131-3-METODOLOGIA-DE-LA-AUDITORIA-OPERACIONAL

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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL 
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN 
UNIDAD TEPEPAN 
 
 
SEMINARIO: 
 
LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y 
EL CONTADOR PUBLICO 
 
 
TEMA: 
 
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL 
ADMINISTRATIVA APLICADA AL CICLO DE CUENTAS POR PAG AR 
 
 
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: 
CONTADOR PUBLICO 
 
 
PRESENTAN: 
 
SERGIO NICOLAS PEDRO 
EDGAR HERNANDEZ GUTIERREZ 
MARILU CALIXTO SANCHEZ 
ELISEO LOPEZ PEREZ 
HUMBERTO RODRIGUEZ GUTIERREZ 
 
 
CONDUCTOR DEL SEMINARIO: 
C.P. HECTOR HERNANDEZ MARQUEZ 
 MÉXICO D.F. OCTUBRE DE 2002 
 2 
AGRADECIMIENTOS 
 
 
 
 
 
Al Instituto Politécnico Nacional 
 
 
Por el desarrollo profesional inculcado el cual nos prepara para enfrentar nuevos retos en el 
ámbito laboral. 
 
 
 
 
A la Escuela Superior de Comercio y 
Administración 
 
 
Por resguardar en sus aulas a jóvenes con deseos de superación y con inquietudes de seguir 
adelante, creciendo personal y profesionalmente, para que su carrera sea la base de la 
formación de un futuro con muchos éxitos. 
 
 
 
 
A los Profesores: 
 
 
Por el tiempo brindado, sus enseñanzas y paciencia que fueron el motor para seguir adelante 
y no claudicar, poniendo nuestro mejor empeño juntos. 
 3 
 I N D I C E Pág. 
 
INTRODUCCION 
 
CAPITULO 1 IMPORTANCIA, CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA 
AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA 
 
 
1.1 Importancia de la Auditoria Operacional-Administrativa 
1.1.1 Para el Consejo de Administración 
1.1.2 Para el Auditor 
1.1.3 Para los Empleados 
1.2. Criterios de evaluación 
1.2.1 Evaluación de la eficacia 
1.2.2 Evaluación de la economía 
1.2.3 Evaluación de la eficiencia 
1.3 Concepto de la Auditoria Operacional - Administrativa 
1.3.1 Auditoria administrativa 
1.3.2 Auditoria operacional 
1.3.3 Auditoria operacional-administrativa 
1.4 Objetivos 
1.4.1 Del organismo que solicita los servicios 
1.4.2 Del auditor operacional-administrativo 
 
 
CAPITULO 2 CONTRATACION DE LOS SERVICIOS 
 
2.1 Solicitud 
2.2 Contratación 
2.3 Estipulación de honorarios 
2.3.1 Honorarios fijos 
2.3.2 Honorarios variables 
2.3.3 Honorarios con base en iguala 
2.4 Normas de ética profesional 
2.4.1 Capacidad 
2.4.2 Independencia 
2.4.3 Equidad 
 
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 4 
2.4.4 Selección de clientes 
2.4.5 Secreto profesional 
2.4.6 Honorarios 
2.4.7 Difusión de servicios 
2.5 Características del auditor 
 
 
CAPITULO 3 ENFOQUES DE REVISION 
 
3.1 Clasificación 
3.2 En base a ciclos de operaciones 
a) Características de los ciclos de transacciones 
b) Clasificación de los ciclos de operación 
3.2.1 Ciclo de Tesorería 
a) Objetivos 
b) Funciones típicas 
c) Asientos contables frecuentes 
d) Formas y documentos importantes 
e) Bases usuales de datos 
f) Enlace con otros ciclos 
3.2.2 Ciclo de Ventas y Cuentas por Cobrar 
a) Objetivos 
b) Funciones típicas 
c) Asientos contables frecuentes 
d) Formas y documentos importantes 
e) Bases usuales de datos 
f) Enlace con otros ciclos 
3.2.3 Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar 
a) Objetivos 
b) Formas y documentos importantes 
c) Asientos contables frecuentes 
d) Bases usuales de datos 
e) Enlace con otros ciclos 
3.2.4 Ciclo de Nominas y Personal 
a) Objetivos 
b) Funciones típicas 
c) Asientos contables frecuentes 
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 5 
d) Formas y documentos importantes 
e) Bases usuales de datos 
f) Enlace con otros ciclos 
3.2.5 Ciclo de Producción 
a) Objetivos 
b) Funciones típicas 
c) Asientos contables frecuentes 
d) Formas y documentos importantes 
e) Bases usuales de datos 
f) Enlace con otros ciclos 
3.2.6 Ciclo de Informes Financieros 
1. Ciclos de información 
a) Información contable-financiera 
b) Información administrativa 
c) Información operativa 
2. Sistema de contabilidad 
a) Flujo de Sistema Contable 
b) Catalogo de cuentas 
c) Guía contabilizadora 
d) Estados Financieros 
3. Apego a Principios de Contabilidad 
3.3 Enfoque de revisión en base a funciones o actividades 
a) Definición y características 
b) Importancia 
c) Alcance de la Revisión en base a funciones. 
d) Aspectos a considerar en la revisión. 
e) Ventajas de la revisión en base funciones o actividades. 
3.3.1 Plano Funcional y Estructural en una Organización. 
1 El Plano Organizativo Dinámico 
a) Planeación 
b) Organización 
c) Dirección 
d) Control 
2 El Plano Funcional 
a) Descentralización de funciones 
b) Delegación de autoridad 
3 El Plano Estructural 
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a) Elementos de la estructura 
b) Diseños organizacionales más comunes 
c) Nuevas tendencias de estructura 
4 El Plano del comportamiento. 
a) El Comportamiento humano y el sistema social 
3.3.2 Principales Áreas Funcionales 
1. Compras 
a) Definición y Funciones 
b) Importancia 
c) Alcance de la revisión 
2. Mercadotecnia y / o Comercialización 
a) Definición y Funciones 
b) Importancia 
c) Alcance de la revisión 
3. Finanzas 
a) Definición y Funciones 
b) Importancia 
c) Alcance de revisión 
4. Producción 
a) Definición y Funciones 
b) Importancia 
c) Alcance de la revisión 
5 Recursos humanos 
a) Definición y Funciones 
b) Importancia 
c) Alcance de revisión 
6. Ventas 
a) Definición y características 
b) Importancia 
c) Alcance de la Revisión 
7. Inventarios 
a) Definición y características. 
b) Funciones 
4.4 En base a Instrucciones Directas 
4.4.1 Modalidad de la revisión 
4.4.2 Ventajas 
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4.4.3 Desventajas 
 
CAPITULO 4 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL -ADMINISTRATIVA 
 
4.1 Concepto 
4.2 Objetivo 
4.3 Importancia 
4.4 Etapas de la metodología 
4.4.1 Precisión del objetivo de la auditoria 
4.4.2 Estudio General 
4.4.3 Análisis de la función a auditar 
a) Evaluación de la estructura organizacional 
b) Evaluación de puestos y / o actividades. 
c) Costo – hombre de cada actividad de la función sujeta a auditar. 
d) Cuadro de distribución de costo – cargas de trabajo. 
e) Análisis de procedimientos de operación. 
f) Análisis de formas de papelería. 
g) Análisis de archivos. 
h) Análisis de sistemas de información. 
4.4.4 Verificación de la información. 
1. Obtención de información. 
a) Entrevista y cuestionario 
b) Observaciones de campo 
c) Obtención de evidencia documental. 
4.4.5 Preparación de papeles de trabajo 
1. Propósito, contenido, técnicas de preparación; proceso de revisión; propiedad, 
 custodia y actualización. 
2 Diagramas de flujoa) Definición 
b) Utilidad 
c) Objetivos 
d) Símbolos 
3. Descripciones narrativas 
4. Recopilación de información complementaria. 
4.4.6 Aplicación de pruebas de auditoria 
1 Programa de auditoria 
a) Programas de auditoria de aplicación general 
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b) Programas de auditoria de aplicación específica 
2 Alcance las pruebas de auditoria 
a) Muestreo 
4.4.7 Verificación de funciones, procesos y sistemas 
1. Evaluación de funciones, procesos y sistemas 
a) Identificación de objetivos del proceso sujeto a evaluación 
b) Programas de aplicación general y especifica 
4.4.8 Control de hallazgos y observaciones de auditoria 
 
APENDICE 
 
CASO PRACTICO 
 
5.1 Introducción 
5.2 Antecedentes SEGMENTA, S.C. 
5.3 Cuestionarios 
5.3.1 Estudio General 
5.3.2 Análisis de Puestos 
5.3.3 Análisis de Procedimientos 
5.3.4 Descripción de Labores del Personal 
5.4 Manual de Procedimientos de Pago a Proveedores 
5.4 Análisis de Procedimientos de Cuentas por Pagar 
5.5 Análisis de Observaciones 
5.6 Anexos 
BIBLIOGRAFIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 9 
I N T R O D U C C I O N 
 
 
Al hablar de México, actualmente, debemos señalar la crisis económica que 
atraviesa, del desempleo a nivel nacional y de la pérdida del poder adquisitivo del peso. 
Todos estos factores económicos han propiciado que la competitividad entre los diversos 
sectores industriales y comerciales sea cada vez más compleja. Ya que en el México actual 
los empresarios mexicanos han tenido que adaptarse a las alianzas comerciales con que 
cuenta el país. 
 
