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Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Ciencias Políticas y Sociales Estrategias de Comunicación Externa para el Instituto de las Mujeres del Distrito Federal Tesis Que para obtener el título de: Licenciada en Ciencias de la Comunicación con especialidad en Comunicación Organizacional Presenta: Claudia Figueroa GodínezClaudia Figueroa Godínez Asesora: Francisca Robles México DF 2005 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. DEDICATORIA A quien con gran esmero ha procurado brindarme su apoyo en toda mi vida y ha contribuido enormemente a que yo haya culminado una etapa más de mi vida. Este trabajo lo ofrezco a la mujer que me ha dado la vida: mi madre. AGRADECIMIENTOS Gracias a Dios por hacerse presente en cada persona que se acerca a mí y que por medio de cada una de ellas me ha otorgado la gracia y dicha de valorar de la vida todo lo que me rodea y a todos aquellos en quienes puedo confiar. Gracias a mis padres ante todo por darme la vida, por el esfuerzo y el amor que dedicaron y depositaron en mi: A mi padre Fermín Figueroa López: aunque nunca te lo dije, te amo, me hiciste mucha falta pero ahora sé que todo lo que viví me sirvió para madurar. A mi madre Inés Godínez Hernández, que siempre ha estado conmigo: sé que no te lo digo con frecuencia pero todo el tiempo está presente en mi corazón este sentimiento: te amo, gracias por confiar en mi, por tus cuidados, por tu amor y cariño. A cada uno de mis hermanos por ser un ejemplo a seguir y por su apoyo en los momentos difíciles de mi vida, gracias: Estela Figueroa Godínez, por transmitirme tu regocijo y audacia en toda situación. José Luis Figueroa Godínez, por mostrarme esa perseverancia en la lucha por la vida. Carlos Figueroa Godínez, por enseñarme a seguir adelante y culminar mis objetivos. Patricia Figueroa Godínez, por tu paciencia y cuidados cuando más los necesité. Inés Figueroa Godínez, por escucharme y apoyarme en los momentos difíciles. Raúl Figueroa Godínez, por mostrarme la nobleza no sólo de un hombre ni un hermano, también de un amigo. Luz María Figueroa Godínez, por esa chispa de alegría que me contagias cuando estamos juntas y por tu comprensión. A ustedes, a sus respectivas parejas e hijos les agradezco por cada consejo, apoyo, comprensión, compañía, por sus atenciones y por todos los momentos que han compartido conmigo: los quiero con todo mi corazón. Gracias a las personas que Dios a puesto en mi camino, por su incondicional apoyo, por su guía y amistad, porque me han orientado y han reafirmado mis principios y valores para poder vivir mi realidad con conciencia, con crecimiento y con Cristo en mi corazón: el equipo de ARVIREC. Arcelia Tovar, padre Darío Bragado, Teresa del Río, Blanca, Angelina, Georgina, Elva y Gustavo, Carmelita y Javier, Teresa Hernández, Cecilia Arias, Luis Enrique, Fabiola Miranda, Amparo y Carlos, Juan Carlos, Patricia y todos los que a pesar de que no están en el equipo han pertenecido a él y me han dejado un hermoso recuerdo en el corazón. Gracias a todos mis amigos, aquellos que siempre han alegrado mi corazón y que a pesar de la lejanía persisten firmemente en conservar esta amistad tan valiosa. Olivia Díaz, Teresa Burgoa, Berenice Serrano, Liliana González, Juan José Velásquez, Farouk Isaac, Cecilia Sarmiento, Salomón Barón, Juanito, Jorge Ibarra, Agustín, Ernesto Rojas, Luis Ángel, Alma Zurita, Emmanuel Porto, Norma Joaquín, Nely Ramírez, Israel Ávila, Yonatan Ávila, Salvador Guerrero, Diego, Karen, Eduardo, Jeanine Mondragón, Laura Morales, Mayra Daniel, Misael, Laura Otero, Aldo Mesa, Valentín, Alma Medina, Alejandra Mijangos, Claudia Montes de Oca, Mauricio Hernández, Dr. Jorge Fernández, Juan Manuel Velásquez, Mauricio Velásquez, Edgar Legorreta, Tony Segura, Fabiola y Joali, Rosendo Juárez, Moisés Fuentes y muchos más que aunque ya no los veo están en mi mente como bellos recuerdos. Especialmente agradezco a una persona que me demostró ser un gran amigo, que me apoyo en lo bueno y en lo malo, que siempre me habló y me habla con la verdad y de quien por todo eso y más me enamoré y sigo profundamente enamorada: Héctor Javier Pérez Cano. A mi asesora Francisca Robles: gracias por hacerme ver que las cosas se pueden lograr aún cuando se vean difíciles, gracias por el apoyo, la orientación y atenciones. A cada uno de mis sinodales: Elvira Carballido, Rocío Avendaño, Rubén Santamaría, Octavio Ramírez, gracias por todo el conocimiento que dejan en mi como profesores y como seres humanos, gracias por su aliento y comprensión. A una profesora en especial de quien recibí un gran apoyo en los momentos difíciles de mi carrera profesional: Maria de Jesús López Amador. ÍNDICE Introducción__________________________________________________________1 Capítulo 1 Estrategias de Comunicación Organizacional______________9 1.1 Comunicación Organizacional_______________________________________9 1.2 Estrategia_________________________________________________________24 1.3 Estrategias de Comunicación Organizacional_______________________30 1.4 Elementos que contiene una estrategia de Comunicación Organizacional________________________________________________________35 Capítulo 2 El Instituto de las Mujeres del D F_______________________43 2.1 Orígenes__________________________________________________________43 2.2 Estructura________________________________________________________45 2.2.1 Organigrama______________________________________________49 2.3 Atribuciones______________________________________________________50 2.4 Objetivos_________________________________________________________52 2.5 Unidades del Instituto de las Mujeres del DF_______________________61 2.6 Estrategias de Comunicación en el ámbito externo__________________80 Capítulo 3 Estrategias de Comunicación Externa para el Instituto de las Mujeres del D F___________________________________________________86 3.1 Revisión de las Estrategias de Comunicación en el ámbito externo del Instituto de las Mujeres del DF________________________________________98 3.2 Propuesta para implementar Estrategias de Comunicación Organizacional Externa para el Instituto de las Mujeres del D F________105 Conclusiones________________________________________________________120 Fuentes_____________________________________________________________124 Anexo I_____________________________________________________________129 Anexo II____________________________________________________________134 Anexo III____________________________________________________________147 Anexo IV____________________________________________________________149 1 Introducción Un considerable porcentaje del tiempo que vive un individuo transcurre dentro de múltiples organizaciones que en la sociedad actual existen, basta decir que ya desde el nacimiento se encuentra en la primera organización: la familia. Generalmente un ser humano nace y muere en una organización, pasando desde un registro en instituciones civiles, ritos religiosos, instituciones académicas, deportivas, empresariales, hospitalesy demás, hasta terminar con una funeraria, ésa es la razón por la cual nombra Goldhaber1 en su libro Comunicación Organizacional, al ser humano como un hombre o ser organización. Para llegar a un claro entendimiento del término organización, hay autores como Alberto Martínez de Velasco que definen con claridad una organización “a partir del momento en que el hombre se une con otros para desarrollarse y diferenciar papeles, funciones o tareas en beneficio mutuo”2. De lo anterior en primera instancia una organización para serlo requiere de dos personas en adelante que tienen un objetivo común global, propio de la misma organización y por el cual se reúnen, ya sean gustos, 1 Gerald M. Goldhaber, Comunicación Organizacional, Logos, México, 1977. p.18 2 habilidades, necesidades, en acuerdo colectivo, mismo que funciona como el objetivo final de la organización formada. Una vez determinada esta finalidad, la organización comienza a funcionar siempre y cuando exista gente desempeñando las funciones requeridas en ella, y es ahí en donde entra el ser humano con sus diversos roles, profesiones, conocimientos, aptitudes y actitudes, en una estrecha relación con los otros miembros o integrantes de la organización, en donde interviene por supuesto la comunicación (concretamente la comunicación humana) La Comunicación Humana se entiende como un sistema de interacción usado por el hombre en donde intervienen dos o más actores en torno a un conjunto de variables interdependientes entre sí, con la finalidad de compartir y comprender símbolos lingüísticos con algún propósito en común. Ante dicha diversidad, no obstante Joseph A. Litterer señala que “las organizaciones son invenciones sociales o instrumentos que el hombre ha desarrollado para lograr cosas que, de otra forma, no podría obtener”3. 