Software administrativo

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SOFTWARE ADMINISTRATIVO
INTRODUCCIÓN
Toda empresa que quiera ser competitiva y mantenerse a la vanguardia respecto al control de sus ventas, gastos, costos, etc. Debe contar con un buen Software Administrativo y los elementos que debe tomar en cuenta al momento de adquirir este tipo de software son los siguientes:
El Software Administrativo debe brindar una facilidad de operación y permitir que los procesos sean realizados en un tiempo menor, de este modo permitirá mejorarla productividad de la empresa.
 Los Softwares Administrativos deben ser adaptables a la empresa cubriendo todos los requerimientos que esta demande.
Deben abarcar todos los aspectos administrativos para evitar confusiones en el trabajo.
Así como también deben ser totalmente confiable y proporcionar la información oportuna e inmediata de la operación de la empresa y de este modo permitir al personal a cargo, tomar buenas decisiones para la productividad de la misma.
 
 
UNIDAD III
“SOFTWARE ADMINISTRATIVO”
DEFINICIÓN
Es una herramienta administrativa configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la generación moderna.
Los Software Administrativos son todos aquellos programas utilizados a nivel empresarial, que por su definición genera acción de emprender algo y por su aplicación persigue fines lucrativo y no lucrativo. Es un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en forma integrada.
Es un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en una forma integrada. Por lo general está compuesta por modulo cruzado de los procesos del negocio. Es una parte muy importante de la vida empresarial, sea una gran empresa o un proyecto que recién comienza. Además son los pocos programas de gestión que se adaptan todos los usos posibles, y en general veremos algunas que sean más fuertes para tipo de empresa determinado.
MODULOS O ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN, DEFINICION DE CADA UNO Y PROPOSÍTO
El MENÚ PRINCIPAL
Permite navegar por las diferentes opciones del sistema. Facilita la comprensión de los distintos componentes del sistema, generalmente las empresas al invertir en un Software Administrativo, tienden a preferir uno que sea completo y por módulos, por lo que el menú principal debe de estar compuesto por algunos elementos tales como:
 
· Ventas
· Compras 
· Clientes 
· Proveedores 
· Cuentas por cobrar 
· Cuentas por pagar 
· Nomina 
· Inventarios 
· Caja
· Bancos 
· Contabilidad 
· Generar reportes del sistema 
A su vez este menú puede contar con un submenú el cual estaría compuesto por otras funciones como: 
· ARCHIVO: el cual se encargara de manejar las funciones de la barra de herramientas (usuario, selección de la empresa, imprimir o modificar reportes, configuración de impresora, entre otras.
· TABLAS: se utiliza para la fácil selección del sistema de las tablas del sistema.
· REPORTES: nos permite visualizar rápidamente una consulta de estatus de cualquiera de los movimientos de la empresa ya sea de ventas, contabilidad, compras entre otros.
· MANTENIMIENTO: esta opción es muy importante ya que como su nombre lo indica, es utilizada para la realización del mantenimiento y respaldo de las bases de datos y configuración del sistema.
· PROCESOS: nos permite seleccionar los procesos del sistema en el orden en que lo solicitemos. 
· EDICION: por lo general esta opción se utiliza para manipular de una manera más rápida y eficiente los textos, ya que nos facilita las opciones de cortar, pegar, copiar, suprimir, entre otras.
BARRA DE HERRAMIENTAS
Es un componente de una interfaz gráfica de usuario mostrada usualmente en pantalla a modo de fila, columna o bloque que contiene iconos o botones que, al ser presionados, activan ciertas funciones de una aplicación. Muchas de las aplicaciones y sistemas operativos desarrollados recientemente permiten a los usuarios personalizar las barras de herramientas y ajustarlas a sus necesidades. Las barras de herramientas permite ejecutar rápidamente una serie de funciones de uso común en las tablas y procesos, permaneciendo en pantalla hasta que cierres todas las tablas y procesos.
Para activar una función de la Barra de Herramienta debe hacer clic sobre el icono correspondiente o seleccionar la función desde el menú de archivo.
 La primera barra de herramientas fue creada para una computadora personal Xerox Alto en 1973
	