Al hablar de los tratados comerciales que México ha firmado con economías más 
sólidas que la nuestra ha originando gran preocupación ante los empresarios nacionales, ya 
que al eliminarse las barreras comerciales trae consigo que en los mercados nacionales 
exista demasiada oferta y no permita mantener un punto de equilibrio óptimo entre oferta y 
demanda, lo que a generado que sólo la mayor parte de las compañías nacionales se 
preocupen por adoptar una mejora continua en sus procesos comerciales. 
 
La competitividad comercial a originado que con mayor frecuencia los empresarios 
vislumbren a la auditoria interna como un área de apoyo que les permitirá mejorar en sus 
procesos, de ahí que el Contador Público se vea inmerso en un mercado muy cambiante y 
competitivo y que en la medida en que el profesional de Contaduría desarrolle técnicas que 
aporten optimización de los recursos dentro de un ente económico, veremos con satisfacción 
la contratación periódica de los servicios de auditoria interna. 
 
En el primer capítulo se definirá la importancia, concepto y objetivos de la auditoria 
operacional administrativa, ya que al hacer el análisis, la auditoria operacional administrativa 
es completamente diferente a la auditoria financiera, también se enfatizará en definir 
claramente los objetivos que persigue la empresa que contrate los servicios de auditoria, 
antes de comenzar con cualquier revisión y de esta manera llegar al objetivo final de manera 
satisfactoria. 
 
En el capítulo dos se describirá de manera general el tema relacionado con el primer 
contacto que tiene el auditor con la compañía que contrate los servicios, así como también se 
definirá el marco legal que deberán definir tanto la compañía que contrate los servicios así 
como el profesional con respecto a los trabajos a desarrollar en la auditoria, desde dos 
enfoques, ya sea de manera independiente o como parte integrante de la compañía, en lo 
relacionado a características del auditor así como la estipulación de Honorarios. 
 10 
En el capítulo tres, se habla de los enfoques de revisión que al auditor interno puede 
utilizar para poder realizar su revisión, en este punto se definirán tres enfoques básicos; 
revisión por ciclos de operaciones, en base a funciones o actividades e instrucción directa. 
 
En el capítulo cuatro, se menciona la Metodología de la Auditoria Operacional – 
Administrativa, en este tema es cuando el auditor pone en práctica sus conocimientos 
técnicos y apoyado en su experiencia profesional definirá la técnica adecuada a utilizar en su 
trabajo de auditoria interna, de tal manera que le permita reunir todos los elementos 
necesarios que sustenten sus desviaciones encontradas de tal manera que le permitan emitir 
su informe final de auditoria interna. 
 
Por último, veremos la historia de “SEGMENTA, S.C.”, su conformación, sus 
objetivos generales, su cultura organizacional. En este punto se analizará únicamente el 
procedimiento de Cuentas por Pagar, que por medio de entrevistas y cuestionarios aplicados 
a las personas involucradas en el proceso del pago a proveedores, permitán reunir los 
elementos necesarios en la detección inicial de fallas y deficiencias dejando evidencia en los 
papeles de trabajo de las mismas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 11 
CAPITULO 1 
IMPORTANCIA, CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA O PERACIONAL-
ADMINISTRATIVA 
 
 
1.1 IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA 
 
1.1.1 Para el Consejo de Administración 
 
Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total, 
excelencia gerencial, sistemas de información etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la 
gestión empresarial en forma cualitativa y mesurable para lograr que los consumidores, 
clientes y usuarios que satisfagan sus necesidades. 
 
En este contexto, el sistema de control asume un rol relevante porque a través de sus 
evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en términos de eficiencia, eficacia, 
economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La instrumentalización 
de los sistemas de control se da a través de las auditorias que se aplican en las empresas 
dentro de un período determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias 
etc. como parte de la evaluación. 
 
 
1.1.2 Para el Auditor 
 
El auditor tiene como objetivo, contribuir activamente con los negocios, así como 
informar, directa o indirectamente a los accionistas y propietarios acerca de las obligaciones 
formales y sustantivas de sus empresas y su organización. 
 
El ejercicio de la auditoria operacional – administrativa infiere un cambio de actitud 
del auditor interno de la práctica. Ya no se trata de analizar las cifras frías de unos estados 
financieros; ya no se trata de evaluar el comportamiento y desempeño de la administración. 
La actitud, ahora, es más de compenetrarse anímica y mentalmente en la misma, la 
supervivencia y desarrollo de la entidad a la que presta sus servicios. 
 
El auditor operacional no buscará respuestas satisfactorias que justifiquen un buen o 
mal resultado de operación; su enfoque será el de hacer preguntas inteligentes en vez de 
 12 
buscar respuestas inteligentes. La filosofía de actuación del auditor será con un enfoque 
socrático de la búsqueda de la verdad; cuya respuesta es infinita. 
 
Es aplicar la mayéutica como método para introducir al entrevistado para que 
explique los resultados de su actuación en aras de mejorarlos. 
 
Es aplicar la dialéctica como una forma de razonar lógica y metódicamente del 
porque de los resultados obtenidos. 
 
Por otro lado la auditoria operacional – administrativa es un gran reto a la capacidad 
y calidad profesional del Contador Públicocomo auditor. Para una buena ejecución de esta 
especialidad requerirá introducirse, estudiar, conocer otras disciplinas, el reto es infinito; 
también lo habrá de ser su voluntad por superarse, ser mejor, brindar un mejor servicio. 
 
La prueba determinante de que cualquier actividad operacional administrativa es 
aquella que debe un propósito definido, es que este se encuentra determinado por el grado 
de esfuerzo que se le debe aplicar para que sea alcanzado. En otras palabras y hablando en 
términos de control se requiere una definición clara de objetivos; así como contar con 
elementos para comparar lo que se está realizando contra esos objetivos con el propósito de 
determinar desviaciones y analizar y evaluar estas para así poder tomar medidas correctivas 
acordes con las circunstancias. 
 
 
1.1.3 Para los Empleados 
 
 
 Al momento de realizar una auditoria operacional – administrativa, se evalúan todas y 
cada una de las partes que integra el organismo, en el cual ubicamos el factor humano, la 
auditoria operacional – administrativa no persigue eliminar al personal que presenta errores 
en el desempeño de sus funciones o actividades, sino sugerir alternativas para corregir los 
errores detectados alcanzando niveles que permitan obtener los resultados que se pretenden 
en la ejecución de sus tareas encomendadas. 
 
 
Podemos realizar una evaluación de todas las actividades que se desarrollan en 
diversas áreas funcionales de la empresa, con el objeto de identificar áreas potenciales de 
mejora y recomendar un plan a seguir para cada uno de los puntos identificados. 
 13 
1.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN 
 
La auditoría operacional-administrativa puede entenderse y practicarse de una 
manera específica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales, 
eficacia, economía, y eficiencia. Para el mayor rendimiento de una auditoría operacional-
administrativa la evaluación debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la 
comprobación y análisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economía y 
terminar comprobando y evaluando la eficiencia. A continuación se explica de manera breve 
cada uno de los conceptos antes señalados. 
 
1.2.1 Evaluación de la Eficacia. 
 
Es el examen de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para 
determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular 
recomendaciones para mejorar. Proporciona a las autoridades jerárquicas, una evaluación, 
con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad o área auditada, ha 
cumplido su gestión al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o 
resultados deseados. (Al interior de la entidad auditada, proporciona al titular de la entidad o 
área auditada) También con criterio independiente, una evaluación de la manera como el 
desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se encaminó hacia el logro de los 
resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de 
mejora. 
 
1.2.2 Evaluación de la Economía. 
 
Es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad o 
empresa pública, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular 
recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance mas amplio, 
la auditoría operacional-administrativa proporciona a las autoridades jerárquicas, una 
evaluación, con criterio independiente, sobre la manera económica de como el titular de la 
entidad ha alcanzado las metas propuestas. También proporciona una evaluación sobre los 
 14 
costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir 
costos. 
 
1.2.3 Evaluación de la Eficiencia. 
 
Es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad para 
determinar la relación entre la productividad y un estándar de desempeño y formular 
recomendaciones para alcanzar un nivel óptimo de eficiencia. Esta auditoría operacional-
administrativa proporciona una evaluación, con criterio independiente, sobre el grado de 
eficiencia obtenido por el titular de un área, en la administración de los recursos para 
alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluación acerca 
del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para 
conducirlas hacia el nivel óptimo. 
 
