Gestion-financiera-de-los-inventarios

Vista previa del material en texto

UNIVERSIDAD NACIONAL 
AUTONOMA DE MEXICO 
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN 
"GESTION FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS" 
T E S I S 
Que para obtener el Título de: 
LICENCIADA EN ADMINISTRACION 
Presenta: 
CLAUDIA ESTHELA ZEPEDA LARA 
LICENCIADA EN CONTADURIA 
Presenta: 
MARIA DEL PILAR NOLASCO GUAL 
ASESOR: C.P.C. GUSTAVO AGUIRRE NAVARRO 
CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MEXICO 2005 
 
UNAM – Dirección General de Bibliotecas 
Tesis Digitales 
Restricciones de uso 
 
DERECHOS RESERVADOS © 
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL 
 
Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal 
del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). 
El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea 
objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para 
fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo 
mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, 
reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el 
respectivo titular de los Derechos de Autor. 
 
 
 
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN 
UNIDAD DE LA ADMINISTRACION ESCOLAR 
DEPARTAMENTO DE EXAMENES PROFESIONALES 
'/"'i i "·,n l-'"d Al >.; ..... ' l '.:\:. 
... \ 'i F:.-·¡-:;'.1A ¡ .; 
-", U .! -
DR. JUAN ANTONIO MONTARAZ CRESPO 
DIRECTOR DE LA FES CUAUTITLAN 
PRESENTE 
ASUNTO: VOTOS APROBATORIOS 
u. N. A. M . 
fliCULTAil DE ¡:SlDDllJi 
SIIPERIORES-CUhUTlTUJ 
DEPARTAMENTO DE 
f1AMENES f ROFESiONAW • .. 
ATN: Q . Mil. ce Carmen Garcla MIJares 
Jefe del Departamento de Exámenes 
Profesionales de la FES Cuautitlán 
Con base en el arto 28 del Reglamento General de Exámenes, nos permitimos comunicar a 
usted que revisamos la TESIS: 
"Gestión Financiera de )os Inyentarios" 
quepresenfa la pasante: CJalldia Estbela Zepeda Laríl 
con número de cuenta: 09003291-0 para obtener el título de : 
Licenciada en Admjnistración 
Considerando que dicho trabajo reúne los requisitos necesarios para ser discutido en el 
EXAMEN PROFESIONAL correspondiente, otorgamos nuestro VOTO APROBATORIO. 
ATENTAMENTE 
"POR MI RAZA HABLARA EL ESPIRITU" 
Cuautitlán Izcalli, Méx. a ---21- de __ "'Ab .... r .... i .... l _____ de ~JJ.J+-
PRESIDENTE C.P. Gustavo Aguirre Nava r ro 
VOCAL LAE. Francisco Ramfrez Or nelas 
SECRETARIO L.C. Ma. Esther Monroy Baldi 
PRIMER SUPLENTE L.C. Del ia Patricia Ucha Pulido 
SEGUNDO SUPLENTE L. D. Juan Arredondo Contrera s 
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN 
UNIDAD DE LA ADMINISTRACION ESCOLAR 
DEPARTAMENTO DE EXAMEN ES PROFESIONALES 
ASUNTO: VOTOS APROBATORIOS 
DR. JUAN ANTONIO MONTARAZ CRESPO 
DIRECTOR DE LA FES CUAUTITLAN 
PRESENTE 
U. N. Á. M. 
FACULTAD DE ESTIIBIDl 
SUPERIORES,CUAUTITLA~ 
DfPARTAMENTO DE 
ATN: Q. MiXP&tIEt:~~~AG~rcía Mijares 
Jefe del Departamento de Exámenes 
Profesionales de la FES Cuautitlán 
Con base en el arto 28 del Reglamento , .. ::H::neral de Exámenes, nos permitimos comunicar a 
usted que revisamos la TESIS: 
"Gesti6n Financiera de los Inyentarios". 
que presenta lil pasante: Maria del Pilar Nolaseo Gllal 
con número d~ cuenta : 09001752-4 para obtener el titulo de : 
licenciada en Contaduria 
Considerando que dicho trabajo reúne los requisitos necesarios para ser discutido en el 
EXAMEN PROFESIONAL correspondiente, otorgamos nuestro VOTO APROBATORIO. 
ATENTAMENTE 
"POR MI RAZA HABLARA EL ESPIRITU" 
Cuautitlán Izcalli, Méx. a...2.1.......-. de _--,A:ublJ..r-Li.l....1 _____ de -..L-!.l..I.I..o.O'-----7'-
PRESIDENTE C.~. Gustayo Aguirre MavarrQ 
VOCAL LAE. Franci sco Ramirez Ornelas 
/ 
SECRETARIO L.C. Ma. Esther Mooroy Baldi 
PRIMER SUPLENTE L.C. Delia Patricia Ucha Pulido 
SEGUNDO SUPLENTE L.D. Juan Arredondo Contreras 
AGRADECIMIENTOS 
A DIOS, por darme la oportunidad de existir . . . 
A MI MADRE por todos y cada uno de tus sacrificios en algún tiempo 
incomprendido, por que gracias a tus fortalezas has hecho de mí lo 
que hasta ahora soy. . . por que finalmente puedo decirte que lo 
LOGRAMOS! !! (Te Quiero Mucho) 
A MI PADRE "Por que la vida esta llena de retos . . . por que para 
ser universal es necesario aportar lo mejor de nosotros mismos, 
crecer y demostrarle al mundo lo que vales, lo que eres, lo que has 
logrado .. . " 
Gracias por la familia que me has dado. (Te Quiero Mucho) 
A MIS HERMANOS ELlZABETH, ALBERTO, VICTOR, IVÁN, 
ULlSES y YURI , por la gran influencia que han ejercido en mí con 
su ejemplo de superación incansable, por que sin su ejemplo esto 
no hubiera sido posible, GRACIAS por su comprensión y confianza, 
por su amor y amistad incondicional. . . por cuidar de mí. 
A HECTOR DAVID por tu ejemplo de superación y ansia de seguir 
creciendo día con día, por demostrarme con tus actos que para 
lograr el éxito es necesario salir en busca de nuevos retos, por lo 
que ha sido y será .. . Te amo. 
A mis Amigos y Amigas de la UNIVERSIDAD, por su apoyo y 
compañía durante este viaje ... por aquellos momentos inolvidables 
e irrepetibles que compartimos. 
A mis Profesores de la Universidad Nacional Autónoma de México, 
por hacer de mí una persona de bien, útil a la sociedad y un ejemplo 
de superación para las futuras generaciones. . . 
Con mucho cariño, 
Claudia Esthela Zepeda Lara 
AGRADECIMIENTOS 
A Dios le doy gracias por permitirme tener la oportunidad de vivir 
este momento y compartirlo con gente valiosa en todos los sentidos, 
tanto profesores, familia, esposo y amigos. 
A los primeros les reconozco y agradezco el esfuerzo y la motivación 
que realizan día con día para procurar forjar personas de bien y 
sobre todo por compartir sus conocimientos y experiencia tanto 
laboral como académica. 
A mi padre, hermano y familia por tener el privilegio de ser parte de 
ellos, por brindarme cariño y apoyo incondicional, sobre todo en 
aquellos momentos difíciles en los que la vida nos ha puesto a 
prueba. 
A mi esposo por impulsarme en lo que emprendo, por su 
comprensión y paciencia las cuales han sido mi mejor fortaleza, ya 
que mis sueños y metas logradas son gracias a su apoyo 
incondicional. 
y un agradecimiento especial, para mi madre y hermana (O.E.P.D) 
quienes en vida compartieron mis triunfos y derrotas, alegrías y 
tristezas y ahora están presentes en mi corazón, les dedico con todo 
mi cariño este título universitario. 
Con mucho cariño 
María del Pilar Nolasco Gual 
Al Prof. Alejandro Amador (q.e.p.d.) 
Nuestro eterno agradecimiento por impulsamos a dar este paso. 
Claudia y Pilar 
OBJETIVO 
INTRODUCCiÓN 
CAPíTULO 1 
íNDICE 
PÁGINA 
FINANZAS (ADMINISTRACiÓN FINANCIERA) 
1.1 Antecedente 
1.2 Cencepte 
1.3 Impertancia y Objetives de las Finanzas 
1.4 Función y Administración Financiera 
CAPíTULO 2 
ADMINISTRACiÓN DE lOS INVENTARIOS 
2.1 Cencepte 
2.2 Tipes de Inventaries 
2.3 Centrel de Inventaries 
2.4 Determinación del Nivel Optime 
2.5 Determinación de Anemal ías 
2.6 Técnicas de Evaluación de Inventaries, Existencias y su 
Maneje 
2.7 Técnicas de Evaluación de Cempras y su Maneje en les 
Inventaries 
CAPíTULO 3 
ADMINISTRACiÓN DE COMPRAS 
3.1 Cencepte 
3.2 Objetive de Cempras 
3.3 Preces.o de Cempras 
3.4 Técnicas para la Adquisición 
2 
5 
7 
8 
9 
14 
15 
17 
22 
25 
29 
32 
51 
53 
56 
63 
CAPíTULO 4 
ADMINISTRACiÓN DE PROVEEDORES 
4.1 Concepto 
4.2 Importancia 
4.3 Políticas de Financiamiento 
4.4 Lineamientos de Pago a Proveedores 
CASO PRÁCTICO 
CONCLUSiÓN 
BIBLIOGRAFíA 
70 
71 
72 
76 
85 
112 
116 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
OBJETIVO 
Presentar un panorama general de la Administración de los Inventarios, 
considerando para ello, el inicio del paso de estos a través de la 
empresa, es decir, desde la compra de ellos, su proceso y almacenaje 
hasta su pago, con el fin de lograr la máxima optimización de los 
inventarios y por consecuencia la repercusión en el ámbito financiero 
de los mismos. 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
INTRODUCCION 
La administraciónrequiere en forma permanente, tal vez diariamente, 
de información aislada de lo que sucedió el día anterior o de lo que 
esta sucediendo en el negocio. Esta información puede referirse a las 
ventas, ingresos realizados, al efectivo que se tiene, a las cobranzas y 
pagos, a las compras, a las existencias de artículos e inventario, al 
número del personal contratado, etc. 
