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1 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN SEMINARIO DE AUDITORIA EN INFORMATICA AUDITORIA APLICADA AL SOFTWARE CONTABLE – ADMINISTRATIVO, NOMINA AUTOMATIZADA TESINA QUE PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PUBLICO PRESENTAN ALICIA ANAYA LUGO JOSE RODRIGO ARRIAGA CONDE EDNA PATRICIA DIAZ ANDRADE JULIETA RAMOS MORENO MARIA DEL CARMEN SANABRIA LUNA CONDUCTOR: M. EN C. FEDERICO PEREZ VALDEZ MEXICO, D.F. AGOSTO 2001 2 INDICE 3 PROTOCOLO Introducción . . . . . . . . . . . . . . . 5 Justificación . . . . . . . . . . . . . . . 7 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . 9 Metodología . . . . . . . . . . . . . . . 11 1. MARCO TEORICO 1.1 Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.2. Concepto de Auditoria . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.3. Tipos de Auditoria . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.4. Normas de Auditoria . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.5. Procedimientos de auditoria . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.6. Técnicas de Auditoria . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.7. Control Interno . . . . . . . . . . . . . . . 22 1.8. Informática . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.9. Futuro de informática . . . . . . . . . . . . . . . 25 1.10. Auditoria en Informática . . . . . . . . . . . . . . . 26 1.11. Metodología de la Auditoria en Informática . . . . . . . . . . . . . . . 27 2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 2.1. Acta constitutiva . . . . . . . . . . . . . . . 31 2.2. Reseña histórica . . . . . . . . . . . . . . . 47 2.3. Organigrama . . . . . . . . . . . . . . . 52 2.4. Descripción del puesto del personal que maneja la nómina . . . . . . . . . . . . . . . 54 2.5. Catalogo de trabajadores . . . . . . . . . . . . . . . 56 2.6. Sistema Utilizado por la Empresa . . . . . . . . . . . . . . . 60 3. DESCRIPCIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA NOMINA INTEGRAL 3.1. Características de NOI - Windows Versión 2.01 . . . . . . . . . . . . . . . 61 3.2 Sistema Administrativo SUA ( Sistema Único de Autodeterminación de cuotas ) versión Windows . . . . . . . . . . . . . . . 79 4 4. CASO PRACTICO 4.1 Carta solicitud de servicios profesionales . . . . . . . . . . . . . . . 101 4.2 Carta convenio . . . . . . . . . . . . . . . 103 4.3 Plan de auditoria . . . . . . . . . . . . . . . 108 4.4 Planeación - Estudio General . . . . . . . . . . . . . . . 109 - Cuestionario aplicado al control interno . . . . . . . . . . . . . . . 111 - Programa de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . 119 4.5. Ejecución . . . . . . . . . . . . . . . 123 4.6. Informes de auditoria - Informe detallado . . . . . . . . . . . . . . . 124 - Informe ejecutivo o dictamen . . . . . . . . . . . . . . . 129 4.7. Conclusiones y recomendaciones - Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . 131 - Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . 132 BLIBLIOGRAFIA . . . . . . . . . . . . . . . 133 ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . 135 5 INTRODUCCIÓN 6 La Auditoria surgió a mediados del siglo XV, cuando las familias Feudales se vieron en la necesidad de contratar a una persona (Auditor) que se encargara de verificar que todas las actividades que realizaban sus administradores fueran correctas y por lo tanto no les estuvieran robando sus bienes. De igual modo, si nos remontamos al principio de los tiempos nos podremos dar cuenta de que siempre ha existido la contabilidad y por lo tanto la necesidad de la Auditoria; ya que la primera requiere de una revisión y supervisión. La contaduría como profesión fue traída por los británicos a mediados del siglo XIX y a principios del siglo XX los Contadores Norteamericanos adoptaron el modelo de los Informes de Auditoria. Aunado a la necesidad que se dio, de uso de auditores, empezaron a surgir los diferentes tipos de auditoria tales como: Auditoria Interna, Externa, Operacional, Financiera, Administrativa, y Gubernamental Debido a la necesidad de facilitar las operaciones, la contabilidad ha empezado ha utilizar la informática como una herramienta de apoyo con la cual se le facilita su trabajo. En los últimos años la auditoria ha ido evolucionando y abarcado diferentes campos, tal es el caso de la auditoria en sistemas de informática, la cual abarca los diferentes paquetes contables (COI, NOI, SAE, etc.). Apoyándose en la revisión por programas que han sido diseñados para facilitar tareas como lo son Excel, que se utiliza para el proceso de hojas de cálculo, orientada al proceso de datos numéricos y operaciones matemáticas, además de manejar bases de datos, funciones, macroinstrucciones lo cual resulta de utilidad en tiempos de auditoria ya que se puede revisar archivos de sistema contable en forma rápida y exacta. Es importante mencionar el gran auge que tienen los paquetes contables en la actualidad, por lo que la elección del software dentro de una empresa deberá llevarse a cabo mediante un estudio minucioso de los problemas que afectan a la misma, para así poder elegir el paquete que satisfaga las necesidades requeridas por dicha empresa. 7 JUSTIFICACION 8 Debido a la importancia y al constante mejoramiento de los paquetes contables en la actualidad, y gracias a los sistemas de computo, se ha dado un gran avance en el desarrollo de trabajos contables y administrativos, así como en la revisión de los mismos. Puesto que existen diversos sistemas contables, administrativos, y de control. La empresa ASPEL S.A. DE C.V. ofrece a las empresas un amplio desarrollo en cuanto al procesamiento de datos , obteniendo información confiable, veraz y oportuna para la correcta toma de decisiones, pretendiendo con esto que en futuro las empresas puedan elevar su margen de utilidad, y consecuentemente obtener una máxima eficiencia en información, así como elevar su productividad. La revisión de la elección del Sistema Contable / administrativo que la Empresa utiliza es tarea del auditor, quien debe tener conocimientos de los paquetes con mas demanda en el mercado, además de saber utilizarlos, para que pueda emitir una opinión acerca de si el Sistema es el adecuado a las necesidades de la Empresa, si está siendo aprovechado en todos los aspectos y si optimiza realmente costos y tiempo en el registro de operaciones. El sistema que revisaremos es el paquete NOI, desarrollado por el proveedor ASPEL de México S.A. de C.V. , se investigará y analizará el funcionamiento en cuanto a automatización de percepciones, deducciones y pago de impuestos de sus trabajadores. Tomando en cuenta las necesidades y requisitos de la legislación fiscal y laboral. 9 OBJETIVO10 El Objetivo de la elaboración de esta tesis es el de revisar que el paquete de software administrativo que actualmente utiliza la empresa DISTRIBUIDORA DE ACEROS ESTRUCTURALES S.A. de C.V. relativo al área de nominas es el adecuado a sus necesidades, y si este permite el manejo mas rápido y seguro de los procesos de organización y control en aspectos operativos, fiscales y contables, y si la información se procesa adecuadamente y es aprovechada para obtener resultados financieros precisos optimizando el mayor tiempo posible. Para lograr tal objetivo se realizaron procedimientos de auditoria, auxiliados por la automatización de papeles de trabajo, utilizando el programa Excel y se obtendrán resultados que serán analizados al final de nuestro examen. 11 METODOLOGÍA 12 Tomando en consideración que la Empresa DISTRIBUIDORA DE ACEROS ESTRUCTURALES S.A. DE C.V. cuenta con un gran numero de trabajadores y que el aumento en sus operaciones es constante revisaremos su sistema de nominas en base a los siguientes puntos: 1.-Los tipos de retribución y las deducciones de nomina deben ser autorizadas de acuerdo a las políticas establecidas por la administración. Las políticas establecidas por la administración para fijar sueldos y condiciones en la prestación de servicios subordinados , pueden especificar lo siguiente: a ) Retribuciones directas: - Fechas y frecuencia de pagos de sueldos - Tipos autorizados de sueldo - Políticas de tiempo extraordinario, turnos, jornadas de trabajo, etc. b ) Retribuciones indirectas - Autorización por escrito para el pago de días festivos, vacaciones, enfermedad, gratificaciones o sobresueldos, seguros, participación en los resultados, pensiones, planes de adquisición de acciones al personal, etc. - Determinación de las frecuencias y limites de los beneficios anteriores. c ) Otros aspectos - Retenciones al personal ( Impuesto sobre renta, cuotas de seguridad social) - Prestaciones legales al personal ( cuotas de seguridad social, cuotas para vivienda, aportaciones para ahorro, etc. ) - Anticipo de sueldos, prestamos al personal, reembolso de gastos a comprobar, etc. 2. La información para determinar base de impuestos derivada de las actividades de nominas debe producirse con exactitud y en forma oportuna; por ejemplo : a ) Las bases que sirven para el control y pago del impuesto sobre productos del trabajo, cuotas al I. M. S. S. y amortizaciones por créditos al INFONAVIT que son retenidos al personal. b ) Las bases que sirven para el control y pago de los impuestos a cargo del patrón ( 2% sobre remuneraciones, aportaciones en INFONAVIT y cuotas al I.M.S.S. ) 13 c ) Gastos que por su naturaleza no son deducibles, o bien que deben capitalizarse para efectos del impuesto sobre la renta 3. