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UNIVERSIDAD VIRTUAL Escuela de Graduados en Educación Análisis del impacto organizacional en el desarrollo de un sistema integral de información y procesos TESIS Que para obtener el grado de: Maestro en Ciencias de la Información y Administración del Conocimiento Presenta: Rodrigo Abb Romo Lorenzo Asesor: Maestra Patricia Carranza Garza Ciudad de México, D.F., México Mayo, 2008 Para Ana Laura y Sofía, quienes me ayudaron con paciencia infinita a terminar con la tarea de Sísifo. Análisis del impacto organizacional en el desarrollo de un sistema integral de información y procesos Resumen El desarrollo de sistemas de información implica distintos costos para la organización que los emprende. Estos costos pueden ser suficientes para hacer fracasar un proyecto determinado si alcanzan cierto límite. Una corriente en ascenso en la literatura sobre estos desarrollos apunta a la necesidad de atender los aspectos sociales y organiza- cionales tanto o más que los técnicos propiamente dichos para explicar las causas de estos fracasos. El caso del Sistema Integral de Información y Procesos de la Procuraduría Federal del Consumidor es un ejemplo que se ubica en los extremos de un modelo de explicación que tiene en cuenta los aspectos mencionados en la forma de una caracterización del impacto organizacional. El lugar inusual del Sistema en el modelo se debe a la magnitud de sus costos organizacionales y el éxito moderado que ha obtenido a pesar de ellos. El análisis de este caso pone de relieve la incorporación de nuevas variables, como la sensibilidad al impacto organizacional, para mejorar la capacidad del modelo. De esta manera, es posible explicar la ubicación poco común del desarrollo de ese Sistema dentro de los parámetros contemplados. ÍNDICE Antecedentes 1 Antecedentes de la investigación 1 Preguntas de investigación 10 Objetivos de la investigación 11 Justificación de la investigación 11 Limitaciones de la investigación 14 Organización del trabajo de investigación 15 Marco teórico 16 Fuentes y definiciones 16 El desarrollo de sistemas y su impacto organizacional 23 Metodología 39 Modelo del caso de estudio 39 Disponibilidad de información 43 ¿Cómo se desarrolló el SIIP? 47 Análisis de los datos 58 Caracterización del impacto organizacional en PROFECO 58 Nuevas variables para explicar el caso del SIIP 74 Conclusiones 85 A) Hallazgos principales 85 B) Futuras investigaciones 89 Referencias 91 Apéndices 95 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Modelo del Ciclo de Desarrollo de Sistemas, conforme el estándar del IEEE. 19 Figura 2: Caracterización del impacto organizacional del desarrollo de un sistema 36 Figura 3. Esquema del caso de estudio conforme al modelo de la Harvard Business School. 40 Figura 4. Esquema del caso de estudio. Adaptación del modelo de la Harvard Business School al caso del desarrollo del SIIP. 42 Figura 5: Calendario original propuesto para el desarrollo del SIIP. 48 Figura 6: Esquema conceptual del funcionamiento del SIIP 50 Figura 7: Calendario final del desarrollo del SIIP 56 Figura 8: Comparación de los elementos de un desarrollo exitoso y el caso del SIIP 59 Figura 9: Relación entre impacto organizacional y éxito de un proyecto de desarrollo de sistemas 76 Figura 10: Ubicación del caso del SIIP en la relación impacto organizacional vs éxito del proyecto 77 Figura 11: Introducción de la apreciación del impacto organizacional 78 Figura 12: Cambios en la inclinación del eje de apreciación 79 Figura 13: Ubicación del caso del SIIP con el cambio en la inclinación del eje de apreciación del impacto 80 Figura 14. Movimiento de la curva de relación impacto vs éxito debido al efecto de la sensibilidad al impacto 82 Figura 15. Incorporación de todas las variables y la ubicación del caso del SIIP en el modelo 83 Figura 16: Síntesis de la comparación de los elementos de un desarrollo exitoso y el caso del SIIP 85 APÉNDICES Apéndice A 95 Apéndice B 114 Apéndice C 128 CAPÍTULO 1 ANTECEDENTES Antecedentes de la investigación La Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO) surgió en los años setenta como una atención del gobierno federal al sector sindical para defender a los trabajadores en sus relaciones comerciales con los proveedores. Este origen le imprimió a las acciones de PROFECO un carácter profundamente paternalista y tutelar, porque se concebía al consumidor como un ente débil y desamparado al cual el Estado debía cubrir con su manto protector, especialmente en el entorno de una economía cerrada como la de entonces. Este arreglo institucional funcionó con sus altibajos durante veinte años aproximadamente. Sin embargo, la PROFECO se convirtió rápidamente en el patrimonio de grupos políticos que la utilizaron como plataforma de avance personal hacia nuevos puestos en el gobierno federal. La cercanía de la PROFECO con la gente común y corriente, en cuyo perfil socioeconómico se podía encontrar un terreno fértil para el clientelismo más simple –como por ejemplo, solución de quejas a cambio de lealtades políticas-- hizo muy atractiva esta organización para propósitos múltiples, excepto el propio desarrollo de PROFECO. 2 Inmediatamente después del cambio del Partido Revolucionario Institucional por el Partido Acción Nacional en diciembre de 2000, los nuevos titulares de las instituciones de gobierno en México comenzaron la tarea de averiguar cómo funcionaba el aparato burocrático del país, cómo estaba organizado, quiénes lo formaban y qué redes de intereses había. PROFECO no fue ninguna excepción. En poco tiempo, fue posible saber que en PROFECO había una pequeña multitud de redes de interés formada por los grupos de individuos que cada Procurador anterior había dejado en la institución durante sus gestiones respectivas. Estos individuos mantenían vínculos con el pasado y balanceaban sus lealtades con el régimen en curso, no siempre a favor de este último. Desarticular esa red de intereses no fue fácil ni estuvo completa sino hasta los cambios de delegados de la administración actual, la gran mayoría de los cuales ocurrió en 2007. En cualquier caso, fue hasta la conclusión de las negociaciones de las reformas a la LFPC en 2004 que la influencia de estos grupos se relajó lo suficiente para permitir el avance en la modernización de PROFECO, limitada a partir de entonces por las propias torpezas de la institución. El modelo de gestión pública en PROFECO pertenecía al pasado que la vio surgir. Se trataba de un cuerpo público sin una cultura de “rendición de cuentas”, entrega de resultados o mediciones adecuadas. La inercia de cumplir con ciertas tareas de manera cotidiana se escuda detrás del mito de la bondad de la institución, apenas detrás de los bomberos y la Cruz Roja en la opinión pública. La PROFECO tiene una opinión 3 favorable entre los ciudadanos y permite el desahogo de muchas pequeñas frustraciones relacionadas con el consumo. Pero la incidencia en el mercado y en las prácticas de comercialización es todavía pequeña. El Informe de Labores 2001 (PROFECO, 2002), el primero elaborado en PROFECO con la intención de reportar realmente los números de la gestión, señala que apenas 8% de los individuos que tienen un problema en su relación con los proveedores va a PROFECO para recibir ayuda. El resto de los consumidores se arregla como puede o se resigna a limitar sus pérdidas. A finales de los años noventa y principios del Siglo XXI, PROFECO era una institución atrasada, tanto en lo tecnológico como en su marco normativo. PROFECO era una institución de papel y el sonido de las máquinas de escribir era el dominante en las oficinas. Entonces no se había escuchado hablar de organización de información ni mucho menos de sistemas. En PROFECO se podía observarla obsolescencia de sus procesos y servicios, además de estar abrumada por una multitud de inercias institucionales. El Libro Blanco (PROFECO, 2006), que es el documento oficial que recopila los aspectos más relevantes sobre el desarrollo del SIIP, hace un recuento del estado que guardaban las cosas al principio del sexenio. El Libro Blanco menciona la situación informática previa a la concepción del SIIP y señala la limitación informática que explicaba el rezago tecnológico de la PROFECO. Entre los puntos más importantes de este rezago está el 82% de obsolescencia del inventario de equipo de cómputo, el cual, además, era muy escaso. Apenas unas 400 computadoras para 4000 elementos de 4 personal, aproximadamente. El Libro Blanco (PROFECO, 2006) también menciona un inventario de los sistemas que estaban en funcionamiento antes del SIIP. Estos sistemas eran registros limitados que no se llamaban hojas de cálculo porque el simple hecho de no estar elaborados en paqueterías como Excel, sino en bases de datos primitivas y muy mal aprovechadas, de acuerdo con Galván (N. Galván, Comunicación personal, 23 de noviembre de 2006). Además, que estos sistemas se utilizaban de manera optativa lo que significa, en realidad, que el uso de la herramienta era esporádico y que no estaban conectados entre sí, lo que impedía severamente su efectividad. La ausencia de supervisiones reales a los procesos tiene, todavía, inmerso al sector gubernamental en el mundo de las "acciones" en vez de la evaluación de "resultados", como correspondería a una institución menos rezagada. No había una red interna, ni tampoco servidores poderosos. Las delegaciones de PROFECO, eran oficinas alejadas de lo que ocurría en las oficinas centrales. La comunicación ocurría con singular torpeza y los costos de telefonía de larga distancia eran muy altos. Como antecedentes administrativos, en PROFECO no había administradores