129-5-ESTUDIO-Y-EVALUACION-DEL-CONTROL-INTERNO-APLICABLE-AL-DEPARTAMENTO-DE-CREDITO-Y-COBRANZA

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL 
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN 
UNIDAD TEPEPAN 
SEMINARIO: 
LA  AUDITORIA  INTERNA  COMO  INSTRUMENTO  PARA 
LA TOMA DE  DECISIONES GERENCIALES 
TEMA: 
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICABLE 
AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA 
INFORME FINAL PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO 
PRESENTADO: 
MARCOS GARCIA HERNANDEZ 
PRUDENCIO GARCIA MEZA 
EVELYN J IMENEZ LOPEZ 
GUADALUPE FABIOLA LOPEZ LAZARO 
EDUARDO LOPEZ VALVERDE 
RAMON MARTINEZ FLORES 
CONDUCTOR DEL SEMINARIO:  C.P. CARLOS MARTINEZ ESTRELLA 
MÉXICO, D.F.  AGOSTO DE 2005.
AGRADECIMIENTOS 
AL  I.P.N. 
Gracias  por  ayudarme  a  hacer  posible  un  logró  más;  el  cual  no  será  el  último  pero  quizá  el  más 
importante. 
Gracias  por  la  fe  que depositarón en mí   y  por  darme  todo sin esperar a cambio más que  el orgullo de 
hacer de mí un triunfador 
A LA E.S.C.A. 
Como una muestra de  agradecimiento y gratitud ilimitada,  por su apoyo.  Hoy veo llegar una meta más 
en mi vida. 
También  te  doy  las  gracias  y  me  lleno  de  orgullo  al  dedicarte  esta  realidad  tan  hermosa  que  me  ha 
permitido alcanzar: Mi formación profesional 
AL PROFESOR: 
Para quién ha sabido guiar mis pasos hacia el conocimiento y sembrado en mí la vocación de servir y ser 
cada día mejor en todos los aspectos. 
Para quién la principal satisfacción ha sido verme convertido en un profesionista,  y al que nunca  podré 
defraudar. Con cariño y admiración.
2 
CONTENIDO 
OBJETIVO ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  6 
INTRODUCCION ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  7 
CAPITULO I 
1.  ANTECEDENTES, ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL CRÉDITO Y LA COBRANZA 
1.1  Origen y Evolución ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  9 
1.2  Antecedentes en México ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  11 
1.3  Definiciones ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  13 
1.4  Objetivo del Crédito y la Cobranza ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  14 
CAPITULO II 
2.  CONTROL  INTERNO 
2.1  Definición ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  17 
2.2   Objetivos ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  17 
2.3   Elementos ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  18 
2.4  Componentes ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  19 
2.5   Control Administrativo y contable ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  27 
2.6   COSO ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  37 
2.7  COCOA ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  41
3 
CAPITULO III 
3.  EL CREDITO Y LA COBRANZA 
3.1  Importancia y Clasificación ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  44 
3.2   Factores básicos del crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  46 
3.3   Títulos de Crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  47 
3.4   Clasificación de los títulos de Crédito  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  49 
3.5  Tipos de operaciones con garantía ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  51 
3.6.  Ventajas del crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  53 
3.7  Desventajas del crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  54 
3.8  Valuación del riesgo de crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  54 
3.9  Determinación de grupos de riesgo ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  57 
3.10 Limites de crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  57 
3.11 Políticas de crédito y cobranza ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  58 
CAPITULO IV 
4.  INICIO DEL PROCESO CREDITICIO 
4.1    Solicitud de crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  62 
4.2    Investigación del crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  63 
4.3    Fuentes de información ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  64
4 
4.4    Efectos de la investigación del crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  69 
4.5    Alcance de la investigación ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  69 
4.6    Información insuficiente ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  70 
4.7   Costo de la investigación ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  70 
4.8  Análisis y otorgamiento del crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  70 
4.8.1  Análisis financieros para efectos del crédito. 
4.8.2  Método de tendencias 
4.8.3  Método Dupont 
CAPITULO V 
5.  ADMINISTRACION DE LA COBRANZA Y COSTO FINANCIERODE LAS CUENTAS 
POR COBRAR. 
5.1   La respuesta de la Administración ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  79 
5.2   Sistema de la Cobranza ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  81 
5.3  Métodos de cobranza ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  82 
5.4  Haciendo que la incomodidad del cliente trabaje para usted­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  86 
5.5   Aspectos legales de la Cobranza ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  90 
5.6  Análisis de Antigüedad de saldos ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  94 
5.7  Análisis de la Rotación de cartera ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  95 
5.8  Promedio de antigüedad de las Cuentas por Cobrar. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  96
5 
5.9  Costo financiero de las cuentas por cobrar ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  97 
5.10  Factoraje ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  100 
CAPITULO VI 
6.­ EL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA 
6.1   Organización ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  105 
6.2   Concepto de Organización ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  105 
6.3    La estructura de la organización Lineal y Staff ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  113 
6.4.   Localización del Departamento de Crédito y Cobranza ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  117 
6.5    Diversos enfoques de la función de crédito ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  119 
6.6.    Relación con otros departamentos: ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  124 
CAPITULO VII. 
CASO PRÁCTICO ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  131 
CONCLUSIONES ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  167 
BIBLIOGRAFÍA ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  169
6 
OBJETIVO 
El objetivo  principal es el mostrar el desarrollo que debe tener el departamento de crédito y cobranzas, 
partiendo de la visión del crédito, sus antecedentes y conceptos más básicos. 
Además  se  dará  a  conocer  a  fondo  los  pormenores  del  crédito  y  la  cobranza  y  cuales  son  los  más 
apropiados y principales tipos de acuerdo a su importancia y a las necesidades de quienes los solicitan y 
de  quienes  los  otorgan.  Además  es  conveniente  sintetizar  las  ventajas  del  crédito  y  la  cobranza  y  que 
beneficios  proporcionan cuando se conceden. 
Es de suma importanciarealizar y dar a conocer un esquema de las herramientas y técnicas de la gestión 
de cobro y a su vez verificar los sistemas de control. Es recomendable  llevar un control interno en toda 
empresa para poder lograr los objetivos y metas deseadas y así obtener mejore resultados.
7 
INTRODUCCION 
El  presente  trabajo  de  investigación  trata  sobre  el  estudio  y  evaluación  del  control  interno  aplicable  al 
departamento de crédito y cobranza de la empresa Calcemex, S.A. de C.V. 
Esta empresa se dedica  a la fabricación de  calcetines para dama, caballero y niños, es una empresa líder 
en el mercado,   veremos su historia,  sus objetivos, su misión,   que reportes utiliza para llevar acabo su 
control con que departamentos esta relacionado, su organigrama, el proceso de cobranza que utiliza, sus 
niveles de distribución  etc. 
Calcemex es una empresa que se creo en el año de 1960 y fue fundada por  Gerardo C., Carlos C., Arhon 
C.,  desde  sus  inicios  esta  empresa  se  dedico  ala  fabricación  de  calcetines  y  nadie  suponía  que  estaba 
predestinada a ser la empresa líder en la fabricación de estos productos en el mercado mexicano. 
Durante  estos  años  la  trayectoria  de  la  empresa  siempre  fue  en  ascenso  hasta  convertirse  en  lo  que  es 
ahora  lo  cual  constituye  un  orgullo  para  los  socios  de  la  misma,  para  el  personal  para  la  industria 
mexicana de calcetería. 
Muchos    problemas  ha  tenido  que  enfrentar,  la  empresa  durante  todos  estos  años  de  consolidación  y 
crecimiento,  problemas  de  tipo  micro  y  macroeconómico  de  fluctuaciones  políticas  en  el  país  y  de 
altibajos en el poder adquisitivo de la población así como contracciones en el mercado, pero la empresa 
ha salido adelante gracias al trabajo constante que como ejemplo siempre se ha puesto desde los niveles 
directivos hacia todos los niveles. 
Dicho  trabajo  consta de seis capítulos  y un caso práctico,  en el primer apartado se menciona  en  forma 
breve  los  antecedentes,  origen  y  evolución  del  crédito  y  la  cobranza,  el  cual  constituye  su  marco  de 
referencia. 
El  segundo  capítulo  comprende  todo  lo  referente  al  control  interno,  su  objetivo,  sus  elementos, 
componentes y como se maneja el control administrativo  y contable así  también se menciona el Coso  y 
Cocoa. 
El  tercer  capítulo  esta  enfocado  principalmente  al  crédito  y  cobranza  se  estudia  la  importancia, 
clasificación,  factores  básicos,  se mencionan  los  títulos  de  crédito  además  se  enumeran  las  ventajas  y 
desventajas que nos proporcionan.
8 
En  el  cuarto  capítulo  se  menciona  el  proceso  crediticio,  la  solicitud  de  crédito,  la  investigación  del 
crédito,  fuentes  de  información  para  el  otorgamiento  del  crédito,  efectos  de  la  investigación  así  como 
también el costo de la investigación. 
El  quinto  capítulo  se  refiere  a  la Administración  de  la  cobranza  y  costo  financiero  de  las  cuentas  por 
cobrar, se mencionaran los sistemas y métodos de cobranza, aspectos legales de la cobranza, el análisis de 
la antigüedad de saldos y de la rotación de cartera así como también el promedio de la antigüedad y costo 
financiero de las cuentas por cobrar y por último el factoraje financiero. 