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nominas y las transacciones relativas. a ) Manuales de procedimientos y políticas, gráficas de organización y otra documentación que : - Listen las cuentas, informes, actividades, políticas y procedimientos que deben verificarse y evaluarse. - Describan cómo debe ejecutarse la verificación y evaluación - Describan como deban documentarse los resultados de la revisión y a quien deben comunicarse. - Describan como deben documentarse los resultados de la resultados de la revisión y a quien deben comunicarse b ) Técnicas utilizados para descubrir errores e irregularidades: - Conciliación de saldos y movimientos registrados, contra los saldos y movimientos, informados por terceros. - Actuación oportuna sobre las quejas del personal. - Conciliación de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o a través del computador. - Verificación periódica de los registros de nominas con la documentación de respaldo. - Comparación de los importes contabilizados con transacciones, posteriores o con importes preestablecidos. - Verificación periódica de los saldos en libros mediante confirmaciones con el personal. c ) Técnicas para evaluar los saldos: - Análisis de índices, tendencias y variaciones - Comparación de los resultados y análisis de las tendencias de la industria en materia de sueldos. 14 1. MARCO TEORICO 15 1.1. GENERALIDADES La auditoria es una actividad profesional. En este sentido implica, al mismo tiempo, el ejercicio de una técnica especializada y la aceptación de una responsabilidad publica. Como profesional, el auditor desempeña sus labores mediante la aplicación de una serie de conocimientos especializados que vienen a formar el cuerpo técnico de su actividad; sin embargo, en el desempeño de esa labor, el auditor adquiere responsabilidad, no solamente con la persona que directamente contrata sus servicios, sino con un vasto número de personas, desconocidas para él que van a utilizar el resultado de su trabajo como base para tomar decisiones de negocios o de inversión. La auditoria no es un actividad meramente mecánica que implique la aplicación de ciertos procedimientos cuyos resultados, una vez llevados a cabo, son de carácter indudable. La auditoria requiere el ejercicio de un juicio profesional, sólido y maduro, para juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos. En la relación entre cliente y profesional, el cliente confía en el propio profesional, no sólo en el sentido de su capacidad técnica, sino también, y en ocasiones en mucho mayor grado, en sus cualidades personales que son las que hacen que el cliente le tenga confianza en el desempeño de un trabajo cuyas características técnicas en ocasiones el propio cliente esta imposibilitado para juzgar. Por esta razón, se hace indispensable el que existan normas que definan las cualidades personales que debe reunir el profesional. El trabajo profesional de auditoria, tiene una finalidad y unos objetivos definidos que se desprenden de su propia naturaleza. El auditor es llamado como un técnico independiente y de confianza para opinar sobre los estados financieros formulados por la empresa, a efecto de que su opinión sea una garantía de credibilidad respecto a esos estados financieros, para las personas que van a usarlos como base para sus decisiones. En esa virtud, el trabajo de auditoria tiene una finalidad u un objetivo que no depende ni de la voluntad personal del auditor ni de la voluntad personal del cliente, sino que se desprenden de la misma naturaleza de la actividad profesional de la auditoria. Esta característica obliga también a que el trabajo profesional de auditoria se realice dentro de determinadas normas de calidad. La Auditoria es una disciplina intelectual basada en la lógica, ya que ésta, está dedicada al establecimiento de hechos, siendo las conclusiones resultantes falsas o verdaderas. Por consiguiente, la existencia de las normas de auditoria y la naturaleza de ellas reconoce como fuente los siguientes dos hechos: 16 1. La auditoria es un trabajo de naturaleza profesional 2. La auditoria tiene características y finalidades propias que le son connaturales 1.2. CONCEPTO DE AUDITORIA Representa el Examen de los Estados Financieros de una Entidad, con objeto de que el Contador Público independiente emita una opinión profesional, respecto a si dichos Estados representan la Situación Financiera, los resultados de las Operaciones, las Variaciones en el Capital Contable y los Cambios en la Situación Financiera de una Empresa, de acuerdo con los Principios de Contabilidad generalmente aceptados.1 Revisión de los libros de contabilidad, registros y comprobantes deuna empresa. Se realiza para determinar el grado de exactitud de aquellos. En el sentido amplio, se utiliza como sinónimo de revisión. 2 1.3. TIPOS DE AUDITORIA Existen diferentes tipos de auditoria para lo cual mencionaremos algunas de ellas. ADMINISTRATIVA Es el trabajo de revisión y evaluación de los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo, que aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentos que puedan tener un impacto significativo en la operación y en los reportes así como asegurar que la organización los esta cumpliendo y respetando. FINANCIERA Es un trabajo de revisión que hace el Contador Público Independiente basado en las normas de la auditoria generalmente aceptadas con objeto de emitir un dictamen. 1 Normas y procedimientos de auditoria. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. México 18 ed. 1998. 2 Diccionario de Contabilidad. Eduardo M. Franco Díaz. México.4 ed.1983. 17 Es la revisión contable o parcial de Estados Financieros con un criterio con punto de vista independiente con el objeto de expresar una opinión respecto de ellos ante terceros. OPERACIONAL Es el trabajo de revisión de una o más de las operaciones que se llevan a cabo en la empresa con la finalidad de evaluar la eficiencia y eficacia con que están siendo utilizados los recursos de la empresa. EXTERNA Es la llevada acabo por una persona o firma independiente, de capacidad profesional. El auditor independiente, no es un empleado del cliente. No tiene otra relación con la administración que la de una persona profesional. INTERNA Aquella que se realiza por empleados de la propia empresa. FISCAL Aquella que practican las autoridades gubernamentales a fin de determinar la exactitud de las cifras contenidas en declaraciones de los contribuyentes así como de los impuestos pagados. PUBLICA Es una función independiente de apoyo a la función directiva, orientada a la verificación , examen y evaluación de la organización, planeación, controles internos, productividad y observancia de la legislación aplicable a las áreas y operaciones de las dependencias y entidades de la administración pública federal con el propósito de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos para el logro de las metas objetivos. 1.4. NORMAS DE AUDITORIA Son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de dicho trabajo. Se clasifican en : 1. Normas personales 2. Normas de ejecución del trabajo 18 3. Normas de información NORMAS PERSONALES Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone, un trabajo de este tipo. Entrenamiento técnico y capacidad profesional El trabajo de auditoria, cuya finalidad es la de rendir una opinión profesional independiente, debe ser desempeñado por personas que, teniendo título profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores. Cuidado y diligencia profesionales El auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe. Independencia El auditor está obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO Al tratar las normas personales, se señalo que el auditor está obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución del trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo. Planeación y supervisión El trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes. Éstos deben ser supervisados en forma apropiada. 