de proyectos profesionales, por lo que el proyecto de desarrollo más grande en la historia de la institución se manejó con un gran componente de improvisación y aprendizaje a lo largo del desarrollo. El presupuesto de la PROFECO no era tampoco un asunto menor. La PROFECO 5 se había manejado hasta entonces con un presupuesto de escasos 600 millones de pesos. La titular de la Procuraduría fue capaz de negociar el aumento hasta los 800 millones, sin contar el dinero adicional que recibió para cubrir parte de las cuentas del SIIP, que contó con el apoyo de los Secretarios de Economía que se sucedieron durante el periodo del desarrollo. Tal vez el factor más importante del cambio de administración en 2000-2001 fue que los nuevos funcionarios no pertenecían a los grupos cuyos intereses estaban profundamente enraizados en la institución y que sus lealtades ya no se manifestaban del modo acostumbrado en los últimos veinte años. Este cambio de responsables permitió hacer dos cosas, básicamente: desanudar la red de intereses y cambiar al personal atado al pasado; y, en segundo lugar, avanzar con más o menos acierto hacia una modernización tecnológica y normativa integral en la institución. La identificación de estas necesidades coincidió con la adopción de un enfoque diferente al tradicional de la política de protección al consumidor. PROFECO se concibió a si misma como la institución encargada de corregir las fallas del mercado que llevan a los consumidores a ubicarse en un lugar desventajoso en sus relaciones de consumo debido a las asimetrías de información que tiene frente a un proveedor. Dicho de otra manera, la PROFECO intentaría equilibrar la poca información que posee el consumidor respecto de la que tiene en abundancia un proveedor, con el fin de mejorar la posición del primero en su relación de consumo con el segundo. Lo anterior significó adoptar un enfoque preventivo de la protección al 6 consumidor, algo inusual para gobierno federal, acostumbrado a reaccionar antes que adelantarse a los acontecimientos. Sin embargo, por las mismas disposiciones de Ley y posicionamiento institucional en el conocimiento del público, PROFECO sigue llevando a cabo sus tareas de autoridad cuando arbitra las inconformidades de un consumidor que se queja en contra de un proveedor, adoptando un enfoque coercitivo de la misma política pública. Con este cambio en la concepción de la PROFECO, para sus mandos superiores fue patente la necesidad de seguir una estrategia doble para sacar a la institución del anquilosamiento y proyectarla, si no al Siglo XXI, por lo menos a la era electrónica. Era urgente modernizarla en lo tecnológico y actualizar su marco normativo para subsanar los grandes huecos que había en la Ley Federal de Protección al Consumidor (LFPC). La segunda tarea se llevó a cabo a partir de 2002 y culminó el 16 de diciembre de 2003 cuando, después de un proceso exitoso de cabildeo, se aprobaron las reformas a más del 75% del texto de la LFPC. La tarea de modernizar tecnológicamente a PROFECO, por su parte, era un reto muy grande. Se comenzó con introducir las computadoras en la institución y la cuestión del Sistema Integral de Información y Procesos (SIIP) apareció al mismo tiempo que la compra de equipo de cómputo. El SIIP es nada menos que una plataforma informática que integra todos los procesos sustantivos de la institución bajo un mismo esquema, con la intención de agilizar la respuesta en la atención al público y mejorar considerablemente el conocimiento que la institución obtiene de sus propias acciones. 7 Este sistema integral contempla módulos de explotación de información y organización de archivos, con el fin de sustentar y documentar adecuadamente la actuación de la autoridad. Desde el punto de vista organizacional, el SIIP llevaría a PROFECO a ser una institución moderna. Personal que nunca había usado una computadora trabajaría dentro de un sistema. Mandos que realizaban, cuando mucho, informes con estadística básica se concentrarían en realizar minería de datos y explotación de información. Las delegaciones de PROFECO en la República estarían conectadas al sistema central y realizarían sus trabajos en línea. Buena parte de la consulta interna de información cotidiana se llevaría a cabo en la página de Intranet de la institución y se construiría la infraestructura necesaria para soportar todo lo anterior. Para PROFECO, pasar de la idea a la ejecución probó ser algo muy complicado. No hubo obstáculo en el que no se cayera. Las resistencias al cambio fueron patentes desde el primer minuto del proyecto; la cuestión de infraestructura todavía afecta a muchas delegaciones y el uso de la información del SIIP todavía no es una realidad manifiesta. De llevar un proceso en papel tuvieron que pasar a definir requerimientos con ingenieros que frecuentemente dan por sentado que los usuarios hablan y dominan la jerga informática. Hubo grandes lagunas de comunicación durante la etapa de diseño, lo que cobró su factura al momento de estabilizar el desarrollo. Además, si el problema era fuerte en oficinas centrales, en las delegaciones cada detalle se amplificaba varias veces. Las oficinas regionales de PROFECO todavía están mucho más limitadas que sus 8 contrapartes en la Ciudad de México y para ellas fue todavía más difícil, especialmente porque no pudieron participar en las etapas previas. La definición de todo siempre se hizo del centro. La consecuencia fue un plazo extendido, tal vez demasiado, de la etapa de mantenimiento del sistema. Pero el proyecto avanzó a pesar de todo ello. El apoyo de la Secretaría de Economía, primero, y de la Secretaría de Hacienda, después, permitieron cubrir aceptablemente los costos adicionales que encarecieron el proyecto, no sin pasar por negociaciones complicadas con la firma desarrolladora del sistema. De acuerdo con el Libro Blanco, la PROFECO comenzó en 2001 un procesoacelerado de adquisición de equipo de cómputo e infraestructura tecnológica para estar en condiciones de emprender el desarrollo del SIIP. Con esos esfuerzos se logró disminuir el nivel de obsolescencia del equipo a 21% con la incorporación de 925 computadoras, 10 servidores de red y 226 impresoras a los inventarios de la institución. También se adquirió un conmutador y comenzó el análisis de los sistemas vigentes y cómo homologar su información con miras al desarrollo del SIIP. Durante 2002 se adquirieron los servidores de alto desempeño para albergar el SIIP y más equipos individuales para continuar con la modernización de las computadoras existentes. Con la instalación de toda esta infraestructura se abrió la puerta para la licitación del desarrollo del SIIP. Actualmente, en PROFECO se organiza la información conforme a un mismo esquema, sin que importe su imperfección. Se trata de una manera homogénea de organizar archivos, introducir datos. Se utilizan las mismas herramientas para hacer el 9 análisis de los procesos y las estadísticas ya no se elaboran para el solaz de funcionarios particulares. El cambio en la cultura laboral ha echado raíces después de cuatro años de trabajo intenso. Por primera vez, la información se está convirtiendo en un activo valioso para PROFECO. Más allá de los discursos oficiales y de los informes periódicos, los mandos superiores comienzan a administrar sus procesos con información dura en la mano, en vez de utilizar opiniones con sustento exclusivo en la experiencia y en la capacidad de observación. Los indicadores que siempre habían existido en los informes de labores ahora surgen directamente de la información que se genera en los procesos, en vez de la imaginación de los funcionarios. PROFECO tiene la oportunidad de convertirse, en un futuro cercano, en una organización capaz de aprender rápidamente de sus acciones y ajustar sus actividades para mejorar los servicios que proporciona. Por lo menos ha hecho un esfuerzo considerable para establecer las bases sobre las cuales podrá avanzar hacia etapas más sofisticadas en la administración de su información. Este esfuerzo de desarrollar el SIIP implicó presiones considerables en toda la estructura de PROFECO. Comprender el entorno organizacional es extremadamente importante para entender lo que ocurrió con el SIIP. Quién tomó las decisiones y por qué, con base en qué información, es la tarea más compleja. En gobierno no hay todavía la costumbre de documentar adecuadamente las decisiones y éstas suelen seguir más una lógica individual que un proceso de toma de decisión clásico, como lo establecería algún modelo específico. La camaradería, el favoritismo y, en general, las prácticas 10 deformativas de la administración pública, toman aquí su mayor relevancia. De allí la importancia de entender qué oficina hizo qué y cuándo; quién dirigía qué parte del proyecto y qué rumbo siguieron sus acciones. De allí surge la necesidad de documentar la información más básica sobre el desarrollo de este sistema de información y de analizar el impacto que tuvo en la PROFECO. Preguntas de investigación Las preguntas para el caso de estudio de Profeco son las siguientes: • ¿El desarrollo del SIIP tuvo un impacto organizacional en PROFECO? • ¿En qué consistió ese impacto y cómo se caracteriza? • ¿Qué diferencias hay entre el modelo de impacto organizacional y este caso de estudio? • ¿Qué experiencias arroja este caso de estudio? 11 Objetivos de la investigación Una vez enunciado lo anterior, es necesario dejar en claro cuál es la pretensión de este trabajo de investigación. 1.- Recopilar los detalles sobre el desarrollo del SIIP. 2.- Señalar las observaciones más relevantes. 3.- Comparar estos fenómenos contra un modelo que establece relaciones entre el impacto organizacional y el éxito de un desarrollo de sistemas. 