2_ Cruz Mundet

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Principios, términos y conceptos fundamentales
José Ramón Cruz Mundet 
Universidad Carlos III de Madrid (España)
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Administración de documentos y archivos
Textos fundamentales
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
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 Este primer apartado de la obra podría ser un capítulo programático en el que se trataran los 
principios fundamentales de nuestra ciencia, los paradigmas, los términos y los conceptos 
fundamentales. Se trataría de un deseo muy ambicioso y, sobre todo, extenso, tanto que re-
queriría una monografía de cierto volumen; así que para poder abarcarlo todo, o casi, vamos 
a articular el contenido en torno a tres grandes conceptos fundamentales, como son los de 
archivística, archivo y documento. Los tres configuran los ejes sobre los que se articula el 
quehacer profesional, así como el contenido del presente manual, lo que nos impone como 
límite el no reiterar aspectos que tratarán en adelante los diferentes autores. 
Para desentrañar los tres aspectos aludidos vamos a comenzar por una definición de cada 
concepto, extraída del Diccionario de Archivística1, y a partir de aquí iremos desentrañando 
y desarrollando las distintas facetas presentes.
1. La Archivística
1.1 Concepto
En su acepción más elemental y etimológico podemos decir que la Archivística es la ciencia 
de los archivos, y que como tal ciencia está integrada por un conjunto de conocimientos y 
de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos, bien que en cuanto 
tal ciencia es posterior al objeto de su atención; es decir, mientras que los archivos existen 
desde varios milenios antes de nuestra era, su ciencia es muy posterior en el tiempo, pues 
no es posible considerarla ni en un estado embrionario antes de avanzado el siglo XIX. Un 
tiempo que se acerca más a nuestros días si de lo que se trata es de su factura como ámbito 
de estudio y conocimiento por parte de la comunidad profesional. 
Como ya la caracterizara Arie Arad2 es una “ciencia en formación”, y como tal reciente aún, 
que los diferentes autores han enfocado no en un sentido teorizante, cuanto en sus aspectos 
técnicos; lo cual les ha llevado a definirla preferiblemente desde su objeto: los archivos. Pre-
cisamente, el peso de la tradición ha incidido de manera poderosa en los autores europeos 
que, desde los orígenes hasta nuestros días, se han centrado en la doctrina, jurisprudencia 
y funciones del archivo3. Visión que pronto fue compartida por nuestros colegas de la otra 
orilla, como muy bien representara la opinión de J. W. Roberts, para quien “los archiveros 
están demandando, más que nunca, mayor reconocimiento para su profesionalidad. Un 
aspecto de esta campaña es la creciente preocupación por la teoría archivística”4. 
Habrá que esperar a los últimos años del siglo XX para que el interés por la construcción de 
una teoría archivística conozca una expansión sin precedentes, de la mano de dos escuelas, 
si cabe designarlas como tales. Por un lado tenemos la Archivística positivista o corriente 
de pensamiento para la cual la Archivística está basada en la existencia de leyes universales, 
inmutables, que convierten en objetivos el archivo y el trabajo del archivero. Por otro lado 
se sitúa la Archivística postmoderna o corriente de pensamiento opuesta a la anterior, cuya 
1 Cruz Mundet, José Ramón; Díez Carrera, Carmen (estudio preliminar): Diccionario de Archivística (con equivalencias en in-
glés, francés, alemán, portugués, catalán, gallego y euskera). Madrid: Alianza Editorial, 2011.
2 A. Arad, “The International Council on Archives and the archival methodology”. En: Archivum, XXIX, 1982, pp. 182-186. 
3	 Una	recopilación	exhaustiva	respecto	de	la	definición	de	archivo,	puede	consultarse	en	el	capítulo	7º	“Indagine	sulla	natura	e	defini-
zione dell’archivio” en Lodolini, Elio: Archivistica. Principi e problemi.. Milán: Franco Angeli, 1990, pp. 108-132. 
4 Roberts, John W., “Archival theory: much ado about shelving”. En: The American Archivist,	50,	1,	1987,	p.	67.
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tesis central sostiene que el archivo no es neutral, no puede escapar de la subjetividad, como 
tampoco lo puede hacer el trabajo del archivero. Tanto la una como la otra tratan de iden-
tificar un cuerpo teórico, un conjunto de leyes y principios que rijan el mundo archivístico. 
Dejaremos la cuestión en un estadio tan elemental, pues no es objeto de este texto detener-
nos en semejante punto. 
Según el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos5, 
queda definida como “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y pro-
blemas concernientes a las funciones de los archivos”. De donde se deduce que la Archivís-
tica posee dos campos de actuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mu-
tuamente; pues, si los enunciados teóricos tienen un sustento empírico, con su aplicación 
los procedimientos cambian y con ello el universo estudiado, reiniciándose el ciclo de esta 
forma. El ámbito de cada campo quedaría del siguiente modo:
La teoría archivística•	 : que comprende su propia historia, su objeto o ámbito de actuación 
y su metodología, para la consecución de sus fines.
La práctica archivística•	 : compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la 
conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.
Es preciso señalar que si los procedimientos, la praxis, es el aspecto más desarrollado y en 
realidad el más necesario, por cuanto se orienta a ofrecer respuestas concretas a problemas 
reales y sentidos; la teoría se compone de pocos principios y sencillos, al par que claros y 
universalmente válidos. Como señalara F. J. Stielow6: “las teorías más importantes son con 
frecuencia las más obvias. En efecto, la búsqueda de lo obvio domina la investigación actual 
en inteligencia artificial y en lingüística”. 
Podemos concluir con una propuesta canónica de definición, entendiéndola como una cien-
cia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar 
información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las 
normas archivísticas.
1.2 Divisiones
La ciencia Archivística se compone de un conglomerado de conocimientos teóricos y de 
procedimientos prácticos que, a efectos expositivos, podemos dividir en dos grandes áreas: 
Área específica•	 , compuesta por conocimientos elaborados fundamentalmente como re-
sultado de su evolución y, sobre todo, extraídos de su práctica y fijados en forma de nor-
mas y de buenas prácticas de general aceptación.
Área aplicada o auxiliar•	 , integrada por conocimientos de otras ciencias que intervienen 
en la actividad de la nuestra, o que ofrecen elementos que la Archivística instrumentaliza 
en beneficio de su propio desarrollo. 
Dentro de lo que acabamos de denominar como área específica podemos diferenciar algu-
nos ámbitos de conocimiento, al menos:
5 Evans, Frank B.: Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire de terminologie archivistique. English and french, with equivalents 
in dutch, german, italian, russian and spanish. München [etc]: K. G. Saur, 1988. 2ª ed.
6	 Stielow,	Franz	J.,	“Archival	theory	redux	and	redeemed:	definition	and	context	toward	a	general	theory”.	En:	The American Archivist, 
v.	54,	1991,	p.	17.
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 La teoría archivística:1. integrada por la historia, los conceptos y paradigmas archivísticos.
La producción e interpretación de los documentos: 2. compuesta por el conocimiento de 
la tipología de fondos y de documentos, públicos y privados, su caracterización, genera-
ción e interpretación. En éste último aspecto, la interpretación, intervienen parcialmente 
las ciencias y técnicas historiográficasaplicables a determinadas categorías de documen-
tos históricos.