 
1.3 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIV A 
 
 
 Antes de definir el concepto de auditoria operacional-administrativa debemos 
empezar con la definición de dos conceptos; auditoria administrativa y auditoria operacional. 
 
1.3.1 Concepto de Auditoria Administrativa 
 
Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos 
institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y 
participación individual de los integrantes de la institución. 
 
1.3.2 Concepto de Auditoria Operacional 
 
Es el examen del flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias áreas 
funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la 
eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer las recomendaciones que se 
consideren necesarias. 
 15 
1.3.3 Concepto de Auditoria Operacional-Administrativa 
 
 Tomando en consideración las definiciones anteriores podemos concluir que la 
auditoria operacional-administrativa es: 
 
La revisión y evaluación de los objetivos instituci onales de la estructura 
orgánica de una entidad económica; de sus métodos d e control así como del flujo de 
transacciones llevadas a cabo en una o varias áreas funcionales, con el propósito de 
incrementar la eficiencia y eficacia de sus proceso s operativos, recursos humanos y 
materiales a través de las recomendaciones que se c onsideren necesarias. 
 
 
1.4 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTR ATIVA 
 
Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano plazo. 
 
1.4.1 Del organismo que solicita los servicios 
 
Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable 
de una empresa de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios 
económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la 
mejora de la prestación del servicio a la comunidad. 
 
1.4.2 Del auditor operacional-administrativo 
 
Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la 
economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Este objetivo se 
logra al finalizar un trabajo de auditoría. 
 
 16 
CAPITULO 2 
CONTRATACION DEL SERVICIO 
 
 
2.1 SOLICITUD 
 
 Cuando un cliente se muestra interesado en los servicios del auditor, es necesario 
que éste precise las causas que motivan su requerimiento de servicio. 
 
 De la exposición de motivos que el cliente haga en las primeras entrevistas, el auditor 
conocerá el o los problemas de que se trata y quedará en condiciones de apreciar las 
siguientes consideraciones: 
 
- El cliente conoce o cree conocer el problema. 
- El cliente desconoce las causas del problema o la forma de atenderlo. 
 
En ambos casos, el auditor deberá practicar una investigación previa, por medio de la 
cual 
podrá confirmar lo expuesto por el cliente o percatarse de la magnitud del problema o 
situación objeto de la consulta. 
 
 Esta fase inicial de los trabajos del auditor es vital importancia, ya que por medio de 
ella, precisará las características y alcance del problema, permitiéndole estimar el tiempo 
probable para la realización de los trabajos, los elementos tanto humanos como materiales 
que necesitara y su costo. 
 
 Queda a juicio del auditor, según el tiempo del empleado, la magnitud de los trabajos 
previos, de cobrar o no por honorarios porestos pasos preliminares y, en caso afirmativo, lo 
hará saber a su cliente. 
 
 Posteriormente, el auditor formulará una carta por medio de la cual confirmará los 
acuerdos tomados durante las primeras entrevistas. 
 
 
 
 
(VER ANEXO No. 1 DE APÉNDICE AL FINAL DEL TEXTO) 
 17 
2.2 CONTRATACIÓN 
 
 Aceptados los servicios, el auditor formulará una carta en la que especificará 
detalladamente lo convenido con el cliente, con el fin de evitar errores o malas 
interpretaciones que posteriormente pudieran traer desacuerdos. 
 
 En la carta de referencia deberán quedar asentadas las condiciones especificas a las 
que se ajustará el trabajo, que en términos generales serán las siguientes: 
 
- Mención de antecedentes de contratación del servicio. 
- Objetivo de los trabajos a realizar y alcance de los mismos. 
- Especificaciones sobre el tipo de colaboración y medios que la empresa se obliga 
a proporcionar para la ejecución del trabajo. 
- Mención de la categoría y personal que utilizará. 
- Tiempo probable para su ejecución. 
- Honorarios por devengar y forma de pago. 
- Forma como el cliente cubrirá gastos específicos que el auditor, en el desempeño 
de su encargo, se vea precisado a erogar y que no quedaron incluidos en el 
renglón de honorarios. 
- Fecha de iniciación de los trabajos. 
- Periodicidad y tipo de información que deba formularse, en relación al avance de 
los trabajos que se efectúen. 
 
En ocasiones, tomando en consideración situaciones particulares y características de 
trabajo a desarrollar, se hace necesario la formulación de un contrato formal, por medio del 
cual cliente y auditor especifican derechos y obligaciones mutuas. 
 
 
(VER ANEXO No. 1 DE APÉNDICE AL FINAL DEL TEXTO) 
 
 
2.3 ESTIPULACION DE HONORARIOS 
 
 La fuente de ingresos para el sostenimiento de un despacho, proviene de los 
honorarios del auditor, puesto que éstos determinarán la existencia del despacho y su 
acrecentamiento. 
 18 
La forma de calcular los honorarios es factor importantísimo sobre el cual el auditor 
deberá meditar y reflexionar hasta lograr su justa estimación, pues una falla, por pequeña 
que sea, responderá en perjuicio grave de sus intereses. 
 
 Por otro lado, es importante que se establezca la forma o tipo de cobrar sus 
honorarios, porque de no hacerlo incurrirá en errores y deficiencias que lesionarán su 
economía. 
 
 Los honorarios del auditor pueden ser contratados en tres formas: 
 
- Honorarios fijos. 
- Honorarios variables. 
- Honorarios con base en iguala. 
 
 
2.3.1 Honorarios Fijos 
 
 El auditor acepta, a cambio de sus servicios, una cantidad fija, previamente acordada 
con el cliente. 
 
 Esta forma de contratar los servicios tiene la conveniencia de que ambos 
contratantes conocen con precisión el monto de los honorarios, situación que permite al 
auditor enterarse, de antemano, que el cliente está conforme en hacer la erogación. 
 
 Por otro lado, presenta una desventaja que estriba en la posibilidad de incurrir en 
errores en cuanto a la estimación del tiempo probable que se utilizará en los trabajos, ya que 
la práctica ha demostrado que resulta difícil prever la serie de factores que pueden surgir en 
la ejecución de trabajos de auditoria, circunstancia que puede afectar a una de las dos 
partes. 
 
 El cálculo de los honorarios se lleva a cabo tomando en consideración el tiempo en 
que se estima llevar a cabo el trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar. 
 
 Generalmente el importe se determina multiplicando el costo real por tres (un tercio 
que corresponde al costo, otro tercio que corresponde a los gastos de oficina y el otro tercio a 
la utilidad). 
 
 19 
2.3.2 Honorarios variables 
 
 El auditor conviene en percibir sus honorarios con base en la estimación de tiempo 
trabajado, y el número y categoría del personal empleado. 
 
 Esta forma de contratar honorarios es más justa equitativa para ambas partes, en 
razón de que los honorarios por devengar van en relación al trabajo ejecutado, tiempo 
empleado y personal utilizado. 
 
 Por otra parte, no existiendo presión para ejecutar los trabajos en determinado 
tiempo, el auditor queda en amplitud de desempeñar su cometido con más dedicación y, 
consecuentemente, con mejores resultados. 
 
Esta forma de contratación de honorarios presenta una gran desventaja, en vista de que no 
es posible conocer, de antemano, el importe de los trabajos, y puede darse el caso de que al 
cliente, a determinado avance de los mismos, se le hagan onerosos, se niegue a pagar, o no 
disponga de efectivo en el momento de liquidar los honorarios, colocando al auditor en 
situación comprometida. 
 
 El importe de los honorarios se determina de conformidad con el tiempo empleado, y 
con el costo del personal que llevó a cabo el trabajo, multiplicando, generalmente, el importe 
que resulte por tres, como en le caso del punto anterior. 
 
 
2.3.3 Honorarios con base en Iguala 
 
 Esta forma de contratación consiste en que el auditor acepta el pago de sus 
honorarios por periodos determinados, durante el tiempo que dure la ejecución de los 
trabajos. 
 
 Esta forma de pactar los honorarios aporta varias ventajas, pues permite conocer la 
cantidad que se acepta como iguala, la cual generalmente no es elevada y puede ser 
fácilmente erogada por el cliente. Además, el auditor percibe una cantidad fija 
periódicamente, que le permitirá hacer una distribución adecuada de este ingreso. 
 
 El importe de los honorarios con base en iguala, se calcula tomando en 
consideración el tiempo en que se estima llevar a cabo el trabajo total y el costo del personal 
 20 
que lo va a efectuar, dividiendo el importe total que se determine entre los periodos en que 
vaya a ser cubierta la iguala. En la misma forma en los casos anteriores, el costo real se 
multiplica, generalmente, por tres. 
 
