COO-3-IN-Declaracion-Retenfuente-e-ICA-V1--1-

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MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-IN-12.009.001 
Versión: 1.0 
INSTRUCTIVO: CONCILIACIÓN TRIBUTARIA Y CONTABLE 
RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA, E INFORME DE 
DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA 
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PROCESO: COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE LOS PROCESOS 
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS 
SUBPROCESO: ELABORAR, CONSOLIDAR, PRESENTAR 
INFORMES FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSTRUCTIVO: 
CONCILIACIÓN TRIBUTARIA Y CONTABLE 
RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA, E INFORME DE 
DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE E 
ICA 
 
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PROCESO: COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE LOS PROCESOS 
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS 
SUBPROCESO: ELABORAR, CONSOLIDAR, PRESENTAR 
INFORMES FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS 
 
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO 
 
OBJETIVO: Presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN – y los entes territoriales 
la declaración de retención en la fuente e ICA de la Universidad Nacional de Colombia, garantizando que la 
información tributaria y contable corresponda. 
 
1. ALCANCE: Inicia con la validación y actualización mensual de la información tributaria y finaliza con el 
diligenciamiento y presentación de la declaración de retención ante los entes de control fiscal. Aplica para las 
áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. 
 
DEFINICIONES: 
 
1. ICA - Impuesto de Industria y Comercio: Gravamen de carácter municipal que grava toda actividad 
industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente, con o sin 
establecimientos. 
2. IVA - Impuesto al Valor Agregado: Gravamen indirecto al consumo, que se aplica a todas las 
transacciones del proceso de producción y circulación de bienes y servicios. Este gravamen es nacional. 
3. Retención en la fuente: Mecanismo para recaudar impuestos (Renta, IVA, Timbre, entre otros) 
anticipadamente. El efecto sobre los impuestos es que en el momento en el que se declara, estos valores 
podrán ser deducidos del valor total del impuesto. Para las personas no declarantes, la retención en la 
fuente será el impuesto. 
4. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado 
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad 
Nacional de Colombia. 
5. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no 
misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las 
normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional 
UN. 
 
CONDICIONES GENERALES: 
 
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar 
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la 
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 
2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 368 del Estatuto Tributario Nacional, la Universidad 
Nacional de Colombia es agente retenedor del impuesto sobre la renta y complementarios, por lo tanto 
se encuentra obligada a cumplir con las disposiciones del Título II del Libro Segundo de este Estatuto. 
3. Según el artículo 437 – 2 del Estatuto Tributario Nacional, la Universidad Nacional de Colombia es un 
agente retenedor del impuesto sobre las ventas. 
4. La Universidad Nacional de Colombia es agente retenedor del impuesto de Industria y Comercio conforme 
a la normativa vigente aplicable en Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, Arauca, Leticia, Tumaco. 
5. La consolidación, presentación y pago de la información de retenciones en la fuente e ICA de Bogotá se 
debe llevar a cabo por parte de la División Nacional de Gestión de Tesorería conforme lo establece la 
Resolución de Rectoría No. 1274 de 2004 modificada por la Resolución de Rectoría No. 811 de 2013. 
6. La presentación y pago de las declaraciones de impuestos territoriales en cada una de las Sedes de la 
Universidad Nacional de Colombia se debe llevar a cabo por parte de los delegados establecidos en la 
Resolución de Rectoría No. 652 de 2008. 
7. Para realizar la consolidación de la información de la retención en la fuente e ICA de Bogotá por parte de 
la División Nacional de Gestión de Tesorería, debe darse cumplimiento al cronograma, para el envío de 
información y giro de recursos (cuando haya lugar), determinado anualmente por parte de la Gerencia 
Nacional Financiera y Administrativa, para cumplir con las fechas límites de pago establecidas por los 
entes de control fiscal. 
 
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8. Anualmente el Gobierno Nacional expide el Decreto para fijar los lugares y plazos para la presentación 
de las declaraciones tributarias, y el pago de impuestos, anticipos y retenciones en la fuente, y se dictan 
otras disposiciones. 
9. Anualmente se expiden los Acuerdos municipales con plazos para la presentación de las declaraciones 
de retenciones en la fuente de impuestos territoriales. 
 