En el  sexto  capítulo  se destaca  la  función del departamento de Crédito  y Cobranza,  su  localización,  su 
función  su  estructura,  la  función  del  crédito  como  proceso  administrativo  y  su  relación  con  otros 
departamentos. 
En el caso práctico se destaca lo más  relevante que tiene el departamento de crédito y cobranza ya que 
éste forma parte de un ente económico. 
A  través  de  los  seis  capítulos  y  el  caso  practico  los  puntos  que  se  engloban  son  los  siguientes:  Los 
documentos de crédito, la evaluación de riesgos, los límites y las políticas de crédito, los cuales nos darán 
una adecuada visión de la situación actual en nuestro departamento, determinando los riesgos  inherentes 
a nuestra cartera. Es necesario además que se tome en cuenta la importancia de la solicitud entre otros. 
Es  importante  mencionar  que  esta  investigación  se  desarrollo  partiendo  y  siguiendo  de  los  pasos  que 
constituye el departamento de crédito y cobranza en cuanto a su estudio y evaluación del control interno, 
evaluando el grado de eficacia y eficiencia que involucran en esta área.
9 
CAPITULO I 
I.  ANTECEDENTES, ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL CRÉDITO Y LA COBRANZA 
1.1.­ ORIGEN Y EVOLUCION. 
Existen  diferentes  versiones  sobre  la  iniciación  de  las  operaciones  crediticias,  pero  el  crédito  nació  a 
finales de la comunidad primitiva, y es tan antiguo como la civilización.  Las operaciones mercantiles en 
forma de trueque constituían la forma más común de comercio, en la antigua Mesopotámica encontramos 
un  estilo  de  comercio  más  estructurado,  en  donde  ya  se  otorgaban  créditos  incluyendo  intereses 
moratorios  para  las  personas  que  se  atrasaran  en  sus  pagos,  los  egipcios  realizaban  esta  práctica  de 
manera común en sus operaciones mercantiles, así comos fenicios, griegos y chinos. 
Con los romanos era más complejo debido a que se incluían castigos corporales a los deudores morosos, 
además de los prestamistas existían los banqueros, que actuaban como cambistas y mercaderes en metales 
preciosos y también  cobraban los créditos de sus clientes cuando los deudores radicaban en el extranjero, 
pagando a  su vez las deudas de sus clientes locales a  los acreedores radicados en otros lugares, pero no 
practicaban operaciones de préstamos. Con los griegos existía un documento similar a la letra de cambio 
y  la carta de  transferencia que servía  para no  portar dinero, debido a  las  grandes distancias  recorridas, 
porque  estos  pueblos  establecían  ya  operaciones  de  comercio  internacional,  así  como  exportaciones, 
aunado  a esto,  el  comercio marítimo contribuyó a  la  formación de sociedades mercantiles,  en donde el 
comercio conseguía un prestamista que a la vez fungía como una especie de seguro. 
Antes de la era cristiana, en la antigua Roma  encontramos  los primeros signos del desarrollo crediticio. 
Sabemos  que  sus  réditos  fluctuaban  entre  el  40%  y  75%  y  aun  cuando  parezcan  elevados,  se  debe 
considerar  que,  por  las  circunstancias  de  aquella  época,  el  prestamista  corría    grandes  riesgos.  En  sus 
comienzos,  el  préstamo  se  efectuaba  en  especies,  y  fue  hasta  la  aparición  y  el  empleo  de  la  moneda 
cuando surgieron los primeros signos crediticios de una manera ya tabulada. 
La historia de  la cobranza  y  posteriormente  el  crédito comenzó  con el  intercambio de unos  bienes  por 
otros,  a  lo  cual  posteriormente  se  le  llamó  trueque  y,  después,  con  equivalentes  a  la moneda  como  el 
cacao.  La  intermediación  financiera  apareció  y  floreció  en  diferentes  regiones  a  medida  que  las 
actividades agrícolas o comerciales se fueron arraigando y generalizando en diferentes partes del mundo.
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La  existencia  de  una  gama  de  opciones  de  pago  cada  vez  mayor  para  facilitar  al  consumidor  la 
adquisición de bienes es producto de una evolución natural del comercio en una sociedad cada vez más 
globalizada susceptible de integrar de manera pronta los avances ocurridos en cualquier latitud del mundo 
en beneficio del desarrollo de los negocios propios de la región. 
Además de los prestamistas se generalizaron los banqueros, su actividad era distinta, pues actuaban como 
cambistas y mercaderes de metales preciosos, cobraban los  créditos de sus clientes cuando los deudores 
radicaban  en  el  extranjero,  y  se  encargaban  a  su  vez  de  pagar  las  deudas  de  sus  clientes  locales  a  los 
acreedores  radicados en otros  lugares,  pero no  practicaban  operaciones de préstamo. Fue hasta  el  siglo 
XII cuandoaparecieron los bancos así como los conocemos en la actualidad. 
En  el  comercio  griego  se  institucionalizó  un  documento  similar  a  la  letra  de  cambio  y  a  la  carta  de 
transferencia,  tan  utilizados  por  los  romanos.  Existen  bases  fehacientes  de  transacciones  comerciales 
internacionales de pueblos antiguos como Siria, Cartago y Egipto. Los griegos y los romanos utilizaron la 
letra de crédito para evitar el  transporte material de dinero, pues en su caminar de población a población 
existían graves riesgos de frecuentes asaltos a las caravanas de mercaderes; por ello, cuando un mercader 
tenia que  viajar, depositaba los  fondos con el banquero de sus cuidad, y éste le extendía un documento 
que pagaba su corresponsal en el sitio de destino. 
El comercio marítimo incrementó tremendamente el proceso evolutivo del uso del crédito. El movimiento 
de exportación e importación requirió dinero ajeno para desarrollar las transacciones en ultramar. Por lo 
tanto  se  originaron  situaciones  en  las  que  el  comerciante  se  asociaba  con  comisionistas,  quienes 
proporcionaban fondos para realizar la travesía, y tenían obligación de acompañar las mercancías durante 
el viaje para encargarse personalmente de venderlas. Este tipo de comercio se desarrollaba como sociedad 
mercantil,  en  la  cual  prestamistas  y  comerciantes  se  convertían  en  auténticos  socios  y  dueños  de  la 
mercancía. Esta situación llevó a crear una combinación de préstamos de dinero y una especie de seguro, 
de tal manera que si la embarcación naufragaba, el deudor quedaba exento de la obligación de solventar el 
crédito recibido. Durante la Edad Media, con el desarrollo del comercio mediterráneo y la prosperidad de 
las  grandes  ciudades  comerciales  surgen  importantes  empresas  bancarias;  la  Taula  de  Cambios,  de 
Barcelona, fundada en 1401; el Banco de Venecia, en 1407; el Banco de San Jorge de Génova, en 14096 
y el Monte Vecchio de Venecia, en 1482. 
En el presente, el crédito y la cobranza han evolucionado para incluir toda una gama de formas de pago 
como efectivo, cheques, tarjetas de débito, de crédito y las desarrolladas bajo el concepto de exclusividad 
propio de una cadena comercial.
11 
1.2.­  ANTECEDENTES EN MEXICO. 
Los primeros vestigios del crédito en México se encuentran entre los aztecas, al arribar los españoles a lo 
que  hoy  es  el  territorio  de México,  éste  se  hallaba  dominado  en  su mayor  parte  por  la  llamada  Triple 
Alianza.  Integrada  por  el  reino  azteca,  el  de  Texcoco  o  Acolhuacan  y  el  de  Tlacopan  o  Tacaba. 
Fundamentalmente,  la organización social y económica de estos pueblos obedecía  al patrón azteca, por 
eso, lo que se diga acerca de los habitantes de Tenochtitlán es, en líneas generales, aplicable a los demás 
habitantes del territorio dominado por ellos. 
Al  finalizar  el  siglo  XV,  la  economía  de  los  aztecas  había  alcanzado  un  notable  desarrollo,  las 
transacciones  comerciales,  muy  incrementadas,  se  realizaban  no  solo  mediante  trueques,  sino  como 
verdaderas operaciones de compraventa,  cuyos instrumentos de cambio eran distintos tipos de monedas 
que,  auque no acuñadas, desempeñaban el papel de estas. Las diferentes especies de moneda empleadas 
por los aztecas eran: 
1.  Cacao, diferente del que se usaba en el consumo cotidiano 
2.  Pequeñas  telas  de  algodón  destinadas  exclusivamente  a  la  adquisición  de  mercancías, 
denominadas jatoguachtli. 
3.  Piezas de cobre, muy parecidas a moneda acuñada. 
También se encuentran referencias del crédito en la historia del imperio azteca. Sahún habla de 
la celebración de préstamos en dinero “al  logro”. Por su parte, la legislación azteca reconocida 
las  deudas  y  consignaba,  como  penas  para  los  deudores  morosos,  la  cárcel  e  incluso  la 
esclavitud. 
Después  de  la  conquista  de  los  españoles  la  primera  institución  de  crédito  fue  el  monte  de  Piedad  de 
animas  en  1775,  siendo  sus  primeras  operaciones  los  préstamos  prendarios,  la  custodia  de  depósitos 
judiciales  y  la  venta  pública  en  la  subasta de  prendas no  rescatadas del  préstamo; de  la Nueva España 
quedó la Casa de Moneda y el Nacional Monte de Piedad, así como el Banco de Avío, que fue la primera 
institución de apoyo empresarial que otorgaba préstamos a industriales y a compañías mercantes y textiles 
para la adquisición de maquinarias 
El crédito indudablemente ha contribuido grandemente  al desarrollo del comercio, ya que antiguamente 
los productos no salían  de  manos del vendedor, hasta en tanto que éste recibía su importe, ya fuera en 
efectivo o a  base de  trueque (intercambio de mercancías). El  comercio  por tanto tuvo auge gracias al 
crédito, logrando salir de la estrechez en que se encontraba. 
