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MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y 
FINANCIERA 
Código: U-PC-12.003.001 
Versión: 0.0 
PROTOCOLO: CALCULAR EL COSTO DE REPOSICIÓN POR 
LA PÉRDIDA DE BIENES POR DAÑO, HURTO O EXTRAVÍO 
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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES SUBPROCESO: GESTIONAR OPERACIONES DE INVENTARIOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PROTOCOLO 
CALCULAR EL COSTO DE REPOSICIÓN 
POR LA PÉRDIDA DE BIENES POR 
DAÑO, HURTO O EXTRAVÍO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROTOCOLO 
 
OBJETIVO: Definir los parámetros para determinar el valor de reposición de un bien perdido por daño, hurto o 
extravío, que se registrará como responsabilidad del servidor público o contratista que tenía a cargo la 
tenencia y custodia del mismo. 
 
 
ALCANCE: Establecer la metodología a aplicar para determinar el valor de reposición de un bien perdido 
dependiendo de sus características. Aplica para las áreas de inventarios en el Nivel de Sede. 
 
 
DEFINICIONES: 
 
1. Costo de reposición: Criterio de actualización del costo histórico que representa el precio que deberá 
pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los 
bienes en condiciones semejantes a los existentes. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública 
de la CGN). 
2. Curva de supervivencia R5: Ecuación de tipo polinomio que hace parte de 18 tipos de curvas 
(denominadas Curvas lowa) desarrolladas por la Universidad de Iowa en las décadas del 30 al 50 del siglo 
XX para determinar la vida remanente de un bien. 
3. Obsolescencia: Disminución de la vida útil de un bien de consumo, de un bien de capital o de una 
mercancía, debido a un cambio económico, al avance tecnológico o a variaciones en las características 
mismas de los bienes, que se presentan como resultado del surgimiento de bienes de mejor calidad, 
mayor aceptación, mayor productividad, menor costo o por efectos de la producción o el entorno. (cfr. 
Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 
4. Registro: Principio de Contabilidad Pública que estable que los hechos financieros, económicos, sociales 
y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso 
contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la 
entidad contable pública, con base en la unidad de medida. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad 
Pública de la CGN) 
5. Responsabilidad: Representa el valor de los faltantes de fondos o bienes y demás actos relacionados 
con el detrimento del patrimonio público que ameritan el inicio de un proceso de responsabilidades para 
funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes públicos. El proceso culmina con el 
fallo de la autoridad competente, indicando la responsabilidad o no, de las personas involucradas en el 
proceso. (Catálogo General de Cuentas - CGN) 
6. Valor de realización: Importe en efectivo o el equivalente mediante el cual se espera sea convertido un 
activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad 
Pública de la CGN). 
7. SGF-QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de 
las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad 
Nacional de Colombia. 
 
CONDICIONES GENERALES: 
 
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar 
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la 
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 
2. Las responsabilidades derivadas de la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío, se registrarán por el 
costo de reposición, debidamente autorizadas por el Jefe del área de Inventarios. 
3. El costo de reposición para los bienes diferentes a los de arte y cultura, se calculará de acuerdo con la 
 
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metodología definida en el presente protocolo. Cuando en aplicación de la metodología, el costo de 
reposición sea cero, el valor que se tomará será el valor en libros de un bien de características similares 
que tenga por lo menos el mismo año de adquisición del bien perdido, y que se encuentre registrado en el 
Módulo de activos fijos de la Sede donde se produjo el hecho. Cuando el valor en libros sea cero, se 
aplicará el valor de mercado de un bien de características similares o superiores. 
4. El costo de reposición para los bienes de arte y cultura tendrá que ser solicitado al área competente. 
5. El costo de reposición para partes o componentes de bienes se determinará a valor de mercado, a 
excepción de los equipos de cómputo, para los cuales se calculará el valor de acuerdo con la relación 
porcentual establecida por la Dirección Nacional de Tecnologías de Información y Comunicaciones. 
 
 
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROTOCOLO 
 
Este protocolo relaciona cada una de las tareas que se deben llevar a cabo el cálculo del costo de reposición por 
la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío: 
 
(Para ir a revisar cada una de las tareas, se debe poner el cursor del mouse y oprimir la tecla control) 
 
 
◘ Calculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad en la pérdida de bienes 
por daño, hurto o extravío. 
◘ Cálculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad en la pérdida de 
componentes o partes por daño, hurto o extravío. 
 