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 
 
Este instructivo relaciona cada una de las tareas que se deben llevar a cabo para Presentar la retención en 
la fuente de IVA e ICA 
 
(Para ir a revisar cada una de las tareas, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre Retención en la fuente a Titulo de Renta e 
IVA o Retención de ICA y oprimir la tecla control) 
 
◘ Retención en la fuente a Titulo de Renta e IVA 
◘ Retención de ICA 
 
 
 
1. Retención en la fuente a Titulo de Renta e IVA 
 
 
1. Validar y actualizar la información contable del mes en el SGF – QUIPU 
 
El profesional del área Contable en coordinación con el responsable del área de tesorería o en 
cumplimiento del cronograma establecido por cada área contable para el cierre mensual debe llevar a 
cabo el proceso de actualización y validación de la información, con el fin de actualizar los saldos 
contables del mes de las retenciones en la fuente de impuestos nacionales. 
 
Ir al Procedimiento Elaborar cierre contable de empresa (Proceso Contable) 
 
2. Generar reportes de información contable y tributaria mensual en el SGF – QUIPU 
 
El auxiliar de Tesorería en el SGF – QUIPU debe generar en Excel y PDF los siguientes reportes de 
información mensual de retención en la fuente a título de impuestos nacionales por cada empresa de 
Quipu: 
 
a. Balance por naturaleza: Corresponde al saldo de Balance tomado de la respectiva cuenta de 
retención aplicada. 
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=90&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=9a64901b8c7087a35f42012c606e3993
 
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INFORMES FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOSb. Descuentos tributarios: Reporte que genera la información de las bases y retenciones practicadas 
en el mes, desagregada por tercero. 
c. Archivos DIAN: Reporte que genera la información exógena requerida por la DIAN, para una 
determinada vigencia. 
d. Pagos a terceros general: Reporte que genera la información tributaria desagregada por tercero, 
de acuerdo a los conceptos de liquidación utilizados para el reconocimiento contable. 
e. Impuestos por banco: Reporte que genera la información tributaria desagregada por tercero, 
concepto de retención practicada y cuenta bancaria. 
 
3. Diligenciar, revisar, corregir inconsistencias y firmar el formato de conciliación 
contable y tributaria y su anexo de impuestos por banco 
 
El auxiliar de Tesorería debe diligenciar el formato de conciliación contable y tributaria y su anexo de 
impuestos por banco, tomando los valores de las retenciones en la fuente a título de impuestos nacionales 
de los reportes generados en el numeral 2 y la información del formato de la Declaración mensual de 
retenciones en la fuente para salarios y demás pagos laborales, recibido de las áreas de nómina de la 
Universidad (si aplica). Si al revisar la información registrada en el formato de conciliación o en su anexo, 
se presentan diferencias, deberá identificar el o los registros que dan lugar a éstas estableciendo su origen 
y solicitando el ajuste al área que corresponda (contable o a soporte funcional del SGF QUIPU) 
garantizando de esta forma una correcta conciliación tributaria. 
 
Ir al procedimiento Tramitar solicitud de ajuste por errores en el SGF - QUIPU (Proceso soporte 
funcional SGF – QUIPU) 
 
Ir al procedimiento Reconocer los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales (Proceso 
Contable) 
 
Una vez efectuados los ajustes contables, el profesional de Contabilidad debe realizar nuevamente el 
proceso de actualización y validación de la información contable en el SGF – QUIPU en coordinación con 
el responsable del área de tesorería, con el fin de actualizar los saldos del cierre del mes conforme a los 
ajustes efectuados. Ir al numeral 7, Validar y actualizar la información contable del mes en el SGF – 
QUIPU 
 
Ver Formato “Declaración mensual de retenciones en la fuente para salarios y demás pagos 
laborales” 
Ver Formato “Conciliación tributaria y contable - Retención en la Fuente” 
 
El tesorero debe firmar el formato de conciliación contable y tributaria y su anexo (Impuesto por Bancos), 
una vez haya revisado y verificado que la información de la conciliación corresponda a la que el auxiliar 
de Tesorería diligenció una vez efectuados los ajustes, si había lugar a ellos. 
 
Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar (Proceso Tesorería) 
 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_3_FT_conciliacion_tributaria_retencion_fuente.xls
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_3_FT_conciliacion_tributaria_retencion_fuente.xls
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=504&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=bb9afee049d174b58bb3fd8e500586ad
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=82&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=604f66e2dc32de5eaa6c3dd33a3bcdd0
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Retenciones_Salarios_V2.xls
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Retenciones_Salarios_V2.xls
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/CON_4_Conciliacion_Retefuente_V1.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/CON_4_Conciliacion_Retefuente_V1.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=68&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=dadec589c54fb21905f0a7d0493ad320
 
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4. Consolidar y firmar la respectiva declaración de retención en la fuente por área de 
tesorería y Sede 
 
El auxiliar de tesorería debe diligenciar el formato de consolidación por conceptos y bases de retención, 
conforme a la información de cada conciliación individual efectuada a cada empresa de Quipu para 
efectos de la consolidación de la información tributaria. 
 
Ver Formato “Consolidación por conceptos y bases de retención” 
 
El auxiliar de tesorería debe diligenciar el formato de Declaración mensual de Retenciones en la Fuente 
junto con su anexo de pagos al exterior, el cual debe ser firmado por el tesorero una vez haya revisado 
que la información del formato de consolidación por conceptos y bases de retención corresponda a la 
consignada en el formato de declaración mensual de retenciones en la fuente. 
 
Ver Formato “Declaración mensual de Retenciones en la Fuente” 
 
Para el caso de la consolidación de la Sede Bogotá, las Tesorerías deben enviar a la Sección de Tesorería 
en las fechas previamente establecidas por la Sede, el Formato de Declaración mensual de Retención en 
la Fuente y su anexo de pagos al exterior junto con el Formato de Conciliación tributaria y contable – 
Retención en la Fuente y el anexo de bancos, debidamente firmados en físico en PDF y Excel, a fin de 
efectuar la respectiva consolidación de la información de retención en la fuente de la Sede Bogotá. 
 
5. Enviar Declaración mensual de Retención en la Fuente para verificación contable 
 
La Sección de Tesorería de la Sede Bogotá y las demás tesorerías, con antelación al envío a la División 
Nacional de Gestión de Tesorería, remitirán a la respectiva área contable, el Formato de Declaración 
mensual de Retenciones en la Fuente debidamente firmado por el tesorero responsable y el formato de 
consolidación por conceptos y bases de retención, para efectos de la verificación de saldos contables en 
el Modelo de Certificación de saldos contables de retención en la fuente. 
 
Ver Modelo “Certificación saldos contables de Retenciones en la fuente” 
 
6. Enviar Declaración mensual de Retención en la Fuente y Certificación de saldos 
contables al Nivel Nacional 
 
El auxiliar de la Sección de Tesorería de la Sede Bogotá, así como el auxiliar de las demás tesorerías de 
la Universidad (no aplica a la División Nacional de Gestión de Tesorería), una vez cuenten con la 
verificación de los saldos contables realizada por el área contable respectiva, enviará a la División 
Nacional de Gestión de Tesorería, en las fechas previamente establecidas por la Gerencia Nacional 
Financiera y Administrativa, copia de la Certificación de saldos contables de retención en la fuente y su 
anexo de pagos al exterior debidamente firmada por los responsables, el Formato de Declaración mensual 
de Retención en la Fuente y su anexo (en PDF y Excel) debidamente firmado por el tesorero responsable, 
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_Conceptos_Bases_V0.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_Conceptos_Bases_V0.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Declaracion_Mensual_Retefuente_V5.xls
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Declaracion_Mensual_Retefuente_V5.xls
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/docs/normativa/normativa_interna/circulares/Modelo_Certificacion_Saldo_Contable_Retefuente__V.3_.xlshttp://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/docs/normativa/normativa_interna/circulares/Modelo_Certificacion_Saldo_Contable_Retefuente__V.3_.xls
 
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y copia de los exitosos de las transferencias de recursos efectuadas, informando los valores que 
corresponde a Recursos Nación y Propios. 
 
Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar (Proceso Tesorería) 
 
7. Consolidar la retención en la fuente de la Universidad y registrar los ingresos 
 
El auxiliar de tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe consolidar la información 
de retención en la fuente, en el Formato de Consolidación por conceptos y bases de retención y en el 
Formato de Consolidación por bancos y recibos DIAN, a partir de la información suministrada en los 
formatos de Declaración mensual de retención en la fuente y su anexo, enviados por las diferentes 
Tesorerías de las Sedes y Unidades Especiales; insumo necesario para el diligenciamiento del borrador 
del Formulario 350 de la DIAN. 
 
 Ver Formato “Consolidación por conceptos y bases de retención” 
Ver Formato “Consolidación por bancos y recibos DIAN” 
 
El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe registrar en el SGF – QUIPU 
los ingresos correspondientes a las trasferencias efectuadas por las Tesorerías de la Universidad para 
llevar a cabo el pago de retención de impuestos nacionales y debe dejar constancia de dichas 
transferencias en el Formato de Consolidación por bancos y recibos DIAN. 
 
Ir al procedimiento Recaudar por bancos (Proceso Tesorería) 
 
8. Firmar declaración de retención en la fuente consolidada de la Universidad y 
enviarla para verificación de saldos contables 
 
El Jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe verificar que la información del Formato de 
Consolidación por conceptos, bases y devoluciones de retención, corresponda a la información 
suministrada por las Tesorerías de las Sedes y Unidades Especiales, previo a la firma del borrador del 
Formulario 350 de la DIAN. Asimismo, debe verificar en el Formato de Consolidación por Bancos y recibos 
DIAN que el auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería haya recibido todas las 
transferencias de recursos que realizaron las Tesorerías de las Sedes y Unidades Especiales. 
 
El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería enviará a la División Nacional de 
Gestión Contable, en las fechas previamente establecidas por la Gerencia Nacional Financiera y 
Administrativa, el Borrador del Formulario 350 de la DIAN debidamente firmado y el Formato de 
consolidación por conceptos y bases de retención, para efectos de la verificación de saldos contables de 
la Declaración Consolidada de Retención en la Fuente de la Universidad. 
 
Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar (Proceso Tesorería) 
 
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=68&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=dadec589c54fb21905f0a7d0493ad320
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_Conceptos_Bases_V0.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_Bancos_Retefuente_V0.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_Bancos_Retefuente_V0.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=63&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=f64c113b3dcf3ff25312ada4dc7fb407
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=68&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=dadec589c54fb21905f0a7d0493ad320
 
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9. Diligenciar, firmar, presentar y pagar virtualmente la declaración mensual de 
retención en la fuente ante la DIAN 
 
El Jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería, como funcionario delegado (o apoderado) ante 
la DIAN, debe ingresar a la página Web de la DIAN, para diligenciar, presentar y pagar virtualmente la 
declaración mensual por concepto de retención en la fuente a título de Renta e IVA de la Universidad de 
acuerdo a los lineamientos y en los plazos que para tal fin emite la DIAN. Para efectos de los recibos de 
pago se debe apoyar en la información del Formato de Consolidación por Bancos y recibos DIAN. 
 
Para llevar a cabo esta actividad, el Jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe disponer 
de mecanismo de firma digital emitido por la DIAN y debe estar registrado en el RUT de la Universidad 
con la responsabilidad 22 – Obligado a declarar a nombre de terceros. Adicionalmente debe tener cupos 
y perfiles transaccionales que permitan efectuar el pago por PSE. 
 
Ir al instructivo Administrar información de usuarios en portales bancarios (Proceso Tesorería) 
 
10. Imprimir y Archivar soportes de la declaración de retención en la fuente mensual 
 
El Jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería una vez culminado el pago de la declaración 
mensual por concepto de retención en la fuente a título de Renta e IVA de la Universidad, debe imprimir 
desde la página Web de la DIAN, la Declaración presentada y los recibos de pago en estado “pagados”. 
 
El auxiliar de tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería enviará una copia de la anterior 
información a la División Nacional de Gestión Contable, y archivará una copia de la información soporte 
de la declaración de retención en la fuente del respectivo mes en los documentos de pago y otra copia 
en su respectiva serie documental. 
 
