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I INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA UNIDAD TECAMACHALCO SEMINARIO DE TITULACIÓN ADMINISTRACIÓN EN EL PROCESO CONSTRUCTIVO TESINA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS ENFOCADO A PYMES EN MÉXICO QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: INGENIERO CIVIL PRESENTA: JAIME AGUILAR SÁNCHEZ ASESORES: DR. ARISTIDES DE LA CRUZ GALLEGOS M. EN C. MARTHA LAURA BAUTISTA GONZALEZ C.A.D. JONATAN NATANAEL MUCIÑO MENDOZA ASESOR METODOLOGICO DR. HUMBERTO PONCÉ TALANCÓN Portada TECAMACHALCO, ESTADO DE MÉXICO AGOSTO 2016. II Acta de examen III Tabla de contenido Portada ............................................................................................................................. I Acta de examen ............................................................................................................... II Tabla de contenido ......................................................................................................... III Agradecimientos ............................................................................................................ VII Reconocimientos .......................................................................................................... VIII Ficha Metodológica de la Tesina ..................................................................................... 1 Glosario ........................................................................................................................... 3 Resumen ......................................................................................................................... 5 Abstrac: ........................................................................................................................... 6 Introducción ..................................................................................................................... 7 Capítulo I METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 9 1.1 Idea, propósito y alcance. ................................................................................... 9 1.1.1 Idea de la investigación. .............................................................................. 9 1.1.2 Propósito de la investigación ....................................................................... 9 1.1.3 Alcance de la investigación .......................................................................... 9 1.2 El proceso de la investigación .......................................................................... 10 1.3 Delimitación del problema de investigación ...................................................... 10 1.4 Objetivos .............................................................................................................. 11 1.4.1 Generales. ................................................................................................. 11 1.4.2 Específicos. .................................................................................................... 11 1.5 Preguntas de investigación .................................................................................. 11 1.5.1 Central ........................................................................................................... 12 1.5.2 De investigación ............................................................................................. 12 IV 1.6 Justificación .......................................................................................................... 12 CAPÍTULO II MARCO HISTORICO Y CONCEPTUAL .................................................. 14 2.1 La empresa .......................................................................................................... 14 2.1 Antecedentes históricos ....................................................................................... 14 2.3 Recursos .............................................................................................................. 15 2.4 Objetivos .............................................................................................................. 16 2.5 Clasificación. ........................................................................................................ 18 2.5.1 Por su origen: ................................................................................................. 18 2.5.2 Según el origen del capital: ............................................................................ 18 2.5.3 Según su tamaño: .......................................................................................... 20 2.5.4 Por su actividad o giro. ................................................................................... 20 CAPITULO III LAS PYMES EN LA RAMA DE LA CONSTRUCCIÓN. .......................... 22 3.1 La industria de la construcción ............................................................................. 22 3.2 Clasificación de la industria de la construcción .................................................... 23 3.3 Enfoque de las pymes en la industria de la construcción ..................................... 24 3.4 Vehículo legal de una constructora ...................................................................... 25 3.4.1. Clases jurídicas. ............................................................................................ 25 3.5 Tipos de sociedades más utilizadas por las de construcción en México .............. 26 3.5.1 La Sociedad Anónima (S.A.) .......................................................................... 27 3.5.2 Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. DE R.L.) ..................................... 28 3.5.3 Sociedad civil: ................................................................................................ 29 3.6 Organización general de constructoras. ............................................................... 31 Capítulo IV LA ADMINISTRACIÓN ............................................................................... 32 4.1 Introducción .......................................................................................................... 32 V 4.2 Antecedentes ....................................................................................................... 33 4.3. Escuelas administrativas más usadas en la actualidad. ...................................... 33 4.3.1. Escuela tradicional. ....................................................................................... 34 4.3.2 Escuela del comportamiento. ......................................................................... 34 4.3.3 Escuela del proceso administrativo. ............................................................... 35 4.3.4 Escuela empírica ............................................................................................ 36 3.5 Fases del proceso administrativo en empresas constructoras. ............................ 37 Capítulo V MODELO ADMINISTRATIVO DE MEJORAMIENTO PARA PYMES .......... 41 4.1 Planeación estratégica ......................................................................................... 41 1. Declaración de la visión ...................................................................................... 42 2. Declaración de la misión y establecimiento de valores ....................................... 43 3. Análisis externo de la empresa ........................................................................... 44 4. Análisis interno de la empresa ............................................................................ 45 5. Establecimiento de los objetivos generales ........................................................ 45 6. Diseño, evaluación y selección de estrategias .................................................... 45 7. Diseño de planes estratégicos ............................................................................46 4.5 Organización. ....................................................................................................... 47 4.5.1 Importancia de la organización ...................................................................... 48 4.5.2 La evolución de la organización ..................................................................... 48 4.5.3 Asignación de responsabilidades ................................................................... 49 4.5.4 División del trabajo ......................................................................................... 51 4.6 Dirección .............................................................................................................. 52 4.6.1 Funciones de la dirección. ............................................................................. 52 4.6.2 Principios sobre la motivación. ....................................................................... 53 VI 4.6.3 Preceptos que facilitan la dirección. ............................................................... 54 4.6.4 Cualidades del Directivo ................................................................................ 54 4.6.5 Capacidades del Directivo ............................................................................. 