Antes  de  la  Primera  Guerra Mundial,  Inglaterra  estaba  en  una  posición  prominente  frente  al  resto  del 
mundo, con ello la Libra era  fácilmente aceptada en el  comercio mundial y los Banqueros Londinenses
12 
poseían  un  conocimiento  técnico  de  los  negocios  internacionales  bastante  extenso,  razón  por  la  cual 
Inglaterra tenía la primacía en estas operaciones. 
Durante el período que medió entre el fin de la Primera Guerra Mundial y el comienzo de la segunda, los 
bancos  norteamericanos  tuvieron  una  creciente  participación  en  el  Comercio  Internacional,  lo  que 
permitió la expansión de los créditos comerciales hacia América. 
Posteriormente,  la Segunda Guerra Mundial trajo como una de sus consecuencias el que,  al cerrarse las 
fronteras  de  algunos  países,  los  importadores  recurrieran  a  otros  en  busca  de  nuevas  fuentes  de 
abastecimiento para mantener  sus negocios y al mismo tiempo satisfacer la demanda de sus clientes de 
determinados  productos,  en  vista  de  lo  cual,  cada  país  buscó  mercados  de  compra,  que  cubrieran  sus 
necesidades, produciéndose la demanda de toda clase de mercancías, razón por la que el mercado para los 
vendedores tuvo un incremento que posiblemente haya sido el mayor de la historia. 
Debido  a  esto,  compradores  y  vendedores  que  nunca  habían  tenido  contacto  entre  sí,  se  encontraron 
negociando la compra y la venta de materias primas y artículos manufacturados, no teniendo tiempo para 
investigaciones crediticias, lo que ocasionó muchos trastornos, y los vendedores se vieron en la necesidad 
de  demandar  el  establecimiento  de  créditos  comerciales  bancarios  que  les  garantizaran  el  pago  de  sus 
mercancías antes de embarcarlas. 
Fue  de  esta  manera  que  nacieron  los  créditos  comerciales,  como  un  medio  de  pago  de  mercancías  o 
servicios, ofreciendo el Banco Emisor su propio crédito y prestigio,  en lugar del crédito del comprador, 
que puede ser bueno pero no tan conocido en el país del vendedor. 
Día a día el Comercio Internacional aumenta, debido a diversas causas, siendo una de las más importantes 
las  facilidades  que  otorgan  los Bancos  tanto  para  acercar  compradores  con  posibles  vendedores,  como 
para fines de reembolso de las operaciones, dependiendo del tipo de arreglo entre comprador y vendedor.
13 
1.3.­ DEFINICIONES. 
Cobranza 
Se describe a la cobranza como la acción de cobrar, lo cual a su vez, significa percibir uno la cantidad que 
otro le debe. En otras palabras, en su uso más común, se refiere al sucesor del cacao: el dinero, el cual es 
recibido a cambio de un bien o un servicio. 1 
De la cobranza también desde tiempos inmemorables surgió el concepto de crédito, el cual seguramente 
apareció como algo similar a lo que hoy llamamos fiar. 
El  recupero  de  los  créditos  por  medio  de  las  cobranzas  es  una  función  vital  para  las  finanzas  de  una 
empresa;  tal  es  así  que  hasta  hace  no  mucho  tiempo  se  descuidaba  un  poco  el  primer  aspecto  para 
centralizar el interés en este últimoobjetivo. 
El  volumen de  las  ventas se  verá afectado por una  recolección de  fondos atrasados, porque  las cuentas 
vencidas  dan  lugar  a  la  detención  de  los  pedidos,  razón  por  demás  valedera  para  exigir  que  los 
compromisos se cancelen en término. 
Cobranza es el concepto de solicitar del deudor y recibir el pago  respectivo. En el  caso de una empresa 
que  vende mercancía  o  proporciona  servicios,  por medio  de  la  función  de  cobranza,  se  solicita  de  los 
clientes  el  pago  del  precio  convenido,  con  la  intención  de  conseguir  la  pronta  y  total  recuperación  de 
todos  los lados  pendientes. Utilizando conceptos jurídicos, el objetivo funcional de la cobranza es el de 
poder lograr la terminación o el cumplimiento del contrato de compraventa o de suministros que se han 
celebrado entre las partes. 
Dentro del área de finanzas, en las empresas es de vital  importancia la administración de las cuentas por 
cobrar, es por ello que es importante conocer su significado. 
A continuación se presentan algunos conceptos de diferentes autores: 
“Las  cuentas  por  cobrar  no  son más  que  créditos  que  se  otorgan  a  los  clientes,  al  concederles  un 
tiempo razonable para que paguen los artículos comprados.” 2 
“Las cuentas por cobrar son el  total de  todo el crédito extendido por una empresa a sus clientes, por 
consiguiente esta cuenta de balance general, representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa”. 3 
1 VILLASEÑOR FUENTE, Emilio. Elementos de Administración del Crédito y Cobranza. Cuarta 
edición, Trillas, México, 2001, 9­24 pp. 
2 E. BOLTEN E, Steven 
3 LAWRENCE D, Schall / CHARLES, Haley
14 
“Cuando se venden bienes a crédito se dice que el vendedor extiende crédito comercial al comprador. 
El  crédito comercial  resulta de  la creación de una partida de activos que se denominan cuentas por 
cobrar en los libros de la empresa”. 4 
. 
Crédito 
La  palabra  Crédito  proviene  del  latín  creditum,  de  credere  que  significa  asentamiento,  es  decir, 
aprobación de lo que ha propuesto un tercero. 
El crédito es el derecho que uno tiene a recibir de otro alguna cosa, por lo común dinero, préstamos, 
descuentos, anticipos, y otras operaciones financieras similares, hechas con o sin garantía, en atención 
al  valor  de  ésta,  y  al  buen  nombre  de  aquel  que  figura.  Al  crédito  se  la  ha  asignado  la  palabra 
confianza debido a que se  trata de un acto de buena  voluntad por parte del  acreedor  en  creer  en  el 
deudor. 5 
La operación de crédito  se define como la entrega de un  valor  actual, sea dinero, mercancía o servicio, 
sobre  la  base de confianza, a  cambio  de un  valor  equivalente esperando  en un  futuro, pudiendo existir 
adicionalmente un interés pactado. 
Crédito, en comercio  y  finanzas,  es el  término utilizado para  referirse  a  las  transacciones que  implican 
una transferencia de dinero que debe devolverse transcurrido cierto tiempo. Por tanto, el que transfiere el 
dinero se convierte en acreedor y el que lo recibe en deudor;  los  términos crédito y deuda  reflejan pues 
una misma transacción desde dos puntos de vista contrapuestos. 6 
1.4.­ OBJETIVO DEL CREDITO Y LA COBRANZA. 
El crédito es la necesidad comercial ya que tiene como objetivo facilitar la obtención de bienes y servicios 
para  la  producción  de  otros  satisfactores  o  para  su  consumo  inmediato  facilitando  el  flujo  de  bienes  y 
servicios, para el fabricante la obtención de un crédito equivale a la inversión en medios de producción, 
para  el distribuidor mayorista  ayuda a  la  ampliación de  ventas e  incremento de  ganancias debido a  los 
pagos que hace a un  plazo mayor de  lo que cobra,  para  el    consumidor  final  implica  la  posibilidad de 
adquirir más artículos o bien artículos que de contado no podría obtener. 
4 F.J. Weston / E. F. Brigham. 
5 Ibidem. p.18
15 
El objetivo de la cobranza se cierra en el  círculo de la venta, el cual se expresa de la siguiente manera: 
PEDIDO 
COBRO                                                                                                      AUTORIZACIÓN 
DEL COBRO. 
ENTREGA                                                                                                  FACTURACION 
Cerrar él círculo de la venta por cerrarlo no es el único objetivo de la cobranza, ya que es posible lograrlo 
siendo  agresivo  y  amenazador.  La  cobranza  debe  ser  hecha  de  tal  manera  que  el  cliente  se  sienta 
estimulado y por lo tanto satisfecho debido a la atención que recibió de todo el personal de la empresa, y 
lograr  con  esto  que  siga  comprando  los  productos  que  se  necesita  y  mantener  la  relación  exitosa  por 
muchos años. 
La  cobranza  tiene  como  objetivo  principal  y  universal  cobrar  oportunamente,  él  secundario  varía 
dependiendo las características y políticas de la empresa que pueden ser rígidas o tolerantes. 
El  objetivo  de  la  cobranza es  recuperar el dinero de una  venta  realizada a  crédito, obteniendo  recursos 
propios para mantener las finanzas sanas dentro de la empresa 
. 
La cobranza debe ser: 
­  Adecuada: Para cobrar bien, es preciso considerar al deudor de acuerdo al cumplimiento en sus pagos 
y la  importancia que tenga el mismo para la compañía. 
6 Microsoft Windows Encarta, 2004 
Cobro del dinero  Cobro oportuno  Conservar el 
cliente
16 
­  Oportuna: Debido a las personas físicas y personas morales tienen compromisos financieros con otras 
empresas,  es  muy  importante  que  la  cobranza  sé  efectúe  en  el  día  y  la  hora  señalada,  pues  si  se 
realiza después, pudiera darse el caso que no tuviéramos recursos disponibles para cubrirlos. 
