valoracion de archivos - Alfredo Sánchez(1)

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Reporte de Lectura
Aguilera Murguía, Ramón y Nacif Mina Jorge. (2002) Valoración de archivos. Secretaría de Gobernación, Archivo General de la Nación. México.
Por: Alfredo Humberto Pérez Sánchez
El aumento desmedido de documentos día tras día nos hace plantear una solución a los problemas ocasionados: saturación de almacenes, gastos inútiles e ineficiencia. Como posible remedio se plantea la valoración de archivos, sin embargo, para pasar a ello habría que plantearnos ¿qué es la valoración? O bien, regresando un poco más ¿qué es el valor?
La palabra valor viene del griego axios, que hace referencia a aquello que es digno de estima o aprecio. La filosofía, a través de la ética y la axiología, dice que el valor es otorgado por la persona a un ente o un bien; aunque sea así, se intenta reconocer la colectividad del valor por medio de un punto de convergencia entre la diversidad de apreciaciones, respondiendo a las necesidades del espíritu. Los valores están jerarquizados según su orden de aparición, siendo los siguientes: valores reflejos, biológicos y espirituales. 
El ejercicio de valorar se lleva a cabo con el juicio de valor, que tiene lugar en el pensamiento en tres momentos que no necesariamente se dan individualmente o independientes: la aprehensión, cuando sólo se observa, contempla y considera para su juicio, segunda acción intermedia, donde se relaciona lo contemplado con otro u otros para afirmar o negarlo en las conclusiones impresas en el razonamiento, en el último momento. Esto se expresa en un enunciado compuesto por sujeto, nexo y predicado, que identifica al sujeto. Por ejemplo, el documento es muy viejo. El juicio de valor no se puede realizar a la ligera, se tienen que tener conocimientos previos de otros bienes o entes para poder relacionarlo. En el caso de la valoración archivística sucede de la misma forma, se tiene que tener conocimientos de carácter administrativo, fiscal, jurídico, técnico, histórico y diplomático, para una consideración amplia sobre qué conservar y qué no, tomando en cuenta, igualmente, la responsabilidad social con la que se realizan juicios de valor, procurando cumplir una función de provecho, como la preservación de la memoria.
Suponiendo haber esclarecido los términos de valor y valoración, y obviando que los bienes en la valoración archivística son los documentos, antes de avanzar también se incluye a los cuestionamientos iniciales ¿qué son los documentos? El término viene del verbo latino docere, que significa enseñar o mostrar, por lo tanto, el documento es el que enseña o muestra algo. El texto intenta ampliar la definición, intentando exponer las concepciones en tres contextos distintos: desde la perspectiva de las ciencias de la documentación, la de la diplomática y la de la archivística. 
En la primera, con la ayuda de autores especializados como Emilia Currás (documentalista) dice que tiene cuatro características: es tangible, transmite una idea, es probatorio o informativo y tiene una historia. En cuanto a estructura Luis Núñez Contreras (paleógrafo) menciona tres partes: el material físico en el que se encuentra, un medio para transmitir la(s) idea(s) o un lenguaje, y la idea, el mensaje o información. Tanto Núñez como Jorge Reyes Pastrana coinciden en que no es fácil definir el concepto de manera general, el primero dice que cada investigador le da uno diferente según sus perspectivas y el segundo menciona que está en constante transformación. 
Por parte de la diplomática, considera que es necesariamente un escrito que expresa una acción o un hecho y tiene relación jurídica, regulado por normas determinadas. La diplomática reconoce dos tipos: los voluntarios, realizados con el fin de relatar lo sucedido, influye la subjetividad de quien lo escribe, y los involuntarios, los estudiados por la diplomática, que pretenden ser más objetivos y verídicos al expresar un hecho de relevancia jurídica. De éstos, estudia cuatro aspectos: la autenticidad, la proveniencia, la originalidad y la integridad. 
En cuanto a la archivística, considera al documento como el medio para expresar un fin administrativo, legal, académico o comercial. En los dos contextos anteriores es claro el interés por su proveniencia, sin embargo, para la archivística este aspecto tiene un peso mayor, considera necesario conocer su pasado para realizar la valoración y asumir la responsabilidad social que ésta conlleva. 
