Informe-de-seguimiento-a-la-informacion-de-Gestion-de-Bienes-Vigencia-2019--4-

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Sección Gestión de Bienes 
División Nacional de Servicios Administrativos 
Universidad Nacional de Colombia 
VIGENCIA 2019 
SEGUIMIENTO A LA INFORMACION 
DE GESTION DE BIENES 
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CONTENIDO 
 
PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS ..................................................... 6 
ACTIVIDADES GESTION DE BIENES ...................................................................................................... 6 
1 Unificación Base de Datos del SGF-QUIPU ................................................................................ 6 
2 Ajustes al Sistema de Gestión Financiera–SGF-QUIPU-funcionalidades de almacén y de 
activos fijos ............................................................................................................................... 8 
3 Suspensión proceso de verificar existencia y estado de bienes ............................................... 9 
4 Actualización y ajustes de los procedimientos ....................................................................... 10 
5 Encuentro nacional de jefes de Contratación y Gestión de Bienes ........................................ 13 
6 Entrega a la sede La Paz de las actividades de Gestión de Bienes .......................................... 16 
7 Auditoría interna del sistema de calidad ................................................................................ 17 
8 Tabla de retención documental – TRD .................................................................................... 17 
9 Catálogo de bienes de la Universidad ..................................................................................... 18 
10 Umbrales para el registro y administración de los bienes que adquiere la Universidad ...... 19 
11 Bienes inmuebles registrados en el Sistema de Información y Gestión de Activos – SIGA .... 20 
12 Propiedad Planta y Equipo a 31 de diciembre de 2019 .......................................................... 21 
13 Otros aspectos relevantes de Gestión de Bienes ................................................................... 24 
13.1 Ejecución proceso de bajas de bienes de propiedad de la Universidad ................................ 24 
13.2 Conteo físico de bienes en el almacén ................................................................................... 25 
13.3 Determinación de indicios de deterioro ................................................................................. 26 
14 Ejecución Programa de Seguros - Grupo No 1 Para Bienes e Intereses Patrimoniales .......... 27 
14.1 Contratos de seguros ............................................................................................................. 27 
14.2 Contrato de intermediación de seguros ................................................................................. 29 
14.3 Reporte de inclusiones y exclusiones de bienes ..................................................................... 29 
14.4 Anexos modificatorios a las pólizas de seguros vigentes y pagados a la aseguradora ......... 29 
14.5 Bienes asegurados a 31 de diciembre de 2019....................................................................... 30 
14.6 Solicitudes de reclamación de siniestros ............................................................................... 30 
14.6.1 Solicitudes de reclamación de siniestros para los contratos Contrato 6 y 7 de 2018 ....... 31 
14.6.2 Solicitudes de reclamación de siniestros Contrato 6 de 2017 ........................................... 33 
14.7 Seguimiento al programa de seguros .................................................................................... 37 
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14.7.1 Conciliación estados de los siniestros .................................................................................. 37 
14.7.2 Informes mensuales .............................................................................................................. 37 
14.7.3 Informes de supervisión .................................................................................................... 38 
14.7.4 Reuniones de seguimiento...................................................................................................... 38 
14.8 Actividades de administración de riesgos ............................................................................... 39 
14.9 Protocolo de salvamento ........................................................................................................ 40 
14.10 Manual de seguros y cartilla de reclamación de siniestros ................................................... 40 
14.11 Bono de reconocimiento por buen manejo de los diferentes ramos de las pólizas adquiridas 
bajo el contrato No. 6 de 2017 ............................................................................................... 41 
14.12 Actualización histórica de contratos de seguros .................................................................... 41 
ANEXOS ............................................................................................................................................. 42 
Anexo No. 1 Consolidado de bienes por sede y concepto......................................................... 42 
Anexo No. 2. Consolidado de bienes inmuebles por sede y numero de bienes ........................ 43 
Anexo No. 3. Consolidado de bienes por grupo y numero de bienes ........................................ 43 
Anexo No. 4. Consolidado de bienes por grupo y numero de bienes ........................................ 44 
Anexo No. 5. Conciliación Sede Bogotá ................................................................................... 45 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................... 45 
Diciembre de 2019 .................................................................................................................... 45 
Anexo No. 6. Conciliación Sede Medellín ................................................................................ 72 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................... 72 
Diciembre de 2019 .................................................................................................................... 72 
Anexo No. 7 Conciliación Sede Manizales ............................................................................... 99 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................... 99 
Diciembre de 2019 .................................................................................................................... 99 
Anexo No. 8 Conciliación Sede Palmira ................................................................................. 111 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................. 111 
Diciembre de 2019 .................................................................................................................. 111 
Anexo No. 9 Conciliación Sede La Paz .................................................................................. 121 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................. 121 
Diciembre de 2019 .................................................................................................................. 121 
Anexo No. 10 Conciliación Sede Amazonia ........................................................................... 126 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................. 126 
Diciembre de 2019 ..................................................................................................................126 
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Anexo No. 11 Conciliación Sede Orinoquia ........................................................................... 131 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................. 131 
Diciembre de 2019 .................................................................................................................. 131 
Anexo No. 12 Conciliación Sede Caribe ................................................................................. 135 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................. 135 
Diciembre de 2019 .................................................................................................................. 135 
Anexo No. 13 Conciliación Sede Tumaco .............................................................................. 140 
Bienes inmuebles registrados en SGF-QUIPU vs SIGA vs Programa de Seguros ................. 140 
Diciembre de 2019 .................................................................................................................. 140 
Anexo No. 14 Relación anexos de modificatorios de las Pólizas de seguros adquiridas ........ 148 
Para la vigencia 01 de octubre del 2018 al 31 de julio de 2021 .............................................. 148 
Contrato de Seguros No. 6 de 2018 ......................................................................................... 148 
Anexo No. 15 Relación bienes inmuebles registrados en el SGF-QUIPU a diciembre 31 de 
2018 asegurados bajo la póliza TRDM ................................................................................... 152 
Anexo No. 16 Relación de vehículos asegurados en la póliza de automóviles ....................... 198 
Anexo No. 17 Relación valores asegurados - póliza Casco Barco a diciembre 31 de 2019 ... 207 
Anexo No. 18 Relación valores asegurados - póliza Maquinaria y Equipo ............................ 209 
Anexo No. 19 Detalle de las Actividades Realizadas en el Proceso de Unificación .............. 211 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y 
SERVICIOS 
ACTIVIDADES GESTION DE BIENES 
 
 
Producto de las acciones de mejoramiento de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, en 
el marco del proyecto de “Optimización de Procesos y Tramites Financieros y de Gestión de Bienes 
y Servicios de la Universidad Nacional de Colombia” se evalúo la necesidad de actualizar los 
procesos del Macro proceso de Gestión Administrativa y Financiera, considerando entre otros los 
cambios normativos y la integración de los procesos para generar cadenas de valor y no la 
representación de estructuras orgánicas. 
En este sentido se determinaron e implementaron dos grandes procesos, así: 
1. El proceso de Gestión Financiera. El cual recopilo lo concerniente a las actividades de 
Presupuesto, Tesorería, Contabilidad. 
2. El proceso de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios. El cual incorporó todo lo 
relacionado con la Adquisición de Bienes y Servicios y Gestión de Bienes con un objetivo de 
“Gestionar la adquisición y gestión de bienes y servicios requeridos por las diferentes dependencias 
y proyectos de la Universidad Nacional de Colombia en el desarrollo de los fines misionales, 
garantizando su adecuada administración y control, basados en criterios de calidad, eficiencia, 
transparencia y oportunidad”. 
Así mismo, se diseñaron las nuevas caracterizaciones de los procesos, el norma grama y los riesgos. 
En cuanto a la revisión y actualización de los documentos (procedimientos, instructivos, guías, 
protocolos, formatos y anexos, entre otros) se está adelantado de conformidad con el plan de 
transición y las circulares de la Gerencia Nacional Financiera y Administrados Nos. 10 y 29 del 15 
de mayo y 26 de diciembre del 2019 respectivamente. 
En este sentido, el presente informe consolidada los hechos más importantes que se presentaron 
durante la vigencia 2019 asociadas a las actividades de las áreas de Gestión de Bienes (almacén, 
inventarios y programa de seguros – grupo No. 1 para bienes e interés patrimoniales). 
 
1 Unificación Base de Datos del SGF-QUIPU 
 
Entre los meses de enero a abril del 2019, se ejecutó el proceso de Unificación de bases de datos del 
SGF-QUIPU para los módulos de almacén y de activos fijos. Durante estos meses no se contó con 
el SGF-QUIPU módulos de almacén y de activos fijos, por lo que las áreas de Gestión de Bienes 
tuvieron que realizar su operación de forma manual, especialmente en formato Excel para las entradas 
y salidas de almacén y actualización del catálogo de bienes; las novedades de activos fijos se 
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realizaron en los formatos establecidos; el control y seguimiento de la información, así como los 
informes y algunos reportes de las actividades de gestión de bienes se realizaron manualmente. 
A continuación, se relacionan las actividades macro desarrolladas estratégicamente para lograr 
culminar exitosamente el proceso de unificación de las bases de datos, así como la instalación y puesta 
en operación del SGF- QUIPU para los módulos de almacén y de activos fijos unificado en el menor 
tiempo posible e iniciar el proceso de desatrase de la información de los meses de enero a abril del 
2019, así como la toma de decisiones para la presentación de la información a la Contaduría General 
de la Nación en los tiempos establecidos, así: 
a) Mediante comunicado SGB-33-19, se impartió a todas las sedes de la universidad las 
instrucciones para realizar la operación del área de almacén y de activos fijos de forma manual 
hasta la liberación del SGF-QUIPU unificado. En este sentido las sedes realizaron operación 
manual para los meses de enero a mayo de 2019 y hasta el mes en que se pusieron al día en el 
SGF – QUIPU unificado 
 
b) La información correspondiente a las áreas de almacén y de activos fijos a diciembre 31 del 2018 
fue cargada como saldos iniciales (con fecha 2 de enero de 2019) del SGF-QUIPU los módulos 
de almacén y de activos fijos unificado. No obstante por la complejidad del sistema y de la 
información no fue posible cargar la información histórica asociada a los activos fijos, por lo que 
esta información puede ser consultada en el link http://168.176.5.169:8082/sgf/login.jsf. 
 