Por lo que nuestro interés se ha centrado en la Gestión Financiera de 
los Inventarios, ya que la administración de los inventarios es de 
significativa importancia, primero por el monto de la inversión que 
generalmente se requiere, así como por la complejidad y grado de 
dificultad que implica una administración financiera efectiva, la que 
tendrá como fin principal mantener y/o aumentar la productividad de la 
empresa. Otro aspecto importante dentro de la administración de los 
inventarios, es buscar, obtener y manejar las mejores técnicas que 
existan para la adquisición y control de los inventarios y con ello poder 
hacer más eficientes estas funciones, logrando así reducir los costos y 
gastos que se originan por la compra y manejo de los inventarios en las 
empresas. 
Asimismo, es importante relacionar que la adquisición de mercancías o 
servicios, así como la obtención de préstamos para el financiamiento 
de los bienes que constituyen el activo, representan obligaciones 
presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas, 
por lo que será necesario una adecuada Administración del pago a 
proveedores, ya que de esto dependerá la liquidez de la empresa y el 
flujo de efectivo. 
2 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
En su mayor grado, el nivel de las cuentas por pagar está determinado 
en forma importante por el nivel de compras de inventarios, pues son 
estos los que fijan las erogaciones que deben hacerse en los días y 
meses siguientes. Uno de los objetivos de los financiamientos con 
cuentas por pagar es obtener el mayor financiamiento aprovechando 
los créditos especiales con proveedores, mediante la negociación de la 
extensión del plazo del crédito en compras particularmente grandes. 
Por lo anterior, pretendemos presentar este trabajo de tesis, con el fin 
de vincular las profesiones del Administrador y el Contador, debido a la 
similitud de funciones manejadas en el desempeño de sus áreas 
laborales, consideradas como claves importantes para la subsistencia 
de la empresa. 
3 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
CAPíTULO 1 
FINANZAS 
(ADMINISTRACiÓN FINANCIERA) 
4 
GESTIÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Antecedentes 
Las finanzas surgen cuando el hombre deja de ser nómada e inicia la 
convivencia en grupos a fin de sobrevivir mediante la división del 
trabajo. Es aquí cuando el individuo comienza a dar un valor estimativo 
a sus bienes y aparece el trueque como medio incipiente de comercio. 
El hombre comienza a aplicar las finanzas de una manera inconsciente 
cuando descubre que puede sacar ventaja al cambiar un objeto por 
otro, es decir, que puede obtener una utilidad en dicho cambio. 
Las finanzas clásicas nacen con los griegos y romanos, quienes 
aportan una organización de tipo social y militar para lograr el poderío 
en ciertas regiones como consecuencia del control que llevaban del 
cobro de impuestos motivo de la indemnización por gastos de guerra. 
En la Edad Media aparecen los feudos, que eran una porción de tierra 
entregada por el rey a un señor determinado a cambio de ciertos 
servicios. El señor feudal se ocupaba del cobro de impuestos, la 
acuñación de la moneda y la impartición de justicia. El comercio era 
muy limitado en los primeros siglos de la época medieval, pero a 
medida que se contó con una paz social se dio gran auge a los 
aspectos comerciales y en forma paralela se desarrollan los aspectos 
financieros, surgiendo las actividades bancarias y el registro de 
operaciones llamado contabilidad. 
En el Renacimiento la burguesía alcanza gran auge en Europa, 
ejerciendo el dominio sobre empresas mercantiles y financieras, cuyo 
éxito económico dependía en gran parte de la sagacidad de los jefes 
5 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
de familia. La iglesia logra un gran auge económico debido al manejo 
eficiente de sus recursos, lo que le permitió cubrir sus necesidades e 
incluso financiar a terceros, tratando así de controlar la usura que era 
una actividad muy difundida en esta época. 
En el siglo XVIII surge en Inglaterra la Revolución Industrial, la 
utilización de maquinaria permitió la producción en masa, lo que trajo 
por consecuencia una fuerte demanda de inversiones de capital, ya 
que se buscaba incrementar la producción de artículos para así 
generar más riqueza. 
Posteriormente nace la administración científica gracias a los trabajos 
de Frederic Taylor y Henry Fayol; en esta etapa se establece la 
necesidad de máximo aprovechamiento de los recursos con los que 
cuenta la entidad económica para el logro de sus fines, originando con 
ello las finanzas. 
El campo de las finanzas fue evolucionando en respuesta a las 
principales necesidades sociales y económicas de la época. 
Durante la gran depresión de la década de 1930 en EE.UU., las 
finanzas eran muy descriptivas, se ocupaban principalmente de las 
quiebras y reorganizaciones que abundaban en esa época. 
Después de la segunda guerra mundial, las finanzas continúan siendo 
descriptivas, pero se enfocan en las decisiones de inversión para 
apoyar el auge económico de la posguerra. 
6 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
A fines de la década de 1950 las finanzas dieron un giro radical, ya que 
no se limitaban a describir, sino que procuraron entender las causas y 
consecuencias de las transacciones financieras. 
Actualmente las finanzas reconocen el efecto del proceso inflacionario 
sobre la información financiera, y con ello se moderniza aún más esta 
herramienta. Se busca dar el justo valor a los recursos de la entidad, 
adecuando la información financiera para que siga siendo útil en la 
toma de decisiones. 
Las tendencias actuales en el campo de las finanzas implican: la 
globalización, los avances tecnológicos y la reorganización corporativa. 
Estas tendencias están modificando rápidamente el mundo de los 
negocios, además del uso y control del efectivo dentro de las 
operaciones de la entidad, el uso eficiente del efectivo conlleva a 
generar empresas sanas y pronosticar su desarrollo y crecimiento. 
1.2 Concepto 
El vocablo finanzas viene del francés "finance", que es una derivación 
del viejo verbo "finer", pagar, que a su vez provendría del latín ''fenus'', 
''faenus'': el producto, el interés del dinero. 1 
Lawrence D. Schall definen a las finanzas como "Un cuerpo de hechos, 
principios y teoría relacionadas con la búsqueda y la utilización del 
dinero por individuos, negocios y gobiernos". 2 
1 BASAGAÑA, Eduardo J. I Bruno, Norberto I González Oosil Roberto, "Temas de Administración 
Financiera", México: Macchi, P.1 
2 SCHALL, Lawrence O. "Administración Financiera", México, Mc Graw HiII P.12 
7 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Douglas R. Emery define a las finanzas como "una disciplina que se 
ocupa de "determinar el valor" y tomar decisiones. La función principal 
de las finanzas es asignar recursos, lo que incluye adquirirlos, 
invertirlos y administrarlos. Las finanzas también se ocupan de cómo 
se pueden tomar las mejores decisiones". 3 
Podríamos citar otras definiciones de lo que son las finanzas, por lo 
que de manera general podemos decir que son un conjunto coordinado 
de actividades que se ocupan, de la obtención y utilización adecuada 
de recursos y fondos de una empresa, y de la estructura de su capital 
para alcanzar sus objetivos. 
1.3 Importancia y Objetivos de las Finanzas 
El área de finanzas es de gran importancia, ya que la empresa trabaja 
con base en constantes movimientos de dinero; se encarga de la 
obtención de fondosy suministro de capital que se utiliza en el 
funcionamiento de la empresa, procurando disponer a cada área con 
los medios económicos necesarios con el fin de que funcionen 
correctamente. La empresa tiene por naturaleza un carácter o al 
menos un aspecto económico, además tiene por lo general objetivos 
estrictamente económicos, su actividad para la consecución de tales 
objetivos es económica, así como sus elementos básicos, técnicas y 
normas. 
3 EMEAY. DOU9Ias, "Fundamentos de Administración Financiera", México: 2000. Prentice Hall 
Hispanoamericana, P. 3 
8 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
El área de finanzas de una empresa deberá tener entre otros objetivos 
los siguientes: 
• Maximizar la riqueza 
• Maximizar las utilidades 
• Maximizar el patrimonio de los accionistas 
• Planear sus actividades a corto y a largo plazo en función de la 
experiencia y de los hechos económicos nacionales e 
intemacionales. 
• Vigilar que la estructura del capital total no represente riesgo para la 
empresa. 
• Disponer de recursos adecuados y oportunos para cumplir con los 
objetivos planeados. 
• Asegurar que las inversiones fijas y corrientes estén acordes con su 
capital y situación con el mercado. 
• Administración óptima de los recursos económicos y humanos con 
el fin de asegurar la rentabilidad futura. 
• La obtención de fondos y su aplicación. 
• Análisis sistemático de las operaciones de la empresa. 
1.4 Función y Administración Financiera 
La función financiera está constitu ida por un conjunto de actividades 
enfocadas a lograr los objetivos de custodiar e invertir el total de 
recursos económicos de una entidad, mantener los sistemas de 
información adecuados para el control de los activos y operaciones de 
la misma, y a proteger el capital invertido. 
9 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Actualmente, y con el fin de que la función financiera cumpla 
adecuadamente sus objetivos, se han dividido sus actividades en dos 
grandes grupos: contraloría y tesorería. 
El contralor es el principal funcionario de contabilidad, y es el 
responsable de la contabilidad general, lo que incluye el registro de las 
operaciones efectuadas por la entidad económica, elaboración de 
estados financieros, formulación de presupuesto y análisis del 
desempeño real con relación a lo planteado. Sobre el contralor recaen 
las principales responsabilidades con respecto a la presentación y 
preparación de la información. 