 
2.4 NORMAS DE ETICA PROFESIONAL QUE DEBEN TENERSE P RESENTES EN 
TRABAJOS DE AUDITORIA 
 
 El auditor debe reflexionar, y tener presente que en todo trabajo que dirija o ejecute, 
deberá apegarse a las normas de ética profesional, a fin de que su manera de conducirse en 
el campo de la auditoria, no sólo le prestigie, sino que este prestigio se extienda hacia la 
universidad que lo forjó y a sus colegas. 
 
 A continuación se citan algunas normas de ética profesional que deben ser 
consideradas: 
 
- Capacidad. 
- Independencia. 
- Equidad. 
- Selección de clientes. 
- Secreto profesional. 
- Honorarios. 
- Difusión de servicios. 
 
2.4.1 Capacidad 
 
El auditor, al hacerse cargo de algún trabajo, debe estar consiente de que tiene la 
capacidad de desempeñarlo eficazmente. Del mismo modo, cuando su personal colaborador 
desempeñe funciones en su representación, se cerciorará de su capacidad para ejecutarlas. 
 
2.4.2 Independencia 
 
 El auditor, durante el desahogo de su trabajo, deberá estar consiente de que actúa 
con entera libertad, sin influencia mental ni material por parte de quienes contratan sus 
servicios, ni de cualquier otra persona conectada con la empresa. Sus opiniones, sugerencias 
o consejos, deben ser resultado de circunstancias y observaciones personales emitidas con 
imparcialidad. 
 21 
2.4.3 Equidad 
 
 El auditor debe tener presente que sus consejos, al ponerse en práctica, pueden 
afectar los intereses del elemento humano, por lo que procurará que sean emitidos con 
equidad y protejan los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador y de la 
firma que lo contrata. 
 
2.4.4 Selección de clientes 
 
 El auditor rechazará aquellas proposiciones de trabajo cuya finalidad se oponga a los 
lineamientos morales y honestos que debe ostentar en su actuación profesional. Asimismo, 
rechazará aquellos trabajos en los que considere no ser de utilidad para su cliente. 
 
2.4.5 Secreto profesional 
 
 El auditoresta obligado a no divulgar, por ningún motivo, hechos, datos y 
circunstancias de los que ha tenido conocimiento por su intervención en el desempeño de su 
trabajo. 
 
2.4.6 Honorarios 
 
 El renglón de honorarios es un capitulo que merece atención especial por la 
repercusión que puede tener en el prestigio del auditor. Dentro de algunos puntos que debe 
reflexionar, se citan los siguientes: 
 
 Los honorarios que se determinen deben estar estimados en relación directa de la 
importancia, responsabilidad, calidad y justa valoración del servicio. 
 
 Las retribuciones del auditor deben ser lo suficientemente justas que le permitan 
cubrir, con dignidad, las necesidades propias y la de sus colaboradores. 
 
El auditor no deberá incurrir en el error de reducir sus honorarios mediante la 
disminución de costos, con menoscabo de la calidad de los trabajos. 
 
 El auditor en ningún caso recurrirá a hacer dádivas o gratificaciones para obtener 
preferencia en la contratación de sus servicios. 
 
 22 
 El auditor, en ningún caso disminuirá la calidad y características de trabajos 
contratados. 
 
 El auditor, en ningún caso prolongará el tiempo y alcance de los trabajos en perjuicio 
del cliente. 
 
2.4.7 Difusión de servicios 
 
 El auditor tiene que adquirir, en el terreno de la práctica, la experiencia necesaria que 
le dé la madurez, juicio y capacidad indispensable para actuar eficientemente como auditor. 
 
 Ahora bien, al iniciarse como auditor, afronta el problema de dar a conocer su campo 
de acción, desenvolviéndose en principio, a través de sus relaciones como elemento 
capacitado para prestar este tipo de servicios. 
 
 Un buen trabajo, saturado de calidad y eficiencia, es el mejor medio de difusión 
puesto que un cliente satisfecho tendrá ocasiones de hablar en pro de la utilidad de los 
servicios recibidos. 
 
 Para la difusión de los servicios de auditoria, es aconsejable que el auditor participe 
en conferencias, seminarios, mesas redondas, colabore en publicaciones de carácter técnico, 
artículos de fondo, con el objeto de aumentar sus relaciones y dar a conocer su calidad 
profesional. 
 
 Es conveniente, además, que las asociaciones, colegios u organismos similares se 
encarguen de difundir entre los hombres de negocios los alcances y beneficios que reportan 
los servicios de auditoria en la administración de empresas. 
 
2.5 CARACTERISITICAS DEL AUDITOR 
 
 Dentro de las principales características que debe reunir el auditor consideramos las 
siguientes: 
 
Imaginación 
 
 Es la capacidad característica de una persona que le permita idear, crear, apreciar y 
resolver sobre determinadas situaciones. Un auditor con imaginación está en posibilidades de 
 23 
idear sistemas y procedimientos y proporcionar soluciones eficaces con mayor rendimiento a 
favor de las empresas. 
 
Inteligencia 
 
 Es el don de entender o comprender con agilidad. Un auditor dotado de talento, 
podrá razonar y apreciar con mayor facilidad los problemas y discernir sobre ellos con 
acierto, encontrando soluciones adecuadas. 
 
Criterio 
 
 Es la facultad de discernir y formar juicios con lógica y sentido común. El auditor con 
esta cualidad está en condiciones de atacar los problemas utilizando las técnicas adecuadas 
bajo las circunstancias existentes, a fin de encontrar soluciones sencillas y prácticas. 
 
Iniciativa 
 
 Es la acción oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con rapidez y 
eficacia. Esta cualidad en manos del auditor lo coloca en situación tal que le permite elegir 
caminos a seguir y encontrar soluciones a los objetivos deseados. 
 
Responsabilidad 
 
 Es el juicio que forma la conciencia, consecuencia de los actos que ejecuta una 
persona. Es la forma que tanto moral como en lo material forma la continuidad del efecto de 
la acción ejecutada. El auditor debe tener presente la responsabilidad social y de servicio que 
contrae al aceptar un trabajo profesional, condición que lo obliga a aceptar solamente 
aquellos trabajos para los cuales está capacitado para ejecutarlos o dirigirlos, ajustándose a 
los lineamientos que fija la ética profesional. Sus opiniones deberán ser imparciales e 
independientes y tratarán de conciliar intereses morales, materiales y económicos de las 
partes que de alguna manera resulten afectadas con sus consejos. 
 
Trato 
 
 Es la forma de conversar, comunicar y tratar a las personas. Cualidad adquirida que 
lleva al auditor a tratar, conducir y motivar a las personas sin ofender su dignidad, principio 
 24 
fundamental de las relaciones humanas. La forma de tratar a las personas, es un factor 
determinante para obtener éxito en los trabajos de auditoria. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 25 
CAPITULO 3 
ENFOQUES DE REVISION 
 
 
3.1 CLASIFICACION 
 
 Para la realización de la auditoria, es necesario identificar y clasificar bajo que 
perspectiva se enfoca la revisión así como los métodos y procedimientos que se utilizarán 
para el desarrollo y la conclusión óptima de la misma. 
 
Antes de iniciar con los tipos de revisión empezaremos por definir la palabra 
“enfoque”: 
 
Enfoque: es una característica positiva dirigida a la obtención de mayores resultados 
de la gestión empresarial. 
 
Podemos considerar tres enfoques básicos para la revisión de la auditoria 
operacional administrativa. 
 
1.- En base a ciclos de operaciones. 
2.- En base a funciones o actividades. 
3.- En base a instrucciones directas. 
 
 
3.2 EN BASE A CICLO DE OPERACIONES 
 
a) Características de los Ciclos de Transacciones 
 
 Los hechos económicos que involucran cambios inmediatos en la estructura 
financiera de una entidad se denominan transacciones, la vida en una empresa es, en 
consecuencia, un flujo de transacciones que modifican los recursos que constituyen sus 
finanzas. A su vez, los propietarios, los trabajadores, los acreedores y terceros en general 
 26 
con intereses en la entidad, necesitan información sobre lo que ocurre en ella como 
consecuencia de las operaciones llevadas a cabo. Con tal propósito, las transacciones deben 
clasificarse homogéneamente. 
 
 Surgen así ciclos de operación constituidos por transacciones de naturaleza 
semejante que con el concurso de procedimiento y sistemas, producen información accesible 
y útil para tomar decisiones. De esta manera es más fácil evaluar la eficacia de los 
procedimientos administrativos implantados. 
 
 Cada ciclo de transacciones está compuesto de una o más funciones. Cada función 
es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, 
autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden 
dentro de un proceso que las ordena de manera lógica y secuencial. Como ya se mencionó al 
principio una transacción es un hecho económico que involucra cambios en la estructura 
financiera de una entidad. 
 
