evidencia-1-prueba-de-conocimiento-aa1-administracion-documental-en-el-entorno-laboral-pdf - Juan Mendoza

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469412877 Evidencia 1 Prueba de Conocimiento AA1
Administracion Documental EN EL Entorno Laboral pdf
Administración de recursos humanos (Servicio Nacional de Aprendizaje)
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1 
De acuerdo con el concepto de archivo, este se define como: 
 
Todos los documentos en soporte papel, acumulados en una empresa 
Todos los documentos que se encuentran en trámite por la empresa 
Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma, soporte 
material, acumulados en un proceso natural por una persona o 
empresa 
Conjunto de documentos en soporte papel acumulado por una persona o 
empresa 
 
 
2 
Según su naturaleza los archivos se clasifican en: 
 
Archivo público, archivo privado de interés público, archivo privado 
Archivos públicos y privados 
Archivos públicos y oficiales 
Ninguna de las anteriores 
 
 
3 
Cuando se habla de la cualidad del archivista en cuanto a la prontitud se 
hace referencia al horario de llegada y salida del funcionario de la entidad 
 
Verdadero 
Falso 
 
 
4 
Los archivos se clasifican según su organización en: 
 
 Institucionales, privados, públicos 
Centralizado, descentralizado, públicos 
Centralizados, descentralizado, descentralizado con control 
descentralizado 
Centralizado, descentralizado, descentralizado con control 
descentralizado, descentralizado con control centralizado 
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5 
Archivo activo hace referencia a documentos del año _____________ o 
_________________, que se encuentren en _______________. 
 
Actual, anterior, tramite 
Vigente, actual, vigencia 
Actual, posterior, vigente 
Vigente, posterior, tramite 
 
 
6 
La hemeroteca es una estructura en la cual se pueden conservar los planos de la 
entidad 
 
Verdadero 
Falso 
 
 
7 
La documentación que se encuentra ______________ y está sujeta a 
_____________________, ________________ es la del archivo de gestión 
 Conservada, eliminación, permanente 
Deteriorada, conservación, permanente 
Depositada, consulta, administrativa 
Deteriorada, consulta, administrativa 
 
 
8 
Los documentos que se catalogan como documentos históricos son aquellos que el 
archivista considera importantes y no se pueden eliminar 
 
Verdadero 
Falso 
 
 
 
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9 
Los archivos se clasifican según su ciclo vital en: 
Archivos activos, archivos inactivos 
Archivo de gestión, central e histórico 
Archivos activos, y de gestión 
Todas las anteriores 
 
 
10 
Los documentos de archivo son funcionales porque permiten la operación de archivar 
y consultar los documentos de manera eficiente 
 
Verdadero 
Falso 
 
 
11 
Los archivos son_____________ porque los documentos que lo _____________son 
_______________para la toma de decisiones. 
 
Importantes, conforman, imprescindibles 
Necesarios, soportan, importantes 
Fáciles, contienen, reales 
Elementales, soportan, importantes 
 
12 
Una de las cualidades del archivista es ser ordenado, para tener un control de los 
documentos 
 
Verdadero 
Falso 
 
 
13 
El termómetro es utilizado en el archivo para medir la humedad del sitio donde se van 
a conservar los documentos 
Verdadero 
Falso 
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 14 
Archivo _____________ es todo ______________que pertenece a entidades 
______________ 
 
Público, documento, pública 
Activo, documento, públicas 
Inactivo, documento, antiguas 
Inactivo, documentos, públicas 
 
 
15 
El ciclo vital del ___________________ es archivo de _________________, central e 
____________________ 
 
Archivo, información, histórica 
Documento, gestión, histórico 
Documento, interés, importante 
Archivo, interés, histórico 
 
 
16 
Archivo ____________es cuando _____________ sola _________________ controla 
toda la documentación de la organización. 
 
Activo, una, empresa 
Inactivo, una, dependencia 
Organizado, conserva, eficaz 
Centralizado, una, dependencia 
 
 
17 
Según su uso los archivos se clasifican en: 
 
Archivos de gestión 
Activo, semi activo, inactivo 
Archivos de uso, archivo activo 
Todos los anteriores 
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18 
En las operaciones empresariales los archivos son importantes porque: 
 
Nos muestra toda la información contable y financiera de la empresa 
Sirven de testimonio ante procesos administrativos y legales 
Los documentos que lo conforma son imprescindibles para la toma 
de decisiones 
Los documentos que los conforman hacen parte del patrimonio de la 
entidad y de la nación 
 
 
19 
La Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos 
 
Verdadero 
Falso 
 
 
20 
Tres cualidades de los archivos son: 
 
Técnicos, simples, económicos 
Técnicos, sencillos, simples 
Exactos, simples, sencillos 
Ninguna de las anteriores 
 
 
21 
Los archivos se _____________de acuerdo al ________________ establecido en 
cada una de las _______________ 
 
Conforman, tiempo, gavetas 
Organizan, régimen, empresas 
Clasifican, tiempo, etapas 
Observan, régimen, entidades 
 
 
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El Sigilo profesional hace referencia a la reserva que debe tener el funcionario, con el 
grado de confidencialidad que maneja 
 
Verdadero 
Falso 
 
 
23 
Se dice que los documentos de archivo son económicos porque los materiales con 
que se elaboran, no sobrecostea los activos de la organización 
 
Verdadero 
Falso 
 
 
24 
Los ______________, ____________________ son aquellos que llevan cada una de 
las _____________ de la organización 
 
Documentos, archivísticos, oficinas 
Archivos, descentralizados, dependencias 
Documentos, descentralizados, oficinas 
Archivos, centralizados, dependencias 
 
 
25 
Una de las cualidades del archivista es que debe ser una persona ordenada, porque 
ejerce control y ubicación de los documentos 
 
Verdadero 
Falso 
 
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