La gestión de los documentos:3. entendida como el conjunto de normas, técnicas y co-
nocimientos aplicados al tratamiento de los documentos desde su diseño hasta su conser-
vación permanente. Podemos afirmar que bajo este rubro se agrupa el núcleo de nuestra 
ciencia, con aspectos tales como la clasificación, la ordenación la instalación, la descrip-
ción, la transferencia, la identificación, la valoración, la selección y la eliminación, sin 
ánimo exhaustivo.
Como integrantes del área aplicada o auxiliar tenemos:
La Administración:1. en la acepción tradicional de manejo que se conserva en el español 
de América y ha desaparecido del peninsular en referencia al management de la lengua 
inglesa. Se trata de la aplicación de los paradigmas y de las técnicas de la administración 
general a los archivos, entendidos como unidades logísticas de las organizaciones con 
medios (humanos y materiales) y actividades (prestación de servicios) que deben gestio-
narse con la profesionalidad de cualquier otra unidad, desde cualquier área funcional de 
una organización hasta un hospital, por poner algún ejemplo.
El Derecho:2. que constituye la base del entorno legal en el que los documentos y los 
archivos desarrollan su actividad.
Las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones: 3. condición de posibilidad 
para el desarrollo de las actividades individuales y organizacionales, son el entorno para la 
gestión y cada vez más aquél en el que los documentos se crean, se utilizan y se conser-
van.
La Historia:4. con la que la Archivística tiene una relación indisoluble, por cuanto los 
individuos y las organizaciones desarrollan sus actividades en una secuencia temporal; 
al paso que los documentos, como resultado de ese devenir, constituyen la base para la 
elaboración de la Historia.
La Lingüística:5. como ciencia de la lengua, que configura el contenido de los documen-
tos y que se emplea para representar su contenido, tanto en la descripción, como en la 
clasificación, las ontologías, la indización...
1.3 Los paradigmas
Resulta difícil fijar cuántos y cuáles son los paradigmas archivísticos, y para hacerlo creo 
interesante comenzar fijando qué se entiende por la tan traída y llevada palabra paradig-
ma. El Diccionario de la Real Academia lo define en su segunda acepción7 como la “teoría 
cuyo núcleo central se acepta sin cuestionar y que suministra la base y modelo para resolver 
problemas y avanzar en el conocimiento...” En tal sentido, escasas han sido las teorías que 
7 Avance de la vigésimo tercera edición, en http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=paradigma (consul-
tado el 28 de enero de 2011)
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pueden distinguir tres paradigmas de la Archivística, comenzando por el Principio de Pro-
cedencia, continuando con el Ciclo de Vida de los Documentos, y acabando en el Modelo 
de la Continuidad de los Documentos. Tres teorías que han buscado, y lo han conseguido, 
explicar el mundo de referencias de su momento y han permanecido válidos en el tiempo. 
Tres paradigmas, asimismo, que han aportado coherencia y solidez a nuestro campo del 
saber y de actividad.
El Principio de procedencia (Respect des fonds, en su acepción original) como señalara M. 
Duchein8, en un trabajo de interesantísima lectura, vino a centrar y delimitar nuestro ámbi-
to de acción, “justamente por su práctica el archivero se diferencia netamente del bibliote-
cario, de una parte, y del documentalista, por la otra”. 
El padre de esta teoría, imbuido por las corrientes estructuralistas de la época, fue el histo-
riador francés Natalis de Wailly, quien en 1841, siendo a la sazón Jefe de la Sección Admi-
nistrativa de los Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior, elaboró la circular 
de 24 de abril. En ella se daba a la luz la noción de “fondo de archivo”, entendiéndolo por 
“reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen 
de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos 
fondos con sujeción a un orden determinado... Los documentos que apenas se relacionan 
con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese 
establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia...”9. Más adelante aclaraba el mismo autor, que 
“la clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el 
pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme... Si en vez de este método, del cual 
puede decirse que se funda en la naturaleza de las cosas, se propone un orden teórico... los 
archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a ésta 
se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento”10.
Por consiguiente, cabe convenir en que la enunciación del principio de procedencia en 1841 
por parte de N. de Wailly, es el punto de arranque de la Archivística, el principio que le da 
carta de naturaleza, y la individualiza. Su aplicación práctica se inició en un dominio territo-
rial concreto, el de Francia, y en un tipo de fondos concreto, los departamentales; mas, lejos 
de quedarse ahí, se extendió a otras categorías de fondos y generó, además, una reacción en 
cadena que fue expandiéndose de manera paulatina por todos los países. La expansión geo-
gráfica o universalización de dicho principio, se caracterizó por una continuidad cronológi-
ca que, al paso de darle consistencia, lo reforzó. E inmediatamente a su formulación, surgió 
el debate en el seno de una comunidad archivística que, al mismo tiempo, tuvo ocasión de 
adquirir conciencia creciente de su existencia y de su naturaleza11.
El principio de procedencia ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el 
ulterior y progresivo desarrollo de la teoría archivística moderna, sirviendo de base para el 
entramado del eje central sobre el que gira toda ella: la clasificación de fondos.
8 Duchein, Michel, “El respeto de los fondos en Archivística: principios teóricos y problemas prácticos”. En: Walne, P. 
(ed.), La administración moderna de archivos y la gestión de documentos. París: Unesco, 1985, p.69 ; disponible en 
 http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000679/067981so.pdf (consultado el 28 de enero de 2011).
9 Desjardins, Gilles, Le service des Archives Départamentales. París, 1890, pp. 33-35. Asimismo, Duchein, Michel, op. cit.,	p.	71		por	
quien citamos.
10 Ibid.
11 Cruz Mundet, José Ramón: Manual de archivística. Madrid: Germán Sánchez Ruipérez, 2008, p. 42 y ss.
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 De la aplicación de este principio se derivan tres premisas que, si bien no son absolutamente 
nuevas, a partir de ahora irán indisolublemente conectadas con la noción de fondo:
a) Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad, persona física o moral; en 
consecuencia, resulta imprescindible identificar al autor, su naturaleza, estructura y área 
de actividad.
b) La concepción de un fondo no viene dada por el uso -jurídico-administrativo o histó-
rico-cultural- de sus documentos, sino por su estructura interna, la cual viene dada por 
la propia del ente que lo ha creado y por la forma en que dichos documentos han sido 
generados a lo largo del tiempo, en el desarrollo de las funciones propias de aquél.
c) En consecuencia, la estructuración de un fondo de acuerdo con el principio de proce-
dencia, exige el conocimiento de los procedimientos administrativos del autor (algo que 
había estado siempre implícito en el trabajo archivístico, exceptuando el periodo que 
pudiéramos denominar sistemático), así como de su propia evolución histórica.
A partir del ejemplo francés, dicho principio se fue extendiendo por los diversos países eu-
ropeos, en 1875 fue consagrado enItalia por su legislación, entre 1881 y 1896 en Alemania, 
etc. Será, no obstante, el antes citado manual de los archiveros holandeses (1898), donde 
se consuma la aceptación y explicación del principio de respeto de los fondos como axioma 
fundamental de la Archivística, y será el vehículo más decisivo para su difusión.
