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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION UNIDAD TEPEPAN. SEMINARIO LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PUBLICO. TEMA ESTRUCTURA DEL GRUPO DE AUDITORIA INTERNA. INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADO R PUBLICO. PRESENTAN; ANA LILIA CRUZ DE JESUS JUAN CARLOS GARCIA ROMAN MELINA JUÁREZ CUEVAS ANGELICA LOPEZ SÁNCHEZ ARIANNA NAVARRETE ILDEFONSO CONDUCTOR DEL SEMINARIO C.P. HECTOR HERNÁNDEZ MARQUEZ MÉXICO, D.F. OCTUBRE DEL 2002 2 AGRADECIMIENTOS AL INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL . Por habernos permitido formar parte de su comunidad estudiantil y otorgarnos los medios y herramientas necesarias para desempeñarnos profesionalmente. A LA ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION. Sabemos que la educación es la única forma de afrontar los retos profesionales, por ello agradecemos a este magistral recinto que nos albergo con su característica calidez, y esto nos compromete a elevar el prestigio de la misma, conscientes de que la única forma de hacerlo es trabajando con honradez y calidad. A LOS PROFESORES. Que a lo largo de nuestra carrera nos transmitieron sus conocimientos y experiencias, tanto profesionales como personales, enriqueciéndonos y haciéndonos crecer, impulsándonos a seguir adelante para alcanzar el éxito en cada una de nuestras metas. 3 INDICE ADMINISTRACIÓN DEL GRUPO DE AUDITORIA INTRODUCCIÓN . . . . . . . . 6 CAPITULO I 1.- ESTRUCTURA DEL GRUPO DE AUDITORIA INTERNA 1.1- Preparación Académica del Contador Publico . . . 7 1.2 Actividades del Contador Publico en el Área Lab oral Contador Gral., Contador de Costos, Fiscal, Docente, Finanzas, Audi toria Externa y Auditoria Interna. . . . . . . . 9 1.3 El Contador Publico como Auditor Interno. . . . . 15 1.4 El Alcance del Auditor Interno en las Organiza ciones. . . 16 CAPITULO II 2 LA ACTIVIDAD DENTRO Y FUERA DE LAS ORGANIZACIONES INTERRELACION CON OTROS ESPECIALISTAS. 2.1 Auditor Externo . . . . . . . 18 2.2 Auditores Internos; Matriz ó Sucursales y Afili adas . . . 20 CAPITLO III 3 NORMAS PARA LA PRACTICA DE LA AUDITORIA INTERNA 3.1 Normas de Independencia . . . . . . 23 3.2 Normas de capacidad profesional . . . . . 24 3.3 Normas de Alcance de Trabajo. . . . . . 27 3.4 Normas de ejecución del Trabajo de Auditoria. . . . 29 3.5 Normas de Administración del Departamento de Au ditoria Interna. 31 3.6 Normas de Ética Profesional. . . . . . . 35 4 CAPITULO IV 4 ESTRUCTURA DEL AREA DE AUDITORIA Y NIVEL ORGANIZA CIONAL. 4.1 Ubicación del Departamento de Auditoria Interna . . . . 38 4.2 El Departamento de Auditoria Interna, Factores que influyen en su estructura y dimensiones. . . . . . 60 CAPITULO V 5 RECURSOS HUMANOS- EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO 5.1 Director de Auditoria Interna . . . . . . 63 5.2 Gerente de Auditoria 64 5.3 Supervisor de Auditoria . . . . . . 66 5.4 Encargado de Auditoria . . . . . . 67 5.5 Auditor Auxiliar . . . . . . . 69 5.6 Secretaria . . . . . . . . 70 CAPITULO VI 6 RECURSOS OPERATIVOS 6.1 Papeles de Trabajo . . . . . 72 6.2 Indización . . . . . . . . 76 6.3 Marcas . . . . . . . . . 77 6.4 Graficas de Gantt . . . . . . . 78 6.5 Organigrama . . . . . . . . 79 6.6 Técnicas de Investigación . . . . . . 81 6.7 Diagramas de Flujo . . . . . . . 86 6.8 Programas de Auditoria . . . . . . 87 6.9 Cuestionario para evaluar los objetivos de cont rol . . . 88 6.10 Control de Horas Trabajadas y Horas No Product ivas. . . 90 6.11 Evaluación de desempeño personal. . . . 91 6.12 Archivo de Auditoria . . . . . . . 92 6.13 Manual de Procedimientos. . . . . . . 94 5 7 CASO PRACTICO . . . . . . . 7.1 Introducción. . . . . . . . . 7.2 Objetivo. . . . . . . . . 7.3 Descripción General de la Empresa. . . . . 7.4 Manual de Organización. . . . . . . 7.5 Manual de Políticas. . . . . . . . 7.6 Manual de Procedimientos. . . . . . . 8. CONCLUSIÓN. . . . . . . . . . 1 9. BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . 1 6 INTRODUCCION La práctica de la auditoria interna requiere de normas que regulan la independencia, capacidad profesional, alcance, ejecución del trabajo y la ética del profesionista. El presente trabajo analiza las funciones del contador como auditor interno ya sea independiente o dependiente de la estructura de la organización. Para que el auditor interno pueda realizar un trabajo optimo, es necesario que cuente con un departamento debidamente organizado, procurando tener en su equipo los recursos humanos y operativos necesarios e idóneos. Uno de los aspectos mas importantes que inciden en la relación administración - auditoria interna es la estructura y dimensión que se le habrá de dar al grupo o departamento de auditoria. El punto determinante es ¿Cuántos auditores lo deben conformar? ¿Qué niveles jerárquicos lo integrarán? y ¿Con qué infraestructura se le habrá de dotar? Cabe mencionar que no existen criterios, lineamientos o parámetros definidos o recomendados a los que se pueda acudir en soporte a este proceso. Con el propósito de aportar elementos de juicio que coadyuven a eficientar la administración del grupo de auditoria interna, se presentan los elementos del departamento de auditoria como actividad del contador publico en cuanto a su preparación académica, sus actividades, su función misma como contador publico y el alcance que tiene dentro de la organización, así como las actividades que maneja dentro y fuera de las organizaciones tomando en cuenta su interrelación con otros especialistas; esto de acuerdo al giro de la empresa. 7 CAPITULO I. ESTRUCTURA DEL GRUPO DE AUDITORIA INTERNA 1. LA AUDITORIA INTERNA ACTIVIDAD DEL CONTADOR PUBL ICO. 1.1 Preparación Académica del Contador Publico. La contaduría pública es una actividad profesional que satisface una necesidad humana universal: el tener el control e información financieros confiables, básicos para la toma de decisiones, además reúne los requisitos de tipo académico, social, legal y de tipo personal que son necesarios considerar a una actividad con el calificativo de profesional. Los requisitos académicos que debe tener una persona para ostentar el Título de Licenciado en Contaduría o de Contador Público, son: A) Haber cursado satisfactoriamente el bachillerato, vocacional o estudios equivalentes. B) Haber aprobado todas las asignaturas que conforman el plan de estudios de la carrera, en las diferentes instituciones universitarias o de enseñanza superior que la imparten. C) Cumplir con el servicio social obligatorio, como lo señala la Ley Reglamentaria del Art. 5to.Constitucional. D) Obtener el título y la cédula profesional, acreditando previamente el examen profesional escrito y aprobando un examen profesional oral. Requisitos Sociales A) La Contaduría Pública, al satisfacer las necesidades de contar con un control e información financieros confiables, es de interés para cualquier entidad física o moral, que desee administrar adecuadamente sus recursos. 8 B) El ejercicio de la Contaduría Pública, requiere de ciertas normas mínimas de calidad en el desarrollo de los trabajos, por lo que los cuerpos colegiados que agrupan a los profesionales de la misma, han establecido disposiciones precisas al respecto con la finalidad de dignificar más a la profesión. Requisitos Leales A) La Ley Reglamentaria del Art. 5to. Constitucional, señalaque la Contaduría Pública requiere de un título y cédula profesional para poder ser ejercida. B) La Contaduría Pública al tener órganos que agrupan a las personas que la ejercen , norma y vigila la actuación de sus miembros a través de los estatutos y reglamentos, los que señalan sanciones específicas cuando se viola alguna disposición establecida en ellos. Requisitos Personales Los que profesan esta carrera, deben cumplir , entre otros, con los siguientes requisitos: A) Ser honrado, poseer calidad humana y buenas costumbres. B) Poseer capacidad de raciocinio lógico de los problemas y las necesidades de tipo contable y financiero que los clientes soliciten. C) Poseer capacidad de observación de los detalles o situaciones relevantes de los problemas planteados. D) Tener capacidad de comunicación de las ideas y sugerencias que se proponen. E) Tener capacidad de toma de decisiones financieras y contables, que más convengan en las situaciones o problemas planteados. F) Desempeñar sus actividades de conformidad con la Ética Profesional. G) Actuar con independencia de criterio, promoviendo siempre la justicia distributiva. H) Buscar la continua superación académica personal, a través de: libros, conferencias, artículos, seminarios, cursos, etc. La Contaduría Pública es una profesión que constantemente busca el reconocimiento del público al que sirve, a través de capacitar y actualizar, permanentemente a sus practicantes por medio de cursos, conferencias, talleres, etc., que los diferentes Colegios de Contadores organizan con la finalidad de poder brindar servicios de calidad a la sociedad. 9 El Instituto Mexicano de Contadores Públicos expidió en los últimos años un Código de Ética Profesional con objeto de ofrecer mayores garantías de solvencia moral y establecer normas de actuación profesional mediante este Código de Ética Profesional la profesión declara su intención de cumplir con la sociedad, de servirla con lealtad y diligencia y de respetarse a sí misma. 