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1 1. CAPÍTULO I MARCO METODOLÓGICO 1.1. Planeamiento del problema La empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial es una empresa mediana constituida por tres plantas productivas, localizadas en Álvaro Obregón (Distrito Federal), Lerma y Naucalpan (Estado de México); siendo ésta última el campo de estudio para el desarrollo del presente proyecto. La empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial Naucalpan es una pequeña planta manufacturera de productos para la higiene personal y de uso industrial. Esta empresa ha ido creciendo respecto a las necesidades del mercado ya que la higiene y productos que sirven a este propósito se han transformado en una actividad importante para las empresas en general. La higiene forma parte de la calidad, incluso existen reconocimientos sobre esto como el de “Industria Limpia”; dicha empresa abastece las necesidades de una gran gama de clientes, que van desde hospitales hasta granjas que requieren de productos antisépticos, bactericidas, entre otros productos. Dentro de la empresa se ha visto la necesidad de trabajar con un concepto de sistema Integral de Calidad, como consecuencia de formar parte de un mundo globalizado en donde la competencia extranjera es una amenaza para las compañías mexicanas. El aumento del interés por parte del consumidor en la calidad y la competencia extranjera obliga a los administradores y a las empresas a preocuparse cada vez más por este concepto. En general, los problemas que se observaron en la empresa fueron; un manejo deficiente en el área de producción, gran cantidad de desperdicios materiales que generan elevación al costo del producto final y una deficiencia en la calidad requerida por los procesos. Por tal motivo presentamos una propuesta para eliminar dichos desperdicios durante el proceso de elaboración, aplicando conocimientos tanto teóricos como prácticos buscando alternativas que permitan aportar un beneficio a la organización. Se propone la implementación del Ciclo Deming para disminuir los desperdicios existentes hasta el momento en el área de producción; de no ser así se pueden presentar perdidas, reflejando un incremento de costes a largo plazo que repercute en toda la organización. 1.2. Objetivo General Maximizar los recursos e incrementar la eficiencia en el proceso de elaboración de productos de uso industrial e higiene personal, para aportar un incremento en la calidad del producto final. 2 Objetivos Específicos Recabar información de la empresa al respecto de la problemática existente Ordenar la información para poder determinar el punto de necesidad de la empresa con respecto al desperdicio generado Analizar la información obtenida con herramientas estadísticas. Recabar información a través de cuestionarios bajo los principios Deming Determinar bajo normatividad, estadísticamente y análisis de riesgos, los principales causas de desperdicio Proponer un sistema documentado, claro y preciso que logre minimizar el desperdicio bajo el Ciclo Deming 1.3. Método de la Investigación La investigación aplicada nos permite cubrir una necesidad relativa al bienestar de la organización a través de la mejora en su proceso productivo, aplicando conocimientos científicos de Administración Industrial con la ayuda de teorías, herramientas de calidad y estadística. Por otro lado la investigación cuantitativa, también recae en este proyecto, debido a que se pretende disminuir la cantidad de desperdicio generado en el proceso de elaboración de productos de uso industrial e higiene personal, complementado con la Investigación descriptiva que está nos permite especificar las características o propiedades más significativas del fenómeno que es sometido a estudio; ya que en el proceso de elaboración se hacen anotaciones y observaciones utilizando herramientas viables para obtener información para poderla medir, analizar y evaluar en diversos aspectos, dimensiones o componentes durante el proceso de producción, y así poder mejorar lo que se investiga. Desde otro punto de vista aclaramos que el método científico que con el que se trabajará, es el deductivo, ya que el procedimiento de razonamiento va de lo general a lo particular. En el caso del desperdicio que se genera, tenemos que ver todas las causas posibles sin descartar ninguna, apoyándonos de diferentes herramientas estadísticas para detectar las fallas o anomalías que las ocasionas hasta encontrar la causa principal o más crítica para poder trabajar sobre ella. 1.4. Justificación En la actualidad se hace cada vez más necesario el generar productos con un alto grado de calidad, esto, como resultado de la demanda de productos que satisfagan las necesidades de clientes cada vez más exigentes, los cuales tienen la facilidad de adquirirlos en cualquier industria que pueda cubrir sus expectativas, por lo cual, la competencia que se genera entre las organizaciones, es un factor decisivo, pues quienes cuentan con tecnología de punta poseen una mayor ventaja ante sus competidores; es por ello que se deben implementar practicas de calidad, 3 No Si no solo para mantenerse en el mercado, sino para abarcar una mayor cantidad de clientes y obtener un desarrollo sostenido. Lo anterior muestra el porqué una empresa dedicada a la elaboración de productos de uso Industrial e higiene personal, debe tener sistemas que le ayuden a maximizar sus recursos brindando ventajas competitivas. Esto se pretende llevar a cabo mediante el Ciclo Deming. Relevancia para la carrera de Administración Industrial La carrera de Administración Industrial en su carácter interdisciplinario, brinda la posibilidad de acceder a herramientas de calidad para poder analizar la problemática de las empresas en cualquiera de sus áreas, por lo que, el crear un proyecto para la reducción del desperdicio en la elaboración de productos nos brindará la posibilidad de explotar y poner en práctica los conocimientos adquiridos. La calidad se relaciona directamente con el proceso de elaboración de un producto, para lograr esto se necesita directamente de metodologías que permitan la visualización, análisis, desarrollo y evaluación del mismo, con la finalidad de elaborar propuestas administrativamente correctas que nos permitan lograr el objetivo general y aportar un beneficio a las organizaciones. 1.5. Diseño de la Investigación En este punto se proporciona una visión general de cómo se llevará a cabo este proyecto, sirviéndonos del diagrama que se presenta a continuación: Fig. 1.1 Diseño de la investigación 4 2. CAPÍTULO II ANTECEDENTES HISTÓRICOS 2.1. Generalidades de la Empresa La empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial. S.A de C.V, es una compañía mexicana que fue constituida legalmente en la ciudad de México el 28 de Septiembre de 1992, e inició sus actividades dedicada a la fabricación de bactericidas y fungicidas industriales, dando servicio a la industria alimentaria en general, así como a la industria pecuaria. Administrada y operada por técnicos altamente especializados y basada firmemente en investigación y desarrollo creativo y continuo, La empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial se ha especializado en la fabricación con un alto grado de integración, de productos germicidas, resolviendo así los más diversos e innumerables problemas causados por microorganismos en diferentes actividades, en 1994 se adquiere la tecnología y las marcas iniciándose la fabricación de antisépticos germicidas de uso médico y quirúrgicos, en 1997 incorpora a su línea el envasado y distribución del mismo, siempre en apego a las buenas prácticas de manufactura farmacéuticas y utilizandomateria prima de alta calidad, lo cual permite comercializar productos con alto grado de calidad 2.2. Misión, Visión y Filosofía de la Epresa Mantener una calidad constante y una conformidad absoluta a sus especificaciones analíticas y microbiológicas. Misión Ofrecer una amplia gama de productos microbicidas, así como un servicio de asistencia técnica respaldado por laboratorios de investigación a fin de responder a las necesidades específicas de cada cliente, desarrollando la mejora continua. Visión Consolidar la infraestructura tecnológica, administrativa y humana para satisfacer los requerimientos del mercado a nivel Latinoamérica. Valores Los valores fundamentales son: Servicio, que se manifiesta mediante los siguientes comportamientos: Trabajo en equipo Liderazgo 5 Asistencia y asesoría del producto a nuestros clientes Compromiso, el cual se manifiesta mediante: Esfuerzo en la actualización, adquisición de conocimientos y tecnología Empatía y responsabilidad con el cliente. Honestidad, valor que se manifiesta con los siguientes comportamientos. Transparencia en la información Confianza depositada en las personas Compromiso con el logro Adaptabilidad al cambio, la cual se manifiesta con los siguientes comportamientos. Innovación, mejora e interacción con el cliente Observación del entorno y competencia. 