El tesorero es el funcionario responsable del manejo y custodia del 
efectivo de la firma y de los valores realizables, así como de la 
adquisición de los fondos necesarios para satisfacer las necesidades 
de financiamiento de la entidad. Esto implica la planeación de la 
estructura financiera, la obtención de fondos a corto y mediano plazo y 
la venta de acciones y bonos. 
Dentro de las principales funciones que desarrollan tanto la contraloría 
como la tesorería están: 
La Contraloría se encarga de: 
• Establecer, coordinar y mantener un plan integrado para el control 
de las operaciones, el cual debe de proveer de costos, 
presupuestos de gastos, pronósticos de ventas, planeación de las 
utilidades y programa para la inversión y financiamiento. 
• Medir la realización de los planes comparándola con la operación, 
interpretar los resultados e informar a la gerencia. 
10 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
• Evaluar e informar sobre la validez de los objetivos de la entidad. 
• Informar a las autoridades gubernamentales, sobre el cumplimiento 
de las obligaciones fiscales de la entidad. 
• Interpretar e informar sobre el efecto de las influencias externas en 
la consecución de los objetivos de la entidad. 
• Proveer la adecuada protección de los activos de la entidad, lo que 
incluye el establecimiento y mantenimiento de un adecuado control 
interno y auditoria. 
La Tesorería se encarga de: 
• Administrar los fondos y valores de la entidad, manteniendo una 
fluidez oportuna y suficiente de los recursos financieros necesarios 
para su operación en las mejores condiciones y con la obtención de 
los máximos beneficios para la entidad. 
• Vigilar que el total de los fondos recaudados por el curso normal de 
las operaciones de la entidad sea depositado en las cuentas 
designadas para tal efecto. 
• Distribuir oportunamente las dotaciones de fondos necesarios para 
cumplir con los compromisos financieros adquiridos ante terceros. 
• Determinar los plazos de pago de los financiamientos que efectúe la 
entidad. 
• Programar el flujo de los fondos en base al presupuesto 
establecido. 
• Procurar satisfacer las necesidades financieras de la entidad con 
recursos propios de la misma. En caso contrario, se emplearían las 
fuentes externas más económicas y apropiadas al monto, plazo de 
pago, destino de los fondos requeridos, etc. 
• Mantener un fondo de previsión para afrontar necesidades 
extraordinarias que se lleguen a presentar. 
)) 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
• Analizar las causas que originan las desviaciones significativas en 
los presupuestos de flujo de efectivo, y reunir los elementos de juicio 
suficientes para sugerir medidas correctivas. 
• Concretar las operaciones de inversión más convenientes y 
redituables para la entidad con apego a las condiciones de liquidez 
de la misma. 
Asimismo, la Administración Financiera es la encargada de maximizar 
los recursos de la entidad, a través de las fuentes de financiamiento, y 
del buen manejo del capital de trabajo, procurando que las decisiones 
sean lo más acertadas posibles para el bienestar de la entidad. 
La Administración financiera se refiere al manejo eficiente y productivo 
de todos los activos de la empresa, optimizando su utilización, es decir, 
reduciendo los costos (financieros, administrativos, de producción, etc.) 
e incrementando el rendimiento de la empresa en todos los ámbitos de 
la misma. 
Por esta razón, señalaremos que el administrador financiero tiene 
como tarea elevar al máximo el valor actual de la riqueza de la 
empresa, procurando que se disponga de efectivo para pagar las 
cuentas a tiempo y ayudar a la distribución más provechosa de los 
recursos que se encuentran dentro de ésta. 
12 
GESTIÓN FINANCIERA Df' L.OS INveNTARIOS 
CAPíTULO 2 
ADMINISTRACiÓN DE LOS INVENTARIOS 
" 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
2.1 Concepto 
El inventario incluye todos aquellos bienes y materiales que se utilizan 
en el proceso de fabricación y distribución. Las materias primas, las 
partes componentes, los subensambles y los productos terminados son 
partes del inventario, así como los diversos abastecimientos 
requeridos en el proceso de producción y distribución. 
"El inventario también involucra el capital, utiliza el espacio de 
almacenamiento, requiere de manejo, se deteriora y en algunas 
ocasiones se vuelve obsoleto, causa impuestos, necesita ser 
asegurado, puede ser robado y algunas veces se pierde. Con 
frecuencia, el inventario compensa una administración poco 
consistente e ineficiente, incluyendo malos pronósticos, programación 
fortuita y atención inadecuada a los procesos de preparación y de 
generación de órdenes".' 
"En estos casos, el inventario incrementa los costos y la productividad, 
sin reforzar los ingresos netos. Es "pasivo" sin importar en qué parte de 
la organización se prepare la hoja de estado de posición financiera. 
Además, la situación empeora si una organización tiene artículos 
equivocados en su inventario".5 
4 FOGARTY, Donald W. I Blackstone, John H. 7 Hoffman, Thomas R. "Administración de la Producción e 
Inventartos", México 1999 CECSA, P. 179 
5 Ibid. P.179 
14 
GESTIÓN FlN.o\NClERA DE lOS INVENTARIOS 
las utilidades de un inventario administrado apropiadamente 
sobrepasan los costos de mantenimiento. La falta de un inventario 
adecuado puede interrumpir el proceso de producción; la falta de las 
partes componentes puedederrumbar una línea de ensamble y 
provocar que los ensambles terminados sólo se cubran de polvo; se 
puede tener ociosa la parte costosa de un equipo removedor de !lerra 
por la falta de refacciones de una pieza barata. El proceso de 
aprendizaje se puede detener por que los textos no se recibieron. Y en 
muchos casos, los clientes pueden enojarse y hacer sus negocios en 
otra parte si et producto deseado no está a su disposición inmediata. 
La disponibilidad oportuna en el tiempo y lugar correctos, fundamenta 
los objetivos de la organización, de prestar servicio al cliente, obtener 
utilidades y alcanzar el rendimiento de su inversión. Como es el caso 
de numerosas organizaciones de fabricación, venta al mayoreo, al 
menudeo, instituciones de salud y educativas. 
El inventario puede ser un activo en el sentido amplio de la palabra. Es 
posible que las medidas de desempeño y productividad difieran entre 
las organizaciones, pero todas necesitan una adecuada administración 
del inventario. 
2.2 npos de Inventarios 
Los inventarios están constituidos en varias categorías como: materias 
primas y otros artículos como empaques y envases, produCCión en 
proceso, artlculos terminados para ser vendidos a los clientes, 
produciéndose la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al 
" 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
convertirse las ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograrse su 
cobro. 
En cuanto a su estado físico los inventarios se manejan a través de 
diferentes conceptos, siendo generalmente los siguientes: 
"Materias primas y materiales auxiliares de fabricación, es decir, se 
constituye por todas las materias primas de muy diversa conformación, 
las cuales serán consumidas en el proceso productivo de la empresa, 
con el propósito fundamental de transformarlos dentro o fuera de ella 
pero bajo su supervisión y control. 
Producción en proceso constituida por la materia prima que se está 
transformando en un punto del proceso productivo; por la mano de obra 
directa o indirecta que participan en el proceso productivo y por último, 
por los costos indirectos aplicados a la producción. 
Artículos terminados que son el resultado del proceso productivo de 
la empresa y están listos para ser vendidos. 
Artículos de compra-venta también conocidos como mercancías para 
reventa que no fueron producidos por la empresa y están en 
condiciones para ser comprados por los clientes. 
Mercancías en tránsito que han sido embarcadas por el proveedor y 
que aún no se han recibido". 6 
6 MORENO Fernández, Joaquin A. I Rivas Merino, Sergio., "La Administración Financiera Del Capital de 
Trabajo", México 1999. Foc. P.99 
16 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Cada una de estas categorías, por su naturaleza, presenta problemas 
peculiares para su correcta administración, por lo que existen 
problemas específicos para su adquisición, consumo y procesamiento, 
para su custodia y para su realización. 
2.3 Control de Inventarios 
El control debe ser amplio y diversificado en un control contable, físico 
y del nivel de la inversión en los inventarios, siendo este último el que 
tendrá que ver con el aspecto financiero de los inventarios que se 
reflejará en uno de los conceptos más importantes que forman parte 
del capital del trabajo. 
Control Contable 
"En toda empresa, el registro de las operaciones de mercancías es uno 
de los más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de 
la utilidad o pérdida en ventas. Para el registro de las operaciones de 
mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben 
establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: capacidad 
económica de la empresa, volumen de operaciones, claridad en el 
registro e información deseada". 7 
Por lo tanto, el procedimiento que se implante para el registro de las 
mercancías debe estar de acuerdo con los puntos anteriores. 
7 LARA Flores, Elias., "Primer Curso de Contabilidad", México 2004. Trillas. P. 124 
17 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Los principales procedimientos que existen son los siguientes: 
"Procedimiento global o de mercancías generales, el cual consiste 
en registrar las diferentes operaciones de mercancías en una sola 
cuenta, la cual se abre con el nombre de Mercancías Generales. Como 
este procedimiento presenta algunas desventajas se emplea 
únicamente en negocios de escasa capacidad económica o de poco 
movimiento en el manejo de mercancías, ya que no permite conocer de 
manera inmediata el inventario final, sino hasta después de un 
recuento físico de las existencias". 8 
"Procedimiento analítico o pormenorizado, consiste en abrir una 
cuenta especial en el libro mayor, llamadas cuentas auxiliares de 
mercancías para cada uno de los conceptos que forman el movimiento 
de la cuenta de Mercancías generales como son: inventarios, compras, 
gastos y rebajas de compras, ventas, devoluciones y rebajas sobre 
ventas. Este procedimiento presenta algunas ventajas como es el 
conocer en cualquier momento el valor de cada una de las cuentas, 
pero al igual que el procedimiento anterior, no permite conocer el 
inventario final hasta después del recuento físico. Sólo se emplea en 
negocios de escasa capacidad económica". 9 
"Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos, el cual 
consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que 
se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del 
8 ,bid. P.1 27-128 
9 ,bid. P.132-1 33-135 
18 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
costo de lo vendido y la utilidad o pérdida bruta. Sus principales 
ventajas son conocer el valor del inventario final, sin necesidad de 
practicar inventarios físicos, se pueden descubrir anomalías como 
extravíos, robos o errores durante el manejo de la mercancía, ya que 
se conoce con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber". 10 
Debido a lo anterior, este procedimiento tiene el máximo de aplicación 
en la actualidad sobre todo en empresas importantes. 
