Proyecto-de-administracion-para-activos-fijos-en-sistema-SAP-modulo-AA

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO 
FACULTAD DE CONTADUIÚA y ADMINISTRACIÓN 
PROYECTO DE ADMINISTRACiÓN PARA ACTIVOS FIJOS 
EN SISTEMA SAP, MODULO AA. 
DISEÑO DE UN PROYECTO PARA UNA 
ORGANIZACIÓN, QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: 
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN 
PRESENTA: 
MARÍA CONCEPCIÓN MATA SIMÓN 
ASESOR: 
L.C. ADOLFO MIGUEL CASTRO GÓMEZ 
~
\\ 
~ MEXICO D.F. 
,Sl ~ 
2005 
 
UNAM – Dirección General de Bibliotecas 
Tesis Digitales 
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respectivo titular de los Derechos de Autor. 
 
 
 
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AGRADECIMIENTOS 
A mi alma mater: 
A mi querida Universidad por otorgarme la oportunidad de poder ser una 
persona útil para la sociedad, el orgullo de ser universitaria lo llevare toda 
mi vida, te doy gracias por hacer mi sueño realidad. 
A mi asesor: 
e.P. Adolfo Miguel Castro Gómez 
Coordinador de Administración Avanzada 
Por haber creído en mi proyecto ya pesar de su extenuante trabajo siempre 
haber tenido tiempo para apoyarme con revisiones, ideas, y sugerencias. 
Por ser un hombre con una calidad humana extraordinaria. Mil gracias por 
su apoyo. 
Al L.e. José Luis RamírezÁlvarez 
Jefe de Exámenes Profesionales y Opciones de Titulación 
Por su aprecio y su apoyo para lagar la inscripción de mi proyecto. 
A la empresa EU LilIy de México, S.A. de e. v.: 
Agradezco la participación en la elaboración de este proyecto a las 
personas, que contribuyeron con su valioso esfuerzo para que este jitera 
posible: 
A la empresa Eli Lilly de México, S.A. de C. V. por haberme dado la 
oportunidad de laborar con ellos y conocer como es el funcionamiento de 
una empresa transnacional, y a todo su personal por su apoyo comprensión 
y paciencia, el haber desarrollado este proyecto junto a ellos jite una 
excelente y agradable experiencia que nunca olvidare, en especial debo 
agradecer a una persona que al igual que yo tuvo la fortuna de construir su 
formación profesional en esta maravillosa institución infinitas gracias a: 
Lic. Eric Hernández Pérez 
Contador general de Eli Lil/y de México. S.A. de C. V. 
Gracias de corazón por creer en mi capacidad y por la confianza que en mi 
depositaste. 
Dedicatoria: 
A mi mamá Cristina Simón. 
A mi papá Jesús Mata. 
A mi hermano Luis Mata. 
A mis hermanas Leticia y Reyna Mata. 
A toda la familia Sánchez Jiméllez 
por su apoyo y comprensión. 
A mis amigas y compañeras de carrera: 
Areli, Arelene, Clara, Estefany, Sandra, y Sarita. 
Dedicatoria especial a mi hermano Luis Mata por haber sido mi 
principal impulsor y apoyo durante todos mis estudios, gracias 
hermano sin ti nada hubiera sido posible, me hubiera gustado 
tenerte a mi lado en este momento tan importante para mi, pero 
aunque no estés físicamente yo siempre me acuerdo {le ti. 
Al hombre de mi vida: 
Gabriel 
Eres mi vida, gracias por tu paciencia, apoyo, confianza, amor, 
por tu compañía, y sacrificios, por darme las palabras de aliento 
cuando las he necesitado, y gracias a la vida por haberme 
bendecido con tu amor y poder ser tan feliz. 
Peque te amo con toda mi alma y te amaré hasta que muera. 
Proyecto de lldmi"ütrució/1 [Jara ac1ivos jijos e/1 si.'ólemll SAP modulo AA 
Capítulo J 
INTRODUCCIÓN. 
MARCO TEORICO. 
Capítulo 2 
DIAGNÓSTlCO. 
TEMARIO 
CONTENIDO 
Introducción. 
Conceptos básicos utilizados. 
-Contables. 
- Administrativos. 
-Informáticos. 
Leyes vigentes aplicables. 
Planteamiento del problema. 
Investigación preliminar. 
Hipótesis. 
Objetivos. 
Justificación. 
Alcance del proyecto. 
Estructura organizacional de la 
empresa. 
Página 
4 
5 
5 
8 
10 
11 
14 
15 
16 
17 
18 
18 
19 
Administración actual de activos fijos. 22 
Proyecto de admi"i.<;(raciú" para ac1ivos jijO.f e" si.<;(ema SAPo modu[o AA 2 
Olpítulo 3 Págilta 
DESCRIPCIÓN DE SISTEMA SAP Rl3. 
Capítulo 4 
MANEJO DE ACTIVOS FIJOS EN 
SISTEMA SAP, MODULO AA. 
Capítulo .'i 
AUDITORIA AL INVENTARIO DE 
ACTIVOS FIJOS. 
Capítulo 6 
PROPUESTAS PARA LA 
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS 
FIJOS EN SAPo MODULO AA. 
Descripción de SAP Rl3. 
Implantación de SAP Rl3. 
Arquitectura de SAP Rl3. 
Principales módulos de SAPo 
Descripción de los módulos. 
Análisis. 
24 
26 
27 
28 
31 
34 
Actualización del manual de procedi- 35 
mientos generales de activos fijos en 
SAP, modulo AA. 
Manual de procedimientos de activos 37 
fijos en sistema SAP, modulo AA. 
Descripción. 81 
Información analizada. 82 
Tareas realizadas. 83 
Resultados totales de la auditoria al 93 
inventario. 
Descripción. 
Alternativa l. 
Alternativa 2. 
Alternativa 3. 
97 
98 
100 
102 
Pro)'ecto de administración para tu.1iVlJS fijos en sistema SAP, modulo AA 3 
Capítulo 7 
CONCLUSIONES. 
BmLlOGRAFÍA. 
109 
112 
Proyecto de (ulministrllcián plIra lIctivos fijos en .~i!te"," SAP, modulo M 4 
CAPITULO 1 
INTRODUCCIÓN 
El presente trabajo fue realizado con la mira de aplicar los conocimientos adquiridos a 
lo largo de la carrera a una problemática real que presentó la empresa "Eli Lilly de 
México, S.A. de c.v.", compañía transnacional dedicada al ramo farmacéutico . Por 
otro lado el propósito de obtener el titulo de Licenciado en Administración por la 
Universidad Nacional Autónoma de México. 
Por su volumen de producción y operaciones la empresa tiene inversiones significativas 
en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de ésta sería 
imposible. 
Existen razones suficientes para buscar las mejores opciones para administrar los activos 
fijos de una empresa ya sea de manera interna o externa considerando los aspectos más 
importantes en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, reubicación e implicaciones 
financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa, y elegir la que se considere mas 
apropiada. 
El propósito es demostrar que los servicios externos de administración de activos fijos 
que ofrecen diferentes empresas garantizan beneficios tangibles, entre los cuales figuran 
la confiabilidad de la base de datos de inventario, la sistematización en el control de 
activos y la disminución de costos para la empresa contratante. 
Como las inversiones en activos fijos representan desembolsos importantes de efectivo 
hechos por las empresas, estas deben prestarle gran atención a las decisiones que se 
tomen con respecto al valor de compra de los activos fijos y a los posibles gastos futuros 
que se deban hacer para su instalación, mantenimiento, operación y demás aspectos. 
Los activos fijos forman parte indispensable de una empresa por lo que su administración 
debe ser razonada y evaluada; su administración jamás puede tomarse a la ligera, lo que 
viene a ser la razón fundamental de este proyecto, elaborado para resolver la problemática 
de la empresa farmacéutica Eli Lilly de México, S.A. de c.v. 
PrOl'ecto de admillisfraciólIl'ara ttclivo.'/ijos ell si .• tema SAPo modulo AA S 
CAPITULO 1 
MARCO TEORICO 
Conceptos básicos utilizados 
Contables 
ACTIVOS FIJOS.-El concepto según la Comisión de Principios de Contabilidad del 
Instituto Mexicano de Contadores Públicos: son los bienes tangibles que tienen por 
objeto a) el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad, b) la producción de 
artículos para su venta o para el uso de la propia entidad, c) la prestación de servicios a la 
entidad, a su clientela o al público en general. 
Son las inversiones permanentes que se realizan con la finalidad de emplearlospara los 
fines de la entidad. son adquiridos o producidos con la intención de utilizarlos y no de 
venderlos. 
Su vida productiva o de servicio a largo plazo es 10 que distingue a los activos fijos de los 
artículos o materiales de consumo . 
Las principales cuentas de activo fijo son: 
Terrenos. 
Mobiliario y equipo de oticina. 
Edificios. 
Equipo de transporte. 
Maquinaria. 
Equipo y herramientas . 
ALTA DE ACTIVOS FIJOS.- Registrar la adquisición de un bien en una base contable 
para su capitalización o depreciación 
AMORTIZAcrON.- Costo de utilización de activos fijos intangibles. 
BAJA DE ACTIVOS FIJOS.- Su finalidad es registrar la desincorporación o salida de 
activos fijo s de la base contable. por desuso. depreciación total o venta. 
BASE DE DA TOS.- Banco de datos que contiene todos los registros de todos los activos 
fijos y su situación actual. 
Proyecto de adlllini.\1racián para activos fijos en sistema SAPo modulo AA 6 
CONCILIACION.- Comparación de datos o cotejo de diferentes series de datos . En el 
caso de inventario busca la coincidencia de la base contable de la empresa con datos de 
resultados de un conteo fisico para comprobar que los registros contables son acordes a 
las existencias fisicas. 
COSTO HISTÓRICO.- Costo de adquisición de un bien incluye todos los gastos 
originados para su uso, embalaje, fletes, e instalación. 
DEPRECIACIÓN.- La depreciación no es otra cosa más que la expiración del uso de los 
activos fijos, por lo que se debe asignar y cargar el costo en los periodos contables que 
resulten beneficiados con el uso del activo, en otras palabras es la disminución del valor 
de un bien tangible por el uso o transcurso del tiempo. 
El Método de depreciación, utilizado en la compañía es: 
Línea recta.- Tanto el costo de los activos como su depreciación acumulada, se presentan 
en los estados financieros, clasificados en diferentes cuentas. 
DEPRECIACIÓN FISCAL.-Su finalidad es determinar el importe a deducir fiscalmente 
por la perdida de valor del activo, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR). 