El avance fue considerable pero no bastante. Este principio resultaba insuficiente porque más 
adelante proponía la posibilidad de clasificar los documentos por asuntos o materias dentro de 
cada fondo a partir de cierto nivel, con lo cual no quedaba plenamente satisfecho el objetivo 
final: arreglar los archivos de acuerdo con criterios objetivos. Con todo, el principio de pro-
cedencia se expandió rápidamente a otros países y será en uno de ellos, Prusia, donde quede 
completado. H. von Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamien-
tos de su coetáneo M. Lehmann, en los reglamentos publicados en 1881: Regulative für die 
ordnungsarbeiten im geheimen Staatsarchiv, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip. 
En esencia disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que 
les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. Así nace el 
denominado Principio de respeto al orden original de los documentos, que indica el necesario 
respeto al que se ha dado en origen a los documentos. Con este nuevo principio general se 
completaban los dos pilares básicos sobre los que descansará la teoría y la praxis archivísticas.
A partir del ejemplo francés, el Principio de procedencia se fue extendiendo por los diversos 
países europeos, en 1875 fue consagrado en Italia por su legislación, entre 1881 y 1896 en 
Alemania, etc. En España, en una fecha tan temprana como 1860 la “Instrucción y bases 
para el arreglo y clasificación de los archivos” elaborada por la Junta Superior Directiva de 
Archivos, muestra con claridad la influencia del modelo francés y explicita que “a pesar de la 
novedad” la clasificación debe hacerse de acuerdo con la procedencia. Será, no obstante, el 
manual de los archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin (1898), Manual para 
la clasificación y descripción de los archivos, donde se consuma la aceptación y explicación del 
principio de respeto de los fondos como axioma fundamental de la Archivística, y será el 
vehículo más decisivo para su difusión. Dicho manual fue rápidamente traducido a muchas 
lenguas, aunque no al castellano, y la difusión de su conocimiento tuvo un efecto aglutinan-
te sin precedentes sobre la teoría y la práctica profesionales. 
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El Ciclo de Vida de los Documentos (Records Lifecycle, en su acepción original) tuvo su 
origen en los Estados Unidos de Norteamérica como resultado del proceso de configura-
ción del sistema archivístico federal, cuyo primero hito fue la creación del los National 
Archives en 1934. Su finalidad era, de un lado, recoger los fondos históricos de las adminis-
traciones federales, así como aquellos otros de interés nacional que pudieran rescatarse de 
manos de particulares; del otro lado, se trataba de poner en pie un sistema novedoso que 
resolviese las necesidades documentales de la Administración Federal para el desarrollo de 
sus actividades. Ésta venía experimentando un fuerte ritmo de crecimiento en todos los 
órdenes, con un volumen creciente de actividades que debían ser documentadas, al paso 
que se iban perfeccionando los medios de producción y de reproducción de los documen-
tos. Como quiera que la información contenida en ellos y las pruebas de que eran soporte 
constituían elementos críticos para el desarrollo de organizaciones cada vez más complejas, 
competitivas, necesitadas de datos para la planificación, de informaciones para la competi-
tividad, de pruebas para los litigios… Todo esto hizo que la organización de los documen-
tos resultara crucial, pero no sólo en su concepción clásica y vinculada a la custodia, sino 
para la etapa en la que resultan necesarios para la actividad de las organizaciones, tenerlos 
disponibles para la toma de decisiones. La influencia de las teorías de la organización, que 
desde los tiempos de Taylor, Weber y otros fundadores del management, venían aplicándose 
en casi todas las esferas de la actividad humana, también se hizo sentir en la archivística, 
estableciendo un espacio propio, el de la administración o gestión de los documentos. De 
este modo, la gestión científica tiene su equivalente en la gestión archivística: el control 
sistemático de los documentos y de la información.
Esta gestión se concibió como un conjunto de técnicas y de procedimientos orientados a 
resolver la organización de los documentos mientras son necesarios para la conducción de las 
actividades y de los asuntos propios de las organizaciones, concluyendo su actividad una vez 
que son seleccionados para su conservación perpetua. Esta actividad fue denominada Records 
management, y se ocuparía en adelante de aportar algunas soluciones que fueran más allá de 
la actividad tradicional de la archivística, como era intervenir en la producción misma de 
los documentos, o en la fase de diseño de las políticas de simplificación y racionalización del 
papeleo; sin embargo, su cuerpo de conocimiento y su actividad resultan de naturaleza esen-
cialmente archivística, ya que las herramientas sobre las que pivota: cuadro de clasificación, 
calendario de conservación, instrumentos de descripción, la remisión, el archivo intermedio, 
por citar las principales, son aportaciones originaria y netamente archivísticas12.
El teorema al que hacemos referencia fue enunciado por el archivero Philip Coolidge Bro-
oks en 1940, cuando presentó en la reunión de la Society of American Archivists la ponencia 
titulada “What records shall we preserve” (“Qué documentos debemos conservar”). En ella 
introdujo el concepto del “life cycle of records”, argumentando el interés legítimo de los archi-
veros en la creación y gestión de los documentos. Así se creaba uno de los paradigmas de la 
archivística contemporánea, de enorme influencia hasta nuestros días, que en esencia viene a 
señalar que el documento tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace 
(fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). 
Este concepto lo desarrolló en la práctica Solon J. Buck, el segundo archivero de los EEUU, 
quien introdujo el sistema de gestión de documentos en el gobierno durante la II Guerra 
12 Cruz Mundet, José Ramón, La gestión de los documentos en las organizaciones.	Madrid:	Pirámide,	2006,	pp.	17	y	ss.
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 Mundial, incluyendo calendario de selección y conservación, la autorización continua para 
la eliminación, archivos intermedios a bajo coste... Y todo ello fue formalizado en la Ley 
de Documentos federales de 1950 (Federal Records Act), por cuyo mandato se estableció un 
programa de gestión de documentos en toda la administración federal13.
Sin embargo, la mayor difusión de esta teoría se dio a partir de la década de los ochenta del 
siglo XX, de la Mano de Ira A. Penn en su divulgado manual de gestión de documentos14 
Estas fases también fueron denominadas como: activa, semiactiva e inactiva (current, semi-
current, non current), aunque resultan inaceptables tanto en su denominación como en su 
concepto; ya que presuponen una visión de la función de los documentos, limitada a un rol 
meramente transaccional. El documento, en efecto, atraviesa por distintas fases, desde que 
se elabora y durante un periodo habitualmente corto es objeto de un uso intensivo para la 
resolución de los asuntos, de las actividades, que recoge y testimonia; con el paso del tiem-
po cada vez se utiliza menos, pierde su valor originario y es eliminado,o bien adquiere un 
nuevo valor de futuro, que puede añadirse al inicial sin sustituirlo, y se decide su conserva-
ción permanente. Esto quiere decir que los documentos pueden pasar de la actividad a la 
desaparición, pero que conservándose no quedan inactivos, lo que cambia es la perspectiva 
desde la que se les da utilidad. 
Este principio tiene su correlato, en el caso europeo, en el de las fases del archivo (de gestión, 
intermedio e histórico), que con sus variantes, viene a señalar que en función de la edad de 
los documentos y de su utilidad atraviesan diversas etapas que señalan las fases del archivo.