2.3. Ubicación y Giro de la Empresa La planta se ubica en calle central No.13-B, Fraccionamiento Industrial Alce Blanco, Cp. 53560, Naucalpan, Estado de México. (Véase plano 2.1) Fig. 2.1 Plano de Ubicación de la empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial 6 2.4. Distribución de la Empresa La planta como infraestructura de esta empresa, se caracteriza por tener un diseño basado en normas ambientales para aguas receptoras, las cuales establecen los límites permisibles de diversos parámetros, motivo por el cual se ubica en la zona industrial Alce Blanco, por otro lado, su distribución interna contempla dimensionamiento de silos y contenedores de producto a granel, contenedor de agua desionizada, maquinaria de llenado y de etiquetado, almacén de materia prima y de plásticos para el envasado y sin falta existen las zonas de seguridad delimitadas con las líneas amarillas. A continuación la esquematización: Fig.2.2 Plano de la empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial 7 2.5. Tamaño de la Empresa La empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial es de tamaño mediano que cuenta con un total de 30 empleados los cuales se canalizan en 6 administrativos, 5 en el departamento de control de calidad y 19 en el área de producción. 2.6. Estructura Orgánica En la empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial existe una división por áreas de desempeño, lo que les permite controlar y administrar la empresa de manera favorable y sus jerarquías inician desde la gerencia general, misma que coordina al personal a cargo de las áreas de seguridad e higiene, producción, ingeniería de producto y de planta, control de calidad, recursos humanos, mercadotecnia, ventas, transporte y logística y finalmente finanzas compuesta por el área contable y compras, es por ello que se muestra dicha estructura en el siguiente organigrama: Fig.2.3 Estructura Orgánica de Una empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial CONTROL DE CALIDAD PLANEACIÓN DEL PRODUCTO FINANZAS MERCADOTÉCNIA ADMINISTRACIÓN DE R.H. PRODUCCIÓN SEGURIDAD E HIGIENE ALMACÉN LOGÍSTICA CONTABILIDAD Y COMPRAS VENTAS GERENCIA GENERAL 8 A continuación se menciona de manera general a que se refieren las actividades en cada área: Gerencia general Coordinar el resto de las áreas y calcular las necesidades de abastecimiento en general, involucrando todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especificas para un determinado periodo de tiempo para una fecha señalada o para completar un determinado proyecto. El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o requisición y se efectúa la coordinación con el área de finanzas. Las necesidades de abastecimiento de esta empresa son por consumo. Seguridad e higiene Establecer las medidas necesarias de prevención de los accidentes y enfermedades de trabajo, tendientes a lograr que la prestación del trabajo se desarrolle en condiciones de seguridad, higiene y medio ambiente adecuados para los trabajadores, conforme a lo dispuesto en la Ley Federal del Trabajo. Producción1 Coordinar las acciones de las áreas operativas para la instrumentación de los mecanismos de fabricación necesarios para la elaboración de los productos terminados y de esta manera fortalecer la eficacia y eficiencia del proceso. Planeación del producto Participar en la definición de las características del material de fabricación y en la selección de nuevas tecnologías, decidir y regular operaciones relacionadas a la fabricación, capacitar a la mano de obra para la ejecución de lotes de productos en específico. Coordinar las acciones de las áreas operativas para la instrumentación de los mecanismos de fabricación necesarios para la elaboración y que fortalezca la eficacia y eficiencia del proceso productivo. Control de calidad Definir e instrumentar las medidas necesarias para verificar la calidad de los procesos de fabricación de la diversidad de productos, verificar el inicio de la producción, estableciendo controles para el seguimiento de su desarrollo, realizando los registros en los cuadernos o bitácoras correspondientes al área de almacén. 1 Control de la calidad se define como las técnicas usadas para estandarizar algo. La función del control de calidad existe primordialmente como una organización que se dedica a la producción de bienes. 9 Administración de R.H. Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la Administración de recursos humanos y procesos derivados de los mismos, así como el pago de sus remuneraciones, conforme a las normas y lineamientos competentes. Mercadotecnia Organizar las necesidades así como la investigación de mercado oferta- demanda, llevar a cabo todos los procesos y operaciones financieros, ofrece información a los usuarios internos y proveedores para suministrar y facilitar a la administración de personal la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Ventas Informar al cliente sobre la calidad y gama de cada lote de productos y asesorar sobre su conveniencia. Hacer el trato directo con el cliente, después entregará cuenta al departamento de finanzas. Logística Gerencia estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento, de productos y el control de inventarios, así como distribuir eficientemente los productos con un menor costo y un óptimo servicio al cliente. Finanzas Proporcionar información a socios, dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, las cosas poseídas por la empresa suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Contabilidad y compras Registrar con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un objetivos propuestos, interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada, suministrar la materia prima para la realización de las operaciones así como laadquisición de suministros necesarios para la empresa, comprar a un buen precio según el mercado y proveedores, recibir el material en el tiempo requerido. 10 2.7. Clientes La multicitada empresa cuenta con una cartera de clientes diversificada, dado que abastece desde plantas que también son fabricantes de productos químicos así como provee a granjas avícolas, vacunas y porcícolas del estado de Veracruz por ejemplo: Granjas Carroll de México, S. de R.L. de CV: Es una empresa mexicana conformada por dos socios, el mexicano Agroindustrias Unidas de México, que cuenta con granjas vacunas y porcinas y también dedicada a la producción y comercialización de café y algodón en México. Waldos Mart: Es una empresa dedicada a la venta de productos de su marca propia e importados a costos bajos, cuyo nicho de mercado tiene a mayoristas y minoristas. Farmacias similares: Es una cadena de establecimientos que también pone a la venta productos para el cuidado e higiene personal a bajo costo. Quimik Especializada, S.A. de C.V. Es una empresa especializada en la fabricación de productos formulados para el cuidado, belleza e higiene personal 4E de México, S.A. de C.V. Es una distribuidora de alcohol en gel para calentar alimentos, Gel antibacterial grado quirúrgico y distribución de parrillas vitro cerámicas. 2.8. Proveedores Actualmente se abastece de materia prima de empresas fabricantes y distribuidoras químicas como: Abaquim SA de CV: Es una empresa mexicana dedicada a la importación, fabricación y distribución de productos químicos y materias primas para diversas industrias. Polaquimia SA de CV: Establecida en 1955, esta empresa 100% mexicana, fabrica especialidades químicas utilizadas en una gran variedad de industrias y trabaja con muchos clientes bajo el esquema de maquila. 11 Alkem Industrias SA de CV: Es una empresa fabricante de productos químicos y exportadora activamente a los Estados Unidos de Norteamérica, Centro América y América del Sur, así mismo, cuenta con tres sucursales en la República Mexicana. Por otro lado se tienen proveedores de maquinaria como: Maquinaria Dilton, SA de CV: Fabricante y distribuidor de maquinaria para la industria química y farmacéutica, perfumería, vinícolas, y equipo de envasado. Sigmapack: Fabrica de máquinas etiquetadoras y empacadoras automáticas y semiautomáticas y otros equipos para empaque y embalaje. 2.9. Tecnología En la planta se tiene maquinaria de mediana tecnología, la planta cuenta con mezcladoras, un desionizador suizo de agua, el cual es operado manualmente abriendo y cerrando consecutivamente las llaves que lo componen, esta planta se caracteriza por la manera en la que distribuye su maquinaria, pues va de la mano con la línea de producción por ejemplo, a grandes rasgos se tienen activos relacionados con la producción y los procesos, de la siguiente manera: MAQUINARIA NÚMERO DE EQUIPOS Agitador 2 Máquina de llenado 1 Máquina selladora 1 Máquina de etiquetado 1 Procesador de medio tono 1 Máquina de tratamiento de aguas blandas (desionizador) 1 Así como con el equipo adecuado de plomería, instalaciones eléctricas y aislamiento. Cabe mencionar que entre sus activos también considera significativamente el equipo de inspección y prueba como: Medidor de PH Probador de formulación Probador de humedad. 