DEPRECIACIÓN CONTABLE.- Su finalidad es determinar el importe a deducir 
financieramente por la perdida de valor de los activos fijos, según la empresa. 
EQUIPO-MAQUlNARIA.- Se consideran maquinas de valor considerable o de gran 
tamaño en forma individual. 
HERRAMIENTAS.- Herramientas menores de taller; dado que se trata de elementos de 
poco valor y de dificil conteo se consideran en una unidad global de inventario. 
INVENTARIO ROTA TIVO.-Realización de un inventario parcial de activos fijos por 
bloques a manera de que el ciclo total del inventario se realice en un tiempo determinado, 
de acuerdo al número de activos fijos de que se trate. 
MOBILiARIO Y EQUIPO DE OFICINA .- La empresa los consideran en forma global 
es decir se realiza una unidad de inventario por sector, dentro del cual se menciona el tipo 
y cantidad de elemento en sillas, escritorios, lámparas, entre otros. 
INVENTARIO FISICO.-Tiene como propósito revisar la existencia fisica de los activos 
y su ubicación actual. 
Proyecto de ad/llil1istraci';11 para ac1i\·o.~ fijo .• en "i"tellla SAPo /IIodll/o AA 7 
PRESUPUESTO DE CAPITAL.-La planeación referente a las futuras inversiones en 
activos fijos . El objetivo que se persigue es obtener un rendimiento satisfactorio sobre los 
fondos invertidos. Mediante el proceso de evaluación y selección de inversiones a largo 
plazo consecuentes con el objetivo empresarial y la maximización de la inversión. 
Los motivos de desembolso de capital son: 
Expansión. 
Reposición o reemplazo. 
Los pasos para la autorización de inversiones: 
Presentación del proyecto. 
Estudio de viabilidad. 
Toma de decisiones. 
Seguimiento hasta su conclusión o puesta en marcha. 
VALOR DE OR1GEN.- Valor histórico de un activo fijo, valor con el que fue adquirido. 
es igual al costo histórico . 
VALOR EN LlBROS.- Valor con el que queda registrado un bien en la base contable. 
VALOR RESIDUAL.- Valor que aun tiene un activo fijo después de restarle la 
depreciación que le corresponde. 
Pr(~l'ecto (le ad",i"i.\1raciúl1 fiara activos fijos en si.'<Iema SAP, mo(/ulo AA 8 
Administrativos 
CONTROLES DE ACTIVOS FIJO S.- Cuentas de control detallado para cada activo 
fijo, que incluye el número de serie del activo fijo asignado, ubicación, responsable, vida 
útil estimada, tasas de depreciación y métodos utilizados. 
CIR (Capital Investment Request) . Proyectos de Inversión de Capital. 
EDIFICIO.- Se considera cada unidad fisica independiente como unidad, edificio, nave, 
oficina o deposito, se incluye además otras construcciones en obra civil y mejoras de los 
predios industriales como áreas de uso común, pavimentos, cerramientos perimetrales 
(bardas) así como también las instalaciones, fuerza motriz, vapor e incendio. Se incluyen 
construcciones principales, funciones, superficies y magnitudes. 
MANTENIMIENTO.-Tiene como propósito registrar el costo de mantenimiento 
preventivo y correctivo de los activos fijos, para que estén en condiciones optimas de 
operación. 
OUTSOURCING DE ACTIVOS FIJOS.- Es la subcontratación de una empresa 
externa para la administración de los activos fijos en uso, desde una perspectiva técnica, 
contable e impositiva, con el objetivo principal de minimizar los costos improductivos y 
lograr la mejor calidad de información para la empresa contratante. 
OBRA EN CURSO.- Son obras o proyectos que ya han sido aprobados pero el sistema 
aun no les asigna un número de acti vos fijos, tiene asignado un número conocido como 
PEP que lo identifica como proyecto de inversión en proceso. 
PLAQUEO- Acción de rotular los con una placa metálica de dificil deterioro que 
contenga los datos relevantes de identificación del bien en un lugar visible. Ejemplo de 
placas utilizadas en la compañía: 
PROYECTO PEP.-Nombre interno en la empresa para definir a las obras en curso de 
proyectos de inversión. 
RE-CONCILIACION .- Para efectos de este proyecto lo entendemos como el realizar 
una auditoria a resultados que ya han sido conciliados con el objeto de corroborar los 
resultados de un primer cotejo de datos. 
RESGUARDOS.- Su finalidad es registrar, asignar y responsabilizar el uso y servicio de 
los activos fijos a departamentos o individuos. 
Proyecto de admilli.,tració" para aC1il·o.~Pi"s e" .~i.,·fema SAPo I1Im/II/" AA 9 
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVO FIJO.-Tiene como propósito 
administrar todos los movimientos del activo fijo de la empresa, desde su adquisición 
hasta su desincorporación o baja, controlar centros de costo, ubicaciones, responsables, 
mantenImiento, depreciación fiscal y contable del activo fijo, impresión de 
identificaciones para activos fijos con código de barras. 
SOBRA CONTABLE.- Los registros de activos fijos que no son conciliados en un 
inventario así como aquellos que como resultado de una depuración de la base contable se 
sugiere dar de baja por no ser de utilidad a la empresa por haber cumplido su tiempo de 
vida útil. 
TERRENO.- Cada bloque de terreno es considerado como una unidad con superficie, 
medidas y ubicación. 
TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS.- Movimientos de activos fijos por 
departamento, cambio de número de un activo fijo a otro nuevo o ya existente, o cambio 
de sociedad o de empresa a las que fue asignado un activo fijo t . 
VEHÍCULOS.-Los vehículos incluye todas las unidades a servicio de la empresa tanto 
de la fuerza de ventas como autos utilitarios y de funcionarios de alto nivel. 
VIDA UTIL DE UN ACTIVO FlJO.-La que aun resta de uso en buenas condiciones a 
un bien, después del uso y el paso del tiempo. 
I Por cOll\cniencia de la empresa ésta es di\idida cn dos sociedades Eti Lil" \ Comp:1I1ia de Mójco. S.A. 
dc C. V. (quc integra todo e l personal) \ Eli Lil" de Mé"ico S.A. de C. V.(qllc integra todos los acti\os fijos 
dc la compatlia l. distinguidas en SAP por los códigos 41 (, \' 4'12 rcspccti\ amente . 
• 
Proyecto de adllli"i~1ració" para activos ¡Uo.< etl.,i .. lellla SAPo IIIodu/o AA 10 
Informáticos 
SOFTWARE.- Son consideradas las licencias de uso de programas o sistemas de 
cómputo, adquiridas por la empresa. 
COMPUTER AND HARDWARE.- Son considerados computadoras personales de 
escritorio y portátiles; servidores; impresoras, lectores ópticos, graficadores, lectores de 
código de barras, digitalizadores, unidades de almacenamiento externo y concentradores 
de redes de cómputo. 
SAP.- El nombre de SAP viene de Systems, Applications, Products in Data Processing, 
SAP permite ver al negocio como un todo, ofrece un sistema único que soporta 
prácticamente todas las áreas en una escala globaL SAP proporciona la oportunidad de 
sustituir un gran número de sistemas independientes, que se han desarrollado e instalado 
en organizaciones ya establecidas, como un solo sistema modular. Esta compuesta por 
módulos y cada módulo esta diseñado para trabajar con otros módulos. Está totalmente 
integrado ofreciendo real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa. 
El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez que la 
información es almacenada, esta disponible a través de todo el sistema, facilitando el 
proceso de transacciones y el manejo de información, a nivel local, nacional e 
internacionaL 
El costo del sistema SAP es todavía muy elevado por lo que solo están en posibilidades 
de adquirirlo empresas con gran infraestructura. 
Proyectil de administración para adivos fi.ios en .~i~1ema SAPo modulo AA 11 
Leyes vigentes aplicables 
Ley del Impuesto Sobre La Renta 
Esta ley en su capítulo 11, sección 11, de las inversiones, dice: 
Artículo 40. Los por cientos máximos autorizados, tratándose de activos fijos por tipo de 
bien son los siguientes: 
I. Tratándose de construcciones: 
a) 10% para inmuebles declarados como monumentos arqueológicos, artísticos, históricos 
o patrimoniales, conforme a la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, 
Artísticos e Históricos, que cuenten con el certificado de restauración expedido por el 
Instituto Nacional de Antropología e Historia o el Instituto Nacional de Bellas Artes. 
b) 5% en los demás casos. 
11. Tratándose de ferrocarriles : 
a) 3% para bombas de suministro de combustible a trenes. 
b) 5% para vías férreas . 
c) 6% para carros de ferrocarril , locomotoras, armones yautoarmones. 
d) 7% para maquinaria niveladora de vías, desclavadoras, esmeriles para vías, gatos de 
motor para levantar la vía, removedora, insertadora y taladradora de durmientes. 
e) 10% para el equipo de comunicación, señalización y telemando. 
1 n 10% para mobiliario y equipo de oficina. 
IV. 6% para embarcaciones. 
V Tratándose de aviones: 
a) 25% para los dedicados a la aerofumigación agrícola. 
b) 10% para los demás. 
VI. 25% para automóviles, autobuses, camiones de carga, tractocamiones y remolques. 
Proyecto de lIdmillL\trllciáll para activos fijos ell si.\tema SAP, modulo AA 12 
VII. 30% para computadoras personales de escritorio y portátiles; servidores; impresoras, 
lectores ópticos, graficadores, lectores de código de barras, digitalizadores, unidades de 
almacenamiento externo y concentradores de redes de cómputo. 
VIII. 35% para dados, troqueles, moldes, matrices y herramental. 
IX. 100% para semovientes, vegetales, máquinas registradoras de comprobación fiscal y 
equipos electrónicos de registro fiscal. 
X. Tratándose de comunicaciones telefónicas: 
a) 5% para torres de transmisión y cables, excepto los de fibra óptica. 
b) 8% para sistemas de radio, incluyendo equipo de transmisión y manejo que utiliza el 
espectro radioeléctrico, tales como el de radio transmisión de microonda digital o 
analógica, torres de microondas y guías de onda. 
c) 10% para equipo utilizado en la transmisión, tales como circuitos de la planta interna 
que no forman parte de la conmutación y cuyas funciones se enfocan hacia las troncales 
que llegan a la central telefónica, incluye multiplexores, equipos concentradores y rute 
adores. 
d) 25% para equipo de la central telefónica destinado a la conmutación de llamadas de 
tecnología distinta a la electromecánica. 
e) 10% para los demás. 