1.2 Actividades del Contador Público en el área lab oral Contabilidad General El contador publico a través de la contabilidad capta, registra e informa todos los resultados de información de operación de una entidad por un periodo dado; Una entidad sin contabilidad es una entidad sin control. La contabilidad general es el proceso contable en sí al que se incorpora el control presupuestal vía la comparación resultados-presupuesto. El sistema de contabilidad es el conjunto de métodos y procedimientos que se emplean en una entidad para registrar transacciones y reportar sus efectos, este sistema se consigna en un manual de contabilidad que debe contener: A) Flujo del sistema contable. B) Catalogo de cuentas. C) Guía de contabilización. D) Instructivo de contabilización. E) Catalogo de formas que inciden en el sistema. F) Paquete de estados financieros. G) Señalamientos del apego y respeto de principios de contabilidad generalmente aceptados. Costos y Presupuestos Dentro de las actividades que el Licenciado en Contaduría Pública realiza, al proporcionar a una entidad información y control financiero, destacan la contabilidad de costos y la elaboración de presupuestos. La Contabilidad de Costos es la rama de la contabilidad, que se lleva en empresas dedicadas a la transformación, extracción o reproducción de bienes, aunque el campo de actuación puede aplicarse a cualquier entidad, siendo su finalidad principal, la obtención del costo unitario de los 10 artículos producidos y vendidos, a través de llevar un control histórico (real) o presupuestal (estimado) de los desembolsos efectuados en la fase productiva: importe de la materia prima, monto de la mano de obra y total de los gastos de fabricación efectuados y en la distributiva: gastos de venta, de administración, etc. En una empresa de este tipo, además de la contabilidad general, se requiere de una técnica que ayude a controlar las operaciones y gastos propios de su función, y que le proporcione información analítica suficiente para la toma de decisiones y les permita determinar correctamente el costo unitario de sus artículos comercializados. La elaboración de presupuestos, consiste en estimar de manera programada y sistemática, las condiciones en que se desenvolverán las operaciones de una entidad en el futuro y los resultados que se esperan obtener en el mismo. Prever las condiciones futuras y planear bajo estas condiciones , los resultados a obtenerse en un periodo dado no es trabajo fácil , pues requiere de personal debidamente capacitado en aspectos tales como: contabilidad, finanzas, economía y matemáticas, para poder realizar con razonable exactitud los presupuestos. Fiscal. La palabra fiscal deriva de la de Fisco que es sinónimo de Estado, el que recauda los impuestos que él mismo fija a sus gobernados con carácter unilateral y obligatorio. Es obligación de todo ciudadano para con el Estado, de proveerle de recursos monetarios, para el sostenimiento de los servicios y funciones que presta y desarrolla. En México , estos recursos se traducen en los Impuestos, aunque también existen los derechos, productos y aprovechamientos que representan otros ingresos para el fisco. Para poder operar eficientemente sus labores en este campo, el Licenciado en Contaduría Pública requiere de : A) Dominar las diferentes leyes fiscales y mercantiles, así como sus reglamentos e interpretaciones. 11 B) Identificar a las autoridades respectivas, ante quienes se gestionan determinados asuntos como altas, bajas, permisos, clausuras, pagos, avisos, etc. C) Conocer los procedimientos de cálculo de los diferentes tipos de impuestos así como el llenado de los diversos formatos. D) Estar al día en las diferentes adecuaciones que a las leyes mercantiles y fiscales se hagan. Para que las entidades puedan cumplir, satisfactoriamente, con el régimen fiscal al que pertenecen, deben ser asesoradas debidamente por los Licenciados en Contaduría Pública, evitándose con esto, posibles sanciones o recargos originados por errores u omisiones en sus obligaciones, que influyen negativamente en su situación financiera. Docente Actualmente, el incremento que se tiene en los aspirantes a ejercer esta carrera, se ha hecho indispensable la actuación de los titulados en la misma, en el campo de la docencia. En 1970, en la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM, surge por primera vez la actividad docente formal al crearse la plaza de Profesor de Carrera. El poseer el título de la carrera, no capacita al profesionista como maestro, ya que carece de los conocimientos pedagógico- didácticos básicos para el desempeño de esta actividad. Se ha considerado que los profesionistas de la Contaduría que deseen ejercer la docencia, deben tener como requisitos indispensables, los siguientes: A) Competencia de conocimientos. B) Capacidad de comunicación. C) Capacidad en el manejo de educandos. D) Disposición al diálogo. E) Estabilidad emocional. F) Hábitos o costumbres acordes a su calidad de hombre y profesionista. G) Espíritu de justicia. H) Cultura general. Las actividades específicas que desarrolla un contador en este campo son, entre otras: 12 A) Impartir su cátedra. B) Atención a los alumnos. C) Diseño, elaboración, aplicación y calificación de exámenes. D) Elaboración de material didáctico (gráficas, cuadros, acetatos, transparencias, audiovisuales). E) Estudiar, probar, y evaluar nuevos sistemas de enseñanza. F) Asesorar, en seminarios de investigación, tesis, prácticas, trabajos específicos, y otros. G) Fungir de sinodal. H) Investigación. I) Desempeñar cargos como: rector, director de facultad , director de carrera. Finanzas Por Finanzas se entiendetodas las actividades que se efectúan alrededor de la óptima obtención y aplicación de los recursos de una entidad. El área de finanzas es prioritaria y ocupa dentro de la organización, niveles superiores de jerarquía, por lo que requiere de personal capacitado y especializado en esta función, para el eficaz funcionamiento de la misma. Dentro de las funciones específicas que realizan, los responsables del área financiera de las entidades tenemos, entre otras: A) Invertir en la forma más redituable los excedentes de efectivo. B) Manejar el efectivo. C) Recomendar los límites permisibles y adecuados de las deudas. D) Desarrollar el aspecto financiero de los planes y proyectos de la empresa. E) Analizar e interpretar la información financiera. F) Estudio y selección de las fuentes más adecuadas de financiamiento. G) Estudio y selección de las aplicaciones más apropiadas de los recursos. Las funciones más comunes, que cubren los asesores financieros son entre otras: A) Análisis e interpretación de los estados financieros (elaboración de presupuestos). 13 B) Planificación y control financiero. (elaboración de presupuestos). C) Decisiones de Inversión de los recursos excedentes, minimizando el riesgo y aumentando la rentabilidad. D) Estudios del valor del dinero en el tiempo. E) Estudios de factibilidad sobre funciones con otras empresas. F) Asesoría financiera en las quiebras, reorganizaciones o liquidaciones de las entidades. G) Estudios sobre el impacto de la inflación de los recursos. H) Estudios de los efectos de las devaluaciones de la moneda y las proyecciones a futuro de las deudas. Auditoría Externa La auditoria externa es realizada por los contadores públicos independientes , que en forma totalmente imparcial, opina sobre la situación financiera y resultados de una entidad , después de haber evaluado la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados financieros estudiados. El proceso contable que la auditoria sigue, contempla las siguientes fases: A) Planeación de la auditoria (sistematización). Fase en la que hay que decidir cuáles serán los procedimientos de la auditoria a emplearse, así como los papeles de trabajo en que se plasmarán los resultados. B) Evaluación del control interno (valuación). Contempla el medir el grado de eficiencia que tiene el control interno de la entidad, y en el que se apoyará el auditor, para determinar el alcance que tendrán los procedimientos a utilizar. C) Ejecución de la auditoria (procesamiento). Etapa en que el auditor pone en marcha el programa de trabajo, aplicando los procedimientos, métodos y técnicas de auditoria, plasmando los resultados e informes en papeles de trabajo , los que constituirán los elementos de juicio en que se basará para emitir su dictamen. D) Análisis e Interpretación de los Resultados (Evaluación). Fase en que el auditor estudia la información contenida en los papeles de trabajo y concluye sobre la misma, con el propósito de empezar a diseñar el dictamen que emitirá. E) Análisis e Interpretación de los Resultados (Evaluación). Fase en que el auditor estudia la información contenida en los papeles de trabajo y concluye sobre la misma, con el propósito de empezar a diseñar el dictamen que emitirá. F) Emisión del Dictamen (Información). Etapa en que se prepara, presenta y discute la opinión del auditor. 