56 4.6.6. Evolución de un directivo .............................................................................. 57 4.7 Control .................................................................................................................. 58 4.7.1 Elementos del control ..................................................................................... 59 4.7.2 Importancia del control ................................................................................... 59 4.7.3 Principios ....................................................................................................... 60 4.7.5 El costo indirecto de operación ...................................................................... 61 4.7.6 Costo indirecto de obra .................................................................................. 61 Conclusiones .............................................................................................................. 62 Recomendaciones ...................................................................................................... 63 Referencias consultadas ............................................................................................ 64 VII Agradecimientos A mis padres José Luis Aguilar Velázquez y Silvia Sánchez Garcilazo, por darme vida, enseñanza y apoyo incondicional a lo largo de estos años A mis hermanos Luis y Aracely por su hermandad y apoyo en todo momento. A mis amigos A mis amigos ya que con ellos compartí buenos momentos, y algunos de ellos a través de las circunstancias siguen siendo muy buenos amigos. A todos les agradezco . VIII Reconocimientos Al Instituto Politécnico Nacional, por ser el instituto educativo que contribuyo en mi enriquecimiento tanto profesional como personal, que me llevaron a superarme cada día y en especial a la Escuela Superior de Ingeniería y Arquitectura unidad Zacatenco a todos y cada uno de los docentes que participaron en la formación que me brindo para impulsarme cada día a ser mejor A los asesores del seminario por brindar el apoyo necesario para desarrollar este trabajo. Muchas gracias por todo… 1 Ficha Metodológica de la Tesina Importancia de la administración en empresas constructoras, enfocado a PYMES en México Área de conocimiento Físico - Matemáticas Disciplina del estudio Construcción Línea de Investigación La administración en la empresa constructora Sub-Línea de investigación Importancia de la administración como motor principal de las empresas Objeto de estudio Consiste en un estudio relacionado con los procesos en la administración efectiva en las pequeñas empresas dedicadas al ramo de la construcción en México. Problema Administración en las micro, pequeñas y medianas empresas (PYMES) dedicadas a la industria de la construcción, por razones de mucha demanda para el sector y la necesidad de satisfacerlos se hace necesario que cada vez más empresas se sumen al mercado, pero el problema es que estas empresas de nueva creación no están suficientemente preparadas para los retos que deberán enfrentar en el proceso. Destaca en consecuencia que estas empresas carecen de administración tanto en niveles administrativos como operacionales lo cual deriva en pérdidas económicas a causa de retrasos en la ejecución traduciéndose este como perdida para la empresa. Objetivo Dar a conocer las formas administrativas eficientes para mejorar la productividad dentro de la empresa. Hipótesis de trabajo Involucrar la administración como herramienta indispensable dentro de las empresas constructoras para fortalecer su crecimiento y de esta manera dar servicios de calidad hacia la sociedad. Variable dependiente (Factores internos de estudio) Los administradores de PYMES no contemplan un modelo administrativos a seguir. Variable independiente (Factores externos de estudio) Falta de información acerca del tema 2 Tipo de investigación Aplicada, reconoce un problema común en las empresas por parte de la administración así como sus consecuencias de la ausencia de esta y se evalúan acciones de solución. Método Documental, estudio de los aspectos generales a específicos relacionados con la administración de Pymes en el ramo de la construcción y su proceso operacional Aportación Un modelo administrativo para mejorar el desempeño de las PYMES Autor Jaime Aguilar Sánchez Asesores Dr. Arístides de la Cruz Gallego, M. en C. Martha Laura Bautista González y C.A.D. Jonatan Natanael Muciño Montoya. Asesor metodológico Dr. Humberto Ponce Talancón Lugar y fecha Tecamachalco estado de México, Agosto del 2016 3 Glosario Empresa: Unidad económica en la que su dueño o director ejerce el control y dirección general de las actividades llevadas a cabo de una manera organizada para diseñar, construir, rehabilitar, remodelar. PYMES: Pequeña y mediana empresa Alta dirección: Personas o grupo de personas que dirige y controla una empresa a su nivel máximo cuyas decisiones corresponden de carácter estratégico. Calidad: Es la idea de cumplir con las necesidades establecidas entre diversos clientes. Cliente: Organización o persona que recibe un producto (bien o servicio) Competencia: Habilidad demostrada para aplicar el conocimiento y las habilidades. Competitividad: Capacidad para competir por tener las propiedades necesarias Cultura Administrativa: Es una percepción común que comparten los miembros de la organización, es un sistema de significado compartido que incluye, valores, costumbres, relaciones, moral y ética predominantes en una organización. Eficacia: Alcance hasta el que se realizan las actividades planeadas y se logran los resultados planeados Eficiencia: Relación entre el resultado que se logra y los recursos empleados en ello. Implantación: Introducción de elementos dentro de una organización Interacción: Acción que se ejerce recíprocamente Interrelación: Relación mutua entre personas, cosas o fenómenos. 4 Jerarquía: Organización por categorías o grados de importancia entre diversas personas o cosas Mejora Continua: Actividad o serie de actividades recurrentes para elevar la capacidad de satisfacer los requerimientos. Objetivo: Algo hacia lo cual se dirige el esfuerzo Organización: Grupo de personas e instalaciones con un arreglo de responsabilidades, autoridades y relaciones Permanencia: Duración firme, perseverancia, estabilidad Procedimiento: Forma específica de realizar un proceso o una actividad 5 Resumen La investigaciónde la tesina toma como punto central que actualmente las Pequeñas y medianas empresas (PYMES) dedicadas a la construcción que se forman en México, tienen altos índice de quiebra en sus primeros años de operación, un factor importante a destacar es que carecen de herramientas necesarias para correcta la administración de la empresa. Actualmente las empresas constructoras carecen de una cultura administrativa que no favorece en la búsqueda de la utilidad esperada en cada uno de los proyectos que desarrolla. Olvidando o ignorando implementar elementos administrativos que son fundamentales para el crecimiento, desarrollo y permanencia de las empresas. El futuro de las organizaciones en un mundo globalizado y competitivo será el de la optimización de los recursos, logrados a través del direccionamiento estratégico, la efectividad organizacional y la innovación continua de herramientas administrativas como respuesta a entornos cambiantes. Por lo que se ven favorecidas las empresas del sector construcción a través de aplicar la guía para su mejoramiento desde el punto de vista profesional y empresarial tendientes a la mejora continua. Con esta investigación se espera poder reducir los problemas derivados de la falta de administración como son baja productividad, baja calidad de servicio, perdidas de recursos financieros, retrasos en producción involucrando a administradores, gerentes, ingeniero y arquitectos que forman parte importante en las organizaciones a adoptar un modelo administrativo para que estas perduren años y trasciendan en la industria para poder ser un país competitivo a nivel internacional en el sector. 6 Abstrac: The investigation of the tesina takes as central point that nowadays the Small and medium companies (PYMES) dedicated to the construction that are formed in Mexico, have index of bankruptcy high in his first years of operation, an important factor to standing out is that they lack necessary tools for correct the administration of the company. Nowadays the construction companies lack an administrative culture that it does not favor in the search of the usefulness waited in each of the projects that it develops. Forgetting or ignoring to implement administrative elements that are fundamental for the growth, development and permanency of the companies. The future of the organizations in an included and competitive world will be that of the optimization of the resources achieved across the strategic addressing, the efficiency organizacional and the innovation continues of administrative tools as response to changeable environments. For what the companies of the sector see favored construction across the guide applies for his improvement from the professional and managerial point of view tending to the constant improvement. With this investigation one expects to be able to reduce the problems derived from the lack of administration since it are low productivity, low quality of service, losses of financial resources, delays in production involving administrators, managers, engineer and architects who form a part importantly in the organizations when an administrative model adopts in order that these last years and come out in the industry to be able to be a competitive country worldwide in the sector. 