Con respecto a la información del catálogo de bienes, se cargó la información depurada con 
estado ítem activo. 
 
c) Mediante los comunicados SGB-100-19, SGB-122-19 y SGB-110-19, se impartieron las 
instrucciones a las áreas de almacén y de activos fijos para la validación y certificación de los 
saldos iniciales cargados en el SGF- QUIPU unificado de cada una de las Sedes de la 
Universidad. 
 
d) Validada la información cargada en el SGF–Unificado del Catálogo de bienes de la universidad, 
se inició operación de desatrase el día 27 de marzo de 2019. 
 
e) Los cierres de los meses de enero a marzo de 2019 de los módulos de almacén y de activos fijos 
en el SGF – QUIPU unificado, se ejecutaron sin incluir la operación de la vigencia 2019 
(Entradas y salidas de almacén, movimientos de activos fijos), decisión que se tomó de 
conformidad con los tiempos establecidos para la presentación de la información del primer 
trimestre de 2019 a la Contaduría General de la Nación. En consideración a los tiempos en los 
cuales se ejecutaron las anteriores actividades, también fue necesario cerrar el mes de abril de 
2019 sin incluir operación. Actividad que fue socializada a las Sedes en la videoconferencia 
realizada el 10 abril del 2019. 
 
f) Mediante comunicado GNFA-381-19, se informó a las Sedes la puesta en producción y 
liberación del SGF-QUIPU unificado módulos de almacén y de activos fijos, para dar inicio a 
las actividades de desatrasede los meses de enero a abril del 2019, así: 
 
 El área de almacén el 2 de mayo del 2019. 
 El área de inventarios el 3 de mayo del 2019 
 
http://168.176.5.169:8082/sgf/login.jsf
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g) Con respecto a la operación de los meses de mayo en adelante, se realizó manual hasta el 
momento en que cada sede se puso al día en el SGF-QUIPU unificado. El proceso de desatrase 
culminó en el mes de julio del 2019. 
 
h) Producto del cierre de los meses de enero a abril 2019 de los módulos de almacén y de activos 
fijos, la División Nacional de Gestión Contable, a través de sus comunicados DNCG No. 111 y 
112 -19, impartió las instrucciones para que el área de Gestión Contable o quien hace sus veces 
en la Sede, no realizara conciliaciones de almacén ni de activos fijos del trimestre enero – marzo 
del 2019 y declaro este trimestre como un periodo de convergencia. 
 
i) En este mismo sentido, mediante comunicado DNGC-133-19, se informó la actualización de los 
formatos de conciliaciones de almacén y de activos fijos a utilizar a partir del mes de abril del 
2019, el cual fue socializado a las áreas de almacén y de activos fijos mediante el comunicado 
SGB -135-19. 
 
Para mayor información en el Anexo N. 19 se describen detalladamente las actividades realizadas 
desde el componente de bienes para el proceso de unificación, puesta en producción y proceso de 
desatrase de la operación de los meses de enero a abril del 2019 y mayo para algunas sedes. 
 
En este mismo sentido, se aclara que la puesta en producción SGF-QUIPU unificado para los módulos 
de almacén y de activos fijos, no incluyó las funcionalidades que quedaron pendiente de ajuste de 
la adopción del nuevo marco normativo – NICSP. 
 
2 Ajustes al Sistema de Gestión Financiera–SGF-
QUIPU-funcionalidades de almacén y de activos fijos 
 
Producto de la adopción el 1 de enero del 2018 del nuevo marco normativo-NICSP, se tuvo que 
ajustar todas las funcionalidades de SGF-QUIPU para la operación de los módulos de almacén y de 
activos fijos. Quedando pendientes las siguientes funcionalidades: 
 
 Ajustes y bajas por resolución. 
 Entrada de bienes sin placa 
 Reportes por responsable y consolidado por empresa 
 Reclasificación de categorías 
 Partes significativas. 
Después de haber realizado varios ciclos de pruebas en la vigencia 2018 y 2019, siendo el último 
entre mayo y junio de 2019; el 10 de julio de 2019 fue posible bajo la coordinación de la DNTIC y 
soporte QUIPU poner en producción las funcionalidades de: 
 
 Ajustes y bajas por resolución 
 Entrada de bienes sin placa 
 Reportes por responsable y consolidado por empresa 
 
Como estrategia de seguridad y de validación de la integridad del SGF-QUIPU, a manera de prueba 
piloto se puso en producción las anteriores funcionalidades únicamente en la Sede Bogotá durante el 
periodo de agosto y septiembre de 2019. 
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En este sentido y una vez sincronizado todas las actividades, mediante memorando SGB-197-19 del 
14 de agosto de 2019 se programó y desarrollo con el apoyo de Soporte QUIPU una videoconferencia 
el 22 de agosto del 2019 para socializar a todas las Sedes de la Universidad los ajustes realizados a 
las funcionalidades de: 
 
 Ajustes y bajas por resolución. 
 Entrada de bienes sin placa 
 Reportes por responsable y consolidado por empresa 
 Reclasificación de categorías 
 Partes significativas. 
Adicionalmente, se informó a todos las Sedes las instrucciones para iniciar la operación en las 
funcionalidades enunciadas a partir del 2 de septiembre del 2019, dando así inició al proceso de 
desatrase de la operación de la vigencia 2018 y lo transcurrido del 2019, específicamente para las 
operaciones de ajustes y correcciones y bajas por resolución. 
Así las cosas, a partir de este momento, también se dio inició el proceso de estandarización de la 
información. Actividad que al cierre de la vigencia, únicamente se pudo avanzar en la validación de 
reporte consolidado por empresa, el cual al 31 de diciembre de 2019 no se logró tener un reporte 
definitivo y ajustado, debido a que las inconsistencias reportadas a través de la mesa de ayuda no 
fueron solucionadas. 
 
En este mismo sentido, tampoco fueron entregados los ajustes de los reportes de inclusiones y 
exclusiones de bienes, reportados a la mesa de ayuda. 
 
 
3 Suspensión proceso de verificar existencia y estado 
de bienes 
 
Para las vigencias 2018 y 2019, el procedimiento verificar existencia y estado de bienes se suspendido 
mediante las circulares de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa No. 017 del 17 de agosto 
de 2018 y 014 del 14 de junio de 2019, situación que se originó debido a los ajustes que se tuvieron 
que realizar al Sistema de Gestión Financiera SGF-QUIPU Funcionalidades de almacén y activos 
fijos como producto de la adopción del nuevo Marco Normativo NICSP realizado en el 2018 y el 
proceso de unificación de bases de datos ejecutado en el 2019, los cuales terminaron de instalar en 
producción solamente hasta el 2 de septiembre del 2019. 
En este sentido y una estandarizada la información de Gestión de Bienes, la Gerencia Nacional 
Financiera y Administrativa mediante la Circula No. 028 del 13 de diciembre del 2019 impartió las 
instrucciones para reactivar el procedimiento a partir de la vigencia 2020. 
 
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4 Actualización y ajustes de los procedimientos 
 
En el marco del “Proyecto Optimización de trámites y procesos financieros y administrativos” de la 
GNFA, se avanzó significativamente en la revisión y actualización de los procedimientos asociados 
a las actividades de Gestión de Bienes, no obstante, no se pudo terminar la actividad, debido a que en 
el segundo semestre del 2019 se priorizó la culminación de las actividades del proceso de unificación 
de bases de datos: la puesta en operación de las funcionalidades del catálogo de bienes, almacén y 
activos fijos; el inició y control del proceso de desatrase de la operación de gestión de bienes de los 
meses de enero a abril del 2019; así como la retoma de los ciclos de pruebas de los Sprint definidos 
en el proceso de adopción del nuevo marco normativo NICSP funcionalidades de activos fijos y 
reportes. (Sprint 4, 5, 6, 7 y 8), 
No obstante lo anterior, al cierre de la vigencia 2019 y de conformidad con las disposiciones de las 
circulares 10 y 29 de 2019 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa la fecha de transición 
para que todos los documentos estén adaptados y publicados en la página de la Gerencia, vence el 30 
de abril del 2020. 
A continuación se relaciona el detalle del estado de avance de revisión y actualización de los 
procedimientos de Gestión de Bienes. 
 
Tabla No. 1 Estado Revisión y Ajuste de los Procedimientos de Gestión de Bienes 
04 mar. 2019 
En reunión del 4 de marzo de 2019, en la oficina 
de la DNSA con la participación de María 
Fernanda, Julio, Ingrid, Mónica, Andrea, John, 
Daniela y Graciela, se presenta la 
caracterización del proceso, se indica la 
urgencia de la revisión de los procedimientos de 
conformidad con la caracterización. A partir de 
esta reunión se inicia la jornada de reunión para 
la revisión y ajuste de los procedimientos, así: 
 
1. Bienes de consumo y devolutivos 
06 mar. 2019 email 
G.B., envía propuesta de flujograma y se 
entrega a la mano a Íngrid propuesta de 
unificación de los dos procedimientos de 
almacén y el instructivo de marcar bienes. 
Pendiente validar el procedimiento en limpio 
de acuerdo con los ajustes de Ingrid. Validar 
instructivo y guía 
C: GESTION DE BIENES/ 
PROCESO 2018 - 2019 
CADENA DE VALORES/6. 
Gestión Administrativa 4 mar 
19/2. Bien de consumo y 
devolutivos 
21 mar. 2019 email 
Ingrith remite el flujograma, documento Word e 
instructivo corregido para validación 
se valida y hay que hacer correcciones 
29 mar. 2019 emailse remite a María del Pilar las observaciones 
anteriores para corrección 
Pendiente recibir versión ajustada. 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrith, 
pilar Andrea/ Recibir y entregar 
bienes de consumo y 
devolutivo/enviado a Ingrith 29 
marzo 
02-abr-19 email 
GNFA María del Pilar, remite el procedimiento 
ajustado para revisión 
Se recibe de la GNFA la versión ajusta 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrith, 
pilar Andrea/. Recibir y entregar 
bienes de consumo y dev. 
Recibido María del Pilar 2 abril 
GNFA 
16-may-19 email 
Se remite a Marie del Pilar únicamente las 
observaciones de lo enviado el 2 de abril. Se 
debe ajustar la etapa de todos los documentos 
del procedimiento de conformidad con la última 
caracterización del proceso enviada el 23 de 
abril, el instructivo tienen un pequeño ajustes. 
que la GNFA remita la versión ajustada y 
quedaría listo para enviar a las sedes para 
socialización antes de la aprobación final 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrith, 
pilar Andrea/. Recibir y entregar 
bienes de consumo y dev. 
Recibido María del pilar 2 abril 
GNFA 
23-oct-19 
Se retoma la revisión de los procedimientos en 
este sentido se revisa nuevamente este 
procedimiento y se propone el ajuste de : 
 
ojo pendiente de actualizar con 
nueva procedencia de obsequio 
P á g i n a 11 | 214 
 
Eliminar la procedencia. G) Traslados entre 
sedes de la universidad. Del capítulo de 
definiciones 
 
Se actualiza la condición general No. 2 
eliminando la sede la paz, la cual inicio 
operación el primero de septiembre del 2019. 
Se actualiza la actividad No. 6 -Remitir 
documentos soporte al área responsable 
Se adicionan las definiciones de los conceptos 
NICSP y mejoramiento, adecuación, reparación 
restauración, etc. 
06-nov-19 
Se revisa con Doris la versión y se envía correo 
electrónico el borrador para validar los 
conceptos con Camilo Salazar. 
 