4.- Ampliar la explicación original del modelo al establecer nuevas hipótesis 5.- Ofrecer un nuevo modelo de explicación. 6.- Sugerir la evaluación del nuevo modelo, así como recomendar la investigación de otros casos de estudio que confirmen la validez de las nuevas hipótesis o las refuten. Justificación de la investigación La literatura sobre sistemas de información es muy abundante y detallada en lo que se refiere a iniciativa privada e industria. En el sector gubernamental, por el contrario, hay pocos textos que hayan analizado lo que ocurre y las transformaciones que las instituciones federales, por lo menos, están experimentando en los últimos años. Para el 12 caso de PROFECO, la situación todavía es más especial, porque el desarrollo de su sistema de información comenzó como el primero en su tipo en América Latina, de acuerdo con la propia empresa Oracle (“Crea Profeco”, 2006). Cabe aclarar que no se trata de decir que no había sistemas en América Latina, sino un desarrollo integral de las características del SIIP. En el sector gubernamental habrá cada vez más desarrollos de sistemas y, donde ya los hay, se tenderá hacia la integración. La experiencia de PROFECO puede ser sumamente importante para otras organizaciones que estén analizando los pasos a seguir para modernizarse. El caso de estudio es atractivo por varias razones. La primera de ellas, porque se trata de una inversión sin antecedentes en la historia de una institución relevante en el sector económico del gobierno. Otra razón es que PROFECO es un ejemplo de lo que ocurre cuando se transita de una institución atrasada, con poca infraestructura tecnológica y con un personal poco preparado, en una organización radicalmente distinta. Una razón más es que un proyecto de esa magnitud y naturaleza era prácticamente desconocido en gobierno federal. Adicionalmente, el desarrollo del SIIP implica una conceptualización completamente distinta de la información que genera una institución gubernamental. Más allá de una modernización informática ambiciosa, el SIIP tiene como uno de sus objetivos cambiar por completo la manera como la institución lleva a cabo sus procesos y utiliza su información. Las herramientas de explotación de información revolucionarán la tarea de análisis que, hasta la fecha, se 13 realiza de manera rudimentaria o improvisada. Ahora bien, en la literatura sobre sistemas de información se pasa fácilmente por alto que en México hay muchos sectores que no cumplen siquiera con el mínimo que esta literatura considera como requisitos básicos. Esto se debe a que en su mayoría proviene de países industrializados, en los que la interacción de sistemas, la codificación, resguardo y aprovechamiento de la información se remonta incluso hasta el siglo antepasado (como un ejemplo significativo, el New York Times ya ofrece la consulta electrónica de todos los artículos que ha publicado desde 1851). En este sentido, es posible entrever, en un escenario no muy lejano, que el gobierno en este país se va a convertir en el proveedor confiable de información útil y actualizada. Mientras más desarrollos de sistemas haya en gobierno, se podrán llenar más fácilmente los huecos de información que median entre censos, del mismo modo como se impulsará una cultura de información que actualmente no existe. Tanto la Ley Federal de Transparencia como la creación de archivos y el desarrollo de sistemas serán el fundamento de muchas investigaciones futuras. De manera adicional, un proyecto de esta naturaleza también puede dar una buena idea sobre lo lejano o cercano que está gobierno federal de lo que establecen los modelos modernos de administración de conocimiento. Y no es una explicación trivial, porque la modernización tecnológica en el gobierno federal es un asunto muy reciente. Todavía no se olvidan los días en los que todo se realizaba con máquinas de escribir. Para PROFECO, notablemente, ese momento es tan cercanocomo 2002, cuando las 14 computadoras se extendieron a todo el personal y no sólo a unos cuantos funcionarios. Todo ello hace del estudio de este caso un retrato muy real y humano sobre el reto de trasladar una institución desde el atraso a una plataforma de punta, especialmente cuando no se aplican de manera generalizada las metodologías que la iniciativa privada tiene por costumbre llevar a cabo en su búsqueda de innovación y mejores ganancias. Limitaciones de la investigación Los esfuerzos de más de dos mil personas a lo largo de cuatro años son demasiados como para registrarlos en todo detalle. No hay memorias institucionales que hayan compilado la historia del desarrollo del SIIP. Los expedientes que están bajo la custodia de la Dirección General de Informática de PROFECO se refieren al registro de los entregables del proyecto y no hay documentos de análisis sobre las implicaciones organizacionales del desarrollo del SIIP. En consecuencia, este caso de estudio depende de los testimonios de personas clave, así como los del propio autor, en virtud de su posición como observador de todo el proceso de desarrollo y participante directo en el desarrollo de varias de las etapas y módulos del SIIP. Este aspecto testimonial es importante porque se trata de consignar en un registro información que de otro modo no habría modo de recuperar. Además, se trata de aprovechar un momento en el que la propia institución está haciendo un ejercicio de memoria con motivo del cambio de administración para hacer un estudio sobre uno de los primeros casos de desarrollo de 15 sistemas integrales en el gobierno federal. Este caso de estudio tampoco se concentró en hacer una auditoría de procesos ni una evaluación sobre lo que es capaz de hacer el SIIP. Únicamente analizará el impacto organizacional que tuvo el desarrollo del SIIIP para las oficinas que forman la PROFECO. Organización del trabajo de investigación La información que está en los archivos de PROFECO únicamente cubre los aspectos contractuales del proyecto. Por ley, esta información debe estar disponible para cualquier persona que desee consultarla. Adicionalmente, la PROFECO elaboró un Libro Blanco con miras a la entrega-recepción de la administración entrante. Este documento sintetiza lo que se encuentra en los archivos de diversas unidades administrativas. Sin embargo, no toda la información se encuentra en documentos. Un desarrollo así habría sido muy deseable, pero muchas reuniones y decisiones no están asentadas en ningún registro. Por lo tanto, fue de gran importancia entrevistar a las personas que fueron críticas en los procesos y obtener de ellas su testimonio sobre el desarrollo del Sistema que de otra manera no podrían obtenerse, a pesar de que no hay manera de contrastar sus opiniones con evidencia de otras fuentes. 16 CAPÍTULO 2 MARCO TEÓRICO Fuentes y definiciones Es oportuno mencionar algunos aspectos relacionados con la bibliografía consultada para analizar este caso de estudio. Encontrar información sobre el mundo de las computadoras y los sistemas de información no es difícil. Con frecuencia en los tiempos de Internet, es más fácil perderse en el océano de información que discriminar fuentes útiles de las que no lo son tanto. Los diccionarios dedicados a la terminología de computadoras y sistemas son abundantes y de fácil acceso, aunque a veces sus ediciones son costosas y no siempre están disponibles en los centros de estudio para su consulta o al alcance del presupuesto de los alumnos que quisieran tener una consulta más extensa en sus domicilios particulares. Como ejemplo se pueden mencionar el Standard Glossary of Software Engineering Terminology (IEEE, 1990); la. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Project Management Institute, 2004) y los distintos títulos de la Blackwell Encyclopedic, como el de Davis, G. B. (1999). Los artículos y libros que los especialistas publican sobre los temas relacionados con los sistemas de información son una fuente más que abundante para cubrir todos los 17 aspectos del contenido de una investigación como ésta. Buena parte de esos textos proporcionan puntos de vista frescos sobre definiciones generales y profundizan en los detalles que una obra de referencia global no puede alcanzar. En el caso específico de este trabajo, sobresalen los artículos de Avison y Powell (2001) y Keen (1981), así como los de Gurbaxani y Whang (1998) y Mahmood y Becker (1985), por mencionar unos cuantos ejemplos. Con todas estas referencias es posible crear un mínimo glosario de definiciones que permita entender los términos bajo los cuales se revisó el caso de estudio. El mejor punto de partida es empezar por la definición misma de sistema. De acuerdo con el IEEE (1990), se entiende por sistema una colección de componentes organizados para cumplir con una función específica o un conjunto de funciones. Un paso más adelante de esta definición tan amplia es la de un sistema de información que, según Senn (2005) es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas, hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios. Los sistemas de información proporcionan servicio a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo. Más allá de las concepciones genéricas o teóricas sobre sistemas, un aspecto que será extremadamente importante a lo largo de este trabajo sobre el SIIP es el Ciclo de 18 desarrollo de sistemas. De nueva cuenta, el IEEE (1990) señala que el ciclo de desarrollo de software es el periodo de tiempo que comienza con la decisión de desarrollar un producto de software y termina cuando el software es entregado. El ciclo incluye típicamente las etapas de requerimientos, diseño, instrumentación, pruebas y, cuando es necesario, instalación y chequeo final. De esta definición se desprenden las que corresponden a cada fase o etapa. 