12 Para el envasado de sus productos los cuales se caracterizan por tener consistencias especiales cuentan con una máquina envasadora de líquidos espumosos de marca Maquinaria Milton modelo DIL-TON LL-AP-06.2 2.10. Productos Principales Sin duda la planta elabora una gama de productos de higiene personal y uso industrial necesarios para la vida diaria, enlistados en la figura 2.4 que se presenta a continuación: Fig. 2.4 Productos Principales 2 Modelos de maquinaria que se especializa en líquidos para proveer manejo de producto 13 2.11. Capacidad de Producción La capacidad de producción de la planta se basa en diferentes aspectos sin embargo el proceso de envasado que es uno de los importantes se mantiene con la producción de entre 35 y 490 botellas por minuto. La línea de producción más popular es de 19,200 botellas por día, si se habla de productos del cuidado personal como el champú, mientras que el resto de los productos clasificados anteriormente llevan sus órdenes de producción según la demanda por el cliente, debido a que se surten sobre pedido. 2.12. Materias Primas Los materiales utilizados en su producción son diversos según el producto y las especificaciones del mismo, a continuación se enlistan: Grasa animal: Sebo, manteca, aceite de pescado, etc. Aceite vegetal: Aceite de coco, aceite de palma, aceite de maní, aceite de oliva, aceite de semillas de algodón, etc. Sosa cáustica: Forma sólida, forma líquida, o ceniza de sosa, etc. Sal: Calidad industrial. Relleno: Silicato de sodio, carbonato de sodio, etc. Agentes adicionales: Perfumes, tintes, etc. Agua desionizada producida en la misma planta Agua clorada Glicerina Laurel Sulfato de trietanolamina Alcohol industrial Diversos solventes para la limpieza del equipo 2.13. Plantilla de personal El personal que se desempeña en esta empresa se conforma por operativos respecto a las áreas de producción y mantenimiento en general se compone de personal masculino, por otro lado en las áreas administrativas existe personal femenino, tales como auxiliares, vendedoras, analistas, de manera que la plantilla de una empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal uso industrial tiene su plantilla de personal como se enlista a continuación: 14 Área Tipo de trabajo Número de personas Gerencia Coordinación general 1 Seguridad e Higiene Auxiliar en seguridad y mantenimiento 1 Producción Jefe de producción Ingeniero de proceso Jefe de calidad Mezcla y batido Llenado y sellado Etiquetado o estampado Inspección de calidad Empaque Almacenistas Lavadores de equipo 1 1 1 2 3 2 2 3 2 2 Recursos Humanos Analista de reclutamiento y selección Analista de nómina 1 Mercadotecnia Vendedor Repartidor 2 3 Finanzas Contador Auxiliar Contable 1 1 Fig.2.5 plantilla de personal 2.14. Esquema de Producción Para la producción de champú se tiene un proceso minucioso y a la vez clásico, ya que se trata de una empresa de tamaño pequeño la cual carece de tecnología de punta, sin embargo no es impedimento para elaborar diversas líneas de productos farmacéuticos, el siguiente esquema representa la producción de champú, mismo que es su producto más comercial: Fig. 2.5 Esquema de producción de champú de una empresa dedicada a elaboración de productos de higiene personal y uso personal Producto acabado Inspección de calidad Desburbujeado estacionario Agitado Mezcla de materias primas Pasteurización Tratamiento de aguas blandas Filtración Etiquetado Empaque Sellado Filtración Llenado Agua 15 2.15. Tasa de Rentabilidad y Participación en el Mercado Producto, Mercado y competencia son los tres ejes de la acción comercial, La empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial cuenta con sectores clasificados en cuatro categorías, según dos ejes: “el eje participación en el mercado” que sirve para ubicar las ventas de la empresa en cada sector, con respecto a las ventas de sus competidores en dichos sectores, y el eje “crecimiento de la demanda” que indica si un producto cuyo potencial ya ha sido explotado (crecimiento bajo) o si esta todavía por explotar(crecimiento alto). Los sectores pertenecientes al cuadrante de los “dilemas”, son los sectores del porvenir que a corto plazo, contribuyen al crecimiento de la empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial pero no a sus utilidades, ya que requieren inversiones en investigación y desarrollo así como en producción y mercadeo. Los sectores “estrellas” son naturalmente los sectores de alto crecimiento en los cuales la empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial posee una alta participación relativa en el mercado. Contribuyen al crecimiento de la empresa y se autofinancian. Las “vacas lecheras” como el nombre lo indica, contribuyen a las utilidades de la empresa; siendo bajo el crecimiento de la demanda, las inversiones en esos sectores, son mínimas, y el margen de contribución, elevado. En fin, los pesos muertos no contribuyen ni al crecimiento ni a la utilidad, son los sectores del pasado, por lo que de esta manera vamos a comprender el siguiente esquema que nos permite representar gráficamente las características comerciales y financieras de cada sector de productos Donde C.U., es contribución a la utilidad y C.C., es contribución al crecimiento. Fig 2.6 Portafolio de sectores estratégicos Alta Baja Alta C.U. 0 C.U - ESTRELLA C.C + C.C + DILEMA PARTICIPACIÓN RELATIVA EN EL MERCADO C R E C I M I E N T O D E 16 Actualmente, la empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial, los productos independientemente de estar clasificados por sector industrial y de uso, también se clasifican según su participación relativa en el mercado de la siguiente manera: Estrella: Productos del cuidado personal Vacas lecheras: Productos para la industria alimentaria Pesos muertos: Productos para la granja avícola y porcícola Dilema: Productos de la granja avícola y porcícola Por lo anterior, queda claro que mientras más aumenta la participación relativa en el mercado de los mencionados productos, más aumentan los ingresos para esta empresa. En conclusión, los productos que dejan ver su rentabilidad en la empresa dedicada a la elaboración de productos de higiene personal y de uso industrial, son los productos del cuidado personal, de aquí, nuestro motivo de estudio. 2.16. Globalización Hoy en día esta empresa al igual que otras, enfrenta un entorno de turbulencias, ligadas al fenómeno de la globalización y los tratados de libre comercio, por lo que los países se conducen a comerciar entre si bajo criterios de certificaciones como los de calidad. Estos criterios se van compartiendo y aceptando por un número creciente de países debido a que tienen que cumplir con ciertas especificaciones para poder competir en el comercio con posibilidades de éxito, es decir, es el requisito de entrada al mercado mundial. Concretamente empresas de este sector, enfrentan factores derivados de la globalización, como los que se enlistan a continuación: Recesión de E.U.A. Aumento de compañías extranjeras en México. Pérdida de clientes. Desarrollo de tecnologías con una mayor capacidad de producción que son de costos elevados. Competidores con precios más económicos. Aumento de calidad de productos sustitutos. Aumento del desempleo. 17 Por otro lado en México tenemos variables económicas que apoyan a empresas de este rubro3, por ejemplo el aumento de la disponibilidad de créditos en los bancos y tiendas de autoservicios con una tasa de interés del 20%, la industria química crece en un 40% anual. La perspectiva de nuestra empresa es que nuestros productos se venden a personas morales y no a personas físicas, por lo que es bueno aprovechar la oportunidad de que las empresas necesiten proveer la gama de antisépticos y productos de higiene, así como los germicidas. 3 Se refiere al apoyo otorgado a empresas del sector industrial considerando que tienen una gran participación en el PIB en México. 18 3. CAPÍTULO III MARCO TEÓRICO 3.1. Calidad Total La Calidad Total4 es el estado más evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones que ha sufrido el término Calidad a lo largo del tiempo. En un primer momento se habla de Control de Calidad, primera etapa en la gestión de la Calidad que se basa en técnicas de inspección aplicadas a Producción. Posteriormente nace el Aseguramiento de la Calidad, fase que persigue garantizar un nivel continuo de la calidad del producto o servicio proporcionado. Finalmente se llega a lo que hoy en día se conoce como Calidad Total, un sistema de gestión empresarial íntimamente relacionado con el concepto de Mejora Continua y que incluye las dos fases anteriores. Los principios fundamentales de este sistema de gestión son los siguientes: Consecución de la plena satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente (interno y externo). Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos llevados a cabo en la empresa (implantar la mejora continua tiene un principio pero no un fin). Total compromiso de la Dirección y un liderazgo activo de todo el equipo directivo. Participación de todos los miembros de la organización y fomento del trabajo en equipo hacia una Gestión de Calidad Total. Involucración del proveedor en el sistema de Calidad Total de la empresa, dado el fundamental papel de éste en la consecución de la Calidad en la empresa. Identificación y Gestión de los Procesos Clave de la organización, superando las barreras departamentales y estructurales que esconden dichos procesos. Toma de decisiones de gestión basada en datos y hechos objetivos sobre gestión basada en la intuición. Dominio del manejo de la información. La filosofía de la Calidad Total proporciona una concepción global que fomenta la Mejora Continua en la organización y la involucración de todos sus miembros, centrándose en la satisfacción tanto del cliente interno como del externo. Podemos definir esta filosofía del siguiente modo: Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible). 