­  Completa: Es responsabilidad del departamento de crédito y cobranza de recuperar en su totalidad la 
cartera,  no  dejando  partidas  de  pequeño  monto,  que  pueden  ser  porque  el  cliente  lo  hace 
intencionalmente con el objeto de que se olviden con el tiempo, o porque sé auto aplican descuentos 
por pronto pago improcedentes y hacer con esto que dichas partidas sean sujetas a un ajuste, o bien 
sean canceladas.
17 
CAPITULO II 
2.­CONTROL INTERNO 
2.1 DEFINICIÓN 
El Control  interno,  es  un  proceso  ejecutado  por  la  junta  directiva  o  consejo  de  administración  de  una 
entidad,  por  su  grupo  directivo  (gerencial)  y  por  el  resto  del  personal,  diseñado  específicamente  para 
proporcionarles  seguridad  razonable  de  conseguir  en  la  empresa  las  tres  siguientes  categoría  de 
objetivos: 7 
)  Efectividad y eficiencia de las operaciones. 
)  Suficiencia y confiabilidad de la presentación de informes financieros. 
)  Acatamiento y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables 
También comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que 
los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de 
la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. 
2.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 
Los objetivos básicos son: 
1.  Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución. 
2.  Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administración. 
3.  Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. 
4.  Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. 
Efectividad del control interno 
I.  Depende del funcionamiento efectivo de  todos los componentes para proveer certeza razonable 
sobre el logro de una o más de las categorías de objetivos. 
ü  Alcance o logro de los objetivos de las operaciones. 
ü  Información confiable y útil. 
ü  Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. 
7 ESTUPIÑAN GAITAN, Rodrigo. Control Interno y Fraudes, ECOE ediciones, 21 pp.
18 
II.  Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la empresa incorporando enla 
función de administración y dirección adyacente a estos. 
III.  Es concebido  y ejecutado  por personas de  todos  los niveles de  la  organización a  través de sus 
acciones. 
IV.  Proporcionar  una  seguridad  razonable  más  que  absoluta  de  que  se  lograrán  los  objetivos 
definidos. 
2.3 ELEMENTOS 
Organización 
Dirección 
Ø  Asignación de responsabilidad. 
Ø  Segregación de funciones. 
Ø  Coordinación. 
Sistemas y procedimientos 
Ø  Manuales de procedimientos. 
Ø  Sistemas. 
Ø  Formas. 
Ø  Informes. 
Personal 
Ø  Selección. 
Ø  Capacitación. 
Ø  Eficiencia. 
Ø  Moralidad. 
Ø  Retribución. 
Supervisión 
Ø  Interna. 
Ø  Externa. 
Ø  Autocontrol.
19 
Técnica de elementos básicos del sistema de contr ol interno 
Elemento de organización. 
Un  plan  lógico  y  claro  de  las  funciones  organizacionales  que  establezca  líneas  claras  de  autoridad  y 
responsabilidad para las unidades de  la organización y para los empleados y que segregue las  funciones 
de registro y custodia. 
Elementos sistemas y procedimientos. 
Un sistema  adecuado  para  la  autorización de  transacciones  y  procedimientos  seguros  para  registrar  sus 
resultados en términos financieros. 
Elementos de personal. 
Practicas sanas y  seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad de personas, 
dentro de la organización. 
Personal,  en  todos  los  niveles  con  la  aptitud,  capacitación  y  experiencia  requeridas  para  cumplir  sus 
obligaciones satisfactoriamente. 
Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal. 
Elementos de supervisión. 
Una  efectiva  unidad  de  control  independiente,  hasta  donde  sea  posible  y  factible,  de  las  operaciones 
examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo logístico. 
2.4 COMPONENTES 
El  control  interno  consta  de  cinco  componentes  interrelacionados  que  se  derivan  de  la  forma  como  la 
administración maneja el  ente, y están  integrados a los procesos administrativos los cuales se clasifican 
en: 8 
A.  Ambiente de control. 
B.  Evaluación de riesgo. 
C.  Sistema de Información contable y comunicación. 
D.  Actividades de control. 
E.  Supervisión y Monitoreo. 
8 Ibidem. p.23
20 
El control interno no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta solo 
al  siguiente,  sino  en  un  proceso  multidireccional  repetitivo  y  permanente  en  el  cual  mas  de  un 
componente  influye  en  los  otros  conforman  un  sistema  integrado  que  reacciona  dinámicamente  a  las 
condiciones ambientales. 
De  esta  manera  el  control  interno  difiere  por  ente,  tamaño,  por  sus  culturas  y  filosofías  de  la 
administración. Así mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener 
el  control  sobre  sus actividades, el  sistema de  control  interno de una entidad  generalmente se  percibirá 
muy diferente al de otra. 
A.  Ambiente de contr ol. 
Consiste  en  el  establecimiento  de  un  entorno  que  estimule  e  influencie  la  actividad  del  personal  con 
respecto al control de sus actividades. Este puede considerarse como la base de  los demás componentes 
del control interno a proveer disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como: 
§  Se estructura las actividades del negocio. 
§  Se asigna autoridad y responsabilidad. 
§  Se organiza y desarrolla la gente. 
§  Se comparten y comunican los valores y creencias. 
§  El personal toma conciencia de la importancia del control. 
Los  factores  del  ambiente  de  control  incluyen:  Integridad  y  Valores  Éticos,  Compromiso  de  Ser 
Competentes, junta directiva o comité de auditoria, filosofía y estilo operacional de la gerencia, estructura 
organizacional,  asignación de autoridad y responsabilidad,  políticas y prácticas de los recursos humanos. 
Factores de ambiente de control. 
o  La integridad y los valores éticos. 
o  El compromiso a ser competentes. 
o  Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoria. 
o  La mentalidad y éxito de operación de la gerencia. 
o  La estructura de la organización. 
El  ambiente  de  control  tiene  gran  influencia  en  la  forma  como  se  desarrollan  las  operaciones,  se 
establecen los objetivos y se minimiza los riesgos. Tiene que ver igualmente en el comportamiento de los 
sistemas de información y con la supervisión en general.
21 
Integr idad y  valores éticos.  Tienen  como propósito  establecer  los  valores éticos  y de conducta que  se 
espera  de  todos  los  miembros  de  la  organización  durante  el  desempeño  de  sus  actividades,  ya  que  la 
efectividad  del  control  depende  de  la  integridad  y  valores  del  personal  que  lo  desempeña,  y  le  da 
seguimiento. 
La  participación  de  la  alta  administración  es  clave  en  este  asunto,  ya  que  su  presencia  dominante  fija 
pautas a través de su ejemplo. La gente imita a sus líderes. 
Compromiso  de  ser   competente.  Los  empleados  deben  poseer  las  destrezas  y  el  conocimiento 
esencialmente para el desempeño de su trabajo. La gerencia debe comprometerse a contratar empleados 
con niveles apropiados de educación  y experiencia  y  a proporcionarles  la supervisión  y  la  capacitación 
adecuada. 
Junta dir ectiva o comité de auditoria. El ambiente de control de una organización está influido por la 
efectividad de su junta directiva y el comité de auditoria. Los factores que pesan sobre la efectividad de la 
junta o del comité de auditoria, influyen la medida de su independencia frente a la gerencia, la experiencia 
y el nivel de sus miembros,  el nivel al que ésta plantea y adelanta asuntos difíciles con la gerencia y  su 
interacción con los auditores internos y externos. 
El  comité  de  auditoria  de  la  junta  directiva  debe  estar  compuesto  de  directores  externos  que  no  sean 
empleados de ningún nivel de la organización. Esto permite o autoriza al comité de auditoria para que sea 
efectivo en la vigilancia de la calidad de los informes financieros de la organización. 
Filosofía y estilo oper acional de la gerencia.  La filosofía de la gerencia y el estilo operacional también 
se  refleja  en  la  forma  como  la  organización  es  manejada.  Con  frecuencia  los  controles  en  una 
organización  informal  son  implementados mediante  contacto  directo  entre  él  empleados  y  la  gerencia. 
Una  organización  más  formal  establecerá  políticas  escritas,  informes  de  desempeño  e  informes  de 
excepción para controlar sus diversas actividades. 
Estr uctura  organizacional. Una  estructura  organizacional  bien  diseñada  proporciona  una  base  para  la 
planificación, la dirección y las operaciones de control. Esta divide la autoridad, las responsabilidades y 
los  deberes  entre  los  miembros  de  una  organización  al  manejar  aspectos  como  la  toma  de  decisiones 
centralizadas y descentralizadas y una distribución apropiada de deberes entre los diversos departamentos. 
La  estructura  organizacional  de  una  entidad  debe  separar  apropiadamente  las  responsabilidades  de 
autoridad transacciones, registrar transacciones y custodiar los activos.
22 
B.  Evaluación del r iesgo por  la  empresa. 
La gerencia debe identificar cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de que los objetivos de la 
organización no sean alcanzados y luego tratar de manejar esos riesgos. 
Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes externas como internas que 
deben ser evaluadas por la gerencia. 
La  gerencia  establece  objetivos  generales  y específicos  e  identifica  y analiza  los  riesgos de  que dichos 
objetivos no se logren su capacidad para: 
    Salvaguardar sus bienes y recursos. 
    Mantener ventaja ante la competencia. 
    Construir y conservar su imagen. 
    Incrementar y mantenersu solidez financiera. 
    Mantener su crecimiento. 
