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Fecha de aprobación: Marzo 03 de 2021 Resolución No. 0251 Revisó: Jefe de la SSISDP / Regente de Farmacia SSISDS / Coordinación de Calidad PROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Código: PBE.34 Página 1 de 9 Versión: 01 Aprobó: Rector Establecer los lineamientos necesarios para la dispensación de medicamentos de manera eficiente, oportuna y segura a todos los estudiantes que utilizan los servicios de la Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial SSISDS. Aplica a los profesionales que realizan la prescripción farmacológica y al regente de farmacia que realiza dispensación de los medicamentos en la Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial SSISDS. Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones. Decreto n° 2200 de 2005 del Ministerio de la Protección Social. Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones Resolución n°1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social. Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico , se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones. Resolución n° 3100 de 2019 - Ministerio de Salud. Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de los servicios de salud y se adopta el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud Decreto n° 780 de 2016 del Ministerio de Protección social. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Salud y Protección Social . Acuerdo n°060 de 2008: Por el cual se modifica y adiciona el Acuerdo del Consejo Superior 090 de 1984 Atención farmacéutica: Es la asistencia a un paciente o grupos de pacientes, por parte del Químico Farmacéutico, en el seguimiento del tratamiento farmacoterapéutico, dirigida a contribuir con el médico tratante y otros profesionales del área de la salud en la consecución de los resultados p revistos para mejorar su calidad de vida. Cuarentena: Estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios, productos a granel o acabados, aislados por medios físicos o por otros medios eficaces mientras se espera una decisión acerca de su autorización, rechazo o reprocesamiento. Denominación Común Internacional para las Sustancias Farmacéuticas (DCI): Es el nombre recomendado por la Organización Mundial de la Salud, OMS, para cada medicamento. La finalidad de la Denominación Común Internacional, DCI, es conseguir una buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional . Dispensación: Entrega de uno o varios medicamentos y dispositivos médicos a un paciente con la información adecuada por parte del químico f armacéutico o el regente de farmacia. Dispensación informada: Es una entrega de medicamentos acompañada de unas recomendaciones técnicas que optimizan la administración y conservación del medicamento, y pretenden la adherencia al tratamiento farmacoterapéutico para la recuperación del estado de salud del usuario. Dispensador: Es tecnólogo en agencia de farmacia o químico farmacéutico, quien hace dispensación informada de los medicamentos a un usuario. Dispositivo Médico: Es el que se encuentra en su empaque definitivo, apto para ser usado y listo para su distribución comercial . Distribución física de medicamentos y dispositivos médicos: Es el conjunto de actividades que tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo médico que se encuentra en el establecimiento farmacéutico distribuidor autorizado sea entregado oportunamente al usuario , para lo cual deberá contarse con la disponibilidad del producto, tiempo y espacio en el servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico , estableciéndose vínculos entre el prestador del servicio, el usuario y los canales de distribución. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVA PROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS Versión: 01 Código: PBE.34 Página 2 de 9 Educación sanitaria: Asesorar correctamente para evitar inconveniente o mal uso, lo que haría fracasar un tratamiento, desde ver su forma de uso y duración del tratamiento hasta forma de conservación y periodo útil del mismo. Embalaje: Acondicionamiento del producto para fines de transporte. EPP: Elementos de protección personal Estabilidad: Capacidad de un medicamento en un sistema específico de envase y cierre, para mantener en el tiempo sus características de calidad iniciales (físicas, químicas, microbiológicas, terapéuticas y toxicológicas). Establecimiento farmacéutico: Es el establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por Ley para su comercialización en dicho establecimiento. Fecha de vencimiento: Fecha en que una cantidad determinada de existencias no podrá utilizarse por vencimiento de los productos . Forma farmacéutica: La disposición individualizada a que se adaptan los principios activos y excipientes para constituir un medicamento . Es la presentación final de un producto, definida de acuerdo con su forma farmacéutica y grado de esterilidad. Gestión del servicio farmacéutico: Es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado d e medicamentos, que deben aplicar las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas , establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas, respecto al o los