7 Introducción La industria de la construcción es interdisciplinaria y tiene gran importancia que el ingeniero tome un papel de encargado de administrar una buena coordinación de los recursos humanos y materiales no solo de cada obra anteponiendo los detalles técnicos de los procedimientos constructivos en los diferentes tipos de especialidades. Sino también tome el papel de ingeniero administrador o gerente en las empresa porque este tiene un mejor perfil ya que conoce mejor el área y brindara soluciones certeras. La mayoría de las veces se tienen conocimientos técnicos pero no se cuenta con las bases suficientes para desarrollar en obra una administración efectiva. Motivo por el cual trasciende su importancia como ingeniero-administrador en todos los niveles de la empresa constructora, porque la falta de administración no solo repercute en el empresario, sino en terceros como son, clientes, trabajadores y beneficiarios. El objeto principal de estudio de este trabajo de investigación es mostrar de manera sencilla a administradores los principios y funciones de la administración junto con sus procesos. El capítulo uno se ve la metodología de la investigación de cómo surge el interés de la investigación y cual es problema a aborda y desarrollar los objetivos y delimitación del tema. En el capítulo dos hace referencia a los antecedentes de las empresas y organizaciones para entender su origen y evolución a través del tiempo, entendiendo los elementos que lo componen y sus diferentes clasificaciones con la finalidad de entender su evolución. El capítulo tres delimita a las empresas de interés como son las PYMES dedicadas al ramo de la construcción en el cual se desarrolla de manera especifica los puntos de interés e importancia de las empresas objeto de estudio 8 La administración enfocada a las empresas que competen y como parte fundamental de la investigación se desarrolla en el capítulo cuatro entendiendo sus antecedentes y evolución. El capítulo cinco y final nos muestra una guía o modelo administrativo de manera general para la evolución de la empresa en base a un modelo administrativo hecho en base en mi experiencia en el ramo 9 Capítulo I METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 1.1.1 Idea de la investigación. Debido a que las empresas constructoras cierran y en parte se debe en una administración deficiente o mal enfocada se toma la administración como parte aguas de esta investigación. 1.2 Idea, propósito y alcance. 1.2.1 Propósito de la investigación El propósito de esta investigación es fundamentalmente conocer las formas administrativas para mejorar los procesos que intervienen dentro de las empresas constructoras en México para que puedan brindar servicios con eficiencia y alta productividad y de esta manera lograr ser competitivas con empresas de mayor tamaño ya establecidas en el mercado. 1.2.2 Alcance de la investigación Sintetizar de manera general los modelos administrativos que ayudan a mejorar el desarrollo de las empresas y de esta manera se fortalezcan creando beneficios sociales desarrollando proyectos y ejecutándolos con menores recursos enfocándolos a un sistema administrativo basado en calidad total. 10 1.3 El proceso de la investigación Se enfoca el proceso de investigación de manera documental en el siguiente modelo. El proceso de la investigación 1.4 Delimitación del problema de investigación “Delimitar un tema significa, enfocar en términos concretos el área de interés, especificar sus alcances, determinar sus límites. Es decir, llevar el problema de investigación de una situación o dificultad muy grande de difícil solución a una realidad concreta, fácil de manejar.” Para este caso en particular se toma como delimitación de tema de estudio a las Pymes en México ya que presentan un alto índice de mortalidad y aunque las cifras son Inicio Planteamiento del problema Análisis de la problema Se determinar pregunta central Se determinan objetivos generales Se determinan objetivos especificos Definición de hipotesis de trabajo Determinación de variables Proceso de investigación y recopilación de datos Análisis de datos Modelo administrativo para Pymes Generación de coclusiones, sugerencias y aportaciones Fin Figura 1 Modelo investigación. Fuente: Elaboración propia. 11 variables no dejan de ser alarmantes ya que se considera que 2 de cada 10 Pymes logran superar los primeros 2 años de operación. El problema específicopara abordar se deriva principalmente por la falta de administración dentro de las empresas, por eso se hace una investigación de las principales corrientes administrativas para estudiarlas y de esta manera ayudar en la formación de Ingenieros administradores de sus propias empresas para que sean negocios que perduren años y se fortalezcan ayudando de esta manera a la economía del país teniendo empresas más fuertes y mejor administradas. 1.4 Objetivos El objetivo de la investigación es aportar información relevante en base a la administración efectiva para las Pymes de tal manera que sea fácil de comprender y llevarla a cabo.. 1.4.1 Generales. Conocer los modelos administrativos efectivos para mejorar el desempeño de las Pymes mejorando la productividad y su competitividad entre las empresas. 1.4.2 Específicos. Evaluar dentro de la empresa el modelo administrativo y corregirlo. Enseñar que los modelos descritos tienen veracidad y reforzar el pensamiento de que a mayor productividad mayores beneficios no solo para la empresa, sino empleados, clientes y la sociedad. 1.5 Preguntas de investigación Las preguntas de investigación nos ayudan a develar el problema a tratar de resolver. 12 1.5.1 Central ¿Qué relación guarda un buen modelo de administración con la productividad de las Pymes? ¿De qué manera influye la competitividad de una empresa con su productividad? 1.5.2 De investigación ¿Cuáles son los modelos administrativos para la Pymes? ¿Conoces algún otro modelo administrativo que ayude con la productividad? 1.6 Justificación Esta investigación servirá para medir, valorar y corregir la problemática existente en el alto índice de mortalidad de Pymes en México de la misma forma ayudar a que estas empresas se desarrollen. “Veamos los datos duros. En México 99.7% de las empresas son Pymes, mientras sólo 0.3% son empresas grandes. En países de la región, sin ir más lejos, tenemos cifras diferentes. En Bolivia, 99.4% de las empresas son Pymes frente a un 0.6% que son empresas grandes. En Chile, un 99% son Pymes, frente a un 1% de grandes. En El Salvador un 2.9% son empresas grandes y en el caso de Estados Unidos el 8.9% también son grandes. Así que algo está pasando en México que tenemos proporcionalmente menos empresas grandes que en otros países comparables. Algo nos está deteniendo.” (Flores K. Jorge, Red forbes, No necesitamos Pymes) Debido a la falta de modelos administrativos o mal elegidos de se pretende ayudar en presentar los modelos administrativos de una manera fácil de implementar las medidas 13 administrativas descritas para ayudar a aumentar el número de Pymes que hacen evolucionan y hacen una transición de pequeña a mediana así mismo de mediana a grande y con ellos favorecer a la población creando más empresas para nacionales para la construcción de la infraestructura del país. 14 CAPÍTULO II MARCO HISTORICO Y CONCEPTUAL 2.1 La empresa El término empresa en su acepción más simple significa “la acción de emprender una cosa con un riesgo implícito”. Sin embargo diversos autores han emitido una definición con diversos enfoques. La entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad. (Diccionario de la Real Academia Española.) Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos. (José Antonio Fernández Arena.) Con base en las anteriores definiciones se puede entender a la empresa como un grupo de personas que trabajan en conjunto para producir bienes y/o servicios a cambio de una remuneración económica. 2.1 Antecedentes históricos El nacimiento de las empresas se remonta al origen de las primeras sociedades y es casi tan antigua historia de la humanidad, La organización de recursos, su característica más importante, no pudo estar ausente siquiera en las más primitivas sociedades de cazadores. La palabra “empresa” tiene su origen del latín “emprenderé” que significa “emprender”, “hacer cosas en grande”. Cuando las antiguas civilizaciones comenzaron con el intercambio de productos se dio origen al mercado que a su vez trajo consigo la formalización de las empresas mediante personas que intercambiaban productos por otros obteniendo siempre un beneficio a lo cual posteriormente esta actividad se formalizo y surgieron las empresas como las conocemos hoy en día constituidas formalmente. 15 “Las empresas son el principal factor dinámico de la economía de una nación y constituyen a la vez un medio de distribución que influye directamente en la vida privada de sus habitantes” (L. Munch Galindo). 