4 "Círculos de calidad". José María Peiró, Vicente González Romá. Editorial Eudema. 19 3.2. Evolución Histórica del Concepto de Calidad A lo largo de la historia el término calidad ha sufrido numerosos cambios que conviene reflejar en cuanto su evolución histórica. Para ello, describiremos cada una de las etapas el concepto que se tenía de la calidad y cuáles eran los objetivos a perseguir. (Véase Tabla 3.1) Fig 3.1 Evolución de la calidad Esta evolución nos ayuda a comprender de dónde proviene la necesidad de ofrecer una mayor calidad del producto o servicio que se proporciona al cliente y, en definitiva, a la sociedad, y cómo poco a poco se ha ido involucrando toda la organización en la consecución de este fin. La calidad no se ha convertido únicamente en uno de los requisitos esenciales del producto sino que en la actualidad es un factor estratégico clave del que dependen la mayor parte de las organizaciones, no sólo para mantener su posición en el mercado sino incluso para asegurar su supervivencia Etapa Concepto Finalidad Artesanal Hacer las cosas bien independientemente del coste o esfuerzo necesario para ello. Satisfacer al cliente.Satisfacer al artesano, por el trabajo bien hecho Crear un producto único. Revolución Industrial Hacer muchas cosas no importando que sean de calidad (Se identifica Producción con Calidad). Satisfacer una gran demanda de bienes. Obtener beneficios. Segunda Guerra Mundial Asegurar la eficacia del armamento sin importar el costo, con la mayor y más rápida producción (Eficacia + Plazo = Calidad) Garantizar la disponibilidad de un armamento eficaz en la cantidad y el momento preciso. Posguerra (Japón) Hacer las cosas bien a la primera Minimizar costes mediante la Calidad Satisfacer al cliente Ser competitivo Postguerra (Resto del mundo) Producir, cuanto más mejor Satisfacer la gran demanda de bienes causada por la guerra Control de Calidad Técnicas de inspección en Producción para evitar la salida de bienes defectuosos. Satisfacer las necesidades técnicas del producto. Aseguramiento de la Calidad Sistemas y Procedimientos de la organización para evitar que se produzcan bienes defectuosos. Satisfacer al cliente. Prevenir errores. Reducir costes. Ser competitivo. Calidad Total Teoría de la administración empresarial centrada en la permanente satisfacción de las expectativas del cliente. Satisfacer tanto al cliente externo como interno. Ser altamente competitivo. Mejora Continua. 20 3.2.1. Sistemas de Aseguramiento de Calidad ISO 9000 El Aseguramiento de la Calidad nace como una evolución natural del Control de Calidad, que resultaba limitado y poco eficaz para prevenir la aparición de defectos. Para ello, se hizo necesario crear sistemas de calidad que incorporasen la prevención como forma de vida y que, en todo caso, sirvieran para anticipar los errores antes de que estos se produjeran. Un Sistema de Calidad se centra en garantizar que lo que ofrece una organización cumple con las especificaciones establecidas previamente por la empresa y el cliente, asegurando una calidad continua a lo largo del tiempo. Las definiciones, según la Norma ISO, son: Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, implementadas en el Sistema de Calidad, que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto satisfará los requisitos dados sobre la calidad. Sistema de Calidad: Conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos de la organización de una empresa, que ésta establece para llevar a cabo la gestión de su calidad. Las normas ISO 9000 Con el fin de estandarizar los Sistemas de Calidad de distintas empresas y sectores, y con algunos antecedentes en los sectores nuclear, militar y de automoción, en 1987 se publican las Normas ISO 9000, un conjunto de normas editadas y revisadas periódicamente por la Organización Internacional de Normalización (ISO) sobre el Aseguramiento de la Calidad de los procesos. De este modo, se consolida a nivel internacional el marco normativo de la gestión y control de la calidad. Estas normas aportan las reglas básicas para desarrollar un Sistema de Calidad siendo totalmente independientes del fin de la empresa o del producto o servicio que proporcione. Son aceptadas en todo el mundo como un lenguaje común que garantiza la calidad (continua) de todo aquello que una organización ofrece tomando en cuenta la actividad de la organización Se está poniendo en evidencia que no basta con mejoras que se reduzcan, a través del concepto de Aseguramiento de la Calidad, al control de los procesos básicamente, sino que la concepción de la Calidad sigue evolucionando, hasta llegar hoy en día a la llamada Gestión de la Calidad Total. Dentro de este marco, la Norma ISO 9000 es la base en la que se asientan los nuevos Sistemas de Gestión de la Calidad. 21 CATORCE PUNTOS DE DEMING NORMA ISO 9001:2000 INTERPRETACIÓN 1. Ser constante en el propósito de mejorar los productos y los servicios. 4 Sistema de Gestión de Calidad, 4.1 Requisitos Generales Dicho punto engloba todos los puntos de la ISO, ya que Deming busca mejorar continuamente todos los procesos que existen en la empresa para llegar a la mejora total. 2. Adoptar la nueva filosofía. 3. No depender más de la inspección masiva. 4. Sistema de Gestión de Calidad, 4.2 Requisitos de la documentación, 4.2.1 Generalidades, 4.2.2 Manual de la calidad, 4.2.3 Control de los documentos, 4.2.4 control de los registros Con la documentación necesaria de cada procedimiento así con políticas de calidad, manuales de calidad, procedimientos documentados, documentos de eficiencia y control de estos, se podrá disminuir la inspección masiva. 4. Acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio. 7. Realización del producto, 7.4 Compras, 7.4.1 proceso de Compras, 7.4.2 Información de la compras,7.4.3 Verificación de los productos comprados Las materias primas que son adquiridas por la empresa debe ser de alta calidad para obtener productos de la misma manera, por eso es importante el procesos de compras basados en la calidad total desde el proveedor, organización hasta el cliente. 5. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de producción y de servicio. La gerencia está obligada a buscar continuamente maneras de reducir el desperdicio y de mejorar la calidad. 5. Responsabilidad de la dirección, 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad,5.4 Planificación,5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación,5.6 Revisión por la dirección; 7 Realización del Producto, 7.1 planificación de la realización del producto, 7.2 Procesos relacionados con el cliente, 7.3 Diseño y desarrollo Directamente de la alta Dirección recae la planificación ,Dirección de los procesos de la empresa así deben de tener la tendencia de siempre estar a la vanguardia en sus procesos y productos 6. Instituir la capacitación en el trabajo. 6. Gestión de Recursos, 6.2 Recursos Humanos, 6.3 Infraestructura, 6.4 Ambiente de trabajo Los Recursos Humanos en la empresa es el factor más importante para obtener productos de calidad, así deben de tener la adecuada capacitación en las actividades que desarrollan dentro de la empresa. 7. Instituir el liderazgo. 5.Responsabilidad de la dirección, 5.5.1 Responsabilidad y autoridad,5.5.2 Representante de la Dirección, 5.5.3 Comunicación interna La alta dirección asegura y comunica las responsabilidades y autoridades que existen dentro de la empresa, así promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente conllevando obtener lideres dentro de esta. 8. Desterrar el temor. 5.Responsabilidad de la dirección, 5.5.2 Representante de la Dirección, 5.5.3 Comunicación interna Los procesos de comunicación apropiados dentro de la empresa son esenciales, realización del buen liderazgo conlleva a obtener la confianza de los trabajadores para poder detectar fallas acerca de los procesos. 9. Derribar las barreras que haya entre áreas de staff. 6. Gestión de Recursos,6.2 Recursos Huamnos,6.2.1 Generalidades, 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación 6.4 Ambiente de trabajo Generar una competencia sana entre las diferentes áreas de la empresa, a fin de que se realicen trabajos competentes referentes a la calidad del producto con base a todos los recursos proporcionados por la empresa. 3.2.2. Normalización En el proceso del desarrollo del proyecto se requiere tener el debido conocimiento entre la vinculación del Ciclo de Deming y lo actual que es la Norma ISO 9001:2000, dado que es esencial dentro de la empresa tanto reducir desperdicios y a la par elevar la eficiencia obteniendo un avance considerable en la calidad en el proceso de elaboración de los productos finales. Así se desarrolla la vinculación que tiene los catorce puntos de Deming y los ocho puntos de la Norma 9001:2000, conla siguiente tabla: Fig 3.2 Relación Entre los Catorce Puntos Deming e ISO 9001:2000 22 10. Eliminar los slogans, las exhortaciones y las metas para la fuerza laboral. 