Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
CARATULA PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE OBRAS Código de Conducta Apague los teléfonos celulares o mantenerlos en modo vibrador. No genere conversaciones laterales. AGENDA Seguridad. Introducción. Procesos de Planificación. Ideas Finales. SEGURIDAD Ruido y Pérdida de Audición: Los sonidos de alta frecuencia, la intensidad de los mismos y la duración, pueden producir cambios irreversibles en la audición. Se estima que más trabajadores son expuestos a ruido que a otros peligros laborales. Introducción Se Planifica :El Alcance, Los Tiempos, Los Costos, El Riesgos, El Personal, Las Comunicaciones, La Calidad, Las Adquisiciones, etc. PLANIFICACIÓN 1 Plan de Alcance(WBS) 3 Ordenación de Actividades 4 Estimación de la Duración de las Actividades 5 Desarrollo del Programa 2 Definición de Actividades PROCESOS DE GESTIÓN DEL TIEMPO PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE Alcance del producto : características y funciones que caracterizan a un producto o servicio. Alcance del proyecto : trabajo que se necesita realizar para elaborar y entregar un producto con las características y funciones especificadas ALCANCE DE PRODUCTO VS ALCANCE DEL PROYECTO UNA VEZ INICIADO EL PROYECTO TENDREMOS LAS SIGUIENTES PREGUNTAS... ¿Cómo determinar qué trabajo se tiene que hacer en mi proyecto?. ¿Cómo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en mi proyecto?. ¿Cómo asegurarme que no se haga trabajo no previsto en mi proyecto? PLANEAMIENTO DEL ALCANCE Donde exista una definición escasa del alcance”, se puede esperar que los costos finales del proyectos sean mas altos debido a los inevitables cambios los cuales rompen el ritmo del proyecto, causan retrabajos, aumentan la duración del proyecto y bajan la productividad y moral de la fuerza laboral. ¿CÓMO OBTENEMOS LAS RESPUESTAS? Desarrollando un proceso formal de planeamiento del alcance Elaborando un Plan del Alcance PREGUNTA : ¿QUÉ ES EL MÉTODO DELPHI? Es un método para consultar a los expertos, en el cual se les envía una solicitud de información, las respuestas se compilan, y los resultados se les devuelven para su revisión posterior . Este método tiene tres reglas : 1. No juntar a los expertos en el mismo ambiente. 2. Mantenga anónimas las identidades de los expertos. 3. Trate de lograr el consenso Ud. como Project Manager ha sido asignado recientemente a un nuevo proyecto y ha recibido como input un Plan de Alcance detallada. Lo primero que debe hacer como Project Manager es : A. Crear el Plan de Proyecto. B. Confirmar que todos los Intererados (stakeholders) han proporcionado input para el Plan de Alcance C. Formar un equipo para crear un Plan de Procura exhaustivo D. Crear un Diagrama de Red de actividades de trabajo PREGUNTA DISCUSIÓN GENERAL Respuesta : B Explicación: El Plan del Alcance es la base para futuras decisiones del proyecto y para confirmar el entendimiento del alcance entre los stakeholders. Debido a que esté Plan de Alcance es tan importante, lo que el Project Manager debe hacer primero, es asegurarse que todos los stakeholders han sido tomados en cuenta antes de continuar con el proceso de gestión del proyecto. Definición del Alcance 17 Proceso de desarrollar y documentar progresivamente el trabajo del proyecto (alcance del proyecto) que produce el producto del mismo. DEFINICIÓN DEL ALCANCE ⚫ Objetivos del proyecto. ⚫ Requerimientos del proyecto. ⚫ Limites del proyecto. ⚫ Entregables del proyecto. ⚫ Restricciones del proyecto. ⚫ Supuestos del proyecto. DEFINICIÓN DEL ALCANCE Pregunta : ¿Qué es una restricción? Son factores que limitan las opciones del equipo de proyecto en terminos de recursos, presupuesto, schedule, y alcance Pregunta : ¿Qué es una suposición? Son factores que para propósitos de planeamiento se consideran verdaderos, reales, o ciertos PREGUNTA PARA DISCUSIÓN GENERAL Cuales de las siguientes factores son Restricciones y cuales Suposiciones : 1. De preferencia no gastar mas de $ 28,000. 