2.3 Recursos Para que las empresas puedan lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos, recursos o insumos que conjugados armónicamente contribuyen a un funcionamiento adecuado, tales recursos son: a) Recursos Materiales: Son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios, tales como: · Instalaciones: edificios, maquinaria, equipo, oficinas, terrenos, instrumentos, herramientas, etc. (empresa) · Materia prima: materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc. b) Recursos Técnicos: Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos, Pueden ser: · Personal técnico como son, Ingenieros y arquitectos proyectistas y calculistas. · Equipos de cómputo, programas y software. c) Recursos Humanos: Estos recursos son indispensables para cualquier grupo social; ya que de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos. Los Recursos Humanos poseen las siguientes características: · Posibilidad de desarrollo. · Ideas, imaginación, creatividad, habilidades. · Experiencias, conocimientos, etc. 16 Estas características los diferencian de los demás recursos, según la función que desempeñan y el nivel jerárquico en que se encuentren pueden ser: obreros, oficinistas, supervisores, técnicos, ejecutivos, directores, etc. d) Recursos Financieros: Son los recursos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa, indispensables para su buen funcionamiento y desarrollo, pueden ser: · Recursos financieros propios, se encuentran en: dinero en efectivo, aportaciones de los socios (acciones), utilidades, etc. · Recursos financieros ajenos; están representados por: prestamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios o privados y emisiones de valores, (bonos). 2.4 Objetivos La empresa al actuar dentro de marcos sociales y legales influye directamente en la vida del ser humano, necesita objetivos que le permitan satisfacer las necesidades del medio en que actúa, fijándose así los objetivos que pueden ser: Económicos: Para que una empresa pueda operar, se hace necearía que esta tenga una remuneración por los servicios que ofrece. Algunos se mencionan a continuación. o Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre préstamos concedidos. o Mantener el capital a valor presente. o Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a inversionistas. o Reinvertir en el crecimiento de la empresa. 17 Sociales: Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad y el entorno en el que se desarrollan. · Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en las mejores condiciones de venta. · Incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir materias primas y servicios; y al crear fuentes de trabajo. · Cubrir, mediante organismos públicos o privados, seguridad social.· Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante al pago de cargas tributarias. · Mejorar y conservar la ecología de la región, evitando la contaminación ambiental. · Producir productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la comunidad. Técnicos: dirigidos a la optimización de la tecnología. · Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas más modernas en las diversas áreas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos. · Propiciar la investigación y mejoramiento de técnicas actuales para la creación de tecnología nacional. · Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos. 18 2.5 Clasificación. Existen numerosas diferencias entre una empresa y otra, debe entenderse que la empresa abarca cualquier actividad humana que satisfaga las necesidades del hombre. 2.5.1 Por su origen: Se dividen en tres y hace mención al origen de la los accionistas de las empresas y se dividen en tres según Nacionales Extranjeras Mixtas Las empresas nacionales que son aquellas que se forman por iniciativa y con aportación de capitales de los residentes del país; es decir, los nativos de la nación que cuentan con recursos. Empresas extranjeras, las cuales operan en cierto país, aunque sus capitales no son aportados por los nacionales, sino por extranjeros. Empresas mixtas, compuestas de una parte de capital nacional y otra extranjera. Multinacionales, las cuales difieren de las transnacionales, ya que se establecen para operar en un segmento o parte del mercado mundial para beneficio de los países participantes. 2.5.2 Según el origen del capital: Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quien se dirijan sus actividades las empresas pueden clasificarse en: 19 Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. Las empresas públicas pueden ser las siguientes: · Centralizadas: Cuando los organismos de las empresas se integran en una jerarquía que encabeza directamente el Presidente de la República, con el fin de unificar las decisiones, el mando y la ejecución. · Desconcentradas: Son aquellas que tienen determinadas facultades de decisión limitada, que manejan su autonomía y presupuesto, pero sin que deje de existir su nexo de jerarquía. · Descentralizadas: Son aquellas en las que se desarrollan actividades que competen al estado y que son de interés general, pero que están dotadas de personalidad, patrimonio y régimen jurídico propio. · Estatales: Pertenecen íntegramente al estado, · Mixtas y Paraestatales: En éstas existe la coparticipación del estado y los particulares para producir bienes y servicios. Su objetivo es que el estado tienda a ser el único propietario tanto del capital como de los servicios de la empresa. Privadas: Lo es cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y su finalidad es 100% lucrativa es decir generar ganancias. · Nacionales: Cuando los inversionistas son 100% del país. · Extranjeros: Cuando los inversionistas son nacionales y extranjeros. · Trasnacionales: Cuando el capital es preponderantemente (que tiene más importancia) de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en los países de origen. 20 2.5.3 Según su tamaño: Este es uno de los criterios mayormente utilizados para clasificar a las empresas, el que de acuerdo al tamaño en relación al número de trabajadores, se establece que puede ser micro, pequeño, mediana o gran empresa. Figura 2 Clasificación de empresas por tamaño Fuente: Diario Oficial de la federación. 2.5.4 Por su actividad o giro. Según INEGI de manera general la clasificación se agrupa en una serie de actividades económicas que tienen en común el origen de las mismas, es decir, representan de alguna forma los grandes agregados de actividades económicas como son las actividades agropecuarias, industriales, comerciales y otro tipo de servicios, en total el clasificador consta de nueve grandes divisiones: (Clasificación de actividades económicas de la encuesta nacional de empleo (CAE-ENE), INEGI,) 1 Agropecuario, Silvicultura y Pesca 2 Minería 3 Industria Manufacturera 4 Construcción 5 Electricidad, Gas y Agua Potable 6 Comercio, Restaurantes y Hoteles 7 Transporte, Almacenamiento y Comunicaciones 8 Servicios Financieros, Seguros y Bienes Inmuebles 9 Servicios Comunales, Sociales y Personales 21 Las diferencias que existen entre una empresa y otra son muchas, debe entenderse que la empresa abarca cualquier actividad humana que satisfaga las necesidades del hombre, existen muchas empresas y su clasificación muy amplia. Tradicionalmente se clasifican en tres grandes ramas: Clasificación de empresas por actividad o giro Figura 3 Clasificación de empresas por actividad o giro, Fuente. Creación propia. A C TI V ID A D O G IR O Comerciales Mayoristas Minoristas Comisionistas Servicios Sin concesion Concesionadas transporte turismo servicios publicos comunicaciones energía Industriales Manufactureras Extractivas Agropecuarias Construcción Manufactureras: productoras de papel, ropa, productos. Extractivas: materia prima, renovable y no renovable. Agropecuaria: agricolas y pecuarias. Construcción: esmpresas de construcción. 22 CAPITULO III LAS PYMES EN LA RAMA DE LA CONSTRUCCIÓN. 3.1 La industria de la construcción La industria de la construcción tiene gran importancia ya que es la encargada de construir la infraestructura mundial, con el crecimiento poblacional, cada vez necesitamos de más obras de infraestructura que puedan servir de puente para atender a las necesidades del país, tanto básicas como vivienda, salud, educación e infraestructura para el desarrollo del país mediante vías de comunicación entre localidades como carreteras para beneficiar el comercio tanto nacional e internacional. La industria de la construcción es, sin duda, una de las que resienten de manera más evidente los avances y retrocesos en el entorno económico. Con el paso del tiempo se ha convertido, inevitablemente, en uno de los principales indicadores económicos por los grandes retos que ha tenido que enfrentar. “Comprende los establecimientos o trabajadores por cuenta propia, dedicados principalmente a la construcción total o parcial, de viviendas, edificios y obras de ingeniería civil tales como obras de urbanización, de saneamiento, de electrificación, de comunicaciones y transportes, hidráulicas y marítimas. Incluye las obras de reciente construcción, así como las reformas, reparaciones y mantenimiento a obras usadas, cuando implica modificar el espacio arquitectónico.” (Instituto Nacional de Estadística, 1995) Así mismo es una de las industrias con una gran extensión por lo cual se le da una clasificación muy amplia, se hace una clasificación general con tres subsectores, los cuales se dividen en cinco ramas que así mismo se sub-dividen en sub ramas y clases como se muestra en la siguiente tabla. 