El ciclo de vida de los documentos se convirtió en la base conceptual del records management 
o gestión de documentos, que en la definición de Artel Ricks15 “se extiende al ciclo de vida 
completo de los documentos, desde su producción hasta su eliminación final o su envío al 
archivo para su conservación permanente. El objeto, está dirigido a asegurar una documen-
tación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, 
mejorar la forma de organizar y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado adecua-
do y el depósito a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios, y asegurar el 
expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión 
de los asuntos del momento.”
Prácticamente desde que fuera enunciado y, sobre todo, a partir de finales del siglo XX, 
este principio fue criticado fundamentalmente por tres motivos. En primer lugar porque 
los documentos no mueren, sino que pasan a ser conservados con otra utilidad diferente a 
la que les dio origen, de carácter histórico-cultural, en esencia, aunque también pueda ser 
probatoria. En segundo lugar, la división en tres edades resulta estricta a todas luces, ya que 
no contempla que todo documento puede regresar a la fase inicial de actividad, tanto desde 
la intermedia como desde la histórica, como consecuencia de un proceso de revisión, de un 
proceso judicial o de cualquier otra actividad que reclame su presencia. Y ya en los últimos 
años se añadió una tercera crítica, la de estar demasiado enfocado en los documentos como 
entidades físicas y en las tareas operacionales, aspectos que resultan irrelevantes desde la 
perspectiva de los documentos electrónicos.
13 Cruz Mundet, José Ramón, ¿Qué es un archivero? Gijón: Trea, 2009, pp. 45-46.
14 Penn, Ira A., Records Management Handbook. Vermont: Gower, 1989; aunque ya lo tratara antes en su artículo “Understand-
ing the life cycle concept of records management”. En: Arma. Records Management Quaterly,	1983,	17,	3,	5-8.
15 Ricks, Artel, “Records management as an archival function”. En: Archivum,	XXVI,	1979,	pp.	29-36.
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Con todo, se trata de un paradigma que una vez enmendado continúa siendo válido para 
la representación de la vida y la actividad de los documentos. Decimos enmendado en 
cuanto que está comúnmente aceptado que incorporando la fase histórica, la conserva-
ción permanente de los documentos, puede servir para representar la existencia de estos. 
Precisamente esta enmienda ha venido a soportar el nuevo concepto de nuestra ciencia, 
la denominada Archivística integrada (del fr. Archivistique intègre), enfoque propuesto 
en el XII Congreso Internacional de Archivos de 1992, por Carole Couture y Christine 
Pétillat, que insiste en la necesidad de abarcar el tratamiento de los documentos desde 
sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva, lo que implica 
aglutinar el ciclo de vida, base del Records management; el análisis de las necesidades de las 
administraciones, el establecimiento de un calendario de conservación, el diseño racional 
de los documentos, la protección de los documentos esenciales, la organización y el trata-
miento de los documentos, y su eliminación o transferencia a los archivos históricos para 
su conservación definitiva.
El Concepto de la continuidad de los documentos (Records continuum concept, en su 
acepción original). Este nuevo paradigma surge en la comunidad archivera australiana 
y fue enunciado por Frank Upward en 1996 y 199716. En esencia viene a decir que no 
existen etapas separadas en la vida de los documentos, como enfatiza el ciclo de vida, 
sino que es una continuidad y, en consecuencia, la gestión de los documentos debe ser 
contemplada como un proceso continuado. Se trata de un modelo inclusivo que propor-
ciona el marco unificador para la archivística y la gestión de documentos, por cuanto va 
más allá de las dicotomías y de los dualismos de los modelos basados en el ciclo de vida. 
La oposición, que se da en estos, entre el documento como prueba y el documento como 
memoria, simplemente desaparece. En la perspectiva de la continuidad, la capacidad de 
los documentos para funcionar como instrumentos de gobernanza y responsabilidad, for-
mar memoria, identidad y proporcionar fuentes de información de valor añadido está 
estrechamente relacionado con sus cualidades probatorias, su transaccionalidad y contex-
tualidad. En esta perspectiva, los documentos no pueden ser categorizados como prueba 
o como memoria. Son ambas cosas. Es su naturaleza probatoria la que los distingue de 
otras formas de información documental, y les permite jugar su particular papel en la 
formación de la memoria y de la identidad.
Más allá de la clásica concepción de los documentos en papel, como entes físicos, este mo-
delo está considerado como el paradigma del enfoque “post custodio”, enunciado por F. 
Gerald Ham en 1981 en su artículo titulado Archival Strategies for the Post-Custodial Era. En 
resumen viene a señalar que el papel terminal o custodio de los archivos ha tocado a su fin, 
para ser sustituido por otro más amplio y activo que se correspondería con la visión de la ar-
chivística integrada. La recepción de este modelo en el mundo ha sido rápida, prácticamente 
simultánea en el anglosajón, además de por la obvia comunidad lingüística, por la presencia 
de autores como David Bearman, Luciana Duranti, Margaret Hedstrom o Terry Cook, de 
influencia destacada en el pensamiento archivístico y centrados en el impacto tecnológico 
16 “Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial Principles and Properties”. En: Archives 
and Manuscripts, 24, 2, 1996, pp. 268-285; “Structuring the Records Continuum, Part Two: Structura-
tion Theory and Recordkeeping”. En: Archives and Manuscripts,	 25,	 1,	 1997,	 pp.	 10-35.	 (Disponibles	 en: 
http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/ consultado el 28 de enero de 2011)
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 sobre nuestra profesión. La penetración en Iberoamérica asimismo ha sido casi simultánea, 
en tanto se tiene conocimiento de los principios y prácticas australianos desde el momento 
en que los autores citados comenzaron a tratarlos.
El concepto está “construido en torno a cuatro ejes: identitario, probatorio, transaccional y 
archivístico. Los ejes comprenden temas principales en archivística, y cada eje presenta cua-
tro coordenadas que pueden ser unidas dimensionalmente” como recoge la representación 
de la figura 1.
Figura 1. The records continuum model © F. Upward. 
El modelo es continuo y está construido en la doble dimensión de espacio y de tiempo, por 
lo que no se distinguen las partes aquí separadas a efectos explicativos, sino que sus elemen-
tos pasan de unas a otras. El modelo está compuesto por la combinación de cuatro ejes en 
cuatro dimensiones:
 El eje archivístico: •	 se ocupa de los vehículos de almacenamiento de la información re-
gistrada sobre actividades humanas. Sus coordenadas son las del documento, la serie, el 
fondo y el archivo.
 El eje probatorio: •	 consiste en el rastro de las acciones, la prueba que el documentopuede 
proporcionar y su papel en la memoria corporativa y colectiva.
 El eje transaccional: •	 “presenta como coordenadas el acto, las actividades, las funciones 
y los propósitos. Este eje refleja y enfatiza los documentos como registro de actividades 
realizadas en la conducción de los asuntos, y en la forma en que esas actividades crean 
vínculos entre los documentos. Refleja, básicamente, funciones de las organizaciones, y la 
forma en que se descomponen de acuerdo con subcategorías de actividad, o se desarrollan 
a partir de los propios actos.”
 El eje identitario: •	 “representa el actor, la unidad de trabajo a la que el actor está asociado 
(puede ser el actor solo), la organización a la que la unidad está asociada (que también 
puede serlo el actor o la unidad) y la manera de institucionalizar la identidad de esos ele-
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mentos a través de un reconocimiento social más amplio. Este es el eje de la procedencia 
estructural, y de las autoridades y responsabilidades con las que los archivos son hechos 
y usados. Explica dos grandes temas de la archivística, la noción de que un archivo debe 
estar unido al creador de los documentos, y de que los documentos reflejan las autorida-
des y las responsabilidades que sustentan un acto.”