2 Fernández Collado, La Comunicación en las Organizaciones, Trillas 1ª reimpresión México, 2003. p.18 3 Joseph A. Litterer, Análisis de las organizaciones, Limusa, México 1991. p.6 3 Esto es muy cierto, ya que para obtener un ideal, sea de cualquier tipo, es necesaria la existencia de una organización que satisfaga en mayor medida ciertas necesidades o aspiraciones que generalmente dependiendo del aspecto que dichas organizaciones traten, obtienen mayor o menor aceptación y apoyo por parte de la sociedad a diferencia de personas aisladas, esto debido a la utilidad que proporcionan y a la credibilidad que obtienen según las normas o medidas legales y morales por las que se rige además del alcance que logran. Así es como existen organizaciones formales que cuentan con una estructura planeada, además de una intención totalmente adelantada con respecto a las funciones de los individuos pertenecientes a la misma teniendo siempre presente las opciones con las cuales se logre con eficacia alcanzar las metas del grupo y generalmente tienen un objetivo que interesa a la sociedad. Otras, son llamadas organizaciones informales, ya que no están organizadas formalmente, sino conformadas por relaciones sociales o personales caracterizadas por la espontaneidad, por tal razón, no son establecidas ni requeridas por la sociedad, son reflejo de asociaciones cotidianas propias del ser humano como cualquier otra acción o relación humana. Además de estas distinciones, las organizaciones “son inventos sociales que consisten en reunir diferentes personas, conocimientos y, usualmente, 4 materiales de algún tipo, a los cuales se les da una estructura y sistema a fin de integrarlos en un todo”4. Esto agrega un aspecto más, que es determinante para las organizaciones, y es que además de las personas y sus determinadas funciones, existen recursos a utilizar de tal manera que no pueden estar unos sin los otros, conformando así una estructura integrada, un sistema en sí. Dicho sistema está forzosamente caracterizado por la ausencia de rigidez y por la presencia constante de cambios, adaptaciones, en una dinámica constante, dado que, existe la interacción humana dentro de un entorno social, no obstante, puede dividirse en “elementos básicos”5 propios de una organización, y que sirven como base tanto para examinarla como para comprenderla mejor: el tamaño (recursos tanto financieros, tecnológicos y humanos, empleados e infraestructura), la interdependencia (determinada por las relaciones de la organización, acuerdos, decisiones, obligaciones, interacciones y demás), los insumos (energía, personas, recursos e información), la transformación (rendimiento o utilidades de los insumos al convertirse en productos), y estos últimos productos son los (resultantes de las actividades de la organización, reflejados en el medio ambiente). Ante tal situación, las organizaciones hoy en día han adoptado el estudio comunicativo-organizacional con un enfoque comunicativo humano a 4 Ibidem. p.6 5 causa de la calidad humana que se presenta de manera inherente además de que se ha estudiado, investigado y publicado que en las organizaciones, mediante una planeación apropiada y congruente de la comunicación con el sentido real de la organización (es decir estratégica), ésta ha manifestado notables mejorías en cuanto al rendimiento efectivo, próspero, sano. Así, en el enfoque de la comunicación organizacional, la comunicación en relación con las organizaciones se entiende como un sistema de interacción netamente humano, dado que con ella se pretende compartir y establecer una comprensión de determinados símbolos lingüísticos comunes, mediante la acción comunicativa con sus públicos. La Comunicación Organizacional toma los aspectos esenciales de interacción comunicativa que funcionan como clave para analizar una organización tanto en el interior como en su exterior, además de utilizar la metodología de investigación con diversos instrumentos basados en el estudio de las ciencias sociales y en teorías como la sistémica que particularmente se aprecian como las más adecuadas para poder manejar los flujos de comunicación caracterizados por su complejidad, dinamismo y un carácter netamente social que son consecuencia de las interrelaciones humanas que existen dentro y fuera de cualquier organización. 5 Fernández Collado Carlos La comunicación en las organizaciones Ed. Trillas México, 1991.p.13-15 6 El objeto de la comunicación organizacional implica el estudio de las formas en que se da el fenómeno de la comunicación tanto dentro de las organizaciones como entre las organizaciones y su medio, en dicho estudio, se basa para proponer técnicas y actividades estratégicas encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio influyendo en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la misma, con la finalidad de lograr el óptimo y eficaz cumplimiento de los objetivos institucionales. Lo anterior permite mantener un equilibrio necesario y adecuado entre las relaciones, grupos o subsistemas humanos que, con diversos intereses individuales o colectivos, con influencias sobre la toma de decisiones, presiones de carácter económico, político, social y/o personal, plantean la necesidad de encontrar un punto de equilibrio tanto dentro como fuera de la estructura organizacional, para conseguir el cumplimiento de sus propósitos. La propuesta que rige al objetode estudio del presente trabajo de investigación que es el “Instituto de las Mujeres del Distrito Federal”, asume el compromiso de promover y consolidar los cambios que lleven a la verdadera equidad de género. 7 A modo de objetivo, dicha Institución pretende incorporar la perspectiva de equidad entre los géneros como elemento que se establezca en las políticas sectoriales, promoviendo acciones que faciliten el pleno ejercicio de los derechos de las mujeres y que a su vez den atención a los problemas primordiales de las mismas. Ante ello, se encuentra la importancia de la difusión de los servicios y la promoción de los mismos, con objeto de mejorar la calidad de vida de dicho sector específico, pero que también debe verse reflejada en toda la sociedad. A casi seis años del surgimiento del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal, los medios no presentan gran información sobre esta Institución, lo cual hace pensar en la efectividad que pudieran tener los medios y mensajes que han establecido para dar a conocer sus servicios y sobre todo la planeación de sus estrategias de comunicación externa. Esto, es principalmente a lo que se refiere la presente investigación, recopilando y analizando las formas que utilizan para difundir sus servicios. Se pretende dar una explicación teórica que proporcione un panorama general de las estrategias que manejan, información que servirá para sugerir las propuestas finales, las cuales se basan en comunicación organizacional, así, se puede consultar dentro del primer capítulo los aspectos que intervienen en la comunicación organizacional, así como el término de estrategia para lograr un planteamiento estratégico que 8 establezca una buena imagen corporativa, también se verá la función e importancia del mismo. En el segundo capítulo se conoce el funcionamiento y quehacer del “Instituto de las Mujeres del DF” con objeto de contar con un marco de referencia del mismo y conocer su línea, identificar cuáles elementos utiliza para darse a conocer y de que manera lo hace, además de que se retoman cifras importantes a nivel distrital, nacional e incluso mundial con respecto a los temas que trata dicho Instituto, se continua con la identificación de las formas de difusión utilizadas por la organización junto con la descripción general de las mismas, así como ciertas carencias o posibles aspectos a mejorar de estas estrategias de comunicación externa específicamente. El tercer capítulo contiene algunos cambios a modo de sugerencia, mismos que están basados en un análisis comunicativo organizacional de las estrategias y de los productos que se encontraron, enseguida, una propuesta que corresponde a lo visto durante las diversas materias cursadas en la carrera profesional y específicamente la opción terminal, con el objetivo de proporcionar algún cambio que represente un avance, una mejoría de la calidad de información existente en el “Inmujeres-DF” para lograr con ello una buena Imagen Corporativa además de un eficiente servicio y atención para su público. 9 CCaappííttuulloo 11 EEssttrraatteeggiiaass ddee CCoommuunniiccaacciióónn OOrrggaanniizzaacciioonnaall Este primer capítulo pretende dar una idea general, antes que nada sobre lo que hoy en día se conoce como Comunicación Organizacional, una disciplina que contiene elementos interesantes, mismos que, a pesar de que todo el tiempo han formado parte de la organización, hasta la fecha se ha definido y descrito claramente su función, finalidad e importancia, también se ha visto mediante la información existente, que los procesos de la comunicación de una organización se vuelven más efectivos basándolos en una planificación estratégica y por ello, en el presente capítulo se explican los aspectos que una estrategia contiene desde el origen de ésta, hasta lo que hoy día es en las organizaciones. 