XI. Tratándose de comunicaciones satelitales: 
a) 8% para el segmento satelital en el espacio, incluyendo el cuerpo principal del satélite, 
los transpondedores, las antenas para la transmisión y recepción de comunicaciones 
digitales y análogas, y el equipo de monitoreo en el satélite. 
b) 10% para el equipo satelital en tierra, incluyendo las antenas para la transmisión y 
recepción de comunicaciones digitales y análogas y el equipo para el monitoreo del 
satélite. 
Proyecto de admillistraciáll para activos jijo .• ell sistema SAP, modulo AA 13 
Esta ley en su título segundo de las personas morales, capitulo n de las deducciones, 
sección tercera de las inversiones, articulo 41, dice: 
Las inversiones únicamente se podrán deducir mediante la aplicación en cada ejercicio, 
de los porcinitos máximos autorizados por esta ley al monto original de la inversión, con 
las limitaciones en deducciones, que en su caso, establezca esta ley. Tratándose de 
ejercicios irregulares, la deducción correspondiente se efectuara en el por ciento que 
represente el número de meses completos del ejercicio en los que el bien haya sido 
utilizado por el contribuyente, respecto de doce meses. Cuando el bien se comience a 
utilizar después de iniciado el ejercicio y en el que se termine su deducción, esta se 
efectuara con las mismas reglas que se aplican para los ejercicios irregulares. 
El monto original de la inversión comprende además del precio del bien, los impuestos 
efectivamente pagados con motivo de la adquisición o importación del mismo a 
excepción del impuesto al valor agregado, así como las erogaciones por concepto de 
derechos, fletes, transportes, acarreos, seguros contra riesgos en la transportación, 
manejo, comisiones sobre compras y honorarios a agentes aduanales. 
Cuando los bienes se adquieran con motivo de fusión o escisión, se considerara como 
fecha de adquisición, la que le correspondió a la fusionada o escíndete. El contribuyente 
podrá aplicar porcinitos menores a los autorizados por esta ley. En este caso el por ciento 
elegido será obligatorio y podrá cambiarse, sin exceder del máximo autorizado. 
Tratándose del segundo y posteriores cambios deberán transcurrir cuando menos cinco 
años desde el último cambio; cuando el cambio se quiera realizar antes de que transcurran 
se deberá cumplir con los requisitos que establezca el reglamento de esta ley . 
Las inversiones empezaran a deducirse, a elección del contribuyente, a partir del ejercicio 
en que se inicie la utilización de los bienes o desde el ejercicio siguiente. El contribuyente 
podrá no iniciar la deducción de las inversiones para efectos fiscales, a partir de que se 
inicien los plazos a que se refiere este párrafo En este caso podrá hacerlo con 
posterioridad, perdiendo el derecho a deducir las cantidades cOITespondientes a los 
ejercicios transcurridos, calculadas aplicando los porcinitos máximos autorizados por esta 
ley . 
Cuando el contribuyente enajene los bienes o cuando estos dejen de ser útiles para 
obtener los ingresos, deducirá en el ejercicio en que esto ocurra, la parte aun no deducida. 
En el caso en que los bienes dejen de ser útiles para obtener los ingresos, el contribuyente 
deberá mantener sin deducción un peso en sus registros. Lo dispuesto en este párrafo no 
es aplicable a los casos señalados en el artículo 20 de esta ley. 
Los contribuyentes ajustaran la deducción detemlinada en los términos de los párrafos 
primero y sexto de este articulo, multiplicándola por el factor de actualización 
correspondiente al periodo comprendido desde el mes en que se adquirió el bien y hasta el 
ultimo mes de la primera mitad del periodo en el que el bien haya sido utilizado durante 
el ejercicio por el que se efectúe la deducción. Cuando sea impar el número de meses 
comprendidos en el periodo en el queel bien haya sido utilizado en el ejercicio, se 
considerara como ultimo mes de la primera mitad de dicho periodo el mes inmediato 
anterior al que corresponda la mitad del periodo . 
Proyecto de I/dlllillistNlciólI pI/NI adivo.~.fUo., ell sistema SAP, modulo AA 14 
CAPITULO 2 
DIAGNÓSTICO 
Planteamiento del problema 
Los activos fijos forman parte indispensable de una empresa por lo que su administración 
debe ser razonada y evaluada, lo que viene a ser la razón fundamental de este proyecto, 
elaborado para resolver la problemática de la empresa farmacéutica Eli Lilly de México 
S.A. de C. Y., cabe mencionar que por conveniencia de la empresa se encuentra dividida 
en dos sociedades Eli Lilly de México S.A. de C. Y. (en la cual están registrados todos los 
activos fijos y su administración) y Eli Lilly y Compañía de México SA de c.y 
(sociedad en la que esta registrado todo el personal y su administración), este hecho 
aunado al descontrol actual es lo que provoca que la administración de los activos fijos 
sea dificil para quien no conoce a la totalidad de los manejos internos de la empresa en 
cuanto al propósito de cada respectiva sociedad. 
La empresa Eli Lilly de México S.A. de C. Y. cuenta con activos fijos que representan 
una cantidad considerable en valor monetario por el tamaño mismo de la compañía. 
Dado que la empresa tiene una gran infraestructura, en muchas ocasiones el control de los 
activos fijos dentro del área contable financiera resulta ser insuficiente generando así una 
situación de descontrol 
El control de los activos fijos depende del área de contabilidad que a su vez es 
dependiente del departamento de finanzas, la administración de los activos fijos es 
realizada en el sistema SAP, modulo AA para activos fijos, por un contador de activos 
fijos, pero éste fue separado de su cargo pues los requerimientos del puesto superaron sus 
capacidades, por lo que un asistente de contabilidad asumió provisionalmente los 
movimientos de activos fijos, dicha persona también debe realizar las tareas que a su 
puesto corresponden. Por un lado, no tiene completo conocimiento de los procedimientos 
de activos fijos, sin mencionar que la base de datos de SAP tiene muchos errores 
derivados de los registros (de los resultados a la auditoria del inventario 2003), lo que 
entorpece más los procedimientos. En segunda, se corre el riesgo de que ahora al tener 
esta responsabilidad el personal descuida las funciones que le corresponden. Por lo que el 
descontrol es preocupante, si tomamos en cuenta que se trata de activos fijos que 
representan una cantidad millonaria. 
Los manuales de procedimientos que existen para el manejo de los activos fijos no son 
completamente claros en su redacción, lo que impide la rápida comprensión para quien 
los consulta, por otro lado los procedimientos de acuerdo a su manejo en el sistema SAP 
no están actualizados. 
Es necesario tomar cartas en el asunto, por lo que el proyecto de administración de 
activos fijos espera lograr alternativas viables que puedan resolver los problemas actuales 
y llegar a un control absoluto, explotando al máximo los recursos con que cuenta el 
sistema SAP. 
Prt~l'ecta de admíllí.\1racifÍlI para actívasfi;os ell sí.,tema SAPo modula AA 15 
Investigación preliminar 
Se analizó la base de datos del departamento de finanzas de Eli Lilly de México S.A. de 
C.V., iformación extraída del sistema SAP que maneja la empresa. 
Fueron analizados los resultados del inventario 2003, realizados por la empresa Levin 
Global de México., S.A. de C.V. La base de datos de Excel así como información 
Impresa. 
Para la realización del proyecto fue utilizada también la siguiente información provista 
por la empresa: 
- Planos de la arquitectura (personal de ingeniería proporcionó planos de arquitectura 
con localización de equipos de todas las edificaciones) 
- Inspección fisica en la planta. 
Fue auditada por la empresa Levin Global de México., S.A. de C.V la base de activos 
fijos en existencia de la empresa, y la base del inventario, que contiene activos fijos 
conciliados y no conciliados, es decir activos fijos que según su registro fueron 
identificados fisicamente en el departamento que les correspondía y activos que no 
existen pero siguen depreciándose y por lo tanto cargándose su depreciación al 
departamento al que estaban asignados. Así como activos fijos que en general tienen 
errores en los registros por diversos factores. 
Se revisaron los procedimientos actuales para la administración de activos fijos, que 
incluyen : 
Revisión de los manuales de: 
- Procedimiento de entradas de activos fijos 
- Entrada y salida de activos fijos 
- Altas de activos fijos 
- Depreciación de activos fijos 
- Plaqueo de activos fijos 
- Transferencias 
- Bajas de activos fijos 
Se realizó una reconciliación de activos fijos, después de cotejar la base contable de Eli 
Lilly de México S.A. de C. V , y la base contable efectuada por la empresa que realizó el 
inventario. Al realizar la auditoria al inventario se extrajo un listado de activos fijos que 
habían sido considerados por la empresa Levin Global de México, S.A. de C.V., como 
sobras contables, esto es, activos fijos que no fueron localizados fisicamente dentro de la 
planta pero que aun tienen un valor residual significativo. Fueron tomados los activos 
fijos con un valor residual mayor de $30,000.00, la localización se llevo a cabo 
empezando por los que tenían mayor valor residual y posteriormente los de menor valor 
residual esto es en orden monetario descendiente . De los activos fijos mencionados se 
realizó una inspección física, auxiliados por los planos de la planta y las ubicaciones de 
los activos fijos que fue proporcionada por el área de Ingeniería Industrial. 
Proyecto de {/(lmil1Í-\1raciól1 para activos fijos el1 .~i~1em(l SAP, modulo AA 16 
Hipótesis 
Llevar a cabo la administración de activos fijos en sistema SAP y a través de personal 
externo tiene ventajas ilimitadas sobre un sistema automatizado llevado por la empresa, 
por lo que se demostrará que resulta más ventajoso para EIi Lilly de México S.A de e v 
el subcontratar un servicio de outsourcing para la administración de sus activos fijos por 
parte de una empresa que realice las funciones con personal experto en administración de 
activos fijos, que brinde dedicación y cuidado integral a esta actividad ya que representará 
delegar la autoridad de los movimientos a la empresa subcontratada, por ende habrá 
mayor seguridad en la realización de las operaciones para activos fijos y por otro lado 
representará la eliminación de la actividad para los miembros del área de contabilidad con 
lo que se disminuye su carga de trabajo y enfocarán su desempeño en las actividades 
cruciales para la empresa, y como consecuencia reducirá las responsabilidades laborales 
de la empresa a largo plazo 
Proyecto de lIdmÍ/1istraciá/1 pllrt/lIctivos fijos e/1 sÍ.\temll SAPo modulo AA 1 7 
Objetivos 
Generales: 
l . El proyecto para administrar activos fijos en sistema SAP, tuvo como objetivo 
principal el encontrar la mejor opción para lograr la administración de todos los 
movimientos de los activos fijos de la empresa farmacéutica Eli LilIy de México 
S.A. de C. V., desde su adquisición hasta su desincorporación o baja, controlar los 
departamentos a los que son asignados, ubicaciones, responsables, 
mantenimiento, depreciación fiscal y contable del activo fijo, imprimir código de 
barras y auditar periódicamente el inventario. 