C.    Sistemas de información contable y de comunicación. 
Para ayudar a la gerencia a cumplir los objetivos de la organización se necesita información en todos los 
niveles. El sistema de información contable y la forma como se comunican a lo largo de la organización 
las  responsabilidades  del  control  interno  en  la  presentación  de  informes  financieros  son  de  gran 
importancia para los auditores. 
Un sistema de información contable de una organización consiste en los métodos y registros establecidos 
para registrar, procesar y resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, 
pasivos y patrimonio relacionados. 
Un sistema de información de contabilidad debe: 
1)  Identificar y registrar todas las transacciones válidas. 
2)  Describir  oportunamente  las  transacciones  con  suficiente  detalle  para  permitir  su  clasificación 
apropiada de las transacciones en la presentación de informes financieros. 
3)  Medir  el  valor  de  las  transacciones  en  una  forma  que  permita  registrar  su  valor  monetario 
apropiado en los estados financieros. 
4)  Determinar  el  periodo  en  el  cual  ocurrieron  las  transacciones  para  permitir  el  registro  de  las 
transacciones en el periodo de contabilidad apropiado. 
5)  Presentar  apropiadamente  las  transacciones  y  las  revelaciones  relacionadas  en  los  estados 
financieros.
23 
D. Actividades de contr ol. 
Las actividades de control son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la 
gerencia  se  llevan  a  cabo.  Estas  políticas  y  procedimientos  promueven  acciones  relacionadas  con  los 
riesgos que enfrenta la organización. 
Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las 
actividades asignadas. Está actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos. 
Incluyen actividades preventivas, detectivas y correctivas tales como: 
♠  Aprobación y autorización. 
♠  Reconciliación. 
♠  Segregación de funciones. 
♠  Salvaguarda de activos. 
Indicadores de desempeño. 
♠  Fianzas y seguros. 
♠  Análisis de registros de información. 
♠  Verificación. 
♠  Revisión de desempeños operacionales. 
♠  Seguridad física. 
♠  Controles sobre procesamiento de información. 
Tipos de contr oles. 
Detectivos                                      Preventivos                                     Corr ectivos 
Propósito  Car acter ísticas  Propósito  Caracter ísticas  Propósito  Car acter ísticas 
Diseñado  para 
detectar 
hechos 
indeseables. 
Detienen  el 
proceso o aíslan 
la  causa  del 
riesgo  o  las 
registran. 
Diseñado  para 
prevenir 
resultados 
indeseables. 
Están 
incorporados en 
los  procesos  de 
forma 
impersistible. 
Diseñado para 
corregir 
efectos  de  un 
hecho 
indeseable. 
Es  el 
complemento 
del  detectivo  al 
originar  una 
acción luego de 
la alarma. 
Detectan  la 
manifestación 
incurren  Cía. 
de un hecho. 
Ejercen  una 
función  de 
vigilancia. 
Reducen  la 
posibilidad  de 
que  se 
detecten. 
Pasivos 
construidos 
dentro  del 
sistema 
inconsciente. 
Corregir  las 
causas  del 
riesgo  que  se 
detecta. 
Corregir  la 
evasión  o  falta 
de  los 
preventivos.
24 
Actúan  cuando 
se  evaden  los 
preventivos. 
Guías que están 
en  existencia  a 
las causas. 
Ayuda  a  ka 
investigación  y 
corrección  de 
causas. 
No  evitan  las 
causas  las 
personas 
involucradas. 
Más  barato 
evita  costos  de 
correcciones. 
Permite  que  la 
alarma  se 
escuche  y  se 
remedie  el 
problema. 
Conscientes  y 
obvios  mide 
efectividad  de 
controles 
preventivos. 
Impedimento 
que algo suceda 
mal. 
Mucho  más 
costoso. 
Revisión de desempeño. 
Estos controles incluyen revisiones del desempeño real, en comparación con presupuesto, proyecciones y 
desempeño de periodos anteriores, relaciones entre si de conjuntos de información diferentes y revisiones 
globales de desempeño. Las revisiones de desempeño proporcionan a la gerencia una indicación global de 
la forma como el personal en los diferentes niveles está logrando los objetivos de la organización. 
Procesamiento de información. 
Las  dos  categorías  de  los  controles  del  procesamiento  de  información  incluyen  actividades  de  control 
general,  que  se  aplican  a  todas  las  actividades  de  procesamiento  de  información,  y  las  actividades  de 
control  de  aplicación,  que  se  aplican  solamente  a  una  actividad  particular.  Ejemplo  de  actividades  de 
control  general  incluirían  aquéllas  que  restringen  el  acceso  a  todo  el  sistema  de  información  de 
contabilidad. 
Un aspecto importante de los controles del procesamiento de información es la autorización apropiada de 
todo  tipo  de  transacciones.  La  autorización  de  las  transacciones  puede  ser  general  o  especifica.  La 
autorización  general  ocurre  cuando  la  gerencia  establece  criterios  para  la  aceptación  de  un  tipo  de 
transacciones y  autorización especifica  cuando las transacciones son autorizadas individualmente.
25 
Control en los sistemas de información. 
Los sistemas están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control. 
Existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información. 
Controles gener ales: Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen 
el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento 
del  hardware  y  software,  así  como  la  operación  propiamente  dicha.  También  se  relacionan  con  las 
funciones de desarrollo  y mantenimiento de sistemas,  soporte  técnico, administrativo de  base de datos, 
contingencia y otros. 
Controles de aplicación: Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el 
procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación correspondiente. 
Los  sistemas  de  información  y  tecnología  son  y  serán  un  medio  para  incrementar  la  productividad  y 
competitividad. 
Información y comunicación: Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a 
la obtención, uso y aplicación de los recursos es necesario disponer de información adecuada y oportuna. 
Los  estados  financieros  constituyen  una  parte  importante  de  esa  información  y  su  contribución  es 
incuestionable. 
Sistemas de información como herramienta de control y Sistemas de información según las 
necesidades del negocio. 
Sistema de manufactura                        Sistema de recursos humanos 
Sistema de  Sistema de                          Sistema de 
Información comercial                    información general              indemnizaciones 
Sistema de información                                  Sistema de 
De tesorería  proveedores
26 
Elementos de la comunicación. 
1.  Comunicación formal de objetivos, metas, políticas, funciones, responsabilidades, autoridad. 
ü  Manuales, circulares, instructivos, directivas y periódicos. 
2.  Comunicación informal de asuntos importantes. 
ü  De doble vía, vertical y horizontal. 
ü  Coordinación de actividades. 
3.  Canales de comunicación abiertos. 
ü  Externos e internos. 
ü  Imagen corporativa, clima. 
Los sistemas integrados a la estructura. Los sistemas están integrados o entrelazados con las operaciones. 
Los sistemas integrados a las operaciones. Son medios efectivos para la realización de las actividades de 
la entidad. 
La calidad de la información. Constituye un activo, un medio y hasta una ventaja competitiva en todas las 
organizaciones importantes, ya que está asociada a la capacidad gerencial de las entidades. 
La información para actuar como un medio efectivo de control, requiere de las siguientescaracterísticas 
oportunidad, actualización, razonabilidad y accesibilidad. 
La  comunicación.  A  todos  los  niveles  de  la  organización  deben  existir  adecuados  canales  para  que  el 
personal  conozca  sus  responsabilidades  sobre  el  control  de  sus  actividades.  Estos  canales  deben 
comunicar  los  aspectos  relevantes del  sistema de  control  interno,  la  información  indispensable  para  los 
gerentes, así como los hechos críticos para el personal encargado de realizar las operaciones críticas. Los 
canales  de  comunicación  con  el  exterior,  son  el  medio  a  través  del  cual  se  obtiene  o  proporciona 
información relativa a clientes, proveedores, contratistas, entre otros.
27 
E.   Supervisión y monitor eo. 
Los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. 
Las funciones de controlar. 
Controlar  se  define  como  un  proceso  que  compara  lo  ejecutado  con  lo  programado.  El  propósito  del 
control es tomar una acción correctiva para asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 
El  monitoreo:  Es  un  proceso  que  evalúa  la  calidad  del  control  interno  en  el  tiempo.  Es  importante 
monitorear el control interno para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario 
hacer  modificaciones.  Puede  lograrse  el  monitoreo  realizando  actividades  permanentes  o  mediante 
evaluaciones  separadas.  Las  evaluaciones  separadas  son  actividades  de  monitoreo  que  se  realizan  en 
forma no rutinaria, como las auditorias periódicas efectuadas por los auditores internos. 
El  monitoreo  ocurre  en  el  curso  normal  de  las  operaciones  e  incluye  actividades  de  supervisión  y 
dirección  o  administración  permanente  y  otras  actividades  que  son  tomadas  para  llevar  a  cabo  las 
obligaciones de cada empleado y obtener el mejor sistema de control interno. 
Para un adecuado monitoreo se deben tener en cuenta las siguientes reglas: 
☺  El personal debe obtener de que el control interno esta funcionando adecuadamente. 
☺  Si las comunicaciones externas corroboran información generada internamente. 
☺  Se  deben  efectuar  comparaciones  periódicas  de  las  cantidades  registradas  en  el  sistema  de 
información contable con el físico de los activos. 
☺  Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer si entiende y cumple con el código 
de ética las normas legales y si desempeña regularmente actividades de control. 
☺  Si son adecuadas efectivas y confiables las actividades del departamento de la auditoria interna. 
2.5 CONTROLES ADMINISTRATIVO Y CONTABLE. 
Dos subdivisiones de control interno son reconocidas en auditoria. 9 
1. ­ El administrativo. 
2. ­ El contable. 