1.1 Comunicación Organizacional En este primer apartado se pretende explicar la unión de los conceptos de comunicación y organización, los cuales, se han estudiado desde hace mucho tiempo, no obstante, desde principios del siglo XX que se conocen con mayor precisión las teorías de la organización, éstas han facilitado las bases para los estudios de la comunicación organizacional, de igual manera, la extensa investigación sobre la comunicación, ha otorgado elementos para que esta disciplina obtenga una efectividad considerable 10 en cumplimiento de la función que le concierne dentro de las organizaciones. Sin embargo, a pesar de que existe una variedad de elementos que apoyan los factores que componen a la comunicación organizacional, no se logran aún definir con absoluta precisión los límites de la disciplina, ya que es comúnmente confundida con áreas como Recursos Humanos, Relaciones Públicas, inclusive Logística o Administración. Por tal motivo, es de gran importancia aclarar, dentro de lo que se sabe hasta hoy, lo que la comunicación organizacional es, para así, evitar las confusiones y dar pie a reforzar el camino que poco a poco se va abriendo en la sociedad. Las acepciones que se tienen sobre la comunicación organizacional, giran en un mismo entorno, sólo que existen algunas variaciones en cuanto a la percepción de la misma, ya que, unos ven esta materia como los mensajes en sí, otros como la disciplina que estudia dichos mensajes y unos más como las técnicas y actividades para mejorar el flujo de mensajes. Así que teniendo en cuenta estos aspectos, se puede decir que la comunicación organizacional se encarga a veces de uno, de dos o de los tres antes mencionados, ya que esta disciplina funge como una investigación, detección de problemas y facilitadora de soluciones 11 encaminadas a resolver satisfactoriamente complicaciones o inconvenientes que se presenten en la organización. Entonces, la comunicación organizacional en perspectiva de mensaje en sí, puede definirse como “el conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio...éstos...se intercambian en varios niveles y de diversas maneras”1. En otra percepción la comunicación organizacional, se presenta “como una disciplina cuyo objeto de estudio es, precisamente, la forma en que se da el fenómeno de la comunicación dentro de las organizaciones, y entre las organizaciones y su medio”2. También la comunicación organizacional se entiende como “un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio o bien a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos”3. 1 Fernández Collado Carlos, La Comunicación en las Organizaciones, Trillas 1ª reimpresión México, 2003. p.11 2 Ibidem. P.11 3 Ibidem. P.11 12 La pretensión de la Comunicación Organizacional, es mantener un equilibrio adecuado y que es necesario entre las relaciones de los grupos o subsistemas humanos, dado que la función de éstos, requiere de una constante interacción, a la vez que se rigen y determinan por intereses individuales o colectivos e influencias sobre la toma de decisiones, entre otras cosas. Ante el hecho de que estas agrupaciones se ven inmersas en constantes presiones de carácter económico, político, social y/o personal, es necesario encontrar un punto de equilibrio tanto dentro, como fuera de la estructura organizacional, para que con ello logren cumplir efectivamente la finalidad planteada de acuerdo a su función específica. Lo anterior, requiere de una revisión profunda y detallada de la unidad interna principalmente, puesto quees donde se fortalece la organización para llegar a sus objetivos y enfrentar las adversidades que se presentan, además de que ahí se consolida al exterior la propia organización, aún más, es necesario tener en cuenta las interacciones con otras organizaciones con las cuales tenga vínculos y mantener una buena relación con ellas, para lo cual, se requiere primeramente del cumplimiento de sus propósitos internos. 13 El objetivo fundamental que la Comunicación Organizacional pretende lograr, va de la mano con los prototipos ideales de toda organización, en primer lugar, busca que predomine la cohesión y unidad en los grupos de trabajo, lo cual se obtiene impulsando la participación en todos los miembros con una efectiva transmisión de mensajes motivantes. En segundo, que exista una asignación clara de actividades y una coordinación eficaz de los objetivos con todos los miembros de la organización y para ello se requiere establecer, evaluar y fomentar la responsabilidad de todos. En tercero, la creación de un clima en la organización que contribuya a lograr un diálogo y comunicación constante entre todos sus miembros, con lo cual, se podrán evitar conflictos internos, incertidumbres y demás riesgos que pudieran afectar a la organización, en tanto se pongan en marcha medidas de información ascendentes y descendentes. Además, es necesario un control de actividades tanto individuales como conjuntas para alcanzar los objetivos deseados. Para esto y todo lo anterior, es preciso, llevar un seguimiento de los métodos y procedimientos de trabajo que se utilicen con una continua supervisión y motivación para el desarrollo óptimo de las actividades. 14 Como menciona Arturo Zúñiga Bernal4 en un escrito llamado La Comunicación Organizacional en las Relaciones Humanas, la Comunicación Organizacional se establece con base en la creación, mantenimiento y renovación de ciertos aspectos. Una organización se caracteriza por su CULTURA (valores): por principios, conceptos y creencias, explícitos o implícitos, compartidos por todos los que forman parte de la empresa, lo que define “quienes somos”, esto, también se aprecia según su ESTRUCTURA: que define cómo está operativamente organizada la empresa, además de que determina las relaciones laborales con y entre las distintas áreas que conforman la estructura orgánica. Esto es, la definición de cómo se está funcionando. Una vez determinados estos aspectos se necesita establecer la ESTRATEGIA: es decir, los pasos que deben darse para alcanzar los objetivos de la empresa. En resumen, qué se va a hacer. Ésta, debe estar basada obviamente en los RECURSOS (habilidades): que comprenden áreas, capacidades, conocimientos, fortalezas, esto define qué se tiene y con base en ello se requiere establecer una coherencia con las actividades a realizar, es decir, con los PROCEDIMIENTOS: las rutinas y formas en que 4 Es Licenciado en Psicología, por la Universidad Autónoma Metropolitana-Xochimilco, en 1982, con área de concentración en Psicología Social. Se ha desempeñado como Facilitador y Consultor de Procesos en materia de Administración, Relaciones Humanas, Calidad Total, Comunicación Organizacional, Productividad y Liderazgo. Actualmente es Coordinador de Proyectos en el Sistema de Transporte Colectivo de la Ciudad de México. http://www.deguate.com/infocentros/gerencia/rrhh/comu.htm 15 se ejecutan las actividades, los niveles de acción e interrelaciones, que aclara lo que corresponde realizar. Además, todo el PERSONAL (potencial humano): es un factor que debe definirse con base en perfiles, habilidades, actitudes, aptitudes, conocimientos, acorde al número necesario que requiere un área o actividad determinada, además debe estar en relación directa a la remuneración necesaria y suficiente que requiere el colaborador y que puede otorgar la empresa. Lo cual define el Capital Intelectual de la empresa y debe cuidarse que esté conciente y a gusto con la forma en que se desarrollan las decisiones y cómo se atienden los conflictos. Lo anterior es conocido como ESTILO DE DIRECCIÓN: más bien, como las actitudes que adoptan en el proceso de gestión los integrantes de los niveles directivos de una empresa, lo cual implica la responsabilidad de asumir un liderazgo creativo y transformador que no esté determinado solamente por un rol jerárquico, sino más bien, por una actitud que busque retos y afronte los riegos propios del mercado laboral, ya que será característica que destaque como parte de la Inteligencia Emocional de la organización. Estos términos, los encontramos no sólo en las organizaciones, también, en el transcurso de la vida de todo individuo en la cual, se enfrenta a un 16 proceso de socialización y en todo momento se ve vinculado a visiones, misiones, políticas, objetivos y metas, mismas que, se diversifican en todos los ámbitos: social, cultural, personal, familiar, etc, de igual manera, las organizaciones se enfrentan a un proceso similar ya que todo ello es inherente a ambos. A lo largo de su trayectoria, una organización como un individuo, enfrenta las encrucijadas de definir quién es, qué quiere ser y cómo lo debe lograr. La importancia de establecer la Visión, Misión, Objetivos, Metas y Políticas, tanto a nivel Institucional como personal, propicia que se obtengan elementos sistémicos que marquen el rumbo adecuado a seguir, logrando con esto directrices sanas y congruentes entre lo que se hace y se dice. Así pues, la Comunicación Organizacional, abarca los conceptos anteriores de las organizaciones, en un sistema de interrelaciones y entendimiento laborales, por medio de la definición de una Misión y Visión Institucionales propias, éstas, dan estructura a los objetivos de logro, dirigidos hacia el beneficio individual, colectivo, y por ende empresarial, permitiendo el posicionamiento en el mercado productivo. 