 
 
 
 
1. Cálculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad 
en la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío. 
 
El cálculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad en la pérdida de bienes por daño, 
hurto o extravío se realiza a partir del uso de dos metodologías, a saber: 
 
1.1. Metodología de Costo de Reposición Depreciado (CRD). 
 
Se basa en una estimación del valor actual de mercado, más los costos brutos de reproducción, menos las 
deducciones por deterioro físico y todas las formas pertinentes de obsolescencia y optimización. 
 
 
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Aplica para los bienes consistentes en maquinaria y equipo, equipo médico y científico, equipos de cómputo y 
comunicaciones, muebles enseres y equipos, de oficina, maquinaria de cocina y restaurante, licencias y 
software, libros de consulta y elementos decorativos. 
 
A continuación se detallan las tareas a desarrollar para el cálculo del costo de reposición depreciado: 
 
 
1.1.1 Realizar el cálculo del costo de reposición a nuevo. 
 
El responsable del área de inventarios para establecer el costo de reposición a nuevo de un activo debe 
aplicar la siguiente fórmula: 
 
Costo de 
Reposición a 
Nuevo 
= Costo de adquisición del bien * 
(Índice acumulado en la fecha en que se evidenció la pérdida del bien 
Índice acumulado de la fecha de adquisición del bien). 
 
 
Para realizar el respectivo cálculo, se debe consultar la hoja de trabajo denominada Cálculo 
Responsabilidades. El archivo consta de dos (2) hojas, la primeradenominada IPC y la segunda 
denominada Cálculo. 
 
En la primera hoja denominada IPC, se relaciona el índice de precios al consumidor desde el año 1954 de 
acuerdo con la siguiente estructura: 
 
Campo Descripción del campo 
Año Periodo que se está consultando. 
Mes Mes en el cual se está consultando el índice acumulado. 
Clave Corresponde al año multiplicado por 12 más el número del mes. 
Ejemplo: Para el año 1998 y el mes 11, la clave se calcula así: 
(1998*12) + 11 = 23.987 que es equivalente a la fecha en meses. 
(Año * 12) + (el número del mes) 
Var mes Corresponde al IPC de la fecha consultada (año y mes) que es la variación en la inflación del 
mes. 
Ejemplo: Si se consulta para noviembre del año 1998 el IPC fue de 0.17, lo cual significa que la 
inflación en dicha fecha fue del 0.17%. 
Índice 
acumulado 
Es el valor presente de un bien, tomando como valor de referencia el mes julio de 1954
1
. Así, si 
un activo en julio de 1954 costó un ($1) peso, en noviembre de 1998 tendría un costo de 
$1,361.5890. 
 
 
1 Esta la fecha inicial de la cual se cuentan con datos a partir de la información publicada por el Banco de la Republica. 
 
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Las áreas de inventarios deben actualizar esta hoja con los índices de precios al consumidor que publica 
mensualmente el Banco de la Republica. 
 
En la segunda hoja denominada Cálculo se deben ingresar los datos del bien perdido para establecer el 
costo de reposición a nuevo de acuerdo con la formula definida. A continuación se detalla su estructura con 
un ejemplo: 
 
Campo Información del campo Descripción 
Año de Adquisición del bien 1998 
Mes de adquisición del bien 11 (noviembre) 
Índice acumulado en la fecha de 
adquisición del bien 
1.361,5890506501 
Este dato se obtiene de la tabla del IPC, de 
acuerdo con el año y mes de adquisición. 
Costo de adquisición del bien $ 1.000.000 
Año en el que se evidenció la pérdida 
del bien 
2008 
Año en el cual se está realizando el análisis del 
valor del activo. 
Mes en el que se evidenció la pérdida 
del bien 
4 (abril) 
Mes en el cual se está realizando el análisis de 
valor del activo. 
Índice acumulado en la fecha en que 
se evidenció la pérdida del bien. 
2548,17475347 
Este dato se obtiene de la tabla del IPC, de 
acuerdo con el año y mes en el cual se está 
realizando el análisis de valor del activo. 
Costo de reposición a nuevo 
1.000.000 * 
(2548.17475346944 / 
1361.5890506501) = 
1.871.471: 
Corresponde al valor de un bien nuevo 
equivalente al objeto de análisis. Este valor se 
obtiene de proyectar el costo de adquisición por el 
índice de inflación desde el año y mes de 
adquisición hasta el año y mes en el que se 
evidenció la pérdida del bien. 
 