14 La auditoria es un proceso analítico inverso al de la contabilidad, ya que parte de las operaciones realizadas y condensadas de los estados financieros, siguiendo su secuencia hasta determinar y verificar los datos individuales que las conformaron, es decir, llega a las fases de sistematización, valuación y procesamiento de la Contabilidad, para determinar si éstas fueron hechas correctamente. La auditoria al verificar la racionabilidad de la certeza de las cifras de los estados financieros, descubrirá errores originados por la deficiente aplicación de los principios de contabilidad, equivocaciones aritméticas, errores cometidos por los empleados, sean estos concientes o inconscientemente, pero su finalidad básica, no es el descubrir dichas situaciones, sino que estas se detectan durante el trabajo del auditor. Para ejecutar la Auditoria Externa, se requiere de la formulación de una carta-compromiso entre el cliente solicitante de la misma y el auditor. En esta carta se especifica claramente, el trabajo a desarrollar, el tiempo estimado a emplear, la colaboración que el auditor recibirá, los honorarios a cobrar, la calendarización en que se han de recibir estos, etc., con la finalidad de que exista una prueba fehaciente del trabajo a desarrollarse y las responsabilidades que contraen, tanto el cliente como el profesionista. La Auditoría Interna La auditoria es la etapa de la Contaduría que verifica la corrección de las cifras presentadas en los estados financieros. La auditoria interna es desarrollada por la propia empresa, a través de su personal, y es la actividad consistente en la revisión de los libros de Contabilidad, registros y comprobantes por parte del personal de la entidad que la realiza, con la finalidad de verificar su corrección y exactitud. La auditoria interna es una medida de control interno, que funciona por medio de la medición y evaluación de la eficiencia operativa de las entidades y de elementos de juicio. 15 Las actividades que desarrolla el Contador Público en un departamento de auditoria interna son: A) Proteger las propiedades de la entidad contra cualquier riesgo , constatando que las mismas se encuentren debidamente controladas y registradas y señalar las diferencias detectadas proponiendo alternativas que las corrijan. B) Constatar que el personal de la entidad, cumple fielmente con las políticas y normas de trabajo , para el logro de los objetivos de la administración. C) Cerciorarse de la oportunidad y eficiencia, con que se presenta la información contable a la gerencia y a la administración. D) Proponer modificaciones y/o sustituciones que se consideren pertinentes a los sistemas de operación, que permitan preservar su eficiencia. E) Comprobar la correcta determinación y cumplimiento de las obligaciones fiscales. La auditoria interna es un trabajo desarrollado y continuo, a la vez que operacional y administrativa. 1.3 El Contador Público como Auditor Interno. El contador público se inicio como tenedor de libros , en la actualidad sus funciones han llegado mucho más lejos que el simple registro de las operaciones de una entidad. EL Contador Público puede adoptar diferentes especialidades como son: � Auditoria interna � Auditoria externa � Finanzas � Contraloría � Presupuestos � Impuestos 16 El contador público al desempeñarse como auditor interno se vera afectado por la magnitud de la empresa en la cual preste sus servicios, ya sea en una cuyo departamento de Auditoria Interna este formado por una sola persona o en una en la que por su magnitud requiera del trabajo de dos o más supervisores y ayudantes para la ejecución del trabajo. Las principales funciones del auditor interno son: � Efectuar examen de las funciones de cada departamento, evaluando el control interno existente. � Revisar las operaciones administrativas � Revisar las operaciones financieras � Revisar las operaciones de producción � Efectuar una evaluación de las decisiones, políticas, planes y procedimientos. � Mantener eficaz vigilancia de que las políticas, planes y procedimientos son seguidos eficientemente por el personal de la empresa. El auditor interno al prestar sus servicios, el fin de la Auditoria interna es el de asistir a todos los miembros de la gerencia ayudándolos en la clarificación de áreas de responsabilidad, prestándolesanálisis, evaluaciones, recomendaciones y comentarios relativos a las actividades revisadas. 1.4. El alcance del auditor Interno en las Organiza ciones El alcance de la auditoria interna considera el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema de control interno de la organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas. El alcance de la auditoria interna incluye: � Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera y operativa y los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información. � Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos y ordenamientos legales que puedan tener un impacto significativo en las operaciones y en los reportes, y determinar si la organización cumple con tales sistemas. 17 � Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son adecuadas; verificar la existencia de tales activos. � Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están siendo utilizados. � Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes con los objetivos y metas establecidos, y si esas operaciones o programas están siendo llevados a cabo según lo planeado. Para que el auditor interno pueda identificar mejor el alcance de su examen, se tendrá que basar en los elementos que integran al control interno, ya que debe vigilar el estricto apego a dicho control establecido. El Control Interno Comprende el plan de organización y de los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas preescritas por la organización Provocar y asegurar el pleno respeto, apego observancia y adherencia a las políticas prescritas o establecidas en la administración. Contar con sólidas y estructuradas políticas nos permitirá una administración adecuada, que normarán, orientarán y regularán la actuación. A.A, Promover eficiencia en la administración Las políticas establecidas servirán para identificar metas, medir el desempeño y calificar la eficiencia. A.O. Asegurar racionabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información administrativa, operacional y financiera que se genera en la entidad. Esta información es básica para saber como se encuentra la entidad en la actualidad, así como para una buena toma de decisiones que garanticen el bienestar en un futuro. A.F. 18 Protección de los activos de la entidad. Las políticas deben involucrar el buen cuidado, protección y administración de los activos. Los activos deben estar registrados correctamente e informar como se están utilizando. CAPITULO II. LA ACTIVIDAD DENTRO Y FUERA DE LAS ORGANIZACIONES, INTERRELACION CON OTROS ESPECIALISTAS. 2.1 Auditor Externo. El hecho de que la organización recibe los principales servicios de auditoria por diferentes fuentes, auditoria interna y auditoria externa, provoca la expectativa de que debe existir una interrelación entre ambas para establecer así la base de una deseable y cordial coordinación. Aún cuando un servicio de auditoria proviene de un contador publico independiente y el otro del departamento de auditoria interna de la organización, ambos esfuerzos de auditoria requieren de los mismos registros y personal de la organización, esto provoca la inevitable posibilidad de duplicación de esfuerzos o la excesiva demanda de requerimientos del personal de la organización. Por lo anterior, existe la gran opción de integrar ambos esfuerzos de auditoria de la manera más práctica y efectiva posible con el ánimo de servir a las grandes metas y objetivos dela organización; para el efecto se necesita conocer mas de los objetivos primarios de cada grupo y como alcanzaran esos objetivos, la forma en que directa o indirectamente se involucra en cada uno de los objetivos. La necesidad de coordinación del auditor interno con el auditor externo se basa en un interés común: el control interno. El auditor interno vigila el cumplimiento del control interno y el auditor externo dependiendo de la calidad del control interno determinará el alcance a aplicar en su examen de la información financiera sujeta a revisar. El objetivo de coordinar el trabajo del auditor interno con el auditor externo es de unificar criterios, minimizar la duplicidad de esfuerzos para asegurar una adecuada auditoria en beneficio de la organización. 