Dicho en otras palabras, los ejes representan respectivamente los conceptos de: organización 
archivística, valor probatorio, función y procedencia. 
 Primera dimensión. Crear: •	 los documentos como reflejo de un acto del cual forman 
parte.
 Segunda dimensión. Capturar: •	 los documentos como prueba, vinculando las transac-
ciones, actos, decisiones o comunicaciones que documentan, y su contexto social o de 
actividad inmediato; en forma de expedientes y de series documentales, habría que añadir 
para aclararlo.
 Tercera dimensión. Organizar: •	 los documentos en el contexto del archivo.
 Cuarta dimensión. Pluralizar: •	 los documentos como memoria y hacerlos accesibles.
Es decir, sobre la base de los cuatro ejes los documentos se crean, se reúnen, se organizan y 
se hacen accesibles.
La teoría del continuum se basa, en palabras de su autor, en la teoría de la estructuración de 
Anthony Giddens17 , en el enfoque deconstruccionista del filósofo Jacques Derrida18 y en 
el postmodernismo de Jean François Lyotard19, y el post custodio es el marco referencial 
de un proceso de transición archivístico de amplio alcance. “Esta transición implica aban-
donar la larga tradición en la que la continuidad era una cuestión de control secuencial. 
Los procesos de gestión de documentos electrónicos necesitan incorporar la continuidad 
en la esencia de los sistemas de gestión de documentos y en la vida de los documentos en 
dichos sistemas.” Para ello se sirve de la teoría de la estructuración de Giddens que trata 
de los procesos, e indica la necesidad de una constante reevaluación y ajuste de los patro-
nes que ordenan nuestras actividades. Usada en combinación con el pensamiento de la 
continuidad, la metateoría de Giddens “nos ayuda a comprender las complejidades de los 
archivos virtuales y a trazar nuestras vías para establecer rutinas adecuadas para el control 
de la gestión y captura de los documentos, de la memoria organizacional y colectiva.” 
Se trata de un modelo inclusivo que puede proporcionar el marco unificador para la ar-
chivística y la gestión de documentos, por cuanto va más allá de las dicotomías y de los 
dualismos de los modelos basados en el ciclo de vida. La oposición, que se da en estos, entre 
el documento como prueba y el documento como memoria, simplemente desaparece. En 
la perspectiva de la continuidad, “la capacidad de los documentos para funcionar como 
instrumentos de gobernanza y responsabilidad, formar memoria, identidad y proporcionar 
fuentes de información de valor añadido está estrechamente relacionado con sus cualidades 
probatorias –su transaccionalidad y contextualidad. En esta perspectiva, los documentos no 
pueden ser categorizados como prueba o como memoria. Son ambas cosas. Es su naturaleza 
17		Giddens, Anthony, The constitution of society. Cambridge: Polity press, 1984.
18 Derrida, Jacques, Mal de Archivo. Una impresión freudiana. Madrid: Trotta, 1996.
19 Lyotard, Jean François, La posmodernidad explicada a los niños. Barcelona:	Gedisa,	1987.
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 probatoria la que los distingue de otras formas de información documental, y les permite 
jugar su particular papel en la formación de la memoria y de la identidad20”. Transacciona-
lidad es un concepto que se define como la capacidad o condición humana de documentar 
todas sus actividades, cualquiera que sea su nivel; la contextualidad define los contextos en 
los que se producen los documentos, su complejidad y naturaleza, y es una suerte de sustitu-
to de los conceptos de procedencia y fondo, tan esquivos a la realidad administrativa de esos 
países. Se podría afirmar con toda tranquilidad que este enunciado viene a ser algo así como 
a la búsqueda del principio de procedencia perdido, lo que no le resta un ápice de validez, 
como tampoco puede ser reducido a este aspecto.
Aun y todo, tampoco han faltado las críticas al denominado por tantos como nuevo pa-
radigma, la más rotunda de las cuales fue realizada por Verne Harris en su ponencia en el 
XIV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Sevilla en el año 200021. Para Harris 
se trata de un fenómeno de la globalización, llegando a tipificarlo como la Coca-Cola o el 
McDonalds del discurso archivístico, que excluye otras posibilidades que las probatorias en 
el origen de los documentos, deja fuera otras formas de documentar como la oralidad om-
nipresente en algunas culturas periféricas. 
Al hilo de esta cuestión en los últimos años se está produciendo más que un debate, un pul-
so entre posmodernos y positivistas. La tesis central de los primeros sostiene que el archivo 
no es neutral, no puede escapar de la subjetividad, como tampoco lo puede hacer el trabajo 
del archivero; frente a la tradicional concepción positivista basada en la existencia de leyes 
universales, inmutables, que harían objetivo el archivo y el trabajo del archivero. 
La teoría posmoderna considera que la función central del archivero debe ser la de mediador 
e intérprete, como un importante formador de memoria documentada del pasado que se 
legará al futuro. El archivero es un actor, no un guardián, un transformador no un custo-
dio… debe ser consciente de construir la memoria archivística basada en la observación de 
las diferencias más que en monolitismos, de múltiples narraciones más que de una corriente 
central, de las perspectivas personales y locales más que de las oficiales y corporativas. Y por 
encima de todo debe asumir que no hay una respuesta, la adecuada, y aceptar en consecuen-
cia la responsabilidad de ser conscientemente responsable de documentar su práctica con 
amplia transparencia… el archivero debe explicar por escrito por qué toma tales opciones, 
qué criterios utiliza, en qué conceptos de valor o significado se basa, qué metodología em-
plea, y qué valores personales refleja.
Asimismo, para la teoría archivística posmoderna el archivo, en palabras de Verne Harris, 
“…no es un apacible retiro para profesionales, eruditos y artesanos. Es un crisol de expe-
riencia humana. Un campo de batalla para el sentido y el significado. Una babel de historias. 
Un lugar y un espacio para juegos de poder complejos y siempre movedizos. Aquí no puedes 
conservar tus manos limpias. Aquí las verdaderas nociones de la profesión, de la erudición y 
del oficio deben ser reimaginadas”.
La teoría archivística posmoderna no hace, sin embargo, concesiones a la especulación, los 
20 McKemmish, Sue, “Placing records continuum theory and practice”. En: Archival Science: International Journalon Recordered 
Information, 1, 4, 2001, p. 352.
21 Harris, Verne, “The legal status of electronic records: a comparative study”. En: Actas del XIV Congreso Internacional de 
Archivos, Sevilla 2000. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte [CD]. Una versión del mismo también en “Law, 
evidence and electronic records: a strategic perspective form the periphery”. En: Comma. International Journal on Archives, 
1-2, 2001, pp. 29-43.
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pensadores sobre los archivos deben tener los pies en el suelo archivístico. Existe un saluda-
ble escepticismo en la profesión archivera ante el exceso de teoría, especialmente cuando, 
por un lado, la teoría toma a veces la apariencia de fórmula impositiva de oscuros conceptos 
que delatan un escaso conocimiento de las realidades profesionales o diferencias de espacio 
y de tiempo, y por otro lado, estropeadas a veces por una jerga añadida, un auto-indulgente 
cenagal de subjetividad y de ofuscación. El binomio teoría-práctica no debe entenderse 
como una bipolaridad, sino una interacción que se fertiliza mutuamente.
