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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL 
 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. 
Gestión Documental y Archivo de Tramite 
 
 
TEMA: 
“LAS FUNCIONES DEL SIA, PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS, DEFINICION DE 
FONDO, SECCION Y SERIE DOCUMENTAL Y LA IDENTIFICACION COMO 
PROCESO TECNICO”. 
 
Equipo No.2 
Profesor: Doroteo Salomón Hernández Guzmán 
Integrantes: 
o Miguel Ángel García López 
o María Magdalena García Ramírez 
o Yamile Itzel Hernández García 
o Ximena Yamile Hernández Rodríguez 
o Edwin Daniel Sánchez Martínez 
o María Fernanda Torres Castañeda 
 
 
Tarea No. 03 
Turno Vespertino 
 
 
Grupo: 2CV1 Fecha: 24/04/2023 
 
FUNCIONES DEL SIA 
 
El Sistema de Información Administrativa (SIA) es una aplicación informática cuya 
función básica es la de actuar como catálogo de información sobre tramitación 
administrativa. 
Incluye procedimientos administrativos y servicios dirigidos al ciudadano y también los 
propios de las Administraciones Públicas. 
 
Algunas funciones que cumple son: 
 
✓ Tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control y 
toma de decisiones. 
 
✓ Realizan una manipulación de datos a alta velocidad y proporciona 
almacenamiento de datos. 
 
✓ Selecciona la mejor tecnología disponible para la transmisión y procesamiento 
de datos internos y externos, para lograr una ventaja estratégica. 
 
✓ Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a 
corto plazo. 
 
✓ Concentrarse en los objetivos. 
 
✓ Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de 
información administrativa. 
 
✓ Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información 
Sentar las bases para controlar los proyectos. 
 
✓ Equilibrar los costos y beneficios. 
 
✓ Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los 
cuales evita una resistencia al cambio. 
 
La importancia del SIA es que entregan la información necesaria para realizar de manera 
exitosa el proceso administrativo esto da un gran manejo de organización referente a la 
información. 
 
FUNCIONES DEL SIA 
El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procesos, 
procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada 
sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de 
gestión documental. 
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte 
del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y 
cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información 
contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las 
disposiciones jurídicas aplicables. 
I) Un área coordinadora de archivos 
✓ Promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión 
documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las 
unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado. 
✓ El titular del área coordinadora de archivos deberá tener al menos nivel de director 
general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado. 
II) Las áreas operativas 
a) De correspondencia: Se encargan de la recepción, registro, 
seguimiento, control y despacho de la documentación. 
b) Archivo de trámite, por área o unidad: Integra y organiza expedientes, 
elabora inventarios documentales y asegura la localización y consulta; 
además de resguardar los archivos y la información que haya sido 
clasificada y por último realiza transferencias primarias. 
c) Archivo de concentración: Describe los fondos y brinda servicios de 
préstamo y consulta, conserva los expedientes y promueve los procesos 
de disposición documental y finalmente participa en la elaboración de 
criterios de valoración y disposición documental. 
d) Archivo histórico: Recibe transferencias, organiza y conserva 
expedientes; además de establecer los procedimientos de consulta de 
los acervos y así brindar servicios de préstamos, consulta y difusión del 
patrimonio documental. 
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS 
 
 Principio de procedencia 
Principio fundamental de la Archivística que establece que los documentos producidos 
por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros; fue ideado por 
Natales de Wailly en 1841 
Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo 
en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la 
integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. 
 Principio de las tres edades 
Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres edades: 
• Fase primera o de actividad 
• Segunda edad o semiactividad 
• Tercera edad o inactividad 
En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la 
segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edad o fase los documentos se 
destruyen o se conservan en función de su valor histórico. 
Esta teoría fue desarrollada en EE. UU. por archiveros y gestores de documentos con el 
objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que 
se estaban generando. Así los documentos se tratarán de una forma diferente. 
 Principio de respeto al orden original 
Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo documental por la 
institución u organismo productor, ya que esta debe reflejar sus funciones y actividades, 
en lugar de hacerlo por materias. 
También se refiere a respetar la organización de origen de los propios expedientes, en 
el orden en que fueron integrados. 
DEFINICION DE LOS SIGUIENTES CONCEPTOS: 
 
 Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto 
obligado con cuyo nombre se identifica. 
 Sección: Corresponde a cada una de las divisiones del fondo, basada en las 
atribuciones de sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales 
aplicables. 
 Serie: A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos 
producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en 
expedientes de acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico 
 Serie Documental: Conjunto de Unidades Documentales de estructura 
homogéneos, emanados de un mismo órgano u sujeto productor como 
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 
 Identificación como proceso técnico: Es una actividad de tipo intelectual que 
consiste en investigar de forma exhaustiva la institución y los documentos 
producidos y recibidos en el ejercicio de funciones y actividades atribuidas por el 
texto legal que le dio origen y todos los documentos que gestiona. 
La identificación puede considerarse como un proceso técnico en ciertos 
contextos, por ejemplo, en la gestión de fondos documentales, la identificación se 
considera como un proceso técnico de investigación y sistematización de las 
diferentes características y atributos de los documentos. En la evaluación del 
impacto ambiental, la identificación es un proceso técnico/jurídico/administrativo 
que tiene por objeto la identificación, predicción e interpretación de los efectos 
ambientales de un proyecto o actividad. En el proceso tecnológico, la identificación 
es la primera etapa en la que se comprende lo que hace falta para la realización 
del producto, como el público al que irá dirigido, los factores técnicos, económicos 
y organizativos. 
 
 
CONCLUSION 
 
La finalidad de nosotros es que el sistema institucional de archivos es esencial para 
garantizar el acceso y preservación adecuada de la información de una institución, 
por lo que es importante contar con políticas, estructuras y procesos adecuados para 
su gestión. Llegamos la conclusión sobre los principios archivísticos que son 
fundamentalespara garantizar una adecuada gestión de los documentos y la 
preservación de la memoria institucional a lo largo del tiempo, entre algunos principios 
esenciales son el principio de procedencia, el de respeto a la integridad original, el de 
ordenación y clasificación y el de acceso libre y gratuito, etc. Su aplicación es 
imprescindible para garantizar la transparencia, la trazabilidad y el buen gobierno de 
las organizaciones y las instituciones. 
En el fondo sabemos que debe tener la gestión adecuada y la preservación de archivo 
porque son esenciales para mantener y comprender la historia y la cultura pata 
adoptar un enfoque sistemático para la organización de los materiales de archivo es 
fundamental para garantizar que estos materiales sean utilizados de manera efectiva 
tanto por los investigadores como por el público, la sección archivística es un 
componente importante de la organización archivística, ya que permite la gestión, 
descripción de colecciones grandes y complejas de forma estructurada y sistemática, 
la serie documental sabemos que es central en el proceso de valoración en archivos, 
marca una etapa importante en el ciclo de vida de un documento donde determina su 
valor a largo plazo y su potencial de conservación. 
En resumen, el uso de procesos técnicos como la identificación es fundamental en 
varios campos para establecer la identidad de personas, objetos o sustancias. La 
identificación precisa de personas, materiales y sustancias puede tener importantes 
implicaciones para las investigaciones forenses, los diagnósticos médicos y otros 
campos. 
 
 
BIBLIOGRAFÍA 
 
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https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacio
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