 
2. Gestionar Novedades de los Bienes 
9 mar. 2019 email 
Según lo acordado se envió la propuesta del 
procedimiento "Gestionar novedades de los 
Bienes", el cual debe recoger los 
procedimientos de Realizar movimiento 
transitorio de bienes; retirar bienes del servicio; 
trasladar bienes; actualizar información de 
bienes; reporta la pérdida de bienes por daño, 
hurto o extravió. En este sentido adjunto los 
documentos propuestos para su ajuste y una 
segunda validación. 
Pendiente validar el procedimiento en limpio 
de acuerdo con los ajustes de Ingrid. 
C: GESTION DE BIENES/ 
PROCESO 2018 - 2019 
CADENA DE VALORES/6. 
Gestión Administrativa 4 mar 
19/2. Gestionar Novedades 
a) Flujograma formato Visión. Se debe ajustar 
de forma e incluir las actividades levantadas y 
enviadas en el formato Word. 
b) Procedimiento formato Word propuesto para 
ajuste 
Adicionalmente y de acuerdo con lo que 
revisamos el jueves, se debe ajustar todas las 
solicitudes de novedades en un solo instructivo. 
21 mar. 2019 email 
Ingrith remite el flujograma, documento Word e 
instructivo corregido para validación 
29 mar. 2019 
Se remite a María del Pilar la devolución de lo 
que envió Ingrid. Para validación faltan ajustes 
para poderlo revisar todo. 
02-abr-19 email 
GNFA María del Pilar, remite el procedimiento 
ajustado para revisión 
 
16-may-19 email 
G.B. envía email indicando que no se envió 
completo el procedimiento hace falta los 
instructivos y formatos para poder revisar. Por lo 
tanto no se deja archivo. 
 
se espera que la Gerencia remita completo 
el procedimiento para revisión 
3. Verificar existencia y estado de bienes. 
12 mar. 2019 email 
Se adjunta formato Word y Visión para el 
flujograma. 
 Se aclara que se debe actualizar las versiones 
de los procedimientos y los formatos, si bien 
estos no tienen cambios, fueron objeto de 
revisión. 
21 mar. 2019 email 
Ingrith remite el flujograma, documento Word e 
instructivo corregido para validación 
se valida y hay que hacer correcciones 
29 mar. 2019 email 
se remite a María del Pilar las observaciones 
anteriores para corrección 
Pendiente recibir versión ajustada. 
02-abr-19 email María del Pilar, remite el procedimiento ajustado 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrid, 
Pilar Andrea/ Recibir y 
entregar bienes de consumo y 
de v. Recibido María del pilar 2 
abril GNFA 
16-may-19 email 
Se remite a María del Pilar únicamente las 
observaciones de lo enviado el 2 de abril. Se 
debe ajustar la etapa de todos los documentos 
del procedimiento de conformidad con la última 
caracterización del proceso enviada el 23 de 
abril 
que la GNFA remita la versión ajustada y 
quedaría listo para enviar a las sedes para 
socialización antes de la aprobación final 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrid, 
pilar Andrea/ . Verificar 
existencia y estado de los 
bienes. Recibido María del pilar 
2 abril GNFA 
28-nov. 19 Informe 
Observación 3 informe ONCI sede Medellín. 
Validar la observación y hacer ajuste. 
 
 
4, Reponer o pagar el bien 
P á g i n a 12 | 214 
 
12 mar. 2019 email 
G.B. le envía a Ingrith el formato Word y visión 
para el flujograma. Se aclara que se debe 
actualizar las versiones de los procedimientos y 
los formatos, si bien estos no tienen cambios, 
fueron objeto de revisión. 
 
Pendiente validar el procedimiento en limpio 
de acuerdo con los ajustes de Ingrid. 
C: GESTION DE BIENES/ 
PROCESO 2018 - 2019 
CADENA DE VALORES/6. 
Gestión Administrativa 4 mar 
19/2 Verificar existencia y 
estado de bienes/ Reponer o 
pagar el bien 
02-abr-19 email 
María del Pilar, remite el procedimiento en Word 
y visión ajustados. No envió los formatos 
asociados. 
 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrid, 
pilar Andrea/ Reponer o pagar 
el bien. Recibido María del pilar 
2 abril GNFA 
16-may-19 email 
Se remite a María del Pilar únicamente las 
observaciones de lo enviado el 2 de abril. Se 
debe ajustar la etapa de todos los documentos 
del procedimiento de conformidad con la última 
caracterización del proceso enviada el 23 de 
abril, se solicita también remitir los formatos 
actualizados para validación. 
que la GNFA remita la versión ajustada y 
quedaría listo para enviar a las sedes para 
socialización antes de la aprobación final 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrid, 
pilar Andrea/. Reponer o pagar 
el bien. Recibido María del pilar 
2 abril GNFA 
5.Gestionar la baja de bienes muebles 
13 mar. 2019 email 
G.B. le envía a Ingrith, el formato Word y visión 
para el flujograma e instructivo Gestionar la 
solicitud de recomendación para dar de baja Pendiente validar el procedimiento en limpio 
de acuerdo con los ajustes de Ingrid. 
 
02-abr-19 email 
GNFA María del Pilar, remite el procedimiento 
ajustado para revisión 
16-may-19 email 
. G.B. envía email indicando que no se envió 
completo el procedimiento hace falta los 
instructivos y formatos para poder revisar. Por lo 
tanto no se deja archivo 
 
se espera que la Gerencia remita completo 
el procedimiento para revisión 
6. Reasignar bienes 
13 mar. 2019 email 
G.B. adjunta formato Word y visión para el 
flujograma e instructivo Gestionar la solicitud de 
recomendación para dar de baja. 
Pendiente validar el procedimiento en limpio 
de acuerdo con los ajustes de Ingrid. 
 
Se aclara que se debe actualizar las versiones 
de los procedimientos y los formatos, si bien 
estos no tienen cambios, fueron objeto de 
revisión. 
 
7. Catálogo de bienes 
 
Este procedimiento se revisa en reunión 
realizada en la Cooperativa el 18 de marzo con 
Pilar, Íngrid, Andrea, John y Luz Stella., queda 
pendiente validar el instructivo con las nuevas 
forma del sistema de gestión financiera quipu y 
ajustar el archivo, 
 
 
Marzo 18 de 2019, Andrea remite por email la 
propuesta trabajada para realizar los ajustes 
por parte de GB. (JOHN) 
1. Procedimiento: Administrar el catálogo de 
bienes y servicios de la Universidad Nacionalde 
Colombia (Word y visión) 
2. Instructivo: Creación o actualización de ítem, 
marca y ficha técnica en el Sistema de Gestión 
Financiera SGF - QUIPU 
3. Formato: Solicitud de creación y/o 
actualización de ítems, marcas o ficha técnica, 
Marzo 29 /19 se devuelve a Andrea Sendoya 
con algunas observaciones para corrección 
 
Abril 2 de 2019 Andrea manda la versión 
actualizada. 
para revisar 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Íngrid, 
pilar Andrea/Catalogo/email 2 
abril Andrea 
Abril 4 de 2019 John remite correo indicando 
que valido el procedimientos y está listo para 
revisión con las jefes. 
 
 
8. Consolidar y analizar la información administrativa 
13 mar. 2019 email 
 
Pendiente validar la unificación con 
contratación. Programada reunión para el 21 
de mar. 19 en la cooperativa. 
 
Este procedimiento se trabaja con Ingrith y 
John para el proceso de gestión de bienes 
14 de marzo Ingrid envía la versión actualizada, 
la cual se trabajara para la unificación del 
proceso de adquisiciones en la reunión 
programada para el 21 de mar. 2019 en la 
cooperativa. 
P á g i n a 13 | 214 
 
21 mar. 2019 reunión 
La revisión y unificación con el proceso de 
adquisición, se hace en la reunión en la 
cooperativa con el Julio. Pilar, Ingrith, Mónica 
María del Pilar y Graciela 
pendiente que la GNFA envié la versión para 
validación de la DNSA 
 
16 mayo. 2019 email 
GNFA Mónica envía la versión validad el 21 de 
marzo del 2019 para validación 
Como este es un procedimientos trasversa 
pendiente de validar en julio y pilar para 
aprobación 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrid, 
Pilar Andrea/ 8, Consolidar y 
analizar la información 
administrativa, enviado GNFA 
Mónica 16 de mayo 
16 mayo. 2019 
G.B. revisa el procedimiento. Se evidencia que 
falta revisar lo relacionado en los instructivos 
guías o cartillas, esto se puede unificar en uno 
solo, después definir cuales con los instructivos 
y guías que hacen falta. 
De gestión de bienes precisar los instructivos 
guías con JOH y Daniela, realizar el ajuste 
del procedimiento para enviar a revisión con 
Pilar y Julio. 
ojo evaluar si el tema de 
seguros está asociado al 
seguimiento y pago de las 
pólizas de seguros y cuentas 
de pagos, reportes de 
inclusiones, la recepción de los 
anexo modificatorios, validar si 
esto está en los 
procedimientos, 
Cartilla deterioro 
Instructivo registro en el siga. Falta validarlo, 
tiene algunas observaciones. 
John falta el instructivo de los bienes asegurar. 
Validar lo pertinente a los reportes de 
inclusiones y exclusiones 
Falta instructivo informe gestión de bienes anula 
(el cual debe contener los hechos más 
relevantes de la vigencia y las estadísticas de 
los bienes al corte de la vigencia. 
 