2. El archivo
Voz que procede del latín archivum y éste a su vez del griego αρχεīον, residencia de los 
magistrados. Su concepto ha ido evolucionando con el avance de la propia Archivística 
y en cada momento ha recibido nuevas acepciones y matices. Recogiendo un poco las 
diferentes escuelas y enfoques, veamos algunas definiciones al respecto. Para sir Hilary 
Jenkinson22 (1947) los archivos “son documentos acumulados por un proceso natural en 
el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier 
fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables 
de los asuntos en cuestión o por sus sucesores”. Para Theodor Roosevelt Schellenberg23 
(1956): “Son aquellos documentos de cualquiera institución pública o privada que hayan 
sido considerados ameritar para su preservación permanente con fines de investigación o 
para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución 
archivística”. Para Elio Lodolini24 (1970) son “el conjunto de documentos que se forman 
en el ámbito de una persona física o jurídica (o un conjunto de oficinas o de órganos de 
esta última) -o aun, añadamos, de una asociación de hecho- en el curso del desarrollo de 
su actividad y, por tanto, ligados por un vínculo necesario; los cuales, una vez perdido el 
interés para el desarrollo de la actividad misma, han sido seleccionados para la conser-
vación permanente como bienes culturales”. El diccionario de terminología archivística 
del Consejo Internacional de Archivos25, lo define con tres acepciones: “(1)Conjunto de 
documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o reci-
bidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, 
en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores 
para sus propias necesidades, ya trasmitidos a la institución de archivos competente en ra-
zón de su valor archivístico. (2) Institución responsable de la acogida, tratamiento, inven-
tariado, conservación y servicio de los documentos. (3) Edificio o parte de edificio donde 
los documentos son conservados y servidos”. Por fin, para Antonia Heredia26, “archivo es 
uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, 
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el 
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimo-
nio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para 
22 ”The english archivist. A new profession”. En: Ellis, Richard y Walne, Peter (eds.): Selected writings of Sir Hilary Jenkinson. Glouc-
ester:	A.	Sutton,	1980,	p.	237		.
23 Schellenberg, Theodore R., Archivos modernos. Principios y técnicas. La Habana: Imprenta del Archivo Nacional, 1958, p. 42.. 
24 Lodolini, Elio: “Questioni di base dell’archivistica”. En: Rasegna degli Archivi di Stato,	XXX,	1970,	p.	355.
25 Walne, Peter (ed.): Dictionary of archival terminology. Dictionaire de terminologie archivistique. English and french, with equivalents 
in dutch, german, italian, russian and spanish. München [etc]: K. G. Saur, 1988. 2ª ed., p. 22.
26 Heredia Herrera, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica,	Sevilla:	Diputación	Provincial	de	Sevilla,	1987,	p.	59.
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 servir de fuentes de historia”.
Tradicionalmente existe una convención aceptada, y vinculada a la realidad, que divide la 
agrupación documental del fondo en tres fases, que materializan el ciclo de vida de los do-
cumentos. Etapas relacionadas entre sí, que no estancas: 
1. El archivo de gestión. Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de 
uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y ma-
nejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo 
de oficina. Tradicionalmente se consideraba que los documentos debían de permanecer 
en esta fase durante cinco años una vez finalizada su tramitación, sin embargo, y a la luz 
de la experiencia, este plazo resulta excesivamente amplio, por varias razones. La infor-
mación útil para la gestión prescribe cada vez en plazos más cortos, de modo que pasado 
un año, en un noventa por ciento de los casos, los documentos y expedientes conclusos 
no son empleados; por otra parte, las administraciones producen en cinco años muchos 
más documentos de los que razonablemente pueden alojar en sus oficinas, así como en 
las plataformas informáticas de gestión (work flow).
2. El archivo intermedio. Tan pronto como los documentos dejan de ser utilizados con 
frecuencia, de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos por el archivero, las 
oficinas la remiten al archivo intermedio. Ésta es la etapa de concentración de los docu-
mentos cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no seguro y se caracteriza por garan-
tizar la instalación masiva de documentos a bajo coste. Las tramitaciones están conclusas, 
pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas tornar a la fase 
anterior. A partir de esta fase, y en adelante, los documentos están bajo la responsabilidad 
y manejo directo del archivero.
3. El archivo histórico. A partir de este momento, seleccionados por su valor informativo, 
histórico y cultural, se conservan a perpetuidad, en condiciones que garanticen su inte-
gridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituyen parte del patri-
monio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.
Desde una perspectiva actual podemos convenir en un concepto algo más avanzado de ar-
chivo entendido como un sistema corporativo de gestión que contribuye de manera efectiva, 
mediante una metodología propia, a la definición de los procesos de producción adminis-
trativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, 
acceso y comunicación. Si bien es innegable que la voz archivo posee la acepción según la 
cual lo entendemos como lugar o espacio, dicho de otro modo como centro donde se ubica 
el depósito permanente o transitorio de documentos y elementos vinculados a los mismos. 
Sin embargo, el concepto enunciado al comienzo de este párrafo tiene un alcance mayor, 
por cuanto el archivo es primero y antes de nada un sistema corporativo de gestión, en tanto 
es una división o unidad logística corporativa que posee y lleva a cabo una encomienda de 
gestión, la relativa a los documentos. Una gestión que desarrolla a través de la metodolo-
gía archivística, o gestión de los documentos, para intervenir en múltiples aspectos, que 
configuran su ámbitofuncional. Por un lado contribuye a la definición de los procesos, 
incorporando en ellos y en el diseño de los propios documentos, los requisitos archivísticos; 
por otro se ocupa directamente del tratamiento de los documentos, aplicando los procesos 
archivísticos para su gestión; asimismo garantiza su conservación durante el tiempo que sea 
necesario, lo que implica también decidir al respecto la continuidad o la eliminación de los 
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
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mismos; hacerlo de forma que sean accesibles y se pueda disponer de ellos siempre que sean 
necesarios; y, por fin, comunicarlos tanto mediante instrumentos de descripción, como de 
políticas de difusión. Tales son, resumidas, las funciones que configuran la propia naturaleza 
y el concepto del archivo.
También entendemos por archivo el órgano o unidad responsable de la coordinación de 
dicho sistema, esto es, el archivo como nivel organizacional. Y aun desde una óptica mecani-
cista entendemos por tal la acción y efecto de archivar. Por último, nos quedaría la acepción 
que tradicionalmente lo equipara al concepto de fondo, lo que sólo resulta adecuado cuando 
el archivo posee un solo fondo, en caso contrario es una equiparación incorrecta. Incluso 
en la tradición norteamericana y en la de algunos países de habla inglesa, el concepto de 
archivo (archive) se circunscribe a los documentos seleccionados por su valor permanente, 
equiparable al de archivo histórico.
En conclusión, el concepto de archivo tiene diversas acepciones: lugar, sistema, órgano, ac-
tividad y agrupación documental.