procesos autorizados en la prestación del servicio farmacéutico. Es característica fundamental del modelo de gestión del servicio farmacéutico la efectividad, el principio de colaboración y el compromiso de mejoramiento continuo, y su contenido será básicamente el determinado en el modelo de gestión del servicio farmacéutico , donde se desarrollarán los criterios y requisitos establecidos en este decreto. Indicaciones: Estados patológicos o padecimientos a los que se aplica un medicamento. Interacciones: Influencia de un medicamento, alimento u otra sustancia sobre el comportamiento o la eficacia de otro medicamento . INVIMA: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos. Lote: Cantidad definida y homogénea de una materia prima, material de acondicionamiento o de un producto que posee las especificaciones de calidad , elaborado en un proceso o serie de procesos determinados, realizado(s) bajo condición(es) constante(s). Medicamentos LASA: Son medicamentos que se parecen físicamente o que sus nombre suenan parecido M. Refrigerado: Medicamento Refrigerado. MCE: Medicamento de Control Especial. MCF: Medicamento de Cadena de Frio. Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto estos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado. Medicamentos de venta libre: Son los medicamentos que el consumidor puede adquirir sin la mediación del prescriptor y que están destinados a la prevención , tratamiento o alivio de síntomas, signos o enfermedades leves que son reconocidos adecuadamente por los usuarios. Minsalud: Ministerio de salud y protección social Muestra: Número estadísticamenterepresentativo de unidades extraídas de un lote, de las que se obtiene la información necesaria para evaluar una o más de sus características de ese lote o de su proceso de fabricación. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD PROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS Versión: 01 Código: PBE.34PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD Página 3 de 9 Paciente: Persona a quien se prescribe el o los medicamentos o que va a usarlos , en el caso de los de venta libre. Pandemia: Enfermedad epidémica que se extiende a muchos países o que ataca a casi todos los individuos de una localidad o región. Perfil farmacoterapéutico: Es la relación de los datos referentes a un paciente, su tratamiento farmacológico y su evolución, realizada en el servicio farmacéutico, con el objeto de hacer el seguimiento farmacológico que garantice el uso seguro y eficaz de los medicamentos y detecte los pr oblemas que surjan en la farmacoterapia o el incumplimiento de la misma. Prescripción, fórmula u orden médica: Orden escrita emitida por un médico o profesional de la salud autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos, especificados en ella, sea(n) dispensado(s) a determinada persona. Servicio de información de medicamentos: Es el conjunto de actividades informativas que hacen parte del servicio farmacéutico de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, establecimiento farmacéutico o persona autorizada, que busca la satisfacción de las necesidades específicas de información sobre los medicamentos y su uso adecuado por parte del paciente, el equipo de salud y la comunidad. La información debe estar sustentada en fuentes científicas , actualizadas e independientes. Servicio farmacéutico: Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionado con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva. SSISDS: Sección Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial Sustancia psicotrópica: Es la droga que actúa sobre el sistema nervioso central produciendo efectos neuro - psicofisiológicos. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo aquello que está en consideración en un medicamento , especialmente lo relacionado con el origen de los materiales, el proceso de elaboración y la localización del producto después de salir del sitio de elaboración. Tubos colapsibles: Envase de forma cilíndrica, flexible, plástico o metálico con recubrimiento interior y que dispensa el producto por extrusión. Uso adecuado de medicamentos: Es el proceso continuo, estructurado y diseñado por el Estado, que será desarrollado e implementado por cada institución, y que busca asegurar que los medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y efectiva. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CONSIDERACIONES 1. PRESCRIPCIÓN El profesional, tras establecer el diagnóstico correspondiente, elabora la prescripción médica, de forma manual o electrónica. Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica, utilizando para ello la Denominación Común Internacional. Toda prescripción de medicamentos deberá cumplir los siguientes requisitos: Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su administración. Se hará en idioma español, en forma escrita o digital. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrad (en el caso hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico y del Departamento de Enfermería o la dependencia que haga sus veces. PROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS Versión: 01 Código: PBE.34PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD Página 4 de 9 La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el diagnóstico. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su respectiva cantidad. 2. DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS La dispensación de medicamentos es el procedimiento que se realiza luego de la presentación de la fórmula médica o prescripción que ha hecho el personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia . Este proceso tiene cinco etapas: 2.1. Recepción de la fórmula médica: El Regente de Farmacia recibe la fórmula médica 2.2. Verificación de datos: El regente de farmacia verificara la disponibilidad del medicamento, la dosis, cantidad a entregar y que la fórmula médica cumpla con los requisitos establecidos por ley como son: sello y firma del médico, nombre, código e identificación del estudiante, prescripción, dosis y dosificación, fecha de la fórmula la cual no debe ser superior a tres(3) días hábiles. En caso de que el medicamento se haya agotado y esté pendiente por llegar, se le informará al estudiante que puede reclamarlo posteriormente. 2.3. Dispensación: El regente de farmacia debe realizar la identificación del estudiante, entregar los medicamentos, solicitar firma del estudiante en la fórmula y guardar las copias de las fórmulas dispensadas. 2.4. Registro de las fórmulas en el sistema: Una vez entregados los medicamentos al estudiante, el Regente de Farmacia descarga los medicamentos del sistema de inventario de la farmacia generando un comprobante de salidas de almacén. 2.5. Informe de medicamentos despachados: Al final de cada mes se hace un informe según los listados digitados de medicamentos adquiridos y dispensados el cual se envía a la Sección de Contabilidad. 3. RECOMENDACIONES El proceso de búsqueda requiere que el Funcionario de farmacia lea cuidadosamente la etiqueta del producto en existencia , la cual debe tener el nombre del medicamento, la concentración, la forma de dosificación y la fecha de vencimiento. Ya que muchos medicamentos tienen nombres que lucen y/o suenan iguales (LASA), la identificación cuidadosa de la etiqueta del producto en existencia es crítica como protección contra la entrega del medicamento equivocado. El conteo de los medicamentos a dispensar debe ser realizado en forma muy precisa , ya que, si se entregan menos medicamentos de los que se piden, puede dar lugar a fallas en el tratamiento. Por el contrario, la entrega de más medicamentos de los que se pide, puede ser una fuente de pérdida financiera significativa. En el momento en que el Funcionario de farmacia entrega los medicamentos al paciente, debe mostrarle el producto, contarlo nuevamente, indicarle a cuál corresponde de la receta y repetirle la prescripción en cuanto a dosificación, horarios y vías de administración. 4. PROHIBICIONES DEL DISPENSADOR Dispensar fórmulas que tengan registros adicionales en manuscritos, así sean hechos por el médico u odontólogo prescriptor. Dispensar fórmulas sin la firma del personal medico asistencial autorizado . Cambiar el medicamento a solicitud del usuario. CONSIDERACIONESPROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS Versión: 01 Código: PBE.34PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD Página 5 de 9 Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos. Violar la reserva a que esta obligado por razón de la función que desempeña. Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos. Tener muestras médicas de medicamentos. Inducir al paciente a la compra de un medicamento que cambie o sustituya al prescrito o al solicitado . 5. DISPENSACION DURANTE PANDEMIA COVID-19: Durante el aislamiento preventivo obligatorio decretado por el Gobierno Nacional como una de las medidas para reducir la cadena de contagio del Coronavirus (Covid-19), la Sección Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial ha establecido medidas especiales para la dispensación de medicamentos a los estudiantes que pagaron los derechos de salud. Para ello se entregarán los medicamentos a domicilio en un tiempo máximo de 72 horas hábiles después de realizada la consulta profesional, cumpliendo con los protocolos de bioseguridad establecidos por el Minsalud. 6. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SERVICIO El Regente de Farmacia gestionará las acciones que faciliten el uso racional de los medicamentos, la administración del presupuesto y la planificación de las actividades de la Farmacia. El Regente de Farmacia deberá verificar periódicamente el inventario de saldos de medicamentos, los cuales están registrados en el “Listado de saldos de inventarios” del Sistema de Información Financiero y, de esta manera, realizar el proceso de solicitud de compra de los medicamentos próximos a agotarse y promover el uso de los medicamentos de baja rotación 7. ATENCIÓN FARMACÉUTICA El Regente de Farmacia posee un rol activo durante el proceso asistencial del estudiante, ayudando al médico en la dispensación apropiada de los medicamentos, entregando éstos de manera personalizada; por otro lado, también es la persona encargada de verificar que los registros e informes sean diligenciados correctamente . Con todo lo anterior se busca lo siguiente: Lograr