9 WALTER G. Kell / ZIEGLRER E. Richard. Principios del Control Interno y Conceptos de Estudio. 
Continental, México. 123­131 pp.
28 
El control administrativo incluye, pero no se limita, al plan de organización y procedimientos y registros 
que  conciernen  procesos  de  decisión  que  conducen  a  la  autorización  de  transacciones  por  de  los 
administradores  y  representan  el  punto  de  partida  para  establecer  el  control  contable  sobre  las 
transacciones. 
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionan 
con la salvaguarda de activos y la contabilidad de los registros financieros y por lo tanto están diseñados 
para proporcionar seguridad razonable que: 
a)  Las  transacciones  se  ejecutan  de  conformidad  con  autorización  general  o  especifica  de  la 
administración. 
b)  Que las transacciones se registran conforme se requerían 1) para permitir la adecuada preparación de 
los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o 
cualquier  otro  criterio  aplicable  a  tales  estados,  y  2)  para  mantener  un  adecuado  control  de  los 
activos. 
c)  Acceso a los activos tan sólo se permite con la debida autorización de los administradores. 
d)  Periódicamente  se  comparan  los  registros  de  activos  con  los  existentes  y  se  toman  las  medidas 
apropiadas respecto a cualquier diferencia que pudiera existir. 
La definición de control administrativo indica que estos controles podrán extenderse más allá del proceso 
que conduce a la autorización de las transacciones. Tales controles incluyen los registros utilizados para 
evaluar  la  actuación  del  personal  (como  podría  ser  la  cantidad  de  visitas  a  clientes  que  realice  un 
vendedor)  en  estudios  de  análisis  de mercado  y  en  los  reportes  de  control  de  calidad.  Estos  tipos  de 
controles no tienen (o sí acaso tienen) poco impacto sobre  los registros  financieros de  la compañía. Sin 
embargo la definición también reconoce que las dos subdivisiones de control interno no son mutuamente 
excluyentes puesto que    algunos  controles  administrativos  conducen a  la autorización de  transacciones, 
que es el punto de partida para el control contable. 
La definición de control contable se  centra en dos objetivos generales: 1) la salvaguarda de los activos  y 
2)  la  confiabilidad  de  los  registros  financieros  y  cuatro  objetivos  operativos.  Cualquier  control 
administrativo que directamente afecte cualesquier de estos aspectos se considera un control contable. 
Aclar ando lo que es el contr ol contable. 
El auditor deberá comprender perfectamente bien qué es el control contable. A continuación pretendemos 
aclarar un poco más su significado.
29 
Salvaguarda de los activos. 
Incluye  cualquier medida de  cautela  tomada  por  la administración para  impedir que  algo  indeseable  le 
ocurra  a  los  recursos  de  la  compañía.  Tales  medidas  se  podrán  aplicar    a  todas  las  pérdidas 
independientemente que surjan de “actos fortuitos” o de malas decisiones de negocios. Esta interpretación 
se extiende más allá del proceso contable. 
Una  interpretación  más  estrecha,  pero  más  significativa,  consiste  en  limitar  este  elemento  a  medidas 
tomadas por la administración para proteger  a la compañía de pérdidas resultantes de ejecutar y registrar 
transacciones,  y  de  la  custodia  de  activos  relacionados.  Las  pérdidas  en  tales  casos,  podrá  deberse  a 
errores  intencionales  o  no  intencionales. Dentro  de  los  errores  no  intencionales  se  incluyen  los  errores 
“honestos”,  como el subestimar las facturas de venta aplicado sin pleno conocimiento precios  unitarios 
incorrectos,  o pagar salarios de más a los trabajadores aplicando tarifas de salarios incorrectos, pero sin 
conocimientos de causa. Los errores intencionales se consideran  irregularidades. Consisten de desfalcos 
(o  robos)  que  conducen  a  pérdidas  por  abuso    de  confianza  o  pérdidas  atribuibles  a  la  falsificación  de 
registros, como el hecho  que se sobreestimen las utilidades netas. En términos llanos, un error intencional 
generalmente está asociado con el fraude. 
Confiabilidad de los registr os financieros. 
Los registros  financieros proporcionan  la base para  informar 1) internamente a los administradores  y 2) 
externamente a los accionistas y de más personas interesadas. Aun cuando ambos usos son importantes, 
deberá  reconocerse  que  el  auditor  reporta  sus  hallazgos  a  los  accionistas.  Por  lo  tanto,  para  fines  de 
auditoria,  la confiabilidad en los registros financieros se aplica primordialmente a la información externa. 
En  este  contexto,  la  información  externa  es  más  amplia  que  el  contenido  exclusivo  de  los  estados 
financieros.  Incluye  toda  la  información  financiera  que  se  incluye  en  el  informe  anual  (aspectos 
financieros  sobre  clientes,  resúmenes  comparativos,  etc.)  y  de  más  formas  de  información  financiera 
(reportes  intermedios  y  respecto  a utilidades). El  término  registros  financieros  es  sinónimo de  registroscontables  dentro  del  párrafo  de  alcance  del  dictamen  del  auditor,  de  datos  contables  dentro  de  la 
definición por  tanto tiempo conocida de control  interno y datos contables correspondientes dentro de la 
clasificación de evidencias probatoria.
30 
SEGURIDAD RAZONABLE: 
Es  la  administración  quien  es  responsable  de  establecer  y  mantener  un  sistema  de  control  interno 
contable.  La  administración  normalmente  busca  una  seguridad  razonable,  más  que  absoluta,  de  los 
objetivos del sistema que se habrán de alcanzar. Dos factores significativos apoyan esta conclusión. 
En  primer  término  debe  reconocerse  que  el  costo  del  sistema  no  deberá  superar  los  beneficios  que  se 
esperan  obtener.  El  criterio  de  costo­beneficio  es  crítico dentro  del  proceso  administrativo  de  toma  de 
decisiones. Esto se complica por el hecho de que la relación  de costo­beneficio involucra estimaciones y 
criterios,  y  no  mediciones  precisas.  En  contraste,  los  administradores  de  negocios  al  detalle,  hasta  la 
fecha,  han  decidido  que  un  sistema  de  personal  de  vigilancia  similar  no  compensa  los  beneficios  que 
podrían  lograrse  al  evitar  pérdidas  por  robos.  Sin  embargo,  muchas  tiendas,  han  instalado 
estratégicamente  cámaras  de  televisión  de  circuito  cerrado  y  aparatos  electrónicos  sensoriales  en  un 
esfuerzo de afrontar este problema. 
El segundo factor se refiere a llegar a comprender que el procedimiento de control no debe tener un efecto 
adverso  significativo  sobre  la  eficiencia  o  rentabilidad.  Por  ejemplo,  una  compañía  podría  eliminar 
pérdidas por cheques malos aceptando exclusivamente cheques certificados o de caja de sus clientes. Sin 
embargo, por razón de su posible afecto adverso sobre las ventas, muchas compañías piensan que bastará 
requerir  la  identificación  de  quien  suscribe  un  cheque  como  seguridad  razonable  contra  este  tipo  de 
pérdida. 
TRANSACCIONES. 
Estas incluyen el intercambio de activos y servicios entre una empresa mercantil con terceros, así como el 
uso  y consumo de  tales  activos  y  servicios  dentro  de  una  compañía.  Las  transacciones  constituyen  los 
componentes básicos de operaciones dentro de los negocios. Por lo tanto, constituyen el elemento base de 
control contable. 
Diferentes  tipos  de  controles  podrán  requerirse  para  distintos  tipos  de  transacciones.  Por  lo  tanto,  el 
establecimiento de controles y el interés del auditor en ellos se centran en tipos o clases específicos, tales 
como  ventas,  compras,  etc.  Además,  el  auditor  se  muestra  preocupado  acerca  de  procedimientos 
específicos de  control que  pertenecen a cada  función  (o paso)  involucrado en  el  flujo de  transacciones 
para cada clase. Por ejemplo, al realizar ventas a crédito en una compañía manufacturera, deberán existir 
controles para aprobar el crédito, surtir la orden y embarcarla, así como en la facturación al cliente.
31 
LIMITACIONES. 
Todos  los  sistemas  de  control  contable  interno  están  sujetos  a  limitaciones  inherentes.  Una  de  las 
limitaciones lo constituye el factor humano que existe dentro de la mayor parte de los procedimientos de 
control.  La  efectividad  de  un  control  específico  podrá  nulificarse  si  no  se  comprende  bien  las 
instrucciones,  si  existen  descuidos,  fatiga  y  ausentismo.  También  es  posible  que  la  eficacia  de  un 
procedimiento se reduzca mediante actos deliberados de un de un empleado o mediante la intervención de 
varios empleados. Una situación como esta última se conoce como confabulación. 
Una  segunda  limitación    sería  el  que  los  procedimientos  de  control  interno  no  abarque  todas  las 
transacciones. El  control  interno no podrá aplicarse al procesamiento no  rutinario de  transacciones o al 
criterio de la administración respecto a estimaciones contables. 
Además,  debe  reconocerse  que  el  control  interno  contable  existe  dentro  de  un  entorno  de  negocios 
dinámicos y no estáticos. Cambio en las condiciones, como el hecho de que haya renunciado un empleado 
clave o que se haya instalado un sistema de autoservicio por parte de los clientes, o que existan consolas 
“en línea o a tiempo real” dentro del sistema computarizado, serán motivos de grandes cambios dentro de 
los controles existentes. Por lo tanto, deberá tenerse especial cuidado al hacer proyecciones respecto a la 
eficacia futura del sistema basado en la eficacia actual. 