9. Construir y realizar la política 
21 mar. 2019 reunión 
 
pendiente enviar la versión para validación 
Este procedimiento se revisa y se proyecta a 
propuesta para los dos procesos G.B. Y 
ADQUISICIONES, la cual se trabajara en la 
reunión programada para el 21 de mar. 2019 en 
la cooperativa. Con la participación de Julio, 
Pilar Ingrith, Mónica, María del Pilar, Graciela. 
 
16 mayo. 2019 email 
GNFA Mónica envía la versión validad el 21 de 
marzo del 2019 para validación 
Como este es un procedimiento trasversa 
pendiente de validar con julio y Pilar para 
aprobación 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrid, 
pilar Andrea/. 9, Consolidar y 
analizar la información 
administrativa, enviado GNFA 
Mónica 16 de mayo 
 
16 mayo. 2019 
G.B. revisa el procedimiento. No se tienen 
observaciones por lo que estaría listo para 
validar con Julio y Pilar para aprobación 
 
 
No se tienen observaciones por lo que 
estaría listo para validar con Julio y Pilar 
para aprobación 
 
10. Procedimientos proyectados para inmuebles 
08-abr-19 EMAIL 
GNFA María del Pilar, remite procedimiento 
propuesta para revisión de Luz Stella y Pilar. 
Falta Revisar. 
PROCESOS ACTUALIZADOS 
2019 Trabajados con Ingrid, 
pilar Andrea/. 10 inmuebles 
email 8 abril de la GNFA María 
DEL PILAR PARA REVISIÓN 
 
5 Encuentro nacional de jefes de Contratación y 
Gestión de Bienes 
 
Los días 23 y 24 de mayo del 2019 en la ciudad de Bogotá, se llevó acabo el primer encuentro 
nacional de jefes de contratación y gestión de bienes, el cual se desarrolló exitosamente. 
A continuación se relaciona la agenda desarrollada en el encuentro: 
 
 
P á g i n a 14 | 214 
 
 
Tabla No. 2 Agenda jueves 23 de mayo 
Hora Actividad Lugar 
8:00 am 
– 10:00 
am 
Apertura y presentación aspectos generales del cambio en 
la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa 
Prof. Álvaro Viña Vizcaíno 
Ing. Luz Shirley Ramírez 
 
Cooperativa de Profesores 
UNAL 
AUDITORIO CASA 5 
Transversal 26B No. 40A – 77 
 
10:00 am 
– 1:00 
pm 
Conferencia Gestión del Cambio 
 
Conferencista externo invitado 
Almuerzo 
2:00 pm 
– 5:00 
pm 
Nuevas Formas de Adquisición de Bienes y Servicios: 
Negociaciones de Largo Plazo 
Arrendamiento Vs. Adquisiciones 
Negociaciones Globales 
 
Jefe División Nacional de Servicios Administrativos 
Jefe de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel 
Nacional 
Jefe Gestión de Bienes del Nivel Nacional 
 
 
Tabla No. 3 Agenda viernes 24 de mayo 
Hora Actividad Lugar 
8:00 am 
– 10:00 
am 
Nuevo Modelo Contractual UNAL y novedades en materia 
contractual 
Jefe de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel 
Nacional 
 
 
Cooperativa de Profesores 
UNAL 
 
SALON FUNDADORES 1 
Transversal 26B No. 40A -
55 
8:00 am 
– 10:00 
am 
Programa de Seguros 
 
Jefe División Nacional de Servicios Administrativos 
Jefe Gestión de Bienes del Nivel Nacional 
 
Cooperativa de Profesores 
UNAL 
 
SALON FUNDADORES 4 
Transversal 26B No. 40A -
55 
10:00 am 
– 12:00 
m 
Tramites y Procedimientos Proceso de Gestión 
Administrativa de Bienes y Servicios 
 
Jefe División Nacional de Servicios Administrativos 
Jefe de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel 
Nacional 
Jefe Gestión de Bienes del Nivel Nacional 
Cooperativa de Profesores 
UNAL 
 
AUDITORIO CASA 5 
Transversal 26B No. 40A - 
77 
Almuerzo 
2:00 pm 
– 4:00 
pm 
Taller colectivo temas transversales a la Adquisición y 
Gestión de Bienes y Servicios 
 
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa 
División Nacional de Servicios Administrativos 
Cooperativa de Profesores 
UNAL 
 
AUDITORIO CASA 5 
Transversal 26B No. 40A - 
77 
 
A continuación se relacionan los asistentes al encuentro: 
Tabla No. 4- Lista Asistentes Encuentros de Jefes de Contratación y Gestión de Bienes 
Asistentes Oficinas de Contratación 
 
Sede/ Unidad Especial Oficina de contratación Nombre jefe 
Bogotá 
SECCIÓN CONTRATACIÓN 
MILDRED FARIDE HERNANDEZ 
QUINTERO 
UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN ACADÉMICA OSCAR ENRIQUE ALBA CHACÓN 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS WALTER WILLIAM LOBO CABRALES 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE ARTES RUTH MERY RUBIANO PINZÓN 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE CIENCIAS JORGE ENRIQUE CRUZ MEDINA 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS EDGAR HERNANDO LOPEZ CONTRERAS 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS GERMÁN JARAMILLO GARCÍA 
P á g i n a 15 | 214 
 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE ENFERMERÍA WILMER CHARLES MAHECHA MORALES 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE DERECHO CLARITZA ARIAS MOLINA 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE INGENIERÍA 
HERNAN ALBERTO HERNANDEZ 
MORENO 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE MEDICINA ANGELA MARIA RAMIREZ OROZCO 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA JOHN JUSTINIANO GARCIA MEJIA 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE MEDICINA VETERINARIA DORIS LILIANA SANTANA PINEDA 
Medellín 
OFICINA DE ADQUISICIONES BIENES Y SERVICIOS NIVEL CENTRAL ADRIANA ESTELA SERNA GARCÉS 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE ARQUITECTURA ANA MARIA RODRIGUEZ RANGEL 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE CIENCIASAGRARIAS RUBEN VÉLEZ DURÁN 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y 
ECONOMICAS 
DAVID ALEJANDRO RESTREPO GIL 
UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE MINAS SIGIFREDO URIBE ZULUAGA 
Manizales SECCIÓN CONTRATACIÓN SEDE MANIZALES CLAUDIA LILIANA QUINTERO MUÑOZ 
Palmira OFICINA DE CONTRATACIÓN SEDE PALMIRA KATHY HERNANDEZ FIGUEROA 
Amazonía TÉCNICO ADMINISTRATIVO UNIDAD ADMINISTRATIVA AMAZONÍA MYRIAM DAZA 
Orinoquía UNIDAD ADMINISTRATIVA ORINOQUÍA FREDDY ENRIQUE ESPINOSA MUÑOZ 
Caribe UNIDAD ADMINISTRATIVA CARIBE YESID MARTÍNEZ MORALES 
Unisalud Nivel Nacional - 
Unisalud Sede Bogotá 
OFICINA DE CONTRATACIÓN UNISALUD SEDE BOGOTÁ LIZETHE SALAZAR SÁNCHEZ 
JEFE DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNISALUD SEDE 
BOGOTA 
NOHORA MARINA MORA ZAMORA 
Unisalud Medellín AREA DE CONTRATACIÓN UNISALUD SEDE MEDELLÍN ISABEL CRISTINA BAENA BOTERO 
Unisalud Manizales AREA DE CONTRATACIÓN UNISALUD SEDE MANIZALES YEY DENISSE MEJIA GIRALDO 
 
 
Asistentes Oficinas de Gestión de Bienes 
 
Nivel Nacional 
JEFE SECCIÓN DE GESTIÓN DE BIENES LUZ STELLA GODOY OSORIO 
PROFESIONAL UNIVERSITARIO JOHN FREDDY CAVIEDES CÁRDENAS 
PROFESIONAL UNIVERSITARIO EDUAR JOSÉ RAMÍREZ BENÍTEZ 
PROFESIONAL DE APOYO - CONTRATISTA DANIELA BOLAÑOS FAJARDO 
Bogotá 
SECCIÓN DE GESTIÓN DE BIENES DORIS CUERVO PARRA 
ACTIVOS FIJOS SEDE BOGOTA CLAUDIA BIBIANA PIRA ARÉVALO 
Medellín 
JEFE SECCIÓN DE INVENTARIOS DARÍO ALBERTO IBARRA 
JEFE SECCIÓN DE ALMACÉN BEATRIZ EUGENIA MEJÍA VÉLEZ 
Manizales JEFE SECCIÓN DE GESTIÓN DE BIENES MARIA DEL ROSARIO RAMÍREZ DUQUE 
Palmira 
COORDINADORA DE INVENTARIO SANDRA PATRICIA DORADO SÁNCHEZ 
COODINADOR DE ALMACÉN HADER AGUDELO LÓPEZ 
Amazonía TÉCNICO ADMINISTRATIVO ANA MARÍA HEREDIA CURICO 
Orinoquia 
APOYO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO-CONTRATISTA ANGNI DEICI GRANADOS 
INGENIERO CIVIL - CONTRATISTA DAVID ALDERMAR CARRILLO PERALTA 
Caribe 
APOYO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-OFICINA SATÉLITE 
BOGOTA 
CARMEN ANA CASAS SIERRA 
Tumaco ASESOR DIRECCIÓN SEDE TUMACO JORGE ANDRÉS RIVEROS TONCON 
Unisalud 
ALMACENISTA UNISALUD BOGOTA GLORIA PILAR MORENO VARGAS 
ALMACEN UNISALUD MEDELLÍN ALBA YUDI DUQUE 
 
También asistieron como invitados el grupo de Proyecto Optimización de trámites y procesos 
financieros y administrativos y el grupo de Soporte QUIPU. 
 