1.- Definición de requerimientos, en la que el usuario --de manera genérica, no individual-- pone en blanco y negro lo que desea que el software haga. 2.- Diseño, que es la etapa cuando el ingeniero en software determina la arquitectura del producto, sus componentes, interfaces y cómo va a funcionar. 3.- Implantación, en la que se integran todos los elementos anteriores y se eliminan los errores para dejar funcionando el producto. 4.- Prueba, que es la etapa en la que se pone a funcionar el producto con usuarios reales para evaluar el desempeño real de la aplicación. En esta etapa se encuentran las conocidas pruebas alfa y pruebas beta, para revisar los últimos detalles del programa antes de su liberación. 5.- Instalación y revisión final o checkout, en la que se revisa una vez más que el producto funciona satisfactoriamente para los usuarios. 19 Algunas etapas de este ciclo pueden repetirse o traslaparse en determinado momento. Asimismo, hay distintos estilo de programación para llevar a cabo este proceso y corresponden a la metodología y estrategia del desarrollador. Hay grandes discusiones en la literatura de este género respecto a determinar qué estilo o modelo es más eficiente y preciso. Pero los detalles de este aspecto corresponden propiamente dicho a la política de calidad del desarrollador y, momentáneamente, ésta no alcanza a entrar en el caso que nos ocupa. El esquema de un ciclo de desarrollo de software se puede apreciar en la Figura 1. Figura 1: Modelo del Ciclo de Desarrollo de Sistemas, conforme el estándar del IEEE. Para el caso del SIIP y PROFECO, una etapa crítica fue la del Análisis de requerimientos.El IEEE (1990) la define como el proceso de estudiar las necesidades del usuario para llegar a una definición de requerimientos del sistema, hardware o 20 software. En su segunda acepción, se trata del proceso de estudiar y refinar los requisitos de sistema, hardware o software. Aquí es conveniente señalar que en esta etapa se reúnen los equipos de ingeniería con los distintos usuarios y se ponen de acuerdo sobre qué va a hacer el sistema en detalle y cómo lo va a hacer. Más tarde se podrá apreciar que, en esta etapa tan importante, los usuarios deben tener muy claro qué le van a exigir al sistema que desarrollen los ingenieros de software. Se trata de un ejercicio en el que ambos grupos deben hablar el mismo idioma, que es el de los programadores, para que se pueda desarrollar un sistema. Se han hecho muchos esfuerzos para tratar de establecer un lenguaje en común, pero en la práctica debe contarse con un interlocutor capaz de mediar entre las partes y alcanzar los acuerdos que permitan avanzar en el proyecto. De acuerdo con la Figura 1, antes de entregar el sistema a los usuarios finales se llevan a cabo distintas pruebas para asegurar la integridad y buen funcionamiento del producto. A estas pruebas se les conoce como Pruebas de sistema que no son, de acuerdo con el IEEE (1990), más que las actividades en las que un sistema o componente es ejecutado bajo condiciones específicas, los resultados son observados o registrados, y una evaluación es hecha sobre algún del componente del sistema. Hay de varios tipos y los más conocidos se ubican en la jerga de la industria como alfa y beta. Las pruebas alfa se realizan únicamente para comprobar la funcionalidad general del componente y las pruebas beta son liberaciones provisionales de los componentes para que los usuarios puedan reportar los detalles menores que deben corregirse. Ahora bien, el SIIP, desde su concepción inicial, incluye varios módulos que 21 introducen algunos conceptos adicionales a tomar en cuenta. Se trata de la administración documental y la Inteligencia de Negocios. Asimismo, a lo largo de la investigación también aparecerán los conceptos de administración de proyectos y el impacto organizacional que tiene un sistema. La administración documental no se refiere a la documentación del proyecto en sí mismo, que pertenece al desarrollo del sistema. Se trata de la herramienta con la cual la Coordinación de Archivos de PROFECO y los responsables de Archivos de Trámite y Concentración de todas las unidades administrativas llevarán a cabo la gestión de sus expedientes, tanto los que se generan desde el SIIP como los que se elaboran de manera manual. Esta tarea de archivos se realiza conforme a los estándares internacionales en la materia y bajo los lineamientos normativos del Instituto Federal de Acceso a la Información y el Archivo General de la Nación. Las características de este módulo del SIIP se detallarán en el capítulo siguiente. La inteligencia de negocios es un término que se ha revolucionado en los últimos años, aunque la idea no es nueva. El concepto, en su versión más sencilla, se refiere simplemente a la recolección, análisis y presentación de la información de un negocio, con el propósito de apoyar la toma de decisiones (Power, 2007). Es un concepto íntimamente relacionado con el “Data Warehousing” que es, de acuerdo con Davis (1999), una colección de datos obtenida de múltiples programas, archivos, bases de datos, encontradas a lo largo de una organización en sus sistemas, almacenados en una forma consistente y estructurada. 22 Esa información, cuando se analiza y presenta adecuadamente para el proceso de toma de decisiones, es la inteligencia de negocios. Sus tres elementos críticos son los datos de los procesos, el análisis especializado y la visualización para el nivel jerárquico más alto de una organización. Respecto de la administración de proyectos, el Project Management Institute (2004) la define claramente como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Se trata, en palabras muy sencillas, de la planeación, control y seguimiento de lo que se necesita para alcanzar el objetivo de un proyecto. Un concepto adicional es el del producto entregable —muy importante en la historia del SIIP— y que es, de acuerdo con la misma fuente, cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. A menudo se utiliza más concretamente en relación con un producto entregable externo, que es un producto entregable sujeto a aprobación por parte del cliente o patrocinador del proyecto. Estos entregables son los elementos de comprobación de avance más importantes. Esto último es especialmente cierto para el caso del SIIP, porque en ellos gravitó el peso de las responsabilidades legales del contrato, de las auditorías y del cierre de las etapas. El impacto organizacional, por su parte, no es más que el cambio que enfrenta una organización al desarrollar un sistema de información, de acuerdo con lo que establece Keen (1981) y utilizan Gurbaxani y Whang (1998) y Mahmood y Becker (1985), entre 23 otros. En resumen, una organización que decide desarrollar un sistema de información pasa por un ciclo de desarrollo de software, que consiste en varias etapas (definición, diseño, implantación, prueba y chequeo final). Este desarrollo se controla con las técnicas de la administración de proyectos, con énfasis especial en el seguimiento de los entregables. Para el caso del SIIP, el resultado es un sistema que integra sus procesos sustantivos con la administración de los expedientes y el uso de la información de los procesos en la inteligencia de negocios, todo lo cual generó un impacto específico en su estructura, procesos y recursos humanos. El desarrollo de sistemas y su impacto organizacional Los sistemas de información y las ciencias computacionales han caminado de la mano desde el comienzo mismo de la informática. Pero a mediados de los años ochenta empezó a ser posible establecer algunas diferencias. Esa pequeña distancia ha ido aumentando hasta tener ahora una disciplina completamente diferenciada de las ciencias computacionales. Mucho tiene que ver la enorme revolución en las comunicaciones, la computadora personal e Internet. Como ilustran Avison y Powell (2001), con una imagen muy interesante, los sistemas de información, con la espalda apoyada en una 24 computadora, miran hacia el mundo en su conjunto, mientras que las ciencias computacionales están en el mismo lugar, pero miran hacia el interior de la computadora. Dicho de otra manera, los sistemas de información incluyen tópicos muy importantes más allá de los aspectos meramente tecnológicos, tales como el impacto que tienen en los negocios, organizaciones y sociedades, mientras que las ciencias computacionales están enfocadas hacia el avance de la computadora como una tecnología en sí misma. Además, Avison y Powell argumentan que el estudio de los sistemas de información necesariamente pasa por un enfoque multidisciplinario que ha ido madurando en los últimos años y se ha establecido con firmeza tanto en la academia con el entorno organizacional. Como ejemplos de este cambio se pueden mencionar los ajustes en los programas de estudio de las universidades e incluso su estructura, con la aparición de departamentos especializados en el tema, así como el traslado de la mayor parte de la literatura de las revistas de ciencia computacional hacia las de negocio y administración. La proliferación de conferencias, congresos regionales, boletines informativos y sitios de Internet son también evidencia de este fenómeno. En esta evolución se han discutido, principalmente,las metodologías para desarrollar sistemas y para criticar el tradicional modelo de cascada. Los sistemas han crecido desde aplicaciones aisladas hasta sistemas integrados, de sistemas contables a sistemas para la toma de decisiones. Se han estudiado los efectos de los sistemas en el ambiente laboral, en la moral de los empleados y en el empleo, en términos generales. 