 
1.1.2 Realizar el cálculo de la vida útil probable. 
 
El responsable del área de inventarios, debe realizar el cálculo de la vida útil probable, teniendo en cuenta los 
siguientes aspectos: 
 
a. Se debe tomar como referencia la vida útil media del activo (vida útil), información que se obtiene de la 
Hoja de vida del bien, la cual se podrá consulta el modulo de activos fijos del SGF-QUIPU. 
b. El tiempo de uso de un bien, corresponde a la diferencia entre la fecha de activación y la fecha en la que 
se evidenció la pérdida del mismo. 
c. Se asume que en el momento en que se evidenció la pérdida del bien, éste se encontraba en 
condiciones para prestar servicios y/o ser utilizado durante un tiempo adicional, es decir tenía una vida 
remanente probable. 
d. La vida útil probable del bien específico corresponde al tiempo de uso más la vida remanente probable. 
 
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e. Para realizar el cálculo de la vida útil remanente (expresada en meses) se utiliza el método de la Curva 
R5, mediante el cual se otorga la menor vida remanente a un activo (dependiendo de su tiempo de uso y 
vida útil media). Adicionalmente modela de manera más acertada el comportamiento de los bienes 
actuales, que tienen menores expectativas uso y/o de permanencia en servicio por las continuas mejoras 
y cambios tecnológicos. 
 
En la hoja denominada Cálculo de la hoja de trabajo Cálculo Responsabilidades se deben ingresar los 
datos solicitados para calcular la vida útil probable de un bien. A continuación se detalla su estructura con un 
ejemplo: 
 
Campo Información del Campo Descripción 
Año de Adquisición del bien 1998 
Mes de Adquisición del bien 11 (noviembre ) 
Año en el que se evidenció la 
pérdida del bien 
2008 
Mes en el que se evidenció la 
pérdida del bien 
4 (abril) 
 
Tiempo de uso 
113 = ((2008* 12)+4)- 
((1998*12)+11) 
Tiempo en meses transcurrido desde la fecha de 
adquisición del bien hasta la fecha en la que se 
evidencia la pérdida del mismo. 
Vida útil media x activo según 
catálogo 
120 meses 
Vida útil estimada para el bien según el catálogo 
de activos. 
Vida útil remanente (meses) 
con curva R5 
17 meses 
Vida útil probable del bien considerando su tiempo 
de uso y la curva de supervivencia R5. Cuando el 
uso es superior en un 22% a la vida útil media, la 
vida remanente probable se considera un 4% de 
la vida útil media. 
Factor x estado 
Ajusta la vida útil remanente del 
activo dependiendo del estado 
de funcionamiento y 
conservación del mismo. 
Malo no reparable; Malo reparable; Regular; 
Bueno; Nuevo. 
En este caso se considera 1 y por tanto no afecta 
ni positiva ni negativamente la vida remanente. 
Factor x obsolescencia 
Ajusta la vida útil remanente del 
activo dependiendo del estado 
de obsolescencia del mismo. 
Obsoleto; Desactualizado; Vía desactualización; 
Actualizado; De punta. 
En este caso se considera 1 y por tanto no afecta 
ni positiva ni negativamente la vida remanente. 
Factor x uso 
Ajusta la vida útil remanente del 
activo dependiendo del estado 
de uso del mismo. 
No se Usa, Eventualmente; Poco; Mucho; 
Siempre. En este caso se considera 1 y por tanto 
no afecta ni positiva ni negativamente la vida 
remanente. 
Vida útil remanente probable 17 meses 
Vida útil remanente (meses) con curva R5 
afectada por los factores de estado, 
obsolescencia y uso. 
Vida útil probable 130 = 113 + 17 
Corresponde al tiempo de uso más la vida útil 
remanente probable. 
 