2. Comprobar que la opción para la administración de los activos fijos por medio de 
outsourcing resulta ser más ventajosa a futuro . 
Objetivos específicos 
l . Controlar a detalle la totalidad de movimientos del activo fijo . 
2. Consultar información de manera dinámica; efectuar la actualización de valores 
entre el inventario fisico y los valores históricos existentes en el módulo de activo 
fijo del sistema SAP. 
3. Efectuar la actualización de valores entre el inventario fisicoy los valores 
históricos existentes en el módulo de activo fijo del sistema SAPo 
4. Elaborar propuestas viables para el control de la administración de los activos 
fijos . 
5. Evitar fugas o pérdidas de activos fijos. 
6. Revisar los procedimientos administrativos de activo fijo vigentes en la empresa y 
formular recomendaciones al respecto 
7. Realizar inventarios fisicos rotativos o periódicos de los activos fijos. 
8. Recolectar información fisica de manera dinámica. 
Prol'eCfo (le IIdministrllcián pllrtl IIc1iV(I.< fijos en .,ü1emll SAP, modulo AA 18 
Justificación 
El proyecto fue realizado con la finalidad de permitirle a la empresa Eli Lilly de México, 
S.A. de c.v. el retomar el control de la administración de sus activos fijos, para evitar 
perdidas de activos fijos que por el tipo de infraestructura de la empresa resultan ser 
millonarias. Así como el obtener reportes, oportunos, veraces, y confiables cuando estos 
sean requeridos, para la toma de decisiones. 
Alcance del proyecto 
En términos generales, el proyecto alcanza a la totalidad de los activos fijos de la empresa 
Eli Lilly de México S.A. de C. V. localizado en las siguientes ubicaciones: 
• Oficina Central - Col. Campestre Churubusco, México D.F. 
• Planta Farmacéutica - CoL Campestre Churubusco, México D.F. 
Los siguientes centros fueron excluidos en el proyecto pues ambos tienen su 
administración independiente. 
• Centro de Distribución Guadalajara (Elanco Animal) . 
• Bodega Anáhuac y la Bodega Dimalsa en Vallejo . 
Pr(~l'ecto de {(dministr{(ción p{(m {(ctivos fijos en sistem{( SAPo modulo M 
Estructura organizacional de la empresa 
EIi Lilly de México S.A. de C.V. 
O . 2 rgamgrama 
.... D1RCTOR\1ENERAL 
DIRECroR DE FINANZAS DlRECfOR p~ OPERACJONES . 
q>NlRALOR 
ANALISTA 3 
....• 
AUXILIAR DE IMPUESTOS cOÑrADOR DE ACTIVOS ., .... 
AJOS (VACANIT. 
ARCHIVlsrA 
AUXIU.-\Jl DECONtABIllDAO 
", "; ~IRECT<?P:.. DE. ~ 
MERCAQ9TECNL .... 
2 El organigrama es representativo pues solo se delalla la parte del área de fínallZiIS en maleria de estudio 
para eSle proyecto. 
19 
PrOl'ecto. de admilli.\traciált para activo.s jiio.s ell sütemll SAP. modulo. AA 20 
Breve historia de la compañía3 
Eli Lilly and Company es una compañía mundial de alta tecnología fundada por el 
Coronel Eli Lilly en 1876 en Indianápolis, Indiana, en el medio oeste de los Estados 
Unidos. El Coronel Lilly, un químico farmacéutico de 38 años, veterano de la Guerra 
Civil de los EE.UU. , se sentía frustrado con las medicinas mal preparadas y, con 
frecuencia, ineficaces de su época. Por ese motivo, asumió un compromiso con la 
sociedad y consigo mismo, lo que resultaría en : 
• La fundación de una compañía 
que solamente fabricaria 
productos farmacéuticos de la 
más alta calidad. 
• Su compañía sólo desarrollaría 
medicamentos que serían 
distribuidos por recomendación 
de médicos en lugar de por 
engañosos vendedores 
ambulantes. 
Los productos farmacéuticos de 
Lilly se basarían en la mejor 
ciencia del momento . 
1. Valores éticos 
Para poner en práctica nuestras 
estrategias y cumplir con nuestros 
objetivos, nos guiamos por valores éticos esenciales ya establecidos: 
Respeto por las personas, lo cual incluye preocuparnos por los intereses de 
aquellas personas en todo el mundo que benefician o son beneficiadas por nuestra 
compañía: clientes, empleados, accionistas, socios y comunidades. 
Integridad, que abarca los valores éticos más altos de honestidad, honradez y un 
carácter moral ejemplar 
Superación, que se refleja en nuestra continua busqueda por encontrar nuevas 
formas de mejorar el rendimiento de nuestro negocio para lograr ser los mejores 
en lo que hacemos. 
2. Misión 
Crear y desarrollar soluciones para el cuidado de la salud basadas en innovaciones 
farmacéuticas que le permitan a la gente una vida más larga, saludable y activa . 
3. Meta 
Posibilitar una vida más larga, más saludable y activa todos nuestros clientes 
, Información obtenida de sus archi,·os. 
Proyecto de administración para activos fijos en sistema SAP, modulo AA 21 
3. Meta 
Posibilitar una vida más larga, más saludable y activa todos nuestros clientes. 
4. Presencia global de EIi LilIy de México S.A. de C.V. 
,.,f ~\ \'" ~ 
.. ~: . ~.,,; Jq-, .. .. : l' J~ . . . ;~ • < ...... . ~ 
; 
África del Sur Colombia Finlandia Katar Pakistán Suecia 
Alemania Corea Francia Kazajstán Perú Suiza 
Arabia Saudita Costa Marfil Grecia Kenia Polonia Suecia 
Argentina Costa Rica Holanda Kuwait Portugal Suiza 
Australia Croacia Hong Kong Letonia Puerto Rico Tailandia 
Austria Dinamarca Hungría Líbano Taiwán 
Bahrein Egipto India Lituania Reino Unido Turquía 
Bélgica E Árabes Indonesia Malasia Rep. Checa Ucrania 
Unidos 
Brasil Eslovenia Irlanda Marruecos Rep. Dominicana Uzbekistán 
Bulgaria España Israel México Rep. Eslovaca Venezuela 
Canadá Estados Unidos Italia . Noruega Rumania Vietnam 
Chile Estonia Japón Nueva Zelanda Rusia Yugoslavia 
China Filipinas Jordania Omán Singapur 
Eli LiUy México S.A. de C.V. 
• Oficina Central- Col. Campestre Churubusco, México D.F . 
• Planta Farmacéutica - Col. Campestre Churubusco, México D.F. 
• Centro de Distribución Guadalajara (Elanco Animal). 
• Bodega Anáhuac y la Bodega Dimalsa en Vallejo . 
Proyecto de (UlministracitÍ/ll'ara aClivosf¡jos e/l sistema SAP, modulo AA 22 
Administración actual de los activos fijos de 
EH Lilly de México S.A. De C.V. 
Manejo actual de activos fijos 
El manejo en los activos fijos es llevado acabo actualmente por un auxiliar de 
contabilidad de manera provisional. Dicha persona debe realizar también otras funciones 
que a su puesto correspondan. 
El control se lleva a utilizando el módulo de Activos Fijo del sistema SAP, el cual es 
exclusivamente para movimientos de Activo Fijo. El manejo del módulo para activos 
fijos de SAP no representa mayor dificultad, el control consiste en ingresar 
oportunamente los movimientos que se realizan de manera correcta esto es en la fecha 
inmediata para su contabilización en el departamento al que fue asignado, valor de 
adquisición con gastos generados incluidos, de tal manera que el número de activos fijos 
que le asigna SAP será correcto. Posteriormente se procede al plaqueo del equipo. 
El auxiliar que lleva a cabo actualmente el procedimiento de administración de activos 
fijos solo lo hace en su tiempo libre o cuando es urgente; tampoco tiene completo 
conocimiento de los procedimientos para activos fijos usando el sistema SAP, por lo que 
el proceso es lento y en ocasiones se omiten datos en su registro 
Manejo documental 
La manera en que se lleva a cabo, es llenar los formatos correspondientes al movimiento 
de que se trate, estos pueden ser: 
Formatos de CIR, de baja de activos fijos, y de transferencia de activos fijos 
Se revisa que contenga todas las firmas de autorización que son requeridas, y se procede 
al registro en el sistema. 
Manejo de activos fijos en SAP~ 
Se accesa al sistema SAP, se elige el modulo de finazas, sub-modulo de activos fijos, 
ingresar ID (es la clave de identificación personal para acceso), se elige la transacción 
(para cada movimiento existe una transacción diferente) para el movimiento que se desee 
y se procede al registro de los datos . 
I La descnpción del manejo de los acti\·os rijos ell sistema SAP se \e a profundidad ell el capítulo -L 
Proyecto de adminisfracián para ac1ivos fijos en sistema SAPo mOl/u/o AA 2.1 
Lo movimientos que se llevan a cabo son5: 
Altas de los activos fijos 
Creación y aprobación de la CIR. 
Cierre de la CIR y alta del activo fijo en SAPo 
Ejecución del alta activo fijo . 
Convertir el proyecto en un activo fijo final con la regla de liquidación en SAP. 
Liquidar el proyecto y convertirlo en un activo fijo. 
Plaqueo. 
Depreciación de activos fijos 
Cálculo de depreciación contable y fiscal. 
Transferencias de activos fijos 
Ejecución de transferencias de activos fijos. 
Transf. de departamento de un activo fijo. 
Transf. de un activofijo a otro activo fijo nuevo o ya existente. 
Transf. de sociedad de un activo fijo de Eli Lilly Y Compañía Eli Lilly de México o 
vIceversa .. 
Bajas de activos fijos 
Ejecución de las bajas de activo fijos en general, generando factura. 
Ejecución de las bajas de activo fijos, sin generar factura . 
Ejecución de la baja de activo fijos para autos. 
Bajas especiales de autos para personal que deja de prestar sus servicios a la Compañía. 
Bajas especiales de autos que se sortean a empleados de de la empresa. 
Venta de activos fijos a empleados de la Compañia (excepto autos). 
Bajas de activos fijos (autos) por siniestro. 
Bajas de activos fijos por donación. 
Baja especial de autos para personal que deja de prestar sus servicios a la empresa. 