25 Recientemente, el tema que ocupa a la literatura es el impacto de la integración global que implica Internet y los rumbos que puede tomar esta integración. Sin embargo, se ha logrado mantener un consenso aceptable sobre la definición básica de un sistema de información. Otro aspecto de la literatura sobre sistemas de información es que su cuerpo bibliográfico ha madurado desde que pudo separarse de las ciencias computacionales. No es que esté cobrando la relevancia necesaria para darle raíces sólidas, lo que para otras disciplinas relacionadas, como la administración del conocimiento, todavía es una especie de ansiada carta de naturalización. Para los sistemas de información es un hecho que ya quedó atrás. Como lo mencionan Banker y Kauffman (2004), el estudio de los sistemas de información, en su plena madurez, se concentra en cinco grandes áreas que demuestran claramente la profundidad que se ha alcanzado en el ámbito académico. Se estudian modelos teóricos para la toma de decisiones, para el comportamiento de las redes de todo tipo; se analizan los detalles de lo que denominan “Economía de la Información” y cómo se usan y comparten los datos; se utilizan todas las metodologías imaginables y las relaciones con otras disciplinas y áreas de conocimiento está igualmente establecida y documentada. El entorno académico fue receptivo a este tema y respondió con intensidad a los retos que se señalaron al comienzo de los años noventa. El estudio de la práctica y la teoría es un elemento común en la enseñanza de los sistemas de información. Pero América Latina, a pesar de la salud académica de los sistemas de 26 información, no es la fuente de este progreso. Como en tantos otros terrenos, los países que conforman esta región del mundo siguen los pasos de los países industrializados como sumergidos en una especie de somnolencia que les impide, en términos generales, adelantarse a la discusión. Mientras aquellos se preocupan por analizar si el paradigma de los sistemas de información enfrentará cambios radicales en los decenios por venir, en América Latina todavía se lucha por tener una cobertura aceptable del uso de computadoras. Si la literatura sobre sistemas de información da por sentado que éstos existen y que lo importante es analizar su grado de éxito o fracaso, o determinar su madurez o, incluso, medir la capacidad de sabiduría que pueden alcanzar, en América Latina no se puede hacer lo mismo por la simple razón que los sistemas de información todavía no son endémicos. En gobierno, por ejemplo, todavía hay una multitud considerable de procesos que se llevan a cabo sin la intervención de sistemas de información, lo que no es más que una manera muy cuidadosa de decir que todavía se trabaja en muchos lugares a mano y con lápices. Es probable que esta situación todavía sea más numerosa que los procesos que sí ocurren en el ambiente controlado de un sistema. No hay estadísticas disponibles debido a esos mismos hechos. En el caso de PROFECO, por adelantar un comentario, se puede apreciar esta circunstancia y su transición hacia un cambio. En este sentido, algunas premisas básicas de trabajos de investigación que podrían considerarse rebasadas por el tiempo, mantienen una vigencia completamente inesperada. Un texto de principio de los años ochenta, escrito por supuesto en una máquina de escribir mecánica, previo a la explosión del uso y cobertura de las 27 computadoras que todos conocemos, previo a Internet y la revolución en las comunicaciones, tiene afirmaciones sobre un campo tan volátil como las computadoras que todavía suenan válidas. Bastan un par de ejemplos. Rubén Prieto Díaz y Stephen Wilson (1981) sostienen que un sistema de cómputo —nótese la cercanía de los conceptos— tiene el potencial de grandes beneficios pero para mercados como América Latina puede tener impactos negativos en los entornos a los que afecta. Dicen que en lugares donde el desempleo es alto o difícil de conseguir, la instrumentación de un sistema de cómputo puede expulsar a las personas de sus trabajos y estas últimas pueden no encontrar otra fuente de empleo porque simplemente no hay vacantes disponibles. Después se verá que esto ocurrió en el caso de PROFECO. En otro ejemplo, Prieto Díaz y Wilson señalan que el entorno integral en el que se mueve un sistema de cómputo no tiene las mismas características de infraestructura que un país industrializado. Esto quiere decir que a pesar que una organización adquiera sus computadoras y haga lo posible por distribuirlas en toda su estructura y comunicarlas entre sí, enfrentará problemas con las líneas telefónicas, cortes en el suministro de energía eléctrica, además de la persistencia de las prácticas en el servicio preexistentes a las computadoras. También ocurrió en PROFECO. Un ejemplo más. Es conocido que la información procesada por las computadoras facilita la toma de decisiones de los elementos superiores de la jerarquía organizacional. Pero si estos últimos no tienen idea de cómo usar la información, el valor de esos datos es nulo. Si las habilidades de administración son escasas, como ocurre en América 28 Latina, el costo de aprender a usar el sistema es muy alto, lo que implica un riesgo muy grande de fracasar en su implantación. Como en el punto anterior, acaba de ocurrir en PROFECO. Otro de los detalles que pueden apreciarse en el caso de América Latina es el consumo de software comercial preelaborado muy por encima del desarrollo propio en los sistemas. Todavía es muy frecuente que una institución deba adaptarse a un programa específico y no al revés. La transformación de muchas organizaciones respecto de sus sistemas de información tiene marca y etiqueta. Es el sello del cambio, en vez de encontrar sólidos desarrollos internos. Este punto parece ser un poco más borroso en los últimos años, toda vez que algunas instituciones académicas en México han hecho esfuerzos notables por mejorar sus carteras de formación de profesionales en el desarrollo de sistemas y las organizaciones han sido más receptivas a las ventajas del desarrollo propio. Pero esta circunstancia de caminar detrás de las pautas de los países industrializados tiene sus aspectos positivos. En primer lugar, están los factores de economía de escala, como se pueden encontrar en los reportes de la Asociación Mexicana de Internet, (AMIPCI, 2007). América Latina crece con rapidez precisamente porque antes no había computadoras, infraestructura de comunicaciones y acceso a Internet. En segundo lugar, aunque se establecen nuevas formas de dependencia frente a los países industrializados, también se aceleran los ciclos en los que se aprende de los errores y limitaciones de los paradigmas que se utilizan. También se acelera el uso de la 29 información de referencia, como las bibliotecas digitales, en franca aceptación de las bondades de la “sociedades del conocimiento”, como mencionan Hilbert y Katz (2003). Todo lo anterior lleva a detenerse a recapitular un poco sobre los modelos de desarrollo de sistemas de información que se han utilizado en los últimos decenios. El más importante, precisamente por ser el modelo clásico, la referencia obligada, el esquema más simple y general, es el que está descrito en el glosario del IEEE y que se mencionó con anterioridad. Esa secuencia de pasos en cascada para desarrollar un sistema tiene todos los elementos básicos y ordenados que hacen que un modelo funcione. Sin embargo, uno de sus problemasprincipales es que se trata de un esquema rígido y lineal, como sostiene Pardo, y que realmente no corresponde a la manera como realmente se trabaja en un proyecto de este tipo. Las revisiones frecuentes, los cambios de intención y de muchos otros factores, llevaron a aplicar el mismo esquema, pero con iteraciones de revisión y programación que llevan a mejores resultados. Estos modelos, a los que se conoce como espirales, son complejos de administrar, pero se adaptan un poco más a la forma real de trabajo de las oficinas. Con los años han ido surgiendo distintos modelos, propuestas y estilos de programación, cada una con sus méritos y, posiblemente, cada vez más adentrada en las profundidades de la ingeniería de desarrollo de software. Sin embargo, todas estas ideas no han terminado de solucionar un problema que permea a esta Industria. No importa qué modelo se utilice, una gran mayoría de proyectos de sistemas de información terminan en un fracaso, aunque técnicamente sean correctos. Pardo (2002) señala 30 algunos datos interesantes al respecto. Conforme a sus hallazgos, en Estados Unidos, tan solo 40% de los desarrollos de sistemas de información alcanzan resultados satisfactorios, con sólo 10% de los fracasos vinculados a factores técnicos. En Canadá hay estudios que señalan un porcentaje de 70% de fracasos, y en Malasia la cifra es de 60%. En estos últimos casos, el factor humano es el elemento más relacionado con los fracasos. El dilema, entonces, puede enunciarse de la manera siguiente. Uno de los elementos que más sobresale en este diagnóstico es la observación que los factores humanos son tanto o más importantes que los tecnológicos. Tan es así que, frecuentemente, cuando un sistema falla, la causa se encuentra más en problemas como la falta de planeación, mala comunicación, controles inapropiados, poca capacitación y la resistencia al cambio que en los aspectos tecnológicos del sistema. Ahora bien, de acuerdo con la definición de Senn (2006), un sistema es un conjunto de componentes que actúan entre sí para lograr un objetivo común, en términos simples y sencillos. Pero el punto