Por otra parte, existen diversos medios y sistemas de control contable 
de inventarios para contar con un inventario perpetuo, que van desde 
un simple kardex hasta lo más sofisticado en sistemas computarizados, 
los que incluyen ya inventarios perpetuos de tiendas departamentales y 
de autoservicio a través de lectores ópticos, etc. El registro perpetuo 
consiste en registrar cada transacción del inventario cuando ocurre, o 
inmediatamente después. Un registro perpetuo del inventario es un 
registro hasta el instante (tiempo real) de las transacciones y una 
declaración de la cantidad en los pedidos (y las no recibidas), cantidad 
del inventario, cantidad asignada (pero que todavía está en el 
inventario) y cantidad disponible para asignación. 
En un sistema de registro de inventario estrictamente periódico, el 
inventario es contabilizado o medido a intervalos fijos, es decir, cada 
dos semanas, y se actualiza el registro del inventario disponible. La 
cantidad ordenada se basa en la cantidad del inventario y en el uso 
esperado. 
10 Ibid. P. 145 
19 
GESTIÓN ANANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Puede decirse que dependiendo del tamaño de las empresas y la 
complejidad de los inventarios y del proceso productivo, será el control 
contable que adopte la empresa para tener el control deseado. El 
control contable deberá satisfacer plenamente las necesidades de 
información que fije la dirección de la empresa, para la administración 
eficiente de los inventarios. 
Control Fís ico 
El control fisico de los inventarios debe cumplir con ciertos requisitos 
de seguridad y manejo eficiente de los productos. Debe brindar 
facilidad de localización y almacenamiento apropiado en lugares 
destinados especialmente para la guarda y custodia de todos los 
materiales y artículos que constituyan parte de los inventarios de la 
empresa. 
Una manera de llevar a cabo el control físico es realizandoun recuento 
periódiCO del inventario; de manera general un recuento signi fica 
averiguar la cantidad real de artfculos en el almacén. 
En muchos paises hay que hacer un recuento una vez al año de 
acuerdo a la legislación. Pero para artículos importantes se debe hacer 
el recuento con más frecuencia, por que es una lorma de reducir la 
incertidumbre de los saldos en las lichas y consecuentemente poder 
reducir las carencias o el inventario de seguridad. 
El recuento periódico es una tarea delicada. Es muy lácil que el conteo 
no esté correcto. También puede haber entregas y recepciones durante 
el tiempo entre el recuento y el reporte de la cantidad contada. 
20 
GESnON ANANCIERA DE lOS INVENlARIOS 
El recuento puede hacerse de diferentes formas. Se puede cerrar el 
almacén y contar todo en una sola ocasión, lo que fue común antes de 
la introducción de los sistemas de informática. Otra alternativa es hacer 
un plan para el recuento continuo sacando una orden de recuento para 
un grupo de producto cuando le corresponda su turno. 
Otta forma es dejar que el sistema dé una sugerencia de recuento 
dependiendo de cuando fue el último recuento o cuando el nivel de 
stock esta en cero o muy bajo (entonces es fácil de contar). 
Los datos del recuento deben ser informados rápidamente y las 
recepciones y salidas deben ser suspendidas hasta que se hayan 
comparado Jos datos con los saldos en las fichas. Los nuevos saldos 
deben ser registrados pero al mismo tiempo se deberá obtener un 
lisiado de las discrepancias entre las fichas y el invenlario físico. 
Estas discrepancias son registradas en la contabilidad, pero es muy 
importante para administración adecuada investigar rápidamente las 
discrepancias y tomar las medidas necesarias para evitarlas en el 
futuro. 
La primer medida es repetir el recuento. Después puede ser necesario 
mejorar la calidad de la información o el orden en el almacén o tomar 
precauciones para reducir la merma. 
Debe estudiarse la eliminación o reducción de movimientos internos 
innecesarios para el uso, consumo o venta de los inventarios, 
destinándose lugares apropiados con una buena distribución del 
espacio asignado para tal efecto. 
" 
GESTIÓN fiNANCIERA CE lOS ItNENT ... mos 
Se puede decir que, si no es el primero, el análisis de desempeño ABe 
sr está dentro de uno de los primeros pasos para manejar mejor una 
situación de inventarios. 
2.4 Determinación det Nivel Óptimo 
El nivel óptimo de la inversión será el resultado de las diferentes 
polílicas fijadas por las áreas de compras, producción, ventas y 
finanzas para la administración financiera de los inventarios, y 
consistirá en la fijación de parámetros para su control, los que deben 
ser cuidadosamente estudiados pues se reflejarán en dinero invertido 
en inventarios que tendrá mucho que ver con la productividad de la 
empresa al rotar rápidamente sus inventarios durante el año. La fijación 
de las politicas del nivel de inventarios son complejas y deben de 
satislacer a las partes involucradas, pues el hecho es que cada 
individuo que interviene en la fijación o determinación de los 
parámetros tiene un punto de vista diferentes al de los demás, 
tomando en cuenta la operación de su área. 
De esta manera, señalaremos los diferentes puntos de vista personales 
de cada funcionario dependiendo su área. 
COMPRAS: El encargado de esta área se ocupa de adquirir materia 
prima necesaria para su transformación en el área de producción. Su 
función es proporcionar materias primas especificas en la cantidad, 
calidad y tiempo requeridos. Su objetivo es adquirir estas materias 
primas con la mejor calidad y costo posible, por lo que algunas veces 
buscará adquirir varios volúmenes de ellas, con el fin de obtener 
mejores precios y descuentos. 
12 
GESTIÓN ffNANCfERA DE LOS fNVENTARIOS 
la función de compras no es autónoma, ya que depende de decisiones 
del departamento de producción. 
PRODUCCIÓN: El encargado de esta área liene contacto con los tres 
tipos de inventarios, debido a que su función es la de transformar las 
materias primas que recibe a través de procesos de producción para 
obtener asf los artículos terminados. Su objetivo principal será tener la 
mayor cantidad posible de materias primas a su disposición para no 
interrumpir los procesos productivos y con ello alcanzar un gran 
volumen de articulos terminados a bajos costos. la responsabilidad de 
esta área es asegurar el cumplimiento correcto de planes y programas 
de producción para garantizar a su vez los planes y programas del área 
de ventas, es decir, tener las unidades suficientes para realizar las 
ventas programadas y no mantener una cantidad exagerada de 
artículos en espera de ser vendidos. 
VENTAS: El encargado de esta área tiene como función comercializar 
los articulas terminados, por lo que requiere de un gran volumen de 
ellos para garantizar el surtido de los pedidos sin retrasos e 
incumplimientos por falta de existencias, asegurando la realización de 
la venta. Deberá apegarse a los planes establecidos que son la base 
de los programas de producción y en caso de existir ventas 
esporádicas no previstas se deberán considerar las existencias de 
articulos terminados del inventario de seguridad o programarlos para 
su entrega de acuerdo con planes y programas. 
FINANZAS : El administrador financiero encargado de esta área tiene 
la responsabilidad básica de conjugar las funciones y objetivos de las 
áreas involucradas en el establecimiento del nivel óptimo de inventarios 
y como objetivo fundamental deberá cuidar que los flujos de efectivo 
23 
GESTIÓN FIIIIA.NCIERA, CE LOS INVElIIlA,RIOS 
sean manejados en forma eficiente y no sean utilizados 
inapropiadamente, es decir se mantenga ocioso por excesos de 
inventarios, por lo que el administrador financiero tratará de mantener 
niveles bajos de inventarios sin llegar a ser insuficientes y provocar 
trastornos o pérdidas. 
El administrador financiero que determina el nivel óptimo del inventario 
deberá demostrar y convencer a los funcionarios de las áreas 
involucradas con los inventarios de la utilidad que se genera al reducir 
el volumen de ellos y mantenerlos en un nivel adecuado, sin que 
producción y ventas sufran de desabasto, es decir no provocar 
interrupciones en producción o pérdidas de clientes por 
incumplimientos. 
Además el administrador financiero deberá contemplar y utilizar los 
siguientes puntos para determinar conjuntamente el nivel adecuado de 
inventarios. 
En la determinación del nivel adecuado de inventarios debe existir un 
equilibrio entre los costos adicionales de mantenimiento y el beneficio 
por tener inventarios disponibles. Los costos adicionales son 
erogaciones que realiza la empresa con el objeto de mantener, 
almacenar, controlar y proteger los inventarios, los cuales se han ido 
determinando por personas especializadas en la materia y por la 
experiencia misma de su manejo y control. 
Otro punto a considerar es el control por medio de la permanencia que 
tienen estos dentro de la empresa, a través de razones financieras de 
indice de rotación de inventarios, esta razón nos muestra cuantas 
veces se venden los inventarios en un perfodo y cuando mayor sea el 
GESllÓfi FINIlNCIERA OE lOS INVENTARIOS 
resultado mejor será la inversión de los inventarios, ya que significa 
que con inventarios menores se da servicio al mercado, mejorando la 
productividad de la empresa. 