17 Entre lo que merece una explicación, se encuentran los conceptos de misión y visión, son tan importantes para una organización porque permiten seguir una dirección bien clara y contribuyen a evitar que ésta se salga de su rumbo original. La MISIÓN: es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser de una organización dentro de su entorno y la sociedad en general. Lo cual complementa a la VISIÓN, que es, lo que la organización quiere llegar a ser a un largo plazo, esto es, su objetivo máximo de realización como organización. Un hecho indudable, es que los mensajes son clave en esta disciplina y la manera en que se estudian concierne a dos aspectos generales de la organización conocidos como comunicación interna y externa. Puede considerarse como comunicación interna al “conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo a lo largo de los objetivos organizacionales”5, desde directivos, gerencia media, empleados, hasta obreros y por otra parte se identifica a la comunicación externa como el “conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus 5 Fernández Collado Carlos, op. cit p.12 18 diferentes públicos externos (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.), encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos o servicios”6, este tipo de comunicación comprende las relaciones públicas y la publicidad. Esta comunicación de tipo externo, como se menciona en el libro Comunicaciónun punto de vista organizacional de Ramos Padilla Carlos G. y en la cual se enfoca la presente investigación, puede efectuarse dentro o fuera de las instalaciones de la organización, no obstante, debe ser planeada y practicada antes que nada en el interior de la empresa. Es realmente importante el cuidado de la comunicación externa, puesto que, el rendimiento de la organización depende en gran medida de la satisfacción de su público, pero sobre todo, del reconocimiento que éste tenga sobre aquella, y eso se logra mediante la correcta utilización de los mensajes aunado a la conducta o comportamiento de la organización. Ya lo dice Golhaber “De la misma manera que los políticos se basan en las comunicaciones públicas para crear y reforzar sus imágenes personales, las 6 Ibidem. P.12 19 organizaciones utilizan la comunicación pública para crear imágenes de sus servicios y productos”7. “La creación, el refuerzo y la redefinición de la imagen de una organización es uno de los instrumentos más importantes de las comunicaciones públicas”8. Mas, deben de permanecer en un constante proceso de evaluación para saber si los resultados son acordes con los objetivos, si hay algo que ponga en peligro no sólo a la imagen, sino a la productividad de la organización y así, poder detectar los puntos que necesiten una mejora. No obstante, una organización no debe de perder de vista que la comunicación externa también contribuye, en gran medida, al desarrollo interno pues “ayuda a la gente a establecer una importante relación entre sus esfuerzos y las necesidades de los clientes”9. Así, ninguna organización deber perder de vista que “su personal debe estar en contacto con agentes, proveedores, compradores, accionistas, agencias gubernamentales, donantes, colegas de otras organizaciones y un importante público de algún tipo. Deben mantener afiliaciones vocacionales y profesionales, es imprescindible que se comprenda al público, que se mantengan constantes contactos comerciales y que los clientes o patrocinadores se sientan satisfechos. [dado que] Las comunicaciones externas se convierten en el equivalente de las comunicaciones internas”10. 7 Gerald M. Goldhaber, Comunicación Organizacional, Editorial Diana, S:A., México, 1984. p.270 8 Ibidem p.271 9 D’Aprix Roger, La Comunicación para el cambio, Ediciones Granica, México, 1999. p.85 10 Gerald M. Goldhaber, op. cit .p.272 20 Este sector, junto con el interno, del que se explicarán sus elementos a continuación, hacen de la Comunicación organizacional un gran sistema complejo como bien lo define Goldhaber en el libro Comunicación un punto de vista organizacional: “La comunicación organizacional ocurre dentro de un sistema complejo y abierto que es influenciado por el medioambiente e influye en él; implica mensajes, flujos, propósitos, dirección, medios y empleados. La comunicación organizacional involucra actitudes, sentimientos, relaciones y habilidades personales”11. Complementando y reforzando lo anterior: “La Comunicación Organizacional es el proceso mediante el cual un individuo o una de las subpartes de la organización se pone en contacto con otro individuo u otra subparte (Hodgetts y Altman, 1981)”12. Así es como claramente se muestra que “la comunicación es una herramienta de trabajo importante con la cual los individuos pueden entender su papel y se pueden desempeñar de acuerdo con él en la organización”13. Y para ello, se sirven de caminos dentro de la misma organización que son conocidos como redes de comunicación. Uno de ellos, es conocido como comunicación formal, “aquella en donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organización. Por regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal”14. 11 Ramos Padilla Carlos G. Comunicación un punto de vista organizacional, Trillas México 1991. p16 12 Martínez de Velasco A. y Nosnik Abraham, Comunicación Organizacional práctica, Trillas, México 1988. p.22 13 Ibidem. P.22 14 Ibidem p.23 21 La comunicación descendente cumple su función, enviando mensajes de los niveles superiores a los empleados. Como propósito principal, pretende proporcionar instrucciones específicas de trabajo y suficientes para que se realicen adecuadamente (quien debe hacer qué, cuándo, cómo, dónde y por qué) “La comunicación descendente se da cuando los niveles superiores de la organización transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores. La comunicación gerencial es importante ya que sirve de enlace entre los niveles directivos y los empleados, evitando caer en la “trampa de la actividad” y permitiendo a los gerentes tomar decisiones fundamentadas y bien orientadas. Algunas técnicas que los gerentes pueden utilizar para mejorar su comunicación descendente son: desarrollar una actitud positiva de comunicación, obtener información necesaria, desarrollar un plan de comunicación. Las necesidades de comunicación descendente más comunes son: instrucciones de trabajo, retroalimentación sobre el desempeño y noticias a los empleados”15. La comunicación ascendente va de los empleados hacia los niveles superiores. Se presenta como un componente fundamental en la organización, ya que a través de éste, la administración puede conocer las opiniones de los empleados, y también obtener datos generales sobre la atmósfera en la que se desenvuelven. “La comunicación ascendente se da cuando las personas de los niveles bajos en la estructura organizacional emiten uno o más mensajes hacia los niveles superiores, a través de los canales tanto formales como informales. La comunicación ascendente brinda a la administración la retroalimentación que proviene de los empleados, permite la participación de los empleados en la toma de decisiones y proporciona el diagnóstico de malas interpretaciones a los mensajes. Algunas de las prácticas utilizadas para mejorar esta 15 Ibidem. P.39 22 práctica son: celebrar reuniones periódicas con los empleados, mantener una política de puertas abiertas y traspaso de los umbrales de la oficina, fomentar la participación en grupos sociales y estimular las encuestas de opinión. Entre los problemas que surgen están: la lentitud de los mensajes, los filtros en la comunicación y los cortos circuitos. Las formas de atacar más efectivamente estos problemas son la creación de confianza mutua entre superior y subordinado y el dar a la comunicación su lugar dentro del proceso efectivo de management”16. La comunicación horizontal se presenta entre las personas con un mismo nivel en la jerarquía. Generalmente este tipo de comunicación se dirige a integrar y/o coordinar el personal de un mismo nivel. “La comunicación horizontal ocurre cuando el emisor y el receptor están al mismo nivel en la organización, y puede ser: entre miembros del mismo grupo, entre distintos grupos o departamentos y entre la línea y el estaf. Este tipo de comunicación debe fomentarse cuando es necesaria la coordinación de un trabajo; para dar apoyo social y emocional a los empleados y para control del poder”17. Cuando la comunicación dentro de la organización se sale de los caminos antes mencionados, se dice que es comunicación informal y se caracteriza por contener la información llamada no oficial que se difunde entre diversos grupos de la organización. Este tipo de comunicación incluye el rumor. “La comunicación informal es el intercambio de información que se establece entre las personas en una organización sin seguir los canales formales de comunicación. Las causas de ésta suelen ser: interés por la información,16 Ibidem. P.52, 53 17 Ibidem. P.67 23 inseguridad, falta de información o ambigüedad, asuntos relacionados con amigos y asociados e información reciente”18. “El rumor es un mensaje no confirmado por un emisor formal de la organización y se difunde por canales interpersonales. La gerencia debe aceptar y tratar de entender la comunicación informal y el