19 Estudio y evaluación del control interno El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria. Obtención de evidencia suficiente y competente Mediante procedimientos de auditoria, el auditor debe obtener evidencia suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión. NORMAS DE INFORMACIÓN El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante él, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por último, es principalmente, a través del informe o dictamen, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo que queda a su alcance. Aclaración de la relación con estados financieros o Información financiera y expresión de opinión. En todos los casos en que el nombre de un Contador Público queda asociado con estados o información financiera, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con dicha información, su opinión sobre la misma y en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditoria. Bases de opinión sobre estados financieros. El auditor, al opinar sobre estados financieros, debe observar que : 1. Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad; 2. Dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes 20 3. La información presentada en los mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretación. Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en qué consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros. 1.5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El contador público independiente puede desempeñar diversas actividades o trabajos aplicando sus conocimientos técnicos, pero su principal actividad es la auditoria de estados financieros, la cual tiene por objetivo final el emitir una opinión en la que haga constar que dichos estados financieros presentan la situación financiera y los resultados de las operaciones de la empresa a una fecha, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los procedimientos de auditorias son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión. La relación de las transacciones examinadas respecto del total que forman el universo, es lo que se conoce como extensión o alcance de los procedimientos de auditoria y su determinación,es uno de los elementos mas importantes en la planeación y ejecución de la auditoria. La época en que los procedimientos de auditoria se van aplicar se le llama oportunidad. No es indispensable y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos de auditoria relativos al examen de los estados financieros, a la fecha del examen de los estados financieros. Algunos procedimientos de auditoria son mas útiles y se aplican mejor en una fecha anterior o posterior. 1.6. TECNICAS DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Contador Público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional. 21 Las técnicas de auditoria son las siguientes: 1. Estudio general. Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros y de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinarias. 2. Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. Se divide en : a ) Análisis de saldos. b ) Análisis de movimientos. 3. Inspección. Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. 4. Confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación, y por tanto, confirmar de una manera válida. Estas pueden aplicarse de las siguientes formas : a ) Positiva b ) Negativa c ) Indirecta, ciega o en blanco 5. Investigación. Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. 6. Declaración. Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. 7. Certificación. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad. 8. Observación. Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos. 9. Cálculo, Verificación matemática de alguna partida. 22 1.7. CONTROL INTERNO El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la norma de ejecución del trabajo que requiere que : “ El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que se va depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria “. El Control Interno esta representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste de los siguientes elementos: 1. El ambiente de Control 2. El Sistema Contable 3. Los procedimientos de control. EL AMBIENTE DE CONTROL, Representa la combinación de factores encabezados por la administración de una compañía que afecta las políticas y procedimientos de una entidad fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes: Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos 1. Estructura de organización de la entidad. 2. Funcionamiento del Consejo de Administración y sus Comités 3. Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. 4. Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoria interna 5. Políticas y practicas de personal La calidad del ambiente de control es una clara indicación de la importancia que la administración de la entidad le da a los controles establecidos 23 SISTEMA CONTABLE Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar y registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica, Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y registros que : 1. Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la administración 2. Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificación. 3. Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias 4. Registren las transacciones en el periodo correspondiente 5. Presente y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Son los procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable, que establece la administración para proporcionar seguridad razonable de lograr los objetivos de la entidad3 Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organización y del procesamiento de las transacciones. También pueden estar integrados por componentes especificaos del ambiente de control y del sistema contable. Atendiendo a su naturaleza estos procedimientos pueden ser de carácter preventivo o detectivo. TIPOS DE CONTROLES Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos. Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos : 3 Normas y procedimientos de auditoria. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. México 18 ed. 1998 24 1. Debida autorización de transacciones y actividades. 2. Adecuada segregación de funciones y responsabilidades 3. Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones 4. Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. 1.8. INFORMÁTICA Es el conjunto de conocimientos científicos y técnicos que hacen posible el tratamiento automatizado de la información por medio de computadoras. Ciencia del tratamiento automático y racional de la información considerada como soporte de los conocimientos y las comunicaciones. La palabra computación proviene del ingles computing, calculo; que mientras la palabra informática viene del francés compatique, contratación de información. El objetivo de la informática el procesar la información, sintetizarla, y combinarla según las necesidades del usuario.4 COMPUTADORA Es una máquina electrónica cuya función es captar datos, procesarlos y obtener información a gran velocidad y con exactitud, su funcionamiento se rige siempre por el mismo principio que es: entrada-proceso-salida, para lograr lo anterior se apoya en la ejecución de las siguientes funciones: cálculo, lectura, grabación, impresión, desplegado, comparación, decisión, graficación, comunicación, simulación. SISTEMAS DE REGISTRO Existen varios tipos de sistema para el manejo de la información: 1. Mecánicos 2. Electrónicos 3. Electromagnéticos 4. Telemáticos 5. Informativos4 Enciclopedia autodidáctica Océano. México 3ª. Ed. 1993. 