ENTORNO DE CONTROL INTERNO CONTABLE. 
Cada sistema de control interno contable opera dentro de un conjunto de condiciones o circunstancias que 
en  conjunto  se  conocen  como  entorno  de  control  interno.  Un  buró  entorno  de  control  interno 
complementa  procedimientos  prescritos  de  control,  en  tanto  un  entorno  deficiente  afecta  adversamente 
tales  controles.  El  entorno  de  control  interno  de  una  compañía  incluye  tanto  factores  externos  como 
internos. Los primeros incluyen condiciones económicas, de la industria y negocios actuales, en tanto que 
los últimos factores incluyen: 
⇒  Liderazgo de la administración. 
⇒  Estructura organizacional. 
⇒  Presupuestos y reportes internos. 
⇒  Auditoría interna. 
⇒  Personal. 
⇒  Prácticas apropiadas. 
⇒  Circunstancias de la compañía.
32 
Estos  factores  se  aplican  independientemente  si  el  método  de  procesamiento  de  datos  es  manual, 
mecánico o electrónico. 
LIDERAZGO DE LA ADMINISTRACIÓN. 
La administración es responsable de establecer un entorno favorable dentro de la organización. El consejo 
de directores y particularmente su comité de auditoria y la alta gerencia, deberán proporcionar liderazgo 
al establecer un nivel elevado de concientización respecto al control. La comunicación de las políticas de 
control,  la  frecuencia  y  grado  de  vigilancia  del  sistema  por  parte  de  la  administración,  así  como  la 
disposición de la administración para excepciones a controles prescritos, afectan la efectividad potencial 
de un sistema. 
El  entorno  de  control  se  ve  afectado  adversamente  cuando  la  administración  falla  es  adherirse  a 
procedimientos  de  control  establecidos  o  cuando  no  están  dispuestos  a  prescribir  procedimientos 
apropiados de control. Por ejemplo, existirá falta de adhesión cuando los administradores ordenan a sus 
subordinados que pasen por alto controles prescritos y cuando la alta gerencia favorece pasar por alto los 
controles existentes. 
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. 
Esta  contribuye  a  un  buen  entorno  de  control  interno  estableciendo  un  marco  general  para  planear, 
coordinar  y  controlar  las  operaciones.  La  estructura  organizacional  de  una  compañía  involucra  1) 
establecer  la  independencia  organizacional  de  áreas  funcionales,  divisiones  y/o  departamentos  y  2) 
permitir  la  asignación  de  responsabilidades  y  delegación  de  autoridad  dentro  de  cada  unidad 
organizacional. La estructura  organizacional  de una compañía por  lo  general  se  presenta dentro de una 
gráfica de la organización u organigrama. Una estructura organizacional deberá establecer descripciones 
de puestos clave dentro de cada unidad. 
Para  que  las  personas  sean  capaces  de  delegar  las  responsabilidades  en  una  forma  apropiada,  será 
necesario  que  sean  conocedores  de  las  políticas,  procedimientos  y  actividades  que  directa  o 
indirectamente  afectan  sus  funciones.  Una  comunicación  apropiada  de  estos  factores  es  esencial  para 
desarrollar una actividad de concientización de control a través de toda la organización. 
PRESUPUESTOS Y REPORTES INTERNOS. 
Los presupuestos hacen diversas contribuciones al entorno de control interno contable de una compañía. 
Esto  proporciona  los  medios  para  formular  y  comunicar  los  objetivos  de  la  compañía  a  travésde  la 
organización,  y  proporcionan  una  base  para  poder medir  los  resultados  contra  las metas  planeadas. El 
proceso de presupuestos deberá seguir las divisiones de responsabilidad incluidas dentro de la estructura 
organizacional de la compañía.
33 
Los  presupuestos  deberán  ser  actualizados    periódicamente  con  el  fin  de  que  reflejen  las  expectativas 
modificadas  de  la  administración  derivadas  condiciones  de  operación  diferentes  y  demás  factores.  Un 
sistema efectivo de información interno a todos los niveles de administración se considera esencial para 
un  buen  entorno  de  control.  Cuando  son  debidamente  elaborados  y  analizados,  los  reportes  internos 
proporcionan  una  base  para  evaluar  la  actuación    y  la  forma  de  cómo  se  está  cumpliendo  con  la 
responsabilidad delegada. Los informes internos deberán ser oportunos y presentados en forma regular. 
AUDITORIA INTERNA. 
La  auditoria  interna  representa  una  función  de  evaluación.  La  auditoria  interna  contribuye  a  un  buen 
entorno de control mediante la vigilancia de funcionamiento de procedimientos prescritos de control. Una 
función efectiva de auditoría interna podrá ayudar a la administración e ejercer una supervisión continua 
sobre el sistema. Además, podrá ofrecer sugerencias constructivas para mejorar al sistema. El entorno de 
control  de una compañía se mejora cuando los auditores internos son independientes de las unidades que 
auditan o cuando dependen e informan y tienen acceso directo ante el consejo de directores. 
PERSONAL. 
Básico para un  entorno apropiado de control  lo será  la calidad y la integridad del personal que deberán 
llevar  a  cabo  los  métodos  y  procedimientos  prescritos.  El  personal  deshonesto  e/o  incompetente 
provocará que  la mayor  parte de  los  procedimientos de control  resulten  inoperativos  e  inefectivos.  Las 
personas  que  ocupan  puestos  de  responsabilidad,  como  los  funcionarios,  los  jefes  de  departamentos, 
administradores  y  cajeros,  deberán  ser  individuos  quienes  tengan  el  entrenamiento  y  experiencia  para 
ejecutar las responsabilidades asignadas a ellos de una  forma eficiente y económica. Por una parte, sería 
ineficiente  y  torpe  colocar  a  un  contador  sin  experiencia  a  que  ocupara  el  puesto  de  contralor  de  una 
compañía; por otra parte, sería antieconómico utilizar los servicios de un contador público experimentado 
como  un  tenedor  de  libros.  Además  de  capacidad,  el  personal  deberá  tener  altas  normas  personales  y 
éticas. 
La  capacidad  e  integridad  del  personal  dependerá  básicamente  de  las  políticas  y  procedimientos  de  la 
compañía  relacionada  con  la  contratación,  entrenamiento,  remuneración,  evaluación  de  actuación  y 
ascensos.
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PRACTICAS APROPIADAS. 
Las prácticas apropiadas se refieren a medidas misceláneas tomadas por una compañía para crear un buen 
entorno de control. Las siguientes prácticas son representativas de aquellas ampliamente utilizadas: 
Establecer  fianzas  sobre el personal que  ocupe  puestos de  confianza  (a  esta  práctica comúnmente se  le 
llama afianzamiento de empleados). 
Tener un código por escrito de conducta de  funcionarios  y empleados  y  tal código  señalará  las normas 
morales de comportamiento y prohibiciones contra actos ilegales. 
Poseer  una  política  de  señalar  con  toda  claridad  cuestiones  de  conflicto  de  intereses  relacionados  con 
acciones que se consideran incompatibles con los objetivos de la compañía. 
Establecer una política de vacaciones forzosas para el personal que ocupa puestos de confianza. 
CIRCUNSTANCIAS DE LA COMPAÑÍA. 
Este  aspecto  de  un  entorno  de  una  compañía  se  relaciona  con  factores  tales  como:  1)  la  dispersión 
geográfica  de  sus  negocios,  2)  la  existencia  de  subsidiarias  total  o  parcialmente  controladas  y  3)  la 
reciente  adquisición  de  compañías  cuyos  controles  podrán  no  ser  comparables  con  las  de  la  empresa. 
Estas condiciones sugieren que puede existir falta de uniformidad de controles a través de una compañía. 
Este factor podrá ser particularmente importante dentro de las compañías multinacionales con subsidiarias 
dentro de países del extranjero. 
PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE. 
Para  alcanzar  los  objetivos  de  control  interno  contable,  un  sistema  deberá  tener  ciertas  características 
esenciales.  Los  siguientes  seis  principios    se  consideran  básicos  para  un  sistema  efectivo  de  control 
contable. 
­  Separación de funciones. 
­  Procedimientos de autorización. 
­  Procedimientos de documentación. 
­  Registros y procedimientos contables. 
­  Controles físicos. 
­  Verificación interna independiente. 
Separación de funciones: Este principio básico se aplica a cada uno de los cuatro objetivos operativos y 
por  lo tanto es totalmente inclusivo. Abarca el asignar responsabilidad sobre una transacción de manera 
tal que los deberes de un empleado automáticamente proporcionen una verificación del trabajo realizado 
por uno o más empleados adicionales.
35 
El objetivo principal de la separación de funciones se refiere a prevenir y detectar con rapidez los errores 
o  irregularidades  en  el  desarrollo  de  responsabilidades  asignadas.  Las  funciones    se  consideran 
incompatibles, desde un punto de vista de control, cuando es posible para una persona cometer errores o 
irregularidades en el curso normal de sus funciones sin que el sistema lo detecte. 
La principal aplicación de este principio se refiere  a que la responsabilidad para ejecutar una transacción 
y  registrarla,  y  la  custodia  de  activos  resultante  de  la  transacción  deberán  ser  asignadas  a  diferentes 
departamentos  y personas. Para transacciones de compra, por ejemplo, el personal del departamento de 
compras hará la compra, el personal del departamento de contabilidad registrará los artículos recibidos, y 
el  personal  del  almacén  se  encargara  de  la  custodia  de  los  artículos  recibidos.  Antes  de  registrar  la 
compra,  el  personal  del  departamento  de  contabilidad  deberá  asegurarse  que  fue  autorizada  y  que  los 
bienes  ordenados  fueron  recibidos. A  su  vez el  asiento contable sirve de base de  control  respecto a  los 
artículos que se encuentran en el almacén. 