rumor para poderlos controlar o influir sobre ellos en momentos críticos. Para controlar o influir en ellos: ir al fondo de sus causas, manejar los hechos, saber escuchar, atender a lo que los rumores difunden y evaluar y manejar correctamente los canales y medios de comunicación formal”19. Existe una gran variedad de medidas para mejorar estos tipos de comunicaciones, antes que nada, es necesario detectar las fallas de la manera más certera y posteriormente analizar las posibilidades para adecuar la mejor opción y elaborar con ello un programa de trabajo con las precisiones necesarias y las facilidades de obtener información sobre la efectividad de los resultados, además de otras opciones en caso de realizar modificaciones y no permanecer a la deriva. Con ello, se logrará una constitución íntegra para el desarrollo laboral en la organización, al tiempo que, se logrará satisfacer las necesidades requeridas y establecer un modelo de motivación adecuado para una integración efectiva. Ante esto, la comunicación evitará las incertidumbres, engaños o decepciones, puesto que cada uno de los miembros conocerá en la medida 18 Ibidem. P.68 19 Ibidem. P.68 24 correspondiente la información, documentación, y demás datos necesarios que le permitirán tomar las decisiones adecuadas para su trabajo. Mas, cabe reiterar que para que esto suceda, es necesaria la integración de todos estos aspectos vistos, dentro de un diseño estratégico, que determine objetivos enfocados a cumplir con la razón de ser de la organización, y por supuesto, establecer igualmente una constante detección, análisis, adaptación y actualización tanto del aspecto interno como externo de la misma. 1.2 Estrategia Continuando con el propósito del presente capítulo, ahora toca revisar lo que por estrategia se entiende, ya que son la base sobre la cual las organizaciones fundamentan y fortalecen su imagen corporativa, esto, mediante una planificación de los aspectos a desarrollar en un período determinado de tiempo y una correspondencia con los requerimientos de los mismos. Este apartado pretende contemplar en sus aspectos más concisos la función que la estrategia desempeña dentro de la Comunicación Organizacional. 25 Sin embargo, antes que nada hay que aclarar el término estrategia, sus usos más comunes y su origen, entre lo más importante, ya que existen varias definiciones de la misma. Comenzando por explicar que del griego antiguo strategia: dirección, comando de un ejército, stratos: un ejercito y agein: dirigir, se entiende que desde los orígenes de los comandos militares proviene la palabra estrategia, ésta, se entiende como la manera de conducir, ya sea una campaña militar, ya sea las maniobras de un ejército. Una característica que la distingue, es que trata con la formulación global de las campañas militares antes de entrar al campo de batalla, más no hay que confundirla con las maniobras y acciones específicas para ganar las contiendas, como lo son las tácticas. De manera más precisa, se puede decir que, las tácticas surgen dentro de cualquier nivel, éstas, son lineamientos de una duración relativamente corta, además, son ajustables, asumen la acción y la interacción que las fuerzas contrarias realizan para obtener sus metas específicas una vez que inician su primer contacto. 26 La estrategia con los elementos que va recopilando a lo largo del proceso, define una base siempre continua con la cual se apoya para enfocar esos ajustes y así, dirigirlos como propósitos. En vista de su gran efectividad y éxito en las batallas, después de la Segunda Guerra Mundial, se discutieron los elementos que podrían aplicarse al ámbito de los negocios. La idea o sentido de lo que una estrategia contempla y representa, permanece como en su origen, mas no por ello se desmerita, ya que proporciona en su sentido más completo, la dirección y rumbo de toda decisión. Así, es cómo se entiende que “La estrategia trata con lo que se desea hacer, en dónde se desea que esté la organización y hacia dónde se desea que esté”20. Siempre es necesaria una estrategia genuina cuando las acciones de un contrincante, en un momento u otro, pueden afectar los resultados esperados del otro. Hoy en día, todo tipo de organización se ve sumergida en una constante lucha por sobresalir, por ganar y desbancar a la competencia, obteniendo con ello la atención y preferencia del público consumidor, y ese error tan 20 Norton Bob y Ray Irving, Estrategia en una semana, editorial Panorama México 2001. p.7 27 grande pero a la vez tan inevitable, no permite que los objetivos por los cuales surgió en determinado momento dicha organización, sigan un curso progresivo para poder cumplir eficazmente con las metas iniciales y proporcionar así, un óptimo servicio al realizar las labores como deben de ser, sin perder de vista la razón de existencia de la organización. Puede considerarse a las estrategias “a priori, como guías para la acción o como los resultados, a posteriori, de un comportamiento decisorio real. En organizaciones complejas... es difícil encontrar un planteamiento a priori de una estrategia total que sea realmente seguida al pie de la letra”21. Bien es cierto que es necesario analizar competidores, más no se debe regir ninguna organización por lo que éstos desarrollen, se tienen que prever además los riesgos, oportunidades, capacidades, finalidades y conforme eso, establecer un plan global en el cual, se fijen objetivos reales detallando lo que se tiene, lo que se requiere y lo que se logrará con ello, es decir un modelo estratégico. Mismo que proporcionará un marco para que una empresa, grupo u organización, comprenda su posición en el mercado y avance con un sentido de dirección, propósito y urgencia definidos, además, para que se 21 Mintzberg Henry y otros, El proceso estratégico, Conceptos, procesos y casos, 1ª edición, editorial Prentice Hall Hispanoamericana, México 1997. p.6 28 concentre en los aspectos fundamentales de clientes y mercados, logrando detectar las habilidades requeridas para cumplir con dichos aspectos. Con ello, una estrategia bien clara, puede lograr que “una organización sobresalga de la competencia,...que las personas se pongan de pie y tomen nota, captar la imaginación y el compromiso de la fuerza de trabajo, tener un impacto significativo en el mercado”22. Lo anterior, resulta porque la estrategia forma una ruta que permite con facilidad, que la organización siga hasta llegar a producir los bienes o servicios que los clientes desearán. Por ello, una estrategia debe de ser consistente, firme en los objetivos pero también flexible para que pueda adecuarse a los cambios que surgen inesperadamente. Debe tener la capacidad de resolver y responder a las diversas situaciones y condiciones del mercado y del entorno en el cual se ve inmersa una organización. 22 Norton Bob y Ray Irving, op. cit. p.9 29 La creatividad que requiere es imprescindible, ya que debe motivar y fomentar un compromiso, mas es necesario que se establezca con ideas, acciones y recursos reales, alcanzables y disponibles. Sin embargo, tiene que representar un reto, mismo que implica esfuerzo y dedicación,puesto que se dirige hacia un mejoramiento, cambio y crecimiento de la organización. Además de, tener un enfoque claro y bien definido para que resulte comprensible a todos, tanto para el personal como los clientes, mas debe estar dispuesta a un cambio constante, según lo requiera la organización. Todo esto, es necesario para concluir con una definición de estrategia eficaz que refuerza lo dicho anteriormente: “Una estrategia es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar”23. “Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios del entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes”24. 23 Mintzberg Henry y otros, op. Cit. P.5 24 Ibidem. P.5 30 Esto se relaciona estrechamente con las interrelaciones humanas dentro de una organización, pues de ellas depende el desarrollo de las actividades, ambas, dan pauta para abordar el siguiente punto en el cual se desarrolla el concepto a partir de la comunicación organizacional y en concreto las estrategias de esta índole. 1.3 Estrategias de Comunicación Organizacional La comunicación en las organizaciones, como ya se mencionó en el primer capítulo, radica en los mensajes, comprensiones, entendimiento, en fin todo tipo de interacciones entre los individuos que tienen relación, ya sea interna o externa, con una organización determinada. Para que el orden y la armonía dentro y fuera de la organización prevalezcan, es necesario que existan parámetros y lineamientos que contribuyan al mismo tiempo, a que la empresa vaya en dirección ascendente en los aspectos más urgentes. Para ello, se requiere de una forma íntegra para transmitir dichas pautas, además de la información necesaria, herramientas, así como también, recibir y atender a las necesidades o carencias existentes. 