la obtención de efectividad de los tratamientos farmacológicos al dispensar adecuadamente los medicamentos . Minimizar los riesgos asociados al uso indebido de los medicamentos. Contribuir a la racionalización del uso de medicamentos en el servicio. Orientar a los profesionales de la salud (médicos y odontólogos) sobre los medicamentos existentes en el servicio, con el ánimo de evitar formulación repetida y sobreuso de algunos medicamentos. Realizar los informes en el tiempo determinado avisando oportunamente cuando existan faltantes o cuando haya alteración de la temperatura o fallas en el pedido de los medicamentos. Mejorar la calidad de los procesos del Servicio. Buscar la obtención de la máxima efectividad del uso y rotación de los medicamentos del servicio de acuerdo con los cambios e n el perfil epidemiológico de la población estudiantil. Evitar los riesgos asociados con el uso de los medicamentos en mal estado o próximo a vencer, mejorando la seguridad de la farmacoterapia. CONSIDERACIONES DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA Actividad Dec isión Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD Código: PBE.34 Página 6 de 9 Versión: 01 INICIO 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil 1. Recibe la fórmula 2. Revisa la fórmula 3. Envía correo al profesional responsable RESPONSABLE ¿Presenta inconformidades o requiere autorización? SI 1 1. Recibe la fórmula del profesional que realiza la formulación (por correo electrónico) 2 Revisa la fórmula: Verifica que cumpla con las especificaciones y si la fórmula requiere autorización Nota: para el caso de formulas que deben ser remitidas a domicilio, se debe contar con teléfono y dirección actualizadas del estudiante 4. Realiza el ajuste pertinente y envía nuevamente la fórmula 3. Envía correo al profesional responsable para autorización y/o revisión de la fórmula Regente de Farmacia Regente de Farmacia Regente de Farmacia Profesional responsable TIEMPO ESTIMADO NO PROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS 10 minuto 10 minutos 10 minutos Depende de la disponibilidad de atención 4. Realiza el ajuste pertinente y envía nuevamente Regente de Farmacia 5. Imprime la fórmula y selecciona los medicamentos 5. Imprime la fórmula y selecciona los medicamentos 10 minutos PROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD Código: PBE.34 Página 7 de 9 Versión: 01 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil Regente de Farmacia 1 10. Realiza limpieza y desinfección 9. Entrega los medicamentos y la formula para firma de recibido 9. Entrega los medicamentos y la formula para firma de recibido por parte del estudiante 10. Realiza limpieza y desinfección de la ventanilla de entrega de medicamentos con alcohol al 75% a 90% y lavado de manos Regente de Farmacia DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO DOCUMENTOS DE REFERENCIA RESPONSABLE 10 minutos 5 minutos Protocolo de atención limpia y segura Regente de Farmacia 11. Almacena los documentos en el archivo del servicio farmacéutico 11. Almacena los documentos en el archivo del servicio farmacéutico 10 minutos Tablas de Retención Documental SSISDS 8.. Recibe e identifica al paciente Protocolo de identificación de pacientes 8. Recibe e identifica al paciente solicitando el carné o la cédula. Verifica que cumpla con los protocolos de bioseguridad Regente de Farmacia 5 minutos FIN Regente de Farmacia Regente de Farmacia 6. Descarga los medicamentos del inventario 6. Descarga los medicamentos del inventario 7. Empaca los medicamentos 7. Empaca los medicamentos en una bolsa y realiza aspersión (bomba manual) con alcohol al 75 a 90 % por fuera y por dentro 10 minutos 10 minutos Protocolo de atención limpia y segura ¿Requiere entrega a domicilio NO A Pág.8 SI B Fórmula PROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD Código: PBE.34 Página 8 de 9 Versión: 01 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO DOCUMENTOS DE REFERENCIA RESPONSABLE Regente de Farmacia 12. Recibe al domiciliario 12. Recibe al domiciliario y verifica que cumpla con los protocolos de Bioseguridad 2 13. Entrega los medicamentos, las fórmulas y la planilla 13. Entrega los medicamentos, las fórmulas y la planilla al domiciliario. Entrega al domiciliario las recomendaciones para la entrega segura de medicamentos. 14. Realiza la ruta de entrega de medicamentos 14. Realiza la ruta de entrega de medicamentos Domiciliario 10 minutos 20 minutos 1 jornada A Protocolo de atención limpia y segura Regente de Farmacia 15. Devuelve la fórmula y el formato firmado 15. Devuelve al regente de farmacia, la fórmula y el formato firmado por el personal que recibe los medicamentos Nota: si algunos medicamentos no pudieron ser entregados deben ser regresados al regente de farmacia Domiciliario 20 minutos B Pág.7 Código: PBE.34 Página 9 de 9 Versión: 01 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Creación del Documento PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD PROCEDIMIENTO PARA DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS Marzo 03 de 2021 PBE.34 Dispensación de Medicamentosy Dispositivos.vsd 1 2 3 4 5 6 7 8 9
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