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9/6/2020 1 UNJu – FACULTAD DE INGENIERIA “PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS” Sistemas de Información El plan estratégico de sistemas de información 9/6/2020 2 Planificación Estratégica Tiene como propósito la revisión del estado actual de la organización, la identificación de la situación estratégica deseada y la planificación de los proyectos y cambios en la organización necesarios para alcanzar dicho estado deseado, típicamente en un periodo de 3 o 5 años. La Planificación Estratégica comienza dando respuesta a tres preguntas: 1. ¿Dónde está la empresa hoy? Análisis de la situación, del entorno, interno y de la competencia. 2. ¿Dónde se quiere ir? Objetivos y metas a largo plazo. 3. ¿Cómo llegar a donde se quiere ir? Comprender el mercado y la competencia, diseñar las estrategias apropiadas. Planificación Estratégica La PE es una poderosa herramienta de: diagnóstico análisis reflexión y toma de decisiones colectivas en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones. 9/6/2020 3 Planificación Estratégica El proceso de planificación requiere que los directivos se formulen ciertos interrogantes, de los que surgirán nuevas ideas y se podrán determinar las necesidades de la empresa, de las que se podrán distinguir las que tienen prioridad más alta y las que no. Recursos Informáticos como estrategia Resultan esenciales para la administración eficiente y deben responder estrechamente al plan estratégico general de la empresa. Deben ser objeto de la formulación de su propio plan estratégico 9/6/2020 4 TICs como elemento estratégico Aprovechar oportunidades, sortear amenazas, superar debilidades y mejorar fortalezas. A partir del FODA, cada empresa tiene su "perfil tecnológico", es decir, aquellas TIC que le permiten cumplir sus objetivos estratégicos, y que varían dependiendo del mercado al cual se dirige o el sector de la economía en que esté. Planeación Estratégica de Sistemas Recurso más valioso de nuestro tiempo: la información. Los recursos informáticos presentan dos aspectos decisivos desde el punto de vista estratégico: •En la medida en que resultan esenciales para la administración eficiente, deben responder estrechamente al plan estratégico general de la firma. •En segundo término y a partir de ese marco, deben ser objeto de la formulación de su propio plan estratégico. El éxito para hacer del uso de las TIC rentable está en descubrir la tecnología del negocio, más que en tratar de hacer un negocio de la tecnología 9/6/2020 5 Planeación Estratégica de Sistemas Se trata de analizar el estado actual de las tres dimensiones básicas de los sistemas de información, identificar su situación futura deseada y determinar las acciones necesarias para alcanzar dicha situación futura. SISTEMAS DE INFORMACION ESTRATEGICOS “aquel sistema de información que forma parte del ser de la empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien por que está unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a los productos, operaciones o toma de decisiones”. Monforte (1994) “sistemas computacionales a cualquier nivel en la empresa que cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del medio ambiente para ayudar a la institución a obtener una ventaja competitiva”. K y J Laudon (1996) 9/6/2020 6 Cadena de Valor El modelo de la Cadena de Valor (modo en que se desarrollan las acciones y actividades de una empresa) puede identificar puntos críticos, en donde las empresas pueden aplicar TICs de manera mas eficaz para aumentar su ventaja competitiva. Planeación de los Sistemas de Información Estratégicos (SIE) (SIS: Strategic Information System) FASE A: Administradores de la organización perspectiva estratégica de los sistemas. Varios escenarios FASE B: Lluvia de Ideas. Identificar oportunidades para el desarrollo de SIE FASE C: Lluvia de Ideas para el desarrollo de los SIE FASE D: Directores de primer nivel Concepto de SIE. Lluvia de ideas involucrando al área de Planificación de la Empresa. FASE E: Lluvia de ideas con los responsables de Planeación. Evaluación final del proceso 9/6/2020 7 Ventajas de los SIE Pueden llevar a un fabricante a ser el productor de menor costo y más alta calidad del sector, pueden crear nuevos productos o servicios para diferenciarse de los competidores de manera que la empresa no tenga ya que competir sobre la base del costo. como las operaciones han llegado a depender fuertemente de los SI y a medida que estos sistemas penetran en la institución, los incrementos de productividad en el procesamiento de la información pueden tener fuertes impactos en la productividad global Aplicaciones especificas de la tecnología de información para el logro de ventajas