19 Las actividades de coordinación pueden ser simples entre ambos auditores cuando cada uno se preocupa por su propia misión. La coordinación de esfuerzos del auditor interno con el externo son las siguientes: � Intercambio de documentación de auditoria. � Intercambio de papeles de trabajo. El auditor interno al poner a disposición del auditor externo sus papeles de trabajo será de utilidad para el segundo ante el ahorro en tiempos, esfuerzos y por supuesto honorarios. � Intercambio de informes y cartas de observaciones. Los informes de auditoria interna, las respuestas a dichos informes por parte de los auditados y las revisiones subsecuentes sobre el seguimiento de las observaciones realizadas se proporcionarán a los auditores externos ya que les ayudará en la determinación y ajustes sobre el alcance de su trabajo. � Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés recíproco. Se deben llevar reuniones periódicas entre ambos grupos de auditoria para discutir, analizar y llegar a acuerdos para evitar duplicidad de esfuerzos. El auditor interno debe tener sensibilidad de espíritu de grupo para alertar al auditor externo sobre aspectos que puedan impactar el desarrollo de su trabajo. � Técnicas y procedimientos de auditoria El auditor interno utiliza regularmente las técnicas y procedimientos de auditoria que aplica el auditor externo lo cual permite unificar criterios que al ser plasmados en las cédulas de auditoria permiten una mejor comprensión y entendimiento por parte del auditor externo cuando se apoya en el trabajo del auditor interno, sin que esto, implique subordinación por parte del auditor interno hacia el externo.. � Aceptación de trabajos de Auditoria Externa 20 El auditor interno puede ser asignado para trabajar directamente con el auditor externo bajo la supervisión de éste, tal es el caso de investigaciones especiales, en la toma de inventarios físicos, arqueos, cuantificación de fraudes, en tales casos deben definirse cuales son las responsabilidades de ambos auditores, además en poder de cuál auditor quedarán los papeles de trabajo que se generen. � Seguimiento de hallazgos de auditoria El auditor interno podrá determinar hallazgos y presentar recomendaciones al igual que el auditor externo que influirán en las actividades de la organización. Ambos grupos son responsables de aceptar recomendaciones y adoptar acciones correctivas, y estar en la mejor disposición de juntar sus esfuerzos de auditoria para darle seguimiento a dichos hallazgos. 2.2 Auditores Internos, matriz o sucursales y afili adas. El objetivo principal es el identificar los elementos de coordinación y actuación de los auditores internos independientes de una organización individual con los grupos de auditoria interna de entidades con las que tiene vínculos la organización, como es el caso de oficina matriz, sucursales, afiliadas. Auditores Internos de una matriz y de sucursales. Los auditores internos de una matriz (auditores corporativos), la cual es controladora de varias empresas, habrán de ampliar el alcance de auditoria cuando setenga que revisar y evaluar el desempeño de los grupos de auditoria interna de las empresas o sucursales controladas. Los auditores corporativos imponen un programa mínimo de auditoria a cumplir por los auditores internos de las controladas, quienes evaluarán la ejecución, avance y resultados. Auditores internos de compañías filiadas 21 Cada grupo de auditoria interna desarrollará sus actividades en su organización, pero tratándose de coordinar sus trabajos de auditores internos de compañías afiliadas. Si la compañía “A” vende productos a su filial compañía “B”, los auditores de la compañía“A” revisarán dichas ventas y resultaría ocioso que los auditores de la compañía “B” revisaran las compras correspondientes. Auditores Internos del Sector. El hablar de auditores internos del mismo sector, nos referimos a empresas del mismo giro o la misma actividad. Como por ejemplo las empresas jugueteras, tiendas departamentales, supermercados, prestadoras de servicios e industrias etc. El auditor interno deberá a llegarse de información de otros colegas, lo cual será de mayor beneficio cuando estos sean del mismo sector, es decir del mismo giro de la empresa. Esto beneficiara al auditor ya que tiene como finalidad el intercambio de ideas, evidencias encontradas así como sus posibles soluciones, sin olvidar el secreto profesional que rige al Contador Publico. En el Comité de Auditoria. El comité de auditoria es una unidad staff creada por el consejo de administración para asegurar el pleno respecto y apoyo a la función de auditoria interna y externa por parte de todos los integrantes de la organización, para asegurar los objetivos de control interno y para vigilar el cumplimiento de la misión y objetivos de la propia organización. El objetivo Coordinar los esfuerzos de auditoria de una organización, bajo un esquema de directriz centralizada que dictan políticas y lineamientos tendentes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoria interna y auditoria externa. 22 Así como el establecimiento de los vínculos de autoridad, planeación, ejecución, reporte y seguimiento de las actividades del grupo de auditoria interna en coordinación con los auditores externos hacia el Comité de Auditoria instaurado por el Consejo de Administración En el consejo de administración de la entidad El objetivo es el establecimiento y definición de los vínculos de asistencia y participación del responsable del grupo de auditoria interna hacia al Consejo de administración. Por consejo de administración se entenderá al establecimiento con ese propósito en organizaciones lucrativas y otros de naturaleza análoga instaurados en otros tipos de organizaciones y en los que se denomina junta de gobierno, Consejo de gobierno etcétera. Los temas y asuntos que habrá de tratar el jefe del grupo de auditoria interna en el Consejo de Administración destacan: � Evaluación periódica de sí los objetivos, autoridad y responsabilidad del grupo de auditoria interna, consignados en el Manual de organización, siguen siendo adecuadas para los propósitos del grupo y para la organización. � Aprobación del programa de auditoria, el plan de reclutamiento y el presupuesto de operación del grupo de auditoria interna. � Limitaciones al alcance del trabajo y actividades de los auditores. Efectos potenciales de tales limitaciones. � Informes y hallazgos de auditoria que por su relevancia deban ser hechos del conocimiento. � Normas para la practica de la Auditoria Interna y el Código de Ética Profesional 23 CAPITULO III NORMAS PARA LA PRACTICA DE LA AUDITORIA INTERNA 3.1 Norma 100 Normas de Independencia. Los auditores internos son independientes cuando llevan acabo libremente su trabajo, la independencia permite a los auditores el rendir juicios imparciales esenciales para la propia conducción de la auditoria esto se logra a través de la posición organizacional y la objetividad. La posición organizacional debe ser lo suficientemente relevante para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades. Posición Organizacional. La posición organizacional del departamento de auditoria interna debe ser lo suficiente relevante para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades de auditoria. Los auditores internos deben contar con el apoyo de la administración y del consejo de administración para poder obtener así la cooperación de los auditados y poder llevar a cabo su trabajo libres de cualquier interferencia. Objetividad Los auditores internos deben ser objetivos en el desarrollo de sus auditorias. La objetividad es una actitud de independencia mental que deben mantener los auditores internos en el desarrollo de sus auditorias. Los auditores internos no deben subordinar su juicio al de otros en materia de auditoria. 24 La objetividad requiere que los auditores internos lleven a cabo sus auditorias de manera tal que tenga una honesta confianza en el resultado de su trabajo y que no hayan creado compromisos respecto a la calidad de lo auditado. No se debe intervenir en situaciones en que se sientan inhabilitados para presentar juicios objetivos y profesionales. 3.2 Norma 200 Normas de capacidad profesional La capacidad profesional es responsabilidad del departamento de auditoria interna y de cada auditor interno en lo individual. El departamento debe asignar en cada auditoria aquellas personas que en conjunto posean el conocimiento como habilidades y disciplinas necesarias para conducir la auditoria con propiedad El departamento de Auditoria Interna Personal El departamento de auditoria debe asegurarse que la capacidad técnica y los antecedentes educacionales de los auditores internos son adecuados para las auditorias que efectúan. El director de auditoria debe establecer criterios adecuados de educación escolar y experiencia para designar las posiciones de auditoria, tomando en consideración el alcance del trabajo y nivel de responsabilidad. Se debe obtener una razonable seguridad de las calificaciones y capacidad de cada prospecto para auditor. Conocimientos, habilidades y disciplinas. Los auditores internos deben poseer o obtener, los conocimientos, habilidades y disciplinas necesarias para hacer frente a sus responsabilidades de auditoria. El personal del departamento de auditoria interna, en su conjunto, debe obtener los conocimientos y habilidades esenciales para la practica de su profesión dentro de la organización. Estos atributos incluyen capacidad en la aplicación de los estándares, técnicas y procedimientos de auditoria interna. 