25 SISTEMATIZACION DE DATOS Algunas de las causas que justifican la sistematización de datos en la empresas son: 1. Manejo de grandes volúmenes de la información en sistemas como contabilidad, inventarios, nóminas, etc. 2. Confiabilidad de la información generada 3. Rapidez en el proceso de la información 4. Mejora en los sistemas de control 5. Optimización en los costos 6. Mejora del servicio los clientes 7. Proceso eficiente de cálculos complejos 1.9. FUTURO DE LA INFORMATICA Se contempla con cambios importantes tanto de hardware como de software, los puntos que podemos definir en el futuro de la informática en las empresas es : 1. Tecnología en los sistemas de información a) Cambios en la economía de la computadora b) Aumentado el ciclo de vida del producto, reducción de costos del chip, mas capacidad y menos costo del almacenamiento secundario, etc. c) Uso de la tecnología de la información 2. Las aplicaciones de los sistemas de información a) Más tecnología practica b) Los sistemas de información como una herramienta estratégica c) Reemplazo de aplicaciones d) Sistemas expertos de inteligencia artificial 3. La administración de la información del futuro a) Responsabilidad de los gerentes ejecutivos b) Evolución de las responsabilidades de los administradores de sistemas de información c) Expectativas en la carrera de sistema de información d) La informática e) El gerente del futuro deberá ser: integrado, interdisciplinario, empírico, tomara decisiones basadas en el conocimiento científico, organizado, informado, ante todo tomara parte activa en 26 el desarrollo e implantación de sistemas de información automatizados.5 1.10. AUDITORIA EN INFORMATICA Es el conjunto de programas que permite al auditor aplicar una serie de técnicas para verificar controles internos en los sistemas, pero sobre todo, para extraer y procesar información de los archivos con facilidad y con el propósito de que, de una manera rápida, flexible y sencilla, el auditor, después de un breve entrenamiento pueda utilizar el computador y sus archivos para los fines de su auditoria y para obtener ahorros importantes de tiempos de auditoria.6 La aplicación de la informática en la auditoria es la siguiente: 1. Para examinar la corrección de los registros. a) Examen de los saldos de cuentas por cobrar en excesos a límites de crédito. b) Examen de auxiliares de inventarios para localizar partidas con saldos acreedores de lento movimiento o anormales. 2. Para verificar cálculos y hacer cómputos a) Comprobación del cálculo de depreciaciones b) Cálculo de intereses e impuestos 3. Para comparar información en diferentes archivos a) Para determinar los cobros posteriores de las cuentas por cobrar mediante la comprobación del archivo de cuentas por cobrar ( a una fecha determinada ), contra los registros de las cobranzas de fechas posteriores. b) Cotejar la nómina contra los archivos maestros de empleados para determinar la existencia de pagos fuera de ese archivo 4. Para seleccionar e imprimir pruebas de auditoria a) Confirmación de cuentas por cobrar y por pagar b) Selección de partidas de inventarios para su verificación física 5. Para sumarizar, reclasificar y analizar información a) Verificar sumas y totales de los archivos b) Probar la antigüedad de las cuentas por cobrar 7 5 Apuntes preparados por el M en C. Federico Pérez Valdez. México. 2000. 6 Normas y procedimientos de auditoria. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. México 18 ed. 1998 7 Normas y procedimientos de auditoria. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. México 18 ed. 1998 27 1.11. METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA EN INFORMATICA PLANEACION Es la etapa en la cual se establecen las acciones que se deben ejecutar con el fin de realizar un buen trabajo de auditoria, lograr control sobre el proceso de auditoria dar un mejor uso a los recursos y definir objetivos específicos , Las actividades en esta etapa son : 1. Estudio Preliminar. Es la etapa en la que se obtienen los elementos necesarios para realizar la planeación y normalmente son: a) Entrevistas b) Visitas a las instalaciones a auditar c) Revisar documentos d) Revisar informes y documentos de auditoria anteriores 2. Control Interno. Es una actividad necesaria para cumplir con la norma de ejecución de trabajo y determinar el grado de confianza sobre el sistema de control interno, que técnicas se deben utilizar y el alcance que se dará a la auditoria, se debe revisar que existan controles en todas las funciones dela rea a revisar, como: a) Por su tipo : contables, operacionales, administrativos b) Por su objetivo: de auditoria general, de sistemas de información, de la función de informática, del área especifica, etc. c) Clasificación : controles preventivos, correctivos detectivos d) Procedimientos : De control general, de sistemas de información, de auditoria general, de auditoria a la función de informática. 3. Programa de trabajo. Es un documento que contiene los procedimientos de auditoria, diseñados para llevar a cabo los objetivos planeados, es el documento que guiara los trabajos a realizar, y contendrá: b) Que rubros se revisaran, que indique paso a paso el desarrollo de la auditoria c) Que técnicas y procedimientos se emplearan d) Los resultados a obtener e) Los papeles de trabajo que se utilizaran y que deben incluirse en el expediente f) Quien ejecutara la revisión de cada rubro Deben determinarse los recursos que se utilizaran en la auditoria como; a) De Personal, de tiempo, de tecnología, de captación 28 EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA Es la fase cuyo objetivo es : Obtener evidencia que proporcione suficientes elementos de juicio que permitan al auditor a un grado de razonamiento y conocimiento acerca de la realidad de los hechos, situaciones observadas, veracidad de la documentación revisada, confiabilidad de las aplicaciones, archivos, procesos, etc. Que le permitan fundamentar solidamente su opinión. 1.Fases Recopilación, registro, análisis. 2. Pruebas de controles automatizados en los sistemas de información Entrada, proceso, salida. 3. Técnicas y procedimientos automatizados Generales, De informática ( datos de prueba, pistas de auditoria, cifras de control, contenido del disco duro, diagramas de los programas, programas de apoyo a las auditorias, programas de recuperación y análisis, automatización de procedimientos. 4.Técnicas de obtención de evidencia Estructura de sistemas de información, documentación de sistemas, entrevistas al personal indicado, observar el funcionamiento del personal y operaciones, técnicas de muestreo ( variables = estimaciones, atributos = tasa de ocurrencia ), técnicas generales, técnicas de auditoria asistidas por el computador, pruebas de cumplimientos por el computador, pruebas de cumplimiento y sustantivas. 5. Evaluación de fortalezas y debilidades Normas de auditoria, información revelante y periférica, controles de compensación y superposición, estadísticas, tendencias análisis de regresión, etc, importancia de los hallazgos. 6.Papeles de Trabajo Cédulas y documentos donde consta la evidencia del trabajo realizado, necesarios para soportar la opinión del auditor. Son parte importante del expediente de auditoria. INFORME DE AUDITORIA Es el documento formal a través del cual el auditor da a conocer los resultados obtenidos del trabajo de auditoria realizado. Los elementos que debe contener son: 29 Mención de la naturaleza, objeto y alcance de la auditoria realizada Observaciones, hechos y situaciones observadas Causa que ocasiono la deficiencia observada Efecto, lo que ocasiona la deficienteobservada, se recomienda se cuantifique Recomendaciones del auditor preventivas y correctivas Fechas de implantación SEGUIMIENTO Es la función que consiste en dar un seguimiento sobre la implantación de las mediadas tanto correctivas como preventivas, recomendadas en el informe y aceptadas por el área auditada. 30 2. DESCRIPCION DE LA EMPRESA 31 2.1. ACTA CONSTITUTIVA 8 CARLOS CUEVAS SENTIES - 1 - NOTARIO 8 ------------------- VEINTINUEVE MIL NOVECIENTOS CUARENTA -------------600 ----------EN MÉXICO, DISTRITO FEDERAL, a seis de noviembre de mil novecientos ochenta y cuatro, YO, CARLOS CUEVAS SENTIES, notario numero ocho, hago constar el contrato de SOCIEDAD que otorga don MANUEL HERNÁNDEZ TÉLLEZ, don ROBERTO HERNÁNDEZ TÉLLEZ Y JESÚS HERNÁNDEZ TÉLLEZ,--------------------------------------------en los términos de las siguientes: ---------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------CLAUSULAS------------------------------------ -------------- DENOMINACIÓN, DURACIÓN, DOMICILIO Y OBJETO. --------------- ---------PRIMERA.- Los expresados comparecientes constituyen en este acto una sociedad anónima de capital variable denominada DISTRIBUIDORA DE ACEROS ESTRUCTURALES, debiendo ir seguida tal denominación de las palabras “SOCIEDAD ANÓNIMA DE CAPITAL VARIABLE” o de las iniciales “S.A. DE C.V.”--------------------------------------------------------------------------------------- ---------SEGUNDA.- La duración de la sociedad es de CINCUENTA AÑOS, contando a partir de la fecha de firma de esta escritura.-------------------------------- ------------TERCERA.- El domicilio de la sociedad será----------------------------------- Ecatepec, Estado de México, pudiendo establecer sucursales o agencias en cualesquiera lugares de la republica y extranjero.---------------------------------------- ---------CUARTA.- La sociedad tiene por objeto, el que se precise en el permiso de la Secretaria de Relaciones Exteriores que mas adelante se transcribe.------ --------------------------------DEL CAPITAL SOCIAL Y ACCIONES----------------------- 8 Acta Constitutiva de Distribuidora de Aceros Estructurales S.A. de C.V. México 1984. 32 CARLOS CUEVAS SENTIES - 1 - --------QUINTA.