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Posteriormente, para calcular la vida útil probable de un bien se usa la siguiente formula: 
 
Vida Útil Probable de un bien = Tiempo de uso + Vida útil remanente probable 
 (a) (b) 
 
(a) Tiempo de uso: Corresponde al tiempo en meses transcurrido desde la fecha de adquisición 
hasta la fecha en la que se evidenció la pérdida del activo. Para el cálculo de este factor se aplica 
la siguiente fórmula: 
 
Tiempo de uso = ((Año en el que se evidenció la pérdida del bien * 12) + mes en el que se 
evidenció la pérdida del bien) - ((Año de Adquisición * 12) - mes de Adquisición). 
 
(b) Vida útil remanente probable (meses): corresponde al cálculo realizado con la fórmula de la 
curva R5, la cual correspondea: 
 
((((0.0003 * (A * 100)*3) - (0.0021*(A*100)*2)+ (0.0228*(A*100)*2)+100.17) / 100) * B) - A. 
 B B B 
 
En donde 
A: corresponde al tiempo de uso 
B: es la vida útil media, la cual corresponde a la asignada de acuerdo con la hoja de vida del bien. 
 
Tenga en cuenta que al hacer uso de la curva R5: 
 
 La vida remanente probable mínima se genera a partir del hecho de que el tiempo de uso excede en un 
22% la vida media. 
 A partir de este límite, y para tiempos de uso superiores al 22% de la vida útil media, se conserva la vida 
útil remanente en un 4% de la vida útil media. 
 
Para ver la aplicación práctica de este concepto, se debe consultar la hoja de trabajo Cálculo 
Responsabilidades, donde puede apreciarse la dinámica del modelo. De igual manera, en el archivo se 
relacionan 2 ejemplos: 
 
i. Para el cálculo de la vida útil probable de un bien adquirido en febrero de 1996, es decir, un activo con 
146 meses de tiempo de uso (22% de meses más que la vida útil media). Esto arroja una vida útil 
remanente (en meses) con curva R5 de 5 meses, quitando el condicional de la fórmula de la relación 
entre el tiempo de uso y la vida útil media. 
 
 
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ii. Para un bien adquirido en noviembre de 1990, la vida útil remanente (en meses) con curva R5 genera un 
resultado de 30 meses, lo cual no es coherente, ya que lo razonable es que, a mayor antigüedad, la vida 
útil remanente (en meses) con curva R5 disminuya o se mantenga. Para ajustar esta situación se debe 
incluir el condicional de la relación entre el tiempo de uso y la vida útil media en la fórmula de este bien. 
Con el ajuste se genera un resultado de 5 meses para la vida útil remanente (en meses) con curva R5, lo 
cual es razonable. 
 
A partir del cálculo de la vida útil remanente (meses) con curva R5, se debe analizar si este valor debe 
ajustarse (aumentarse o disminuirse) por alguna situación particular, relacionada con el estado del bien en el 
momento en que se evidenció su pérdida. Para este efecto, se cuenta con 3 campos: 
 
A. Factor x Estado: 
Sera > 1 cuando el estado de conservación del bien es superior al estado que debería tener de acuerdo 
con su antigüedad. 
Sera < 1 cuando el estado del bien es inferior al estado que deberá tener de acuerdo con su antigüedad. 
 
B. Factor x Obsolescencia 
Sera > 1 cuando la obsolescencia del bien es inferior a la que debería tener un bien de acuerdo con su 
antigüedad. 
Sera < 1 cuando se conceptúe que la obsolescencia del bien es superior a la que debería tener de 
acuerdo con su antigüedad. 
 
C. Factor x Uso. 
Sera > 1 cuando el bien es de uso esencial y por tanto se requiere para generar amplios beneficios. 
 Sera < 1 cuando el bien tiene poco o nulo uso, lo que hace que no se deriven beneficios importantes de 
su utilización. 
 
En todos los casos, a estos tres factores asociados se les asignó el valor de uno (1), lo que indica que sus 
estados son consistentes con su antigüedad y que su expectativa de vida (Vida útil Remanente probable) no 
se aumentará ni disminuirá por estos conceptos. 
 
Teniendo en cuenta estos factores que pueden afectar el cálculo de la Vida útil remanente probable, la 
formula se ajusta así: 
 
 
 Vida útil = Vida útil remanente (meses) con curva R5 * Factores Asociados 
Remanente probable 
 (Factor x Estado * Factor x Obsolescencia * Factor x Uso) 
 
Finalmente teniendo el valor de la vida útil remanente probable y ya contando con el tiempo de uso del bien, 
la vida útil probable es la suma de estos dos tiempos. (Revisar la hoja de trabajo Cálculo 
Responsabilidades). 
 