6. Gestión de Recursos,6.2 Recursos Huamnos,6.2.1 Generalidades, 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación 6.4 Ambiente de trabajo Los trabajadores deben de estar conscientes de la pertinencia e importancia de cada una de sus actividades y también de que ellos contribuyen al logro de los objetivos de la calidad de los productos terminados. 11. Eliminar las cuotas numéricas. 12. Derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que produce un trabajo bien hecho. 6. Gestión de Recursos, 6.4 Ambiente de trabajo Promoviendo un buen ambiente de trabajo y desarrollo de las actividades de los trabajadores, haciendo de conocimiento la importancia por parte de ellos en la calidad total de los procesos. 13. Establecer un vigoroso programa de educación y de reentrenamiento. 6. Gestión de Recursos, 6.2 Recursos Humanos, 6.3 Infraestructura, 6.4 Ambiente de trabajo La debida gestión de los recursos en la empresa, estos incluyen recursos humanos, infraestructura y un buen ambiente de trabajo, se podrá implementar cualquier programa de educación y reentrenamiento en las diferentes áreas existentes. 14. Tomar medidas para lograr la transformación. Se requerirá un equipo de altos ejecutivos con un plan de acción para llevar a cabo la misión que busca la calidad. 5. Responsabilidad de la dirección, 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad,5.4 Planificación,5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación,5.6 Revisión por la dirección La responsabilidad y compromiso de la alta dirección para la implementación de un sistema de gestión de la calidad y mejora continua determina el propósito de aumentar la satisfacción del cliente, obteniendo objetivos de calidad medibles y coherentes ayudados con las políticas de calidad para llegar a la transformación de los procesos para alcanzar la calidad total. Fig. 3.2.1 Relación Entre los Catorce Puntos Deming e ISO 9001:2000 3.2.3. Norma ISO/TR 10017:2003 En el desarrollo de este proyecto se utiliza como herramienta de apoyo a la ISO/TR 10017 la cual, esta norma es creada con la finalidad de apoyar a las empresas en la aplicación de herramientas estadísticas que les permitan manejar datos cuantitativos, brinda una sugerencia de aquellas técnicas que pueden ser utilizadas para manejar datos, en base a los requerimientos de la NOM ISO 9001:2000 de esta manera el presente proyecto se apoya en la sugerencia que la norma hace en los puntos 1 y 8 como se muestra a continuación: Punto 1 Estadística descriptivaProcedimientos que sirven para presentar datos cuantitativos de manera resumida revelando las características (promedio y desviación por ejemplo) de una distribución de datos. La información que proporciona la estadística descriptiva con frecuencia puede trasmitirse fácil y eficazmente por una variedad de métodos gráficos tales como: los gráficos de tendencia (trazo de una característica de interés sobre un periodo); los gráficos de dispersión (relación entre dos variables, una sobre el eje Y) y la otra sobre el eje X); los histogramas (distribución de los valores de una característica).Otros métodos gráficos que ayudan a la interpretación y análisis de datos son: los gráficos de barras, gráficos con 23 escalas especiales (como los de probabilidad) y gráficos que involucran dimensiones y variables múltiples. Los métodos gráficos son útiles para resumir y presentar datos complejos o relaciones entre datos de una manera eficaz, particularmente para un público no especializado Algunos usos Resumir y caracterizar datos. Normalmente es el paso inicial en el análisis cuantitativo de datos y frecuentemente constituye el primer paso hacia el uso de otros procedimientos estadísticos. Las características de los datos de muestra pueden servir como base para hacer inferencias respecto a las características de las poblaciones de las que se extrajo la muestra.Algunos Beneficios Modo relativamente sencillo y eficiente para resumir y caracterizar datos. Ofrece una manera conveniente de presentar la información. En particular, los métodos gráficos son una manera muy eficaz de presentar datos, y de comunicar la información. La estadística descriptiva es potencialmente aplicable a todas las situaciones que involucran el uso de datos. Puede ayudar al análisis e interpretación de los datos y es una valiosa ayuda en la toma de decisiones.Limitaciones y precauciones Las estadísticas descriptivas proporcionan mediciones cuantitativas de las características (tales como el promedio y la desviación estándar) de datos de muestra. Sin embargo estas mediciones están sujetas a las limitaciones del tamaño de muestra y el método de muestreo utilizado.Ejemplos de aplicación describir el comportamiento de algún parámetro de proceso, tal como la temperatura de una cámara; caracterizar el tiempo de entrega o el tiempo de respuesta en un servicio; resumir datos de encuestas a clientes, tales como la satisfacción del cliente; visualizar la distribución de una característica de un proceso mediante un histograma, frente a los límites de especificación para esa característica; visualizar el resultado del desempeño de un producto en un período mediante un gráfico de tendencia.Punto 8. Muestreo Es un método estadístico sistemático para obtener información sobre alguna característica de una población mediante el estudio de una fracción representativa de la población. Existen varias técnicas de muestreo que se pueden emplear (tales como, muestreo aleatorio simple, muestreo sistemático, muestreo secuencial, muestreo de lotes salteados, entre otros) dependiendo del propósito del muestreo y de las condiciones bajo las cuales se va a llevar a cabo. 24 Algunos usos Para la aceptación o no aceptación de “lotes” basándose en el resultado de una muestra seleccionada de ellos. Se dispone de una amplia gama de planes de muestreo de aceptación para satisfacer los requisitos o las aplicaciones específicas. Para estimar los valores de una o más características en una población, o para estimar cómo se distribuyen esas características entre la población. Este tipo de muestreo para la evaluación está frecuentemente asociado con sondeos donde la información se recopila de las opiniones del público sobre un tema, como en las encuestas de clientes. Puede igualmente aplicarse a la recopilación de datos para otros propósitos, tales como las auditorías. Para el muestreo de materiales a granel (por ejemplo, minerales, líquidos y gases) para el cual se han desarrollado planes de muestreo. Algunos beneficios Un plan de muestreo desarrollado correctamente permite un ahorro de tiempo, costo y trabajo en comparación con un censo de la población total o con una inspección del 100 % de un lote. Donde la inspección de un producto involucra ensayos destructivos, el muestreo es la única manera práctica de obtener información pertinente. El muestreo ofrece una forma económica y oportuna de obtener información preliminar con respecto al valor o la distribución de una característica de interés en una población. Limitaciones y precauciones Al construir un plan de muestreo debería ponerse atención a las decisiones respecto al tamaño de muestra, frecuencia de muestreo, selección de la muestra y demás aspectos de la metodología de muestreo. El muestreo requiere que la muestra se seleccione libre de sesgo (es decir, la muestra es representativa de la población de la cual se ha extraído). Si no se hace esto, dará como resultado una estimación pobre de las característicasde la población. En el caso de muestreo de aceptación, las muestras no representativas pueden dar como resultado el rechazo innecesario de lotes de calidad aceptable, o viceversa. Aún con muestras libres de sesgo, la información derivada de muestras está sujeta a un cierto grado de error. Ejemplos de aplicación Investigación de mercado, para estimar (por ejemplo) la proporción de una población que podría comprar un producto particular; 25 Para llevar a cabo verificaciones de operadores, máquinas o productos del proceso, con el fin de hacer el seguimiento de las variaciones y para definir las acciones correctivas y preventivas; Para proveer algún nivel de aseguramiento de que el material entrante satisface los requisitos especificados; Por medio del muestreo a granel pueden estimarse la cantidad o las propiedades de los componentes del material a granel (por ejemplo minerales, líquidos y gases). 