2. La máquina excavadora estará disponible desde el 12 de mayo. 3. El producto deberá estar listo para diciembre de este año. 4. No deberíamos tener problemas de clima en la zona de trabajo. 5. El costo unitario por tonelada de acero será de $4,500. 6. Obtendremos la licencia de construcción a mas tardar el 30 de junio. Respuesta : 1. De preferencia no gastar mas de $ 28,000 - RESTRICCIÓN 2. La máquina excavadora estará disponible desde el 12 de mayo - RESTRICCIÓN 3. El producto deberá estar listo para diciembre de este año - RESTRICCIÓN 4. No deberíamos tener problemas de clima en la zona de trabajo - SUPOSICIÓN 5. El costo unitario por tonelada de acero será de $4,500 - SUPOSICIÓN 6. Obtendremos la licencia de construcción a mas tardar el 30 de junio - SUPOSICIÓN WBS(Work Breakdown Structure) WBS(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Es una herramienta para el tratamiento de problemas complejos en el contexto de la planificación basada en la estrategia de "descomposición jerárquica" . Sus elementos básicos fueron desarrollados en el Departamento de Defensa (DoD) estadounidense en los años 60 . Para facilitar un enfoque y trabajo lógico en la planificación de proyectos de la defensa nacional . El WBS se apoya en una forma de "modelado" que utiliza la forma de representación gráfica en "diagramas de árbol jerárquico". WBS suministra un útil marco lógico para planificar y controlar las actividades de un proyecto o plan. La construcción y uso de un WBS sigue ciertos principios, adquiridos a lo largo de experiencias con esta herramienta de planificación, y que ayudan a estructurar el trabajo de forma que mejore su efectividad y eficiencia. WBS(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Desglose de la Estructura del Trabajo; o Estructura Detallada del Trabajo (EDT). . El WBS es un agrupamiento orientado a entregables, de elementos del proyecto, que organizan y definen el alcance total del trabajo del proyecto. Cada nivel descendente representa una definición detallada incremental, del trabajo del proyecto WBS(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Pregunta : ¿Qué es un entregable? Entregable: Cualquier resultado mensurable, tangible, y comprobable, que debe ser realizado para completar un proyecto o parte del mismo. WBS(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Trabajo no especificado en el WBS está fuera del alcance del proyecto. Sirve también para confirmar y desarrollar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los stakeholders. WBS(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) El proyecto que esta a su cargo ya acabo la fase de diseño e ingreso en la fase de construcción. Ud. acaba de ser informado que el grupo encargado de la construcción esta teniendo serias dificultades para avanzar. Los diseños que fueron entregados por los tres equipos que trabajaron en forma simultanea dicha fase, han entregado diseños diferentes en su interpretación, presentación y en su nivel de profundidad. Cual es la causa mas probable del problema : A. Falta de capacidad técnica de diseño B. Falta de un cronograma detallado C. Falta de comunicación D. Falta de un WBS PREGUNTA PARA DISCUSIÓN GENERAL Respuesta : D Explicación : La causa más probable es la falta de un WBS, el cual hubiera aclarado a cada uno de los grupos de diseño, que es lo que se entendía por diseño, en que forma deberían haberlo trabajado, con que nivel de detalle, y con que presentación se debería haber alcanzado el resultado final. Verificación del Alcance ⚫¿Cómo asegurarme de obtener la aceptación del trabajo realizado en mi proyecto? Desarrollando un proceso formal de verificación del alcance VERIFICACIÓN DEL ALCANCE La fase de construcción de un nuevo producto esta cerca de su termino. La siguiente fase son las pruebas. El proyecto esta dos semanas adelantado respecto a su cronograma. Sobre que tema debería estar mas preocupadoel Project