23 3.2 Clasificación de la industria de la construcción Construcción comprende unidades económicas dedicadas principalmente a la edificación; a la construcción de obras de ingeniería civil; a la realización de trabajos especializados de construcción como preparaciones a los suelos, y a la supervisión de la construcción de las obras. Figura 4 Clasificación de la industria de la construcción. Fuente: (INEGI, 2009) 24 3.3 Enfoque de las pymes en la industria de la construcción Las empresas PYMES en los últimos años han venido ganando terreno y ahora las empresas grandes y medianas pasan a segundo plano como generadoras deriqueza. Las Pymes aportan a la economía el mayor número de unidades económicas con más y están pasando a formar parte de los pilares financieros con las aportaciones económicas y por otro lado personal ocupado; de ahí la relevancia que reviste este tipo de empresas y la necesidad de fortalecer su desempeño, al incidir éstas de manera fundamental en el comportamiento global de la economía; de hecho, en el contexto internacional se puede afirmar que el 90% o un porcentaje superior de las unidades económicas totales está conformado por las PYMES. A pesar de que se han venido fortaleciendo programas de apoyo por las autoridades para brindar apoyo a emprendedores y empresarios en los cuales brinda apoyo a crear y apoyar pymes. Programas gubernamentales que apoyan a las PYMES: Programa Nacional de Emprendedores Programa Capital Semilla Fondo de Innovación Tecnológica Programa Nacional de Empresas Gacela Programa Centros Pymexporta Hoy en día siete de cada 10 empleos formales son creados por pequeñas y medianas empresas; sin embargo, 70% de las empresas cierran antes de cumplir cinco años y apenas el 11% llega a los 20 años de operaciones.” Lo que está faltando es crear condiciones para el crecimiento de las Pymes y su transformación en grandes empresas.” Reflexionando podemos observar que muchas de las condiciones que limitan el crecimiento de las Pymes tienen que ver más con ciertas formas de ser y hábitos que tenemos como empresarios, clientes y proveedores, más que con factores externos propiamente. 25 3.4 Vehículo legal de una constructora Las Pymes constructoras poseen características singulares que las distinguen de cualquier otro tipo de empresas, la variedad de productos que fabrica, cada uno diferente del otro, los diversos medios geográficos en que se llevan a cabo las obras, la heterogeneidad del personal que ocupa y otras, hacen que la construcción si bien es considerada como una actividad industrial, tenga que manejarse con un enfoque muy particular en todos los aspectos que la componen. Constituir una empresa es sumamente sencillo, sin embargo, previamente a su constitución, deben llevarse a cabo una serie de estudios preliminares para decidir finalmente su apertura. Estos aspectos previos de planeación para estudiar, entre otras cosas, el mercado, los riesgos, las necesidades de capital de trabajo, las leyes relacionadas con el giro de la empresa, la competencia y las posibilidades de desarrollo, garantizarán mayormente el éxito futuro de la empresa. Se revisan a continuación algunas definiciones interesantes relacionadas con el tema: 3.4.1. Clases jurídicas. El derecho divide a las personas en 2 clases: o A) Personas físicas (artículos 22 a 24 del Código Civil). seres individualmente considerados a lo que se concede capacidad jurídica, adquirida por el nacimiento, son unidades biológicas independientes. Las personas físicas que no tienen capacidad natural y legal, son las siguientes: o Los menores de edad o Los mayores de edad privados de inteligencia por locura, idiotismo, imbecilidad, aún cuanto tengan intervalos lúcidos. 26 B) Persona moral. (artículos.25 a 28 del Código Civil). ser individualmente considerado, sujeto de derechos y obligaciones, con capacidad jurídica igual que una persona física, pero compuesta por una agrupación de dos o más personas físicas, reunidas para un fin concreto (por ejemplo: la nación, los estados, los municipios, las sociedades civiles o mercantiles- art. 25 fracción III -, los sindicatos) Las personas físicas y las personas morales tienen los mismos atributos ante la ley (nombre, domicilio, patrimonio, nacionalidad- únicamente no tienen estado civil-) Una empresa puede ser propiedad de: a) Una persona física. (Persona física en actividades empresariales: comerciales, industriales, agrícolas, ganaderas, de pesca o silvícola). No se requiere ningún contrato de sociedad o acuerdo de voluntades. Simplemente, el interesado deberá darse de alta en el registro federal de contribuyentes de la SHCP, con ese carácter, para empezar a operar. b) Una sociedad o asociación. (Personas morales) este tipo de personalidad jurídica es la más utilizada en las empresas por diversas razones. La principal es que es más ético trabajar para una organización que para una sola empresa, desde el punto de vista productivo. 3.5 Tipos de sociedades más utilizadas por las de construcción en México En México existen muchos tipos regímenes y sociedades por las diversas características que tienen las empresas entre si. Sin embargo, a continuación se presentan las tres sociedades mayormente ocupadas por las empresas de construcción. 27 3.5.1 La Sociedad Anónima (S.A.) Su objetivo es realizar cualquier actividad lícita que constituya especulación comercial (es decir actividades que sean actos de comercio) con fines de lucro, es decir, de generar utilidades. Existe bajo una denominación social, y se compone de por lo menos dos socios que solamente son responsables hasta por el valor de sus acciones en la sociedad. Requiere de un capital mínimo inicial de $50,000.00 pesos que estará representado por acciones. El órgano más importante de esta Sociedad es la Asamblea de Accionistas, que se integra por todos aquellos que tienen participación en la Sociedad. Pueden celebrar diversos tipos de Asambleas dependiendo de los temas que van a tratar, y es administrada por una sola persona (Administrador Único) o por varias (Consejo de Administración). Y, a su órgano de vigilancia se le llama Comisario. Su constitución se lleva a cabo ante Fedatario Público (sea un Corredor Público o un Notario Público) y debe inscribirse en el Registro Público de Comercio que corresponda al domicilio de la sociedad. La mayoría de los negocios que eligen este tipo de sociedad son aquellos que fabrican, distribuyen y comercializan bienes y productos, y que tienen la intención de vender acciones a futuros inversionistas. PROCEDIEMINTOS DE CONSTITUCIÓN En México, las sociedades anónimas se pueden constituir por cualquiera de los dos procedimientos establecidos en la ley regulatoria, siendo la única que puede constituirse de forma pública o sucesiva: · Instantáneo o simultáneo: los socios con proyecto ya establecido acuden ante el notario o corredor público a realizar el acto de constitución y en él se destaca el hecho de que el capital social se integra con la aportación de los socios comparecientes y no necesita de participación del público (artículo 5 de la LGSM). · Pública o sucesiva: para la integración del capital social se requiere atraer socios o inversionistas que se sumen al proyecto de los fundadores aportando su participación pecuniaria de modo que vayan suscribiendo paulatinamente 28 su adhesión mediante el pago de sus aportaciones (artículo 92-102 de la LGSM). LFSM Obligaciones La única obligación que tienen los socios es la de cubrir, al ente social, el monto de su aportación en el plazo convenido. En caso de falta, la sociedad podrá reclamarla judicialmente, o incluso venderla. Derechos Los derechos de los socios se pueden clasificar de la siguiente forma: · Patrimoniales: Consiste en que los socios participen de las utilidades que las sociedades obtengan anualmente, proporcionalmente al monto de su aportación. Y de participar también en la cuota final de liquidación. · Corporativos: Destacan desde luego el derecho que tienen los socios de participar en las deliberaciones de la sociedad mediante el voto, de manera proporcional a su participación accionaria, también se puede considerar el derecho que tienen los socios de ocupar cargos en la administración o vigilancia de la sociedad. 3.5.2 Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. DE R.L.) Es la que se constituye entre socios que solamente estánobligados al pago de sus aportaciones sin que las partes sociales puedan estar representadas por títulos negociables o acciones, a la orden o al portador, pues dichas partes sociales sólo podrán ser transmitidas a otros en los casos y con los requisitos que establece la ley. También existe bajo una denominación social, y se compone de por lo menos dos socios (hasta un máximo de cincuenta) que son responsables de forma limitada hasta por el monto que en dinero o en especie han aportado a la sociedad. 