31 Esto, es mejor conocido como comunicación estratégica, la cual se encarga de atender aspectos tales como son: el desarrollar material informativo que sea de interés para los diversos receptores, además de lograr beneficios para la organización emisora, como respuesta a lo anterior. La Comunicación Estratégica involucra muchas áreas, comportamientos y elementos, entre los cuales resaltan los siguientes: publicidad, cultura organizacional, relaciones públicas, relaciones laborales, capacitación al personal, cumplimiento de una responsabilidad social, actividades y campañas industriales y comerciales, relaciones con cámaras y asociaciones profesionales, relaciones con la comunidad financiera, relaciones con inversionistas y accionistas, relaciones con instituciones del gobierno, conferencias de sus ejecutivos, presentación y empaque de sus productos. No obstante, tiene una gran relación con la llamada Estrategia Institucional mencionada en Planeación Estratégica de Hamermesh: “la estrategia determina la clase de organización económica y humana que es o pretende ser y la naturaleza de la contribución económica y no económica que intenta brindar a sus accionistas, empleados, clientes y comunidades”25. 25 Hamermesh Richard G. Planeación Estratégica, editorial Limusa, México 1995. p.56 32 Las estrategias del tipo de comunicación organizacional se enfocan, por tanto, a darle seguimiento a las miras que ha establecido una organización, principalmente regulando los aspectos humanos en sus distintas formas comunicativas, llámense internas o externas. Para concretizar y aclarar este punto, existen dos tipos de perspectivas sobre la estrategia que se refieren, precisamente, a lo que las estrategias de comunicación contemplan en sus dos campos, interno y externo. La estrategia vista como posición, hace alusión al ámbito externo, “viene a ser la fuerza mediadora o “acoplamiento”..., entre organización y medio ambiente”26, esto es, a grandes rasgos, concertar o mantener una relación con el medio externo, es decir los consumidores, posibles usuarios, organizaciones que sirvan como contactos, instituciones de apoyo y patrocinadores. Las estrategias de comunicación organizacional, deben contribuir para elaborar un perfil de cada público receptor de la organización y diseñar las comunicaciones apropiadas para cada uno de ellos, según intereses y expectativas. 26 Mintzberg Henry y otros, op.cit. p.18. 33 Dentro de su programación y manejo, tienen como finalidad posicionar a la organización y a sus productos o servicios, en la mente de sus receptores para lograr ventajas competitivas. Requieren de programas para examinar, evaluar, crear y ordenar la información y todos aquellos elementos que, en forma de impresiones, llegan a la mente de los receptores con objeto de fijar una imagen corporativa programada de la organización, así como diferenciarse en sus productos. Este tipo de estrategia se encarga del exterior y su explicación concisa, es enriquecedora, ya que, el tema de la presente tesis se enfoca a este tipo de estrategias, sin embargo, las estrategias de comunicación organizacional no sólo tienen que ver con el exterior de la organización, son de fundamental importancia en el interior de la misma, ya que desde dentro de ésta radica la verdadera función, identidad y dirección que se pretende seguir. La estrategia vista como una perspectiva “implica no sólo la selección de una posición, sino una manera particular de percibir el mundo...es para la organización lo que la personalidad es para el individuo”27. 27 Ibidem. P.19 34 Este tipo de estrategias debe tener una continua inspiración para los grupos internos, sin importar jerarquías, para que cumplan con sus objetivos efectivamente, así como, mantener en relativa armonía y equilibrio las labores y relaciones diarias, tanto individuales como grupales, además de prever y resolver, con herramientas adecuadas y efectivas, los imprevistos que se presenten. En concreto, los mensajes comunicativos, de igual manera se desarrollan de acuerdo al nivel requerido, mas no por ello, dejan de contener la información necesaria. Este tipo de notificaciones es de importancia trascendental, ya que, todos los que tienen relación con la organización deben estar al tanto de lo que en ella sucede, desde todos los empleados, gerentes hasta directivos y proveedores, puesto que para ellos, lo que suceda en la organización es crucial. Las estrategias de comunicación organizacional en este ámbito, logran crear un ambiente sano, disipar incertidumbres y proveer de seguridad, motivación y participación, lo que se traduce a un óptimo desempeño laboral. 35 Así pues, tanto dentro como fuera, la comunicación organizacional utiliza estrategias que contribuyen en gran medida, a que en una organización, exista congruencia, tenga un sentido bien definido y una clara dirección, lo anterior, con el soporte de las comunicaciones principalmente, que deben ser orientadas a cumplir con los objetivos. Pero todo ello, lleva un proceso, una construcción, un diseño, en el cual, los elementos necesarios, se embonen para formar una estrategia de comunicación, de forma que en el siguiente y último apartado se explicarán con precisión. 1.4 Elementos que contiene una estrategia de Comunicación Organizacional Hasta ahora, se ha mencionado que la estrategia tiene que ver con el cómo cumplir los objetivos, además de sus características,pero sobre todo, se ha enfocado hacia el aspecto comunicativo y se ha dicho lo que con ella se puede lograr, ahora toca conocer lo que se requiere para llevarla a cabo. Toda estrategia requiere de elementos para su diseño e implantación, entre ellos obviamente, se encuentran los recursos disponibles y necesarios, mas eso es cuestión meramente administrativa; no obstante, cada estrategia 36 como lo menciona Mintzberg en El Proceso Estratégico, debe cumplir ciertas premisas. En principio, el formular una estrategia requiere de un proceso racional, es decir, con un control y conciencia que orienten la información y decisiones hacia la reflexión antes de cualquier acción. En segundo, es fundamental que exista responsabilidad sobre las decisiones, esto implica también un control y además, una intención bien determinada que va a depender del estratega (el ejecutivo de más alto rango) Tercero, es necesario que el modelo a desarrollar sea sencillo y claro, todo con la finalidad de que la meta sea realista y fácilmente alcanzable. Además, las estrategias deben ser singulares y creativas en su diseño, puesto que la variedad de las situaciones y circunstancias en las diversas organizaciones, no pueden corresponder a un mismo modelo, sino que debe existir una estrategia exclusiva para cada problema o caso específico. También, es muy importante que cada estrategia tenga bien claras las especificaciones a seguir, esto es necesario porque, de no tener una 37 explicación y articulación, los miembros de la organización no la podrán llevar a cabo eficientemente. Así pues, se debe partir de una formulación de estrategias que tendrán como características la sencillez, especificación, integridad y singularidad, una vez cumplido esto, se podrán poner en práctica. Una estrategia de comunicación organizacional, según las necesidades y requerimientos, puede tener varios sino es que todos los elementos mencionados por Faria Mello en su libro Desarrollo Organizacional, ya que, toda organización al poco tiempo de su surgimiento, comienza a identificar tanto aciertos como errores, con la finalidad de que con el paso del tiempo logre Efectos óptimos: [que] son los resultados obtenidos congruentes con los cambios deseados o alcanzados, correspondiendo además a los costos, riesgos, desgastes, resistencias, desperdicios, tensiones, tiempos y demás. Lo anterior, se logra con una serie de Intervenciones: es decir, actos deliberados por los cuales se propone utilizar un determinado método o técnica, mismos que servirán para lograr un cambio significativo y positivo en un objetivo preciso. Mas no deben de perder de vista para su ejecución, la identidad de la organización ni los Objetivos: los cuales pueden variar según la empresa y sus urgencias, generalmente pueden ser individuos específicos, grupos, sectores, sistemas y subsistemas. 