 
 
P á g i n a 16 | 214 
 
6 Entrega a la sede La Paz de las actividades de Gestión 
de Bienes 
 
Las actividades de Gestión de Bienes para la administración, control, seguimiento y registro en el 
SGF-QUIPU funcionalidades de almacén y de activos fijos de los bienes adquiridos por la Sede La 
Paz, así como la administración y control de las placas UN, se hicieron a través de las áreas de Gestión 
de Bienes de la Sede Bogotá y Nivel Nacional hasta el mes de agosto del 2019. 
En este mismo sentido y como parte de la preparación de la entrega de la información a la Sede la 
Paz, el 27 de agosto de 2019, se capacitó al funcionario Nelson Machuca quien estaría a cargo de las 
actividades de Gestión de Bienes en la Sede, en temas como: 
 Generales del proceso de Gestión de Bienes 
 Los cambio normativo NICSP adoptados por la Universidad en la vigencia 2018. 
 La puesta en producción de las funcionalidades de ajustes y correcciones, bajas por 
resolución, entrada de bienes sin placa, partes significativas, reclasificación categorías y 
reportes. 
 Proceso de Unificación bases de Datos de la vigencia 2019 
 Administración del catálogo de bienes 
 Página de la Gerencia, entre otros. 
 
Adicionalmente, el funcionario Nelson Machuca de la semana del 20 al 30 de agosto, recibió 
entrenamiento en la Sede Bogotá de las actividades de las áreas de almacén y activos fijos, así como 
del funcionamiento y operación en el SGF-QUIPU. 
Así las cosas, el 4 de septiembre de 2019 en la oficina de la Sección de Gestión de Bienes del Nivel 
Nacional, le fue entregado al Dr. Julio Cesar Camacho en su calidad de Director Financiero y 
Administrativo de la Sede, las actividades realizadas por la Sección de Gestión de Bienes del Nivel 
Nacional, las cuales fueron documentas y detalladas en el memorando SGB-210-19 de fecha 30 de 
agosto de 2019, entre las cuales hacen parte, las siguientes: 
1. La recopilación de los registros de información en el sistema SGF-QUIPU, información de la 
capacitación y entrenamiento al funcionario que asumió las actividades de Gestión de Bienes 
en la Sede. 
 
2. El consolidado y detalle de los bienes adquiridos por la sede La Paz y registrados en el SGF-
QUIPU así: 
 
 Bienes adquiridos por la Sede la Paz a agosto 31 de 2019 por tipo de bien 
 
 Detallado por ítem Sede la Paz (agosto 31 de 2019) 
 
 Consolidado de bienes adquiridos y registrados Sede La Paz detallado por placa 
 
 
3. La entrega de 4 rollos de placas adhesivas con los siguientes números: 
 
P á g i n a 17 | 214 
 
 
Tabla No. 5 Placas adquiridas mediante ODC N. 5 de 2018 
Proveedor Acobarras SAS 
 Desde Hasta 
Rollo N. 01 8000000 8004999 
Rollo N. 02 8005000 8009999 
Rollo N. 03 8010000 8014999 
Rollo N. 04 8015000 8019999 
 
 
7 Auditoría interna del sistema de calidad 
 
Para el proceso de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios en temas relacionados con 
gestión de bienes, se programó auditoria de seguimiento de la auditoria del 2018 para el 
Nivel Nacional, Sedes Amazonia y Caribe. 
 
 
Tabla No. 6 Consolidado de auditorías internas –Vigencia 2019 
Sede Fecha Observaciones 
Nivel Nacional 22-noviembre - 2019 
Se firmó acta sin observaciones, las 
oportunidades de mejora de la vigencia 
2018 quedaron subsanas. 
 
Caribe 
 
Al cierre de la vigencia no se recibió del 
SIGA el informe definitivo. 
Amazonía 
 
Al cierre de la vigencia no se recibió del 
SIGA el informe definitivo. 
 
8 Tabla de retención documental – TRD 
 
Periódicamente se realiza seguimiento a la actualización de la Tabla de Retención Documental – TRD 
para las actividades de Gestión de Bienes de conformidad con las directrices de la Oficina Nacional 
de Gestión y Patrimonio Documental. 
En este sentido, para la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional, a partir del 1 de enero del 
2018 se dio inicio a la aplicación de la tabla de retención documental aprobada en la sesión No. 003 
del 8 de septiembre del 2017 por el Comité de Gestión y Patrimonio Documental. 
P á g i n a 18 | 214 
 
En cuanto a las Sedes Andinas (Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira), el Comité Nacional de 
Gestión y Patrimonio Documental en su sesión No. 003 del 10 de diciembre 2018 aprobó la tabla de 
retención documental de las áreas de Gestión de Bienes, la cual rige a partir del 1 de enero de 2019. 
Para las Sedes de Presencia Nacional y las Unidades Especiales (Unimedios y Editorial) y las 
Unisalud y sede la Paz, la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental recomendó ajustar 
la producción documental a la estructura de la TRD estandarizada y aprobada para las Sedes Andinas. 
Esta actividad fue socializada a las Sedes Andinas mediante memorando SGB-093-19 y a las Sedes 
de Presencia Nacional y las Unidades Especiales (Unimedios y Editorial) y las Unisalud de cada Sede 
mediante memorando SGB-131-19. 
No obstante lo anterior, la TRD de las sedes no se ha publicado en la página de la Gerencia, en 
consideración a que la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental no la ha enviado 
firmada. 
 
9 Catálogo de bienes de la Universidad 
 
La Sección de Gestión de Bienes tiene bajo su responsabilidad la administración y control del 
Catálogo de Bienes de la Universidad, actividad trasversal a todas las sedes. En este sentido se realiza 
la atención de los requerimientos elevados por las áreas de almacén y de activos fijos a través de 
correo electrónico referido a la necesidad de creación de ítems de elementos, activación de ítems, 
ficha técnica, marcas, actualización de la información, entre otros, así como la parametrización deítems de bienes en el SGF-QUIPU – módulos de almacén y de activos fijos. 
Durante las vigencias 2017 al 2018 como parte de la preparación para la adopción del nuevo marco 
normativo NICSP y unificación de bases de datos fue depurado y homologado en gran parte con el 
catálogo de Colombia Compra Eficiente. En este sentido en el proceso de unificación de Bases de 
Datos del SGF–QUIPU funcionalidad de almacén, en la vigencia 2019 se cargó un catálogo depurado 
y actualizado. 
 
Tabla No. 7 Depuración Catálogo de Bienes 
Ítems activos en el sistema SGF-QUIPU 10.843 
Ítems temporalmente activos 1.752 
Ítems sin homologar con el catálogo de Colombia Compra Eficiente 997 
 
En cuanto a la administración del Catálogo de Bienes en la vigencia 2019 se gestionaron 162 
solicitudes de actualización (creación de ítems, marcas creadas, activación de ítems y utilización de 
homologación), las cuales fueron solicitadas por el área de almacén o quienes hacen sus veces en 
cada una de las sedes de la Universidad así: 
P á g i n a 19 | 214 
 
 
Tabla No. 8 Actualización de Ítems en el Catálogo de Bienes 
Requerimientos por tipo de solicitud No. 
Creación de Ítems 64 
Marcas Creadas 22 
Activación de Ítems 18 
Utilización de Homologación 58 
Total requerimientos atendidos VIG 2019 162 
 
 
10 Umbrales para el registro y administración de los 
bienes que adquiere la Universidad 
 
Los bienes adquiridos por la Universidad se registraron y clasificaron de acuerdo con el rango de 
umbrales de finido por la Universidad, así: 
Tabla No. 9 Umbrales para registro de bienes en SGF-QUIPU 
Concepto Características 
MI 
(Mínima 
cuantía) 
0-25 UVT 
Contablemente se registra en el gasto 
No se controla en Activos Fijos 
No tiene placa UN 
ME 
(Menor 
cuantía) 
25 UVT - 50 UVT 
Contablemente se registra en el gasto 
Se controla en Activos Fijos 
Tiene placa UN 
Los movimientos en Activos Fijos (retiros, traslados, bajas, etc.) no tienen efecto 
contable 
MA 
(Mayor 
cuantía) 
> 50 UVT 
Contablemente se registra en PPyE, PI o Intangibles. 
Se controla en Activos Fijos 
Tiene placa UN 
Los movimientos en Activos Fijos (retiros, traslados, bajas, etc.) tienen efecto 
contable 
 
NA 
(No aplica 
umbral) 
 
 
 
Empresa 1180 – Regalías 
Grupos 
605 – Terrenos 
610 – Semovientes 
615- Construcciones en curso (solo aplica para efectos contables - utilizando un 
EDN TIPMOV 3-Entrada devolutivo para construcción en curso/montaje) 
640 – Edificaciones 
645 – Plantas, ductos y túneles (Aplica solo para Sede Caribe – Placa 7001078) 
P á g i n a 20 | 214 
 
Concepto Características 
 
 
 
 
NA 
(No aplica 
umbral) 
675 – Equipo de transporte (Ítems asociados a vehículos: 699, 701-704, 2482, 
15036, 15498, 15499, 24543) 
715 – Bienes inmuebles históricos y culturales 
970 - Intangibles 
960 - Bienes de 
arte y cultura 
Subgrupo 
4 - Obras de arte 
5 - Elementos culto 
6 - Elementos de museo 
Material bibliográfico 
Procedencias 
5 – Bienes recibidos en administración convenios o contratos 
17 –Bienes recibidos del gobierno general sin la propiedad 
23 – Convenio sin definir la propiedad 
Estados 
4 – En comodato / administración 
15 – Entregados a entidad gobierno general 
16 – Entregados a entidad públicas 
24 – En arrendamiento (Aplica solo para Nivel Nacional y Sede Bogotá) 
5 - Retirado del servicio 
 
 
11 Bienes inmuebles registrados en el Sistema de 
Información y Gestión de Activos – SIGA 
 
De conformidad con lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en los Decretos 
No. 47 de 2014 “Por el cual se reglamentan el artículo 8 de la Ley 708 de 2001, el artículo 238 de 
la Ley 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión de activos públicos” y No. 
1778 de 2016 “Por el cual se modifica el Título 2 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015 
en lo relacionado con la movilización de activos, planes de enajenación onerosa y enajenación de 
participaciones minoritarias”; durante la vigencia 2019 y con una periodicidad mensual, se consolido 
y se registró en el Sistema de Información y Gestión de Activos–SIGA las novedades o 
actualizaciones de los bienes inmuebles de propiedad de la Universidad, asociadas a las 
características generales del activo, información técnica, administrativa, jurídica y física del activo, 
situación actual del activo y valor del activo. 
En este sentido, el registro en el sistema SIGA lo realiza la Sección de Gestión de Bienes del Nivel 
Nacional, de conformidad con la información reportada periódicamente por cada una de las Sedes de 
la Universidad, en donde a 31 de diciembre de 2019 se encuentran registrados en el Sistema de 
P á g i n a 21 | 214 
 
Información y Gestión de Activos - SIGA un total de 642 bienes inmuebles de propiedad de la 
Universidad, distribuidos de la siguiente manera: 
 
Tabla No. 10 Número de bienes inmuebles registrados en SIGA por Sede – Diciembre de 2019 
 
Fuente: Sistema de Información y Gestión de Activos – SIGA - Información reportada por las áreas de 
Gestión de Bienes de cada una de las Sedes de la Universidad. 
La información de los bienes inmuebles registrados en SIGA fue conciliada al cierre de la vigencia 
del año 2019 con los bienes inmuebles registrados en el Sistema de Gestión Financiera SGF– QUIPU 
y los bienes inmuebles asegurados. (Ver los anexos del No. 5 al 13). 
 