Valoración archivística, principal problema planteado. Consecuente a la Segunda Guerra Mundial y a la llamada explosión de documentos, nace la administración de documentos, proponiendo una conservación selectiva de éstos en contraste a lo planteado por la archivística tradicional que apunta por su conservación exhaustiva. Sin embargo, principalmente, por su recién aparición y corto desarrollo, a diferencia de la archivística que se remonta al siglo XVII, los autores proponen hablar de archivística valorativa, poniendo a la administración de documentos dentro del quehacer archivístico y no como una contrapropuesta. Aunando las dos propuestas, archivistas anglosajones plantean un record managment, que en Estados Unidos se convierte en una disciplina. A raíz de ésta, analizando los tipos de documentos y sus usos, surge la idea de un ciclo vital dividido en tres edades: La primera ocurre durante la circulación y trámite del documento; la segunda transcurre durante el menor uso del mismo, conservándose por precaución y porque la fecha de vigencia aun no llega, por lo que pueden ser consultados en menor medida; la tercera edad se refiere cuando el documento ya ha sobrepasado su fecha de vencimiento y, tras una valoración del documento, se decide desechar o conservar pero sólo con fines culturales.
Como parte de la valoración y organización de documentos, se propone tomar en cuenta algunos principios. El principio de procedencia intenta respetar el origen y orden original, lo cual, a la vez, exige también conocer y tener en cuenta cuándo fue producido, en qué contexto, con qué finalidad y cómo llegó a nosotros. A través de este principio se pretende organizar los documentos en fondos, en donde coincidían los emanados por una institución particular. Dentro de los fondos se encontraban los grupos de asuntos o materias, ordenados en relación a otros, al mismo tiempo respondían a un orden especial según fueran las circunstancias, ya fuera cronológico, según su geografía o su temática. 
En cuanto a la valoración archivística se proponen dos tipos de valores, los primarios y los secundarios o valores continuo y duradero. Los valores primarios se consideran a partir del uso inmediato del documento a la hora de generarse, abarcando toda su vigencia operativa, incluso durante el llamado plazo precautorio, que ocurre apenas unos instantes anteriores a su destino final, conservándose por posibles reclamaciones, reiteraciones o simples revisiones. 
En cuanto a los valores secundarios o duraderos, se refiere a los que gozan de permanencia perpetua, una vez que ha caducado su tiempo de trámite, ya sea por haber llegado a su fecha límite o por razones preestablecidas en cada documento en particular, como la producción de otro que anule al primero, por desaparecer el objeto físico que da razón al documento, entre otros. Para determinar los expedientes que deben ser conservados definitivamente, adopto de mejor manera lo planteado por Manuel Vázquez. Schellenberg, considero, falta concretarse y abarcar todos los posibles huecos o aspectos indefinidos, por ejemplo, al considerar sólo algunos dignos de conservarse al valorarlos como domésticos, y determinar a los expedientes evidentes a aquellos que se refieran a la existencia y realización de la institución. Por lo que se propone tomar en cuenta las dos perspectivas y valoraciones expuestas, para complementar todo el proceso de valoración. Junto a Manuel Vázquez que intenta abarcar, en este caso, a razón de valores predecibles y no predecibles; los primeros sujetos a la evidencia del origen, desarrollo y desaparición de la realidad. Los documentoscon valores no predecibles, por su parte, son los de diario acontecer, los de la vida rutinaria y de sucesos extraordinarios.
Dentro del marco de una valoración a nivel macro, respondiendo a la responsabilidad social de la que se ha hablado y reconsiderando el principio de procedencia, se expone la necesidad de respetar y conservar las series de documentos, integras a como fueron emanadas. Por lo que, al mismo tiempo, el trabajo del archivista exige tener conocimiento de las funciones y estructuras del organismo a valorar. Es en donde surge, como propuesta, una guía para la organización taxonómica de las series y criterios a tomar en consideración, como el histórico, prescindible para el quehacer del archivista.