competitivas en diferentes organizaciones Para implementar un sistema de información estratégico la alta dirección debe analizar si es factible y necesario y debe comprometerse con el proyecto de lo contrario este fracasara 9/6/2020 8 “Cristaliza tus metas. Elabora un plan para alcanzarlas. Fíjate una fecha límite. Entonces, con suprema confianza, lleva adelante tu proyecto." – Paul J. Meyer Proyectos Definición: “un proyecto es una organización de gente dedicada a un propósito u objetivo especifico” DISEÑO Y FORMULACION DEL PROYECTO El diseño de un proyecto es un proceso de sentido común, lógico, técnico y de creatividad, que parte del interés en cambiar un aspecto de la realidad, tal como la condición de un área protegida, una actividad productiva o la calidad de vida de la población. Al variar un factor en el diseño seguramente habrá que modificar otros, por lo cual hay que mantener una mente abierta a la provisionalidad y abocarse al proceso de diseño con una actitud, tanto objetiva, como creativa y flexible. 9/6/2020 9 Proyectos Preguntas Iniciales Tema ¿Qué logrará el proyecto? ¿Cómo cambiará la realidad si se hace el proyecto? Impacto: Cambios o resultados que generará el proyecto (propósito u objetivo general en el diseño) ¿Por qué interesa realizar el proyecto? ¿Por qué se considera viable? ¿Qué vamos a hacer? Necesidad Valoración de la viabilidad Nombre del Proyecto: lo que se quiere hacer. ¿Por qué lo vamos a hacer? Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico y por qué elegimos ese problema para solucionar ¿Para qué lo vamos a hacer? Objetivos del proyecto: qué lograría ese proyecto. ¿Dónde lo vamos a hacer? Espacio físico. Lugar y situación ¿Cómo lo vamos a hacer? Logros intermedios: productos u objetivos específicos en el diseño Listado de actividades para concretar el proyecto ¿Cómo se controlará la ejecución? Monitoreo y evaluación Informes ¿Quiénes lo vamos a hacer? Los responsables de las distintas actividades ¿Cuándo lo vamos a hacer? El tiempo que se tardará en hacer el proyecto ¿Qué necesitamos para hacer el proyecto? Listado de recursos y cantidad necesaria (materiales, humanos; financieros) ¿Cuánto va a costar el proyecto? Presupuesto: precios de los recursos, según cantidad y tiempo de utilización. ¿Cómo se sostendrá el proyecto? Sostenibilidad del proceso a largo plazo El ámbito de un proyecto incluye: La identificación de los “usuarios”, los gestores y los patrocinadores del mismo. La detección de los problemas. Las oportunidades y las normas que se perciben. La identificación de cualquier tipo de restricción técnica o de empresa. Las soluciones posibles o percibidas. 9/6/2020 10 Ámbito o Envergadura del Proyecto Una tarea muy importante es definir el ámbito o la envergadura del proyecto. Los proyectos que fracasan lo hacen casi siempre por una gestión deficiente de su ámbito. Si no se controla, ese ámbito tiende a crecer (junto con sus costos y plazos) Ámbito Expectativas del Usuario ProyectoPROYECTO Proyecto no planificado de desarrollo de aplicaciones limitaciones del sistema existente hechos “Evaluación Preliminar De Viabilidad” 9/6/2020 11 Formulación del Proyecto Definición del Proyecto Especificar con claridad aquello qué se espera conseguir con el proyecto: Identificar PROPOSITOS OBJETIVOS Proporciona un método para evaluar el éxito al final; por ejemplo, ¿se ha conseguido todo lo que se pretendía, o incluso, algo más? Definir el /los PROPOSITO/S (OBJETIVO GENERAL) Ejemplos Evaluar la efectividad de las técnicas de captura de requisitos, en pequeñas empresas de desarrollo de software. Desarrollar y evaluar un interfaz de usuario para paquetes estadísticos. Producir y evaluar lenguajes de cuarta generación para el desarrollo de bases de datos Establecer Objetivos Objetivos Específicos: Representan los logros significativos en el camino hacia el propósito final del proyecto. Ejemplo Propósito principal: Desarrollar y evaluar una red neuronal para predecir las variaciones de los índices del mercado bursátil. Objetivos del proyecto: (Objetivos Específicos) 1.- Documentar las diferentes técnicas actuales para la predicción de las variaciones de los índices de Bolsa; 2.- Desarrollar un modelo apropiado con una red neuronal artificial: 3.- Reunir datos para el análisis y la evaluación; 4.- Evaluar el modelo utilizando las técnicas estadísticas adecuadas; 5.- Redactar un informe final. 