Baja especial de autos que se sortean. 
Baja de acti vos fijos por venta a empleados de la compañía (excepto autos) . 
Baja de activos fijos por siniestro. 
5 El proceso de cada uno de los movimienlos se encuentra contenido en el Manual de Procedi mientos para 
activos fijos anexo en el Proyecto, para cada uno de los mO"imientos existen transacciones diferentes. 
Cabe aclarar que de los movimientos anteriores al!,'1lnos se dan sólo de manera esporádica por lo que 
algunos de esos procedimientos no son dominados totalmente en el personal de la empresa. por ende , 'iene a 
ser indispensable que el Manual de Procedimientos para activos fijos en sistema SAP. este actualizado \' sea 
claro. 
Proyecto di! administraciáll para actú'()sfijos ell .>istema SAPo modulo AA 24 
CAPITULO 3 
DESCRIPCIÓN DE SISTEMA SAP R/3 
¿Que es SAP? 
El nombre de SAP viene de sus siglas en inglés: 
Systems, Applications, Products in Data Processing 
Historia 
Como se mencionó, SAP fue fundada elide Abril 1972 por cinco personas 
Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner y Tschira. Mientras que estaban empleados en la 
18M, habían desarrollado un paquete de contabilidad financiera que funcionaba en 
bloques para un cliente de mM (Naturin). SAP compró los derechos a Naturin y empezó 
con el diseño y aplicación de un sistema financiero a tiempo real como un paquete básico 
sobre las experiencias que se tenía en el programa. Vendieron la primera copia del 
sistema básico a ICJ por el mismo precio que a los últimos clientes. Simultáneamente, 
desarrollaron un sistema de administración de materiales, como software a la medida para 
IC1, pero se reservaron los derechos de propiedad para SAP. Con el dinero obtenido 
financiaron el desarrollo del sistema financiero contable. Posteriormente el sistema de 
administración de materiales se convirtió en un paquete estándar, que se financió con los 
beneficios del sistema financiero contable. Los dos sistemas desarrollados fueron los 
primeros módulos de los que se llamo el sistema R, que solo más tarde, póstumamente se 
renombró R/l para distinguirlo mejor de sus sucesores R/2 y R/3 . 
La corporación SAP 
Como se mencionó en el párrafo anterior, la corporación SAP fue fundada en 1972 y se 
ha desarrollado hasta convertirse en la quinta más grande compañía mundial de software. 
El nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema 
informático. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que 
abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Ha sido 
desarrollado para cumplir con las necesidades crecientes de las organizaciones mundiales 
y su importancia esta más allá de toda duda. SAP ha puesto su mirada en el negocio como 
un todo, así ofrece un sistema único que soporta prácticamente todas las áreas en una 
escala global. SAP proporciona la oportunidad de sustituir un gran número de sistemas 
independientes, que se han desarrollado he instalado en organi zaciones ya establecidas, 
con un solo sistema modular. Cada módulo realiza una función diferente, pero esta 
diseñado para trabajar con otros módulos. 
Está totalmente integrado ofreciendo real compatibilidad a lo largo de las funciones de 
una empresa . 
Pr(~wcto de admini~tmción pam adivos fijos en sistema SAPo modulo AA 2.'i 
SAP es una compama alemana, pero opera en todo el mundo, con 28 sucursales y 
afiliadas y 6 compañías asociadas, manteniendo oficinas en 40 países. La lista siguiente 
relaciona parcialmente los países en los que hay instalaciones SAP: 
América 11111 Europa 1I11 Área del Pacífico lill África/Cercano Oriente I~ 
Argentina Austria Australia Israel 
Brasil Bélgica India Turquía 
Canadá España China Sudáfrica 
México Francia Japón 
US.A. Alemania Hong Kong 
Italia Singapur 
Reino Unido 
Holanda 
Portugal 
Rusia 
Proyecto de administración para activos jijos en sistema SAP, modulo AA 26 
Implantación de SAP 
Los expertos integran todos los componentes para crear un modelo a la medida de cada 
negocio, que cubra sus expectativas y que aproveche los beneficios del sistema. 
Actividades comunes de una implantación SAPo 
Análisis de procesos. 
- Diseño de modelo actual y futuro de la empresa. 
- Análisis de áreas de oportunidad. 
- Definición de los parámetros globales del sistema. 
- Configuración del sistema. 
- Definición y especificación de desarrollos adicionales . . 
- Programación en ABAP. 
- Sistema de informes en SAPo 
- Diseño de perfiles de seguridad y control de accesos. 
- Pruebas y puesta en marcha del sistema. 
- Soporte. 
Proyecto de adminü1raciál/ para activos fijos en sistema SAPo modulo AA 27 
A.-quitectura del sistema SAP R/3 
Arquitectura cliente / servidor del sistema R/3 
El sistema Rl3 opera utilizando el principio cliente / servidor aplicado a varios niveles. Es 
altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que 
los modos de interacción entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados. 
Principios de sistema abierto incluidos en el sistema Rl3. Normas internacionales 
para interfaz abierta 
TCP/IP. Protocolo de comunicaciones en red . 
RPC Incluido en ABAP/4 como RFC (Remate Function Call) Constituye la interfaz de 
programación abierta de Rl3 , permitiendo que otros sistemas se conecten con las 
funciones de Rl3 . 
CPI-C Common Programming Interface-Communication). 
Utilizado para las comunicaciones programa-a-programa a través de sistemas múltiples . 
SQL. Structured Query Language. 
ODBC Open Data Base Connectivity. 
Son las normas utilizadas para el acceso abierto de los datos a los datos comerciales de 
R/3 en las bases de datos relaciónales. 
OLEIDDE. Object Linking and Embedding. 
Es el estándar principal para integrar las aplicaciones de las pes con el sistema Rl3 . 
X.400/X.500, MAPI. Messaging Application Programming Interface y EDI (Electronic 
Data Interchange) Son las normas para las comunicaciones externas. 
También están establecidas interfaces abiertas para proporcionar acceso a las aplicaciones 
especializadas como: CAD (Computer-Aided Design), archivos ópticos, subsistemas 
técnicos relacionados con la producción 
Sistema operativos compatibles con el sistema R/3 
UNIX 
Open VMS 
MPE/iX 
Windows NT 
Bases de datos compatibles con el sistema R/3 
Informix 
Oracle 
Software AG 
Sybase 
Proyecto de administración "ara ac1i,'os fijo.,· en sistema SAP, modulo AA 28 
Compatibilidad entre las presentaciones del tipo front-end 
SAP-GUr (Interfaz gráfica de usuario) es capaz de mostrar los resultados en forma de 
lista o gráfico en la mayoría de los sistemas de presentación front-end, incluidos los 
siguientes 
Windows 
OSFlMotif 
OS/2PM 
Macintosh 
Módulos principales del sistema SAP R/3 
CA-Cross Application. Aplicación cruzada 
CA-BPT Business Process Technolog (Tecnología de procesos de negocios) 
CA-DM Document Management (Administración de documentos) 
CA-CL Classification (Clasificación) 
CA-CAD Integration (Integración) 
FI-Finantial Accounting. Contabilidad financiera 
FI-GL General Ledger (Libro mayor) 
FI-AR Accounts Receivable (Cuentas por cobrar) 
FI-AP Accounts Payable (Cuantas por pagar) 
FI-LC Legal Consolidation (Consolidación legal) 
FI-SL Special Purpose Ledger (Libromayor especial) 
CO-Controlling. Control 
CO-OM OverheadCost Controlling (Control de gastos generales) 
CO-PC Product Cost Controlling (Control de costos de productos) 
CO-ABC Activity-Based Costing (Costos en función de la actividad) 
CO-PA Sales and Profitability Analysis (Ventas y análisis de rentabilidad) 
CO-PRO Project Control (Control de proyectos) 
1M-Capital lnvestment Management. Administración de la inversión de capital 
IM-AA Tangible Fixed Assets (Activos fijos tangibles) 
IM-FI Finantial Investments (Inversiones financieras) 
EC-Enterprise Controlling. Control de empresa 
EC-EIS Executive Information System (Sistema de información de alta dirección) 
EC-BP Business Planning (Planeación empresarial) 
EC-MC Management Consolidation (Consolidación de la administración) 
EC-PCA Profit Center Accounting (Contabilidad de centros de beneficio) 
TR-Treasury. Tesoreria 
TR-TM Treasury Management (Administración de la tesoreria) 
TR-FM Fundus Management (Administración de los fondos) 
TR-CM Cash Management (Administración de efectivo) 
Proyecto de (u/mi"istraci"" para aLtivos fi.ios el1 sistema SAP, modulo AA 29 
PS-Project System. Sistema de proyectos 
PS-BD Basic Data (Datos básicos) 
PS-OS Operational Structures (Estructuras operacionales) 
PS-PLN Project Planning (Planificación de proyectos) 
PS-APP Approval (Aprobación) 
PS-EXE Project Execution / Integration (Ejecución / Integración de proyectos) 
PS-IS Information System (Sistema de información) 
LO-Logistics General. Logística General 
LO-LIS Logistic Information System (Sistema de información logística) 
LO-MD Master Data (Datos maestros) 
LO-PR Forecast (Previsiones) 
LO-VC Variant Configuration (Variante de configuración) 
LO-ECH Engineering Change Management (Administración de cambios de ingeniería) 
HR-Human Resources. Recursos Humanos 
- HR-PD Personal Planning and Development (paneación y desarrollo de personal) 
- PD-OM Organizatinal Management (Administración organizacional) 
- PD-SCM Seminar and Convention Mangament (Administración de seminarios y 
convenciones) 
- PD-PD Personal Development (Desarrollo de personal) 
- PD-WFP Workforce Planning (Planeación de personal) 
- PD-RPL Room Reservations Planning (Planeación de reservas de salas) 
- HR-P A Personal Administration (Admisnitración de personal) 
- PA-EMP Employee Management (Administración de personal) 
- PA-BEN Benefits (Beneficios) 
- PA-COM Compesation Administration (Administración de compensaciones) 
- PA-APP Applicant Management (Administración candidatos) 
- PA-TIM Time Management (Administración de tiempos) 
- PA-INW Incentive Wages (Incentivos salariales) 
- PA-TRV Travel Expenses (Gastos de viaje) 
- PA-P AY Payroll (Nómina) 
PP-Production Planning. Planeación de producción 
PP-BD Basic Data (Datos básicos) 
PP-SOP Sales and Operations Planning (Planeación de ventas y operaciones) 
PP-MP Master Planning (Planeación maestra) 
PP-CRP Capacity Requirements Planning (Planeación de los requisitos de capacidad) 
PP-MRP Materials Requirements Planning (Planeación de los requisitos de material) 
PP-SFC Poduction Orders (Órdenes de producción) 
PP-PC Product Costing (Costo del Producto) 