El  principio  de  separación  de  funciones  también  se  aplica  a  los  diversos  pasos  involucrados  en  la 
ejecución de una transacción. Por ejemplo, para poder realizar una transacción de ventas en una compañía 
manufacturera,  diferentes  departamentos  o  individuos  deberán  ser  responsables  de  autorizar  la  venta, 
surtir la orden, embarcar los artículos y facturar al cliente. De manera similar, dentro del departamento de 
contabilidad  diferentes  personas  se  encargarán  de  llevar  el  libro  de mayor  y  los mayores  auxiliares  de 
clientes. 
Procedimiento  de  autor ización:  El  propósito  de  este  principio  básico­  es  asegurarse  que  las 
transacciones    sean autorizadas por  el  personal de  la administración  actuando dentro del  alcance de  su 
autoridad.  Las  autorizaciones  serán  generales  o  especificas.  Las  primeras  se  refieren  a  condiciones 
generales bajo las cuales se autorizan las transacciones, como serían listas de precios estánda5r para los 
productos y políticas de crédito respecto a las ventas a crédito. Las últimas se refieren a la autorización 
que  se  otorga  sobre  la  base  de  cada  caso  individual.  Esto  podrá  ocurrir  por  ejemplo,  dentro  de  las 
transacciones  no  rutinarias,  tales  como  en  las  inversiones  a  largo  plazo  y  en  la  emisión  de  acciones 
representativas de capital social. Autorización específica también podrá referirse a transacciones de rutina 
que  exceden  los  límites  prescritos  en  la  autorización  general,  como  seriael  caso  de  otorgamiento  de 
crédito a un cliente que no cumple con condiciones de crédito específicas. 
Existe una diferencia entre la autorización que hace la administración de una transacción y la aprobación 
por  un  empleado.  Actuando  dentro  del  límite  de  políticas  de  autorización  de  crédito,  por  ejemplo,  el 
personal del departamento de crédito podrá autorizar éste a clientes individuales.
36 
Los  procedimientos  de  autorización  se  consideran  también  importantes  para  restringir  acceso  a  los 
activos. Por ejemplo, solamente personal autorizado podrá tener acceso a las áreas de almacenamiento de 
recursos tangibles, tales como inventarios, efectivo e inversiones negociables. De manera similar, deberá 
existir cierta restricción de acceso a áreas de guarda de  formas no utilizadas, como serían los cheque en 
blanco y los comprobantes o cuentas por pagar, que pudieran ser utilizadas para un mal uso de los activos. 
Además,  un  acceso  directo  a  los  registros  contables  se  deberá  restringir  personal  autorizado  de 
contabilidad. 
Procedimiento  de  documentación:  Una  documentación  adecuada  es  esencial  para  lograr  un  control 
interno  contable  efectivo.  Los  documentos  proporcionan  evidencia  de  que  han  sucedido  ciertas 
transacciones, además de indicar el precio, naturaleza y términos de la transacción. Las facturas, cheque, 
contratos  y  boletas  de  tiempo  son  ejemplos  de  tipos  comunes  de  documentos.  Cuando  éstos  vienen 
debidamente  firmados  o  estampados  también    proporcionan  una  base  apropiada  para  fijar 
responsabilidades para realizar y  contabilizar las transacciones. Para poder mantener un buen control  se 
recomienda  que  tales  documentos  sean  numerados  con  anticipación.  Por  ejemplo  el  hecho  de  que  los 
documentos se numeren con anticipación garantiza que 1)  todas  las  transacciones  se  registren  y 2) que 
ninguna transacción se registre más de una vez. Cuando existe la numeración anticipada de documentos, 
todos los que se inutilicen deberán ser conservados. 
Los  procedimientos de  documentación se preparan  para  la  oportuna elaboración de  los documentos por 
personal operativo cuando se realizan las transacciones. Se facilita el registro de transacciones cuando los 
documentos son remitidos con prontitud al departamento de contabilidad. Posteriormente los documentos 
se archivarán de una manera ordenada. 
Registr os  y  procedimientos  contables:  Este  principio  básico  se  centra  en  el  registro  de  transacciones 
dentro del departamento de contabilidad. Los objetivos de este control  serán, 1) que se hagan  registros 
contables oportunos, 2) que se preparen informes oportunos basados en datos contables,  informes que se 
proporcionarán  a  los  usuarios.  Se  consideran  importantes  tanto  los  procedimientos  manuales  de 
contabilidad  como  un  catálogo  de  cuentas.  Un  catálogo  de  cuentas  proporciona  la  base  para  la 
clasificación  de  transacciones  y  facilita  enormemente  la  elaboración  de  los  estados  financieros.  En 
muchas compañías, un supervisor de contabilidad periódicamente revisa las pólizas de diario, ingresos E 
egresos para evaluar que tan razonables son las clasificaciones de cuentas. 
Dentro  de  la  contabilidad  se  deben  establecer  procedimientos    para  un  rápido  procesamiento  de 
documentos que son transmitidos al departamento de contabilidad por el personal operativo,  incluyendo 
la oportuna afectación de las subcuentas que integran los auxiliares.
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Controles físicos: Los controles físicos se refieren a 1) medidas y medios de seguridad para salvaguardar 
los  activos,  registros  contables  y  formas  preimpresas  no  utilizadas  y  2)  el  uso  de  equipo  mecánico  y 
electrónico en la ejecución y registro de las transacciones. 
Los medios de seguridad incluyen salvaguardas en el propio lugar, como sería tener cajas de seguridad y 
bóvedas protegidas contra incendio, así como almacenes y bodegas cerradas y protegidas con candados, 
además de otras salvaguardas fuera de la empresa tales como bóvedas de depósito bancario y almacenes 
nacionales de depósito. 
Las  medidas  de  seguridad  implican  limitar  el  acceso  de  las  áreas  de  almacenamiento  a  personal 
autorizado. Los controles físicos se podrán referir a la ejecución de transacciones incluyendo tanto cajas 
registradoras mecánicas como electrónicas. 
Ver ificación interna independiente: Este principio básico de control interno contable se relaciona con la 
revisión de la exactitud y precisión del trabajo de un empleado por otro empleado. Para que este principio 
sea efectivo, tres condiciones deberán existir: 
­  El  estudio  debe  ser  realizado  por  un  empleado  que  no  tenga  relación  y  que  sea  independiente  del 
personal que originalmente preparó los datos o que tiene custodia de activos relacionados. 
­  El estudio deberá efectuarse con frecuencia ya sea en total o sobre una base de muestreo. 
­  Los  errores  y  diferencias  se  deberán  comunicar  rápidamente  a  los  empleados  involucrados  para 
realizar  la  acción  correctiva.  Errores  recurrentes  y  significativos,  así  como  las  incongruencias  se 
deberán  reportar a la administración. 
Una  verificación  interna  independiente  podrá  implicar  comparar  los  registros  contables  con  los  activos 
existentes (como en  el caso de un arqueo de caja o un recuento  físico de inventarios),  constatar que las 
cuentas de control  concuerden con la suma de las subcuentas que aparecen en  los registros auxiliares  o 
volver a calcular las percepciones de los empleados o las facturaciones a clientes por una persona que no 
haya preparado la información inicial o que tenga la custodia de los activos. 
2.6 Committee of Sponsor ing Organizations (Coso) 
La  definición  de COSO del  control  interno  hace  énfasis  en  que  el  control  interno  es  un  proceso,  o  un 
medio para  llegar a un  fin, y no un  fin en sí mismo. El proceso sé efectúa por medio de individuos, no 
solamente a partir de manuales de políticas, documentos y formas.
38 
Al  incluir  el  concepto  de  seguridad  razonable,  la  definición  reconoce  que  el  control  interno  no  puede 
proporcionar en forma realista seguridad absoluta de que se  lograrán los objetivos de una organización. 
La seguridad razonable reconoce que el costo del control interno de una organización no debe exceder los 
beneficios que se espera obtener. 
Finalmente, la definición del control interno es completa, en el sentido de que ésta considerada el logro de 
los objetivos en las áreas de presentación de informes financieros, operaciones y cumplimiento de leyes y 
regulaciones.  Esto  abarca  los  métodos  mediante  los  cuales  la  alta  gerencia  delega  autoridad  y  asigna 
responsabilidad para funciones como venta, compra, contabilidad y producción. El control interno incluye 
también el programa para  preparar, verificar  y distribuir  en  los diversos niveles de  la gerencia aquellos 
informes y análisis actuales que permiten a los ejecutivos conservar el control durante una diversidad de 
actividades y  funciones realizadas en una empresa de gran tamaño. El uso de las técnicas  presupuestales, 
las normas de  producción,  los  laboratorios de  inspección,  los  estudios de  tiempos  y movimientos  y  los 
programas  de  capacitación  de  empleados  involucran  ingenieros  y  muchas  otras  personas  dedicadas    a 
actividades  muy  alejadas  de  las  actividades  de  contabilidad  y  financieras;  sin  embargo,  todos  estos 
mecanismos hacen parte del control interno. 
Aunque  el  control  interno  está  ampliamente  definido,  no  todos  los  controles  son  pertinentes  en  una 
auditoria  de  estados  financieros.  Generalmente,  los  controles  que  son  pertinentes  en  una  auditoría  son 
aquéllos relacionados con la contabilidad de la presentación