3.3. William Edwards Deming 3.3.1. Historia Este proyecto usará un modelo que se llama Ciclo Deming, pero, ¿por qué se llama así? y ¿quién lo inventó? Es importante conocer la historia del personaje que desarrollo una de las herramientas más importantes de nuestro tiempo. William Edwards Deming (14 de octubre de 1900 - 20 de diciembre de 1993). Estadístico estadounidense, profesor universitario, autor de textos, consultor y difusor del concepto de calidad total. Su nombre está asociado al desarrollo y crecimiento de Japón después de la (Segunda Guerra Mundial). Nació en Sioux City, Iowa, en una familia muy pobre. Su padre, un abogado luchador, perdió una demanda judicial en Powell Wyoming lo que obligó a la familia a mudarse a dicha ciudad cuando Deming tenía siete años. Vivieron en una casa humilde donde la preocupación por cual sería su próxima comida era parte de la vida diaria, Deming por tanto tuvo que empezar a trabajar desde los ocho años en un hotel local. Con sus ahorros en la mano, Deming se fue de Powell con 17 años hacia Laraman, a la Universidad de Wyoming, donde terminó la carrera en 1921 con un B.S. en ingeniería eléctrica, en 1925 obtuvo la maestría en Física y Matemáticas en la Universidad de Colorado y en 1928 obtuvo el Doctorado por la Universidad de Yale en Física donde fue empleado como profesor. Posteriormente trabajó para el Departamento de Agricultura en Washington D.C. y como consejero estadístico para la Oficina de Censo de los Estados Unidos, durante este periodo Deming descubrió el trabajo sobre control estadístico de los procesos creado por Walter A. Shewhart que trabajaba en los Laboratorios Telefónicos Bell (Bell Labs) de la telefónica AT&T, que fueron la base de sus ideas, ideas que pasaron desapercibidas en Estados Unidos. En 1947 el General Mac Arthur invita al Dr. Deming a ayudar en el primer censo en Japón. En Japón estaban prestando mucha atención a las técnicas de Shewhart, cosa que no se hacía en Estados Unidos y como la parte de los esfuerzos de reconstrucción de Japón buscaron a un experto para enseñar el control estadístico. En 1950 la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) invitó a Deming a Tokio a impartir charlas sobre control estadístico de procesos (un hombre 26 que conocía Japón). Entre junio y agosto de 1950 Deming forma a cientos de ingenieros, directivos y estudiantes en el control estadístico de los procesos (SPC) y los conceptos de calidad. Sus conferencias fueron copiadas, editadas e impresas en japonés, se vendieron miles de copias. Los japoneses pretendieron pagarle los derechos de autor, sin embargo Deming rechazó la oferta proponiéndoles emplear el dinero en crear un premio para las empresas que demostraran un comportamiento ejemplar en la mejora de calidad. Las compañías japonesas añadieron fondos y hoy "El Premio Deming" se considera como el número uno entre los premios de calidad. Por dicha causa los japoneses llaman a Deming "El padre de la tercera revolución industrial". Dicho renombre es justo ya que les demostró que cuando la calidad se persigue sin descanso, se optimizan los recursos, se bajan los costos y se conquista el mercado yendo en contra de las teorías económicas clásicas según las cuales las políticas económicas adoptadas por Japón eran un error. La mayor contribución de Deming a los procesos de calidad en Japón es el control estadístico de proceso, que es un lenguaje matemático con el cual los administradores y operadores pueden entender "lo que las máquinas dicen". Las variaciones del proceso afectan el cumplimiento de la calidad prometida. Hoy el ciclo PDCA, se denomina "ciclo Deming" en su honor, aunque por justicia se debería llamar "ciclo Shewhart", por ser este último quien lo inventó. Posteriormente los americanos al ver el empuje de la industria japonesa recuperan estos conceptos que les habían pasado desapercibidos en la figura del propio Deming y su más aventajado condiscípulo, Malcolm Baldrige. 3.3.2. Ciclo Deming Después de conocer al personaje que creó el Ciclo Deming, debemos comprender el tema para poderlo aplicar, es por ello, que se debe ver a detalle cada aspecto que pueda ayudar a ampliar nuestra visión del tópico para generar un entendimiento que nos ayude a dominar el tema. En este capítulo se comenzará a abordar el tema del Ciclo Deming, el cual forma parte de la medula espinal de este proyecto, por lo que veremos en forma detallada cada aspecto del mismo. ¿Qué es un ciclo?, existen muchas definiciones en las cuales podemos profundizar, por ejemplo: Ciclo: Se refiere a cualquier fenómeno periódico o cuasi periódico, en que transcurrido un cierto tiempo el estado del sistema o algunas magnitudes del mismo vuelven a una configuración anterior.5 Una secuencia de instrucciones del programa que se ejecutan en forma repetitiva hasta cumplir una condición particular6. 5 http://es.wikipedia.org/wiki/Ciclo 6 www.laopinion.com/glossary/c.html 27 Proceso continuo; flujo circular de energía o nutrientes.7 Aunque continuemos no terminaríamos de enunciar diferentes conceptos, sin embargo todos coinciden en que es un proceso lógico que sigue una serie de pasos, que repetidamente se realizan para un determinado fin y que se revisa para mejorar continuamente, por ello tenemos que el "Ciclo de Deming". Edwards Deming, es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. También se denomina espiral de mejora continua. Las siglas PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) PLAN (PLANEAR) Dentro de este punto, antes de comenzar cualquier implementación se debe poner mucha atención en el proceso de planeación ya que de este depende el flujo del proceso, de las recomendaciones que hace el Dr. Deming para la planeación son: Identificar el proceso que se quiere mejorar Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso Análisis e interpretación de los datos Establecer los objetivos de mejora Detallar las especificaciones de los resultados esperados Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos, verificando las especificaciones DO (HACER) Una vez Identificado el proceso que queremos mejorar, entonces debemos seguir según el Ciclo de Deming con lo que se conoce como Do (Hacer) y tomar en cuenta lo siguiente: Ejecutar los procesos definidos en el paso anterior Documentar las acciones realizadas CHECK (VERIFICAR O REVISAR) Posterior a la realización o al punto Do (Hacer) se deben tomar las acciones de verificación que nos permitan controlar ó medir el proceso para poder mejorarlo, en lo referente a este punto se tienen las siguientes recomendaciones: 7 www.nps.gov/grsa//resources/curriculum/glossary_sp.htm28 Pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora esperada Documentar las conclusiones ACT (HACER O ACTUAR) En este punto, que es uno de los más importantes debemos poner a prueba todas las habilidades para poder generar acciones que nos permitan mejorar el proceso, con la objetividad y sensibilidad para así detectar y actuar en los puntos clave, como recomendación se tiene: Modificar los procesos según las conclusiones del paso anterior para alcanzar los objetivos con las especificaciones iniciales, si fuese necesario Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado en el paso anterior Documentar el proceso. El ciclo Deming se muestra a continuación: Fig.3.3 Ciclo Deming El ciclo Deming requiere recopilar y analizar una cantidad sustancial de datos. Para cumplir el objetivo de mejora deben realizarse correctamente las mediciones necesarias y alcanzar consenso tanto en la definición de los objetivos/problemas como de los indicadores apropiados, como se muestra en el proceso anterior, se pueden visualizar las herramientas estadísticas de las cuales se puede valer quién desee implementar este ciclo. 29 La serie de herramientas para desarrollar esta tarea, son las llamadas “Herramientas de la Calidad” y la mayoría se basa en técnicas estadísticas sencillas. Algunos ejemplos son: Diagramas de Causa-Efecto Listas de Verificación Diagramas de Flujo Distribuciones de Frecuencia e Histogramas Diagramas de Pareto Gráficos de Control 3.3.2.1. Catorce Puntos de Deming En el desarrollo e Implantación del Ciclo Deming, el Dr. Deming desarrollo una serie de principios que coadyuvan al correcto desarrollo del proceso, es importante tenerlos en mente al momento de actuar y comenzar cualquier acción dentro de una organización, industria o cualquier lugar en donde se quiera llevar a cabo una mejora. El Dr. Deming dice que lo que la gerencia puede lograr aplicando los catorce puntos "es descomunal en comparación con lo que se obtiene con otro modo"8 estos puntos son: 1. Ser constante en el propósito de mejorar los productos y los servicios. En vez de hacer dinero, debe permanecer en el negocio y proporcionar empleo por medio de la innovación, la investigación, el constante mejoramiento y el mantenimiento. 2. Adoptar la nueva filosofía. Los norteamericanos son demasiado tolerantes frente a un trabajo deficiente y a un servicio hosco. 3. No depender más de la inspección masiva. Las firmas norteamericanas inspeccionan un producto de manera característica cuando sale de la línea de producción o en etapas importantes. Los productos defectuosos, o bien se desechan, o bien reprocesan; tanto lo uno como lo otro es innecesariamente costoso. 4. Acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio. Los departamentos de compras tiene la costumbre de actuar sobre los pedidos en busca del proveedor que ofrezca el precio más bajo. Con frecuencia, esto conduce a suministros de baja calidad. 8 Gambolini, Gerardo. “El Hombre que Descubrió la Calidad” 5ta ed. Ed. Granica, Berlín, 2003 30 5. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de producción y de servicio. El mejoramiento no se logra de buenas a primeras. La gerencia está obligada a buscar continuamente maneras de reducir el desperdicio y de mejorar la calidad. 