PP-KAB Kanban / Just-in-time Production (Kanban / Producción según demanda) 
PP-REM Repetitive Manufacturing (Fabricación reiterativa) 
PP-ATO Assembly Orders (Montaje de ordenes) 
PP-PI Production Planning for Process Industries (Planeación de la industria de proceso) 
PP-PCD Plant Data Collection (Recolección de datos de planta) 
PP-IS Information System (Sistema de información) 
Proyecto de (ulmini.\1rllcitin fllIra lIc1il'os fijo.,· ell .-i.\1emll SAP, modulo AA 30 
MM-Material Management. Administración de materiales 
MM-MRP Material Requirements Planning Planeación de requisitos de material) 
MM-PUR Purchasing (Compras) 
MM-IM Inventory Management (Administración de inventarios) 
MM-WM Warehouse Management (Administración de almacén) 
MM-IV Invoide Verification (Comprobación de facturas) 
MM-IS Information System (Sistema de información) 
MM-EDI Electronic Data lnterchange (Intercambio electrónico de datos) 
PM-Plant Maintenance. Mantenimiento de planta 
PM-EQM Equipment and Technical Objects (Objetos técnicos y de equipo) 
PM-PRM Preventive Maintenance (Mantenimiento preventivo) 
PM-WOC Maintenance Order Management (Administración de ordenes de 
mantenimiento) 
PM-PRO Maintenance Projects (Proyectos de mantenimiento) 
PM-SMA Service Management (Administración de servicios) 
PM-IS Plant Mantenance Information System (Sistema de información de mantenimiento 
de planta) 
QM-Quality Management. Administración de la calidad 
QM-PT Planning Tools (Herramientas de Planeación) 
QM-IM Inspection Processing (Proceso de inspección) 
QM-QC Quality Control (Control de calidad) 
QM-CA Quality Cenificates (Certificados de calidad) 
QM-QN Quality Notifications (Notificaciones de calidad) 
SD-Sales and Distribution. Ventas y Distribución 
SD-MD Master Data (Datos maestros) 
SD-BF Basic Fuctions (Funciones básicas) 
SD-SLS Sales (Ventas) 
SD-SHP Shipping (Envío) 
SD-BIL Billing (Facturación) 
SD-CAS Sales Support (Soporte de ventas) 
SD-IS lnformation System (Sistema de información) 
SD-EDI Electronic Data lnterchange (Intercambio electrónico de datos) 
INT-International Development. Desarrollo Internacional 
IN-APA Asian and Pacific Area (Asia y área del Pacifico) 
IN-EUR Europe (Europa) 
IN-NAM North America (Norteamérica) 
IN-SAM South America (Sudamérica) 
IN-AFM Africa / Middle East (África / Oriente Medio) 
Proyecto de administración para adi"os fijos en sistema SAP, modulo AA 31 
IS-Industry Solutions. Soluciones Sectoriales 
IS-PS Public Sector (Sector Público) 
IS-H Hospitals (Hospitales) 
IS-B Banks (Banca) 
IS-IS Real State Management (Administración Inmobiliaria) 
Descripción de los principales módulos del sistema SAP R/3 
Módulo FI-Finantial Management. Administración Financiera 
Este módulo se encarga de la contabilidad, y es una fuente de apoyo para el personal del 
área. Ayuda a derrochar menos y añadir más valor utilizando a la información. Todos los 
que invierten en una empresa quieren saber cómo están las cuentas anuales, que realmente 
producen un gasto de tiempo y de recursos, por lo que existe la posibilidad de publicar los 
documentos financieros, en los cuales la empresa puede determinar que rubros desea 
emitir en dicho reporte. 
El sub-modulo de la administración de los activos fijos (AA) depende del modulo de 
finanzas (FI). 
Módulo CO-Controlling. Control 
Es un sistema integral para el control de los gastos generales Ofrece la funcionalidad que 
se necesita para capturar la estructura de una compañía, en la forma de un plan amplio de 
centros de costos que defina claramente su organigrama de responsabilidades. Cuando se 
tiene esa estructura, el sistema la utilizará para ejecutar las funciones controladoras. La 
estructura debe ser lo suficientemente rica en características para capturar cualquier tipo 
de organización y expresarla de tal forma que el sistema informático la pueda utilizar para 
ejecutar automáticamente tantas operaciones de las necesarias como sea posible y, cuando 
las operaciones automáticas no sean posibles o no se requieran, el sistema es capaz de 
aportar soporte y guía para facilitar el trabajo en la medida que lo permitan las 
circunstancias. 
Módulo EC-Enterprise Controlling. Control de empresa 
Este módulo continuamente hace un monitoreo de los factores de éxito de la compañía y 
también de los indicadores de desempeño sobre la información básica de administración. 
Módulo IM-lnvestment Management. Administración de la inversión de capital 
Ofrece una administración integrada del proceso de cantidades de inversión y proyectos 
desde la planeación a la realización, incluyendo un análisis de preinversión y una 
simulación de depreciación. 
Pro.recfll de lIdmini.\1rllcü¡" pllrallcti,,"S Ji)II", e" sistema SAPo m(}{/uf" AA 3 2 
Módulo TR-Treasury Management. Administración de tesorería 
Los módulos TR e IMse solapan porque sus funciones son las mismas. 
EL objetivo del módulo TR-Tesorería es integrar la administración del efectivo y la 
previsión de liquidez con las actividades logísticas de la compañía y con las transacciones 
financieras . Por ejemplo, TR capacita para aplicar las herramientas del presupuesto de 
efectivo y los métodos de contabilidad que toman en consideración la asignación de 
responsabilidades. 
Estos métodos también consideran las posiciones presupuestarias corrientes y las fuentes 
de los fondos pertinentes para permitir un control y seguimientos más sutiles. 
El módulo incluye herramientas para analizar los mercados de dinero, garantías y 
derivados. Las funciones adicionales y también presentes, como el componente SAP 
Foreign Exchange Management, están incluidas en el módulo TR-Tesorería para facilitar 
el análisis de los riesgos de cambio, en-línea con las características electrónicas bancarias. 
Módulo PS-Project System. Sistema de proyectos. 
• Planificación aproximada inicial, con tiempos y valores establecidos desde un 
desglose de la estructura de trabajo 
• Planificación ajustada, que puede utilizar elementos de costo o métodos de cálculo 
de costos unitarios e implicar la inserción manual de fechas críticas, detalles de las 
actividades, programación automática con y la identificación de las actividades 
del camino crítico. 
• Coordinación de los recursos a través de requisiciones de compras automáticas y 
planes de reserva de materiales, control de inventario de existencia, planificación 
en red del equipo de personas, capacidades, materiales, recursos operativos y 
servIcIos. 
• Seguimiento de los materiales, capacidades y fondos, toda vez que el proyecto se 
aprueba y ejecuta utilizando la administración de presupuestos, la reserva y 
asignación de fondos, comprobando su disponibilidad, así como la de los 
materiales y capacidades, con una alarma a la dirección del proyecto en caso de 
exceder ciertos límites. Y finalización del proyecto, con análisis de los resultados 
y cancelación. 
Módulo PP-Production Planning and Control. Planificación y control de la 
producción 
Este módulo ha sido diseñado para ser utilizado en cualquier sector industriaL Provee 
procesos comprensivos para todo tipo de manufactura. El enfoque clásico de la 
planeación de los requisitos de material parte de la planeación de las operaciones que 
debe llevarse a cabo, tanto en el área de ventas o pedidos, como en la de proyectos. 
A partir de esta fase inicial el sistema ofrece métodos aceptados de planeación y control 
de los materiales hasta la entrega misma de los productos. La administración integrada de 
la cadena de suministro es el método que utiliza SAP para construir y soponar la 
planificación y el control de la producción 
Prt~l'ecto de admillistracilÍlI para acf¡I'osfijo.,· ell si~tema SAPo modulo AA 33 
Módulo PM-Plant Maintenance. Mantenimiento de planta 
Provee una planeación y el control del mantenimiento de la planta a través de la 
calendarización, así como las inspecciones, mantenimientos de daños y administración de 
servicios para asegurar la disponibilidad de los sistemas operacionales, incluyendo 
plantas y equipos entregados a los clientes. 
Módulo QM-Quality Management. Administración de la calidad 
Monitorea, captura y maneja todos los procesos relevantes relacionados con el 
mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de suministros, coordina la inspección 
de los procesos e inicia la corrección de medidas e integra laboratorios de sistemas de 
información. 
Módulo SD-Sales and Distribution. Ventas y distribución 
El diseño de este módulo hace hincapié en el uso de una estrategia de ventas que responda 
a las condiciones del mercado. Al personalizar el sistema, una de las prioridades es 
desarrollar una estructura de datos que pueda registrar, analizar y controlar las actividades 
que satisfagan a los clientes y que reporten un beneficio adecuado en el siguiente ejercicio 
contable y en el futuro . Este módulo proporciona un conjunto de registros maestros de 
datos y un sistema de transacciones comerciales documentadas. 
Módulo HR-Human Resources. Recursos Humanos 
La mayoría de los componentes del módulo HR de Recursos Humanos pueden 
implementarse de forma gradual según se vaya necesitando. Algunos pueden configurarse 
como sistemas autónomos, como una etapa de transición antes de tener una instalación 
totalmente integrada a SAPo Los módulos constituyentes de la aplicación HR de Recursos 
Humanos han sido diseñados para cubrir dos apartados importantes de la empresa, el 
financiero y el relativo a las calificaciones de los trabajadores. 
Módulo MM-Materials Management. Administración de materiales 
El objetivo del módulo MM-Administración de materiales es proporcionar un soporte 
detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que consuman materiales en 
sus procesos de producción, incluidos la energía y los servicios. 
Proyecto de a¡{mil1istraóá" para activos fijos e" sistema SAPo mo¡{ulo AA 34 
CAPITULO 4 
ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS EN SISTEMA 
SAP, MODULO AA. 
Análisis 
La administración de activos fijos es realizada en sistema SAP6, en la actualidad solo se 
registran los datos necesarios para "sacar el trabajo", pero no se explotan al máximo los 
recursos con los que cuenta el sistema. 
Existían manuales de todos los procesos de activos fijos por separado, es decir, altas, 
bajas, y transferencias, lo cual impide que las actividades se realicen con rapidez. 