CARACTERISTICAS
· Se configura en función de las necesidades de la empresa.
· Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones deducciones, ente otros. 
· Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo (semanal quincenal, mensual) 
· Comprende distintos elementos: facturación, inventario, nómina, otros.
· Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa. 
· Es seguro y auditable.
· Se adopta al funcionamiento de la empresa.
· Maneja grandes volúmenes de información referente a la constitución de la empresa.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZARLO
VENTAJAS:
· Facilidad de operar y permite que los procesos que se realicen en menos tiempo, incrementando la productividad de la empresa.
· Se adapta a la empresa cubriendo requerimientos espaciales para lograr un mejor funcionamiento.
· Es un sistema integral que involucra todos los aspectos administrativos evitando la duplicidad de trabajo.
· Es sumamente confiable y proporciona información exacta, oportuna e inmediata de la operación de la empresa, con la que se podrá tomar mejores decisiones.
DESVENTAJAS
· La razón más importante radica principalmente en los costos del Software.
· Además el costo de la capacitación de sus empleados es un costo que tal vez para las empresas más pequeñas resulta muy significativo.
· Los gastos que implica el mantenimiento de la misma también son una gran desventaja ya que son gastos constantes.
EJEMPLOS DE SOFTWARE
· Saint
· Sap
· Profit Plus
· SAE 
SAINT
Ventajas: 
· Es un sistema que puede ser operado por varios usuarios al mismo tiempo e redes de hasta 999 estaciones.
· Actualiza los archivos de datos en forma inmediata.
· Cuenta con un módulo de compra y de venta.
· Manejo de inventarios, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, servicios y servidores.
· Posee un módulo administrativo en donde se concentran los procesos rutinarios de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Desventajas:
· No controla la contabilidad.
· Disminuye la eficiencia en la empresa.
· No hay fluidez dentro de la empresa.
SAP
Ventajas:
· Puede ser montado sobre cualquier base de datos Oracle, SQL, Server etc. y el sistema operativo puede ser UNIX, LINUX, Windows, y muchos más.
· Nos otorga una mayor seguridad porque no permite que se borren documentos y no se pueden hacer ese tipo de trampas que se hace en las grandes empresas para obtener mayores ganancias.
· Pueden estar conectadas varias sucursales al mismo programa y resolver todos sus problemas ONLINE con los beneficios que eso implica, o sea cualquiera puede ver en el momento los datos que necesita de transacciones realizadas, ventas, compras, movimientos de mercancía y muchas cosas más con solo conectarse a su computadora.
Desventajas 
· El costo de la implantación es muy costoso.
· Muy poca documentación 
· Siempre de dependerá de tener algún consultor como soporte de los diferentes módulos, porque al ser tan grande, no existe persona que conozca todo el sistema, por lo tanto se especializan en algo específico.
SAE
Ventajas:
· Es un software diseñado para ayudar en el registro de entradas y salidas de una empresa.
· Proporciona seguridad y eficiencia tecnológica para una mejor administración.
· Integra módulos como clientes, vendedores, facturación etc.
· Proporciona información actualizada.
Desventajas:
 
· Es un sistema que tiene poca experiencia en CRM por lo cual no es apto para empresas muy grandes.
· No se puede implantar en cualquier empresa, ya que algunas de sus características,como inventarios etc.
PROFIT PLUS
Ventajas:
· Maximiza el uso de la interfase Grafica de Windows.
· Simplifica el registro de datos.
· Permite consultas y reportes gerenciales.
· Se ahorra tiempo e incrementa su productividad al tener la posibilidad de activar simultáneamente múltiples aplicaciones del sistema.
Desventajas:
· Elimina las barreras de tiempo y espacio 
· Disminuye la atención al cliente es decir tarda mas tiempo en buscar el producto en la empresa.
· No permite que la empresa se desenvuelva de manera para avanzar dentro de la misma.
CONCLUSIÓN
Los Softwares Administrativos son de gran utilidad para las empresas ya son instrucciones electrónicas que indican al ordenador que es lo que tiene que hacer o bien son programas usados para dirigir las funciones de un sistema de computación existen diferentes paquetes de Softwares pero ya depende de la empresa con cual desea trabajar.
Además de son utilizados para la sistematización de procesos muy comunes buscando la reducción de tiempos y la optimización de ellos mismos así mismo ofrecen el control total de la información de los clientes, pedidos y más, con ello se soluciona la mejora en comunicación de los diversos departamentos de la empresa ya que toda la información se encuentra en solo sistema y actualización es en tiempo real.