29 Requiere de un capital mínimo inicial de tres millones de pesos. El órgano más importante de esta Sociedad es la Asamblea o Junta de Socios, que se integra por todos aquellos que tienen participación en la Sociedad. Pueden celebrar diversos tipos de Asambleas dependiendo de los temas que van a tratar, y es administrada por una sola persona (Gerente Único) o por varios (Consejo de Gerentes). Y, no tiene obligación de nombrar a un Consejo de Vigilancia. Su constitución se lleva a cabo ante Fedatario Público (sea un Corredor Público o un Notario Público) y debe inscribirse en el Registro Público de Comercio que corresponda al domicilio de la sociedad. La mayoría de los negocios que eligen este tipo de sociedad son los negocios familiares o aquellos en los que varios integrantes de una familia participan en ellos. Aquellos que fabrican, distribuyen y comercializan bienes y productos, y que tienen la intención de vender acciones a futuros inversionistas. Finalmente, tanto la Sociedad Anónima como la Sociedad de Responsabilidad pueden además ser “de Capital Variable”, lo que significa que su capital puede ser aumentado por aportaciones posteriores de los accionistas o socios o por la admisión de nuevos integrantes. De igual forma, su capital entonces podrá ser disminuido, por el retiro parcial o total de las aportaciones de los integrantes de dichas Sociedades. 3.5.3 Sociedad civil: Bajo esta sociedad, los socios se obligan mutuamente a combinar sus recursos o sus esfuerzos para la realización de un fin común de carácter económico, pero que no constituya una especulación comercial (es decir, que no realicen actividades que sean actos de comercio para la ley). También existe bajo una denominación social, y se compone de por lo menos dos socios que son responsables hasta por el monto que en dinero o en especie han aportado a la sociedad. No requiere de un capital mínimo para iniciar. El órgano más importante de esta Sociedad es la Asamblea de Socios, que se integra por todos aquellos que tienen participación en la Sociedad. Pueden celebrar diversos tipos de Asambleas dependiendo de los temas que van a tratar, y es administrada por una sola 30 persona (Socio Administrador) o por varias (Consejo de Socios Administradores). Y, no tiene obligación de nombrar a un Consejo de Vigilancia. Su constitución sólo puede llevarse a cabo ante Notario Público y debe inscribirse en el Registro Público de Personas Morales que corresponda al domicilio de la sociedad. Los negocios que principalmente eligen este tipo de sociedad son aquellos que prestan servicios, como por ejemplo los despachos de contadores o abogados, las agencias de publicidad, los médicos, incluso aquellos negocios que ofrecen servicios educativos. Por desgracia, en la práctica nos encontramos constantemente con negocios muy exitosos que tienen que modificar su estructura o incluso dividirse, ya que sus socios se pelearon o ya no tienen intereses comunes. Esto se convierte en un problema cuando las reglas entre los socios no estaban claras, y el proceso de separación se convierte en una auténtica batalla. Por ello, es recomendable que las reglas entre los socios (más aún si son familiares) estén claras desde el principio de la sociedad. Ahora bien, después de analizar las características principales de las sociedades permitidas, estaremos en posibilidades de juzgar, cual es el vehículo legal más conveniente a elegir. Figura 5 Tipos de Sociedades en México. Fuente: (Suarez Salazar) 31 3.6 Organización general de constructoras. Organizar tiene como objeto la ordenación de los recursos humanos y materiales que optimiza la consecución de los objetivos perseguidos, bien sea de tipo tangible o de tipo intangible. Para la industria de la construcción encontramos diferentes tipos de organigrama pero en todos distinguimos las áreas básicas de producción, control y ventas o producción futura, por tanto, sugerimos a ustedes los siguientes organigramas del tipo piramidal según las etapas indicadas anteriormente. (Juárez Salazar,2009) Organigrama de Pymes Figura 6. Organigrama Pequeña empresa. (Suarez Salazar 2009) 32 Organigrama de Mediana empresa Figura 7. Organigrama de mediana empresa. (Suarez Salazar,2009) Capítulo IV LA ADMINISTRACIÓN 4.1 Introducción El gran interés por el estudio de la administración ha creado diferentes enfoques sobre la misma, los cuales han generado una serie de escuelas o teorías administrativas con sus respectivos seguidores. Los variados puntos de vista de administradores como psicólogos, ingenieros, economistas, empresarios, etc., a menudo entran en conflicto, creando confusiones como debe estudiarse la administración. En la actualidad nos encontramos con muchas teorías administrativas, como mezclas muy variadas, en virtud de que existen autores importantes que no pueden ser identificados específicamente en alguna escuela administrativa. 33 4.2 Antecedentes Para entender la administración se debe conocer el origen y su evolución, como surge y se lleva a cabo en sus primeras etapas para después crear una disciplina dada su importancia. Es por eso la relevancia de conocer su origen. La administración toma presencia en lo largo de las civilizaciones humanas desde empezar a caminar en manada y dentro crear grupos con actividades específicas como como en el caso de los hombres jóvenes ir de caza para alimentar a la manada y descubrir que el trabajo en equipo aseguraba más oportunidades de éxito. Después con el desarrollo de la agricultura dejaron de ser nómadas y recorrer grandes distancia en busca de alimento para establecer las primeras sociedades organizadas asegurando el alimento aun en el peor tiempo gracias a la agricultura y la crianza de animales para su consumo. De poder dar un panorama amplio de la historia de la humanidad encontraríamos que los pueblos antiguos en la edad media ya contaban con modelos o manuales de administración en los cuales buscaban el éxito. Tal es el caso de egipcios, fenicios griegos, chinos, aztecas, Incas por mencionar algunos. La administración ha sido de gran importancia para el ser humano, sin ella no hubieran podido sobrevivir los antepasados, planear y tomar decisiones ha venido siendo el pilar de la evolución, aunque la administración no es considerada como ciencia como tal sino hasta la edad moderna. 4.3. Escuelas administrativas más usadas en la actualidad. Debido a las diferentes ideas de los pioneros de la administración el estado del pensamiento administrativo. Muchos de los estudios de la administración, trataron a través de obras poner algo orden a las teorías que habían surgido. Desde entonces artículos escritos han tratado de añadir o aclarar nuevas perspectivas. En la actualidad, el caso no está aún terminado, pero si se analizan las obras estudiadas hasta ahora, podemos distinguir teorías o escuelas del pensamiento claramente identificables. 34 4.3.1. Escuela tradicional. Se desarrolló de la observación sistemática de los hechos de la producción - investigación y análisis de la operación del taller. Aunque interesado en técnicas específicas tales como estudios de tiempo y movimientos, planeación y control de la producción, distribución del equipo en la planta, incentivos de salarios,administración de personal e ingeniería humana, dicho enfoque esta fielmente basado en la teoría. Siendo al primera estructura de conceptos administrativos, ha servido bien a los administradores y ha provisto una base sobre la cual los estudiosos pueden construir y mejorar. Los que desarrollaron esta escuela son: Frederick W. Taylor: veía la administración como el proceso de obtener cosas hechas por personas operando independientemente o en grupos, y su enfoque al problema administrativo era directo y sencillo, definir el problema, analizar la situación de trabajo en todos sus aspectos, aplicar técnicas cuantitativas a todos aquellos aspectos capaces de ser medidos, experimentar manteniendo todos los demás factores del trabajo constantes, excepto el que debía ser cambiado, desarrollar una guía derivada de las observaciones y finalmente probar la validez de dicha guía a través de aplicaciones subsecuentes. Los Gilbreth: se les conoce por el desarrollo de sus reglas de la economía de movimiento, particularmente los movimientos básicos de las manos que ellos llamaron therbligs. Otros aportadores: economistas clásicos como Adam Smith, W. S. Jevons y James Mili. 4.3.2 Escuela del comportamiento. Su razonamiento era que dado que el administrador logra que se hagan las cosas a través de personas, el estudio de la administración debería concentrarse en los trabajadores y sus relaciones interpersonales. Los estudiosos del comportamiento se concentran en las motivaciones, dinámicas de grupo, relaciones e grupo, etc. Los que desarrollaron esta escuela son: 35 Hugo Munnsterberq: creo el campo de la psicología industrial aplicando sus técnicas de laboratorio para medir diferencias psicológicas entre individuos y empleados en situaciones de trabajo, y a través de esto, abrió una nueva faceta de la administración científica - el estudio y la explicación científica de diferencias individuales-. Henry L. Gantt: demostró un interés casi emotivo por el trabajador como individuo y abogo por un enfoque humanitario. Elton Mayo: agrego una nueva dimensión a los entonces existentes grupos administrativos - que para ser eficiente, el administrador debe reconocer y comprender al trabajador individual como persona con deseos, motivos, instintos, y objetivos personales que necesitan ser satisfechos-. Mary Prker Follet: enfatizaba que un hombre en su trabajo era motivado por las mismas fuerzas que influían sobre sus tareas y diversiones fuera del trabajo y que el deber del administrador era armonizar y coordinar los esfuerzos del grupo - no forzar y manejar – Oliver Sheldon: predico él énfasis subsecuente en el comportamiento humano a través de su concepto "el hombre es primero". Chester I. Barnard: su participación está en su análisis lógico de la estructura organizacional y de la aplicación de conceptos sociológico a la administración. Aportadores contemporáneos: a esta creciente escuela del comportamiento, se pueden añadir a autores contemporáneos como Simon, Argyris, Selekaman y Leavitt. 