También existe un manual de procedimientos para el manejo de activos fijos en SAP 
pero solamente son las pantallas del sistema y no ofrece una explicación que pueda 
ayudar a los usuarios de manera adecuada. Los distintos manuales de procedimientos, 
engloban procesos referidos al control de los activos fijos. Por lo que se procedió a 
realizar una integración de los diversos procesos en un solo manual de procedimientos 
para activos fijos que incluyó a todos los anteriores. 
Cabe mencionar que los manuales anteriores no estaban actualizados y no ofrecían 
ventaja para el agilizar los procedimientos con su uso. Para llevar a cabo la inspección de 
las actividades para la administración de los activos fijos en sistema SAP, fue necesario 
realizar una inspección fisica de los procesos con todos los departamentos involucrados. 
6 Todos los procedimientos de los diferentes moyimientos estún contenidos en c1manual de procedimientos 
de actiyo fijo. actualizado. El cual se incluye íntegramente en la página -lO. 
Proyecto de lu/ministracián paraactil'os Ji.iO.f en sistema SAP, mm/u/o AA 35 
Actualización del Manual de Procedimientos Generales de 
Activos Fijos en Sistema SAP, Módulo de AA. 
Se realizó la integración de todos los procedimientos de activos fijos en un nuevo manual 
de procedimientos para Eli Lilly de México S.A. de C.V. que contiene la descripción de 
las tareas para la realización de los procedimientos de activos fijos. Incluye además los 
puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y 
participación. Contiene información y ejemplos de formularios, así como las principales 
pantallas utilizadas en SAP. 
Después de analizar el manual de activos fijos y los procedimientos contenidos en el 
mismo se corrigió y aumentó el contenido de información, como ejemplos de formularios, 
codificación, autorizaciones o documentos de referencia necesarios y cualquier otro dato 
que pueda auxiliar para el correcto desempeño del control de los activos fijos de tal forma 
que facilite y ayude al usuario realizar con agilidad los procedimientos. 
Para la actualización del manual de activos fijos, también se realizó: 
• Inspección fisica de procedimientos de cada uno de los departamentos involucrados 
en el proceso. 
• Revisión de procedimientos en SAP. 
• Se incluyó un procedimiento para el control periódico de activos fijos para 
mantener actualizado el inventario de activos fijos . 
El manual de EHLilly de México S.A. de C. V. se estructuró de la siguiente manera: 
• 
• 
Portada de identificación. 
Índice del Manual 
Introducción. 
Base Legal 
• Objetivo del Manual 
• Procedimientos incluye: pasos, accIOnes y responsables de llevar a cabo dicho 
procedimiento. 
• Incluye los anexos necesarios al final del mismo. 
Pr(~recto l/e l/tlmi/1istració/1 pl/rl/ l/divos fijos e/1 sistema SAPo mm/u/o AA 36 
Procedimientos incluye: pasos. acciones y responsables de llevar a cabo dicho 
procedimiento. 
Incluye los anexos necesarios al final del mismo. 
Para cada unos de los procedimientos: 
• Identificación. 
• Folio o número del procedimiento. 
• Políticas y/o normas de operación. 
Descripción narrativa del procedimiento. 
• Formularios y/o impresos de formas. 
• Información general. 
Se anexa: 
Manual de Procedimientos de activo fijo actualizado. 
Pr(~rect(} de admí/lí.s/ración para a(1Ít·os fijos en sí.'ifema SAp, modulo AA 37 
ELI LILL Y Y COMPAÑíA DE MÉXICO S.A. DE C. V. 
y ELI LILL Y DE MÉXICO S.A. DE C. V 
g~ 
México 
Estos nUllleros de página incluidos en la pane inrerior derecha de la hoja. hacen referencia al indice del 
1ll,\lHlJI de aCliyos fijos. 
Proyecto de lIdmilli.\trllcifÍlI pllra activos fijo., ell .,istema SAP, modulo AA 38 
Manual de procedimientos de activo fijo 
IW Lilly Y Compañía de México S.A. de C.V. y Eli Lill~· de México S.A. de C.v 
TEMA: 
REGISTRO: 
ELABORADO POR: 
ACTUALIZACiÓN: 
REVISADO POR: 
AUTORIZADO POR: 
EFECTIVO A 
PARTIR DE: 
FECHA DE REVISiÓN: 
ALCANCE: 
OBJETIVO: 
Procedimiento de Activos Fijos 
GA-03-001 
María Concepción Mata Simón 
Agosto 2004 
Miguel Angel Zambrano Contralor 
Eric Hemández Supervisor de Contabilidad 
Hugo Hemández Supervisor de Almacén de M.P. y M.E. 
Paulina Tirado Asistente de Procurement 
Raúl Correa Gerente de Mantenimiento e Ingeniería 
Elia Lozano Gerente de Sistemas de Información 
Francisco Sánchez Jefe de Seguridad 
José Barajas Gerente de Ingeniería Industrial 
Hilda Daniel Supervisor de Nominas 
Suman K. Das Director de Finanzas 
Rodolfo Lanzagorta Director de Manufactura 
Septiembre 2004 
1 de septiembre del 2005 
Toda la Compañía. 
" Establecer los lineamientos para el control de los 
Activos Fijos en la Compañía." 
2 
PN~I'ecto de admini.\1rllcitÍn para activosfij(}.~ en sistema SAP, modulo AA 39 
PROCEDIMIENTOS CONTENIDOS 
Introducción 
Políticas generales 
Base legal 
Objetivo del manual 
1. Entrada de Activos Fijos 
1. Política 
2. Recepción de activos fijos excepto autos, en el almacén de recibos 
3. Recepción de activos fijos Autos 
4. Recepción de activos fijos excepto autos directo al solicitante 
11. Control de Entrada y Salida de Activos Fijos 
1. Política 
2. Entrada de activos (propiedad del empleado o visitante) 
3. Salida de activos (propiedad del empleado o visitante) 
4. Salida de activos bienes propiedad de Lilly 
5. Reingresos 
111. Altas de los Activos Fijos 
1. Política 
2. Creación y aprobación de la CIR 
3. Cierre de la CIR y alta del activo fijo en SAP 
4. Ejecución del alta activo fijo 
5. Liquidación parcial del proyecto 
6. Convertir el proyecto en un activo fijo final con la regla de liquidación 
7. Liquidar el proyecto y convertir1o en un activo fijo con proceso 
individual 
8. Plaqueo 
IV. Para Depreciación de Activos Fijos 
1. Política 
2. Cálculo de depreciación contable y fiscal 
V. Transferencias de Activos Fijos 
1. Política 
2. Ejecución de transferencias de activos fijos 
2.1 Transf. De departamento de un activo fijo 
2.2 Transf. De un activo fijo a otro activo fijo nuevo o ya existente 
2.3 Transf. De sociedad de un activo fijo 
5 
6 
8 
10 
13 
14 
3 
Proyecta de lIdmilli.\1T11cifÍlI pllTUlIctivosjijos ell .,"i.<;fem{/ SAP, modula AA 4() 
VI. Bajas de Activos Fijos 
1. Política 
2. Ejecución de las bajas de activo fijos en general , generando 
factura 
3. Ejecución de las bajas de activo fijos, sin generar factura 
4. Ejecución de la baja de activo fijos para autos 
5. Bajas especiales de autos para personal que deja de prestar 
sus servicios a la Compañia 
6. Bajas especiales de autos que se sortean a empleados de 
Lilly 
7. Venta de activos fijos a empleados de la Compañía (excepto 
autos) 
8. Bajas de activos fijos (autos) por siniestro 
9. Bajas de activos fijos por donación 
10. Baja especial de autos para personal que deja de prestar sus 
servicios a la empresa Autos 
11. Baja especial de autos que se sortean 
12. Baja de activos fijos por venta a empleados de la compañía 
(excepto autos) 
13. Baja de activos fijos por siniestro 
14. Bajas de activos fijos por donación 
VII. Para el Inventario ciclico de los activos fijos 
1. Política 
2. Control periódico de activos fijos 
VIII. Anexos 
Anexo I 
Anexo 11 
Anexo 111 
Anexo IV 
Anexo V 
Anexo VI 
Anexo VII 
Anexo VIII 
Anexo IX 
Anexo X 
Anexo XI 
Anexo XII 
Anexo XIII 
Anexo XIV 
Anexo XV 
Anexo XVI 
Anexo XVII 
Tabla de depreciación 
Autorización de salida de Activos Fijos 
(propiedad Lilly) . 
Autorización de Salida de Equipos (propiedad 
de Lilly) que no son Activos Fijos 
Autorización Para Baja De Activo Fijo 
Entrada de activos 
Formato CIR 
Análisis referente a las construcciones en 
procesos 
Formato de transferencia de activos fijos 
Transferencias de Activos Fijos en SAP 
Transf. de activos fijos dentro de la misma 
sociedad 
Transf. De sociedad de un activo fijo 
Alta de activos en active SAP 
Regla de liquidación en SAP 
Convertir Proyecto En Un Activo Fijo 
Verificar Valores de Activo Fijo En AW01 N en 
SAP 
Depreciación 
Baja de Activo Fijo por deudor con datos de 
cabecera 
16 
21 
22 
23 
24 
25 
26 
27 
28 
29 
30 
31 
32 
33 
38 
41 
42 
43 
44 
-4 
Proyecto de (ulministrllcilÍl1 pllrllllctivos fijos en sÍ-\1emll SAP, modulo AA 41 
INTRODUCCIÓN 
El presente manual de procedimientos de activo fijo de Eli lilly Y Compañía de México SA de 
C.V. y Eli lilly de México SA de c.v. contiene la descripción de las tareas para la realización 
de los procedimientos de activo fijo . Induye además los puestos y unidades administrativas que 
intervienen, precisando sus responsabilidades y participación. Contiene información y ejemplos 
de formularios, autorizaciones requeridas así como documentos necesarios a utilizar. 
POlÍTICAS GENERALES 
Todo el activo fijo propiedad de Eli lilly Y Compañía de México SA de C.V. y Eli lilly de 
México S.A. de C. V. deberá ser usado única y exclusivamente para los fines del negocio al que 
dicho bien haya sido designado y siempre será de su propiedad independientemente de su 
ubicación y/o persona asignada. 
Todos los activos asignados a un departamento serán responsabilidad de uso, administración, y 
control del responsable mismo del departamento. Dichas responsabilidades abarcan, asignación 
a un usuario, transferencia , uso, y conservación de los mismos. 