25 El departamento de auditoria interna debe tener auditores, o valores de consultores, calificados en disciplinas tales como: contabilidad, economía, finanzas, estadísticas, procesamiento electrónico de información, ingeniería, impuestos, y leyes tanto como sea necesario para hacer frente a las responsabilidades de auditoria. Sin embargo no se requiere que cada auditor del departamento esté calificado en todas esas disciplinas. Supervisión. El departamento de auditoria interna debe asegurarse que los auditores internos son adecuadamente supervisados. El director de auditoria interna es responsable por allegarse de adecuada supervisión de auditoria. La auditoria es un proceso continuo, inicia con la planeación y termina con la conclusión de la asignación de la auditoria. El grado de supervisión requerido dependerá de la capacidad de los auditores internos y de la dificultad de la asignación de auditoria. El auditor Interno Cumplimiento con los estándares de conducta. Los auditores internos deben cumplir con estándares profesionales de conducta.El código de ética del instituto de auditores internos ( EAU. ) establece estándares de conducta y proporciona bases para su cumplimiento entre todos sus miembros. El código se refiere a los altos estándares de honestidad, objetividad, diligencia y lealtad que deben observar los auditores internos. Conocimientos, habilidades y disciplina. 26 Los auditores internos deben poseer los conocimientos, habilidades y disciplinas esenciales para llevar a cabo sus trabajos de auditoria. Se requiere capacidad en la aplicación de estándares, técnicas y procedimientos de auditoria interna para el ejercicio de esa profesión. Capacidad significa habilidad para aplicar conocimientos a situaciones que se van presentando y enfrentarse a ellas sin excederse en el uso de asistencia técnica o investigación. Se requiere capacidad en los auditores internos en técnicas y principios de contabilidad en virtud de su constante intervención en reportes registros financieros durante el desarrollo de su trabajo. Relaciones humanas y comunicación. Los auditores internos deben tener habilidad para tratar a las personas y comunicarse con efectividad. Los auditores internos deben comprender las relaciones humanas y mantener satisfactorias relaciones con los auditados. Los auditores internos deben ser hábiles en la comunicación escrita y oral de tal manera que puedan transmitir clara y efectivamente aspectos tales como objetivo de la auditoria, evaluaciones, conclusiones y recomendaciones. Educación continua. Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de la educación continua. Los auditores internos son responsables por su propia educación continua a efectos de mantener su nivel de capacidad. Se deberán mantener informados acerca de actualizaciones y desarrollos recientes en materia de estándares, técnicas y procedimientos de auditoria. La educación continua se puede obtener a través de la membresía y participación en asociaciones profesionales; 27 asistiendo a seminarios, conferencias, cursos y programas de entrenamiento en su propia organización; participando en proyectos de investigación. Debido cuidado profesional. Los auditores internos deben observar el debido cuidado profesional al efectuar sus trabajos de auditoria. Debido cuidado profesional es la aplicación de una cuidadosa y hábil, así como competente y razonable prudencia del auditor interno en una circunstancia igual o similar. Consecuentemente el cuidado, el cuidado profesional debe ser apropiado a la complejidad de la auditoria que se esta efectuando. En el ejercicio del debido cuidado profesional los auditores deben estar alertas a la posibilidad de detectar errores por comisión u omisión. 3.3 Norma 300 Normas de alcance del trabajo En esta norma se abarca el alcance incluyendo que trabajo de auditoria se debe llevar a cabo, debe cubrir el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema de control interno de la organización y la calidad de la ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas. Confiabilidad Integridad de la información. Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información. El auditor interno debe examinar sistemas de información y asegurarse de que: � Los registros y reportes financieros y de operación contengan información correcta, confiable, oportuna, completa y útil. � Los controles sobre los registros y reportes son los adecuados y efectivos. Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentaciones. 28 Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes, reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en la operación y en los reportes, y debe determinar si la organización los está cumpliendo. La administración es el responsable del establecimiento de sistemas diseñados para el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentaciones y la del auditor es determinar si esos sistemas son adecuados y efectivos Salvaguarda de activos Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de activos y verificar la existencia de tales activos. Los auditores internos deben revisar los medios usados para la salvaguarda de los activos de cualquier riesgo, por ejemplo: robo, incendio, actividades impropias o ilegales o expuestos a elementos de la naturaleza. El auditor interno, al verificar la existencia de activos, deberán aplicar apropiados procedimientos de auditoria. Economía y eficiencia en el uso de recursos. Los auditores internos deben evaluar la economía y eficiencia con que están siendo utilizados los recursos. La administración es responsable por el establecimiento de estándares de operación para medir la economía y eficiencia en el uso de los recursos de una actividad. Es responsabilidad de los auditores internos determinar: � Los estándares de operación hayan sido establecidos para medir economía y eficiencia. 29 � Los estándares de operación han sido comprendidos y debidamente respetados. � Las desviaciones a los estándares de operación sean identificadas, analizado y comunicado a los responsables. � Se hayan adoptado medidas correctivas. � Cumplimiento de objetivos y metas establecidos para las operaciones o programas. Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para asegurarse que los resultaos consistentes con los objetivos y metas establecidos y que las operaciones o programas estén siendo llevados acabo según lo planeado. La administración es responsable por el establecimiento de objetivos y metas operacionales o de programas desarrollando e implementando, así mismo procedimientos de control y definiendo los resultados deseados de tales operaciones o programas. Los auditores internos deben asegurarse de tales objetivos y metas sean acordes con los de la organización en su conjunto y que sean llevados a cabo. Los auditores internos deben proveer asistencia a la administración encargada del desarrollo de objetivos, metas y sistemas para determinar: lo apropiado de estos si la información disponible es confiable, actualizada y relevante y si los controles disponibles han sido incorporados a las operaciones y programas. 3.4 Norma 400 Normas de ejecución del trabajo de au ditoria El trabajo de auditoria debe incluir la planeación de la auditoria, el examen y evaluación de la información la comunicación de resultados y el seguimiento. Planeación de la auditoria. Los auditores internos deben planear cada auditoria . La planeación se debe documentar, incluyendo: � Objetivo de la auditoria y alcance del trabajo. � Información sobre antecedentes de las actividades a ser auditadas. � Determinación de los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoria. 30 � Comunicación a las partes que requieren saber de la auditoria a realizar. � La realización, en lo posible, de un estudio general a efectos de familiarizarse con las actividades y controles a auditar, identificando áreas que requieren mayor atención de auditoria invitando a los auditados a que presenten comentarios y recomendaciones. � Programa por escrito, de auditoria. � Determinación de cómo, cuando y a quién se comunicara los resultados de auditoria. � Aprobación del plan de trabajo de la auditoria. Examen y evaluación de la información. Los auditores internos deben recopilar, analizar, interpretar y documentar la información que soporta los resultados de auditoria. El proceso de examen y evaluaciónde la información es como sigue: � Se debe recolectar información respecto a todos los asuntos relacionados con los objetivos de la auditoria y el alcance del trabajo. � La información debe ser suficiente, competente, relevante y útil a efectos de que proporcione bases sólidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoria. � Los procedimientos de auditoria, incluyendo las pruebas selectivas y el uso de muestreo, deben ser utilizados, según se avance en la auditoria, donde sea practico su aplicación y se puede ampliar o reducir de acuerdo a las circunstancias que se vayan presentando. � El proceso de obtener analizar, interpretar y documentar la información debe ser supervisado a efectos de asegurar, con cierta racionabilidad, que se mantiene la objetividad del auditor y que se van logrando las metas de auditoria. � Los papeles de trabajo que documenten la auditoria deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrán la información recopilada y los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar. Comunicación de resultados. Los auditores internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditoria. 