12 Propiedad Planta y Equipo a 31 de diciembre de 2019 
 
Al cierre de la vigencia 2019, se registran y administran en el SGF- QUIPU - módulo de activos fijos 
98.356 bienes con concepto de umbral M.E, M.A y N.A, los cuales representan un valor en libros de 
$3.8 billones. 
Es de aclarar que de los 98.356 bienes registrados en el SGF- QUIPU, 72.807 corresponden a bienes 
de con conceptos MA y NA, los cuales de conformidad con el nuevo marco normativo tienen 
afectación contable. 
Por otra parte, aproximadamente 25.549 bienes se registran y se controlan en el SGF-QUIPU con 
concepto ME y sin afectación contable. 
A continuación se presenta la distribución porcentual por sede de los bienes registrados en el SGF-
QUIPU a 31 de diciembre de 2019: 
 
 
 
 
 
Sede Terrenos en SIGA Edificaciones en SIGA 
Total bienes inmuebles en 
SIGA 
Bogotá 39 166 205 
Medellín 18 174 192 
Manizales 34 35 69 
Palmira 6 70 76 
Amazonia 1 33 34 
Orinoquia 1 18 19 
Caribe 4 9 13 
Tumaco 2 10 12 
La Paz 1 21 22 
Total 106 536 642 
P á g i n a 22 | 214 
 
Gráfica No. 1. Participación porcentual de bienes por sedes 
Conceptos ME-MA-NA – Vigencia 2019 
 
Fuente: Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU, a 31 de diciembre de 2019 con conceptos 
ME, MA y NA. Sección Gestión de Bienes- División Nacional de Servicios Administrativos, 
Universidad Nacional de Colombia. 
 
Las sedes más representativas en control y administración de bienes son: Bogotá con el 56.44% del 
total de los bienes y un valor en libros de 2.6 billones; seguido de Medellín con el 19.79% del total 
de los bienes y 743.043 millones en valor en libros y Manizales con el 8.91% del total de los bienes 
y 197.151 millones en valor en libros. (Ver anexo No. 1) 
De los 98.356 bienes registrados en el SGF-QUIPU, 688 corresponden a bienes inmuebles, con una 
participación del 0.70% del total del número de bienes, pero con una participación del valor en libros 
del 94.56% con respecto al valor total de todos los bienes de la Universidad. (Ver anexo No. 2). 
Grafica No. 2. Representación de los bienes inmuebles frente al valor total de los activos, 
31 de diciembre de 2019
 
Fuente: Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU, a 31 de diciembre de 2019 con conceptos ME, MA y NA. Sección 
Gestión de Bienes- División Nacional de Servicios Administrativos, Universidad Nacional de Colombia. 
 
NIVEL 
NACIONAL
4,88%
BOGOTÁ
56,44%
MEDELLIN
19,79%
MANIZALES
8,91%
PALMIRA
5,40%
AMAZONIA
1,26%
ORINOQUIA
1,37%
CARIBE
0,79%
TUMACO
0,29%
LA PAZ0,21% REGALIAS
0,68%
% EN NUMERO DE BIENES
 -
 500.000
 1.000.000
 1.500.000
 2.000.000
 2.500.000
 3.000.000
 3.500.000
 4.000.000
688 bienes Inmuebles 97.668 bienes muebles Total: 98.356
3.626.237 
208.675
$ 3.834.913 
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94.56% 100%
5,44%
P á g i n a 23 | 214 
 
i. Comparativo Activos Fijos 2018 – 2019 
 
En la siguiente tabla se muestra un comparativo de los activos fijos registrados en el SGF-QUPU a 
diciembre 31 de 2018 Vs 2019 con efecto contable, es decir, con concepto MA y NA así: 
 
Tabla No. 11 Variación de los bienes de la Universidad 2018-2019 
(Cifras en millones de pesos) 
Sede 
BIENES A 31 DIC 2018 BIENES A 31 DIC 2019 
Conceptos 
MA-NA 
(con afectación 
contable) 
Conceptos ME 
(sin afectación 
contable) 
Conceptos 
MA-NA 
(con afectación contable) 
Conceptos ME 
(sin afectación 
contable) 
N. bienes VR libros 
N. 
bienes 
VR libros 
N. 
bienes 
VR libros 
% Vr en 
libros 
N. 
bienes 
VR libros 
N. NACIONAL 3.656 15.272 989 
 
- 
3.637 16.860 0,44% 1.162 
 
- 
BOGOTA 39.941 2.689.725 12.947 
 
- 
40.769 2.672.010 69,80% 14.739 
 
- 
MEDELLIN 14.062 738.949 4.134 
 
- 
14.961 741.865 19,38% 4.501 
 
- 
MANIZALES 6.017 170.609 2.134 
 
- 
6.273 196.507 5,13% 2.489 
 
- 
PALMIRA 3.307 94.440 1.537 
 
- 
3.538 93.641 2,45% 1.778 
 
- 
AMAZONIA 923 16.179 188 
 
- 
988 16.396 0,43% 251 
 
- 
ORINOQUIA 960 10.736 206 
 
- 
1.066 10.966 0,29% 279 
 
- 
CARIBE 502 9.645 178 
 
- 
569 9.479 0,25% 206 
 
- 
TUMACO 208 6.740 75 
 
- 
190 6.516 0,17% 93 
 
- 
LA PAZ 23 62.873 - 
 
- 
152 63.507 1,66% 51 
 
- 
REGALIAS 614 595 - 
 
- 
664 550 0,01% - 
 
- 
Total general 70.213 3.815.762 22.388 - 72.807 3.828.297 100% 25.549 - 
Fuente: Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU 
Con respecto a los bienes registrados en el SGF-QUIPU- módulo de activos fijos de concepto MA y 
NA, al 31 de diciembre de 2018 se registró un número total de 70.213 bienes por un valor en libros 
de $3,815 billones de pesos. Para la vigencia 2019 en cuanto al número de bienes tuvo un crecimiento 
de 2.594 bienes y aumento en valor en libros de $12.535 millones de pesos, para cerrar al 31 de 
diciembre de 2019 con un total de 72.807 bienes por valor en libros de $3,828 billones de pesos. 
Con respecto a los bienes registrados en el SGF-QUIPU- módulo de activos fijos de concepto ME, 
se aclara que este tipo de bienes se gestionan en activos fijos sin movimiento contable, En 
consideración a que no tienen efecto contable, solamente hablaremos en número de bienes, los cuales 
al cierre de la vigencia 2018 se registraban alrededor de 22.388 bienes con un crecimiento en la 
vigencia de 3.161 para un total de 25.549 bienes al 31 de diciembre del 2019. 
En cuanto al detalle de los bienes por grupo y conceptos de umbral registrados a 31 de diciembre de 
2019 ver Anexos N. 3 y 4 
P á g i n a 24 | 214 
 
13 Otros aspectos relevantes de Gestión de Bienes 
 
A continuación, se describen aspectos relevantes de la operación de gestión de bienes durante la 
vigencia 2019. 
13.1 Ejecución proceso de bajas de bienes de propiedad de la 
Universidad 
 
Durante la vigencia 2019, en la aplicación del procedimiento “Gestionar la baja de bienes muebles”, 
el área de Gestión de Bienes o quien hace sus veces en cada Sede, realizó la gestión para la baja de 
todos aquellos bienes muebles que han sido retirados del servicio por encontrarse en condiciones de 
obsolescencia, deterioro o desgaste; así como el trámite y registro en el SGF – QUIPU de las bajas 
directas. 
A continuación, se consolida el resultado de la información enviada por cada una de las sedes, así: 
Tabla No. 12 Consolidado cantidad de bienes muebles dados de baja 
SEDE 
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Nivel Nacional 145 22 0 11 0 0 0 0 0 0 178 187.517.981 3,13% 
Bogotá 1.380 151 0 165 29 0 0 0 0 216 1.941 2.581.306.471 34,14% 
Tumaco 54 0 0 0 0 0 0 0 0 0 54 16.594.582 0,95% 
Medellín 0 2 12 307 24 0 0 0 0 25 370 1.197.464.315 6,51% 
Manizales 0 50 0 0 0 0 0 0 22 8 80 37.482.314 1,41% 
Palmira 0 1.861 0 0 0 0 3 770 230 0 2.864 89.490.816 50,37% 
Amazonia 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00% 
Orinoquia 2 0 0 0 0 0 0 0 197 0 199 98.039.348 3,50% 
Caribe 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00% 
La Paz 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00% 
TOTAL 1.581 2.086 12 483 53 0 3 770 449 249 5.686 
4.207.895.827 100% % Participación 
N. de bienes 
27,8% 36,7% 0,2% 8,5% 0,9% 0,0% 0,1% 13,5% 7,9% 4,4% 100% 
Fuente: Certificación de las sedes, de acuerdo con la circular GNFA-026 de 2019 
P á g i n a 25 | 214 
 