- El capital de la sociedad es variable y por lo tanto susceptible de aumento por aportaciones futuras de los accionistas o por la admisión de nuevos socios, así como de disminución por retiro total o parcial de las aportaciones, Tanto los aumentos como las disminuciones quedaran sujetas solo a las formalidades establecidas en estos estatutos y en el capitulo octavo de la Ley General de Sociedades Mercantiles .-------------------------------------------- El capital mínimo se fija en la cantidad de DIEZ MILLONES DE PESOS y el capital máximo es ilimitado. El capital suscrito y pagado es la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS representados por diez de un mil pesos, cada una de ellas.--------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------SEXTA.- Todo aumento o disminución del capital deberá acordarse por la asamblea general extraordinaria de accionistas e inscribirse en el libro que la sociedad llevara en los términos del articulo doscientos diecinueve de la Ley General de Sociedades Mercantiles. --------------------------------------------------------- ---------SEPTIMA.- La sociedad llevara un libro de registros de accionistas nominativos, en los términos del articulo ciento veintiocho de la Ley General de Sociedades Mercantiles que contendrá el nombre, nacionalidad y domicilio de los accionistas, indicando las acciones que les pertenecen y las transmisiones que hagan de las mismas. ---------------------------------------------------------------------- --------OCTAVA.- Todas las acciones serán nominativas conferirán iguales derechos y obligaciones a sus tenedores, pudiendo estar representadas por títulos que amparan una o mas. Tanto los títulos definitivos de las acciones como los certificados provisionales en su caso, deberán contener en su redacción aquellos requisitos enumerados por el articulo ciento veinticinco de la ley general de sociedades mercantiles; llevaran la firma autógrafa de dos de los 33 CARLOS CUEVAS SENTIES - 2 - miembros del consejo de administración o del administrador único, así como impresa o grabada la estipulación que se consigna en la siguiente cláusula. ----- --------NOVENA.- Ninguna persona extranjera física o moral, podrá tener participación social alguna o ser propietaria de acciones de la sociedad. Si por algún motivo alguna de las personas mencionadas anteriormente, por cualquier evento llegare a adquirir una participación social o a ser propietaria de una o mas acciones, contraviniendo así lo establecido en el párrafo que antecede, se conviene desde ahora en que dicha adquisición será nula y por lo tanto, cancelada y sin ningún valor la participación social de que se trate y los títulos que la representan, teniendo por reducido el capital social en una cantidad igual al valor de la participación cancelada.-------------------------------------------------------- -------------------------------------- DE LA ADMINISTRACIÓN-------------------------------- ---------DECIMA.- La sociedad será administrada por un consejo de administración o por un administrador único, según así lo acuerde la asamblea general ordinaria de accionistas.--------------------------------------------------------------- ---------Para el caso de que se acuerde que la administración de la sociedad quede a cargo de un consejo, este estará integrado por los miembros que designe la asamblea en numero no menor, tesorero y vocales; pudiendo la asamblea designar el numero de consejeros suplentes que crea necesario. ----- ------- Tanto los miembros del consejo de administración como el administrador único, según el caso, podrán ser o no accionistas debiendo ser designados a mayoría de votos por la asamblea general ordinaria, durando en funciones hasta en tanto no les sean revocados sus nombramientos. --------------------------- -------DECIMA PRIMERA.- En el caso de la sociedad este administrara por un consejo, este funcionara validamente con la asistencia de la mitad de sus miembros, tomándose sus resoluciones a mayoría de votos y gozando el presidente para el caso de empate, de voto de calidad. -------------------------------- 34 CARLOS CUEVAS SENTIES - 2 - ---------DECIMA SEGUNDA.- El consejo de administración o el administrador único, según el caso, gozara de todas las facultades necesarias para realizar el objetivo social y a mayor abundamiento de las que corresponden a los apoderados---------------------------------------------------------------- generales para pleitos y cobranzas, con todas las facultades generales y aun las especiales que conforme a la ley requieran cláusulas especiales para actos de administración y de dominio en los términos del articulo dos mil quinientos cincuenta y cuatro del Código Civil para el Distrito Federal, así como para suscribir títulos de crédito atento lo dispuesto por el articulo nueve de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito.--------------------------------------------- --------Gozara por tanto dicho consejo de administración o el administrador único de las facultades necesarias para ejercitar las que precisa el articulo dos mil quinientos ochenta y siete del Código Civil para el Distrito Federal y por lo mismo articular y absolver posiciones, interponer, toda clase de recursos y desistirde ellos, inclusive del juicio de amparo, formular y ratificar denuncias o querellas criminales, constituyen la sociedad en coadyuvante del ministerio publico y otorgar en los casos que proceda el perdón correspondiente, representar a la sociedad en todo tipo de asunto laborales o de cualquier naturaleza, ante cualesquiera autoridad judiciales sean civiles o penales, administrativos o del trabajo, bien sea que pertenezcan a la federación, los estados o el municipio,--------------------------------------------------------------------------- así como para otorgar y revocar poderes generales o especiales.------------------- ---------DECIMA TERCERA.- Además del consejo de administración o del administrador único, podrá haber un director general, así como uno o mas subdirectores, gerentes y subgerentes los que podrán ser socios; debiendo ser designados a mayoría de votos por el consejo de administración, el administrador único o por la asamblea general ordinaria de accionistas, 35 CARLOS CUEVAS SENTIES - 3 - durando en funciones hasta en tanto no les sean revocados sus nombramientos .------------------------------------------------------------------------------------ ---------El director general, así como el o los subdirectores, gerentes y subgerentes que fueren designados, gozaran de las facultades y obligaciones que se les asignen al momento de su nombramiento.----------------------------------- ------------------------------------VIGILANCIA DE LA SOCIEDAD--------------------------- --------DECIMA CUARTA.- La vigilancia de la sociedad quedara encomendada a un comisario, el cual podrá ser o no debiendo ser designado a mayoría de votos por la asamblea general ordinaria de accionistas, durando en funciones hasta en tanto no le sea revocado su nombramiento.------------------------------------ --------El comisario tendrá las facultades y obligaciones que determinan el articulo ciento sesenta y seis de la Ley General de Sociedades Mercantiles. ---- ------------------------ DE LAS CAUCIONES Y REMUNERACIONES------------------- --------DECIMA QUINTA.- Los miembros del consejo de administración o el administrador único, así como el director general o los subdirectores. Gerentes y el comisario, garantizaran su manejo con el deposito en la sociedad de una acción, o su valor nominal en dinero en efectivo, o en todo caso autorizada, cauciones que les serán devueltas una vez que hayan sido aprobadas las cuentas correspondientes al periodo de sus encargos.—------------------------------- ----------Sus remuneraciones, tanto ordinarias como extraordinarias se cargaran a la cuenta de gastos generales.--------------------------------------------------------------- ----------------DE LAS ASAMBLEAS GENERALES DE ACCIONISTAS--------------- ---------DECIMA SEXTA.- La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la voluntad social, pudiendo ser ordinaria y extraordinaria.------------ ---------Las ordinarias que deberán reunirse por lo menos una vez al año dentro de los cuatro siguientes meses a la terminación de cada ejercicio social, serán aquellas que tengan por objeto conocer de cualesquiera de los asuntos mencionados en el articulo ciento ochenta y uno de la Ley General de 36 CARLOS CUEVAS SENTIES - 3 - Sociedades Mercantiles.------------------------------------------------------------------------- ----------Las extraordinarias, podrán reunirse en cualesquier momento, serán aquellas que tengan por objeto conocer de cualesquiera de los asuntos indicados en el articulo ciento ochenta y dos de la ley antes mencionada.