31 � Se debe emitir un reporte por escrito, y firmado, cada vez que se concluya con un examen de auditoria. Durante el transcurso de la auditoria se podrán transmitir, formal o informalmente, reportes orales o escritos. � Los auditores internos deberán discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel adecuado de la administración antes de emitir su reporte escrito final. � Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos. � Los reportes contendrán el propósito el alcance y resultados de la auditoria y, en lo aplicable, la opinión del auditor. � Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y un satisfactorio reconocimiento de la ejecución de acciones correctivas. � El director de auditoria interna, o la persona designada, deberá revisar y aprobar el reporte final de auditoria antes de su emisión y deberá decidir a quien se le distribuirá el reporte. Seguimiento. Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones apropiadas sobre los hallazgos reportados en la auditoria. Los auditores internos deben cerciorarse que se han tomado acciones correctivas para alcanzar los resultados deseados, o que la administración o el consejo de administración asuman el riesgo por no adoptar acciones correctivas sobre los hallazgos reportados. 3.5 Norma 5 Normas de administración del departamen to de auditoria interna. El auditor de auditoria interna debe manejar adecuadamente el departamento de auditoria siendo responsable de la administración, el trabajo y recursos del departamento. Propósito, autoridad y responsabilidad. 32 El director de auditoria interna debe tener establecido el propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna. El director de auditoria interna es responsable por obtener la aprobación de la administración y la aceptación del consejo de administración de un documento escrito formal (manual) para el departamento de auditoria interna Planeación El director de auditoria interna debe establecer planes para llevar a cabo las responsabilidades del departamento de auditoria interna. Esos planes deben ser consistentes con el manual del departamento de auditoria interna y con las metas de la organización: El proceso de planeación involucra el establecer: � Metas. � Esquema de trabajo de auditoria. � Planeación del personal y presupuesto financiero. � Reportes de actividades. El departamento de auditoria interna debe fijarse metas que pueda cumplir de acuerdo con los planes de operación y presupuestos específicos y, en lo posible, que puedan ser medibles. Estas deberán estar acompañadas con criterios de medición y aspectos definidos para identificar su cumplimiento. Políticas y procedimientos. El director de auditoria interna debe allegarse de políticas y procedimientos, por escrito que orienten al personal de auditoria. 33 La forma y contenido de las políticas y procedimientos establecidos por escrito deberán ser adecuados al tamaño y estructura del departamento de auditoria interna y a la complejidad de su trabajo. No se requieren manuales, formales, administrativos, técnicos de auditoria para todos los departamentos de auditoria interna. Un departamento pequeño de auditoria interna puede ser manejado informalmente ya que será dirigido y controlado sobre base diaria con una estrecha revisión y con memoranda escrita. Para un departamento grande de auditoria interna es esencial que se establezcan, de manera formal y comprensible, políticas y procedimientos que orientarán al personal de auditoria en el cumplimiento consistente de los estándares de ejecución del departamento. Administración y desarrollo de personal. El director de auditoria interna debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del departamento de auditoria interna. El programa de proveer: � Descripción de actividades, por escrito, por cada nivel o categoría de auditor. � Selección de auditores con base en sus calificaciones y competencia. � Oportunidades de entrenamiento y educación continua para cada auditor. � Evaluación, por lo menos una vez al año, del desarrollo de cada auditor. � Orientación a los auditores internos respecto a su crecimiento y desarrollo profesional. Los resultados de la gestión administrativa se alcanzan a través de sus recursos humanos. El director de auditoria interna, al igual que cualquier otro ejecutivo, debe cumplir con sus objetivos a través de su personal; en consecuencia, la guía especifica establece que el director debe allegarse de un programa para la selección y desarrollo de los recursos humanos del departamento de auditoria interna. Auditores externos. El director de auditoria interna debe coordinar los esfuerzos de auditoria interna y auditoria externa. 34 Se debe coordinar el trabajo de auditoria interna y auditoria externa a efectos de asegurar una adecuada cobertura de auditoria y minimizar así la duplicación es esfuerzos. La coordinación de esfuerzos incluye. � Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés reciproco. � Acceso a mutuos programas de auditoria y papeles de trabajo. � Intercambio de reportes de auditoria y comunicaciones a la administración. � Comprensión común de técnicas de auditoria, métodos y terminologías. Cabe resaltar que el auditor interno debe hacer todo lo posible para asegurar la mejor coordinación entre ambas partes en los esfuerzos de auditoria; responsabilidad similar existe por parte del auditor externo. Control de calidad. El director de auditoria interna debe establecer un programa de control de calidad para evaluar las operaciones del departamento de auditoria interna. El propósito de este programa es el de asegurar que el trabajo de auditoria sea conforme con los presentes estándares, con el manual del departamento de auditoria interna y con otros estándares aplicables. El programa para asegurar calidad debe incluir los siguientes elementos: � Supervisión. � Revisiones internas. � Revisiones externas. El trabajo de supervisión de los auditores internos debe ser llevado a cabo de manera continua para asegurar el cumplimiento con: estándares de auditoria interna, políticas departamentales y programas de auditoria. 35 Las revisiones internas deben efectuarse periódicamente por los propios miembros del personal de auditoria interna con el objeto de evaluarla calidad de trabajo desarrollado. Estas revisiones deben ser ejecutas de manera similar a cualquier otra revisión de auditoria interna. Las revisiones externas al departamento de auditoria interna tienen la finalidad de evaluar la calidad de las operaciones del departamento. Estas revisiones deben ser efectuadas por personas calificadas e independientes a la organización y que no tengan ningún real o aparente conflicto de intereses. Estas revisiones deben ser realizadas por lo menos cada tres años. Como resultados de esas revisiones se deben emitir reportes formales por escrito. Cada reporte deberá expresar una opinión respecto al cumplimiento, por parte del departamento de auditoria interna, de los estándares para la practica profesional de la auditoria interna y, en lo aplicable, incluirá recomendaciones de mejoras. 3.6 NORMAS DE ETICA PROFESIONAL El auditor debe reflexionar, y tener presente, que en todo trabajo que dirija y ejecute, deberá apegarse a las normas de ética profesional, a fin de que su manera de conducirse en el campo de la auditoria, no solo le prestigie, sino que este prestigio se extienda hacia la universidad que lo forjo y a sus colegas; Algunas normas de ética profesional que deben ser consideradas son: � Capacidad � Independencia � Equidad � Selección de clientes � Secreto profesional � Honorarios � Difusión de servicios. Capacidad El auditor, al encargarse de un trabajo, debe estar conciente de que tiene la capacidad para desempeñarlo eficazmente. Del mismo modo, cuando su personal colaborador desempeñe funciones en su presentación, se cerciorará de su capacidad para ejecutarlas. 36 Independencia El auditor, al encargarse de un trabajo, debe estar conciente de que actúa con entera libertad, sin influencia mental ni material por parte de quienes contratan sus servicios, ni de cualquier otra persona conectada con la empresa, toda opinión, sugerencia deben ser emitidas con imparcialidad. Equidad El auditor debe tener presente que sus consejos, al ponerse en práctica, pueden afectar los intereses del elemento humano, por lo que procurará que sean emitidos con equidad y protejan los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador y de la firma que lo contrata. Selección de clientes El auditor rechazará aquellas proposiciones de trabajo cuya finalidad se oponga a los lineamientos morales y honestos que debe ostentar en su actuación profesional. Como también rechazará aquellos trabajos en los que considere no ser de utilidad para su cliente. Secreto Profesional El auditor esta obligado a no divulgar, por ningún motivo, hechos, datos y circunstancias de los que ha tenido conocimiento por su intervención en el desempeño de su trabajo. Honorarios Los horarios que determinen deben estar estimados en relación directa de la importancia, responsabilidad, calidad y justa valorización del servicio. Las retribuciones del auditor deben ser lo suficientemente justas que le permitan cubrir con dignidad, las necesidades de él y de sus colaboradores. Difusión de servicios. 37 Ahora bien al iniciarse como auditor se afronta el problema de dar a conocer su campo de acción, desenvolviéndose en principio, a través de sus relaciones como elemento capacitado para prestar este tipo de servicios. Un buen trabajo, de calidad y eficiencia es el mejor método de difusión, puesto que en un cliente satisfecho tendremos buenas recomendaciones. Para la difusión de los servicios de auditoria, es aconsejable que el auditor participe en conferencias, seminarios, mesas redondas, con el objeto de aumentar sus relaciones y dar a conocer su calidad profesional. 