 De acuerdo con lo anterior, la auditoría operacional - administrativa se efectúa en 
cualquiera de los ciclos de transacciones y por consiguiente, sobre uno o varios sistemas 
implementados para el control y el procesamiento de las operaciones. 
 
 Debemos tomar en consideración que la información proveniente de los sistemas que 
integran un ciclo de transacciones no es siempre de carácter contable o financiero, una de las 
primera tareas a las que se debe aplicar el auditor operacional es precisamente, la de 
identificar los diversos ciclos de operación y las funciones que los integran a efecto de 
precisar el alcance de su revisión. No existe una receta ó fórmula clara y específica que 
coadyuve en ese intento; serán la propia experiencia y conocimientos del auditor los que le 
indiquen cuál será la segregación a efectuar atendiendo a las propias necesidades y 
característicasde la organización donde intervendrá. 
 
 
b) Clasificación de los Ciclos de Operación 
 
 
 La clasificación de los ciclos de las operaciones que se realizan puede variar 
dependiendo de la índole de la empresa y del criterio que se aplique. La división de ciclos 
que a continuación se presenta y que servirá para propósitos de este estudio con las 
modificaciones que requieran las circunstancias: 
 27 
1. Ciclo de Tesorería. 
2. Ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar. 
3. Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar. 
4. Ciclo de Nóminas y Personal. 
5. Ciclo de Producción. 
6. Ciclo de Informes Financieros. 
 
3.2.1 El Ciclo de Tesorería 
 
El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la 
estructura y rendimiento del capital y que comprende las siguientes áreas: entradas y salidas 
de dinero, inversiones temporales, obligaciones a largo plazo y operaciones referentes al 
capital social de la empresa. 
 
a) Objetivos 
 
 Para una administración correcta de los recursos financieros de una entidad es 
necesario llevar a cabo una planeación a corto y largo plazo de los flujos de fondos y 
necesidades de financiamiento y de capital, con el fin de determinar los recursos que se 
requieren para poner en marcha los programas de mercadotecnia, producción, investigación, 
inversiones y gastos diversos. 
 
 Asimismo, es necesario incluir en las proyecciones financieras la planeación fiscal, de 
conformidad con la legislación en vigor. Por lo tanto, será indispensable establecer los 
presupuestos respectivos con el fin de controlar las actividades. 
 
 Debido a la diversidad en el volumen de operaciones de las compañías y distintos 
criterios en relación con el manejo de los recursos, no es posible señalar un modelo único de 
estructura financiera que pudiera adaptarse a cualquier tipo de ente económico. En una 
empresa de grandes proporciones las políticas en esta materia se establecen por la dirección 
general a través del comité de finanzas respectivo y del funcionario designado, quien a su 
vez, delega responsabilidades en los encargados de las finanzas de cada una de las 
divisiones. 
 
 Independientemente de la estructura financiera de las organizaciones, es preciso 
definir las funciones y responsabilidades de los empleados de conformidad con las políticas y 
objetivos propuestos para las transacciones de caja, inversiones temporales y financiamiento 
 28 
a través de pasivo o capital. Por otra parte, es necesario que la autoridad delegada sea 
adecuada a las responsabilidades de cada persona, pero no al grado que anule la autoridad. 
 
 La calidad de los funcionarios y empleados encargados de los asuntos financieros no 
deberá subestimarse, así como la debida coordinación de las labores, a través de sistemas 
de comunicación apropiados. El organigrama de la empresa, la descripción de puestos y los 
manuales de políticas, sistemas y procedimientos deberán reflejar claramente los puestos 
asignados, obligaciones y responsabilidades de cada uno de los funcionarios, así como la 
definición de las políticas y objetivos propuestos, a través de los sistemas y procedimientos 
implantados. 
 
 
Información para el Control 
 
 Los sistemas de información establecidos deben proporcionar a los ejecutivos 
responsables suficientes datos que les permitan controlar las operaciones relacionadas con 
el manejo de fondos y estar en condiciones de planear para el futuro. Un examen de las 
características especiales de la empresa proveerá del tipo de informaciones necesarias, así 
como su periodicidad y oportunidad. 
 
 Una planeación efectiva y control de los recursos financieros requiere no sólo de 
información de los flujos de efectivo, sino también de una proyección de las necesidades de 
fondos y referencias acerca de las cotizaciones, de cambios, en el caso de monedas 
extranjeras y tendencias del mercado. Serán necesarios informes diarios o semanales de 
entradas, salidas y saldos en caja; pronósticos de flujos de fondos mensuales, cada tres 
meses y anuales: estados que muestren cómo han sido aplicados los recursos y cómo se 
dispondrá de ellos en el futuro e informaciones diversas, según las necesidades, entre ellas, 
cotizaciones de monedas extranjeras y pronósticos de las tendencias económicas. 
 
 La información respecto a inversiones temporales en bonos, obligaciones, acciones u 
otro tipo de inversión, varía según los objetivos que se persigan. De cualquier modo, será 
necesario disponer de información respecto a compras, ventas y estado actual que guardan 
las inversiones; costo y valor de mercado de las mismas; intereses y dividendos percibidos y 
utilidad o pérdida obtenida y proyectada. Por supuesto que toda la información necesaria 
deberá ser confiable y oportuna, con el fin de utilizarla para efectos de control de las 
transacciones. 
 
 29 
 La administración del pasivo a largo plazo está íntimamente relacionada con otros 
planes financieros y manejo de fondos. La recepción de fondos provenientes de préstamos y 
pagos del principal e intereses deberán reportarse oportunamente al tesorero o responsable 
de las finanzas. Asimismo, deberán formularse estados periódicos que contengan una 
descripción completa de los adeudos y provisiones efectuadas; programa de pagos de los 
préstamos e intereses respectivos y, en su caso, información sobre garantías o activos 
comprometidos. También es necesario incluir dentro de las proyecciones financieras la 
planeación fiscal, de conformidad con estudios que se lleven a cabo, siendo conveniente, en 
la mayoría de los casos, la intervención de expertos profesionales que se asesoren a los 
ejecutivos en materia tributaria. 
 
 El sistema de información debe suministrar datos suficientes y oportunos acerca del 
manejo del capital social a la persona responsable, quien deberá llevar un registro de 
acciones y accionistas con todos los datos necesarios y tendrá la obligación de reportar los 
cambios efectuados y autoridades respectivas. Generalmente serán necesarios informes 
sobre propiedad de acciones, aumentos o disminuciones de capital, de conformidad de 
decisiones del Consejo de Administración y Asamblea de Accionistas, así como decreto de 
dividendos. 
 
b) Funciones Típicas del Ciclo de Tesorería 
 
 Las funciones que se llevan a cabo dentro del ciclo de tesorería son extensas y muy 
variadas, particularmente originadas por el nivel de operaciones de la entidad económica; el 
desarrollo constante de la tecnología, el crecimiento económico del país, así como de los 
factores que afectan de manera interna y externa en el mismo. 
 
 Esta área es vital dentro de cualquier organización, ya que administra y provee de los 
recursos generados a todas las personas involucradas en la misma, ya sea en forma interna 
(empleados, accionistas, etc.) y externa (proveedores, acreedores, fisco federal, etc.), su 
función es la de optimizar por todas las vías posibles los recursos económicos para fortalecer 
la estructura y el rendimiento del capital de la organización. 
 
Las relaciones con sociedades financieras y de crédito es frecuentemente una de 
las operaciones más importantes y comunes dentro del ciclo de tesorería, por las opciones 
que permite fomentar el flujo de efectivo mediante la administración de los recursos 
generados por la organización. Por comodidad las sociedades financieras son a grandes 
rasgos un instrumento sumamente confiable para el resguardo a corto y largo plazo de los 
 30 
recursos monetarios de la organización. La obtención de prestamos por medio de estas 
instituciones permite el desarrollo económico y crecimiento de las empresas, no siempre es la 
más viable, pero es una forma de lograr en forma inmediata la liquidez que se necesita dentro 
de cualquier organización. 
 
Este ciclo tiene relación directa con los accionistas , ya que los recursosgenerados por la organización sirven de base para tomar decisiones sobre el destino de las 
utilidades generadas, ya sea en forma de reinversión en la propia empresa, pago de 
dividendos a los accionistas o reembolsos de capita l, emisión de acciones (comunes, 
seriadas, preferentes, etc.) de tal manera que el ingreso ó desembolso de los recursos 
monetarios sirvan de base para fortalecer la estructura de la organización; las operaciones 
efectuadas en esta etapa como en muchas otras deben quedar asentados en documentos 
legales que para el efecto existan. Las decisiones tomadas por los accionistas son 
fundamentales para el desarrollo de la propia organización. 
 
La administración de efectivo y las inversiones debe realizarse por funcionarios 
competentes que le permitan a la empresa y a los accionistas tener la seguridad de que los 
recursos generados son manejados adecuadamente y para los fines propios de la 
organización. 
 
