PTO-5-IN-registrar-modificaciones-presupuestales-proyecto-quipu-V2

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MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-IN-12.001.023 
Versión: 2.0 
INSTRUCTIVO: REGISTRAR MODIFICACIONES 
PRESUPUESTALES DE UN PROYECTO EN EL SGF-QUIPU 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSTRUCTIVO: 
REGISTRAR MODIFICACIONES 
PRESUPUESTALES DE UN PROYECTO EN EL 
SGF-QUIPU 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-IN-12.001.023 
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INSTRUCTIVO: REGISTRAR MODIFICACIONES 
PRESUPUESTALES DE UN PROYECTO EN EL SGF-QUIPU 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO 
 
OBJETIVO: Registrar en el SGF- QUIPU las modificaciones presupuestales autorizadas. 
 
 
ALCANCE: Inicia con la recepción del acto administrativo y/o documento mediante el cual se modifica el 
presupuesto del proyecto y finaliza con el registro en el SGF- QUIPU. Aplica para las dependencias 
encargadas del manejo presupuestal de la Gestión General en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad, 
Editorial y Unimedios. 
 
 
DEFINICIONES: 
 
1. Adición presupuestal: Montos que incrementan las apropiaciones presupuestales inicialmente 
asignadas en una vigencia fiscal. 
2. Apropiaciones presupuestales: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por autoridad 
competente, para ser ejecutadas o comprometidas durante una vigencia fiscal. 
3. Reducción presupuestal: Montos en que se disminuyen las apropiaciones presupuestales inicialmente 
asignadas en una vigencia fiscal. 
4. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado 
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad 
Nacional de Colombia. 
5. Traslado de apropiación presupuestal: Es la modificación que disminuye el monto una apropiación para 
aumentar el de otra, en la misma cuantía. 
6. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de 
diciembre de cada año. 
 
 
CONDICIONES GENERALES: 
 
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar 
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la 
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 
2. Las modificaciones presupuestales de los Fondos Especiales que correspondan a proyectos específicos 
con financiación externa deben contar con la resolución que modifica el presupuesto y se procede a 
registrarla en el SGF-QUIPU. 
3. Las modificaciones presupuestales de los proyectos del Banco de Proyectos- BPUN debe contar con la 
solicitud de modificación presupuestal con visto bueno de la Dirección Nacional de Planeación y 
Estadística, Oficinas de Planeación o dependencias que hagan sus veces, documento con el cual se 
procede a realizar la modificación en el SGF-QUIPU. Las solicitudes de modificaciones presupuestales 
asociadas a convocatorias internas se registran en SGF-QUIPU, con el documento generado por el 
sistema Hermes. 
4. En todos los casos de solicitud de traslado entre rubros presupuestales, reducción o aplazamiento 
presupuestal, se debe revisar la disponibilidad presupuestal que lo soporte. Se podrá expedir certificado 
de disponibilidad presupuestal que ampare dicha solicitud. 
5. En el caso de que se expida el certificado de disponibilidad de ampare el traslado presupuestal se debe 
anular para registrar la modificación presupuestal correspondiente. 
 
 
 
 
 
 
 
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INSTRUCTIVO: REGISTRAR MODIFICACIONES 
PRESUPUESTALES DE UN PROYECTO EN EL SGF-QUIPU 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
 
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 
 
En este instructivo se relaciona cada una de las modificaciones presupuestales de un proyecto. 
 
(Para ir a revisar cada unas de las tareas a efectuar según el tipo de modificación, se debe poner el cursor del mouse sobre el 
tipo de la legalización y oprimir la tecla control (Ctrl) + clic). 
 
 
◘ Adicionar o reducir el presupuesto de un proyecto en el SGF - QUIPU 
◘ Trasladar el presupuesto de un proyecto o entre proyectos en el SGF - QUIPU 
 
 
 
 
1 Adicionar o reducir el presupuesto de un proyecto en el SGF - QUIPU 
 
 
1.1 Adicionar o reducir un proyecto del banco de proyectos - BPUN 
 
Para adicionar o reducir las apropiaciones de un proyecto de inversión registrado en el Banco de Proyectos- 
BPUN de la Universidad Nacional de Colombia se debe tener la Resolución de Rectoría mediante la cual se 
le modifica la apropiación global al proyecto y la solicitud de modificaciones presupuestales autorizada por 
la Dirección Nacional de Planeación y Estadística, Oficinas de Planeación o dependencias que hagan sus 
veces en las sedes, mediante el cual se distribuye por niveles rentísticos y rubros presupuestales del gasto, 
el valor modificado del proyecto. 
 
