en marcha Postulado básico
Asociación de costo y gastos
con ingresos
----- -----
Valuación Valor histórico original
Se define como postulado de
valuación
Dualidad económica Dualidad económica Postulado básico
Consistencia Consistencia Postulado básico
------
Periodo Contable
Concepto incorporado al
Postulado devengación
contable
------ Revelación Suficiente
Asociación a la característica
cualitativa de confiabilidad
como información suficiente
(NIF A-4)
------
Importancia relativa
Asociado a la característica
cualitativa de relevancia
(NIF A-4)
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
2.2.1 TIPOS DE ESTADOS FINANCIEROS
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
El estado de situación financiera, muestra en unidades monetarias la
situación financiera de una empresa o entidad económica en una fecha
determinada .Tiene el propósito de mostrar la naturaleza de los recursos
económicos de la empresa, así como los derechos de los acreedores y la
participación de los dueños. Si el estado es comparativo, muestra además
los cambios en la naturaleza de los recursos, derechos y participación de un
periodo a otro.
El estado de situación financiera comprende información clasificada y
agrupada en tres categorías o grupos principales: activos, pasivos y
patrimonio o capital. En cuanto a su importancia, es un estado principal y se
considera estado financiero fundamental.
El termino “balance” que se emplea para denominar a este estado
financiero no es el mas adecuado pero, debido a la costumbre sigue siendo
usado.
El término “balance general” proviene del balance que hacen por una
parte la lista de los bienes de que se dispone y por otra de los individuos,
sociedades o instituciones que se reunieron en el negocio.
También se usan los siguientes títulos para denominar a este estado
financiero: estado de la posición financiera, estado de conciliación financiera,
estado de activo, pasivo y capital y estado de contabilidad.Cl
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42
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Características
a) Es un estado financiero.
b) Muestra el activo, pasivo y capital contable de una empresa, en la cual
el propietario puede ser una persona física o moral.
c) La información que proporciona corresponde a una fecha fija (estático).
d) Se confecciona a base del saldo de las cuentas de balance.
Formas de presentación
a) En forma de cuenta (americana).Es la presentación más usual el activo
al lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho.
b) En forma de cuenta (inglesa).Conserva la misma fórmula pero invertida,
es decir, capital más pasivo es igual al activo, se muestra de lado
izquierdo en primer término el capital, en segundo el pasivo, y a la
derecha el activo.
c) En forma de reporte, es una presentación vertical que muestra en
primer lugar el activo, posteriormente el pasivo y por último el capital y
este obedece a la fórmula activo menos pasivo igual a capital.
En función de su grado de análisis, el estado de situación financiera
puede clasificarse en analítico y condensado.
En términos generales en la forma analítica se detallan las partidas que
forman los conceptos o grupos como el caso de las diversas calcificaciones
de inventario.
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43
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
El estado condensado se presenta por lo general indicando los
conceptos en grupos generales. Ejemplo la inversión total de inmuebles,
planta y equipo.
EL ESTADO DE RESULTADOS Y ESTADO DE PRODUCCIÓN
Este estado, junto con el de situación financiera, el de cambios en el
capital contable y el de cambios en la situación financiera, forman el grupo de
los estados financieros básicos. Estos cuatro estados son fundamentales
para juzgarla situación financiera y los resultados de operación de una
empresa.
Mientras el estado de situación financiera expresa en unidades
monetarias la forma que están invertidos los recursos, así como la propiedad
que de ellos se tiene, este señala la generación y uso de los fondos entre
posfechas; el estado de resultados muestra los efectos de las operaciones
de una empresa y su resultado final, en forma de un beneficio o una pérdida.
Estos estados se relacionan entre si en cuanto a las modificaciones sufridas
en el capital contable en virtud del resultado de las operaciones.
Este es el documento contable y financiero, que analiza la utilidad o
perdida neta de un ejercicio o periodo determinado, pasado, presente o
futuro, o bien; es otro de los informes contables, el cual tiene como finalidad
mostrar la totalidad de los ingresos obtenidos menos los egresos que se
ocasionaron y como diferencia entre ambos importes de utilidad o perdida
restante en un periodo determinado.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
El estado de resultados muestra un resumen de los hechos
significativos que originaron un aumento o disminución del patrimonio de la
entidad durante un periodo determinado. Este puede ser comparativo refleja
las tendencias de las operaciones de un periodo a otro y para el usuario será
de ayuda máxima. Eminentemente es un estado dinámico en cuanto
expresa, en forma acumulativa, las cifras de ingresos, costos y gastos
resultantes en un periodo determinado; no puede considerase estático, ya
que la acumulación de cifras tiene carácter de movimiento, a diferencia de
otros estados, este se expresa en unidades monetarias en un lapso no
mayor a un año.
Si un estado de resultados incluye partidas que corresponden a
ejercicios anteriores se les denomina inclusivo si no las incluye se le
denomina limpio. Si las partidas de periodos anteriores son sustanciales, se
deben presentar por separado después de la utilidad neta del año con la
finalidad de no distorsionar los resultados actuales. Puesto que el estado de
resultados es dinámico, es necesario indicar claramente el periodo que
cubre, esto es, si las cifras que se muestran corresponden aun año, seis
meses etc.
Los conceptos que generalmente se actualizan son:
 Costos de ventas
 Gastos de operación
 Los otros ingresos y gastos en que debe reconocerse un costo integral
de financiamiento.
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45
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Características
 Es un estado financiero.
 Muestra la utilidad o pérdida neta y camino para obtenerla.
 La información que proporciona corresponde a un ejercicio determinado.
 Se confecciona en base del movimiento de las cuentas de resultados.
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA
Este estado se formula para informar sobre los cambios ocurridos en la
situación financiera de la entidad entre dos fechas.
El estado de situación financiera persigue dos objetivos;
a) Informar sobre los cambios ocurridos en la estructura financiera de la
entidad, mostrando la generación de recursos provenientes de las
operaciones del periodo.
b) Revelar información financiera completa sobre los cambios en la
estructura financiera de la entidad que muestra el estado de situación
financiera y el estado de resultados.
La información se debe seleccionar, clasificar y resumir, de tal manera
que el estado muestre en forma clara el resultado de las actividades de
financiamiento e inversión, así como los recursos provenientes de las
operaciones y los cambios de las estructura financiera durante el periodo a
que se refiera.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
La base para preparar el estado de cambios en la situación financiera
es un estado comparativo que proporciona las variaciones entre una fecha y
otra, así como la relación existente con el estado de resultados.
Las variaciones obtenidas deben corregirse, ya que pueden compensar
movimientos de origen y aplicación de recursos que tiene que ser mostrados
en el estado en forma separada.
Los orígenes de recursos se generan por disminuciones de activos,
aumentos de pasivos y aumentos de capital contable.
El origen de sus recursos. Provienen por aumentos de capital contable,
utilidades, y de capital social
Para poder elaborar el estado de cambios en la situación financiera es
necesario contar con un estado de situación financiera comparativo y de
información complementaria que revele ciertos hechos y cifras necesarias
para poder determinar orígenes y aplicaciones.
Este deberá mostrar y determinar claramente el capital de trabajo que
generaron o utilizaron en el periodo, este incluye los cargos a resultados que
no requirieron de efectivo, como son la depreciación, amortización y
agotamiento, se eliminaran de este estado las partidas extraordinarias para
que no se distorsioné la información y así estar en la capacidad de
determinar las posibilidades de reinversión.
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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTAL
2.2.2