Ir al Procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de Tesorería (Proceso Tesorería). 
 Ir al Instructivo Archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental 
(Proceso Tesorería) 
 
Fin del Instructivo 
 
2. Retención de ICA 
 
1. Validar y actualizar la información tributaria del mes en el SGF – QUIPU 
 
El profesional del área Contable realizará el proceso de actualización y validación de la información 
contable en el SGF – QUIPU en coordinación con el responsable del área de tesorería o en cumplimiento 
del cronograma establecido por cada área contable para el cierre mensual, con el fin de establecer los 
saldos al cierre del mes de las retenciones en la fuente a título de ICA. 
 
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=368&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=319377088c5476890e3c06114877eb90
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=73&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=1cb95efa1875784a2cfc44ac417feda3
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=358&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=0fd67ad95b3ec957f43dc5abd0b74493MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
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Ir al procedimiento Elaborar cierre contable de empresa (Proceso Contable) 
 
2. Generar reportes de información tributaria mensual en el SGF – QUIPU 
 
El auxiliar de Tesorería en el SGF – QUIPU debe generar en Excel y PDF los siguientes reportes de 
información mensual de retención en la fuente a título de ICA por cada empresa de Quipu: 
 
a. Balance por naturaleza: Corresponde al saldo de Balance tomado de la respectiva cuenta de 
retención aplicada. 
b. Descuentos tributarios: Reporte que genera la información de las bases y retenciones practicadas 
en el mes, desagregada por tercero. 
c. Archivos Medios Distritales: Reporte que genera la información exógena requerida por la 
Secretaría de Hacienda Distrital. 
d. Pagos a terceros general: Reporte que genera la información tributaria desagregada por tercero, 
de acuerdo a los conceptos de liquidación utilizados para el reconocimiento contable. 
e. Impuestos por banco: Reporte que genera la información tributaria desagregada por tercero, 
concepto de retención practicada y cuenta bancaria 
 
3. Diligenciar, revisar, corregir inconsistencias y firmar el formato de conciliación 
tributaria de ICA 
 
El auxiliar de Tesorería debe diligenciar el formato de conciliación contable y tributaria de retención de 
Impuesto de Industria y Comercio, tomando los valores de las retenciones en la fuente a título de ICA de 
los reportes generados en el numeral 2. Si al revisar la información registrada en el formato de conciliación 
o en su anexo, se presentan diferencias, deberá identificar el o los registros que dan lugar a éstas 
estableciendo su origen y solicitando el ajuste al área que corresponda (contable o a soporte funcional 
del SGF QUIPU) garantizando de esta forma una correcta conciliación tributaria. 
 
Ir al procedimiento Tramitar solicitud de ajustes por errores en el SGF - QUIPU (Proceso soporte 
funcional SGF – QUIPU) 
 
Ir al procedimiento Reconocer los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales (Proceso 
Contable). 
 
Una vez efectuados los ajustes contables, el profesional de Contabilidad realizará nuevamente el proceso 
de actualización y validación de la información contable en el SGF – QUIPU, en coordinación con el 
responsable del área de tesorería con el fin de actualizar los saldos del cierre del mes conforme a los 
ajustes efectuados. Ir al numeral 1, Validar y actualizar la información contable del mes en el SGF – 
QUIPU. 
 
El tesorero debe firmar la conciliación tributaria de retención de ICA una vez haya revisado y verificado 
que la información de la conciliación corresponda a la que el auxiliar de Tesorería diligenció una vez 
efectuados los ajustes, si había lugar a ellos. 
 
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=90&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=9a64901b8c7087a35f42012c606e3993
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=504&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=bb9afee049d174b58bb3fd8e500586ad
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=82&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=604f66e2dc32de5eaa6c3dd33a3bcdd0
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-IN-12.009.001 
Versión: 1.0 
INSTRUCTIVO: CONCILIACIÓN TRIBUTARIA Y CONTABLE 
RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA, E INFORME DE 
DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA 
Página: 9 de 11 
 
PROCESO: COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE LOS PROCESOS 
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS 
SUBPROCESO: ELABORAR, CONSOLIDAR, PRESENTAR 
INFORMES FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS 
 
Ver Formato “Conciliación contable y tributaria - Retención Impuesto de Industria y Comercio” 
 
4. Consolidar y firmar la respectiva declaración de retención de ICA por área de 
 tesorería y Sede 
 
El auxiliar de tesorería en la ciudad de Bogotá, debe diligenciar el formato de consolidado de retención 
Impuesto de Industria y Comercio – Bogotá conforme a la información de cada conciliación individual 
efectuada a cada empresa de Quipu para efectos de la consolidación de la información tributaria. 
 