1.2 Adicionar o reducir un proyecto del fondo especial con recursos de 
financiación externa. 
 
Para adicionar o reducir las apropiaciones de un proyecto del fondo especial se debe tener la resolución 
firmada por el ordenador del gasto mediante la cual se le modifica la apropiación inicial del proyecto y la 
distribuye por niveles rentísticos y rubros presupuestales del gasto, el valor modificado del proyecto. 
 
 
A continuación se muestra el paso a paso para registrar la adición o reducción del 
presupuesto de un proyecto del banco de proyectos - BPUN (financiación Interna) 
y del fondo especial (financiación externa) en el SGF-QUIPU. 
 
 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
Para adicionar o reducir las apropiaciones del presupuesto del proyecto, el responsable designado por el 
área de Presupuesto debe ingresar al módulo de Proyectos en el Sistema de Información Financiera SGF – 
QUIPU. 
 
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF-QUIPU para adicionar o reducir apropiaciones: 
 
SGF – QUIPU: 
 
Proyecto > Operativo > Gestión Ficha Proyec > Ficha financiera 
 
 
 
 
 
Al ingresar a “FICHA FINANCIERA” se deben tener presente las siguientes pautas para diligenciar en los 
campos determinados en el Sistema de Gestión Financiero SGF- QUIPU: 
 
 
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INSTRUCTIVO: REGISTRAR MODIFICACIONES 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
 
 
 
a. Empresa: El código de la empresa se encuentra digitando “F9” para seleccionar la unidad ejecutora. 
 
b. Tipo Mov: correspondiente a tipo de movimiento que afectará las apropiaciones del proyecto, si se 
van a reducir las apropiaciones del proyecto, se selecciona el movimiento 3 y si se van a adicionar se 
selecciona el movimiento 4. 
 
c. Imputación: Digitar F9 y seleccionar los niveles rentísticos del ingreso o los rubros presupuestales 
del gasto en los cuales se distribuirá las apropiaciones adicionadas, o en los cuales se efectuará la 
reducción presupuestal respectiva. 
 
d. Recurso: Digitar F9 y seleccionar el código del recurso que respalda la modificación presupuestal. 
En caso de que se tenga claro, se puede digitar directamente. 
 
e. Valor Ingresos – Valor Gastos: Digitar el valor de la modificación presupuestal tanto en el ingreso 
como en el gasto. 
 
f. Digitar la tecla “GRABA” 
 
 
Posteriormente se autoriza laadición o reducción efectuada al presupuesto del proyecto, el responsable 
designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de Proyectos en el Sistema de Información 
Financiera SGF – QUIPU. 
 
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF-QUIPU para autorizar la adición o reducción de apropiaciones en 
el SGF- QUIPU: 
 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
 
SGF – QUIPU: 
 
Proyecto > Operativo > Gestión Ficha Proyec > Autoriza Ficha financiera 
 
Al ingresar a “AUTORIZA FICHA FINANCIERA” se deben tener presente las siguientes pautas para 
diligenciar en los campos determinados en el Sistema de Gestión Financiero SGF- QUIPU: 
 
 
 
a. Empresa: Digitar el código de la Empresa que se digitó en la Ficha Financiera. 
 
b. Proyectos: Digitar el código del proyecto que se adicionó o redujo. Si no se conoce se puede digitar 
F9 y se busca con el nombre del proyecto. 
 
c. Casilla de Autorización (Aut): Se da un click en el campo que aparece frente al proyecto. 
 
Al activar la casilla de autorización (Aut) se genera la pantalla “Distribución de rubros” donde se observará el 
resumen de los movimientos a autorizar de la ficha financiera. 
 
 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
 
 
 
¿Afecta el valor del proyecto? 
 
Si: Se modifica el valor del proyecto y se aprueba la autorización. 
No: Se mantiene el valor del proyecto y se aprueba la autorización. 
 
2. Trasladar el presupuesto de un proyecto o entre proyectos en el SGF 
- QUIPU 
 
Los traslados presupuestales podrán efectuarse cuando se requiera trasladar apropiación de un rubro 
presupuestal a otro, previo análisis de las necesidades del solicitante. 
 