2.5 Determinación de Anomalías 
• Excesos 
Debemos tener presente la posibilidad de que una empresa puede 
tener una sobre inversión en inventarios cuando estos pasan un 
perrodo demasiado largo antes de ser transformados o estos son 
superiores a las demandas del mercado; por lo que estaríamos 
hablando de un ·exceso~ en inventarios. Este problema puede ser 
generado por dos tipos de causas. 
Causas Internas 
Por especulación. Cuando los empresarios tratande obtener utilidades 
ajenas a la operación propia del giro del negocio, al comprar 
inventarios a bajo costo o aprovechando grandes descuentos que 
ofrecen los proveedores, no importando si se requieren o no las 
materias primas en la empresa. 
Por falta de comunicación. Cuando no existe una comunicación 
adecuada entre departamentos de ventas, producción y compras y por 
otra parte no existe un pronóstico verídico y coherente de ventas, por lo 
tanto no existirán planes adecuados de los programas de producción, 
por ese motivo se puede caer en excesos tanto de malerias primas 
2S 
GESTIÓN flNANCIER4 DE LOS INYENT4RIOS 
como de artículos terminados debido a una producción exagerada y no 
con lar con un mercado suficiente para esa producción o por falta de 
promociones adecuadas en los artlculos, también puede suceder que 
el departamento de producción no este trabajando a una capacidad 
razonable o su producción sea mínima y sin tomar eslo en 
consideración compras sigue realizando su función, dará como 
resultado un exceso de malerias primas. 
Por acciones fraudulentas. Esta situación se presenta cuando el interés 
general es subordinado al inlerés particular, es decir cuando el 
funcionario de compras trata de obtener comisiones o ganancias por 
fuera de la empresa de grandes volúmenes e inclusive los costos 
unitarios pueden ser superiores a los cotizados normalmente. No 
importándole al funcionario si la calidad y cantidad es lo que la 
empresa requiere de ellas. 
Causas Externas 
Por aparición de productos sucedáneos. Cuando en el mercado 
aparecen prOductos similares al de la empresa se corre el riesgo de 
perder clientes y aún más si estos artículos presentan mejores 
características y mayor calidad, la empresa puede quedar fuera del 
mercado al no prestar atención a esta situación. 
Por cambios en el gusto del público consumidor. Cuando aparecen en 
el mercado productos novedosos con mayor tecnología que el artIculo 
de la empresa o simplemente se dan cambios en la moda, se pierden 
clientes y por un descuido se pude llegar a perder el mercado por la 
obsolescencia de artículos. 
26 
GESTIÓN FINANCIERA, DE: lOS ItNENTA,RIOS 
Crisis económica del país o medio ambiente donde se desarrolla la 
empresa. Cuando se presenta esta situación se ve afectada la 
comercialización de los productos o bienes supertluos, o bien estos no 
están dentro de las necesidades básicas de los consumidores y por 
este motivo se pOdrá prescindir de ellos, hasta que su situación 
económica se estabilice. 
Efectos de los Excesos 
Aumento de gastos: Esto se da por el incremento de erogaciones que 
se realizan debido al pago de espacios mayores de almacenaje, 
sueldos y salarios por requerir más personal para acomodo, manejo y 
control de un mayor número de unidades y por el incremento en el 
pago de seguros, fletes y acarreos generados por un mayor volumen 
de inventarios. 
Aumentos en las pérdidas: Éstos son provocados por las mermas u 
obsolescencia de artículos, asf como pérdidas o robo de bienes por 
falta de controladores o personal al cuidado de los inventarios. 
Disminución de utilidades : Por los motivos antes mencionados, la 
empresa al aumentar los gastos, tiene como consecuencia que las 
utilidades se ven reducidas. 
Pérdida de liquidez Al tener el dinero invertido en inventarios 
generalmente la empresa va a carecer de efectivo para hacer frente a 
otras obligaciones y además se tendrán que solicitar financiamientos 
con el fin de enfrentar estas obligaciones, incluso financiar el mismo 
inventario. 
27 
GESTIÓN ANAI'ICtERA DE lOS tl'l VENTARtOS 
Pérdida del dinero ocioso: Cuando se tiene una inversión excesiva en 
inventarios y no se aprovecha correctamente, ésta no resulta 
redituable, es decir que la inversión no produce los rendimientos 
adecuados a su importe, en comparación con otras inversiones de la 
empresa, por lo que se considera como pérdida ya que esta dejando de 
ganar. 
• Insuficiencias 
Se tiene una insuficiencia en inventarios, cuando no es posible surtir 
las demandas de productos en el mercado o se tarda demasiado 
tiempo en efectuar las entregas de los pedidos y por tanto la capacidad 
productiva de la empresa no está siendo aprovechada correctamente. 
Causas Internas 
Poco capital de trabajo. Cuando falta efectivo generalmente se ve 
perjudicado el ciclo normal de las operaciones de la empresa, 
repercutiendo esta anomalia en cualquiera de sus etapas. 
Falta de coordinación entre departamentos. Cuando no existe una 
buena comunicación entre los departamentos de compras, producción 
y ventas no se proveen consumos de materiales en relación a los 
programas de producción y éstos con relación a los pronósticos de 
ventas, dando como consecuencia que se trate de vender 10 que aún 
no se ha producido debido a la carencia de los materiales. 
28 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Causas Externas 
Crisis económica del país o medio ambiente donde se desarrolla la 
empresa. Cuando se presenta esta situación generalmente es por la 
devaluación de la moneda, se cierran las importaciones y por esta 
razón escasea la materia prima. Aunque esta sea de origen nacional 
aumentará su valor. 
2.6 Técnicas de Evaluación de Inventarios, Existencias y su 
Manejo 
En la actualidad es raro encontrar una empresa que maneje un solo 
tipo de materias o artículos terminados o con poca diversidad en los 
renglones del inventario considerando el total de sus existencias. Las 
empresas almacenan una gran variedad de materiales y artículos que 
llenan muchas veces varios renglones del inventario. Por tal motivo se 
requieren de sistemas o técnicas cuya finalidad sea reducir tiempo, 
esfuerzo y costo en el manejo y control de los inventarios. 
Sin duda una valiosa herramienta práctica para el manejo de los 
inventarios que da buenos resultados, es el método ABC. "Este método 
consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas 
de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y 
atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen 
una vigilancia y atención permanente"." 
" MORENO Femández, Joaquln A. / Rivas Merino, Sergio., "La Administración Financiera Del Capital de 
Trabajo". México 1999. Foc. P.129 
29 
GESTIÓN FIN4NCIERA DE LOS INVENTARIOS 
El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres grupos 
A, B Y C. Los grupos deben establecerse con base al número de 
productos y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está 
representado por el 20% de los articulos y el 80% de los artículos 
representan el 20% de la inversión. Pueden existir composiciones de 
70/30 o 60/40 pero lo más general es 80120. 
Los artfculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la 
inversión y el 20% de los articulos, en el caso de una composición 
80/20 y el 70% de la inversión en una composición 70130. Con la 
misma idea deberán integrarse los grupo B y C. 
Los grupos B tienen un valor medio y abarcan un número menor de 
inventarios que los articulo C, y los artículos C que tienen un valor 
reducido y serán un gran número de inventarios. 
Este sistema permite administrar la inversión en Ires categorías o 
grupos para poner atención en el manejo de los artículos A. que 
significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su 
estricto control y vigilancia se mantenga o se reduzca la inversión en 
inventarios, mediante una administración personalizada. 
Los artfculos de categoría A deben ser administrados y atendidos 
permanentemente, asignándoles su vigilancia y control a personas 
responsables que tengan conocimientos de administración de 
inventarios y de operación de la empresa, ya que fueron adquiridos a 
un costo muy alto en su valor como inventario y requieren de un 100% 
de estricto control. 
30 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Los inventarios de categoría B puedenser atendidos y administrados 
con personal de segundo nivel, ya que su control requiere de menor 
esfuerzo y más bajo costo administrativo y tal vez con sistemas que 
proporcionen la información de máximos y mínimos, punto de reorden, 
etc. 
Los inventarios de categoría C pueden ser atendidos y administrados a 
través del sistema establecido, ya que está integrado por artículos de 
bajo costo y solo requieren ser revisados para cubrir el nivel de 
existencias y satisfacer las necesidades. 
Como ejemplo de la composición 80120 puede ser: 
Porcentaje 
Categoría Valor % Número de 
Productos 
Artículo A 8,500,000 80 140 20% 
Artículo B 1,593,750 15 210 30% 
Artículo C 531,250 5 350 50% 
10,625,000 100 700 100% 
Como puede observarse, los artículos A con un valor de $8,500,000 
representan el 80% de la inversión con 140 productos que representan 
el 20% del total, y así los artículos B tienen un a composición 15/30 y 
los artículos C 5150. Estos dos últimos grupos pueden variar pero el 
grupo A debe en primer lugar determinar la composición. 
31 
GESTIÓN FINANCIERA DE lOS INVENTARIOS 
2.7 Técnicas de Evaluación de Compras y su Manejo en los 
Inventarios 
Lote Óptimo de Compra 
~En la administración del inventario de materiales que sean adquiridos 
por compras se requiere de loma de decisiones en "cuanto~ hay que 
pedir para reabastecer las existencias. es aquí donde la técnica de lote 
económico de compra (LOC) sirve de base para la toma de decisiones, 
que representa el objetivo principal de la dirección respecto al 
abastecimiento y control de los inventarios, el cual consiste en definir 
politicas y reglas de decisión para establecer procedimientos que 
tiendan a reducir costos. 
Las decisiones acerca de las cantidades de adquisición, es decir sobre 
el tamaño del pedido de compra, deberán cumplir tres objetivos: 
• Reducir al mínimo posible el nivel total del inventario 
• Reducir al mínimo la incidencia de faltantes 
• Reducir los gastos de adquisición y de almacenamiento 
La realización de estos tres objetivos constituye un problema al decidir 
"cuánto· comprar. Las determinantes de este problema son 
ambivalentes, ya que el ordenar grandes volúmenes requiere de 
mayores áreas de almacenamiento y aumenta el costo del mismo, pero 
al mismo tiempo requiere menos ordenes y reduce el costo de órdenes. 