La custodia física del efectivo y los valores, desde el punto de vista del control 
financiero es de especial interés, ya que su utilización debe hacerse con la mayor eficiencia, 
y al mismo tiempo, con la máxima protección, es preciso que en cualquier etapa del manejo 
de dinero se establezca a la mayor brevedad la responsabilidad de los empleados. Es 
primordial que las personas responsables cumplan estrictamente las funciones a su cargo y 
que las obligaciones asignadas a las personas deben hacerse de tal manera que ningún 
empleado controle todas las fases del proceso. La custodia del efectivo en la organización no 
significa necesariamente tener en cajas fuertes de la empresa los valores; mas bien es tener 
los medios necesarios para su uso en cualquier momento y circunstancia además de proveer 
la recuperación del mismo si surge algún siniestro. 
 
La administración de valores en moneda extranjera incl uyendo riesgos 
cambiarios en una economía tan frágil aunado a la incertidumbre de los acontecimientos 
económicos que afectan al país en el ámbito nacional e internacional no se debe de tomar a 
la ligera ya que sería poner en riesgo la estructura financiera de la empresa; es necesario 
evaluar los riesgos cambiarios para precisar si el costo-beneficio permite el desarrollo de las 
operaciones normales que involucren al ciclo de tesorería. 
 31 
Las operaciones de inversión y financiamiento que realiza la empresa debe 
hacerse mediante los instrumentos que permitan tener una estabilidad y que los riesgos 
inherentes al mercado bursátil y cambiario o cualquier otro tipo de inversión permitan obtener 
rendimientos incrementando el capital inicial para su posterior re inversión. 
 
El pago de impuestos constituye una de las funciones más usuales dentro del ciclo 
de tesorería, el efectivo utilizado debe provenir de fuentes confiables y seguras de tal manera 
que permita liquidar las contribuciones a cargo de una forma oportuna; logrando así una 
imagen de “contribuyente cumplido” ante las entidades recaudadoras y evitando dentro de lo 
posible las sanciones que involucren desembolsos adicionales de efectivo y posibles 
revisiones por parte de la autoridad y que obliguen a la empresa actuar con cautela por 
miedo a sanciones posteriores. 
 
Dentro del ciclo de tesorería la administración financiera de planes de beneficio a 
empleados, comprende aquellos en los cuales el personal que labora en la organización 
recibe como una percepción adicional a su sueldo y tiene como finalidad motivar al empleado 
manteniendo así una relación estable y provechosa que permite la continuidad y una eficiente 
labor acorde a los objetivos implantados por la administración; los planes de beneficio a los 
que se hace mención comprende entre otros los siguientes: planes de jubilación, fondos de 
ahorro, etc. 
 
La Administración de seguros se refiere a la forma en que se están utilizando los 
recursos para el aseguramiento de los bienes de la compañía, es decir si cumplen con las 
políticas establecidas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 32 
REPRESENTACION ESQUEMATICA DE UNA FUNCION TIPICA DE L CICLO DE 
TESORERIA 
 
 
c) Asientos Contables Frecuentes 
 
 Uno de los métodos comprobatorios que permiten conocer de forma real, cualitativa y 
cuantitativamente las operaciones y eventos económicos dentro de una organización, son los 
registros contables, mediante los cuales se reflejan de forma ordenada y clasificada dichas 
operaciones y eventos económicos; durante el proceso del ciclo de tesorería se presentan de 
forma general los siguientes eventos que generan un movimiento contable los cuales son: 
 
• Obtención y pago de financiamiento. 
• Emisión y retiro de acciones. 
• Compra-venta de inversiones y valores. 
• Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos. 
• Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con las deudas e 
inversiones. 
Saldo inicial
Reembolso Emisión de 
de acciones
acciones
Saldo final
Saldo inicial Saldo inicial
Declaración Dividendos Utilidades
Pago de de dividendos decretados netas
dividendos
Saldo final Saldo final
Utilidades retenidasDividendos por pagar
Capital Social Efectivo en el banco
 33 
• Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda. 
• Compra y venta de moneda extranjera. 
• Pago de sueldos del personal que labora en la organización. 
• Pago de impuestos. 
 
 
d) Formas y Documentos Importantes 
 
 Entre los documentos y formas de importancia que se utilizan dentro del ciclo de 
tesorería podemos mencionar los siguientes: 
 
• Certificados provisionales de acciones. 
• Acciones emitidas. 
• Obligaciones, bonos, papel comercial. 
• Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones. 
• Títulos de crédito como cheques, pagares, cartas de crédito, etc. 
• Contratos de cambios de moneda extranjera futura. 
• Fideicomiso o convenios para el plan de beneficios a empleados. 
• Pólizas de seguro. 
 
 
e) Bases Usuales de Datos 
 
 Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, 
auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las 
transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del 
proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se 
pueden clasificar como sigue; 
 
a) Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el 
proceso de las transacciones. 
b) Bases Dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las 
transacciones y que como tal se está modificando constantemente. 
 
 
Las bases usuales de datos para el Ciclo de tesorería podrían ser las siguientes: 
 34 
Bases de Referencia 
 
- Cumplimiento de estipulaciones de prestamos. 
- Archivo maestro de accionistas. 
- Cédulas de trabajo de intereses y dividendos. 
- Libro de registro de accionistas y utilidades. 
- Contratos de prestamos. 
 
Bases dinámicas 
 
- Cartera de inversiones. 
- Saldos de las cuentas bancarias y de inversiones. 
- Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores. 
 
f) Enlace con Otros Ciclos 
 
• Desembolsos de efectivo, que se enlaza con el ciclo de compras. 
• Ingresos de efectivo que se enlaza con el ciclo de ingresos. 
• Desembolsos de dinero por beneficios al personal como gratificaciones o 
prestaciones adicionales, enlazado con el ciclo de nóminas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 35 
REPRESENTACION ESQUEMATICA DEL ENLACE DEL CICLO DE TESORERIA 
 
 
 
RELACIONES ENTRE EL EFECTIVO EN EL BANCO Y LOS CICL OS DE TRANSACCIONES
Saldo Inicial Saldo Inicial
Reembolso Emision de Pago de Dividendos
de acciones Acciones accionistas decretados
Saldo Final Saldo Final
Ventas en
efectivo Sueldos y 
Pagos Salarios
Ventas a Devengados
crédito Saldo Inicial Recepción de
efectivo
Ventas a 
crédito Devolucionesy Rebajas
Saldo Final sobre ventas Saldo inicial
Eliminación Pago Retención de
de cuentas Nómina
Incobrables
Saldo final
Venta de Cobro por
Cartera adelantado de Cuotas 
Cartera Patronales
Contribuciones
Estatales
por pago de 
remuneraciones
FUNCION TIPICA DEL CICLO DE TESORERIA CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
CICLO DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR CICLO DE NOMINAS Y PERSONAL
Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Sueldos, salarios, bonos
Nómina acumulados
EFECTIVO EN EL BANCO
Impuestos retenidos y 
otras deducciones
Gastos de impuestos deFactoraje Financiero
Mano de Obra Directa
Gastos Operativos
Capital Social Dividendos x Pagar Devoluciones sobre compras
Descuentos sobre compras
Ventas Brutas
 36 
3.2.2 Ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar 
 
a) Objetivo 
 
El objetivo en la auditoria del ciclo de ingresos y cuentas por cobrar es evaluar si los 
saldos en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los 
principios de contabilidad generalmente aceptados. 
 
El ciclo de ingresos y cuentas por cobrar implica las decisiones y procesos 
necesarios para la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes después 
de que se ponen a disposición para su venta. Se inicia con una petición por parte de un 
cliente y concluye con la conversión del material o servicio en una cuenta por cobrar y por 
último en efectivo. 
 
b) Funciones Típicas 
 
Las funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que una 
empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. 
 
Las funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser: 
� Otorgamiento de crédito. 
� Toma de pedidos. 
� Entrega o embarque de mercancía y/o presentación del servicio. 
� Facturación. 
� Contabilización de comisiones. 
� Contabilización de garantías. 
� Cuentas por cobrar. 
� Cobranza. 
� Ingreso de efectivo. 
� Ajuste a facturas y/o notas de crédito. 
� Determinación del costo de ventas. 
 
Pedido del cliente 
 
Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por 
teléfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya 
existentes, a través de los vendedores o en otras formas. 
 37 
Otorgamiento del crédito 
 
Antes de que embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada aprueba 
el crédito para el cliente por las ventas a su cuenta. Las prácticas malas de la aprobación de 
crédito frecuentemente ocasionan un número excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar 
que quizás sean incobrables. 
 
Embarque de los bienes 
 
En esta función es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía 
son otorgados. La mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han 
sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momento del mismo; esto 
puede hacerse automáticamente en una computadora con base en la información de la orden 
de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial 
para la facturación adecuada de los embarques a los clientes. 
 