38 CAPITULO IV ESTRUCTURA DEL AREA DE AUDITORIA INTERNA Y NIVEL OR GANIZACIONAL 4.1 Ubicación del Departamento de Auditoría Interna A) Referencia Básica Preliminar La posición organizacional de la auditoría interna debe ser relevante para asegurar un amplio margen de cobertura, y para asegura acciones efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoria. La frase “debe ser relevante” infiere que el departamento o grupo de auditoría debe estar dentro de los primeros niveles de la organización como posición jerárquica que permita “asegurar un amplio margen de cobertura de auditoria” hacia los mismos niveles colaterales donde se ubique y hacia los inferiores. La aseveración “para asegurar acciones efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoría” refuerza el contenido del comentario que antecede. A mayor nivel jerárquico del departamento de auditoria interna, mayor peso tiene dentro de la organización, y mayor respeto y autoridad encontrará sobre los hallazgos u observaciones detectados como producto de su trabajo, y aceptación a las recomendaciones o sugerencias propuestas. Reportando en línea recta 39 La organización del departamento de auditoría interna tiene que ver con la organización del mismo, en a cuanto a la asignación de las responsabilidades y funciones del personal y al nivel de jerarquización en el que se encuentran ubicados. El personal del departamento de auditoría interna cubre los diferentes niveles de mando y operación clasificándose en: Reportando en línea recta Reportando al Consejo de Administración Este enfoque, aunque es deseable no es muy afortunado desde un punto de vista práctico y de oportunidad. No “práctico” por la simple razón de ¿Cada cuándo se reúne el consejo de administración?, ¿Qué agenda aborda el consejo de administración en sus reuniones?, ¿Cuánto tiempo le puede dedicar dicho consejo al jefe de auditoría interna?, ¿Qué nivel de detalle se puede y debe profundizar el jefe de auditoría interna en sus participaciones en el consejo dado que éste, por lo regular, no se adentra en aspectos operativos y ocupa más su tiempo en analizar, evaluar y tomar acuerdos, dictar políticas y tomar decisiones macro en relación a la supervivencia y bienestar de la organización?, etc. AUDITOR GENERAL GERENTE SUPERVISOR ENCARGADO AUXILIAR SECRETARIA 40 Por el lado de la oportunidad, no se debe perder el punto de vista que la función de auditoría debe ser planeada; y dentro de esa planeación habrá de considerarse la atención e intervención en asuntos emergentes que tal vez no fueron incorporados de manera específica dentro del programa o plan de intervenciones de auditoría. El jefe de auditoría interna, por su experiencia, capacidad y libertad de acción puede decidir una intervención sin necesidad de que se autorice, pero el problema será: ¿Cuándo reportará los resultados de su trabajo? ¿Hasta que se reúna el consejo de administración? Posiblemente, para entonces, ya se desaprovecho la “oportunidad” en la toma de decisiones a derivarse de un resultado o reporte de auditoría interna. Reportando al Consejo de Administración Reportando a la Dirección General Este puede y debe ser el enfoque por excelencia de ubicación organizacional del departamento de auditoría interna en una entidad. El principal responsable en y por una entidad u organización es el director o gerente general. Habrá de responder por ella ante sus accionistas, su consejo de administración, sus deudores y creedores, el fisco, su personal, y recursos que se le han confiado para que los administre. Hacer CONSEJO ADMÓN. AUDITORIA INTERNA DIRECTOR GRAL. GERENCIA PRODUCCION GERENCIA VENTAS GERENCIA MERCADOTECNIA GERENCIA FINANZAS 41 frente a esa responsabilidad infiere se le alleguenlos elementos necesarios para que él pueda responder antes sus mandantes. Un elemento básico e indispensable del control es el grupo de auditoria interna. El jefe de auditoria interna proveerá al director general de un aspecto esencial en toda la organización: información . A través de este profesional el director general sabrá hasta que punto es confiables y veraz la información administrativa, operacional y financiera que se le esta presentando; sabrá que tanto la organización se esta apegando y respetando las políticas y criterios y procedimientos instaurados o aprobados por el; que tan eficientes son esas políticas, criterios y procedimientos en áreas de una operación sana y rentable; que tan bien utilizados y protegidos están los recursos de que dispone la organización. El grupo de auditoria interna es el elemento idóneo para tales propósitos. Reportando al Director General Reportando a la Dirección de Finanzas. CONSEJO ADMÓN. DIRECTOR GRAL. AUDITORIA INTERNA GERENCIA PRODUCCION GERENCIA VENTAS GERENCIA MERCADOTECNIA GERENCIA FINANZAS 42 Un atributo natural, en cierta medida generalizado en el ser humano, es el deseo de poder, poder en sentido aprehensivo de allegarse o hacerse de facultades para hacer, ordenar, imponer una acción o decisión, en síntesis tener poder para cambiar las cosas. Una entidad, en sentido organizacional, esta constituida por la combinación de recursos humanos, naturales y capital, coordinadas por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los que fue creada la propia entidad. Al director de finanzas su entidad le da facultades para administrar uno de esos recursos: el capital; obviamente dentro de políticas, criterios y lineamientos acordes a los fines que persigue la propia entidad. Esa facultad redunda, directa o indirectamente, en poder; el poder del dinero. El director de finanzas tiene poder para decidir como allegarse de recursos, como administrarlos cuando obran en su poder, y como erogarlos. Este simple hecho le da poder dentro de la organización. Y si a ese poder que proporciona el administrar el dinero se le añade el poder que da el contar con información delicada y altamente relevante e importante que suministra auditoria interna; y el poder decidir cuando, donde, como y a quien auditar, simple y sencillamente se esta haciendo al director de finanzas uno de los hombres mas poderosos –sino es que mas- de la organizaciones; en ocasiones por encima del propio director general. CONSEJO ADMÓN. DIRECTOR DE FINANZAS AUDITORIA INTERNA GERENCIA PRODUCCION GERENCIA VENTAS GERENCIA MERCADOTECNIA GERENCIA FINANZAS 43 Reportando a otros funcionarios. No es concebible en una buena administración que la función de auditoria interna dependa de otros funcionario, que no sea el director general. Sin embargo existe un caso de excepción que en un momento dado pudiere ser justificable; y este es, cuando depende del contralor. Reportando al Contralor En primer orden debe quedar claro que un director general es responsable por el sistema de control interno instaurado en su entidad. Corresponde al contralor la instauración, seguimiento, respeto y vigilancia porque ese sistema de control interno sea el necesario y eficaz. ¿Cómo lograrlo?. Reportando al Contralor Una estructura organizacional ideal de contraloría estará integrada por las siguientes áreas. � Organización y métodos. CONSEJO ADMÓN. CONTRALOR AUDITORIA INTERNA GERENCIA PRODUCCION GERENCIA VENTAS GERENCIA MERCADOTECNIA GERENCIA FINANZAS 44 En donde, entre otras actividades, se le encargará la elaboración de manuales de organización, y procedimientos en los que invariablemente se incluyan temas relativos al control interno a observar en las funciones y actividades que regulan y norman tales manuales. � Contabilidad General. Es el mayor y mejor elemento de control interno en una entidad. Contabilidad capta, compendia, registra e informa todos los resultados de operación de una entidad por un periodo dado; dice cual es su situación financiera a una fecha dada. Una entidad sin contabilidad es una entidad sin control; por tanto, debe depender del contralor para controlar. Por contabilidad general se entenderá el proceso contable en sí al que se incorpora el control presupuestal vía la comparación resultados presupuesto, y la contabilidad de costos. � Contabilidad de Costos Es la captación, compendio, registro e informe de los costos de producción. Una buena contabilidad de costos y control de los mismos, y que por ende depende del contralor, es la que informa el costo unitario de fabricación, las desviaciones o variaciones a los costos estimados o previstos, identifica el porqué de esas variaciones o desviaciones, y en la que coinciden sus registros analíticos con los registros mayores de la contabilidad general. � Auditoria interna. Con esta función se cierra el ciclo de control a ejercer para el contralor. Y su justificación de ubicarla dentro la contraloría obedece a que esta función. “Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles“ según lo comentado es oportunidad del tema Objetivo de la Auditoria Interna. Por tanto, al ser la auditoria, en términos llanos, “un control de controles” suena adecuado o razonable que dependa del contralor. B) Análisis de la Correcta Ubicación. 