3. El documento.
3.1 Concepto
La voz documento, puesto que ya hemos visto su correlato inglés de record, tiene su etimo-
logía en el latín documentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir. Según el Diccio-
nario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos se entiende por 
documento: “la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser 
utilizado como prueba o para consulta”. Los elementos que lo caracterizan son:
El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una tablilla de barro hasta •	
un disco óptico.
La información, es decir, la noticia que transmite.•	
El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta, impul-•	
sos electromagnéticos u otro cualquiera.
La definición hasta aquí posee un sentido general, desde el punto de vista archivístico, tiene 
ciertos elementos diferenciadores27:
 •	 Carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo cons-
tituyen series.
 •	 Génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto 
y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él.
 •	 Exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con 
idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.
 •	 Interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen 
sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto 
-la unidad archivística o expediente- y por las relaciones establecidas entre sí.
Además de las aducidas por Schellenberg desde una perspectiva organicista, el documento 
27	Schellenberg, Theodor R., The Management of Archives. New York: Columbia University Press, 1965, pp. 66 y ss, 122-143.
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 posee otras características definitorias y diferenciadoras:
Autenticidad•	 : un documento auténtico es aquel que puede probar que:
- es lo que pretende ser,
- ha sido creado o enviado por la persona que se presume, y
- ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.
 •	 Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como una representación exacta y comple-
ta de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, así durante 
su desarrollo, como en transacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fidedignos.
 •	 Integridad: está completo e inalterado. 
 •	 Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
Como resultado final podemos admitir el concepto que ofrece en su guía el Comité de Docu-
mentos Electrónicos del CIA28: “Un documento es información registrada producida o recibida 
en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que cons-
ta de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad”. 
De todo esto podemos concluir definiendo al documento como entidad de información de 
carácter único, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una activi-
dad; cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia y soporte 
de las acciones, decisiones y funciones propias de las organizaciones y de las personas físicas 
y jurídicas. Los componentes de un documento son: contenido (el mensaje), estructura (el 
uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documen-
to), contexto (el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado y 
utilizado) y presentación (consiste en la combinación de los contenidos, de la estructura y, 
en el caso de los documentos electrónicos, también del software de presentación utilizado).
3.2 Caracteres
Fue el mismo Schellenberg29 quien sistematizó los caracteres de los documentos, tanto los 
relativos a su estructura física (caracteres externos) como a su contenido sustantivo (carac-
teres internos).
CARACTERES EXTERNOS CARACTERES INTERNOS
Clase Entidad productora
Tipo Orígenes funcionales
Formato Fecha y lugar de producción
Cantidad Contenido sustantivo
Forma
 
CARACTERES EXTERNOS:
La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información, 
así tenemos documentos:
28 International Council on Archives. Committee on Electronic Records, Guide for managing electronic records form an archival per-
spective.	Paris:	International	Council	on	Archives,	1997,	p.	22.
29 Schellenberg, Theodore R., Técnicas descriptivas de archivos. Córdoba	(Argentina):	Universidad	Nacional,	1961,	pp.	17-39.
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
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 •	 Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanogra-
fiado o impreso. Son el producto por excelencia de las administraciones y los más abun-
dantes en los archivos.
 •	 Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores... para representar la in-
formación: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, microfor-
mas...
 •	 Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso 
de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos compactos...
 •	 Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque los primeros 
ejemplos carecían de este último aspecto: filmes, cintas de video, videodiscos...
 •	 Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los ordenadores: fichas 
perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CD ROM...
El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, por cuanto 
revela tanto el contenido como su estructuración en el documento, y deriva de la acción 
representada. 
El formato: está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte, así, por 
ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos, volúmenes... DIN A3, A4, etc., si se trata 
de un diskette podrá ser de 5 1/4 o de 3 1/2 pulgadas, etc.
La cantidad: se refiere al número de unidades (volúmenes, legajos, documentos...) y al es-
pacio que ocupan los documentos (metros lineales).
La forma: más conocida con el término diplomático de tradición documental, consiste en la 
ingenuidad, es decir, lacondición de original o copia y sus distintas variantes: copia simple, 
certificada...
CARACTERES INTERNOS:
La entidad productora: es decir, el autor del documento, que puede ser una persona física 
o moral, pública o privada.
Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha producido un documento, tomando 
en consideración, y por este orden, la función, la actividad y el trámite por los que ha sido 
realizado. 
La fecha y el lugar de producción: también denominado datación crónica y tópica del 
documento, que lo sitúa en el tiempo y en el espacio.
El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines u 
objetivos perseguidos con su redacción. 
3.3 Valores
El valor es un concepto intrínseco al documento, aunque se suele referir en plural por las 
diversas connotaciones que adquiere. Los valores del documento dependen del fin por el 
cual ha sido creado, lo que se denomina valor primario, y, además, de la utilidad que se 
pueda deducir con posterioridad, conocido como valor secundario. Todo documento po-
see un valor primario desde su nacimiento, en cuanto tiene por objetivo principal plasmar 
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 la gestión de una actividad determinada, el desarrollo de una función que se manifiesta 
fehacientemente por medio de la redacción escrita: es el valor administrativo. Mas este 
valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión 
administrativa. Sin embargo comporta un valor paralelo, el valor legal, jurídico o proba-
torio, cuyo plazo de prescripción varía desde unos pocos años en unos documentos, hasta 
lo imprescriptible en otros. Todo documento, aunque no contenga un hecho de naturaleza 
jurídica, puede tener un valor legal. Cumplido ya un periodo vital, el documento cobra 
un nuevo valor, acrecentado con el tiempo, el de servir como fuente para la investigación 
histórica y para la acción cultural, es el valor secundario, también denominado histórico 
o permanente. 
Algunos autores consideran que pueden detectarse otros muchos valores, así por ejemplo 
dentro del valor primario podría establecerse el valor financiero o fiscal, pero creemos 
que es un valor puramente administrativo en tanto las financieras son funciones de natu-
raleza administrativa. Por su parte, el Diccionario de Terminología Archivística del CIA 
reconoce además: el valor informativo y el intrínseco; definiendo al primero como aquél 
que poseen “los documentos utilizados con fines de referencia o investigación, indepen-
dientemente de su valor como testimonio para la historia de la institución productora”, 
lo cual no dejaría de ser un valor también histórico por cuanto ilustra aspectos diferentes 
a los de su productor. El intrínseco, “depende de factores tales como su contenido, las 
circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de sellos”, en definitiva, un 
valor derivado de la solemnidad del documento o de su rareza, lo que no deja de ser ad-
ministrativo.
Podemos convenir que hasta aquí hemos caracterizado suficientemente el concepto de do-
cumento en su visión tradicional, que no restrictiva; sin embargo, la presencia de nuevas 
realidades, el entorno de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, ha dado 
lugar a nuevos documentos agrupados bajo la adjetivación de electrónicos en todos los idio-
mas, con algunas variantes como: documentos informáticos y documentos virtuales, las más 
comunes y aceptadas como no preferentes.
3.4 El documento electrónico
Podríamos definirlo, por referencia al documento sin adjetivar, como el documento genera-
do, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáti-
cos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente.
El documento electrónico posee diferencias con el documento tradicional, que no por evi-
dentes dejan de ser reseñables30:
 Registro y uso de símbolos•	 : mientras que el contenido de un documento tradicional 
está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible 
para el ser humano; en cambio, el documento electrónico está recogido en un medio y 
a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano. 