Facturación 
 
Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado 
del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los 
aspectos importantes de la facturación son: asegurarse que todos los embarques hayan sido 
facturados, que ningún embarque haya sido facturado mas de una vez y que cada uno sea 
facturado por el monto adecuado. El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y 
condiciones de pago. 
 
El ciclo de ingresos incluye varías clases de operaciones, cuentas y funciones 
administrativas, así como varios documentos y registros. Esto se muestra en la tabla 
siguiente: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 38 
CLASE DE TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES COMERCIA LES, Y 
DOCUMENTOS RELACIONADOS Y REGISTRO PARA EL CICLO DE VENTAS Y 
COBRANZA. 
 
 
CLASE DE 
TRANSACCIONES 
 
CUENTAS 
 
FUNCIONES 
COMERCIALES 
 
DOCUMENTOS 
Y REGISTROS 
 
 
 
 
 
Ventas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ventas y cuentas por 
cobrar. 
 
 
 
Procesamiento de las 
órdenes del cliente. 
Concesión del crédito. 
Documento de envío. 
Facturación al cliente y 
registro de las ventas. 
Orden del cliente. 
Orden de venta. 
Orden del cliente u orden de venta. 
Envío de mercancía. 
Factura de ventas. 
Diario de venta. 
Reporte resumido de ventas. 
Archivo maestro de cuentas por 
cobrar. 
Balanza de comprobación de cuentas 
pro cobrar. 
Estado mensual. 
 
 
Recepción de 
Efectivo. 
 
Efectivo en banco. 
Cuentas por cobrar. 
 
Procesamiento y registro 
de recepción de efectivo. 
Aviso de remesa. 
Lista preliminar de recepción de 
efectivo. 
Diario de recepción de efectivo. 
 
Devolución y 
Descuentos de 
ventas. 
Devolución y 
Rebajas sobre 
Ventas. 
Procesamiento y 
Registro de 
Devoluciones y rebajas 
Sobre ventas. 
Memorándum de crédito. 
Diario de devoluciones y rebajas 
sobre ventas. 
Eliminación de 
Cuentas no 
Cobrables. 
Cuentas por cobrar 
Asignación para 
Cuentas incobrables. 
Eliminación de cuentas 
por cobrar no 
cobrables. 
Forma de autorización para cuenta 
no cobrable. 
 
Gastos por 
Cuentas malas. 
Gastos por cuentas 
Malas. 
Asignación para 
Cuentas no 
Cobrables. 
Asignación para 
Deudas malas. 
No aplicable. 
 
 
 39 
c) Asientos Contables Frecuentes 
 
Dada la naturaleza del ciclo de Ingresos (Ventas y Cuentas por Cobrar), es 
sumamente importante cuantificar correctamente las transacciones, mismas que podemos 
clasificar de la manera siguiente: 
 
• Procesamiento y registro del diario de ventas. 
• Procesamiento y registro de las entradas de efectivo. 
• Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas. 
• Débito de las cuentas por cobrar incobrables. 
• Estimación para cuentas malas. 
 
Procesamiento y Registro del Diario de Ventas 
 
En la mayoría de los sistemas, la facturación de los clientes incluye la preparación de 
una factura de ventas con varias copias y la actualización simultánea del archivo de 
operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del 
mayor para ventas y cuentas por cobrar. 
 
Esta información se utiliza para generar el diario de ventas y, junto con las entradas 
de efectivo y los cargos varios, permite la preparación del balance de comprobación de 
cuentas por cobrar. 
 
Procesamiento y Registro de las Entradas de Efectivo 
 
 El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluye el recibir, depositar y 
registrar el efectivo. La preocupación más importante es la posibilidad de un robo. Un robo 
puede ocurrir antes que las entradas se capturen y se registros. La consideración más 
importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser 
depositado en el banco en el monte adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo 
de operaciones de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por 
cobrar y del libro mayor. 
 
Procesamiento y Registro de Ganancias y Provisiones de Ventas 
 
Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta 
la devolución de bienes u otorga una reducción en los cargos. Las devoluciones y rebajas se 
 40 
registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operaciones de devoluciones y 
rebajas sobre ventas y del archivo maestro de cuentas por cobrar. 
 
Débito de las Cuentas por Cobrar Incobrables 
 
Cuando la compañía llega a la a conclusión que una cantidad ya no se puede cobrar 
a menudo es descartada. Comúnmente, esto ocurre después que un cliente se declara en 
suspensión de pagos o cuando la cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. La 
contabilidad adecuada requiereun ajuste para estas cuentas incobrables. 
 
Estimación para Cuentas Malas 
 
La estimación para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el período 
de ventas actual por que la compañía no podrá cobra en un futuro. 
 
 
ASIENTOS CONTABLES COMUNES 
 
 
Ventas en
efectivo
Ventas a
crédito 
Saldo inicial Recepción 
de efectivo
Ventas a Devoluciones 
crédito y descuentos
sobre ventas
Saldo final Eliminación 
de cuentas 
incobrables
Eliminación Saldo inicial 
de cuentas
incobrables Cuentas 
incobrables
Saldo Final
Estimación para
cuentas incobrables
Devoluciones y
descuentos 
sobre ventas
Cuentas por cobrar
Descuentos
en fectivo
ejercido
Ventas
brutas
Efectivo en 
el banco
 41 
d) Formas y Documentos Importantes 
 
En el ciclo de ventas las principales formas y documentos generadores de 
información son los siguientes: 
 
• Ordenes de embarque. 
• Factura de ventas. 
• Notas de crédito por rebajas y devoluciones sobre ventas. 
 
Documento de embarque, Es un documento preparado para indicar el embarque de los 
bienes, especificando la descripción de la mercancía, la cantidad embarcada y otros datos 
pertinentes. El original es enviado al cliente y una o más copias se conservan en la 
compañía. 
 
Factura de venta, Es un documento en el que se indica la descripción y cantidad de los 
bines vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones de pago y otros datos 
pertinentes. La factura de ventas es el método para indicar al cliente el monto de una venta y 
la fecha de vencimiento. 
 
Notas de crédito, Es un documento que indica una reducción en el monto a favor de un 
cliente debido a la devolución de bienes o a una previsión otorgada. Con frecuencia es el 
mismo formato de una factura de venta, pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en 
lugar de aumentarlas. 
 
e) Bases Usuales de Datos 
 
Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes: 
 
Bases de Referencia 
 
- Listas y/o archivos maestro de clientes y de crédito. 
- Catálogos de productos y listados o archivos de precios. 
 
Bases Dinámicas 
 
- Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir. 
- Auxiliares de clientes. 
 42 
- Estadísticas de ventas. 
- Diario de ventas. 
 
f) Enlace con otros Ciclos 
 
 Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales 
con otros ciclos: 
 
 
- Ingresos de caja que se enlaza con el ciclo de tesorería. 
- Embarques de productos que se enlaza con el ciclo de producción. 
- Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable), que se 
enlazan con el ciclo de informe financiero. 
 
3.2.3 Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar 
 
a) Objetivos 
 
El ciclo de compras involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las 
mercancías y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la 
preparación de una requisición de compra por un empleado autorizado que necesita las 
mercancías o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos. 
 
Objetivo de autorización: 
 
Se tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de 
que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración. 
Objetivo de procesamiento y clasificación de transacciones: 
 
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para 
asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de 
las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a estas. 
 
Objetivo de verificación y evaluación: 
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificación y evaluación 
periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de 
procesamiento. 
 43 
Objetivos de salvaguarda física: 
 
Se tratan de aquellos controles relativos al acceso, a los activos, registros, formas 
importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. 
 
El punto de partida para el ciclo, es la solicitud de mercancías o servicios por el 
personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobación necesaria depende de la 
naturaleza de las mercancías y servicios, y de las políticas de la empresa. 
 
FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES. 
 
• Requisiciones de compras. 
• Órdenes de compra y contratos. 
• Documentos de recepción de mercancías. 
• Factura de proveedores. 
• Notas de cargo y de crédito. 
• Solicitudes de cheque. 
• Recibos de servicios. 
• Pólizas de cheques. 
 
Requisición de compra. Solicitud de mercancías y servicios que presenta un 
empleado autorizado. Puede tomar la forma de una petición de adquisición de materiales por 
un superintendente o el supervisor del almacén, reparaciones externas por personal de 
oficina o de fabrica, o de una póliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad o 
equipo. 
 
Orden de compra. Es el documento que identifica la descripción, cantidad e 
información relacionada con las mercancías y servicios que la empresa piensa comprar. Con 
frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorización para la adquisición de 
mercancías y servicios. 
 