Ver Formato “Consolidado declaración de Retención Impuesto de Industria y Comercio - Bogotá” 
 
Para el caso de la consolidación de la Sede Bogotá, las Tesorerías deben enviar a la Sección de Tesorería 
en las fechas previamente establecidas por la Sede, el Formato de Declaración de Retención Impuesto 
de Industria y Comercio – Bogotá, junto con el Formato de “Conciliación contable y tributaria - 
Retención Impuesto de Industria y Comercio”, debidamente firmados en físico en PDF y Excel, a fin 
de efectuar la respectiva consolidación de la información de retención de ICA de la Sede Bogotá. Ir al 
numeral 5, Enviar Declaración de Retención de ICA al Nivel Nacional 
 
Ver Formato “Declaración de Retención Impuesto de Industria y Comercio – Bogotá” 
 
Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar (Proceso Tesorería) 
 
El auxiliar de tesorería (excepto ciudad de Bogotá) debe diligenciar el formato de Declaración de 
retenciones de ICA de la ciudad correspondiente, el cual debe ser firmado por el tesorero una vez haya 
revisado que la información del mismo corresponda a la consignada en el consolidado. 
 
Para las demás sedes Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar 
(Proceso Tesorería) 
Ir al numeral 9, Archivar soportes de la declaración de retención de ICA 
 
5. Enviar Declaración de Retención de ICA al Nivel Nacional 
 
El auxiliar de la Sección de Tesorería de la Sede Bogotá, así como el auxiliar de las demás tesorerías de 
la ciudad de Bogotá (no aplica a la División Nacional de Gestión de Tesorería), debe enviar en las fechas 
previamente establecidas por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, a la División Nacional de 
Gestión de Tesorería, en PDF y Excel el Formato de “Declaración de Retención Impuesto de Industria 
y Comercio – Bogotá” debidamente firmado por el tesorero responsable, y copia de los exitosos de las 
transferencias de recursos efectuados informando que valores corresponden a recursos nación y propios. 
 
6. Consolidar la retención de ICA para Bogotá y registrar los ingresos 
 
El auxiliar de tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe consolidar la información de 
retención de ICA en el Formato de consolidado de retención Impuesto de Industria y Comercio – Bogotá 
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/CON_4_Conciliacion_tibutaria_ICA_V1_-_copia.xls
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_de_ICA_V2.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_de_ICA_V2.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Declaracion__Retencion_de_ICA_Bogota_V2.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=68&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=dadec589c54fb21905f0a7d0493ad320
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=68&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=dadec589c54fb21905f0a7d0493ad320http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_3_FT_conciliacion_tributaria_retencion_fuente.xls
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-IN-12.009.001 
Versión: 1.0 
INSTRUCTIVO: CONCILIACIÓN TRIBUTARIA Y CONTABLE 
RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA, E INFORME DE 
DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA 
Página: 10 de 11 
 
PROCESO: COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE LOS PROCESOS 
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS 
SUBPROCESO: ELABORAR, CONSOLIDAR, PRESENTAR 
INFORMES FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS 
 
y en el formato de Consolidado por bancos y cheques ICA, a partir de la información por las diferentes 
Tesorerías y Unidades Especiales de Bogotá. 
 
Ver Formato “Consolidado declaración de Retención Impuesto de Industria y Comercio - Bogotá” 
Ver Formato “Consolidado por bancos y cheques ICA” 
 
El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe registrar en el SGF – QUIPU 
los ingresos correspondientes de las trasferencias efectuadas por las diferentes Tesorerías y Unidades 
Especiales de Bogotá, para llevar a cabo el pago de retención de ICA de Bogotá. 
 
