6 salo - Claudia Barron

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL. 
Escuela Nacional de Biblioteconomía y 
Archivonomía. 
Organización de Archivos. 
 
 
TEMA: 
“Gestión Documental Equipo 1” 
 
Profesor: Doroteo Salomón Hernández Guzmán 
 
Alumno: Brenda Arely Flores Lara 
 Miguel Ángel Garcia López 
 Jathziry Yetzel Aldaco Sánchez 
 Grezia Gómez Gómez 
 María Magdalena Garcia Ramírez 
 
 
Tarea No. _____6_____. 
 
 
Turno Vespertino 
 
 
 
Grupo: 2CV1 Fecha: 20/02/2023 
GESTION DOCUMENTAL 
Es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos, estos contienen 
datos e información, en cualquier tipo de formato y en ellos podemos encontrar 
evidencias del desempeño y desarrollo de actividades de una institución u 
organización, esto surge como una alternativa para evitar futuras pérdidas, 
permitiendo la posibilidad de encontrarlos en el momento que sean requeridos, sé 
creo en los 80, cuando comenzaron a desarrollarse los softwares que ayudarían a 
combinar los documentos en papel con las nuevas tecnologías digitales, al principio 
la gestión documental trataba más documentos físicos únicos como contratos, 
documentos impresos o fotografías, en la década de los 90, los sistemas existentes 
ya permitían la gestión de la información en cualquier tipo de formato para ser 
almacenado 
El objetivo de la Gestión Documental es poder contar con un dispositivo de consulta 
y apoyo para el cumplimento de obligaciones en cuanto a los archivos, para que los 
sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e 
institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas, por eso es 
importante la ejecución de la gestión documental para evitar duplicidades, con esto 
se pueden fijar modelos de almacenamiento y expurgo así permitir que los 
contenidos estén disponibles para todos en manera rápida y eficiente, para llevar 
una buena gestión existen ocho pasos que son planeación, producción, gestión, 
organización, transferencia, disposición de documentos, preservación y valoración 
se lleva con la ley general de archivos, el proceso de optimización de archivos físicos 
y electrónicos de una empresa le ayuda a ahorrar tiempo y costos se conserva de 
manera óptima y relevante los archivos para que se mantengan intactos con el 
tiempo. 
En la actualidad en las organizaciones o empresas se duplica la información que se 
ha generado como Consecuencia es difícil la búsqueda de información relevante en 
el momento que se precisa y se duplican esfuerzos innecesarios, aumentando los 
costos de la generación de documentos y de mantenimiento. Por eso es importante 
la ejecución de la gestión documental para evitar duplicidades, con esto se pueden 
fijar modelos de almacenamiento y expurgo y así permitir que los contenidos estén 
disponibles para todos en manera rápida y eficiente, en el artículo 4 dice que la 
gestión documental es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su 
ciclo vital, a través de la ejecución de los procesos de producción, organización, 
descripción, acceso, valoración, disposición documental, y conservación, debe 
cumplir con los requerimientos normativos en regla con la Gestión de Documental 
entre ellos: 
 La Ley General de Archivos los Lineamientos para la creación y uso de 
Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos. 
 Los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. 
 La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016. 
 La Ley de Firma Electrónica Avanzada. 
 La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 
Sus orígenes podemos encontrarlos en la antigüedad, por la necesidad de 
"documentar" o fijar actos administrativos, transacciones comerciales por escrito 
esto para dar fe de los hechos, dichos hechos eran registrados en tablillas de arcilla, 
hojas de papiro, pergaminos y papel, los objetivos se logran convertir en ventajas 
para las empresas, ya que posibilitan el avance en cuestiones de calidad, pues se 
evita la pérdida de información de vital importancia, se ahorra tiempo en la 
búsqueda, organización y revisión de documentos, permite control de accesos y 
establece un ciclo de vida de la documentación, esta gestión tiene propósitos que 
ayudan bastante porque fomentan la creación políticas a través de instrumentos 
archivísticos también puedes conocer e identificar el estado de los archivos y los 
procesos de gestión documental algo que ayuda bastante fortalecer la 
administración de los documentos físicos y electrónicos todo ahora es papel, 
electrónico, digital y magnético. Existen dos herramientas que no son de la gestión 
documental es NetDocuments y CaseTracking estas sirven para un sistema que 
cuenta con búsquedas avanzadas, permisos de acceso y la gestión de registros, 
manteniendo centralizada la información de millones de documentos en una 
plataforma dinámica y unificada 
BIBLIOGRAFIA 
http://eprints.rclis.org/15028/1/020.pdf 
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-
importancia-en-la-actualidad.html#:~:text=Share%20to%20XING-
,La%20gesti%C3%B3n%20documental%20consiste%20en%20la%20captura%2C
%20almacenamiento%20y%20recuperaci%C3%B3n,y%20tambi%C3%A9n%20en
%20formato%20electr%C3%B3nico 
https://smartgs.com.mx/10-caracteristicas-que-debe-tener-un-sistema-de-gestion-
documental-para-cumplir-con-la-ley-general-de-archivos/ 
 
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html#:~:text=Share%20to%20XING-,La%20gesti%C3%B3n%20documental%20consiste%20en%20la%20captura%2C%20almacenamiento%20y%20recuperaci%C3%B3n,y%20tambi%C3%A9n%20en%20formato%20electr%C3%B3nico
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html#:~:text=Share%20to%20XING-,La%20gesti%C3%B3n%20documental%20consiste%20en%20la%20captura%2C%20almacenamiento%20y%20recuperaci%C3%B3n,y%20tambi%C3%A9n%20en%20formato%20electr%C3%B3nico
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html#:~:text=Share%20to%20XING-,La%20gesti%C3%B3n%20documental%20consiste%20en%20la%20captura%2C%20almacenamiento%20y%20recuperaci%C3%B3n,y%20tambi%C3%A9n%20en%20formato%20electr%C3%B3nico
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html#:~:text=Share%20to%20XING-,La%20gesti%C3%B3n%20documental%20consiste%20en%20la%20captura%2C%20almacenamiento%20y%20recuperaci%C3%B3n,y%20tambi%C3%A9n%20en%20formato%20electr%C3%B3nico
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html#:~:text=Share%20to%20XING-,La%20gesti%C3%B3n%20documental%20consiste%20en%20la%20captura%2C%20almacenamiento%20y%20recuperaci%C3%B3n,y%20tambi%C3%A9n%20en%20formato%20electr%C3%B3nico
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html#:~:text=Share%20to%20XING-,La%20gesti%C3%B3n%20documental%20consiste%20en%20la%20captura%2C%20almacenamiento%20y%20recuperaci%C3%B3n,y%20tambi%C3%A9n%20en%20formato%20electr%C3%B3nico
https://smartgs.com.mx/10-caracteristicas-que-debe-tener-un-sistema-de-gestion-documental-para-cumplir-con-la-ley-general-de-archivos/
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