38 Entre ellos es recomendable definir e incluir a los Clientes: ya que son los grupos o personas en los que se desea perfeccionar un sistema u objetivo, asumiendo un determinado papel de colaboración: Inicial: este tipo de clientes desean desde un principio colaborar en el esfuerzo para cumplir con las especificaciones y así lograr las metas. Clave: son aquellos clientes que tienen una posición de notable importancia para el cumplimiento de los objetivos. Último: es la empresa en su totalidad, lo cual implica un esfuerzo generalizado, no como individuos o grupos particulares sino más bien como un sistema. Para realizar lo antes dicho es necesario contar con especialistas, para que así, cada quién sepa lo que debe hacer y lo haga bien; son descritos por Faria Mello como Agentes de cambio: impulsores que facilitan los procesos de desarrollo de una organización, mismos que poseen una capacitación teórica adecuada para canalizar y adecuar los cambios necesarios, generalmente es un consultor (ya sea interno o externo). Con base en el conocimiento adquirido, dichos agentes determinarán Tácticas: éstas, son las formas inesperadas pero meditadas que se aplican al desarrollar una estrategia, dentro de un plan de acción a mediano y corto plazo junto con Programas: es decir, las acciones específicas que se desarrollan a partir de épocas, secuencias, prioridades, 39 clientes, objetivos, necesidades y métodos que deben seguir una Metodología: basada en técnicas o métodos utilizados para la elaboración de planes o programas con el objetivo de cumplir con determinados Métodos: que son, formas o procedimientos, ya sean generales o sistemáticos, aplicados según las situaciones y áreas que lo requieran. Claro que, lo dicho anteriormente, requiere de Técnicas o instrumentos: esto es, de acciones específicas y recursos a utilizar según el método que se pretenda emplear, además de que hay que aprovechar al máximo la Tecnología: que abarca al conjunto de conocimientos, métodos, instrumentos, técnicas y demás recursos que contribuyen al desarrollo de los procesos y que pueden utilizarse para el perfeccionamiento de las organizaciones vistas como un sistema abierto, es decir, flexible. Tomando en cuenta lo anterior, es así como se obtienen los datos e información necesaria que llevará a la formulación y especificación de las estrategias de comunicación organizacional, mas es necesario, llevar una evaluación durante el desarrollo de las estrategias, ya que con ello, se apreciará su efectividad o en determinado momento sus fallas y deficiencias, se podrán corregir planeando una serie de ajustes. En comunicación, este proceso es conocido como retroalimentación y funciona con base en la recopilación de datos del sistema o grupo-objetivo, 40 ya sean opiniones, inquietudes, necesidades, aunadas a la observación especializada, para lograr con ello un diagnóstico, un análisis de los problemas y finalmente llegar a establecer las estrategias requeridas o los ajustes necesarios para las mismas de acuerdo a la intención inicial. Es importante aclarar que es necesaria una supervisión constante de las estrategias implantadas. ya que las organizaciones, su entorno y su interior, cambian constantemente y por tal motivo, las estrategias deben ir avanzando al tiempo que la organización crece y se mejora, también, para evitar un deterioro o detrimento de lo que se va alcanzando con el tiempo. También cabe aclarar que el éxito de las estrategias no se puede asegurar de ninguna manera, “no hay un conjunto sencillo y monolítico de reglas o de imperativos estratégicos que indique automáticamente el camino acertado”28 ya que “los requisitos estratégicos de cualquier negocio están determinados por el ambiente competitivo y por la posibilidad de que éste varíe con el tiempo”29. “El entorno enfocado...puede resultar pasado de moda –ante- nuevas oportunidades, o a medida que se desenvuelve una estrategia...la tecnología para ahorro de energía, o puede ser necesaria una nueva organización...-y es por eso que- los altos ejecutivos, en especial, deben estar activos al producir estos cambios adicionales”30. 28 Stern Carl W y Stalk George, Jr, coord., Ideas sobre estrategia, ediciones Deusto, España, 2002. p.80 29 Ibidem. P.81 41 Porque “nadie sabe lo que sucederá de aquí a tres años...el entorno de cinco a veinte o más años en el futuro es seguro que difiera del presente; las reacciones y acciones de los competidores –de los públicos en general- son desconocidas; incluso la misma unidad comercial...-por esa razón- la estrategia siempre está rodeada por incertidumbre”31. No obstante, son indispensables para la toma de decisiones pues, más vale tener un conjunto de alternativas y evaluarlas, que no tener nada que indique un parámetro de lo que pasa en la organización, en cuanto a lo que se desarrolla, a loque carece, lo que posee, es por esas razones, que las estrategias, en especial de comunicación organizacional, son fundamentales para reunir la información necesaria sobre los problemas a resolver o los aspectos a mejorar. Y es igualmente importante, tener siempre presente que, “la esencia de las estrategias consiste en la identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales, combinados con otros datos importantes proporcionan la base para que determinada entidad tome mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades y evitar los peligros”32. Con ello, se podrá lograr un gran avance en la productividad y posicionamiento de las empresas, puesto que, si bien es cierto que hay 30 Yavitz Boria y Newman William H., Estrategia en acción, Compañía editorial continental, México, 1985. p.162 31 Ibidem. P.48 32 citado en: Ramírez Mayo Laura María Estrategia de medios, parte fundamental para el éxito de un centro comercial. Caso Galerías Insurgentes. UNAM FCPyS 1997 42 una posibilidad de error en una estrategia, también es cierto que, de los errores se aprende más que de los aciertos y si estos errores son detectados en otras organizaciones, es más sabio tomarlos como experiencia y no esperar a vivirlos. Aspectos como esos y más, son los que deben ser observados, detectados, cuidados y evaluados tanto en las relaciones internas de la organización como en las externas, pues ya vimos que una nos lleva a la otra, y se entiende que una no sirve sin la otra, por lo que, si lo que una organización refleja, coincide con el refrán“del dicho al hecho hay mucho trecho” es poco probable que dicha organización sea considerada de forma seria. Es así, como se aprecia la importancia de la estrategia y lo que ésta representa en una organización, ya que, establece lo que se va a hacer además de que, una estrategia de comunicación organizacional, pretende mejorar la imagen de una empresa pero no sólo basándose en un bello discurso, sino recurriendo a todos los aspectos en donde la organización pueda transmitir los fundamentos básicos de su razón de ser aprovechando al máximo sus recursos, esto mediante acciones, actitudes, hábitos y desempeño. 43 CCaappííttuulloo 22 EEll IInnssttiittuuttoo ddee llaass MMuujjeerreess ddeell DD FF Este segundo capítulo, adquiere gran importancia al contener el objeto de estudio que es, el “Instituto de las Mujeres del Distrito Federal” desde su surgimiento, cambios, hasta su crecimiento y consolidación como organismo descentralizado del gobierno del DF. Contiene además, este apartado, las temáticas que a diario atiende el Instituto y a las cuales están expuestas las mujeres, no sólo de la Ciudad de México sino de todo el mundo, por lo cual se incluyen también cifras que abarcan a este sector en las diversas problemáticas más allá del Distrito Federal y concluye con los medios de los que se vale dicha institución para darse a conocer. 2.1 Orígenes El “Instituto de las Mujeres del Distrito Federal”, es una organización que se ocupa y preocupa por brindar de diversas formas apoyo a las mujeres, se encuentra ubicado en Tacuba No. 76 col. Centro, desde su nacimiento, se encarga de difundir y promover el conocimiento y ejercicio de los derechos humanos de las mujeres de la ciudad de México, entre estos, podemos mencionar los sociales, políticos, ciudadanos y laborales. El “Instituto de las Mujeres del DF”, surgió de un programa hace aproximadamente seis años, en dicho programa se pretendía garantizar el 44 ejercicio pleno de los derechos de la mujer, con el paso del tiempo, las demandas de las ciudadanas y un movimiento femenil, fomentaron la creación de un organismo dedicado a apoyar a las mujeres de todos los sectores mediante una diversidad de actividades encaminadas al fin específico para el que fue creado el Instituto, que es, promover la igualdad de oportunidades de las mujeres de la Ciudad de México. El Instituto, ha experimentado una serie de cambios a favor durante los cinco años que lleva de vida, según información del archivo del “Inmujeres- DF”, esta institución ha evolucionado a raíz de un programa general, hasta llegar a ser un organismo con responsabilidades y constantes actividades que, como sucede con muchas otras organizaciones que pretenden defender su posición, ha enfrentado percances y limitaciones, mas ahora cuenta con instalaciones y preparación para trabajar y cumplir con sus objetivos, además de que, ha desarrollado una expansión hacia las 16 delegaciones del Distrito Federal. 11 de mayo de 19981 Por Acuerdo publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal se estableció el Programa para la Participación Equitativa de la Mujer en el Distrito Federal (Promujer), como una respuesta del Gobierno del Distrito Federal por reafirmar su compromiso de consolidar y ampliar los mecanismos tendientes a equilibrar el desarrollo de sus habitantes desde una perspectiva de equidad de género, así como a profundizar las políticas y acciones que atiendan rezagos e inequidades que viven las mujeres. 45 11 de Agosto de 1999 Congruente con dicho compromiso, el Gobierno del D. F. emite en el Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal el Artículo 129, con el cual se crea el Instituto de la Mujer del Distrito Federal (Inmujer) como órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobierno. 31 de enero del 2001 Se fortalece al Instituto asignándole la operación y coordinación del Sistema de los Centros Integrales de Apoyo a la Mujer (CIAM), considerándolos como sus representaciones operativas en las 16 delegaciones, ratificándolo formalmente en el Artículo 205 del Reglamento citado y publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. Asimismo, queda adscrito a la Secretaría de Desarrollo Social como un órgano desconcentrado. 