Cuando se piden cantidades pequeñas se produce el efecto contrario, 
aumentan los coslos de las órdenes y se requiere menos espacio de 
32 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
almacenamiento. La técnica del lote económico de compra resuelve 
este problema y determina cuando comprar y la cantidad más 
ventajosa para la empresa, estableciendo un equilibrio entre los costos 
de pedido y almacenamiento. 
Existen algunos métodos para calcular el lote económico de compra: 
• Técnica de Derivación 
• Técnica de Tabulación a un solo Precio Unitario 
• Técnica de Gráficas 
Técnica de Derivación 
Este método consiste en aplicar la fórmula de Wilson que trata de 
encontrar el lote de pedido donde la suma de los costos de almacenaje 
más los costos de emitir órdenes de pedido sea la más baja, mediante 
un cálculo matemático "'2, sustituyendo las siguientes constantes: 
La fórmula Wilson: 
LOC = v 2 x D x CE 
RxC 
D = Demanda (consumo) anual 
CE = Costo de emisión de una orden de pedido en pesos 
R Costo de almacenaje expresado como un porcentaje 
C Costo unitario del artículo 
12 Apuntes: "Diplomado en Sistemas Avanzados de Compra. Adquisiciones y Abastecimiento Módulo VI", 
ITESM, 2003. 
33 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
"Donde tenemos que el consumo anual está basado normalmente en la 
demanda o el consumo del año pasado o en un pronóstico y por eso es 
muchas veces es una cifra insegura. La fórmula supone además un 
consumo relativamente uniforme. 
El costo de emisión de la orden del pedido o costo por comprar es el 
costo adicional para emitir una nueva orden, por ejemplo los contactos 
con el proveedor, escribir la orden de compra, el seguimiento, la 
recepción y el registro de la misma." 13 
Para los artículos que son producidos se les añade también el costo de 
cambio de herramientas. Este costo se determina de los gastos 
anuales que se generan en la gestión de compras y se divide entre el 
número de pedidos emitidos, para obtener el costo por pedido. 
Por ejemplo, si el importe total anual es de $ 360,000 Y se han 
formulado 1500 pedidos, el costo promedio de orden de compras es de 
$240. 
"El costo de almacenaje o costo de mantenimiento está expresado 
como un porcentaje del costo unitario y consta principalmente de 
almacenamiento, seguro, deterioro del producto y el costo de 
oportunidad del dinero. 
13 lbid. 
34 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Por ejemplo, los costos de mantenimiento del inventario pueden 
representar el 35% del valor del inventario analizándolo de la siguiente 
manera: 
Almacenaje 10% 
Seguros 2% 
Deterioro y Obsolescencia 3% 
Costo de Oportunidad del Diner020% 
35% 
El costo de manejo del mantenimiento del inventario es del 35% sobre 
la inversión promedio de los inventarios ".'4 
14lbid. 
35 
LOC 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Técnica de Tabulación a un Solo Precio 
Este método consiste en analizar por medio de una tabla los diferentes 
tamaños de lote y los costos que éstos generan para la empresa. 
CANTIDAD NÚMEROS COSTO ANUAL INVENTARIO COSTO ANUAL COSTO 
A PEDIR DE PEDIDOS POR COMPRAR PROMEDIO AL DE MANTO. TOTAL 
UNIDADES EN EL AÑo AÑO (UDS) 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) 
1200 1 240 600 3360 3600 
600 2 480 300 1680 2160 
400 3 720 200 1120 1840 
300 4 960 150 840 1800 
240 5 1200 120 672 1872 
200 6 1440 100 560 2000 
150 8 1920 75 420 2340 
120 10 2400 60 336 2736 
100 12 2880 50 280 3160 
'CUADRO PARA DETERMINAR EL LOTE OPTIMO DE COMPRA 
,. 
En este ejemplo, supongamos que la empresa compra y vende 
mercancías y el costo de la mercancía es de $16. 
Entonces tenemos que: D 
CE = $240 
R 35% 
C $16 
1200 unidades 
15 MORENO Fernández, Joaquín A. I Rivas Merino, Sergio., "La Administración Financiera Del Capital de 
Trabajo", México 1999. Foc. P.117 
36 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
"La fórmula para calcular el Costo de Mantenimiento del Inventario 
(CMI) es: 
CMI = unidades promedio del inventario x costo unitario x % de costo 
de mantenimiento del inventario. 
Considerando el cálculo para pedir 1200 unidades el Costo de 
Mantenimiento del Inventario sería de la siguiente manera: 
CMI = 600 x $16 x .35 = 3,360 
En el caso de pedir 300 unidades (LOC) sería de la siguiente manera: 
CMI = 150 x $16 x .35 = 840 
Como podemos observar, el Costo de Mantenimiento del Inventario 
(CMI) en el primer ejemplo de 1200 unidades adquiridas en un lote 
sería de 3,360 y en el segundo ejemplo con la adquisición de 4 lotes de 
300 unidades sería de $840, mejorándose de esta manera la 
productividad o rendimiento de la entidad en $2,520 que representa un 
ahorro del 75% ".'6 
Los costos de Mantenimiento del Inventario aumentan al aumentar la 
cantidad que se recibe en cada pedido porque en cada compra se tiene 
más inventario disponible que se debe almacenar, asegurar y financiar. 
16 lbid. P.112 
37 
GESTIÓN FINANCIERA DE lOS INVENTARIOS 
Es importante determinar el costo de mantenimiento por unidad, el cual 
se puede calcular multiplicando el % determinado como Costo de 
Mantenimiento del Inventario 35% por el costo del producto. 
En este caso si el costo del producto es de $16 el costo de 
mantenimiento es de $5.60 El costo unitario de mantenimiento de $5.60 
es uno de los datos necesarios para el cálculo del Lote Económico de 
Compra (l OC). 
La columna (3) es el resultado de multiplicar la columna (2) por $240 
costo por pedido determinado con un nivel anual de 1500 pedidos. Asf 
el costo anual por comprar se incrementa según el número de pedidos 
que se coloquen durante el año.La columna (4) es el resultado de dividir la columna (1) entra la 
columna (2) para obtener el promedio en el año. 
La columna (5) es el resultado de multiplicar la columna (4) por $5.60 
que representa el 35% del costo de mantenimiento sobre un costo 
unitario de $16. 
La columna (6) es el resultado de sumar las columnas (3) y (5). 
La solución mostrada en el cuadro anterior se puede determinar 
aplicando la técnica de derivación, es decir la fórmula de Wilson : 
38 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
loe = V 2 (demanda anual) (costo de emisión de pedido) 
Costo de almacenaje x costo unitario 
loe = V 2 (1200) (240) 
5.60 
loe = V 576,000 
5.60 
loe = V 102,857 I loe = 321 unidadeij 
En conclusión, 1200 unidades (demanda anual) entre 321 unidades 
que es el lote óptimo de compra da como resultado 3.74, es decir 
tendríamos que realizar cuatro pedidos de 300 unidades, ya que se 
deben realizar pedidos completos para poder surtir nuestra demanda, y 
es en este punto donde los costos totales $1,800 son los más bajos. 
Técnica de Gráfica 
Este método nos muestra la relación de los costos para las distintas 
cantidades de comprar. El LOC se determinan en el punto de 
intersección de la curva del costo anual por comprar y el costo anual de 
mantenimiento que está en el punto mínimo de la curva de los costos 
totales del inventario. 
39 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
"De acuerdo al ejemplo del método de tabulación la cantidad a pedir 
LOe es de 321 unidades, el número de pedidos en el año es de 3.74, 
por lo que el costo anual por comprar es (3.74 X 240) es decir $898 y 
el inventario promedio del año es de 160.50 unidades por lo que el 
costo de mantenimiento sería (160.50 X 5.60) o sea $899 y la suma de 
ambos da como resultado $1,797 ". 17 
17 lbid_ P_119 
" '-----1-----1-1----"-1------+---+----+---+-- --j- --- --t- -----1- -----,----
~.iJpt.<1¡úl~ 
LOC .11.1 "n ;'i~d ... ~ 
("v¡'lOu.tt~ 1 $ t 7(!' 
in l! 
PEDIDOS DE COi\JPRA 
40 
GESTIÓN FINANCIERA OE lOS INVENTARIOS 
Sistema de Máximos y Mínimos 
Este método no tiene bases teóricas en su implantación o manejo, es 
ciento por ciento práctico, emanado de la experiencia en el control y 
manejo de los inventarios y puede ser empleado como complemento a 
cualquiera de los métodos anteriores o utilizado como único método. 
Cabe mencionar que es el de mayor uso en empresas debido a la 
sencillez de su implantación, manejo y facilidad para realizarle 
cambios. 
Su establecimiento se basa en la determinación de un número de 
arlículos que deba existir como mínimo, sin que esto provoque 
desabasto de inventarios a la empresa y que además sirva de 
parámetro para efectuar el pedido a los proveedores (considerando un 
inventario de seguridad para imprevistos), contemplando en este 
minimo el tiempo en que se tardará el proveedor en entregarnos el 
pedido y con esto asegurar que cuando se este acabando el inventario, 
nos sea entregado lo solicitado a los proveedores, y no su~a una 
insuficiencia de inventarios en el lapso de entrega. A la vez que se 
determine el ~máximo~ de inventarios y que este de acuerdo con el 
procedimiento del mínimo de los inventarios. 