Manager en este momento, justo antes de ingresar a la siguiente fase? A. Verificación del alcance B. Control de calidad C. Reporte de performance de la fase D. Control del costo incurrido PREGUNTA PARA DISCUSIÓN GENERAL Respuesta : A Explicación : La Verificación del Alcance debe ser hecha al final de cada fase para verificar que el trabajo ha sido terminado correcta y satisfactoriamente, de acuerdo a los requerimientos, y sobretodo que ha sido aceptado por el usuario o cliente. Ud. ha estado manejando un proyecto de 6 meses y ha tenido reuniones quincenales con los stakeholders del proyecto. Después de 5 meses y medio de trabajo, el proyecto esta en fecha respecto al schedule y dentro del presupuesto, pero los stakeholders no están satisfechos con los entregables. Esta situación diferirá la terminación del proyecto en un mes. El proceso más importante que hubiera podido preveer esta situación es: A. Monitoreo y control del riesgo. B. Control del schedule. C. Planeamiento del alcance. D. Control de cambios de alcance. PREGUNTA PARA DISCUSIÓN GENERAL Respuesta : C Explicación : Las alternativas A, B, y D son activadas desde control. Esta pregunta situacional trata de obtener una respuesta que prevenga el problema. Esto se hubiera podido hacer en la fase de planeamiento, cuando los entregables del proyecto se definen durante el Planeamiento del Alcance. ESTÁNDAR PARA LA ELABORACIÓN DEL WBS CONCEPTOS Paquete de trabajo, un entregable al mas bajo nivel del WBS, cuando ese entregable se puede asignar a otro gestor de proyecto para su planeamiento y ejecución. Esto se puede lograr a través del uso de subproyectos donde los paquetes de trabajo se pueden descomponer adicionalmente en actividades CONCEPTOS Diseño, el WBS : Descompone el alcance total del proyecto en entregables y apoya la definición del esfuerzo de trabajo requerido. Define clara y totalmente el alcance del proyecto en términos de entregables, de manera que los participantes del proyecto y los stakeholders los pueden entender. CONCEPTOS Niveles, la profundidad de un WBS depende del tamaño y complejidad del proyecto, y del nivel de detalle requerido para planificarlo y gestionarlo. PANORAMA El WBS tiene dos metas: Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario. Asegurar que el proyecto no incluye trabajo innecesario. Ambas metas son de gran importancia para el gestor de proyecto, si el WBS no alcanza ambas metas, el proyecto puede fracasar. COMUNICACIONES El WBS facilita la comunicación de información relativa al alcance del proyecto, dependencias, riesgos, progresos, y performance, entre el gestor del proyecto y los stakeholders. REPORTE El WBS proporciona al equipo estructura base para reportar el progreso y el estado del proyecto. La información se puede reportar por: Fase, entregable, paquete de trabajo. Todo lo anterior comparado con proyectos estructurados en forma similar. Todo lo anterior relativo a costo, schedule, riesgo, alcance, y calidad. Los elementos del WBS se pueden extraer de proyectos similares previos, o plantillas de proyectos estándar que contienen best practices reconocidas y aceptadas COMO CREAR UN WBS Formule en su mente una visión del producto final?: ¿Cuáles son sus partes constituyentes? ¿Cómo trabajan juntas las piezas componentes? ¿Qué se necesita hacer? Estas ideas y preguntas intentan ayudar al gestor de proyecto a desarrollar una clara definición de lo que será el producto COMO CREAR UN WBS Proceso general de desarrollo de un WBS: Paso 1: Identificar el producto final del proyecto - que se debe entregar para lograr el éxito del proyecto. Paso 2 : Definir principales entregables del producto. COMO CREAR UN WBS Proceso general de desarrollo de un WBS : Paso 3 : Descomponer principales entregables hasta un nivel de detalle apropiado para la gestión y el control integrado. Paso 4 : Revisar y refinar el WBS hasta que los stakeholders acuerden que el proceso de planeamiento se puede culminar exitosamente, y que la