--------- --------- DECIMA SÉPTIMA.- Las asambleas serán convocadas por el consejo de administración o por el administrador único, según el caso y en su defecto, por el comisario o la autoridad concluya el ejercicio social, se practicara un balance general y las utilidades liquidas que arrojen serán distribuidas de la siguiente manera;---------------------------------------------------------------------------------- ----------a) Serán separado un cinco por ciento para constituir el fondo de reserva de ley hasta que dicho fondo alcance a ser igual al veinte por ciento del capital social y en igual forma será reconstituido cuando por cualquier causa disminuyere.----------------------------------------------------------------------------------------- ----------b) Será separado el tanto por ciento que en su caso determine la asamblea, para la creación de uno o mas fondos especiales de previsión o reserva.----------------------------------------------------------------------------------------------- ----------c) El remanente será aplicado en la forma que acuerde la asamblea general ordinaria de accionistas.--------------------------------------------------------------- --------- Las utilidades serán distribuidas entre los socios en proporción al numero de acciones de que sean tenedores e igual proporción será reportadas las perdidas.----------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------DISOLUCION Y LIQUIDACIONES DE LA SOCIEDAD------------ ----------VIGESIMA PRIMERA.- La sociedad se disolverá en cualesquiera de los casos previstos por el articulo doscientos veintinueve de la Ley General de Sociedades Mercantiles.------------------------------------------------------------------------- -----------VIGESIMA SEGUNDA.- La asamblea que decretare la disolución de la sociedad procederá al nombramiento de uno o varios liquidadores, quienes 37 CARLOS CUEVAS SENTIES - 4 - llevaran a cabo la liquidación de la compañía, con la suma de facultades y obligaciones que la ley determina a los de su clase.------------------------------------- --------------------------------------TRANSITORIAS.--------------------------------------------- ----------PRIMERA.- El capital ha quedado suscrito y pagado íntegramente en la proporción siguiente:------------------------------------------------------------------------------ ------------- Don Manuel Hernández Téllez, tres mil quinientos acciones, con valor de tres millones quinientos mil pesos ---------------------------- $ 3,500,000.00 --------1º.- La sociedad será administrada por un administrador único--------------- --------2º.- se nombrara administrador único a don Roberto Hernández Téllez.---- --------3º.- se nombrara director General a Don Jesús Hernández Téllez, a quien se le confiere las mismas facultades que la cláusula décima segunda otorga al propio Administrador único --------------------------------------------------------------------- --------4º.- Se nombrara comisario al Contador Publico Don FELIPE MACIAS LAMAS------------------------------------------------------------------------------------------------ --------5º.- Los ejercicios sociales se contaran del primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada año.----------------------------------------------------------------- ---------Por excepción el primer ejercicio se contara a partir de la fecha de firma de esta escritura y concluirá el treinta y uno de diciembre de mil novecientos ochenta y cuatro.----------------------------------------------------------------------------------- --------TERCERA.- El administrador único hace constar que obran en su poder y a disposición de la sociedad tanto las cantidades que en dinero en efectivo han exhibido los señores socios en pago del valor nominal de las acciones que han suscrito como el de las cauciones constituidas por el mismo.------------------------- --------AUTORIZACION DE LA SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES-Contenida en el documento que el suscrito notario agrega al legajo de esta escritura bajo la letra “A” y transcribe a continuación a la letra como sigue; ----------------------------------------------------------------------------------------- ---------“Sello con el ESCUDO NACIONAL EXTERIORESMÉXICO.- 38 CARLOS CUEVAS SENTIES - 4 - DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS .- SUBDIRECCIÓN GENERAL PARA ASUNTOS DEL ART. 27 CONSTITUCIONAL .- PERMISO No. 53512.- EXPEDIENTE No. 893229.- FOLIO No. – 77337, TLATELOLCO, D.F. a veinticuatro de septiembre mil novecientos ochenta y cuatro.- EN ATENCIÓN a que el c. MANUEL HERNÁNDEZ TÉLLEZ, solicito permiso de esta secretaria para que se constituya una SOCIEDAD ANÓNIMA DE CAPITAL VARIABLE, bajo la denominación de: DISTRIBUIDORA DE ACEROS ESTRUCTURALES, S.A. DE C.V. con duración : 50 años, domicilio en: ECATEPEC, EDO. DE MEX. Y capital de $10000000.00------------------------------- Mínimo, máximo ilimitado, Objeto social: el que se detalla en el anexo que firmado y sellado forma parte de esta autorización--------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- y para insertar en la escritura constitutiva de la sociedad la siguiente cláusula especificada en el articulo 8º. Del reglamento de la Ley Orgánica de la Fracción I del articulo 27 Constitucional, por medio de la cual se conviene con el gobierno mexicano, ante la Secretaria de Relaciones Exteriores, por los socios fundadores y los futuros que la sociedad pueda tener, en que: “Ninguna persona extranjera, física o moral, podrá tener participación social alguna o ser propietaria de acciones de la sociedad . Si por algún motivo, alguna de las personas mencionadas anteriormente, por cualquier evento llegare a adquirir una participación o a ser propietaria de una o mas acciones, contraviniendo así lo establecido en el párrafo que antecede, se conviene desde ahora en que dicha adquisición será nula y, por tanto, cancelada y sin ningún valor la participación social de que se trate y los títulos que la representen, teniéndose por reducido el capital social en una cantidad igual al valor de la participación cancelada.”------------------------------------------------------------------------------------------ 39 CARLOS CUEVAS SENTIES - 5 - CONCEDE al solicitante permiso para constituir la sociedad a condición de insertar en la escritura constitutiva la cláusula de exclusión de extranjeros arriba transcrita, en la inteligencia de que la totalidad del capital social estará suscrito por mexicanos o sociedades mexicanas con cláusula de exclusión extranjeros, con fundamento en el articulo 1º. De la Ley Orgánica de la fracción I del articulo 27 Constitucional, artículos 4º. Segundo párrafo, en su caso, 6º. ------------------------------------------Primer párrafo ------------------------------------------- ultima parte y 7º. De la ley para Promover la Inversión Mexicana y Regular la Inversión Extranjera. Los títulos o certificados de acciones además de los enunciados que exige el articulo 125 de la Ley General de Sociedades Mercantiles llevarán impresa o grabada la misma cláusula. En cada caso de adquisición del dominio de tierras, aguas o sus accesiones, bienes raíces o inmuebles en general, de negociaciones o empresas, deberá solicitarse de esta misma secretaria el permiso previo. Este permiso se concede con fundamento en los artículos 17 de la Ley para Promover la inversión Mexicana y Regular la Inversión Extranjera y 28, fracción V de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en los términos de los artículos 27 constitucional fracción I, 1º. De su Ley Orgánica y 8º. De su reglamento, su uso implica su aceptación incondicional y obliga al cumplimiento de las disposiciones legales que rigen el objeto de la sociedad, su incumplimiento o violación origina la aplicación de las sanciones que determinan dichos ordenamientos legales, se expide sin perjuicio de otras autorizaciones, licencias o permisos que el interesado deba obtener para el establecimiento y operación de la sociedad. El texto integro de este permiso se insertara en la escritura constitutiva y dejará de surtir efectos si no se hace uso del mismo dentro de noventa días hábiles siguientes a la fecha de su expedición. SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIÓN. p.o. del secretario- subdirector General del Articulo 27 Constitucional.------------------------ Lic. Juan E. Peñaloza P.-----------------------------------Rubrica”--------------------------- 40 CARLOS CUEVAS SENTIES - 5 - ANEXO. “Objeto de la sociedad. Compra -venta y distribución de toda clase de fierro y acero, así como la laminación en general todo lo que se relacione con el giro- Firma ilegible- Sello de la Secretaria de Relaciones Exteriores”. ----------------------YO, EL NOTARIO CERTIFICO Y DOY FE---------------------------- -------A.