Punto de Reorden 
"El punto de reorden es una práctica bastante extendida en las 
empresas industriales y básicamente consiste en la existencia de una 
señal al departamento encargado de colocar lo pedidos, indicando que 
las existencias de determinado material o articulo han llegado a cierto 
" 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto al que debe 
hacerse o la existencia que hayal hacerse el nuevo pedido debe ser 
aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo 
o vendiendo las existencias". 18 
Los puntos de reorden deben ser estudiados y aprobados por los 
departamentos de compras y el de producción para su establecimiento 
y serán la responsabilidad del departamento de producción junto con el 
almacén para su control y vigilancia. Debe haber instrucciones claras y 
precisas de lo que debe hacerse con las requisiciones colocadas en los 
puntos de reordeno 
"La fórmula para determinar el punto de reorden es la siguiente :" 19 
ROP = D (PA) + 18 
ROP = Punto de reorden 
D = Demanda (consumo) 
PA = Plazo de abastecimiento 
IS = Inventario de seguridad 
La Requisición Viajera. Como sucede generalmente en las empresas 
que han fijado puntos de reorden existe la requisición viajera como 
complemento de éste y su objetivo es el ahorrar mucho trabajo 
administrativo, pues con anticipación han sido fijados ya puntos de 
18 lbid. P.121 
19 Apuntes: "Diplomado en Sistemas Avanzados de Compra, Adquisiciones y Abastecimiento Módulo VI", 
ITESM, 2003. 
42 
GESTIÓN FINANCIER" DE lOS INVENTARIOS 
control y aprobaciones para que por este medio se finquen nuevos 
pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de 
los inventarios de las empresas. 
Para establecer la práctica de requisición viajera es necesario estudiar 
previamente: 
El consumo diario, el tiempo de envío del pedido, el tiempo de surtido 
del proveedor, el tiempo de transportación y entrega, el tiempo de 
recepción y revisión de calidad y el tiempo de almacenaje. Existen dos 
sistemas básicos que usan perfectamente la requisición viajera para 
reponer las existencias: 
• Órdenes y Pedidos Fijos. Bajo cualquier sistema de órdenes y 
pedidos se ordenará siempre la misma cantidad del material o 
articulo. El tiempo de poner la orden puede variar de acuerdo con 
las fluctuaciones en el uso del material o el artículo. El objetivo es 
poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente 
suficiente para cubrir la demanda máxima que pueda haber durante 
el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén. 
• Resurtidos Periódicos. El sistema de resurtidos periódicos para 
reposición de los inventarios es muy popular, principalmente cuando 
se tiene establecido un control perpetuo de los inventarios. Es 
conveniente examinar las existencias en períodos programados o 
establecidos en fechas definidas. La idea primordial bajo este 
sistema es "ver" las existencias. 
Para determinar el punto de reorden debe tomarse en cuenta el 
consumo diario, el tiempo de envío del pedido, el surtido del pedido y 
GESTlÓtI ANJl,NCIERA, De LOS INVENT"'-RIOS 
el tiempo de transportación y entrega, la recepCión, revisión de calidad 
y almacenaje. 
Considerando los datos del cuadro anterior, donde se requieren 1200 
unidades anuales a través de cuatro pedidos de 300 unidades cada 
uno. El consumo diario es de 3.33 unidades (300190) en promedio 
diario que se obtiene dividiendo 300 unidades entre 90 días, que 
representan los días que el pedido da de cobertura a la demanda. 
El tiempo de envIo del pedido. representa el tiempo que el 
departamento de compras emplea para: cotizaciones a dos o más 
proveedores, negociaciones de precio, condiciones y formulación de 
orden de compra. En este ejemplo se consideran tres días. 
El tiempo de surtido del proveedor, representa el tiempo en que recibe 
el pedido y ordena el surtido, facturación y embarque y en algunos 
casos el retardo de los proveedores ele acuerdo con las experiencias 
anteriores. En este ejemplo se consideran dos días. 
Tiempo de transportación y entrega, representa el tiempo de tránsito 
que transcurre entre la fecha en que salen los productos o mercancfas 
de la bodega del proveedor y el día en que llegan a las instalaciones de 
la empresa. En algunas ocasiones pueden transcurrir muchos días si 
se trata de mercancías de importación. En este ejemplo se consideran 
cuatro dras. 
Tiempo de recepción y revisión de calidad, representa el tiempo que 
transcurre en la recepción de los productos y mercancías, su revisión 
en cuanto a cantidad, calidad y otros. En este ejemplo se considera un 
día. 
GESTIÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Tiempo de almacenaje,representa el tiempo que transcurre para el 
debido acomodo y almacenaje de los productos y mercancías. En este 
ejemplo se considera un día. 
En resumen, los días que transcurren para solicitar una orden de 
compras es el ejemplo como sigue: 
Tiempos de: Días 
Envio del pedido 3 
Surtido del proveedor 2 
Transportación y entrega 4 
Recepción y revisión de calidad 
Almacenaje 1 
Total 11 
El consumo diario es de 3.33 unidades. Los días que transcurren para 
el resurtido de los productos o mercancías es de 11 días lo que 
represenla 36.63 unidades (11 x 3.33) de consumo. 
Cuando las existencias lleguen a ese nivel es el momento en que se 
debe iniciar el proceso de compra, considerando que el proveedor haga 
sus entregas sin fana, pero como esto la mayoría de las veces es un 
poco teórico se recomienda se calcule una reserva de inventarios para 
fluctuaciones. 
GESTIÓN FINANCIERA DE LOS INYENTARIOS 
Inventario de Seguridad 
En los negocios es importante la práctica de mantener inventarios de 
seguridad también llamados de reserva para fluctuaciones, con el fin de 
amortiguar las situaciones que se generan por cambios imprevistos en 
las demandas de los articulos por parte de los consumidores. 
Las bodegas y los almacenes mantienen existencias para poder surtir 
la demanda de los consumidores y mantienen existencias adicionales 
de seguridad para hacer frente a pedidos mayores de los clientes que 
representen fluctuaciones impredecibles. 
Es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que 
pueda tener la demanda, pero también es cierto que los negocios 
deben tener ciertas existencias de reserva sino quieren tener clientes 
insatisfechos esperando a que los artlculos que pidan sean surtidos o 
producidos por la planta. 
Estas existencias de reservas son el precio que pagan los negocios por 
la f¡!osotra de servicio al cliente que produce con el tiempo un 
incremento en la participación del mercado que se atiende, debiendo 
tener presente que una buena política minimizará los costos o perrodos 
de espera originados por fallantes en el inventario. 
Los costos increméntales para fluctuaciones se calculan como sigue: 
Inventario de Seguridad x Costo x % Costo de Mio. del Inventario 
Considerando los datos que se han calculado anteriormente y 
enfocándonos al rango de la labia que cae en el LOC, estimaremos 
" 
GESTIÓN ANAHCIER ... DE lOS INVEIfTARIOS 
como inventario de seguridad el 10% sobre 150 unidades, que 
representan 15 unidades. El resultado seria de la siguiente manera: 
15x16x.35%=84 
Los cuales representan el 10% del costo de mantenimiento del 
inventario. Esta cifra puede calcularse aplicando en forma directa el 
porcentaje estimado como inventario de seguridad al costo de 
mantenimiento del inventario. 
Si las unidades de seguridad son de 15 y el lote económico es de 300 
unidades tendríamos 315 unidades para evitar los !altantes de 
inventarios y por lo tanto el costo esperado por faltantes serfa cero. 
Tornando en cuenta que el plazo de abastecimiento es de 11 días y el 
inventario de seguridad de 15 unidades, podremos determinar el punto 
de reorden: 
ROP =3.33 (11) + 15 "" 51.63 
El sistema del punto de reorden no funciona bien cuando hay una 
fuerte variación ocasional en las salidas sin inventarios de seguridad 
muy grandes (el nivel depende también del plazo de adquisición). 
El método de punto de reorden fisico es fácil de usar. Es realmente la 
base en el sistema japonés Kanban, que tiene un procedimiento de 
pedir en el cual se envra una tarjeta-Kanban cuando un artIculo 
empieza a agotarse, es decir cuando se ha llegado al punto de reorden. 
47 
GESTIÓN ANANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Exactamente como en kanban se necesitan ciertas condiciones para 
que funcione bien. Lo más importe es un consumo muy uniforme y un 
plazo de abastecimiento corto. Y lo más irregular Que sea el consumo 
más importante un plazo de adquisición corto. 
Los artículos en niveles muy inferiores en la estructura muchas veces 
forman parte de diferentes productos y variantes y como consecuencia 
tienen un consumo bastante uniforme. Artículos de bajo valor pueden 
muchas veces ser administrados con el punto de reorden aunque no 
existen las condiciones anteriormente comenladas, por que para estos 
artfculos el tener grandes inventarios de seguridad no representa una 
inversión significante. 
Nivel de Servicio 
El nivel de servicio se define como el porcentaje en Que una demanda 
puede ser satisfecha directamente sin retrasos ni pérdidas. 
Un nivel de servicio al 100% significa entonces que todas las 
demandas pueden ser satisfechas en cualquier momento inclusive bajo 
circunstancias extremas. En la teoría significa un inventario de 
seguridad infinito. 
Costo de 
almacenaje 
Ni vel de servicio 100% 
GESTIÓN flNANCIER ... DE LOS INVENT ... RIOS 
En la práctica se debe proteger contra acontecimientos extremos (por 
ejemplo, huelgas largas). 
Por otra parte muchas veces se deben tener inventarios de seguridad 
suficientemente grandes para no tener carencias si todo va de acuerdo 
con lo programado. 
Esto es válido especialmente en las siguientes situaciones: 
• Con material que forma parte de una producción de alto valor 
monetario, que ha sido programado con pequeños márgenes para 
evitar capital invertido en exceso. 
• Para artículos de valor monetario anual bajo se pueden tener 
inventarios de seguridad grandes. 
• Con artfculos que forman parte de operaciones de ensamble con 
muchos componentes incluidos en el ensamble. 