9/6/2020 12 Planificación del Proyecto La planificación del proyecto clarifica el orden de las tareas y estima el tiempo necesario para llevarlas a cabo. Pasos: División del trabajo. Estimación de tiempos. Identificación de hitos. Encadenamiento de actividades. Planificación temporal. Re planificación. Cómo se inician los Proyectos de Sistemas? Las aplicaciones de sistemas de información tienen su origen en casi todas las áreas de una empresa y están relacionadas con todos los problemas de la organización Razones para proponer proyectos Resolver un problema: por ejemplo “disminuir el número excesivo de errores en el ingreso de datos” Aprovechar una oportunidad: cambios para ampliar el rendimiento económico de la empresa Dar respuesta a directivos: notificar a quien corresponda, utilizando formatos adecuados. Para alcanzar estos objetivos las empresas emprenden proyectos por una o más de las siguientes razones (las cinco “C”) 9/6/2020 13 Las cinco “C” Capacidad: de la organización para procesar transacciones con rapidez y eficiencia Control: para mejorar la exactitud y a consistencia y para aumentar la seguridad de los datos más importantes Comunicación: la falta de comunicación es una fuente común de problemas para clientes y empleados. Los sistemas amplian las comunicacines y facilitan la integración de funciones individuales Costos: en ocasiones las empresas quedan fuera de competitividad por el escaso o nulo control de los costos Competitividad: los sistemas de información son un “arma estratégica” que puede cambiar la forma en que la compañía compite en el mercado Ciclo de Vida de un Proyecto Un proyecto se mueve a lo largo de diferentes fases. La primera fase es la de la formulación. Esta se inicia con un conjunto de ideas, posiblemente vagas, no evaluadas y no muy coherentes y culmina en un producto simbólico estructurado que llamaremos propuesta de proyecto, donde se plantea una idea bien elaborada, viable o realizable, técnica y económicamente, que da respuesta a un conjunto de necesidades humanas específicas La segunda fase es la de la materialización de las ideas contenidas en la propuesta: Transformar las ideas en objetos, sistemas, procedimientos y conocimientos También se le llama fase de inversión, o de construcción, según el punto de vista adoptado y del proyecto que se trate. Esta fase culmina con la fase de puesta en operación del objeto, sistema, organización que se ha creado o construido en la fase de materialización 9/6/2020 14 Planificar un Proyecto - Etapas de un Proyecto Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas. Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia. Fase de entrega o puesta en marcha. Todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos. Existen otras dos etapas que destacaremos en forma separada de las anteriores: Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto. Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo. 9/6/2020 15 Períodos Generales de Duración Metodología de Gestión de Proyectos - Fases Decisión de acometer el proyecto. Nombramiento del jefe de proyecto. Negociación de objetivos. Preparación. Ejecución. Información. Control. 9/6/2020 16 La Oferta El primer objetivo que aparece antes de acometer un proyecto es el de presentar una oferta con el fin de conseguir el contrato, es decir, convencer al cliente de que nuestra propuesta es más adecuada que la de los competidores, ya sea en el aspecto técnico, ya sea en las condiciones ofrecidas en cuanto a coste o plazo, sin olvidar la influencia que en la decisión del cliente suelen tener otros elementos menos objetivos, pero no por ello menos reales, como son la imagen de la empresa, las referencias anteriores, la confianza en las personas, etc. OBJETIVO TRIPLE: Resultado, Coste, Plazo. No basta con conseguir uno o dos objetivos, ni hay que dar más importancia a uno o a otro. 9/6/2020 17 EL CUARTO OBJETIVO La satisfacción del usuario. Con ello se quiere indicar la importancia de que el proyecto satisfaga las expectativas de éste. Un proyecto que cumpla las especificaciones, se realice en tiempo y dentro del presupuesto pero que no deje satisfecho al cliente no cumple sus objetivos. La satisfacción del cliente suele considerarse ahora como una estrategia general de muchas empresas (sobre todo de las de servicios) y elemento clave para la valoración del éxito de los proyectos que emprendan. IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES Una de las primeras y más importantes misiones del jefe de proyecto es la identificación y descripción de las actividades que es necesario acometer y desarrollar parallegar al resultado adecuado Para la definición de actividades es necesario contar con los siguientes datos: La Estructura de Desagregación de Proyecto Especificaciones y objetivos del proyecto Información histórica– qué actividades fueron necesarias en proyectos similares anteriores Limitaciones – presupuesto total, plazo de entrega... Hipótesis: se ha de elaborar una lista de actividades que complete la EDP incluyendo todas las actividades requeridas para realizar el proyecto. 