- De que lo antes relacionado e inserto concuerda con su original a que me remito y tuve a la vista. --------------------------------------------------------------------- --------B.- De conocer a los comparecientes quienes a mi juicio tienen la capacidad legal necesaria para este acto, pues nada me consta en contrario. --- --------C.- De que por sus generales dijeron ser:------------------------------------------- El señor MANUEL HERNÁNDEZ TÉLLEZ mexicano por nacimiento, originario de esta ciudad, donde nació el veintidós de diciembre de mil novecientos cincuenta y ocho , casado, comerciante, con domicilio en Villa de la estrella numero seis, colonia Villa de las Palmas, estado de México, el señor Roberto Hernández Téllez, mexicano por nacimiento, originario de esta ciudad donde nació el treinta y uno de octubre de mil novecientos setenta, soltero, comerciante, con domicilio en Fuente de Diana numero doscientos, Tecamachalco, estado de México, y el señor Jesús Hernández Téllez, originario de esta ciudad donde nació el ocho de diciembre de mil novecientos veintiséis, casado, comerciante, con domicilio en donde el anterior, de nacionalidad mexicana.--------------------------------------------------------------------------- --------D.- De que respecto al Impuesto sobre la Renta los comparecientes manifestaron estar al corriente en su pago sin comprobarlo--------------------------- --------E.-De que leída que fue la presente escritura a los comparecientes y explicando el valor y consecuencias legales de su contenido, se manifestaron conformes con la misma y la firmaron hoy día catorce del mismo.------------------- 41 CARLOS CUEVAS SENTIES - 5 - --------De su fecha--------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------- FIRMAS: -------------------------------------------------- DON MANUEL HERNÁNDEZ TÉLLEZ------------------------------------------------------- DON ROBERTO HERNÁNDEZ TÉLLEZ---------------------------------------------------- DON JESÚS HERNÁNDEZ TÉLLEZ--------------------------------------------------------- DON IVAN DE LA O MARTINEZ--------------------------------------------------------------- DON VALENTIN TREJO TÉLLEZ------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------ANTE MI. C. CUEVAS AGUIRRE.- Rúbrica.- El sello de autorizar.------- ----------C. CUEVAS AGUIRRE. Notario ocho certifica únicamente para efectos administrativos, que la copia concuerda fielmente con su original-------------------- --------México, Distrito Federal a cuatro de julio de mil novecientos noventa y seis. 42 EL C. SECRETARIO DE ACUERDOS DE LA JUNTA ESPECIAL CINCO BIS. DE LA LOCAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE DEL D.F.-------------------------- -----CERTIFICA----- Que las presentes copias fotostáticas concuerdan fiel y exactamente con sus originales del testimonionotarial numero 20940 ante la fe de Notario Publico No. 8 , el cual se tiene a la vista haciendo la devolución del mismo a la vista haciendo la devolución del mismo a la parte interesada, certificación que se hace a los diecisiete días del mes de junio de mil novecientos noventa y ocho LIC. ARTURO BARRERA FLORES ----------------SANTIAGO JAVIER COVARRUBIAS GONZALEZ Notario cuarenta y uno del Distrito Federal, CERTIFICA: .------- Que la presente copia fotostática reducida en un seis porciento la cual consta de cinco hojas impresas por ambos lados, es --- una reproducción de la copia certificada que tuvo a la vista y la cual la cotejo habiéndola registrado en el libro de registros de cotejo del protocolo de la notaria a su cargo con el numero tres mil seis cientos cuatro. México, Distrito Federal a veintidós de abril de mil novecientos noventa y nueve. 43 En la ciudad de Ecatepec, Estado de México, siendo las doce horas del día dos de marzo de mil novecientos noventa y ocho se reunieron en el domicilio social de : DISTRIBUIDORA DE ACEROS ESTRUCTURALES, S.A. E C.V. Los accionistas de la misma, con el objeto de llevar a cabo una asamblea General Extraordinaria de accionistas para la cual fueron previa y expresamente convocados. Presidio la asamblea el señor Manuel Hernández Téllez, actuó como secretario el señor Roberto Hernández Téllez quienes certificaron que se encuentra certificado el 100% del capital social conforme a la siguiente lista de asistencias:------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------------------------LISTA DE ASISTENCIA---------------------------------- ACCIONISTAS DE CAPITAL FIJO TOTAL Manuel Hernández Téllez-Tres mil quinientas Acciones con valor de tres mil quinientos pesos $3,500,000.00 Jesús Hernández Téllez-Seis mil quinientas Acciones con valor de seis mil quinientos pesos $6,500,000.00 TOTAL $10,000,000.00 ACCIONISTAS DE CAPITAL VARIABLE ACCIONES TOTAL Manuel Hernández Téllez 2,271,500 $2,271,500.00 Jesús Hernández Téllez 4,218,500 $4,218,500.00 TOTAL 6,490,000 $6,490,000.00 TOTAL DE CAPITAL SOCIAL EN SU PARTE FIJA Y VARIABLE: $ 6,500,000.00 - En consecuencia, por estar representada la totalidad del Capital Social en su parte fija y en su parte variable de DISTRIBUIDORA DE ACEROS ESTRUCTURALES, S.A. DE C.V., el presidente declaro legalmente instalada la asamblea, aún sin haberse publicado convocatoria de conformidad con lo dispuesto por el articulo 188 de la Ley General de sociedades mercantiles y hábil para conocer y resolver sobre los siguientes puntos del orden del día que fue expresa y unánimemente aprobado por los asistentes----------------------------- 44 --------------------------------------ORDEN DEL DIA--------------------------------------------- 1.- Proposición para que sea aumentado el Capital social en su parte variable por consolidación del pasivo a cargo de la empresa y a favor de los accionistas, discusión y acuerdos relativos.----------------------------------------------------------------- 2.- Asuntos Generales.--------------------------------------------------------------------------- Puesta a consideración de la asamblea la anterior del día esta es aprobada por unanimidad de votos de los accionistas.----------------------------------------------------- I.- Pasando a desahogar el primer punto de la orden del día, el Presidente de la asamblea manifestó a los señores accionistas: Que era un hecho conocido por ellos la necesidades de contar con recursos adicionales en la sociedad y por ello aumentar el capital social, los accionistas manifiestan que no cuentan con recursos para aumentar el capital social , sin embargo, están dispuestos a realizar un aumento al capital social en especie mediante la aportación de las acciones representativas del capital social en la parte variable de la empresa INMOBILIARIA S.A. DE C.V con lo que seria posible garantizar las operaciones que realice la sociedad, a las personas con las que contrate como pueden ser instituciones bancarias y / o financieras, y con ello se beneficiaria notable a la sociedad. -------------------------------------------------------------------------------------------- Previo un cambio de impresiones los accionistas tomaron por unanimidad de votos el siguiente ACUERDO, se aprueban el aumento de capital social en su parte variable por la cantidad de $ 7,100,000.00 (SIETE MILLONES CIEN MIL PESOS 00/100 MN) por lo que a partir de esta fecha el capital social en la parte variable quedaría fijado en la cantidad de $13,590,000.00 (TRECE MILLONES QUINIENTOS NOVENTA MIL PESOS 00/100 MONEDA NACIONAL) Igualmente los accionistas paguen el aumento al capital social mediante la aportación de las acciones representativas del capital variable de la empresa denominada INMOBILIARIA S.A. DE C.V. por lo que deberá solicitarse a dicha persona moral que en adelante se reconozca como accionista a DISTRIBUIDORA DE ACEROS ESTRUCTURALES S.A. DE C.V. debiendo inscribir dicha calidad en el libro de accionistas aportan en especie las siguientes acciones: MANUEL HERNÁNDEZ TÉLLEZ 305,000 acciones 45 nominativas y representativas del capital variable de INMOBILIARIA 29 S.A. DE C.V con valor de $3,050,000.00 (TRES MILLONES CINCUENTA MIL PESOS 00/100 MONEDA NACIONAL).------------------------------------------------------ JESÚS HERNÁNDEZ TÉLLEZ 405,000 Acciones nominativas y representativas del capital variable de INMOBILIARIA 29 , S.A. DE C.V. CON VALOR DE $ 4,050,000.00 (CUATRO MILLONES CINCUENTA MIL PESOS 00/100 MONEDA NACIONAL ) .------------------------------------------------------------------------- Los accionistas entregan los títulos representativos de dichas acciones debiendo endosados a favor de DISTRIBUIDORA DE ACEROS ESTRUCTURALES, S.A. DE C.V..