Valor monetario (anual): Volumen (anual) x Valor unitario de un 
producto. 
Para otros artículos se puede reducir el stock de seguridad y 
consecuentemente arriesgar que haya una demanda insatisfecha de 
vez en cuando. 
GESTIÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
CAPíTULO 3 
ADMINISTRACiÓN DE COMPRAS 
50 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
3.1 Concepto 
"El punto de partida en el ciclo operativo de una organización es la 
necesidad de procurarse los materiales y servicios que serán vendidos, 
ya sea en su forma original o usados, procesados o combinados según 
las necesidades propias del mercado. Esta necesidad puede incluir 
materias primas, materiales procesados, partes, subensambles, 
servicios, suministros, personal y el mismo dinero. Esta actividad de 
procuración es manejada por un grupo de personas específicamente 
establecido para éste propósito". 20 
La actividad de Compras es de vital importancia, ya que constituye más 
de la mitad de los costos incurridos por una organización; por los 
productos y servicios que vende. Es una actividad a la que la 
administración dedica un alto grado de atención. Además, es una área 
primordial debido a las interrelaciones que guarda con otras actividades 
gerenciales, ya que lo que se compra está directamente relacionado 
con la eficiencia productiva. Asimismo, el volumen de compras es 
determinante de los niveles de inventarios, y la inversión de éstos es el 
factor principal para alcanzar una favorable rotación del capital 
invertido. Sumando a todo esto, la función de compras tiene una 
relación operacional directa con las actividades de recepción, 
almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. 
Por lo tanto, entendemos por compras aquellas acciones especificas 
para la adquisición de materiales, productos o servicios con 
especificaciones previamente proporcionadas. 
ro SANTILLANA González, Juan Ramón. "Establecimiento de Sistemas de Control Intemo. La Función de 
Contraloria·. México 2003. P. 129 
51 
GESTiÓN FINANCIERA DE LDS INVENTARIOS 
Debemos recibir señales de lo que se debe comprar desde nuestro 
sistema de administración de materiales. Estas señales pueden 
originarse en los puntos de reorden, los cálculos de los requerimientos 
de materiales o los sistemas físicos. 
¿Quién es responsable y de qué? 
Como hemos comentado la función de la planeación de materialestiene la responsabilidad de elaborar la solicitud de compra. Podemos 
distinguir diferentes tipos de solicitudes: 
• Pedido de materiales con plazos de entrega largos en proyectos 
donde el producto no esta desarrollado completamente a la hora de 
colocar el pedido de compra. 
• Compras directamente bajo pedido de cliente vía solicitudes de la 
oficina técnica. 
• Solicitudes originadas del sistema de materiales cuando el saldo 
(real o disponible) ha bajado al inventario de seguridad o al punto de 
reordeno 
• Propuestas de órdenes basadas en los cálculos de requerimiento 
de materiales. 
Las solicitudes deben indicar el tipo de artículo (A,B o C) 
Todas las solicitudes deben ser verificadas. Las condiciones pueden 
haber cambiado y no hemos actualizado los parámetros, tales como 
plazos, tamaños de lote, y plazos de seguridad. 
La Planeación de Materiales envía después la solicitud a compras para 
crear un pedido. 
52 
GESTIÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Las Actividades de Compra: 
La función de compras tiene una gran influencia en el resultado de la 
empresa, no solo negociando precios adecuados sino más bien con su 
participación en la administración de materiales y producción. 
• Tiempos cortos en los procedimientos 
• Bajo costo de emisión de pedidos 
• Tamaños de lote adecuados 
• Plazos cortos de adquisición 
• Plazos correctos de seguridad 
• Proveedores flexibles, cercanos y confiables en cuanto a entregas 
Todos estos puntos contribuyen a una alta utilización de los recursos, 
una reducción del capital invertido y a la satisfacción del cliente. 
3.2 Objetivo de Compras 
"La función básica de compras es proveer buenos productos o servicios 
a buen precio, en el momento y lugar oportunos. El término "buen" lo 
usaremos como término de lo mejor posible, en todos los aspectos que 
beneficien los intereses de la organización." 21 
Estos conceptos fundamentales de la función de compras son al mismo 
tiempo los objetivos de la actividad de compras. El interés primordial es 
que la función de compras debe existir en diferentes niveles: en los 
21 Ibid. P.129 
53 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
inferiores, es la eficiencia con que el personal auxiliar cumple con la 
parte que le corresponde en los procedimientos operacionales; en el 
nivel intermedio, existe interés en la eficacia con que las actividades 
individuales cubren los aspectos más importantes tales como la 
selección de proveedores y la negociación de precios; por su parte, en 
los niveles altos, existe preocupación por el grado en que se puedan 
percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás 
funciones gerenciales. 
"Asimismo, dentro de la Administración de Compras es importante 
considerar dentro de los objetivos, los siguientes puntos : 
• Proveer un ininterrumpido flujo de materiales, insumos y 
servicios requeridos para la operación óptima de la 
organización 
La función primaria de la administración del inventario, es tener 
artículos disponibles para mantener el flujo de artículos a lo largo del 
proceso de producción y/o abastecer al cliente final. 
• Mantener la inversión en inventarios en niveles óptimos 
El nivel de inversión de los inventarios trae implícita la pregunta ¿qué 
tan grandes deben ser los inventarios? Los inventarios deben ser lo 
suficientemente grandes para poder servir a la producción y al 
mercado, lo cual implica la determinación de políticas para su 
adecuada administración financiera. 
Las principales causas que son determinantes de la inversión en 
inventarios son: 
54 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
a) El nivel de ventas 
b) La duración y tecnología en el proceso productivo 
c) La durabilidad y naturaleza de productos perecederos yestaciónales 
d) La moda o estilo estacional 
• Mantener y mejorar la calidad 
Muchas organizaciones exigen que el sistema de control de calidad, así 
como la capacidad de producción y financiera del proveedor potencial, 
sean aprobadas antes de emitir alguna orden de compra al proveedor. 
Las continuas mejoras de calidad del proveedor son un resultado 
importante de la actitud "estamos en el mismo barco" de una adecuada 
relación entre cliente y proveedor. Esta actitud se pone de manifiesto 
cuando el comprador presta asistencia técnica para resolver las 
dificultades que el proveedor encuentra para la producción, delineando 
con claridad las características críticas de las no tan críticas y 
proporcionado retroalimentación inmediata ante la mala calidad. 
• Encontrar y desarrollar los mejores proveedores 
Las relaciones entre cliente y proveedor son importantes ya que 
afectan la calidad y el costo del producto, así como la capacidad de 
servicio al cliente. 
Asimismo, será necesario una medición del desempeño del proveedor, 
la cuál generalmente abarca la entrega, la calidad y el precio. 
• Estandarizar lo mejor posible 
55 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Optimizar el Catálogo de Materiales considerando sólo aquellas 
necesidades que sean indispensables para una operación efectiva 
dentro de la organización. 
Asimismo, es importante estandarizar los procesos de compra a fin de 
cubrir las necesidades de manera oportuna y/o eficiente. 
• Comprar los materiales y servicios requeridos al mejor costo 
total 
Es importante manejar una negociación efectiva que implique la 
obtención de los mejores costos, así como los mayores beneficios para 
la organización. 
Para esto, es necesario considerar el contacto formal y continuo del 
departamento de compras y la dirección, con los proveedores de los 
principales insumos que se consumen en la producción u operación de 
la empresa; tratando de optimizar plazos, embarques, modo de envío, 
medio de transporte, etc." 22 
3.3 Proceso de Compras 
La Tramitación de las Compras 
"El procedimiento adecuado para controlar las compras se basa en la 
requisición de compra formulada por el departamento que necesita el 
22 Ibid. P.129-130 
56 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
material: puede ser el de Almacén, para renovar existencias; o bien el 
Departamento de Fabricación, en las empresas industriales." 23 
En términos generales la Requisición de Compra debe contener los 
datos, los cuales se representan en el siguiente cuadro. 24 
Re uisición al De artamento de Com ra 
I Sírvase proveernos de lo siguiente: 
Fecha: INúm: 
Artículo Existencia Motivo de Cantidad Observaciones 
en Almacén Compra Solicitada 
Hecha por: VoBo. Autorizado por: 
Como podemos ver al pie de la requisición se ha previsto el espacio 
necesario para las firmas de las tres personas que intervienen en la 
operación: quién la formuló - generalmente el jefe del taller que 
necesita el material o bien el almacenista cuando debe reponer sus 
existencias -, quién aprueba que la compra se haga en los términos 
propuestos y finalmente, quién autoriza la operación. 
23 PRIETO. Alejandro. "Organización Contable", México 1993. Banca y Comercio. P. 118·119 
24lbid. 120 
57 
GESTiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS 
Una vez que la requisición ha sido autorizada, se expide la Orden de 
Compra o Pedido al proveedor, como se representa en el siguiente 
cuadro. 25 
NOMBRE DEL NEGOCIO NUM. ORDEN DE COMPRA 
México, D.F. (Este número debe mencionarse en 
toda correspondencia, factura, 
bultos, etc.) 
Fecha: 
Entrega en: 
Fecha en que se requiere: 
Forma de Pago: 
PARTIDA NUM. DESCRIPCiÓN CANTIDAD 
COSTO 
PARTE UNITARIO 
TOTAL . . 
Slrvase surtir las siguientes mercanclas sUjetas a las condiciones 
mencionadas al reverso. 
Hecho por: Revisado por: Autorizado por: 
Cuando, en su oportunidad, se recibe la mercancía, deberá 
comprobarse que esté de acuerdo con la descripción que contiene la 
Nota de Remisión que el proveedor habrá expedido al enviarla. Y una 
vez recibida, el almacenista deberá dar aviso al Departamento de 
Contabilidad, expidiendo al efecto la llamada Nota de Entrada al