central que hay que aclarar es que hay una cantidad considerable de elementos que no implican un contenido tecnológico y que, frecuentemente, la literatura especializada los da por sentado o no los considera en su importancia verdadera. Las diferencias de visión que hay entre los usuarios y el personal encargado de desarrollar un software determinan en gran medida el éxito o fracaso de una aplicación, como lo señalan los estudios que se enfocan en el impacto organizacional. Los sistemas de información son herramientas que ayudan a los usuarios a realizar 31 sus trabajos y compartir la información que generan en sus actividades. De allí que Avison y Powell (2001) señalen que los Sistemas de Información no son lo mismo que Tecnología de la Información. Las personas están tan involucradas como las computadoras en un sistema de información y no todas las partes del sistema están automatizadas. La discusión se puede enunciar en términos del tránsito de un punto, al que puede compararse como positivista, similar a la economía clásica, de acuerdo con Pardo (2002), hasta otro que responde al nombre de constructivista. Este tránsito ilustra el movimiento de péndulo que hay desde entender el desarrollo de sistemas de información desde el punto de vista exclusivo de los ingenieros de software, hasta plantear el otro extremo; diseñar el sistema desde el punto de vista de los usuarios. Pero no se puede soslayar la importancia de compartir un idioma en común con los ingenieros de software, toda vez que, al final de la historia, el sistema debe desarrollarse con las herramientas de estos últimos. Avison y Powell (2001) sostienen la importancia que han adquirido estos enfoques “sociotécnicos” sobre los puramente técnicos. Es posible que las estadísticas de los próximos años arrojen datos suficientes para determinar si un enfoque da mejores resultados que otro. En cualquier caso, en un proyecto donde participan dos grandes grupos, es preferible tomar en cuenta las necesidades de ambos en vez de dejar el balance de los asuntos cargados hacia un lado de la balanza. El diagnóstico general que han hecho estos autores sobre los factores que inciden en el fracaso de los desarrollos de sistemas, encuentra una cantidad considerable de 32 elementos organizacionales que deben tomarse en cuenta. Si en un proyecto se los identifica claramente y se los incorpora de manera adecuada en la planeación, según este argumento, será más fácil llegar a un resultado exitoso. Una vez que se acepta la existencia de los factores organizacionales en un desarrollo de sistemas de información, es necesario describir la manera en que estos factores inciden en los proyectos de informática. Keen (1981) identifica la inercia como uno de los primeros obstáculos que enfrenta el desarrollo de sistemas. Los individuos que pertenecen a una organización tienen la tendencia a preferir que las cosas permanezcan como están y se resisten a los cambios radicales y súbitos. En ese sentido, la inercia “social” respecto de los sistemas de información se caracteriza de la siguiente manera: 1) La información es sólo un componente pequeño de los procesos organizacionales de decisión; 2) El procesamiento de información humano es empírico y descansa sobre simplificaciones; 3) Las organizaciones son complejas y el cambio debe ser incremental y evolucionista; se evitan los grandes saltos e incluso se resisten; 4) La información no es meramente un producto intelectual, sino un recurso político cuya redistribución por medio de los sistemas de información afecta los intereses de grupos particulares. 33 Para esos grupos a quienes se les puede afectar con la redistribución de información —y, por lo tanto, de poder-- los sistemas de información son entes amenazantes e innecesarios. Son una invasión a su esfera de influencia y las técnicas que traen aparejadas consigo —como la evaluación de sus resultados y el monitoreo de sus actividades— no sirven mas que para criticar su trabajo. La simplificación coloquial de “la información es poder” es muy apropiada en este contexto. Keen (1981) señala que la información es un recurso que simboliza el estatus, aumenta la autoridad y determina las relaciones dentro de una organización. Es un elemento de poder. Como los sistemas redistribuyen la información, rompiendo monopolios en el proceso, construir una base de datos se convierte en un movimiento político. Keen (1981) menciona que el diseñador del sistema debe detenerse a preguntarse quién es el dueño de la información, con quiénes va a compartirla, cuál va a ser el impacto de esa redistribución y cómo afectará las relaciones de influencia, autoridad y comunicación. Otro aspecto que debe considerarse es que esa redistribución de información está relacionada con la autonomía de los departamentos que forman una organización, porque su influencia puede sustentarse en que tienen un monopolio sobre ciertos datos. Por ello, en la planeación de un proyecto de esta naturaleza se deben incorporar estos elementos, si no es que deben ser los primeros a tomar en cuenta. En este sentido, de acuerdo con Keen (1981), el desarrollo de sistemas de información es un asunto 34 también político, incluso más que técnico en ocasiones. Si se acepta ese principio, los mecanismos organizacionales funcionan de manera natural. El problema —como ocurre en sintonía con asuntos que pueden constatarse en la prensa mundial— es que el concepto de lo “político” está ahora mucho más asociado a los términos de corrupción, ineficiencia y rezago, además de ser lo que más puede oponerse a un enunciado racional, como las cuestiones de ingeniería. Sin embargo, la política, en su raíz más pura, es el arte del compromiso,de generar apoyos donde no los hay y crear consensos que apoyen cambios específicos. Es necesario aceptar la naturaleza política de la información y que una autoridad adecuada, capaz de comprender este hecho, debe ser la encargada de administrar el cambio social que implica el desarrollo de sistemas. Ahora bien, los autores de estos estudios ofrecen una receta sobre los elementos que facilitan el éxito del desarrollo de sistemas. Los resultados que obtuvieron en sus investigaciones les dieron la confianza para sostener que los pasos del desarrollo de sistemas no deben ignorarse y que los elementos no técnicos sino organizacionales deben incorporarse adecuadamente en la planificación del proyecto. Pardo y Scholl (2002) lo establecen con toda claridad cuando dice que si no se atienden estos elementos, se transita por un atajo hacia el fracaso. La gran utilidad de estas recomendaciones es que pueden utilizarse para elaborar un esquema contra el cual se puede contrastar la experiencia de PROFECO. De esta manera es posible establecer un marco de referencia para ponderar el impacto 35 organizacional que tuvo el desarrollo del SIIP en PROFECO. Sin embargo, es necesario hacer una acotación muy importante. Los distintos autores ofrecen con frecuencia distintas métricas, muy específicas (como el caso de Gurbaxani), para medir toda suerte de detalles en los casos de estudio. Sin embargo, esas métricas suelen estar fuera del alcance de la evidencia disponible para el caso de PROFECO. Esos estudios presuponen un manejo de la información cuidadoso y sofisticado, con multitud de fuentes y grandes presupuestos de investigación, todo ello inexistente en PROFECO. La naturaleza de la evidencia disponible es fuertemente testimonial y gran parte de la documentación o no existe o no se apega a los estándares de la industria. Por ello, no tiene sentido proponer un esquema de contraste demasiado apegado a variables matemáticas. El caso de PROFECO fallaría en todas ellas o no habría modo de obtener resultados válidos. Es posible que estudios posteriores puedan avanzar mejor en este sentido, cuando más y mejor evidencia esté disponible o no se tengan que establecer los mínimos sobre el caso. Por ello, un esquema de los conceptos que los distintos autores identificaron como claves para comprender el impacto organizacional del desarrollo de sistemas de información, permite tener una especie de lista, de “check list”, para responder de qué manera PROFECO atendió a las recomendaciones y qué obtuvo como resultado de acercarse o no a ese marco de referencia. El esquema puede agruparse en tres grandes apartados en los que se acomodan las recomendaciones de los autores, conforme lo expusieron en sus distintos artículos. Estos 36 apartados se aprecian en la Figura 2. Figura 2: Caracterización del impacto organizacional del desarrollo de un sistema 1) Administración del cambio. Prácticamente hay consenso en los autores respecto de este apartado. Un elemento que se repite constantemente en la literatura y que autores como Pardo lo establecen explícitamente, es la necesidad de administrar el cambio que implica el desarrollo de un sistema de información, con especial énfasis en los elementos no técnicos. Esto se traduce en la necesidad de contar con un liderazgo en la organización que pueda entender las relaciones que hay entre los elementos técnicos y sociales y servir de árbitro y moderador de las diferencias. Esto mismo exige tener una estrategia definida para administrar ese cambio. 37 Como se mencionó antes, no hay modo de alcanzar esta meta si no consideran a los bandos involucrados en un desarrollo de este tipo, que generalmente se dividen de manera gruesa en usuarios y desarrolladores. Si ambos no están profundamente involucrados en todas las etapas, pero principalmente en la de análisis y diseño, el resultado suele ser que el grupo de desarrolladores acaba por elaborar un sistema a su propio gusto, con los desencuentros que esto implica con los usuarios. Además, en este apartado es importante considerar qué tan capaz fue la administración de PROFECO de sustraerse a las tentaciones de saltarse etapas para cumplir con fechas de entrega y rendición o promoción de resultados. 