9/6/2020 18 IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES RELACIONES Es lógico que las distintas actividades de un proyecto no se realicen ni de forma sucesiva ni de forma simultánea. Se trata de enlazarlas en el orden más conveniente posible para resolver adecuadamente los imperativos técnicos del proyecto y para lograr la combinación óptima de costes y plazos, obteniendo una lista de precedencias entre actividades. En la labor de secuenciamiento de actividades y establecimiento de sus relaciones suele contarse con el apoyo de técnicas de planificación específicas ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Se trata de evaluar el número de períodos de trabajo estimados necesarios para completar la actividad. Datos para la estimación de duraciones los recursos asignados a la actividad; la capacidad (productividad) de dichos recursos; Información histórica -proyectos anteriores similares -bases de datos comerciales -conocimientos y experiencia del equipo de proyecto 9/6/2020 19 LOS RECURSOS La asignación de los recursos suele ser, en la práctica, uno de los aspectos que más complicaciones produce. La definición y asignación de recursos implica de hecho prever tres elementos: qué tipo de recursos se van a usar; en qué cantidad; durante cuanto tiempo. Proyectos-Gestión de Proyectos Administración de Proyectos La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc) un problema o cosa. 9/6/2020 20 Administración de Proyectos ¿Qué es la Administración? “Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos” “La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas” (Koontz) Qué es entonces la “Administración de Proyectos? “La administración de proyectos es la aplicación del enfoque de sistemas para la administración de tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos se establecen explícitamente en términos de tiempo, costos y parámetros de realización”. PLAZOS Y COSTES Lo difícil es saber cuántas horas/hombre u horas/máquina y de qué tipo vamos a emplear. El coste de la unidad de recurso es en general fácil de conocer. Y el coste total de proyecto será la suma del coste de todas las actividades Algo similar ocurre con los plazos: si habíamos calculado el plazo de realización de cada actividad en función de los recursos empleados y hemos establecido el encadenamiento lógico de la actividades, el plazo total del proyecto resultará del camino más largo que definan las actividades y las relaciones establecidas (el camino crítico en el gráfico PERT). 9/6/2020 21 Estimación de Tiempos Video http://www.liderdeproyecto.com/videoboletin/video 012a.html Hitos Los hitos son objetivos intermedios en el proceso de desarrollo del proyecto y constituyen pasos previos para la consecución de la meta final. Elegirlos correctamente ayuda a darse cuenta de los progresos realizados, así como a percibir inmediatamente si el desarrollo del proyecto se sale del esquema preestablecido en la planificación 9/6/2020 22 Encadenar Actividades Se puede utilizar una red de actividades para averiguar el orden en que hay que realizar las diferentes tareas. Tecnica Diagramas PERT Planificación Temporal Diagramas GANTT Representan las actividades del proyecto en forma de nodos muestran explícitamente la duración de las actividades e indican cuándo estamos realizando varias tareas a la vez. 9/6/2020 23 Planificación de Proyectos Software Como administrador, debe dividir el trabajo en partes y asignar éstas a los miembros del equipo del proyecto, anticipar los problemas que pudieran surgir y preparar posibles soluciones a tales inconvenientes La planeación se presenta durante tres etapas en un ciclo de vida del proyecto: 1. En la etapa de propuestas: cuando se presenta una licitación con vistas a obtener un contrato para desarrollar o proporcionar un sistema de software. En esta etapa e necesario un plan para ayudarle a decidir si cuenta con los recursos para completar el trabajo y a calcular el precio que debe cotizar al cliente. 2. Durante la fase de inicio, cuando debe determinar quién trabajará en el proyecto cómo se dividirá el proyecto en incrementos, cómo se asignarán los recursos a través de su compañía, etcétera. Aquí, se cuenta con más información que en la etapa de la propuesta y, por lo tanto, se pueden afinar las estimaciones iniciales. 