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NOTA: La vida útil probable obtenida mediante esta metodología es en todos los casos, superior al tiempo de 
uso, por lo que el costo de reposición del bien siempre será mayor a cero. 
 
 
1.1.3 Cálculo Costo de Reposición. 
 
Para realizar el respectivo cálculo tenga en cuenta el costo de reposición a nuevo obtenido en la actividad 
1.1.1 y la vida útil probable calculada en la actividad 1.1.2, y realice el cálculo del valor del bien aplicando la 
metodología depreciatoria de línea recta, así: 
 
 
Costo de reposición del bien = Costo de Reposición a Nuevo * 1 - Uso 
 Vida Útil Probable 
 
 
En la hoja Cálculo de la hoja de trabajo Cálculo de Responsabilidades, se ejemplifica la forma de calcular 
el costo de reposición de un bien. En este ejemplo los campos considerados para efectos de calcular el costo 
de reposición son los siguientes: 
 
Campo Información del campo Descripción 
Tiempo de uso 113 = ((2008* 12)+4)- ((1998*12)+11) 
Tiempo en meses transcurrido desde la fecha de 
adquisición hasta la fecha en la que se evidencia la 
pérdida del activo. 
Costo de 
reposición a 
nuevo 
1.000.000*(2.548,17475346977/1361.5890506501) = 
1871.471 
Corresponde al valor de un bien nuevo o equivalente 
al objeto de análisis. Esté valor se obtiene de 
proyectar el costo de adquisición por el índice de 
inflación desde el año y mes de adquisición hasta el 
año y mes en que se evidencia la pérdida del bien. 
Vida Útil 
Probable 
130 = 113+17 
Vida útil probable del activo. Corresponde al tiempo 
de uso, más la vida útil remanente probable. 
Costo de 
Reposición 
244.731 = 1871.471*(1-(113/130)) 
 
Corresponde al resultado de aplicar la metodología 
de costo de reposición depreciado (CRD) 
 
1.2. METODOLOGÍA DE VALOR DE MERCADO. 
 
El responsable del área de inventarios debe tener en cuenta el valor de mercado (comercial) de bienes 
equivalentes en características técnicas y/o funcionales, antigüedad y estado. 
 
La utilización de esta metodología aplica para calcular el costo de reposición de bienes consistentes en 
semovientes, obras de arte, vehículos y en general bienes que cuenten con un mercado activo del usado. 
 
../../../../../../../../SIGEP/AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/4DNID63T/Cálculo%20Responsabilidades%20.xls
 
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2. Cálculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad 
en la pérdida de componentes o partes por daño, hurto o extravío 
 
El responsable del área e inventarios determina el valor de reposición para componentes o partes de bienes 
según el valor de mercado, a excepción de los componentes o partes de los equipos de cómputo, para los 
cuales se calculará el valor de acuerdo con la relación porcentual establecida por la Dirección Nacional 
Tecnologías de la Información y Comunicaciones, así: 
 
Componente porcentual Valor 
Porcentual 
Monitor 30% 
Caja 2% 
Board (sonido, video, red, dispositivos integrados) 10% 
Procesador 30% 
Memoria 10% 
Disco Duro 15% 
Teclado 1% 
Mouse 1%Parlantes 1% 
Total 100% 
 
 
 
Fin del Protocolo. 
 
 
 
 
ELABORÓ 
Luz Stella Godoy 
 
REVISÓ 
Pilar Céspedes, María Fernanda 
Forero, Cielo Murcia Moreno 
APROBÓ 
Gerardo Ernesto 
Mejía Alfaro 
CARGO 
Jefe de la sección 
de Gestión de 
Bienes 
CARGO 
Jefe de la División Nacional de 
Servicios Administrativos, 
asesora y contratista de la 
Gerencia Nacional Financiera y 
Administrativa 
CARGO 
Gerente Nacional 
Financiero y 
Administrativo 
FECHA Julio 23 de 2011 FECHA Mayo 25 de 2015 FECHA Julio 29 de 2015