4.3.3 Escuela del proceso administrativo. Construye una teoría de la administración alrededor del proceso involucrado en administrar; el establecimiento de una estructura conceptual y la identificación de los principios en los cuales se basa, esta escuela efectúa el análisis de dicho proceso analizando las funciones del administrador: planear, organizar, integrar, dirigir y controlar. Sus principales seguidores son: 36 Henry Fayol: fue el padre de esta corriente. Su original y perceptiva enumeración de las funciones administrativas todavía se lee como un tratado actual sobre la administración, y su clásico análisis de las funciones administrativas ha pasado la prueba del tiempo. James D. Moonev: concibió la idea de que la organización empleada por todos los grandes administradores era la misma, y procedió a probarlo. Lo que obtuvo fue un concepto de organización basado en procesos escalonados, definiciones funcionales de puestos y coordinación fundamental. 4.3.4 Escuela empírica Esta escuela considera de poco valor los principios administrativos que puedan darse, ya que el punto de vista empírico se centra en la experiencia. Ernest Dale, autor del libro Los grandes organizadores, es reconocido como uno de los principales representantes de esta escuela. Los administradores profesionales afirman que la administración no puede basarse en los postulados del empirismo, porque cada situación es diferente y no hay dos situaciones iguales y para ello se establecen principios o guías de acción que permiten orientar los resultados esperados. Los principios, como parte de la teoría administrativa, cuando son establecidos y comprendidos, ayudan a los administradores a evitar errores fundamentales en su trabajo. Por tanto, la experiencia es importante pero no suficiente; se requiere también de la preparación dentro de un marco conceptual y la continua supervisión del conocimiento científico. 37 4.4 Fases del proceso administrativo en empresas constructoras. Las funciones principales del proceso administrativo son las siguientes Figura 8 El proceso administrativo. Fuente: Elaboración propia 4.4.1.-Planeación: Conceptuamos a la planeación como “El estudio y selección de alternativas sobre pronósticos de operaciones futuras”, por lo cual y para el caso de empresas constructoras constará de tres etapas básicas, la planeación de su inicio, la de su consolidación y la del desarrollo de la misma. La función de planeación o determinación el trabajo que debe ser realizado, a través de: Definición de la razón de existir de la empresa (naturaleza y alcance del trabajo que debe ser realizado). Es en sí la justificación de creación de una empresa constructora. Estimación de lo que se puede acontecer en el futuro (predicción del futuro). Establecimiento de objetivos y metas (determinación de los resultados que deben ser alcanzados). PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL 38 Establecimiento de planes y estrategias de acción (formas de conseguir los resultados). Establecimiento de los requisitos e oportunidad en el logro de los objetivos (el tiempo en que deben ser alcanzados). Determinación de los recursos requeridos para obtener los resultados predeterminados (la elaboración de presupuestos). Fijación de normas de operación, que nos permita determinas reglas o decisiones predeterminadas (fijación de políticas). Establecimiento de procedimientos (determinación de métodos y procedimientos sistemáticos para realizar el trabajo). 4.4.2-Organización. Para que un grupo pueda trabajar efectivamente en la realización de ciertos propósitos, debe existir una estructura explícita de funciones tomando en cuenta las cualidades de cada persona, en otras palabras usar la organización en función del individuo. En esta fase se realizan organigramas, la organización depende de factores como la comunicación, cualquier intento organizativo sería irrealizable sin la comunicación; el lenguaje es uno de los orígenes de la comunicación; se distinguen varias formas de lenguaje: Pasivo. El que se comprende sin poder emplearlo (el perro obedece la orden de su dueño). Activo. El que se utiliza para hacer comprender a otros. Indirecto. El que transmite a través de gestos, mímica y actitud frente a los demás (el cual en ocasiones, es más expresivo que los anteriores. La función de organización o clasificación y división del trabajo en unidades administrables, a través de: Estructuración de la empresa agrupando el trabajo por su naturaleza para una producción eficaz. 39 Establecimiento de las condiciones materiales para que exista un trabajo efectivo de grupo entre las unidades organizacionales. Desarrollode los recursos humanos o sea el ofrecimiento de oportunidades a los empleados y trabajadores para que se desarrollen en sus propias capacidades en relación con las necesidades de la organización. 4.4.3 Dirección. Se considera como “La responsabilidad absoluta sobre la coordinación de los recursos humanos y del capital de una empresa, para satisfacer en forma óptima al cliente, al accionista y al personal que la integra, en forma continua y perdurable. La comunicación también forma parte esencial de la dirección, es el recurso del directivo para obtener entusiasmo, la creatividad y la lealtad de su personal, siempre y cuando la comunicación sea verdadera, consistente y seria. La acción de motivar debería ser el suministrar razones para la realización de una acción. El campo de la motivación es un tanto peligroso para los directivos que no tengan sólidas bases psicológicas. En forma conceptual la motivación empresarial se encuadra bajo las siguientes características: 4.4.4 Control. Se considera al control de una empresa como el “Establecimiento de sistemas que permitan detectar errores, desviaciones, causas y soluciones, de una manera expedita y económica”. El control es un costo es sí mismo, no es productivo en término de dinero y esfuerzo, pero que, sin embargo, proporcione una visibilidad adecuada en forma periódica. Los elementos a controlar, serán en forma genérica: Recursos. Tiempo. Calidad. 40 Cantidad. La función de control o sea asegurar el cumplimiento efectivo de los objetivos. Establecimiento de estándares de tal manera que tengamos normas de ejecución efectiva en la consecución de los objetivos y metas propuestas. Evaluación de lo realizado o alcanzado contra la ejecución o resultados planeados o esperados. Esta evaluación implica necesariamente una medición de la ejecución. Toma de decisiones correctivas para lograr el mejoramiento en la ejecución de los objetivos. 41 Capítulo V MODELO ADMINISTRATIVO DE MEJORAMIENTO PARA PYMES Las PYMES son importantes para el desarrollo de nuestro país y es necesario que cuenten con una cultura administrativa a favor del desarrollo, crecimiento y permanencia del negocio en un entorno que cambia constantemente. El presente capítulo se menciona los elementos administrativos que destacan las grandes empresas como cruciales y en base a estos elementos se parte para dar pie a un modelo administrativo. 5.1 Planeación estratégica La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos. La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así como en planes estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades, pero que parecen simples y genéricos. Debido a que la planeación estratégica toma en cuenta a la empresa en su totalidad, ésta debe ser realizada por la cúpula de la empresa y ser proyectada a largo plazo, teóricamente para un periodo de 5 a 10 años, aunque en la práctica, hoy en día se suele realizar para un periodo de 3 a un máximo de 5 años, esto debido a los cambios constantes que se dan el mercado. Sobre la base de la planeación estratégica es que se elaboran los demás planes de la empresa, tantos los planes tácticos como los operativos, por lo que un plan estratégico no se puede considerar como la suma de éstos. 