2) Diseño de sistema desde un punto de vista sociotécnico. Aquí debe considerarse las tareas aceptadas en la industria para cubrir todos los aspectos que debe cumplir el sistema. Debe haber un estudio previo de los procesos y una investigación sobre las mejores prácticas vigentes. En este apartado caben las tareas típicas del departamento de informática, de analizar las estructuras de datos y su reconstrucción a partir del análisis y rediseño de los procesos a incorporar en el sistema. Por último, y no menos importante, es necesario desarrollar un lenguaje común con el que puedan entenderse todos los involucrados, con los detalles que se mencionaron antes. 3) Cambio del flujo de información en la estructura. En este lugar se ubican las evaluaciones, estimaciones y consideraciones que implica modificar la manera en la que 38 se usa la información en una organización. Se debe evaluar el impacto que tiene cambiar el flujo de los datos y, en consecuencia, el poder que controlan los distintos departamentos, así como el cambio en la toma de decisiones que implica una reestructuración de esta índole. 39 CAPÍTULO 3 METODOLOGÍA Modelo del caso de estudio De acuerdo con Hernández Sampieri et al (2006) sobre la metodología para estudios de caso, el modelo de la Harvard Business School (HBS) se adapta mejor a las características del desarrollo del Sistema Integral de Información y Procesos (SIIP) de PROFECO. Como se puede apreciar en la Figura 3, el modelo establece una serie de pasos que deben seguirse para completar un caso de estudio. 40 Figura 3. Esquema del caso de estudio conforme al modelo de la Harvard Business School. 41 Este modelo contempla que, una vez identificado el caso a estudiar, se deben investigar los antecedentes del caso, con la finalidad de ubicar el contexto en el cual se desarrolla. Después se debe conseguir el permiso de la organización para que el investigador pueda recorrer las instalaciones, obtener la información, preguntarle a los individuos. En una palabra, obtener el acceso a toda la información que es relevante para el caso. El siguiente paso dentro del flujo de la HBS es realizar la investigación propiamente dicha. En este momento es cuando se recopila toda la información posible directamente de sus fuentes, se documenta el factor humano individual relacionado con el caso y se hace un esfuerzo por convencer a la institución que es benéfico para sus intereses que su personal participe en la investigación. El flujo continúa hacia el detalle adicional de la investigación con la visita de campo. Las entrevistas, la comprobación visual y las notas de campo son fundamentales en esta etapa, sobre todo para corroborar algunas de las hipótesis o puntos de interés que se hayan identificado durante la revisión de los documentos e información disponible. De esta manera se obtiene un conocimiento global sobre el caso. Una vez cumplido lo anterior, se procede a analizar los resultados, evaluar la información obtenida y elaborar las conclusiones del caso. Por último, se elabora el reporte, que puede tener sus particularidades específicas. 42 Para el caso de PROFECO, el uso del modelo de la HBS quedaría conforme a la Figura 4. Figura 4. Esquema del caso de estudio. Adaptación del modelo de la Harvard Business School al caso del desarrollo del SIIP. 43 Disponibilidad de información La cuestión de obtener la información suficiente y adecuada para desarrollar cualquier investigación es de primordial importancia. En el caso de un proyecto federal estodavía más importante, toda vez que México está atravesando por un cambio fundamental en la información que fluye entre gobernante y gobernados. Hay pocos cambios tan importantes en el gobierno federal en los últimos años como el que se refiere al acceso a la información pública. Lo que antes era un atrevimiento pensar, desde el punto de vista ciudadano y, por extensión, académico, era pedirle información a una entidad gubernamental. Ahora hay instrumentos legales para solicitarla y obtenerla en un plazo específico de tiempo. La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (2002), es la que establece las condiciones y reglas para permitirle a un ciudadano conocer la información en poder de su gobierno. Sin lugar a dudas, esta Ley es un elemento que el gran público está comenzando a utilizar con todas sus potencialidades para conocer a profundidad las acciones que lleva cabo un gobierno. El efecto organizador no acapara los titulares de la prensa, pero tiene efectos inmediatos en la conservación de los documentos. El acceso a la información pública le deja muy pocos espacios a una institución para negar los datos que posee. Desde luego, está la cuestión de la calidad de esos datos, porque nunca había sido prioritario para las instituciones de gobierno tener buena información, pero lo que no pueden impedir es el acceso a ellos. 44 Otro aspecto novedoso de la relación entre gobierno y ciudadanos es que el marco jurídico de Transparencia tiene, entre otras consecuencias, que los sujetos obligados (las entidades de gobierno) generen memoria institucional. A estas alturas es difícil concebir que una organización no haga esto último, pero se trata de una actividad completamente nueva para gobierno y PROFECO no se escapa de esta realidad. Cada vez más, debido a la organización de sus archivos (antes de estas leyes no había organización obligatoria), se generan los elementos de una memoria institucional. PROFECO, como sujeto obligado de la Ley Federal de Transparencia, ha realizado grandes esfuerzos para organizar su información. Incluso, para el caso específico del SIIP, la PROFECO ha tenido que dar el acceso en varias ocasiones a la información en su poder, así como al expediente mismo del proyecto. En cualquier caso, este marco legal permitió obtener documentos que pocas veces alcanzan la luz pública, no por el contenido delicado de sus contenidos, sino por el simple desorden con que se realizan muchas tareas. Adicionalmente, el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI) y la Secretaría de la Función Pública obligaron a las entidades de gobierno a elaborar "Libros Blancos" de sus procesos fundamentales o proyectos principales con el objeto de rendir cuentas en el cambio de administración 2006-2007. Para el caso del SIIP, el proyecto más ambicioso de infraestructura y modernización en la historia de PROFECO, se tomó la decisión de elaborar un "Libro Blanco" con el objeto de tener una herramienta de referencia inmediata sobre los pormenores del proyecto y facilitar la rendición de 45 cuentas. Este Libro Blanco se terminó en septiembre de 2006. Este documento, a pesar de sus limitaciones y carencias, es un elemento fundamental para comprender lo que ocurrió con el SIIP a lo largo de cuatro años de desarrollo. Como también se hizo mención antes, la práctica de documentar proyectos todavía es novedosa en Gobierno Federal y, por tanto, sujeta a gran cantidad de improvisaciones y errores. El Libro Blanco del SIIP no es ninguna excepción. Lo primero que hay que entender es que se trata de un documento elaborado ex post facto. Esto significa que la Dirección General de Informática lo elaboró al final del desarrollo y teniendo en cuenta únicamente los fines de rendición de cuentas y atención de observaciones del Órgano Interno de Control. Nunca tuvo la intención de ser la historia documental del SIIP, aunque durante los últimos meses de 2006 esa Dirección General hizo un esfuerzo considerable por documentar todo el proyecto, así fuera sólo para cumplir con los objetivos de rendición de cuentas. El Libro Blanco está lleno de imperfecciones notables y grandes simplificaciones. Pasa por alto, entre muchas otras cosas, los detalles que implicó cumplir grandes hitos del proyecto. El elemento humano brilla por su ausencia y el flujo de los acontecimientos se describe con unos cuantos saltos generales. En ocasiones, el contenido de las descripciones no es homogéneo y varias etapas del SIIP reciben un tratamiento muy superficial o poco claro. No tiene esquemas que expliquen las transformaciones que estaban teniendo lugar, ni siquiera una línea de tiempo sobre el cumplimiento de los plazos del proyecto. 