13.2 Conteo físico de bienes en el almacén 
 
ii. Consolidación de la información reportada por las sedes 
 
Durante la vigencia 2019, las Sedes o Unidades Especiales realizaron procesos de verificación física 
de los bienes que quedaron en el almacén a diciembre 31 de 2019 mediante las instrucciones 
impartidas en la circular GNFA-026 de 2019, con el propósito de garantizar que la información de 
los bienes nuevos en los almacenes se encontrara debidamente conciliada y sin diferencias. 
En este sentido se consolidó la información así: 
Tabla No. 13 Consolidado toma física almacén 
Sedes - Unidades 
Especiales 
Observación 
Bogotá, Nivel Nacional, 
Regalías y sede Tumaco 
La sede Bogotá realizó un conteo presentando saldos en la empresa 2063, la cual no 
presentó diferencias. Las demás empresas, incluyendo las empresas del Nivel 
Nacional, Unimedios, Tumaco no presentaron saldos. Esta información fue remitida 
mediante el memorando B.SGBA-1765-19 el día 18 de diciembre de 2019 
Medellín 
La sede a través de correo electrónico del 19 de diciembre de 2019 indica que realizó 
un conteo presentando saldos y sin diferencias para las empresas 3001, 3010, 3011, 
3013, 3014, 3015, 3061, 3062, 3063, 3064 y 3065. 
Las empresas 3012 y 3060 no presentaron saldos. 
Manizales 
La sede a través de comunicación del 23 de diciembre de 2019 indico que realizó un 
conteo para las empresas 4001 y 4062, la cuales presentaban saldos y sin diferencias. 
Las empresas 4002, 4010, 4011, 4012, 4013, 4014, 4060, 4061, 4063, 4065 no 
tuvieron movimiento. 
Palmira 
La sede realizó 2 conteos para la empresa 5001 presentando saldos y sin diferencias. 
Las demás empresas no presentaron saldos. La información fue enviada a través del 
correo electrónico del 17 de diciembre de 2019 
La Paz 
La sede a través de correo electrónico del 17 de diciembre de 2019 indicó que no 
presenta saldos en almacén para la empresa 1201 
Amazonía 
La sede mediante correo electrónico del 20 de diciembre de 2019 certificó que no 
presentaba saldos para las empresas 6001, 6010, 6060 y 6061 
Orinoquía 
La sede mediante correo electrónico del 19 de diciembre de 2019 certificó que no 
presentabasaldos para las empresas 7001, 7010 y 7060. 
Caribe 
La sede mediante correo electrónico del 19 de diciembre de 2019 indicó que realizó 
un conteo en donde la empresa 8001 presentaba saldos y sin diferencias. 
Las demás empresas de la sede no presentan saldos. 
Editoral 
Por medio de correo electrónico del 24 de diciembre de 2019 informa que realizó un 
conteo físico para la empresa 1004 sin presentar saldos 
Unisalud Bogotá 
Por medio de correo electrónico del 17 de diciembre de 2019 certifica que realizó 2 
conteos para la empresa 1002, presentando saldo y sin diferencias 
Fuente: Certificación de elaboración y registro del conteo físico, expedida por las sedes a diciembre 31 de 2019 
 
 
 
 
P á g i n a 26 | 214 
 
iii. Resultado de la toma física en las sedes 
 
A 31 de diciembre de 2019 las sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, La Paz, Amazonía, 
Orinoquía, Caribe y Tumaco y Unidades Especiales no presentaron diferencias para ninguna de sus 
empresas. 
 
13.3 Determinación de indicios de deterioro 
 
El nuevo marco normativo NICSP que rige a partir del 1 de enero del 2018 para el reconocimiento y 
medición de los bienes que adquiere la Universidad, incorporó un nuevo concepto de “deterioro” 
que debe ser calculado y registrado cada año en la misma fecha. 
Como mínimo, al final del periodo contable la Universidad a través del área de Ordenamiento y 
Desarrollo Físico o quien haga sus veces en cada sede, evalúa si se presentan indicios de deterioro 
del valor de sus bienes inmuebles generadores de efectivo y no generadores de efectivo. 
Si se determina que no existen indicios de deterioro, la Universidad no estará obligada a realizar una 
estimación formal del valor recuperable, pero el resultado se deberá dejar plasmado en una 
certificación, que deberá ser enviada a las Direcciones Administrativa y Financieras o Unidades de 
Gestión Integral de las sedes de presencia Nacional con copia a las División Nacional de Servicios 
Administrativos – Sección de Gestión de Bienes. 
Si se determina que existe indicio de deterioro, la universidad Estimará el valor recuperable del activo 
para comprobar si efectivamente se encuentra deteriorado, para lo cual presentara para cada bien 
inmueble un informe técnico, el cual deberá ser enviado a las Direcciones Administrativas y 
Financieras o Unidades de Gestión Integral de las sedes de Presencia Nacional con copia a la División 
Nacional de Servicios Administrativos – Sección de Gestión de Bienes para su registro en el SGF-
QUIPU funcionalidad de activos fijos. 
En este sentido la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de conformidad con las 
disposiciones de la Resolución de Rectoría No. 1449 del 27 de diciembre del 2017 y mediante la 
circular GNFA-06 de 2019 y el memorando GNFA-947-19 de 2019, solicitó a las Vicerrectorías y 
Direcciones de cada Sede, determinar durante la vigencia 2019 los bienes inmuebles que 
posiblemente presentaran indicios de deterioro y a los cuales se les debería realizar informe técnico 
de deterioro. 
Como resultado del proceso, cada una de las sedes, certificaron que no evidenciaron indicios de 
deterioro de ninguno de los bienes inmuebles para la vigencia 2019, así: 
 
 
P á g i n a 27 | 214 
 
Tabla No. 14 Consolidado resultados de deterioro vigencia 2019 en los bienes inmuebles 
Sede Comunicado Resultado de los bienes inmuebles 
Bogotá B.DAMCEF 773-19 y B.DAMCEF 818-19 Sin indicios de deterioro 
Medellín M.DODF-119-19 Sin indicios de deterioro 
Manizales MZ.DODF-174-19 Sin indicios de deterioro 
Palmira P.SACEF-101-19 Sin indicios de deterioro 
La Paz LP-VS-0275-19 Sin indicios de deterioro 
Amazonia A.UGI-114-19 Sin indicios de deterioro 
Orinoquia O.UGI 130-19 Sin indicios de deterioro 
Caribe C.UGI-110-19 Sin indicios de deterioro 
Tumaco T.1-015-2020 Sin indicios de deterioro 
Fuente: Certificación de las sedes, de acuerdo con la circular GNFA-06 de 2019 y memorando GNFA-947-19 de 2019 
 
14 Ejecución Programa de Seguros - Grupo No 1 Para 
Bienes e Intereses Patrimoniales 
 
El programa de seguros Grupo No. 1 para bienes e intereses patrimoniales, está bajo la dirección de 
la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, a través de la División Nacional de Servicios 
Administrativos y la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional. 
Tiene como objetivo, amparar los bienes e intereses patrimoniales de propiedad de la Universidad, 
así como aquellos bienes e intereses patrimoniales por los cuales sea o llegare a ser responsable, tanto 
en el nivel nacional como en las sedes de la institución, mediante la suscripción de contratos de seguro 
 
14.1 Contratos de seguros 
 
En la vigencia se tramitaron y gestionaron solicitudes de siniestros con cargo a las once pólizas que 
conforman el grupo No. 1 del programa de seguros de la universidad para cada uno de los contratos 
de seguros que se relacionan a continuación: 
 
 
 
 
 
 
 
P á g i n a 28 | 214 
 
Tabla No. 15 Contratos de Ejecución del Programa de Seguros para el Grupo No. 1 
ASEGURADORA 
Contrato 
Valor primas pagadas 
(en millones ) 
Pólizas 
Contratadas 
No. Desde Hasta 
Tiempo 
en 
meses 
Valor 
sin IVA 
IVA 
Valor 
con IVA 
Ramo No. 
Unión Temporal La Previsora 
S.A. - Allianz Seguros S.A. - 
Seguros AXA Colpatria S.A. - 
MAPFRE Seguros de 
Colombia S.A. 
6 de 2018 01/11/2018 31/07/2021 33 4.721 897 5.618 
 
1. T.R.D.M 1003929 
2. Automóviles 1010870 
3. Casco Barco 1001414 
4.Transporte 
Valores 
1004009 
5.Transporte 
Mercancías 
1004212 
6. Manejo Global 1005601 
7. R.C.E. 1007597 
8.Equipo Maquinaria 1002997 
9.Responsabilidad 
 Decreto 1595/2015 
1007600 
10. IRF 8001002807 
CHUBB Seguros de 
Colombia. S.A. 
7 de 2018 01/11/2018 31/07/2021 33 234 44 278 
 
11. Servidores 
Públicos 
35888 
Unión Temporal La Previsora 
S.A. - QBE Seguros S.A. - 
Allianz Seguros S.A. - 
Seguros AXA Colpatria S.A. - 
MAPFRE Seguros de 
Colombia S.A. 
6 de 2017 01/08/2017 31/10/2018 15 3.500 665 4.165 
 