6. Instituir la capacitación en el trabajo. Con mucha frecuencia los trabajadores han aprendido sus labores de otro trabajador que nunca fue entrenado apropiadamente. Se ven obligados a seguir instrucciones imposibles de entender. No pueden desempeñar su trabajo porque nadie les dice como hacerlo. 7. Instituir el liderazgo. El trabajo de un supervisor no es decirle a la gente qué hacer o castigarla, sino, orientarla. Orientar es ayudarle a la gente a hacer mejor el trabajo y conocer por medio de métodos objetivos quién requiere ayuda individual. 8. Desterrar el temor. Muchos empleados temen hacer preguntas o asumir una posición, aun cuando no entiendan en qué consiste el trabajo o que está bien o mal. 9. Derribar las barreras que haya entre áreas de staff. Con frecuencia, las áreas de staff departamentos, secciones están compitiendo entre sí o tienen metas que chocan entre sí. 10. Eliminar los slogans, las exhortaciones y las metas para la fuerza laboral. Estas nunca le sirvieron a nadie para hacer un buen trabajo. 11. Eliminar las cuotas numéricas. Las cuotas solo toman en cuenta los números, no la calidad o los métodos. Por lo general constituyen una garantía de ineficiencia y de altos costos. 12. Derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que produce un trabajo bien hecho. La gente está ansiosa por hacer un buen trabajo y se siente angustiada cuando no puede hacerlo. 13. Establecer un vigoroso programa de educación y de reentrenamiento. Tanto la gerencia como la fuerza laboral tendrán que ser entrenadas en el empleo de los nuevos métodos. 14. Tomar medidas para lograr la transformación. Se requerirá un equipo de altos ejecutivos con un plan de acción para llevar a cabo la misión que busca la calidad. Los trabajadores no están en condiciones de hacerlo por su propia cuenta. Además de los puntos, existen enfermedades, como las llama el Dr. Deming, estas pueden evitar que una organización se desarrolle de manera óptima, incluso no poder mejorar sus procesos, uno debe tener la capacidad de poder manejar los elementos de tal manera que se puedan superar cualquier inconveniente, pero esto no sólo lo debe hacer una persona, al contrario todos los miembros de la organización deben conocer el propósito de la organización y comprenderlo para 31 así llegar a convertirse en una organización inteligente. Los puntos, las enfermedades y los obstáculos constituyen una receta comprensiva para el cambio. 3.3.2.2. Siete Enfermedades Mortales 1. Falta de constancia de propósito. Una compañía que carece de constancia en la búsqueda de su propósito no cuenta con planes a largo plazo para permanecer en el negocio. 2. Énfasis en las utilidades a corto plazo. Velar por aumentar los dividendos trimestrales socava la calidad y la productividad. 3. Evaluación del desempeño, clasificación según el mérito o análisis anual del desempeño. Los efectos de estas prácticas son devastadores se destruye el trabajo en equipo, se fomenta la rivalidad. 4. La movilidad de la gerencia. Los gerentes que cambian de un puesto a otro nunca entienden a las compañías para las cuales trabajan y nunca están ahí el tiempo suficiente para llevar a cabo los cambios a largo plazo que son necesarios para garantizar la calidad y la productividad. 5. Manejar una compañía basándose únicamente en cifras visibles. Las cifras más importantes son desconocidas e imposible de conocer. 6. Costos médicos excesivos. 7. Costos excesivos de garantía fomentados por abogados que trabajan sobre una base de honorarios en caso de imprevistos. 3.4. Herramientas de la Calidad Como se ha hecho mención, para el método Deming basar las decisiones tanto como sea posible en datos exactos y oportunos, es importante, no solo en datos que uno cree o por alguna intuición e incluso descarta un tanto la experiencia. La base son los métodos estadísticos para la transformación de las empresas. Como dice el Dr. Deming: Los métodos estadísticos ayudan a comprender los procesos, a controlarlos y luego a mejorarlos. De lo contrario la gente estará eternamente "apagando incendios" en vez de mejorar el sistema. Lo que los métodos estadísticos hacen es señalar la presencia de causas especiales.Las herramientas sobre la cuales el Ciclo Deming se basa son: Diagrama de causa y efecto Diagrama de Pareto Diagrama de flujo 32 Gráficos de línea (tendencia) Histograma (diagramas de distribución de frecuencias) Gráficos de control 3.4.1. Diagrama Causa Efecto Ishikawa El Diagrama de causa y Efecto (o Espina de Pescado) es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que él ocurra. Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue aplicada por primera vez en 1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica, cuando discutían problemas de calidad.9 Se usa para: Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema. Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la identificación de soluciones. Analizar procesos en búsqueda de mejoras. Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con soluciones muchas veces - sencillas y baratas. Educa sobre la comprensión de un problema. Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva. Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema. Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no sólo al final, sino durante cada etapa del proceso. Las causas menores con frecuencia están agrupadas alrededor de cuatro categorías básicas: materiales, métodos, mano de obra y maquinaria. 1. El proceso mismo de creación es educativo. Pone en marcha una discusión y los unos aprenden de los otros. 2. Le ayuda al grupo a concentrarse en el tema que está en discusión, reduciendo las quejas y las discusiones que no vienen al caso. 9Ishikawa Kaoru, “Introducción al Control de Calidad”, Editorial Díaz de Santos S.A 2005 33 3. Da por resultado una búsqueda activa de la causa. 4. Con frecuencia deben recopilarse datos. 5. Pone de manifiesto el nivel de entendimiento. Cuanto más complejo sea el diagrama, tanto más especializados serán los trabajadores con respecto al proceso. Construcción del diagrama de Causa y Efecto 1) Definir el problema o la característica de calidad que se va a analizar y escribirla en el lado derecho de una flecha gruesa que representa el proceso en consideración. 2) Elegir categorías generales para agrupar las causas principales. Dependiendo del tipo de problema que se analice se definirán las categorías más convenientes. Ejemplos de categorías son Materia prima, Personal, Máquinas y equipos, Procedimientos de trabajo, Métodos de medición, Condiciones ambientales, etc. Tener presente para esto las 5M: Materiales, Mano de obra, Máquinas, Métodos y Medidas que intervienen en los casos en que analicemos procesos de fabricación. Escribir las categorías seleccionadas en el extremo de flechas inclinadas que se unen a la del proceso principal. Puede seguirse el orden en que avanza el proceso de derecha a izquierda. 3) Comenzar a desglosar las causas principales en secundarias, terciarias, etc. y anotarlas en flechas de acuerdo a la categoría a la que pertenecen. Este paso es el punto central de la construcción del diagrama. A fin de realizar la expansión recurrente de las causas utilizamos repetidamente la pregunta ¿Por qué? y su respuesta, este proceso de preguntas debe seguirse hasta que eventualmente se encuentra una causa sobre la que se puede actuar. Asimismo para desplegar las ramas encontrando las causas se puede utilizar la técnica de la tormenta de Ideas, permitiendo la participación de la mayor cantidad de personas posibles, todos deberán poder expresar sus ideas con libertad a medida que se construye el diagrama. 4) Analizar el diagrama y sacar conclusiones: Tener siempre presente que esta herramienta tiene en cuenta causas potenciales o teóricas las cuales deberán ser comprobadas en la práctica mediante la medición y toma de datos, las que permitirán llegar a conclusiones sólidas sobre las causas que realmente influyen sobre el problema. Para esta fase es de gran utilidad complementar el uso del Diagrama de Causa y Efecto con el Diagrama de Pareto 34 Causa Principal PROCESO Espina menor Espina menor Espina menor Espina menor Espina menor Fig.3.4 Estructura del Diagrama de Causa y Efecto 3.4.2. Diagrama de Pareto El Principio de Pareto es también conocido como la regla del 80:20 y recibe este nombre en honor a Vilfredo Pareto, quien lo enunció por primera vez. El Diagrama de Pareto o diagrama ABC, 80-20,70-30, es una gráfica para organizar datos de forma que estos queden en un orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras. Permite, pues, asignar un orden de prioridades. El diagrama permite llevar a cabo el principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales) es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a unos pocos graves. Mediante la gráfica colocamos los "pocos vitales a la izquierda" y los "muchos triviales" a la derecha. El diagrama parte como una buena herramienta de trabajo que facilita el estudio comparativo de los numerosos procesos que se elaboran en industrias, así como fenómenos naturales que precisen de esta utilidad. Hay que tener en cuenta que tanto la distribución de los efectos como sus posibles causas no es un proceso el cual podamos denominar lineal sino que el 20% de las causas totales hace que sean originadas el 80% de los efectos. 