La autorización correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta función, 
porque asegura que las mercancías y servicios se adquieran para propósitos autorizados de 
la organización y evita la adquisición de partidas excesivas innecesarias. La mayoría de las 
compañías permiten la autorización general para la adquisición de necesidades regulares de 
operación como inventario en un nivel, y para la adquisición de activo fijo o partidas similares 
a otro nivel. 
 44 
Después de haberse aprobado una adquisición, se inicia una orden para adquirir las 
mercancías o servicios. Se emite una orden a un vendedor para una partida especifica a 
determinado precio, que se entregara en determinado lugar o en un tiempo designado. 
 
Es común que las compañías cuenten con departamento de compra para asegurar 
una calidad adecuada de mercancías y servicios a un precio mínimo. Para un buen control 
interno, el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisición o 
recepción de mercancías. Todas las ordenes de compra están foliadas previamente e 
incluyen suficientes columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no 
intencionadas en la forma cuando se ordenan las mercancías. 
 
La recepción de mercancías o servicios del proveedor es un punto critico en el ciclo 
de la empresa, porque es el punto en donde la mayoría de las compañías reconocen por 
primera vez la adquisición y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las 
mercancías, un control adecuado exige que se examine su descripción, cantidad, arribo 
oportuno y condición. 
 
Reporte de recepción. Es el documento que se prepara en el momento que se 
reciben las mercancías tangibles, que indica la descripción de las mercancías, cantidades 
recibidas, fecha de recibida y otros datos pertinentes. La recepción de mercancías y servicios 
en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen 
normalmente la constitución de un pasivo por la adquisición. 
 
La mayoría de las empresas hacen que el departamento de recepción inicie un 
reporte como evidencia de la misma y el examen de las mercancías. Por lo regular se envía 
una copia al almacén y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de 
información. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen físicamente las 
mercancías desde el momento de recepción hasta la salida. El personal en el departamento 
de recepción debe ser independiente del personal de almacén y del departamento de 
contabilidad. 
 
Diario de adquisiciones. Se utiliza para registrar las transacciones de adquisiciones. 
Por lo general, incluye varias clasificacionespara los tipos más significativos de 
adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento, suministros, 
su registro a las cuentas por pagar, los débitos y créditos misceláneos. También puede incluir 
devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones. 
 
 45 
Factura del proveedor. Es el documento que indica conceptos como la descripción y 
cantidad de mercancías y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, términos de 
descuento en efectivo, fecha de facturación. Es un documento esencial porque especifica la 
cantidad de dinero que se le debe al proveedor por la adquisición. 
 
Póliza de cargo. Es el documento que indica la reducción en la cantidad que se le 
debe al proveedor por mercancía devuelta o por rebaja concedida. A menudo toma la misma 
forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por 
pagar en lugar de aumentarlas. 
 
Póliza. Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer 
un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las pólizas incluyen una hoja o 
folder de cubierta para contener los documentos y un paquete de documentos relevantes, 
como la orden de compra, copia de la boleta de empaque, reporte de recepción, y factura del 
proveedor. Después del pago se agrega una copia del cheque al paquete de pólizas. 
 
Archivo maestro de cuentas por pagar. Es el archivo para registrar las adquisiciones 
individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para 
cada proveedor. Se actualiza el archivo maestro de los archivos de adquisiciones, 
devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y archivos de transacciones de 
desembolsos en efectivo, por computadora. 
 
Relaciones de cuentas por pagar. Es el listado de la cantidad que se debe a cada 
proveedor, o por cada factura o póliza en un momento determinado. 
 
Estado de cuenta del proveedor. Es un estado de cuenta que se prepara 
mensualmente por el proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y 
rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades representan las 
transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del cliente. 
 
En las compañías, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base 
de recepción de mercancías y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe 
la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar 
generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. 
 
 46 
Cheque. Es el medio de pago de la adquisición cuando se vence el pago. Después 
una persona autorizada firma el cheque, y este se convierte en un activo. Cuando lo hace 
efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque cancelado. 
 
Los controles más importantes en la función de salidas de efectivo incluyen la firma 
de cheques de la persona con la autoridad necesaria, separación de responsabilidades para 
firmar los cheques y desempeñar la función de cuentas por pagar, y un examen cuidadoso de 
los documentos de respaldo por el que firma el cheque. 
 
Los cheques están foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la 
alteración del nombre del receptor o la cantidad. También es importante tener un método de 
cancelación de los documentos de respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo 
para otro cheque en los documentos de respaldo. 
 
ASIENTOS CONTABLES DEL CICLO DE COMPRAS 
 
 Cuentas por Pagar
Propiedades ,planta y equipo
 Cuentas de control de 
 Cuentas 
 Cuentas Auxiliares Cuentas 
 Auxiliares Comisiones Auxiliares
Reparaciones y Gastos de viaje Suministros
mantenimiento. Gastos de entrega Viajes de funcionarios
Impuestos Reparaciones Honorarios de abogados
Suministros Publicidad Honorarios por auditorias
Flete hacia la planta Impuestos
Servicios
Efectivo en bancos Compra de materias primas
Gastos anticipados
gtos de manufactura Cuentas de control de 
sobre compras
Mejoras en instalaciones
Descuentos / compras
Gastos Operativos
Devoluciones rebajas 
gastos de ventas
 47 
e) Bases Usuales de Datos 
 
− Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos que ofrece, 
precios, etc. 
− Archivos de cuentas por pagar que contengan las cuentas pendientes de pago 
(auxiliares) e historial de pagos efectuados. 
− Los pedidos a proveedores pendientes de surtir. 
 
f) Enlace con otros Ciclos 
 
Se distinguen los siguientes enlaces con otros ciclos: 
 
− Desembolsos de efectivo y cheque; que se enlazan con el ciclo de tesorería. 
− Recepción de bienes, mercancía y servicios; que se enlazan con el ciclo de 
producción. 
− Resumen de actividad (póliza de registro contable); que se enlazan con el ciclo de 
informe financiero. 
 
3.2.4 Ciclo de Nóminas y Personal 
 
a) Objetivos 
 
 El ciclo de personal y nóminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, 
sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. Los 
empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo 
mensual con tiempo extra o sin él, vendedores a comisión, personal de fábrica y 
sindicalizados a los que se les paga por hora. 
 
b) Funciones Típicas 
 
El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación del personal y termina 
con el pago a los empleados por los servicios prestados al gobierno y otras instituciones, los 
impuestos retenidos y acumulados en las nóminas. 
 
Las funciones típicas de nóminas podrían ser: 
 
- Reclutamiento y selección de personal. 
 48 
- Contratación de personal. 
- Llevar las relaciones laborales. 
- Preparar informes de asistencia. 
- Registro, información y control de nómina. 
- Desembolso de efectivo. 
- Promoción y evaluación de personal. 
 
c) Asientos Contables Frecuentes 
 
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables 
comunes: 
 
- Pago de nóminas. 
- Anticipos de sueldos y préstamos al personal. 
- Distribuciones de mano de obra 
- Otras prestaciones al personal. 
- Ajustes de nóminas. 
 
 
Saldo inicial 
Sueldos y 
Pagos Salarios
Pago de salarios Devengados
Pago de impuestos
a las nóminas
Saldo inicial
Pago Retención de
Nómina
Saldo final
Cuotas 
Patronales
Contribuciones
Estatales
por pago de 
remuneraciones
Salario, sueldos, bonificaciones
y comisiones acumuladas
Efectivo en el banco
CICLO DE NOMINAS Y PERSONAL
ASIENTOS CONTABLES COMUNES
otras deducciones
Gastos de impuestos de
Nómina acumulados
Mano de Obra Directa
Retención de impuestos y
 49 
 En el siguiente cuadro se ilustra la forma en que la información contable fluye a 
través de las diversas cuentas en el ciclo de personal y nóminas. 
 
 
CLASE DE 
TRANSACCIONES 
 
 
CUENTAS 
 
FUNCIONES 
COMERCIALES 
 
DOCUMENTOS Y 
REGISTROS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Efectivo de 
Nómina. 
Todas la cuentas de 
gastos por nóminas. 
 
Todas la cuentas de 
retención por nómina. 
 
Todas la cuentas de 
acumulación de 
nóminas. 
Personal y empleos. Registro de 
Personal. 
Forma para la 
Autorización de 
deducciones. 
Forma para 
autorización de 
tasas. 
 
 
 
 
NÓMINAS 
 
 
Toma de tiempo y 
preparación de nómina. 
Tarjeta de tiempo. 
Boleta de tiempo de 
obra. 
Reporte resumen de 
nómina. 
Diario de nóminas. 
Archivo maestro de 
nóminas. 
 Pago de nómina. Cheque de nómina. 
 
 Preparación de 
declaración de 
impuestos sobre 
nómina y pago de 
impuestos. 
Declaración de 
impuestos. 
Portal de internet de 
la Institución 
Financiera 
contratada. 
 
 
 50 
d) Formas y documentos importantes 
 
 Las formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser. 
 
- Solicitud de empleo. 
- Contratos de trabajo.