Por ello el medio (hardware) y los símbolos (software) son condiciones de posibilidad del 
documento electrónico.
30 International Council on Archives. Committee on Electronic Records, Guide for managing electronic records from an archival per-
spective.	Paris:	International	Council	on	Archives,	1997,	pp. 23-25.
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
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 Conexión entre contenido y medio•	 : mientras que el contenido de un documento tradi-
cional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge, el de un documento electrónico 
puede ser separado del medio original y transferido a otro u otros soportes. Ello aumenta 
las posibilidades de corrupción y es un factor crítico para asegurar la autenticidad y la 
fiabilidad.
 Características de la estructura física y lógica•	 : mientras que la estructura es una parte 
integral y aparente del documento tradicional, y uno de los principales criterios para va-
lorar su autenticidad; la del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende 
del hardware y del software, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a 
otro, por lo que no puede tener el mismo valor que en el tradicional. La estructura lógica, 
por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su estructura interna, la que le 
ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar 
esta estructura originaria.
 Metadatos•	 : que se definen como datos sobre los datos y hacen que el documento pueda 
ser utilizado y comprendido. El documento electrónico carece de los elementos que en 
uno tradicional permiten establecer su contexto funcional y administrativo, esa función 
la cumplen los metadatos, que describen cómo se ha registrado la información, cuándo y 
por quien, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado…
 Identificación•	 : que no puede hacerse por los medios tradicionales, sino a través de los 
metadatos.
 Conservación•	 : que no depende sólo de las condiciones de almacenamiento, sino de la 
rápida obsolescencia de los sistemas.
3.5 La información archivística
Recordar que estamos inmersos en un mundo cambiante es un lugar común. El cambio 
se caracteriza por su rapidez, cada vez más por su naturaleza imprevisible, afecta a todos 
–individuos y organizaciones- y a todas las actividades. Como no podía ser menos, la archi-
vística y los archivos, que venían moviéndose en un mundo de referencias estable y de larga 
duración, que tenía en el papel su representación paradigmática, se encuentra en la misma 
encrucijada en la que han desembocado la humanidad y sus actividades por el empuje de 
las tecnologías de la información y de las comunicaciones.
Este proceso, que ha sido bautizado como el cambio de paradigma, ha dado lugar rápida-
mente a la aparición de corrientes de opinión y personajes que bien podemos agrupar bajo el 
epígrafe de derrotistas y aprovechados, que han anunciado la desaparición de la Archivística 
en un totum revolutum, o vaticinado su brutal transformación de Dr. Jekyll en Mr. Hyde. 
Se argumenta que las tradicionales barreras que separaban las bibliotecas y los archivos se 
habrían derrumbado en beneficio de nuevas realidades que han cambiado de denominación 
al rápido ritmo de las modas; partiendo de la base de que las tecnologías procesan informa-
ción, con independencia de su naturaleza, origen, ubicación, utilidad y características. 
La información es el espacio común, en efecto, pero es un espacio común genérico, al menos 
por dos causas. En primer lugar, la información es la casa común también de los informáti-
cos y de los periodistas, cuando menos,y aunque manejen el mismo sustento, nadie los con-
funde, ni mucho menos aspira a integrarlos en una sola profesión y disciplina. En segundo 
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
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 lugar, la información con la que trabajamos los archiveros es diferente por su naturaleza. Los 
paradigmas tradicionales que han delimitado y distinguido nuestro ámbito -la procedencia, 
los valores, y los caracteres diferenciadores de los documentos, éstos últimos sistematizados 
por Schellenberg- han puesto el acento en la materialidad y en el contexto de los documen-
tos, lo que ha llevado a poner en duda su validez en la sociedad de la información. Esta 
incertidumbre se desvanece, en cambio, si analizamos los rasgos característicos y exclusivos 
de la información objeto de la Archivística, mediante un paradigma nuevo que emana de la 
propia naturaleza del binomio documento-información. En mi opinión, lo que distingue 
a la información con la que trabajamos los archiveros es que siempre cumple con estas tres 
condiciones simultáneas, las cuales constituyen características definitorias:
Es una información interna, producida por personas (físicas o jurídicas) en el desarrollo de 
sus actividades, de forma necesaria e inevitable.
Es una información previsible, por cuanto es fruto de procesos establecidos, sean los pro-
cedimientos administrativos (caso de las Administraciones Públicas), sean los procesos de 
negocio (caso de las organizaciones privadas), sea la gestión de las actividades propias de las 
personas físicas en las que no interviene la voluntad creativa.
Es una información reglada, en su creación, uso y conservación. La creación de todos estos 
documentos está recogida y regulada por normas legales y/o de procedimiento interno. Su 
utilización (tramitación, acceso, información, obtención de copias) también está sancionada 
por normas legales de carácter público –incluidas las de defensa de la privacidad- y/o por 
normativa interna de las organizaciones privadas. Su conservación, entendida en términos 
de eliminación o conservación, asimismo está regulada por normas.
Los documentos y la información propios de otras disciplinas vecinas no cumplen estas 
tres condiciones. Son resultado de actividades voluntarias y creativas o científicas, no son 
previsibles porque no están preestablecidos, y su regulación es variable y rara vez va más 
allá de la defensa de la propiedad intelectual e industrial o de la protección del patrimonio 
bibliográfico.
Antes de concluir, quiero llamar la atención sobre una variante que cada vez se usa más, y 
que amen de errónea, supone una absurda adjetivación de un sustantivo que no la requiere, 
al menos en nuestro caso; me estoy refiriendo a “documento de archivo”. Se trata de una 
expresión que ha pasado de emplearse como variante discursiva del sustantivo documento, 
cuando éste se emplea con abundancia, a constituirse en una tipología más. Se trata de un 
fenómeno de los primeros años de este siglo, que se ha introducido como resultado de la 
mala calidad de las traducciones de determinadas normas y referentes del inglés, en espe-
cial de la primera versión de Moreq y de la norma ISO 15489. En ambos casos se ha tra-
ducido la voz document por documento y la voz record por documento de archivo, frente a 
otra opción igualmente errónea que se había adoptado en otros textos que lo traducían por 
registro, como por ejemplo en las normas de la familia ISO 9000 de gestión de la calidad. 
Tanto una como otra son opciones erróneas y la primera ha dado lugar al engendro que nos 
ocupa, cuando la voz record tiene la acepción de documento. Hasta este momento, la voz 
documento se ha empleado, y se emplea, por referencia a los susceptibles de poseer valor 
probatorio y así lo demuestran todas las ediciones del Diccionario de la Real Academia 
Española desde 1791 hasta la edición actual. Por lo tanto, cuando se habla de documento, 
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
1
 Principios, térm
inos y conceptos fundam
entales.
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el hablante se refiere al que hemos definido en este punto, y si se quiere referir a algún otro 
tipo, deberá adjetivarlo: documento sonoro, para referirse a un disco, documento editado, 
para una publicación, y así sucesivamente. En conclusión, la expresión documento de ar-
chivo es incorrecta y aún equívoca para referirse al documento, pues en todo caso denotaría 
una característica, el encontrarse depositado en un archivo, lo que no altera su sustancia. 
Técnicamente se trataría de un pleonasmo, esto es, la demasía o redundancia viciosa de 
palabras.
	1. Principios, términos y conceptos fundamentales