Ir al procedimiento Recaudar por bancos (Proceso Tesorería) 
 
7. Firmar declaración de retención de ICA de Bogotá y enviarla para verificación 
contable 
 
El Jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe verificar que la información del Formato de 
“Consolidado de retención Impuesto de Industria y Comercio – Bogotá”, corresponda a la 
información suministrada por las diferentes Tesorerías y Unidades Especiales de Bogotá, previo a la firma 
de la Declaración de Retención Impuesto de Industria y Comercio – Bogotá. Asimismo, debe verificar que 
el auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería haya recibido todas las 
transferencias de recursos realizadas. 
 
El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe enviar a la División Nacional 
de Gestión Contable, en las fechas previamente establecidas por la Gerencia Nacional Financiera y 
Administrativa, el Borrador de la Declaración de Retención Impuesto de Industria y Comercio – Bogotá 
consolidada, debidamente firmado y el Formato de “Consolidado de retención Impuesto de Industria 
y Comercio – Bogotá”, para efectos de la respectiva verificación contable. 
 
8. Diligenciar, firmar, presentar y pagar la declaración bimestral de retención de ICA 
para Bogotá 
 
El auxiliar de la División Nacional de Gestión de Tesorería, debe ingresar a la página Web de la Secretaría 
de Hacienda Distrital para diligenciar la declaración bimestral por concepto de retención de ICA de la 
Universidad, de acuerdo a los lineamientos y plazos que para tal fin emite la Secretaria de Hacienda 
Distrital. 
 
El jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe firmar la Declaración de Retención de ICA 
impresa de la página web de la SHD y se debe tramitar el pago con cheque, conforme a lo establecido 
por el Distrito Capital. 
 
Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar (Proceso Tesorería) 
 
9. Archivar soportes de la declaración de retención de ICA 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_3_FT_conciliacion_tributaria_retencion_fuente.xls
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_de_ICA_V2.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_de_ICA_V2.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_Bancos_ICA_V0.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_3_Consolidado_Bancos_ICA_V0.xlsx
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=63&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=f64c113b3dcf3ff25312ada4dc7fb407
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_3_FT_conciliacion_tributaria_retencion_fuente.xls
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_3_FT_conciliacion_tributaria_retencion_fuente.xls
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_3_FT_conciliacion_tributaria_retencion_fuente.xls
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=68&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=dadec589c54fb21905f0a7d0493ad320
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-IN-12.009.001 
Versión: 1.0 
INSTRUCTIVO: CONCILIACIÓN TRIBUTARIA Y CONTABLE 
RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA, E INFORME DE 
DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA 
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PROCESO: COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE LOS PROCESOS 
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS 
SUBPROCESO: ELABORAR, CONSOLIDAR, PRESENTAR 
INFORMES FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS 
 
 
El auxiliar de tesorería una vez culminado el pago de la declaración por concepto de retención de ICA 
debe archivar una copia de la información soporte de la declaración en los documentos de pago y otra 
copia en su respectiva serie documental. 
 
Ir al Procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de Tesorería (Proceso Tesorería). 
Ir al Instructivo Archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental 
(Proceso Tesorería). 
 
Fin del instructivo. 
 
 
 
 
 
 
ELABORÓ 
 
María Elvira García, 
Audith Conde. 
 
 
REVISÓ 
Liliana Santana, 
Emilse Luna Santibañez 
Luz Mery Clavijo Ibagon, 
Maria Fernanda Gorero 
Siabato, 
Ingrith Paola Rivera 
Almanza 
 
 
APROBÓ 
Gerardo Mejía Alfaro 
 
 
CARGO 
 
Jefe División Nacional de 
Gestión de Tesorería, 
Asistente administrativo 
División Nacional de Gestión 
de Tesorería 
 
 
CARGO 
Tesorera (E) en las Áreas 
de Tesorería de la Sede 
Bogotá, Profesional 
especializado de la 
División Nacional de 
Gestión Contable 
Jefe División Nacional de 
Gestión Contable, 
Asesora y Contratista 
Gerencia Nacional 
Financiera y 
Administrativa. 
 
 
CARGO 
Gerente Nacional 
Financiera y 
Administrativa 
 
FECHA 
 
Junio 25 de 2016 
 
FECHA Agosto 25 de 2016 
 
FECHA Octubre 21 de 2016 
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=73&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=1cb95efa1875784a2cfc44ac417feda3
http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=358&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=0fd67ad95b3ec957f43dc5abd0b74493