35 Los diagramas de pareto están entre las técnicas gráficas de uso más común. La gente suele hablar de "aplicar pareto" o dice "Paretémoslo". Este diagrama se usa para determinar las prioridades. Se recomienda el uso del diagrama de Pareto10: Para identificar oportunidades para mejorar Para identificar un producto o servicio para el análisis de mejora de la calidad. Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problemas o causas de una forma sistemática. Para analizar las diferentes agrupaciones de datos. Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones Para evaluar los resultados de los cambios efectuados a un proceso comparando sucesivos diagramas obtenidos en momentos diferentes, (antes y después) cuando los datos puedan clasificarse en categorías Cuando el rango de cada categoría es importante Para comunicar fácilmente a otros miembros de la organización las conclusiones sobre causas, efectos y costes de los errores. Los propósitos generales del diagrama de Pareto: Analizar las causas Estudiar los resultados Planear una mejora continua ¿Cómo se usa? y ¿Cómo se Construye? Para poder emplear esta herramienta debemos aprender a usarla y a construirla, por ello se tiene un ejemplo básico que nos permite entender este proceso. Primero debemos hacer la recolección y organización de los datos: definiendo el problema que va a ser analizado y las categorías que se utilizarán para agrupar los datos. Para su construcción o elaboración debemos tomar una muestra con ayuda de una lista de verificación, en la cual, anotamos cada evento que vemos, por ejemplo, en un proceso de fabricación de una puerta de carro se tiene lo siguiente: 10 Gambolini, Gerardo. “El Hombre que Descubrió la Calidad” 5ta ed. Ed. Granica, Berlín, 2003 36 Se utiliza una lista de verificación para anotar las fallas o problemas que se presentan, como se muestra a continuación: TOTAL DE ITEMS PRODUCIDOS: 480 TIPO DE DEFECTO FRECUENCIA TOTAL Mancha en la puerta ///// ///// ///// ///// / 21 Rayada///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// 35 Defecto en la manija ///// ///// ///// // 17 Floja ///// ///// ///// ///// ///// //// 29 Abollada /// 03 Defecto en el vidrio ///// 05 TOTAL 110 Fig. 3.5 Ejemplo de lista de Verificación Posteriormente se clasifica las categorías en orden de cantidad decreciente y se calcula el total. Las categorías con baja frecuencia deben ser agrupadas, como "otros" y colocadas al final de la lista y Se calcula el porcentaje de cada categoría dividiendo la frecuencia por el total. TOTAL DE ITEMS PRODUCIDOS: 480 TIPO DE DEFECTO FRECUENCIA TOTAL % Rayada ///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// 35 32 Floja ///// ///// ///// ///// ///// ///// 29 26 Mancha en la puerta ///// ///// ///// ///// 21 19 Defecto en la manija //// ///// ///// // 17 16 Otros ///// // 8 7 TOTAL 110 100 Fig 3.6 Continuación Lista de verificación ordenada 37 Se trazan dos ejes verticales de la misma longitud, en un eje horizontal. En el eje vertical izquierdo, se realiza una escala de 0 hasta el número correspondiente al total de la Lista de verificación. En el eje vertical derecho igualmente se realiza una escala de 0 a 100%. El 100% corresponderá al total de la Lista de Verificación. Se divide el eje horizontal en intervalos iguales, de acuerdo con la cantidad de categorías de la Lista de Verificación. Fig 3.7 Rangos que contiene el Diagrama Pareto Se construye y se denominan las barras, colocando las categorías en orden decreciente de frecuencia, de izquierda a derecha. La siguiente figura muestra el gráfico de barras de forma descendente o escalonado Fig. 3.8 Barras de forma descendente Se traza una línea punteada que conecte el origen con la esquina superior derecha de la primera barra, así: Se suma, a la altura de la primera barra, la altura de la segunda. Marque con un punto el valor obtenido en la prolongación del lado derecho de la segunda barra. 38 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Ra ya da Flo ja Ma nc ha da De fec to M. Ot ros 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Relevantes Triviales 20% 80% Se suma a esta nueva altura la altura de la tercera barra. Marque con un punto el valor obtenido en la prolongación del lado derecho de la tercera barra. Se hace eso sucesivamente, hasta la última barra. Se enlazan todos los puntos marcados con una línea, dando continuidad a la línea punteada iniciada en el origen, para formar la curva de Pareto. El último punto representa el 100 % de los eventos. Se completa el gráfico con informaciones tales como: nombre del gráfico, período, responsable, etc. Pero en esencia debe tomar esta forma Figura 3.9 porcentaje acumulado 80% Con base en el resultado obtenido, podemos ver cuál es el problema al que debemos enfocar esfuerzos para su resolución, como podemos ver, es una herramienta sencilla y fácil de elaborar que nos permite visualizar de manera amplia el resultado, pero lo más importante es que podemos planear las acciones a seguir ya que jerarquiza y prioriza los problemas para actuar. 3.4.3. Diagrama de Flujo Otra Herramienta de la calidad son los diagramas de flujo, que se pueden utilizar para describir los procesos que se están supervisando, son embargo es importante conocer la simbología que estos utilizan para poder entenderlos e interpretarlos de la manera correcta. Un diagrama de flujo es la forma más tradicional de especificar los detalles algorítmicos de un proceso. Se utiliza 39 Símbolo Significado Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo. Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal. Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla ) Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado... Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos. Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso. Conector entre páginas: Se utiliza este símbolo para conectar el diagrama de flujo entre páginas, para no perder la secuencia. principalmente en programación, economía y procesos industriales; estos diagramas utilizan una serie de símbolos con significados especiales. Son la representación gráfica de los pasos de un proceso, que se realiza para entenderlo mejor. Son modelos tecnológicos utilizados para comprender los rudimentos de la programación lineal. Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo, enseguida tenemos una tabla con la simbología de cada actividad, decisión, inicio, conexión entre otros los símbolos son Fig 3.10 Simbología del Diagrama de flujo Características que debe cumplir un diagrama de flujo: Existe siempre un camino que permite llegar a una solución (finalización del algoritmo). Existe un único inicio del proceso. 40 Existe un único punto de fin para el proceso de flujo (salvo del rombo que indica una comparación con dos caminos posibles). A su vez, es importante que al construir diagramas de flujo, se observen las siguientes recomendaciones: Evitar sumideros infinitos, burbujas que tienen entradas pero no salidas. Evitar las burbujas de generación espontánea, que tienen salidas sin tener entradas, porque son sumamente sospechosas y generalmente incorrectas. Tener cuidado con los flujos y procesos no etiquetados. Esto suele ser un indicio de falta de esmero, pero puede esconder un error aún más grave: a veces el analista no etiqueta un flujo o un proceso porque simplemente no se le ocurre algún nombre razonable. Fig.3.11 Ejemplo de Diagrama de Flujo 3.4.4. Histograma de Frecuencia 41 Histograma de frecuencia: representación gráfica, como una serie de rectángulos contiguos, de una distribución de frecuencia absoluta o relativa de una variable cuantitativa continua, en forma tal que las áreas de los rectángulos corresponden a las frecuencias que se describan.11 Cuando se trata de analizar la dispersión que presentan unos datos, la representación gráfica más adecuada es el histograma. Para realizar un histograma se marcan una serie de intervalos sobre un eje horizontal, y sobre cada intervalo se coloca un rectángulo de altura proporcional al número de observaciones (frecuencia absoluta) que caen dentro de dicho intervalo. De esta manera el histograma de frecuencias resulta muy útil para representar gráficamente la distribución de frecuencias Si se pretende comparar varios histogramas construidos con distinto número de datos, es preferible que las alturas de los rectángulos sean proporcionales al porcentaje de observaciones en cada intervalo o al tanto uno por uno (frecuencia relativa). Utilizando la frecuencia relativa en el eje de ordenadas también se facilita la comparación entre el histograma obtenido y un determinado modelo teórico representado por una función densidad de probabilidad. En este caso se considera que la frecuencia relativa es proporcional al área definida por cada columna. Puede interpretarse la función densidad de probabilidad como la representación del histograma cuando el número de observaciones tiende a infinito y la anchura de los rectángulos tiende a cero. Uno de los propósitos del análisis o interpretación de
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