28 de febrero del 2002 A través de la Gaceta Oficial del Distrito Federal se divulga la Ley del Instituto de las Mujeres del D. F. en donde se constituye como un organismo público descentralizado de la Administración Pública local, denominado Inmujeres-D. F. con personalidad jurídica, patrimonio propio, autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento de sus objetivos y atribuciones. 2.2 Estructura Cómo ya se mencionó, el “Inmujeres-DF” cuenta con una unidad en cada delegación, en total 16 unidades del “Instituto de las Mujeres del Distrito Federal”, éstas, son coordinadas por una “matriz”, es decir, un órgano central del cual recibe instrucciones específicas con las cuales deben cumplir, dicho eje está conformado de la siguiente manera: 1 Inmujeres-DF, centro de documentación Información general del Inmujeres-DF 46 Dirección General del Instituto de las Mujeres del DF (Lic. Luz Rosales Esteva) “Tiene como finalidad administrar los recursos del Instituto de las Mujeres del D.F., para promover, fomentar e instrumentar las condiciones que posibiliten la no discriminación de oportunidades, el ejercicio pleno de todos los derechos de las mujeres y su participación equitativa en los ámbitos social, económico, político, cultural y familiar”2. (Jefatura de Unidad Departamental) J.U.D. de Planeación y Evaluación En este departamento se desarrollan programas que el Instituto pretende aplicar en otras dependencias, además de seguir los que están establecidos en la organización y con los cuales proporcionan sus servicios. Dirección de Fomento y concertación de Acciones (Mtra.Beatriz Santamaría Monjaraz) que a su vez coordina la J.U.D. de Formación y Promoción para la Igualdad de Oportunidades y la J.U.D. de Concertación de Acciones “Encargada de desarrollar proyectos orientados a incidir en la estructura organizacional de las dependencias del Gobierno de la Ciudad para incorporar la perspectiva de género en las políticas públicas y beneficiar de manera equitativa a mujeres y hombres, así como a coadyuvar a abatir la desigualdad, eliminar la exclusión y discriminación, promoviendo el 2 Inmujeres-DF, centro de documentación Programa de trabajo 2003 47 reconocimiento y respeto a la diversidad social a través de la concertación de acciones con organizaciones civiles y/o de asistencia e integración social. Para alcanzar estos propósitos, la Dirección cuenta con dos área de trabajo”3. En el programa de trabajo del 2003 se señala como Área de Formación y Construcción de la Cultura de Equidad de Género, y se plantea como objetivo “promover el desarrollo y la instrumentación de herramientas teóricas y metodológicas que propicien la incorporación, legitimación e institucionalización de la perspectiva de género en las políticas públicas del gobierno del D.F., y que coadyuven a la construcción de una cultura ciudadana y de equidad de género”4. De igual forma se establece en el programa de trabajo del 2003 que el Área de Concertación de Acciones, tiene como objetivo “desarrollar proyectos especiales dirigidos a mujeres en situación de vulnerabilidad y cubrir las tareas derivadas de los Programas de Coinversión para el Desarrollo Social y de Financiamiento para Instituciones y Organizaciones dedicadas a la asistencia e integración social que coadyuven a abatir la desigualdad, eliminar la exclusión y discriminación promoviendo el reconocimiento y el respeto a la diversidad”5. Dirección de Coordinación del Sistema de las Unidades del Inmujeres (Mtra. Mercedes López Martínez) la cual se encarga de las 16 J.U.D. de la Unidad del Instituto de las Mujeres en las Delegaciones. “Esta Dirección tiene como objetivo coordinar y consolidar el Sistema de las Unidades del Inmujeres - DF en las delegaciones, a través de la operación de los programas, proyectos y acciones que desde la perspectiva de género den cumplimiento a las atribuciones y objetivos del Inmujeres, en el ámbito territorial de cada Delegación de la Ciudad de México”6. 3 Ibidem 4 Ibidem 5 Ibidem 6 Ibidem 48 “Las Unidades del Instituto de las Mujeres en cada Delegación, serán las encargadas de instrumentar y ejecutar los programas y acciones prioritarias que determine el Instituto conforme al Programa”7. Coordinación administrativa (Martha Isabel Ruiz Suárez) a la que se vincula la J.U.D. de Recursos Humanos y Financieros y la J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales. Contraloría Interna Se encarga de la supervisión de la administración del Instituto, así como de los documentos de la Junta de Gobierno, de las cuestiones que son aceptables por la ley orgánica de la administración pública. 7 Inmujeres-DF, centro de documentación (copia de la) Ley del Instituto de las Mujeres del DF en la Gaceta Oficial del DF, 28 febrero 2002 No. 28 49 2.2.1 Organigrama Cada una de éstas áreas, regidas por el propósito central del “Instituto de las Mujeres del Distrito Federal” que es “promover la institucionalización de la perspectiva de género en las políticas públicas de la administración pública local”8, deben de funcionar como “herramienta permanente de análisis para comprender las formas en que se relacionan las mujeres y los hombres; (además deben de) evaluar si los planes y programas son compatibles con la equidad de género; verificar si se consideran las 8 Ibidem Dirección General del Instituto de las Mujeres del DF J.U.D. de Planeación y Evaluación Dirección de Fomento y concertación de Acciones J.U.D. de Formación y Promoción para la Igualdad de Oportunidades J.U.D. de Concertación de Acciones Dirección de Coordinación del Sistema de las Unidades del Inmujeres 16 J.U.D. de la Unidad del Instituto de las Mujeres en las Delegaciones Coordinación administrativa J.U.D. de Recursos Humanos y Financieros J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales Contraloría Interna 50 necesidades, intereses, demandas y condiciones particulares de las mujeres; así como, distribuir los recursos institucionales en un marco de equidad”9. 2.3 Atribuciones A través del Jefe de Gobierno Andrés Manuel López Obrador, se dio a conocer la ley del “Instituto de las Mujeres del Distrito Federal”, misma que fue publicada el 28 de febrero de 2002 en el No. 28 de la Gaceta Oficial del Distrito Federal. Clara Loera Luna, quien labora en el centro de documentación del “Inmujeres-DF”, informó que dicha ley fue elaborada por la Asamblea Legislativa, como respuesta a una propuesta de la comisión de equidad y género. Entre los artículos establecidos se encuentra el de las acciones a seguir y cumplir, las facultades con las que cuenta y se pretende que desarrolle el “Inmujeres-DF”, en el anexo I, se presenta el apartado de las atribuciones tal y como viene en la ley. 9 Ibidem 51 Los artículos que son más representativos, dado que se refieren a las acciones en general que el Instituto debe cumplir, son por ejemplo el VI. Proponer a las autoridades locales del Distrito Federal, acciones dirigidas a mejorar la condición social de las mujeres, así como aquellas diseñadas para la erradicación de todas las formas de discriminación contra las mujeres, en todos los ámbitos de su desarrollo. (ver anexo I) Esto, abarca el sector de salud, educación, empleo, capacitación, deporte, además de que debe ser representativo en dichos aspectos, no sólo en pequeña medida sino a un nivel Distrital para lo cual requiere de una gran fuerza como Institución, puesto que, si quiere ser reconocido, es necesario que proyecte una imagen respetable y confiable. Lo anterior, es en razón de que el “Inmujeres-DF” tiene como función establecida en el art. XIII. Promover ante las instancias competentes el establecimiento de un sistema de información y estadística que genere indicadores para el diseño, seguimiento y evaluación de impacto social, económico y de género en los programas de las dependencias. Así como XIV. Promover la elaboración de metodologías, indicadores y estudios de género en colaboración con instituciones públicas, privadas y académicas de reconocido prestigio. (ver anexo I) 52 Mas su función inmediata y que proporciona en las 16 delegaciones del Distrito Federal, es relacionada con la atención a las mujeres en las problemáticas de discriminación y violencia principalmente, esto se puede constatar en el art. XV. Proporcionar, en el ámbito de su competencia, los servicios de asesoría, orientación y capacitación integral a las mujeres en general a través del mismo Instituto y de las Unidades del Instituto de las Mujeres en cada Delegación del Distrito Federal. (ver anexo I) Para ello, el personal del Instituto debe estar capacitado y actualizarse constantemente en las cuestiones sociales, mantener acuerdos y establecer proyectos con dependencias y entidades públicas con relación a la perspectiva de género, inclusive hasta proponer al Jefe de Gobierno proyectos de esta índole. Así, se resume a groso modo lo que el “Inmujeres-DF” debe y puede realizar, como cualquier organización tiene que contar con un perfil
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