45 Teniendo los elementos para concluir donde debe ubicarse el departamento de auditoria interna en una entidad. En complemento habrá de considerarse un elemento indispensable para reforzar el juicio a que se llegue; este elemento es el tamaño de la entidad y organización. En entidades medianas o pequeñas que no cuentan con una gran infraestructura administrativa es más común que el grupo de auditoría interna dependa del director general o dueño de la entidad que, por ser mayor su rango de control y supervisión, le permita este mejor acercamiento hacia sus auditores internos. En organizaciones de mayor envergadura debe pugnarse por el reporte directo del jefe de auditoria interna hacia el director o gerente general. O al menos, reportar directamente al contralor quien depende del director general. Nunca a un menor nivel nunca al director de Finanzas. Auditoria Interna en el Sector Público. Si hablamos de auditoria interna en el sector Público, es conveniente conocer cómo se encuentra integrado el gobierno federal en nuestro país (en la fig. Núm. 1 se presenta la forma como se encontraba estructurado el poder ejecutivo en 1976; y en la fig. Núm. 2 tal y como se encuentra estructurado a partir de diciembre de 1997). La estructura de la Administración Pública Federal se clasifica en tres áreas fundamentales, que son: Área operativa. En donde se presentan las entidades del sector público que tiene a su cargo actividades de construcción y creación de la infraestructura necesaria para el desarrollo de un país. Área de servicio. Donde se presentan las entidades del sector público que tiene a su cargo actividades de construcción y creación de la infraestructura necesaria para el desarrollo de un país. Área de administración. Que comprende las entidades encargadas de manejar los ingresos y egresos del gobierno federal, vigilar y coordinar las actividades industriales comerciales en el país, así como dar apoyo al ejecutivo federal en el desarrollo de sus funciones operativas y de servicio. 46 Las actividades de los sectores que comprende la administraciónpública federal, son las siguientes: Área de Operación. � Secretaria de agricultura, Ganadería y Desarrollo R ural. Tiene a su cargo el despacho de los siguientes asuntos: Formular y evaluar la política de desarrollo rural, promoviendo el empleo y estableciendo programas que fomenten la productividad y la rentabilidad económicas; impulsar proyectos de inversión canalizando recursos públicos y privados; coordinar y apoyar empresas de productores rurales; fomentar y elaborar normas de sanidad animal y vegetal; difundir información estadística sobre oferta y demanda de productos del sector rural; en coordinación con la Secretaría de Educación Pública apoyar los centros de educación agrícola, establecer escuelas técnicas de agricultura, ganadería, apicultura, avicultura y selvicultura: fomentar las investigaciones en estas actividades; promover la infraestructura industrial y comercial de la producción agropecuaria, así como la integración de sociedades rurales; elaborar un banco de proyectos de inversión en el sector; participar con la Secretaría de Medio ambiente, Recursos Naturales y Pesca en la conservación de suelos agrícolas, pastizales y bosques; fomentar la producción artesanal; organizar Congresos, Ferias y Exposiciones y Concursos Agrícolas y Pecuarios; participar con la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico en la determinación de estímulos fiscales y financieros al sector. DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO EN 1976 C O N S T I T U C I O N PODER EJECUTIVO PODER LEGISLATIVO PRESIDENTE DE LA REPUBLICA PODER JUDICIAL S E C T O R P O L Í T I C A E C O N Ó M IC A S E C R E T A R I A D E P R O G R A M A C I O N Y P R E S U P U E S T O S R A . D E H A C IE N D A Y C R E D . P U B L IC O FIG . NÚM. 1 47 DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO EN 1998 S E C T O R P O L Í T IC A E C O N Ó M I C A S E C R E T A R I A D E H A C IE N D A Y C R É D I T O P Ú B L I C O MÓN. S E C T O R A G R O P E C U A R I O Y R U R A L S E C R E T A R I A D E A G R I C U L T U R A , G A N A D E R I A Y D E S A R R O L L O R U R A L S E C R E T A R IA D E L A R E F O R M A A G R A R IA MÓN. S E C T O R T U R I S M O S E C R E T A R I A D E T U R I S M O ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL FIG . NÚM. 2 S E C T O R I N D U S T R I A L S E C R E T A R I A D E P A T R I M O N I O Y F O M E N T O IN D U S T R I A L S E C T O R A S E N T A M IE N T O S H U M A N O S S E C R E T A R IA D E A S E N T A M IE N T O S H U M A N O S Y O B R A S P Ú B L I C A S MÓN. S E C T O R E D U C A C I O N S E C R E T A R IA D E E D U C A C I O N P Ú B L IC A MÓN. S E C T O R C O M E R C I O S E C R E T A R I A D E C O M E R C I O S E C T O R COMUNICACIONES Y TRANSPORTES S E C R E T A R IA D E C O M U N IC A C I O N E S Y T R A N S P O R T E S S E C T O R S A L U D Y S E G U R I D A D SECRETARIA DE SALUBRIDAD Y ASISTENCIA S E C T O R A D M I N I S T R A C I O N Y D E F E N S A S E C R E T A R I A D E G O B E R N A C I O N S E C R E T A R I A D E R E L A C I O N E S E X T . S E C R E T A R I A D E L A D E F E N S A N A L . S E C R E T A R I A D E M A R I N A P R O C U R A D U R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L I C A P R O C U R A D U R I A G E N E R A L D E J U S T I C I A D E L D . F . S E C T O R PESCA DEPARTAMENTO DE PESCA S E C T O R S A L UD Y S E G U R I D A D SE C R E T A RI A DE S AL U B R I D AD Y A S I ST E N CI A C O N S T I T U C I O N PODER EJECUTIVO PODER LEGISLATIVO PRESIDENTE DE LA REPUBLICA PODER JUDICIAL ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL S E C T O R P O L I T I C A S O C I A L S E C R E T A R I A D E D E S A R R O L L O S O C I A L S E C T O R C O N T R A L O R I A P U B L I C A S E C R E T A R IA D E C O N T R A L O R I A Y D E S A R R O L L O A D M I N IS T R A T I V O MÓN. S E C T O R E D U C A C I O N S E C R E T A R IA D E E D U C A C I O N P Ú B L I C A MÓN. S E C T O R C O M E R C I O E I N D U S T R I A S E C R E T A R I A D E C O M E R C I O Y F O M E N T O I N D U S T R I A L S E C R E T A R I A D E E N E R G I A S E C T O R COMUNICACIONES Y TRANSPORTES S E C R E T A R IA D E C O M U N IC A C I O N E S Y T R A N S P O R T E S S E C T O R S A L U D Y S E G U R I D A D SECRETARIA DE SALUD S E C T O R S E G U R I D A D N A C IO N A L S E C R E T A R I A D E G O B E R N A C IO N S E C R E T A R I A D E R E L A C I O N E S E X T . S E C R E T A R I A D E L A D E F E N S A N A L . S E C R E T A R IA D E M A R I N A C O N S E J E R I A J U R Í D I C A D E L E J E C U T IV O F E D E R A L S E C T O R M E D IO A M B IE N T E S E C R E T A R IA D E M E D I O A M B IE N T E , R E C U R S O S N A T U R A L E S Y P E S C A S E C T O R P O L I T I C A L A B O R A L S E C R E T A R I A D E L T R A B A J O Y P R E V I S IO N S O C I A L 48 � Secretaria de la Reforma Agraria. Tiene el Despacho de los siguientes asuntos: Aplicar los preceptos agrarios del Art. 27 Constitucional, demás leyes agrarias y sus reglamentos; Conceder de acuerdo a la ley, las dotaciones o restituciones de tierra y aguas a los núcleos de población rural; crear nuevos centros de población agrícola; intervenir en la titulación y parcelamiento ejidal; tener el registro agrario nacional; identificar los limites y deslindes de tierras ejidales y comunales, resolver los problemas de los núcleos de población ejidal; proyectar programas de colonización ejidal, para realizarlos promoviendo su mejoría; manejar terrenos baldíos, ejecutar resoluciones que dicte el Presidente de la república en materia agraria. � Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrati vo. Tiene a su cargo el despacho de los siguientes asuntos: Realizar las funciones de Organización y Coordinación del sistema de Control y Evaluación gubernamental; inspeccionar el ejercicio del gasto publico federal y su congruencia con los presupuestos de egresos, expedir la normatividad relativa a los instrumentos y procedimientos de control de la Administración Publica Federa; Vigilar el cumplimiento de las normas de control y fiscalización, asesorando y apoyando a los órganos de control interno de las dependencias y entidades de la Administración Publica Federal; establecer las bases generales para la realización de auditorias en el sector publico en sustitución o apoyo de sus propios órganos de control; Vigilar las disposiciones en materia de planeación, presupuestación, ingresos, financiamiento, inversión, deuda, patrimonio, fondos y valores, organizar y coordinar el desarrollo administrativo integral en las dependencias y entidades de la Administración Publica Federal; Vigilar que se cumplan las normas y disposiciones en materia de sistema de registro y contabilidad, contratación y remuneraciones de personal, contratación de adquisiciones, arrendamientos, servicios y ejecución de obra publica, conservación, uso, destino, afectación, enajenación y baja de bienes muebles e inmuebles, almacenes y demás activos, designar a los auditores externos; delegados, comisarios en los órganos de gobierno o vigilancia. � Secretaria de Comunicaciones y transportes. Tiene el Despacho de los siguientes asuntos: Formular las políticas y programas para el desarrollo del transporte y las comunicaciones; regular y vigilar correos, telégrafos y sus servicios
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