- ---------------------------------------------------------- Toda vez que el aumento al capital social ha sido totalmente pagado, mediante la aportación de las acciones señaladas con anterioridad, las acciones que representan el capital del aumento decretado deberán ser acciones totalmente liberadas.------------------------------------------------------------------------------------------ En consecuencia, el aumento al capital variable decretado, quedara suscrito y pagado por los accionistas en las siguientes proporciones;---------------------------- ACCIONISTAS DEL CAPITAL VARIABLE TOTAL MANUEL HERNÁNDEZ TÉLLEZ $3,050,000.00 JESÚS HERNÁNDEZ TÉLLEZ $4,050,000.00 TOTAL $7,100,000.00 Una vez hechos los respectivos movimientos, el capital social quedara íntegramente suscrito y totalmente pagado en la forma y proporciones que a continuación se precisan,------------------------------------------------------------------------ ACCIONISTAS DE CAPITAL FIJO TOTAL MANUEL HERNÁNDEZ TÉLLEZ , tres mil quinientos Acciones con valor de tres mil quinientos pesos $ 3,500.00 46 JESÚS HERNÁNDEZ TÉLLEZ, seis mil quinientas Acciones con valor de seis mil quinientos pesos $6,500.00 TOTAL $10,000.00 ACCIONISTAS DEL CAPITAL VARIABLE ACCIONES TOTAL MANUEL HERNÁNDEZ TÉLLEZ 5,321,500 $5,321,500.00 JESÚS HERNÁNDEZ TÉLLEZ 8,268,500 $8,268,500.00 TOTAL 13,590,000 $13,590.000.00 TOTAL DE CAPITAL SOCIAL EN SU PARTE FIJA Y VARIABLE :------------------ $13,600,000.00.------------------------------------------------------------------------------------ II.- En desahogo del tercer punto de la orden del día, los accionistas manifestaron que no existía otro asunto pendiente por tratar, por lo que se daba por terminadala presente, siendo las trece horas del día de su fecha y firmando el presidente y el secretario.-------------------------------------------------------------------- RJRA*d 8D0190ac 47 2.2. RESEÑA HISTORICA La Misión de Distribuidora de Aceros Estructurales es la de desarrollar, producir, y vender productos y servicios en el ramo del acero, líderes en calidad, tecnología y servicio generando un crecimiento sostenido y rentable. Teniendo como base la capacidad tanto profesional como personal de nuestra gente. FECHAS IMPORTANTES PARA DAESA9 En el año de 1984 se inician operaciones como distribuidores exclusivos de las grandes empresas siderúrgicas del país, logrando estar dentro de los 10 más importantes, nuestras ventas se enfocaban a atender el mercado de la industria de la construcción, fundamentalmente varilla y alambrón. Ante la creciente demanda, en el año de 1990 se inicio la importación de productos de Venezuela, Brasil, Turquía, Inglaterra, etc, mandándose embarques de 12,000 a 15,000 toneladas por cada pedido. A raíz de la fuerte devaluación sufrida por nuestro país en Diciembre de 1994, el sector de la industria de la construcción fue el más afectado, lo que hizo disminuir de manera importante el mercado de la empresa, situación que nos obligó a buscar nuevas oportunidades de negocio. Como resultado de esto, decidimos fabricar y comercializar nuestros propios productos, desarrollando dos líneas básicas: 1. Partes y componentes de hierro forjado ornamental como son cuadrados amartillados, ranurados utilizados en la arquitectura y la decoración lisos grabados; pasamanos grabados, soleras grabadas, etc. Así como marcos metálicos para espejo de gran demanda en el mercado norteamericano. 2. En Septiembre de 1995, se inicia la fabricación y exportación de herrajes para la industria de la cercas de malla ciclónica, como son: barras de tensión galvanizadas, tensores galvanizados, así como otros accesorios, todo esto hecho a través de nuestra propia planta de galvanizado. 9 Manual de Bienvenida de Distribuidora de Aceros Estructurales S.A. de C.V. 48 En ese mismo año, se comienza a realizar maquilas de galvanizado a la industria nacional asentada en el valle de México la cual a su vez es proveedora de organismos tan importantes como la Comisión Federal de Electricidad, Teléfono de México, Petróleos Mexicanos, Caminos y Puentes Federales, etc. Y para efectos de ser más competitivos, en los mercados internacionales, a partir de abril de 1996, estamos inscritos en el programa de importación temporal de materias primas para fabricar productos de exportación (conocido como Pitex), que es uno de los sistemas de apoyo que el gobierno federal otorga a los exportadores mexicanos a través de la Secretaria de Comercio. En un lapso muy corto, nuestro productos han tenido una gran aceptación y penetración en los mercados internacionales, siendo nuestro principal importador los Estados Unidos de Norteamérica. Para lograr colocarnos en un lugar preponderante en el mercado norteamericano actualmente estamos afiliados a asociaciones americanas relacionadas con los sectores de la construcción y de la industria de cercas como son la American Fence Association Inc., el World Fence News y la National Ornamental & Miscellaneous Metals Association, esto con la finalidad de poder asistir a ferias y exposiciones, así como contar con inserciones mensuales en revistas de amplia difusión en dicho país. PRESTACIONES 1. PRESTAMOS PERSONALES La empresa ha destinado un fondo de ayuda al personal para resolver problema económicos difíciles e imprevistos. El monto de este tipo de prestamos será hasta de un mes de sueldo y el plazo para cubrirlos es de 8 quincenas cubriendo los siguientes requisitos: a) Tener más de 6 meses de antigüedad en la empresa. b) No tener adeudos pendientes c) Tener un intervalo de tres meses por los menos entre préstamo y préstamo. 49 2. VACACIONES Los días a disfrutar de vacaciones se otorgan de acuerdo a la Ley Federal de Trabajo. Años de Días hábiles antigüedad de vacaciones 1 6 2 8 3 10 4 12 5 a 9 14 10 a 14 16 15 a 19 18 20 a 24 20 25 a 29 22 Y la prima de vacaciones que DAESA otorga a sus trabajadores es de 35% del salario correspondiente a los días a disfrutar. En DAESA se manejan dos periodos de vacaciones: Semana Santa y la última semana de Diciembre. 3. AGUINALDO DAESA paga a su personal un aguinaldo de 20 días por año o su parte proporcional de acuerdo al periodo trabajado Estos días serán pagados en base al sueldo diario de este percibiendo el empleado al momento de recibir su aguinaldo. El día límite para el pago de aguinaldo es el 20 de Diciembre. 4. SEGURO DE VIDA DAESA a contratado un seguro de vida para todos los empleados activos. 50 5. CAPACITACION Y DESARROLLO Con el fin de coadyuvar en el desarrollo de todos los empleados y facilitar el logro de sus propios objetivos DAESA desarrolla programas de capacitación, los cuales se llevan acabo con el criterio, contenido y estructura que la empresa considera idóneos para cubrir la necesidad de cada persona. 6. VALES DE DESPENSA Mensualmente se entregarán vales de despensa con el fin de ayudar en la economía familiar de cada uno de los empleados. 7. GASTOS DE DEFUNCIÓN Estos son otorgados al trabajador que tenga la peana de sufrir el deceso de algún familiar en Primer grado ( padres, esposa e hijos ). Esta ayuda consiste en: 1. Dos meses de salario mínimo si la antigüedad del personal es de 6 meses a 2 años de servicio. 2. Tres meses de salario mínimo si la antigüedad es de 2 a 5 años. 3. Cuatro meses de salario mínimo si la antigüedad es de 5 años en adelante. 8. PREMIO DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DAESA otorga un premio de puntualidad que consta de un bono. Este bono se entregara de acuerdo a la antigüedad de cada trabajador y el monto es fijado anualmente. 9. GASTOS POR PATERNIDAD DAESA otorga dos días de descanso con goce de salario integro con el motivo del nacimiento de hijos: también la empresa otorgará tres salarios mínimos como ayuda para gastos de traslado a aquellos trabajadores que tenga 6 meses a 2 años y cinco salarios mínimos a aquellos trabajadores que tengan 2 años en delante de servicio. 51 10. UNIFORMES DAESA provee de uniformes de trabajo necesarios para ejecutar sus labores a los que colaboran directamente en las áreas de producción. 2.3.ORGANIGRAMA.xls 2.4.DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 52 53 54 Página: 1 de 1 Código: DR-01 Revisión: 00 Fecha de Emisión: 20/03/01 NOMBRE DEL PUESTO AREA ADMINISTRADOR DE RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACIÓN PUESTO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE ADMINISTRATIVO SUBALTERNOS: RECEPCIONISTA Y COCINERO OBJETIVO DEL PUESTO: ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS DEL AREA CON LA FINALIDAD DE FOMENTAR UN CLIMA LABORAL SANO Y GARANTIZAR QUE EL RECURSO HUMANO DE DAESA SEA EL IDÓNEO. RELACIONES INTERNAS RELACIONES EXTERNAS TODO EL PERSONAL IMSS, INFONAVIT, FONACOT GOBIERNO DEL ESTADO DE MÉXICO SERPAPROSA VALES DE DESPENSA BANCOS SINDICATO ABOGADOS AUDITORES ACTIVIDADES PERIODICIDAD VIGILAR
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