3. Periódicamente a lo largo del proyecto, cuando el plan se modifica a la luz de la experiencia obtenida y la información del monitoreo del avance del trabajo. Se aprende más acerca del sistema a implementar y de las capacidades del equipo de desarrollo. Esta información permite hacer estimaciones más precisas sobre cuánto tardará el trabajo. Vinculaciones del Proyecto de Sistemas con el Plan de Negocios Identificar Sistemas de Información que puedan ofrecer mayor valor a los negocios -->Empresas deben desarrollar un plan de sistemas de información que apoye su plan de negocios en general El Plan debe contener: El propósito del plan El fundamento La situación actual de sistema Los nuevos desarrollos a tener en cuenta La estrategia gerencial El plan de implementación El presupuesto Una declaración de los objetivos estratégicos y especifica el tipo de apoyo que ofrecerá la tecnología de la información para lograrlos. El informe muestra cómo se lograrán los objetivos generales por medio de proyectos de sistemas específicos. Identifica las fechas límite y los hitos que se pueden usar después para evaluar el avance del plan. Indica, las decisiones gerenciales clave en relación con la adquisición de hardware; las telecomunicaciones; la centralización/descentralización de la autoridad, los datos y el hardware; además del cambio organizacional requerido 9/6/2020 24 Vinculaciones del Proyecto de Sistemas con el Plan de Negocios Se describen los cambios organizacionales: Los requerimientos de capacitación para gerentes y empleados Los esfuerzos de reclutamiento Los cambios en los procesos de negocios en la autoridad, en la estructura o en la práctica gerencial. Para poder planear con efectividad, las empresas deberán: Realizar un inventario y documentar todas sus aplicaciones de sistemas de información Los componentes de la infraestructura de TI Para los proyectos en donde los beneficios implican una mejora en la Toma de Decisiones, los gerentes deberían: Identificar las mejoras en las decisiones que puedan proveer el mayor valor agregado para la empresa. Desarrollar un conjunto de medidas para cuantificar el valor de la nformación más oportuna y precisa sobre el resultado de la decisión Vinculaciones del Proyecto de Sistemas con el Plan de Negocios Factores Críticos de Exito Para desarrollar un plan efectivo de sistemas de información, la empresa debe tener una clara comprensión de sus requerimientos de información tanto de largo como de corto plazo. La metodología del análisis estratégico, o los factores críticos de éxito, argumenta que los requerimientos de información se determinan mediante un pequeño número de factores críticos de éxito (CSF) de los gerentes. 9/6/2020 25 Gestión de Proyectos Software Eltrabajo del administrador del proyecto es asegurarse de que el proyecto de software cumpla y supere tales restricciones, además de que entregue software de alta calidad Las metas importantes son: 1. Entregar el software al cliente en el tiempo acordado. 2. Mantener costos dentro del presupuesto general. 3. Entregar software que cumpla con las expectativas del cliente. 4. Mantener un equipo de desarrollo óptimo y con buen funcionamiento. La ingeniería de software es diferente en algunas formas a otros tipos de ingeniería que hacen a la gestión del software particularmente desafiante. Algunas de estas diferencias son: 1. El producto es intangible: Los administradores de proyectos de software no pueden constatar el progreso con sólo observar el artefacto que se construye 2. Los grandes proyectos de software con frecuencia son proyectos excepcionales 3. Los procesos de software son variables y específicos de la organización Gestión de Proyectos Software La mayoría de los administradores, en alguna etapa, toman la responsabilidad de varias o todas las siguientes actividades: Planeación del proyecto Los administradores de proyecto son responsables de la planeación, estimación y calendarización del desarrollo del proyecto, así como de la asignación de tareas a las personas. Supervisan el trabajo para verificar que se realice de acuerdo con los estándares requeridos y monitorizan el avance para comprobar que el desarrollo esté a tiempo y dentro del presupuesto. 2. Informes Los administradores de proyectos por lo común son responsables de informar del avance de un proyecto a los clientes y administradores de la compañía que desarrolla el software. Deben ser capaces de comunicarse en varios niveles. Deben redactar documentos concisos y coherentes que sinteticen información crítica de reportes detallados del proyecto. 3. Gestión del riesgo Los administradores de proyecto tienen que valorar los riesgo que pueden afectar un proyecto, monitorizar dichos riesgos y emprender acciones cuando surjan problemas. 4. Gestión de personal Los administradores de proyecto son responsables de administrar un equipo de personas. 5. Redactar propuestas La primera etapa en un proyecto de software puede implicar escribir una propuesta para obtener un contrato de trabajo. La propuesta describe los objetivos del proyecto y cómo se realizará.
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