 
2.1 Trasladar apropiaciones de un proyecto del Banco de proyecto- BPUN 
 
Para trasladar las apropiaciones de un proyecto de inversión registrado en el Banco de Proyectos- BPUN de 
la Universidad Nacional de Colombia se debe contar con la solicitud de modificación presupuestal 
autorizado por la Dirección Nacional de Planeación y Estadística o quien haga sus veces en las sedes, 
mediante el cual se modifican las apropiaciones iniciales del proyecto. 
 
 
 
 
 
 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
2.2. Trasladar apropiaciones de un proyecto del Fondo Especial con recursos de 
financiación externa. 
 
Para trasladar las apropiaciones de un proyecto de destinación específica del fondo especial se debe tener 
la resolución firmada por el ordenador del gasto mediante la cual se le modifica la apropiación inicial del 
proyecto. 
 
 
Ingresar al módulo de Proyectos en el SGF- QUIPU 
 
Para registrar traslados internos en un proyecto, es decir modificaciones presupuestales internas de un 
proyecto sin afectar el valor total asignado, el responsable designado por el área de Presupuesto debe 
ingresar al módulo de Proyectos en el Sistema de Información Financiera SGF – QUIPU. 
 
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF-QUIPU para trasladar apropiaciones en el SGF- QUIPU: 
 
SGF – QUIPU: 
Proyecto > Operativo > Traslados 
 
 
 
 
 
 
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PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL 
 
Al ingresar a “TRASLADOS” se deben tener presente las siguientes pautas para diligenciar en los campos 
determinados en el Sistema de Gestión Financiero SGF- QUIPU: 
 
 
 
 
a. Tipo de Movimiento: Corresponde al código del movimiento que afecta el proyecto, para lo cual 
debe digitar F9, seleccionando el tipo de movimiento correspondiente. 
 
b. Vigencia: Se debe digitar el año en curso. 
 
c. Fecha de Traslado: Corresponde a la fecha en la cual se está efectuando el traslado 
presupuestal interno del proyecto. 
 
d. Observación: Se debe digitar de manera general el objeto del traslado presupuestal que se está 
realizando en el proyecto. 
 
e. Tp: Corresponde al tipo de movimiento que afectará el proyecto. Por ser traslado interno cuando 
se contracredita o disminuyen valores se digita “O” de origen para el rubro del cual se van a 
disminuir los recursos y se digita “D” de destino para el rubro que recibirá los recursos o al cual 
se le acreditan las partidas correspondientes. 
 
f. Emp Lid: Corresponde al código de la empresa a la cual pertenece el proyecto. 
 
g. Proyecto: Se digita el código del proyecto que se está modificando. Si no se conoce se puede 
digitar F9 y se busca con el nombre. 
 
h. Área: Corresponde al área específica del proyecto al cual se le está efectuando el traslado 
presupuestal interno 
 
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i. Imputación: Digitar el código del nivel rentístico o rubro presupuestal que se va a contracreditar 
o a acreditar según corresponda. 
 
j. Recurso: Digitar el código del recurso que financiará el traslado presupuestal. Si no se conoce 
se debe digitar F9 y seleccionar el código correspondiente. 
 
k. Vr Operación: Digitar el valor del traslado presupuestal que afectará el nivel rentístico o rubro 
correspondiente 
 
l. Graba Traslado: Digitar “S” con lo cual quedará registrado el traslado presupuestal. 
 
 
Fin del instructivo 
 
 
 
ELABORÓ 
Socorro Cardozo 
Miranda, 
Amanda Almanza 
Angela Avendaño 
REVISÓ 
Áreas de Presupuesto de 
sedes , Direcciones 
Administrativas de Sedes 
Unidades Especiales, 
Unidades Administrativas de 
Fondos Especiales, 
María Fernanda Forero, 
Cielo Murcia Moreno 
APROBÓ Gerardo Mejía Alfaro 
 
CARGO 
 
Jefe, Asistente 
Administrativo y 
Profesional 
Especializado de la 
División Nacional 
de Gestión 
Presupuestal 
CARGO 
Directores Administrativos 
de sedes, Jefes de Oficinas 
de Presupuesto de Sede, 
Jefes financieros de 
Unidades Especiales, Jefes 
de las Unidades 
Administrativas de los 
Fondos Especiales, Asesora 
y contratista de la Gerencia 
Nacional Financiera y 
Administrativa 
CARGO 
Gerente Nacional 
Financiero y 
Administrativo. 
 
FECHA 
 
Julio 13 de 2015 FECHA Julio 27 de 2015 FECHA Julio 27 de 2015