ejecución y el control producirán los resultados deseados. COMO CREAR UN WBS FACTORES A CONSIDERAR Cada elemento WBS debe representar un entregable simple y tangible. Cada elemento WBS debe representar una suma de todos los elementos subordinados inmediatos inferiores. Cada elemento WBS debe pertenecer a un solo padre o elemento WBS. FACTORES A CONSIDERAR Los entregables deben descomponerse lógicamente al nivel que representa la forma en que serán producidos. Los entregables deben ser únicos y distintos de sus pares, y deben ser descompuestos hasta el nivel de detalle requerido para planear y gestionar el trabajo de obtenerlos o crearlos. FACTORES A CONSIDERAR Los entregables deben ser definidos y limitados en tamaño para un efectivo control, no tan pequeños que tengamos un costo de control excesivo ni tan grandes que sean inmanejables o que el riesgo sea muy grande. RETOS A CONSIDERAR Los retos asociados al desarrollo del WBS son: Balancear los aspectos de definición del proyecto con los requerimientos de recolección y reporte de datos. Desarrollar un WBS que defina la relación lógica entre todos los componentes del proyecto. Asegurar el desarrollo y utilización del WBS, evitar proceder directamente a las actividades. RETOS A CONSIDERAR Evitar la creación de elementos WBS que no estén enfocados a entregables , por ejemplo estructurar el WBS estrictamente por proceso u organización. Definir elementos WBS que representen apertura y cierre de estados tales como planeamiento, construcción, y pruebas. Identificar y detallar todos los entregables claves del proyecto. NIVEL DE DETALLE Preguntas que ayudan a determinar si se debe seguir descomponiendo el WBS: ¿Hay necesidad de mejorar la exactitud de los estimados de costo y duración de los elementos del WBS? ¿Hay más de un individuo o un grupo asignado como responsable de un elemento WBS? ¿El contenido de un elemento WBS incluye más de un tipo de proceso de trabajo o mas de un entregable? NIVEL DE DETALLE ¿Hay necesidad de conocer con mayor precisión los tiempos de los procesos internos de trabajo dentro de un elemento WBS? ¿Hay necesidad de definir por separado los costos de los procesos de trabajo o entregables internos en un elemento WBS? ¿Hay brechas significativas de tiempo en la ejecución de los procesos internos de trabajo de un elemento WBS? NIVEL DE DETALLE ¿Los requerimientos de recursos cambian con el tiempo dentro de un elemento WBS?. Difieren los pre-requisitos para los entregables internos dentro de un elemento WBS. ¿Son confusos los criterios objetivo para medir el progreso de un elemento WBS?. ¿Hay riesgos específicos que requieren enfocar la atención a una porción de un elemento WBS? NIVEL DE DETALLE ¿Se puede cronogramar aparte una porción de trabajo dentro de un elemento WBS?. ¿Es el elemento WBS comprendido clara y completamente por el gestor del proyecto, miembros del equipo, y otros stakeholders?. ¿Hay algún stakeholder interesado en analizar el estatus y la performance de solo una porción del trabajo cubierto en un elemento WBS? PLANEAMIENTO DE RECURSOS, GESTIÓN, Y EL WBS Aunque la identificación total de recursos es posterior en el proceso de planeamiento, puede ser útil entender como se hará y asegurar que el nivel de detalle del WBS es adecuado para este efecto. Para preparar al WBS para un adecuado planeamiento posterior de recursos existe una lista de preguntas que servirán para determinar el mejor nivel de detalle CONSIDERACIONES ADICIONALES La interrelación entre la especificación de requerimientos, WBS, el trabajo, planes de recursos, y schedules, proporciona información relativa a la relación entre costo, schedule, y performance. Una vez desarrollado el WBS, es importante que los stakeholders conozcan el estado del proyecto enuna forma regular . CONSIDERACIONES ADICIONALES Para esto es importante: Pensar en los mecanismos de control y reporte. ¿Cómo se determinará la terminación de los elementos del WBS? CONCLUSIONES
Compartir