46 Y, sin embargo, ilustra mucho. Durante años, obtener información de este tipo era impensable para las organizaciones de gobierno. El día de hoy, se encuentra disponible en las páginas de Internet, en las secciones que obliga la normatividad de Transparencia para tal efecto. El valor verdadero del Libro Blanco es que se refiere a expedientes y registros que no van a desaparecer con la ventura de un cambio de administración, como sucedió demasiadas veces en la historia inmediata de nuestro país. No importa lo limitado y humilde que haya sido el esfuerzo del personal de PROFECO, lo valioso es que existe un documento que contiene las referencias mínimas fundamentales para entender qué ocurrió dentro de la institución en un periodo crítico de su existencia. Además de estos documentos están los informes que PROFECO produce de manera anual y que, para el periodo de desarrollo del SIIP, contienen referencias constantes al proyecto. También fue posible obtener algunos documentos específicos para documentar algunos aspectos particulares, tales como documentos relativos al cabildeo de las reformas a la Ley Federal de Protección al Consumidor (2002-2003) o los documentos que reportan las negociaciones con Unisys ante la Secretaría de la Función Pública después del incumplimiento de los plazos para el desarrollo del SIIP. Las entrevistas realizadas para documentar el caso del SIIP no tuvieron una orientación estadística sino testimonial. Es prudente volver a mencionar, como se apuntó al principio de este documento, que el aspecto testimonial es igual de importante que la parte documental propiamente dicha, especialmente porque de otra forma se perderían datos que no tienen un soporte documental, consignándolos a un registro permanente, y 47 porque arrojan mucha información sobre aspectos críticos del sistema que de otra forma no se podrían conocer. En este caso de estudio fue posible entrevistar a los individuos más involucrados con el desarrollo del SIIP. Aunque el número de entrevistas no es elevado, incluye los testimonios relacionados con los problemas de alta gerencia del desarrollo; la visión de conjunto del proyecto; el entorno institucional en el que se llevó a cabo; las experiencias de los usuarios principales; y la aplicación de las lecciones aprendidas al desarrollar nuevos módulos para el sistema. Las preguntas conductoras de las entrevistas se concentraron en obtener las impresiones sobre el método con que se desarrolló el sistema, el grado de involucramiento y actuación de las distintas áreas, así como una apreciación sobre los resultados obtenidos y su propia participación en el proyecto. ¿Cómo se desarrolló el SIIP? A finales de 2002 se abrió la licitación para el desarrollo del SIIP y el 20 de diciembre se firmó el contrato con Unisys de México para “…la implantación de un sistema integral de información y procesos (SIIP) para la automatización de las funciones sustantivas y administrativas de la PROFECO, integrado en cuatro etapas, 48 cuya vigencia abarcaba del 20 de diciembre de 2002 al 31 de diciembre de 2003, por un monto de 7’437,696.30US dólares de los Estados Unidos de América” (Procuraduría Federal del Consumidor, 2006b). Unisys proporcionó un calendario de trabajo inicial que puede apreciarse en la Figura 5. Figura 5: Calendario original propuesto para el desarrollo del SIIP. No hay documentos que expliquen con base en qué métricas o experiencias previas Unisys aceptó un calendario tan apretado, tomando en cuenta la naturaleza del proyecto. 49 Como referencia, en la propia Coordinación de Asesores, durante el primer semestre de 2003, se llevó a cabo el desarrollo de un sistema para un solo proceso, el de atención de solicitudes de transparencia, y ocupó seis meses de trabajo muy bien coordinado entre programador y usuario, sin interferencias, sin sistemas preexistentes, sin resistencia al cambio y únicamente para atender las necesidades de una docena de usuarios adicionales. El SIIP incluiría, básicamente, más de la mitad de la operación de PROFECO, además del manejo documental y el control de archivos, con 2500 usuarios concurrentes cuando menos y operación en toda el territorio nacional. La Figura 6 muestra el esquema de funcionamiento del SIIP, de acuerdo con lo mencionado en el Libro Blanco (PROFECO, 2006). 50 Figura 6: Esquema conceptual del funcionamiento del SIIP El Libro Blanco (2006) define el objetivo del SIIP como "contar con información oportuna y veraz para la toma de decisiones, a través la implantación de una Plataforma Informática Integral que agilice, eficiente y de transparencia a los procesos sustantivos y administrativos de la Procuraduría Federal del Consumidor. Las palabras clave son "integral" y "procesos sustantivos y administrativos". Se trata de introducir prácticamente todo lo que hace PROFECO en una misma plataforma informática. De allí la noción de "integral". El enunciado se traduce en un sistema dentro del cual todas las oficinas de PROFECO en el territorio nacional llevan a cabo las tareas 51 para las que están facultadas, además de su administración. Los números son realmente considerables, porque PROFECO, de manera global, atiende cientos de miles de asuntos al año en sus distintas modalidades y el SIIP tiene la intención de proporcionar un "paraguas" informático que lo cubra todo por completo. La composición del SIIP comprende, actualmente, tres sistemas sustantivos (el Sistema de Administración de Recursos, el Sistema de Servicios, y el Sistema Jurídico), el módulo de Administración Documental y el de Inteligencia de Negocios. Los tres sistemas sustantivos intercambian constantemente la información que se genera a lo largo de los distintos asuntos que atiende la institución de manera cotidiana. En el sistema administrativo se encuentran, principalmente, los procesos financieros de PROFECO. Gran parte de los trámites burocráticos que rodean la vida cotidiana de los servidores públicos de PROFECO todavía están fuera del SIIP, en este sentido. Pero al menos el manejo de la nómina, las cuentas bancarias institucionales, los seguros y algunos procesos de recursos humanos ya están automatizados. El sistema de servicios es uno de los más importantes de PROFECO y requiere una pequeña descripción. De acuerdo con la Ley Federal de Protección al Consumidor (Procuraduría Federal del Consumidor, 2004a), si un consumidor considera que sus derechos han sido violados, puede acudir a PROFECO para buscar un resarcimiento. PROFECO tiene establecidos diferentes mecanismos para sentar ante la mesa de negociación a los proveedores con los consumidores y sirve de mediadora. Este proceso de conciliación ha hecho de PROFECO una presencia conocida entre la población. Tiene 52 una calificación pública de 8.3, semejante al de la Cruz Roja o los Bomberos, según lo establece el Informe de Labores 2005 (Procuraduría Federal del Consumidor, 2006b). Este proceso es el que se encuentra ahora dentro del SIIP. Con frecuencia intervienen otros procesos institucionales. La atención de quejas, dependiendo del camino jurídico que siga, puede transitar hacia el módulo jurídico del SIIP o, incluso, enviar determinados elementos al área de verificación --cuyo proceso todavía no se incorpora al SIIP-- para iniciar sus propios procedimientos en otro sistema institucional. El módulo jurídico comprende, en este momento, los juicios de nulidad y amparo que se promueven en contra de los actos de autoridad de PROFECO. En este módulo se lleva todo el control de estos juicios y se vincula con los procedimientos sustantivos, tanto en la parte de Servicios como en Verificación, que les dan origen. La administración documental, por su parte, es un espejo archivístico de lo que ocurre en los procesos sustantivos. Esta parte del SIIP descansa sobre estándares internacionales en materia de archivos y en un software reconocido en el mundo de habla hispana, conocido como Albalá, donde se registran las fichas de los documentos que se generan en el SIIP. Este mismo software se usa en los procesos que no están dentro del SIIP y permite tener un manejo homogéneo de todos los archivos institucionales. Por último, otra de las características del SIIP es la parte de explotación de información. Es la parte más novedosa e importante, estratégicamente, para la institución, aunque esta importancia está profundamente vinculada con el entendimiento 53 individual que los mandos superiores de PROFECO tengan sobre la plataforma informática y la relevancia que le den al uso de los datos. La Inteligencia de negocios (BI) es un conjunto de aplicaciones que se utilizan para adquirir, proporcionar acceso y analizar la información sobre los procesos de una organización. Unisys completó exitosamente las dos primeras etapas de su calendario propuesto, que comprendieron la adquisición de licencias y la configuración de servidores, tareas que por su naturaleza ocurrieron fuera de la vista de los usuarios en PROFECO. La tercera etapa correspondió al desarrollo del módulo de administración de recursos y también se cumplió en tiempo. Hay poca información disponible para saber qué ocurrió con la definición de requerimientos de este módulo y cómo entró en operación, pero los problemas no estaban relacionados con el desarrollo del SIIP, en términos generales. En primer lugar, el uso del dinero en un sistema es muy similar y las cuentas tienen que cuadrar igualmente para todos, así que no hay muchos lugares para las dudas. Fue más la resistencia a dejar de lado otras herramientas, más fáciles de manipular —con todas sus implicaciones— que un sistema con el SIIP lo que estuvo escuchándose en los pasillos de la institución, pero el módulo funcionó aceptablemente bien. La siguiente etapa, que implicaba la parte de recursos humanos y materiales, no pudo completarse a tiempo y se firmó un convenio modificatorio para extender los plazos hasta agosto de 2004 y reestructurar el resto del proyecto en ocho etapas. La etapa cuatro concluyó en diciembre de 2003 y la etapa cinco en mayo de 2004. 54 Pero a partir de este momento comenzaron los verdaderos problemas. El mismo Libro Blanco menciona que en el primer semestre de 2003 (un error evidente, porque los cambios fueron hasta el primer semestre de 2004 y porque la persona encargada de la elaboración del documento no estuvo en PROFECO cuando ocurrieron estos acontecimientos) se reemplazaron varios servidores públicos de mando cuya participación en el proyecto era determinante para el desarrollo en tiempo del mismo, ya que eran los responsables de revisar y aprobar el levantamiento de flujos de trabajo de diversos módulos del sistema. Los servidores públicos que sustituyeron a los salientes necesitaron de un periodo adicional de tiempo para revisar, corregir y aprobar los flujos de trabajo y requerimientos antes citados (Procuraduría Federal del Consumidor, 2006). Pero esos “varios servidores
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