1. T.R.D.M 1002765 
2. Automóviles 1010565 
3. Casco Barco 1001392 
4.Transporte 
Valores 
1003859 
5. Transporte 
 Mercancías 
1003856 
6. Manejo Global 1005315 
7. R.C.E. 1007136 
8. Equipo 
Maquinaria 
1002844 
9. Responsabilidad 
 Decreto 
1595/2015 
1007165 
10. IRF 706538396 
11.Servidores 
Públicos 
706538220 
Fuente: División Nacional de Servicios Administrativos- Sección Gestión de Bienes- Universidad Nacional de Colombia 
Para el Contrato No. 6 de 2017 suscrito con la Unión Temporal La Previsora S.A. - QBE Seguros 
S.A. - Allianz Seguros S.A. - Seguros AXA Colpatria S.A. - MAPFRE Seguros de Colombia S.A, si 
bien este contrato termino el 31 de octubre del 2018, la prescripción de la reclamación de los siniestros 
ocurridos durante la vigencia del contrato es de dos años, la cual empieza a correr desde el momento 
en que el interesado haya tenido o debido tener conocimiento del hecho que da base a la acción. En 
este sentido durante la vigencia 2019 se tramitaron siniestros con cargo a este contrato. 
Con relación a las primas de las pólizas, durante la vigencia 2018 se gestionaron y pagaron los anexos 
modificatorios presentados por la aseguradora hasta el mes de agosto del 2018; los correspondientes 
a los meses de septiembre y octubre del 2018 se cancelaron en el mes de mayo del 2019. 
Para el Contrato No. 6 de 2018 suscrito con la Unión Temporal La Previsora S.A. - Allianz Seguros 
S.A. - Seguros AXA Colpatria S.A. - MAPFRE Seguros de Colombia S.A. para una vigencia de 33 
meses contados a partir del 01 de noviembre del 2018 hasta el 31 de julio del 2021, las primas de las 
pólizas se pagaran con recursos de la vigencia 2018 y vigencias futuras 2019 y 2020. En este sentido 
a diciembre 31 de 2019 las primas pagadas incluido el IVA han sumado un valor de $5.618 millones 
corresponden a la vigencia 2018 y 2019. Ver anexo. No. 14Para el Contrato No. 7 de 2018 suscrito con CHUBB Seguros de Colombia S.A. para una vigencia 
de 33 meses contados a partir del 01 de noviembre del 2018 hasta el 31 de julio del 2021 para 
adquisición de la póliza de Servidores Públicos No. 35888, la cual se pagara con recursos de la 
P á g i n a 29 | 214 
 
vigencia 2018 y vigencias futuras 2019 y 2020. En este sentido las primas pagadas al 31 de diciembre 
ascienden a un valor de $278 millones corresponden a la vigencia 2018 y 2019. 
 
14.2 Contrato de intermediación de seguros 
 
El contrato de intermediación vigente al 31 de diciembre del 2019 es el No. 12 del 2015, suscrito 
con JARGU S.A. CORREDORES DE SEGUROS, quien presta los servicios profesionales de 
intermediación, asesoría en la formulación, diseño, implementación, contratación y manejo del 
programa de seguros de la Universidad Nacional de Colombia. 
 
14.3 Reporte de inclusiones y exclusiones de bienes 
 
En el marco del programa de seguros - Grupo No. 1 para bienes e interés patrimoniales a partir del 
inicio del contrato de seguros y con una periodicidad mensual (o antes si se requiere) se debe reportar 
a la Compañía aseguradora, a través del intermediario de seguros todas las novedades de los bienes e 
intereses asegurados (nuevas adquisiciones o bajas de bienes, transporté de valores y de mercancías, 
entre otros). Información que se ha denominado reporte de inclusiones y exclusiones de bienes, el 
cual se consolida de conformidad con el procedimiento “Reportar inclusiones y exclusiones de 
bienes” y cronograma interno para la rendición de informes financieros y de gestión de bienes y 
servicios de la vigencia 2019 emitido por la GNFA. 
En cumplimiento de lo anteriormente descrito, se consolido y reportó al intermediario de seguros 
JARGU S.A. Corredores de seguros, los reportes del contrato de seguros vigente No. 6 del 2018 
correspondiente a los meses de noviembre del 2018 hasta noviembre del 2019. El reporte del mes de 
diciembre del 2019, se debe tramitar en los 10 primeros días hábiles del mes de enero del 2020. 
 
14.4 Anexos modificatorios a las pólizas de seguros vigentes y 
pagados a la aseguradora 
 
Una vez presentado las novedades de los bienes e intereses asegurados de conformidad con los 
reportes de inclusiones y exclusiones de bienes, la compañía aseguradora a través del corredor de 
seguros debe emitir y entregar a la universidad los anexos modificatorios de las pólizas objeto de 
actualización para el pago correspondiente. Para la vigencia 2019, únicamente se tramitaron anexos 
modificatorios de los contratos de seguros vigentes No.6 y 7 del 2018, la relación de estos y su pago 
se detalla en el anexo. No. 14. 
P á g i n a 30 | 214 
 
14.5 Bienes asegurados a 31 de diciembre de 2019 
 
En el marco del contrato No. 6 de 2018 suscrito con la Unión Temporal La Previsora S.A. - Allianz 
Seguros S.A. - Seguros AXA Colpatria S.A. - MAPFRE Seguros de Colombia S.A. a diciembre 31 
de 2019, en el caso de los bienes Inmuebles, los Vehículos, los bienes asociados a la póliza de Casco 
Barco y Maquinaría Amarilla se aseguran bajo la relación detallada del uno a uno de cada uno de 
ellos. En el caso de otros bienes, estos son asegurados con valores globales sin la relación detallada 
de cada uno de ellos. 
La información y los valores asegurados se actualizan al inicio de cada contrato previa conciliación 
de la información asegurada, los reportes de actualización que realizan las sedes mes a mes y lo 
registrado en el SGF QUIPU. 
En este sentido, para el inicio de la segunda vigencia del contrato No. 6 de 2018, se presentó a 
JARGU S.A - Corredores de seguros las actualizaciones de las cifras a asegurar a 30 de junio de 2019 
de los bienes inmuebles y los bienes muebles correspondientes a maquinaria amarilla, casco barco, 
vehículos y drones. 
En cuanto a los vehículos, se debe resaltar que cada trimestre la aseguradora actualiza el valor 
asegurado con los valores publicados por Fasecolda. 
En los anexos que se relacionan a continuación se detalla por tipo de bien y Sede los bienes asegurados 
uno a uno al 31 de diciembre del 2019, así: 
 
 Anexo No. 15 - Relación bienes inmuebles registrados en el SGF-QUIPU a diciembre 31 de 
2019 asegurados bajo la póliza TRDM. 
 Anexo No.16 - Relación De vehículos asegurados en la póliza de automóviles. 
 Anexo No. 17 - Relación valores asegurados - póliza Casco Barco 
 Anexo No. 18 Relación bienes maquinaria y equipo asegurados bajo la póliza maquinaria y 
equipo. 
 
14.6 Solicitudes de reclamación de siniestros 
 
Durante la vigencia 2019, se tramitaron reclamaciones de seguros con cargo a las pólizas de seguros 
Todo Riesgo Daños Materiales (TRDM), Automóviles, Responsabilidad Civil Extracontractual 
(RCE), Responsabilidad Civil Servidores Públicos (RCSP), Manejo y Transportes de Mercancías 
para los contratos de seguros No. 6 de 2017 y 6 de 2018. A continuación se presenta el estado de las 
reclamaciones para cada contrato: 
 
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14.6.1 Solicitudes de reclamación de siniestros para los contratos 
Contrato 6 y 7 de 2018 
 
Suscritos con la Unión Temporal La Previsora S.A. - Allianz Seguros S.A. - Seguros AXA Colpatria 
S.A. - MAPFRE Seguros de Colombia S.A. y CHUBB Seguros de Colombia S.A para la vigencia 
comprendida entre el 1 de noviembre del 2018 y el 31 de julio del 2021. Con cargo a las pólizas de 
seguros adquiridas en estos contratos se ha tramitado un total de 182 siniestros. 
En la siguiente tabla se muestra el consolidado en número de siniestros gestionados para cada una de 
las pólizas contratadas, así: 
 
 Tabla No. 16 Consolidado por Estado y Número de Reclamaciones de Siniestros - Contrato No. 6 de 2018 
Póliza Total 
Estado 
Cerrados 
y/o pagados 
Desistidos Intermediación 
Aseguradora 
Universidad Tercero Pendiente 
respuesta 
Para 
pago 
TRDM 108 66 0 5 19 16 2 0 
Automóviles 68 41 0 0 12 0 15 0 
Transporte Mercancías 1 1 0 0 0 0 0 0 
Manejo global 1 1 0 0 0 0 0 0 
Servidores Públicos 2 0 0 2 0 0 0 0 
RCE 2 2 0 0 0 0 0 0 
Total 182 111 0 7 47 17 0 
Participación % 100% 61% 0% 4% 26% 9% 0% 
Fuente: División Nacional de Servicios Administrativos- Sección Gestión de Bienes 
 
 
Tabla No. 17 Consolidado del Número de Reclamaciones Siniestros Póliza y Sede - Contrato No. 6 de 2018 
Póliza 
B
o
g
o
tá
 
M
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d
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A
m
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o
n
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C
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b
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L
a
 P
a
z
 
Número 
total de 
siniestros 
Participación 
% Por Póliza 
TRDM 37 38 6 5 5 0 14 2 1 108 59% 
Automóviles 51 13 0 3 1 0 0 0 0 68 37% 
Transporte Mercancías 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1% 
Manejo Global 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1% 
Servidores Públicos 0 0 2 0 0 0 0 0 0 2 1% 
RCE 2 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1% 
TOTAL 92 51 8 8 6 0 14 2 1 182 100% 
PARTICIPACIÓN % 
POR SEDE 
51% 28% 4% 4% 3% 0% 8% 1% 1% 100% 
Fuente: División Nacional de Servicios Administrativos- Sección Gestión de Bienes 
 
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Del total de los 182 siniestros gestionados en los Contrato 6 y 7 de 2018, 165 se tramitaron en la 
vigencia 2019. El estado de estos siniestros, el concepto de afectación y el valor pagado se resumen 
en las tablas que se relaciona a continuación por grupos de Sedes, así: 
 
Tabla No. 18 Resumen Siniestros Gestionados en la vigencia 2019 - Para las Sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira - 
Contrato 6 de 2018 
PÓLIZA 
Conceptos 
de 
Reclamación 
Bogotá Manizales Medellín Palmira 
N
o
. 
 
S
in
ie
s
tr
o
s
 Valor 
Reclama
ción 
(Cifras en 
Millones) 
Valor 
Siniestro
s 
 
Pagados 
(Cifras 
en 
Millones 
) 
N
o
. 
 
S
in
ie
s
tr
o
s
 
Valor 
Reclam
ación 
(Cifras 
en 
Millones 
) 
Valor 
Siniestros 
 Pagados 
(Cifras en 
Millones ) 
N
o
. 
 
S
in
ie
s
tr
o
s
 
Valor 
Reclam
ación 
(Cifras 
en 
Millones 
) 
Valor 
Siniestr