BASE LEGAL 
Art. 40 Y 41 de la vigente Ley del Impuesto Sobre la Renta 
OBJETIVO DEL MANUAL 
• Establecer los lineamientos para el control de los Activos Fijos en la Compañía: 
5 
Proyecto de atlmi/1i.\1raciálll'ara aC1ivosfi.ios e/1 si.<;tema SAPo modulo M 42 
l. PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE ACTIVOS FIJOS 
1. Polí-
ticas: 
2. 
Recepción de 
Activos Fijos 
(excepto 
autos) en el 
Almacén de 
Recibo: 
• La permanencia de un activo en el almacén de recibo es de 72 horas. Después 
de ese período el almacén no se hace responsable del activo por lo que el 
responsable será la persona solicitante. 
• Debe haber autorización debidamente firmada para la adquisición de un número 
de activo fijo (CIR). 
• Toda compra de activo debe ser sustentada por una factura con todos los 
requisitos fiscales. El departamento de compras será responsable de hacer el 
trámite de la compra . 
• En todos los casos el Almacén de Recibo cerrará la orden de compra en el 
sistema SAP con copia de la factura, en los artículos de papelería el responsable 
es el Jefe de Servicios Administrativos y en el caso de autos donde el asistentede Procurement es el responsable. 
• Las órdenes de compra de Activo Fijo son conciliadas por el Comprador Senior. 
~R~SQi't~ f~l~ík~W~'tY}~~f~~fA~CION~A~~~~;!.~?Z~:;~t~~_!U4~!;~ ~,¡RI;SP$i>~S.A.Bl~~~ 
1 Dar entrada al activo fijo en el Almacén de Proveedor 
Recibo , con la orden de compra . 
2 
Revisar la orden de compra y verificar que lo Recibidor del 
contenido en ella sea lo mismo que se esta Almacén de Materia 
recibiendo e inmediatamente después: Prima y Material de 
a) Si el solicitante se encuentra en la empresa: Empaque 
Avisarle para que verifique si el bien cumple 
con las condiciones requeridas en base a la 
orden de compra . Si es así, debe firmarse de 
conformidad en la factura , por el solicitante. 
b) Si el solicitante no se encuentra en la 
empresa: 
Recibir el bien indicando en la factura, y 
notificar lo antes posible al solicitante que debe 
recoger el activo de que se trate. 
3 Sellar la factura de conformidad con la Recibidor del 
mercancía recibida. Obtener dos copias, para Almacén de Materia 
el archivo de almacén y para el proveedor, Prima y Material de 
entregar al solicitante la factura original. Empaque 
4 Entregar el activo al solicitante para su Recibidor del 
instalación. Almacén de Materia 
Prima y Material de 
Empaque 
5 Ingresar al sistema en SAP para cerrar la Recibidor del 
orden de compra. Almacén d.e Materia 
Prima y Material de 
empaque 
6 Entregar al proveedor el formato de salida Recibidor del 
con firma de autorización. Almacén de Materia 
Prima y Material de 
Empaque 
7 Entregar la factura original de CIR al contador Solicitante 
de activos fijos para su archivo en proyectos I 
CIR. 
6 
3. 
Recepción 
de Activos 
Fijos Autos: 
4. 
Recepción 
de Activos 
Fijos 
(excepto 
autos) 
directo al 
solicitante: 
Pro.l'ecto de administración para ac1ivosfijos en si~tema SAPo 11I001u/o AA 43 
2 
3 
4 
~,:P~S01i 
1 
2 
3 
4 
Entrada del auto al estacionamiento 
Avisar a Procurement para que verifique con el 
proveedor que el auto, cumpla con las 
condiciones requeridas en base a la orden de 
compra. 
Obtener la factura original y entregarla al 
Outsourcing de Autos y al Contador de Activos 
Fijos una copia e ingresar al sistema en SAP 
para cerrar la orden de compra. 
Entregar el auto (custodia y llaves) al usuario 
al correspondiente. 
¡r:-~#i1.'f.;·:;Y'!:V~~~JACGIONr;w~~~.tf~~~¡~.·~~ 
Entrada del Activo Fijo con orden de compra a 
la Compañia. 
Avisar al solicitante para que ambos verifiquen 
que el producto o bien, cumpla con las 
condiciones requeridas en base a la orden de 
compra. 
Informar y enviar copia de la factura al 
Almacén de Recibo para cerrar la orden de 
compra en SAPo una vez revisado el activo. 
Entregar a Contabilidad la factura original 
(Ver Procedimiento para alta de activos fijos) . 
Proveedor 
Proveedor 
Asistente de 
Procurement 
Asistente de 
Procurement 
Asistente de 
Procurement 
~~.R!=~P'pN~ABI!~~% 
Proveedor 
Caseta de Vigilancia 
Proveedor 
Usuario solicitante 
Usuario solicitante 
7 
Proyecto de ad",in;"1racián !,ara adivos fijo., en .• isrellla SAP, ",odulo AA 44 
II. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ENTRADA Y 
SALIDA DE ACTIVOS FIJOS 
1. Políticas: 
2. 
ENTRADA 
DE ACTIVOS 
(propiedad 
del 
empleado o 
visitante): 
3. SALIDA 
DE ACTIVOS 
(propiedad 
del 
empleado o 
visitante): 
Es política de la compañía dar la salvaguarda física adecuada de 
todos sus activos, tomando las medidas necesarias para evitar 
pérdidas 
Garantizar que los activos que entran o salen del edificio sean 
debidamente registrados. 
1 Recibir el Activo Fijo. Vigilancia 
Caseta 1 
2 
3 
4 
PASO . 
2 
Colocar una etiqueta foliada y con fecha que 
identifica al bien como propiedad del visitante. 
llenar el formato correspondiente en 
S:\Af\Formatos\Formato Entrada.doc, (ver 
Anexo V) el cual contiene los siguientes datos: 
• Nombre 
• Departamento que visita 
• Descripción de los bienes que ingresan 
• No. de serie 
• No. de etiqueta 
• Hora de entrada (posteriormente se 
registrará la hora de salida) 
Conservar los reportes de los activos que 
ingresaron a la compañía y después de 90 días, 
podrán destruirlos. 
• ' • >-•. '''0 ".. •. ACCION 
Verificar que las características del activo o 
herramientas coincidan con las del formato 
requisitado a la entrada (descripción , No. de 
serie, etc.). 
Retirar la etiqueta de identificación y archivar el 
formato de entrada en un expediente que deberá 
permanecer en la caseta de vigilancia por un 
plazo máximo de 90 dias, después de los 
cuales, dicho expediente debe ser destruido. 
Vigilancia 
Caseta 1 
Caseta 1 Y visitante 
Vigilancia 
Caseta 1 
. RESPONSABLE 
Vigilancia 
Caseta 1 
Vigilancia 
Caseta 1 
8 
4. SALIDA 
DE ACTIVOS 
(bienes 
propiedad de 
Lilly): 
S.Reingresos 
de activos 
fijos 
Pr(~J'eeto de administración para adi"o.~ Jijos en sistema SAP, mod"lo AA 4:'i 
~~sq,1~ ~i,?jL¡;:4~~VÍ$~'J'''~;dA~CIQN_·' ~~;f~t;;t¡~!;,·.t'~~~~ ;f RESP.o'''lSABLE ,; 
1 Para activos fijos llenar el formato en Departamento 
S:IAf\ Formatos\Salida,xls.(ver anexo 11) . solicitante 
2 En caso de no ser activo fijo llenar el formato en Departamento 
S:IAf\ Formatos\Formato Salida No Activos solicitante 
Fijos.xls (ver anexo 111). 
En original para el responsable y copia para 
Caseta 1 y enviarlo a vigilancia para que se 
pueda permitir la salida del bien. 
3 En caso de que la salida de activos fijo sea por Departamento 
baja, llenar el formato de Autorización para Baja Solicitante 
de Activo Fijo en S:IAf\Formatos\Formato Baja 
Autorizada.xls (ver anexo IV) y debe presentar 
copia del formato a la Caseta 1 para su archivo 
correspondiente, durante un plazo de 90 días. 
4 Verificar que el formato de salida esté Vigilancia 
debidamente requisitado y que las Caseta 1 
características del bien concuerden con los 
datos del formato (descripción , no. de placa de 
inventario, no. de serie, etc.). 
La caseta de 
5 Anotar en la copia del formato de salida de vigilancia 
bienes propiedad de Lilly, la fecha de reingreso 
cuando sea el caso y firmar. 
6 Televisores, proyectores, cañones, cámaras, Gerente o 
cafeteras y otro tipo de equipo audiovisual , representante de 
únicamente podrán salir con la firma de un Entrenamiento. 
formato de salida de parte del gerente o algún 
representante del departamento de 
Entrenamiento. 
7 Archivar copias de autorización de salidas para Vigilancia 
el momento del reingreso, por un plazo de 90 Caseta 1 
días, después de los cuales, dicho expediente 
debe ser destruido. 
Al momento del "reingreso" recibir copia del Vigilancia 
8 formato de salida que conserva la persona a Caseta 
quien fue asignado el equipo 
Verificar que la información contenida en el Caseta de 
9 formato coincida con las características del vigilancia 
equipo 9 
Prl~1'1!L10 lle llllmillistraciáll pllra lIctil'oS f¡¡os ell sistemll SAP, modulo AA 46 
111. PROCEDIMIENTO DE ALTAS DE LOS ACTIVOS FIJOS 
1. Políticas: 
2. Creación y 
aprobación 
de la CIR 
3. Cierre de la 
CIR y alta del 
Activo Fijo en 
SAP 
Todas las altas de activo fijo deben estar debidamente autorizadas con 
una CIR (Capitallnvestment Request). 
". P~SOl>"" !ft/!:,;{~Jil:ff.~:~~·rk1(ii¡{tAGGJºh[i::.~~-~Á;?!',~-;;'~.~·.~~:~~1.*~;~~ .'.RE.SPONSABLE:i 
1 llenar todos los campos del formato de CIR Departamento 
S:\Cir\FonnatoCIR.xls, (ver anexo VI) , para solicitante 
realizar la requisición del bien y generar la CIR, 
entregarla a Ingeniería industrial. 
Gerente de 
2 Analizar la CIR y dar visto bueno. Ingeniería 
Industrial 
3 Recabar las firmas para la autorización como Departamento 
sigue: solicitante 
a) Gerente del área 
b) Director del área 
c) Gerente de Ingeniería Industrial 
d) Director de Finanzas 
e) Director General 
4 Al ser aprobada, se registra en SAP, con la Ingeniería 
transacción CJ030 y se obtiene genera el Industrial 
elemento PEP. 
5 Enviar copia de la CIR a Compras o al Asistente Gerente de 
de Procurement en caso de autos, y al Contador Ingeniería 
de