42 Como todo planeamiento, la planeación estratégica es móvil y flexible, cada cierto tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios. Asimismo, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa, los cuales deben estar comprometidos con ella y motivados en alcanzar los objetivos. Veamos a continuación cuál es el proceso o los pasos necesarios para realizar una planeación estratégica: 5.1.1. Declaración de la visión La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. Un enunciado claro de la visión describe los valores y las prioridades de una organización. Al redactarla, los estrategas se ven obligados a analizar la índole y el alcance de las operaciones presentes, así como evaluar el posible atractivo de los mercados y las actividades en el futuro. La declaración de la visión fija, en términos generales, el rumbo futuro de la organización. ¿Hacia y hasta donde se quiere llegar? Es común observar términos y adjetivos cuya tendencia positiva expresan el crecimiento, el aprendizaje, la calidad, la innovación y la creación de valor, es la razón de ser de las organizaciones, la Visión es el norte que han de seguir todos los empleados de la organización sin importar su nivel, es el centro donde gravita esa gran familia empresarial. 5.1.1.1 La Visión tiene 3 elementos fundamentales: Define en que se está o se quiere estar. Se define la estrategia a largo plazo que la empresa debe perseguir. 43 5.1.2 Declaración de la misión y establecimiento de valores Formular la misión de una organización equivale a enunciar su principal razón de existir. Es identificar la función que cumple en la sociedad y además, su carácter y filosofía básicos. La misión de una empresa consiste en conocer y poder articular los objetivos y valores que contribuyan a lograr y mantener la integridad o unificación de la organización considerar las fuerzas impulsoras y las ventajas competitivas de la organización, el equipo de planeación de la alta dirección de la organización debe hacerse las siguientes cuatro preguntas básicas ¿Qué hace su empresa que es único y no lo hace nadie más en su campo de acción? ¿Cómo trabaja su institución: hay algo diferente en su método, en el medio o la forma de llegar a sus objetivos? La misión debe contemplar las fortalezas de la empresa, debe apoyarse en sus ventajas competitivas, solo así será fuente de motivación. ¿Para quién trabaja su institución? Involucrando el enfoque hacia el cliente se crea el estímulo preciso para que todos los miembros de la organización se sientan comprometidos con él. ¿Por qué hace lo que hace, qué es eso que nunca podría dejar de hacer, cuál es la justificación social de su existencia? Si se entiende el sentido de existencia de la compañía hay mayores posibilidades de que la misión realmente funcione como instrumento de orientación estratégica en la toma de decisiones. Qué? Implica definir las necesidades que la organización trata de satisfacer 44 ¿A quién? Implica definir a qué mercado o segmento de mercado intenta servir la organización. ¿Cómo? Debe relacionar la manera en que tratará de lograr sus metas. Puede involucrar estrategias de marketing, de distribución, o cualquiera de una variedad de procesos a través de los cuales la empresa pueda desarrollar, producir, comercializar y distribuir productos y/o servicios a un grupo definido de consumidores o clientes. ¿Por qué? Enuncia su razón de ser. Posibilita que la compañía ubique lo que hace en un contexto social y proporcione un enfoque más significativo para sus actividades. La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”. Por otro lado, los valores son cualidades positivas que poseen una empresa, tales como la búsqueda de la excelencia, el desarrollo de la comunidad, el desarrollo de los empleados, etc. Tanto la misión como los valores le dan identidad a la organización. 5.1.3. Análisis externo de la empresa El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que sucedan en el entorno de la empresa,con el fin de conocer la situación del entorno, y detectar OPORTUNIDADES Y AMENAZAS. Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los proveedores de la empresa. Se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir (tendencias). 45 5.1.4. Análisis interno de la empresa El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus FORTALEZAS Y DEBILIDADES. Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc. 5.1.5. Establecimiento de los objetivos generales Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo. Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas. Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno. 5.1.6. Diseño, evaluación y selección de estrategias Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos. El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente: Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados. 46 Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior. Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una. Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo. 5.1.7. Diseño de planes estratégicos Y, finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, como se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas. En el plan estratégico se debe señalar: Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales. Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos. Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir. Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las estrategias. Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados. Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias. 47 5.2 Organización. Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los objetivos señalados. La organización toma en cuenta la creación de una estructura en la que se distingue claramente una jerarquía en diferentes niveles, exponiéndose con claridad las funciones de cada uno de los puestos a desempeñar. Los factores que principalmente se deben considerar son: • Estructura organizacional (organigramas) • División y distribución de funciones • Cultura organizacional • Recursos humanos • Cambio organizacional • Estudios administrativos • Instrumentos técnicos de apoyo Para el caso de empresas pequeñas y medianas es recomendable, tomar muy en cuenta las cualidades de cada persona, y convertir la organización en un esquema elástico y dinámico que sirva a las personas, en otras palabras, usar la organización en función del individuo. Para que un puesto o posición individual exista, debe tener objetivos claros, un área clara de autoridad o autonomía, un concepto definido de sus obligaciones y un entendimiento de las relaciones de esta posición, con otras, con las que requiera coordinarse. 48 Las personas agrupadas en equipo logran objetivos que quizás individualmente no se podrían obtener, sin embargo, existe otra razón de peso para crear una organización y es la limitación que tiene el administrador para supervisar efectivamente. El número de actividades que puede supervisar efectivamente un administrador, depende de aspectos tales como su habilidad, la naturaleza de su labor y otros factores básicos que influyen en la distribución de su tiempo. El límite de supervisión efectiva, se denomina el alcance de la administración, de ahí surge la necesidad de contar con diversos niveles de organización y adquieren importancia aspectos tales como: la delegación y la determinación de políticas generales. 5.2.1 Importancia de la organización - Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.). - Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. - Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. - Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. - Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades. 5.2.2 La evolución de la organización La empresa constructora se caracteriza por el fenómeno de crecimiento, este tipo de empresa tiende a desarrollarse más rápidamente con el incremento de la demanda de servicios y por consecuencia necesita de mayor personal e infraestructura para satisfacer dicha demanda, esto puede presentarse en periodos relativamente cortos dependiendo de las obras o proyectos que se están ejecutando, pero debemos tener en cuenta que al termino de dichos proyectos posiblemente ya no exista la cantidad de 49 obra necesaria para continuar con la organización que se tuvo que implementar para atender dichos proyectos. Por lo tanto el empresario debe tener una política de previsión para épocas de ausencia de demanda y tener la capacidad de contraer la organización a su mínima expresión sin afectar la productividad. 5.2.3 Asignación de responsabilidades En la industria de la construcción, es muy frecuente el caso de las pymes de un solo hombre, así como también es normal que muy pronto éste se encuentre ante la necesidad de allegar recursos humanos que le permitan continuar con su función empresarial. Con el objeto de ejemplificarlo, analicemos el caso de una incipiente empresa, donde un “hombre administrador” deba abocarse sin ayuda alguna a las siguientes responsabilidades. 1) Búsqueda de clientes 2) Obtención de primera opción del cliente. 3) Levantamiento y plano topográfico del predio. 4) Elaboración del anteproyecto. 5) Elaboración del ante presupuesto. 6) Obtención de la segunda opción del cliente. 7) Fijación de metas para proyecto. 8) Fijación de metas para presupuesto. 9) Justificación económica del proyecto. 10) Justificación económica del presupuesto. 11) Valuación de la oferta y la demanda. 12)
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